MINISTERE DE LA SANTE DE LA POPULATION ET DE LA REFORME HOSPITALIERE DIRECTION DE LA PREVENTION

COMITE DE COORDINATION NATIONAL ALGERIE (CCM ALGERIE)

Appui du Fonds Mondial linitiative algrienne pour la mise en uvre du Plan dAction de lutte contre les IST/VIH/SIDA

MANUEL DE PROCEDURES
NOVEMBRE 2004

INTRODUCTION

Aprs validation de la proposition qui lui a t soumise par lAlgrie, le Fonds Mondial de Lutte contre le VIH/SIDA, le Paludisme et le Malaria vient daccorder une subvention destine appuyer linitiative algrienne de lutte contre les IST/VIH/SIDA. Cet appui vient dtre matrialis par la signature de laccord de subvention nDZA-304-G01-H en date du 30 octobre 2004.

Pour la mise en uvre de cet accord et de son suivi sur terrain, il a t utile dlaborer un manuel de procdures dont lobjectif est la description et la dfinition des outils et mthodes de gestion devant permettre son excution.

Ce manuel vise aussi clarifier toutes les relations fonctionnelles du cadre institutionnel cre cet effet et devant permettre lapplication du programme arrt. Lorganisation institutionnelle fait intervenir de nombreux partenaires dont il est utile de spcifier toutes leurs relations fonctionnelles.

Enfin, il constitue un document de rfrence pour tous les oprateurs (institutions gouvernementales, ONG, organisations onusiennes) appels intervenir dans le projet densemble.

I / CADRE INSTITUTIONNEL - ROLES ET RESPONSABILITES DES PARTENAIRES Dans le cadre de sa stratgie de lutte contre les IST/VIH/SIDA, lAlgrie a difi un cadre institutionnel de concertation constitu de partenaires divers et regroups au sein dun Comit de Coordination National (CCM).

1.1.CCM ALGERIE La Commission de Coordination de lAlgrie a t cre par arrt ministriel n20/MSPRH du 30 juillet 2002. Elle est prsid par le Ministre de lducation nationale depuis la signature du contrat avec le Global Fund en remplacement du Ministre de la Sant , de la population et de la rforme Hospitalire qui en avait assur la prsidence jusque l. Elle comprend : - le prsident du Comit National de Lutte contre les IST/VIH/SIDA (CNLS), - les Directions centrales du Ministre de la Sant, de la population et de la rforme hospitalire et les organismes sous tutelle (INSP , IPA , PCH ,ANS ) - les reprsentants des dpartements ministriels concerns par le phnomne du VIH/SIDA (Jeunesse et Sports, Education nationale, Enseignement Suprieur, Affaires Religieuses, Travail et Scurit Sociale, Intrieur, Dfense Nationale, Emploi et Solidarit, Justice , communication), - les membres reprsentant la socit civile travers les ONG activant dans le domaine, - les reprsentants des institutions et agences onusiennes (PNUD, ONUSIDA, OMS, UNICEF, FNUAP) - le reprsentant de lambassade de France en Algrie Cette CCM est charge de la supervision et la coordination des interventions de multiples partenaires intervenant dans la proposition de lutte contre les IST/VIH/SIDA en Algrie. Cette CCM, prside par Monsieur le Ministre de la Sant, de la Population et de la Rforme Hospitalire jusqu la signature du contrat de subvention par le Global Fund est prside par Monsieur le Ministre de lducation Nationale. Cette CCM a pour principales missions :

- la formulation de toute proposition de linitiative algrienne concernant le programme national de lutte contre les IST/ VIH/SIDA, - se prononce sur toutes les propositions et validera toutes les dcisions qui seront prises dans ce cadre, - la coordination de llaboration de la proposition nationale, - la coordination de llaboration du plan de travail et la rpartition des activits entre les diffrents partenaires, - le suivi de la mise en uvre du programme dans tous ses aspects techniques et financiers, - le suivi de ltat davancement du programme, - la mise en place du Comit technique de Pilotage, - la coordination du processus du suivi-valuation du programme en troite collaboration avec le PNLS, les ONG, les institutions nationales et internationales partenaires du projet, - la recherche et limplication dautres partenaires publics et privs pour renforcer les capacits et moyens du programme, - participer llaboration des rapports techniques et financiers priodiques.

2. MECANISMES DE COORDINATION 2.1. Runions et correspondance La CCM se runit une fois tous les 3 mois en session ordinaire et, si besoin en est, en session extraordinaire aprs convocation par son prsident ou des 2/3 de ses membres. Pour chaque runion, il est tabli pralablement un ordre du jour par lunit de gestion qui sera notifi tous les membres au moins 7 jours avant la date fixe. Ces runions sont destines faire le point sur ltat davancement du programme, de traiter toute affaire ou dossier ncessitant la concertation et de

prendre les dcisions qui simposent pour assurer la conduite efficace de lexcution du programme. La CCM peut inviter dautres membres (dpartements ministriels, ONG, experts, reprsentants agences onusiennes) ces runions gnrales pour lassister pour avis dexperts. Lunit de gestion a la charge dassurer le secrtariat et de rdiger le procs verbal (PV). Ce PV sera transmis tous les membres de la CCM ainsi quau Global Fund et au LFA. Lordre du jour des runions de la CCM ainsi que les PV de runion seront rendus publics sur le site internet du Ministre de la Sant, de la Population et de la Rforme Hospitalire. Lunit de gestion doit aussi dvelopper des relations fonctionnelles denvoi de rapports et autres documents par tout moyen de communication (attachs demail, Fax, voie postale)

2.2. Comit technique de Pilotage Dans un souci de facilitation de lexcution du programme, il a t cr un Comit technique de Pilotage prsid par la Directrice de la Prvention du Ministre de la Sant, de la Population et de la Rforme Hospitalire. Les autres membres de ce comit sont issus de la CCM. Il a pour principales attributions : - la dfinition des grandes orientations politiques et stratgiques du programme algrien de lutte contre les IST/VIH/SIDA, - la concertation et la coordination sur toutes les questions techniques du programme - le contrle permanent de lexcution des activits du programme, - le suivi et lvaluation des activits du programme,

2.3. Commissions techniques Pour accrotre lefficacit de lexcution du programme et en superviser les aspects plus spcifiques , la CCM a cre des groupes de travail organiss en

commissions spcialises , constitus dexperts issus de la CCM et renforcs par dautres intervenants. Ces groupes coiffent les domaines suivants : Commission Epidmiologie et prvention : Ce groupe de travail a pour principal rle de coordonner les diffrentes tudes, enqutes, et dvaluer le systme de surveillance prvues dans les plans daction.

- Commission clinique, thrapeutique et formation : Ce groupe de travail a pour rle le suivi permanent des oprations dacquisition et de distribution des mdicaments (ARV et autres), de sassurer de leur disponibilit en tout lieu et en tout moment et dapporter toute lexpertise de ses membres dans la discussion et lenrichissement des protocoles de prise en charge des malades ainsi que la formation des personnels de sant. Commission laboratoire, dpistage et formation : Ce groupe de travail a pour rle de coordonner toutes les activits relatives aux tests et counselling prvus dans le programme, de soutenir la cration des Centres de Dpistage Anonymes et Gratuits, de sassurer de la disponibilit des ractifs et autres moyens de dpistage, de suivre les indicateurs y affrents et assurer la formation des personnels de sant.

- Commission information, ducation, communication (IEC) : Ce groupe de travail a pour rle la validation de lensemble des supports audio-visuels, affiches, messages, brochures et autres supports ducatifs et de sensibilisation prvus dans le programme et assiste les intervenants partenaires leur diffusion massive. Il apporte aussi toute son assistance la mise en uvre efficace de toute campagne nationale, rgionale ou locale de communication sociale.

- Commission de prise en charge psychosociale coordonnant et supervisant les actions daccompagnement des personnes infectes et de leurs familles ainsi que la formation des personnels dans ce domaine. 2.3. Le Bnficiaire Principal (PR) Le PR du programme Algrien est le Ministre de la Sant, de la Population et de la Rforme Hospitalire, dcision valide lunanimit par la CCM Algrie. Le signataire du contrat est le DAG. La Direction de la Prvention est charge en ce qui la concerne de la programmation ,du suivi et de lvaluation des plans

daction en coordination avec les autres secteurs .Une unit de Gestion est mise en place pour la mise en uvre du plan daction . Un compte bancaire spcifique a t ouvert au niveau du CPA ,agence Val dHydra intitul : LA PHARMACIE CENTRALE DES HOPITAUX (GLOBAL FUND Plan IST /VIH /SIDA) . Les signataires sont : le DAG du MSPRH ,le DG de la PCH et le coordinateur technique principal .Deux signatures seront exiges sur chaque chque mis dont obligatoirement celle du coordinateur technique.

2.4. Lunit de gestion (UGP) Lunit de gestion du programme a t cre par arrt ministriel du MSPRH. Elle a t mise en place pour assister le PR dans la mise en uvre du plan algrien de lutte contre les IST/VIH/SIDA. Elle a pour mission de :

1. Assurer la gestion programmatique, financire et administrative du programme en troite collaboration avec le comit technique de pilotage

2. Elaborer, en concertation avec le programme national de lutte contre le VIHSida et les principaux acteurs du secteur, le programme de travail des activits relevant de sa responsabilit et sassurer que les projets mens par les sous-bnficiaires sont en adquation avec les objectifs globaux de la composante et excuts selon les plans et budgets tablis ; 3. Assurer le suivi de lexcution du plan dactivit de lutte contre le VIH-Sida en regard des rsultats et des indicateurs dfinis dans laccord de subvention ; 4. coordonner avec le LFA toutes les missions daudit et dvaluation du programme sous tous les aspects techniques et financiers,

5. Mettre en place un systme de suivi-valuation permettant llaboration des rapports trimestriels davancement et le rapport annuel et assurer la formation des sous-bnficiaires; 6. Initier et coordonner les valuations des actions entreprises, en tirer les leons en vue de lamlioration des rsultats de la composante ; Fournir un

appui-conseil aux diffrents partenaires sur les stratgies de mise en uvre permettant latteinte des objectifs et des rsultats escompts ; 7. Procder lanalyse technique de tout document relatif aux activits planifies manant des diffrentes structures sous-bnficiaires ; 8. Identifier les besoins en assistance technique et laborer les termes de rfrence des consultations et de toutes autres tudes nationales requises dans le cadre du programme ; 9. Suivre en relation avec les experts du programme en finance-audit et approvisionnements, llaboration et le suivi de lexcution du budget consolid et la ralisation des dpenses ainsi que lapplication des procdures dappel doffres pour lacquisition des biens et services au profit du Programme, conformment aux procdures du Ministre de la Sant, de la population et de la Rforme Hospitalire et aux activits prvues dans le plan de travail ; 10. Travailler en troite collaboration et avec lappui de lexpert transversal de suivi-valuation du programme ; 11. Maintenir des relations troites avec lAgent Local du Fonds Mondial (LFA) et lui fournir lassistance et les services requis pour faciliter lexamen et la rsolution des problmes ventuels ; 12. Prparer les rapports programmatiques et financiers consolids du programme et la Direction de la Prvention pour les transmettre au LFA et au CCM ; 13. Dvelopper et animer dans lharmonie un rseau oprationnel de partenaires nationaux et intervenant dans le domaine du VIH-Sida - Appuyer et dvelopper des relations harmonieuses entre lUGP, le Ministre de la Sant ,de la population et de la Rforme Hospitalire et ses principaux interlocuteurs ; 14. prparer et assurer le secrtariat des runions trimestrielles et extraordinaires de la CCM et autres runions lies au programme. 15.tablir et transmettre en toute urgence tout rapport li un fait pouvant contrarier la bonne excution du programme. 2.4. Les Sous Bnficiaires (SPR)

Les SPR du programme sont ceux dfinis dans la convention de subvention conclue entre le Ministre de la Sant, de la Population et de la Rforme Hospitalire et le Fonds Mondial. Aprs laboration et validation de leurs plans daction et aprs signature de la convention type avec le PR, il sera accord des moyens financiers ces SPR qui seront suivis et contrls par des Socits dExpertise Comptable qui seront dsignes cet effet. Les responsabilits des SPR sont : - laborer des plans daction budgtiss, des plans dachats, et des plans de suivi valuation - prparer et soumettre les demandes de versement au PR conformment au plan de travail tabli, - mettre en uvre les activits planifies et consignes dans leur plan daction conformment au plan de travail et aux dispositions de la convention qui les lie au PR, - assurer le suivi valuation des activits programmes sur le terrain - laborer et mettre disposition du PR et du LFA de toutes les donnes techniques et financires ncessaires la supervision du programme, - cooprer avec le LFA et lui faciliter les visites dvaluation et dtude des registres et comptes rendus du programme, - laborer et transmettre les rapports dactivits trimestriels et annuels et tout autre document facilitant le suivi-valuation de lexcution des activits programmes et pouvant tre demands par le PR et le LFA, - tenir jour les livres et les registres comptables et financiers prvus par la convention, - mettre disposition des auditeurs internes et externes de tous les documents ncessaires aux missions daudit programmes ou non programmes, - participer aux runions de la CCM. 2.5. Le Fonds Mondial (FM)
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Le Fonds Mondial est le bailleur de fonds du programme portant appui linitiative algrienne de lutte contre les IST/VIH/SIDA. Sa fonction se rsume comme suit : - orientation stratgique du programme en troite coordination avec le MSPRH et la CCM, - suivi de la planification, de lexcution et de lvaluation du programme, - coordination sur tous les aspects relatifs au financement et lexcution du programme, - collaboration avec le MSPRH dans llaboration des plans de travail annuels et lapprobation de leur financement, - supervision en collaboration avec le MSPRH et le LFA, - validation et approbation des attestations de dons afin dobtenir lexonration des droits de douane et de la TVA.

2.6. LAgent Local de Fonds (LFA) Le LFA est le reprsentant du Fonds Mondial. Il a pour missions de : - assurer la coordination avec le PR et la CCM pour la mise en uvre du programme, - superviser en troite collaboration avec lUGP la gestion financire des fonds du programme, - conduire des missions de supervision et de revue et laborer des rapports de mission, - coordonner les aspects relatifs lvaluation du programme, - valider les rapports techniques et financiers trimestriels et les transmettre au Fonds Mondial, - transmettre la demande de versement de fonds au Fonds Mondial et assurer les dboursements au BP,

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- assurer le reporting priodique au Fonds Mondial sur les ralisations du programme,

II- MISE EN UVRE ET EVALUATION DU PROGRAMME La proposition algrienne a fait lobjet dun plan daction tal sur 2 ans et couvrant 5 domaines dactivit. Ce plan daction est mis en place sous forme dun plan de travail comportant les projets et les activits raliser par le PR et les SPR. Le suivi de ce plan de travail seffectue par le biais de llaboration de rapports priodiques semestriels pour la premire anne et ventuellement trimestriels pour la seconde anne, et annuels sous leur forme synthtique. Ces rapports ont pour objet de faire ressortir toutes les avances relles effectues et identifier les contraintes majeures ventuelles pour leur trouver les solutions adquates de rglement. Le plan de suivi et valuation permettra en outre de mesurer le niveau atteint pour tous les indicateurs identifis dans ce plan quils soient quantitatifs ou qualitatifs. Ce plan permettra aussi dvaluer le processus de mise en uvre du plan de travail, les rsultats atteints et les impacts du programme.

En plus des missions priodiques, le suivi revt un caractre continu ds lors quil seffectue en permanence travers des revues internes externes et des tudes et enqutes empiriques. 1- Plan de travail Le PR a labor un plan de travail budgtis sur 2 annes . Ce plan de travail consolid a t soumis pour validation au CCM et approuv par des experts dsigns par le Fonds Mondial. Les SPR en collaboration avec lunit de gestion doivent soumettre dans un dlai ne dpassant pas deux mois partir de la date du premier dboursement par le Fonds un plan de travail couvrant les deux annes du programme. Le plan de travail comprend : - les activits des projets des diffrents intervenants, - les chanciers trimestriels de mise en uvre, - leurs budgets respectifs,
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- les rsultats et indicateurs prvus. En collaboration avec lunit de gestion les membres du Comit de Pilotage, les experts, les SPR et les Sous-Comits Techniques (groupes de travail) seront nommment identifis pour agir ensemble dans la mise en uvre des activits programmes. Cette mise en uvre obira un calendrier pralablement dtermin.

2- Rapports priodiques Le PR est tenu de fournir des rapports priodiques au Fonds Mondial sur lutilisation des fonds et ltat davancement des activits finances par la subvention du Fonds Mondial. Par ailleurs, les SPR sengageront eux aussi fournir des rapports similaires au PR qui assurera la consolidation et la transmission au Fonds. Tous les rapports et documents relatifs au programme doivent obligatoirement comporter le logo du MSPRH et du Fonds Mondial et les rfrences de la convention (NDZA- 304 - G01-H et date de signature :30 Septembre 2004 ). Les rapports exigs sont : 2.1- Rapports semestriels pour la premire anne et trimestriels pour la seconde anne: Au cours des 15 jours qui suivent la fin de chaque semestre/trimestre de mise en uvre, les SPR doivent fournir un rapport dtape sur les activits du programme. Ce rapport doit comporter des indications sur : - les donnes financires du semestre concern cumules depuis le dbut du programme, - les progrs raliss mesurables quantitativement et qualitativement selon lchancier et la programmation tablis dans le plan de travail, avec la prcision que tout cart par rapport la prvision doit tre relat et des explications doivent tre fournies sur les contre performances apparues, - un rapport consolid des rapports des SPR doit tre envoy au LFA au cours des 45 jours qui suivent chaque fin de semestre/trimestre selon le format et le contenu demands par le Fonds Mondial.

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2.2- Rapports annuels : Au cours des 15 jours qui suivent la fin de chaque anne du programme, les SPR doivent laborer et transmettre au PR un rapport annuel financier et technique devant comporter toutes les indications financires et de rsultats atteints selon le format et le contenu demands par le Fonds Mondial. Le PR et aprs consolidation des donnes, est tenu de transmettre au LFA au cours des 45 jours qui suivent la fin de chaque anne fiscale un rapport annuel selon le format et le contenu demands par le Fonds Mondial.

2.3- Rapports dvaluation intermdiaires : Avant les 75 jours qui prcdent la fin des deux annes du programme, les SPRdoivent transmettre au PR un rapport dvaluation intermdiaire sur les activits ralises la date du rapport selon le format et le contenu demands par le Fonds Mondial. Les SPR doivent collaborer amplement aux valuations de fin de programme qui seront engages par le PR et le Fonds Mondial. Ce rapport constituera un lment dterminant dans lapprobation du fonds de la poursuite du programme pour la troisime anne et ventuellement toute autre nouvelle proposition algrienne.

3- Plan de suivi-valuation Pour permettre la CCM et autres partenaires de suivre les performances ralises dans lexcution du programme et de mesurer lefficacit des actions engages, le PR a labor un plan de sui-valuation qui constitue un outil de gestion du programme. Le plan de suivi-valuation dj formul sera suivi par le Comit technique de pilotage. Son enrichissement et son renseignement notamment au niveau des indicateurs de mesure quantitatifs et qualitatifs est assur par le Comit assist par des personnes ressources et par les membres du PNLS. La supervision du plan de suivi-valuation est mise sous la responsabilit du PNLS assist par lunit de gestion et notamment lpidmiologiste charg du systme dinformation. Au niveau rgional, les activits de suivi-valuation seront assures par les organes dsigns cet effet. 3.1- Suivi du programme
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Le suivi programmatique permettra de mesurer les avances et les performances ralises dans la mise en uvre du programme en tenant compte des lments suivants : - le plan de travail - les rapports dactivit semestriels/trimestriels et annuels, - les indicateurs prvus pour chaque type dactivit, - les missions et revues priodiques effectues sur terrain selon le planning pr-tabli, - les runions de coordinations ordinaires, les runions de la CCM et autres runions thmatiques en rapport avec les activits du programme.

3.2- Evaluation du programme Lvaluation du programme portera la fois sur le processus de conduite du programme, les rsultats atteints et limpact. Elle se fera travers plusieurs mesures : - les revues internes : une premire revue sera organise au cours de lanne 2005 et servira de base pour lvaluation intermdiaire du programme, - la revue externe : Une revue externe sera organise au cours de lanne 2006 et sera ralise par un expert international et des experts nationaux, - les tudes et les enqutes : Dj programmes dans le plan daction ,elles portront sur le comportement, la sro-surveillance, les groupes risque

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Organigramme de la proposition au Global Fund

dans le cadre de la lutte contre les IST/VIH/SIDA

MSPRH

CCM

Runion tous les 6 mois

CCM restreint

Runion tous les 15 jours Comit de coordination

PCH
Gestion financire Gestion des achats et des stocks Livraison, distribution

D.Prvention
Programmation, Suivi, valuation

DSP

Programmation Comit intersectoriel de lutte contre les IST/VIH/SIDA (experts) Evaluation mensuelle et trimestrielle

Secteurs Sanitaires SEMEP Programmation Evaluation mensuelle et trimestrielle ONG (audits, inspections)
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III- GESTION FINANCIERE ET AUDIT

1- Responsabilit financire Le PR recevra les subventions accordes par le Fonds Mondial selon les demandes de financement qui seront transmises au LFA sur un compte bancaire spcifique ouvert par la PCH mais exclusivement rserv au financement des oprations identifies dans le plan daction de lutte contre les IST/VIH/SIDA au niveau du CPA .Ce compte sera libell PCH-Global Fund -Plan IST/VIH/SIDA Le coordinateur technique principal de la cellule de gestion engagera les dpenses conformment au plan dachat, au plan daction bi-annuel et au plan de travail. Trois spcimens de signatures sont retenus sur le compte ouvert auprs du CPA sous le libell Pharmacie centrale des Hpitaux Global Fund - Plan IST/VIH/SIDA Deux signatures sont exiges sur chaque chque mis sur ce compte avec obligatoirement la signature du coordinateur technique principal. Le PR effectuera des versements sur des comptes CPA individualiss et rservs exclusivement la gestion de leur plan daction contre les IST/VIH/SIDA par tranches trimestrielles aux SPR retenus conformment leur demande de fonds tablie et signe, leur plan de travail, dachat et daction valids par la CCM et le Comit de Pilotage. Conformment aux dispositions de la convention signe entre le MSPRH et le Fonds Mondial, les subventions seront exclusivement dpenses pour les activits du programme algrien de lutte contre les IST/VIH/SIDA et ce durant toute la priode dexcution du programme soit les annes 2005 et 2006. Le PR mettra en place un systme de gestion qui sera agre par le LFA et destin valuer les comptences des SPR et les assister dans la gestion des subventions quils recevront. Conformment aux dispositions de la convention, le PR et les SPR doivent tenir jour des livres de comptabilit, des registres, des documents comptables et autres pices et documents conformes aux rglements comptables et financiers en vigueur en Algrie et adapts aux modles du Fonds Mondial.

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Ces pices et documents doivent attester et justifier en tout moment et en tout lieu de lensemble des dpenses engages dans lexcution du programme. Il est fait obligation aux SPR dtre soutenu dans leur gestion financire par un cabinet dexpertise agr par ltat et retenu par le PR.

2- Audit - Les SPR : Les SPR doivent tenir jour et pour une dure dau moins vingt ans partir de la date de fin du programme les livres, registres et autres documents comptables ayant servi lexcution de la subvention accorde par le Fonds,

- Audit des SPR : Les dpenses effectues pendant la dure de la convention par les SPR sont soumises des audits financiers annuels. Ces derniers sont raliss conformment aux pratiques internationales en matire de vrification des comptes par un cabinet daudit indpendant retenu aprs appel doffres par le PR en coordination avec le LFA. Le rapport daudit est remis aux SPR qui feront leurs commentaires et le remettront aux PR dans un dlai de deux mois aprs la fin de la priode de laudit.

- Suivi des recommandations de laudit : Les SPR sont tenus dappliquer des recommandations issues de laudit. Le PR veillera particulirement lapplication par les SPR des recommandations du rapport daudit. Le LFA sera destinataire des rapports daudit et des lettres de management quil analysera et discutera les rsultats et les recommandations avec le PR et dans le cas ncessaire adressera les mesures de redressement au fonds Mondial.

- Audit du Fonds Mondial : Le Fonds Mondial se rserve le droit de raliser lui mme ou par un tiers les audits requis dans la convention, de mener tout type danalyse financire ou dassumer la responsabilit financire des fonds de la subvention.

- Missions dinspection : Les SPR doivent faciliter et permettre toute inspection durant les jours ouvrables et mettre disposition les livres, registres et autres documents que demanderont les membres de linspection.

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IV- FORMATION ET SUPERVISION 1- Formations locales (En Algrie) Pour les actions de formation, dorganisation de sminaires, dateliers et de toute autre rencontre technique et scientifique, il y a lieu de respecter les procdures dfinies dans cette partie. Pour toute action de ce genre, il doit tre labor : - une fiche technique dfinissant : intitul de lopration en prcisant la nature :sminaire, runion scientifique, cours les objectifs, le nombre de participants, leur nom, leur qualit, leur profession, leur provenance le lieu et la dure de lopration, nombre et qualit des animateurs, le responsable de lopration (institution et personne), le cot (budget)de lopration dtaill (hbergement, restauration, impression, papier, documents, rmunration des animateurs),

Le budget de rfrence pour la facturation des prestations de formation sera tabli sur la base dun cot moyen comprenant la prise en charge de lhbergement et la restauration, le cot dencadrement, le cot du personnel dappui et de pause caf ainsi que la documentation qui sera remise aux participants. Les taux appliquer sont les suivants : - Hbergement, restauration par participant (1$ = 72 DA): - 950 DA/repas midi - 950 DA/ repas du soir - 150 DA / petit djeuner - 1500 DA/nuite dhbergement - 50 DA/ pause caf.

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-Rmunration des encadreurs (animateurs, facilitateurs, confrenciers) et personnel de soutien (secrtariat, chauffeur, tirage de documents) - 2000 DA/Heure dintervention encadreurs de niveau universitaire, - 1000 DA/Heure dintervention de niveau secondaire, - 700 DA/Heure dintervention de niveau infrieur au secondaire, - 600 DA/Heure dintervention personnel de soutien (secrtariat, chauffeur, tirage documents .).

-Frais de transport : - la souche du billet davion atteste du cot du transport - 10 DA/KM parcouru dans le cas dusage dun vhicule personnel - le prix en vigueur du billet de train, de bus ou de taxi selon la provenance. -Salle ou local de laction de formation avec moyens de sonorisation et de vido projection - 5000 DA/jour

Il est recommand aux responsables des programmes de formation dengager des ngociations pour avoir des prix comptitifs avec les institutions, htels et autres lieux o se drouleront ces formations. En tout tat de cause, ces tarifs reprsentent les niveaux maximum quil ny a pas lieu de dpasser.

2- Justifications des dpenses Toutes les dpenses engages dans ce cadre seront justifies conformment aux usages en vigueur dans les tablissements de formation en Algrie. Il sera prcis pour chaque activit de formation tous les dtails ncessaires concernant les participants, les animateurs et les organisateurs. Il sera exig aux organisateurs de prsenter toutes les pices comptables (factures, bons de paiement, souches de billet).

3- Missions de supervision et suivi-valuation Dans le cadre des missions de services, supervision, visite, suivi et valuation, un forfait maximum de dplacement est fix comme suit : - Hbergement et restauration : 5.000 DA/jour

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Frais de transport (billet davion ou 10 DA/Km dans le cas dusage dun

4-

4.1- Personnel Pour tout recrutement justifi pour lexcution des activits du programme, il est : - slection parmi 3 propositions (CV + entretien), - PV du comit de slection, - Contrat de recrutement prcisant les termes de rfrence, - Dossier administratif individuel contenant les pices, documents et diplmes exigs.

4.2.1- Consultants nationaux Le PR et en coordination avec lunit de gestion doit crer un fichier de consultants complt par un appel par voie de presse. Pour chaque besoin et en fonction de la spcialit, le comit de slection doit oprer sur les CV et les entretiens quil aura mener avec les candidats. Les allocations de consultation pour les experts nationaux sont fixs un taux maximum comme suit :

- 6.000 DA/jour comme indemnit de travail, - 5.000 DA/ jour comme frais dhbergement et de restauration en cas de dplacement, - billet davion selon la destination. Pour toute consultation, il est prvu la fourniture dun rapport dans les 15 jours qui suivent la fin de mission ; ce rapport sera soumis pour approbation au
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Comit technique de Pilotage. Le paiement sera effectu en deux tranches : une avance de 50% au dmarrage de lintervention et le reste (50%) lapprobation du rapport final. Le consultant peut tre appel prsenter les rsultats de sa mission devant la CCM ou auprs des ou dun Sous Comit Technique (groupe de travail). Il demeure tenu par la confidentialit des rsultats.

4.2.2- Consultants inter nationaux Le Fonds doit informer le MSPRH et lunit de gestion de la dsignation et de larrive dexperts internationaux dsigns par lui mme en communiquant les termes de rfrence et la priode de consultation. Le PR, les SPR et lunit de gestion doivent faciliter les supports logistiques et administratifs des missions de ces experts. Ils doivent fournir un rapport dans les 15 jours qui suivent la fin de leur mission. Tout consultant doit faire une runion de briefing et de dbriefing avec le PR ou la CCM.

5- Achats Tout achat sera conforme au plan dachat, plan de travail, plan daction et sera exclusivement rserv aux activits du programme.

Tous les achats se feront en respect de la rglementation algrienne en vigueur.

6- Responsabilits Les responsabilits des diffrents intervenants sont dcrites comme suit :

6.1- PR (MSPRH) :Unit de Gestion du Programme (UGP) Dans le cadre du programme, lUGP (PR) est responsable de : - lvaluation des besoins en quipements, mdicaments etc - la prparation des listes et des spcifications des produits acheter,en assurant une coordination avec les diffrents partenaires PR, SPR,
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en quipements requis dans le cadre de lexcution du programme afin dactualiser les listes des quipements et autres biens acheter localement

partenaires concerns.

- maintenir un inventaire permanent et dtaill des quipements achets dans le cadre du programme en coordination avec les diffrents SPR et effectuer un inventaire physique priodique de tous les quipements achets dans le cadre du programme.

La responsabilit du Fonds est de : fournir les attestations de don pour les procdures de ddouanement, approuver les achats ne figurant pas dans le plan de travail, octroyer des drogations en cas de besoin.

7- Procdures dachat Tous les achats, les fournitures, les prestations de services et travaux se feront conformment aux dispositions du code des marchs publics en vigueur en Algrie. La commission dachat de la wilaya se prononcera sur le choix des fournisseurs selon les critres techniques et financiers habituellement en usage en Algrie. Pour lexcution du programme, toutes les procdures en vigueur en Algrie seront respectes (bon de commande, ordre de service, service fait etc)
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Un registre dinventaire sera tenu en permanence. Tous les documents et contrats relatifs au programme porteront les logos du MSPRH et du Fonds mondial et seront obligatoirement archiv auprs du MSPRH pour une dure de 20 annes au moins.

8- Exonration de la TVA Une demande officielle sera transmise au Ministre des Finances pour lexonration des droits de douane et de la TVA pour tous les achats et les prestations effectus dans le cadre du programme algrien de lutte contre les IST/VIH/SIDA soutenu par la subvention du Fonds mondial.

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ANNEXE 1 : DEMANDE DE FONDS

SOUS-BENEFICIAIRE :. Fonds Mondial de lutte contre les IST/VIH/SIDA RAPPORT TRIMESTRIEL ET DEMANDE DE VERSEMENT

A B C

Nde la subvention Priode de couverture N squentiel de demande de versement de fonds Devise

ALG

: RESUME FINANCIER

Versement de Principal bnficiaire pour 2 ans 1 Montant de subvention pour 2ans 2 Cumul des fonds reus au dbut de la priode couverte 3 Fonds reus pendant la priode couverte 4 Cumul des fonds reus la fin de la priode couverte (ligne 6- ligne 4) 5 Balance de la subvention non verse (ligne 4- ligne 8) Dpenses du Sous bnficiaire 6 Dpenses cumules au dbut de la priode (ligne 8 du rapport de la prcdente priode) 7 Dpenses de la priode 8 Dpenses cumules la fin de la priode (ligne 6- ligne 7) 9 Balance des Fonds reus la fin de la priode (ligne 4- ligne 8)
PARTIE 1I : DEMANDE DE FONDS ET INFORMATIONS BANCAIRES

10 11 12 13 14

Montant des Fonds demands pour les 2 prochaines priodes Intitul du compte N du compte Nom et adresse de la banque Code bancaire ou n routage

PARTIE 1II : AUTORISATION

10 11 12 13 14

Nom du signataire autoris Titre du signataire autoris Signature autoris Nom et adresse de la banque Date

24

ANNEXE 2 : RELEVE ET RESUME DES DEPENSES Bnficiaire principal Ou sous-bnficiaire

TITRE DU PROJET : N DU PROJET : PERIODE COUVERTE : Du Au.

RELEVE DES DEPENSES

LIGNES BUDGETAIRE (LB) DESCRIPTION DE LA DEPENSE REFERENCE DES PIECES JUSTIFICATIVES DATE DE PAIMENT DEPENSES DE LA PERIODE DEPENSES CUMULEES BUDGET ALLOUE

LB1 TOTAL LB1 LB2 TOTAL LB2 LB3 TOTAL LB3 LB4 TOTAL LB4 TOTAL

Nom du Coordinateur du projet :

Signature :

Date :

25

ANNEXE 3 : TENUE DE COMPTE

BENFICIAIRE PRINCIPAL OU SOUS-BENEFICIAIRE N DU PROJET : FONDS MONDIAL DE LUTTE CONTRE LE SIDA FICHE DE TENUE DE COMPTE EN DA BANQUE : N DE COMPTE :

TOTAL MOUVEMENT : SOLDE : Nom du Coordinateur du projet : Date : Signature :

26

ANNEXE 4 : RAPPROCHEMENT BANCAIRE Bnficiaire principal ou sous-bnficiaire

N DU PROJET : BANQUE : N DE COMPTE :

DATE

LIBELLE

CHEZ LE SOUS-BENEFICIAIRE DEBIT CREDIT

CHEZ LA BANQUE DEBIT CREDIT

TAUTAUX SOLDE

Nom du Coordinateur du Projet :

Signature :

Date :

27

ANNEXE 4 : RAPPROCHEMENT BANCAIRE Bnficiaire principal ou sous-bnficiaire

TITRE DU PROJET : N DU PROJET : PERIODE COUVERTE : Du Au.

RELEVE DES DEPENSES (EN D.A)

TOTAL MOUVEMENT : SOLDE AU :

00

00

00 00 00 00

Nom du Coordinateur du Projet :

Signature :

Date :

28

SOUS BENEFICIAIRE PIECE DE CAISSE BENEFICIAIRE : CAISSE SOUS-BENEFICIAIRE

NATURE : RECU PAR : MONTANT TOTAL FOURNISSEUR

ALIMENTATION DE LA CAISSE

N DE FACTURE

LIBELLE

MONTANT DA

Date : Observation

SOUS BENEFICIAIRE PIECE DE CAISSE BENEFICIAIRE : NATURE : RECU PAR : MONTANT TOTAL FOURNISSEUR

N DE FACTURE

LIBELLE

MONTANT DA

Date : Observation

29

ANNEXE 5 : TENUE DE CAISSE Bnficiaire principal ou sous-bnficiaire

N DU PROJET :

FICHE DE TENUE DE CAISSE (EN D.A)

Mois : Solde de dpart :

TOTAL MOUVEMENT : SOLDE AU :

00

00

00 00 00 00

Nom du Coordinateur du projet : Date :

Signature :

30

ANNEXE 6 : ETAT DES PAIMENTS DES PARTICIPANTS ET ENCADRANTS SOUS BENEFICIAIRE Projet du

Activit : Date : ETAT DE PAIMENT DES PARTICIPANTS

NOM & PRENOM

N CIN

NBRE DE JOUR

TAUX /JOUR

MONTANT TOTAL

EMARGEMENT

TOTAL

L prsent tat est arrt la somme de :

31

ANNEXE 7 : LISTE DES PARTICIPANTS SOUS BENEFICIAIRE Projet du

Activit : Date : LISTE DES PARTICIPANTS

NOM & PRENOM

INSTITUTION

N CIN

EMARGEMENT

32

RESUME DES DEPENSES EN (DA)

TITRE DU PROJET : N DU PROJET : PERIODE COUVERTE : Du Au. SOUS COMPOSANTE : DESCRIPTION DE LACTIVITE /ELEMENT DE DEPENSE BUDGET ALLOUE (1) DEPENSES CUMULEES AU DEBUT DE LA PERIODE (2) DEPENSES DE LA PERIODE (3) DEPENSES CUMULES A LA FIN DE LA PERIODE (2) + (3) BALANCE DE LA FIN DE LA PERIODE (1) (4)

SOUS TOTAL LB1 SOUS TOTAL LB2 SOUS TOTAL LB3 SOUS TOTAL LB4 TOTAL

Nom du Coordinateur du projet : Date :

Signature :

33

ANNEXE 9 : REGISTRE DES IMMOBILISATIONS BENFICIAIRE PRINCIPAL OU SOUS-BENEFICIAIRE N DU PROJET : Date dAcquisition Description Quantit Numro de srie Numro dinventaire Cot en DA Lieu daffectation

34