Manual Disparo Virid v1.0

DISPARO E-MAIL MARKETING NA PLATAFORMA VIRTUAL TARGET
DBMax Inteligncia Estratgica www.dbmax.com.br Praia de Botafogo, 210 / 1104 Botafogo, Rio de Janeiro / Brasil CEP. 22.250 - 040 Tel. (21) 3114-8869
ndice
Captulo 1 - Acessando a Plataforma de disparo________________________________________________ 01
Captulo 2 - Importar arquivo de contatos _____________________________________________________ 02
Captulo 3 - Cadastrar Lista _______________________________________________________________ 04
Captulo 4 - Lista de testes _______________________________________________________________ 07
Captulo 5 - Cadastrar Template ___________________________________________________________ 08
Captulo 6 - Personalizando o Opt-Out _______________________________________________________ 12
Captulo 7 - Envio _______________________________________________________________________ 13
Captulo 8 - Ps disparo __________________________________________________________________ 18
Captulo 9 - Cronograma de envio _________________________________________________________ 22
Captulo 10 - Descritivo dos Status dos contatos _______________________________________________ 23
Captulo 1 - Acessando a Plataforma de disparo Acessando a ferramenta http://painel2.virtualtarget.com.br/
Painel inicial da ferramenta
A ferramenta solicita 3 informaes para acesso ao painel. 1 Login do usurio 2 Senha do usurio (clica em login) 3 Cdigo numrico (4 algarismos) que consta num carto que gerado no ato em que se cria uma conta. Obs. O carto enviado por e-mail e aps aberto, fica disponvel por 30 minutos. Voc deve salv-lo em local seguro pois somente com estes cdigos voc consegue acesso a Plataforma de disparo.
Carto com cdigos de acesso
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Aps se logar voc ver a tela abaixo.
Tela inicial aps logado
Para efetuar um disparo atravs da Plataforma Virtual Target voc vai precisa de dois componentes primordiais. 1 Lista Que o arquivo com os contatos dos destinatrios. 2 Template a mensagem propriamente dita. Veremos como preparar passo a passo as listas e elaborar os templates para efetuar o disparo. Captulo 2 Importar arquivo de contatos Antes de tudo devemos importar o arquivo com os contatos para a ferramenta. Este arquivo segue algumas regras conforme abaixo: O arquivo deve estar em formato .csv ou .zip (tam mx. 4mb) Clicar em Listas > Upload de Arquivos
Importando arquivo para Plataforma
2
Clicar em Enviar arquivo (selecione local do arquivo e clique Abrir) > Clicar em Importar
Tela onde selecionamos o arquivo de contatos que queremos importar
Tela mostrada ao final do processo de importao
Aguarde at que o arquivo seja carregado. Ir aparecer uma mensagem informando se o arquivo foi carregado com sucesso. Deseja fazer a autocorreo deste arquivo? Clique em Cancelar.
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Atente-se para o Status da importao que deve estar como DISPONVEL, conforme abaixo:
Tela com as arquivos carregados e que esto em carregamento Isso indica que o seu arquivo de contatos foi importado com sucesso para a ferramenta. O prximo passo agora e criar a lista de contatos na ferramenta e associar estes contatos a ela. Captulo 3 - Cadastrar Lista Clicar no menu Listas > Cadastro de Listas > nova lista
Tela inicial de cadastro de listas
Nomeie a lista (escolha um nome que referencie a campanha). Clique na aba direita importao de arquivo. 4
Aqui vamos selecionar no meu Drop-down o arquivo (.csv) correspondente a Lista que estamos criando.
Aqui voc seleciona qual arquivo .csv corresponde a lista que voc acabou de criar
ATENO: Nesta etapa iremos efetuar a associao dos campos. Estes campos podem ser utilizados para estabelecermos regras para segmentao e personalizao das campanhas.
Aps efetuarmos todas as associaes dos campos, clicamos no boto gravar mudanas e a Plataforma iniciar o processo de importao dos contatos para a lista.
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O sistema ento iniciar a importao dos contatos, conforme mostrado na imagem abaixo:
Tela de importao dos contatos para Lista
O tempo para a Plataforma importar todos os contatos e alterar o status de Importando Contatos para Disponvel vai depender da quantidade de contatos e campos em sua base. Enquanto a Plataforma no concluir o processo de importao dos contatos, no ser possvel utilizar a lista para efetuar envios, somente listas com o status Disponvel. Ao final ela ir mostrar a data da criao da lista e a quantidade de contatos. Pronto! Nossa lista est cadastrada.
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Captulo - 4 Lista de testes Como o nome sugere utilizada para fazer testes dos envios, uma lista do sistema que no pode ser excluda, no gera cobrana, e voc pode efetuar quantos testes quiser. Para cadastrar um usurio manualmente na plataforma. Clique em Listas > Novo Contato.
Insira os dados solicitados e clique na aba direita Listas. Na aba Listas conforme abaixo voc vai selecionar as Listas em que o contato cadastrado vai estar, voc pode incluir em vrias Listas, inclusive a Lista de Testes
Tela que atribui em qual lista o contato estar incluso 7

Aps selecionar em quais listas o contato estar incluso, clique em gravar mudanas para salvar as configuraes. Captulo 5 - Cadastrar Template Geralmente recebemos o Template zipado, com o .html e uma pasta com as imagens. Veremos ento os passos para cadastrar um template. No menu clique em templates > Novo Template
Tela inicial de criao de Template
Crie um nome para o template, esse nome deve refletir a Campanha para o qual est sendo destinado. Siga para aba direita, contedo. Abra o .html do template no editor de texto de sua preferncia (ex. Bloco de notas, gedit...). Copie todo o cdigo, volte no editor do template da ferramenta, clique em Cdigo fonte e cole o .html conforme abaixo.
Editor html do template
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Junto com o arquivo .html geralmente recebemos uma pasta de imagens, nada mais do que o template fatiado, ou seja, antes de tudo voc deve exportar as imagens do seu arquivo para a ferramenta conforme procedimento abaixo:
No editor do template, clique no cone
Aparecer a tela abaixo. Clique em Localizar no servidor
Tela de propriedade de imagens
Na prxima tela voc criar a pasta para enviar os arquivos de imagem
Tela para upload de imagens para servidor da Plataforma de disparo
Clique em Create New Folder (Nomeie a pasta com um nome que referencie a campanha do disparo) Criada a pasta, voc vai enviar todos os arquivos da pasta imagens do seu template. Clique em Enviar Arquivo, selecione o arquivo que deseja carregar e clique em Upload. 9
Obs. Atente-se para enviar os arquivos de imagens para a pasta correta para evitar enganos na hora da montagem do template. Aps carregadas todas as imagens no servidor, iremos fazer os apontamentos no cdigo html para as respectivas urls (caminho da imagem no servidor). Na barra de ferramentas devemos clicar no cone Inserir / Editar Figura
Tela propriedades de imagem As imagens vem numeradas e so referenciadas no cdigo html, conforme abaixo. <td><img src="images/bobs_sundaeentrao_01.jpg" alt="Bobs - No da pra controlar." width="212" height="101" style="border:0px; display:block;" /></td> A parte destacada deve ser substituda pela url da imagem 01 no servidor. Clique no cone abrir, no e depois em localizar no servidor, selecione a imagem correspondente, clique em
campo URL ir aparecer o endereo da imagem no servidor, copie-o, clique em cancelar para sair desta janela.
Tela de seleo da URL da imagem a incluir no Html
Volte para edio do html e cole esta URL na tag da imagem correspondente conforme abaixo <td><img src="http://s3.amazonaws.com/virtualtarget-imagens-25476/Oferta%20Suculenta%20Sundae%20Entr%C3%A3o/bobs_sundaeentrao_01.jpg"/></td> Atente-se para colar a URL entre as aspas da tag <img src=cole aqui . Aps efetuar os apontamentos das imagens, visualize a pgina e teste os links (se esto direcionando para o local correto) e a disposio das imagens.
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Aps concluir estes procedimentos, poderemos dar continuidade no prximo passo que a Anlise Anti-Spam. Para personalizarmos nossa mensagem, por exemplo colocando o nome do nosso cliente no template devemos efetuar a chamada pela varivel (exemplo @NOME) atribuda na importao da lista conforme exemplo abaixo. <td align=left>Ol; @NOME, 
Isso vai retornar o nome cadastrado na coluna nome da lista, desde que tenha sido feita a associao na importao do arquivo.
Times New Roman Basta clicarmos no boto Testar Agora para iniciarmos o processo! A Plataforma ir pontuar, sendo o ideal 0 points.
Teste Anti-Spam Caso a pontuao fique muito alm do ideal, comunique o Medeiros que se necessrio far contato com o responsvel pela elaborao do template para correo. Feito isso clique em gravar mudanas. At aqui j temos os componentes primordiais para efetuar o disparo que so a lista e o template, ou seja, os destinatrios e a mensagem.
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Captulo 6 - Personalizando o Opt-Out Clicar em configuraes.
Tela de configurao da mensagem de opt-out Na aba de opt-out, temos 3 possveis configuraes, sendo elas: Insero de logotipo, Pesquisa e Mensagem. 1- Inserindo o logotipo: A Plataforma permite a personalizao da tela de opt-out com o logotipo da empresa, basta clicar no boto Selecionar arquivo. 2- Pesquisa de opt-out: A Plataforma permite a insero de novas perguntas na pesquisa de optout, Assim voc pode inserir mais motivos que levaram ao opt-out. basta digitar a pergunta no campo Adicionar novo motivo e clicar no sinal de + ao lado. 3- Personalizao da Mensagem de opt-out: A Plataforma permite a personalizao da mensagem de opt-out, basta digitar a mensagem no box.
Tela de incluso da mensagem de opt-out
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EXEMPLO Nossa mensagem padro hoje para Disparos do Bob's hoje : @NOMEREMETENTE est enviando esta mensagem porque voc se cadastrou em @DATADECAD aceitando receber nossas mensagens. Vai ficar assim Bob's est enviando esta mensagem porque voc se cadastrou em 01/02/2011 aceitando receber nossas mensagens. Se voc no deseja mais receber nossos e-mails, cancele sua inscrio aqui (esse link direciona para pgina de opt-out). As informaes destacadas, tratam-se dos identificadores que voc associou ao importar a lista. Ele vai buscar a informao na lista na coluna correspondente ao nome associado a esta varivel. Captulo 7 - Envio 7.1 - Criar Campanha O primeiro passo para o envio criar a Campanha. No menu principal clique em Envios > Campanhas > nova campanha
Tela de acesso ao cadastro de campanhas
Escolha um nome para a campanha, por padro utilizamos o nome da campanha que enviado via e-mail atravs do Briefing On line
Tela de cadastro da campanha
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Clique em gravar mudanas. Com relao a campanhas, podemos associar diversos disparos e ela e ter um relatrio consolidado. No menu principal clique em Envios > novo envio
1 Aba dados gerais: Selecione a campanha do disparo Assunto: Texto que ir aparecer no campo assunto do e-mail (esta informao enviada via e-mail, geralmente junto do template). Descrio: opcional Nome do remetente: Nome que ir aparecer no campo DE: do e-mail. E-mail do remetente: E-mail do remetente (geralmente da empresa que solicitou o disparo) Clique em avanar
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2 Aba Mensagem
Tela de edio do template
No menu drop down (indicado pela seta vermelha), voc deve selecionar o template. Visualize a pgina e confirme o funcionamento dos links e a disposio das imagens. 3 Aba URLs Nesta opo no efetue nenhuma alterao. 4 Aba Destinatrios ATENO: Est etapa vai definir a quantidade de disparos. Aqui ns selecionamos a lista dos clientes e os coelhos (DBMax, Parceiro, cliente). A ferramenta calcula o total de disparos. 1 Vocs seleciona as Listas que vo receber o disparo 2 Clique em Adicionar 3 No Item Minha Seleo, selecione as listas que deseja efetuar o disparo. 4 Clique em Calcular total de contatos.
Tela de seleo e clculo do nmero de destinatrios
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A Plataforma permite efetuarmos diversos filtros para segmentarmos as listas de contatos. Para isso basta selecionar a lista e clicar em Segmentar e aps definir as regras de segmentao clique em Concluir. A plataforma vai filtrar os contatos selecionados de acordo com as regras definida na segmentao.
Tela de segmentao de destinatrios
Na imagem acima foi feita uma segmentao que trar todos os contatos cujo campo e-mail contenha hotmail.com, assim a ferramenta s vai considerar e-mails que tenham hotmail.com.
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Aps clicar em calcular total de contatos, a plataforma ir efetuar a contagem e retornar a imagem abaixo. Informando total de contatos verificados com sucesso, pode acontecer deste total ser diferente do total da Lista, isso acontece porque nessa contagem e ferramenta elimina contatos com opt-out (black-list), erros, e caso haja contatos duplicados, ela considera somente um.
Tela de contagem de contatos
5 Aba Integraes A ferramenta permite fazer a integrao com redes sociais, porm este recurso no utilizado por ns, por isso, no faa nenhuma alterao nesta parte, passe para prxima aba. 6 Aba Testes (O cronograma de disparos est no Captulo 9) Neste passo iremos selecionar os contatos para receberem um envio de teste da campanha. Todos os contatos inseridos na lista de teste iro aparecer na aba 6 Testes. Basta marcarmos o checkbox dos contatos e clicar no boto enviar teste agora. Este teste no gera cobrana e pode ser feito quantas vezes for necessrio.
Tela que aparece ao clicar em enviar teste agora
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Ateno: Ao clicar em enviar teste agora, por padro adotado pela DBMAx, colocamos a informao (TESTE) antes do assunto conforme exemplo acima. Ao executar o envio de teste, a Plataforma salva todos os passos feitos anteriormente e retorna para a lista de envios. 7 - Aba Enviar Esse o passo final para o disparo. Ele somente feito aps autorizado pelo cliente. Obs: Antes de clicar em Enviar procure rever todas as informaes do disparo, estando tudo ok e autorizado o envio, clique em enviar.
T
Tela do envio da campanha para todos os destinatrios selecionados
Captulo 8 Ps disparo Aps clicar em Enviar, a ferramenta vai disponibilizar uma nova aba chamada Resultados com as estatsticas do envio, conforme a imagem abaixo.
Tela de estatsticas do envio
O tempo para para concluso do disparo pode variar, principalmente com relao ao nmero de destinatrios. Na Lista de envios enquanto o disparo no termina, ficar com status processando, isto significa que o disparo est em andamento. Feito o disparo o status mudar para concludo.
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Aps concludo o disparo e liberao do Medeiros, devemos extrair os relatrios deste envio. 8.1 Download Relatrios de envios No menu principal clique em envios > Download do resultado de Envios
Tela acessando o Download de resultado de arquivos
Clique em novo download
Tela de download de relatrio de envios
Trabalhamos hoje com 5 relatrios: Enviados com sucesso. Erros. Clicados (este quando o e-mail possuir um link). Visualizados (Abertos). Opt Out (clientes que clicaram no link cancele sua incrio aqui que no desejam mais receber as mensagens.
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Aps selecionado o relatrio para o download avance para a prxima aba direita Aes/Campanhas. Clique em buscar, a ferramenta vai listar abaixo todos os disparos feitos. Selecione o que voc deseja, clique na aba Arquivo direita. Obs.: voc tem a opo de buscar por disparo ou por campanha. Por disparo voc busca pelos disparos individuais. Se buscar por campanha, voc vai extrair um relatrio consolidade, que vai mostrar os dados de todos os disparo referente a campanha selecionada.
Tela para selecionar campanha/disparo que deseja baixar relatrio
Aqui voc defini um nome para o arquivo que ser gerado (exemplo: enviados_nome_campanha), aps clique em gravar mudanas.
Tela para criar nome do arquivo
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A ferramenta vai voltar para tela de Download de resultados de envios.
Tela que mostra os resultados sendo baixados e os j disponvel para download
Aguarde at que o status fique disponvel, clique no nome do arquivo para iniciar o download. Os relatrios vem zipados, voc deve extrai-los e coloc-los na respectiva pasta no servidor interno. Caminho: SERVIDOR INTERNO > ARQUIVOS > CLIENTES > CLIENTES_ATIVOS > CLIENTE > OPERAO > CAMPANHAS > ANO/MES DISPARO (ex. 201109) > CAMPANHA DO DISPARO > RELATRIOS DE ENVIOS.
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Captulo 9 - Cronograma de envio
1 Envio de teste para DBMax Envio de teste para Lista da DBMax (Medeiros, Ribeiro, Claudio, Coutinho). Sendo liberado proceder para o 2 teste 2 Envio de teste DBMax + Empresa Parceira Envio de teste para Lista da DBMax + Empresa Parceira (exemplo: NBS Parceira Bob's). Sendo liberado proceder para o 3 teste 3 Envio de teste DBMax + Empresa Parceira + Cliente: Envio de teste para Lista da DBMax + Empresa parceira + Lista teste do cliente (exemplo: Bob's) Sendo liberado proceder com o envio para lista de clientes. Obs. No envio para lista de clientes tambm vamos adicionar estas listas de testes como coelhos (DBMax, Empresa parceira e cliente). Informaes a sinalizar Enviar e-mail para o Ribeiro CC: Medeiros e Ftima com as seguintes informaes do disparo: Nome da Campanha: Cliente: Data do disparo: Quantidade de e-mails: Enviar ID do envio para o Carlos CC: Marcos Aps extrado os relatrios, repassar os de opt-out para o Carlos / Marcos para que seja carregado no base.
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Captulo 10 - Descritivo dos Status dos contatos Ativo: Contatos que recebem e-mails. Erro Permanente: (Inativos): Contatos que no existem, ou seja hard bounces. Erro Temporrio: (Inativos): Contatos que no recebem os e-mails e atingem a pontuao zero. Todos os contatos cadastrados no Virtual Target recebem 3 pontos. A cada envio entregue com sucesso, o mesmo recebe 1 ponto a mais, podendo atingir no mximo 5 pontos. A cada envio no entregue, que retorna como um erro temporrio (soft bounce), o contato perde 1 ponto. Quando o contato atinge 0 pontos, ele fica inativo por erro temporrio. Black List: (Inativos): Contatos que solicitam o opt-out no rodap do e-mail, ou foram inseridos manualmente na blacklist ou reportaram o remetente como spam ao hotmail.com. Suspensos: (Inativos): Um contato pode ser suspenso, manualmente, para no receber e-mails por um perodo determinado. Suspeitos: (inativos): So contatos suspeitos de terem origem comprovada, como por exemplo, e-mails de grupos de discusso.
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Captulo 1 - Acessando a Plataforma de disparo________________________________________________ 01

Captulo 2 - Importar arquivo de contatos _____________________________________________________ 02

Captulo 3 - Cadastrar Lista _______________________________________________________________ 04

Captulo 4 - Lista de testes _______________________________________________________________ 07

Captulo 5 - Cadastrar Template ___________________________________________________________ 08

Captulo 6 - Personalizando o Opt-Out _______________________________________________________ 12

Captulo 7 - Envio _______________________________________________________________________ 13

Captulo 8 - Ps disparo __________________________________________________________________ 18

Captulo 9 - Cronograma de envio _________________________________________________________ 22

Captulo 10 - Descritivo dos Status dos contatos _______________________________________________ 23

Captulo 1 - Acessando a Plataforma de disparo Acessando a ferramenta http://painel2.virtualtarget.com.br/

Painel inicial da ferramenta

Carto com cdigos de acesso

Aps se logar voc ver a tela abaixo.

Tela inicial aps logado

Importando arquivo para Plataforma

Tela onde selecionamos o arquivo de contatos que queremos importar

Tela mostrada ao final do processo de importao

Tela inicial de cadastro de listas

Tela de importao dos contatos para Lista

Tela que atribui em qual lista o contato estar incluso 7

Tela inicial de criao de Template

Editor html do template

No editor do template, clique no cone

Aparecer a tela abaixo. Clique em Localizar no servidor

Tela de propriedade de imagens

Na prxima tela voc criar a pasta para enviar os arquivos de imagem

Tela para upload de imagens para servidor da Plataforma de disparo

Tela de seleo da URL da imagem a incluir no Html

Captulo 6 - Personalizando o Opt-Out Clicar em configuraes.

Tela de incluso da mensagem de opt-out

Tela de acesso ao cadastro de campanhas

Tela de cadastro da campanha

Tela de edio do template

Tela de seleo e clculo do nmero de destinatrios

Tela de segmentao de destinatrios

Tela de contagem de contatos

Tela que aparece ao clicar em enviar teste agora

Tela de estatsticas do envio

Tela acessando o Download de resultado de arquivos

Clique em novo download

Tela de download de relatrio de envios

Tela para selecionar campanha/disparo que deseja baixar relatrio

Tela para criar nome do arquivo

A ferramenta vai voltar para tela de Download de resultados de envios.

Tela que mostra os resultados sendo baixados e os j disponvel para download

Captulo 9 - Cronograma de envio

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