2011

Onde o SharePoint pode ser usado?

www.canaltechshare.com.br

Bruno Velaz
CanalTechShare 16/08/2011

Onde o SharePoint pode ser usado?

OBJETIVO DO DOCUMENTO

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Bruno Velaz, lder da comunidade CanalSharePoint e agora criador do CanalTechShare, novo portal de colaborao e a evoluo da maior comunidade de SharePoint do Brasil. Este documento criado com objetivo de mostrar Onde o SharePoint pode ser usado.
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QUEM ESCREVEU ESTE TUTORIAL(E-BOOK)? AUTORES

Bruno Velaz [Lder]

Consultor Taugor Corporation focado em solues para Portais Corporativos, Intranet, EPM(Project Server) e BI. Tcnico especialista em desenvolvimento de solues SharePoint e .NET em projetos para grandes clientes como Sebrae e Grupo GERDAU, Syngenta, Grupo RANDON, SEBRAE e etc. Foi o principal responsvel pelo projeto SISCSV (Certificado de Segurana Veicular), envolvendo tecnologias ShalrePoint , BI e .NET. Atuando tambm em projetos de integrao de tecnologias como: PHP, MySsql, PostGreSql, Oracle. Professor do SENAC-RS em vrias tecnologias, palestrante da TechNet e MSDN das tecnologias SharePoint, EPM, BI, CRM e palestrante de alguns eventos nacionais. Idealizador de um dos maiores eventos de SharePoint do Brasil TechShare. Trabalhou formente na rea de RMON usando ferramentas da Microsoft e CA (Computer Associate), usando ferramentas para demonstraes online usando C#, Asp.Net e C++. tcnico fortemente certificado pela Microsoft, nos nveis: MCITP EPM 2007; MCAD; MCTS (Windows SharePoint Services 3.0, Microsoft Office SharePoint Server 2007 - configurao e desenvolvimento); MCTS Web Development Framework.Net 2.0 MCTS (SQL Server 2005) Tem atuado diretamente na liderana da Comunidade CanalSharepoint.com.br e tentando difundir mais a tecnologias entre todos. Contatos: bruno.velaz@canaltechshare.com.br | bruno@taugor.com.br

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Onde o SharePoint pode ser usado? O QUE SHAREPOINT?

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O "SharePoint" a forma abreviada que algumas pessoas usam para referir-se a um ou mais produtos ou tecnologias do Microsoft SharePoint. Os produtos ou tecnologias do SharePoint 2010 incluem: Microsoft SharePoint Foundation 2010 - SharePoint Foundation a tecnologia de base de todos os sites do SharePoint. Est disponvel para implantao gratuita no local e seu nome antigo era Windows SharePoint Services nas verses anteriores. possvel usar o SharePoint Foundation para criar rapidamente muitos tipos de sites em que voc pode colaborar em pginas da Web, documentos, listas, calendrios e dados. SharePoint Server 2010 - SharePoint Server um produto de servidor que depende da tecnologia do SharePoint Foundation para fornecer uma estrutura consistente e conhecida para listas e bibliotecas, administrao e personalizao de sites. O SharePoint Server tem todos os recursos do SharePoint Foundation, alm de outros recursos e capacidades como Gerenciamento de Contedo Corporativo, business intelligence, pesquisa corporativa e perfis pessoais atravs de Meus Sites. O SharePoint Server est disponvel para implantao gratuita no local ou como parte de uma oferta de servio baseado em nuvem como o Microsoft Office 365. SharePoint Online - O SharePoint Online um servio baseado em nuvem, hospedado pela Microsoft, para empresas de todos os portes. Em vez de instalar e implantar o SharePoint Server no local, agora qualquer empresa pode simplesmente se inscrever no SharePoint Online para oferecer aos funcionrios uma soluo corporativa para a criao de sites com o objetivo de compartilhar documentos e informaes com colegas, parceiros e clientes. SharePoint Designer 2010 - SharePoint Designer um programa grtis para projetar, criar e personalizar sites que executem o SharePoint Foundation e o SharePoint Server. Com o SharePoint Designer 2010, voc pode criar pginas da Web com muitos dados, criar solues avanadas habilitadas para workflow e projetar a aparncia do seu site. Os sites que voc cria podem variar de sites pequenos de equipes de gerenciamento de projetos a solues de portal controlados por painis para grandes corporaes. SharePoint Workspace 2010 - O SharePoint Workspace um programa de desktop que voc pode usar para colocar o contedo do site do SharePoint offline e colaborar no contedo com outros enquanto est desconectado da rede. Enquanto voc e outros integrantes da equipe estiverem offline, voc pode fazer alteraes no contedo do SharePoint que depois ser sincronizado com o site do SharePoint.

BENEFICIOS E VANTAGENS?

Uma grande caracterstica do SharePoint o fato de ele entregar uma srie de funcionalidades em uma nica soluo, o que excelente sob vrios aspectos: Do ponto de vista Financeiro, trata-se de um timo aproveitamento de investimento, pois a empresa s precisa adquirir uma soluo para utilizar recursos que dependeriam de 5 ou mais softwares isolados. CanalTechShare Bruno Velaz Pgina 3

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Do ponto de vista de TI, ganha-se com a manuteno de um nico ambiente. Do ponto de vista do Usurio, ganha-se com diminuio de necessidade de treinamento e com a prpria familiaridade dos colaboradores com a utilizao da mesma plataforma.

O SharePoint oferece recursos para: Intranets, extranets e sites externos. Recursos de redes sociais e comunidades dentro da corporao, como sites pessoais, categorizao e classificao de contedo, blogs e wikis Gesto de documentos e contedo, com versionamento, workflows, controle de permisses, polticas de reteno e auditoria de informaes. Pesquisa por contedo e por pessoas. Criao de aplicaes de maneira mais rpida, com formulrios, workflows e integrao com sistemas externos. Business Intelligence (BI), com a criao de relatrios e painis de bordo (dashboards) extremamente ricos em funcionalidades.

ONDE O SHAREPOINT PODER NOS AJUDAR ?

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AMBIENTES GERENCIANDO O ACESSO AO CONTEDO CONTAS DE USURIO PERMISSES E ACESSO. BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS CONTROLE DE VERSOES COAUTORIA DE DOCUMENTOS GERENCIANDO O FLUXO DE TRABALHO PESQUISA PLANEJAR ESCOPOS GERENCIAMENTO DE DOCUMENTO CONTENT ORGANIZER SDK PARA SHAREPOINT GESTO DE PROCESSOS E muito mais.

AMBIENTES FSICOS E ONLINE?

O SharePoint Online oferece um local nico e integrado onde os funcionrios podem colaborar com eficincia com membros de equipe, compartilhar conhecimento e encontrar recursos e informaes da organizao. Ao comear, o site do SharePoint Online consiste em dois sites o Site de Equipe e o site. muito importante entender a diferena entre os dois sites.

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Site de Equipe O Site de Equipe um site interno em que equipes ou grupos de sua organizao podem se conectar entre si e colaborar em documentos e outros arquivos. Voc e seus colegas de trabalho podem usar o Site de Equipe para armazenar documentos e compartilh-los com outros usurios, postar anncios internos, agendar reunies, controlar tarefas e problemas, armazenar informaes em listas e assim por diante. Tambm pode criar vrios subsites com base nos modelos de site disponveis no Site de Equipe. Por exemplo, possvel criar um blog de equipe para funcionrios compartilharem informaes ou um espao de trabalho de reunies sociais para organizar eventos de equipe, reunies da empresa e assim por diante. (AMBIENTE TRABALHA, criao do ambiente destinado ao usurios do Marketing). Site O site o local onde voc cria sua presena pblica na Internet. Esse o site que seus clientes acessam para obter informaes sobre sua organizao. O site tem tudo o que preciso para comear a criar seu site bibliotecas para armazenar contedo como logotipos, elementos grficos ou documentos que voc exibir nas pginas do site e, o mais importante, a Ferramenta de Design de Sites que facilita a criao de um site. (PORTAL, criao do ambiente destinado ao usurios dos canais).

GERENCIANDO O ACESSO AO CONTEDO

O proprietrio ou o administrador de um site pode conceder nveis de permisso a usurios e a grupos do SharePoint, que contm usurios. As permisses podem ser aplicadas a um site, s listas e bibliotecas de um site e aos itens nas listas e bibliotecas. Voc pode atribuir nveis de permisso diferentes para objetos diferentes, por exemplo, site especfico, lista, biblioteca, pasta em uma lista ou biblioteca, item de lista ou documento.

CONTAS DE USURIO
O administrador global adiciona novos usurios usando o centro de administrao do Microsoft Online Services, que o portal para gerenciamento de usurios e configurao de servios. Ao adicionar um novo usurio, o administrador global segue este procedimento: Especifica se esse usurio tambm pode acessar o centro de administrao Define a localizao geogrfica desse usurio Seleciona o tipo de licena de usurio Cria um nome de usurio e senha para ele

PERMISSES E ACESSO
As permisses permitem que voc determine quem pode acessar seu site de portal e o que eles podem fazer com o seu contedo. Por exemplo, voc pode definir permisses para permitir que membros do projeto adicionem ou modifiquem o contedo, mas permitir que as pessoas fora do projeto apenas exibam o contedo sem alter-lo. Tambm possvel definir as permisses para permitir que alguns indivduos controlem o layout e a administrao do site. As permisses so concedidas atribuindo nveis de permisso especficos para pessoas ou grupos. Os seguintes nveis de permisso so oferecidos por padro:

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Controle Total d ao administrador acesso ao site. Os membros do grupo Proprietrios da Home tm esse nvel de permisso por padro. Esse nvel de permisso no pode ser personalizado ou excludo. Criar permite que os usurios alterem o layout e as configuraes nas pginas para as quais recebem direitos. Os usurios neste grupo podem criar listas e bibliotecas de documentos, editar pginas e aplicar temas, bordas e folhas de estilo ao site ou em colees de sites. Contribuir permite que os usurios enviem contedo para reas do site das quais receberam direitos. Os usurios desse grupo podem adicionar, editar e excluir itens nas listas existentes e nas bibliotecas de documentos. Os membros do grupo Membros da Home recebem esse nvel de permisso por padro.

OBSERVAO No Microsoft Office SharePoint Server 2007, os usurios com as permisses de nvel Contribuir podem editar itens de lista, o que no era permitido nas verses anteriores do SharePoint Portal Server. Essa uma diferena importante para os grupos que esto atualizando para Office SharePoint Server 2007. Leitura permite que os usurios e os grupos procurem, exibam e naveguem pelo contedo do site. Os usurios ou os grupos com esse nvel de permisso tambm pode abrir itens e documentos atuais. Esse nvel de permisso atribudo ao grupo Visitantes da Home por padro. Leitura restrita foi criada para oferecer aos usurios o acesso a uma lista, biblioteca de documento, item ou documento especfico, sem fornecer o acesso a todo o site. Verses de documentos mais antigas e informaes sobre direitos de usurio no esto disponveis para as pessoas e grupos com esse nvel de permisso. Aprovar permite que os usurios editem e aprovem as pginas, itens de lista e documentos. Gerenciar Hierarquia permite os usurios criem sites e editem pginas, itens de lista e documentos.

Gerenciar permisses de um site pai afeta no apenas o site pai, mas todos os subsites que herdam desse site pai, por isso importante pensar com cuidado quaisquer alteraes dos nveis de permisso. Caso voc queira alterar as permisses de um subsite que herda as permisses e no quiser alterar as permisses do site pai, poder impedir que o subsite herde as permisses e criar permisses exclusivas no subsite. Como os nveis de permisso so gerenciados no nvel do site, possvel realizar as seguintes tarefas no site de nvel superior de um conjunto de sites ou em qualquer subsite que tenha permisses exclusivas.

BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS
O site inclui um conjunto de pginas da Web e bibliotecas padro para permitir que voc armazene o contedo relevante ao site, como imagens, modelos ou documentos. possvel acessar essas bibliotecas clicando no link relevante no Incio Rpido, que a rea de navegao esquerda no site. Observao:

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As listas e bibliotecas no site no so visveis nem para os visitantes externos do site, nem de dentro da Ferramenta de Design de Sites. Para ver as listas e bibliotecas no site, clique no menu Arquivo e clique emSalvar e Publicar ou Fechar a pgina da Web. Ao abrir os documentos do Microsoft Office de uma biblioteca, uma caixa de dilogo poder aparecer solicitando a insero de suas credenciais. Se isso acontecer, feche ou cancele a caixa de dilogo. O documento deve ser aberto normalmente.

Consulte a tabela a seguir para obter mais detalhes: BIBLIOTECA DESCRIO

Pginas da Web

A biblioteca Pginas da Web inclui um conjunto de pginas padro normalmente usadas para criar um site, como Pgina Inicial, Sobre a Empresa, Fale Conosco e Mapa do Site. Voc pode modificar essas pginas padro ou criar as suas prprias. Voc pode armazenar as imagens de seu site carregando-as na biblioteca Imagens. Pode acess-las em determinados pontos na Ferramenta de Design de Sites para adicion-las s suas pginas da Web. Voc pode armazenar quaisquer documentos relevantes ao site carregando-os na biblioteca Documentos. Pode acess-los em determinados pontos na Ferramenta de Design de Sites para adicion-los s suas pginas da Web. Voc pode salvar qualquer pgina do site como um modelo e us-lo para criar pginas da Web no futuro. O modelo armazena o design global da pgina; por exemplo, o contedo das zonas, o layout das zonas e qualquer elemento de plano de fundo. OBSERVAO No possvel armazenar o design global do site em um modelo. Se voc salvar uma pgina da Web como um modelo, ele ser adicionado biblioteca Modelos.

Imagens

Documentos

Modelos

TRABALHANDO COM TIPOS DE CONTEDOS

Sua lista ou biblioteca pode oferecer suporte a vrios tipos de contedo. Os tipos de contedo permitem que as empresas organizem, gerenciem e manipulem grandes quantidades de contedo de maneira mais eficiente. Se sua lista ou biblioteca for configurada para permitir vrios tipos de contedos, voc poder adicionar os tipos de contedos de uma lista de opes disponveis que sua empresa usa com frequncia, como Apresentaes de Marketing ou Contratos. Ao adicionar um tipo de contedo a uma lista ou biblioteca, voc permite que essa lista ou biblioteca contenha itens desse tipo. Depois disso, os usurios podero usar o boto Novo Item dessa lista ou biblioteca para criar novos itens desse tipo.

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Uma das principais vantagens dos tipos de contedo de listas ou bibliotecas que eles permitem que uma nica lista ou biblioteca contenha vrios tipos de itens ou de documentos, cada um dos quais podendo incluir metadados ou comportamentos exclusivos.

CONTROLE DE VERSOES
Sua lista ou biblioteca pode ser definida para controlar verses, de modo que seja possvel restaurar uma verso anterior caso voc cometa um erro, e para exibir um histrico das alteraes por verso. Quando as verses so controladas, as revises nos itens ou arquivos e suas propriedades so armazenadas. Isso permite gerenciar melhor o contedo medida que ele revisado e at mesmo restaurar uma verso anterior caso voc cometa um erro na verso atual. O controle de verso especialmente til quando vrias pessoas trabalham juntas em projetos ou quando as informaes passam por vrios estgios de desenvolvimento e reviso.

A verso principal publicada no momento destacada, e o nmero da verso um nmero inteiro. Uma verso criada quando as propriedades ou os metadados so alterados. A primeira verso de um arquivo sempre a verso secundria nmero 0.1.

O controle de verses est disponvel para itens de lista em todos os tipos de lista padro incluindo calendrios, listas de acompanhamento de problemas e listas personalizadas e para todos os tipos de arquivo que podem ser armazenados em bibliotecas, incluindo pginas de Web Part.

COAUTORIA DE DOCUMENTOS
Dois ou mais usurios podem editar um documento do Word ou uma apresentao do PowerPoint ao mesmo tempo. Esse novo recurso permite que voc leia e grave partes de um arquivo armazenado no SharePoint. Por exemplo, voc pode trabalhar em um pargrafo de um documento do Word enquanto um colega trabalha em outro pargrafo do mesmo documento ao mesmo tempo. CanalTechShare
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GERENCIANDO O FLUXO DE TRABALHO

Os fluxos de trabalho ajudam as pessoas a colaborarem em documentos e gerenciar tarefas de projetos atravs da implementao de processos empresariais especficos nos documentos e itens de um site do SharePoint. Os fluxos de trabalho ajudam as organizaes a aderir a processos empresariais consistentes, e tambm melhoram a eficincia e a produtividade organizacional ao gerenciar as tarefas e as etapas de processos empresariais especficos. Isso permite que os responsveis por essas tarefas concentrem-se na execuo do trabalho e no no gerenciamento do fluxo de trabalho. Os fluxos de trabalho podem simplificar o custo e o tempo necessrios para coordenar processos empresariais comuns, como aprovao de projetos ou reviso de documentos, gerenciando e controlando as tarefas humanas envolvidas nesses processos. Por exemplo, uma organizao pode criar e implantar um fluxo de trabalho personalizado bsico para gerenciar o processo de aprovao de rascunhos de documentos em uma biblioteca de documentos.

PESQUISA
Para concentrar uma pesquisa em locais ou contedos especficos, os usurios finais selecionam escopos na lista de escopos ao lado da caixa Pesquisar. Eles podem escolher Todos os Sites para pesquisar todos os locais disponveis ou podem selecionar outro escopo para limitar suas pesquisas a determinados locais ou a um contedo marcado como valores de propriedade especficos. Por exemplo, uma consulta no escopo Este Site (se disponvel) concentrar uma pesquisa no site atual e em seus subsites. Escopos padro, como Todos os Sites e Pessoas so definidos no nvel do Provedor de Servios Compartilhados. Alm disso, um administrador com permisses de administrao de servios compartilhados pode definir escopos personalizados. Qualquer escopo definido no nvel do Provedor de Servios Compartilhados compartilhado entre todos os conjuntos de sites. O administrador de um conjunto de sites pode copiar um escopo personalizado, modificar essa cpia ou us-la no estado em que se encontra, alm de adicionar escopos personalizados para uso no conjunto de sites. Escopos podem incluir outros escopos conforme necessrio. O administrador do conjunto de sites tambm cria grupos de exibio de escopos e organiza escopos dentro deles, para que os proprietrios de sites possam aplic-los de forma a modificar instncias da lista de escopos para as caixas Pesquisar em suas pginas. OBSERVAO Por padro, o seletor de escopos na pgina Pesquisa Avanada fica oculto. Entretanto, um administrador com permisso para editar a pgina Pesquisa Avanada pode modificar a Web Part Pesquisa Avanada de forma a exibir sua lista de escopos e atribuir um grupo de exibio para preench-la com escopos.

PLANEJAR ESCOPOS
Um administrador define escopos de forma que os usurios possam concentrar suas pesquisas em locais e contedos especficos. Ao definir um escopo, voc pode combinar regras de local com regras de propriedade para limitar as pesquisas como desejar. Por exemplo, um escopo pode direcionar uma consulta a sites especficos ou a documentos marcados com determinados valores de propriedades. CanalTechShare
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OBSERVAO: Voc pode disponibilizar valores de propriedades para pesquisas utilizando o recurso de propriedades gerenciadas para as quais certas propriedades de contedo so mapeadas. Uma lista das propriedades gerenciadas que podem ser usadas em escopos exibida na seo Consulte de Propriedade das pginas Criar Escopo e Editar Escopo.

GERENCIAMENTO DE DOCUMENTO
SharePoint Server 2010 inclui recursos de gerenciamento de documentos que podem ser usados para controlar o ciclo de vida dos documentos na organizao como so criados, revisados e publicados, alm de como so por fim descartados ou retidos. O gerenciamento de documentos controla o ciclo de vida dos documentos na sua organizao como eles so criados, revisados e publicados e como so, por fim, descartados ou mantidos. Embora o termo "gerenciamento" implique o controle de informaes a partir da alta gerncia da organizao, um sistema eficiente de gerenciamento de documentos deve refletir a cultura da organizao que o utiliza. As ferramentas usadas para o gerenciamento de documentos devem ser suficientemente flexveis para permitir que voc tenha controle rgido sobre o ciclo de vida de um documentos, se isso estiver de acordo com a cultura e as metas da sua empresa, mas tambm para permitir que voc implemente um sistema com uma estrutura mais flexvel, se isso atender melhor s necessidades da sua empresa. Uma soluo de gerenciamento de documentos eficiente especifica: Quais tipos de documentos e outro contedo podem ser criados em uma organizao. Qual modelo deve ser usado para cada tipo de documento. Os metadados que devem ser fornecidos para cada tipo de documento. Onde armazenar um documento em cada etapa do seu ciclo de vida. Como controlar o acesso a um documento em cada etapa do do seu ciclo de vida. Como mover documentos na organizao medida em que os membros da equipe contribuem na criao, anlise, aprovao, publicao e disposio dos documentos. Quais polticas devem ser aplicadas aos documentos, de forma que aes relacionadas a documentos sejam auditadas, documentos sejam mantidos ou descartados corretamente e o contedo importante para a organizao seja protegido. Se um documento precisa ser convertido de um formato para outro medida que ele se move pelos estgios do seu ciclo de vida. Como os documentos so tratados como registros corporativos, que devem ser retidos de acordo com requisitos legais e diretrizes corporativas.

O SharePoint Server 2010 inclui recursos que implementam todos esses aspectos do gerenciamento de documentos. Para garantir que os profissionais de informaes possam aproveitar os benefcios desses recursos com facilidade, sem precisarem abandonar as ferramentas e as operaes que utilizam diariamente, os aplicativos do o Microsoft Office system, como o Microsoft Outlook e o Microsoft Word, tambm incluem recursos que oferecem suporte a cada estgio do ciclo de vida de um documento.

CONTENT ORGANIZER
O Content Organizer (Organizador de Contedo) um recurso do SharePoint 2010 utilizado para roteamento automtico de documentos. Em resumo, com ele, possvel criar regras

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utilizadas para direcionar automaticamente os documentos carregados pelos usurios no Portal SharePoint para as Bibliotecas ou Pastas corretas. Com isso, fica mais fcil manter a informao do SharePoint organizada, j que os arquivos sero direcionados para os locais corretos automaticamente, sem depender do nvel de conhecimento dos usurios.

SDK PARA SHAREPOINT

O Microsoft SharePoint 2010 Software Development Kit (SDK) est disponvel online e para download. O SharePoint 2010 Referncia: Software Development Kit inclui baixar arquivos IntelliSense e numerosas amostras de cdigo adicional. O SDK inclui documentao e amostras de cdigo para o Microsoft SharePoint Server 2010 e Microsoft SharePoint Server 2010, que se baseia no SharePoint 2010 Foundation infraestrutura. A documentao inclui descries detalhadas das tecnologias que o SharePoint Server 2010 e SharePoint Server 2010 fornece aos desenvolvedores, documentao de referncia para o servidor e modelos de objeto do cliente, e passo-a-passo os procedimentos para a utilizao e programao com estas tecnologias e modelos de objeto. Este SDK tambm inclui as melhores prticas e orientaes de instalao que ir ajudar voc a comear com seus prprios aplicativos personalizados que construir e ampliar sobre a Fundao SharePoint 2010 e SharePoint Server 2010 plataformas.

GESTO DE PROCESSOS
O SharePoint, na posio de um portal de colaborao, a soluo ideal para automatizao de processos das empresas. Basicamente, todo tipo de processo que utiliza formulrios que devem passar por um fluxo de tarefas e aprovaes pode ser automatizado dentro do SharePoint. Uma vez automatizado, o processo ter uma srie de benefcios, como: As tarefas so atribudas automaticamente para os usurios certos, de acordo com o processo desenhado, sem que seja necessria troca manual de e-mails para que isso ocorra; Como as pessoas so envolvidas automaticamente, garante-se que o processo ser sempre seguido, j que no ser possvel burlar o mesmo; As informaes de diversos sistemas (como Sistemas SAP, Oracle, Datasul, Protheus, RM, etc) podem ser integradas aos processos, fazendo com que o usurio no tenham que se preocupar com a obteno das mesmas, dedicando o seu foco totalmente realizao do processo; So coletadas uma srie de estatsticas sobre os processos, facilitando a melhoria contnua dos mesmos.

CONCLUSO
Caso tenha mais dvidas sobre as tecnologias SharePoint, recomendo que fiquem atento de forma tcnica e conceitual no site www.canaltechshare.com.br.

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Outras referncia como o site da Microsoft e site do produto, onde foram buscado as fontes para poder colocar neste e-book.

CONTATOS
Bruno Velaz - @brunovelaz - bruno.velaz@canaltechshare.com.br Skype: bruno.velaz http://facebook.com/brunovelaz

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