Caso de Estudio

El caso que a continuacin se presenta desarrolla los pasos bsicos para solucionar un problema de automatizacin en la empresa Chokola`k que se dedica a la elaboracin y comercializacin de tabletas de chocolate. Competencias a desarrollar en el alumno: 1. Identifica un problema aplicando los mtodos de anlisis de sistemas estudiados. 2. Utiliza herramientas para detectar estas posibilidades de mejora o situaciones de problemas. 3. Planifica la investigacin a realizar de acuerdo a la informacin que necesita para resolver un problema. 4. Utiliza su experiencia y criterio para analizar las causas de un problema.

Objetivos que se persiguen al presentar el caso: 1. Ejemplificar la aplicacin de la metodologa para resolver un problema de automatizacin de oficinas en su fase inicial. 2. De acuerdo a los conocimientos adquiridos en el curso detectar oportunidades de mejora en la aplicacin de la metodologa para resolver el problema. Informacin de la empresa La empresa tiene como objetivo la fabricacin y comercializacin de tabletas de chocolate puro, formados a partir de una masa de cacao triturado, azcar y canela, proporcionado en tamaos prcticos para ser preparado como bebida. Es un producto saludable sin componentes qumicos, o grasas adicionales, 100% natural. Sus componentes brindan propiedades saludables, entre ellas:

Sensacin de bienestar al organismo, por contener componentes con propiedades euforizantes y estimulantes. Fuente de energa saludable, por ser un alimento rico en grasa vegetal, hidratos de carbono y protenas, que proporcionan nutrientes al organismo. Fuente de minerales y vitaminas, como el potasio, fsforo y magnesio. Antioxidantes que previenen la degeneracin de las clulas del organismo.

La planta de produccin est ubicada en el municipio de Mixco, a la altura del Km. 16; cuenta con distribucin apropiada para los principales procesos de produccin: tostado, cribado, molienda, moldeo, secado, y empaque; adems con oficinas para el personal administrativo. Para el proceso de produccin se requieren 5 personas, y para la labor de ventas de 2 vendedores que a su vez distribuyen el producto. Se utiliza un sistema de inventarios

PEPS, estimando 5% de inventario de producto terminado por imprevistos en cuanto a pedidos extraordinarios, o carencia de materia prima. a. Mercado y clientes meta

Mercado El mercado inicial es toda persona mayor de 5 aos, que tenga la disponibilidad econmica de adquirir el producto, o medios alternos en caso de menores de edad, y que adems tenga una preferencia hacia el chocolate. La mayora de personas consumen chocolate en bebida como un producto ocasional, no como un producto de consumo frecuente. Es por ello que se debe de aumentar en el mercado meta el consumo del mismo. La empresa se enfocar inicialmente en un sector central de la Repblica de Guatemala. A personas adultas de ambos sexos pertenecientes al rea urbana. Especialmente a las familias, por ser un producto tradicional guatemalteco. Debido a que se tiene un producto de consumo alimenticio, se puede enfocar a toda la poblacin, no importando profesin o cultura, especialmente se dirige a padres de familia que gusten servir a sus hijos un producto alimenticio de contenido energtico, buen sabor y tradicional de acuerdo a la cultura guatemalteca. Clientes Meta Los clientes meta pertenecen a los departamentos de Guatemala y Sacatepquez inicialmente, que suman una poblacin de 3,227,664 habitantes segn la proyeccin para el 2007 realizada por el INE. De estos habitantes se limita a los comprendidos entre 5 y 39 aos que son quienes tienen una mayor preferencia hacia el producto.

b.

Tendencias y contexto

El contexto se enfoca en el departamento de Guatemala y Sacatepquez donde el clima es regularmente templado a excepcin de la poca de verano. Por ser un producto que forma parte de la tradicin guatemalteca no le es indiferente a las personas y quin no goza una taza de chocolate.

c.

Visin

Ser el mayor productor de tabletas de chocolate puro para bebida en Guatemala, siendo reconocido a nivel nacional e internacional por proveer un producto puro, saludable y de excelente sabor. d. Misin

Satisfacer el mercado guatemalteco y llegar a nuevos consumidores en el extranjero ofreciendo tabletas de chocolate puro para beber, saludables, de gran sabor y pureza por sus ingredientes provenientes de cultivos sustentables. Manteniendo procesos eficientes a travs de la mejora continua y el compromiso de los colaboradores e. Objetivos

Objetivo General Formar una empresa industrial dedicada a la produccin y comercializacin de tabletas de chocolate puro para los departamentos de Guatemala y Sacatepquez. Y a su vez que sea rentable tanto mercadolgica, tcnica, productiva, organizacional, econmica y financieramente.

Objetivos Especficos

Producir y vender en promedio ms de 20,000 unidades mensuales. Crecimiento del nivel de produccin y ventas de 7% en volumen por cada ao.

Descripcin de la problemtica
Entrevista con el Gerente General de Chokolak, Sr. Sergio Gmez Tenemos problemas porque la bodega est llena de producto que nos han devuelto. El primer mes se hizo una donacin a un orfanato creyendo que las ventas haban bajado por la poca de verano y las personas no consumen mucho chocolate. Pero ltimamente sucede todos los meses. Y se debe tomar alguna medida para poder solucionar este problema. Durante la reunin se identificaron dos necesidades que se deben solventar para poder solucionar el problema: distribuir el producto que se tiene en bodega y ampliar la cartera de clientes. Los procedimientos del departamento de produccin y del departamento de ventas son buenos. Creo conveniente, sin embargo, revisarlos para analizar si se pueden introducir algunas mejoras que ayuden a optimizar estos procesos. Este es el tercer mes que sucede lo mismo, es evidente que nuestra liquidez cada mes es menor. De igual forma me preocupa el ciclo de vida del producto ya que aunque sea aproximadamente de un ao no sabemos las condiciones a las que est expuesto en las bodegas de nuestros clientes, esto podra agilizar su fecha de caducidad. Entrevista con el supervisor de ventas de Chokolak, Sr. Humberto Meja El departamento de ventas est integrado por dos vendedores, uno asignado a la Ciudad Capital y el otro al departamento de Sacatepquez, adems de la venta son encargados de la distribucin del producto, esto hace que el tiempo que utilizan para entregar les impida hacer la promocin necesaria y contactar nuevos clientes.

Al haber descuidado la promocin no nos habamos percatado de la necesidad de una impulsadora para que mantenga la gndola con producto y brinde degustaciones a los consumidores para que conozcan el producto. El vendedor encargado de la ciudad capital atiende slo a una cadena de supermercados, quienes hacen el pedido y l lo entrega: a fin de mes cuando llega a cobrarles, se encuentra con que el producto no se vendi y proceden a devolverlo porque es manejado a consignacin. El vendedor encargado del departamento de Sacatepquez no reside en la ciudad capital, para m es muy difcil, porque hace el pedido por telfono y slo viene a recogerlo para su distribucin en los supermercados. Cuando planifico una reunin trato de hacerla a fin de mes para aprovechar que los vendedores vienen a cobrar o entregar el producto que han devuelto. Entrevista con el Jefe de Produccin de Chokolak, Sr. Miguel ngel Lpez Yo tengo a mi cargo a 6 operarios a quienes se les paga de acuerdo al nmero de tabletas que producen al da, por ello deben producir el mayor nmero de tabletas para poder hacer el clculo de planilla. Me preocupa que cuando terminamos las tabletas que manejamos como meta diaria, al llevarlas a la bodega se reduce el espacio porque est llena de producto que han devuelto. Creo que aunque sea un producto natural con un ciclo de vida ms largo que otros, las tabletas de chocolate se vencen y se pierde el producto. Otro factor que me llama la atencin es que no he recibido la orden de parar la produccin, aunque la bodega est llena de producto. Resumen de hallazgos en la entrevista inicial: 1. Inventario de producto terminado elevado ya que ha sido devuelto por el nico proveedor, ha provocado un ndice bajo de rotacin del producto. 2. Proceso de venta inadecuado. 3. Estrategias de mercadeo deficientes. 4. Baja en inventario de producto final debido a fecha de caducidad. 5. Planes de produccin rgidos. Identificacin y definicin del problema 1) Cul es el problema? Se est acumulando en bodega el producto terminado, porque hay continuas devoluciones en los ltimos meses. 2) Cules son las causas del problema? El producto se entrega a consignacin en la cadena de supermercados que es el nico cliente que se tiene, al no venderlo devuelven el producto que est en stock y poco a poco se ha acumulado en bodega.

3)

Cules son las posibles soluciones? Contratar impulsadoras, dar degustaciones, buscar nuevos clientes, diversificar el producto, redisear el producto, tener una cadena de distribucin, diferenciacin del producto, venderlo como producto complementario, contratar vendedores free lance. Cul es la mejor solucin? Contratar impulsadoras y dar degustaciones para dar a conocer el producto a los consumidores en los supermercados y lograr la venta. Pasos a seguir Descripcin Sntomas:

4)

Explica qu es el problema

Devuelven el producto. Se acumula el inventario. Se ha tenido que desechar producto. Falta de liquidez. Cartera de clientes escasa desde su creacin.

Posibles causas:

Baja rotacin del producto. Poltica de consignacin del producto. Falta de innovacin del producto. Planes alternativos de trabajo.

Explica por qu es un problema dando una razn de su importancia

Este problema es importante solucionarlo porque la baja rotacin del producto y las polticas de consignacin que se manejan han provocado que cada vez las devoluciones sean ms debido a la falta de planes alternativos de trabajo e innovacin del producto.

Explica qu han hecho otros al respecto de este La competencia ha llegado hasta el consumidor ms lejano porque lo problema venden en las pequeas tiendas y

abarroteras. En los supermercados cuentan con impulsadoras del producto y constantemente realizan diferentes ofertas. Cmo podran atacarlo (inicialmente) Colocar impulsadoras que den degustaciones y que coloquen el producto para que la gndola permanezca llena. Hacer innovaciones, mejorar el empaque, ofrecer diferentes ofertas y promociones. Solucionar el problema es de vital importancia ya que la baja rotacin de producto, las polticas de consignacin, la falta de diversificacin de los planes de trabajo y la falta de innovacin del producto harn que la empresa no tenga liquidez llevndola a tomar decisiones radicales, como bajar la produccin, reducir el personal hasta levarla a la quiebra.

Determina la importancia del problema. Justifica por qu es necesario atacarlo

Consecuencias de la resolucin del problema. Describir qu se gana al resolverlo

Solucionar el problema de la baja rotacin trae como consecuencia el aumento de la liquidez. Las polticas de consignacin no se deben manejar con todos los clientes as se asegurarn las ventas. Al diversificar los planes de trabajo se tomarn mejores decisiones. Al innovar el producto ser ms llamativo para que el consumidor lo compre.

Consecuencias de la NO accin, es decir, de no Al no resolver el problema el producto en inventario caducar, la resolver el problema produccin tendr que bajar, se tendr que reducir el personal, lo que llevar a la empresa a la quiebra. Determinar de antemano las dificultades que pueden presentarse y cmo sugieres que se resuelvan. Dificultades:

Aumentan costos de personal, publicidad y administrativos. Poca aceptacin de

producto por el consumidor. Solicitud de crdito. Planes alternativos poco aplicables.

Soluciones:

Aumentar los costos gradualmente. Investigar la razn de la poca aceptacin. Brindar crditos no mayores de quince das. Analizar en comparacin con la competencia antes de aplicar planes alternativos de trabajo.

Tabla situacional
EN DONDE ESTAMOS? A DNDE QUEREMOS LLEGAR? QU PODEMOS HACER? Opciones existentes Llegar a los consumidores de chocolate en bebida en los departamentos del occidente del pas. Producir y vender en promedio ms de 20,000 unidades mensuales durante el primer ao. Opcin 1 Contactar una distribuidora que tenga una bodega en el occidente del pas. Ventaja La distribuidora ya tiene clientes establecidos. Desventaja Dar a conocer el producto para que se consuma. Oportunidad CMO PODEMOS LLEGAR AH? Establecer prioridades Definir qu departamentos del occidente cuentan con mayor nmero de tiendas. Investigar si hay un producto similar en este segmento de mercado. Evaluar el costo de distribucin si se le vende a distribuidoras ya establecidas. Definir cules sern las

DEFINIR EL PERFIL DE LA EMPRESA Visin Ser el mayor productor de tabletas de chocolate puro para bebida en Guatemala, siendo reconocido a nivel nacional e internacional por proveer un producto puro, saludable y de excelente sabor. Misin Satisfacer el mercado guatemalteco y llegar a nuevos consumidores en el extranjero ofreciendo tabletas de chocolate puro para beber, saludables, de gran sabor y pureza por sus ingredientes provenientes de

cultivos sustentables; Manteniendo procesos eficientes a travs de la mejora continua y el compromiso de los colaboradores.

Objetivo General
Formar una empresa industrial dedicada a la produccin y comercializacin de tabletas de chocolate puro para los departamentos de Guatemala y Sacatepquez. Y a su vez que sea rentable tanto mercadolgica, tcnica, productiva, organizacional, econmica y financieramente.

Llegar al mercado de restaurantes de comida rpida vendiendo el chocolate instantneo. Es importante alcanzar los objetivos anteriormente mencionados para aumentar la cartera de clientes y por consiguiente elevar las ventas.

Captar el consumidor por el clima que hay en occidente. Amenaza Otros competidores.

estrategias para dar a conocer el producto en este segmento de mercado potencial.

Establecer y asignar recursos necesarios Investigacin de Riesgo mercado Elevar el precio Personal, boletas de porque hay varios intermediarios antes de investigacin, clculo de precio de venta, llegar al consumidor. estrategias de mercadeo. Opcin 2 Distribuir en las pequeas tiendas que hay en las comunidades. Ventaja Llegar ms rpido al consumidor final. Desventaja Elevar el costo de distribucin. Oportunidad Dar a conocer ms rpido el producto. Amenaza El movimiento del producto no es el esperado. Riesgo Dificultad para degustar el producto. Establecer mecanismos de control y seguimiento Coloca impulsadoras. Establecer supervisores de regin. Realizar un estudio para definir si se incrementaron los clientes y por lo tanto las ventas. Definir si la produccin cubre la demanda requerida. Presentar resultados de los diferente

Organizacin y estructura de la Debe hacerlo el empresa gerente general creando un plan Gerente General de negocios que Contador permita Asistente administrativa. incrementar el Jefe de Operaciones nmero de Gente de Ventas clientes. Vendedores Operarios Recursos disponibles Materia prima. Procedimiento de trabajo Equipo de trabajo, mquinas y humano. Producto Final Sistema de supervisin Restricciones existentes El producto final se est acumulando en la bodega.

Fortalezas Se ofrece un producto de calidad. Es un producto que no vence rpido.

Opcin 3 Elaborar cambios en la tableta de chocolate, dividirla en cuadros para definir la cantidad

Debilidades de la empresa Contar solo con un cliente. No se sabe qu hacer con el producto que se queda en los estantes. Definir el Entorno de la Empresa: Competencia Se basa en los principales supermercados del pas, la competencia directa en este ramo, se puede definir como empresas que se dedique a la fabricacin de chocolates en tableta para preparar en bebida, stos sin contener aditivos o ingredientes adicionales como vainilla o leche. Tecnologa Disponible Maquinaria y Equipo de Produccin: Horno de Banda Transportadora Modelo DRHB Molino para Nixtamal marca VALDOR USA Bscula de Plataforma Tecnipesa Pesa Modelo SW KingShip Estanteras para secado Mesa de trabajo Utensilios: Equipo de Seguridad Vehculos Equipo de Computacin Mobiliario de Oficina Restricciones Se cuenta con un solo cliente y se pretende manejar un crecimiento porcentual cada ao. Amenazas: La competencia. La produccin no cubre la demanda.

a utilizar por taza y cambiar el empaque. Ventaja Fcil de elaborar. Ms atractivo. Desventaja Dar a conocer el producto. Oportunidad Captar ms clientes. Lograr aceptacin del producto. Amenaza La competencia. Riesgo Poca aceptacin.

Oportunidades: Expandir el mercado. Vender el producto no importando si es verano ya que es una zona fra.

FODA Inicial

Anlisis Causa - Efecto

Plan de investigacin QUE INFORMACION ESTOY BUSCANDO? Razn por la que devolvieron el producto. EN DONDE ENCUENTRO ESTA INFORMACION? Gerente General Gerente de Wall Mart Consumidores COMO LA CUANDO DISPONGA DE ENCUENTRO? ELLA, QU DEBO HACER CON ELLA? Entrevista Gerentes Observacin supermercado Encuesta consumidor Entrevista al supervisor. Encuesta a los consumidores. Entrevista al supervisor. Observacin en los supermercados. Establecer las razones por las que estn devolviendo el producto y su nivel de impacto en el problema. Sugerir estrategias de solucin. Determinar posibles innovaciones al producto para una mayor demanda. Detectar qu estrategias son las efectivas.

Innovaciones al producto.

Supervisor de Ventas Consumidores

Las estrategias que utilizan para lograr la venta de nuestro producto y de la competencia en los supermercados.

Supervisor de ventas Supermercados

Potenciales distribuidores.

Gua telefnica Internet

Investigacin

Elaborar un listado de potenciales distribuidores.

Las empresas Representantes de complementarias con empresas de productos las que se podra afines. llegar a un acuerdo de venta.

Analizar la venta del producto Entrevista sesin de trabajo. con otras empresas complementarias.

Principales Hallazgos

QUE INFORMACION ESTOY BUSCANDO? Razn por la que devolvieron el producto.

Principales hallazgos 1. nico cliente cadena de supermercados. 2. Venta a consignacin. 3. Baja rotacin del producto. 4. Devolucin del producto. 5. La liquidez est bajando. 6. Acumulacin de inventario. 1. Las personas gustan del chocolate en tableta. 2. Buena calidad. 3. Empaque poco llamativo. 4. Cambiar forma a la tableta. 5. Falta de promocin. 6. Utilizar menos azcar. 1. Faltan impulsadoras. 2. La gndola donde va colocado el producto a veces est vaca. 3. Ventas a dos por uno. 4. Bajar el precio. 5. Consumidor no conoce el producto 6. El producto no se promociona. 7. Falta de seguimiento despus de la venta. 8. Falta de degustaciones. 9. El producto est colocado hasta abajo en la gndola. 10. El consumidor busca las ofertas y promociones.

Innovaciones al producto.

Las estrategias que utilizan para lograr la venta de nuestro producto y de la competencia en los supermercados.

Potenciales distribuidores.

1. Varias empresas estn interesadas en distribuir chocolate.

2. Oportunidad de exportacin. Las empresas complementarias con las que se podra llegar a un acuerdo de venta. 1. Las panaderas, pasteleras y cafeteras estn interesadas en vender el producto. 2. Ofrecer dentro de un paquete de eventos para primera comunin

Nuevo FODA

Nuevo Causa - Efecto

Modelo IPO

DESCRIPCIN DEL MODELO IPO INPUT: PROCESS:: OUTPUT: Los insumos necesarios para elaborar la tableta de chocolate, cacao, canela y azcar. Los elementos del sistema elaboran el producto, lo procesan y lo transforman en el producto esperado. Tabletas de chocolate de la mejor calidad.

ELEMENTOS Materia Prima: Para la elaboracin del chocolate se necesita cacao, canela y azcar. Procedimiento: Equipo: Recurso Humano: Procedimientos existentes, implcito y por escrito que reglamentan la elaboracin de las tabletas de chocolate logrando transformar el insumo en el producto deseado.. Hornos, tostadores, Los operadores, jefe de produccin, Gerente General y todas aquellas personas que actan y realizan la transformacin del insumo en el producto final.

Sistemas de Informacin
Sistema de informacin para administracin Este sistema apoya en las actividades de rutina como producir reportes estandarizados para controlar la rotacin que ha tenido el producto en los supermercados, la acumulacin del inventario en bodega, el aumento en la cartera de clientes, informar sobre los clientes que tienen crditos de quince das, brindando la informacin para la planeacin, control y toma de decisiones en los procesos de produccin y ventas. Las funcionalidades del sistema son:

Control de inventario. Seguimiento de ventas a supermercados. Control de clientes. Sistema de Automatizacin de Oficinas

Este sistema apoya las actividades rutinarias en las oficinas de la empresa. Dan soporte a los trabajadores para manejar la informacin. Las funcionalidades del sistema son: 1. 2. 3. 4. Manipulacin de datos. Administracin de documentos. Comunicaciones. Almacenamiento.

Estrategias de solucin 1. Hacer innovaciones al producto a. Cambiar empaque. b. Elaborar la tableta cuadrada y marcar cuantos cuadros se usan para una taza. 2. Introducirse en nuevos mercados a. Vender a pequeas tiendas. b. Vender en mercados. c. Distribuidores. 3. Formar al personal de servicio tcnico como vendedores a. Estrategias de ventas.

b. Reuniones semanales. 4. Integrar a los clientes con las reas de diseo y produccin del producto. a. Elaborar encuestas a los consumidores finales para conocer su opinin en cuanto a la calidad del producto, empaque y otros b. Colocar en el empaque dibujos o fotografas hechas por los clientes. 5. Establecer acuerdos con los clientes ms importantes para ser su nico proveedor o proveedor principal. 6. Promocionar activamente los productos de la empresa a. Dar degustaciones. b. Contratar a una impulsadora que coloque el producto en la gndola. c. Hacer diferentes promociones. 7. Reestructurar el recurso humano a. Contratar vendedores tipo free-lance. b. Contratar un piloto para la distribucin.