INSTITUTO TECNOLGICO DE CIUDAD ALTAMIRANO

Reporte

Direccin de Reuniones

Presentado por: Mitzi Gretel Antnez Maldonado Nmero de control: 08930204

Profesora: L.A. Jess Mondragn Mendoza Ciudad Altamirano, Guerrero, Abril 2012
Direccin de Reuniones Licenciatura en Administracin Pgina 1 de 4

Instituto Tecnolgico de Ciudad Altamirano Antnez M.

Mitzi Gretel

Una reunin es una tcnica mediante la cual una serie de personas con unos objetivos comunes intercambian informacin sobre uno o varios temas, para lograr unos resultados a travs de unos compromisos comunes, se clasifican en tipos, segn su organizacin y desarrollo en: reuniones formales y reuniones informales segn su urgencia, espontaneidad, falta de previsin, y segn su objetivo en: informativas, formativas, de anlisis de problemas y toma de decisiones. Constan de varias fases: La planificacin que implica; fijar los objetivos buscar el titulo general elaborar un primer orden del da reflexionar si esta es la tcnica de comunicacin ms adecuada

La informacin, que trata de: Informar a los participantes de los motivos de la reunin, los objetivos, el plan de trabajo, el conductor de la reunin, el motivo de su asistencia y la informacin que necesitar para asistir Los participantes informarn de cuales son los temas que quieren aportar y la informacin necesaria

La preparacin, en la cual el conductor debe: Elaborar el orden del da definitivo buscando las conexiones lgicas entre los temas y ordenndolos en funcin de su importancia su urgencia sern de: alta urgencia baja urgencia alta importancia; prioridad 1, prioridad 2 baja importancia; prioridad 3, prioridad 4

La estructuracin y control, en la cul el conductor: Ha de procurar que la conversacin siga los siguientes pasos: pruebas interpretacin decisin final

El resumen y registro, fase en la cual se debe: resumir las decisiones Direccin de reuniones reporte-Pgina 2 de 4

Instituto Tecnolgico de Ciudad Altamirano Antnez M. registrarlas con el nombre del responsable fijar el plazo motivar a los asistentes para una prxima reunin

Mitzi Gretel

El conductor tiene ciertas funciones, con objetivos, riesgos y tcnicas:

Funcin

Objetivo

Riesgo

Tcnicas Intentar que todos expresen sus problemas Recurrir al resto de participantes Atenerse a hechos reales Estar alerta constantemente Reconducir a los que se alejen Ratificar la comprensin Asegurarse de que cada exposicin es relevante Proteger al dbil y controlar al fuerte Sondear para buscar soluciones Tomar nota de las sugerencias Construir ideas, no destruirlas

Orientar a todos los participantes Unir al grupo Agresividad hacia un objetivo comn

Centrar al grupo

Mantener a los participantes Alejarse de la dentro del tema cuestin del orden del da

Movilizar al grupo

Ayudar al grupo Interrupciones, a tomar una paralizacin decisin

El conductor debe tener ciertas habilidades, como: escuchar activamente a los participantes reaccionar ante situaciones imprevistas adaptar el estilo de direccin que requiere la situacin ponerse al mismo nivel de los participantes empatizar presentar los temas de forma simple y concisa

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Instituto Tecnolgico de Ciudad Altamirano Antnez M. Algunas tcticas tiles para el conductor son: abrir la reunin con capacidad de motivacin promover la participacin controlar el ritmo asegurar el rendimiento de todos los participantes ajustarse a los horarios previstos cerrar positivamente la reunin

Mitzi Gretel

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