Como avaliar os nmeros do balancete contbil de sua empresa Grande parte das empresas de mdio e pequeno porte, acabam

optando por realizar a leitura dos nmeros contbeis da instituio somente no encerramento de cada exerccio fiscal. Isto porque em alguns casos, a empresa no dispe de um especialista no assunto para que esta anlise seja feita com a frequncia mais coerente para obteno de bons resultados, que corresponderia uma anlise mensal dos balancetes contbeis. importante destacar que no desejamos e nem seria possvel, criar um formato padro, semelhante a uma receita de bolo, e transcrev-lo aqui como um manual para realizar a anlise de um balancete contbil. A finalidade de escrevermos este artigo, transmitir aos leitores de nosso blog, conhecimentos prticos que possam ajud-los no momento da leitura dos balancetes fornecidos mensalmente pelo setor de contabilidade. O balancete dividido basicamente em trs grupos : Ativo, Passivo e Resultado. Vamos falar um pouquinho de algumas contas que compem cada um destes grupos e o que importante avaliar nos saldos apresentados em cada uma delas. ATIVO O Ativo demonstra os bens e direitos que a empresa possui. Caixa : deve representar exatamente a disponibilidade em dinheiro que a empresa mantm em seu estabelecimento. comum as empresas manterem um caixa pequeno ou fundo fixo para pagamento de despesas menores como conduo, lanches etc; Bancos Conta Movimento e Fundos de Investimento: devem corresponder obrigatoriamente aos saldos informados pelos extratos enviados pelas instituies bancrias; Contas a receber : representam os valores que ainda sero recebidos pela empresa e importante confrontar as informaes contidas no balancete, com as que esto registradas nos controles financeiros da empresa, a fim de corrigir eventuais divergncias. Pode ocorrer por exemplo, de voc abonar seu cliente em relao a algum valor que estava pendente de recebimento. No entanto, se a contabilidade no for informada sobre tal operao, o saldo permanecer como a receber, distorcendo a realidade correta dos nmeros; Adiantamentos para futura prestao de contas: representam os adiantamentos realizados para despesas de viagens, fornecedores, empregados etc. muito importante acompanhar os saldos destas contas, e se certificar mensalmente, de que em algum momento estes saldos devem ser zerados, mediante a emisso da NF pelo fornecedor, ou pela prestao de contas do adiantamento fornecido para despesas de viagem, ou pelo desconto em folha do salrio antecipado aos funcionrios etc. Impostos a Recuperar: contemplam os saldos de tributos que podero ser deduzidos ou compensados em

perodos seguintes. Certifique-se de que estes saldos estejam devidamente demonstrados nos livros de apurao (no caso de ISS, ICMS e IPI a recuperar), e na DCTF e DIPJ (no caso de PIS, COFINS, IRPJ e CSLL). Estoques: devem corresponder ao saldo contbil do inventrio mensal de mercadorias/matria-prima levantados pela empresa; Despesas Antecipadas: representam os valores pagos, por despesas que sero apropriadas conforme a sua utilizao (seguros, assinaturas, VT etc.). Estes valores so contabilizados no ativo, pois embora haja o desembolso imediato, a despesa vai se realizando ao longo dos meses, como no caso dos seguros, por exemplo, onde geralmente as aplices tm vigncia de 12 meses. No seria correto classificar este pagamento diretamente como despesa, pois estaramos distorcendo o resultado da empresa. Ativo Realizvel a Longo Prazo: registra os valores que podero ser recebidos ou revertidos a longo prazo(perodo superior a um ano), como por exemplo depsitos judiciais de impostos que estejam em anlise pelos rgos competentes, mediante solicitao do contribuinte; Ativo Permanente Investimentos: representa os investimentos realizados pela empresa, como por exemplo as participaes societrias em outras empresas. Vale destacar que anualmente ou mensalmente, conforme critrio determinado pela entidade, este valor deve ser atualizado, mediante registro do ganho ou perda no investimento realizado; Ativo Permanente Imobilizado: representa todos os bens que a empresa possui. importante destacar que este um dos itens que pode gerar diferena entre o que est registrado contabilmente e o que a empresa de fato possui. Isto porque muito comum que as empresas se desfaam de determinados bens sem prestar tal informao ao setor de contabilidade. O ideal realizar um confronto entre o que est registrado no balancete e o levantamento fsico dos bens para avaliar e corrigir possveis divergncias. Ativo Permanente Intangvel: registra os valores de bens intangveis pertencentes empresa (Software, Marcas e Patentes etc.) PASSIVO O Passivo demonstra as obrigaes e o Patrimnio Lquido da empresa. Impostos, Taxas e Contribuies a recolher: este subgrupo compreende todos os tributos que esto pendentes de pagamento. importante assegurar que estejam registrados apenas os tributos que estaro vencendo no ms seguinte ao balancete que est sendo recebido, para se certificar de que no existam valores pendentes de quitao ou falta de contabilizao de algum pagamento j realizado pela empresa. Vale destacar, que no caso dos parcelamentos de tributos, deve ser verificado se esto sendo apropriados mensalmente os acrscimos devidos para que o saldo corresponda a realidade do total que ainda dever ser pago aos rgos competentes; Fornecedores e contas a pagar: representam os valores que ainda devero ser pagos aos fornecedores,

prestadores de servios e outras despesas, como por exemplo aluguel, seguros etc. Vale o mesmo critrio do item anterior, para que a empresa tenha a segurana de que a contabilidade tem os registros idnticos aos que constam do controle financeiro interno da entidade; Provises para frias e 13 Salrio dos empregados: representam os valores que em dado momento devero ser pagos aos empregados, em relao aos direitos de frias e 13 salrio. de suma importncia que estes valores sejam avaliados pelo financeiro da empresa, para que seja possvel realizar uma proviso interna para quitao dos mesmos; Passivo No Circulante Exigvel a Longo Prazo: representa todos os valores a pagar que tero vencimento com prazo superior a um ano; Patrimnio Lquido Principais contas: a) Capital Social: registra o capital da empresa conforme determinado pelo contrato social, estatuto ou Ata de constituio. vlido verificar se o capital j est totalmente integralizado contabilmente, e qual o prazo previsto no contrato, para que os nmeros estejam em conformidade com a realidade; b) Reservas: registram as reservas realizadas pela empresa para futura utilizao, como por exemplo a reserva de lucros que poder ser distribuda futuramente aos scios; reserva de capital que poder ser utilizada para aumento do capital social da entidade etc. RESULTADO O grupo Resultado demonstra as receitas, despesas e custos da empresa RECEITAS Representam as receitas auferidas pela empresa. importante verificar em cada conta, que os valores correspondam efetivamente realidade da empresa. As receitas demonstram tudo que representa ganho para a empresa, e no caso de uma empresa comercial e prestadora de servios, por exemplo, vlido identificar qual destas reas representa maior crescimento, analisandose os saldos da receita de servios e receita de vendas. CUSTO Representam todos os gastos que a empresa tem e que esto diretamente ligados atividade-fim da mesma. Na leitura do balancete importante diferenciar os custos de despesas. Por exemplo, possvel que uma empresa comercial tenha uma conta de energia eltrica no grupo de custos (energia eltrica da fbrica) e outra em despesa (energia eltrica do escritrio administrativo). O grupo de custos reflete exatamente tudo aquilo que imprescindvel para que a atividade da empresa seja realizada. DESPESAS Representam todos os gastos no diretamente ligados atividade-fim da empresa. Neste grupo estaro demonstrados todos os valores registrados pela

contabilidade, considerados como despesas. Vale lembrar que nem sempre estas despesas so desembolsadas, que o caso da despesa de depreciao/amortizao do ativo imobilizado, por exemplo. Por outro lado, a avaliao dos saldos destas contas, feita mediante o confronto do que est registrado no balancete e o que de fato ocorre na empresa. Vale a pena dispensar um tempo pra avaliar cada uma das contas e se certificar de que os valores correspondam realidade,e at mesmo solicitar ao departamento de contabilidade um melhor desmembramento das contas, para que seja possvel verificar com mais clareza o que est sendo contabilizado. Especialmente na avaliao do grupo Resultado seria interessante dispor ainda, de um relatrio que permitisse realizar a leitura horizontal das despesas e receitas. Isto facilita a visualizao da evoluo/reduo dos valores mensalmente, ajudando a apontar onde esto ocorrendo variaes significativas. Vejam o exemplo abaixo:

Janeiro Receita de Servios Despesas com Salrios Custo com Viagens

Fevereiro

Maro

Abril

Maio

Junho

10.000,00 3.000,00 1.000,00

11.000,00 3.000,00 1.500,00

12.000,00 3.000,00 1.500,00

13.000,00 3.000,00 1.500,00

14.000,00 3.000,00 3.000,00

15.000,00 3.000,00 1.500,00

Analisando o relatrio horizontal, observamos que no ms de maio houve uma evoluo significativa nos custos com viagens, e vale uma verificao pelo departamento financeiro da empresa, a fim de justificar o montante que tem impacto direto no resultado final apurado. Finalmente destacamos que o trabalho em parceria com o departamento de contabilidade de suma importncia para o sucesso da produo correta dos balancetes. De posse dos relatrios que registrem nmeros consistentes e confiveis, o trabalho de avaliao do balancete mensal pela prpria empresa ser facilitado, e alm disto, saberemos que em caso de apresentao para anlise de investidores, possveis parceiros e instituies financeiras, entre outros, o mesmo estar produzindo os resultados desejados. Vale destacar que esta parceria consiste em dois pontos cruciais: 1 Todos os setores da empresa precisam entender a importncia do envio das informaes e documentos ao setor de contabilidade; 2 O departamento de contabilidade deve trabalhar mensalmente nas informaes e documentos recebidos, e pontuar aos demais setores sobre eventuais pendncias/dvidas quando do processamento destas informaes/documentos.