gestin dEl TIEmPo

la creencia general de que el tiempo no alcanza es un mito. El tiempo est ah, en igual medida para todos. No podemos acumular tiempo o modificarlo, no lo podemos gestionar. No obstante, lo que si podemos hacer es aprender a usarlo adecuadamente, generando hbitos nuevos.
Posiblemente nuestra generacin es hasta el momento la ms productiva de la historia, pues ninguna generacin anterior ha tenido ocasin de manejar datos tan variados y complejos en tan grandes cantidades como lo hemos hecho nosotros. Nuestras responsabilidades han aumentado de manera paralela al progreso tecnolgico: los plazos de entrega se han acortado, la cantidad de trabajo ha aumentado y en la actualidad trabajamos ms horas para poder controlar tanto el volumen creciente de informacin, como las nuevas responsabilidades. Vayamos directamente a la prctica y veamos algunas situaciones que seguramente nos resultarn familiares: quin no se ha alterado alguna vez esperando que el semforo cambie de color?, quin no se ha inquietado al ver que la fila de al lado se mueve ms deprisa?, quin no ha manifestado su impaciencia y ha abierto el microondas antes de que finalice?. Se trata de conductas obsesivas, que de forma aislada no resultan problemticas, si bien vividas repetidamente acaban dando un exceso de importancia al tiempo y minando nuestra calidad de vida. Existe una manera de neutralizar estas conductas, se trata de aplicar las cuatro erres. Reconocer

(tomar conciencia de la conducta); Racionalizar (la situacin de estrs que produce); Resolver (el abandono del hbito); y por ltimo Reemplazar (por una conducta ms relajante y repetirla hasta que se convierta en un hbito). Por qu hacerlo? Recordemos que segn algunos estudios, los menos vulnerables al estrs tienen muchos amigos, duermen bien, beben alcohol de forma controlada, no fuman, hacen ejercicio, estn contentos con el dinero que tienen, gozan de buena salud, pertenecen a un club o grupo social y no tienen exceso ni deficiencia de peso. Tal vez, vernos reflejados en los ejemplos de la cotidianeidad, nos permita visualizar de mejor forma nuestras falencias o errores a la hora de administrar la energa e invertirla en nuestras tareas. los casos expuestos previamente estn ligados a un momento breve, en donde la paciencia o impaciencia especulan con una reaccin, frente a una fraccin mnima de tiempo en juego. Sin embargo, estas actitudes son extensivas a muchas otras situaciones y escenarios. Ahora bien, existen muchas lecciones y teoras en funcin a cmo administrar el tiempo, y que son aplicables independientemente de la incidencia cultural de cada individuo. Por ejemplo, uno de los procesos de calificacin y tal vez el ms conocido y eficaz es el del ABC; se trata de asignar letras a las diferentes actividades asignndoles as, un orden de prioridad o importancia (de las ms urgentes calificadas con A y sucesivamente con las otras categorizaciones). Con esta clasificacin logramos quitar cierta carga emocional a las tareas, ya que le asignamos un grado de prioridad neutralizando su connotacin de placer o disgusto por ejecutarla. otra variacin en referencia a la administracin del tiempo plantea ordenar las tareas proporcionalmente a la recompensa resultante por su ejecucin; y el Principio de Pareto 80/20, -que para ser

ms grficos lo simbolizaremos citando un ejemplo comn: el 20% del correo que recibimos nos aporta el 80% de la informacin til; mientras que el 80% restante es intil-; aqu se propone ordenar las actividades priorizando la importancia relativa de las mismas para cambiar nuestra conducta y crear valor. Este artculo ofrece slo una fraccin acerca de los innumerables ejercicios aplicables para optimizar nuestras horas y nuestras actividades personales y profesionales. Pero en cada caso adems, debemos tener en cuenta, que tratamos con individuos y si bien todos contarn con obligaciones y responsabilidades que cumplir, todos tendrn particularidades puntuales traducidas en miedos, conflictos, barreras, procesos de cambio, patrones de conducta, diferencias de apreciacin, escepticismo, etc. As es que ciertas tcnicas son de aplicacin casi universal, pero en la mayora de los casos habr que tener en cuenta las caractersticas personales condicionantes y la flexibilidad en funcin al entorno de desarrollo. En el contexto laboral hay muchos focos de atencin para gestionar y entre ellas podramos citar algunas que tienen que ver con aprender a administrar la informacin; aprender a sacar provecho de las reuniones; potenciar la creatividad y dar espacios para ella; ordenar y organizar el escritorio siguiendo pautas para ello; utilizar las tecnologas para rentabilizar la informacin; etc. Todo lo que hagamos para mejorar y corregir conductas viciadas por las costumbres de trabajo, impactar directamente en la calidad y en el rendimiento del mismo. En Coaching Valls trabajamos la Gestin del Tiempo tanto en la dimensin organizacional como en la individual. Iniciamos el proceso con un trabajo grupal con el que se revisan las razones que nos llevan a administrar el tiempo de forma eficiente. A continuacin ponemos de manifiesto las principales causas que nos llevan a una deficiente utilizacin de nuestro tiempo, los llamados ladrones de tiempo, para acabar revisando una amplia coleccin de tcnicas, trucos y herramientas que nos ayudarn a incrementar la productividad, reducir el estrs y la tensin as como llevar el desempeo a niveles de excelencia. Finalmente cada asistente, de forma individual, desarrolla su propio plan de accin para la mejora de su productividad, que puede ser acompaado de un proceso de coaching que contribuya a consolidar los nuevos hbitos.

El tiEmpo Es oro y su prEcio sE midE En productividad

Somos dueos de nuestra productividad en la misma medida en que somos dueos de nuestro tiempo y existe una serie de tcnicas que pueden contribuir a realizar el mejor uso tanto de nuestro tiempo de trabajo, como de nuestro tiempo libre, reduciendo as el estrs que producen las restricciones temporales en la sociedad actual.

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