INFORMATIONS CONSEIL ET ASSISTANCE AUX E.P.L.E.

DE LA GUADELOUPE

LA COMPTABILITE MATIERE

SO M M A I R E

1 2 3 4 5 6 7 -

Rappel des dispositions rglementaires Modalits de mise en uvre de la comptabilit Comptabilisation des stocks Comptabilisation des valeurs inactives Comptabilisation des valeurs mobilires de placement Tenue de linventaire Informations sur les nouvelles rgles de comptabilisation des actifs, passifs, amortissements et dprciations

page 2 pages 2/4 page 4 page 5 page 5 pages 5/9 pages 10/11

Conseil et Assistance aux EPLE Guadeloupe Mars 2008

LA COMPTABILITE MATIERE
Recommandations Conseils

A lire plus particulirement : - Dcret n 62-1587du 29 dcembre 1962 - Instruction Codificatrice n02-038-M91 du 30 avril 2002 (chapitre 9) - Le Patrimoine de lE.P.L.E. (mmento 620-80 -1997 du MEN) - Instruction n 06-007-M9 du 23 janvier 2006

1 -

RAPPEL DES DISPOSITIONS REGLEMENTAIRES :

Le dcret du 29 dcembre 1962 portant rglement gnral sur la comptabilit publique prvoit en comptabilit matire : article 51 - la comptabilit comprend une comptabilit gnrale et, selon les besoins et les caractres propres chaque organisme public, une comptabilit analytique et une ou plusieurs comptabilits spciales des matires, valeurs et titres. article 54 les comptabilits spciales des matires, valeurs et titres ont pour objet la description des existants et des mouvements concernant : . Les stocks de marchandises, fournitures, emballages commerciaux, produits semiouvrs, produits finis . Les matriels et objets mobiliers . Les titres, valeurs ainsi que les objets remis en dpt . Les formules, titres, tickets, cartes, timbres et vignettes destins la vente

2 -

MODALITES DE MISE EN UVRE DE LA COMPTABILITE

- Larticle 179 prvoit que lAgent Comptable est charg de la comptabilit matire . Cet article prcise galement que Lorsque lagent comptable ne peut pas tenir lui-mme la comptabilit matire, il en exerce le contrle. Les instructions donnes ce sujet au prpos doivent avoir recueilli laccord de lagent comptable qui demande quil soit procd linventaire annuel des stocks.

Conseil et Assistance aux EPLE Guadeloupe Mars 2008

Rle des services ordonnateurs

La gestion des valeurs dexploitation et des biens meubles relve des services ordonnateurs, compte tenu de la technicit quelle implique, de la surveillance matrielle quelle suppose et qui incombe au dpositaire (magasinier prpos) voire au responsable de latelier ou de lactivit. Les achats, la rception des marchandises, la tenue des stocks (conservation, distribution, utilisation), la surveillance des mouvements, sont des activits qui ne relvent pas, sauf exception, de lagent comptable. Le principe de sparation de lordonnateur et du comptable interdit dailleurs au comptable deffectuer les actes essentiels de cette gestion : signature des bons de commande (acte dengagement), et des ordres dentre ou de sortie (certifications).

Rle de lagent comptable

Lagent comptable doit participer lorganisation de la comptabilit matire Il est tenu de veiller la mise en place des modalits suivantes : - prise en charge (conditions de rception des matires et denres) ; - conservation ou utilisation des biens et valeurs dexploitation pris en charge ; - excution des mouvements ordonns par la personne habilite cet effet ; - identification et dsignation des articles comptabiliser ; - passation des critures : tenue des inventaires (inventaire gnral physique tenu par lordonnateur, inventaires particuliers tenus par les prposs, ou registre denregistrement des mouvements) ; - justification des mouvements (pices justificatives ordre de sortie ou dentre, procs verbaux, certificats administratifs) ; - centralisation des mouvements (autorit qualifie, priodicit). Les instructions donnes aux prposs chargs de la comptabilit matire doivent avoir recueilli laccord de lagent comptable.

Lagent comptable doit surveiller la tenue de la comptabilit matire Il appartient lagent comptable, comme pour toute autre criture, de sassurer de la cohrence des montants qui lui sont indiqus, en sappuyant sur tous les documents comptables et justifications mis sa disposition par lordonnateur : inventaire quantitatif, valeurs antrieures, paramtres dactualisations, entres et sorties. Si ces contrles font apparatre des anomalies, il doit les signaler lordonnateur et demander toutes justifications, et procder la reconnaissance sur place des existants.

Conseil et Assistance aux EPLE Guadeloupe Mars 2008

Etendue de sa responsabilit La responsabilit de lagent comptable est prsente au tome 1 titre 2 chapitre 3 de linstruction codificatrice n 02-038-M91 du 30 avril 2002. Lagent comptable est personnellement et pcuniairement responsable des contrles quil est tenu dassurer en matire de recettes, de dpenses, et de patrimoine, dans les conditions prvues par le rglement gnral sur la comptabilit publique. Sa responsabilit peut-tre mise en cause notamment : - lorsquen labsence de comptabilit matire dont la tenue simposait, il na pas invit lordonnateur remdier cette carence ; - lorsquil a accept, sans rserves, des oprations irrgulires faites par les prposs ou les services gestionnaires, sauf dans les cas o les documents justificatifs produits ne permettent pas den dceler lirrgularit ; - lorsquune faute ou ngligence caractrise a t releve la charge de lagent comptable loccasion dune opration de contrle mene par lagent comptable. En revanche il nest pas responsable des oprations relevant de la comptence de lordonnateur dans la mesure o il na pas la matrise de ces oprations, ni la possibilit matrielle den assurer un contrle rel. Lagent comptable doit faire procder linventaire annuel des stocks sil ne tient pas lui-mme la comptabilit matire (article 179). Il ne lui appartient pas de se substituer lordonnateur pour accomplir cet inventaire, mais il doit exiger des services assurant la surveillance administrative ou technique, un exemplaire des rapports, procs-verbaux, tat de rcolement afin de joindre ces pices justificatives aux pices gnrales du compte financier.

3 -

COMPTABILISATION DES STOCKS

Lordonnateur dfinit les rles et responsabilits des agents dlgus, chargs de la gestion des stocks : rception, conservation, distribution, utilisation, surveillance, enregistrement des mouvements. Lutilisation doutils informatiques permet ldition des documents suivants : fiches de stocks feuilles de consommation journalires fiches grand livre des stocks balance des stocks La mthode FIFO ( first in, first out : premier entr premier sorti) dvaluation des stocks choisie dans le nouveau plan comptable et non plus la mthode du cot moyen. Le logiciel de stocks PRESTO est diffus par le CRIA

Conseil et Assistance aux EPLE Guadeloupe Mars 2008

4 -

COMPTABILITE DES VALEURS INACTIVES

Par valeurs inactives, il faut entendre : - dune part certaines valeurs autres que numraire qui, dposes par des tiers, nont pas de ce fait tre comprises dans les lments de la situation active et passive de ltablissement ; - dautre part des formules de diffrente nature qui nacquirent de la valeur quaprs leur mission (tickets repas, cartes, etc.) Les mouvements des valeurs inactives seffectuent entre les parties intresses : Lagence comptable, les services ou intermdiaires (rgisseurs), les clients ou dposants (lves par exemple). Pour les tickets repas lves et commensaux, lapplication G.T.I.- gestion des tickets informatise est diffus par le CRIA.

5 -

COMPTABILITE DES VALEURS MOBILIERES DE PLACEMENT

Quil sagisse de placements long terme (compte 27) ou court terme (compte 50), ils doivent faire lobjet de fiches individuelles inventoriant les diffrents achats par nature lintrieur de chaque compte. Chaque fiche ainsi constitue devra sappuyer sur un dossier comprenant un exemplaire des pices justificatives rsultant de lensemble des transactions stalant depuis leur achat jusqu leur revente, c'est--dire partir de leur premire inscription en comptabilit jusqu leur sortie.

6 -

TENUE DE LINVENTAIRE

Lagent comptable est charg de tenir un inventaire permanent des biens mobiliers et immobiliers inscrits au bilan de ltablissement. Il doit veiller sa mise jour et sa conservation. A - LES MODALITES Les oprations sont ralises dune part laide des documents comptables : - mandats pour les acquisitions - titres de recettes pour les cessions - certifications tablies par lordonnateur - pices justificatives de toute nature Et dautre part laide de renseignements fournis par lordonnateur : - indications de lemplacement du bien - dcisions de conseil dadministration - mouvement et transformation ventuels des biens

Conseil et Assistance aux EPLE Guadeloupe Mars 2008

Chaque fiche de linventaire comptable comporte les indications suivantes : le numro et le libell du compte dimmobilisation intress le numro dimmatriculation donn au bien devant comporter lanne dacquisition, le compte damortissement (ou de dprciation) et un numro dordre la description sommaire du bien le nom et ladresse du fournisseur, de lentrepreneur ou du donateur la rfrence du mandat de paiement la date dacquisition lindication de lemplacement du bien le cot dacquisition, le cot de production ou de valeur dorigine le mode, le taux, la mthode, la dure de lamortissement (ou de la dprciation) le montant de la rvaluation et des complments ventuels le cas chant les conditions dassurance lorigine de financement avec indication du ou des comptes dorigine de passif concerns.

Linventaire des immobilisations est arrt la fin de chaque anne comptable ainsi que lors de chaque passation de service. Il doit concorder avec les indications du bilan arrt la mme date et figurant au compte financier.

Par ailleurs, lordonnateur soumet chaque anne au conseil dadministration la liste des biens rformer. Une copie de cette liste tiendra lieu de justification lappui des critures budgtaires dordre qui permettront lagent comptable de constater la sortie effective des biens ayant t initialement immobiliss. Sur le plan pratique, labsence dun logiciel de tenue des inventaires crit par le ministre de lducation, diffrents logiciels privs tels que EGIMO , I.G. sont parfaitement au point et rpondent la rglementation. Ces logiciels permettent ldition, pour le compte financier, de diffrents tableaux : A lappui de la pice 10 : tat annuel des dprciations de lactif et tat annuel de financement (origine de crdit du passif) Etat de lactif demand par la Chambre rgionale des comptes Livre - journal des entres et sorties des comptes 1312 (Rgion) et 1313 (conseil gnral) demand par les collectivits de rattachement.

Les modalits pratiques et dtailles des entres et sorties de linventaire sont bien expliques dans le guide pratique le patrimoine de lE.P.L.E.

Le seuil actuel dune immobilisation est de 800.00 P.U./ HT pour les E.P.L.E. En dessous de cette somme, le bien est inscrit linventaire rpertoire , budgtis et comptabilis en 1re section -fonctionnement.

Conseil et Assistance aux EPLE Guadeloupe Mars 2008

B - ACQUISITIONS DE BIENS IMMOBILISES

Les diverses subventions dinvestissements notifies ainsi que la taxe dapprentissage font lobjet dun projet dutilisation dtaill et soumis au conseil dadministration. Elles sont budgtises comme suit : En dpenses au chapitre ZD - les comptes les plus concernes sont le 205 pour les logiciels, 215 216 -218 pour les biens mobiliers. En recettes au chapitre ZR par origine de crdit : les comptes les plus concerns sont le 1311 - subventions de ltat, 1312 - subventions Rgion, 1313 - subventions du Conseil Gnral, 13181 - taxe dapprentissage.

Pour les Equipements en nature livres aux EPLE par les Collectivits, la budgtisation pour ordre seffectue suivant les mmes principes indiqus ci-dessus. Pour les immobilisations acquises par prlvement autoris sur les rserves disponibles de ltablissement ou sur un excdent autoris de la premire section du budget annuel (prlvement anticip de lexercice) donnent lieu lmission des mandats seulement au ZD 21. Il ny a donc pas mission dordre de recette. Dans le cadre 14 du compte financier, ce prlvement (diffrence entre le ZD 21 et ZR 13..) sera inscrit en moins dans les rserves disponibles concernes et en plus dans les rserves immobilises.

C - LES ALIENATIONS DIMMOBILISATION Pour les sorties de biens de linventaire, les modalits sont diffrentes en fonction de qui est propritaire de ce bien : l E.P.L.E. ou la Collectivit de Rattachement. Deux listes dtailles distinctes sont tablir. Les procdures sont les suivantes :

1 - La Collectivit de Rattachement est propritaire Les biens sont comptabiliss dans les comptes 1312 et 1313 1 Avis du C.A. sur la demande prsente par le chef dtablissement de dsaffectation du (ou des) biens. Cet avis doit tre formalis et accompagn de la liste de sortie de biens de linventaire en les dcrivant (comme pour les entres).Cette liste est dite par le logiciel. - Transmission de cet avis la Collectivit de Rattachement et du document annex.

Conseil et Assistance aux EPLE Guadeloupe Mars 2008

Dlibration du Conseil Rgional ou Gnral sur cette proposition et transmission de la dsaffectation au Rectorat (dlgation du Prfet). Le Rectorat, dans sa tche de contrle de lgalit pour le compte du Prfet, prononce par arrt la dsaffectation du bien et le notifie la collectivit propritaire. Elle transmet une copie de cet arrt lE.P.L.E.

La procdure de dsaffectation du bien est termine, cest seulement partir de ce moment que le bien peut tre alin, donc que la procdure comptable peut senclencher. 5 Proposition dune Dcision Budgtaire modificative pour alination soumise au vote du CA.

6 - Transmission de cette D.B.M. aux autorits de contrles 7 - Lorsque cette D.B.M. devient excutoire, mission des ordres de lordonnateur (mandats ordres de recettes) - Prise en charge dans la comptabilit du comptable pour mouvementer le bilan.

2 LE.P.L.E. est propritaire Les comptes utiliss (1025 10681 1311 13181 etc.) et (1312 1313) lorsque la collectivit na pas notifi l E.P.L.E. quelle entendant conserver la proprit) La procdure est simplifie : Les tapes 1 -5 6 7 et 8 sont toujours faire, par contre, les tapes 2 3 et 4 sont annules et remplaces par une seule : Transmission de lavis du CA mis sur la sortie dinventaire aux autorits de contrle ( Autorit Acadmique et Collectivit de Rattachement)

D - CONSTAT DE PERTE DE VALEUR DES IMMOBILISATIONS :

Les dispositions en vigueur permettent la pratique des amortissements dans le cas o la charge de renouvellement des immobilisations incombe lE.P.L.E. La technique de la dprciation ne se justifie que lorsque la charge de renouvellement nappartient pas lE.P.L.E.

Conseil et Assistance aux EPLE Guadeloupe Mars 2008

1 Les Dprciations

Actuellement, la perte subie par lusure des immobilisations est constate au bilan dans des comptes de dprciations et nentrane aucune dotation pour le renouvellement des biens immobiliss. Les comptes de la premire section, dans les rsultats, ne sont pas touchs par cette pratique qui se limite une notation extra budgtaire , chaque anne, en fonction de la dure de vie du bien (5,10 ou 20 ans : faire voter au conseil dadministration). A la fin de lanne, un montant de dprciations est constat, correspondant la perte de valeur, par une criture dordre en classes 1 (1069) et 2 (2815 bis-2818bis). La dprciation dbute dans lanne qui suit lachat.

2 Les Amortissements Actuellement, lamortissement rel budgtaire est autoris dans le cas o la charge de renouvellement incombe lE.P.L.E. (par exemple, certains biens du GRETA, les rserves immobilises). Il est impos aux tablissements publics caractre administratif. Cette technique permet lenregistrement comptable de la perte subie annuellement par le patrimoine dun tablissement du fait de son emploi pour le fonctionnement courant. Il faut par ailleurs des moyens financiers permettant de couvrir les dotations aux amortissements. Lamortissement rel budgtaire entrane un double mouvement : - la constatation de la diminution de la valeur dune immobilisation figurant en classe 2 lactif du bilan, par linscription dune rduction au dbit dun compte de classe 2 spcifique (exemple pour un bien comptabilis au dbit du 215, la fin de lexercice N+1, mission dun ordre de recette au chapitre ZR compte 2815) - lenregistrement de lannuit damortissement, qui diminue le rsultat de lexercice, dans un compte de charge de la section fonctionnement par lmission dun mandat au compte 6811 au service gnral.

7 - INFORMATIONS SUR LES NOUVELLE REGLES DE COMPTABILISATION DES ACTIFS, PASSIFS, AMORTISSEMENTS ET DEPRECIATIONS

Linstruction n 06-007-M91 du 23 janvier 2006 a pour objectif de mettre jour les instructions M9. Elle applique les volutions lies la convergence de Plan Comptable Gnral (PCG) vers les normes comptables internationales. Elle est applicable aux Etablissements Publics Nationaux et des G.I.P. au 1er janvier 2006. Son application aux E.P.L.E. est actuellement reporte.

Conseil et Assistance aux EPLE Guadeloupe Mars 2008

Si ces nouvelles normes ne sont pas imputables la mise en uvre de la LOLF au sein de lEtat, les incidences de celles-ci sur les Etablissements Publics donnent lopportunit aux Comptables de mettre en place des contrles internes : Le Comptable se trouve confort dans son rle de GARANT DE LA SINCERITE COMPTABLE ET DU RESPECT DES ECRITURES

A - Les notions de base de lanalyse du bilan sont modifies en profondeur : Par exemple : Pour lActif jusquen 2005, lenregistrement comptable dun bien immobilisable se faisait sur la base du cot historique : le jour dachat, du montant prix dachat (suprieur 800 ). A partir de 2006, cest la valeur conomique qui devra tre comptabilise chaque anne. La rvaluation -en plus ou en moins- devra tre prise en charge par le comptable en fonction du potentiel de flux de trsorerie si le bien devait tre revendu. Pour la dprciation de ce bien, la notion dutilisation probable se substitue celle de dure dusage qui constatait seulement la perte de valeur sur une priode (3 20 ans par exemple). Un bien qui est encore en usage dans ltablissement ne pourra plus tre totalement dprci puisquil existe.

B Les comptables des tablissements publics devront analyser les diffrents postes du bilan au regard des nouveaux concepts du PCG Fiabilisation du Patrimoine

Les inventaires des biens matriels (classe 2) et des stocks (classe 3) devront tre vrifis sur place puis retracs dans les critures comptables. Les rgularisations (entres ou sorties) seront budgtises. Pour ce faire, la comptabilit matire annexe des biens et des stocks devra tre obligatoirement informatise pour prendre en compte les variations constates de valeurs, dprciations, amortissements. Recensement de toutes les crances et des dettes . Certification de comptes . Circularisation avec les tiers

Contrles internes

Mise en place dun ensemble de dispositifs organiss, formaliss et permanents tous les niveaux pour matriser les risques comptables (exemple : immobilisations, stocks.)

Conseil et Assistance aux EPLE Guadeloupe Mars 2008

10

C Les points restants claircir dans le cadre des EPLE :

Les Collectivits Territoriales sont propritaires des locaux mis la disposition des EPLE. Elles ont en charge la construction, les grosses rparations, lquipement et le fonctionnement. Les EPLE ont en charge les dpenses incombant aux locataires A la nouvelle dfinition de lactif la notion de contrle de la ressource se substitue celle de la proprit . Un mme bien ne peut pas tre comptabilis deux fois : figurer lactif de la Collectivit et aussi dun EPLE : il en est de mme pour la pratique des amortissements (le propritaire).

- Les EPLE ne constatent actuellement que les dprciations (usure du matriel) la charge de renouvellement ne leur incombant pas (locataire) Le seuil des immobilisations dans les EPLE est fix 800 , montant suprieur celui des PCG et des Etablissements Publics Nationaux

- Par contre, les actifs provenant des rserves immobilises (compte 10681) sont la proprit de lEPLE sur lesquels lamortissement doit tre comptabilis ; or ce nest pas le cas actuellement. - lannexe prvue par le P.C.G. nexiste pas sous cette forme dans les comptes financiers actuellement. Il ny avait que le rapport de lordonnateur et du comptable. Cette annexe est trs importante pour renseigner les autorits. Elle commente linformation donne sur les postes du bilan, les mthodes de calcul choisies, etc. .Elle doit galement informer des problmes particuliers existants napparaissant pas dans le bilan mais qui doivent trouver une solution rapide (cas de dficits budgtaires)

Vers une dmarche de qualit LEmargement est une technique comptable prvue par le P.C.G.. Elle permet le suivi de la traabilit de chaque opration en temps rel. Elle est intgre directement dans les logiciels de comptabilit. Le logiciel G. F. C. ne le permet pas encore. La mise en place progressive du Contrle Interne Comptable au sein de chaque tablissement est une ncessit pour atteindre la qualit comptable. La comptabilit doit tre complte et sincre, le comptable en est le garant.

Conseil et Assistance aux EPLE Guadeloupe Mars 2008

11