Manual de Operacin eGestor

Gestin de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar

Revisin y Aprobacin de la Gestin por Usuario Solicitante

Preparado para:

Preparado por: GSI Internacional Inc. Fecha: 13 de Febrero de 2012. Versin: 3.1 Copyright 2011 GSI Internacional Inc. Copyright 2012 GSI Guatemala

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Solicitante

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Revisin y aprobacin de la gestin por Usuario Solicitante.

El Usuario Solicitante revisa el documento digital y anexa a la gestin el archivo en formato Excel que contiene los datos contables. Si aprueba la gestin, enva la misma en forma electrnica al usuario Autorizador. En caso de que la gestin sea declinada por algn motivo, la gestin se queda en un estado de espera en eGestor con un estatus de Documento Retenido, a la espera de que el Usuario Solicitante solvente la(s) causa(s) por la cual fue declinada la gestin. Una vez solventada la(s) causa(s), se enva la gestin en forma electrnica al usuario Autorizador.

1. Ingreso a la Aplicacin:
El usuario debe ingresar a la aplicacin, colocando, su clave y contrasea, creada para el rol asignado.

Nombre del usuario Contrasea del usuario

Inicia la Aplicacin.

Una vez el usuario haya ingresado su clave y contrasea, le aparecer la pantalla de entrada a la aplicacin.
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2. Bandeja de Entrada o Pantalla de Inicio. En la bandeja de entrada o pantalla Inicio, el usuario, podr encontrar diferentes opciones para trabajar los documentos que desee.

3. Descripcin de la Bandeja de Entrada o Pantalla de Inicio. Les daremos una breve descripcin de las opciones que el usuario encontrar en la bandeja de entrada o pantalla de inicio.

Opcin para Salir del Sistema

Estatus de los casos asignados alCantidad de Casos, por estatus usuario

Opcin para hacer cambios en la configuracin de su perfil Men de opciones del proceso

4. Gestin de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.

El usuario tendr 4 opciones para trabajar los casos: documentos en proceso, documentos pendientes, documentos tramitados y documentos completados.
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4.1.

Documentos en Proceso.

Cuando el usuario seleccione esta opcin, encontrar los casos que estn pendientes por su aprobacin.

El usuario debe presionar el link de Ver, para ver el detalle del caso seleccionado, le aparecer la siguiente pantalla:

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El usuario encontrar en el detalle del caso, varias opciones para trabajarlo.

4.1.1. Datos Adicionales

El usuario podr agregar datos al documento. Debe presionar el botn +. Presionado una vez, despliega los datos, por segunda vez lo oculta.

Una vez colocado los datos adicionales deber presionar el botn de Aplicar, para guardar la informacin.

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Una vez actualizados los datos adicionales, debe presionar la tarea de Informacin ingresada por el solicitante. Dicha tarea solo puede ser seleccionada cuando se haya completado la asignacin de los datos adicionales.

4.1.2. Registros Contables

El usuario tendr la opcin de ver y adicionar registros contables al caso. Para el usuario solicitante no hay registros contables existentes pues es la primera persona que los ingresa, y una vez ingresados ya los puede modificar.

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Le desplegar la siguiente pantalla, donde tendr la opcin de ver los registros contables anteriores y adicionar nuevos registros de ser necesario.

Para ver el detalle de los datos, el usuario deber presionar el botn . Desplegar los datos de los montos a aplicar.

Presionado una vez, muestra el detalle, presionado por segunda vez, lo oculta.

El usuario podr adicionar un registro contable, presionado en el botn

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Se desplegar la siguiente pantalla, donde deber colocar la informacin que se requiere para el nuevo registro contable.

Luego de llenado los campos, el usuario deber presionar el botn Aplicar, para guardar la informacin. El usuario tambin podr adicionar a los registros contables, archivos tipo Excel. Esto lo podr hacer nicamente desde la pantalla de Anexar Documentos Electrnicos. Una vez adicionado el archivo, solo podr ser visualizado desde la opcin de Ver Imgenes. En la Siguiente pantalla le desplegar, donde se puede apreciar el nuevo registro contable capturado. Luego debe presionar el botn Aplicar.

Cuando el usuario complete la tarea de Registros Contables, deber colocarle un check, a dicha tarea, como se muestra a continuacin, de no haberla completado, el sistema le indica que debe realizar la tarea y luego completarla.

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4.1.3. Aprobacin/Rechazo
El usuario emitir su decisin de aprobacin referente al caso. Debe presionar el botn Aprobacin/Rechazo.

Si el usuario selecciona la opcin de aprobacin/rechazo, le parecer la siguiente pantalla, donde tendr la opcin de emitir su decisin de aprobacin (aprobar o rechazar) y las observaciones referentes al caso.

Luego de haber emitido su decisin, el solicitante debe presionar el botn Aplicar. Luego debe completar la tarea asignada Emitir Decisin, si no ha completado la tarea asignada, el sistema no le permitir seleccionar el check de tarea completada.

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4.1.4.

Otras opciones del usuario

El usuario tiene opcin para ver los datos de documento (no modificarlos), ver imgenes, datos adicionales, Registros contables y anexar documentos electrnicos.

4.1.4.1.

Agregar Observaciones

El usuario podr agregar las observaciones referentes al caso que est trabajando. Debe presionar el botn Agregar observacin.

Se le desplegar la siguiente ventana, donde colocar la observacin del caso.

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Luego debe presionar el botn de Aplicar, para guardar los cambios realizados.

4.1.4.2.

Ver Historial de Observaciones

El usuario podr ver el historial de las observaciones que fueron generadas para el caso que est trabajando, siempre y cuando hayan sido anexadas. Debe presionar el botn ver historial de las observaciones.

Luego se desplegar la siguiente ventana, donde visualizar el historial de las observaciones. Para salir de esta opcion presione el boton X. Cierra la ventana historial del caso

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4.1.4.3.

Datos Documentos El usuario podra visualizar los datos del documento. Para ver esta opcin deber presionar el botn . Presionar una vez, despliega los datos del usuario, la segunda vez oculta los datos.

4.1.4.4. Ver Imgenes

El usuario podr ver los documentos adjunto al caso. Debe presionar el link de la imagen. Presionado una vez, despliega la informacin de las imgenes, presionado por segunda vez los oculta.

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4.1.4.5.

Registro Contable El usuario podr visualizar el registro contable del documento. Deber presionar el botn .

Presionado una vez, desplegar los datos del registro contable, por segunda vez los ocultar.

4.1.4.6. Anexar Documento Electrnico

Para adjuntar documentos al caso, debe presionar el botn de .

Para adjuntar un documento el usuario deber realizar una busqueda, presionando el boton Browse y adjuntar el documento deseado.
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El usuario deber presionar el botn aplicar para guardar la informacion anexada. Y le deplegar la siguiente ventana.

4.1.5. Asignar Usuario

El usuario podr asignar al caso a un autorizador solicitante 2 dependiendo de los siguientes parmetros: Si el caso trabajado en el momento es, sin orden de compra, se le habilitar la lista de usuario autorizador. Si el caso trabajado en el momento, tiene orden de compra y es marketing, se le habilitar la lista de usuario solicitante 2. Si el caso trabajado en el momento, tiene orden de compra, es un proveedor especial y tiene un solicitante 2 asignado, se le habilitar la lista de usuario solicitante 2. Para este manual utilizamos como ejemplo una asignacin de un usuario solicitante 2. El usuario debe presionar la opcin asignar usuario, como se muestra en la siguiente pantalla.

Se desplegar la siguiente pantalla, donde se seleccionar el usuario solicitante 2 (para este ejemplo).

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Luego de seleccionar el usuario se debe presionar el botn Aplicar para guardar la informacion.

4.1.6.

Completar

El usuario podr completar el caso, despus de terminar las tareas asignadas presionando el botn de Completar.

Tareas asignadas al usuario

Cuando presione el botn aceptar le aparecer el siguiente mensaje.

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4.2.

Documentos Pendientes

Cuando el usuario seleccione esta opcin, encontrar los casos que han sido rechazados y estn pendientes de su aprobacin. Como lo muestra la siguiente pantalla

Para ver el detalle del caso, el usuario deber presionar el link Ver. Y podar trabajarlo si es necesario.

4.3.

Documentos Tramitados

Cuando el usuario seleccione esta opcin encontrar los casos que han sido tramitados dentro del proceso. Tendr la opcin de ver todo el detalle del documento.

Para ver el detalle del caso, el usuario deber presionar el link Ver. Y trabajarlo si es necesario.

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4.4.

Documentos Completados

del

Cuando el usuario seleccione esta opcin encontrar los casos que han sido completados dentro del proceso. Tendr la opcin de ver todo el detalle documento.

Para ver el detalle del caso, el usuario deber presionar el link Ver. Y trabajarlo si es necesario.

5. Reportes
El usuario deber seleccionar la opcin de Reportes, que se encuentra en el men.

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Luego de seleccionar la opcin Reporte General, donde le desplegar una gama de informacion como: Descripcion, estatus, pas, departamento, diferentes tipos de usuarios. Como lo muestra en la siguiente pantalla:

El usuario tendr una opcin para consultar los casos: Reporte por Trmite y Documento. Como lo muestra en la siguiente pantalla.

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El usuario deber colocar los criterios de bsqueda, para realizar el reporte. Los criterios de bsqueda sern los campos: trmite y documento. Como se muestra en la siguiente pantalla:

Dentro del criterio de bsqueda Trmite, tenemos las siguientes opciones: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, otros trmites y distribuidores. Como lo podemos ver en la siguiente pantalla:

Dentro del criterio de bsqueda de Documento, tenemos las siguientes opciones: Factura proveedor, Reporte de gastos y Registros carta de impuestos. Como lo podemos ver en la siguiente pantalla:

Luego de haber seleccionado los criterios de bsqueda, el usuario deber presionar el botn Generar Reporte, le desplegar la siguiente pantalla:
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El usuario podr visualizar un listado que contiene los casos, que estn dentro del rango establecido en el criterio de bsqueda.

6. Consultas
El usuario tendr cuatro opciones para consultar los casos: Consulta Factura Proveedores, Consulta General, Consulta Carta de Impuesto y Consulta Reporte de Gastos.

6.1.

Consulta Factura Proveedores

Cuando el usuario seleccione esta opcin, consultar los casos de factura de los proveedores. El usuario debe colocar los criterios de bsqueda, y luego debe presionar el botn de Consultar. Como se muestra en la siguiente pantalla:

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Luego presionar el botn Consultar, se le desplegar la siguiente pantalla:

Para ver el detalle del caso, el usuario deber presionar el link Ver. El usuario podr ver el detalle del caso y trabajarlo si es necesario.

6.2.

Consulta General
Cuando el usuario seleccione esta opcin, consultar los casos generales dentro del sistema. El usuario debe colocar los criterios de bsqueda, y luego debe presionar el botn de Consultar. Como se muestra en la siguiente pantalla.

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Despus de haber colocado los criterios de bsqueda, el usuario debe presionar el botn Consultar. Le desplegar la siguiente pantalla:

Para ver el detalle del caso, el usuario deber presionar el link Ver. El usuario podr ver el detalle del caso y trabajarlo si es necesario.

6.3.

Consulta Carta de Impuesto

Cuando el usuario seleccione esta opcin, consultar los casos de Carta de Impuesto. El usuario debe colocar los criterios de bsqueda, y luego debe presionar el botn de Consultar. Como se muestra en la siguiente pantalla.

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Una vez colocado los criterios de bsqueda, el usuario debe presionar el botn Consultar. Se le desplegar la siguiente pantalla:

Para ver el datalle del caso, el usuario debera presionar el link Ver, del caso que desee consultar. Luego de haber presionado el link Ver, se le desplegar la siguiente pantalla:

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El usuario podr agregar observaciones y ver el historial de las observaciones.

6.4.

Consulta Reporte de Gastos

Cuando el usuario seleccione esta opcin, consultar los casos de Reporte de Gastos. El usuario debe colocar los criterios de bsqueda, y luego debe presionar el botn de Consultar. Como se muestra en la siguiente pantalla:

El usuario debe colocar los criterios de bsqueda, para realizar la consulta. Una vez colocado los criterio de bsqueda debe presionar el botn Consultar. Se le desplegar la siguiente pantalla, donde tendr la opciones de agregar observaciones y ver el historial de las observaciones.

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7. Configuraciones
Al seleccionar esta opcin el usuario, puede hacer configuraciones en su perfil de usuario. El usuario debe presionar la opcin Mi Perfil.

Donde aparecer la siguiente pantalla, y tendr la opcin para cambiar su nombre o e-mail.

Tambin puede cambiar su contrasea, presionando el link Cambiar Password.

Luego de hacer los cambios en su perfil, el usuario debe presionar el botn Aplicar.

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