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Correo corporativo con APPS de Google

Objetivo: La persona que adquiera este manual de configuracin de apps de Google una vez realice todos los pasos aqu explicados, ser capaz de configurar una cuenta apps desde cero con su dominio propio, pudiendo optar a 10 cuentas de correo de aproximadamente 7 Gb de capacidad cada una.
Nota: A la fecha de ser escrito este manual, Google ofrece 10 casillas de correo con 7 gb de capacidad, esto puede variar en el tiempo, depender exclusivamente de Google. Los puntos que se tratan en este manual son: 1.- Obtener un nombre de dominio Que es un dominio? Donde obtener un dominio 2.- Servicio de hosting Que es un hosting y por que lo necesitas? Donde obtener un servicio de hosting 3.- Registrarse en google apps Donde y como realizarlo Verificar la propiedad del dominio 4.- Configuracin de los MX Para que sirven los MX Como configurarlos 5.- Personalizar URL de acceso Que ventaja tiene? 6.- Creacin de CNAME Que es? y como realizar este paso 7.- Creacin de cuentas de correo Donde y como realizar este paso Envo de notificacin de nuevo usuario 8.- Personalizacin del Web Mail Como dar una apariencia mas corporativa a nuestro apps Ingresar a nuestro nuevo correo

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Obtener un nombre de dominio Qu es un dominio? El nombre de domino es nuestra identificacin en Internet, es el nombre por el cual las personas nos encontraran dentro de esta inmensa red, con nuestro nombre de dominio podemos tener ciertos servicios generalmente un sitio web y correos electrnicos bajo nuestro nombre. El nombre de domino siempre tendr una extensin, esta es la que esta despus del punto. Donde obtener un dominio Existen en Internet muchas empresas que entregan el servicio de registro de dominio, este debe ser cancelado por una cantidad minima de un ao y es renovable, los valores variaran no existe un valor nico para este servicio. Los dominios mas comunes son .com .net .org existen muchos otros y cualquier persona puede adquirir uno, en chile la extensin es .cl Usted puede registrar su domino .cl en www.nic.cl , nic pertenece a la universidad de chile Servicio de registro de dominios .com En Chile http://www.chiledominios.net Fuera de chile http://www.godaddy.com Debe escoger su nombre de dominio basndose en el rubro o servicio que usted tendr, esto le ayudara mucho al momento de posicionar su marca en Internet. Servicio de hosting Que es un hosting y por que lo necesitas? Este servicio nos permite guardar nuestra informacin para ser mostrada a los internautas, esta informacin ser vista cuando el usuario digite nuestro nombre de dominio en el navegador de su equipo, los servicios que ofrece de forma estndar un servicio de hosting son:

Servidor web, Servidor de correos Servidor ftp

Este punto del manual es clave, escoger un buen servicio de hosting y que adems nos permita la modificacin de nuestros MX de correo, para poder realizar la configuracin de apps. Donde obtener un servicio de hosting Al igual que los nombres de dominios existe una inmensa cantidad se empresas que ofrecen el servicio, se debe ser muy cauteloso con esto ya que la gama de precios v/s caractersticas es enorme, como recomendacin fjese en:

Antigedad de la empresa en el mercado.

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Rapidez con que contestan sus preguntas ya sea por correo electrnico o telefnicamente. Que cuenten con un portal de soporte o ayuda al cliente en su sitio web. Que tengan un buen up-time garantizado.

Algunos sitios recomendados para servicio de hosting: http://www.chiledominios.net http://www.tuhosting.cl http://www.hostgator.com Basta que en Google coloque Servicio de web hosting y aparecer una enorme lista, tmese el tiempo de visitar sus sitios web y comparar. Si esta pensando en utilizar un sitio web es importante tomar en cuenta que el espacio que su sitio web usara ser lo nico que ocupara espacio en el servidor de hosting ya que los correos los estamos moviendo desde el servidor hacia la plataforma de apps de Google, por lo que quiz tomar un plan de 5 GB o mas no sea realmente necesario, debe saber cuanto pesara su sitio web y si necesitara bases de datos, esta informacin se la puede entregar su webmaster o la agencia que diseara su web. Recuerde que si no permite la modificacin de los DNS o MX no servir para nuestro fin.

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Registrarse en google apps Donde y como realizarlo Bien ya comenzamos a entrar de lleno en lo que es la configuracin de nuestro servicio de apps, lo primero que debemos hacer es registrar nuestro nombre de dominio en la plataforma de Google apps, debo sealar que Google ofrece varias plataformas y algunas son de pago, estas plataformas de pago entregan mayor cantidad de caractersticas, pero apps estndar cumple perfectamente con el servicio hasta 50 cuentas de correo y es gratis. La direccin que debemos utilizar es la siguiente.

http://www.google.com/apps/intl/es/group/index.html
Nos encontraremos con la pgina de bienvenida de Google al servicio estndar de apps, debemos presionar en el botn Introduccin que nos llevara a la pgina de registro, la direccin exacta para el registro es.

https://www.google.com/a/cpanel/domain/new

Utilizaremos la opcin que nos indicara por defecto con el titulo Introduce tu nombre de dominio y luego debemos presionar el botn Empezar ahora. La siguiente ventana o pagina que vera ser la ventana de registro, en esta ventana se le solicitaran los datos necesarios para la inscripcin de su dominio en apps de Google.

Para completar el paso de inscripcin se nos solicitara que reconozcamos que el funcionamiento de este servicio esta sujeto a que podamos realizar la modificacin de los DNS de nuestro dominio. Debes aceptar esta exigencia para poder avanzar en el proceso. Una vez que hemos aceptado continuaremos con el paso 3 de nuestro registro.

El paso 3 nos invita a crear nuestra primera cuenta de correos dentro de la plataforma de apps, esta cuenta es importante ya que ser la cuenta que tendr derechos de administracin dentro del dominio, puedes escoger cualquier nombre inclusive la cuenta que tienes pensado para tu uso, o simplemente una cuenta administrador@ mas una clave que solo tu manejaras. Una vez que completemos la informacin que nos solicitan presionamos el botn que nos indica aceptar los trminos de uso del servicio, los cuales estn en espaol si es que desea leerlos.

Es posible que si es usuario de gmail.com al momento de realizar el proceso de configuracin y presionar el botn indicado arriba, se le muestre una ventana solicitndole que se cambie de cuenta para continuar, solo debe elegir la Manual escrito por www.netonline.cl, todos los derechos reservados, proteccin de derechos de autor.4

opcin Cambiar de cuenta Si todo a salido bien, nos encontraremos con una ventana de bienvenida donde nos indicaran los pasos que siguen, una vez ledos presionamos el botn continuar.

Verificar propiedad del dominio Para verificar la propiedad del dominio debes realizar uno de los 4 pasos que nos ofrece Google, yo recomiendo Subir un archivo HTML en, mtodos alternativos, este proceso es bastante mas sencillo y menos riesgoso en el caso que no este familiarizado con modificacin de DNS.

Para ejecutar correctamente este paso, ser necesario tener la siguiente informacin. Nombre de usuario y la contrasea de su FTP (el ftp es proporcionado por la empresa de hosting) Nombre del servidor FTP o direccin IP Nombre del directorio raz del servidor, tambin debe consultarlo con su proveedor de hosting.

Google nos ofrece un link para la descarga del archivo HTML que debemos subir a nuestro servidor ftp, descargue el archivo a su equipo, luego ingrese a su cuenta ftp utilizando la informacin entregada por su proveedor del servicio de hosting. La imagen a continuacin le muestra un acceso desde una ventana de Explorer. Con los datos entregados por el proveedor de hosting podr realizar este proceso como se muestra a continuacin.

Una vez que el archivo ha sido subido al directorio raz de nuestro servidor, podremos verificarlo haciendo clic en el link que Google nos indica, como se muestra a continuacin.

El proceso de verificacin no afectara el funcionamiento de sus correos en caso de tratarse de un servidor en produccin, lo que si debe tomar en cuenta es que el proceso de actualizacin de los MX puede tardar hasta 48 horas, es aconsejable que tome las medidas necesarias para organizarse y tener la menor cantidad de perdida de correo posible, esto siempre y cuando su dominio este en un servidor en produccin.

No olvide que su nombre de dominio debe estar previamente registrado.

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Los links pueden variar con el paso del tiempo, regstrese en nuestro boletn para mantener actualizado su manual. Debe utilizar la versin estndar para optar al servicio gratuito de apps.

Configuracin de los MX Para que sirven los MX Los MX de correo son los encargados de distribuir de manera correcta nuestros correos en base a las prioridades asignadas, si esto no es configurado correctamente podramos presentar perdida o mal funcionamiento de nuestros correos.

Como configurarlos Para acceder al panel de configuracin debemos hacer un clic sobre el link Activar el correo electrnico

Google apps nos entrega una lista con las configuraciones mas usadas en servidores de hosting, si usted utiliza alguna de las que aparece en la lista sintase libre de usarlo, nosotros en este manual mostraremos como hacerlo de forma manual. Esto garantiza que independiente de la plataforma que se utilice la configuracin debe ser echa de la misma forma, lgicamente cambiaran los paneles de control, la distribucin y presentacin de la informacin, pero la base es la misma en cualquier servidor.

La lista de servidores MX que debemos utilizar se muestra a continuacin, hacemos hincapi en que se debe respetar la prioridad tal cual se indica en el cuadro, lgicamente la numeracin puede variar dependiendo el servidor pero el orden jerrquico es el que se debe mantener.

Tal como se explica en la imagen en el punto 4 la numeracin de las prioridades puede cambiar, respete la jerarqua.

En este momento usted debe ingresar al panel de control de su servicio de hosting, buscar dentro de las herramientas que le ofrece el panel la que indique la posibilidad de realizar el cambio de DNS o MX, debido a la gran cantidad de paneles que existen es complicado que pudiramos colocarlos todos, es por eso que recomendamos que si no conoce su panel de control, solicite ayuda para encontrar esta opcin a su proveedor de servicio de hosting. La forma de ingresar la informacin que Google nos entrega es bastante similar en todos los paneles, debemos escoger el tipo de registro que deseamos ingresar en este caso un registro MX, el campo que nos ofrecen para colocar un nombre al nuevo registro puede quedar en blanco, es algo

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que se recomienda para esta configuracin, Luego debemos escribir el nombre del MX en la casilla que nos indique nuestro panel, recuerde seguir el orden que nos seala Google, luego indique la prioridad para el registro que acaba de ingresar, no olvide que si no aparece de la misma forma que en la imagen solo debe mantener la jerarqua con la informacin que su panel le muestra. Se deben ingresar los 7 servidores MX, en el video que acompaa este manual podr ver como se realiza la creacin de los MX dentro del panel de control, esto le ayudara a aclarar este punto. Algunos servidores necesitan que despus del nombre del servidor MX se coloque un punto . Debe fijarse antes de eliminar el registro MX existente si utiliza o no el punto despus del nombre.

Elimine el registro MX anterior Mantenga la jerarqua de la prioridades de cada MX Observe si su panel de control necesita que los nombres de servidor MX utilicen un punto al final. El proceso de actualizacin pude tardar 48 horas. Una configuracin de MX terminada podra verse as.

Personalizar URL de acceso Que ventaja tiene? La principal ventaja de personalizar la URL de acceso al webmail es que ser mas corta que la ofrecida por Google, esto permite que sea mas fcil recordarla y si esta en un proceso de migracin de plataforma, los usuarios vern facilitada la tarea de ingresar a su nuevo correo El proceso de modificacin es muy sencillo y consta de dos pasos, el primero es la eleccin del nombre para la URL, nosotros como ejemplo podemos sugerir mail, webmail, correo, esto se agrega al nombre de su dominio, quedara algo as.

mail.sudominio.com webmail.sudominio.com correo.sudominio.cl

Para hacerlo debe ingresar desde su nuevo panel de administracin haciendo clic sobre Correo electrnico como se ve en la imagen.

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La plataforma de administracin nos enviara a la seccin de modificacin de URL de acceso, y por defecto Google ofrece el nombre mail, en este punto usted debe tomar la decisin del nombre que usara.

Una vez que ingresa a la opcin de cambio de URL, debe escoger la opcin Personalizado, escribir el nombre elegido y presiona el botn continuar, para que procedamos a la creacin del CNAME en nuestro servidor.

Creacin de CNAME Que es? y como realizar este paso CNAME es una forma de crear nombres simblicos (conocical name) y dirigir el trfico a otro servidor. Como realizar este paso La configuracin de un registro CNAME nos permitir redirigir el trfico de la direccin http:// mail.midominio.com al webmail de nuestro dominio entregado por Google, al igual que para los registros MX es necesario ingresar a nuestro panel de control, y buscar nuevamente la opcin de configuracin de DNS, el registro CNAME a diferencia del MX no necesita prioridad, se basa en dos nombre, el nombre DNS o alias que hemos elegido y un registro canonical destino, entregado por Google, este es el que indica al servidor donde debe ir.

En nuestro video que se adjunta con este manual podr ver un ejemplo de cmo se realiza la creacin de un registro CNAME paso a paso. Recuerde que si el nombre CNAME o alias elegido por usted ya se encuentra creado en el servidor, debe borrarlo y luego proceder a la creacin de este con los nuevos valores.

Creacin de cuentas de correo Donde y como realizar este paso Si todo a salido bien hasta ahora estamos en condiciones de comenzar a crear nuestras nuevas cuentas de correo, para eso haremos clic sobre la opcin del men superior en donde dice Organizacin y usuarios Recuerde que si el proceso se ha hecho en un solo da las cuentas no funcionaran inmediatamente es recomendable que como mnimo le de 24 horas y hacer la primera prueba de envo y recepcin, en la imagen siguiente mostramos el lugar donde debe ingresar.

Para crear nuestras cuentas haremos clic sobre el botn Crear un usuario nuevo

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Completaremos los campos que se nos indican en la pantalla, el sistema nos asigna una clave aleatoria por defecto, la cual podr ser cambiada posteriormente por el usuario. Tambin podremos definir nuestra propia clave haciendo clic sobre la opcin Definir contrasea. Presionamos el botn crear usuario nuevo para finalizar.

Envo de notificacin de nuevo usuario El sistema nos permite enviar por correo los datos de la nueva cuenta al usuario, esta opcin es efectiva si disponemos de una cuenta en donde el usuario pueda recibirla. Si no, podemos imprimir esta informacin para llevar un registro o para entregrsela al usuario para que pueda comenzar a utilizar su nueva cuenta de correo. Personalizacin del Web Mail Como dar una apariencia mas corporativa a nuestro apps El sistema apps de Google nos permite dar un grado de personalizacin no es total pero nos permite colocar el logo de nuestra empresa en todos los productos que se asocian a su cuenta, tambin nos permite cambiar colores bsicos del webmail. Para poder realizarlo debemos hacer clic sobre Personalizacin del dominio y luego en la pestaa Apariencia.

Debe tener en cuenta el tamao y el formato de la imagen, no puede ser mayor a 143 X 59 pxeles y el formato debe ser PNG o GIF

Una vez que tenga su imagen corporativa lista, debe seleccionar Logotipo personalizado y presionar el botn examinar para buscar la imagen en su equipo. Luego presione el botn Subir. Ingresar a nuestro nuevo correo Con el proceso anterior y despus de esperar 24 o 48 horas, ya estamos listos para ingresar a nuestro sistema de correo basado en apps de Google, la forma de hacerlo es. http://mail.sunombrededominio.com

Recuerde que esta ruta es de ejemplo debe utilizar los datos elegidos por usted.

Si todo a salido bien, !! Felicitaciones !! a logrado configurar su nueva plataforma de correo.

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