Instru uctivo de M Manejo de Program Abono a Proveedo el ma ores [Ve ersin 10.0 0.

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Micros soft Bu usiness Solution Gre Plains ns eat Soluci iones In ntegrales de Neg s gocios, C C.A. SIN NCA Instructiv de Ma n vo anejo de Progra el ama Abo a Pr ono roveedores

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Pro ocedimient Tcnico to o:

Ante que el pr es rograma est disponibl para el usuario, se d t le debe realiza los siguien ar ntes pasos:

Instalar el Chunk file con nom r f mbre PAGOP10.cnk en cada esta n acin de trab bajo que lo requiera. Crear la tablas y Procedimie as entos almac cenados (se eleccionar to odas las tablas que se listan excepto e CP Arch hivo de Abi ierto de Re etenciones y CPP Arch hivo pago m manual TRA ABAJO), solo en un PC (Si o C existe u una versin anterior, debes prim n mero borrar las tablas y los Pro r s ocedimiento almacena os ados excepto las tablas CP Archivo de Abiert de Retenciones y CPP Archivo pago manual TRABA o s to C o AJO) Ruta: A Archivo Ma antenimient - SQL. to

Pro ocedimient de Para to ametrizaci n:

Antes de comenz zar a conf figurar es necesario registrar el product en la s to siguiente r ruta: Herramientas Configura acin Com mpras - Pag Electrnico a Prove go eedores - Llaves de Re egistro Pagos a
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Prov veedores e insertar las llaves de registro generadas para la compa s a a.

Configu uracin Co ompaa C Compaa. I Incluir el Nr De RIF d la empre pagador ro. de esa ra.

Tarjetas Compra - Proveed s as dor, incluir el Nro. de RIF en cd digo de pro oveedor (si utiliza como ID o Prov veedor el n mero del R RIF). Si utiliza otro cd digo para id dentificar al proveedor, coloque el Nro. de RIF en el ca ampo Regis stro Impues que se e sto encuentra en la ventan de opcion del Prov na nes veedor.

Ventana Opciones de manten a: s nimiento de proveedores. e En el m maestro de C Chequera, d debe coloca el Cdigo SWIFT del banco en e campo User-Defined 1 y ar el d la cuenta banc c caria de la chequera d la cual se realizaran los pagos electrnico a Provee de s n s os edores se debe d inclu en la v uir ventana an nexa que s despliega (colocar la cuenta de 20 dg se gitos y pre esionar la tecla t Tab bulador), t y como se muest en la f tal o tra figura. Esto lo hace p la ruta Tarjetas Financie o por a: ero Che equera, inclu Cuenta a Debitar, ID de Banco y Cod. Sw uir D. o wift, respect tivamente.
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Nota: Se rec comienda a adir todos lo datos en e maestro d banco (Pertenece a ID Banco) os el de D

Para co onfigurar el consecutiv de los V vo Voucher de Pagos Elec ctrnicos, ingrese a: H Herramienta as Con nfiguracin Compras - Pago Ele s ectrnico a Proveedor r - Configuracin Consecutivo P PEP, coloqu el ue pref fijo del nuevo consec cutivo (su tamao m mximo es de 4 letras) y autom mticamente se crear el e ra cons secutivo co omenzando desde 1. Si desea q que comience desde otro nmer sobrescriba el nm o ro, mero deja ando el mismo prefijo.

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Este n mero de co onsecutivo e se coloca en el n es ar mero de do ocumento de la ventan de na Pagos Manuale de Dynam GP. es mics

De igua manera debe configu al urar la opci de anticipos, estable n eciendo si lo pagos se os e aplic caran con a anticipos o s anticipos sin s.

Debe co onfigurar las chequeras por las cu s uales sern generados los pagos electrnicos a e prov veedores. P Para esto sig la siguien ruta: ga nte Herramientas Co onfiguracin Compras - Pago Ele n s ectrnico a P Proveedor - Config. Ch hequeras de e Com mpaa, se a activar la v ventana de Configuraci Interfac Esto es c el fin de incluirle lo parmetr in ce. con e os ros inici iales a la int terface. Req querir que se indique cules son las cheque e eras asociad a los bancos, as co das omo los correlativos de los arch c s hivos generados y la nu umeracin d cada pag en dicho archivos, ms la opc de go os cin esta ablecer si se realizara envi de E-Mail por c e l cada banco. Para el ba anco Venezu uela es nece esario inclui un ir nm mero de neg gociacin qu le atribuy el banco a cada clie ue ye o ente, este nmero debe incluirse e la pantalla e en anexa (una vez ingresado este nmero, se debe presionar l tecla Tabulador). T z e la Tambin so olicita una cl lave que le ser soli icitada en el momento de querer volver a imprimir el arc e v chivo de tex generad por los xto do Bancos, cambia ando as el estatus del pago.

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La prim mera vez qu se selec ue ccione la opcin de E o E-Mail o sim mplemente cuando los datos que se s e utiliz zan para re ealizar l e envi del E E-mail no h han sido co onfigurados, aparecer el siguien mensaje de , nte e adve ertencia al momento de salvar la informacin d n.

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Debe co onfigurar lo datos par l envi de E-Mail p os ra para los ban que pos nco sean activado esta opc cin, para que el s a sistema ten nga la infor rmacin ne ecesaria para l envi Para est siga la siguiente r . to ruta: Herramientas Configura acin Com mpras - Pago Electrnic a Provee co edor - Conf figuracin de Cuenta d Ede Mail Se activa la venta l. ar ana de Configuracin de Cuenta de E-Mail, Esto es con el fin de incluirle los a e par metros inic ciales que requerir para l envi del E-Mail al momen de realizar la Gene nto eracin Arc chivo PEP que se ind P, dique cuales son el ID de Chequera que est asociada al banco, la cuenta de correo a la cual a se enviara un C e CCO Copia Oculta del E-Mail, el A Asunto que se colocara en el mai el saludo del cuerpo del a il, o o corr y por lt reo timo el cuerpo del mail.

Debe co onfigurar la cuenta de proveedor a la cual se enviara el E-Mail as a el r sociado a u banco co la un on opcin de envi activada, para que e sistema tenga la info el ormacin ne ecesaria pa l envi. Para esto siga ara . la s siguiente r ruta: Tarjet tas Com mpras - Proveedor. S activar la ventan de Man Se na ntenimiento de o Prov veedores Luego s seleccione e proveedo y presion la, para activar la ventana de Informaci de Inter el or ne e n rnet, Agre egara en el ID de Dire l eccin una nueva llama FISCAL y posterio ada L, ormente en el campo E-mail la po el n or pago Elctrico.

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El prove eedor puede tener var rias cuentas asociadas a las cuale se le pue abonar los pagos. Para s es ede conf figurarlas in ngrese a la ventana a Cuentas Bancarias Pr roveedores a travs del men H Herramienta as Con nfiguracin Compras - Pago Elec ctrnico a P Proveedor - Config. Cta Del Prov as. veedor. Para almacenar las a cuentas bancarias de los proveedore seleccione el prove es, eedor por medio de la lupa que s encuentr al m se ra lado del camp Cdigo Proveedor (campo req o po querido), lu uego, ingre ese el Cdi igo SWIFT del Banco del o prov veedor (cam requerido; este ca mpo ampo es de 8 letras y deben ser escritas en Mayscula e as). La lupa que se e encuentra al lado de es Banco es para busc si el ban ya ha sido creado y no introdu de nuev el ste car nco ucir vo cdigo SWIFT del banco. En el cam . mpo Banco, coloque e nombre d banco d proveed el del del dor. Por lt timo, colo oque el nm mero de cue enta del prov veedor (cam requerido). mpo

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Pro ocedimien Operati nto tivo:

Para las retencione se toma s es, aran en cue enta los deta alles de imp puesto en n negativo, as sociados al plan de impuesto de proveedo el or.

Para qu las fact ue turas de Cu uentas por Pagar sea cancelad an das a trav de Pago Electrnic a s o co Prov veedores, d debern ser canceladas a travs d la ventana de pago manuales Cuando s seleccion la r s de os s. se na
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opcin Transac cciones Co ompras - Pa agos Manua ales se most trar la sigu uiente panta de selec alla ccin:

Si la tra ansaccin q que va a re ealizar el us suario es un Pago Electrnico a Proveedor, deber ma arcar Pago Electrnic a Provee co edores y seg guidamente en el botn Aceptar n .

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Nota: C Como pued den observ var en la imagen, el Nmero del Pago en la Vent i l e tana de Pa agos Man nuales cuan ndo se utiliz la opcin Pagos Ele za ectrnicos, es el nme siguiente disponib configur ero ble rado en el mdulo de Ctas. Por Pagar d Microso Dynamic GP como consecut e P de oft cs o tivo de Nm mero de Pa ago, Ejem mplo: PAG G00000000 001. Esta es unas d las mod de dificaciones realizada para esta Versin. Este s a cam mbio se efec ctu para que NO exis conflicto en la tabl PM00400 sta o la 0

Si por el contra p ario, va a re ealizar otro t tipo de tran nsaccin, de elegir la opcin Ot ebe a tros Pagos .

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Una vez que escoj la opcin Pago Ele z ja n ectrnico a Proveedore y presio es one el bot Aceptar el n r, cons secutivo de nmero de Voucher cambiar al que se configur anteriormente. Las transacciones de el d r s Pago Electrnic a Provee co edores, ser manejada por medio de Lotes de Transac n as cciones, es decir, no po odr cont tabilizar un transacc na cin que no est asig o gnada a un lote. Auto n omticamen la form de pago es nte ma o Efe ectivo. Ade ems de est el usuario debe ten en consideracin que la chequ to, ner uera que ut tilice deber ser la misma en to m odas las tran nsacciones que conten ese lote (la cheque del lote debe ser la misma qu la nga e era e a ue de las transacciones). El nmero de Lote no podr repe e etirse. Al se eleccionar a proveedo al cual s le al or se aplic car el pago, se despli iega una lis de todas las cuenta que le fu sta s as ueron asocia adas anterio ormente, de las e cuales debe escoger una y la opcin seleccionad ser a la cuenta que se har ef da e fectivo el pa ago.

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Antes d seleccion las fac de nar cturas que sern canc celadas, en el campo Monto de la pantalla de a Con ntabilizacin de pagos manuales en CP, debe escr s ribirse un monto considerable (por ejem mplo: 100.000.000,00 para qu luego de haber sele 0), ue e eccionado la a(s) factura a(s) este m monto se aju uste al tota de al la(s) factura(s) ). Por ejem mplo, voy a cancelarle al Proveed A Travel Company una factura de la cual no s el mo dor l a onto exac cto, y como en esta pantalla no puedo ap o plicar un do ocumento sin un mont y no puedo colocar un to mon menor al de las facturas que voy a cancelar, colo un monto que me exceda e total de la(s) nto f e oco e el fact tura(s) 99,9 999,999,999 9.99.

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Luego, hago clic en Aplicar y se activ la panta va alla que contiene las facturas qu le debe al ue es prov veedor. All, selecciona la factura que se qu , a a uiere cancel lar. Para el ejemplo es AT011 po un monto de s or o 238,251.90

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Luego de seleccio onar la(s) factura(s), hago clic en el bo , c otn Acept tar, y en la pantalla de a Con ntabilizacin de pagos manuales en CP el monto ap s plicado cam mbia a la s sumatoria d las fact de turas sele eccionadas, quedando e el monto no aplicad la diferen en o do ncia.

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Al hace clic en el botn Gu er e uardar, Si en la opci de Antic e n cipo de la pantalla de Configura e acin Con nsecutivo PE se coloc Sin Anticip aparecer un mensa que te informa cua es el total del monto que EP po r aje al l no se aplic, y que este campo q e quedar en cero (0) y luego de esta mod e dificacin s se guard la si da tran nsaccin, si en su contr rario la si la opcin fue Con Anticipo el monto total ser el aplicado al pago. a e o

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Al cons sultar la transaccin, s puede observar que en el Monto se regi se e istra la sum matoria de la(s) fact tura(s) selec ccionadas.

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Se debe tener en cuenta, que con est modalida no se p ta ad puede realiz Pagos E zar Electrnicos sin s fact turas registr radas, el mo onto del Pago Electrn nico ser la sumatoria de la(s) fact d tura(s) sele eccionada(s) del ) prov veedor. La( factura(s seleccion (s) s) nada(s) se v ver reflejada(s) en los reportes que se enc cuentran al final del proceso. a ransaccione sean refl es lejadas en la pantalla de Genera Archivo p ar para el Ban nco, se deber Para que las tr cont tabilizar el l lote que con ntiene las tr ransaccione por medio de la opc es cin Transac cciones Co ompras - Lo otes. Aqu debe busc el lote q contiene las transa u car que acciones de pago a pro oveedores y contabiliza arlo. A parti de ir este momento estas tran e nsacciones e estarn disponibles pa generar los archiv que ser ara r vos rn enviado al os banco respectiv vo.

Modificado Por: Mildred Herrera| 1 Agosto del 2011 19 d 18

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Posterio ormente po odrs acced a la lista de trans der sacciones d acuerdo a la chequera que h de haya eleg gido para de ebitar, y est configura t ada, a trav de Transa s acciones C Compras - G Generar Arc chivo de PEP. En la lis de la izq sta quierda, est tarn dispon nibles todos los pagos hechos con la chequera y podrn ser s n n inclu uidos a la g generacin del archivo de texto. Debes inse o ertar los pag hacia la lista de la derecha, para gos a a lueg asignarle una fecha de pago (o fecha va go e a alor). Si el RIF del pro oveedor es el mismo ID de Provee D edor mar rque la opcin Campo R.I.F. es c digo de pr roveedor. ente oprime el botn e Generar Archivo, a A asgnale un nombre y extensin TXT, indica n ando Finalme tam mbin la ruta donde se generar di a icho archivo o.

Modificado Por: Mildred Herrera| 1 Agosto del 2011 20 d 18

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Los pag que haya sido proc go an cesados, se le cambiar automtic e r camente su estatus a u SI, indica ando que ya fue abo onado. Si por a algn motiv debes volver a incluir un pago ya procesad debes seleccionarlo y presiona el vo do, s o ar bot Cambiar Status ingresar la clave de s n , a seguridad y generar el archivo de texto.

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Cuando el archivo de texto se genera correctam o o a mente, el sistema muestra el sig s guiente men nsaje:

Si el ba anco tiene establecido la opcin de envi de E-Mail y la configuracin par realizar esta o ra accin bien est tablecida el sistema mu uestra el sig guiente men nsaje indica ando que l envi fue s satisfactorio o.

De los c contrario si se activ la opcin de envi de E a e E-mail para el banco y no se conf figuro de fo orma adecuada la inf formacin necesaria pa l envi el sistema presentara el siguiente mensaje d error. n ara de

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Se impr rimirn por pantalla los informes relacionados con el pag s r s go:

Rep porte por P Proveedor r:

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Rep porte gene eral de los pagos:

Adiciona almente, en la ruta qu hayas es n ue specificado, se encontr rar el archi de texto para el ab ivo o bono en cuenta Merc c cantil.

Arc chivo Abon en Cuen no nta:

A travs del men Reportes Compras - Reportes Pago a Pro oveedores, se muestra un listado por a o fech y cheque de la cual se debit los pagos a los proveedores. ha era
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