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ANULACION DE FACTURAS DE VENTA NO EXISTE CONTABLEMENTE

Alejandro Mendivelso (*1) 6001011211 UGC 39B Las expresiones anulacin y reversin son utilizadas comercialmente de manera frecuente, incluso como sinnimos tanto en las reas de operaciones documentales como en los sistemas de informacin que se encargan de administrar la informacin financiera de las empresas. Es importante marcar algunas claridades sobre los dos conceptos y las implicaciones de uno y otro tanto operativa, contable como legalmente para efectos de mejorara el tratamiento que se le da a una u otra expresin. El objetivo es pues, aclarar cuando es procedente hablar de uno u de otro trmino, las diferencias existentes en uno y otro y las implicaciones, contables, tributarias y legales en cada uno de los trminos.

1. SIGNIFICADOS: Segn el RAE, la ANULACION procede del verbo ANULAR (De nulo). Dar por nulo o dejar sin fuerza una disposicin, un contrato, etc.(REAL ACADEMIA ESPAOLA DE LA LENGUA, 2009). Jurdicamente se entiende por nulo aquel acto que falta a alguno de los requisitos legales para el valor del mismo, segn su especie, calidad o estado de las partes. Es decir que es nulo cualquier acto que tenga para su existencia vicio de capacidad, consentimiento, o objeto o causa licita. (Artculo 1740 del Cdigo Civil colombiano) Por lo anterior, en los trminos del artculo 900 del Cdigo de Comercio, comercialmente es anulable cualquier acto que incumpla los elementos propios para su nacimiento. La anulabilidad puede producirse por:2 1. Ausencia de consentimiento real en un acto jurdico que lo requiera.

AlejandroMendivelsoescontadorpblicodelaUniversidadNacional,conespecializacinenebusiness. Partnerdesdehace15aosdelafirmaConsuempresa.Organizacindedicadaalassolucionesintegralesen lasreascontable,deauditora,impuestos,laboral,ydeRevisoraFiscal. 2 Ladoctrinahadiferenciadoentrelaanulabilidadylanulidad.Cuandounactoesnulodeplenoderecho,no tieneefectojurdico,esdecirsunulidadesabsoluta,yeljuezpuededecretarladeoficio.Laanulabilidadde unactoprocedeporpeticindeunadelaspartes,esdecir,esunanulidadrelativasubsanableporacuerdo entrelaspartes.


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2. Ausencia de la capacidad de la persona que realizan el acto: (menores de edad o incapaces) 3. Vicios en la voluntad (error, dolo, violencia o intimidacin). Comercialmente y para los efectos de este documento, la anulabilidad de una factura de venta es procedente en el tercer caso, y solo cuando el vicio de la voluntad es afectado por el error antes, despus, o en el momento de la generacin del ttulo. En los casos de vicio de voluntad por violencia, intimidacin o dolo la factura de venta es nula previa la peticin de parte. La capacidad y consentimiento se entienden no aplicables a los efectos de este documento, pues la generacin de la factura de venta requiere de la existencia de un acercamiento previo comercial de las partes, donde los vicios tanto de la capacidad como del consentimiento se entienden diluidos en la realizacin de relaciones comerciales. Contablemente, el artculo 132 del decreto 2649 de 1993 menciona que la anulacin de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin de su nombre completo.

Segn el RAE, la REVERSION procede del verbo reversar (De revertir). Dar la restitucin de algo al estado que tena.(REAL ACADEMIA ESPAOLA DE LA LENGUA, 2009). Jurdicamente el concepto no ha sido objeto de mayor despliegue debido a la sinonimia con el concepto de la anulacin. Contablemente, sin embargo, el decreto 2649 de 1993, en el artculo 56 hace claridad que cualquier error debe salvarse con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere, es decir, afectando las cuentas inicialmente registradas.3

2. ANULACION VERSUS REVERSION Habiendo definido ambos conceptos es claro en este punto que la anulacin de la factura de venta puede o no tener reversin, es decir toda reversin de la factura de venta tiene implcita la anulacin de la misma, mas no toda anulacin de factura de venta tiene implcita la reversin, debido a que la anulacin no siempre ha generado el registro del hecho econmico sujeto a reversin. Es decir contablemente la anulacin de la factura de venta no existe, lo que existe es la reversin de las operaciones resultado de la anulacin del titulo que le dio el

Jurisprudencialmentesinembargo,elconceptohasidoobjetodevariasaproximacionessegnlascuales, se coincide con la tcnica contable del decreto 2649 de 1993. Son ejemplos: Sentencia 13776 del 02 de marzodel2006delConsejodeEstado,seccincuartadelasaladelocontenciosoadministrativo,consejero ponente;HectorJ.Romero.Radicacin2500023270002001016300113776.
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origen. Asi las cosas, la anulacin que procede contablemente es la anulacin jurdica del titulo por vicios en su gnesis y que no han sido objeto de valoracin contable, es decir contablemente procede la anulacin de un documento que nunca llegar a ser factura de venta. Veamos detalladamente el tema con el objeto de dar claridad en la diferencia de uno y otro termino. La anulacin de una factura de venta solo puede darse en tres eventos. a) Antes de su registro contable, esto es por dao o deterioro del papel, del documento fsico en donde nacer o ser plasmado el titulo valor, en cuyo caso, el registro nunca se dio y el numero del consecutivo de factura se ha perdido generando un registro en el sistema de informacin del cual nos ocuparemos posteriormente. b) En la generacin del registro contable: Esto es, se gener el titulo y este gener registro contable en el sistema de informacin, pero desde ese momento, en el momento de la impresin, en el transporte, o cualquier otro, siempre antes del registro de la misma en el sistema del informacin del cliente, le ocurre algo al documento o al hecho econmico, que hace que nazca su nulidad como titulo valor. Evento este que genera otro registro diferente en el sistema de informacin. c) Posterior a la generacin del ttulo y subsecuente registro contable por parte del cliente: Esto es, cualquier evento que genera modificaciones contables tanto en el sistema de facturacin del cliente como en el de la empresa emisora del ttulo. Esta modificacin es generada por error en el titulo o por modificaciones de las condiciones del hecho econmico que le dio nacimiento al ttulo valor. Es necesario hacer claridad que el primer punto dejar de existir en el momento en que la empresa administre su sistema de facturacin mediante el uso de facturacin electrnica o en los eventos de la facturacin por computador sin la pre-impresin del consecutivo.4

3. IMPLICACIONES CONTABLES DE LA ANULACION As como la anulacin de la factura se genera en tres nicos eventos, son estos los generadores de registro contable en los mismos tres circunstancias, veamos:

3.1.

ANTES DEL NACIMIENTO DEL TITULO.

En este evento he dicho que el documento sobre el cual surgira y dara su expresin el titulo valor, sufre alteraciones que hacen imposible su existencia, es

EnColombiaseestablecierondisposicionesconcernientesalafacturaelectrnicaatravsdelaLey223de 1995,elDecreto1094de1996yelConceptoDIANNo.000040333de2000.
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decir el consecutivo fsico con nmero X, se deterior a tal punto que hace imposible la generacin de un titulo valor factura de venta. Lo anterior genera que el consecutivo en el sistema de informacin refleje lo ocurrido al documento. Este procedimiento se conoce como anulacin de consecutivo o como salto de facturacin. El deber ser en este caso es, que se genere un registro para reflejar el consecutivo de facturacin que no fue utilizado, con las siguientes caractersticas: Tipo de dcmto. Numero Fecha FV Factura de venta5 El consecutivo correspondiente al documento deteriorado La correspondiente a la fecha del hallazgo del deterioro del documento. ANULACION. (ANLCION) Concepto Es el nico evento en que aparece el concepto anulacin, en el sistema de informacin, pues el registro nunca existi, debido a que el titulo nunca existi, es decir es procedente la anulacin para el documento que nunca ser factura de venta. Cero (0) El NIT creado en el sistema de informacin para las anulaciones. Este tercero a es recurrentemente solicitado por revisores fiscales, pues facilita el seguimiento de los registros realizados en el sistema de informacin, sujetos a correcciones. Tercero Se recomienda enfticamente no utilizar el NIT cero (0), pues usualmente en los sistemas de informacin donde se utiliza este NIT, las labores de conciliaciones se hacen extenuantes y laboriosas. Actualmente los sistemas de informacin no permiten la no presencia de NIT en los documentos FACTURA DE VENTA, luego se descarta el dejar vacio este campo en el sistema de informacin.

Valor

Laformadeidentificarlosdiferentesdocumentosenelsistemadeinformacindependendelaspolticas contablesydeoperacindelaempresaynosoncamisadefuerza.Secitaneneldocumentocomoejemplo ilustrativonicamente.


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Cuentas contables

Las mismas que corresponden al documento factura de venta, es decir, ingreso, IVA, cartera y retenciones en la fuente, pues facilita las labores de conciliacin en cartera, en tesorera, en la preparacin del IVA, en el seguimiento de los consecutivos tanto de ingresos gravados como de los no gravados, etc. Puede o no ser sujeto a aprobacin en el sistema de informacin y de serlo usualmente se procede en autorizacin por lotes de anulaciones.

Aprobacin

3.2.

ENTRE EL REGISTRO EN EL SISTEMA DE INFORMACION DE LA EMPRESA Y EL REGISTRO EN EL SISTEMA DE INFORMACION DEL CLIENTE.

En este evento surge al interrogante de Cundo nace el registro en el sistema de informacin del cliente?, para lo cual la ley 1231 de julio 17 del 2008 ha mencionado que la aceptacin de la factura es el nacimiento de la obligacin por parte del cliente, el cual se da en el momento del radicado de la factura de venta o de su no protesto dentro de los 10 das subsiguientes al radicado de la misma. Partimos de la premisa en este caso, que la factura que se gener en el sistema nunca generar una obligacin en el cliente, ni tendr efecto en el sistema de informacin del cliente, es decir, a pesar de que esta ha sido generada, es titulo valor y cumple con los requisitos legales de la misma, porque podra tambin no cumplirlos, no es registrada en el sistema de informacin del cliente por su no aceptacin, o por su no reconocimiento, por diferentes razones: Los datos estn incompletos, no se identifica plenamente el cliente, la resolucin de facturacin esta vencida, fue generada con errores por mal uso del sistema de informacin, NIT diferente, identificacin de los tems o conceptos facturados procesados de forma errada, bases tributarias erradas o clculos errados, etc. Para este evento contablemente no opera la anulacin, opera la reversin de los registros contables, pues la factura que dio origen al registro es titulo valor, pero es rechazado por el no cumplimiento de requisitos legales o comerciales aplicables. Contablemente se genera un documento interno segn el cual se reversa la operacin, este documento no requiere del conocimiento del cliente pues este no acept la factura por alguna de las razones arriba relacionadas. Es recomendable que este tipo de documento sea diferente a la nota crdito, documento aplicable al tercer caso que veremos adelante, para efectos de separar las operaciones que son objeto de correccin, sus razones, sus responsables y mejorar de esta forma la gestin de facturacin y cartera. Este documento es de

especial anlisis en la gerencia de operaciones, pues permite pulir procesos en trminos de eficacia. Las caractersticas de este documento interno son: NI Nota Interna, Tipo de dcmto. NA Nota de ajustes, AC Ajustes contables, RV Reversiones, entre otras. Numero Fecha Concepto Valor Tercero El consecutivo correspondiente al documento que administre el sistema para el tipo de documento utilizado La correspondiente a la fecha de la reversin. REVERSION. (RVRSION) Mencionar la fecha, la causa de la reversin, el responsable del rea de facturacin o cartera y la firma del mismo. El valor del ttulo (0) El NIT del cliente Se reversan las mismas cuentas que corresponden al documento factura de venta, con el nimo de reflejar en cada departamento no solo el nacimiento del registro sino su reversin por las razones que la misma explica. Puede o no ser sujeto a aprobacin en el sistema de informacin y de serlo usualmente se procede en autorizacin por lotes de reversiones.

Cuentas contables

Aprobacin

3.3.

POSTERIOR AL RECONOCIMIENTO DE LA OBLIGACION IMPLICITA EN LA FACTURA DE VENTA POR PARTE DEL CLIENTE

En este caso el cliente es conocedor no solo del ttulo sino de la obligacin, y se genera la anulacin de la factura de venta por errores no tenidos en cuenta en el momento de la recepcin de la factura, o por modificaciones a las condiciones comerciales plasmadas en la factura de venta, caso en el cual se genera un documento independiente de caractersticas externas, que tiene la obligacin de conocer el cliente y que genera o la extincin de la obligacin o la modificacin del ttulo para reflejar las caractersticas propias del hecho econmico que le dio su nacimiento. Para su anulacin, el procedimiento realizado es la devolucin a la fuente generadora del ttulo para su re-emplazo por otra que cumpla las caractersticas

propias que le son inherentes a su existencia como titulo valor o al hecho econmico generador de la misma. Se recibe el titulo, se marca con un distintivo que incluye la expresin anulado, se registran las razones de la anulacin y se registra la firma del responsable de los registros de facturacin o cartera. Contablemente se genera la conocida nota crdito o nota a clientes (NC). Las caractersticas de la nota crdito son las siguientes: Tipo de dcmto. Numero Fecha NC Nota crdito o Nota a clientes. El consecutivo correspondiente a las notas crdito. La correspondiente a la fecha de la nota. REVERSION (NC) Concepto Mencionar la fecha, la causa de la reversin o devolucin tanto del ttulo como de los tems facturados (bienes o servicios), el responsable del rea de facturacin o cartera y la firma del mismo. El valor del ttulo (0) El NIT del cliente Se reversan las mismas cuentas que corresponden al documento factura de venta, con el nimo de reflejar en cada departamento no solo el nacimiento del registro sino su reversin por las razones que la misma explica. Cuentas contables Las notas crditos parciales no implican la anulacin de la factura de venta, ejemplo de estas notas parciales son la devolucin, rebajas y descuentos en la venta. Debe reflejarse este documento en las operaciones de cuentas fiscales pues afectan directamente los reportes de informacin exgena de cada cliente. Aprobacin Usualmente es objeto de aprobacin, pues implica modificaciones a las operaciones comerciales, de inventario o de cartera que aplican en cada caso.

Valor Tercero

4. LA ANULACION EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION Sin embargo, los procedimientos mencionados anteriormente bien de anulacin o de reversin, tienen otra connotacin al ser procesado en el sistema de

informacin de la empresa y es all en donde el concepto de anulacin desaparece, surgiendo un sin-numero de tcnicas para su registro. Debido a la poca claridad en la diferencia entre la anulacin y la reversin, los sistemas de informacin, reflejan esa misma confusin y en algunos casos pueden llegar a generara sanciones por facturacin al usuario del sistema de facturacin aun cuando el sistema este avalado. Algunas de las tcnicas utilizadas por los sistemas de informacin para la anulacin de facturas son las siguientes:

4.1.

LA ELIMINACION

Se elimina el registro que gnero la factura, con el inconveniente que se genera un salto en el consecutivo de facturacin, que no es coincidente con el fsico de la facturacin. Adicionalmente, con el consabido problema de que el fsico muestra informacin tributaria, aunque anulada, que podra ser interpretada en una inspeccin de impuestos como alteracin a la facturacin e incluso cierre del establecimiento, pues el fsico generado por el sistema contiene una informacin diferente al mismo consecutivo que aparece en los registros del mismo sistema de informacin. Es decir la rutina altera los registros de facturacin para hacer desaparecer tanto el consecutivo como los registros. Al ser eliminado el registro de la factura, no aparece rastro de la misma y en caso de ser necesaria alguna labor de conciliacin, este vaco en el consecutivo, ralentiza el procedimiento. Los inconvenientes que este procedimiento tiene son entre otros.
a. Es difcil el reconocimiento en el sistema de los saltos de facturacin

generndose incertidumbre acerca de la integridad del sistema. b. Tiene inherente un alto riesgo de interpretacin equivocad por parte de la administracin tributaria al ser considerado el retoque de la informacin de facturacin. c. Dificulta las operaciones de conciliacin al hacer difcil el rastreo de consecutivos, generando la necesidad de acudir al documento fsico para una doble validacin de la anulacin.

4.2.

LA ALTERACION

Segn esta tcnica, se busca el registro generado por la factura en cualquiera de los mdulos a donde el registro haya ido a parar y se modifica, el registro para

cambiar sus valores por un valor cero. Este procedimiento aunque no daa el consecutivo de la facturacin persiste en la alteracin de los registros en facturacin, pues estos no son iguales a la realizada fsica impresa en el mismo modulo en el mismo sistema de informacin, la sancin tributaria mencionada por lo anterior es procedente.

4.3.

LA REVERSION

Es la tcnica ms utilizada, la cual termina por reconocer que no es posible la anulacin en el sistema de informacin, y en su lugar reconoce la existencia de la reversin. Esta tcnica consiste en la generacin de otro tipo de comprobante, que registra los movimientos que devuelven la operacin de venta. Esta no solo refleja la realidad del hecho econmico sino que sirve de soporte tanto legal como a las diferentes etapas de conciliacin en los departamentos vinculados a la operacin de gestin de clientes.

Bibliografa
REALACADEMIAESPAOLADELALENGUA.(01de01de2009).www.rae.es.Recuperadoel29de 03de2012,deDiccionariodelalenguaEspaola23Edicin.

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