Contabilidad II Unidad: Anlisis y estudio de caja y bancos Sistema de Fondo Fijo para Caja Chica Casi todas las

compaas tienen necesidad de hacer pequeos pagos de muchas cosas como son: comida de los empleados, servicio de taxis, compra de artculos pequeos de oficina y gastos menores. Muchas veces es imprctico pedir que se paguen con cheque esos pequeos desembolsos, aunque es importante controlarlos. Uno de los mtodos de ejercer un control razonable a travs de una operacin sencilla y apego general a las reglas de desembolsos con cheques es el sistema de fondo fijo para los pagos de caja chica. Dicho sistema funciona de la siguiente manera: 1. Se designa una persona como custodio de la caja chica y se le entrega una pequea cantidad de dinero como fondo para hacer pagos chicos. Fecha Caja chica Caja y bancos
Por la apertura del fondo.

Concepto Pda. No. X1

Parcial

Debe xxx.xx

Haber

xxx.xx

2. A medida que se hacen los desembolsos, el custodio de la caja chica obtiene recibos firmados por cada una de las personas a quienes paga. Siempre que sea posible se anexar al recibo de caja chica un comprobante de desembolso. Las transacciones de caja chica no se contabiliza sino hasta que se hace reembolso del fondo; los asientos los hace alguien del departamento de contabilidad, que no sea el custodio de la caja chica. 3. Cuando baja el fondo de caja chica, el custodio presenta al cajero general una solicitud de reembolso del fondo, respaldados con los recibos de caja chica y dems comprobantes de los desembolsos y recibe de la compaa un cheque para reembolso del fondo. Fecha Gastos X Gastos Y Caja y bancos
Por la restitucin del fondo

Concepto Pda. No. X2

Parcial

Debe xxx.xx xxx.xx

Haber

xxx.xx

4. Si se encuentra que el fondo es excesivo o insuficiente, se pueden hacer los ajustes correspondientes. Solo se hacen asientos de caja chica para aumentar o disminuir el importe del fondo. Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de comprobar un movimiento debido a un error (al dar un cambio o pagar de ms en algn gasto, al extraviar algn recibo, etc.)

MAE. Lorenzo Estrada

Contabilidad II Segn el sistema de fondo fijo el custodio de la caja chica es responsable en todo momento del importe del fondo, ya sea del efectivo o de los comprobantes firmados, ya que estos ltimos son la evidencia que requiere el funcionario respectivo para emitir un cheque de reembolso. Hay dos procedimientos adicionales que se deben seguir para tener un control ms completo del fondo de caja chica: a. Conteos sorpresivos del fondo, de vez en cuando, por un supervisor del custodio del fondo de caja chica, para comprobar que se est llevando satisfactoriamente. b. Cancelar o mutilar los comprobantes de caja chica, una vez que se han usado para el reembolso, de manera que no se puedan usar para un segundo reembolso. (Kieso & Weygandt, 1999) Conciliacin Bancaria Una conciliacin bancaria es una tabla que explica cualquier diferencia entre el saldo que aparece en los registros contables del cuentahabiente y el que aparece en el extracto bancario. Diferencias normales entre los registros bancarios y los registros contables: Cheques pendientes de cobro: Cheques girados y registrados por la empresa pero an no presentados al banco para el pago. Depsitos en trnsito: Entradas de efectivo registradas por el cuentahabiente pero que llegaron muy tarde al banco para ser incluidas en el extracto bancario. Cargos de servicios: Con frecuencia los bancos cargan una tarifa por el manejo de las cuentas pequeas. Crditos por intereses: Las cuentas corrientes de negocios con frecuencia ganan intereses, al final del mes, este inters se acredita a la cuenta del cuentahabiente. Cargos y crditos miscelneos: Los bancos cobran por los servicios, tales como emisin de chequeras, manejo de cobro de documentos y procesamiento de cheques, el banco deduce estos cargos de la cuenta emitiendo una nota de dbito, de igual forma, si hace efectivo valores a favor del cuentahabiente, los acredita a la cuenta emitiendo una nota de crdito. Pasos en la preparacin de una conciliacin bancaria: 1. Compare los depsitos que aparecen en el extracto bancario con los que aparecen en los registros contables. Cualquier deposito que aun no haya sido registrado por el banco es un deposito en trnsito y se deber agregar al saldo que aparece en el extracto bancario. 2. Ordene los cheques pagados en secuencia meditan nmeros seriales y compare cada cheque con el asiento correspondiente en los registro contables. Cualquier cheque girado pero aun no pagado por el banco se debe relacionar como cheque pendiente de cobro que se debe deducir del saldo reportado en el extracto bancario. 3. De acuerdo con los registros contables del cuentahabiente, agregue al saldo cualquier nota de crdito emitida por el banco que no haya sido registrada por el cuentahabiente. 4. De acuerdo con los registros del cuentahabiente, deduzca del saldo cualquier nota de dbito emitida por el banco que no haya sido registrada por el cuentahabiente.

MAE. Lorenzo Estrada

Contabilidad II 5. Haga los ajustes apropiados para corregir cualquier error en el extracto bancario o en los registros contables del cuentahabiente. 6. Determine si el saldo ajustado del extracto bancario es igual al ajustado en los registros contables del cuentahabiente. 7. De acuerdo con los registros del cuentahabiente, prepare los asientos de diario para registrar cualquier rengln en la conciliacin bancaria relacionado como un ajuste al saldo. (Meigs, Williams, Haka, & Bettner, 2004) Ilustracin de una Conciliacin Bancaria: El extracto bancario del mes de abril enviado por el Banco X a la Empresa peRFection muestra un saldo de efectivo en depsito al 30 de abril de L 25,000.85, en esa misma fecha el libro mayor de la compaa muestra un saldo de L 21,314.15. El contador ha identificado los siguientes elementos de conciliacin: 1. Deposito de L 2,054.50 hecho despus de horas hbiles bancarias el 30 de abril no aparece en el extracto bancario. 2. Cuatro cheques girados en abril an no han sido pagados por el banco. Detalle de estos cheques: Cheque No. Fecha Valor 201 Abril, 15 500.00 208 Abril, 19 51.25 225 Abril, 24 2,012.50 231 Abril, 30 1,025.00 3. Dos notas de crdito fueron incluidas en el extracto bancario: Fecha Valor Explicacin Abril, 20 2,500.00 Producto del cobro de un documento por cobrar sin intereses de la Sra. Ramos. El banco cobr este documento para nuestra compaa. Abril 31 123.70 Intereses ganados por nuestra cuenta.

4. Tres notas de dbito fueron incluidas en el extracto bancario: Fecha Valor Explicacin Abril, 20 25.00 Tarifa cobrada por el banco por el manejo de cobro del documento por cobrar. Abril, 27 251.25 Cheque del cliente Ramn Cceres depositado por la compaa devuelto por fondos insuficientes. Abril, 31 60.00 Cobro de servicios por parte del banco durante el mes 5. El cheque No. 469 fue girado el 17 de abril por L 425.00 pero fue registrado errneamente en el diario de pagos de efectivo como L 290.00. El cheque emitido para cancelar el telfono de la oficina, fue pagado por el banco y relacionado correctamente por L 425.00 en el extracto bancario.

MAE. Lorenzo Estrada