AUDITORA DE GESTIN En toda empresa existen normas, procedimientos e instrucciones operativas o tcnicas que determinan cmo se ha de proceder en determinadas

ocasiones o cual debe ser el mtodo operativo para un proceso o para realizar una inspeccin. La gestin, como herramienta de control, es el anlisis sistemtico de los resultados obtenidos por las entidades de un sector determinado, en la administracin y utilizacin de los recursos disponibles para el desarrollo de su objeto social establecido mediante el cumplimiento de objetivos y metas, la evaluacin de la economa y la eficiencia en la utilizacin de los mismos, la identificacin de los beneficios de su accin; y el impacto macroeconmico derivado de sus actividades. Una actuacin eficiente es aquella que con unos recursos determinados obtiene un resultado mximo que con unos recursos mnimos mantiene la calidad y cantidad de un servicio determinado. Existe eficacia, cuando determinada actividad o servicio obtiene resultados esperados independientemente de los recursos utilizados para obtener dichos resultados. La eficiencia en una organizacin se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos previstos; es decir, comparando los resultados reales obtenidos con los resultados previstos. Gestin; gestin es lograr que las personas hagan lo que la empresa espera que hagan, contentos y en un ambiente grato, armonizando costo, calidad y tiempo de entrega, ya que hoy en da se vende satisfaccin, no productos. Criterio; la auditora de gestin, a diferencia de las auditorias financieras no posee normas de aplicacin general tales como las NAGAS, vigentes para la revisin de los estados financieros. Cabe destacar entonces que esta auditora debe definir sus propios criterios o normas razonables para poder comparar y evaluar las condiciones existentes en la empresa. Definicin de auditora de gestin 1. Tiene por objeto realizar un examen de la gestin de una empresa con el propsito de evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas, es decir, evaluar s los recursos asignados (humanos, financieros, tcnicos, ect.) estn siendo administrados con la eficiencia, efectividad y economa que se ha programado en la planificacin estratgica de la empresa y si se lograrn o no estos objetivos. Es una poderosa herramienta de apoyo efectivo a la gestin de las empresas, donde se puede conocer las variables y los distintos tipos de controles que se deben producir en la empresa. Se tiene en cuenta la descripcin y anlisis del control estratgico, el control de eficacia, cumplimiento de objetivos empresariales, el control operativo o control de ejecucin y un anlisis del control como factor clave de competitividad. 2. Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemtico de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa, inversin o contrato en particular, sus unidades integrantes u operacionales especficas. Su propsito es determinar los grados de efectividad, economa y eficiencia alcanzados por la organizacin y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas. Relacionada bsicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y economa. 3. Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluacin independiente sobre el desempeo (rendimiento) de una empresa, programa o actividad planificadas con anterioridad, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economa en el uso de los recursos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones corrientes y mejorar su rendimiento. Entendemos entonces, que la auditora de gestin es una revisin que se le realiza a una determinada entidad privada o publica y que dicho examen es realizado por un profesional interno o externo e independiente, con el propsito de evaluar la eficiencia de la gestin teniendo en cuenta los objetivos generales y especficos; su eficiencia como organizacin y posicionamiento desde el punto de vista competitivo con el propsito de emitir un informe sobre la situacin global

de la empresa y la actuacin de la direccin superior, incluyendo el control de gestin, fundado en la eficiencia. Objetivo; determinar con que grado se estn logrando los resultados o los beneficios prestablecidos por la direccin superior de la empresa, estas directrices deben estar generadas y programadas por escrito. Establecer si la empresa adquiere, protege y utiliza sus recursos con eficiencia y economa. Se debe verificar tambin, que todas estas actividades se estn realizando en conformidad a las leyes y reglamentos vigentes. Establecer si los controles de gestin implementados por la empresa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades predeterminadas. Existen diferencias importantes entre la auditora de gestin y una auditora financiera, stas se pueden apreciar de la siguiente forma: El auditor de gestin debe evaluar; - Estrategias y controles internos para alcanzar los objetivos gerenciales - Indicadores de gestin y riesgos existentes - Evaluar el grado de cumplimiento de misin, metas, objetivos, etc. - Evaluar la productividad, eficiencia, efectividad y economa de los procesos Dificultades para realizar una auditora de gestin; - Falta de estndares - Objetivos verbales o semestritos - Ausencia de indicadores de gestin - Formacin acadmica de los auditores - Metodologa en proceso de desarrollo - Manejo poltico - Procesos operativos obsoletos - Recursos ociosos o faltantes Estrategia organizacional La auditoria de gestin es un nuevo enfoque de la auditora que est contribuyendo poderosamente en la administracin eficaz de los recursos. sta auditora acta como sensor que detecta problemas en los sistemas y permite la retroalimentacin necesaria para determinar la oportunidad de la correccin. Estrategia organizacional Cualquier actividad o decisin que tome una empresa o institucin, publica o privada, se ejecuta con la finalidad de lograr algo dentro de un cierto contexto; el lograr algo est relacionado con la operacin, y el contexto est relacionado con la estrategia. Darse la oportunidad de mirar un poco ms all y desde un poco ms arriba; y trazar un mapa de ruta que permita ponderar el proceso de toma de decisiones y convertir el rumbo y el objetivo en un mensaje comn para toda la empresa y para todos participantes externos, de forma tal de que empujen todos para el mismo lado; reconocer cual es el impacto del entorno, y ms all del da a da, revisar mercados en los que se podra entrar y perfilar a los competidores aun antes de que tengan nombre y apellido. Situacin Actual; hoy en da existe una gran lucha de las empresas por sobrevivir en un mundo que cambia constante y bruscamente, es por ello que saber cual es el terreno que se pisa, es vital para la sobrevivencia. Empresa Polticas publicas, Alto desarrollo tecnolgico, Gran competencia, Demandas de la comunidad, Participacin ciudadana, Modernizacin del estado, Muchas personas Capacitadas, Muchos productos y servicios

Dnde estamos hoy?; Hasta donde se desea llegar?; Cmo llegar hasta ah? Es aqu en donde la empresa debe clarificar sus reas que desea desarrollar, es decir; A quin satisface? (grupo de clientes); Qu se satisface? (necesidad del cliente); Cmo se satisface las necesidades del cliente? (habilidades distintivas). Anlisis interno; es una evaluacin de la estructura funcional, de los recursos (financieros, humanos, tecnolgicos, materiales, entre otros) y capacidades de que dispone o puede disponer la empresa para realizar sus operaciones actuales y futuras, logrando as ventajas competitivas que diferencie a la empresa de otra competencia. Anlisis externo; es la identificacin de factores del entorno que representan oportunidades y amenazas futuras para las empresas, en decir, se evala el entorno de la empresa (competencia y segmentacin de mercado, gobierno, demandas, ect.). Se identifican las posibles oportunidades y amenazas, basndose en la empresa y su entorno, que permiten identificar cambios en los planes estratgicos. Antes de tomar cualquier decisin estratgica, es imprescindible realizar un diagnstico de nuestra empresa. El anlisis FODA es el mtodo ms sencillo y eficaz para decidir sobre el futuro. sta es una estructura conceptual para realizar un anlisis sistemtico, que facilita la adecuacin de las amenazas y oportunidades externas, con las fortalezas y debilidades internas de una organizacin. Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias. Es remirar el contexto interno y externo, a la luz de la misin y las necesidades, determinando qu elementos constituyen un apoyo y cules una desventaja en relacin con los propsitos de la empresa. Los factores que se incluyen en el anlisis son; Anlisis interno; consiste en detectar las fortalezas y debilidades de la empresa que origine ventajas o desventajas competitivas. Debilidades (D); son los recursos y situaciones que representan una actual desventaja diferencial, constituyndose as en obstculos y limitaciones que coartan el desarrollo de la empresa para alcanzar sus objetivos, y que es necesario eliminar. Algunos ejemplos; - No hay una direccin estratgica clara - Incapacidad de financiar los cambios necesarios en la estrategia - Falta de algunas habilidades o capacidades clave - Atraso en investigacin y desarrollo - Costos unitarios ms altos respecto a los competidores directos - Rentabilidad inferior a la media - Exceso de problemas operativos internos - Instalaciones obsoletas - Falta de experiencia y de talento gerencial. Fortalezas (F); son los aspectos (recursos) internos de la empresa (recursos humanos, econmicos, reas de negocio, mercado, productos, etc.) que representan puntos fuertes, es decir, una autntica ventaja diferencial para la empresa y que hay que explotar al mximo. Su caracterstica principal es que son controlables, porque dependen nicamente de nosotros y forman parte positiva de la empresa. Algunos ejemplos; - Capacidades fundamentales en actividades clave - Habilidades y recursos tecnolgicos superiores - Propiedad de la tecnologa principal - Mejor capacidad de fabricacin - Ventajas en costos - Acceso a las economas de escala

- Habilidades para la innovacin de productos - Buena imagen entre los consumidores - Productos (marcas) bien diferenciados y valorados en el mercado - Mejores campaas de publicidad - Estrategias especficas o funcionales bien ideadas y diseadas - Capacidad directiva - Flexibilidad organizativa. Anlisis externo; se trata de identificar y analizar las amenazas y oportunidades de nuestro mercado. Abarca diversas reas. Amenazas (A); son riesgos, hechos y situaciones externas a la empresa que estn presentes en el medio que, siendo previsibles, s ocurrieran pueden dificultar el logro de los objetivos, producir un impacto negativo o una dificultad substancial en su desarrollo. Algunos ejemplos; - Entrada de nuevos competidores - Incremento en venta de productos sustitutos - Crecimiento lento del mercado - Cambio en las necesidades y gustos de los consumidores - Creciente poder de negociacin de clientes y/o proveedores - Cambios adversos en los tipos de cambio y en polticas comerciales de otros pases - Cambios demogrficos adversos. Oportunidades (O); son las posibilidades (hechos o situaciones) que la empresa es capaz de aprovechar para s, o bien las del exterior a la que pueda acceder y obtener ventajas (beneficios). Algunos ejemplos; - Entrar en nuevos mercados o segmentos - Atender a grupos adicionales de clientes - Ampliacin de la cartera de productos para satisfacer las nuevas necesidades de los clientes - Crecimiento rpido del mercado - Diversificacin de productos relacionados - Integracin vertical - Eliminacin de barreras comerciales en los mercados exteriores atractivos - Complacencia entre las empresas rivales. Para qu sirve un FODA?; el anlisis foda es una tcnica imprescindible y eficaz en el diagnostico de la situacin de una empresa, tanto desde el punto de vista interno como externo. Fundamentalmente, esta herramienta sirve para; - Identificar nuestros objetivos estratgicos - Como base para un buen plan de marketing y una adecuada y eficaz campaa de publicidad Identificar las amenazas del entorno a fin de prevenirlas y/o corregirlas - Ver la capacidad de respuesta de la empresa ante una situacin determinada - Identificar las fortalezas de la empresa y aprovecharlas - Descubrir nuevas oportunidades de negocio para las que se est preparado - Identificar las debilidades de la empresa, ser conscientes de ellas e intentar mejorarlas. Ejemplo; la comunicacin y el trabajo en equipo, el ambiente laboral, el proceso productivo, la imagen ante los consumidores, el precio de los productos, etc. - Determinar la rentabilidad de montar un negocio, o bien lanzar otro producto, iniciar una campaa, etc. - Evitar errores previsibles e inversiones innecesarias - Decidir si es conveniente hacer una alianza estratgica con nuestra competencia para mantener la competitividad

- Decidir si se debe reorientar la campaa para buscar mejores oportunidades, aunque se tengan que adquirir o desarrollar determinados puntos fuertes de la empresa. Misin; es el sentido y fin del negocio. La misin es la definicin de la empresa en el momento presente, es la razn de ser como organizacin. Como empresa nos debemos preguntar: Quines somos?, Cules son nuestros talentos y componentes distintivos?, Qu hacemos?, identificando nuestros productos, clientes, socios y mbitos geogrficos, es decir, es un juicio general que identifica el propsito fundamental para el cual fue creada la organizacin y la naturaleza de su negocio. La definicin de una misin delimita el campo de actividades posibles con el fin de concentrar los recursos de la empresa en un campo general o dirigirlos hacia un objetivo permanente. Planificacin Estratgica Es un proceso continuo y sistmico a travs del cual una organizacin toma sus decisiones estratgicas, con un conocimiento lo ms amplio y completo posible del entorno del futuro, organizando de forma racional los medios disponibles ($, Hombres, Etc.) para poder alcanzar las decisiones adoptadas y midiendo peridicamente los resultados alcanzados para compararlos con los previstos a travs de un proceso adecuado de retroalimentacin. La planificacin debe tener tres principios bsicos como son flexibilidad, compromiso y contribucin. Entonces nos preguntamos: Qu hacer?, Qu rumbo tomar?, Qu actividad iniciar primero?, Qu es lo que queremos lograr o realizar?, Cmo y qu objetivos alcanzar?, Cmo anticiparce a los problemas futuros?. La planificacin estratgica (PE) es una poderosa herramienta de diagnstico, anlisis, reflexin, y toma de decisiones colectivas, en torno al que hacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las empresas o instituciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr el mximo de eficiencia y calidad de sus prestaciones. El concepto de estrategia, vinculado a la planificacin, se considera en varias dimensiones con las cuales se puede conformar una definicin global. As por ejemplo, la definicin de los objetivos y sus correspondientes estrategias permitir seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento del servicio u organizacin y aprovechar las ventajas que aparezcan relacionadas con su actividad. Entonces debemos entender el concepto de PE como un factor que est referido principalmente a la capacidad de observacin y anticipacin frente a desafos y oportunidades que se generan, tanto de las condiciones externas a una organizacin, como de su realidad interna. La PE no es una enumeracin de acciones y programas, detallados en costos y tiempos, sino que involucra la capacidad de determinar un objetivo, asociar recursos y acciones destinados a acercarse a l y examinar los resultados y las consecuencias de esas decisiones, teniendo como referencia el logro de metas predefinidas. Ejes y caractersticas de una PE; Eficacia; es el grado de cumplimiento de una meta, la que se puede expresar en trminos de cantidad, calidad, tiempo, costo, ect. Es fundamental entonces que la empresa tenga una planificacin detallada, con sistemas de informacin e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situacin en un momento determinado y los desvos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difcilmente podr medirse la eficacia. Eficiencia; es la relacin entre los bienes y servicios producidos, y los recursos utilizados para producirlos. Una operacin eficiente produce el mximo de productos, con una cantidad mnima de insumos, para una calidad y cantidad de productos determinados. El objetivo es incrementar la productividad. Economa; evala si los resultados se estn obteniendo a los costos alternativos ms bajos posibles. Se refiere a los trminos y condiciones como se adquieren los recursos humanos y

materiales. Una operacin econmica requiere que esos recursos sean obtenidos en la cantidad y la calidad adecuada, de la manera ms oportuna y al ms bajo costo. Equidad; en el caso de proyectos de carcter o con componentes sociales se incluye el factor equidad. Se basa en la igualdad de oportunidades, por lo tanto prioriza a los carenciados y excluidos, en la bsqueda esa igualdad. Transparencia; rendicin de cuentas sobre lo actuado, los recursos utilizados y el logro (o no) de los resultados esperados y los objetivos. El instrumento de la PE para la transparencia son el monitoreo y la evaluacin, no solo desde el punto de vista administrativo, sino sobre todo de la gestin (logro de objetivos). La visin holstica; constituye la visin de conjunto, donde se ven las partes en funcin al todo. Esto permite un anlisis mucho ms enriquecedor y una herramienta fundamental para la priorizacin adecuada de objetivos y actividades. Adems, el trabajo de equipo pasa por el concepto de cuerpo y las partes no funcionan adecuadamente si no tienen una visin compartida. La visin a largo plazo; constituye una de las principales caractersticas de la PE. Define todos los objetivos especficos necesarios para el logro de un objetivo general. Si se tiene un problema central que resolver, se analizan todas las causas, eliminando la idea que existe una sola causa sino una suma de ellas, y por lo tanto la solucin pasa por la suma de soluciones. Planificacin; prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el presente hasta un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra. El proceso de planificacin as entendido, debe comprometer a la mayora de los miembros de una empresa, ya que su participacin y grado de adhesin que se logre en ellos, depender el logro de los objetivos que se deseen implementar. Estrategia; del vocablo strategos que inicialmente se refera a un nombramiento del general en jefe del ejercito. Ms tarde pas a significar el arte del general, esto es, las habilidades psicolgicas y el carcter con los que asuma el papel asignado. En poca de Pericles (450 a. c.) se vino a explicar habilidades administrativas (administracin, liderazgo, oratoria,, poder). Y ya en tiempos de Alejandro de Macedonia (330 a. c.) el trmino haca referencia a la habilidad para aplicar la fuerza, vencer al enemigo y crear un sistema unificado de gobierno global. Obviamente en este caso se la relaciona, ms bien, con un conjunto de decisiones y criterios por los cuales una organizacin se orienta hacia la obtencin de determinados objetivos, adems, involucra el propsito general de una organizacin y establece un marco conceptual bsico por medio del cual, sta se transforma y se adapta al medio en que se encuentra, usualmente afectado por rpidos y continuos cambios. Un plan estratgico conlleva cambios en distintas reas de la empresa, los cuales implican un trabajo paralelo al trabajo cotidiano que viene desarrollando cada funcionario. Por otro lado, al tratarse de cambio, implica vencer la resistencia al mismo, que se da de manera natural en todas las personas y ante todas las circunstancias de la vida. Factores crticos o claves de xito; es el conjunto mnimo de reas claves en las cuales, s se obtienen resultados satisfactorios, se asegura un desempeo exitoso para un individuo, un departamento o una empresa. Metas; son puntos de referencia, aspiraciones o resultados que la empresa debe lograr en un corto plazo, con el objeto de alcanzar en el futuro los objetivos de largo plazo. Deben ser: prioritaria, medibles, cuantitativas, realistas, estimuladoras, y coherentes. Que es un objetivo?; es la gua que nos permite concentrar y dirigir nuestros esfuerzos, son el punto de referencia que nos muestra el grado de acierto en nuestro desempeo, son una base clara para el entendimiento y colaboracin del equipo humano que forma la empresa, descripcin

de los resultados que deben ser alcanzados y lo queremos lograr. Los objetivos deben ser especficos y con resultados medibles, alcanzables y a la vez difciles, motivador de tal forma que comprometa a todos para alcanzarlos, aceptados o asumirlos plenamente por los funcionarios de la empresa. Visin; hablar de visin es hablar de futuro deseado. La visin es la imagen de realidad futura que tiene tanto la institucin como nosotros - como personas particulares - en funcin de los deseos, sueos, ideales, valores y creencias. En conclusin es el horizonte al que queremos llegar, es el norte que nos orienta. Los elementos que ayudan a una visin exitosa son: empleados integrados, procesos de calidad, abierto a la comunidad, controles de calidad, empleados comprometidos, liderazgo en la gestin, ect. Es decir, el futuro deseado regulara y guiara las acciones y la toma de decisiones de la empresa al confirmar el alcance del negocio a largo plazo y los elementos estratgicos. Valores; son los principios que regulan el accionar de la empresa. Son aquellos que establecen los lmites entre los cuales se puede mover las acciones de la empresa y sus restricciones. Algunos valores que ayudan al xito de la organizacin que los aplica son: respeto, libertad, justicia, alegra, responsabilidad, creatividad, sabidura, honestidad, amor y solidaridad. Necesidades; se expresan como las acciones que hay que realizar para superar la brecha entre la situacin actual y el futuro deseado.