GUIA DE PROTOCOLOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO S

In g e n ie r a E le c tr n ic a d e l N o r te
A U T O M A T IZ A C IO N Y D IS E O E L E C T R O N IC O

2008
Proyecto desarrollado por: Mara del Carmen Camarillo Garca
Asistente general

Ingeniera Electrnica del Norte

AUTO MATIZACION Y DISEO ELECTRONICO

MECATRONICA PROYECTOS LLAVE EN MANO MANTENIMIENTO ELECTRONICO INDUSTRIAL DISEO ELECTRONICO

Allende 423 sur, loc. 3 Col. Centro. Gmez Palacio, Dgo. Cp.:35000 TEL. y FAX 715-6644 NEXTEL 225 3969. Correo Elec.: ien_gp@prodigy.net.mx

Sector y giro empresarial: Mantenimiento, diseo de circuitos electrnicos, integracin y automatizacin de proyectos de ingeniera.

Gerente General: Ing. Nstor Posada Rodrguez. Gmez Palacio Durango

Dato histrico de la Empresa.

La empresa se fund en el ao 2001 por el Ing. Nstor Posada Rodrguez, asistido por el tcnico Daniel Castrelln Medelln, practicando mantenimiento correctivo y preventivo a las plantas Master Trim de Mxico planta Torren y Francisco I. Madero. Dos aos ms tarde, se inici con el diseo propio de tableros electrnicos, desplegados de informacin numrica para lneas de produccin en Master Trim de Mxico, de igual manera se realizaron diseos y desarrollo de tablillas PCB, ensamble de componentes de desarrollo Firmware para control del PIC y para el PLC serie D06, de la marca Koyo, y pantallas Touch Screen HMI Red Lion serie G306. Desde hace 5 aos se cuenta con 7 empresas regionales a quienes se les proporciona proyectos de integracin y diseo electrnico, as como mantenimiento a tarjetas utilizadas en diversos equipos de diferentes procesos en las empresas. Las compaas a las cuales se les presta servicio son: Master Trim de Mxico plantas Torren y Francisco I. Madero, Lincoln Electric, Enertec, BILSA, PROMESA, etc. Actualmente cuenta con los siguientes departamentos: Administracin, Mantenimiento, especializada en reparacin de tarjetas y dispositivos de las diferentes empresas; Investigacin y desarrollo, encargada de la seleccin de componentes y elaboracin de tarjetas prototipo; Integracin, relacionada con realizacin de proyectos de automatizacin, seleccin de componentes, acondicionamiento e instalacin de los gabinetes, elaboracin de arns e instalaciones elctricas, elaboracin de diagramas elctricos y capacitacin; diseo mecnico, su finalidad principal es la elaboracin de diagramas mecnicos y adecuaciones a los sistemas de este tipo.

Su Misin:
Desarrollar sistemas electrnicos de bajo costo y mantenimiento efectivo.

Su Poltica de Calidad:

Superar las expectativas de nuestros clientes en el desarrollo de ingeniera y mantenimiento, teniendo como punto fundamental la seguridad del operador y la proteccin al medio ambiente.

Su Filosofa:
Ser los nmero uno en servicio al cliente.

Su Visin:
Ser lderes a nivel regional.

Sus Valores:
Respeto, honestidad, trabajo en equipo y compromiso.
DATO HISTORICO FUE UNA COLABORACION DE JUAN MANUEL SALAS ORTIZ.

En la siguiente gua se detalla con detenimiento algunos procedimientos y protocolos con los que se rige I.E.N. en el rea administrativa.

INDICE:
1.0 ARCHIVOS: 2.-0 COTIZACIONES Y RDENES DE COMPRA. 2.1 COTIZACIONES A PROVEEDORES 2.2 ORDENES DE COMPRA A PROVEEDORES 2.3 FORMATO 2.4 PAGO. 2.5 RASTREO DEL PAQUETE. 2.6 ORDENES DE COMPRA DE CLIENTES A I.E.N.: 2.7 EJEMPLOS DE RDENES DE COMPRA DE CLIENTES 2.8 COTIZACIONES A CLIENTES DE I.E.N. 2.9 NOTAS EN LAS COTIZACIONES DE I.E.N. A CLIENTES. 2.10 REMISIONES. 3.0 FACTURACIN. 3.1 MANEJO DE FACTURAS 3.2 PROTOCOLO DE FACTURACIN. 3.3 FACTURAS PARA CONTABILIZAR. 4.0 PROTOCOLOS 4.1 Qu es SGTaller? 4.2 MODO DE USAR EL SGTaller. 4.3 BITACORA IMPLEMENTADA AL SGTALLER POR I.E.N. 5.0 NOMINA 5.1 DATOS DE LA NOMINA. 5.2 RESUMEN DE NOMINA. 5.3 DECLARACION DE IMPUESTOS ESTATALES RECAUDACIN DE RENTAS 6.0 PROTOCOLOS DE PAGOS CON CHEQUES: 7.0 PROTOCOLO: PAQUETERIAS

8.0

7.1 TRANSPORTADORAS 7.2 OCURRE PROTOCOLO NAFINSA

1.0 ARCHIVOS:
Se requiere que se manejen archivos de toda la documentacin que pueda ser necesaria en alguna situacin, ya sea: 1. ARCHIVOS DE POLIZAS PERSONALES 2. FACTURAS PROVEEDORES y CLIENTES (Resmenes) 3. MANUALES 4. EXPEDIENTES 5. COTIZACIONES CLIENTES Y PROVEEDORES 6. ORDENES DE COMPRA CLIENTES Y PROVEEDORES 7. REMISIONES 8. DOCUMENTACION DE EMPLEADOS 9. DOCUMENTACION DE RAZON SOCIAL 10. SUA 11. NAFINSA 12. PAGOS FEDERALES Y GUBERNAMENTALES 13. FAX 14. TOOR 15. DATOS DE PROVEEDORES 16. DATOS DE CLIENTES 17. DIRECTORIO 18. NOMINA 19. FORMATOS 20. PASES DE SALIDA 21. PAGOS ORIGINALES DE: HACIENDA I.M.S.S. EQUIPOS NEXTEL TELMEX LUZ AGUA BANCOS SEGUROS DE VIDA SEGUROS DE AUTOMOVILES

2.0 COTIZACIONES, RDENES DE COMPRA Y REMISIONES.

En I.E.N. Somos una empresa que maneja dos importantes procedimientos administrativos que son: COTIZACIONES Y RDENES DE COMPRA. Ya sea que nosotros como empresa solicitemos una cotizacin a un proveedor para algn producto o servicio y al tener la informacin y los costos, el proveedor nos indique que hagamos la peticin formal con una orden de compra. O bien nosotros como proveedores tengamos que manejar el mismo procedimiento, aunque haya un parmetro que algunas empresas manejan como Requisicin, RMA o TOOR. Por tal motivo, algunas empresas pedirn nuestros servicios con el nmero de requisicin o TOOR, y otras enviaran su orden de compra con su Nmero RMA. Se requiere tener conocimiento de las Requisiciones, TOOR o RMA para darle seguimiento a las cotizaciones que generemos, ordenes de compra y facturacin.

2.1 COTIZACIONES A PROVEEDORES

COTIZACIONES A PROVEEDORES DE I.E.N.
COTIZACIONES: Informacin que nos hace llegar el proveedor con los costos del producto o equipo que se vaya a comprar. I.E.N. maneja un directorio amplio de proveedores con los cuales existe constante comunicacin. Cuando se requiere algn producto o equipo es necesario que el proveedor enve una cotizacin, para que sean exactos los precios y no exista confusin, ya que se deben basar nuestras ordenes de compra con las cotizaciones del proveedor. Ya que debe coincidir las mismas cantidades en la cotizacin con nuestra orden de compra y el pago.

2.2 ORDENES DE COMPRA A PROVEEDORES:

ORDENES DE COMPRA a PROVEEDORES de I.E.N.

ORDEN DE COMPRA: Procedimiento por el cual hacemos una formal peticin de compra a los proveedores. En este punto existe un orden comn entre una COTIZACION y una ORDEN DE COMPRA, ya que hay la posibilidad de que al proveedor se le pueda pedir con anticipacin los precios del producto o equipo que se vaya a comprar. Y la mayora de los proveedores envan cotizaciones, pero no todos envan el total, o bien pueden enviarlas en dlares, es cuando nosotros debemos cubrir ese paso, con una solicitud formal de la compra por pedir, haciendo una ORDEN DE COMPRA.

2.3 FORMATO
El formato de la orden de compra requiere que sea en hoja membretada de I.E.N. Ejemplo:

Ingeniera Electrnica del Norte

AUTO MATIZACION Y DISEO ELECTRONICO

MECATRONICA PROYECTOS LLAVE EN MANO MANTENIMIENTO ELECTRONICO INDUSTRIAL DISEO ELECTRONICO

Allende 423 sur, loc. 3 Col. Centro. Gmez Palacio, Dgo. Cp.:35000 TEL. y FAX 715-6644 NEXTEL 225 3969. Correo Elec.: ien_gp@prodigy.net.mx

En ella debe encontrarse tanto los datos del proveedor, como nuestros datos de facturacin: NESTOR POSADA RODRIGUEZ Av. Allende #423 Sur. Local 3 Col. Centro Gmez Palacio, Durango. C.P. 35000 R.F.C. PORN710312KN2
PO#/Fecha (dd.mm.aaa) /Atn./Telfono IEN250 / 01.04.2008/ Nstor Posada / 871 7156644

PROVEEDOR: PROVEEDOR:

FACTURAR A:
NESTOR POSADA RODRIGUEZ Av. Allende #423 Sur. Local 3 Col. Centro Gmez Palacio, Durango. C.P. 35000 R.F.C. PORN710312KN2

ABB Blvd., Centro Industrial #12 Los Reyes Zona Industrial. 54073 Tlanepantla, Ed. De Mxico.

FECHA DE ENTREGA EN NUESTRAS INSTALACIONES (dd.mm.aaaa): MONEDA: MXP En una Orden de compra de nosotros como empresa a un Proveedor, se requiere indicar con exactitud el producto o equipo que se quiera comprar, indicndole al vendedor la cantidad exacta del producto a pedir, el concepto, el tiempo de entrega, costo unitario, subtotal, IVA. Y total: Item=Partida (Debe sealarse cuantas partidas son)

Item 1

CANTIDAD 1 pza

DESCRIPCION 3HAB0002-2 ENG. PROGRAMMING MANUAL

FECHA DE ENTREGA 1 SEMANA

PRECIO UNITARIO $2,529.60 SUBTOTAL I.V.A TOTAL

IMPORTE $2,529.60 $2,529.60 $379.44 $2,909.04

Por lo regular la orden de compra se enva por fax o por correo electrnico. La fecha indicada de entrega se toma de la propia cotizacin o bien el vendedor nos la indicar por una llamada.

2.4 PAGO.
Ya que hubo acuerdo entre la cotizacin (vendedor) y orden de compra (la empresa) y el trato de la compra se haga, se le debe pedir al vendedor que nos seale por cual paquetera llega y el nmero de gua para poder tener el control de rastreo del paquete. Entre una cotizacin y orden de compra se involucra el proceso del pago, ya que la empresa acepte los costos del pedido, se genera un cheque con su pliza para depositar a nombre fiscal del proveedor con la cantidad exacta, por tal motivo debimos haberle pedido los datos bancarios al proveedor: BENEFICIARIO: MARICELA GARCIA ANCIRA BANCO: BBVA BANCOMER CUENTA: 0109384200 CLAVE: 012 580 00109384200 9 SUCURSAL: 208 OBISPADO PLAZA EN QUE RADICA LA CUENTA: MONTERREY, N.L. DIRECCION: HIDALGO, 1577 C.P. 64100 Se puede dar el caso que algunos proveedores pidan un pago inicial o bien den crdito.

2.5 RASTREO DEL PAQUETE.

Realizado todo lo anterior y entregado el nmero de gua se inicia el rastreo del paquete con el pedido, pidiendo informacin a la paquetera sealada, procedimiento que se explicar en otro punto.

2.6 ORDENES DE COMPRA DE CLIENTES A I.E.N.:

ORDEN DE COMPRA: Procedimiento por el cual el cliente nos hace una formal peticin de compra. Como hemos notado, la mayora de las empresas se rigen por COTIZACION/ORDEN y sin ellas no se puede hacer algn pago si es a un proveedor bien algn cobro si es a un cliente. Es una manera formal en la cual las empresas respaldan sus compras y ventas. Y ya que nosotros enviamos ordenes de compra a nuestros proveedores, la mayora de nuestros clientes tratara de utilizar el mismo metodo y con ello evitar malos entendidos.

2.7 EJEMPLOS DE RDENES DE COMPRA DE CLIENTES

Como clientes base manejamos tres compaas, puede darse el caso que al contactar una empresa nueva, nosotros empecemos a conocer el procedimiento que tiene la empresa para hacer su orden de compra, las normas de seguridad, las horas en que se nos permite trabajar, documentacin de evaluacin (ya que algunas compaas evalan a sus proveedores/contratistas) sus das de pago y sus datos de facturacin.

Como ejemplos podemos citar a ENERTEC: Cuando se requiere dar algn servicio a ENERTEC es necesario presentar el formato del pase de entrada del equipo o herramientas con el cual se trabajar, como tambin los datos del I.M.S.S. de los trabajadores que podrn cubrir algn servicio a esa empresa, al igual una carta donde I.E.N. se hace responsable del trabajo o accidentes en sus trabajadores Enertec puede emplear como orden de compra un formato que por lo regular enva desde Internet, este mismo formato es su ORDEN DE COMPRA, el cual seala:

-CANTIDAD -DESCRIPCIN -COSTO UNITARIO -QUIEN LO SOLICITA -NUMERO DE ORDEN -Numer de TOOR -USUARIO TOOR: Las Toor pueden venir por separado, porque es el primer paso que hace la empresa para darle salida al equipo que quiera que se le repar, por ende cada equipo puede tener su propia toor o compartirla con otro. Pero no hay que olvidar este primer nmero, ya que ser necesario ingresarlo a la factura, como su nmero de orden. COPIA DE ORDEN DE COMPRA: La mayora de las empresas requieren que al enviar la factura a cobro, se mande con ella una copia de orden de compra que avale el trabajo y la facturacin, ya que deben pasar por la autorizacin de varios departamentos de la propia empresa. (Este mismo tema volver a repetirse en el capitulo de facturacin).

2.8 COTIZACIONES A CLIENTES DE I.E.N.

COTIZACIONES A CLIENTES DE I.E.N.
COTIZACIONES: Informacin que le hacemos llegar a un cliente con los costos del producto, reparacin o servicio que este requiera. Ya que hemos visto a I.E.N. como cliente, la empresa como proveedor de sus clientes debe atender adecuadamente los protocolos de servicio. Si bien I.E.N. (Empresa) requiere servicios a proveedores, realizando un procedimiento de compras: COTIZACIONES DE PROVEEDORES PARA I.E.N. ORDENES DE COMPRA DE I.E.N PARA PROVEEDORES.

Existe esta misma dinmica a la inversa: COTIZACIONES DE I.E.N. PARA CLIENTES ORDENES DE COMPRA DE CLIENTES A I.E.N. Al hacer esta dinmica a la inversa, nosotros como proveedores debemos de cubrir las necesidades que el cliente pida y por lo regular lo hacen mediante una Orden de Compra, una peticin, requisicin, RMA o Toor, segn sea la empresa.

2.9 NOTAS EN LAS COTIZACIONES DE I.E.N. A CLIENTES

Ahora bien, algunas cotizaciones requieren al final una NOTA en particular, ya que as el cliente sabr que tendr que apegarse a la cotizacin. Ejemplo:

10

Nota: Corre a cargo de MASTER TRIM la renta de plataforma para el desarrollo del trabajo antes mencionado. Nota: Estos precios son en Dlares Nota: Se solicita anticipo del 40% contra orden de entrega. Resto a negociar termino de pago. Ya sea el gerente o quien cotice, indicar la nota que necesite la cotizacin. No todas las empresas llevan el mismo orden del proceso COTIZACIN/ORDEN. Hay quienes se manejan como ORDEN/COTIZACIN, REQ./COTIZACIN/ORDEN. Puede ocurrir que tengamos que esperar que una empresa nos genere su orden de compra para poder facturar o que la empresa genere un nmero de requisicin. Aunque existe la posibilidad de que tengamos que hacer una reparacin con carcter de urgente sin que existan COTIZACIN/ORDEN o simplemente hay compaas que no manejen orden de compra. De I.E.N. depender que la requiera. DEBE HABER HISTORIAL Y ARCHIVO DE ORDENDES DE COMPRA Y COTIZACIONES TANTO DE PROVEEDORES, COMO DE CLIENTES.

2.10 REMISIONES
A cada reparacin, venta de productos, automatizaciones o ensambles para los clientes, necesitan que llenen una remisin, con los datos de la empresa, la fecha y la reparacin o equipo que sea entregado al cliente, ya que estas remisiones llegan al departamento de Almacn o al que lo requiera para ser firmadas y que sean un aval para el prximo cobro. Esta documentacin, tambin debe tener su propio expediente o historial.

11

3.0 FACTURACIN.
3.1 MANEJO DE FACTURAS
Cada empresa maneja diferentes formas de pago, algunas requieren que llevemos la factura con su respectiva Orden de Compra, como se haba hecho ya mencin, esto ayuda a respaldar esa compra. Algunas requieren que en la factura impresa lleve consigo ya sea el nmero de orden, Toor o RMA y copia de orden de compra, as tambin I.E.N. tiene asegurado su pago.

3.2 PROTOCOLO DE FACTURACIN.

Cada cliente designa un da y hora en particular de la semana para que sus proveedores entreguen sus facturas a revisin. Se requiere tener a la mano estos datos o tener conocimiento de ellos para hacer nuestro cobro. Ejemplo: Fechas y horas de revisin de facturas de clientes: LINCOLN ELECTRIC: Todos los lunes hasta las 5:00p.m. TP. 30 das MASTER TRIM: Todos los lunes hasta las 10:00a.m. Tiempo de Pago: 2 semanas PROMESA: Tiempo de Pago: 30 das Hay que tratar de buscar que I.E.N formalice un da de la semana para revisin de facturas de sus propios proveedores, aunque no se pueda asegurar una fecha exacta para pagos, si puede haber el caso de dar una semana o 15 das para tramitar el pago, ya sea el caso que los clientes de I.E.N. estn al corriente para que I.E.N. haga lo propio con los proveedores. Es necesario que exista expediente de ordenes de compra de nuestros clientes y en cada orden el numero de su factura, ya que as las cotizaciones estarn cubiertas, porque al faltar una orden de compra o una factura, la cotizacin o trabajo queda olvidado o invalidado, por ende las tres deben tener seguimiento. Y con ello poder elaborar un resumen del trabajo. Ejemplo: ORDEN: COTIZACION: FECHA/COSTO: EMPRESA: NUM. REQ.: RMA: FACTURA CABLEADO DE DATOS PARA RELOJ CHECADOR EN AREA 13. CABLEADO DE DATOS PARA RELOJ CHECADOR EN AREA 13 Mayo 29, 2008 $2.242,50 MTM REQ. 6019 R-MA-7503 000 719 DEL JUN 02 08

3.3 FACTURAS PARA CONTABILIZAR.

12

Todas las facturas que ingresan a I.E.N. tanto de clientes como de proveedores, deben de tener un seguimiento detallado para cualquier duda, aclaracin o dato importante, ya que ellas nos pueden indicar a que proyectos sern dirigidas. PROVEEDORES: 1. Las facturas de los proveedores deben de manejarse en copia a fin de ingresarlas al proyecto correspondiente para tener un conocimiento de los gastos que tal proyecto generen o bien, los precios que manejaban los proveedores en ese momento del proyecto. No todas las facturas son para proyectos de la empresa, algunas pueden ser compras personales o material exclusivo para la empresa, se debe utilizar un sentido comn que nos ayude a darnos una idea de cuales son las que requieren tener copia para proyecto. 2. Otras manejan copias pero para el contador, ya que pueden ser facturas que se requieran tener a la mano para alguna aclaracin como de: AGUA, LUZ, NEXTEL, TELMEX y pagos como el de AFASA, I.M.S.S. y SEGUROS DE VIDA O AUTO etc. 3. Se debe tener un conocimiento de cuanto IVA genera cada factura, por lo cual debe manejarse resmenes con todas las facturas de proveedores y pagos realizados. 4. Se debe manejar una relacin de todos los datos de estas mismas. CLIENTES: 1. Las facturas a clientes tambin deben llevar su relacin con su mes correspondiente, que pueden ir incluidos en el mismo archivo con el de proveedores, ya que si se requiere que tengamos que hacer un cobro, sepamos los datos de la factura: nmero, fecha, empresa, subtotal, IVA, concepto y cuando podr ser pagada. 2. El dato de la factura, su numeracin y fecha, debe estar incluida en el resumen que se haga del ORDEN-COTIZACION a clientes. Facturas de proveedores y clientes con el mes que termina, deben ser dirigidas al contador para que el haga lo propio, para esto ya debimos haber cubierto los pasos anteriores. En las facturas que I.E.N. le genere a sus clientes, deben tener las siguientes leyendas, segn lo que corresponda: NOTA: GARANTIA DE 30 DIAS CONTRA FECHA DE ENTREGA DEL EQUIPO. EN COMPONENTES REFERIDOS A LA FALLA DESCRITA REPARADA. EL PAGO DE ESTE DOCUMENTO SE REALIZARA EN UNA SOLA EXHIBICION. DEBO Y PAGARE A NOMBRE DE NESTOR POSADA RODRIGUEZ (por ser la razn social) LA CANTIDAD DE: $_______ Otro ejemplo sera: NOTA: MATERIALES PROPORCIONADOS POR INGENIERIA ELECTRONICA DEL NORTE PARA EL DESARROLLO DE GABINETE DE CONTROL DE PRENSA DE TROQUELES PROTOTIPO. NO SE INCLUYE DESARROLLO DE INGENIERIA, ARMADO, CONEXIONES NI PROGRAMACION. Segn sea lo acordado.

13

4.0 PROTOCOLOS
4.1 Qu es SGTaller?
SGTaller es el ms completo software de gestin para talleres de servicio tcnico, desarrollado por personas con aos de experiencia en el rubro y avalado por ms de 2.500 tcnicos y talleres que lo utilizan da a da para simplificar, agilizar y hacer ms efectiva su gestin. SGTaller incluye: Equipos en taller Informes tcnicos y presupuestos Elaboracin de informes tcnicos Elaboracin de presupuestos, detallando mano de obra y repuestos. Envo de presupuestos por e-mail al cliente para su aceptacin. Entrega de equipo

Servicio a domicilio rdenes de servicio a domicilio, informacin del cliente, problemas que reporta, datos del equipo, agenda de visita a domicilio. Seguimiento de servicios a domicilio, con filtro por estado, tcnico asignado, cliente y fecha. Informe tcnico de servicio a domicilio, registro de fecha y hora de respuesta y finalizacin Soporte tcnico telefnico

Prstamos y RMA Gestin y seguimiento de prstamos de equipos de la empresa Envo de equipos a RMA

Productividad y gestin Amplio soporte para redes Asignacin de tareas a miembros del personal. Perfiles de usuarios con niveles de acceso por contrasea Reportes de incidencias por clientes y por equipos, ingresos al taller por perodos de tiempo, service a domicilio por perodos de tiempo

4.2 MODO DE USAR EL SGTaller.

Del paquete de servicios que SGTaller maneja, I.E.N. utiliza los siguientes:

14

Gestin de equipos: tipo de equipo, marca, modelo y nmero se serie. rdenes de reparacin: informacin del cliente, datos del equipo incluyendo caractersticas especiales para celulares (batera, cargador, chip y nmero de serie del chip) y motores elctricos monofsicos y trifsicos (potencia, unidad de medida de la potencia, amperio, rpm, voltaje y tipo de red), falla, accesorios, fecha prometida, tcnico asignado. Ingreso masivo de rdenes de reparacin Seguimiento de equipos en taller, con filtro por estado, tcnico, cliente y fecha. Salidas del equipo agregando sus fechas de salidas de I.E.N. y entrega a las empresas.

Haciendo un detallado historial de los equipos al taller de reparacin. Dos son los procesos ms usados en el SGTaller para I.E.N. EL INGRESO Y LA SALIDA DE EQUIPOS. Los cuales se manejan de la siguiente manera: Al ingresar al SGTaller y teclear el usurario y contrasea, inmediatamente aparece la pantalla azul que nos da diferentes opciones a elegir, las cuales podemos citar algunas como F6 Y F9.

4.3 BITACORA IMPLEMENTADA AL SGTALLER POR I.E.N.

SGTALLER esta implementado para dar entrada a todo equipo para su reparacin en el taller. SGTALLER, se maneja por medio de diferentes pestaas que van ofreciendo la informacin correspondiente: 1. Orden de Reparacin (F9): Al ingresar al SGTALLER, se abre la orden de reparacin (F9) donde aparece el formato que le dar forma a la orden. En el se debe ingresar los datos: Quien lo ingresa Del equipo Empresa Accesorios Fecha y hora prometidas Tcnico asignado.

Por lo regular la versin del SGTaller 2.0 Ofrece el historial del equipo, as que se puede iniciar con el nmero de serie y as poder teclear la pestaa para que SGTaller nos de la respuesta si el equipo ya cuenta con historial en taller. 2. Equipos en Taller (F6) SGTaller proporciona el listado de todos los equipos desde la pestaa: Equipos de Taller (F6) donde aparece el listado de equipo que se encuentra en el taller, ya sea an en estado de: Reparacin Sin Revisar Reparacin Terminada Todos. En la pestaa: Filtrar por estado se puede hacer el cambio segn como se encuentre tal equipo. Con diferentes pestaas se puede hacer los manejos en los equipos: GRAFICAS HISTORIA IMPRIMIR ENTREGAR PRESUPUESTOS FICHA COMPLETA ORDEN DE REPARACIN

15

INFORME TALLER

Segn lo que requiera el equipo, se abrirn las pestaas, con el conocimiento de que es el Tcnico el que debe dar el informe del taller o el mismo agregarlo. En la ficha completa de cada equipo es necesario que vaya toda la informacin necesaria para comprobarle al cliente lo que se hizo con su equipo, ya sean: Historial del equipo Falla en el equipo Identificar con una leyenda al equipo que sea de primer ingreso: PRIMER REGISTRO Nmero de remisin. Toor (correspondiente si es de Enertec) Pase de salida Nmero de orden Numero de factura (si es que ya la tiene) Fecha del sello de la empresa en la remisin. Ya que esta informacin ser til para poder comprobar los cobros por reparacin.

16

5.0 NOMINA
5.1 DATOS DE LA NOMINA.
Mientras que no requiera que la nomina lleve otro tipo de datos, estos son los que I.E.N. maneja. Ejemplo:
In g e n ie ra E le c tr n ic a d e l N o rte
A U T O M A T IZ A C IO N Y D IS E O E L E C T R O N IC O

RECIBO DE NOMINA AVE. ALLENDE #423 SUR, LOCAL 3, COL. CENTRO, PORN 710312 KN2 GMEZ PALACIO, DGO. EMPLEADO PUESTO ISMAEL SANCHEZ LOZANO. PERIDO 14/Abril/08 al 20/Abril/08 INGRESOS NORMAL DESPENSA PREMIO A LA PUNTUALIDAD: SUBSIDIO PARA EL EMPLEO: TIEMPO EXTRA: OTROS: TOTAL DE INGRESOS: $670.19 $67.49 (CON 7o DIA) SUPERVISOR DE INTEGRACION

ING. NESTOR POSADA RODRIGUEZ R.F.C. SEGURO SOCIAL 32-88-700410-2 R.F.C. SALI-700514102

SEMANA 16

FECHA DE PAGO 19/Abril/08

CURP SALI-700514HCLZS01

IMPORTE

DEDUCIONES IMP. S/RENTA CUOTA IMSS I.S.P.T. INFONAVIT OTROS TOTAL DE DEDUCCIONES

IMPORTE $14.96

$602.70

$14.96

IMPORTE TOTAL $ 655.23 RECIBI DE CONFORMIDAD LA CANTIDAD ESPECIFICADA EN NETO A PAGAR CON LO QUE QUEDAN LIQUIDADAS TODAS LAS PERCEPCIONES HASTA LA FECHA INDICADA. -----------------------------------------------------------------------ISMAEL SANCHEZ LOZANO

5.2 RESUMEN DE NOMINA.

La nomina debe tambin de contar con su respectivo resumen mensual, que debe de ser entregado al contador para que el puede hacer el calculo correspondiente ante la Secretaria de Finanzas.

5.3 DECLARACION DE IMPUESTOS ESTATALES RECAUDACIN DE RENTAS

Estos pagos se realizan conforme el resumen mensual de la nomina que se le debe presentar al contador, el cual debe ser un formato de pago trimestral conforme lo que se estipulo en el edificio Durango, planta baja, con el siguiente calendario:

17

CALENDARIO TRIMESTRAL DE PAGOS JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE Se debe pagar los quince primeros das del mes de OCTUBRE. OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Se debe pagar los quince primeros das del mes de Enero. ENERO FEBRERO MARZO Se debe pagar los quince primeros das del mes de Abril. ABRIL MAYO JUNIO Se debe pagar los quince primeros das del mes de Julio.

18

6.0 PROTOCOLOS DE PAGOS CON CHEQUES:

PARA PAGAR CON CHEQUE: PAGO I.M.S.S.: Instituto Mexicano del Seguro Social Cheque librado para el pago de contribucin obrero-patronal a cargo de Nstor Posada Rodrguez con registro patronal B2829433-10-4 para bono en cuenta. PAGO INFONAVIT: Instituto Mexicano del Seguro Social Misma dinmica de cheque librado, ya que I.M.S.S. hace pagos a INFONAVIT. AFASA Auto Financiamiento Automotriz S.A. de C.V. Cheque con clave y referencia bancaria.

NEXTEL agregar el de nextel cheque con clave y referencia bancaria PROVEEDOR X: Se debe ingresar nombre fiscal completo y al reverso marcar el nmero de cuenta y Suc.

19

7.0 PROTOCOLO: PAQUETERIAS

Al hacer un pedido algn proveedor que este fuera de la ciudad, se le pide que nos de el nmero de gua, el nombre de la paquetera y en cuanto tiempo estar el paquete en la empresa, inmediatamente se entra en comunicacin con la paquetera para seguir el rastreo del paquete.

7.1 TRANSPORTADORAS
En ocasiones para hacer una compra fuera de Mxico, se requiere que tenga un representante o transportador; en I.E.N. manejamos algunos transportadores que podran ser FEDEX, UPS, DHL, que sirven como contenedor para traer envos menores de $3,000.00 dls. FEDEX como transportador al ingresar el paquete a la republica, deposita los paquetes ya sea a MULTIPACK. A los transportadores se les debe indicar lo siguiente: FEDEX 01 800-900-11-00 Se solicita liberacin de paquete mediante Forma simplificada T1

7.2 OCURRE
En las dems paqueteras a nivel nacional es ms sencillo el tramite, porque simplemente necesitan el nmero de gua, ahora que si es necesario que el paquete llegue a las paqueteras con servicio OCURRE, necesitamos credencial oficial para recoger el paquete. El servicio OCURRE, es aquel donde los paquetes llegan a la oficina de la propia paquetera, sin que sea necesario que sea enviado a la empresa

20

8.0 PROTOCOLO NAFINSA (Nacional Financiera)

Algunas empresas hacen sus pagos mediante el sistema FISO, I.E.N. solicit que sus pagos se hicieran mediante este sistema, es por eso que debe marcar al 01 8006234672 cuando haya entrado a nuestro sistema el aviso de que tenemos ya un documento en espera, que significa esto, que las empresas que pagan por este medio, ingresan al sistema las facturas de proveedores que sern pagadas, NAFINSA ayuda hacer el traspaso de ese dinero a la cuenta de la empresa. Al llamar a NAFINSA debemos pedir que ese documento (factura) sea descontado, dando la clave de usuario, es decir de I.E.N. PROTOCOLO SUA PROCESO PARA GENERAL DISCO DE PAGO SUA. Al ingresar la contrasea se busca actualizar el INPC ndice Nacional de Precios al Consumidor) y recargos.

21