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IN-CAD04
16/12/2011
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1. OBJETIVO Establecer la secuencia e interaccin de los procesos necesarios para el Sistema de Gestin Integral y la aplicacin en INSURCOL LTDA. 2. ALCANCE Aplica en la descripcin de los procesos de Realizacin II parte: Importacin, Entrada y Almacenamiento, Facturacin, Despacho de materiales, Registro, atencin y solicitud de garantas. 3. DOCUMENTOS REQUERIDOS. NTC-ISO 9000:2005 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario NTC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos SGE21:2008 Sistema de Gestin tico y socialmente responsable IN-CAD08: Manual de Gestin Integral GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS. Cuarta edicin. PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del PMI 4. DEFINICIONES No aplica 5. NORMATIVIDAD No aplica 6. EQUIPOS No aplica 7. RESPONSABILIDADES COORDINADOR DE CALIDAD: Es responsable de dar a conocer en su totalidad el contenido de este documento, aplicarlo y de igual manera velar por su cumplimiento en toda la organizacin. Es responsable de actualizar el documento cada vez que se presenten modificaciones en los procesos, procedimientos, documentos, especificaciones, etc. TODO EL PERSONAL: Es responsable de aplicar en el desarrollo de las actividades diarias lo planificado en este documento del Sistema de Gestin Integral con respecto a los procesos. 8. INSTRUCTIVO Ver adjunto. 9. CONTROL DE REGISTROS No aplica
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VERIFICAR
PROVEEDOR
ENTRADA
Documentacin
Fabrica
ACTIVIDAD Verificar que el borrador de el registro de importacin cumpla con las normas legales
RESPONSABLE
AUTORIDAD
Comprobante de egreso
Fabrica
Coord. negocios e
Importaciones
CLIENTE
Sociedad de intermediacin
Aduanera
Cliente Coordinador de negocios e Importaciones Aux Dpto. tcnico importaciones Coord. De calidad Alta direccin Auditores internos o externos informe de indicador es de gestin Conformi dad del proceso.
Sociedad de intermediacin
Aduanera
Auditorias internas
ACTUAR
PROVEEDOR
Importacin
ACTIVIDAD Comprobar que las actividades concernientes a la importacin se hayan realizado de acuerdo a los parmetros del proceso
REGISTRO Todos los registros involucrados al proceso. Reporte de oportunidad de mejora Reporte de accin preventiva
RESPONSABLE
AUTORIDAD
Coord. negocios e
Importaciones Aux Dpto. tcnico e Importacione s Coordinador de calidad
Coord. negocios e
Importaciones
CLIENTE
cliente
Alta direccin.
PROCESOS DE SOPORTE
COMUNICACIN CON PARTES INTERESADAS RECEPCIN NOTAS DE IMPORTACION GIROS AL EXTERIOR REGISTRO Y ARCHIVO DE NEGOCIOS MANTENIMIENTO INTERNO DE EQUIPOS E INSTALACIONES COMPRAS MENSAJERIA
HARDWARE
computador impresora papelera formatos preimpreso fotocopiadora comunicaciones y elementos de oficina
RECURSOS SOFTWARE
sarcof: sistema operativo, servicio de Internet
LOCATIVOS
Dpto. tcnico de contabilidad
DOCUMENTOS
IMPORTACIN ESTATUTO DE CAMBIOS INTERNACIONALES Y COMERCIO EXTERIOR ARANCEL ARMONIZADO DE COLOMBIA NOTAS DE IMPORTACIN GIROS AL EXTERIOR POLITICA DE GESTION INTEGRAL POLITICA ANTICORRUPCION
CODIGO
IN-TEI01 N.A. N.A. IN-ADI016 IN-ADI015 IN-CAD31 IN-CAD32
REGISTRO
REGISTRO DE IMPORTACIN CUENTA DE ANTICIPOS CARTA DE PAGO ANTICIPOS FACTURA COMERCIAL PACKING LIST DOCUMENTOS DE EMBARQUE DOCUMENTOS DE NACIONALIZACIN SOLICITUD DE GIROS MENSAJE SWIFT SOLICITUD DE GIRO AL EXTERIOR
CODIGO
N.A N.A N.A N.A N.A N.A N.A N.A N.A IN-ADI015-F01
REQUISITOS
Cliente: Entrada legal de la mercanca al pas Organizacin: cumplir fecha de entrega de material al cliente NTC-ISO 9001:2008: 7.1 Planificacin de la realizacin del producto, 7.2.3 Comunicacin con el cliente, 7.4 Compras , 7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio, 7.5.3 Identificacin y trazabilidad, 7.5.5 Preservacin del producto NTC-OHSAS 18001:2007: 4.4.6. Control operacional NTC-ISO 14001:2004: 4.4.6. Control operacional SGE21:2008 6.2 Clientes, 6.3 proveedores OTRAS NORMAS:
DECRETO 2685, LEGISLACION ADUANERA, 28 DE DICIEMBRE DE 1999 (http://www.dian.gov.co/dian/13normatividad.nsf/pages/Decreto%202685-1999?opendocument) DECRETO LEY MARCO 444 de 22 de marzo de 1967. ESTATUTO DE CAMBIOS INTERNACIONALES Y DE COMERCIO EXTERIOR : Decreto ley 688 y 691
Matriz de legislacin del sistema de gestin de calidad GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS: 4.2.3 Desarrollar El Plan Para La Direccin Del Proyecto, 5.5. Controlar El Alcance, 6.4 Estimar La Duracion De Las Actividades, 6.6 Controlar El Cronograma, 8.3 Realizar El Control De La Calidad, 10.1 Identificar A Los Interesados, 10.3 Distribuir La Informacin, 12.1planificar Las Adquisiciones, 12.2 Efectuar Las Adquisiciones, 12.3 Administrar Las Adquisiciones, 12.4 Cerrar Las Adquisiciones
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PROCESOS DE SOPORTE
HARDWARE
PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS, ORDEN DE COMPRA Y RECOLECCIN DE DATOS, IMPORTACIN, MANTENIMIENTO, PERCEPCIN DEL CLIENTE, COMUNICACIN INTERNA, ARCHIVO, COMPRAS, PEDIDO, DISPOSICIN DE EMBALAJE DE MATERIALES, RECEPCIN.
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RECURSOS
SOFTWARE
Sistema Operativo Servicio de Internet
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LOCATIVOS
Laboratorio / Almacn
DOCUMENTOS
ENTRADA Y ALMACENAMIENTO DE MATERIALES RECOMENDACIONES ALMACENAMIENTO DE MATERIALES MAPA DE LABORATORIO POLITICA DE GESTION INTEGRAL INVENTARIO Y ALMACEN
CODIGO
IN-AZI01 IN-AZE01 N.A. IN-CAD31 IN-AZI07
REGISTRO
KRDEX ENTRADA DE ALMACN ENTRADA DE MATERIALES INSPECCIN Y PRUEBAS FINALES PARA ACTUADORES CONTROL DE ALMACN CONTROL DE PROVEEDORES PRUEBA DE LABOTARIO PARA EQUIPOS Y/O REPUESTOS CONSOLIDADO CONTROL ALMACN GUA O REMISIN INSTRUCTIVO INVENSOFT REMISIN DE INSUMOS INVENSOFT CONTROL DE ENTREGA Y DEVOLUCIONES DE ALMACN CONSOLIDADO DE ALMACN CONTROL DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS DE USO COMN INSTRUCTIVO DE VERIFICACIN DE MATERIALES ENTREGA Y DEVOLUCIN DE MALETINES DE HERRAMIENTAS
CODIGO
N.A IN-AZI01-F01 IN-AZI01-F02 IN-AZI01-F03 IN-AZI01-F04 IN-AZI01-F05 IN-AZI01-F06 IN-AZI01-F07 N.A IN-AZI07-F01 IN-AZI07-F02 IN-AZI07-F03 IN-AZI07-F04 IN-AZI07-F05 IN-AZI07-F06 IN-AZI07-F07
REQUISITOS
Organizacin: Controlar el inventario. Mnimo tiempo para la reparacin de un equipo. Preservacin del Inventario. NTC-ISO 9001:2008: 7.1. Planificacin de la realizacin del producto, 7.2 Procesos relacionados con el Cliente, 7.4.3 Verificacin de productos comprados, 7.5 Produccin y prestacin del servicio, 7.5.1 Control de la produccin y prestacin del servicio, 7.5.3 Identificacin y Trazabilidad, 7.5.4 Propiedad del cliente, 7.5.5 Preservacin del producto. NTC-ISO 14001:2004: 4.3.1. Aspectos ambientales, 4.4.6. Control Operacional, 4.4.7. Preparacin y respuesta ante emergencias NTC-OHSAS 18001:2007: 4.3.1. Planificacion para la identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de los controles 4.4.6. Control Operacional, 4.4.7. Preparacin y respuesta ante emergencias. GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS: 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto, 12.1 Planificar las Adquisiciones, 12.2 Efectuar las Adquisiciones, 12.3 Administrar las Adquisiciones, 12.4 Cerrar las Adquisiciones Cliente: Expresados en la entrada de almacn.
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REQUISITOS
Organizacin: Facturacin oportuna de acuerdo a las instrucciones dadas por coordinador de Negocios o el auxiliar Tcnico Administrativo. Cliente: Facturacin de acuerdo a la orden de compra NTC-ISO 9001:2008: 7.1 planeacin de la Realizacin del producto, 7.2.3 Comunicacin con el cliente, 7.5.1 Control de produccin y de la prestacin del servicio, 7.5.3 Identificacin y Trazabilidad. GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS: 5.1 Recopilar Requisitos, 5.2 Definir el Alcance, 6.6 Controlar el Cronograma, 8.3 Realizar el Control de Calidad, 10.5 Informar el Desempeo, 12.1 Planificar las Adquisiciones, 12.2 Efectuar las Adquisiciones, 12.3 Administrar las Adquisiciones, 12.4 Cerrar las Adquisiciones OTRAS NORMAS: Cdigo de comercio, ley 222/95, ley 43/90, decretos 2649/93 y 2653/93, Estatuto Tributario, Matriz de legislacin del sistema de gestin de calidad.
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PROCESOS DE SOPORTE
HARDWARE Computador, Impresora, Papelera, formatos preimpresos, fotocopiadora, elementos de oficina, Telfono, celular, avantel.
RECURSOS
SOFTWARE LOCATIVOS
ORDEN DE COMPRA Y RECOLECCIN DE DATOS, COMPRAS, REGISTRO ATENCIN Y SOLICITUD DE GARANTAS, PERCEPCIN DEL CLIENTE, COMUNICACIN INTERNA, ARCHIVO, COMPRAS, DISPOSICIN DE EMBALAJE DE MATERIALES, RECEPCIN, ENVO DE MATERIALES AL EXTERIOR.
Oficina
DOCUMENTOS
DESPACHO DE MATERIALES DISPOSICIONES DE EMBALAJE DE MATERIALES POLITICA DE GESTION INTEGRAL FACTURACION
CODIGO
IN-ADI06 IN-LAE01 IN-CAD31 IN-ADI02
REGISTRO
REMISIN SARCOF REMISIN PREIMPRESA GUA DE TRANSPORTADORA CONSOLIDADO DE REMISIONES SOLICITUD DE TRANSPORTE SOLICITUD DE REMISIN CONSOLIDADO SOLICITUD DE REMISION INFORME SEMANAL DE REMISIONES PREIMPRESAS SOLICITUD DE FACTURACIN CONTROL DE FACTURACIN DE PEDIDOS CONSOLIDADO DE CERTIFICADOS DE GARANTA CONSOLIDADO DE FACTURAS EMITIDAS
CODIGO
N.A N.A N.A IN-ADI06-F01 IN-ADI06-F02 IN-ADI06-F03 IN-ADI06-F04 IN-ADI06-F05 IN-ADI02-F01 IN-ADI02-F02 IN-ADI02-F03 IN-ADI02-F04
REQUISITOS
Organizacin: Confirmar el recibido del material con el cliente. Buen trato con el cliente. Asegurar todo material que se despacha. NTC-ISO 9001:2008: 7.1. Planificacin de la realizacin del producto, 7.5 Produccin y prestacin del servicio, 7.5.1 Control de la produccin y prestacin del servicio, 7.5.4 Propiedad del cliente, 7.5.5 Preservacin del producto. NTC-OHSAS 18001:2007: 4.4.6. Control operacional NTC-ISO 14001:2004: 4.4.6. Control operacional Cliente: Estipulados en la orden de compra / Entrada Almacn. GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS: 5.1 Recopilar Requisitos. 5.2 Definir el Alcance, 5.4 Verificar el Alcance, 6.6 Controlar el Cronograma, 7.3 Controlar los Costos, 10.3 Distribuir la Informacin, 12.1 Planificar las Adquisiciones, 12.2 Efectuar las Adquisiciones, 12.4 Cerrar las Adquisiciones, SGE 21:2008 6.2 Clientes, 6.3 Proveedores
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