STD (Sistema de Trmite Documentario)

Manual de Usuario
1.- Explicando la lgica de STD. Este tem se repetir en todos los documentos de ayuda ya que es de importancia para todos los que usen o configuren STD.

Como se ve en el grafico, se especifica todo lo que se puede realizar en el sistema. Para especificar los procesos nos pondremos que estamos en el rea A. Y veremos que podemos hacer todo lo del grafico. a) Puede registrar sus documentos redactados.- Son documentos que se generan en su oficina (rea A). Ojo nicamente este es el registro no envi ni nada parecido. b) El documento generado en el paso a) puede ser Enviado a otra rea en el caso del ejemplo, del rea A al rea B. c) Este envi del paso b) tambin funcionara si es que le llego un documento a su rea (ojo no es un documento generado por uds o registrado por uds) y decide enviarlo a otro rea con un provedo o simplemente delegarlo a otro rea porque no era para uds. Entonces usara la misma opcin que la b) la de envi, que tambin funciona como reenvi. La nica diferencia entre la el caso b) y el c) es que en el ve el documento fue generado por uds. d) Responder o Enviar el documento recibido con un nuevo documento. Es similar que el caso c) es decir llega un documento a su rea, entonces puede suceder dos cosas que uds la responda al rea que le envo el documento o que uds simplemente la reenvi a otra rea distinta. En este caso estara en el paso c) . Pero el programa tambin admite que uds pueda reenviar o responder este documento con otro nuevo documento creada en su rea. Es decir crear un nuevo documento en su rea y adjuntar el original para enviarlo al rea original o enviarla a otra. Esto se hace con la necesidad de que varios documentos se unan para tratar un solo tema o un solo problema y se pueda hacer seguimiento al total no solo de un documento sino todos los que se hayan generado despus. Este punto es un poco confuso pero debe fijarse en la imagen y usar el sistema para entenderlo. e) Otra opcin que esta contemplada es el de archivar el documento, es cuando llega a uds un documento que no necesite ser respondido ni enviado a otra rea, por lo cual lo archiva y no lo tiene en su lista de documentos que estn esperando ser atendidos. Esto se entender ms en el manual del cliente, ya que ah se muestra con grficos y se especifica con ms detalle cada proceso. Estos cinco puntos son todos los que realiza el sistema, adems de los reportes y muestra de seguimiento constante de los documentos.

2.- Manual Entorno de usuario

Al ejecutar el programa lo primero que pedir ser identificacin de usuario y contrasea en la parte superior de esta ventana se mostrar iconos con los nombres de todos los usuarios permitidos a acceder al sistema de trmite documentario. Puede hacer clic sobre el icono que corresponda a su usuario o simplemente escribirlo donde indica Login, luego debe especificar su clave y presionar Validar usuario esto har que el sistema lo valide y le muestre las reas a las que tiene acceso en la parte inferior de la misma venta. Si es que su usuario fue validado correctamente tendr dicho listado mencionado adems que la Opcin Entrar se le pintara de color naranja.

Adems vera la fecha de trabajo esta ser importante para el trabajo de tramite documentario as que deber elegir la fecha correcta en este momento, ya que con esta opcin se harn los envos de documentos recepcin y dems (la opcin de poder cambiar la fecha una vez ingresado solo puede ser otorgado por el administrador y se indica el como en el manual del administrador).

Una vez identificado y elegido el rea podr acceder al sistema si ve en la barra de estado ubicada en la parte inferior vera que se muestra el usuario logueado y el rea en el que esta trabajando. Adems identificara el men superior y el men lateral as como el fondo de pantalla. El men superior esta restringido a algunos usuarios, este acceso se har mediante este mismo men en el tem de Trabajadores, y inicialmente solo por el administrador, se explica como dar acceso en tems mas abajo. El men lateral esta siempre presente y son los repositorios donde transcurrirn los documentos al estilo de Outlook o cualquier otro cliente de correo electrnico. En el fondo adems divisara una imagen que desaparecer apenas elija una opcin del men lateral, esta imagen y fondo puede ser personalizado (ver manual de administrador). Algo adicional que podr distinguir es un listado en la parte inferior encima de la barra de estado, este listado mostrara un constante seguimiento del documento elegido en cualquier proceso en el que se encuentre. Entremos a especificar cada tem del men superior:

El primer tem es el Mantenimiento de Unidades Operativas, si la idea no se entiende llega a ser como Sedes, Pueden ser lugares geogrficos, sobre los cuales pueden repetirse el nombre de los reas. Por esta idea el programa puede ser usado a la vez en varias empresas teniendo sedes, usando tal vez un acceso internet constante, un VPN. Deber Especificar un cdigo de Unidad Operativa y la Descripcin luego presionar guardar, en caso de querer eliminar uno creado haga doble clic sobre la lnea que indique la unidad operativa, notara que se copia el cdigo y el nombre en la parte superior aqu podr eliminarla. Si desea editar o cambiar el nombre deber hacer doble clic sobre la lnea correspondiente cambiar el nombre y pedir guardar. Ojo no podr modificar el cdigo ya que si lo hace creara uno nuevo y quedara el antiguo ya que la clave identifica como nico a cada unidad operativa. Esto podr solucionarlo eliminando el anterior, Puede que al tratar de eliminar un rea operativa le muestre un error, eso se puede deber a que este ya esta siendo usado por otro tem, por ejemplo que se hayan creado reas dentro de esta unidad operativa.

Mantenimiento de reas, Aqu podr crear un rbol jerrquico entre las reas, este rbol es importante ya que intervendr en los accesos y tambin como identificacin en el lugar de trabajo. Notara que existe un check en el tem de rea Padre si lo elige deber elegir el rea padre donde se creara su subarea, con esto esta creando un rbol ya que designara su rea padre, de no chequearlo esta indicando que es un rea superior colgada directamente de la unidad operativa. Notara que en el listado inferior se muestra el orden indicado por guiones y flechas. El modo de eliminar y editar es similar al mantenimiento de unidades operativas, doble clic sobre la fila que desea eliminar o modificar luego presione el botn que corresponda a la opcin que desea hacer. En lo posterior el modo de modificar y eliminar se omitir ya que es el mismo proceso para todos que ya explicamos en este tem y en el anterior.

Mantenimiento de Tipo de Documento, aqu creara uds los tipos de documentos con los que trabajara, dos observaciones: la primera es que el cdigo no se le deja modificar ni crear el programa lo har automticamente ya que no ser necesario que lo recuerde uds, adicionalmente notara uds que hay botones e la parte superior derecha del formulario estos le permitirn colocar marcadores en el texto que se encuentra mas abajo, que ser el modelo con el que generara sus documentos (esto servir para ayudar a redactar algunos documentos con este modelo generndolo listo para que uds agregue el cuerpo, revise para esto el manual de administrador ya que ah explica sobre el archivo formato rtf).

Mantenimiento de trabajadores, se usa lo mismo para dar accesos al sistema y para identificar cuales son los usuarios que usan el sistema, se especifica su unidad operativa y rea, su nombre completo login que es el tem que pide para ingresar al sistema y su clave, opcionalmente su correo electrnico. Dos puntos importantes aqu mostrados son las opciones que se muestran abajo del correo electrnico que son Acceso a mantenimiento esto indica si el usuario que esta crendose tendr acceso a las opciones de mantenimiento incluyendo crear usuarios y los dems. El siguiente tem indica Es Supervisor de rea, para explicar este punto nos remontaremos a la creacin de reas donde recuerda que se creaba como un rbol especificando reas padres y dems, supongamos que existe un rea B que es hijo de un rea A entonces con la opcin Es Supervisor de rea le permitir al usuario entrar tanto al rea A como al rea B ya que el B se encuentra por abajo del A, de no elegir que sea supervisor le dar acceso nicamente a su rea. De igual manera si necesita editar o eliminar deber hacer doble clic sobre la lnea que indique el trabajador y presionar los botones que desee (se explico en el tem anterior ya que es el mismo proceso que los anteriores).

Cambio de Clave, permitir que el usuario que haya entrado al sistema cambie su clave, si desea saber que usuario es el que esta usando el sistema en ese momento podr leerlo en la barra de estado (parte inferior).

Siguiendo con el Men ubicamos la opcin de Reportes, pero esta explicaremos al final ya que no se entender si primero no se explica el proceso de trmite documentario.

La opcin de ayuda aperturara este archivo. La opcin de Salir cerrara el programa. La opcin Herramientas, tiene las siguientes opciones:

La opcin Cambiar Usuario, le permitir pasar de un usuario a otro:

La opcin Buscar un Documento, le permitir localizar un documento por el tipo:

El resultado lo mostrara en el siguiente reporte:

Ahora, se proceder a explicar las opciones de la Bandeja de Documentos.

Este es el primer punto donde inicia el proceso de trmite documentario, Ingreso de Doc. Externos (ubicado en el men lateral izquierdo), aqu deber registrar los documentos que

vengan de un medio externo puede ser otra empresa o una persona ajena a la misma empresa, con esto da inicio al proceso de tramite documentario. Con esto nicamente lo registrara como recibido en su rea con origen externo si desea enviar a otra oficina o archivarla o algn otro proceso deber usar otras opciones del programa que explicaremos mas adelante. Uds puede registrar un nuevo documento con la opcin Redactar Doc.. Se debe aclarar un punto muy importante que es que los documentos son individuales por rea, es decir que si otro usuario esta en su mismo rea este podr ver sus documentos ya hacer los mismos procesos que uds, pero si existe otros usuarios en otras reas, nicamente vera y trabajara con los documentos que el genere o que se le delegue.

AL presionar se le preguntara que tipo de documento es, el numero, la fecha de registro (por defecto no se le permite cambiar usara la fecha con la que ingreso al sistema, nicamente le permite cambiar si el administrador lo permite (leer manual de administrador)). Luego presione guardar para almacenar dicho documento o salir si no desea proseguir con el registro. Aqu una observacin que servir para el resto del manual. Observe el recuadro a lado de la palabra Cdigo en el formulario esta de color oscuro pues as aparecern los campos que uds no tendr que llenar sino que el programa generara, los recuadros de color blanco esos si deben ser ingresados por ud. Esto se aplicara a todos los formularios.

Como vera una vez registrado el documento Externo se muestra en la lista, Si desea modificar este registro deber hacer click sobre el documento a modificar marcndose de color azul como se muestra en la imagen luego presionara el botn Modificar Doc. Ingresara a la misma ventana del ingreso nuevo ah deber cambiar lo que desea y guardar nuevamente, con lo cual regresara a este mismo listado.

En esta imagen se muestra la modificacin como vera la nica diferencia con la opcin de Redactar Doc. Es que el cdigo ya aparece colocado en la anterior aparecer sin texto.

Otra opcin es pasar Documento para lo cual de igual manera deber elegir el documento que desea delegar o pasar se le preguntara a que rea desea enviarla, mostrara adems que fecha

esta enviando (esto se puede modificar si el administrador lo permite), as como si tiene fecha de plazo de respuesta, esto nicamente si es que uds requiere que se le responda a este documento, esto servir para reportar que documento aun no le son respondidos. En observaciones puede colocar el provedo o cualquier otro comentario. Una vez terminado de llenar los campos debe presionar en Enviar Doc. Ahora esto proceder a registrar el envi.

Esta opcin de Enviar Doc. Ahora le preguntara si esta seguro de enviar al rea que desea. Si acepta se realizara el envi, de no hacerlo se abortara.

Ahora para ratificar que se realizo el envi nos vamos al opcin de Doc Re-enviados Respondidos para ver si se realizo el envi satisfactoriamente, verifiquemos el numero del documento que debe ser el mismo del que se registro anteriormente, as como el destino. Esta opcin del men Doc Re-enviados Respondidos, la explicaremos mas adelante ahora solo nos servir para observar si el envi se realizo.

El siguiente botn Eliminar Doc. Servir para eliminar un documento Externo Registrado, este no podr ser eliminado si ya tiene envos a otras reas, nicamente si solo se hizo su registro. El Botn refrescar actualizara el listado que se ve en pantalla, el Botn Listado Imprimir, mostrara un preview para imprimir este listado. Los parmetros que pide para imprimir son dos: Los ltimos 100 registros esto imprimir los ltimos 100 registros que haya hecho en Doc. Externos o por Fecha Emisin entre un periodo de tiempo.

Este es el modelo presentado a imprimir si desea cambiar el nombre de la Empresa o el Logo que se aprecia en la parte superior debe comunicarlo al administrador del sistema (el programa tiene opciones de cambiar ambas cosas, revisar manual administrador)

Documentos Redactados Es la segunda opcin en el men lateral izquierdo, es idntico que Ingreso Doc. Externo, la nica diferencia es que el marcado del documento se har como documento redactado pero esto lo har el programa internamente as que para uds ser idntico a la opcin anterior por lo cual ya no especificaremos nada y debe leer el tem anterior. Algo que si es nico para esta opcin es el botn Imprimir Doc, que lo que har es una vez elegida la lnea del documento Registrado es generar un documento que lo aperturara con OpenOffice o Microsoft Office indistintamente con los campos que uds especifico en el formato del tipo de documento que haya uds registrado (para ver formato debe revisar en este manual tems mas arriba en mantenimiento de tipo de documento). Si desea cambiar la cabecera debe cambiar el archivo formato.rtf que se distribuye junto con el programa, o caso contrario debe pedirlo al administrador (tambin se encuentra en el manual del administrador)

El ejemplo de envo se hizo al rea de Personal como se ve arriba en las imgenes para poder continuar con las opciones del men cambiaremos a un usuario que sea de esta rea ya que si continuamos con el mismo usuario no veremos nada en los listados de Documentos Recibidos ni Pendientes de atencin, para este caso usaremos el usuario que creamos como personal con acceso al rea del mismo Nombre.

Una vez ingresado nos clocamos en el Item de Doc. Pendientes de Recepcin, aqu deber aparece el documento que se envi desde el anterior rea del ejemplo, En este tem nicamente estarn todos los documentos que nos envan el resto de reas y personas aqu nicamente podemos dar el visto bueno de recepcin, luego en el siguiente punto se le dar un proceso.

Para dar el visto bueno de recepcin del documento nicamente debemos elegirlo y presionar en el botn Recibir.

Al presionar en esta opcin de Recibir mostrara una ventana con los datos del documento que esta dando el visto bueno, as como la fecha de recepcin (esta fecha podr modificarse si el administrador del sistema le da opcin a modificar fechas)

Se le confirmara si desea realmente recibir el documento, si elige Si volver al listado inicial si pide no pues no dar aun su visto bueno. NOTA.- Si no sabe o duda de un documento no lo Reciba con esta opcin ay que alguna persona pudo enviar un documento hacia su rea por error, y el podr eliminar el envi siempre y cuando uds no lo reciba aun sino no lo podr hacer.

Una vez que se recibi notara que automticamente desaparece de su lista de Pendientes de recepcin. Y deben de pasar a Pendientes de Atencin.

Entonces Saltamos al tem de Pendientes de Atencin en el men del lado izquierdo Ah veremos que el documento que se encontraba en Pendientes de atencin salto a esta nueva carpeta, en este tem ya podemos darle un proceso segn sea el caso pudiendo ser 4 los casos: 1. Devolver a Pendientes de Recepcin. Es cuando dio el visto bueno de recepcin del documento por error y desea retornarlo a pendientes de Recepcin, tal vez para que el que lo envi pueda cancelar el envi por un error cometido. 2. Archivar El Documento no tiene mas proceso as que lo guardara en sus archivos, entonces debe ponerlo en archivar. Quiere decir que el documento no tiene respuesta o es solamente informativo para ud. 3. Reenviar Responder Si es que el documento que recibi no depende de uds y considera que debe enviarlo hacia otro rea o tambin el caso en que lo recibi y decide retornarlo a quien se lo envi. Debe hacerlo con esta opcin. Y Tambin quedara registrado en el tem del men de Doc. ReEnviados o respondidos. 4. Reenviar Responder con Documento. Es el mismo caso que el anterior (3) la nica diferencia es que no retornara ni enviara el documento original nada mas sino que uds adjuntara un documento que se redacto en su oficina, en este caso debe elegir la Opcin de Reenviar Responder con Doc.

Aqu vemos al detalle cada tem o cada botn con sus respectivas preguntas. En el caso de esta imagen es el retorno a documentos de Pendientes de Recepcin, lo cual har que desaparezca de este listado y vuelva a parecer en el listado de Pendientes de Recepcin.

En esta imagen se muestra como se archiva un documento. El programa le pedir antes que confirme si realmente desea ponerlo a documentos archivados.

Haremos el ejemplo de Archivar el documento, por lo cual desaparecer del listado de Pendientes de atencin. Y nos vamos al men izquierda en la opcin Doc. Archivados

Como se ve aparece en el listado de Documentos archivados, Aqu encontraremos opciones similares a las otras ventanas de listado como Refrescar, el cual refrescara el listado, se sugiere presionar esta opcin despus de que de mucho rato de abierta la ventan uds desee hacer laguna operacin. Otra opcin es la de Listado Imprimir que har que el listado que ve en pantalla pueda imprimirse.

Adems de las opciones anteriores tambin podemos retornar el documento a Documentos pendientes de atencin usaremos esta para continuar con nuestros ejemplos, despus de explorar el tem Documentos archivados.

Una vez retornado el documento a Pendientes de Atencin lo elegimos dndole un clic sobre la lnea donde se ubica el documento en la lista, luego clic el botn Reenviar Responder. Aparecer un formulario con los datos del documento y pidindonos a que rea deseamos enviarlo (podra ser el mismo rea que nos envi originalmente el envi y en este caso seria una respuesta), luego si es necesario que nos respondan le ponemos fecha de lazo de respuesta y ponemos que fecha esperamos la respuesta..

Al presionar en el botn Pasar Ahora, nos pedir que confirmemos si realmente deseamos pasarlo.

Una pasado el documento desaparecer de nuestro listado de Documentos pendientes de atencin.

Ahora nos vamos al tem Doc Re-Enviados Respondidos y veremos que nuestro documento esta ah.

Ya explicamos que podemos hacer con los botones que se mencionan en la parte inferior al listado, por lo cual nicamente ejemplificaremos El Eliminar Envi, con esta podemos deshacer un envi hecho siempre u cuando ese envi no haya sido dado con visto bueno en los Documentos Pendientes de Recepcin del rea donde enviamos. Al eliminar el documento regresara a nuestro Listado de Pendientes de Atencin porque se elimino la ultima operacin sobre el documento

Como se ve en el grafico El documento regreso al Item Doc Pendientes de Atencin, as que haremos un ejemplo para Re-Enviar Responder con Doc, para lo cual elegimos la lnea donde se ubica el documento (se pintara la lnea de azul) y le damos clic al botn.

Al elegir el tem aparecer un formulario donde pedir algunos datos como el documento numero que uds esta generando para adjuntar al original y enviarlo algn rea. Deber colocar el numero de este documento el tipo de documento que es algn asunto y el rea al que esta enviando este documento nuevo adjuntado al documento original, adems si necesita que se le responda deber colocar la fecha de plazo de respuesta que espera uds. Nota. Al adjuntar documentos y querer seguimiento tendr el seguimiento total de todos los documentos que se hayan adjuntado es decir que si se pide el seguimiento del documento original se mostrar incluso de todos los adjuntos y la ruta que siguieron. NOTA.- Algo tambin importante El GRUPO, vera uds en el seguimiento as como tambin en los reportes de seguimiento un campo GRUPO este es el que identifica a un solo proceso de documentos ya que un solo documento puede ser enviado a varias reas, por lo cual cada uno de estos envos seguir un proceso distintos que ser marcado por un grupo as que al hacer seguimiento a un documento puede existir varios grupos ya que se hizo el envi a varias reas ala vez.

Una vez re-enviado o respondido el documento con un documento adjunto se vera que en documentos enviados se consigna el nuevo documento como enviado.

Y revisando en Documentos redactados se ve que automticamente se registro este documento nuevo. El Original desaparecer ya que se considerara parte de este nuevo.

Hasta aqu es todo el proceso que se puede hacer con el programa de tramite documentario, peor existe opciones adicionales como seguimientos, en todo momento al hacer clic en los

listado a un documento en la parte inferior se encuentra un listado horizontal que contiene el seguimiento de ese documento elegido pudiendo as tambin imprimirse haciendo clic en el botn lila Imprimir Seguimiento. Se vera algo similar al a imagen ah podr elegir imprimir o solamente desea mirar, ah tambin podr observar que hay un campo GRUPO que especificamos en la NOTA anterior y que es muy importante ver cuando se hace seguimiento as entendemos cual fue el curso de los documentos.

Bueno al inicio indicamos que las opciones de reportes las bamos a explicar al final as que las tocaremos en este punto. En el Men de Reportes (parte superior del programa), encontramos tres opciones, Imprimir Unidades Operativas, Imprimir reas, estos reportes sern estticos y sern simplemente listados. La tercera opcin no as. Esta es muy importante Documentos sin respuesta, pues le mostrara todos los documentos a los cuales uds le puso fecha de plazo de respuesta y hasta el momento no recibi un documento de respuesta. Por lo cual uds ve aqu la importancia de colocar o no colocar la fecha de plazo de repuesta.