Unidad 5.

- Macros
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas tareas.

5.1- Crear una macro automticamente

La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en lenguaje Visual Basic, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa Vista y despliega el submen Macros y dentro de este submenu seleccionar la opcin Grabar macro... Adems de esta opcin en el men podemos encontrar las siguientes opciones: Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada, previo a la ejecucin de la grabacin. Por ejemplo si se graba una macro inicindose en la celda A1 tal que desplaza el cursor a la celda A3,con esta opcin activada, si se ejecuta posteriormente esta macro partiendo de la celda J5,se desplazara el cursor a la J6. Por el contrario si esta opcin no hubiera estado activa cuando se grab la macro entonces el cursor hubiera ido de cualquier forma a la celda A3

Ojo! Hay que llevar especial cuidado con esta opcin porque dependiendo de donde posteriormente estemos situados cuando la ejecutemos es factible que nos d error por salirnos fuera de rango Grabar Macro.

Al seleccionar la opcin Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de dilogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no est permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignarle un Mtodo abreviado de ejecucin: mediante la combinacin de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema puede estar en encontrar una combinacin que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente. Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn en la barra de estado, de detener la grabacin. donde tendremos la opcin

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, y una vez concluidas, presionamos sobre el botn Detener de la barra de estado, o accediendo al men de Macros y haciendo clic en

5.2 Guardar archivos con Macros

Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen, deberemos utilizar un tipo de archivo diferente. Para ello deberemos ir la pestaa Archivo y seleccionar la opcin Guardar como. Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

. Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrar este anuncio bajo la banda de opciones: Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn compuestas por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo. Si confas en las posibles Macros que contuviese el archivo, o las has creado t, pulsa el botn Habilitar contenido; y si no, cierra la advertencia de seguridad con el botn de la derecha.

5.3 Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos, en el libro donde est creada y guardada, en otro libro que elijamos que est abierto, o en todos los libros abiertos. Para ejecutar la macro debemos acceder al men Ver Macros..., que se encuentra en el men Macros de la pestaa Vista, y nos aparece el cuadro de dilogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada, en qu libro deseamos que se ejecute y pulsar sobre el botn Ejecutar. Se cerrar el cuadro y se ejecutar la macro. Reflexin Importante! A la hora de Crear Macros, bien podemos crear las macros dependiendo de cada libro (y lo guardamos posteriormente cada uno de ellos con sus macros con extensin .xlsm), o bien podramos disponer de un libro de macros .xlsm donde tuviramos todas nuestras macros para poder ejecutar la que quisiramos en un libro abierto .xlsx. En cualquier caso siempre podremos ejecutar una macro en un Libro Excel, por el procedimiento arriba explicado, sin necesidad de crearla previamente dentro de su archivo.

Ojo!. Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. (El primer caso sera si por ejemplo hubiramos creado una macro que automticamente diera formato solamente a las celdas seleccionadas). En cuanto al resto de botones de esa pantalla: Cancelar - Cierra el cuadro de dilogo sin realizar ninguna accin. Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el editor de programacin de Visual Basic. Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para visualizar y/o modificar el cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para los que sepan programar. Eliminar - Borra la macro. Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la macro sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro. Ojo! Un detalle muy importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es posible deshacer la accin desde la herramienta deshacer comn, por lo que es interesante ir con pies de plomo al ejecutar macros que vayan a realizar cambios importantes.

5.4 .Asociacin Botn-Macro

Para que una Macro se ejecute tras la pulsacin de un procederemos de la siguiente forma: 1) Seleccionar una forma en Insertar botn

2) Dibujar la forma, y sobre sta y con el botn derecho seleccionar por un lado Modificar Texto, le colocamos Botn de Macro 1

y por ltimo seleccionamos Asignar macro, donde se nos mostrar la relacin de macros existentes y seleccionaremos la Macro en cuestin:

5.5- Crear una macro manualmente

Esta opcin est fuera del objeto de este curso al consistir en una programacin en lenguaje de Visual Basic, no obstante conocer simplemente que para poder acceder a este tipo de creacin, debemos ir a la opcin de ver macros y all al escribir el nombre de la macro se activara el botn de Crear

Una vez pulsado Crear accederamos al editor de programacin en Visual Basic.