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. Die Weitergabe, Vervielfltigung oder Verffentlichung in Print- oder Onlinemedien ist untersagt und wird sowohl straf- als auch zivielrechtlich geahndet.

Grundlagen des Rechnungswesens


Begleitendes Lehrmaterial zum Einsteigerkurs
von Stephan Dbler www.kompetenz-schulung.de

Grundlagen Rechnungswesen von Stephan Dbler Darmstadt, im November 2008 Info: stephan@kompetenz-schulung.de

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Grundlagen des Rechnungswesens


Inhalt: I. Einleitung ................................................................................................................................ 3 II. Die Bilanz .............................................................................................................................. 4 III. Das Buchen .......................................................................................................................... 7 IV. Kaufen und nicht zahlen?..................................................................................................... 9 V. Verkaufen und kein Geld bekommen? ................................................................................ 13 VI. Die Zusammenfassung ....................................................................................................... 15

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I. Einleitung
In den folgenden Kapiteln wird anschaulich erklrt, was eine Bilanz ist, wieso sie die Grundlage jeder Buchfhrung ist und aus welchem Grund es eine aktive und eine passive Seite in der Bilanz gibt. Es wird auf die Grundlagen von Buchungsstzen eingegangen und anhand von Beispielen sowie der Nutzung von Eselsbrcken erklrt, wie das Buchen funktioniert. Sie werden verstehen, wie die einzelnen Konten miteinander in Verbindung stehen und aus welchem Grund die Salden der Aktivseite und der Passivseite zwangslufig ausgeglichen sind. Aus genau demselben Grund mu auch ein Buchungssatz im Soll den gleichen Betrag aufweisen wie im Haben. Ganz wichtig ist es, dass es im Rechnungswesen bis auf einige wenige Ausnahmen keinesfalls um das Auswendiglernen von Vorgngen geht. Es gibt fr jede Buchung, fr jede einzelne Ttigkeit einen nachvollziehbaren, logischen Hintergrund. Ziel ist es, dieses sichtbar zu machen. Denn nur wer dies verinnerlicht hat, kann Rechnungswesen nachvollziehen. Und nur dann kann man Spa daran entwickeln. In diesem Skript wird ganz bewusst auf die bliche Sprache der kaufmnnischen Lehrbcher verzichtet und versucht, die Inhalte umgangssprachlich zu vermitteln. Aussagen wie z.B. "die durch den Umsatzprozess bewirkte Kapitalmittelfreisetzung" wird hier ersetzt durch "Geldeingang". Wichtige Fachbegriffe und gngige Floskeln werden aber mitbehandelt.

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II. Die Bilanz


Das Wort "Bilanz" hat seinen Ursprung im lateinischen (Bilancia) und bedeutet "Waage". Das passt ja irgendwie zum ursprnglichen Bild einer Bilanz. Es passt ebenfalls zu der Aussage, dass die Bilanz sich immer in der Waage halten muss. Das erklrt zwar nicht den Grund, aber es ist doch erstmal hilfreich, um sich diesen wichtigen Grundsatz einprgen zu knnen.

Der Grundsatz, dass die Bilanz auf der Aktivseite den gleichen Saldo haben muss wie auf der Passivseite.
Der Grundsatz, dass die Bilanz auf der Aktivseite den gleichen Saldo haben muss wie auf der Passivseite. Was aber ist nun der Grund? Dazu machen wir nun folgende Annahme: Wir wollen ein Geschft erffnen sagen wir pauschal die Produktion von Inlineskates sowie den Handel mit Zubehrteilen. Dazu bentigen wir Geld! Ein Blick in unser Portemonnaie zeigt, dass wir ber 60.000 EUR verfgen. Dieses Geld wollen wir auch einsetzen und tragen es in unsere erste Bilanz die Erffnungsbilanz ein:

Aktiva Mittelverwendung

Erffnungsbilanz

Passiva

Mittelherkunft Woher? Eigenkapital

60

Saldo

Saldo

60

Jetzt stehen aber auf der Passivseite unserer Bilanz 60.000 EUR und die Bilanz ist nicht ausgeglichen. Jetzt ist die Frage, was ist mit dem Geld geschehen? Was haben wir damit gemacht? Da wir noch keine Geschfte gettigt haben, haben wir das Geld auf unser Geschftskonto eingezahlt, knnen also sagen, was wir mit dem Geld getan haben. Das sieht dann so aus:
Aktiva

Erffnungsbilanz

Passiva

Mittelverwendung Wie verwendet? Bank

Mittelherkunft 60 Woher? Eigenkapital

60

Saldo

60

Saldo

60

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Nun sind die Salden der Aktiv und der Passivseite ausgeglichen. Wir haben angegeben, woher das Geld kommt und wir haben angegeben, was wir damit getan haben. Somit wird zum ersten Mal deutlich, dass die Passivseite der Bilanz aufzeigt, woher die finanziellen Mittel stammen und die Aktivseite zeigt auf was mit dem Geld getan wurde. Darauf werden wir aber noch genauer eingehen. Wer mag, kann sich aber jetzt schon merken:

Die Passivseite der Bilanz zeigt die Mittelherkunft an. Die Aktivseite der Bilanz zeigt die Mittelverwendung an.
Jetzt haben wir fleiig gerechnet und erkannt, dass uns die 60.000 EUR bei weitem nicht gengen. Wir mssen uns noch Geld leihen! Also, ab zu Omi und die Geschftsidee vorgestellt. Omi ist natrlich begeistert und bereit, uns noch 40.000 EUR zur Verfgung zu stellen. Da dieses Geld nun in unser Geschft fliest, aber nicht uns gehrt, weisen wir es als Fremdkapital aus. Das sieht dann folgendermaen aus:
Aktiva

Erffnungsbilanz

Passiva

Mittelverwendung wie verwendet? Bank

60

Mittelherkunft Woher? Eigenkapital 60 Woher? Fremdkapital 40 Saldo 100

Saldo

60

Nun haben wir in unserer Bilanz klar aufgestellt, dass wir 60.000 EUR eigenes Geld und 40.000 EUR fremdes Geld haben. Die Bilanz zeigt aber nun wieder eine Schrglage ist also nicht in der Waage. Wir mssen jetzt noch sagen, wie wir das Geld verwendet haben. Da wir noch keine Ausgaben gettigt haben, ist das Geld ebenso wie unser Eigenkapital auf dem Geschftskonto.
Aktiva

Erffnungsbilanz

Passiva

Mittelverwendung Wie verwendet? Bank

Mittelherkunft 100 Woher? Eigenkapital Woher? Fremdkapital Saldo 100

60 40

Saldo

100

Die Bilanz ist ausgeglichen. Es ist erkennbar, dass auf der Passivseite der Mittelherkunft 60% der Gesamtmittel aus Eigenkapital bestehen und 40% der Gesamtmittel demnach aus Fremdkapital bestehen. Diese Angaben sind wichtig, da auf der Aktivseite der Mittelverwendung- dieses Verhltnis nicht mehr erkennbar ist. Dort tummeln sich nun 100.000 EUR auf dem Bankkonto. Welcher der einzelnen EUR nun aus dem eigenen Geldbeutel stammen und welcher von Omi ist, ist nicht nachvollziehbar.
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Nachvollziehbar ist jedoch, dass jeder nun folgende Kauf aus diesen Mitteln zu 60% aus eigenen und zu 40% aus fremden Mitteln stammt. Eben entsprechend der Eigenkapitalquote.
EK-Quote = EK x 100 GK

Aber das nur am Rande! Wir haben nun gengend Geld und knnen alles Betriebsnotwendige einkaufen. Wir kaufen folgendes ein: 1x VW Bus zum Transport der Waren 1x Produktionsmaschine 1x Verpackungsmaschine 1x Schreibtisch und Computeranlage Damit ndert sich die Bilanz folgendermaen:
Aktiva Mittelverwendung Wie verwendet? Wie verwendet? Wie verwendet? Wie verwendet?

25.000 netto (Fuhrpark) 30.000 netto (TA/M) 12.000 netto (TA/M) 5.000 netto (BGA)

Erffnungsbilanz

Passiva

TA/M Fuhrp. BGA Bank

42 25 5 28

Mittelherkunft Woher? Eigenkapital Woher? Fremdkapital

60 40

Saldo

100

Saldo

100

Jetzt ist schn zu sehen, dass die Passivseite die Mittelherkunft absolut unverndert geblieben ist. Auch der Saldo von 100 ist auf beiden Seiten unverndert. Lediglich die Verteilung der finanziellen Mittel hat sich gendert also die Mittelverwendung! Zusammenfassend kann nun gesagt werden, dass die Bilanz auf beiden Seiten immer den gleichen Saldo haben muss, weil auf der Aktivseite lediglich beschrieben wird, was mit dem zur Verfgung stehenden Geld der Passivseite angefangen wurde. Auf der Passivseite steht nur beschrieben, wo das Geld herkommt. Und jetzt fr alle zum MERKEN!!!

Die Passivseite der Bilanz zeigt die Mittelherkunft an. Die Aktivseite der Bilanz zeigt die Mittelverwenung an.

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III. Das Buchen


Die Geschftsvorgnge schreiben wir natrlich nicht einfach so in die Bilanz. Das wre ok, wenn oben beschriebenes die einzigen Geschftsvorgnge in einer Unternehmung in einem Geschftsjahr (in einer Periode) wren. Da allerdings fr gewhnlich jede Menge Geschftsvorgnge oder Geschftsvorflle vorliegen, wrde die Bilanz ganz schn gro und unbersichtlich werden. Um das zu vermeiden bilden wir fr jeden Bilanzposten eigene Konten (fr einige Bilanzposten - wie z.B. das Eigenkapital - bilden wir sogar jede Menge Unterkonten dazu aber spter mehr). Ich glaube, jetzt ist schon der richtige Zeitpunkt gekommen um einen Merksatz zu platzieren:

Bilanzposten werden als Aktiv(a) oder Passiv(a) bezeichnet. Konten werden ebenfalls als Aktiv oder Passiv bezeichnet. Bei Konten nennen wir die Aktivseite: SOLL und die Passivseite: HABEN
Konten, die in der Bilanz auf der Aktivseite stehen, sind Aktivkonten. Konten, die in der Bilanz auf der Passivseite stehen, sind Passivkonten. Aktivkonten mehren sich im Soll, Passivkonten mehren sich im Haben. Aber das werden wir noch ungehemmt ben! Wollen wir uns mal die einzelnen Geschftsvorflle anschauen? Wir vernachlssigen momentan noch die Mehrwertsteuer. Wir haben einen Transporter fr 25.000 EUR gekauft. Es handelt sich hier ganz klar um die Verwendung von Mitteln (Mittelverwendung). Daher ist dieser Vorgang auf der Aktivseite der Bilanz zu sehen. Da uns kein neues Geld zufliest, weder Fremd- noch Eigenkapital, bleibt die Bilanzsumme unverndert. Es handelt sich also um einen sogenannten "Aktivtausch" Zwei Konten der Aktivseite tauschen Betrge untereinander aus. Oben haben wir bereits festgehalten, dass sich Aktivkonten im Soll mehren, dementsprechend im Haben mindern. Ein Buchungssatz ist immer und ausnahmslos folgendermaen aufgebaut:

SOLL an HABEN
Bitte merken Sie sich das gut und lassen sich nichts anderes erzhlen! Es gibt keine Ausnahme, keinen Eventualfall und kein "es-knnte-doch-sein-dass"-Fall!!!

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Also ran ans Buchen: Der Transporter: 25.000 Buchungssatz: Fuhrpark 25.000 EUR an Bank 25.000 EUR

S 25

Fuhrpark

S Bank AB100 25

bersetzt bedeutet der Buchungssatz: Wir Buchen auf das Konto Fuhrpark den Wert des Transporters in Hhe von 25.000 EUR ein und buchen ihn auf der Bank als Gegenwert aus.

Die Produktionsmaschine: 30000 Buchungssatz: TA/M 30000 an Bank 30000

S 30

TA/M

S Bank AB100 25 30

Die Verpackungsmaschine: 12000 Buchungssatz: TA/M 12.000 an Bank 12.000

S TA/M 30.000 12.000

S Bank AB100.000 25.000 30.000 12.000

Hier wre es auch mglich gewesen folgenden Buchungssatz zu entwickeln: TA/M 30.000 TA/M 12.000 an Bank 42.000

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Der Schreibtisch und die Computeranlage (alles zusammengefasst) 5000 Der Buchungssatz:

BGA 5.000 an Bank 5.000


S 5.000 BGA H S Bank AB100.000 25.000 30.000 12.000 5.000 H

Jetzt ist sehr schn zu erkennen, dass die Betrge fr die Sachanlagegter auf die einzelnen Sachkonten verteilt wurden und von der Bank abgezogen wurden. Was letzten Endes ja auch der Fall ist, sobald bezahlt wird. Wer jetzt Lust hat, schliet das Konto Bank einfach mal ab. Als Saldo kommt dann 28000 raus. Alle Buchungen wurden gemacht, ohne die Passivseite der Bilanz anzutasten. Dies konnte so geschehen, da ja schlielich kein neues Kapital zugeflossen ist und fr die Anschaffungen kein weiteres Fremdkapital bentigt wurde. Wie wre das aber gewesen, wenn wir die Gertschaften nicht sofort bezahlt htten, sondern auf Ziel gekauft und spter bezahlt htten?

IV. Kaufen und nicht zahlen?


Ja, das geht! Kurzfristig zumindest. Apropos kurzfristig, das was jetzt kommt fllt unter den Begriff: kurzfristiges Fremdkapital und es geht um das Umlaufvermgen. Einfach mal merken. Bis jetzt haben wir uns darauf konzentriert, das (Sach)Anlagevermgen (AV) bereitzustellen, um produzieren zu knnen. Das gengt uns aber nicht, denn wir bentigen noch Material zum verarbeiten, welches dann als Fertigprodukt in Umlauf gelangt. Umlauf? Klar, dass Umlaufvermgen. Bisher haben wir das Umlaufvermgen (UV) nur ber das Konto Bank berhrt. Das dort befindliche Geld zhlt zum Umlaufvermgen. Wir bentigen nun noch hochfesten Stahl, aus dem wir unsere Schienen fr die Inliner ausarbeiten werden. Dieser Stahl ist fr uns ein Rohstoff. Rohstoffe verbuchen wir erstmal auf dem Konto Rohstoffe. Dort mssen wir es zu den sogenannten Anschaffungskosten aktivieren (aktivieren, weil auf der Aktivseite). Zu den Anschaffungskosten gehren alle Kosten die wir aufwenden mssen, bis wir die Werkstoffe in unserem Lager haben. Also auch Versand- und Verpackungskosten.

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Wir haben uns ein Angebot eingeholt und bestellen 10 Stahlplatten in der Strke 2,5 mm zu 1.000,-- je Platte. Der groe Tag ist gekommen, die erste Rohstofflieferung ist eingetroffen natrlich die Rechnung auch! Diese sieht wie folgt aus: 10 Stahlplatten 2,5 mm zu 1.000,-- das Stck: MwSt. 19%: Rechnungsbetrag: Zahlbar innerhalb von 10 Tagen ohne Abzug von Skonto! 10.000,-- 1.900,-- 11.900,--

Der Spediteur mchte den Transport an Ort und Stelle in bar ausgezahlt haben. Glcklicherweise haben wir mittlerweile 1000,-- von der Bank abgehoben und in die Firmenkasse einbezahlt. Wir bekommen eine Rechnung ber 300,-- zzgl. 57,-- MwSt. Wir buchen folgender Maen Der Rohstoffkauf

Rohstoffe 10.000 an VerbLL 11.900 Vorsteuer 1.900


S 10.000 Rst. H S VerbLL 11.900 H

S 1.900

Vst.

Wie Sie nun sehen knnen, haben wir drei Konten berhrt aber dennoch auf beiden Seiten die gleiche Summe. Sie Erinnern sich an die Einleitung? Dort habe ich etwas von einer Waage erzhlt. Der Buchungssatz kann durchaus aus verschiedenen Bestandteilen bestehen, d.h. verschiedene Konten betreffen. Die Summe der gebuchten Betrge muss aber auf beiden Seiten gleich hoch sein. Sonst geraten der Buchungssatz und damit spter die Bilanz in Schieflage.

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Nun mssen noch die Transportkosten gebucht werden

Rohstoffe* 300 an Kasse 357 Vorsteuer 57


* oder Bezugskosten fr Rohstoffe

S 10.000 300

Rst.

VerbLL 11.900

S 1.900 57

Vst.

S 1000

Kasse 357

Wir haben nun in dem Rohstoffkonto die Rohstoffe und auch die Bezugskosten gebucht. Also die Summe, die wir aufwenden mussten um die Ware bzw. die Rohstoffe in unserem Betrieb zur Verfgung zu haben. Nun zurck zur Frage: Kaufen und nicht zahlen? Bei diesem Geschftsvorgang haben wir Waren bzw. Rohstoffe auf Rechnung (Ziel) eingekauft und mssen diese erst in 10 Tagen begleichen. Das bedeutet doch, dass der Lieferant nun 10 Tage lang auf sein Geld warten muss, whrend wir uns bereits ber die Rohstoffe freuen knnen und sogar schon damit arbeiten knnen. Richtig? Stimmt! In anderen Worten: wir haben einen (Lieferer)Kredit von dem Lieferanten ber 11.900,-- EUR erhalten. Dieser Kredit steht uns 10 Tage lang zinslos zur Verfgung. Mit Ablauf der Frist mssen wir das Geld berweisen, es geht also vom Bankkonto ab. Und genau hier ist der Zusammenhang der Konten Bank und Verbindlichkeiten zu finden. Wir sehen quasi auf dem Konto Verbindlichkeiten was in Zukunft auf dem Bankkonto geschehen wird. Wir buchen nun die Zahlung

VerbLL 11.900 an Bank 11.900


S VerbLL 11.900 11.900 H S Bank AB100.000 25.000 30.000 12.000 5.000 1.000 11.900 H

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Die Verbindlichkeit ist nun ausgebucht d.h. "neutralisiert" und im Gegenzug ist das Geld von der Bank abgegangen. Wir wissen, dass wir die Position Verbindlichkeiten mit der Zahlung vollstndig auflsen. Wir wissen mittlerweile auch, dass dies im "Soll" des Kontos geschieht. Wir knnen also festhalten, dass wir sobald wir hren dass wir Zahlen die Verbindlichkeit als komplette Summe im Soll ausbuchen. Das ist interessant, denn haben wir damit nicht bereits den halben Buchungssatz? Nmlich VerbLL an "Bank oder Kasse oder"! Genauso war es doch auch als wir die Rohstoffe gekauft haben. Wir wussten, wir zahlen auf Rechnung. Also wussten wir, dass wir den Gesamtbetrag auf dem Konto VerbLL im "Haben" buchen mssen. AHA! und wieder war der halbe Buchungssatz vorhanden. Nmlich: Rst und Vst an VerbLL! Warum ist das wichtig? Wissen Sie immer sofort wie aus der Pistole geschossen, auf welcher Seite Sie die Vorsteuer und auf welcher Seite Sie die Umsatzsteuer buchen? Nein? Macht nichts, denn ab sofort wissen Sie, dass Sie bei einem Kauf die Gesamtsumme im Konto VerbLL auf der "Haben" Seite buchen. Da der Buchungssatz ausgeglichen sein muss (Waage!) gibt es nur noch die Mglichkeit, alles andere im "Soll" zu buchen. Diese Hilfestellung werden Sie noch brauchen, wenn es um Rcksendungen, Skonto und andere Nachlsse geht. Das ist doch einen Merksatz wert:

Sobald wir auf Rechnung bzw. auf Ziel einkaufen, ist der halbe Buchungssatz: .an VerbLL Sobald wir bezahlen, ist der halbe Buchungssatz: VerbLL an .

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V. Verkaufen und kein Geld bekommen?


Die Produktion ist angelaufen, die ersten Inliner sind fertig produziert und stehen zum Verkauf. In unserem Lager fr Fertigprodukte sind insgesamt 200 fertige Inlineskates der gleichen Art in verschiedenen Gren. Die Herstellungskosten lagen bei 87,23 pro Paar. Diese Kosten wurden im Laufe der Produktion als Aufwand verbucht. Wir haben eine Einzelhandelsgruppe gefunden, die unsere Inliner in einer ersten Testphase in 5 Ihrer Filialen anbieten mchte. Also liefern wir an das Zentrallager der Gruppe insgesamt 120 Inliner in verschiedenen Gren. Der Angebotspreis fr die Handelsgruppe betrgt 102,53 , der Ladenverkaufspreis wird mit 239,-- brutto empfohlen. Unsere Ausgangsrechnung sieht wie folgt aus: 120 x Inliner ProTeck SuperSport 102,53/Stk. Umsatzsteuer 19% Gesamtbetrag Zahlbar innerhalb 10 Tage ohne Abzug Wir buchen: 12.303,60 2.337,68 14.641,28

FoLL 14.641,28 an Umsatzerlse 12.303,60 Umsatzsteuer 2.337,68


An dieser Stelle mchte ich sofort den Merksatz bringen:

Sobald wir auf Rechnung bzw. auf Ziel verkaufen, ist der halbe Buchungssatz: FoLL an.. Sobald das Geld eingeht, ist der halbe Buchungssatz: .. an FoLL
Hier ist es doch so, dass wir die Summe aus Nettoverkaufspreis und der Umsatzsteuer von unserem Kunden haben mchten. Mit anderen Worten: wir fordern alles ein. Also muss doch im Soll auf dem Konto Forderungen aus Lieferung und Leistung die Gesamtsumme stehen, so dass automatisch der Rest auf der anderen Seite stehen muss! Die Frage "wo muss ich noch mal die Umsatzsteuer buchen, auf welcher Seite werden Erlse gebucht?" kann nicht mehr aufkommen.

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Jetzt aber noch mal der Buchungssatz:

FoLL 14.641,28 an Umsatzerlse 12.303,60 Umsatzsteuer 2.337,68


S FoLL 14.641,28 H S UE H 12.303,60

Bank

Ust H 2.337,68

Was sehen wir mit einem Blick? Der Posten, der sich jetzt noch im Konto FoLL befindet wird auch als Geldeingang im Bankkonto erwartet. Also knnen wir hier, wie bei den VerbLL auch, sehen, was in Zukunft auf unserem Bankkonto passieren wird. Die 10 Tage sind abgelaufen und unser Kunde bezahlt die Rechnung. Mit Blick auf den Merksatz: wie muss der halbe Buchungssatz sein und warum? Richtig . an FoLL! Warum? Ganz klar, der Kunde bezahlt die vollstndige Summe wodurch wir keine Forderung mehr haben. Wir mssen also die gesamte Forderung ausbuchen! Als "Gegenleistung" haben wir das Geld auf der Bank, wodurch unsere "Waage" wieder "Waagerecht" ist.

Bank 14.641,28 an FoLL 14.641,28


S FoLL H 14.641,28 14.641,28 S UE H 12.303,60

S Bank 14.641,28

Ust H 2.337,68

Es ist hier schn zu erkennen, dass die Forderungen nun den Betrag von 0,00 erreicht haben, dafr auf der Bank ein sattes Plus von 14.641,28 besteht. Ziel erreicht!

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VI. Die Zusammenfassung


Was haben wir bis hierher gelernt? Kurz gesagt: eine ganze Menge! Sie wissen jetzt, das in einer Bilanz auf der Passivseite die Mittelherkunft steht und auf der Aktivseite die Mittelverwendung. Sie wissen, dass Bilanz aus dem lateinischen stammt und die Bedeutung "Waage" hat und dass daher beide Seiten ausgeglichen sein mssen. Sie wissen, dass es (Sach)Anlagevermgen gibt und dass es Umlaufvermgen gibt. Auch wissen Sie, dass diese Vermgen aus Eigenkapital und/oder Fremdkapital finanziert werden knnen. Sie sind jetzt in der Lage, die wichtigsten Buchungsstze zu bilden und kennen die Taktik des "halben Buchungssatzes". Es ist Ihnen bewusst, dass es zwischen den Konten Bank und VerbLL sowie FoLL eine feste Verbindung gibt. Sie wissen, dass Sie die erwarteten Geldabgnge im Konto VerbLL sehen knnen und die erwarteten Geldeingnge im Konto FoLL sehen knnen. Die Konten VerbLL und FoLL also eine Art "Blick in die Zukunft des Bankkontos" ermglichen. Die Grundlagen sind nun gesetzt. Im weiteren Verlauf werde ich mich auf das Standardwerk "Industrielles Rechnungswesen - IKR" von Schmolke/Deiterman aus dem Winklers Verlag beziehen. Ich werde dort die einzelnen Kapitel "besprechen" und die Aufgaben schrittweise durchgehen. Vorzugsweise werde ich jeweils die vorletzte Aufgabe nutzen, damit Sie die letzte Aufgabe alleine lsen knnen.

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