GESTION DE PROJETS Cots dlais

05/09/2007 V2.0

Gestion de Projets T. Fricheteau

GESTION DE PROJETS
Plan du cours: - Dfinitions, - Matrise des cots et dlais, - Gestion de lquipe projet, - Comit de pilotage interne.

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Gestion de Projets: Dfinitions

PROJET: Ensemble de prestations quune Entreprise sest engage contractuellement livrer un Client, dans le cadre de spcifications, de conditions dexcution et de rmunration fixes.
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Gestion de Projets: Dfinitions

Un PROJET implique donc: - obligations rciproques entre le Client et lEntreprise dans des limites de moyens et de temps, - obligation de rsultats pour lEntreprise dans des limites temporelles et budgtaires.
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Gestion de Projets: Dfinitions

Pilotage (ou Management) de PROJET peut se dfinir par un ensemble dactions raliser de faon continue: - coordonner, - animer, - contrler, - grer, - communiquer, - dcider.

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Gestion de Projets: Dfinitions

Le Chef de Projet assume donc des responsabilits dans les domaines de: - la gestion, - la technique, - les ressources humaines, - le commercial.

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La Matrise des Cots et Dlais

La gestion dun projet sopre principalement selon 2 niveaux et 2 axes: - niveau gnral, - niveau dtaill, - axe des cots, - axe des dlais.

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AXE DES COUTS NIVEAU GENERAL AXE DES DELAIS PLANNING GENERAL (PERIODES)

BUDGET (PERIODES)

NIVEAU DETAILLE

SUIVI DES CHARGES (PRODUITS)

PLANNING DETAILLE (TACHES)

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NIVEAU GENERAL: - priodes et dates cls du projet, - points de rencontre entre acteurs, (moyens,), - chances intermdiaires, (livraisons,), - financier, recettes et dpenses (engagements, facturation, trsorerie, rsultats prvisionnels, avancement financier),
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NIVEAU GENERAL Actions concrtes: - budget du projet, - fixe les dpenses autorises, planifie les recettes, - planning gnral du projet, - lment essentiel de la communication avec le client, les sous-contractants, les partenaires et la hirarchie interne lEntreprise, - planning actions qualit, (revues lancement, spcifications, conception gnrale, comits de pilotage,), - outil de pilotage permettant de prvenir lquipe projet des actions qualit venir, et de sassurer que les actions dfinies dans le plan qualit sont effectues,
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NIVEAU GENERAL Actions concrtes: - dcomposition en sous-projets, lots, priodes,(budget et planning), - une ligne de dpense dans le budget, une ou plusieurs phases et au moins une date cl (fin de priode) dans le planning gnral, - dcomposition dune priode en phases,
- une phase (ensemble de phases) / priode, - un produit / phase, - un responsable / priode, - un planning (date dbut fin) / priode, - une charge / priode,
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NIVEAU DETAILLE: - organisation du court terme (affectation ressources, planification des produits), - transmission lquipe des objectifs (charges, dlais, responsabilits/produits) - suivi avancement technique produit/produit (charges constates, reste faire), - remonte informations vers niveau gnral.
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NIVEAU DETAILLE Actions concrtes: - la gestion des cots et dlais sappuie sur le suivi des charges du planning dtaill mis en place priode / priode en cohrence avec le budget et planning gnral:
- le planning dtaill et son suivi des charges sont mis jour hebdomadairement grce aux donnes fournies par lquipe projet, - permet de fixer de nouveaux objectifs lquipe,
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NIVEAU DETAILLE Actions concrtes: - le suivi des charges et contrle hebdomadaire des charges consommes et restantes est indispensable afin :
- dassurer le suivi de lavancement technique et la gestion des charges, - daffecter une charge de travail par produit et pour lactivit de pilotage de la priode, - de permettre une projection des charges futures de lquipe,

-le planning dtaill du projet permet dtablir:

- lordonnancement des tches, - laffectation de celles-ci aux membres de lquipe,

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Produits et Activits de pilotage - produits dun projet informatique: - dossiers du systme (spcifications, conception, dossier de tests), - composants logiciels (sources, paramtrages), - moyens de ralisation (outils de production, dintgration, programmes, jeux dessais), - manuels du systme (essais de rception, formation utilisateurs, installation, maintenance), - documents qualit (manuel de projet, plan qualit, plan de dveloppement, plan de gestion de configuration, plan de validation, plan dintgration, plan de production, cahier de recette),
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Produits et Activits de pilotage -activits de pilotage: - conduite de projet (animation et encadrement quipe, suivi avancement, comits de pilotage interne et externe, runions davancement client, runion davancement partenaires), - contrle qualit (revues, gestion documentation, configuration, modifications, moyens de dveloppement), - matrise duvre (coordination des lots, gestion des approvisionnements, souscontractants)

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Initialisation de la gestion des cots et dlais - budget et planification gnrale - pendant la phase de lancement du projet, le budget et le planning gnral sont dans un premier temps initis en tenant compte des exigences du contrat liant le Client et l Entreprise et des lments de la proposition technique et commerciale, - une ligne de dpense est prvue par priode, - une rserve pour risques est budgtise (ex:5%), - le planning gnral intgre un dlai pour risques, soit par tche (ex:10%), soit en faisant apparatre des chemins non critiques et rserves de dlai,
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Initialisation de la gestion des cots et dlais - budget et planification dune priode - identification des produits raliser et des activits de pilotage, - budget de la priode est dcompos en estimant les charges de travail de chaque produit, chaque activit de pilotage de la priode, permettant la finalisation du planning dtaill et du suivi des charges,

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Suivi et contrle hebdomadaire par le Chef de Projet des travaux raliss durant la semaine prcdente par chaque membre de lquipe et pour chaque tche: - charges constates, - charges restantes, - dates de dbut et fin ractualises, - problmes, suggestions pouvant avoir des consquences sur la planification du projet,

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Suivi et contrle hebdomadaire: - le Chef de projet : - enregistre lavancement des tches, - recherche avec son quipe les solutions, - enregistre les modifications de dates, adaptation effectif quipe, - introduit de nouvelles tches au droulement du projet (suite planning), - analyse charges consommes, restantes, variations par rapport aux initiales / produit, - % avancement technique quipe, produit, pilotage, - analyse du glissement et expansion du projet de la semaine coule, - actualise le planning dtaill, les rsultats de suivi des charges, - prsente les charges futures lquipe pour fixer les objectifs de chacun court et moyen terme
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La Matrise des Cots et Dlais

Suivi et contrle hebdomadaire : -Le contrle hebdomadaire est efficace si: - chaque collaborateur est responsable des tches qui lui sont confies et sengage tenir les objectifs fixs, - il nest pas vcu comme un pointage de lactivit mais un point sur lengagement tenir les objectifs commun du projet.

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La Matrise des Cots et Dlais

Suivi et contrle mensuel : - le Chef de projet : - mesure lavancement technique, charges consommes, restantes, - analyse les volutions du glissement et dexpansion de la priode en cours, - actualise le planning daffectation de lquipe, - actualise la planification gnrale des phases, - met jour le budget de la priode, et le rapproche de lavancement financier et technique du projet,

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La Matrise des Cots et Dlais

Suivi et contrle mensuel : - le Chef de projet : - vrifie la cohrence du budget du projet avec les tats de gestion administrative de lEntreprise: - affectations collaborateurs sur contrat comptable , - comptes rendu dactivit administratifs, - imputations financires sur contrat comptable , - le planning gnral et le budget actualiss sont prsents mensuellement lquipe projet et au comit de pilotage interne du projet ,
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La Gestion de lEquipe Projet

Chef de projet : - Responsable de lquipe, il doit: - animer (susciter, trancher, former, tre llment moteur de lquipe), - informer (informations externes et internes), - motiver (stimuler, soutenir, valoriser, dfinir les objectifs, faire le bilan), - grer (dlguer, contrler, distribuer de faon optimale les tches, coordonner les travaux), - sinformer, - rester disponible pour couter,
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La Gestion de lEquipe Projet

- Runions hebdomadaires dquipe projet : - planifies, organises et animes par le Chef de projet:
- actions effectues durant la semaine

prcdente, - difficults, problmes rencontrs ou probables - analyse de solutions et dcision, - prsentation et analyse des phases venir, - contrle qualit sur travaux raliss,

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La Gestion de lEquipe Projet

- Runions hebdomadaires dquipe projet :
-Objectifs recherchs: - visibilit pour chacun des travaux raliss par les membres de lquipe, - prsentation de ses difficults et recherche en commun de solution ou dmarche, - connaissance permanente des vnements projet, - livraison de ltat davancement de ses travaux au chef de projet, - prise en compte des objectifs nouveaux fixs par le chef de projet, - motivation du lquipe projet, gnrer des entre aides, - crer ou consolider la cohsion de lquipe afin damliorer la performance collective,
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La Gestion de lEquipe Projet

- Runions techniques : - non rgulires et ont pour objectifs: - dinformer (ou r-expliquer) lquipe sur des lments techniques, mthodes, - de trouver des solutions aux difficults rencontres, - de valider la bonne ralisation de tches, (technique, application mthodologie qualit,),

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Le Comit de Pilotage Projet Interne

Justifications: - tenir informer sa hirarchie de lavancement oprationnel du projet , - intgrer les enjeux du projet au niveau de la stratgie commerciale, technique, - matriser limage de lEntreprise, au-del du projet, Membres du comit de pilotage interne: - Chef de projet, - Directeur du centre de profits, - Directeur des oprations, - Ingnieur Qualit, Ingnieur Commercial (si ncessaire)
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Le Comit de Pilotage Projet Interne

Objectifs: - bilan mensuel de lavancement et de la conduite du projet, - identifier les difficults, rechercher les solutions appropries et dcider dentreprendre les actions associes, Etapes droulement du comit de pilotage: - prsentation de ltat actuel du projet (chef de projet), - prsentation des difficults en cours ou supposes, et suggestion de solutions (chef de projet), - dcision des actions conduire aux vues de la situation (membres du comit),
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Le Comit de Pilotage Projet Interne

Prparer par le Chef de Projet: - planning gnral, - suivi des charges, planning dtaill, - suivi des risques, - budget du projet, - tats comptables , - planning des actions qualit, - matrice daptitude de lquipe

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