REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMN RODRGUEZ

NCLEO VALLES DEL TUY TCNICAS DE DECISIN Y SU PROCESOS

ALCALDA DEL MUNICIPIO TOMS LANDER PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIN DEL PRESUPUESTO A TRAVS DE RDENES DE COMPRA Y DE SERVICIO

PROFESOR: ROJAS, ARGENIS

ELABORADO POR: LVAREZ, NELSON C. I. N V-11.834.851 CARDOZO, EDUARDO C. I. N V-19.373.521 HERRERA, MARA C. I. N 14.455.727 MATAMOROS, ROSSANA C. I. N V-14.299.400 RONDN, PAULA C. I. N V-6.414.309

SANTA TERESA DEL TUY; MAYO DE 2012

ANLISIS DEL PROBLEMA La Alcalda del Municipio Toms Lander, como ente pblico, debe ajustar sus procesos administracin financiera al ordenamiento legal que rige la materia. En este sentido, la Ley Orgnica de Administracin del Financiera del Sector Pblico (LOAFSP), establece el marco fundamental para los procesos administrativos que impliquen la adquisicin y contratacin de bienes y servicios necesarios para que la Institucin desarrolle sus actividades de manera eficaz, tanto las actividades de mera administracin y funcionamiento, como aquellas actividades enmarcadas dentro de los programas y proyectos planificados por el Municipio dentro de su Plan de Desarrollo Econmico y Social. En este mismo orden de ideas, el Reglamento Numero 01 de la LOAFSP Sobre el Sistema Presupuestario, establece una serie de normas que regulan el proceso de Formulacin y Ejecucin del Presupuesto. As las cosas los procedimientos de adquisicin de bienes y servicios, estn orientados a la contratacin de las personas naturales y jurdicas que deben prestar los servicios o suministrar los bienes requeridos, a cambio de la correspondiente contraprestacin dineraria. Ahora bien, en la Alcalda del Municipio Toms Lander, durante los ltimos 7 ejercicios fiscales, se han venido presentando una serie de inconvenientes para cumplir de manera oportuna con las obligaciones adquiridas con los proveedores. Es importante sealar que durante dicho perodo ha sido recurrente la insuficiencia de recursos presupuestarios y financieros a partir del 2 trimestre, lo que ocasiona un retraso en los pagos a los proveedores y por ende la negativa de estos a continuar suministrando los materiales y servicios que requiere la Institucin para el normal desenvolvimiento de sus actividades.

A continuacin se presenta una propuesta de adecuacin de los Procesos Administrativos para la Adquisicin de Bienes y Servicios y para el Proceso de Ordenacin de Pagos de la Alcalda del Municipio Toms Lander. DIGNSTICO El diagnstico se efectu en dos partes: 1) Plan Operativo Anual: Se efectu la revisin de los Planes Operativos Anuales de los 4 ejercicios fiscales anteriores (2011, 2010, 2009 y 2008) y se compararon las actividades y metas trazadas por cada una de las unidades con la Ejecucin presupuestaria de cada una de esas unidades en los Ejercicios correspondientes, obtenindose como dato ms relevante la incongruencia entre lo establecido en planes operativos y las actividades que realizaba cada unidad durante el ao. Esto trae como consecuencia, que no se estimen los gastos de manera adecuada lo que conlleva a su vez a que se produzca la insuficiencia presupuestaria. 2) Procedimiento de Adquisicin de Bienes y Servicios De la evaluacin de los procesos de adquisicin de bienes y servicios que deben realizarse a travs de rdenes de Compra u rdenes de Servicio, se observ lo siguiente: La unidad que requiere del bien o servicio contacta de manera directa o va telefnica al proveedor a fin de solicitar los bienes. El proveedor suministra el bien o servicio requerido y entrega copia de la factura o nota de entrega al responsable de la unidad.
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El responsable de la unidad emite requisicin, en la cual

detalla el bien requerido, el monto en bolvares y el proveedor, as como el nmero de la factura y nota de entrega respectiva y la remite a la Direccin de Administracin y Finanzas. La Direccin de Administracin y Finanzas verifica la presupuestaria y financiera, de haber disponibilidad

disponibilidad se ordena el pago y la emisin del cheque. En caso de no haber disponibilidad, se procede a mantener en resguardo la factura hasta tanto se ingresen recursos adicionales por crditos adicionales. De lo anterior se evidencia que el proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios de la Alcalda del Municipio Toms Lander no se ajusta a la normativa legal existente, evidencindose adems la inexistencia de Manuales de Normas y Procedimientos. En tal sentido, el procedimiento utilizado facilita que se adquieran compromisos sin la debida disponibilidad financiera y presupuestaria, lo que esta expresamente prohibido por la ley y coadyuva a que se sobregiren las cuentas presupuestarias y que se incumpla con las obligaciones adquiridas. A continuacin se presenta un anlisis del problema en estudio a travs de un diagrama de Ishikawa o Espina de Pescado

ALCALDA DEL MUNICIPIO TOMS LANDER CAUSAS DEL RETARDO EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CON PROVEEDORES DIAGRAMA DE CAUSAS Y EFECTOS

Adquisicin de Compromisos sin existir disponibilidad presupuestaria para ello Falta de Manuales de Normas y Procedimientos Deficiencias de Control Interno

Retardo en el Cumplimiento de Obligaciones con

Actividades No Programad

Adquisicin Directa por la Unidad Ejecutora

Deficiencias en el Plan Operativo

PROPUESTA La siguiente propuesta esta orientada a regularizar el Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios con el fin de ajustarlo a lo establecido en la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico y al Reglamento Nmero 01 sobre el Sistema Presupuestario. En atencin a lo anterior, la adquisicin del cualquier bien o la contratacin de un servicio debe estar orientado al cumplimiento de las actividades necesarias para el alcance de las metas trazadas por la Unidad Ejecutora en el Plan Operativo Anual. As las cosas, el proceso de compras incluye una serie de pasos destinados a la verificacin de la disponibilidad presupuestaria y financiera, la solicitud de cotizaciones a diferentes proveedores y el estudio de las ofertas presentadas con el fin de seleccionar la mejor opcin para la institucin. Igualmente, los pasos subsiguientes del proceso estn dirigidos a la emisin de la documentacin necesaria par darle legalidad al compromiso y proceder a su registro en la contabilidad presupuestaria, la recepcin de los bienes o servicios solicitados y el registro de la correspondiente cuenta por pagar en la contabilidad fiscal y el inicio de los tramites para la ordenacin de pago y emisin del cheque que cancele la obligacin con el proveedor. A continuacin se detallan los pasos que deben seguirse en el proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios: 1. Unidad Solicitante:
a) La unidad solicitante detecta la necesidad de adquirir un bien. b) Emite Requisicin de Bienes y Materiales

c) Enva original a la Oficina de Compras.

2. Oficina de Compras y Suministros: a) Recibe Requisicin de Bienes y Materiales. Verifica si tiene

disponibilidad presupuestaria y si el tipo de adquisicin esta previsto en el Plan Operativo Anual de la Unidad Solicitante.

b) Si tiene disponibilidad, registra el Pre-Compromiso para iniciar

el proceso de compras o contratacin de servicios. c) Emite Solicitud de Cotizacin y enva al proveedor. d) Recibe mnimo tres (03) cotizaciones de proveedores distintos. e) Efecta Anlisis de Precios y selecciona la ms adecuada considerando: Caractersticas del bien o producto ofertado, condicin de pago, precio y tiempo de entrega. f) Emite Orden de Compra.
g) Enva

la

Oficina

de

Registro

Presupuestario

para

Comprometer el Gasto.
3. Oficina de Registro Presupuestario:

a) Registra

el

Compromiso

de

Gasto

en

la

Contabilidad

Presupuestaria. b) Remite a Direccin de Administracin y Finanzas para Aprobacin definitiva de la Orden. 4. Direccin de Administracin y Finanzas:
a) Da la aprobacin definitiva de la Orden de Compra.

b) Remite a la Oficina de Compras para su proceso. 5. Oficina de Compras y Suministros: a) Remite Orden de Compra al Proveedor. 6. Oficina de Compras y Suministros:
a) Recibe el bien de parte del Proveedor, verifica contra la orden

de compra y Factura o Nota de Entrega.

b) Levanta Informe de Recepcin. c) Remite Copia del Expediente a la Oficina de Contabilidad Fiscal

y Originales a la Oficina de Registro Presupuestario. 7. Contabilidad Fiscal:

a) Recibe copia de Orden de Compra, Factura o Nota de Entrega

y Informe de Recepcin.
b) Registra la Cuenta por Cobrar. 7

8. Oficina de Registro Presupuestario: a) Registra la Causacin del Gasto. b) Remite a la Direccin de Administracin para la Ordenacin de Pago. 9. Direccin de Administracin y Finanzas:
a) Ordena liberar los recursos a favor del Proveedor a travs de

una Orden de Pago. b) Remite Orden de Pago a Tesorera Municipal para la emisin del cheque correspondiente. 10. Tesorera Municipal:
a) Genera el Cheque.

b) Informa a Contabilidad Fiscal para la Cancelacin de la Cuenta por Pagar. c) Informa a la Oficina de Compras y Suministros para que informe al proveedor a fin de realizar formalmente el pago de la obligacin contrada. El Proceso descrito anteriormente impedira que la institucin adquiera compromisos sin contar con la disponibilidad presupuestaria para ello. Asimismo establece una serie de autorizaciones por parte de la Direccin de Administracin, lo que delimita desde el punto de vista presupuestario las competencias de la unidad ejecutora, como rgano encargado de la ejecucin fsica del presupuesto y la Direccin de Administracin como rgano encargado de la ejecucin financiera del mismo. Por otra parte, este proceso permite un mayor control de los procesos de adquisicin de bienes y permite tomar las previsiones para evitar las insuficiencias presupuestarias.

FLUJOGRAMA DE COMPRAS PROCEDIMIENTO ACTUAL

Solicita y Recibe del Proveedor los Bienes

Registra Compromiso y Causacin

Ordena Pago

Cheque

Requisici n

SI

REMITE

Disponibilid ad?

NO

Custodi a

FLUJOGRAMA DE COMPRAS PROCEDIMIENTO PROPUESTO

REMITE Orden de Compra Detecta Necesidad de un Bien Registra Compromiso REMITE Solicitud y Recepcin Cotizaciones Anlisis de Precios SI Disponibilida d? NO Devuelve Enva al Proveedor Recepcin del Bien Registra Cuenta por Pagar Aprueba Orden de Compra ENVA

Requisicin

Ordenacin de Pago

Cheque

REMITE

Informe de Recepcin Orden de Compra Factura

Registra Causado

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