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DIN ISO 19011: Leitfaden für Audits von QMS/UMS

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DIN ISO 19011: Leitf ad en für Aud its von Qua litätsm a n ag ement- u n d /o d er Umweltm a n ag ements y stemen

von M a rtin M y sk a

Ein A u dit ist ein systematischer, u nabhän g i g er u nd dok u - mentierter P rozess z u r Erlan gu n g von A u ditnachweisen (A u fzeichn u n g en, Tatsachenfeststell u n g en u . Ä.) u nd z u deren objektiver A u swert u n g , u m z u ermitteln, inwieweit A u ditkriterien ( P olitiken, Verfahren oder Anforder u n g en, welche als Referenzen dienen) erfüllt sind (a u s: E u ropäi- sche Norm: Leitfaden für A u dits von Q u alitätsmana g e- ment- u nd/oder Umweltmana g ementsystemen ISO/FDIS

19011:2002).

Ziel g r upp e:

interne u n d externe Aud itoren

Die Normen ISO 9001 u nd ISO 14001 u nterstreichen die Bede u t u n g von A u dits als Mana g ementwerkze ug für die Überwach u n g u nd Verifizier u n g der wirksamen Umset- z u n g der P olitik einer Org anisation hinsichtlich Q u alitäts- u nd Umweltmana g ement. Mit der DIN ISO 19011 wird ei- ne Anleit u n g für die D u rchführ u n g von internen oder ex- ternen A u dits von Q u alitätsmana g ement- oder Umweltma- na g ementsystemen sowie für das Mana g ement von A u dit- pro g rammen hera u s g e g eben, die flexibel u nd einem brei- ten Kreis potentieller N u tzer z ug än g lich ist. Z u den vorg e- sehenen N u tzern g ehören A u ditoren u nd Org anisationen, die Q u alitätsmana g ement- oder Umweltmana g ementsys- teme verwirklichen, sowie Org anisationen, die sich mit der Zertifizier u n g oder Sch u l u n g von A u ditoren, mit der Zerti- fizier u n g /Re g istrier u n g von Mana g ementsystemen u nd der Akkreditier u n g oder Standardisier u n g a u f dem Gebiet der Konformitätsbewert u n g befassen.

nd der Akkreditier u n g oder Standardisier u n g a u f dem Gebiet

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Die internationale Norm DIN ISO 19011 erlä u tert

P rinzipien des A u ditierens,

• das Mana g ement von A u ditpro g rammen,

• die D u rchführ u n g der A u dits von Q u alitäts- u nd Um- weltmana g ementsystemen sowie

• die Q u alifikation von A u ditoren.

Aud it p rinzi p ien Um A u diterg ebnisse z u erzielen, die relevant u nd a u srei- chend sind, u nd u m sicherz u stellen, dass A u ditoren u nab- hän g i g voneinander z u g leicharti g en Schl u ssfol g er u n g en u nter g leicharti g en Umständen g elan g en, ist die Einhal- t u n g von fol g enden P rinzipien notwendi g :

Von den A u ditoren wird ethisches Verhalten wie Vertra u en, Inte g rität, Vertra u lichkeit u nd Diskretion verlan g t. Sie ste- hen in der P flicht einer sachlichen Darstell u n g . Das bede u - tet, wahrheits g emäß u nd g ena u z u berichten. Des Weiteren sind sie z u r an g emessenen ber u flichen Sorg faltspflicht an- g ehalten, was u . a. a u ch das Vorhandensein der erforderli- chen Q u alifikationen einschließt.

Un a bhän g i g - keit ist wichti g

Der A u ditprozess selbst u nterlie g t dem A u ditprinzip der Unabhän g i g keit. Unparteilichkeit u nd Objektivität der A u - ditoren sind nöti g , u m z u verlässi g e u nd nachvollziehbare A u ditschl u ssfol g er u n g en z u ziehen. Nachweise dienen hierz u als rationale Gr u ndla g e.

Bei g roßen

M a n ag ement eines Aud it p ro g r a mms Der Zweck eines A u ditpro g ramms besteht darin, die Art

Orga nis a

tio-

u nd die Anzahl von A u dits z u planen u nd die Resso u rcen,

nen: Aud it-

die für ihre D u rchführ u n g erforderlich sind, z u ermitteln

p ro g r a mm

erfor d erlich

u nd bereitz u stellen. Dabei kann ein A u ditpro g ramm so- wohl A u dits mit mehreren Zielsetz u n g en als a u ch – je nach

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Größe u nd Art der Komplexität – ein A u dit, weni g e oder viele A u dits sowie g emeinsame oder kombinierte A u dits beinhalten. Die g esonderte Erstell u n g eines A u ditpro g ram- mes ist erfahr u n g s g emäß erst ab mindestens 15–20 A u dits pro Jahr erforderlich. Bis z u dieser Größenordn u n g reicht ein A u ditjahresplan.

Die A u f g aben der Mana g ementverantwortlichen des A u - ditpro g ramms lassen sich in vier Bereiche g liedern:

1. P lanen:

die Zielsetz u n g u nd den Umfan g des A u ditpro- g ramms festle g en; die Verantwortlichkeiten, Resso u rcen u nd Verfahren festle g en;

2. Tu n:

die Umsetz u n g des A u ditpro g ramms sicherstellen;

3. P rüfen:

das A u ditpro g ramm überwachen, bewerten u nd ver- bessern; sicherstellen, dass an g emessene A u fzeichn u n g en z u m A u ditpro g ramm g eführt werden;

4. Handeln:

Verbesser u n g des A u ditpro g ramms.

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Befugnis für das Auditprogramm Festlegung des Auditprogramms Planen - Zielstellung/Umfang - Verantwortlichkeiten -
Befugnis für das Auditprogramm
Festlegung des Auditprogramms
Planen
- Zielstellung/Umfang
- Verantwortlichkeiten
-
Ressourcen
-
Verfahren
Umsetzung des Auditprogramms
Qualifikation der
-
Beurteilung der Auditoren
Auditoren
-
Zuordnung von Auditteams
Tun
Verbesserung des
-
Leitung der Audittätigkeiten
Handeln
Auditprogramms
-
Aufzeichnungen
Audittätigkeiten
Überwachung und Bewertung des
Auditprogramms
-
Ermittlung von Möglichkeiten für
Verbesserungen
Prüfen

Abb. 1: Anwend ung des Zyklus „Planen-T un-Prüfen-Handeln auf das Mana gement eines Auditprogramms

Aud ittäti g keiten Der fol g ende Abla u fplan (Abb. 2) stellt die einzelnen Ar- beitsschritte eines A u dits dar.

Ver a nl a ssen eines Aud its

Das Veranlassen eines A u dits be g innt mit der Festle gu n g der A u ditziele d u rch den internen oder externen A u dita u f- tra gg eber. A u ditziele können z. B. sein:

• Feststellu n g der F u nktionsfähi g keit des Mana g ementsys- tems

• Überprüf u n g der Einhalt u n g der g esetzlichen Rahmen- bedin gu n g en

• Konformität von P rozessen

Die Verantwortlichen für das Mana g ement bestimmen ei- nen A u ditteam-Leiter, der g emeinsam mit dem A u dita u f- tra gg eber den Umfan g u nd die Kriterien des A u dits fest

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Veranlassen des Audits

 

-

Benennung des Auditteam-Leiters

- Festlegung von Auditzielen, -umfang und -kriterien

 

-

Ermittlung der Durchführbarkeit des Audits

 

-

Auswahl des Auditteams

-

Herstellung des ersten Kontaktes mit der zu

 

auditierenden Organisation

Kontaktes mit der zu   auditierenden Organisation Prüfung der Dokumentation - Bewertung zutreffender

Prüfung der Dokumentation

- Bewertung zutreffender Managementsystem-

dokumente, einschließlich Aufzeichnungen und Ermittlung ihrer Konformität hinsichtlich der Auditkriterien

ihrer Konformität hinsichtlich der Auditkriterien Vorbereitung auf die Audittätigkeiten vor Ort - Erstellung

Vorbereitung auf die Audittätigkeiten vor Ort

- Erstellung des Auditplans

- Aufgabenverteilung im Auditteam

- Vorbereitung von Arbeitsdokumenten

im Auditteam - Vorbereitung von Arbeitsdokumenten Audittätigkeiten vor Ort - Durchführung der

Audittätigkeiten vor Ort

- Durchführung der Eröffnungsbesprechung

- Kommunikation während des Audits - Rollen und Verantwortlichkeiten von Betreuer und Beobachtern

- Erfassung und Verifizieren von Informationen

-Treffen von Auditfeststellungen

- Erarbeiten von Auditschlussfolgerungen

- Durchführung der Abschlussbesprechung

- Durchführung der Abschlussbesprechung Erstellung, Genehmigung und Verteilung des Auditberichts -

Erstellung, Genehmigung und Verteilung des Auditberichts - Erstellung des Auditberichts - Genehmigung und Verteilung des Auditberichts

und Verteilung des Auditberichts - Erstellung des Auditberichts - Genehmigung und Verteilung des Auditberichts
und Verteilung des Auditberichts - Erstellung des Auditberichts - Genehmigung und Verteilung des Auditberichts
und Verteilung des Auditberichts - Erstellung des Auditberichts - Genehmigung und Verteilung des Auditberichts
Auditberichts - Genehmigung und Verteilung des Auditberichts Abschluss des Audits Durchführung von Auditfolgemaßnahmen
Abschluss des Audits

Abschluss des Audits

Abschluss des Audits
Abschluss des Audits
Auditberichts - Genehmigung und Verteilung des Auditberichts Abschluss des Audits Durchführung von Auditfolgemaßnahmen
Auditberichts - Genehmigung und Verteilung des Auditberichts Abschluss des Audits Durchführung von Auditfolgemaßnahmen

Durchführung von Auditfolgemaßnahmen

Auditberichts - Genehmigung und Verteilung des Auditberichts Abschluss des Audits Durchführung von Auditfolgemaßnahmen

Abb. 2: Überblick über typische A u dittäti g keiten ( g emäß DIN ISO

19011)

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le g t. Danach prüfen die Mana g ementverantwortlichen des A u ditpro g ramms anhand diverser Faktoren, ob die D u rch- führbarkeit des A u dits mö g lich ist. Wird das A u dit für d u rchführbar erklärt, ist ein A u ditteam u nter Berücksichti- gu n g der erforderlichen Q u alifikationen z u sammenz u stel- len. Um Z ug an g z u relevanten Dok u menten z u erhalten, u m Komm u nikationskanäle festz u le g en etc., nehmen der A u ditteam-Leiter oder die Mana g ementverantwortlichen erste Kontakte z u den z u a u ditierenden Org anisationen a u f. Es ist ratsam, für die internen A u dits einen A u ditjahresplan z u erstellen, u m die z u behandelnden Pu nkte festz u le g en. Abbild u n g 3 zei g t einen solchen A u ditjahresplan.

Prüf u n g d er Dok u ment a - tion

Vor Be g inn der A u dittäti g keiten vor Ort sollte eine P rü- f u n g der Dok u mentation der a u ditierten Org anisation vor- g enommen werden. Dabei wird ermittelt, inwieweit sich das System – so wie es dok u mentiert w u rde – mit den A u - ditkriterien deckt.

Vorbereit u n- g en au f d ie Aud ittäti g - keiten

Für die Koordination der A u dittäti g keiten u nd für die Zeit- plan u n g erarbeitet der A u ditteam-Leiter einen A u ditplan. Ein vollständi g es Beispiel eines A u ditplanes für ein kom- biniertes A u dit zei g t Abbild u n g 4. Jedes Teammit g lied er- hält hierbei die Verantwort u n g für das A u ditieren von spe- zifischen P rozessen des Mana g ementsystems, für F u nktio- nen, Standorte o. Ä. z ug ewiesen. Checklisten u nd P läne für Stichproben sowie Form u lare für die A u fzeichn u n g von Informationen dienen als Arbeitsdok u mente u nd wer- den als Bez ug s g r u ndla g e u nd für die Dok u mentation der A u dittäti g keit heran g ezo g en.

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Aud it-Ja hres p l a n
Revision: 1
Organisa-
Arbeits-
auditierte
A
ud it-Nr.
J
an.
Feb.
März
A
pril
M
ai
J
uni
J
uli
A
ug .
Se pt.
Okt.
No v.
Dez.
tions-
bereich
Elemente
einheit
Erstellt: Müller
Dat um:
Name:
Verteiler:
Genehmig t:
Datu m:
Unterschrift
Erläuterungen:
Audit durchgeführt
Korrekturen
Korrekturen
erforderlich
ein geleitet
überprüft
15. Akt ualisierung
© Der Qualitätsmanagement-Berater
Abb. 3: Auditjahresplan (Formularmuster)

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A

u ditplan

 

Auftraggeber:

Müller Metallwaren

 

Produktionsstätte/ Köln Niederlassung:

 

Auditbeauftragter: Herr Meier

Management-

dokumentation:

Mana gementhandb uch Stand: 04/2004 (bzw. jeweils akt ueller Stand im Intranet)

Auditkriterien:

DIN EN ISO 9001:2000; DIN EN ISO 14001:1996; jeweils z utref- fenden externen Vor gaben

Auditziel:

Feststellung der Normenkonformität und der Einhaltung der exter- nen Vor gaben im Bereich des Werkes Köln

Auditleiter/

Herr Schulz (HS)

Auditor/Kürzel:

Herr Kraus (HK)

Kürzel:

Tr ainee:

Auditsprache:

Deutsch

Erstelldatum des Auditplanes: 01.04.2004

Datum/

Organisationseinheit

Auditor/

Gesprächs-

Vorgang – UM-/QM- Element – Normkapitel

Uhrzeit

und/oder Prozesse

Kürzel

partner

3.5.2004

Werkleiter, Abteil ungs- leiter, gesetzliche Be- auftra gte

HS/HK

n. n.

Eröffn ungsbesprech ung, Feinabstimm ung des A u - ditplans

08:00

08:30

Werkleiter/UMB/QMB

HS/HK

Herr Meier

UM-Elemente:

4.1, 4.2, 4.3.1, 4.3.2,

4.3.3, 4.3.4, 4.4.1, 4.4.3,

4.6

Managementprozesse:

QM-Normkapitel:

• Bewert ung durch die oberste Leitung

4.1, 4.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 8.5

• Unternehmenspro- gramme

• Unternehmenspolitik

• kundenbezo gene Pro- zesse

• Verantwortung der Leitung

Abb. 4: Beispiel eines A uditplanes für ein kombiniertes A udit

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Datum/

Organisationseinheit

Auditor/

Gesprächs-

Vorgang – UM-/QM- Element – Normkapitel

Uhrzeit

und/oder Prozesse

Kürzel

partner

9:30

Stabstelle HSEQ, ge- setzliche Beauftragte

HS/HK

Herr Schneidert Herr K unze und MA

UM-Elemente:

Unterstützende

UM-Elemente:

Prozesse

4.1, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4

QM-Normkapitel:

4.2, 5.4, 5.5, 5.6, 6.3, 6.4, 7.2, 8.1, 8.2, 8.4, 8.5

11:30

Personal

HS

Herr Klein und MA

UM-Elemente:

4.3.2, 4.4.1, 4.4.2, 4.5.3

Unterstützende

 

Prozesse

QM-Normkapitel:

5.1, 5.5, 6.2

11:30

Werkstätten

HK

Herr Köni g und MA

UM-Elemente:

Unterstützende

4.3.1, 4.3.2, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5, 4.4.6

Prozesse

 

QM-Normkapitel:

6.3, 6.4, 7.1, 7.5

13:30

Produktion

HK/HS

Herr Matula u nd MA

UM-Elemente:

Produktionsprozesse

4.3.1,4.3.2, 4.4.3, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2

15:30

Vertrieb Prozess: interne Interne und externe Kommunikation

HK

Herr Bär

UM-Elemente:

4.3.1, 4.4.3, 4.4.6, 4.5.3

QM-Normkapitel:

 

4.2, 5.2, 7.2, 8.4

Abb. 4: Beispiel eines A uditplanes für ein kombiniertes A udit (Fortsetz ung)

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Datum/

Organisationseinheit

Auditor/

Gesprächs-

Vorgang – UM-/QM- Element – Normkapitel

Uhrzeit

und/oder Prozesse

Kürzel

partner

15:30

Logistik/Versand

HS

Herr Lang

UM-Elemente:

4.3.1, 4.4.6, 4.5.3

Prozess:

Interne Logistik, Ablauf und Organisation

QM-Normkapitel:

6.3, 7.1, 7.5

16:15

Einkauf

HK

Herr Wenzel

UM-Elemente:

4.3.1, 4.3.2, 4.4.6, 4.5.3

Prozess: Beschaffung

QM-Normkapitel:

7.4

16:15

Betriebsrat

HS

Herr Roth

Information/Einbind ung

der MA

17:00

HK/HS

Ergebnisaufbereitung

17:30

Auditbeteiligte

Abschlussgespräch

insbesondere

GF QMB/UMB

 

UM-Normelemente

   

QM-Normkapitel

4.1

Allgemeine For- derungen

4.1

All gemeine Anforde- rungen

4.2

Umweltpolitik

4.2

Dok umentationsan- forderungen

4.3.1

Umweltaspekte

4.3.2

Gesetzliche und andere Forderun- gen

5.1

Verpflicht ung der Leitung

5.2

K undenorientier ung

4.3.3

Zielsetz ungen und Einzelziele

5.3

Qualitätspolitik

5.4

P lanu n g

4.3.4

Umweltmana ge- mentprogramme

5.5

Verantwort ung, Be- fugnisse und Kom- munikation

4.4.1

Or ganisations- struktur undVer- antwort ung

5.6

Mana gementbewer- tung

4.4.2

Schu l u n g , Be- wusstsein und Kompetenz

6.1

Bereitstell u ng von Ressourcen

6.2

Personalressourcen

 

6.3

Infrastruktur

Abb. 4: Beispiel eines A uditplanes für ein kombiniertes A udit (Fortsetz ung)

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Datum/

Organisationseinheit

Auditor/

Gesprächs-

Vorgang – UM-/QM- Element – Normkapitel

Uhrzeit

und/oder Prozesse

Kürzel

partner

 

UM-Normelemente

   

QM-Normkapitel

4.4.3

Kommunikation

6.4

Arbeits umgebung

4.4.4

Dokumentation des UMS

7.1

Plan ung und Pro- duktrealisierung

4.4.5

Lenkung der Do- kumente

7.2

Kundenbezo gene Prozesse

4.4.6

Ablauflenk ung

7.3

Entwickl ung

4.4.7

Notfallvorsor ge und -maßnahmen

7.4

Beschaff ung

7.5

Prod uktion und

4.5.1

Überwach ung und Messung

Dienstleistungser-

brin gu ng

4.5.2

Abweich ungen, Korrektur- und

7.6

Lenk ung von Über- wach ungs- und Messmitteln

Vorsorgemaßnah-

men

8.

Mess ung, Analyse, Verbesserung

4.5.3

Aufzeichn ungen

4.5.4

Umweltmana ge- mentsystemaudit

8.1

All gemeines

8.2

Überwach ung und Messung

4.6

Bewert ung durch die oberste Lei- tung

8.3

Lenk ung fehlerhafter Produkte

 

8.4

Datenanalyse

8.5

Verbesser ung

Abb. 4: Beispiel eines A uditplanes für ein kombiniertes A udit (Fortsetz ung)

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Aud ittäti g - keiten vor Ort

Die ei g entlichen A u dittäti g keiten vor Ort be g innen mit der Eröffn u n g sbesprech u n g , wobei mit der a u ditierten Org ani- sation der A u ditplan g eprüft wird u nd die g eplanten A u dit- täti g keiten k u rz beschrieben sowie offen stehende Fra g en seitens der a u ditierten Org anisation g eklärt werden.

Mit Hilfe von Befra gu n g en, Beobacht u n g en von Täti g kei- ten sowie d u rch die A u swert u n g von Dok u menten werden die Informationen während eines A u dits erfasst u nd verifi- ziert. Dabei ist a u f eine an g emessene Stichprobenentnah- me z u achten, da n u r verifizierbare Informationen als A u - ditnachweise g elten können. Diese werden g e g enüber den A u ditkriterien bewertet, u m A u ditfeststell u n g en z u erar- beiten. A u ditfeststell u n g en weisen a u f Abweich u n g en von A u ditkriterien hin u nd können Mö g lichkeiten für eine Ver- besser u n g a u fzei g en. Deshalb sollte sich das A u ditteam in re g elmäßi g en Abständen treffen, u m Informationen a u sz u - ta u schen u nd den Fort g an g des A u dits z u bewerten u nd u m gg f. die A u f g abenverteil u n g ne u z u re g eln. Das Gleiche g ilt für die Erarbeit u n g der A u ditschl u ssfol g er u n g en, die den a u ditierten Org anisationen so darz u le g en sind, dass sie von diesen verstanden u nd bestäti g t werden. Wenn nöti g ist ein Zeitra u m für die Vorla g e eines Korrekt u rmaßnahmen- plans z u vereinbaren.

Abbild u n g 5 zei g t den Abla u f der Informationsa u swert u n g im Rahmen des A u dits.

E rstell u n g d es Aud itberichts

Eine u mfassende, g ena u e, k u rz g efasste u nd einde u ti g e A u fzeichn u n g des A u dits beinhaltet der A u ditbericht. Ver- antwortlich für die Erstell u n g des A u ditberichts u nd dessen Inhalt ist der A u ditteam-Leiter. Der Bericht sollte inner- halb eines vereinbarten Zeitra u ms (z. B. 2 Wochen) a u s g e- ferti g t werden u nd ist g emäß dem A u ditpro g ramm-Verfah-

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Informationsquellen

Inform a tionsq u ellen E rf a ss u n g du rch a n
Inform a tionsq u ellen E rf a ss u n g du rch a n
Inform a tionsq u ellen E rf a ss u n g du rch a n
E rf a ss u n g du rch a n g emessene Stich p

Erfassung durch angemessene Stichproben und Verifizierung

E rf a ss u n g du rch a n g emessene Stich p roben

Auditnachweise

p roben u n d Verifizier u n g A ud itn a chweise Bewert u
Bewert u n g g e g enüber A ud itkriterien

Bewertung gegenüber Auditkriterien

Bewert u n g g e g enüber A ud itkriterien A ud itfeststell u n

Auditfeststellungen

a chweise Bewert u n g g e g enüber A ud itkriterien A ud itfeststell
Bewert u n g

Bewertung

Bewert u n g
Bewert u n g
Auditschlussfolgerungen
Auditschlussfolgerungen

Abb. 5: Informationsa uswert ung im Rahmen des A udits (nach DIN ISO 19011)

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ren z u datieren, z u prüfen u nd freiz ug eben, bevor er an die vom A u dita u ftra gg eber bezeichneten Empfän g er verteilt wird.

Das A u dit ist beendet, wenn alle Täti g keiten im A u ditplan ab g eschlossen u nd wenn der g enehmi g te A u ditbericht ver- teilt worden ist. Die A u ditdok u mente sind entsprechend der Übereink u nft der teilnehmenden P arteien a u fz u bewah- ren bzw. z u vernichten.

Aud itfol g e-

m a ßn a hmen

Persönliche

E

i g ensch a ften

Die Schl u ssfol g er u n g en des A u dits können die Notwen-

di g keiten von Korrekt u r-, Vorbe ugu n g s- u nd Verbesse- r u n g smaßnahmen anzei g en. Diese A u ditfol g emaßnahmen sind nicht Teil des A u dits u nd sind üblicherweise von der a u ditierten Org anisation innerhalb eines bestimmten Zeit- rahmens d u rchz u führen u nd g emäß einem an g emessenen Verfahren z u verifizieren. Diese Verifizier u n g kann Be- standteil eines nachfol g enden A u dits sein.

Qua lifik a tion von Aud itoren Das Vertra u en in den A u ditprozess ist abhän g i g von der Q u alifikation der P ersonen, die das A u dit d u rchführen. Da- bei tra g en neben Kenntnissen u nd Fähi g keiten a u ch die persönlichen Ei g enschaften z u r erfol g reichen Leist u n g ei-

nes A u ditors bei.

Um sich g emäß den A u ditprinzipien z u verhalten, wird von einem A u ditor erwartet, dass er dem Ber u fsethos ent- spricht, d. h. er sollte u nparteiisch, wahrheitsliebend, a u f- richti g , ehrlich u nd diskret sein. Neben A u f g eschlossen- heit, Diplomatie, A u fmerksamkeit u nd schneller A u ffas- s u n g s g abe wird von ihm verlan g t, dass er in der La g e ist, sich verschiedenen Sit u ationen anz u passen u nd dennoch hartnäcki g a u f das Erreichen von Zielen konzentriert

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bleibt. Er m u ss Selbstvertra u en haben u nd d u rch lo g isches Denken rechtzeiti g Schl u ssfol g er u n g en ziehen können.

Kenntnisse u n d

F ähi g keiten

Z u frieden stellende Erg ebnisse lassen sich allerdin g s n u r

erzielen, wenn a u ch der nöti g e fachliche Back g ro u nd vor- handen ist. Dafür m u ss der A u ditor über zahlreiche Kennt- nisse u nd Fähi g keiten a u f diversen Gebieten verfü g en, die d u rch A u sbild u n g , Arbeitserfahr u n g , A u ditorensch u l u n g u nd A u diterfahr u n g erworben w u rden:

• Ein A u ditor sollte die A u ditprinzipien, -verfahren u nd -techniken kennen, u m die P ersonen a u sz u wählen, die für das jeweili g e A u dit g eei g net sind, u nd u m sicherz u - stellen, dass das A u dit in konseq u enter u nd systemati- scher Weise d u rch g eführt wird.

• Damit der A u ditor den A u dit u mfan g versteht u nd die entsprechenden A u ditkriterien anwenden kann, sind Kenntnisse über Mana g ementsystem- u nd Referenzdo- k u mente notwendi g .

Kenntnisse u n d

F ähi g keiten

von Aud itoren

• Der A u ditor m u ss Bescheid wissen über die k u lt u rellen

u nd sozialen Gepflo g enheiten von z u a u ditierenden Or- g anisationen, all g emeinen Geschäftsprozessen, inkl. der daz ug ehöri g en Terminolo g ie sowie Größe, A u fba u , F u nktionsbereiche. Die Kenntnis der Bezieh u n g en von Org anisationen erleichtert das Verständnis für den inner- org anisatorischen Z u sammenhan g einer Org anisation.

• Gesetze, Vorschriften u nd andere Anforder u n g en ( com- pliance ) diktieren den Spielra u m einer Org anisation. Der A u ditor m u ss dies für die z u a u ditierende Org anisa- tion wissen u nd beachten.

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• A u ditteam-Leiter sollten z u sätzliche Fähi g keiten in Be- z ug a u f das Leiten von A u dits a u fweisen, u m ein A u dit effizient u nd wirksam d u rchführen z u können.

• A u ditoren von Q u alitätsmana g ementsystemen sollten über Q u alifikationen in q u alitätsbezo g enen Methoden u nd Techniken verfü g en, u m an g emessene A u ditfeststel- l u n g en u nd -schl u ssfol g er u n g en z u erreichen. Daz u m u ss a u ch der technolo g ische Kontext verstanden werden, der die branchenspezifische Terminolo g ie, die technischen Merkmale von P rozessen, P rod u kten u nd Dienstleist u n- g en sowie die branchenspezifischen P rozesse u nd P rakti- ken beinhaltet.

• A u ditoren von Umweltmana g ementsystemen sollten mit den Methoden u nd Techniken des Umweltmana g ements vertra u t sein, u m an g emessene A u ditfeststell u n g en u nd -schl u ssfol g er u n g en ziehen z u können. Für das g r u ndle- g ende Verständnis zwischen menschlichen Täti g keiten u nd der Umwelt sind Kenntnisse in der Umweltwissen- schaft u nd -technolo g ie erforderlich. Weiterhin m u ss der A u ditor die technischen u nd die Umweltaspekte der be- trieblichen Täti g keit kennen, u m die Wechselwirk u n g en innerhalb der z u a u ditierenden Org anisation z u verste- hen.

Bewert u n g s- verf a hren für Aud itoren

Für A u sbild u n g , Arbeitserfahr u n g , A u ditorensch u l u n g u nd A u diterfahr u n g existiert ein Bewert u n g sprozess, der das Nivea u der A u sbild u n g beschreibt, das erforderlich ist, u m an g emessen am A u ditpro g ramm mitarbeiten z u können. Dabei werden a u ch die A u ditoren berücksichti g t, welche a u f beiden Fach g ebieten, im Umweltmana g ement u nd Q u alitätsmana g ement, täti g sein möchten.

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Schnelllebi g e Techniken zwin g en die A u ditoren sich stän- di g fachlich, z. B. d u rch Sch u l u n g en, Seminare etc., wei- terz u bilden. N u r so sind die A u frechterhalt u n g u nd die Verbesser u n g der Q u alifikation mö g lich, die u .a. bei der Bewert u n g von A u ditoren eine maß g ebliche Rolle spielen.

Eine Bewert u n g von A u ditoren u nd A u ditteam-Leitern fin- det in Übereinstimm u n g mit dem A u ditpro g ramm-Verfah- ren statt, u m z u einem Erg ebnis z u g elan g en, das objektiv, fol g erichti g , an g emessen u nd z u verlässi g ist. A u ditoren werden dabei einer dreist u fi g en Be u rteil u n g sphase u nter- zo g en:

Z u nächst erfol g t die Erstbewert u n g von P ersonen, die A u - ditoren werden möchten, danach die Be u rteil u n g für den A u ditteam-A u swahlprozess u nd schließlich die la u fende Bewert u n g der Leist u n g von A u ditoren z u r Ermittl u n g des Bedarfs an Sch u l u n g s- u nd anderen Maßnahmen z u r Ver- besser u n g ihrer Fähi g keiten.

Der erste Schritt des Bewertungsprozesses besteht hierbei in der Festlegung der für das Auditprogramm benötigten per- sönlichen Eigenschaften und Kenntnisse. Nach der Definiti- on der Bewertungskriterien erfolgt die Auswahl der geeigne- ten Bewertungsmethode und schließlich die Durchführung der Bewertung.

Beispiele für die Anwend u n g von Bewert u n g sprozessen werden in der Norm g enannt.

Die Anforder u n g en der DIN ISO 19011 an A u dits u nd A u - ditoren sind keine Zertifizier u n g sanforder u n g en g emäß ISO 9001 oder ISO 14001. Insbesondere die Q u alifikati- onsanforder u n g en an die A u ditoren werden von weni g en internen A u ditoren erfüllt. Externe A u ditoren, z. B. von

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Zertifizier u n g s g esellschaften, müssen da g e g en noch wei- terg ehende Q u alifikationen etc. nachweisen.

Abbild u n g 6 g ibt einen Überblick über die Anforder u n g s- kriterien der Norm.

Bei einem g rößeren A u ditorenpool (ab ca. 8) sollten die Q u alifikationen systematisch z u sammen g estellt werden. A u f diese Weise wird eine optimale Z u ordn u n g der A u di- toren z u den jeweili g en Org anisationseinheiten u nd/oder P ersonen g ewährleistet. Eine Q u alifikationsmatrix für A u - ditoren, wie in Abbild u n g 7, kann hierfür eine wertvolle Arbeitshilfe sein.

Die DIN ISO 19011 bzw. die darg estellte Vorg ehensweise für A u dits sollten in an g emessener Form in die firmenspe- zifische Mana g ementdok u mentation einfließen. Dies kann z.B. in Form einer Verfahrensanweis u n g z u m – gg f. inte- g rierten – Umweltmana g ement-/Q u alitätsmana g ement- A u dit erfol g en.

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Kriterium

 

Auditor

Auditor auf beiden Fachgebieten

 

Auditte am-Leiter

Ausbild ung

Sek undara usbild ung (sieheAnmerkung 1)

wie für Auditor

wie für Auditor

Gesamte Arbeitser-

5

Jahre

wie für Auditor

wie für Auditor

fahrung

(siehe Anmerk ung 2)

Arbeitserfahrung auf dem Gebiet Qua- litäts- oder Um- weltmanagement

wenigstens 2 Jahre der gesamten 5 Jahre

2

Jahre auf dem

wie für Auditor

zweiten Fachgebiet (siehe Anmerk ung 3)

Auditorensch ulung

40

St unden A udit-

24

Stu nden Schu -

wie für Auditor

sch ulung

lung auf dem zwei- ten Fachgebiet (siehe Anmerk ung 4)

Auditerfahrung

4

vollständi ge A u -

3

vollständi ge A u -

3 vollständi ge A u - dits und mindestens

dits und mindestens

dits und mindestens

20

Tage Auditerfah-

15

Tage Auditerfah-

15 Tage Auditerfah- rung in der Rolle ei- nes Auditteam-Lei- ters unter der Auf- sicht und Anleit ung eines Auditors, der die Qualifikation als Auditteam-Leiter be- sitzt (siehe Anmer-

rung als auszubil- dender A uditor unter der A ufsicht und Anleit ung eines A u - ditors, der die Q uali- fikation als Audit- team-Leiter besitzt (siehe Anmerkung 5).

rung auf dem zwei- ten Fachgebiet unter der A ufsicht und Anleit ung eines A u - ditors, der die Q uali- fikation als Audit- team-Leiter auf dem zweiten Fachgebiet (sieheAnmerk ung 5).

k

u n g 5).

Die Audits sollten innerhalb der letzten drei aufeinander fol- genden Jahre ab ge- schlossen worden

Die Audits sollten innerhalb der letzten zwei aufeinander folgenden Jahre ab- geschlossen worden sein.

Die Audits sollten innerhalb der letzten zwei aufeinander folgenden Jahre ab- geschlossen worden sein.

Anmerk u n g 1: Sek u ndära u sbild u n g ist jener Teil des nationalen Bild u n g ssystems, welcher der Grund-oder Elementarstufe folgt, jedoch vor der A ufnahme an einer Universität oder einer ähnli- chen Bild ungseinricht ung abgeschlossen wird. Anmerkung 2: Die Anzahl von Jahren der Arbeitserfahr ung kann um ein Jahr verringert werden, wenn die Person eine an gemessene weiterführende A usbild ung ab geschlossen hat. Anmerkung 3: Die Arbeitserfahrung auf dem zweiten Fachgebiet kann parallel zur Arbeitserfah- rung auf dem ersten Fach gebiet erworben worden sein. Anmerkung 4: Die Sch ul