Nombre: Adriana Snchez Palacios Fecha: 20 de Mayo 2012 Tema: Ciclo Vital de los Documentos Actividad: 3

1. Consulta y precisa cada funcin archivstica para que amples tu marco terico sobre el tema. FUNCIONES ARCHIVSTICAS: Son actividades que comprenden desde la elaboracin del documento hasta la eliminacin o conservacin permanente. Funciones de acuerdo a los momentos MOMENTO DE GESTION: Denominado tambin Pre archivo, el documento va desde su creacin o gestacin hasta cumplir la totalidad del trmite que lo origino. Este a su vez Cuenta con tres Fases PLANEACION: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalizacin y estudia tres elementos: la informacin, el soporte y el recorrido ELABORACION: Es la edicin del documento. TRAMITACION: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento, el termino de la tramitacin da paso a la vigencia. Dentro del momento de gestin tenemos las siguientes funciones archivsticas: 1. La edicin: Es la fase de la elaboracin del documento mediante la aplicacin de la normatizacin y normalizacin que se requieran segn el tipo documental. La normatizacin archivstica regula la gestin y todo el ciclo de los archivos y la normalizacin que abarca la normatividad administrativa que regula el proceso comunicativo, informativo y archivstico y la normatividad tcnica que regula el que, el cmo , el cundo y el con que en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas. 2. El acopio: Es la reunin de documentos. Los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes de origen Interno o externo. 3. La organizacin: Proceso archivstico orientado a la clasificacin, se realiza mediante la utilizacin de secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones; luego se archivara en subsecciones segn la clase y tipo documental. La CLASE es el soporte en el cual se plasma la informacin y el TIPO documental ese l formato que se le da a la informacin en el soporte. Se tomaran los grupos documentales y se dividen por series y cada serie se
Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

ordenara cronolgicamente (por aos o por meses), de conformidad con las fechas extremas. 4. La ordenacin: Una vez separado el material en secciones, subsecciones y series documentales de acuerdo al tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente, consiste en establecer secuencias que pueden ser cronolgica, alfabtica o numrica. La numeracin o signatura se har aplicando las normas ISAD-G, a las unidades archivables, se basan en unas reglas de descripcin multinivel. El sistema de ordenacin dentro del archivo, se da y utiliza respetando el orden de origen y principio de procedencia, que se ha implantado en el archivo de gestin o bien la unidad productora. Al tener numeradas las piezas documentales, como las unidades archivables se proceder a levantar en borrador los inventarios de los fondos clasificados y ordenados anotando el lugar de origen u oficina productora de los documentos, contenido, fechas y signatura, el nmero de folios y fecha de eliminacin, la cual se tomara de la informacin contenida en las Tablas de Plazos de Conservacin Documental. 5. La descripcin: Consiste en identificar y analizar los documentos para su localizacin en el espacio fsico, por medio de instrumentos descriptivos tales como: listas de remisin, inventarios, guas e ndices; que se encuentran ordenados por medio de la estructura orgnica de la institucin. Se har una descripcin general (resumen) de cada unidad archivable, se anotara el nmero de expediente, el ao al que pertenece la documentacin, la dependencia o seccin al que pertenece; la descripcin del contenido se anotara el asunto, el nombre del destinatario, nombre de los remitentes y fechas de los documentos. Una vez realizada la descripcin colocarlos en el espacio fsico, seguir un orden numrico de los estantes, colocar etiquetas a los estantes y anaqueles de los archivos para su respectiva localizacin. 6. La preservacin: Se trata de prevenir el deterioro mediante las normas tcnicas y un buen cuidado en la manipulacin por parte de los empleados. 7. La transferencia: Antes de transferir al archivo intermedio se har un almacenamiento magntico como conservacin preventiva. MOMENTO INTERMEDIO: Llamado tambin archivstico, es aquel donde intervienen propiamente el control y la administracin de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado, puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone, este a su vez cuenta con dos faces: LA VIGENCIA es el momento central en la vida de un documento, concluye la vigencia porque se vence el plazo establecido en el mismo documento, por disposicin legal, porque se produce un nuevo documento que modifica o anula el primero, porque desaparece el objeto fsico que da razn de ser al documento, por enterarse del documento como en el caso de los documentos de carcter informativo.

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 EL PLAZO PRECAUCIONAL, una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaucin) antes de decidir su destino final, Persigue responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurdicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, a defectos en la tramitacin o a errores en el cumplimiento de la vigencia, servir de antecedente directo o soporte jurdico a un documento que lo requiere para estar vigente. Termina cuando hay prescripcin legal o de derecho, cuando lo establece la tabla de retencin documental, o sea, cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservacin o destino final. Dentro del momento intermedio tenemos las siguientes funciones archivsticas: 1. Conservacin: conjunto de medidas preventivas (estrategias de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad, dentro de las unidades de conservacin tenemos: libros, tomos, carpetas, cajas. Se deben realizar labores pertinentes como: velar porque el aire acondicionado mantenga los niveles de temperatura y humedad relativa de acuerdo a las recomendaciones, vigilar que la estructura fsica, instalaciones elctricas, tuberas que se encuentren dentro del archivo estn en perfecto estado, aspirar diariamente el archivo para as evitar el polvo y con ello el desarrollo de hongos o cualquier otro animal que deteriore la documentacin. 2. Control y prstamo: cuando algn usuario requiere de la consulta de un documento, se desplaza al archivo, es necesaria la firma en la tarjeta de prstamo, en ella se asienta: la fecha, el nombre de la dependencia, el nombre del usuario y la firma del usuario al final queda libre un campo el cual se diligencia al momento de la devolucin. Se revisa puede ser semanalmente la tarjeta de prstamo con el fin de llevar el control sobre los documentos prestados. 3. Difusin: todo centro de documentacin recoge y procesa informacin con el propsito de difundirla y darla a conocer, por tanto, la difusin de informacin se puede definir como el proceso por el cual se transmite al usuario la informacin que necesita o en darle la posibilidad de obtenerla, se trata de una operacin documental de salida. Dentro de las vas de difusin tenemos: papel impreso, soporte magntico, medio audiovisuales, etc. 4. Seleccin: disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos para su conservacin permanente. Algunos Criterios para la seleccin son: o La seleccin puede aplicarse a documentacin que ha perdido su vigencia. o La seleccin debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.
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o La seleccin se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservacin total. o Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a travs de muestreo. 5. muestreo: Como principio general la muestra debe ser aplicada a documentacin de caractersticas homogneas por esta razn la poblacin sobre la cual se tomara la muestra es la serie o la subserie documental. Otra caracterstica que debe acompaar a esta poblacin es la voluminosidad, es decir, la gran produccin de las series o subsidies que se desean seleccionar. El muestreo es un mtodo eminentemente estadstico y provee resultados cuantitativos. El muestreo debe ser motivo de anlisis para la administracin, por esta razn debe contemplarse como tema de importancia en el Comit de Archivo de las entidades. Tcnicas para la seleccin: o Toma de ejemplares al azar. o Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando un valor especial a ciertas series con fines de investigacin. Se le atribuye ser poco objetiva y proporcionar una visin sesgada o tergiversada de la serie. o Muestreo sistemtico que tiene como gua la cronologa, es decir, guardar ciertos aos, eliminar otros; conservar la produccin de una serie correspondiente al primer semestre, eliminar la produccin correspondiente al segundo o muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie; en este caso es necesario aplicar una formula estadstica. 6. eliminacin: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. La decisin de eliminar documentos, si no est establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del comit de archivo de cada entidad. Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos que deben eliminarse corresponden a lo sealado en las tablas de retencin documental o en los asuntos de las tablas de valoracin documental. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retencin. La eliminacin deber realizarse atendiendo lo estipulado al respecto. Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparacin de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestin transfieren al central y este al histrico. En todos los casos deber levantarse un acta acompaada de su respectivo inventario. 7. Expurgo: Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nminas, vales de mercanca, contraseas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefnicos, registros de correspondencia y de llamadas telefnicas, tarjetas de presentacin y cartas de recomendacin, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia,
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invitaciones, felicitaciones personales, tarjetas informativas y de recordatorio, informacin de acontecimientos luctuosos o cvicos, tarjetas navideas, hojas y tarjetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripcin. Retirar, adems, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plstico, y todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conservacin del papel. Esta tarea se lleva a cabo despus de la seleccin, en el momento en que la documentacin es transferida al archivo histrico. 8. Transferencia: Procedimiento archivstico a travs del cual y conforme al ciclo vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados de un archivo de trmite a un archivo de concentracin y, en su caso de ste a un archivo histrico, segn las polticas de valoracin y vigencias documentales. Para esta transferencia se tienen en cuenta: La tabla de retencin documental en la cual se prev la disposicin final que han de tener los documentos: conservacin total o parcial (si es parcial, estar sometida a seleccin representativa o aleatoria), microfilmacin o eliminacin. El inventario de las series documentales a transferir. La respectiva acta de entrega Autorizacin del comit de archivo de la entidad para ejecutar la disposicin final
MOMENTO PERMANENTE: Es el momento de la conservacin permanente de

los documentos con fines histricos de carcter administrativo, poltico, econmico, investigativo o cultural que impiden su destruccin. Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de entidad productora y deben conservarse para siempre en un lugar privilegiado independiente de otras series documentales de la misma institucin. Llamado tambin histrico-institucional, porque evidencia el surgir de la entidad productora; en este momento se realizan las siguientes funciones: 1. Descripcin: Se har una descripcin teniendo en cuenta que los elementos se agrupan en seis reas de informacin: 1.1.rea de identificacin es la que nos da la informacin esencial para identificar la unidad de descripcin. 1.2.rea de contexto informacin sobre el origen y custodia de la unidad de descripcin. 1.3.rea de contenido y estructura informacin sobre el tema principal de los documentos y la organizacin de la unidad de descripcin. 1.4.rea de acceso y utilizacin informacin acerca de la disponibilidad de la unidad de descripcin (situacin jurdica, condiciones de acceso, derechos de autor, reproduccin, lengua, caractersticas fsicas). 1.5.rea de documentacin asociada informacin acerca de documentos que tienen un a relacin importante con la unidad de descripcin (localizacin de los documentos originales, existencia de copias, documentos complementarios y relacionados, bibliografa).
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1.6.rea de notas informacin auxiliar y la que no se puede incluir en otras reas. Aunque estas reas se pueden desglosar en 26 elementos las reglas recomiendan 5 esenciales: 1. Cdigo de referencia. 2. Titulo 3. Fechas extremas 4. Volumen 5. Nivel de descripcin (fondo, serie, unidad documental)
2. Almacenamiento magntico: En este concepto de conservacin preventiva se

recogen los aspectos esenciales a partir de los cuales se debern formular las polticas internas de preservacin en los diferentes tipos de archivo sea cual sea su naturaleza. Estas estrategias van dirigidas tanto a garantizar la integridad fsica como la funcional de los documentos, objetivos que al tener en cuenta las caractersticas de las instituciones y de los archivos, estarn relacionados con aspectos de orden administrativo, infraestructura y las particularidades de la documentacin que se custodia.
3. Destino final: Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres edades,

con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin; donde se determina de acuerdo a su valor si permanece en el archivo Conservacin preventiva

2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras,

defnelo, establece su ciclo vital, y especifica: * * * * Cada una de las etapas que cumple Cada uno de sus momentos Las funciones archivsticas que se llevan a cabo en cada momento Destino final RECIBO DE CAJA

DOCUMENTO ELEGIDO:

Definicin: comprobante de contabilidad que registra todos los ingresos de dinero a la empresa especialmente por la cancelacin de facturas de los clientes, se cataloga como documento de archivo, porque fue producido por el departamento de tesorera de la entidad en razn de sus funciones. Momento de gestin, la cual comprende tres fases: planeacin, elaboracin y tramitacin. Planeacin: La informacin de este documento cumple con los requisitos establecidos en el cdigo de comercio para los comprobantes de
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contabilidad, el soporte elegido es el papel y hago mi recorrido por la oficina que ejerce control sobre m que es el departamento de contabilidad. Elaboracin: se lleva a cabo mediante la normatizacin y normalizacin, por la condicin de documento de archivo se rige la normatividad archivstica jurdica que se contempla en el cdigo de comercio para los recibos de caja con sus respectivos campos (Nombre o razn social y Nit del comprador o quien solicita el servicio; Nmero consecutivo de la transaccin; Fecha de la operacin; Descripcin de los bienes o servicios; Valor total de la transaccin; las cuentas contables, quien lo elaboro, a cada recibo se le anexan los documentos que lo justifiquen como son las consignaciones, copia facturas a cancelar etc.), este documento utiliza un papel con efectos de durabilidad archivstica, las tintas de impresin deben poseer estabilidad qumica, no presentar modificacin de color, as se previene su deterioro. Tramitacin: este formato lo genera directamente el paquete contable que posee la entidad, en el departamento de tesorera con las respectivas consignaciones, efectivo, cheque o tarjeta crdito y lo elabora de acuerdo a los datos que le solicita el sistema (anteriormente definidos), luego imprime los documentos uno a uno, pues contiene todo lo referente de cada cliente o de quien se obtuvo un ingreso, se le anexan las consignaciones y las facturas de venta o el soporte correspondiente al ingreso, luego el departamento de contabilidad revisa o hace un control con cartera y con la conciliacin bancaria y es Las funciones archivsticas que se manejan son: preservacin, acopio, organizacin y conservacin. Es decir desde la fase de elaboracin se comienza a prevenir el deterioro del documento mediante las normas tcnicas establecidas para este documento y generando una cultura al empleado para que sean cuidadosos en lo que respecta a la manipulacin de ellos; ahora bien el acopio se da en el momento que se ordenan los documentos en forma numrica y consecutiva revisando que contengan todos los documentos soporte que dieron origen a la transaccin; la organizacin podemos decir se lleva a cabo solo por numeracin consecutiva, en la conservacin el departamento de tesorera los almacena en cajas y cada mes los entrega al departamento de contabilidad.

MOMENTO INTERMEDIO: comprende 2 fases: vigencia y plazo precaucional. Vigencia: es all donde se verifican las operaciones realizadas y se comprueban de donde salieron los ingresos y quien elaboro el
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documento, adems se comprueba y se respalda las partidas asentadas, por tanto este documento hace parte integrante de la contabilidad y por ende, la vigencia es establecida por la ley Aproximada (10 aos). precaucional, el departamento de contabilidad determino, no requiere de este plazo ya que estos documentos son almacenados en medios magnticos y en la memoria del computador. Las funciones archivsticas que se manejan son: conservacin, control, prstamo, difusin y seleccin. Se toman medidas preventivas y correctivas para asegurar la integridad fsica y funcional de estos documentos, inicialmente son guardados en cajas debidamente rotuladas (fecha, consecutivo inicial y final, departamento. etc.) y cada cuatro meses son enviados para que sean empastados en estricto orden (por mes y consecutivo), luego son almacenados en el archivo, para su prstamo y control se utiliza una planilla donde se consignan los datos a quien fue prestado (cartera, auditoria etc.), el administrador del archivo controla y ayuda a los usuarios a encontrar los documentos (recibos de caja), en cualquier momento que deseen consultarlos. MOMENTO PERMANENTE: es as como se define la memoria institucional de nuestra empresa, permanecern los documentos y las muestras en la entidad durante el tiempo de su existencia, conservndose en un lugar privilegiado y adecuado, vigilando y velando por su integridad fsica y funcional. Como destino final puedo decir que el departamento de contabilidad es el encargado de enviar a empastar los documentos, y enviarlos al archivo, donde posteriormente se har una seleccin de documentos dentro de diez aos y con previo consentimiento sern destruidos. Estos documentos no son digitalizados o escaneados ya que el software permite guardar una imagen que se guarda mensualmente en un backup. Es as como termina el ciclo vital, de acuerdo a la entidad productora.

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