La comunicacin y el trabajo en equipo Enviado por Manuel Grossel 27/03/2009 a las 17:48

La comunicacin y el trabajo en equipo

Por Holmes Paz Quiones Introduccin Uno de los mayores problemas que se presentan en todas las empresas es el unir a un conjunto de personas para que cumplan con un propsito organizacional. Todas ellas posen necesidades, intereses, conocimientos, experiencias, expectativas y otras serie de motivaciones diferentes. La funcin del administrador es consolidar esta variedad de expectaciones en una misma de bien comn y amalgamarlos en un equipo que sienta y viva el mismo horizonte soportado en un mecanismo de comunicacin que fluya e irrigue todas las fibras del grupo. Pero, qu es trabajar en equipo? En que se diferencia de trabajar en grupo?. Trabajar en grupo es realizar las cosas con un jefe que dirige e indica qu se debe hacer, cmo lo debe hacer y para cundo se deben entregar los resultados, donde sus integrantes hacen lo que se les indica de manera separada e individual. Para que las personas logren el xito de sus tareas y cooperen con buena voluntad debe utilizarse el trabajo en equipo: es un grupo de personas que trabajan para lograr una meta comn. Sin embargo, esto es mucho ms. A esta definicin debe agregarse un concepto bien importante: SINERGIA. Un equipo es un grupo de personas que trabajan en forma sinrgica para lograr una meta comn. Cuando las personas trabajan juntas como equipo, cada una se beneficia del conocimiento, trabajo y apoyo de los dems miembros, lo cual lleva a una mayor productividad que la que se lograra por cada persona que la que se lograra por cada persona que trabajara al mximo de su capacidad como individuo Concepto de equipo Siempre se ha afirmado que cuatro ojos ven ms que dos, y si lo hacen en la misma direccin, mucho mejor. Esto es que, ms que las capacidades individuales, la unin de las competencias, las actitudes y las expectativas en torno a los objetivos comunes la construccin de proyectos, propuestas y soluciones a los problemas, el trabajo en equipo simpatizar por acciones ms y mejor fortalecidas e integrales. Un equipo no es casual pero si es causal. Los equipos a diferencia de los grupos son creados con el concepto de efectividad, y no slo de eficiencia. Para que el

equipo sea efectivo, debe asegurarse que cada elemento trabaje a su capacidad ptima y que cada uno colabore para lograr la sinergia que elevar su proyecto desde la plataforma de lanzamiento a su realizacin exitosa. Para cambiar el concepto de grupo a equipo, deber cambiarse la actitud de las personas, sta es la clave del xito. Cuando usted como administrador acta como facilitador (coordinador o lder) no como jefe, las personas empiezan a sentirse y luego a actuar como miembros del equipo. La integracin de su equipo requiere planeacin cuidadosa. Ningn equipo puede surgir por s mismo; usted debe trabajar con los empleados para comunicar y explicar algunos factores: - Cmo espera que trabajen, - En que difiere el nuevo mtodo de funcionamiento respecto al que estaban acostumbrados, - Dnde pueden solicitar ayuda, - Cmo funcionar el nuevo equipo al trabajo. Lo anterior plantea una nueva manera de manejar las relaciones y los problemas conforme ocurran. En lugar de tomas decisiones arbitrarias, anime a los miembros de su equipo a buscar soluciones a los problemas y a ejecutar soluciones. Comunique, gue y facilite, no slo dirija el trabajo de su equipo "La comunicacin en la organizacin, juega el papel de la sangre en el cuerpo humano, viaja y deja su informacin en cada clula de la empresa." Caractersticas de los equipos Los equipos eficientes presentar una serie de propiedades, que se presentan a continuacin: - Mutua interaccin o mancomunidad con un reconocimiento mutuo integral; - Metas y motivos comunes que permite aunar esfuerzos; - Conformacin de normas de comportamiento que establece lmites de interaccin para sus relaciones personales y laborales que permita contribuir el logro de los objetivos; - Establecimiento de roles que posibilita diversos patrones de liderazgo entre sus miembros de acuerdo a las caractersticas personales y profesionales de cada uno. Otra caractersticas de los equipos eficiente segn Rudolph F. Verderger en su libro Comuncate! son: - Buen ambiente de trabajo que empieza con la disposicin de los asientos que fomenta una participacin plena, donde los integrantes puedan obtener una integracin completa; - Un nmero ptimo de miembros, que depende de la naturaleza de la tarea y de la necesidad de asegurar una buena interaccin; - La cohesin referida en mantener unido del grupo en cuanto a la comunicacin actualizada, la similitud de intereses y necesidades (homogeneidad), a las necesidades interpersonales de afecto, , inclusin y control; - El compromiso con la tarea y con el grupo; - Las reglas del grupo o principios de conducta establecidos o percibidos para dirigir el deber del grupo; - El consenso que se refiere a la toma de decisiones producto de la reflexin, interaccin y acuerdo total; - La preparacin de los temas de trabajo y discusin, los cuales deben ser compartidos y comunicados con anticipacin con un alto grado de calidad en la informacin. Conforme a las condiciones actuales de competitividad en las organizaciones en un mundo globalizado, los equipos de trabajo presentan las siguientes ventajas que se pueden adicionar a las caractersticas anteriores:

- Genera motivacin en los colaboradores que lo hacen ms comprometido con la organizacin; - Incrementa los niveles de productividad gracias a la sinergia aportadas por sus colaboradores y sus competencias individuales; - Aumento de la satisfaccin de los colaboradores gracias a que la interaccin personal facilita el logro de la necesidad de afiliacin de los miembros; - Facilita la comunicacin dado que se crean dependencias interpersonales por funciones y sus responsabilidades; - Se desarrollan habilidades de trabajo mltiple debido a que se compartes entrenamientos y prcticas en el mismo espacio fsico o virtual; - Permite la flexibilidad organizacional ya que los equipos se enfocan en los procesos con una visin holstica de la empresa. Roles de los integrantes de los equipos Los estudiosos del comportamiento identifican dos tipos fundamentales de papeles que se representan en los grupos con produccin: los encargados de la misin o labor que permite al grupo alcanzar su meta, y los del mantenimiento que pertenecen a las conductas del grupo que los mantiene unidos en su logro. Papeles de labor. Entre estos se encuentran los que corresponde a las personas que ofrecen informacin u opinin sobre el contenido del trabajo. los buscadores de informacin, que tratan de buscarla en los otros, los analistas que indagan el contenido y razonamiento implcito en el trabajo; los coordinadores que mantienen al grupo sobre el camino; y los anotadores los cuales toman notas detalladas para mantener registros sobre las decisiones del grupo. Papeles de manteninmiento. Son los que ayudan a que el grupo trabaje ininterrumpidamente como unidad. Estos son los partidarios que responden de manera oral, o no verbal, cuando se tocan buenos puntos; los reparadores de tensiones que reconocen cuando el proceso se estanca o cuando el grupo est agotado y que con sus apuntes mejoran el espritu de los integrantes; los armonistas que unen al grupo cuando se presentan polarizaciones en las opiniones; los moderadores que ayudan a mantener los canales de comunicacin abiertos y en equilibrio en la participacin de los integrantes. Otros papeles pueden afectar la eficiencia del grupo y se consideran PAPELES NEGATIVOS. Estos son: los agresores que buscan fortalecer su propio nivel al criticar casi todo y culpar a otros ante dificultades del equipo; los bromistas se caracterizan por interrumpir para bromear o ridiculizar; los separatistas que se apartan del grupo, se retractan de sus opiniones o son indiferentes; los monopolistas que quieren disponer todo el tiempo del uso de la palabra dando impresin de su conocimiento. Establecimiento de metas en equipo Uno de los estilos de administracin participativa moderna, donde se busca incrementar el compromiso y la mayor responsabilidad en el momento de alcanzar resultados, es la del empoderamiento. Este enfoque plantea el hecho de que los miembros de un equipo de trabajo propongan y desarrollen los planes de trabajo que los afecta directamente, a su vez ejecutarn los procedimientos de control necesarios para el alcance de las metas. Para lograr efectividad en ste proceso, se sugiere: - Participar con todos los miembros de su equipo desde las primeras etapas del proceso de planeacin; - Explicar los principales puntos del plan general; - Asignar los aspectos particulares del plan a los integrantes que ms conocen o que ms experiencia tienen para que lideren la labor; - Solicitar que cada persona describa como encaja en el plan general;

- Ofrecer la oportunidad a que cada persona realice un comentario sobre cada etapa del plan; - Comunicar al equipo sus expectativas de logro y el alcance del trabajo; - Comunicar las expectativas de la direccin general sobre la actuacin del equipo; - Definir conjuntamente los medios y tiempos de comunicacin a utilizar. Dificultades de la comunicacin en el trabajo en equipo Son frecuentes los problemas de comunicacin que se presentan en un equipo de trabajo, generalmente debido a la personalidad y emotividad de cada uno de sus integrantes. Estas dificultades individuales y grupales deben ser identificadas por el lder y analizadas por todos oportunamente de manera seria y responsable. Los principios mencionados en el grfico anterior utilizados o arraigados en forma negativa por lideres o participantes constituyen barreras que afectan la comunicacin y el alcance de logros por parte de los equipos de trabajo Otras actitudes y comportamientos de comunicacin que generan entropa al interior del grupo son: - El infantilismo - El sentimentalismo - La histeria - El egocentrismo La aplicacin de la Ventana de Johari permite y facilita el descubrimiento individual y grupal de estos y otros problemas que pueden llevar al deterioro de las relaciones en el equipo. Lo anterior demuestra que el arte y la tcnica de la comunicacin supone una profunda ACTITUD DE CAMBIO. Este cambio debe ser promovido por el lder o administrador que, si es necesario, se asesorar de siclogos o especialistas en el tema. La importancia de la comunicacin en el trabajo por Bruno Perinelli ltima modificacin 24/02/2010 03:47 ElSalario.com.ar/La comunicacin juega un papel fundamental. Nos comunicamos con nuestros compaeros de trabajo, con nuestro jefe, con los clientes de la firma, con sus proveedores, etc. Por tanto, es importante tener una buena comunicacin. Tenemos que aprender a comunicarnos Por las licenciadas Ester Beker y Cristina Benedetti, directoras de Claves Consultora. En nuestra actividad diaria, la comunicacin juega un papel fundamental. Nos comunicamos con nuestros compaeros de trabajo, con nuestro jefe, con los clientes de la firma, con sus proveedores, etc. Por tanto, es importante tener una buena comunicacin. Tenemos que aprender a comunicarnos. Qu es lo que queremos decir cuando afirmamos que es importante aprender a comunicarnos? La comunicacin no es un aprendizaje natural que adquirimos simultneamente con la adquisicin de la lengua? Sabemos que nos comunicamos an antes de aprender a hablar. Hay un lenguaje corporal, a travs del cual transmitimos nuestras emociones, sentimientos, afectos. Cuando adultos, prevalece la comunicacin verbal y se hacen menos conscientes las expresiones no verbales. Esto se nos hace visible cuando encontramos incongruencias entre lo que decimos -o nos dicen otros-, y los gestos, tonos, caras con que acompaamos o acompaan- los textos, pedidos, indicaciones. El lenguaje no verbal es parte del proceso global de la comunicacin, una parte de la habilidad necesaria para transmitir un mensaje exitosamente. De all que saber cmo comunicarnos requiere un aprendizaje a 2 puntas.

Conocer algo ms acerca de la relacin entre nuestros pensamientos, intereses y afectos Aprender cmo decir lo que queremos decir - integrando el lenguaje verbal y el gestual - para lograr el objetivo de la tarea.

La comunicacin es un proceso sistmico que se inicia a partir de la seleccin de datos que cada uno realiza frente a una situacin determinada. Es imposible abarcar la totalidad de los datos de una situacin determinada. Nuestra mirada sobre la realidad siempre es parcial. Si en cambio creemos que nuestra verdad es la verdad, es bastante probable que se produzcan ruidos en la comunicacin. Veamos esto en un ejemplo. El gerente le encarga un trabajo a un empleado. Al da siguiente el empleado llega tarde, no le informa del resultado de la tarea, cuchichea con sus compaerosEl gerente infiere que debe estar enojado por lo que le pidi. A la tarde lo llama y algo molesto le pregunta qu pas con la tarea encargada El empleado le contesta: Disculpame, desde que me levant hoy, tuve una serie de traspis en casa, con el trenLo tengo listo desde ayer a ltima hora, me olvid de acercrtelo!!! La comunicacin en los equipos de trabajo El dilogo y la discusin son las herramientas fundamentales para un trabajo en equipo. Lo que se busca al dialogar es encontrar un significado comn, descubrir un punto de vista nuevo. Es fcil concluir qu importante es saber dialogar en contextos laborales, ya sea en relaciones verticales o de horizontalidad. Para poder hacerlo es necesario aprender a reconocer nuestras emociones, diferenciar la intencin del otro del efecto que me producen sus planteos. Si algo que un compaero dice me irrita, no puedo reaccionar simplemente atribuyendo al otro la intencin de querer irritarme. Nuestro estado de nimo de ese momento, otras relaciones de la historia personal, pueden ser los que causen mi sentimiento de malestar y entonces produzco una respuesta o una accin inesperada e incomprensible para el compaero. Instalado el malentendido se puede iniciar s una gran discusin.O silenciarse la situacin y quedar latente un conflicto . Al momento de tomar decisiones, la discusin es un paso necesario. En la discusin se presentan y defienden los distintos puntos de vista que han sido ampliados en la etapa del dilogo. De este modo las discusiones pasan a ser productivas y permiten converger en una conclusin novedosa y creativa. Cmo aprender a comunicarse Existen tcnicas, como el dispositivo de los Grupos Balint que permiten revisar los modos de comunicarse que cada integrante de un equipo tiene. Ejercitar otros modos de decir, de escuchar, de responder, hacen de estos grupos un espacio de entrenamiento para llevar adelante la conversacin inteligente. Al mismo tiempo, recorrer los modos de construccin de los propios pensamientos permite modificaciones individuales que - y siguiendo la teora de los sistemas- producirn cambios en el funcionamiento de todo el equipo. La comunicacin en el trabajo. Hoy en da la comunicacin en el trabajo es primordial. Todos requieren contestaciones rpidas, otros solamente buscan informacin, pero muchos buscan algo mas buscan comunidad.

Comunidad no es mal en si mismo. Todos queremos pertenecer a un grupo de amigos, todos queremos ser aceptados, formar parte de un equipo. Y hay tantas formas para comunicarnos no solamente con nuestro equipo, pero tambin con otras compaas, sean clientes, proveedores, o empresas competitivos. Principalmente como Grupo Nelson usamos 3 normas de comunicacin en que producimos comunidad. 1) Blogs: Para empleados, clientes, proveedores, e empresas competitivas. Animamos a nuestros empleados crear un Blog. Ya uno de nuestros vendedores Neal Castillo lo tiene uno tambin. Esto puede ser una fuente abierta a las 24 horas para tus clientes tanto como para tu equipo. Me impresiona de donde viene todos ustedes lectores de este Blog. Recibo al diario correos de uds. con preguntas e ideas. Tambin recibo varios comentarios en el Blog- solamente que sepas que siempre rechazo los comentarios que entran sin nombre, sean positivos o controversiales. Quiero tener un nombre- crear comunidad. Hay varios sitios para crear un Blog y varios son gratis. Yo uso a Typepad, otra es Blogspot. 2) Agrupaciones de correos electrnicos: Para empleados y clientes. Formamos grupitos de los correos- todos recibiendo lo mismo a la vez. Buena forma de comunicar con varios a la vez. 3) Mensajeros como MSN o Skype: Para empleados, clientes, y proveedores. Tremenda forma de hablar con prisa en una forma econmico, especialmente cuando estas de viaje o quieres resolver algn asunto. Puedes tener ms que una sola persona en la conversacin a la vez. Skype es una forma de hablar por telfono a travs del Internet. Bien barato, estamos hablando centavos por minuto y si es Skype (computadora) a Skype (computadora) es gratuita. Ambos MSN y Skype son gratis y le puede poner en contacto siempre con sus clientes y proveedores ms tus empleados.

Pero tambin hay un peligro, especialmente en usar los mensajeros. Tambin el mismo uso para crear comunidad se puede formar en abuso del tiempo de trabajo. Aqu en Grupo Nelson hemos tenido que restringir el uso del mensajero como MSN solamente para el uso con clientes y compaeros de trabajo. Haba abusos, mi persona incluso, de tomar demasiado tiempo hablando con amigos acerca de cosas que no fueron relevantes al trabajo. Tomamos las decisiones para y como restringirnos para que podremos ser productivos en nuestros trabajos. Como lider de tu empresa, debes tambin hablar con tu director de sistemas para ver si hay abusos en el uso del Internet o mensajeros. Una de las cosas que los empleados deben entender es que las computadoras son de la empresa, t lo puedes revisar cuando quieres. Esto si que es algo que hacemos aqu como Grupo Nelson. Pero al fin, usa las herramientas para crear comunidad entre tu equipo, tus proveedores, y por su puesto con tus clientes. La comunicacin en el trabajo Autor: Federico Gan Comunicacin organizacional

08-2005

La inmensa mayora de profesiones y ocupaciones precisan de una continua y particular tarea: la comunicacin con los dems. Comunicacin con clientes, proveedores, usuarios; o comunicacin con personas que trabajan en la misma empresa: el equipo del departamento, el jefe, los colaboradores. O con personal de otros departamentos, que nos piden o nos dan informaciones para poder realizar su labor y para que hagamos correctamente la nuestra. Podra pensarse que la comunicacin slo forma parte del trabajo de quienes desempean tareas comerciales y que estn en contacto con el cliente. Pero el operario de una mquina, que debe informar de la productividad de la misma a su supervisor, de los problemas de funcionamiento a mantenimiento y de los resultados de calidad a control de calidad emplea la comunicacin en su trabajo. Y el mdico con sus pacientes? Y el guardia con los ciudadanos? Y qu decir de la telefonista y el personal de recepcin? Y de todo jefe con sus colaboradores? Y los tcnicos que van a la empresa o al domicilio de sus clientes a prestar asistencia tcnica o a efectuar reparaciones? Alguien no emplea hoy la comunicacin en su trabajo? Sin duda, casi nadie puede decir que la comunicacin no forma parte de su trabajo. Decir comunicacin equivale a decir influencia mutua entre las personas que se comunican. En el proceso de comunicacin una persona pregunta, la otra responde, una ofrece una informacin y solicita de la otra su punto de vista, una pide una aclaracin y la otra resuelve las dudas. Pues, para que haya comunicacin, las dos personas deben estar en disposicin activa de ofrecer sus puntos de vista respecto al tema objeto de la comunicacin. Comunicar no es llegar y decir simplemente haz esto y volverse por donde se ha venido. Eso es mandar. Comunicar es llegar, decir debes hacer esta tarea antes de..., aadir podrs hacerlo?, y esperar la respuesta. Estudios sobre problemas en el trabajo demuestran que cuatro de cada cinco problemas son causados por una mala o deficiente comunicacin.

La experiencia nos demuestra que muchas personas, incluso excelentes profesionales tcnicos, personal con una enorme vala en su oficio son psimos comunicadores. En muchos casos no son conscientes de la importancia de la comunicacin en su trabajo. Les interesa el tornillo, el proyecto, el producto, el dato, pero no demasiado las personas que deben apretar el tornillo, realizar el proyecto, acabar el producto, anotar el dato. Si esas personas, que pueden ser jefes, o trabajar en un mbito donde se maneja mucha informacin necesaria para otras personas, no tienen conciencia de que la comunicacin forma parte de su trabajo, estarn en una posicin privilegiada para generar mltiples problemas. Por qu razn en bastantes casos esa falta de conciencia del papel de la comunicacin genera conflictos y problemas? Sucede que hay personas que informan pero que no escuchan, personas que mandan pero no dirigen, personas que creen que lo importante es lo suyo y lo de los dems es secundario y puede esperar. Ignorar el papel de la comunicacin produce errores, fallos, retrasos, esperas, disculpas, pretextos, mala o nula atencin al cliente, problemas o conflictos con compaeros del grupo de trabajo, con jefes o subordinados, con personal de otros departamentos. Si somos conscientes del papel de la comunicacin, es decir, que trabajamos hablando, pidiendo informacin, preguntando, respondiendo, pidiendo opiniones y valoraciones, recibiendo y analizando demandas y necesidades para otras personas, ser posible neutralizar una parte importante de dificultades y mejorando la comunicacin, mejorar el ambiente y los resultados del trabajo. Cmo mejorar nuestra comunicacin? PARA DESARROLLARLA Escuche para comprender, no para responder. No interrumpa salvo en un caso lmite (le toman por otra persona, por ejemplo). Identifique las sensaciones y emociones de la persona con la que se comunica. Algo bsico: confirme que le dice todo aquello que le quiere decir. Para ello debe dar confianza. Sonra. Sea afable. TRATE DE EVITAR Confundir comunicacin con ser buen orador. La oratoria es hablar bien. Comunicar es, tambin, escuchar mejor: dejar hablar y saber callar. La comunicacin, una necesidad frecuente Sea cual sea la profesin u ocupacin que desarrollemos, todas tendrn una continua y particular tarea en comn. Esta es la comunicacin con los dems, ya sea con clientes, proveedores, usuarios y compaeros. Desde el ms alto empresario hasta el encargado de las ms sencillas labores, nadie est excluido del uso de la comunicacin para su trabajo. La importanca de la comunicacin en el trabajo Ignorar el papel de la comunicacin dentro del trabajo lleva inevitablemente a cometer errores, fallos, retrasos, esperas, disculpas, pretextos, mala o nula atencin al cliente, problemas o conflictos con compaeros del grupo de trabajo, con jefes o subordinados, con personal de otros departamentos, etc. "Nadie est excluido del uso de la comunicacin para su trabajo."

Para lograr algn tipo de cambio en el trabajo diario, para defender un nuevo proyecto o idea, o para solicitar un aumento, necesitamos contar con un argumento firme y seguro. Por eso, saber o conocer como discutir y hacer frente a diferentes situaciones en el ambiente laboral es un punto fundamental para desempearnos con xito. Como mejorar la comunicacin Para desarrollar o mejorar esa comunicacin es importante escuchar, no solo para responder adecuadamente sino tambin para comprender. No debemos interrumpir hasta que la otra persona haya terminado de expresar lo suyo, y cuando se hable, se debe tratar de comunicar todo lo que se desea con confianza, seguridad, pero con afabilidad. Estas son algunas sugerencias que pueden llegar a ser de mucha utilidad llegado el momento de comunicarnos con los dems en nuestro trabajo: "Debemos buscar el momento oportuno. Si estamos decididos, no importar esperar un da ms o unas horas ms par expresarnos." Siempre se debe mantener una buena imagen, no solo en lo que respecta al aspecto esttico, sino tamben al hecho de cuidar algunos detalles en la relacin con los dems. Ser agradable, simptico, colaborador, y saber expresar sentimientos de afecto, son una excelente carta de presentacin personal. Pero eso no quiere decir que se debe exagerar a tal punto de convertirse en una halagador las 24 horas del da. Al momento de la bsqueda de argumentos pesados, lo mejor es ejercitar la propia creatividad para logra as sostener discursos coherentes y slidos. En algunas personas esto se da de manera natural; otras, en cambio, debern ejercitar y practicar. Lo esencial para lograrlo es confiar en si mismo, en que es capaz de transmitir seguridad a quienes lo estn escuchando y crear un ambiente ideal para exponer sus propuestas. Debemos buscar el momento oportuno. Si estamos decididos, no importar esperar un da ms o unas horas ms par expresarnos. Un mal momento puede echar a perder todo lo planificado y remontarlos ser mucho ms complicado que simplemente esperar el momento propicio. Cuando creamos que lleg, ya sea para discutir algn tema o conversar, debemos hablar siempre con firmeza, an cuando sintamos que el ambiente se est poniendo tenso. Lo ms importante es que demos una imagen de seguridad y convencimiento de lo que estamos comunicando, y no dejarse intimidar por la posible agresividad del interlocutor. Obviamente que debemos conocer muy bien la diferencia entre discutir algn tema y pelear. Si notamos que la situacin ya se pone extremadamente tensa y un poco agresiva, es mejor poner distancia y esperar a que las aguas se calmen para volver a plantear la situacin. No debemos dejarnos amedrentar ante un primer intento fallido. Aqu finaliza el artculo Como mejorar la comunicacin en el trabajo. Encuentra ms informacin relacionada en los siguientes enlaces