EMPENHO

O empenho da despesa o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigao de pagamento pendente ou no de implemento de condio (Art 58 da Lei 4.320/64). Nos comentrios Lei 4.320/64, os autores J. Teixeira Machado Jr. e Heraldo da Costa Reis, afirmam: O empenho no cria obrigao e, sim, d inicio relao contratual entre o Estado e seus fornecedores e prestadores de servio. Assim, o empenho uma garantia ao fornecedor e ao mesmo tempo um controle dos gastos. O pagamento de despesas atravs de empenho composto de etapas esplanadas no fluxograma anexo.

PR-REQUISITOS PARA HABILITAO DO CREDOR AO EMPENHO - Cadastro no SICAF (pode ser feito em qualquer rgo pblico federal; na UFPE pode ser feito na Diviso de Patrimnio). - Certido Negativa de Dbito vlida no dia da execuo do empenho. Para Pessoa Jurdica: RECEITA FEDERAL (http://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/ATSPO/Certidao/CndConjunt aInter/InformaNICertidao.asp?Tipo=1) INSS (http://www010.dataprev.gov.br/cws/contexto/cnd/cnd.html) FGTS (https://webp.caixa.gov.br/cidadao/Crf/FgeCfSCriteriosPesquisa.asp) Para Pessoa Fsica: RECEITA FEDERAL (http://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/ATSPO/Certidao/CndConjunt aInter/InformaNICertidao.asp?Tipo=2) - No caso de pessoa fsica ser necessrio informar o nmero do PIS. - Linha de Fornecimento compatvel com o material ou servio fornecido. Ser consultado no SICAF ou na: SITUAO CADASTRAL NA RECEITA FEDERAL (http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva _Solicitacao.asp)

SOLICITAO DE EMPENHO
A solicitao de empenho feita pelo curso a PROPESQ atravs de processo contendo o formulrio de empenho e os documentos necessrios conforme o tipo de empenho.

COMO PREENCHER O FORMULRIO? RECURSO Marcar com X na fonte do recurso que ser utilizada para a despesa, podendo ser PROF ou RECURSOS PRPRIOS (diretamente arrecadado). A despesa dever ser realizada de acordo com as condies e critrios que determinam a forma de utilizao do recurso, sendo todos eles abalizados pela Lei 4.320/64 e 8.666/93. SOLICITANTE Informar o nome do curso e nome e dados para contato da pessoa que ir acompanhar o andamento da solicitao. DADOS DO CREDOR O credor ser o que ofereceu o menor preo em todos os itens que compe a despesa. Deve-se informar a razo social e CNPJ da empresa, e nome e telefone do vendedor para uma eventual necessidade de informao. Obs.1: No caso de Ressarcimento ser necessrio informar nome completo do professor, CPF, telefone e dados bancrios. Obs.2: No caso de Pessoa Fsica ser necessrio informar Nome completo do Credor, CPF, N do PIS, Telefone e Dados Bancrios. DESCRIO DA DESPESA A descrio da despesa deve ser o mais completa possvel e de acordo com a descrio das cotaes. Ela ir variar dependendo da natureza da despesa. Obs.: Caso a cotao contenha todos os dados necessrios, conforme tabela do formulrio, e esteja informando os itens, descries e quantidades conforme deseja o solicitante, ento, apenas informe na descrio o seguinte: Pedido conforme descries e quantidades da cotao. MATERIAL DE CONSUMO e MATERIAL PERMANENTE: Nesses casos ser necessrio informar: ITEM, MATERIAL, MARCA, UNIDADE, QUANTIDADE, VALOR UNITARIO, VALOR TOTAL POR ITEM e VALOR TOTAL GERAL.
ITEM Cada material diferente ir corresponder a um item. Obs.: Poder ficar no mesmo item materiais que se diferenciem por caractersticas que no alteram seu valor unitrio. Ex.: Canetas esferogrficas da mesma marca, valor unitrio e modelo, s com as cores diferentes, podem ficar no mesmo item. MATERIAL A descrio do material deve ser clara e especfica, sendo ainda igual a forma como foi descrita nas cotaes. Obs.1: Caso se trate de peas para equipamentos ou moveis informar o nmero do tombamento destes. Ex1.: Mouse para o computador de tomb. N xxx/xx Ex.2: Memria para o computador de tomb. N xxx/xx Obs.2: S permitido adquirir peas para equipamentos que fazem parte do patrimnio da UFPE; dessa forma a quantidade de tombamento deve ser igual a quantidade do material. (Ex.: se forem 2 mouses deve-se informar o n dos tombamentos dos 2 computadores que iram receb-los).

MARCA A marca informada apenas para fins de especificao do produto, devendo esta ser cumprida no fornecimento. Obs.: A marca no deve interferir no processo de comparaes dos preos, no sendo permitido a preferncia de marca. (Inciso I, Art. 25 da Lei 8.666/93) UNIDADE Deve-se informar a unidade de medida do produto para dar referencia ao valor unitrio e a quantidade. Ex.: Caixa c/ X unidades, X litros, X metros, pacote c/ X unidades, saco c/ X Kg, frasco c/ X gramas etc. QUANTIDADE Informar a quantidade do produto a ser fornecida tendo como referencia a unidade definida. Ex.: Se for comprar 2 caixas com 10 resmas de papel deve-se informar 2 unidades e no 20 unidades (total de resmas das duas caixas). VALOR UNITRIO Valor individual do produto tendo como referencia a unidade definida. Quantidade X Valor unitrio

VALOR TOTAL POR ITEM VALOR TOTAL GERAL

Somatrio dos valores totais de cada item. Valor total do empenho.

SERVIO DE TERCEIROS PESSOA FSICA E PESSOA JURIDICA: Nesses casos ser necessrio informar: ITEM, DESCRIO DO SERVIO, UNIDADE, QUANTIDADE, VALOR UNITARIO, VALOR TOTAL POR ITEM e VALOR TOTAL GERAL.
ITEM Cada servio diferente ir corresponder a um item. Obs.: Poder ficar no mesmo item servios que se diferenciem por caractersticas que no alteram seu valor unitrio. Ex.: Realizar o mesmo servio com o mesmo valor em equipamentos diferentes podem ficar descrito no mesmo item, sendo a quantidade o numero de equipamentos que receberam o servio. DESCRIO DO SERVIO A descrio do servio deve ser clara, completa e especifica, sendo ainda igual a forma como foi descrita nas cotaes. Obs.1: Caso se trate de servios em equipamentos ou moveis informar o nmero do tombamento destes. Ex.: Servio de substituio de memria 256mb do computador de tomb. N xxx/xx Obs.2: S permitido realizar servios em equipamentos que fazem parte do patrimnio da UFPE, por tanto, se o objeto do servio em questo no possuir tombamento e pertencer a UFPE deve-se entrar em contato com a Diviso de Patrimnio. Obs.3: Em caso de pequenas reformas deve-se informar o local onde est sendo realizada. Ex.: Pintura da sala X do Departamento X. Obs.4: Quando o produto final de um servio se trata de material permanente dever ser solicitado como material permanente e no como servio. (Ex. Confeco de mveis) UNIDADE Deve-se informar a unidade de medida do servio para dar referencia ao valor unitrio e a 2 quantidade. Ex.: pintura, assentamento de cermica, reboco etc, usar M ; consertos de equipamentos e moveis, usar Unid. QUANTIDADE Informar a quantidade de servio a ser realizado tendo a unidade como referencia. Ex.: 2 Servio de assentamento de cermica na sala X do Departamento X, Quantidade: 8, Unidade: M . VALOR UNITRIO Valor individual do servio tendo como referencia a unidade definida. Quantidade X Valor unitrio

VALOR TOTAL POR ITEM VALOR TOTAL GERAL

Somatrio dos valores totais de cada item. Valor total do empenho.

Obs.: No caso de servio de terceiros pessoa fsica a deve-se levar em considerao como despesa para curso no s o valor do servio, mas tambm o valor do recolhimento. Ex.: Se um servio custa R$100,00; deves-se considerar como valor total da despesa para o curso: R$100,00 + R$20,00 (20% - recolhimento) = R$ 120,00 (valor debitado do saldo do curso para pagamento deste servio).

RESSARCIMENTO: Nesse caso ser necessrio informar: ITEM, TIPO DE DESPESA, VALOR POR ITEM e VALOR TOTAL. Obs.: O tipo de despesa e os limites dos valores a serem ressarcidos iro seguir critrios de acordo com a origem do recurso a ser utilizado. Ex.: Se um professor pede o ressarcimento de R$ 300,00 referente a despesas com hospedagem, alimentao e transporte urbano (taxi) para participar em um evento onde ele receberia em dirias, no mximo, R$ 200,00; ento, ele s poder ser ressarcido em R$ 200,00.
ITEM Cada despesa diferente ir corresponder a um item. Obs.: Caso tenha mais de um comprovante do mesmo tipo de despesa basta informar em um nico item o valor total dele. Ex.: O credor teve trs despesas com alimentao nos valores de R$10,00; R$13,00 e R$11,00. Neste caso basta informar em um nico item o tipo de despesa alimentao com o valor de R$ 34,00 (valor total deste tipo de despesa). TIPO DE DESPESA No ser preciso detalhar a despesa a ser ressarcida, bastando apenas informar o gnero. (Ex.: Txi, alimentao, hospedagem, etc) VALOR POR ITEM VALOR TOTAL Valor total de cada item. (no ser necessrio informar valor unitrio)

Somatrio dos valores totais de cada item. Valor total do empenho.

AUTORIZAO Dever ser informado a data e conter a assinatura e carimbo do coordenador ou vice do curso. Tambm informar departamento e centro de quem assinou. DOCUMENTOS NECESSRIOS PARA ANEXAR AO PROCESSO Dever conter em anexo os seguintes documentos, de acordo com o tipo de empenho solicitado: Material Permanente e de Consumo e Servio de Terceiros Pessoa Fsica e Jurdica: Anexar 3 (trs) cotaes no mnimo Ressarcimento: Anexar comprovantes de despesa legveis (recibos e/ou notas fiscais) em nome do credor.
SOBRE AS COTAES As cotaes so os documentos fornecidos pelos credores informando o valor do material, equipamento ou servio a ser fornecido. Toda cotao deve estar legvel e no pode estar em papel trmico (papel de fax). Devem ser em papel timbrado da empresa e contendo obrigatriamente as seguintes informaes: Razo Social; CNPJ; Endereo; Telefone; Data; Destinado ao Professor, Curso ou UFPE; Assinatura do responsvel da empresa pela cotao, bem como seu nome e cargo/funo legveis. Cada item deve ser cotado por, no mnimo, trs empresas diferentes, podendo um mesmo empenho possuir mais de trs cotaes desde que uma nica empresa seja a vencedora em todos os itens. Exemplo: Empresa A Empresa B Empresa C Empresa C Objeto 1 12,00 10,00 11,00 No fornece Objeto 2 9,00 12,00 9,50 Neste exemplo poder ser feito um nico empenho para empresa B, pois fornece mais barato, entre trs cotaes, os objetos 1 e 2. Quando se tratar de muitos itens, para facilitar, pode-se usar um mapa comparativo de preos (utilizando essa tabela acima) que poder ser anexado ao oficio junto com as cotaes.

Lei 8666/93, Art.25. inexigvel a licitao quando houver inviabilidade de competio em especial: I- para aquisio de materiais, equipamentos; ou gneros que s possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferncia de marca, devendo a comprovao de exclusividade ser feita atravs de atestado fornecido pelo rgo de registro do comercio do local em que se realizaria a licitao ou a obra ou o servio pelo Sindicato, Federao ou Confederao patronal, ou ainda, pelas entidades equivalentes. Neste caso apenas ser necessrio a cotao da empresa exclusiva acompanhada do documento comprobatrio conforme exigido pela Lei citada acima.

EXECUO E APROVAO DO EMPENHO

Quando a Solicitao de Empenho chega ao Setor Contbil da PROPESQ (SCONT), ela passa por uma triagem inicial onde so observados se constam as informaes e os documentos necessrios, bem como se estes se encontram de acordo com as exigncias requisitadas. Depois passa por uma triagem no sistema (SERPRO), onde so observados no SICAF validade das Certides Negativas de Dbito, Limite de Dispensa da Empresa no ms (R$ 8.000,00), e linha de fornecimento desta. Depois das triagens realizadas, tendo resultado positivo, o empenho lanado no sistema, impresso, assinado pelo ordenador de despesa, encaminhado para o DCF para aprovao e retorna para o SCONT. A parti da passa ao prximo passo. Obs.1: Quando o empenho executado o processo original devolvido ao curso com o nmero do empenho e o nmero do novo processo que formado para acompanhar o andamento da solicitao atravs do site www.processo.ufpe.br Obs.2: Caso tenha algum problema durante as triagens a solicitao ser devolvida ao curso para correo.

LIQUIDAO DE DESPESA E PAGAMENTO

Aps receber o empenho aprovado o SCONT atualiza a situao deste na planilha do curso no site da PROPESQ. Um representante do curso pega o empenho no SCONT, envia para empresa uma via do empenho aprovado para que ela possa fornecer ou realizar o servio, bem como entregar a nota fiscal que deve ter no verso da via original o declaro que o servio foi realizado ou que o material foi recebido, com assinatura e carimbo do funcionrio do setor, para, ento, ser anexada ao empenho e ser enviado para o SCONT, o qual ir conferir os dados e, aps assinatura do visto pague-se pelo ordenador de despesa, enviado a DCF/TESOURARIA para liquidao e pagamento. Obs.1: Quando consultar o andamento do processo no site www.processo.ufpe.br e ele estiver com destino DCF/SCONT-ARQUIVO, considerar, a partir da data informada, 3 dias teis para compensao do pagamento na conta do credor. Obs.2: No caso de ressarcimento, aps receber o empenho aprovado o SCONT providencia a folha de pagamento que anexada ao empenho e , depois de ser assinada pelo ordenador de despesa, enviado para a DCF/TESOURARIA para liquidao e pagamento. Obs.3: No caso de material permanente o curso deve providenciar junto a Diviso de Patrimnio o tombamento do material antes de enviar a nota com o empenho para o SCONT.

ANDAMENTO DO PROCESSO DE EMPENHO FLUXOGRAMA

OBS.: AS EXPRESSES EM VERMELHO SO AS MESMAS USADAS NO SITE WWW.PROCESSO.UFPE.BR

CURSO
Faz o levantamento das cotaes, anexa ao formulrio de solicitao de empenho e forma processo;

PROPESQ/SETOR CONTBIL (PROPESQ/SCONT)

Faz a triagem, lana o empenho no sistema, imprime, o ordenador de despesa (Pro-reitor ou substituto legal) assina; Obs: Aps execultado o empenho, o processo original devolvido ao curso com o nmero do novo processo.

DCF*/SECRETARIA (DCF/SEC)
Forma novo processo;

DCF*/SEO DE CONTROLE ORAMENTRIO E FINANCEIRO (DCF/SCOF)

Anlise e conferncia para aprovao do empenho;

DCF*/SECRETARIA (DCF/SEC)
Encaminha;

PROPESQ/SETOR CONTBIL (PROPESQ/SCONT)

Da baixa na planilha da internet como empenho aprovado. Com essa informao um representante do curso pega o empenho;

CURSO
Com o empenho aprovado o credor realiza o servio ou fornece o material e emite a nota fiscal ou recibo que anexado ao processo e este enviado;

PROPESQ/SETOR CONTBIL
Conferncia da nota fiscal e visto do Ordenador de despesa para pagamento;

DIVISO DE PATRIMNIO
Para tombamento caso seja de Material Permanente;

DCF*/SECRETARIA (DCF/SEC)
Encaminha;

DCF*/SEO DE ANLISE E PAGAMENTO (DCF/TESOURARIA)

Pagamento da fatura na conta do credor;

DCF*/ARQUIVO (DCF/SCONT-ARQUIVO)
O processo arquivado. * Departamento de Contabilidade e Finanas DCF