CENTRO ANDALUZ PARA LA EXCELENCIA EN LA GESTIN CENTRO ANDALUZ PARA LA EXCELENCIA EN LA GES TI N

Jornada Tcnica sobre Integracin de Sistemas de Gestin

19 de Mayo 2003 19 de Mayo 2003 1 9 d e M a y o ,,, 2 0 0 3

www.iat..es/excelencia n cia www.iat es/ excelenc

Jornada Tcnica sobre Integracin de Sistemas de Gestin

NDICE
1. Antecedentes. ...................................................................................................................2 2. Introduccin a la Integracin de Sistemas de Gestin .....................................................3 3. Caso prctico: TELVENT SAINCO...................................................................................17 4. Caso prctico: ENCE. .......................................................................................................20 5. Resumen y conclusiones..................................................................................................23 6. Documentos de referencia................................................................................................25

7. Entidades participantes en la Jornada Tcnica................................................................25

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1. Antecedentes.
El Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestin tiene como misin conseguir que las entidades y profesionales radicados en Andaluca apliquen los Principios de Excelencia en la Gestin con el fin de alcanzar y mantener posiciones competitivas en los mercados nacionales e internacionales y de este modo potenciar la cultura de la excelencia en la sociedad andaluza. Con el fin de potenciar esta cultura, entre las actividades llevadas a cabo por el Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestin tuvo lugar, en el centro del Instituto Andaluz de Tecnologa, el pasado da 28 de noviembre de 2002, una Jornada Tcnica de Buenas Prcticas sobre la Integracin de Sistemas de Gestin. El propsito de dicha Jornada fue analizar, en el contexto de la Gestin Global de una Organizacin y en el marco del modelo EFQM de Excelencia Empresarial, los sistemas normalizados de gestin, y especialmente los Sistemas de Gestin de la Calidad, Medioambiente y Prevencin de Riesgos Laborales -PRL-, con el fin de conocer las ventajas de la integracin de dichos sistemas. Para ello se cont principalmente con la participacin de las entidades asociadas al Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestin, tanto a travs de las ponencias como a travs del debate mantenido al final de las mismas con el fin de compartir buenas prcticas en esta materia. El presente documento pretende recoger las principales aportaciones realizadas en dicha jornada sobre la Integracin de los Sistemas de Gestin aplicados en las organizaciones, as como las ms importantes conclusiones derivadas de la misma.

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2. Introduccin a la Integracin de Sistemas de Gestin.

Desde hace varias dcadas, las empresas y organizaciones en general se encuentran inmersas en entornos y mercados competitivos y globalizados; entornos en los que para tener xito, o al menos para permanecer en el mercado, es necesario asegurar que se alcanzan buenos resultados en el negocio. Para ello, las organizaciones han ido adoptando sistemticas y metodologas que les han permitido gestionar sus actividades y recursos con el fin de orientarlos hacia la obtencin de resultados que garanticen, como poco, la subsistencia. El conjunto de sistemticas o
Sistema de Gestin: Esquema general de procesos y procedimientos que se emplea para garantizar que la organizacin realiza todas las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos. modelo EFQM

metodologas orientadas a un mismo propsito, junto a los recursos, procesos, actividades y responsabilidades asociadas a las mismas, conforman un Sistema de Gestin.

En este sentido, un Sistema de Gestin de la Calidad sera (segn definicin de la ISO 9000:2000) un Sistema de Gestin cuyo propsito es dirigir y controlar a una organizacin con respecto a la calidad, es decir, con respecto al grado en que el conjunto de caractersticas de sus productos cumplen con los requisitos que les son aplicables; e igualmente se podra afirmar con un Sistema de Gestin Medioambiental o un Sistema de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales. Para implantar estos sistemas de gestin, muchas organizaciones utilizan modelos o normas de referencia reconocidos que les permitan establecer, documentar y mantener dichos sistemas con el fin de dirigir y controlar sus respectivas organizaciones (como son las normas ISO 9000, ISO 14000, UNE 81900, ...).
Principales estndares para la implantacin de sistemas de gestin
ISO 9001:2000 ISO 14001:1997
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Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos Sistemas de Gestin Medioambiental. Especificaciones y directrices para su utilizacin Prevencin de Riesgos Laborales. Reglas generales para la implantacin de un sistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales (S.G.P.R.L.).

UNE 81900:1996 EX

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La adopcin de estos estndares genera una serie de actividades dentro de una organizacin debido a la utilizacin de metodologas y herramientas muy vlidas que permiten dirigir y controlar a dicha organizacin en el mbito que se trate (como Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales), si bien la adopcin de diferentes estndares puede originar tambin la duplicidad en la aplicacin de estas metodologas y herramientas, que son susceptibles de ser integradas. Los sistemas estandarizados de gestin y el modelo EFQM El modelo EFQM de Excelencia Empresarial (European Foundation for Quality Management Fundacin Europea para la Gestin de la Calidad) se considera a s mismo como un marco de trabajo no-prescriptivo que reconoce que la excelencia de una organizacin se puede lograr de manera sostenida mediante distintos enfoques. En esta lnea, el modelo se fundamenta en que los resultados excelentes con respecto al rendimiento de la organizacin, a los clientes, las personas y la sociedad (en definitiva, los diferentes grupos de inters) se logran mediante un liderazgo que dirija e impulse la poltica y estrategia, las personas de la organizacin, las alianzas y recursos, y los procesos. El modelo, como se observa en la figura adjunta, se compone de nueve criterios y un esquema de evaluacin que permite reconocer el nivel de excelencia de una organizacin, constituyndose como una herramienta de mejora continua del desempeo global, que permite catalizar el cambio en las organizaciones, y en verdadero impulsor de la innovacin y aprendizaje para la obtencin de resultados excelentes en todos los mbitos. El modelo EFQM se soporta en una serie de fundamentos entre los que se puede destacar la orientacin hacia la obtencin de resultados y la adopcin de un enfoque basado en procesos, siendo cada vez ms las organizaciones que dirigen sus
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Liderazgo Liderazgo

Agentes Facilitadores
Personas Personas

Resultados
Resultados en Resultados en las Personas las Personas

Poltica yy Poltica Estrategia Estrategia

Procesos Procesos

Resultados Resultados en los Clientes en los Clientes

Resultados Resultados Clave Clave

Alianzas Alianzas yyRecursos Recursos

Resultados Resultados en la Sociedad en la Sociedad

Innovacin y Aprendizaje

sistemas de gestin hacia la satisfaccin equilibrada de todos los grupos de inters a travs de este modelo.

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Para desplegar la estructura anterior, el modelo desarrolla cada criterio a travs de subcriterios; y cada subcriterio a travs de una relacin no exhaustiva de reas o elementos orientativos, lo que no significa que todas ellas sean obligatorias de abordar, sino que sirven de ejemplo y referencia sobre lo que la organizacin puede considerar para entender y dar respuesta al subcriterio en cuestin (como se aprecia en la tabla que se acompaa a modo de ejemplo). Obviamente, a travs de los criterios y subcriterios, el modelo trata de trasladar los conceptos fundamentales de la excelencia. Los criterios y subcriterios del modelo componen una estructura consistente, de manera que la gestin de los procesos de la organizacin se encuentra imbuida a lo largo de todo el modelo, de tal manera que persigue la obtencin de buenos resultados en todos los mbitos.

CRITERIO 5

PROCESOS
Definicin: Cmo disea, gestiona y mejora la organizacin sus procesos para apoyar su poltica y estrategia y para satisfacer plenamente, generando cada vez mayor valor, a sus clientes y otros grupos de inters. Subcriterios 5a.
Diseo procesos y gestin sistemtica de los

Elementos Orientativos
Disear los procesos de la organizacin, incluidos aquellos procesos clave necesarios para levar a efecto la poltica y estrategia. Establecer el sistema de gestin de procesos que se va a utilizar.

Aplicar a la gestin de procesos sistemas estandarizados como, por ejemplo, sistemas de calidad como los basados en la normativa ISO 9000, sistemas de gestin medioambiental o sistemas de gestin de riesgos laborales.
Implantar sistemas de medicin de los procesos y establecer objetivos de rendimiento. Resolver las interfaces internas de la organizacin y las relacionadas con los parteners externos, para gestionar de manera efectiva los procesos de principio a fin.

5b. 5c. 5d. 5e.

Introduccin de las mejoras necesarias en los procesos mediante la innovacin, ... Diseo y desarrollo de los productos y servicios .... Produccin, distribucin y servicio de atencin, de los productos y servicios. Gestin y mejora de las relaciones con los clientes.

Estructura de desarrollo del Criterio 5 Procesos del modelo de EFQM

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Como se puede apreciar en la tabla anterior, el propio modelo EFQM enfatiza a travs del subcriterio 5a cmo la adopcin de sistemas estandarizados constituye un

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enfoque fundamentado para llevar a cabo la gestin de los procesos de la organizacin y de esta manera obtener los resultados deseados. Es decir, este modelo reconoce la validez de estas normas o estndares para la gestin de los procesos de la organizacin. En este contexto, las organizaciones no solo pueden encajar sus Sistemas de Gestin de la Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales en el marco del modelo EFQM, sino entender la importancia de que dichos sistemas contribuyan de manera integral e integrada al propsito general de la Organizacin, obviamente determinado a travs de la Poltica y Estrategia (criterio 2) impulsada por los Lderes (criterio 1). Entender los sistemas estandarizados dentro del modelo es concebir los mismos desde la finalidad que deben tener, de manera que sus resultados deben necesariamente revertir en los resultados en Clientes, Personas, Sociedad y, por supuesto, en el rea Econmico-Financiera, Alianzas y Procesos Internos (en definitiva resultados CLAVE). De aqu se deriva la necesidad cada vez mayor de tener implantados estos sistemas bajo una visin unitaria, as como optimizar las actividades realizadas. Aspectos integradores en los sistemas estandarizados de gestin Los sistemas estandarizados de gestin permiten, como ya se ha comentado, llevar a cabo de manera fundamentada la gestin de diversas reas en la organizacin. No obstante, la existencia y la aplicacin de diferentes estndares puede originar algunos inconvenientes, ya que esto deriva con frecuencia en la existencia de estructuras independientes, consiguiente grandes de gestin con la de de
SISTEMA DE GESTIN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD DE LA CALIDAD
ISO 9001 ISO 9001

generacin cantidades

burocracia por el manejo de documentos y existencias de

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SISTEMA DE GESTIN SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL MEDIOAMBIENTAL

ISO 14001 ISO 14001

ESTRUCTURAS DE GESTIN ESTRUCTURAS DE GESTIN INDEPENDIENTES INDEPENDIENTES

INCONVENIENTES

sistemticas paralelas, lo que a su vez puede originar menor eficiencia y una prdida de
SISTEMA DE GESTIN SISTEMA DE GESTIN DE P. R. L. DE P. R. L.
UNE 81900 UNE 81900

MAYOR BUROCRACIA MAYOR BUROCRACIA MENOR EFICIENCIA DE RECURSOS MENOR EFICIENCIA DE RECURSOS PRDIDA DE VISIN GLOBAL PRDIDA DE VISIN GLOBAL DESMOTIVACIN DESMOTIVACIN

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visin de conjunto. Estos inconvenientes hacen que las empresas se cuestionen la posibilidad de realizar de manera comn actividades que permitan el cumplimiento de los requisitos de los diferentes estndares adoptados, o como poco el contar con una visin comn de todos los sistemas estandarizados. Esta circunstancia se puede ver favorecida ante la posibilidad de identificar algunos factores que facilitan y justifican la integracin, siendo el ms evidente el hecho de que estos estndares disponen de requisitos anlogos y que se fundamentan en el principio de la mejora continua. En el siguiente cuadro se pueden apreciar los principales factores que favorecen y justifican la integracin de los sistemas de gestin basados en normas.
Fundamentos de gestin comunes:

Orientacin a satisfacer a las diferentes partes interesadas. Filosofa de mejora continua de la eficacia de los sistemas y de la satisfaccin de las partes interesadas (ciclo PDCA). La gestin de las actividades con un enfoque basado en procesos para la obtencin de resultados de manera eficiente.

Utilizacin de Normas de Referencia (ISO, EN, UNE) con estructuras de requisitos anlogos y elementos comunes, que permiten generar sinergias y favorecen la combinacin. Tendencia actual de las normas hacia modelos de Calidad Total o Excelencia Empresarial, an cuando no existe una norma especfica para la implantacin de Sistemas Integrados de Gestin (SIG).
(NOTA: Primer acercamiento ISO 19011 sobre auditoras de sistemas de calidad y medioambiental)

Principales factores facilitadores de la Integracin de Sistemas de Gestin

Una prueba evidente del enfoque comn de los sistemas de gestin hacia la mejora continua es la propia estructura que adoptan las principales normas de referencia en materia de CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES, las cuales ya se han mencionado anteriormente (ISO 9001:2000, ISO 14001:1996 y UNE 81900:1996 EX).

P
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P Plan.........(Planificar) D D Do ...........(Hacer) C Check......(Verificar) A Act...........(Actuar)

A C

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En las siguientes figuras se puede apreciar cmo se representan los requisitos de cada norma enmarcados en un esquema cclico (ciclo de mejora continua PDCA o ciclo de DEMING) que permite avanzar hacia la mejora de la eficacia de los respectivos sistemas implantados conforme a dichas normas.

Estructura de la norma ISO 9001:2000

En la figura adjunta se aprecia cmo a travs de la Responsabilidades de la Direccin se planifica (P) el sistema as como los recursos necesarios a travs de los requisitos de la Gestin de los recursos, se llevan a cabo (D) las actividades para la Realizacin del producto (teniendo en cuenta los requisitos del cliente), se miden y analizan las actividades y resultados obtenidos (C) y se establecen acciones para la mejora (A).

Mejora continua

Estructura de la norma ISO 14001:1996

En la norma ISO 14001 los requisitos se disponen con una clara estructura orientada a la mejora continua. En primer lugar se lleva a cabo el establecimiento de la Poltica medioambiental y la planificacin del sistema (P) (considerando la identificacin de los aspectos medioambientales significativos), para posteriormente implantar las acciones conforme a lo planificado (D), llevar a cabo un control de dichas acciones (C) y Revisar el Sistema por la Direccin (A).

4.6

Revisin por la Direccin

Poltica medioambiental

4.2

Planificacin
4.5

4.3

Control y accin correctora

Implantacin y funcionamiento

4.4

4.2

Evaluacin inicial de la situacin Estrategia Establecimiento de la poltica 4.3 4.4 Organizacin y personal Evaluacin de los riesgos Planificacin: Objetivos y metas Programa de gestin Manual y documentacin 4.6 4.1

Estructura de la norma UNE 81900:1996 EX

Registro de los requisitos legales Evaluacin y control de los riesgos

4.9

Evaluacin del sistema de gestin

4.4

4.9

Auditoras del sistema de gestin

Revisin del sistema de gestin

4.5

4.7 4.8 Registros Control de las actuaciones

4.5

La norma UNE 81900, mantiene una estructura muy similar a la norma ISO 14001. En los primeros requisitos se establecen los aspectos generales del Sistema de Gestin de PRL, el establecimiento de la Poltica de PRL, as como la planificacin (P) (en este caso considerando la informacin proveniente de la evaluacin de los riesgos), para posteriormente ejecutar el programa de gestin conforme a lo planificado (D), llevar a cabo un control de las actuaciones (C) (tanto de manera activa como reactiva) y Evaluar el Sistema (A).

Control

Verificacin

Activo

Reactivo

Casos de no conformidad y acciones correctoras

4.7

Se puede comprobar como las tres normas estn imbuidas de la misma filosofa
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de mejora continua lo que se deriva en requisitos de la misma ndole que, como se reforzar ms adelante, pueden ser abordados de manera integrada.

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La integracin sobre la base de los procesos de la organizacin Adems de la mejora continua, el enfoque basado en procesos se constituye actualmente como uno de los principios bsicos de los sistemas de gestin, y as es tambin considerado en el modelo EFQM de Excelencia Empresarial. Un proceso est constituido por un conjuntos de actividades que transforman unas entradas (inputs) en salidas (outputs) de forma que persiguen con dicha transformacin generar un valor aadido. Para que un proceso sea considerado como tal necesita, adems, disponer de recursos, que son los que permiten la ejecucin del mismo.
Proceso: secuencia de actividades que van aadiendo valor mientras se produce un determinado producto o servicio a partir de determinadas aportaciones.
Modelo EFQM

Producto

PROCESO

CLIENTE

Las actividades que se realizan dentro del proceso, junto a los recursos utilizados, permiten que el producto saliente (ya sea un bien tangible o un servicio) disponga de una serie de caractersticas que le confieran una aptitud para cumplir con los requisitos del cliente (ya sea cliente externo u otro proceso de la organizacin). No obstante, adems de permitir la dotacin de las caractersticas al producto obtenido por el proceso, las actividades y recursos empleados afectan o pueden afectar a otras partes relacionadas con el proceso, y en concreto a las personas de la organizacin o al propio entorno medioambiental. Las mismas actividades y
Producto

recursos que permiten obtener un producto, pueden ser origen de riesgos laborales a las personas o de aspectos medioambientales que se pudieran derivar en impactos en el entorno.
Riesgos laborales

PROCESO

CLIENTE

Aspectos medioambientales

PERSONAS

SOCIEDAD

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Se puede, por tanto, afirmar que un proceso interacciona con varias partes interesadas (clientes del proceso, personas de la organizacin y la sociedad), al tener

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influencia en la calidad del producto, en la seguridad y salud de las personas y en los aspectos medioambientales. A modo de ejemplo, en la siguiente figura se ilustra lo anteriormente comentado, pudindose observar como para un proceso en concreto, proceso de FUSIN, las actividades y recursos interaccionan con su proceso cliente (Proceso de Fabricacin), con las personas de la organizacin y con el entorno social.

REALIZACIN DEL PRODUCTO

COMPRAS
DISEO Y DESARROLLO DEL PRODUCTO
MATERIA PRIMA COMPOSICIN FABRICACIN TTO. EN CALIENTE RECOCIDO TTO. EN FRO

EMBALAJE

SELECCIN ALMACN

DETERMINACIN Y REVISIN DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE

FUSIN

CONTROL

PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO COMUNICACIN CON LOS CLIENTES

C L I E N T E

FUSIN
Las actividades del proceso de Las actividades del proceso de fusion fusion permiten permiten dotar dotar de de caractersticas al caractersticas al producto, producto, generan riesgos yy aspectos generan riesgos aspectos medioambientales. medioambientales.

RIESGOS LABORALES: RIESGOS LABORALES: Quemaduras, estrs trmico, ... Quemaduras, estrs trmico, ...

PRODUCTO (Cliente: proceso de FABRICACIN) PRODUCTO (Cliente: proceso de FABRICACIN) Caractersticas del vidrio fundido. Caractersticas del vidrio fundido.

ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES: ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES: Emisiones de gases, energa trmica, consumos,... Emisiones de gases, energa trmica, consumos,...

En el marco del modelo EFQM de Excelencia Empresarial, donde dos de los fundamentos de la excelencia son la gestin por procesos y hechos y la orientacin hacia la obtencin de resultados (entendidos en relacin con todas las partes interesadas), la integracin de los sistemas de gestin, y en concreto los sistemas estandarizados en calidad, medio ambiente y prevencin de riesgos laborales, necesariamente debe descansar en la concepcin de que los procesos son los que obtienen los resultados en los clientes externos, las personas de la organizacin y la sociedad. Considerar la integracin sobre la base de los procesos implica entender cmo los procesos se deben gestionar para obtener productos que cumplan los requisitos, y que stos generen los menos riesgos laborales posibles a las personas y los menos impactos medioambientales posibles. Pero esto no es lo nico, el enfoque de gestin

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basado en procesos enfatiza la realizacin de un seguimiento y medicin para asegurar que se obtienen los resultados esperados en estas reas. Para ilustrar esta cuestin, en las siguientes figuras se puede observar como a travs de la descripcin de las actividades de un proceso (tomando como ejemplo un diagrama de proceso), as como de las caractersticas del mismo (tomando como ejemplo una ficha de proceso), se podra plantear la integracin en materia de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales a dicho nivel.

INTERVISA
Quin
Proceso de Composicin
Compuesto Compuesto

FUSIN
Qu

DP-753

Jefe de Fusin

Plan diario de Plan diario de Produccin Produccin

Plan de Plan de Control Control

Horno de fusin Horno de fusin Carga Carga Combustin Combustin Extraccin Extraccin

Vigilancia continua de los Vigilancia continua de los parmetros del proceso parmetros del proceso

Considerar las actividades Considerar las actividades Resolucin de la No Resolucin de la necesariasNo que aseguren, Conformidad Conformidad necesarias que aseguren, tambin, los resultados en tambin, los resultados en prevencin yy medio prevencin medio Cada 1/2 hora comparacin con Cada 1/2 hora comparacin con ambiente. parmetros yycumplimentar Hoja ambiente. parmetros cumplimentar Hoja
de Marcha (FORM-753.1) ) de Marcha (FORM-753.1

Operario de Fusin

Se sale de Se sale de los parmetros? los parmetros? S

Actuar sobre las Actuar sobre las variables de variables de control del Horno control del Horno

Existen tendencias Existen tendencias desfavorables? desfavorables?

No

No

Parmetros OK Parmetros OK

Como siempre, el nivel de Como siempre, el nivel de detalle en la descripcin detalle en la descripcin deber ser eldesuficiente para Iniciar Informe de deber ser el suficiente para Iniciar Informe No Conformidad y No Conformidad asegurar al la de yeficacia en los avisar avisar Jefe eficacia aseguraralJefe de la en los Fusin Fusin resultados que se obtienen. resultados que se obtienen.

Proceso de Fabricacin
1

Vidrio fundido Vidrio fundido

El Operario de Fusin vigila los parmetros establecidos en el Plan de Control, comparndolos con los mrgenes de control establecidos. Las variables sobre las que puede ejercer el control son: alimentacin del horno para controlar y mantener una carga y extraccin de vidrio fundido constante, caudal de combustible, caudal de aire de combustin y tiro de chimenea para optimizar el rendimiento trmico

Revisin: 03 Fecha 2001/02/23

INTERVISA
PROCESO: FUSIN MISIN:

FUSIN
PROPIETARIO:

FP-753
JEFE DE FUSIN
DOCUMENTACIN:

ALCANCE

Los Los productos que se manipulan tambin pueden manipulan tambin pueden Empieza: Con la tener asociados alimentacin de compuesto desde el silo al horno (carga). tener asociados riesgos yy riesgos La operacin del Incluye: aspectos medioambientaleshorno. aspectos medioambientales
Termina:

Producir masa de vidrio fundido apta para el correcto funcionamiento de las mquinas de fabricacin de envases productos que se

La La Infraestrutura Infraestrutura puede puede igualmente recoger medios igualmente recoger medios de proteccin colectiva para de proteccin colectiva para reducir los riesgos yy los reducir los riesgos los Con la extraccin del vidrio fundido para las mquinas de fabricacin. aspectos medioambientales. aspectos medioambientales.
INFRAESTRUCTURA: Mantenimiento preventivo del horno de fusin. Equipos de medida en correcto estado de calibracin COMPETENCIA: Los recogidos en el perfil de puesto de trabajo del operario de fusin REGISTROS:

ENTRADAS Y Compuesto (Silo de compuesto) PROVEEDORES: SALIDAS Y CLIENTES:

Vidrio fundido (mquinas de fabricacin de envases)

La competencia definida debe ser Segn plan deLa competencia definida debe ser Plan diario de produccin, Hoja de marcha control del horno
VARIABLES DE CONTROL:

INSPECCIONES:

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igualmente adecuada para que el igualmente adecuada para que el trabajador que ocupe un puesto INDICADORES: trabajador que ocupe un puesto Indicadores en ejecucin del proceso Alimentacin horno. conozca los riesgos, medidas de conozca Caudal de combustible. los riesgos, medidas de (cuadro Horno) como las I753.1 = % Mediciones fuera de rango Caudal aireprevencin, de combustin. as prevencin, as como las Tiro de chimenea. actuaciones para prevenir impactos I753.2 = % Hojas de marcha defectuosas actuaciones para prevenir impactos en el medio ambiente. en el medio ambiente.

Revisin: 02 Fecha 2000/10/10

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Por ltimo, es importante mencionar que al considerar la integracin sobre la base de los procesos, se hace necesario el seguimiento y medicin de los mismos con la finalidad de saber en qu medida el proceso permite alcanzar los resultados que estn obteniendo. Esta cuestin implica la necesidad de establecer mtodos fundamentados y enfatiza la utilizacin de indicadores de medida para ello. Los indicadores de medida
El seguimiento y medicin se tiene que realizar para conocer si se alcanzan los resultados deseados, considerando las diferentes reas. Hay que planificar cmo se lleva a cabo dicho seguimiento y medicin, decidiendo igualmente el nivel de detalle conveniente.

representan, por tanto, los resultados obtenidos por uno o varios procesos (o incluso por el conjunto de procesos de la organizacin). Por este motivo es importante vincular el proceso o los procesos con los indicadores relevantes.

Esto anterior no implica que todo proceso en particular tenga que llevar indicadores de todo tipo, sino que los indicadores deben vincularse a los procesos (bien individualmente o de manera agrupada) para conocer los resultados que stos estn obteniendo en relacin con la calidad del producto, con los riesgos laborales y con los aspectos medioambientales. Elementos comunes en los sistemas estandarizados de gestin Considerando los aspectos anteriormente comentados que favorecen la integracin de los sistemas estandarizados de gestin, as como las normas en que se sustentan los mismos, se pueden identificar elementos comunes en dichas normas, lo que, por otra parte, es lgico al fundamentarse en el ciclo de mejora continua PDCA. En este sentido, a continuacin se destacan algunos elementos comunes de las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:1996 y UNE 81900.1996 EX, a modo de ejemplo:

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Apartado Elemento del sistema de gestin Revisin del Sistema por la Direccin Control de no conformidades Acciones correctoras/preventivas Competencia de las personas Control de la documentacin Control de los registros Auditoras Control de equipos de seguimiento y medicin Etc. ISO 9001:2000 5.6 8.3 8.5 6.2 4.2, 4.2.3 4.2.4 8.2.2 7.6

Apartado ISO 14001:1996 4.6 4.5.2, 4.4.7 4.5.2 4.4.2 4.4.4, 4.4.5 4.5.3 4.5.4 4.5.1

Apartado UNE 81900:1996 EX 4.3.2. y 4.9.2 4.7 y 4.8 4.7 y 4.8 4.3.3 4.2, 4.3.3, 4.6 4.8 4.9.1 4.7

La identificacin de elementos comunes en estas normas, facilita a una organizacin el abordar el cumplimiento de dichos requisitos de manera conjunta, aprovechando sistemticas y herramientas encaminadas a dar respuesta a todos los requisitos susceptibles de ser integrados. Por ejemplo: La Revisin del Sistema por la Direccin es necesaria llevarla a cabo para los tres sistemas, por lo que la Organizacin puede decidir en un mismo documento describir la sistemtica para llevarla a cabo y solapar el anlisis de los Sistemas tratndolos conjuntamente y de forma integrada, incluso generando registros compartidos. Niveles y modos de integracin La integracin de sistemas de gestin implica que las organizaciones tienen que llevar a cabo una serie de acciones que permitan compartir herramientas, metodologas o sistemticas para la gestin de diferentes reas. Sin embargo, no es oro todo lo que reluce ni cualquier forma de compartir sistemticas implica una integracin de los sistemas de gestin adoptados. Por este motivo, es importante considerar los niveles de integracin que aparecen en el cuadro adjunto.

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ALINEACIN DOCUMENTACIN (Sistemas con igual estructura documental y relacionados) COMBINACIN DOCUMENTACIN (Sistemas con igual estructura documental, relacionados y comunes) HERRAMIENTAS DE MEJORA (Auditoras, Acciones correctoras, revisin del sistema, ) INTEGRACIN TOTAL DOCUMENTACIN (Integracin de los documentos: Manual, ...) HERRAMIENTAS DE MEJORA (Auditoras, Acciones correctoras, revisin del sistema, ) POLTICA Y OBJETIVOS (Poltica de gestin integrada) ORGANIZACIN (Unificacin de responsabilidades, representantes, )

El nivel de alineacin implica la disposicin de sistemas estandarizados con estructuras documentales y herramientas de gestin similares, pero sin considerar que dichas herramientas se aplican simultneamente a las reas que son gestionadas. El nivel de combinacin supone un paso ms que la alineacin, es decir, que no slo existen estructuras documentales y herramientas de gestin similares, sino que dichas herramientas se aplican considerando al mismo tiempo las diferentes reas de gestin y se identifican documentos que abordan aspectos referidos a dichas reas. Son bsicamente las herramientas de mejora las que se encuentran compartidas (Revisin por la Direccin, Auditoras, No conformidades, ...), pudindose encontrar, a modo de ejemplo, que la planificacin de auditoras incluyen a las auditoras de calidad, medio ambiente y prevencin de riesgos laborales, que estas auditoras se solapan en el tiempo, que la Revisin por la Direccin abordan todas las reas de gestin (existiendo un procedimiento nico y un solo informe), que se comparten procedimiento y formatos para la gestin de no conformidades y acciones correctivas y preventivas, etc. Por ltimo, la integracin total de sistemas de gestin implica, adems de todo lo anterior, una reestructuracin de responsabilidades y una alineacin de las diferentes reas de gestin con la Misin de la Organizacin, su Poltica Global de Gestin y con los Objetivos Globales establecidos. Dar el salto desde un nivel de combinacin a uno de integracin total quizs sea el ms difcil por parte de una organizacin. No slo
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implica la disposicin de herramientas comunes de gestin, si no que las responsabilidades sobre calidad, medioambiente y prevencin de riesgos laborales confluyan en las personas que gestionen y dirijan un conjunto de actividades, un

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proceso o un conjunto de procesos. A modo de ejemplo, la unificacin de responsabilidades puede implicar que el propietario del proceso de FUSIN gestione sus actividades para que obtenga el vidrio fundido con las caractersticas deseables, pero siendo a su vez responsable, en su mbito de actuacin, de que no se generen patologas a las personas o impactos en el entorno social. Por otro lado, la integracin total solo se conseguir si las Polticas de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales se encuentran, como poco, alineadas con la Poltica de Gestin de la Organizacin. Esto quiere decir que se asegure que dichas Polticas son coherentes entre s y tambin con la Misin de la Organizacin, que los Objetivos establecidos en las diferentes reas se analicen y ponderen para asegurar su coherencia y el equilibrio entre ellos. Una organizacin puede desear incrementar su rentabilidad sobre la base de un aumento de la fidelizacin de los clientes gracias a una mayor calidad de sus productos, pero es necesario conocer como influyen estos objetivos y las acciones planteadas en los resultados esperados para las personas. Debera evidenciarse este anlisis. En muchas ocasiones, es posible encontrar organizaciones que hablan de disponer de una integracin de sus sistemas cuando en realidad de lo que se trata es de una alineacin o una combinacin de los mismos. Por otra parte, para alcanzar los niveles anteriormente definidos, una organizacin debe abordar el modo de integracin, pudiendo distinguirse tres modos claramente diferenciados, segn se contempla en el cuadro adjunto.

POR POLTICAS La direccin establece una poltica y unos objetivos, desplegndose a travs de sistemticas integradas que son dirigidas desde la direccin. CULTURAL La adopcin de sistemticas integradas se realiza desde los niveles ms operativos fomentando tal circunstancia mediante actividades de formacin y aprendizaje. POR PROCESOS Las polticas y los objetivos definidos por la direccin se desplegarn sobre la base de los procesos existentes, ms que por proyectos a desarrollar.

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El modo de integracin por polticas es aquel en el que la direccin establece una poltica y unos objetivos a alcanzar y, por tanto, las directrices para llevar a cabo las actividades por parte de la Organizacin. Estas directrices son desplegadas a lo largo de la estructura de la misma derivndose en sistemticas que permitan abordar de manera integrada una serie de reas, por lo que se pueden considerar bsicamente como proyectos. Este modo tiene el aspecto positivo de que recibe un fuerte apoyo de los directivos de la organizacin. Sin embargo, no se refuerza la importancia de crear un clima de implicacin y asuncin en las personas con los proyectos abordados, lo que pone en peligro el xito de los proyectos a abordar y se corre el riesgo de perder la idea de conjunto. El modo de integracin cultural s permite, en cambio, establecer las bases de una cultura que favorezca la implicacin de las personas a niveles ms operativos, potenciando fundamentalmente la formacin y el aprendizaje. Esto puede implicar que se aborden mejoras locales mediante la integracin de sistemticas. No obstante, si se carece de un liderazgo adecuado puede ser que las nuevas sistemticas no redunden en la consecucin de las polticas y los objetivos establecidos por la Direccin. Por ltimo, el modo de integracin por procesos trata de, sobre la base de los procesos de la organizacin, llevar a cabo la integracin de sistemticas y herramientas que redunden en las polticas y objetivos establecidos por la Direccin, lo que permitira alinear las mejoras de los procesos con las mejoras globales de la organizacin e implicando al mismo tiempo a las personas que participan en los diferentes procesos. Mediante este modo de integracin, se persigue buscar la implicacin de los lderes y el establecer la implicacin de las personas que redunde en la integracin en los procesos. Parece que ste modo de integracin es el que puede permitir a una Organizacin caminar hacia niveles avanzados de integracin.

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3. Caso Prctico: TELVENT SAINCO.

Telvent Sainco, empresa perteneciente a la compaa Telvent (cabecera del grupo de negocio de Tecnologas de la Informacin de Abengoa) dedicada a la Integracin de Sistemas de Control e Informacin y Redes Privadas de Telecomunicaciones fundamentalmente en los sectores de la Energa y Medio Ambiente, basa la Integracin de sus Sistemas de Gestin en la finalidad de asegurar una coherencia en la gestin de todas las empresas pertenecientes a Abengoa y facilitar la transmisin de la informacin en todos los sentidos y en todos los niveles. Por este motivo, la Integracin de los Sistemas de Gestin en Telvent Sainco es entendida a travs del establecimiento de herramientas que permitan unificar la Gestin de la Informacin, es decir, mediante la implantacin y utilizacin de sistemas de informacin.
Sistemas de Informacin
Informacin Estratgica
Sistemas Comunes de gestin / Autorizaciones Informe de Presupuesto de Sociedades Accin Comercial Gestin de potenciales Directivos Plan estratgico a 10 aos Avance de Cierre y Presupuestos Informe Rpido de Gestin

Informacin Operacional
Gestin de Proyectos/Expediciones Sicop Informes de Resolucin de Problemas/Acciones de Mejora BaaN / Cerg Finance /Gespag Sistema Documental de Gestin de Calidad y Medioambiente, Bibliotecas y Normas Fabricacin Hardware

Informacin de Apoyo
Correo Electrnico, Agenda. Central de Viajes Listn corporativo Estructura Organizativa Funcional Intranet Central Telefnica y Gabinete

Soporte Humano, Tcnico e Infraestructura

SOS Informtica Servicios Valgrande (Gestin de Oficinas: servicios de mantenimiento, papelera, material de oficina, ) Meta 4 / Gesper Documentacin PRL (Prevencin de Riesgos Laborales)

En general, estos Sistemas de Informacin dan soporte para la gestin integral de los procesos que configuran la empresa. En el mapa de procesos de Telvent Sainco se aprecia cmo algunos de estos sistemas permiten soportar la gestin de los procesos, as como unificar los criterios para realizar dicha gestin.
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Los sistemas considerados en el mapa de procesos adjunto son: Sistemas de Gestin Comunes, Sistemas de Gestin de Calidad, MedioAmbiente y PRL y SOS Informtica Telvent Outsourcing.

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P rocesos Estratgicos
Alianzas E stratgicas P lanif. E stratgica Gestin de F ormacin E valuacin E F QM Gestin Comercial Acciones de Mejora Gestin P res up. I+D HW I+D S W Certific. IS O

P rocesos de Clave de Negocio Contratacin Instalacin y P en M Mantenimiento

P erspectiva

Oferta

Ingeniera

Integracin

Garanta

P rocesos de Apoyo
E valuacin P roveedores E nsayos Laboratorios Inspecciones y P ruebas Desarrollo Sw Desarrollo Hw Admon. P royectos Logs tica Compras

Mto S istema Informacin

Asuntos J urdicos

Contabilidad General

Gestin de R esolucin P roblemas

Auditoras Internas

Sistemas Comunes de Gestin

Sistemas de Gestin de la Clidad, MerdioAmbiente y PRL

SOS Informtica Telvent Outsourcing

Los Sistemas Comunes de Gestin establecen los criterios y directrices comunes de gestin para las empresas de Abengoa, como es Telvent Sainco, y permiten: Servir de marco estratgico en el que se encuadran todas las empresas de Abengoa. Homogeneizar las actuaciones en todas las empresas. Servir de herramientas para ejercer el Liderazgo. Desplegar la Poltica y Estrategia. Homogeneizar la Identidad Corporativa a travs de todas las empresas. Identificar, atenuar y controlar Riesgos. Gestionar Alianzas y Recursos. Servir de base para la Gestin de Procesos. Establecer normas para la Gestin de personas. Por otro lado, los Sistemas de Gestin de la Calidad, MedioAmbiente y PRL
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complementan a los Sistemas de Gestin Comunes cubriendo el mapa de procesos, de manera que los sistemas de Gestin de la Calidad y MedioAmbiente son de la

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propia compaa Telvent Sainco, mientras que la Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales se realiza de manera corporativa a travs de un sistema mancomunado. La Integracin en estos Sistemas (Calidad, MedioAmbiente y PRL) se soportan en la utilizacin de la misma base tecnolgica. Es decir, la integracin se fundamenta en la coherencia de las aplicaciones informticas en que se basan dichos sistemas, lo que permite que la informacin referente a los mismos se encuentre compartida y la gestin se soporte en toda la informacin relevante. Por este motivo, las aplicaciones o herramientas informticas juegan un papel crucial en la integracin dentro de Telvent Sainco, ya que son las que permiten hacer efectiva dicha integracin. Es decir, la integracin es entendida a travs del acceso y disponibilidad de toda la informacin, por parte de todos los niveles donde es necesario y permitiendo la toma de decisiones en las diferentes reas atendiendo a la informacin referente a todos los sistemas. En Telvent Sainco gran parte de los procesos estn soportados por aplicaciones informticas, y en aquellos casos que no, se disponen al menos de procedimientos para describir las sistemticas a seguir. Algunas de estas aplicaciones son: Accin Comercial: Aplicacin que da soporte a los procesos de gestin comercial, traduciendo la Poltica y Estrategia y compartiendo la informacin comercial en tiempo real. Control de Proyectos: Aplicacin para la gestin cualitativa de los proyectos. SICOP (Sistema de Informacin de Control de Proyectos): Aplicacin para el control de proyectos, manejo de variables del negocio (Cash-flow, costes, ), etc. Meta 4: Aplicacin para la gestin de los RRHH.
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Informe de Resolucin de Problemas / Acciones de Mejora: Aplicacin para la gestin de la mejora continua y la resolucin de problemas.

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Esta ltima aplicacin informtica permite gestionar de manera integrada los problemas asociados a los proyectos de cualquier ndole, as como las sugerencias u oportunidades de mejora identificados en la organizacin. Esta herramienta es comn, y por tanto compartida, para la gestin de los procesos, y en particular para la introduccin de mejoras en Calidad, Medioambiente y PRL.

4. Caso Prctico: ENCE.

El Grupo Empresarial ENCE, S.A. est constituida por un conjunto de empresas pertenecientes al sector maderero y de produccin de celulosa principalmente. La Fbrica de Huelva de ENCE, planta dedicada a la produccin de celulosa y energa, consciente de la importancia de asegurar la calidad de sus productos as como de cuidar el medio ambiente, ha avanzado hacia la integracin de estos sistemas de gestin como una frmula para llevar a cabo de manera gil, operativa y agregada la gestin de estas reas, incluyendo algo ms recientemente la Prevencin de Riesgos Laborales. El Complejo Industrial de Huelva cuenta con la certificacin de AENOR de sus Sistemas de Gestin de la Calidad y Medioambiental desde 1994 y 1998, respectivamente, as como con la certificacin con el Reglamento EMAS. Por otro lado, se ha implantado un Sistema de Gestin de la PRL considerando por un lado los requisitos legales, debido a la necesidad de dar cumplimiento a la legislacin vigente en esta materia, as como la estructura y los requisitos de la norma UNE 81900 EX como referencia. El planteamiento para esta integracin se ha basado en todo momento en la bsqueda del mayor nivel de integracin posible, y siempre sobre la base de los procesos existentes en la organizacin, sobre los que se despliegan las polticas de la
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organizacin, y en particular de Calidad, Medio Ambiente y PRL.

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El resultado de esta integracin ha permitido la disposicin de estos tres sistemas estandarizados (los tres estn basados en normas reconocidas ISO 9001, ISO 14001 y UNE 81900 EX) donde existen documentos tanto comunes como especficos de cada rea y en los que se comparten las herramientas de gestin de dichos sistemas (auditoras, acciones correctivas, ). Asimismo, an cuando existe, en coherencia con la estructura funcional, una asignacin de responsabilidades en los tres sistemas, se efecta una unificacin de responsabilidades mediante la figura de un coordinador que asegura la alineacin y la coherencia de estos sistemas con el propsito general de la planta y los objetivos globales. Esta circunstancia, junto a lo anterior, le confiere a la planta de ENCE un nivel de Integracin Total. En la siguiente figura se aprecia el esquema seguido para la integracin de los sistemas de gestin.
POLTICAS (C, MA, PRL) ORGANIZACIN RECURSOS IDENTIFICACIN Y EVALUACIN ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES RIEGOS LABORALES REQUISITOS AUTORIDADES REQUISITOS SOCIALES REQUISITOS CLIENTES
P Planificar D Realizar C Controlar A Actuar

OBJETIVOS Y METAS

CONTROL DE LOS PROCESOS

PLANES DE EMERGENCIA

PROGRAMAS DE GESTIN

SEGUIMIENTO Y MEDICIN

COMUNICACIN INTERNA

REGISTROS ACCIONES CORRECTORAS Y PREVENTIVAS REVISIN POR LA DIRECCIN

COMUNICACIN EXTERNA

AUDITORAS DEL SISTEMA

Los sistemas de gestin mencionados se encuentran soportados en el Complejo Industrial de ENCE en Huelva de manera documental, de forma que la estructura de dicha documentacin sigue el esquema adjunto:
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Manual de Gestin de la Calidad

Manual de Gestin Medioambiental

Manual de Gestin de PRL

Especificaciones
- Materias primas - P. Intermedios - Productos finales - Residuos - Aparatos - Servicios - Normativa

Procedimientos
CH-XX-YY AH-XX-YY SH-XX-YY

Diagramas de bloque Planes de Fabricacin Planes de Control Planes de Inspeccin

Normas de Operacin

Instrucciones

Como ilustracin de la integracin de los elementos de estos sistemas, en ENCE se dispone de una matriz de elementos cruzados donde se identifican aquellos requisitos que son comunes o se encuentran alineados.

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La integracin de estos sistemas siempre se ha concebido con la finalidad de mejorar la gestin global de la empresa, habindose obtenido en la planta de ENCE unos claros beneficios con ello: Menor desperdicio de los recursos econmicos y humanos. Planificacin: mejora continua (ciclo PDCA). Evitar documentacin excesiva. Aceptacin y entendimiento del sistema de gestin. Facilitar el control del sistema, auditoras y revisiones. Confianza y satisfaccin de las partes interesadas. Clientes, autoridades, sociedad y trabajadores. Mejorar la gestin de las compras seleccionando a los mejores proveedores en todo, es decir, en Calidad, Medioambiente, Seguridad y adems el precio. No obstante, para alcanzar el nivel de integracin actual en ENCE ha sido necesario superar algunos obstculos, fundamentalmente: La falta de coordinacin entre reas El cansancio del personal Y la mayor necesidad de cualificacin del personal y de los responsables Para esto ltimo, la educacin y la formacin han jugado papeles esenciales para alcanzar el actual estado de los tres sistemas.

5. Resumen y conclusiones.
Durante las ponencias realizadas se pusieron de manifiesto las ventajas y los inconvenientes de la integracin de sistemas de gestin, de las que se extrae el siguiente cuadro, donde se reflejan las ventajas que se pueden llegar a obtener.

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LA DOCUMENTACIN COMN Y/O INTEGRADA PERMITE: Evitar el empleo de procedimientos excesivos y multiples formatos. Mejorar la coordinacin entre los diferentes recursos. Facilitan el control del sistema, las auditoras y las revisiones.

EL ENFOQUE INTEGRADO PARA LA IMPLANTACIN PERMITE: Mejor aceptacin y entendimiento global del sistema de gestin. Mayor confianza de las partes implicadas (clientes, trabajadores y entorno social). Visin global de la organizacin.

LA INTEGRACIN PERMITE REDUCIR. Los esfuerzos para la implantacin y mantenimiento de los sistemas. Los costes asociados al mantenimiento de los sistemas (reduccin de das de auditora, dedicacin a las revisiones de los sistemas, ).

No obstante, avanzar hacia la integracin de sistemas de gestin implica recorrer un camino en el que los principales obstculos suelen ser la inercia al cambio, la falta de motivacin y la mayor cualificacin de las personas. Esto hace recobrar protagonismo a la necesidad de llevar a cabo una autntica IMPLICACIN DE LOS LDERES de la Organizacin y el papel trascendente que juega la formacin y sensibilizacin. Otro de los aspectos destacables durante las ponencias realizadas, y puesto de manifiesto en la intervencin de los diferentes asistentes, es la importancia de contar con las actuales Tecnologas de la Informacin, para poder implantar sistemas de gestin de manera que se puedan integrar las sistemticas. Actualmente, pensar en la integracin de sistemas de gestin implica pensar en integrar la informacin relevante para la toma de decisiones encaminadas a mejorar la satisfaccin de los grupos de inters de una empresa, y acceder rpidamente a la informacin. Es por ello que la integracin de estas reas debe ir de la mano de una gestin adecuada de la informacin y del conocimiento dentro de la Organizacin. Por ltimo, es importante recordar que un estudio realizado sobre diversas empresas que haban abordado la integracin de sistemas estandarizados pone de
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manifiesto que la manera ms efectiva de realizar la integracin de los sistemas de gestin es a travs de una integracin por procesos debido a su alineacin con las procesos, polticas definidas.

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6. Documentacin y normas de referencia

Modelo EFQM de Excelencia Empresarial (abril 1999). ISO 9000:2000 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario. ISO 9001:2000 Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos. ISO 9004:2000 Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la mejora del desempeo. ISO 14001:1996 Sistemas de Gestin Medioambiental. Especificaciones y directrices para su utilizacin. UNE 81900:1996 EX Prevencin de Riesgos Laborales. Reglas generales para la implantacin de un sistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales (S.G.P.R.L.). ISO FDIS 19011:2002 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. HB 10173:2000 Management System Integration. A guide Ferguson Amores, Garca Rodrguez & Bornay Barrachina (2002) Modelos de implantacin de los sistemas integrados de gestin de la calidad, el medio ambiente y la seguridad. Investigaciones Europeas, Vol. 8, N 1, 2002.

7. Entidades Participantes en la Jornada Tcnica

A continuacin se relacionan las entidades que tuvieron representacin en el desarrollo y posterior debate mantenido durante el desarrollo de la Jornada Tcnica sobre Integracin de Sistemas de Gestin de 28 de noviembre del 2002 en la sede del Instituto Andaluz de Tecnologa. ATLANTIC COPPER AUNACABLE SUPERCABLE CONSEJERA DE TURISMO DE LA JUNTA DE ANDALUCA CORREOS Y TELGRAFOS, S.A. GRUPO EMPRESARIAL ENCE GRUPO NOVASOFT HOTEL ALCORA IMP, INGENIERA PARA LA MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD, S.L. INSTITUTO ANDALUZ DE TECNOLOGA IPE - INSTITUTO DE PRCTICA EMPRESARIAL MAGTEL REDES DE TELECOMUNICACIONES
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NOVASOFT CONSULTING TELVENT SAINCO UNIVERSIDAD DE SEVILLA

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