Manual Procesos Procedimientos Sistemas

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
CDIGO: P-06-04IS
EMISIN 01/10/2010 REVISIN
PGINA 1 / 21 No. REV 0
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE INFORMTICA Y SISTEMAS
NOMBRE: CARGO: FECHA:
ELABOR
REVIS
APROB

CDIGO: P-06-04IS
NDICE GENERAL Pg. 1

1.1 1.2
GENERALIDADES
OBJETIVO DEL MANUAL ALCANCE DEL MANUAL
3
3 3
2
2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.4.7 2.5 2.5.1 2.6 2.6.1 2.7
PROCEDIMIENTOS DE INFORMTICA Y SISTEMAS

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN DE SERVIDORES Y CENTRO DE DATOS ADMINISTRACIN DE SERVIDORES Y CENTRO DE DATOS ADMINISTRACIN DE FIREWALL Y SEGURIDAD GESTIN DE BACKUPS CENTRO DE DATOS GESTIN DE BACKUPS DE SERVIDORES PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DEL PORTAL INSTITUCIONAL ADMINISTRACIN DEL SERVIDOR Y PLATAFORMA DEL PORTAL INSTITUCIONAL CONTROL DEL CORREO INSTITUCIONAL CREACIN Y ACTUALIZACIN DE ESPACIOS VIRTUALES PROCEDIMIENTOS DE SOPORTE TCNICO INVENTARIO TECNOLGICO MANTENIMIENTO PRENVENTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWAREY SOFTWARE GENERACIN DE BACK UP DE PC PROCEDIMIENTO DEL CENTRO DE ATENCIN AL USUARIO MESA DE AYUDA DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES FLUJOGRAMA SERVICIOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN ACADMICA ADAPTACIN E IMPLEMENTACIN DE FUNCIONALIDADES DEL SIA BASES DE DATOS DESARROLLO Y ACTUALIZACIN DE OBJETIS DE UNA BASE DE DATOS GENERACIN DE REPORTES Y ESTADSTICOS PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS CONTROL DE INVENTARIOS DE REPUESTOS PROCEDIMIENTOS DE REDES Y CONECTIVIDAD DISTRIBUCIN DE PUNTOS DE CONEXIN FSICOS A LA RED DEFINICIONES
4
4 4 5 5 6 7 7 9 11 12 12 13 13 14 15 15 15 15 16 16 17 17 18 18 18 19 19 22 22 22
3 4 5
DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS.

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1.
1.1
GENERALIDADES
INTRODUCCIN El documento que a continuacin se presenta describe el origen, evolucin y logros del Departamento de Informtica y Sistemas, as como sus objetivos, polticas, estructura organizacional, procesos, estrategias y orientaciones institucionales. La informacin correspondiente al desarrollo normativo y fundamentacin epistemolgica, as como la bibliografa se conservan en los documentos de base elaborados por la unidad y que sirvieron de sustento para el presente documento. OBJETIVO DEL MANUAL: Determinar los diferentes procesos y responsables que componen los servicios que presta La Universidad La Gran Colombia con respecto a Informtica y sistemas. ALCANCE DEL MANUAL: Es el soporte de informtica y sistemas en la ciudad de Bogot.
1.2
1.3
2.
PROCEDIMIENTOS DE INFORMTICA Y SISTEMAS
2.1 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIN DE CENTRO DE DATOS Y SEGURIDAD INFORMATICA: 2.1.1 CENTRO DE DATOS Y SEGURIDAD INFORMATICA: Se propone garantizar la disponibilidad y los niveles de servicio de los diferentes sistemas informticos que presta el Departamento de Sistemas. 2.1.1.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES MONITOREO DE RECURSOS: Se realiza un monitoreo del desempeo de las particiones y discos en cada uno de los servidores, verificando la velocidad de lectura y escritura, tiempo de acceso y capacidad usada. Se realiza un monitoreo del desempeo de la CPU, verificando el porcentaje de consumo del sistema y las aplicaciones. Se realiza un monitoreo de los tiempos de respuesta de la interfaces del servidor, tambin se verifica el ancho de banda consumido por el mismo. Se realiza una revisin de los diferentes archivos de logs del servidor para determinar si en el hardware o software se presentan anomalas. Se realiza una revisin de los enlaces de datos (Internet e Intranet) y los equipos de red (suiches y enrutadores) para detectar posibles fallas o la no disponibilidad operativa de los mismos. Se hace la revisin de la planta telefnica, puertos troncales, enlaces primarios y extensiones, con el fin de detectar una posible no disponibilidad o falla. Si los problemas en los discos, la CPU, interfaces de red, equipos de red, enlaces, telefona y los logs persisten se pasa a la siguiente actividad para su identificacin. IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA: Para los discos: Se verifica que la aplicacin no est generando problema sobre la lectura o escritura del disco. Se verifica que el disco o particin no est presentado fallos fsicos. Se verifica que el disco no este ocupado al 100% de su capacidad Para la CPU: Se identifica el proceso o procesos que estn generando los mayores consumos de CPU y se verifica si es correcto o no el valor presentado. Nota: el valor de uso de CPU varia de acuerdo con el tipo de aplicacin Para interfaces de red: Se verifica el consumo de ancho de banda, teniendo en cuenta el tipo de trafico (HTTP, SMTP, FTP, STREAMING, recursos compartidos, entre otros) que se genere. Dependiendo de este tipo de trafico se verifica si hay algn problema en los dispositivos de red o si algn equipo o aplicativo esta haciendo uso indebido del ancho de banda. Para equipos de red: Se localiza el equipo de red afectado acudiendo al mapa de distribucin de equipos y a la herramienta de monitoreo. Se detecta la falla en el equipo o puerto. Para enlaces de red: Se establece el alcance del corte en el servicio ya sea en la red de campus o en la red de Internet, para lo cual se acude al estado de los enlaces (herramienta de monitoreo). Para enlaces telefona: Se identifica la red con falla a travs de la verificacin fsica del par o pares en el centro de cableado principal - planta telefnica- o en el centro del edificio afectado o acometida de las empresas pblicas. Para extensiones telefnicas: Se identifica el puerto en la planta telefnica y se hace un seguimiento hasta el equipo del usuario. Para logs: Se identifica el tipo de mensaje reportado, el cual permite establecer sobre qu dispositivo o aplicacin se est presentando la anomala. SOLUCIN DEL PROBLEMA: Se realizan las correcciones necesarias para el correcto funcionamiento de los dispositivos: discos, CPU, equipos de
Coordinador del Centro de datos y seguridad informtica
Coordinador Centro de datos y seguridad informtica
Coordinador Centro de datos y seguridad

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informtica Mesa de ayuda
red, enlaces, extensiones telefnicas, interfaces de red, cables y logs. Nota: En algunas ocasiones los problemas presentados en las interfaces de red se deben a clientes de la intranet; para su solucin se notifica a la unidad de soporte tcnico para que programen el servicio, revisen y corrijan el problema presentado por el cliente. CAMBIO, SOLICITUD Y RECIBO DE DISPOSITIVOS: En caso de falla de algn dispositivo se verifica si puede ser sustituido por algn otro que se encuentre en el stock del Departamento de Sistemas - Coordinador Centro de datos y seguridad informtica, o si este tiene garanta. Si el dispositivo tiene garanta se verifica que el servidor tenga contrato de garanta vigente. Si la garanta esta vigente se contacta telefnicamente al proveedor del servidor para que diagnostique y sustituya el dispositivo. Cuando el dispositivo (servidor, planta, extensin, equipo de red) o componente no posee contrato se contacta al proveedor para que diagnostique y envi una cotizacin que incluya el costo de mantenimiento y del dispositivo. Estas cotizaciones se envan a la Oficina de Compras con el concepto tcnico, la solicitud de orden de compra y el Certificado de disponibilidad Presupuestal. Se recibe el dispositivo y la salida de almacn, por parte de la Oficina de Almacn En el momento en que se realiza la instalacin por parte del proveedor, se hace un seguimiento a la instalacin y posteriormente se verifica el correcto funcionamiento del mismo. Con aprobacin del jefe del Departamento de Sistemas - Coordinador Centro de datos y seguridad informtica, se enva un oficio a la Oficina de Compras indicando la entrega a satisfaccin por parte del proveedor. REALIZAR MANTENIMIENTO A LOS DISPOSITIVOS: Se hace limpieza y se corren diagnsticos a los dispositivos. (equipos de red, planta y extensiones telefnicas) Se realiza la afinacin del servidor, configurando los parmetros ptimos para tener el mejor desempeo del servidor. Se realiza la eliminacin de los archivos de logs o respaldos temporales que ya no son necesarios. Se realiza la limpieza de los dispositivos en coordinacin con la unidad de soporte tcnico para realizar el mantenimiento de hardware del servidor. CONFIGURACIN FINAL DEL DISPOSITIVO: Se hacen pruebas de funcionamientos a cada dispositivo, red, telefona o servidor; y se deja en estado funcional. Se realiza configuraciones a nivel de firewall local, permisos de lectura, ejecucin y escritura sobre el servidor para aumentar la seguridad del servidor. Se verifica que los parches de seguridad del servidor estn actualizados Se verifica peridicamente que la informacin de los respaldos del servidor sea consistente y este disponible en caso de que necesite ser recuperado.
2.1.1.2 FLUJOGRAMA:
2.1.2 ADMINISTRACIN DE FIREWALL Y SEGURIDAD: Configurar las listas de control de acceso del firewall perimetral, asegurando de esta forma el funcionamiento de los servidores y servicios, protegindolos de los peligros de Internet y cumpliendo con las necesidades de los servicios que acceden o son accedidos desde la red. 2.1.2.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No RESPONSABLE
1 Coordinador Centro de datos y seguridad informtica Coordinador Centro de datos y seguridad informtica Coordinador Centro de datos y seguridad informtica Coordinador Centro de datos y seguridad informtica
DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
ESPECIFICAR LA REGLA: Se ingresa al firewall para crear una regla en sentido inside-outside u outside-inside. VERIFICAR LA REGLA: Se verifica el funcionamiento de la regla, realizando pruebas de acceso al servicio. Si las pruebas son exitosas, continuar con la actividad 4, de lo contrario, continuar con la actividad 3. REALIZAR AJUSTES A LA REGLA: Revisar nuevamente la configuracin de la regla o a realizar ajustes sobre ella. Si es del caso, eliminar la regla y continuar con la actividad 1, de lo contrario, continuar con la siguiente actividad. GUARDAR CAMBIOS: Se guardan los cambios en el firewall.

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2.1.2.2 FLUJOGRAMA:
2.1.3 GESTIN DE BACKUPS CENTRO DE DATOS: Este procedimiento busca respaldar la informacin almacenada en las bases de datos que estn bajo la responsabilidad del Centro de Datos, conforme a las polticas de seguridad establecidas por ste, garantizando la disponibilidad de los datos en el momento en que se requieran. 2.1.3.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEFINIR Y CONFIGURAR TAREAS DE RESPALDO: Los respaldos de datos pueden ser respaldos lgicos o respaldos en fro. Respaldo en fro : Previo acuerdo con el usuario funcional, se define da y hora de ejecucin de este respaldo. Nota para base de datos: Se le debe recordar al usuario funcional que ste respaldo implica suspender el servicio de la base de datos. Configurar base de datos en modo archivelog. Identificar los archivos que componen la base de datos. Respaldo Lgico: Se construye un script que especifica los datos a respaldar, nombre del archivo a generar, el nombre del archivo log, el tipo de respaldo y las fechas del respaldo. EJECUTAR EL RESPALDO: Si el respaldo es lgico: Se emplea la utilidad para programar tareas del sistema operativo (cron), se programa la ejecucin del script de respaldo automticamente. Si el respaldo es en fro para base de datos: En las fechas previamente pactadas, se baja en modo normal la base de datos y se copian con comandos del sistema operativo los archivos que componen la base de datos. Se copian diariamente los archivos tipo archivelog. Si el respaldo es en fro: En las fechas previamente pactadas, se copian los respaldos del sistema operativo, los archivos que componen las diferentes aplicaciones o servicios a respaldar. ETIQUETAR Y ALMACENAR: Se verifica como fueron ejecutados cada uno de los scripts de respaldo consultando los archivos tipo log. Si fue exitoso: Se procede a copiar los archivos en disco, medios magnticos y guardarlos debidamente marcados en la caja de seguridad, Centro de datos y copia externa. Si no fue exitoso: Se notifica va correo electrnico, al profesional responsable del servicio respaldado. Se concerta con l una posible solucin o si es del caso se regresa nuevamente a la actividad 2. Se hace el respectivo registro en el formato backups para respaldos. Se almacena en caja de seguridad.
2.1.3.2 FLUJOGRAMA:
2.1.4 GESTIN DE BACKUPS DE SERVIDORES:

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Este procedimiento respalda la informacin de los aplicativos institucionales que estn bajo la responsabilidad del Centro de Cmputo, conforme a las polticas de seguridad establecidas por ste y garantiza la disponibilidad de los datos en el momento en que se requieran. 2.1.4.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES IDENTIFICAR INFORMACIN PARA RESPALDAR: El tipo de informacin se identifica por: Servidor. En este caso, se identifican los archivos o particiones que se van a respaldar. Se contina con la actividad 3. Aplicacin. En este caso se identifica si es la aplicacin o los datos de la aplicacin son los que se van a respaldar. Si el respaldo es de aplicacin, se contina con la actividad 3. Si el respaldo es de bases MySQL, se contina con la actividad 2. Si se trata de otro tipo de base de datos, es preciso consultar la Gua de administracin Centro de Datos Y Seguridad Informtica Fin de procedimiento. RESPALDAR BASES MYSQL: Bases MySQL. Se respaldan diariamente mediante la herramienta de backup de MySQL Administrador. Nota: Este respaldo se realiza en disco duro o medios magnticos. Fin de procedimiento. EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO DE RESPALDO: Se ejecuta el respaldo de la informacin a travs de los siguientes comandos: Para respaldar servidores se utiliza una conexin en forma remota protocolo ssh y los archivos son extrados mediante el uso de protocolo ssh. Los servidores a respaldar son LOS DESCRITOS EN EL DOCUMENTO LISTADO DE SERVIDORES. VERIFICAR LA FINALIZACIN DEL PROCESO: Si el proceso finaliza exitosamente, continuar con la siguiente actividad, de lo contrario y basado en el error reportado: Reiniciar el proceso punto 1. ETIQUETAR Y ALMACENAR: Se especifica a que servidor o aplicacin se le realiz el backup con la fecha en que se realiz. Almacenar en gavetas y caja fuerte.
Coordinador Centro de datos y seguridad informtica Coordinador Centro de datos y seguridad informtica Coordinador del Centro de datos y seguridad informtica Coordinador del Centro de datos y seguridad informtica
2.2 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIN DEL PORTAL INSTITUCIONAL: 2.2.1 ADMINISTRACIN DEL SERVIDOR Y DE LA PLATAFORMA DEL PORTAL INSTITUCIONAL: 2.2.1.1 POLTICAS, NORMAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD: TIPO DE INFORMACIN - Lenguajes de programacin para subir pginas web al servidor, esto es: HTML, XHTML, CSS, HTM, PHP. - Informacin sobre cualquier unidad organizacional (divisin, departamento, direccin de carrera, centro o proyecto o evento organizado por una unidad organizacional) de la Universidad La Gran Colombia - Informacin sobre una materia impartida en la Universidad - Informacin sobre grupos estudiantiles, asociaciones regionales, sociedades de alumnos y eventos estudiantiles del rea o de la Universidad, en particular - Informacin sobre eventos, publicaciones, boletines, etc. que hagan referencia a la Unidad o rea que publica el contenido. - Cualquier contenido, vnculo, imagen u otro que afecte la imagen y los intereses de la Universidad .(stos sern retirados del servidor web sin aviso a la dependencia). - Los documentos que se suban al servidor (debern ser en alguno de los siguientes formatos: .doc., .pdf, .xls, .zip.) - (No se permitirn archivos ejecutables .EXE)
PLANTILLA DE PUBLICACIN DE CONTENIDOS - Todas las publicaciones de informacin general que se realicen en el sitio web debern tener la plantilla institucional entregada a cada unidad o departamento. Sin embargo, es posible utilizar una diferente siempre y cuando sea para la promocin de un evento, presentaciones en flash, o consulta de base de datos. - El Departamento de Informtica y Sistemas podr dar asesora a las unidades acadmicas y administrativas con respecto a la publicacin de contenido o a la creacin de nuevo material para publicar en el sitio web.

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LOGOTIPOS, MARCAS, IMGENES Y ANIMACIONES - Los logotipos y marcas sern los aprobados por la Secretara General y en particular los aprobados por el Departamento de Informtica y Sistemas quien regula la imagen corporativa en internet - Las imgenes que se publiquen deben ser de autora de la Universidad, de las unidades acadmicas o de la dependencia que publica. Cuando se publique una imagen que no pertenezca a la Universidad se deben escribir los respectivos derechos de autor o del sitio web de donde se obtuvo la imagen. - Cualquier reclamacin con respecto a derechos de autor ser responsabilidad de la persona que publica el contenido y de su respectivo Jefe de Departamento, rea, Unidad o Facultad. - El formato para imgenes podr ser: JPG, GIF o PNG - El formato para animaciones ser: SWF - El formato para video podr ser: FLV o se pueden utilizar videos embebidos (YouTube, Google Video, etc.) TAMAO DE LOS ARCHIVOS - Los archivos que se publiquen en el servidor web no podrn superar los 10 MB; en caso de que se requiera subir un archivo de mayor tamao se debe consultar con el Departamento de Informtica y Sistemas. LINKS O VNCULOS A OTRAS PGINAS - Se permite realizar vnculos a otros sitios web de la Universidad o ajenos a ella. Sin embargo, estos vnculos deben ser de pginas que contengan informacin importante para la Universidad y que no desven los intereses acadmicos y administrativos de la misma (MISION y VISION) REDES SOCIALES (Facebook, YouTube, Flicker, Twitter, etc) - Las redes sociales oficiales de la Universidad sern administradas por el Departamento de Informtica y Sistemas - Se permite la creacin de redes sociales solamente para las unidades acadmicas (facultades, centro de tica, pastoral, etc.) y sern administradas bajo su propia directriz. Por ningn motivo las unidades administrativas podrn crear redes sociales, sin embargo, si pueden realizar vnculos a las redes creadas por las unidades acadmicas.
SEGURIDAD Y PERMISOS SOBRE EL SERVIDOR WEB - El responsable de la administracin de los usuarios y claves para publicar un contenido ser el jefe de departamento, rea, unidad administrativa, facultad u otra. - El Departamento de Informtica y Sistemas es el nico ente autorizado para cambiar contraseas, nombres de usuario, dar de alta o de baja a un usuario. - Cada unidad solo podr publicar contenidos en el directorio asignado por el Departamento de Informtica y Sistemas. En caso de requerir otro directorio, la unidad deber solicitarlo enviando un memorando que indique el uso que se le dar a dicho directorio. - Cuando un usuario o editor del sitio web con acceso al servidor cambie de dependencia, se retire o deje de laborar para la Universidad, el responsable del departamento deber informar al Departamento de Informtica y Sistemas para asignar una nueva contrasea de acceso al servidor web. RESPALDO Y BACKUPS DE INFORMACIN - El Departamento de Informtica y Sistemas tiene una poltica de backups propia para el servidor web de la Universidad, no obstante cada unidad, rea o departamento es responsable de hacer copias de su informacin.
PROGRAMACIN Y BASES DE DATOS - Todos los sitios de desarrollo web debern ser realizados en PHP o JAVA; no se permiten pginas con desarrollos en .NET, ASP u otros que necesiten de servidores en Windows. - Las bases de datos son administradas exclusivamente por el Departamento de Informtica y Sistemas.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE INFORMTICA Y SISTEMAS -
Para las unidades que realicen desarrollos con bases de datos debern crearlas localmente en un equipo y enviarlas al departamento de sistemas a travs de un memorando, indicando para qu va a ser utilizada la base de datos. Las bases de datos permitidas en el servidor web sern en MySQL. El desarrollo deber estar orientado a garantizar la optimizacin de las bases de datos de tal manera que stas no afecten el rendimiento del servidor web. En caso de que una base de datos sea muy robusta o demasiado grande y consuma recursos del servidor, ser retirada la publicacin y se informar a la Unidad que realiz el desarrollo.
SANCIONES - Las sanciones pueden resultar en la suspensin temporal de la seccin o la cancelacin definitiva de su espacio. PUBLICACIONES EN LA PGINA PRINCIPAL DEL SITIO WEB DE LA UNIVERSIDAD - El Departamento de informtica y Sistemas es el nico ente que podr publicar informacin en este espacio del sitio web de la Universidad. - Si alguna unidad necesita publicar informacin en este espacio deber enviar memorando con le respectivo medio magntico o escribir al correo webmaster@ugc.edu.co adjuntando el respectivo archivo o informacin a publicar. 2.2.1.2 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DISPONIBILIDAD: Se verifica la disponibilidad a diario del servidor donde se encuentra hospedado el portal web Webmaster 1 de la Universidad 2
Webmaster FALLOS EN EL SERVICIO: Si los fallos corresponden a conectividad, redes, cableado, electricidad, error en sistema operativo, actos de piratera (hackeo) u otros que apliquen, se informa al Coordinador de Datacenter y de Seguridad Informtica para que realice los respectivos ajustes. Si los fallos corresponden a base de datos, error en la aplicacin, error en actualizacin, error en programacin el Coordinador de Proyectos Web realizar los ajustes AJUSTES DEL SISTEMA En los casos que aplique, el Coordinador de Datacenter realizar los ajustes necesarios e informar al Webmaster para el restablecimiento del servicio. En los casos que aplique, el Webmaster realizar los ajustes necesarios para el restablecimiento el servicio BACKUPS: Se realizarn backups de acuerdo con las polticas establecidas para backups y respaldo de informacin por el Departamento de Informtica y Sistemas. ACTUALIZACIONES AL SISTEMA ADMINISTRADOR DE CONTENIDOS (CMS): Se realizarn actualizaciones al CMS teniendo en cuenta las recomendaciones y parches de seguridad que publique el proveedor de CMS en su sitio web o a travs de correo informativo. ACTUALIZACIONES AL SISTEMA OPERATIVO O CAMBIOS DE HARDWARE DEL SERVIDOR: Se realizarn las actualizaciones correspondientes al sistema operativo del servidor donde est hospedado el portal web de la Universidad de acuerdo con las recomendaciones del fabricante del S.O. De igual manera, las actualizaciones de hardware, cambios de memoria ram, procesador, discos duros, etc. Estas actualizaciones no deben afectar la disponibilidad del servicio, para lo cual el Coordinador de Datacenter establecer la forma adecuada de hacer las actualizaciones.
Coordinador de Datacenter Webmaster Webmaster Coordinador de Datacenter Webmaster
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Coordinador de Datacenter
2.2.2 CONTROL DEL CORREO INSTITUCIONAL: 2.2.2.1 NORMAS Y DEBERES: - La identificacin de los servicios informticos es nica y exclusivamente para uso personal, para actividades netamente institucionales y deber ser empleada nicamente por la persona a quien le fue asignada. El correo es de uso personal e intransferible. Es deber de cada usuario asegurarse de cerrar la sesin de trabajo una vez finalice la utilizacin de todos los servicios a fin de que nadie ms pueda utilizar su identificacin. El olvidar esta tarea puede acarrear graves conNos para el usuario, que van desde la posibilidad de prdida de informacin y el envo de correos a su nombre, hasta el uso inadecuado, por parte de otras personas, de los recursos que le fueron asignados. Si un usuario encuentra abierta la identificacin de otra persona es su deber cerrarla y por ningn motivo deber hacer uso de ella. Toda comunicacin oficial entre estudiantes y docentes de la Universidad se deber realizar a travs del correo institucional con dominio www.ugc.edu.co o www.ulagrancolombia.edu.co. Segn corresponda

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Los usuarios que publican informacin en listas de distribucin de correo, o salas de discusin pblicos con carcter acadmico, deben incluir como parte del mensaje una aclaracin de que no representa una posicin oficial de la Universidad La Gran Colombia. El usuario ser el nico responsable del perjuicio que pueda llegar a ocasionarle el no poder enviar ni recibir mensajes y archivos de correos electrnicos en caso de que el espacio que se le haya asignado este agotado. La Universidad, en caso de uso no permitido del correo electrnico, suministrar la informacin del usuario a la entidad que lo requiera para algn tipo de investigacin por uso no apropiado del servicio, esto sin que ella sea parte de la investigacin, ya que simplemente es la entidad que ofrece el servicio. El usuario de correo de la Universidad debe revisar con frecuencia el buzn de su cuenta de correo. No se debe realizar envo de correos tipo cadena o forwards con informacin que no pertenezca a la comunidad acadmica o institucional.
2.2.2.2 POLTICAS DE USO: - El correo electrnico se crear exclusivamente para el personal administrativo, los docentes y los estudiantes activos de la Universidad, Sede Principal Bogot, que cumplan con el reglamento estudiantil, el estatuto docente y otras normas internas de la Institucin.. Cada buzn de correo tendr una capacidad de 7 GB o, en su defecto, lo que designe el proveedor del servicio de correo electrnico. La Universidad no se hace responsable por el contenido de texto, sonido, video o cualquier otro que el usuario enve o reciba usando el correo electrnico. En el momento en que el usuario deje de ser o estudiante o docente de la Universidad, se cancelar en forma inmediata el servicio de Correo Electrnico; la Universidad no se hace responsable de prdidas de informacin por este proceso. En caso de reingreso, la Universidad no puede asegurar la disponibilidad del mismo nombre de usuario ni mucho menos del backup de los archivos del periodo anterior. Mantener y ejecutar funciones de administracin para eliminar aquellos mensajes que no requieran estar almacenados con el fin de mantener espacio disponible tanto para enviar como para recibir nuevos mensajes. Utilizar destinatarios precisos para evitar los mensajes en cadenas o series. Solicitar en el Departamento de Sistemas de la Universidad ayuda para el envo de correo masivo con el fin de evitar el SPAM. Solicitar o enviar correo de acuerdo con la cuota de almacenamiento asignada por la Universidad con el fin de evitar devoluciones de correos. Los estudiantes y docentes, dentro de su Catlogo de contactos, slo deben registrar direcciones de correo Institucional. Es deber de los usuarios, cada vez que se identifiquen con una cuenta de correo Institucional, velar porque no se comprometa la buena imagen de la Universidad. El usuario se compromete a indemnizar y a exonerar a la Universidad La Gran Colombia y a sus empleados de cualquier reclamo o demanda, incluyendo honorarios razonables de los abogados, hecho por una tercera parte y derivados del contenido que el usuario presente, anuncie o transmita por medio del Servicio, su uso y conexin al mismo, su violacin de los certificados de seguridad, o su violacin de los derechos de terceros.

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El usuario debe respetar y acatar las polticas de uso que entregue el proveedor de servicios de correo electrnico a la Universidad A quienes incumplan con alguna de las polticas y normas establecidas, le podrn ser suspendidos los servicios de forma parcial o total dependiendo de la gravedad de la falta, y se le podrn aplicar las debidas sanciones
2.2.2.3 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES RECEPCIN DE INFORMACIN: Se recibe la solicitud de creacin de correo, cambio de contrasea o soporte, a Comunidad 1. travs del correo electrnico u otro medio escrito (memorando) Universitaria 2. 3. 4. 5. 6.
Webmaster Webmaster Webmaster Webmaster Webmaster REVISIN DE LA INFORMACIN: Se revisa que los datos enviados correspondan a la persona que solicita el soporte, de acuerdo con los datos que se indican cuando un usuario solicita crear correo o solicita algn soporte. ERROR EN INFORMACION: Si la informacin no corresponde o no est completa se enva un correo a quien la envi para que realice los respectivos ajustes. REALIZAR SOPORTE: Se accede al servidor de correos de la Universidad y se realiza la creacin del correo, el cambio de contrasea o el soporte que solicit el usuario. Si aplica, se incluye al usuario en las diferentes listas de correo que existen en la Universidad. VERIFICACIN: Se verifica que los datos creados o modificados funcionen adecuadamente FINALIZACIN: Se da respuesta al usuario a travs del correo electrnico sobre la creacin de la cuenta o los cambios realizados de acuerdo con la solicitud recibida. Se le envan las instrucciones necesarias para acceder y las consideraciones que debe tener en cuenta en el uso del correo.
2.2.2.4 FLUJOGRAMA:
2.2.3 CREACIN Y ACTUALIZACIN DE ESPACIOS VIRTUALES 2.2.3.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES 1 2 3
Unidades administrativas, Unidades Acadmicas. Webmaster Webmaster RECEPCIN DE INFORMACIN: Recibir la informacin para publicar en los sitios virtuales de la Universidad a travs de solicitud escrita (memorando) o virtual (correo electrnico). REVISIN: Revisar que la informacin haya llegado en su totalidad y que corresponda a lo que se solicita publicar. ERROR EN INFORMACIN: Si la informacin no corresponde o no est completa se enva un correo a quien la envi para que realice los respectivos ajustes. BACKUP: La informacin enviada se guarda en un medio fsico. CONVERSIN: Se realiza la conversin del documento enviado al sistema de archivos del espacio virtual en

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4 5 6 7
Webmaster Webmaster Webmaster Webmaster
donde vaya a ser publicada la informacin. De igual manera se realiza la edicin de imgenes o se realiza diseo grfico si la publicacin lo amerita. VERIFICACIN: Se verifica en varios ambientes virtuales y navegadores (segn corresponda) que la publicacin sea correcta y funcione adecuadamente en el espacio virtual en donde se ha publicado la informacin enviada. PUBLICACIN: Se realiza la publicacin de la informacin en el espacio virtual que corresponda DIVULGACIN: Se informa a travs del correo electrnico institucional o memorando u otro medio, si fuese necesario, que sea realizada la publicacin de la informacin solicitada. ARCHIVO DE COPIA Archivo de una copia de los memorandos o correos que indican el momento en el que el trabajo fue publicado en el portal web de la Universidad.
2.2.3.2 FLUJOGRAMA
COMUNIDAD UNIVERSITARIA
INICIO
WEBMASTER
RECEPCION DE INFORMACION
REVISION DE INFORMACION
NO
ERROR EN INFORMACION SI CONVERSION DE LA INFORMACION
VERIFICACION EN AMBIENTE VIRTUAL
DIVULGACION AL USUARIO
PUBLICACION
ARCHIVO DE COPIA
FIN
2.3 PROCEDIMIENTO DE SOPORTE TECNICO: 2.3.1 INVENTARIO TECNOLOGICO: El inventario de tecnologa es responsabilidad su mantenimiento del coordinador de Soporte Tcnico: 2.3.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No RESPONSABLE
1 Director de Informtica y sistemas Tcnicos Tcnicos
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
2 3
RECEPCION DE EQUIPOS: Recibe los equipos solicitados y verifica que correspondan a la solicitud de pedido aprobada por el comit de compras. Realiza y entrega memorando de equipos recibidos a contabilidad, para su plizas de seguros. CREACIN DE HOJA DE VIDA DEL EQUIPO: se crea la hoja de vida respectiva para el control de inventario tecnolgico. (Manual creacin hoja de vida de equipos de cmputo ubicado en http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197) INSTALACIN Y CONFIGURACIN: Configuracin de equipos y entrega a usuarios, (Manuales de instalacin ubicados en http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197)

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4 5 6 Tcnicos - Secretaria Usuarios Coordinador de Soporte
El tcnico solicita mediante correo electrnico la elaboracin del memorando de entrega a la secretaria del departamento. RECEPCION Y VERIFICACION: Recibe y firma la remisin de entrega. ARCHIVO DE DOCUMENTOS: Entrega de copias firmadas a Control Interno, Contabilidad, Seguridad y Vigilancia y archivo de Soporte Tcnico.
2.3.1.2 FLUJOGRAMA
2.3.2 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE: Se realiza por medio del cronograma de mantenimiento preventivo de soporte. Las evidencias quedan registradas en la hoja de vida de cada equipo. (Los manuales del mantenimiento preventivo estn ubicados en http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197)
2.3.3 MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE: 2.3.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 2 3 Usuario Coordinador rea de soporte Tcnico REPORTE DE SOLICITUD: Reporta solicitud (Mesa de ayuda, memorandos, va telefnica) ASIGNA RESPONSABLE PARA LA ATENCIN DEL INCIDENTE: De acuerdo a la solicitud se asigna el tcnico responsable de atender el incidente, Registra en la mesa de ayuda el responsable asignado. ASISTENCIA TECNICA: Realiza el diagnostico para la atencin de la solicitud Realiza lo necesario para atender y solucionar el incidente. ( manual de mantenimiento correctivo ubicado http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197) SE INFORMA AL USUARIO QUE EL INCIDENTE HA SIDO SOLUCIONADO: Da a conocer al usuario lo que se hizo y realiza las pruebas pertinentes Realiza cierre del servicio de soporte realizado. VALIDACION DEL SERVICIO EJECUTADO Valida y califica el servicio de soporte prestado. La calificacin se realiza en http://soporte.ugc.edu.co
4 5
Tcnico Usuario
2.3.3.2 FLUJOGRAMA:

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2.3.4 GENERACION DE BACK UP DE PC: Cada proceso y/o dependencia de la Universidad es responsable de su propia informacin. El Departamento de Informtica y sistemas realiza Back up de la informacin a los computadores del personal administrativo y de facultades de acuerdo al cronograma de mantenimiento preventivo.
PROCEDIMIENTO DE CENTRO DE ATENCION AL USUARIO MESA DE AYUDA.

2.3.5 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No. RESPONSABLE
1 Usuario
DESRIPCION DE ACTIVIDADES
Solicitud de atencin: Reporta incidente o problema a travs de la mesa de ayuda en la direccin electrnica soporte.ugc.edu.co

CDIGO: P-06-04IS

Registrar solicitud: Realizar el registro del incidente Recibe ticket de confirmacin del registro de la incidencia Asignacin de tcnico para solucionar la incidencia: A travs del software de mesa de ayuda se asigna el tcnico Es notificada el rea de soporte tcnico para que inicien su proceso Seguimiento y control incidencias: Se realiza seguimiento de la solucin del incidente Se realiza evaluacin y verificacin la atencin al usuario y la eficacia del servicio Estadsticas e informes: Se elaboran las estadsticas y el informe mensualmente
2 3 4 5 6
Usuario Coordinador mesa de ayuda Coordinador mesa de ayuda / Soporte tcnico Coordinador mesa de ayuda Coordinador mesa de ayuda
2.4
PROCEDIMIENTO CONTROL DE LICENCIAMIENTO ESPECIALIZADO: Las licencias se encuentran en la oficina del Director del Departamento de Informtica y Sistemas, y se lleva el control en la mesa de ayuda.
2.5 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION: 2.5.1 SERVICIOS SISTEMA DE INFORMACION ACADEMICO: 2.5.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: Aplica para la correccin de notas. NO
1 2 3 4
RESPONSABLE
ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE INFORMACION
RECEPCION DE SOLICITUD: Recibir la solicitud de los usuarios administrativos y acadmico VERIFICACION DE SOLICITUD: Se verifica la solicitud (firmas de autorizacin) en el sistema acadmico. MODIFICACION: Se realiza la modificacin en la base de datos, si es el caso se informa de la causa de la inconsistencia. COMUNICACIN AL USUARIO: Se enva respuesta al usuario solicitante.
2.5.1.2 FLUJOGRAMA:
2.5.2 ADAPTACIONES E IMPLEMENTACION DE FUNCIONALIDADES DEL SIA: 2.5.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: NO

1 2 3 4 5 6 7 8 9
RESPONSABLE
USUARIO
RECEPCION DE SOLICITUD: Recibir la solicitud de los usuarios administrativos y acadmico VIABILIDAD DE ADAPTACION: Se verifica la viabilidad en el sistema acadmico. ANALISIS DE SOLUCIONES: Se realiza el anlisis
ADAPTACION: Se realiza la adaptacin IMPLEMENTACION: Se hace la implementacin PRUEBAS Y ENSAYOS: Se realizan pruebas y ajustes SEGUIMIENTO: Se realiza seguimiento DOCUMENTACION: Se documenta COMUNICACION AL USUARIO: Se enva respuesta a la dependencia.
USUARIO
2.5.2.2 FLUJOGRAMA:

CDIGO: P-06-04IS
2.5.3 BASE DE DATOS: 2.5.3.1 AFINAMIENTO Y MONITOREO: No

1 2 3 4 5 6 7 8 ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE INFORMACION
RESPONSABLE
Monitorear las bases de datos
Verificar el espacio libre de almacenamiento Revisar los archivos de registro (logs) de errores generados por el Sistema Operativo y el Sistema de Gestin de Bases de Datos Aplicar los ajustes necesarios para garantizar el funcionamiento de las bases de datos Monitorear las sentencias que se estn ejecutando en base de datos Optimizar el desempeo de respuesta de las consultas bases de datos Mejorar la parametrizacin de la base de datos Depuracin de archivos de logs y mantenimiento a la estructura del Sistema de Gestin de Bases de Datos
2.5.3.2 COPIAS DE SEGURIDAD SISTEMA DE INFORMACION ACADEMICO: No

1 2 3 4 5 6 ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE INFORMACION
RESPONSABLE
Ingresar al Servidor de Base de Datos por medio de conexin remota Realizar diariamente la sentencia de exportacin del esquema REGIS de la base de datos Realizar semanalmente la sentencia de exportacin de la base de datos completa Almacenar copias de seguridad en el servidor de base de datos, en el computador asignado al DBA y un disco externo del Departamento de Informtica y Sistemas Verificar periodo de compresin de copias de seguridad en los diferentes dispositivos de almacenamiento disponibles Confirmar la veracidad y buen funcionamiento de las copias de seguridad realizando una importacin a un equipo de pruebas del rea de Administracin de Sistemas de Informacin
2.5.3.3 VERIFICAR COMPRESION DE COPIAS DE SEGURIDAD DE BASE DE DATOS: No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

CDIGO: P-06-04IS

1 2 3 4 Acceder al dispositivo de almacenamiento ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE INFORMACION
S es el servidor de base de datos: verificar copias con fecha de creacin mayor a 30 das y eliminar archivos. S es el computador asignado al DBA: verifica copias con fecha de creacin mayor o igual a 30 das y comprimir bajo la siguiente denominacin nombrebasedatos_numerodenumerototal_mesao.zip S es el disco externo del Departamento de Informtica y Sistemas, copiar archivo con extensin zip anteriormente creados en el punto 3.
2.5.4 ACTUALIZACION DE OBJETOS EN BASE DE DATOS Y CODIGO FUENTE EN APLICACIONES. 2.5.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No
1 2 3 4 5 6 7 8 9
RESPONSABLE
ANALISIS DE NECESIDAD: Anlisis de la necesidad de los usuarios o del sistema CREACION DE OBJETO: Crear el objeto que soluciona el inconveniente. PRUEBAS Y ENSAYOS: Realizar las respectivas pruebas (que cumpla el objetivo) DOCUMENTACION: Documentar el cdigo del objeto.
Recepcin de los archivos enviados por los programadores. BACKUP DE ARCHIVOS A ACTUALIZAR: Acceder al servidor remotamente y realizar la copia anterior al cambio actual, esta es almacenada en el equipo del departamento de Informtica y Sistemas. ACTUALIZACION: Actualizar los archivos correspondientes. En caso de ser archivos nuevos se agregan al proyecto. Compilar el proyecto. Verificar errores de compilacin. VERFICACION DEL FUNCIONAMIENTO: Verificar el buen funcionamiento y servicio de los cambios realizados en el sistema de informacin. SOCIALIZACION: Se comunica a las partes interesadas y afectadas.
2.5.5 GENERACION DE REPORTES Y ESTADISTICOS: 2.5.5.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No

1 2 3 4 5 6
RESPONSABLE
REA ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE INFORMACION
Recibir la solicitud de los usuarios administrativos y acadmico Analizar el reporte solicitado. Generar la respectiva consulta o bloques de cdigo u objetos de base de datos (PL/SQL) Verificar la veracidad de los datos generados. Generar archivo en Excel Enviar reporte al usuario POR EMAIL
2.5.5.2 FLUJOGRAMA:

CDIGO: P-06-04IS
2.6 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS: 2.6.1 CONTROL DE INVENTARIO DE REPUESTOS

INVENTARIOS DE PARTES
INICIO
RECEPCION DE DEL PEDIDO
VERIFICACION Y CONTEO DE PARTES
ALMACENAMIENTO DE PARTES
REGISTRO EN LA MINUTA
GESTION DEL INVENTARIO ENTRADAS Y SALIDAS
FIN
2.7
PROCEDIMIENTO CONECTIVIDAD Y REDES: El rea de redes y conectividad tiene como propsito ofrecer a la comunidad de La Universidad La Gran Colombia sede Bogot, el servicio de conexin a la red LAN (Red de rea local), a travs de este servicio se brinda a los usuarios poder contar con una o varias conexiones que pueden ser fsicas o inalmbricas mediante la cual pueden conectarse a la red de datos de la Institucin. El principal objetivo del rea de redes y conectividad es hacer llegar a todos los puestos de trabajo y a la comunidad universitaria en general una conexin de calidad a la red de datos de la Universidad; Igualmente de responder de manera oportuna y adecuada ante cualquier fallo en la red de datos de la Universidad, para lograr que los usuarios tengan un servicio de alta disponibilidad de excelente desempeo y calidad con la tecnologa de punta en la que invierte la Universidad.
2.7.1 DISTRIBUCION DE PUNTOS DE CONEXIN FISICOS A LA RED (CABLEADO ESTRUCTURADO): 2.7.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No
1
RESPONSABLE
USUARIO COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD
SOLICITUD DE CONEXIN: Se recibe la solicitud a travs de la mesa de ayuda o por memorando CLASIFICAR QUE TIPO DE SOLICITUD INGRESA: -Conectar un edifico a la red de la Institucional de la Universidad. -Adicionar un punto de red. -Habilitar punto de red existente. -Habilitar conexin inalmbrica. -Falla de un punto de red Existente. PLANEAR LA EJECUCIN DEL CABLEADO: Se realiza la planificacin de la ejecucin del cableado y se informa al usuario a travs de la mesa de ayuda. De ser necesario se pide apoyo de personal a soporte tcnico. ALISTAMIENTO DE MATERIALES LOS INSUMOS Y EQUIPOS NECESARIOS: Se alista las herramientas, el material, los insumos y los equipos necesarios para el cableado, en caso de hacer falta algo, se debe realizar el pedido

CDIGO: P-06-04IS

5 6 COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD USUARIO
EJECUCIN DEL CABLEADO: Se desplaza al sitio donde se debe ejecutar la solucin bajo los estndares de calidad (ISO/IEC 11801, ANSI/TIA/EIA 568-B, ANSI/EIA/TIA 569-A, ANSI/TIA/EIA 606-A). Que obedece a las normas de cableado estructurado. ENTREGA DEL CABLEADO: Se diligencia el formato de entrega a satisfaccin con el visto bueno del jefe del departamento.
2.7.1.2 FLUJOGRAMA
2.7.2 ASIGNACIN DE DIRECCIONAMIENTO IP SOBRE LA LAN:

2.7.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No
1 2
RESPONSABLE
USUARIO COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD
SOLICITUD DE CONEXIN: Se recibe la solicitud a travs de la mesa de ayuda o por memorando Solicitud de registro: Se recibe a travs de la mesa de ayuda la solicitud para agregar una direccin fsica (MAC) de un equipo o dispositivo. Clasificacin de la solicitud: Se debe especificar en la solicitud nombre del equipo, nombre del usuario y dependencia, para determinar el segmento de red al cual pertenece el equipo. Ingreso a el servidor: Se conecta al servidor DHCP por medio de un explorador web a travs de una conexin segura (HTTPS) y se valida el usuario para permitir el ingreso al servidor. Consultar direccin fsica: Se debe verificar por medio de una bsqueda que la direccin fsica (MAC) y el nombre del host (equipo), no se encuentren registradas anteriormente para evitar duplicidad impidiendo errores en el registro. Registrar direccin fsica: Se ubica el segmento al que pertenece la IP dentro del archivo de configuracin del servidor y se agrega la direccin fsica en una direccin IP libre, se aplican y guardan cambios. Se deben realizar copias del archivo de configuracin del mdulo DHCP conforme al formato de copias de seguridad.
2.7.3 ASIGNACIN DE DIRECCIONAMIENTO IP SOBRE LA LAN: 2.7.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No 1 2 RESPONSABLE

COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD
Seleccionar equipo: De acuerdo a las necesidades se realiza la seleccin del equipo que cumpla con las necesidades de puertos, interfaces, seguridad y modularidad. Solicitud de compra: Se realiza el pedido al departamento de compras y si es aprobado por el comit de compras se espera a la llegada del equipo.

CDIGO: P-06-04IS

COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD
3 4 5 6 7
Configurar equipo: Realizar la configuracin bsica del equipo de red a travs de la interfaz (serial, ethernet) en el departamento de sistemas y hacer las pruebas de buen funcionamiento del equipo, ingresar los datos bsicos al documento de control de equipos de red identificando el lugar donde debe ser instalado y agregarlo o modificar el mapa de red si es un reemplazo de equipo. Instalacin del equipo: Transportar el equipo hacia la ubicacin fsica e instalarlo dentro del rack, es necesario un punto elctrico y un punto de datos que alimente el equipo de red. Pruebas de verificacin: Se ejecutan las pruebas de rigor de conectividad y se comprueba la configuracin previa realizada en el departamento y se asegura del buen y correcto funcionamiento del equipo. Seguridad y acceso remoto: Se configuran los niveles de seguridad requeridos, se habilita el acceso remoto seguro y se habilitan los puertos de monitorizacin. Respaldo de la configuracin: Se realiza una copia de la configuracin del equipo para usarlo en caso de un reinicio o reemplazo de equipo de la misma referencia.
2.7.4 ASIGNACIN DE DIRECCIONAMIENTO IP SOBRE LA LAN: 2.7.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No 1 2 3 4 5 6 RESPONSABLE

COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD COORDINADOR DE REDES Y CONECTIVIDAD
Monitoreo de red: Mediante el uso de software especializado en monitoreo de red se asegura el correcto y buen funcionamiento de la red, en caso de existir algn fallo, el software emite una alarma con la identificacin de la incidencia. Mantenimiento preventivo de equipo: Es una prevencin a posibles fallos corresponde a limpieza fsica del equipo, bsqueda de actualizaciones y verificacin de funcionamiento. Modificacin en configuracin durante mantenimiento preventivo: De ser necesaria una modificacin en la configuracin del equipo de red se debe hacer un backup de la configuracin actual y ejecutar la actualizacin del equipo y registrar los cambios en la bitcora. Alertas: Al momento de recibir una alerta del software, se intenta dar solucin por acceso remoto, si no es posible solucionarlo es necesario desplazarse hacia el sitio donde se encuentra el equipo y realizar un mantenimiento correctivo. Presencia de fallas mantenimiento correctivo: Se debe realizar un mantenimiento correctivo cuando se presentan fallas inesperadas de un equipo de red, se intenta dar solucin por remoto si no es posible se desplaza al sitio y al ser detectada la falla se soluciona. Reemplazo de equipo: Solicitar al encargado del inventario de equipos del departamento un equipo de red de contingencia con las caractersticas necesarias para restaurar el servicio, el equipo daado entra a proceso de garanta mediante el departamento de compras.
2.8 PROCEDIMIENTO SERVICIOS COMPLEMENTARIOS 2.8.1 PRESTAMO SALAS DE COMPUTO 2.8.1.1DESARROLLO DE ACTIVIDAD: No
1
RESPONSABLE
COORDINADOR
El coordinador recibe semestralmente de las facultades las salas requeridas con especificaciones del software para clase. Se relaciona en horarios semestrales teniendo en cuenta facultad, docente, materia, nmero de estudiantes y horario. Formato en archivo magntico ubicado en: http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197 Se enva a las facultades la relacin de salas asignadas y horarios. En cada sala se publica la programacin asignada.
COORDINADOR
COORDINADOR REA DE SERVICIOS COMPLEMENTARI OS REA DE SERVICIOS COMPLEMENTARI OS
Estos horarios se ubican en cada recepcin de ingreso a las salas para su consulta.

CDIGO: P-06-04IS
2.8.2 SERVICIOS ADICIONALES PARA LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA 2.8.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDAD: No

1
RESPONSABLE
USUARIO
Solicitud de servicios: El usuario solicita el servicio de: impresiones, plotter, internet, fotocopias o quemado de archivos segn la necesidad Atencin a la solicitud: Se recibe la solicitud verbal y se procede a efectuarla de acuerdo al manual y al reglamento ubicados en http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197 Registro de servicios: Se procede a registrar los servicios realizados en los respectivos en controles
rea de servicios complementarios rea de servicios complementarios
2.9 PROCEDIMIENTO CONMUTADOR No

1
RESPONSABLE
Contacto
Usuario solicita atencin Solicita comunicacin con alguna unidad acadmica o administrativa e informacin. Conecta las llamadas con las diferentes extensiones.
Recepcionistas
Dirige la llamada a la extensin correspondiente. Ofrece orientacin e informacin al usuario.
2.9.2 FLUJOGRAMA:

CDIGO: P-06-04IS
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Manual de funciones del comit de compras Manuales internos de los procesos del departamento.
3. REGISTROS: 4. CONTROL DE CAMBIOS: No REV

1
FECHA
Emisin inicial 01/03/2010
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2.1.4 GESTIN DE BACKUPS DE SERVIDORES:

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