PRESENTACIN Con el propsito de unificar criterios en relacin con la presentacin de informesof icia le s, la Co o rd ina ci n E dit o ria l su gie re t e ner

e n cue n ta l a s p au t a s qu e a continuacin se relacionan.Es conveniente aclarar que para la elaboracin de esta gua se han consultado lasnormas contenidas en la ltima versin de la Ortografa de la lengua espaola , lanormativa de ICONTEC y las Normas de presentacin de la Editorial Universidadde Antioquia. S in e m ba rgo , t a mb i n e s d e l ca so a n o ta r qu e la d ef in ici n del fo rm a to pa ra la p r e s e n t a c i n d e i n f o r m e s p u e d e t e n e r u n s e l l o e s p e c i a l q u e l e i m p r i m e l a institucin generadora del informe, habida cuenta de que para algunos aspectosno hay claridad en la normativa.E s t e d o c u m e n t o d e t r a b a j o c o n t i e n e , b s i c a m e n t e , gu a s pa r a : u so de maysculas, algunos elementos d e p u n t u a c i n , s e p a r a c i n d e p r r a f o s , id en t if icaci n de a ne x o s, ma ne jo de ab re via t u ra s y sigla s, su ge re n cia s pa ra un if ica ci n de t ip o de le t ra e n ca so de cit a s t e xt u a le s, ta ma o y t ip o de le t ra , espacios entre lneas, espacios entre ttulo y prrafo, uso adecuado de algunasexpresiones, y escritura de palabras extranjeras.La Coordinacin Editorial de la Universidad de Medelln pone en consideracin delas dependencias responsables de la elaboracin de informes las pautas que aco n t in u a cin se re la cio n an , y e spe ra lo s com en t a rio s y la s su ge re n cia s qu e puedan mejorarla. P RE S E NT ACI N DE L DO CUME NTO Todo documento debe elaborarse en hojas tamao carta. Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamao 12. La separacin entre las lneas de un prrafo debe hacerse a 1.5 La separacin entre prrafos y entre ttulo y texto se har doblando laseparacin de lneas, es decir, con doble enter. No se debe subrayar. Se recomienda no usar sangra. Es conveniente aclarar, en este punto,que la Ortografa de la lengua espaola se presenta con sangra de tresespacios, aunque exista separacin de prrafos. Sin embargo, para losinformes de la Universidad de Medelln se sugiere no utilizar la sangra.

2. TTULOS Y SUBTTULOS Es comn que los informes deban recurrir a los subt t u l o s , o t t u l o s secundarios, para identificar apartes de u n t e m a e s p e c f i c o . P a r a s u tratamiento se recomienda: Los ttulos y los subttulos se escribirn en negrita. Los ttulos precedidos por un nmero debern escribirse en mayscula fija y en negrita. Ejemplo: 3. BIENESTAR UNIVERSITARIO. Los subttulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos nmeros separados por punto, se escribirn con mayscula inicial yen negrita. Ejemplo: 3.1. Servicios a la comunidad universitaria

Los subttulos precedidos de tres nmeros, o ms, separados por puntos e e s c r i b i r n e n c u r s i v a . E j e m p l o : 3 . 1 . 1 . S e r v i c i o s d e a t e n c i n odontolgica. Se debe evitar hacer subdivisiones que slo tengan una parte, pues esun error de lgica elemental. Ejemplo: despus de 3.1. debe ir 3.2. yno, 4. Ni los ttulos ni los subttulos llevan punto final. 3. USO DE LAS LETRAS MAYSCULAS Y DE LETRAS MINSCULAS S ie mp re qu e se e scrib a co n m a y scu la h a b r qu e t ene r e n cu e n ta la s siguientes consideraciones: El empleo de la mayscula no exime de poner tilde cuando as lo exijanlas reglas de acentuacin. Ejemplos: lvaro , frica , rsula. En las palabras que empiezan con un dgrafo, como es el caso de ll, ch,gu y qu s lo s e e scrib ir co n m a y scu la la let ra in icia l. E jem p los: G

uerrero ,L lerena ,Q uesada . Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones,entidades, organismos y partidos polticos, entre otros, se escriben conm a y scu la in icia l. E je mp lo s: C onsejo A cadmico, U niversidad de M edelln ,I nstituto de C iencias de la E ducacin , la R eal A cademia de la H istoria. Obsrvese que los artculos y las preposiciones se escriben con minsculas. La primera palabra del ttulo de cualquier obra se es c r i b e c o n mayscula. Sobra decir que si el ttulo contiene un nombre propio, stetambin llevar mayscula inicial. Ejemplos: L a marquesa de

Y olomb ,L a casa de las dos palmas ,C ien aos de soledad . En las colecciones y en las publicaciones peridicas se escriben conmayscula los sustantivos y los adjetivos que forman el ttulo. Ejemplos R evista I ngenieras U n ive rsid a d d e M edelln, B ib lio t e ca d e A utores E spaoles. Los nombres de las disciplinas cientficas, en cuanto tales, se escriben con mayscula inicial. Ejemplos: B iologa, F sica, Q umica. Las palabras: ley, decreto, acuerdo, resolucin, ordenanza y s u s similares son sustantivos comunes. En consecuencia, se escriben conminsculas. Ejemplos: a cu e rd o 1 0 d e d iciem b re d e 1 9 90 , l ey 30 d e 1992. Los nombres de algunas entidades, cuando se consid

e r a n conceptos absolutos, suelen escribirse con mayscula inicial. Ejemplos:el peso de la L ey, la L ibertad es el valor ms preciado. Los nombre de los das de la semana, de las estaciones del ao y de losmeses se escriben con minscula. Slo llevarn mayscula inicial los nombres de los meses cuando se alude a hechos histricos. Ejemplo: 12de Octubre, da del descubrimiento de Amrica. En algunos casos se usa mayscula inicial para destacar ciert o s conceptos importantes dentro del documento. 4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIN E n e l p ro ce so de la e scrit u ra , la o rt o gra f a y la p u n t ua cin co n t rib u ye n a d a r claridad y precisin a los textos. En cuanto a la ortografa se refiere, la consultapermanente del diccionario, acompaada de la prctica de la lectura, le permitiraumentar su vocabulario y, de paso, encontrar las palabras adecuadas al mensajeque quiere transmitir. Por su parte, la puntuacin cumple la funcin de dar sentidoa las oraciones y a sus miembros. A continuacin usted encontrar algunas pautasque le ayudarn a usar adecuadamente los signos de puntuacin.El punto, la coma, el punto y coma, los dos puntos y los puntos suspensivos sirvenpara marcar el ritmo del discurso. Se escriben sin dejar separacin respecto de lapalabra o signo que los precede, y separados, por un espacio, de la palabra quelos sigue. L o s sign o s d e in terro ga ci n y d e e xcla m a cin , lo s pa r n t e sis y lo s co rch e t e smodulan la entonacin. Estos signos, en espaol, son dobles, esto es, se abren yse cie rra n . E l sign o d e a p e rtu ra se e scrib e co n un e sp a cio de se p a raci n d e la palabra que le antecede y sin espacio entre el signo y la palabra que le sigue. Elsign o d e cie rre se e scrib e sin e sp a cio re sp e ct o d e la p a lab ra que le an t e ce de . Ejemplo: Cul de estas casas es ms grande? Usos de la coma (,) Cuando se lee, la coma indica una pausa en la que se levanta ligeramente la voz.Sus principales usos son: Para delimitar y unir elementos de la misma categora gramatical, es decir,sustantivos, verbos, adverbios, adjetivos, cuando stos no van unidos por conjunciones. Ejemplo: En el mercado haba naranjas, pltanos, mangos,pias y limones. Con los vocativos, esto es, cuando en la oracin se llama a la persona aquien se est hablando o de quien se est hablando. Ejemplos: Te digo,M i g u e l , q u e t e e s t s e q u i v o c a n d o . S i m n B o l v a r , e l L i b e r t a d o r , e r a venezolano.

Para marcar pequeas interrupciones en lo que se dice. Ejemplo: Djame eldinero, te lo ruego, antes que llegue Juan. Con las locuciones y adverbios que sirven como conectores en la oracin,entre los que estn: al menos, con todo, de momento, efectivamente, enconsecuencia, es decir, en conclusin, en primer lugar, en realidad, esto es,no obstante, sin embargo, por supuesto. Ejemplos: Por ltimo, nos es gratocomunicarle que... Te pido, por favor, que no llores ms. Tienes que comer todo o, por lo menos, la sopa. S e u sa com a d e spu s de e leme n to s su b o rd ina do s qu e , ge n e ra lme n t e , deben ir al final. Ejemplos: Por mucho que lo intentes, no vas a llevarte elcoche. Cuando sala de la casa, empez a llover.7 La coma sirve para evitar repetir un verbo o una expresin verbal que seh a ya u t iliza d o in m ed ia ta me n te ant e s. E jemp lo : E lla e s p rof e so ra e n un a universidad y l, en un instituto. Se utiliza la coma en las llamadas aposiciones explicativas o incisos, estoes, en aquellas que explican algo sobre el elemento anterior. Ejemplo: Elcamarero, que era nuevo, no conoca a los clientes. Se usa la coma en el encabezamiento de una carta para separar el lugar dela fecha. Ejemplo: Medelln, 18 de abril de 2004. No se debe separar el sujeto del predicado mediante una coma . Ejemplo deuso inadecuado de la coma: La Universidad de Medelln, ofrece el programa deIngeniera Ambiental. Usos del punto El punto y seguido se utiliza para separar oraciones dentro de un prrafo. Eltexto contina en la misma lnea. El punto y aparte se usa al final del prrafo, es decir, cuando hay un cambiode asunto o se pasa a tratar otro aspecto del mismo tema. El punto es necesario despus de una abreviatura. No se usa el punto Al final de ttulos o subttulos. Despus de los signos de cierre de interrogaciones y exclamaciones. Tampoco se usa para separar las letras que componen una sigla. Usos de los dos puntos

Delante de una enumeracin previamente anunciada. Ejemplo: Haba trespersonas: dos hombres y una mujer Antes de una cita textual que va entre comillas. Ejemplo: Jes s d i j o : Amaos los unos a los otros. Al final de una afirmacin que inmediatamente se explica o se desarrolla.Ejemplo: La fiesta fue un xito: todo sali como se haba previsto. Despus de saludo en las cartas, y tras las frmulas de corte s a e n instancias, discursos, documentos, etc. Ejemplo: Querida amiga: me alegrmucho recibir noticias de ti. En textos administrativos y jurdicos, como constancias, d e c r e t o s , se nt e n cia s. . . , d e sp u s d el ve rb o qu e sue le p re ced e r a ca d a u no de lo s apartados e indica la intencin de los mismos. Ejemplo: HACE CONSTAR: Para separar las horas de los minutos. Ejemplo: 15:20 horas Usos del punto y coma Para separar los miembros de una enumeracin, cuando los elementos sonla rgo s e in clu ye n co m a s. E jem p lo : La list a e ra la rga : u n o rd e na d o r, qu e acababa de comprar; la impresora, que todava estaba sin estrenar; unamesa de madera, para reuniones espordicas... Para separar los miembros de una oracin extensa con p artes yaseparadas con comas. Ejemplo: En la ciudad, la masificacin, lacontaminacin y el aislamiento individual c o n s t i t u y e n v e r d a d e r o s p ro b le mas; en el ca m po , los in co n ve n ie n te s pue d en se r la e sca sez d e servicios y las habladuras. Delante de las conjunciones o locuciones pero, mas, aunque, no obstante,sin embargo, por el contrario... cuando la proposicin anterior es extensa oc o n t i e n e y a a l g u n a c o m a . E j e m p l o : l l o v a a m a r e s , e l c a m i n o e s t a b a embarrado, la niebla nos desorient y anduvimos varias horas sin rumbofijo; no obstante, conseguimos llegar. Uso de puntos suspensivos 9 Para indicar que alguien es interrumpido por su interlocutor. Ejemplo: Haceslo que quieres con mi dinero, y encima... Cuando la palabra que sigue es malsonante. Ejemplo: Eres un...!

Para indicar que lo que sigue se da por sobreentendido. Ejemplo: A buenentendedor... Cu a n do se qu ie re so rp re n de r a l in t e rlo cu t o r co n u n a sa lida in e sp e rad a .E je mp lo : Y d e sp u s d e t a n ta e spe ra , resu lt qu e el in vit a d o e ra . .. u n a burra! Las comillas Las comillas se usan para citar los ttulos de artculos, poemas o cuadros.En cambio, para los ttulos de los libros, cuando ellos van en medio de unprrafo, se utiliza la letra cursiva. El uso ms extendido de las comillas serefiere a la reproduccin de citas textuales. Re co me n da mo s ut iliza r la le t ra cu rsiva p a ra la t ra scrip ci n de cit a st extuales Es un comunicado personalizado, con carcter formal. Se utiliza para informar,solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros.10 La Norma Tcnica Colombiana 3393 establece los siguientes parmetros para laelaboracin de cartas comerciales: Mrgenes Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Partes de la carta Fecha : S e e scrib e a co m pa a d a d e la ciu d ad de o rige n : d a , m e s, a o .Ejemplo: Medelln, 10 de febrero de 2003 Encabezamiento o datos del destinatario : se d e jan e n t re cu a t ro y se is e s p a c i o s s e n c i l l o s d e s p u s d e l a f e c h a . L o s d a t o s q u e c o m p o n e n e l encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son: Tratamiento : se escribe la palabra completa, con mayscula inicial y sinabreviaturas: Seor, Seora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor ,etc. Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta,escritos en maysculas fijas.

 Cargo : Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con m a y scu la in icia l y, si e s m u y la rg o , se p u ed e d ivid ir, e vit a n do la particin silbica.11 Nombre de la empresa : se escribe en el rengln siguiente, iniciando conm a y s c u l a . S i e l n o m b r e d e l a e m p r e s a e s u n a s i g l a , s e e s c r i b e c o n maysculas fijas. Direccin : ubicacin del destinatario. Puede ser escrita en la misma carta,pero es indispensable que vaya en el sobre. Nom bre de l a c i uda d de des ti no : se e scrib e co n m a y scu la in icial, e inmediatamente despus de la direccin o de la casilla postal, si la hubiere.Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre sedesconoce, debe escribirse el tratamiento en minscula y el nombre de la empresaen maysculas fijas. Asunto : tambin llamado referencia, es una lnea opcional que sintetiza eltema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente quese escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada. Saludo : e s la f ra se d e co rt e sa , qu e se escrib e d e s p u s d e l encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado seor Gmez; Respetados seores; Respetado seor Rector. Despus del saludose e scrib e n d o s pu n to s. S e su gie re que cua n do e l d e st ina t a rio e s u na mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido,as: Apreciada economista ngela; Apreciado economista Prez Portada : co n t ie ne e l t t u lo d e l in f o rme . No mb re d e l a u to r o a ut o re s, ciudad y fecha. ndice : es igual al que se usa en un libro. Resumen

: constituye la sntesis del trabajo o proyecto. Introduccin : incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificacin y el contexto general, esto es, cmo y dnde se realiz la investigacin o se desarroll el proyecto. Mtodo : es una explicacin de las tcnicas que se usaron para l a realizacin del trabajo. Resultados : resumen los datos recolectados y el tratamiento que se lesdio. Anlisis : e x p o s i c i n d e l o s h e c h o s , c i r c u n s t a n c i a s y d e t a l l e s q u e constit uyen la verdadera razn de ser del trabajo. Conclusiones, recomendaciones e implicaciones : e n e s t a p a r t e s e derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la tomade decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizanlas implicaciones de la investigacin. Bibliografa : s u s t e n t o t e r i c o e n l i b r o s , d o c u m e n t o s , r e v i s t a s espe cializadas u otro tipo de publicacin. Apndices : t a b la s o grf ico s qu e am p la n la inf o rm a ci n , glo sa rio d et rm inos y o t ro s e lem en to s qu e a cla re n o ref u e rcen el co n te n ido d e linforme.L o s inf o rm e s d eb e n se r red a ct ad o s e n f o rm a im pe rso n a l, e s d e cir, e n te rcera persona. Los pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redaccin de uninforme.15 EL ACTA Es la relacin escrita de lo sucedido, tratado o acordado en u n a j u n t a . S u s elementos son: Razn social : e n e l m a r g e n s u p e r i o r d e l a p r i m e r a p g i n a v a l a r a z n social. Ttulo de la junta o comit. Ejemplo: CONSEJO ACADMICO. Denominacin del documento y nmero correspondiente : Despus dettulo, a tres interlneas y centrada, se ubica la palabra ACTA en maysculafija, seguida del nmero consecutivo que le corresponda. El

consecutivodebe ser anual, es decir, el ACTA 1 correspon de a la primera reunin decada ao. Se suprime el signo de nmero. Fecha : ciudad y fecha completa en que se efectu la reunin. Hora: se anotan la hora de inicio y la de finalizacin de la reunin. Lugar en donde se efectu la reunin. Asistentes : Nombre y cargo, en orden jerrquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempee cada uno en la reunin se separa deln o mb re con co m a (, ) y se sigu e e l o rd en je r rqu ico e st ab le cid o p a ra la reunin. En caso de igual jerarqua, en orden alfabtico por apellidos.E n r e u n i o n e s o c o m i t s , i n t e g r a d o s p o r p e r s o n a s d e i g u a l j e r a r q u a y pertenecientes a diferentes empresas, se s e g u i r u n o r d e n a l f a b t i c o p o r entidades. Invitados : S i lo s hu bo , de ben re la cio na rse con in d ica ci n d e n omb re y cargo. Orden del da : recoge la agenda que efectivamente se desarroll. Ausentes : se anotan las personas que no asistieron a la reunin. Se indicasi la ausencia es justificada o no.16 Orden del da : se enumeran los temas motivo de la reunin,i dentificndolos con nmeros arbigos.Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, conmayscula fija, seguida de dos puntos. Por esttica, se recomienda que formencolumnas debidamente alineadas. DESARROLLO : Se escribe en mayscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, segn el orden del da, consus respectivas conclusiones.El primer tema es, generalmente, verificacin del qurumEn el tema lectura, discusin y aprobacin del acta anterior, se indica sifue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan. Convocatoria

: si se p ro gr a m a una n u e va re u n in , se e scrib e la p a la b ra CONVOCATORIA, con mayscula fija y seguida de punto. A continuacinse anotan la fecha, la hora y el lugar de la prxima reunin. Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsablesse e scribe con m a y scu la f ija . E l ca rgo se a n o ta de ba jo con m a y scu la inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, el presidentey e l s e c r e t a r i o . E l p r e s i d e n t e f i r m a a l a i z q u i e r d a y e l s e c r e t a r i o a l a derecha