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CARTILHA NF-e NOTA FISCAL ELETRNICA Modelo 55

Elaborao: Gilberto Tadeu Alves, Thiago Ricardo de Oliveira - GTA Reviso/Aprovao: Ricardo Martins / Sergio Hemmel Hessel - Pellegrino

Com a evoluo do uso da tecnologia da informao pelas empresas do setor privado, a administrao pblica no mbito Federal, Estadual, Distrital e Municipal vem promovendo um grande avano na informatizao da relao entre o Fisco e os contribuintes. Esse avano se deve a instituio do SPED - Sistema Pblico de Escriturao Digital (Decreto 6.022/2007) que composto por quatro projetos principais: ECD Escriturao Contbil Digital EFD Escriturao Fiscal Digital NF-e Nota Fiscal Eletrnica CT-e Conhecimento de Transporte Eletrnico

importante deixar claro que o objetivo do Fisco coletar dados para estabelecer cruzamento de informaes, tanto que a Escriturao Contbil Digital pode ser exigida de qualquer pessoa jurdica de direito pblico e privado, portanto envolve as empresas privadas e pblicas, as instituies religiosas, partidos polticos e organizaes no governamentais.

Para cumprir exigncia legal, todas as unidades da Pellegrino devero adotar a NF-e. Com o objetivo de divulgar e dar apoio aos nossos clientes elaboramos com nossos consultores a Cartilha de Perguntas e Respostas, buscando estabelecer um padro de relacionamento que no traga prejuzos e possveis riscos em decorrncia de uso da nota fiscal eletrnica.

Nossos clientes tambm podero tirar suas dvidas em relao as operaes praticadas pela Pellegrino, atravs do e-mail nfepellegrino@gtaconsult.com.br. Detalhar a questo e informar o Estado onde est localizada a empresa a fim de verificar exigncias e particularidade da legislao da SEFAZ da unidade federada do contribuinte.

O que a Nota Fiscal Eletrnica NF-e?

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um documento de existncia apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operao de circulao de mercadorias, com a validade jurdica garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepo por parte do Fisco, do arquivo eletrnico, antes da sada da mercadoria. A NF-e parte integrante do S.P.E.D - Sistema Pblico de Escriturao Digital.

1.1.

O que S.P.E.D. Sistema Pblico de Escriturao Digital (Lei 6.022 de 22/01/2007)? De modo geral, o SPED consiste na modernizao da atual sistemtica de emisso e escriturao dos documentos fiscais e apresentao das obrigaes fiscais acessrias transmitidas pelas empresas s administraes fazendrias, com utilizao da certificao digital para assinatura dos documentos eletrnicos, a fim de assegurar a validade jurdica dos mesmos apenas na forma digital, sem necessidade da sua impresso.

1.2. Integrao das administraes tributrias federal, distrital, estadual e municipal permite o planejamento, atuao em conjunto, padronizao e compartilhamento das informaes contbeis e fiscais, racionalizao das obrigaes acessrias, possibilitando de forma mais rpida a identificao e combate de ilcitos tributrios, rapidez no acesso as informaes e fiscalizao mais efetiva com o cruzamento de dados e auditoria eletrnica.

O que se espera com a implantao do SPED?

1.3. Principais projetos que envolvem o SPED: EFD Escriturao Fiscal Digital, ECD Escriturao Contbil Digital, NF-e Nota Fiscal Eletrnica e CT-e Conhecimento de Transporte Eletrnico

Qual a abrangncia do SPED?

2.

Quais tipos de documentos fiscais em formulrio ou papel (convencional) que sero substitudos pela NF-e? A NF-e substitui apenas a chamada nota fiscal modelo 1 e modelo 1A, que utilizada, em regra, para documentar as operaes de entradas e sadas de mercadorias entre pessoas jurdicas e pessoas fsicas. A NF-e substituir 100% das notas fiscais emitidas em

NF Modelo 1 / 1A

papel.

A NF-e no substitui: o Cupom Fiscal, a Nota Fiscal de Venda a Consumidor Modelo 2 em papel, a Nota Fiscal de Produtor Modelo 4, Nota Fiscal On-Line (emisso direta no Portal da SEFAZ-SP) e as Notas Fiscais Avulsas adotadas por alguns Estados.

3.

A NF-e modelo 55 abrange a NFS-e Nota Fiscal de Servios Eletrnica emitida pelos Municpios (Prefeituras)? No. O projeto de emisso da NFS-e Nota Fiscal de Servio eletrnica Municipal e o da NF-e modelo 55 Estadual.

4. A obrigatoriedade em mbito nacional vem sendo estabelecida atravs de Protocolos emitidos pelo Confaz Conselho Nacional de Poltica Fazendria. O Protocolo 30/07 que alterou o Protocolo 10/07, estabeleceu a obrigatoriedade de adoo da NF-e a partir de 1/04/2008. O Protocolo 42/09 estabeleceu o escalonamento das empresas a partir de 1./04/2010 com base no CNAE Cdigo Nacional de Atividade Econmica principal ou secundrio do contribuinte.

Quem est obrigado a adotar a NF-e?

4.1.

Os contribuintes obrigados a emisso da NF-e podero antecipar o incio da sua emisso? Sim, qualquer contribuinte que o desejar poder iniciar a emisso de NF-e em substituio NF Mod. 1 ou 1-A, desde que esteja credenciado em produo em seu Estado. Para os contribuintes obrigados que anteciparem a adoo, at a data de incio da obrigatoriedade sero considerados emissores voluntrios.

4.2. Independentemente de estar relacionado nos Protocolos em mbito nacional ou de obrigatoriedade instituda pelo Estado onde estiver estabelecido, a NF-e ser obrigatria nas seguintes situaes:

Situao especial que obriga a adoo da NF-e

Situao
A obrigatoriedade da emisso de NF-e para os importadores que no se enquadrem em outra hiptese de obrigatoriedade, ficar restrita a operao de importao Contribuintes que independentemente da atividade econmica exercida realizem operaes destinadas a Administrao Pblica direta ou indireta, inclusive empresa pblica e sociedade de economia mista, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios; Contribuintes que independentemente da atividade econmica exercida realizem operaes com destinatrio localizado em unidade da Federao diferente daquela do emitente, exceto, a critrio de cada UF, se o contribuinte emitente for enquadrado exclusivamente nos cdigos da CNAE relativos s atividades de varejo.

Data de Vigencia

Base Legal
Art. 1., 1-A, Prot. ICMS 10/07, alterado pelo Prot. ICMS 87/08.

17/10/2008

1./12/2010

Clusula segunda, inc. I, Prot. ICMS 42/09

1./12/2010

Clusula segunda, inc. II, Prot. ICMS 42/09

A obrigatoriedade fica restrita as operaes acima.

4.3. A empresa dever acompanhar a legislao dos Estados onde mantm estabelecimentos, uma vez que a SEFAZ poder publicar norma tornando obrigatria de adoo pelos contribuintes estabelecidos em seu territrio.

Obrigatoriedade de adoo por parte dos Estados

5.

Como ser emitida a NF-e?

A NF-e dever ser emitida com base em leiaute estabelecido no Manual de Integrao Contribuinte, por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administrao tributria.

6.

De forma resumida, como o processo de emisso da NF-e?

Situao
O contribuinte deve gerar um arquivo eletrnico (XML - Extended Markup Language), contendo as informaes da operao (NF-e) A assinatura digital deve garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor O arquivo ser transmitido pela internet para a SEFAZ de jurisdio do estabelecimento emitente para autorizao da NF-e A SEFAZ de origem far uma pr-validao do arquivo e devolver uma Autorizao de Uso, sem a qual no ser considerada emitida (gerada) a NF-e e no poder haver o trnsito da mercadoria. Com a Autorizao o emitente poder emitir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica) para acobertar o transporte da mercadoria. Aps o processamento da NF-e (autorizao), a SEFAZ de origem disponibilizar consulta, atravs da internet, para o destinatrio e outros interessados que detenham a chave de acesso da NF-e A NF-e autorizada ser transmitida pela SEFAZ de origem para a Receita Federal e para a SEFAZ de destino da mercadoria na operao interestadual.

Fluxo da gerao da NF-e

(Fonte: Manual Integrao da NF-e e Apresentao da SEFAZ)

7.

Aps a adoo da NF-e poder ser utilizado o formulrio (papel) Modelo 1 ou 1A. ? Aps a adoo da NF-e o emitente fica proibido de emitir o documento em papel e o destinatrio no poder exigir a emisso dos referidos documentos por parte do remetente da mercadoria. A NF-e ser emitida para operaes especfica somente em situaes especiais determinada pela legislao, que atualmente se restringe s importaes, venda destinada a administrao pblica direta e empresas pblicas e nas operaes interestaduais. (Examinar questo 6.2)

8. A transmisso do arquivo digital da NF-e uma solicitao virtual de concesso de Autorizao de Uso da NF-e.

O que acontece aps a transmisso do arquivo digital da NF-e?

A transmisso do arquivo digital da NF-e ser submetida a anlise por parte da SEFAZ de origem da mercadoria. Do resultado da anlise a SEFAZ notificar o emitente:

I)

Da concesso da Autorizao de Uso da NF-e: a nota fiscal foi gerada e poder ser impresso o DANFE para transporte da mercadoria.

II) Da rejeio do arquivo: o arquivo contm erros que o contribuinte poder corrigir e retransmitir o arquivo para gerar a Autorizao de Uso.

III) Da denegao da Autorizao de Uso: proibio pela SEFAZ de emisso da NF-e em virtude de irregularidade fiscal do emitente (ou do destinatrio).

9.

Como a NF-e virtual qual documento dever acompanhar o trnsito da mercadoria? O transporte da mercadoria dever ser acobertado pelo DANFE Documento Auxiliar da NFe Eletrnica. Com exceo da emisso em contingncia (impossibilidade de acesso a SEFAZ para gerao da NF-e), o DANFE somente pode ser impresso para acobertar o transporte da mercadoria aps a transmisso do arquivo digital da NF-e (XML) e autorizao (aprovao) da SEFAZ de origem da mercadoria.

10. O DANFE documento fiscal? No. O DANFE no um documento fiscal, uma representao grfica simplificada dos dados da NF-e impressa em papel comum no mnimo em tamanho A4 (210 x 297) e mximo ofcio (230 x 330) , exceto papel jornal, e somente pode ser gerado aps a transmisso do arquivo eletrnico (XML), exceto nos casos de contingncia.

11. O que chave de acesso? A NF-e ter um cdigo numrico de 44 dgitos, gerado pelo emitente, que compor a chave de acesso de identificao da NF-e, juntamente com o CNPJ do emitente, nmero e srie da NF-e.

Chave de acesso

12. O emitente da NF-e dever encaminhar o arquivo eletrnico para o destinatrio? O emitente da NF-e dever, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorizao de Uso ao destinatrio, imediatamente aps o recebimento da autorizao de uso da NF-e.

Os clientes ou destinatrios das mercadorias devero informar o seu endereo de correio eletrnico(e-mail) para receber o arquivo atravs da internet.

A Pellegrino est desenvolvendo rotina para que o destinatrio faa baixa (download) dos arquivos de cada cliente diretamente do seu portal (site).

13. O que acontece de houver impossibilidade de transmitir o arquivo eletrnico da NF-e para a SEFAZ? Quando em decorrncia de problemas tcnicos no for possvel transmitir o arquivo eletrnico da NF-e, o contribuinte poder emitir DANFE em formulrio de segurana para entrega da mercadoria.

O Formulrio de Segurana um papel especial, com dispositivo de segurana controlado pelas Secretaria de Fazenda dos Estados. O Formulrio de Segurana possui estampa fiscal, com recursos de segurana impresso localizado na rea reservada ao Fisco.

Passos para emisso em contingncia

Com a impossibilidade de transmisso do arquivo para a SEFAZ de origem, a empresa emite o DANFE em Formulrio de Segurana para acompanhar a mercadoria em duas vias. Uma via acompanha o transporte da mercadoria e a outra fica em poder do emitente.

Restabelecido o sistema, a empresa transmite o arquivo o arquivo da NF-e para a SEFAZ de origem, emite posteriormente o DANFE autorizado em Formulrio de Segurana e o remete ao destinatrio da mercadoria.

13.1. Sim. O destinatrio dever manter o DANFE recebido em Formulrio de Segurana (DANFE emitido em contingncia) juntamente com a via adicional do DANFE autorizado pelo menos por cinco anos (prazo decadencial).

O DANFE emitido em Formulrio de Segurana deve ser mantido em arquivo?

13.2.

Que providencias o destinatrio deve adotar se receber DANFE em segurana sem a posterior gerao do arquivo eletrnico da NF-e? Deve comunicar a SEFAZ de sua jurisdio por escrito a fim de no sofrer autuao.

14. O que muda para o cliente com a adoo da NF-e pela Pellegrino? I) Com a implantao da NF-e o destinatrio deve verificar no ato do recebimento a validade e autenticidade do arquivo digital da NF-e e a existncia de Autorizao de Uso da NF-e.

A verificao dever ser efetuada no portal (site) da SEFAZ de origem ou no Portal Nacional da NF-e: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal

II)

recomendvel que o destinatrio imprima a Autorizao de Uso para arquivo junto com o DANFE que acompanhou o transporte da mercadoria.

III)

O destinatrio e o remetente devero armazenar o arquivo eletrnico da NF-e (XML) pelo prazo estabelecido na legislao (cinco anos).

IV)

Caso o cliente/destinatrio no seja credenciado para emisso da NF-e, em substituio a guarda do arquivo eletrnico da NF-e, poder ser conservado o DANFE da NF-e aps a verificao da sua autenticidade.

V)

O destinatrio no emitente da NF-e dever utilizar o DANFE para escriturao no livro Registro de Entradas, aps a verificao da sua autenticidade.

14.1.

Passos para consulta da NF-e

Digitar a chave de acesso e o dgito da imagem

Chave de acesso

Imprimir Autorizao de Uso

15. Quais situaes que impedem a consulta e impresso da Autorizao de Uso?

O cliente deve consultar a autenticidade do arquivo da NF-e. As NF-es canceladas, inutilizadas e denegadas no possuem Autorizao de Uso. Como no foram autorizadas no pode ser gerado o DANFE para transporte da mercadoria.

16. A NF-e poder ser alterada aps a Autorizao de Uso?

A CC-e Carta de Correo Eletrnica ainda no foi implementada. As correes admitidas devero ser feitas atravs da carta de correo convencional. Aps a concesso da Autorizao de Uso o emitente somente poder sanar erros em campos especficos da NF-e desde que no esteja relacionado com quantidades, valores ou que implique em imposto destacado a menor. Nestes casos deve ser emitida NF-e complementar.

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17. Onde ser indicada a data e hora da sada da mercadoria? Como a NF-e virtual, a data e hora da sada da mercadoria sero indicadas somente no DANFE. A indicao poder ser feita manualmente quando no for expedida a mercadoria no

ato da gerao do arquivo eletrnico da NF-e. A data e hora da sada somente sero indicadas no arquivo eletrnico da NF-e quando a mercadoria for despachada imediatamente aps a transmisso e Autorizao da NF-e.

18. Comprovante de entrega da mercadoria (canhoto).

Quando emitido o DANFE em papel comum, apesar de ser gerado o canhoto no DANFE os transportadores ou remetentes tem adotados diversas medidas para destacar a parte do comprovante de entrega, ou emisso de duas vias do DANFE, uma das quais servir de comprovante de entrega. A Pellegrino optou pela aquisio de formulrio serrilhado, portanto o canhoto observa os moldes dos formulrios contnuos em papel utilizados at a adoo da NF-e.

19. A NF-e pode ser cancelada aps a circulao da mercadoria?

No. A NF-e somente poder ser cancelada se no houver circulao fsica da mercadoria pois no h alterao nos procedimentos estabelecidos na legislao para cancelamento dos documentos fiscais.

20. A NF-e poder ser substituda ou cancelada pelo remetente aps o trnsito da mercadoria?

No. Tanto o remetente quanto ao destinatrio no devero aceitar a adoo do procedimento uma vez que a NF-e poder ter sido submetida ao processo de Passe Fiscal ou Registro Eletrnico nos Postos Fiscais de fronteiras, possibilitando ao Fisco o cruzamento de informaes e identificar que houve circulao fsica da mercadoria.

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