CASO 5

SERVICIO DE MENSAJERA NACIONAL PARA EL INSTITUTO DE ACTIVIDADES PARANORMALES DEL PERU

1.

CARACTERSTICAS Y ALCANCE DEL SERVICIO El Instituto de Actividades Paranormales del Per requiere contar con el servicio de mensajera nacional, que le permita cumplir con sus funciones por lo que se requiere de un alto nivel de eficiencia y puntualidad en el servicio. El servicio requerido consiste en el despacho, recojo, traslado y entrega en forma segura, rpida y oportuna de la correspondencia desde Lima hacia los puntos indicados en el ANEXO A y viceversa. Las direcciones de los puntos indicados en el prrafo anterior, corresponden a Oficinas y Agencias, las mismas que podrn ser modificadas de acuerdo a la necesidad del servicio, por ejemplo: cuando se efecte un cambio de local. Con la finalidad de racionalizar los costos, toda la correspondencia hacia un mismo destino, se agrupar en un solo envo (embarque) expresado en un remito por da. Se entiende por envo al conjunto de elementos (correspondencia) despachados hacia un mismo destino, debidamente identificado con una Gua de Despacho Consolidado (donde se detalla el contenido del remito) Si el CONTRATISTA para el cumplimiento del servicio utiliza los servicios de otras empresas como: agencias de transporte terrestre, areo, fluvial o de otro tipo, esto no lo exime de las responsabilidades ante El INSTITUTO, ni del resarcimiento por el dao causado en caso de prdida o deterioro de algn envo. EL CONTRATISTA deber proveer los diferentes recursos para el correcto cumplimiento del servicio, tales como: Personal operativo (mnimo UNA 01, persona) para la preparacin de la documentacin que incluye cargos y descargos, as como un contacto permanente para coordinacin. Equipos de comunicacin para su personal (telefona celular o radio), de ser necesarios instalar equipos de computo en al sede operativa del EL INSTITUTO para el control de los envos por parte de su personal.

Los mtodos de control y aseguramiento de la calidad debern estar previstos en todos los niveles del servicio, EL CONTRATISTA deber contar en sus instalaciones (Oficinas en Lima y provincias) con el equipamiento informtico y tecnolgico -hardware y software- que permita el procesamiento, control, seguimiento y rastreo de los envos. Para el caso de seguimiento y rastreo (consultas) deber proveer una plataforma Web que muestre el estado actual de cada envo, el mismo que deber estar actualizado en tiempo real, El INSTITUTO podr tener acceso irrestricto al mismo.

El servicio se requiere contratar por un plazo de VEINTICUATRO (24) meses, por lo que en el ANEXO N C, se ha estimado una proyeccin de envos para dicho lapso de tiempo. Las proyecciones de envos sealadas, estn sujetas a posibles variaciones, las cuales dependern del comportamiento de la demanda del pblico usuario. Del total de envos proyectados, el 50% corresponde a envos de Lima hacia las Oficinas del INSTITUTO en provincias, y el otro 50% de las Oficinas del INSTITUTO en provincias, hacia Lima.
1

En cuanto a la proyeccin del peso, debemos indicar que el 60% corresponde de Lima a Provincias y el 40% de provincias a Lima.

2.

OPERATIVIDAD DEL SERVICIO

RECOJO Y ENTREGA 2.1. El servicio de recojo y entrega de documentacin ser puerta a puerta; debiendo efectuarse en las direcciones indicadas en el ANEXO A respetando los plazos de entrega establecidos en el ANEXO B. La ENTREGA de correspondencia en la Sede Operativa se efectuar por remesas, en horarios flexibles que se adecuen a la operatividad diaria del El INSTITUTO. El CONTRATISTA realizar las entregas dentro de los siguientes horarios: o o Primera remesa (mnimo 65% de envos): lunes a sbado antes de las 09:00 horas. ltima remesa (mximo 35% de los envos): lunes a viernes antes de las 14:00 horas.

2.2.

El horario de entrega de la correspondencia en la Sede Operativa podra ampliarse, por una mayor demanda, para ello El INSTITUTO comunicar oportunamente a EL CONTRATISTA tal circunstancia. La recepcin y envos de Lima se realizan desde la Sede Operativa EL INSTITUTO, segn la siguiente direccin: Av. Lima 123 Lima. La tarea de recojo de la correspondencia en la Sede Operativa El INSTITUTO se realizar de Lunes a Viernes a partir de las 16:00 horas, el horario de recojo de los das sbado ser previamente coordinado con EL CONTRATISTA. 2.3. EL CONTRATISTA deber procurar en todos los casos que la entrega de los envos en las oficinas de provincias, se efectu dentro de las dos primeras horas de la maana (de 8:30 a 10:30 horas) La actividad de recojo de la correspondencia en las Oficinas de provincia para su envo a la ciudad de Lima, se realizar de forma diaria de lunes a sbado, el horario de sta ser coordinado por cada una de las Jefaturas de las oficinas o agencias del INSTITUTO directamente con EL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA difundir a los usuarios las caractersticas y requisitos bsicos que deben cumplir para el envo de sobres, paquetes o bultos que contengan la correspondencia, de acuerdo con las regulaciones de transporte areo y terrestre. El CONTRATISTA dar a conocer su sistema de operacin y los itinerarios de las lneas areas y terrestres que se utilizarn para el servicio. El CONTRATISTA deber contar con el equipo y medios de transporte y de comunicacin necesarias para otorgar un servicio seguro y oportuno. o o Vehculos idneos (cerrados, con proteccin antirobo) para recoger, trasladar y/o entregar la correspondencia de El INSTITUTO. El contratista presentar al El INSTITUTO la relacin de vehculos y personal asignados para este servicio: Nombre y Apellidos de los conductores, N de DNI, N de brevete, SOAT, placa del vehculo, marca, modelo y color del vehculo.
2

2.4.

2.5.

2.6.

2.7.

2.8.

El CONTRATISTA deber disponer del personal necesario (mnimo UNA 01, persona) en la Sede Operativa del EL INSTITUTO, para asegurar efectivamente el cumplimiento de las siguientes las labores: RECEPCIN.- Consistente en el apoyo en la descarga de las unidades mviles del CONTRATISTA, recepcin de envos, apertura de paquetes o desembalaje, clasificado y verificacin de contenido de los envos, comunicando al Supervisor de Trmite Documentario si hubiera irregularidades. DESPACHO.- Apoyo en el embalaje de los paquetes a enviar, verificar la cantidad de piezas contenidas en cada remito que se despacha y apoyo en la carga de las unidades mviles del CONTRATISTA. Este personal deber ser permanente y debe estar provisto del equipo de comunicacin necesario, indumentaria y fotocheck respectivo.

CONTROL DE ENVIOS: 2.9. EL CONTRATISTA deber proporcionar acceso irrestricto y permanente a su sistema automatizado de control de envos va web, que permita realizar las consultas y reportes de las confirmaciones de los envos realizados por El INSTITUTO y recibidos por los destinatarios en el mbito nacional. Desde el primer da del servicio EL CONTRATISTA deber hacer llegar los usuarios y password correspondientes.

2.10. El CONTRATISTA deber designar a un Coordinador General del servicio, disponible va telefnica, las 24 horas, este coordinador deber realizar el seguimiento respectivo de aquellos envos que la Gerencia reporte como pendientes de llegada, para luego responder respecto a la ubicacin actual de la correspondencia. 2.11. El CONTRATISTA deber presentar dentro de los CINCO (05) primeros das hbiles del mes, el total de los remitos de confirmacin, estos debern estar en buenas condiciones y debidamente refrendados por el destinatario en seal de conformidad de recepcin, quien debe consignar su identidad (Nombres y Apellidos, y N DNI), fecha, hora, firma y sello de recepcin segn corresponda. Cabe sealar, que los remitos de confirmacin son los que refrendan el servicio efectuado por el CONTRATISTA.

REMITO DE CONFIRMACIN: 2.12. Es la copia (no copia fotosttica) del remito que corresponde a la facturacin, sta debe contar con los siguientes requisitos para ser aprobado al momento de emitirse el Acta de Conformidad del Servicio: copia (no copia fotosttica) totalmente legible, firma y sello del remitente (remitente bien definido), fecha real de recepcin, firma, sello y nmero del Documento Nacional de identidad del que recibe. 2.13. El Remito se utilizar tanto para la recepcin como para la entrega de cada envo (en forma individual. El diseo ser coordinado entre EL CONTRATISTA y El INSTITUTO, cada Remito debe contar con una numeracin (tambin en Cdigo de Barras) que lo identifique como un elemento nico dentro del periodo de duracin del servicio, debiendo ser impreso por EL CONTRATISTA el cual asume el costo correspondiente. El diseo del remito debe considerar el espacio adecuado para las firmas y sellos requeridos y deber contar con los siguientes campos obligatorios: o o o o o o N de Remito. Cdigo de Barras (impresin lser CODE 39) Fecha de Despacho. Lugar de Origen. Lugar de Destino. Peso.
3

o o o o o o

Firma y Sello del Remitente. Tipo de Envo (donde se consigne: sobre, paquete, caja, bolsa o valija). Firma y Sello del Destinatario. Fecha de Recepcin. Sello y firma del representante del CONTRATISTA que recoge el envo en la Agencia del INSTITUTO. Observaciones.

2.14. El remito deber ser impreso en papel autocopiativo, que contendr un (01) original y cuatro (04) copias, con la siguiente distribucin: el original se utilizar para la facturacin, una (01) copia para el remitente, una (01) copia para el destinatario, una (01) copia para el CONTRATISTA y una (01) copia regresar al remitente para la confirmacin de la llegada. LISTADO DE SUSTENTO: 2.15. El Listado de Sustento, es la relacin que refrenda lo facturado, la cual debe reflejar exactamente lo detallado en los remitos, el mismo que debe contar con los siguientes datos: o o o o o o o o o o Fecha de despacho. N de remito. Jefatura Regional. Lugar de origen. Lugar de destino. Fecha recepcin. Peso (Kg). Costo del envo. Plazo de entrega (das). Das de demora.

Solo se aceptarn los remitos del mes de la facturacin, quedando de esta manera definido que no se aceptarn remitos rezagados. 2.16. La informacin contenida en el Listado de Sustento deber estar ordenada de acuerdo a los siguientes criterios: Oficina o Agencia, Centro de Costo (punto que origin el envo) y fecha de despacho. 2.17. No se aceptarn copias de remitos que no correspondan al remito de facturacin, ni aquellos que no estn ordenados de acuerdo al origen del Listado de Sustento. 2.18. EL CONTRATISTA no podr dar informacin sobre los contenidos, movimientos de despacho y recepcin de correspondencia, exceptuando al administrador de la sede de origen, al remitente y/o destinatario. 3. DE LA FACTURACION Y FORMA DE PAGO 3.1 La facturacin se elaborar en forma general, es decir una sola factura por todo el servicio mensual en el mbito nacional. La factura ser entregada a la Gerencia de Administracin. Previamente a la entrega de la factura, EL CONTRATISTA deber entregar a la Gerencia de Trmite Documentario del EL INSTITUTO los remitos de confirmacin y los Listados de Sustento en originales, as como copia del Listado de Sustento en medio magntico -Formato Excel, bajo la estructura del punto 2.133.2. La conformidad del servicio ser otorgada por la Gerencia de Trmite Documentario. La Sub Gerencia de Servicios Generales de la Gerencia de Administracin, antes de proceder al trmite del pago, deber efectuar los descuentos de la facturacin, calculando las penalidades y sanciones en que pudiera haber incurrido EL
4

CONTRATISTA; asimismo, controlar el consumo del monto estipulado en el contrato por los servicios de mensajera. 4. EVALUACIN DEL SERVICIO 4.1 La evaluacin que determinar la continuidad del servicio, se realizar de acuerdo a la apreciacin de los siguientes parmetros: o o o o o o o o Riguroso control de plazos de entrega. Control de horarios de entrega de remesas Control de Remitos y Facturacin. Sistema de Control de Envos. Control de informaciones (Oportunidad de las Respuestas a Consultas y/o Reclamos) Reportes sobre percances y medidas de prevencin adoptadas Formas y entrega de materiales de Embalaje y elementos de seguridad para los envos. Otros (Integridad de envos, idoneidad de los representantes del CONTRATISTA)

5. OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES

5.1.

EL CONTRATISTA es responsable del deterioro, perdida o sustraccin, as como de la violacin y en general de cualquier siniestro que acontezca con las valijas. EL CONTRATISTA deber realizar la entrega de las valijas en el mbito nacional en el plazo establecido, salvo casos de fuerza mayor debidamente comprobados. Por la naturaleza de la documentacin que debe ser transportada, que implica el compromiso de la Institucin con el ciudadano, expresado en fechas exactas de entrega de los documentos, el CONTRATISTA deber brindar oportunidad y seguridad en el traslado de la correspondencia; por ello, en lo que respecta a prdida de estos documentos se ejecutarn cinco (05) Tipos de Penalidades segn sea el caso: 5.3.1. En el caso de prdida o robo de Licencias el CONTRATISTA deber pagar al EL INSTITUTO el 70% del costo del Duplicado de dicha licencia segn TUPA del INSTITUTO vigente. 5.3.2. Si la prdida o robo corresponde a un Formulario de Trmite de licencia, el CONTRATISTA deber pagar al EL INSTITUTO el 100% del costo del trmite segn TUPA del INSTITUTO vigente para este tipo de trmites. 5.3.3. Si la prdida o robo corresponde a un Formulario de Trmite de Constancia de apariciones fantasmales, el CONTRATISTA deber pagar al EL INSTITUTO el 150% del costo del trmite segn TUPA del INSTITUTO vigente para este tipo de trmites. 5.3.4. En caso de prdida o demora en la entrega de la constancia de ausencia de constancias fantasmales y que ello ocasione que al administrado le apliquen una multa EL CONTRATISTA deber en forma adicional asumir el pago de las multas correspondientes. 5.3.5. Si la prdida corresponde a expedientes generados por el registro de nimas y espectros, el CONTRATISTA deber pagar al EL INSTITUTO el 100% del costo de la expedicin de las copias certificadas correspondientes, segn TUPA del INSTITUTO vigente.

5.2.

5.3.

5.4.

En el caso de prdida o deterioro de equipos, mobiliario, materiales de oficina, etc., EL CONTRATISTA deber reponer dicho bien o material con las mismas caractersticas, marca, modelo, etc., de los bienes extraviados o deteriorados. Cuando se presente alguna perdida o robo EL CONTRATISTA deber alcanzar un INFORME DETALLADO de lo acontecido dentro de las 24 horas de ocurrido el hecho a la Gerencia de Trmite Documentario del INSTITUTO, adjuntando la DENUNCIA POLICIAL respectiva. El postor que obtenga la Buena Pro, previo a la suscripcin del contrato deber presentar una pliza de seguros de transporte, incluyendo una clusula de TODO RIESGO endosada a favor de EL INSTITUTO, que cubra toda la correspondencia materia del servicio hasta un lmite de $25,000.00 Dlares Americanos mximo por embarque, as mismo, en al caso eventual de algn siniestro el deducible ser asumido por el CONTRATISTA en su totalidad. El personal del CONTRATISTA siguientes requisitos: o o o o que preste el servicio deber cumplir con los

5.5.

5.6.

5.7.

Experiencia mnima 2 aos (acreditado con Certificados, Contratos etc.) Buen estado de salud (certificado de salud) No deber registrar antecedentes penales ni policiales (presentar certificados o constancias correspondientes) Trato cordial a las personas con las que interacta.

5.8.

El personal del CONTRATISTA deber estar provisto de la indumentaria adecuada para el trabajo, as como identificado con un (01) fotocheck, del mismo modo tener una buena presentacin personal y contar con todo el material de trabajo requerido, como: planos, maletn, files, guas de reporte y entrega de documentos, etc. El CONTRATISTA proporcionar, en forma oportuna y mantendr abastecida a todas las Oficinas de EL INSTITUTO detallados en el ANEXO A, as como a la Sede Operativa, el material idneo para el embalaje de los envos: tales como cajas de cartn, bolsas de polietileno, cinta de embalaje, precintos de seguridad, talonarios de remitos, etc. que permitan realizar un envo seguro y confiable, estos costos debern estar considerados en las tarifas propuestas.

5.9.

5.10. EL CONTRATISTA, desde el primer da de servicio, proporcionar a la Gerencia de Trmite Documentario del EL INSTITUTO, el listado con los datos personales de sus representantes en el mbito nacional, sus nmeros de DNIs, as como los nmeros telefnicos a donde se les pueda ubicar, en cada punto de entrega y recojo, informando al EL INSTITUTO oportunamente y por los canales oficiales, de los cambios que se pudieran presentar respecto a esta informacin.

ANEXO A SERVICIO DE MENSAJERIA NACIONAL SEDE Piura Chiclayo Tumbes Iquitos Huancayo Hunuco Arequipa Cusco Moquegua Lima Abancay Puno DIRECCION Jr. Libertad 123 Av. Bolognesi 321
Av. Zorritos 333 Los Shipibos 666 Jr. Huancawasi 425 Av. Maran 565 Jr. Misti 425 Av. El Sol 987 Av. Del Centro S/N Av. Abancay 3365 Av. Lima 999 Jr. Titicaca 222

ANEXO B PLAZOS DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA PLAZO DE ENTREGA (Das) 1 PIURA LIMA 1 CHICLAYO LIMA 2 TUMBES LIMA 2 IQUITOS LIMA 1 HUANCAYO LIMA 1 HUANUCO LIMA 1 AREQUIPA LIMA 2 CUSCO LIMA 2 MOQUEGUA LIMA 2 ABANCAY LIMA 1 PUNO LIMA 1 LIMA PIURA 1 LIMA CHICLAYO 2 LIMA TUMBES 2 LIMA IQUITOS 1 LIMA HUANCAYO 1 LIMA HUANUCO 1 LIMA AREQUIPA 2 LIMA CUSCO 2 LIMA MOQUEGUA 2 LIMA ABANCAY 1 LIMA PUNO ORIGEN DESTINO

ANEXO C PROYECCION DE ENVIOS PARA 24 MESES CANTIDAD APROX. DE ENVIOS 1425 PIURA 1425 CHICLAYO 1425 TUMBES 1425 IQUITOS 1425 HUANCAYO 1425 HUANUCO 1425 AREQUIPA 1425 CUSCO 1425 MOQUEGUA 1425 ABANCAY 1425 PUNO SEDE CANTIDAD APROX. EN KG 40000 37500 9825 25400 12500 2500 1700 3650 1600 35400 8600