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Todos los procesos de planeacin, varan da a da o en el mejor de los casos, permanece por poco tiempo, es imperiosa la necesidad de una auditoria de ventas eficaz, que suministre la informacin requerida para modificar los planes, ajustndolos a la situacin particular. El Informe del Registro de Ventas es un auxiliar obligatorio de caracterstica tributario de foliacin doble en el cual se registran en forma detallada, ordenada y cronolgica, cada una de las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa en el desarrollo habitual de sus operaciones. El departamento de contabilidad prepara los estados financieros y lleva un registro detallado de ventas, costos y flujos de efectivo; el de fabricacin reporta los programas de produccin los envos y los inventarios; la fuerza de ventas informa las respuestas de los revendedores y las actividades de los competidores. Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborrsele una factura. Al realizarse el pago el cajero deber elaborar un recibo de ingreso a caja. En almacn despachar la mercanca aqu se deber de hacerle una nota de despacho. Cada uno de los documentos emitidos por la empresa se ir registrando da a da en orden correlativo. En el caso de boletas de venta, cuando se emite diariamente gran cantidad de documentos, se puede hacer un resumen diario de los mismos anotndose el primer y ltimo nmero emitido. Al finalizar cada mes deber sumarse cada una de las columnas que registran importes debiendo cuadrarse cada una de las cifras comprobndose la operacin con el total registrado, el cierre significa hacer una doble raya por debajo de las cifras registradas. La informacin que presenta este cierre mensual es trasladada al asiento del libro diario denominndose a esta operacin centralizacin. Objetivo El objetivo primordial de un informe diario de operaciones es proporcionar al empresario y dems usuarios, un mtodo rpido, sencillo, actualizado y preciso para recopilar las transacciones diarias de su empresa, que permita observar diariamente el comportamiento de los recursos econmicos disponibles y a la vez controlar sus finanzas as como tambin registrar las ventas de los bienes que se producen esto para saber cuntos productos se producen y luego comercializarlos as como tambin saber el nivel de ventas que tiene la empresa. El informe de registro de ventas permite: Saber qu nivel de ventas tiene la empresa esto para poder abastecer los recursos que se necesitan para seguir comercializando los productos que la empresa ofrece. Verificar la magnitud de aceptacin que tienen los productos con la poblacin. Establece estrategias de ventas esto con la ayuda con la publicidad con que se cuente as para que se puedan elevar o mantener las ventas de la empresa.
El informe diario de operaciones podr estar dividido en las siguientes secciones principales: Seccin de ingresos y sus respectivos cargos Seccin de cheques girados y compras al crdito Seccin de control de inventario Seccin de control de saldos de las cuentas Seccin de observaciones Seccin de fecha y de nmero.
Para facilitar la labor diaria de los informes, stos podrn ser agrupados en forma de libretas individuales para cada mes; los que contienen un original y una copia desprendible para cada da. El original permanece archivado en la libreta y la copia se archivar en orden cronolgico; conjuntamente con los documentos que sustentan la informacin registrada en cada seccin. Este informe ser confeccionado de acuerdo a la naturaleza de las actividades y necesidades de las empresas y el mismo podr modificarse a medida que surjan cambios o nuevas operaciones. Para registrar la informacin se requiere de la utilizacin de un catlogo de cuentas que permitir codificar las cuentas y subcuentas que as lo requieran. El informe diario de operaciones es una herramienta de control que durante la toma de decisiones de la administracin permite que se descubra sntomas sobre las reas problemas o reas dbiles, para determinar las acciones que se debern realizar a fin de corregir una situacin. Otro control es proporcionar un medio de comunicacin entre las personas que integran la organizacin, esto se logra informando los resultados de las diversas actividades que se lleva a cabo dentro de la empresa.
VENTAJAS Ordena las cuentas importantes que se originan diariamente (ingresos, costos y gastos). Se pueden obtener los saldos conciliados de cuentas importantes (bancos, inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar). La documentacin que sustenta la informacin registrada puede verificarse de forma rpida y sencilla. Los asientos que se van a contabilizar en el diario general, muestran la exactitud de dbitos y crditos diariamente. Este informe controla el manejo de los ingresos ya que permite observar si stos se depositan ntegramente al banco y se hacen los cargos correctos a cuentas por cobrar. DESVENTAJAS La informacin de contabilidad se encuentra separada en los diferentes diarios. No es posible conocer el acumulado de renglones importantes como son ingresos, compras y gastos hasta final del mes. En los diarios especiales no tenemos control de cuentas importantes como son banco, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros.
Los reportes de produccin aqu controlados sern anotados en el modelo Ficha de Costo y la suma total del mismo se conciliar con la cuenta control del mayor por este concepto de recepciones de produccin terminada en almacn de produccin efectundose las rectificaciones que procedan. 4. Informe de produccin terminada en existencias:este es un modelo de formato del escrito que ser confeccionado por el jefe del almacn de produccin terminada al finalizar el mes, en el informar las existencias en unidades de aquellas producciones del mes, as como el total de cada Orden de Trabajo que fue determinada en ese perodo. El objetivo de este dato es que adems de servir como conciliacin de toda la produccin terminada que se anotar en las Fichas de Costo y con los registro de recepcin, del total de unidades producidas servir para fijar el costo real de la produccin terminada que an est en almacn ya que anteriormente se les haba dado entrada al costo estimado y as cumplir con los Principios de Contabilidad sobre la valoracin de inventarios al costo real.
Analice la situacin del inventario para artculos o visualice los inventarios de los artculos en cada almacn. Inicie una valoracin para el stock en almacn. Se puede negociar con ms confianza un mayor volumen de pedidos, basado en el desempeo de las ventas. Plantea oportunamente las promociones para los productos que van a la baja. Mejora la estrategia comercial conociendo cundo y cules productos sustituir por nuevos.
Se trata de mercancas devueltas por una tienda o un centro de distribucin a un proveedor externo. Las devoluciones a proveedores no requieren referencias a otro documento en el sistema. Los motivos de la devolucin a proveedor incluyen: o o o o Resto de mercancas al final de una promocin de ventas. Resto de mercancas al final de una temporada. El proveedor pregunta por mercanca a devolver. Las mercancas deben devolverse, destruirse porque estn deterioradas, rotas o son de una calidad inferior. o Los artculos se reemplazan. o Las mercancas incluyen envases o embalajes retornables para transporte. Devoluciones de tienda
Se trata de mercancas devueltas por una tienda o centro de distribucin a su propio centro de distribucin. Actualmente, las devoluciones de tienda no pueden asignarse en el sistema.
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Devolucin de consumidor.
Son devoluciones en el comercio al por menor realizadas por clientes en las tiendas cuando se cambian mercancas o se realizan reclamaciones. Devolucin de clientes.
Las devoluciones de mercanca se utilizan para devolver al proveedor mercancas entregadas. Las principales causas de devoluciones pueden ser: o o o o o o Cuando se detecte en recibo la llegada de mercanca Defectuosa o daada (por causas imputables al proveedor) Fuera de temporada (pedido vencido) Mal surtida Surtida de ms, respecto a lo pedido No pedida
Al crear una devolucin de mercanca, se da salida a las mercancas del almacn y se reducen las cantidades. Devolucin de bienes por garanta
Usuario Al tener conocimiento del desperfecto de algn bien, elabora reporte que incluya los desperfectos del bien y orden de servicios y las turna al Departamento de Servicios Generales para su reparacin. Departamento de servicios generales Verifica el nmero de inventario y determina si se encuentra o no en garanta, si se encuentra en garanta, lo enva junto con el reporte al Almacn General para su reparacin y/o devolucin en garanta. Almacn general 1. Recibe el bien acompaado del reporte que incluye las fallas que presenta, elabora formato de Devolucin de Bienes y enva al proveedor junto con el bien para su reparacin y/o reposicin, solicitando al Departamento de Servicios Generales, el formato de salida correspondiente. 2. Incluye el formato de Devolucin de Bienes en expediente para su seguimiento, anexando copia de la factura y original del dictamen.
3. Enva el bien para su revisin, reparacin y devolucin al proveedor, acompandolo de la copia de la factura, el formato de devolucin y el reporte de falla. 4. Recibe el bien en buenas condiciones de operacin, lo revisa y lo entrega al usuario solicitante. Proveedor 1. Recibe el bien y efecta su revisin, reparacin o reposicin, si esta procede; si el bien no tiene reparacin gestiona ante el fabricante o mayorista, su reposicin, una vez resuelto el caso, remite el bien al Almacn General. Las devoluciones se pueden disminuir elaborando y vendiendo a los clientes productos satisfactorios, revisando la mercanca antes de empacar, el proceso de empacado se lleve a cabo de una manera cuidadosa y detalla, as como buscar la mejor forma de transporte que permita el cuidado y la llegada de la mercanca en buenas condiciones en la cantidad solicitada y en el tiempo especificado.
El registro especial de cobros varios y pagos varios que requieren la emisin de un comprobante que los respalde (recibo u orden de pago). Principales caractersticas El calendario de cobros y pagos determina el movimiento de fondos, que es la base para evaluar la rentabilidad de cualquier proyecto. El movimiento de fondos es una lista de valores, uno por periodo, son la diferencia entre el total de cobros y el total de pagos correspondientes al periodo de que se trate. Es corriente y til organizar estas informaciones en una tabla. No se puede omitir el hecho de que, en lo relativo al movimiento de fondos, hay una notable confusin terminolgica. El movimiento de fondos recibe en ocasiones el nombre de flujo de caja, por la traduccin del trmino cash-flow. La generacin de dinero se origina en la diferencia entre el precio al que la empresa vende los bienes que compra y el precio que debe pagar por esas compras. Este es el ciclo de caja: se utiliza dinero para comprar (y pagar) bienes, que se vendern, recibiendo en definitiva dinero, que se utilizar para pagar otros bienes, y as sucesivamente.
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A Corto Plazo.- Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un ao. A Largo Plazo.- Su disponibilidad es a ms de un ao. Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Balance General como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo circulante. Polticas de crdito La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crdito a un cliente y el monto de ste. La empresa no debe solo ocuparse de los estndares de crdito que establece, sino tambin de la utilizacin correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis de crdito. Cada uno de estos aspectos de la poltica de crdito es importante para la administracin exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecucin inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una poltica de crditos deficientes no producen resultados ptimos. Cuentas Incobrables La Ley del Impuesto Sobre la Renta contempla a las cuentas incobrables como una deduccin autorizada, cuando se trate de perdidas por crditos incobrables, considerndose realizadas cuando se consuma el plazo de prescripcin que corresponda, o antes, si fuera notoria la imposibilidad prctica de cobro. Estimacin Contable para Cuentas Incobrables La Comisin de Principios de Contabilidad, hace mencin de las estimaciones Contables, cuando comenta que formando parte de las operaciones normales de una entidad, existen eventos cuyos efectos, a la fecha de presentacin de los estados financieros, no son susceptibles de cuantificarse con exactitud, estando es este caso las cuentas por pagar. Frecuentemente, esta estimacin se hace en condiciones de incertidumbre en cuanto al resultado de los eventos que han ocurrido o con probabilidad de que ocurran y que, por lo tanto, involucran el uso del juicio. Se considera que existe notoria imposibilidad prctica de cobro de un crdito, entre otros, en los siguientes casos: Cuando el deudor no tenga bienes embargables. Cuando el deudor haya fallecido o desaparecido sin dejar bienes a su nombre. Cuando se trate de crdito cuya suerte principal al da de su vencimiento no exceda del equivalente de 60 veces el salario mnimo general del rea geogrfica correspondiente al Distrito Federal y no se hubiera logrado el cobro dentro de los dos aos siguientes a su vencimiento.
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Cuando se compruebe que el deudor ha sido declarado en quiebra, concurso o en suspensin de pagos. En el primer supuesto, debe existir sentencia que declare concluida la quiebra por pago concursal o por falta de activo. En el caso sealado en la fraccin III, la deduccin, proceder en el ejercicio en el que se cumpla el plazo a que la misma se refiere. El crdito incobrable se contabilizara en un peso. En todos los casos, el saldo de Cada Cuenta considerada como crdito incobrable deber quedar registrado en contabilidad con "importe de un peso", por un plazo mnimo de cinco aos y conservar la documentacin que demuestre el origen del crdito.
A veces, las empresas en su esfuerzo por aumentar las ventas conceden crdito con demasiada libertad o no se muestran muy diligentes en el cobro de las deudas de los clientes. Tales prcticas pueden generar costos innecesarios que, en perodos de recesin, tal vez representen la lnea divisoria entre la supervivencia y la quiebra. Cada mes se suman las columnas del registro y el total de cada una pasa al libro mayor. Puede correrse en el diario general un asiento, tomando estos totales de cargo a Cuenta por Cobrar y abonos a varias cuentas, para de ah pasar este asiento al libro mayor, tal asiento es solamente el de cargo, pues el de abono se toma del libro de caja. El objeto de la Cuenta por Cobrar es controlar y contabilizar los ingresos procedentes de la prestacin de servicios y no los que originen las ventas a crdito. Sin embargo, en algunos casos resulta prctico que para evitar se lleven cuentas personales a los clientes, las facturas a su cargo, se tramiten como Cuentas por Cobrar. En tales casos las facturas que se expidan a cargo de clientes se harn cuando menos en dos copias: el original para el cliente y el duplicado como documento contabilizado, ambos ejemplares tendrn el mismo trmite que ya se ha expuesto para el original y duplicado de la Cuenta por Cobrar, con la variante de que en el registro debe adicionarse una columna de haber para acreditar la cuenta de "costo y ventas".
Documentos por pagar a proveedores Porcin de la deuda a largo plazo con vencimiento a un ao Cuentas por pagar a proveedores Cuentas por pagar varios Anticipo de clientes Compaas afiliadas Dividendos por pagar
Estas cuentas forman un concepto separado de las cuentas por pagar debido a que la naturaleza del beneficiario les confiere una caracterstica especial en cuanto a su exigibilidad. Los documentos y cuentas por pagar con vencimiento a corto plazo forman parte del pasivo circulante, en caso contrario deber ser clasificados y presentados como pasivos no circulantes.
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