AUDITORIA EMPRESARIAL

AUDITORIA DE ESTOQUES

PROF. RICARDO COSTA SIMES

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AUDITORIA DE ESTOQUES
Os estoques constituem o principal item de ativo de muitas empresas e, nestas, dedica-se geralmente um tempo considervel verificao dos estoques. Uma vez que estes constituem itens tangveis, os auditores tm de se preocupar em determinar quantidades e qualidades dos mesmos, assim como em conferir a exatido dos clculos referentes a seu valor. Os estoques so bens destinados venda ou fabricao, relacionados com os objetivos e atividades da empresa sendo importantes na apurao do lucro lquido de cada exerccio social. As principais classes de estoques compreendem: a) b) c) d) Matrias-primas - bens comprados e destinados produo; Produtos em processo bens que esto em processo de produo; Produtos acabados - bens produzidos ou comprados e destinados venda; Mercadorias bens comprados e destinados venda

As atividades envolvendo a rea de estoques oferecem ao auditor excelentes oportunidades para ele desenvolver recomendaes construtivas, visando ao aprimoramento dos controles e reduo de custos da empresa auditada. Esse fato acontece em funo da complexidade das operaes de estoque, conforme exemplificado no quadro 01.

OBJETIVO Avaliar os controles internos na rea para identificar os graus de riscos de auditoria quanto ao sistema, no que diz respeito sua localizao fsica, legislao aplicvel, corte da documentao, autenticidade e autorizao dos registros, integridade, correta classificao e adequada apresentao e divulgao nas Demonstraes Financeiras.

FINALIDADE a) Determinar sua existncia, que poder estar na companhia, em custodia com terceiros ou em transito; b) Determinar se pertencente empresa; c) Determinar se foram aplicados os princpios de contabilidade geralmente aceitos em base uniforme; d) Determinar a existncia de estoques penhorados ou dados em garantia; e e) Determinar se esto corretamente classificados nas demonstraes financeiras e se as divulgaes cabveis foram expostas por notas explicativas

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Atividades da rea de estoques

Planejamento da Produo

Compra da Matria-Prima

Recepo da Matria-Prima

Contabilizao da Matria Prima

Armazenamento da Matria Prima

Fabricao de Produtos

Contabilizao dos Custos de Fabricao

Armazenamento dos Produtos Fabricados

Expedio dos Produtos Vendidos

Contabilizao do Custo dos Produtos Vendidos

FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. RICARDO SIMES PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Os procedimentos de auditoria a serem utilizados so dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade envolvida. Seguem abaixo alguns procedimentos ilustrativos que podero ser utilizados durante a execuo dos trabalhos de auditoria. a) Exame Fsico Contagem de estoques de matrias-primas, em processo, acabados e materiais em consignao ou com terceiros. b) Confirmao Confirmao de estoques de terceiros; Confirmao de estoques com terceiros; Confirmao de estoques em consignao. c) Documentos Originais Exame documental das notas fiscais por compra e pagamentos; Exame de Contratos de compra e vendas; Exame documental das apropriaes de matrias-primas e mo-de-obra; Exame de atas e assemblia. d) Clculos Soma da contagem de estoques; Clculo das quantidades pelo preo unitrio; Calculo dos impostos; Apropriao das despesas gerais de fabricao. e) Escriturao Exame da conta de razo de produtos acabados; Exame da conta de razo de importao em transito; Exame das ordens de fabricao; Follow-Up das contagens fsicas. f) Investigao Exame detalhado da documentao de compra; Exame minucioso das ordens de fabricao em aberto; Exame do cut-off de compras e vendas g) Inqurito Variao do saldo de estoques; Inqurito sobre existncia de produtos obsoletos

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h) Registros Auxiliares Exame do registro perpetuo de estoque inventario Exame das ordens de produo/fabricao. i) Correlao Relacionamento das Vendas com a baixa dos estoques; Relacionamento das compras com os fornecedores. j) Observao Classificao adequada das contas; Observao dos princpios de contabilidade e mtodos de estoque utilizado pela empresa; Observao do registro correto de estoques obsoletos.

VERIFICAO DA EXISTNCIA FSICA a) Leia as instrues da empresa para o levantamento do inventrio e observe principalmente os seguintes detalhes: Planejamento; Controle de etiquetas; Corte das operaes; Movimentaes externas e internas de produtos; Identificao dos produtos. b) Obtenha o valor aproximado do estoque em cada local da empresa e determine os locais que sero visitados pelos auditores. Comunique por escrito previamente os detalhes das contagens aos outros escritrios, da empresa de auditoria, participantes tambm do inventrio. c) Visite os locais, onde esto estocadas as matrias-primas e produtos, antes do dia das contagens, observe se os estoques arrumados adequadamente e atente para reas problemticas ou difceis, para onde devero ser designados auditores mais experientes. d) Determine os auditores externos necessrios para as contagens, faa uma reunio com eles, a fim de orient-los sobre a natureza do inventrio e caractersticas das operaes da empresa e estabelea as reas que cada um dever atuar; e) Durante as contagens o auditor deve efetuar os seguintes procedimentos: Verificar se os participantes esto seguindo as informaes do inventrio fsico; Efetuar testes de contagens, confrontando de imediato com as anotadas pelos participantes e dirimir quaisquer porventura existentes; Preparar papel de trabalho de testes de contagens de itens de maior valor monetrio para posterior comparao com as relaes finais de inventrio;

FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. RICARDO SIMES Observar e perguntar quanto s matrias-primas e produtos obsoletos estragados ou de movimento lento (normalmente no movimentados nos ltimos12 meses). Caso haja, prepare papis de trabalho dando detalhes; Observar se foram adotados procedimentos adequados para os produtos faturados e no entregues e para as matrias-primas recebidas durante o inventrio fsico; Preparar papel de trabalho do cutoff (corte das operaes) dos documentos de entrada e sada; Elaborar cutoff das etiquetas de contagens (emitidas, utilizadas, canceladas e em branco). f) Nos casos de estoques em poder de terceiros (em armazns gerais, para beneficiamento, em consignao ou demonstrao, etc.), pea confirmao ao custodiante cobrindo os seguintes pontos: Que o estoque de propriedade da empresa auditada; Que o estoque se encontra em boas condies; Que o estoque est livre de quaisquer nus. Na hiptese de os estoques em poder de terceiros serem de valor relevante, alm da obteno de confirmao por escrito, o auditor deve inspecion-los fisicamente.

Modelo de carta de confirmao de estoques em poder de terceiros (Em papel timbrado da empresa auditada)

Salvador, 25 de janeiro de 2009

Prezados senhores: Para fins de simples conferncia, por favor confirmar diretamente com nossos auditores (colocar nome e endereo dos auditores externos ou independentes) se os estoques, abaixo discriminados, encontram-se em seu poder, so de nossa propriedade, esto em boas condies e livres de quaisquer nus em 31 de dezembro de 2008. Adicionalmente, caso haja alguma divergncia com os registros de V.Sas., solicitamos indicar na coluna de OBSERVAES a natureza dessa divergncia. Antecipadamente gratos, subscrevemo-nos, Atenciosamente, ______________________ Assinatura, e carimbo ....................................................................

FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. RICARDO SIMES Confirmamos que os saldos abaixo discriminados encontram-se em nosso poder, so de sua propriedade, esto em boas condies e livres de quaisquer nus em 31 de dezembro de 2008 QUANTIDADE DESCRIO OBSERVAES

_____ ___ de ______________ de ______ _________________________ Assinatura, e carimbo g) Averige se os estoques de propriedade de terceiros, armazenados nas dependncias da empresa, foram contados, confrontados com os controles extra-contbeis e excludos das listagens finais de inventrio. Caso o valor envolvido seja relevante, pea confirmao. A contagem fsica o meio pelo qual o auditor se satisfaz quanto existncia efetiva dos estoques, sendo necessria para assegurar que o registro contbil reflita com propriedade a existncia fsica. MODELO DE ETIQUETA
N 003816 Material: Cdigo: Local --------------------------------------------------------------------------------------------------N 003816 3 Contagem Material: Cdigo: Local Quantidade contada _____________unidade___________________ Visto do Inventariante _____________________________________ Visto do Supervisor:_______________________________________ --------------------------------------------------------------------------------------------------N 003816 2 Contagem Material: Cdigo: Local Quantidade contada _____________unidade___________________ Visto do Inventariante _____________________________________ Visto do Supervisor:_______________________________________ --------------------------------------------------------------------------------------------------N 003816 1 Contagem Material: Cdigo: Local Quantidade contada _____________unidade___________________ Visto do Inventariante _____________________________________ Visto do Supervisor:_______________________________________

FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. RICARDO SIMES CUIDADOS NO ACOMPANHAMENTO AOS INVENTRIOS Ao executar trabalhos sobre inventrios fsicos o auditor dever observar: A ocorrncia de erros de somas na coluna final da lista de inventrios; A ocorrncia de erros de clculos na multiplicao de quantidades pelo preo unitrio; Majorao do preo unitrio para compensar diminuio nas quantidades ou diminuio no preo unitrio para compensar aumento nas existncias; Se no est sendo contada e registrada a quantidade errada (a maior da contagem ou a menor da contagem); Se em grandes pallets no se est contando em base de testes caixas que se encontram visvel externamente, mas internamente encontram-se vazias;

RESPONSABILIDADES PELAS ETIQUETAS Logo no incio de seu trabalho de observao, cabe ao auditor estabelecer responsabilidades pelas etiquetas pr-numeradas de estoque, registrando o nmero de etiquetas usadas, das emitidas e no usadas e da no emitidas. Assim fazendo, o auditor conta com um elemento que o ajuda a evitar apresentao do estoque a maior, pelo preenchimento de etiquetas, no usadas, aps o inventrio fsico. Alm de registrar os nmeros das etiquetas, o auditor deve pesquisar no local do levantamento, a fim de se certificar de que no s foram etiquetados todos os tens como todas as etiquetas emitidas foram distribudas, no restando nenhuma que possa ser usada para fins escusos, Durante a observao do levantamento, o auditor deve registrar informaes relativas a recebimentos e embarques ocorridos imediatamente antes da data do mesmo, pois, assim se consegue coordenao do registro de compras, vendas e estoque em mos. Posteriormente, podem-se confrontar esses dados com as ltimas vendas e compras registradas no perodo.

MOVIMENTO Estreitamente relacionado com a coleta de dados est o procedimento que visa assegurar ao auditor dados sobre o movimento de mercadorias durante a contagem de estoques. Qualquer descontrole nesse movimento de mercadorias para a rea em que se efetua o levantamento, dentro dela ou para fora, pode levar a contagens errneas. Durante todo o perodo de observao, o auditor precisa estar atento para os movimentos de estoque e se assegurar que os mesmo so devidamente registrados.

FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. RICARDO SIMES CONTAGEM DE TESTE Enquanto observa a realizao do levantamento fsico, o auditor deve fazer vrias contagens de teste para verificar a exatido do trabalho dos empregados do cliente. Nos papis de trabalho devem constar vrias contagens de teste, para posterior comparao com os resumos do levantamento. Cabe ao auditor aplicar seus critrios de julgamento para decidir sobre a necessidade de abrir caixas, pacotes, etc. a fim de ter certeza de que as quantidades declaradas so as realmente existentes. Em geral, o auditor concentra os testes nas categorias de mais alto valor monetrio. Ele pode usar um programa de computador para identificar essas categorias ou outras que preencham determinadas especificaes. Um programa de computador pode ser feito de modo que identifique os itens de pouca movimentao, os que tenham um saldo maior em relao ao perodo anterior, ou talvez aqueles cujos saldos excedam quantidade normal de pedido, em determinada percentagem. Nesses pontos, o auditor, ento, pode empregar sem tempo para obter a certeza que julga necessrio. Para a obteno de melhores resultados, recomendvel ao auditor dispor de conhecimentos prvios dos itens componentes do inventario, critrios de avaliao dos estoques, sistema de armazenamento, locais de estocagem, existncia de materiais em poder de terceiros ou de terceiros em poder da empresa.

OUTROS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Proceda da seguinte forma para os estoques obsoletos e de lento movimento: Investigue se os procedimentos da empresa para distinguir esses bens dos estoques normais so satisfatrios; Veja se foram anotados bens dessa natureza nos papis de trabalho do inventrio fsico; Examine os registros perptuos de estoques para matrias-primas e produtos sem movimento nos ltimos 12 meses; Verifique se os estoques obsoletos e de lento movimento foram adequadamente avaliados no balano patrimonial.

CONTROLES INTERNOS PERTINENTES

Segregao de funes, entre guarda fsica dos estoques e a de contabilizao; Autorizao de compra por pessoa de nvel; Utilizao de requisio de materiais para produo; Registros permanentes de estoque; Determinao do ponto de reposio dos estoques; Conciliao peridica entre o registro permanente e o razo;

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Contagens rotativas dos estoques; Sistema de custos integrado com a contabilidade; Segregao de funes entre o setor de compras e o de recebimento; Contagem fsica quando da recepo e emisso de documento fiscal.

POSIO DOS ESTOQUES O auditor dever atentar para a localizao dos estoques que podero estar: Na companhia; Em custdia com terceiros; Em trnsito; Na Companhia, entretanto dados em garantia. INFORMAES GERENCIAIS A SEREM OBSERVADAS

Normas, instrues e manuais; Documentos de auditorias anteriores; Relatrios.

INFORMAES ESPECFICAS A SEREM OBSERVADAS

Lay-out e localizao dos almoxarifados e depsitos; Quantidade de itens controlados pelos almoxarifados; Volume mdio mensal de entradas e sadas; Tipos de entrada de material: Compras; Transferncias entre almoxarifados; Emprstimos; Devoluo de sobras; Devoluo de material retirado; Material manufaturado em oficinas da empresa; Material manufaturado em oficinas de terceiros. Tipos de sadas de material: Requisies; Transferncias entre almoxarifados; Venda de sucatas e outros materiais; Recuperao de equipamentos

FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR AUDITORIA EMPRESARIAL PROF. RICARDO SIMES CUIDADOS DO AUDITOR PARA IDENTIFICAR FRAUDES Em seu trabalho o auditor dever atentar para as seguintes operaes que podero indicar indcios de fraudes: Substituio das unidades dos estoques (kg por gr, grosa por dzias; dzias por par, caixa por pea, por exemplo); Alterao no critrio de avaliao: por exemplo, receber pea por 100, entrar por 10 e dar sada por 100; Obteno de materiais por emprstimos ou em demonstrao apenas para serem computados na ocasio em que o auditor estiver realizando levantamentos; Extrao falsa de requisio. Por conta da auditoria o almoxarife pode emitir requisies, falsificando assinaturas, para suprir a falta de estoques; Extravio de fichas de controle. Retirada pelo almoxarife de ficha de controle de estoques, evitando a fiscalizao do referido item; Omisso de entradas nas devolues. Almoxarife omite entrada de peas devolvidas para se apossar desses itens e vender ou dar outro destino; Diminuio do valor da contagem; Diminuindo o valor da contagem, a companhia poder estar tentando diminuir a sua apurao de resultado e com isto apurar menos imposto de renda ou pode simplesmente estar tentando ocultar entradas de mercadorias que se processaram clandestinamente, sem documentao hbil dentro da companhia podendo desta forma induzir o auditora a acreditar que existem caixa 2 na empresa. Aumento do valor da contagem. Aumentando o valor do estoque atravs do inventrio fsico, a companhia poder estar tentando aumentar a sua apurao de lucro (ou eliminar ou reduzir prejuzos). Poder estar tentando ocultar sadas de mercadorias que se processaram sem a respectiva emisso dos documentos fiscais, evitando, dessa forma, o pagamento de impostos. DOCUMENTAO FORNECIDA PELA EMPRESA 1. Relatrios de contagens fsicas; 2. Declarao assinada pela empresa de que nesses relatrios, relativos contagem: No existem estoques fictcios; Que no foram omitidos estoques na contagem; Que no foram includos estoques com preos adulterados; Que todas as compras e/ou produes foram registradas; Esto informados os estoques dados em garantia ou penhor.

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DEMONSTRAO DO SISTEMA DE CONTROLES

FASES/ SUBSISTEMAS ENTRADAS ESTOCAGEM SADA CONTROLE REGISTRO CONTBIL

1 - RECEPO DO MATERIAL

1 - IDENTIFICAO DO MATERIAL

1 - ACEITAO DA REQUISIO

1 - ADMINISTRAO DO ESTOQUE

1 - CLASSIFICAO

2 -CONFERNCIA MATERIAL; 3 - CONTROLE DA QUANTIDADE ESTOQUE 4 - ACEITAO DO MATERIAL 5 - ACEITAO DOCUMENTAO 6 - REGISTRO DA ENTRADA

2 - ALOCAO MATERIAL 3 - SISTEMA VIGILNCIA 4 - CONTROLE DE ACESSO 5 - SISTEMA DE PREVENO DE RISCOS 6 - POLTICA DE SEGUROS

2-IDENTIFICAO MATERIAL 3 - ENTREGA MATERIRAL 4 - TRANSPORTE MATERIAL

2 - SITUAO FSICA DE ESTOCAGEM 3 - CUSTEIO DOS ESTOQUES 4 - COMERCIALIZAO DOS MATERIAIS

2 - APROPRIAO

3 - CONCILIAES

5 - REGISTRO SADA

5 - INVENTRIOS