ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Ing. Andrs Cristancho

Gerencia y Gestin de Proyectos

OBJETIVOS GENERALES
Entender en qu consiste una metodologa de proyectos Comprender el concepto de la integracin Aprender en qu consiste un programa y cmo se gestiona Descubrir la importancia de gestionar de forma adecuada la comunicacin en un proyecto Plantear los aspectos prcticos de cmo gestionar mltiples proyectos Descubrir los aspectos prcticos de cmo gestionar programas
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METODOLOGAS DE GESTIN DE PROYECTOS

Tony Nish: Cuando gestionas proyectos en un contexto de negocio, la metodologa es cmo hacemos para asegurar alta calidad, resultados repetibles. lenguaje comn Razones para no usar una metodologa
Utilizan una metodologa recomendada por la organizacin pero que ha sido comprada por los practicantes expertos de dicha organizacin. Perciben que est a demasiado alto nivel para tener valor prctico. Han percibido el impacto positivo directo de utilizar una.
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METODOLOGAS DE GESTIN DE PROYECTOS

Cinco pasos para establecer una metodologa: Mapear Hacer un benchmark Definir los procesos Documentar todos los procesos y sus componentes Reevaluar y refinar un proceso iterativo

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ELEMENTOS DE UNA METODOLOGA

Una visin completa del proceso de direccin de proyectos Listas de comprobacin de cosas que un equipo de proyecto necesita considerar Inputs y outputs clave asociados a cada una de las actividades y tareas Guas sobre cmo crear el equipo de trabajo Guas para identificar y conseguir el apoyo del sponsor del proyecto Un enfoque para conseguir los requisitos y las especificaciones del proyecto. Estructuras estndar de bases de datos: Guas para la identificacin y responsabilidades del comit de seguimiento del proyecto. Guas para la seleccin de cartera de proyectos, priorizacin y gestin, incluyendo procedimientos de cancelacin de proyectos. Guas para la aplicacin de metodologas de gestin de proyectos de varios tamaos y complejidad.

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CARACTERSTICAS DE LAS METODOLOGAS CON XITO

Que estn basadas en estndares reconocidos Que sean flexibles y adaptables.

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CONSISTENCIA Y REPETITIVIDAD: ESTNDARES RECONOCIDOS Y DISCIPLINA

Gestin de procesos: debe ser repetible y cuantificable en la organizacin. Medida: debera haber mtodos/sistemas para la medida del alcance, calidad, tiempo, y coste que son una parte natural de la ejecucin de un proyecto, y que se aplican de forma consistente a todos los proyectos en la cartera. Institucionalizacin (Estandarizacin): los procesos deben ser promovidos por la direccin de las organizaciones y aplicados de forma uniforme en la organizacin.
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BENEFICIOS
Ayuda a definir mejor las expectativas del cliente Ayuda a crear un buen plan de proyecto Facilita herramientas para la gestin y el control del proyecto Ayuda a conseguir la satisfaccin del cliente Incrementa la satisfaccin del equipo de proyecto Impone una disciplina de trabajo.

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AUDIENCIA
Una de las principales preocupaciones que tienen la mayora de las organizaciones cuando establecen una metodologa es que as como estn preocupadas por gestionar bien los proyectos, no quieren llegar a la parlisis por el anlisis. En principio cualquier metodologa buena debe ser escalable. Es decir, se ha de poder usar para pequeos, medianos y/o grandes, pero tambin debe ser suficientemente flexible. Uno de los objetivos de toda buena metodologa es alcanzar un equilibrio entre sobre gestionar los proyectos corriendo riesgos irrazonables.
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AUDIENCIA
PRIMERA EVALUACIN Horas de Esfuerzo Tiempo total Miembros del equipo de proyecto Tamao Pequeo Tamao Medio Tamao Grande

40-200 < 3 meses 1-6

200-1000 3-6 meses 6-12

> 1000 > 6 meses > 12

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SOPORTE Y MEJORA
Disponibilidad Cmo acceder a la metodologa Cmo hacer sugerencias y proponer mejoras Cmo compartir experiencias Disponer de formacin actualizada para los profesionales de la organizacin. mtodo PDCA (Plan Do Check Act)

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LA PROPUESTA DE VALOR AADIDO DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Se finalizan proyectos ms rpido y a un menor coste Ahorros de tiempo y coste con una gestin anticipada del alcance Mejores soluciones que se ajustan a la primera a travs de una mejor planificacin Resolucin de problemas ms rpido Resolver riesgos futuros antes de que se materialicen en problemas Comunicacin y Gestin de expectativas con clientes, miembros del equipo y grupos de inters ms efectiva Creacin de productos y servicios de mayor calidad la primera vez Gestin financiera mejorada Poner un alto a los malos proyectos con mayor prontitud Mayor atencin en los indicadores y un proceso de toma de decisiones basado en hechos Ambiente laboral mejorado
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INTEGRACIN

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INTEGRACIN
Desarrollar el project charter Desarrollar la definicin preliminar del alcance Desarrollar el plan de direccin del proyecto Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto Monitorizar y controlar el trabajo del proyecto Control integrado de cambios Cerrar el proyecto.

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project charter acta constitutiva o documento de inicio formal del proyecto Los proyectos surgen normalmente como consecuencia de:
Una demanda del mercado Una necesidad de negocio Una peticin de un cliente Un avance tecnolgico Un requisito legal Una necesidad social.
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project charter Requisitos que satisfacen al cliente, sponsor y resto de actores o involucrados en el proyecto Necesidades de negocio, a alto nivel, o requisitos del producto que se desea desarrollar Propsito o justificacin del proyecto project manager asignado y nivel de autoridad Resumen de hitos Influencias de los involucrados Organizaciones funcionales y su participacin Suposiciones Restricciones Caso de negocio Presupuesto global
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ALCANDE DEL PROYECTO

Objetivos del proyecto y del producto Requisitos y caractersticas del producto o servicio Criterio de aceptacin del producto Fronteras del proyecto Requisitos y entregables del proyecto Restricciones del proyecto Suposiciones del proyecto Organizacin inicial del proyecto Riesgos iniciales definidos Diagrama de hitos WBS inicial Estimacin de orden de magnitud Requisitos de la gestin de configuracin del proyecto Requisitos de aprobacin
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ALCANCE DE PROYECTO

Desarrollar el plan de direccin del proyecto El plan de direccin del proyecto documenta la coleccin de resultados de los procesos de planificacin e incluye Los procesos de direccin de proyectos seleccionados por el project manager. El nivel de implantacin de cada proceso. La descripcin de las herramientas y tcnicas a utilizar. Cmo se utilizarn los procesos seleccionados para gestionar el proyecto especfico, incluyendo las dependencias interacciones entre estos procesos. Cmo se realizar el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto. Cmo se monitorizarn y controlarn los cambios. Cmo se llevar a cabo la gestin de la configuracin. Cmo se medir el desempeo respecto a la lnea base. Cmo se comunicarn los actores o involucrados en el proyecto. El ciclo de vida del proyecto y sus fases. Las revisiones clave del proyecto.

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Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Llevar a cabo las actividades para alcanzar los objetivos del proyecto. Esforzarse en aplicar el presupuesto para alcanzar los objetivos del proyecto. Reclutar, entrenar y gestionar a los miembros del equipo del proyecto. Obtener estimaciones, ofertas, propuestas cuando sea necesario. Seleccionar proveedores. Obtener, gestionar y utilizar recursos incluyendo materiales, herramientas, equipos y otros. Implementar los mtodos y estndares planificados. Crear, controlar, verificar y validar los entregables del proyecto. Gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuesta. Gestionar a los proveedores. Adaptar los cambios aprobados en el alcance, planes y entorno. Establecer y gestionar los canales de comunicacin, externos e internos, del proyecto al equipo. Recoger datos del proyecto e informar sobre el coste, tiempo, progreso tcnico y previsiones. Recoger datos sobre las lecciones aprendidas.
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Monitorizar y controlar el trabajo del proyecto

La monitorizacin consiste en: Comparar el desempeo actual respecto al plan. Evaluar el desempeo para determinar cualquier accin correctora o preventiva. Anlisis, seguimiento y monitorizacin de los riesgos para asegurarse de que se identifican los riesgos, se informa de su estado y se ejecutan los planes adecuados. Mantener informacin exacta sobre el avance del proyecto. Proporcionar previsiones y tendencias. Monitorizar la implantacin de los cambios aprobados.

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Control integrado de cambios

Identificar que es preciso que se produzca un cambio o que el cambio haya ocurrido. Influir para que solo los cambios que se aprueben sean los que se implementen. Revisar y aprobar los cambios requeridos. Gestionar los cambios aprobados cuando ocurran, regulando el flujo de peticin de cambios. Mantener la integridad de la lnea base. Revisar y aprobar todas las acciones correctoras y preventivas. Controlar y actualizar el alcance, coste, presupuesto, calendario y requisitos de calidad basados en los cambios aprobados, coordinando los cambios a lo largo de todo el proyecto. Por ejemplo, un cambio propuesto en el programa afectar al coste, al riesgo, a la calidad y al personal. Documentando el impacto de los cambios requeridos. Validando la reparacin de defectos. Controlando la calidad del proyecto respecto a los estndares basado en los informes de calidad.
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Cerrar el proyecto.
El cierre del proyecto supone ejecutar las actividades de cierre que se planificaron y documentaron en el plan del proyecto. El cierre del proyecto incluye finalizar todas las actividades para cerrar formalmente el proyecto.

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PROGRAMAS

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Qu es un Programa? Un programa es un grupo de proyectos relacionados, gestionados de una forma coordinada para obtener beneficios y control que no podramos obtener si los gestionsemos individualmente. La gestin de programa Gestin de beneficios Gestin de involucrados Gobierno de programas.
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Los ciclos de vida sirven para gestionar resultados y beneficios que sirven para producir entregables. El ciclo genrico de un programa se divide en las fases siguientes : Preinicio del programa Inicio del programa Establecimiento de infraestructura tcnica y de gestin Entrega de beneficios incrementales Cierre del programa
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Las distinciones clave entre ciclo de vida de programa y ciclo de vida de proyecto son: Los programas tienen normalmente un ciclo de vida extendido como cuando algunos proyectos pasan a operacin, mientras que otros proyectos solo se inician. Los proyectos generan entregables discretos al final de su ciclo de vida y los beneficios resultantes posteriormente fluyen al programa. Las capacidades entregadas por varios de los proyectos de un programa pueden necesitar estar integradas para proporcionar alguno o todos los beneficios de un programa.
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COMUNICACIONES

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La gestin de la comunicacin del proyecto es el rea de conocimiento que asegura la apropiada generacin, recogida, distribucin, almacenamiento, recuperacin y disposicin de la informacin de un proyecto.

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ELEMENTOS QUE CONFIGURAN UN MODELO BSICO DE COMUNICACIN:

Emisor: Es la persona que desea participar una idea, pensamiento o sentimiento a otra persona. Codificacin: Es el proceso de transmitir pensamientos, ideas o sentimientos por medio del lenguaje tanto interno como externo. El mensaje a enviar se codifica utilizando el lenguaje verbal (combinacin de palabras y sonidos) o y el lenguaje corporal (gestos, movimientos, posturas, expresiones faciales y, en especial, matices de la voz como tono, nfasis, volumen, velocidad). Mensaje: Los pensamientos y sentimientos se envan. Receptor: Es la persona que recibe el mensaje y puede responder a l. Decodificacin: El proceso de traducir el mensaje en ideas significativas utilizando un dilogo interno, de acuerdo con la interpretacin de quien envi el mensaje y del contexto. Feedback: Responder al mensaje recibido. Filtros: Lo que decimos, lo que omos y en lo que ponemos atencin basados en nuestra cultura, percepcin, lenguaje, educacin, valores, contexto, motivacin.
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habilidades de comunicacin Escuchar atenta y activamente Clarificar el mensaje Discutir de forma abierta Tener sensibilidad Responder rpidamente a las necesidades. El PMBOK (Tercera Edicin) PROCESOS : Planificacin de la comunicacin Distribucin de la informacin Realizacin de informes Gestin de actores o involucrados. La comunicacin es un proceso de intercambio de informacin que se complica con la interpretacin que damos a la informacin y los filtros que distorsionan lo que pensamos que decimos y lo que creemos que omos.
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Algunos factores de tecnologa que pueden afectar a un proyecto en su flujo de informacin son: La urgencia de necesidad de la informacin La disponibilidad de la tecnologa La experiencia del equipo La duracin del proyecto El entorno de proyecto.

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Qu herramientas y tcnicas existen?

Habilidades de comunicacin: Recogida de informacin y sistemas de recuperacin de informacin: Mtodos de distribucin de informacin Proceso de lecciones aprendidas:

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La gestin de actores (manage stakeholders) se refiere a gestionar la comunicacin para satisfacer sus necesidades y resolver las incidencias con los project stakeholders (involucrados o actores del proyecto).

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El arte de gestionar mltiples proyectos en las organizaciones

PROBLEMAS Los proyectos tienen lugar dentro de las organizaciones. Los proyectos tienen clientes. CAUSAS POR LAS QUE LOS PROYECTOS FALLAN Carencia de autoridad del project manager (director de proyecto) Falta de participacin del equipo Malos informes: el project manager hace el informe pero no hace seguimiento de las acciones correspondientes Carencia de habilidades de los miembros del equipo Objetivos y fechas poco realistas.
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ROL COMO GESTOR DE LA COMUNICACIN

Asertividad personal: Tener alta autoestima. Registro de los logros: Conocimiento y descubrimiento: Relaciones: No es solo qu sabes sino quin lo sabe. Iniciativa: Toma la iniciativa en los proyectos de tu cartera, toma decisiones, asume riesgos. Habilidades con las personas: La habilidad de trabajar bien con otros debes mantenerla, es esencial como buen project manager. Habilidades de comunicacin: Si no lo preguntas, no lo sabrs. El arte de la comunicacin implica la habilidad de articular tus objetivos y tus deseos. Entendimiento
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TCNICAS PARA GESTIONAR PRIORIDADES

Desarrollar tus propios sistemas de control. Utiliza cdigos de colores para los informes de estado de tus proyectos. Pon la informacin de seguimiento en tu calendario y tus tareas. Mantn un diario de trabajo. Organzate a ti mismo. Recoge tu mesa al final de cada da. Escribe una lista de tareas, al menos semanal. Revisa tus tareas y tus propiedades cada lunes por la maana. Emplea entre 5-10 minutos para programar tu da. Utiliza herramientas eficaces y aprndelas bien antes de usarlas.
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Fija y mantn las prioridades correctas. Aprende a distinguir entre lo importante y lo urgente. Clasifica tus asignaciones en diferentes categoras: Qu genera mayor beneficio a la organizacin Qu produce mayor retorno de tu inversin de tiempo Deja a tus jefes decidir qu es lo ms conveniente Di lo que piensas. Aprende a decir no

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program road map

El mapa de la cartera El mapa del programa Herramienta de evaluacin de la complejidad

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MAPA DE CARTERA
Baja compleji dad Complejidad Dimensi n Clima de negocio Novedad del mercado Riesgo Financier o Objetivos Requisitos tcnicos Organizacin Tecnologa Velocidad al mercado Geografa Miembros del equipo Estable 1 2 3 4 Alta compleji dad

Incierto Muy important e Alto Vago Vago

Derivado

Bajo Claro Claro Ensamblaje Bajatecnolog a Regular Local Con experienc ia X

X X X X X

Matriz Super Altatecnolog a Campaa X Global Sin experienc ia

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