SIIGO

Versin 6.1

ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION PARMETROS-PUC INVENTARIOS

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN..............................................................................................................3 1. DEFINICIN DE PLAN UNICO DE CUENTAS .....................................................................4 1.1. NIVELES DE CLASIFICACIN___________________________________________ 5 1.2. ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MDULOS _________________________ 6 2. DEFINICIN DE FORMAS DE PAGO...............................................................................10 2 .1. FORMA DE PAGO CON TARJETA DE CRDITO. _____________________________ 10 3. DEFINICIN DE MONEDAS..........................................................................................14 4. DEFINICIN DE VENDEDORES ...................................................................................166 5. DEFINICIN DE COBRADORES...................................................................................177 6. DEFINICIN DE CALIFICACIONES ..............................................................................188 7. CREACIN DE TERCEROS ..........................................................................................19 8. INVENTARIO .............................................................................................................29 8.1 CLASIFICACION DE INVENTARIOS ______________________________________ 29 8.1.1 Apertura de lneas y grupos_________________________________________ 29 8.1.2 Clasificacin Por Lneas De Producto __________________________________ 30 8.1.3 Lneas De Materia Prima ___________________________________________ 31 8.1.4. Lneas De Producto Terminado ____________________________________ 322 8.1.5. Lneas De Mercancas No Fabricadas Por La Empresa _____________________ 323 8.1.6. CLASIFICACIN P OR L NEAS DE SERVICIOS _________________________________ 334 8.1.7.Clasificacin Por Lneas De Bienes De Consumo _________________________ 345 8.1.8. Diferencia En Cuentas ___________________________________________ 356 8.2 CATALOGO DE PRODUCTOS __________________________________________ 38 8.2.1. Propiedades Generales. ___________________________________________ 38 8.3 ASIGNACION DE LISTAS DE PRECIOS ___________________________________ 466 8.4 ADMINISTRACION DE PRECIOS ________________________________________ 48

INTRODUCCIN
En esta sesin se establecern los parmetros iniciales del sistema, los cuales deben quedar muy bien definidos ya que son la base para obtener posteriormente unos resultados ptimos en el proceso de informacin del sistema.

1. DEFINICIN DE PLAN UNICO DE CUENTAS Ruta Tipo Men: Contabilidad Parmetros Apertura Cuentas Contables Ruta Tipo Explorador: Contabilidad Administracin de Cuentas - Apertura El Catlogo de Cuentas contiene la relacin ordenada y clasificada de las clases, grupos, Cuentas y Subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Produccin o de Operacin, Cuentas de Orden y Orden por Contra, identificadas con un cdigo numrico y su respectiva denominacin, segn decreto 2650 de 1993 o de acuerdo al escogido en la instalacin de la empresa. RECUERDE Al marcar la opcin Mantiene el PUC, el sistema presenta por defecto las siguientes alternativas de Plan de Cuentas en el momento de instalar la empresa: Plan Plan Plan Plan para empresas del Sector Solidario (Cooperativas) para Entidades Prestadoras de Salud de Empresas de Servicios o Comerciales de Entidades Oficiales

El Catlogo de cuentas en SIIGO representa el eje principal de la informacin de todos los mdulos que lo componen, ya que define: Niveles de Clasificacin Enlaces Contabilidad - Otros Mdulos Caractersticas Especiales

1.1. NIVELES DE CLASIFICACIN

Corresponde a la estructura en la cul deben ser creadas todas y cada una de las cuentas contables teniendo en cuenta la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta. La definicin de los niveles debe estar acorde con las normas contables que existen segn decreto 2650 de 1993. NIVEL GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIAR SUBAUXILIAR CODIGO 11 1110 111005 11100501 1110050101 IMPORTANTE Hasta el nivel de la Subcuenta se mantiene un paralelo con el decreto 2650 de 1993, en cuanto a los cdigos y la descripcin, si en la instalacin de la empresa se indic Mantiene el P.U.C. SI. DESCRIPCION Disponible Bancos Moneda Nacional Banco de Bogota Cuenta Corriente No 14524545

1.2. ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MDULOS A travs del Plan nico de Cuentas es posible establecer enlaces del el mdulo de contabilidad con los dems mdulos de SIIGO, y de su correcta definicin depender el buen manejo del programa en forma integrada y la obtencin de informes. Los campos que definen estos enlaces son: Inventarios Activos. Esta marcacin no se habilita desde la creacin de las cuentas, ya que el sistema lo hace automticamente al utilizarlas en la creacin de las tablas de inventarios y activos fijos. Disponible. Este campo se marca si se tiene el mdulo de Gerente, para que el movimiento de la cuenta se vea reflejado en el Informe de Flujo de Caja. Detalles. El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es obtener listados en los mdulos de Cartera y Proveedores, lo cual aplica siempre y cuando se tengan los mdulos instalados.

Terceros. El efecto de marcar una cuenta como Si terceros es que en la causacin o contabilizacin del movimiento el valor se acumula a nivel de cada tercero que sea asignado en el registro. La marcacin de una cuenta como Retencin tiene efecto en la emisin de los certificados de retencin y las bases para los mismos, ya que en la pa rte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retencin.

Centros de Costos. La marcacin de una cuenta a nivel de centro de costos permite obtener reportes e informes financieros por cada uno. Si el objetivo es obtener un Estado de Resultados por cada centro de costos se debe asignar esta marcacin a todas las cuentas de resultados, o si se quiere obtener un Balance General, deben ser marcadas todas las cuentas que lo constituyen, como Centro de costos. Ajustable. Corresponde a la marcacin que se le deben asignar a las cuentas que son ajustables por inflacin. En este campo se pueden seleccionar cualquiera de los siguientes criterios: Paag. Aplica para todas las compaas que ajustan al paag (porcentaje acumulado ao gravable). Acuerdo. Esta marcacin se debe asignar si se ajusta a otro porcentaje diferente, generalmente aplica para empresas del estado. Diferido. Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables por inflacin.

Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema posteriormente solicita la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida.

Moneda Extranjera / Ajuste Ext. : Se debe hacer la asignacin de este campo si se trabaja con moneda extranjera, la marcacin se debe realizar a cada una de las cuentas que se quieran ver reflejadas en dicha moneda, Si se asigna este campo, se debe indicar si Desea ajustar extranjera, para el respectivo ajuste a la diferencia en cambio. Tipo de Cuenta / Naturaleza: Se debe elegir a que tipo de cuenta corresponde (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden y Orden por Contra.) y su naturaleza (Debito y Crdito).

Caracterstica: Se debe seleccionar si el tipo de cuenta es Gravada, No gravada, , Exportacin, Importacin grabada, Importacin no grabada, Excluida, Exenta con el fin de poder generar el informe de IVA en el modulo del Auditor

Cuenta Alterna: Este campo esta dado para poder llevar un paralelo entre en Plan nico de Cuentas. Y otro plan de cuentas u otros cdigos con los cuales se tengan que presentar informes en otro pas

Datos de Bancos: En la presente ventana, se define la informacin de los bancos que la empresa tenga a su nombre. Se debe digitar la siguiente informacin:

Identificacin de la Entidad: Es el Nmero de identificacin del Banco (NIT). Debe ser creado previamente por la opcin: Contabilidad Administracin de Terceros Apertura de Terceros y dejarlo definido como tipo de tercero Otros. Sucursal: Se indica el cdigo de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la opcin: Contabilidad Administracin de Terceros Apertura, indicando que maneja sucursales, proceso que se presentar ms adelante. Cabe anotar, que si en el momento de la creacin del tercero (Banco) no se marc la opcin Maneja Sucursales, no habilitar la opcin sucursal en esta ventana. Nro. Cheque Inicial Nro Cheque Final: En esta opcin se indica el rango de cheques que la cuenta de banco utilizar. Este campo se ver reflejado en la elaboracin del c omprobante de egreso.

2. DEFINICIN DE FORMAS DE PAGO Ruta Nuevo Men: Administracin Parmetros Parmetros Generales Formas de Pago Ruta Tipo Explorador: Parametrizacin - Formas de Pago Este parmetro se debe establecer para el mdulo de Documentos y se debe definir una forma de pago por cada cuenta que se haya definido detallada por Cobrar o por Pagar. Ejemplos: 11050501- 13050501- 13051001- 28050501- 220505012205100113300501 asignando un cdigo y una cuenta contable respectivamente.

2 .1. FORMA DE PAGO CON TARJETA DE CRDITO. Si la forma de pago se realiza con tarjeta de crdito debe asignar los parmetros correspondientes para que el sistema haga la contabilizacin de la comisin y las retenciones que le practiquen por la utilizacin de las tarjetas.

Descripcin: Nombre o descripcin de la tarjeta de dbito y crdito que se requiere parametrizar. Porcentaje Valor: Hace referencia a la forma en la cual se debe calcular la comisin. En el momento de indicar porcentaje, el sistema solicita el porcentaje de la misma en la casilla Comisin, tal como se presenta a continuacin:

Por tanto, tomar el valor de la venta y calcular la comisin con base al porcentaje digitado en esta casilla.

En el momento de marcar la opcin Valor, el sistema activar la opcin Comisin y se digitar un valor fijo, el cual aplicar de manera constante en todas las ventas registradas con la forma de pago creada bajo esta modalidad.

Comisin: Como se mencion anteriormente, se digita el porcentaje y/o el valor que se registrar en la transaccin con tarjeta. Cuenta de Comisin: Se digita o se realiza la bsqueda con el cono o con F2 (bsqueda alfabtica) o F3 (bsqueda numrica), de la cuenta a la cual se le realizar el registro dbito de la comisin, en la factura de venta o recibo de caja, y normalmente corresponde a una cuenta de gasto. % Retencin IVA: Se digita el porcentaje de retencin de IVA por concepto de la transaccin con tarjeta, que se liquida sobre el valor de la venta. Cuenta Retencin IVA: Se digita o se realiza la bsqueda con el cono o con F2 (bsqueda alfabtica) o F3 (bsqueda numrica), de la cuenta a la cual se le realizar el registro de la retencin de IVA de la transaccin con tarjeta, en la factura de venta o recibo de caja. % Retencin Fuente: Se digita el porcentaje de retencin de la fuente por concepto de la transaccin con tarjeta, que se liquida sobre el valor de la venta. Cuenta Rete-fuente: Se digita o se realiza la bsqueda con el cono o con F2 (bsqueda alfabtica) o F3 (bsqueda numrica), de la cuenta a la cual se le realizar el registro de la retencin en la fuente de la transaccin con tarjeta, en la factura de venta o recibo de caja. Tarifa ICA: Se digita la cifra correspondiente a la tarifa del ICA a liquidar por concepto de la transaccin con tarjeta. Cuenta Retencin ICA: Se digita o se realiza la bsqueda con el cono o con F2 (bsqueda alfabtica) o F3 (bsqueda numrica), de la cuenta a la cual se le

realizar el registro de la retencin de ICA de la transaccin con tarjeta, en la factura de venta o recibo de caja. Nit Banco: Se digita o se realiza la bsqueda con el cono o con F2 (bsqueda alfabtica) o F3 (bsqueda numrica), del NIT del Banco al cual se realizar el pago correspondiente al total de los valores de comisin y retenciones nombradas anteriormente. Sucursal: Se indica el cdigo de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la opcin Contabilidad Administracin de Terceros Apertura, indicando que maneja sucursales, proceso que se presentar ms adelante. Cabe anotar, que si en el momento de la creacin del tercero (Banco) no se marc la opcin Maneja Sucursales, no habilitar la opcin sucursal en esta ventana. IMPORTANTE El sistema realiza la contabilizacin interna de la comisin y de la retencin en el documento en el cual se utilice la forma de pago (factura de venta) en forma automtica.

3. DEFINICIN DE MONEDAS Ruta Nuevo Men: Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Monedas Ruta Tipo Explorador: Parametrizacin - Registro de Monedas

El programa permite elaborar documentos contables en cualquier tipo de moneda y a su vez hace el proceso de conversin en pesos automticamente, de esta manera se podrn obtener estados de cuenta en moneda local y moneda del exterior siempre que se haya capturado la tasa de cambio diaria y en parametrizacin, registro de control se haya seleccionado el campo Conversin a Extranjera. En SIIGO es posible definir hasta 99 monedas diferentes a la moneda local (ejemplo Dlar Euro ), para las cuales es necesario alimentar su tasa de cambio diaria.

Es importante tener en cuenta que cuando se trabaja con moneda extranjera, al final de mes debe ejecutarse el proceso ajuste de Diferencia al Cambio.

4. DEFINICIN DE VENDEDORES El manejo de vendedores en SIIGO permite, adems de controlar y medir su gestin dentro de la compaa, realizar clculos automticos de liquidacin de comisiones, a partir de los parmetros que se definan en el programa y sobre la informacin real de la compaa, evitando cometer equivocaciones u obviar informacin. Ruta Nuevo Men: Ventas Parmetros Apertura de Vendedores Ruta Tipo Explorador: Ventas Catlogo de Vendedores - Apertura En SIIGO se pueden definir hasta 9999 vendedores. Como este cdigo es compartido con el de los cobradores, se recomienda utilizar del cdigo 1 hasta 5000 para vendedores y del 5001 hasta 9999 para cobradores. Los datos para la creacin de un vendedor son:

Cdigo. Formado por cuatro caracteres numricos. NIT. Nmero de cdula o Nit. Si el tercero no est creado, el sistema solicitar los datos para poder ser registrado como Nit. Pas. Asigne el cdigo previamente creado. Ciudad. Asigne el cdigo previamente creado. Zona. Asigne el cdigo previamente creado. % Ventas - % Recaudo. Asigne los porcentajes con los cuales van a liquidar las comisiones por ventas o por recaudo. Tambin se pueden liquidar comisiones por rango de das y por producto.

5. DEFINICIN DE COBRADORES El manejo de cobradores permite llevar el control de los compromisos adquiridos con los clientes a travs de una agenda, as como la generacin de estadsticas sobre el comportamiento de la gestin del rea de cobranza. Ruta Nuevo Men: Gestin de Recaudo Parmetros Manejo de Cobradores Apertura Ruta Tipo Explorador: Gestin de Recaudo Parametrizacin Cobradores Manejo de Cobradores Apertura SIIGO Permite crear hasta 9999 cobradores. Como este cdigo es compartido con el de vendedores, se recomienda utilizar del cdigo 1 hasta 5000 para vendedores y del 5001 hasta 9999 para cobradores. Los datos para la creacin de un cobrador son:

Cdigo. Formado de cuatro caracteres numricos. NIT. Nmero de cdula o Nit. Si el tercero no est creado, el sistema solicitar los datos para poder ser registrado como Nit. Pas. Asigne el cdigo previamente creado. Ciudad. Asigne el cdigo previamente creado. Zona. Asigne el cdigo previamente creado. Das de Aviso: Se debe asignar los das de aviso para realizar el seguimiento al cliente por el compromiso de pago.

6. DEFINICIN DE CALIFICACIONES Ruta Nuevo Men: Gestin de Recaudo Parmetros Calificacin Actualiza Ruta Tipo Explorador: Gestin de Recaudo Parametrizacin Tablas Calificaciones Actualiza Las tablas de calificacin permiten dar un concepto a un cliente o un proveedor de acuerdo a su ac reditacin comercial.

Los campos que se deben diligenciar son: Calificacin. Asigne un cdigo entre 1 999 para identificar cada una de las calificaciones utilizadas. Nombre. Describa cada una de las calificaciones que quiere manejar para los clientes y proveedores.

7. CREACIN DE TERCEROS Ruta Nuevo Men: Contabilidad Parmetros Apertura Terceros Ruta Tipo Explorador: Contabilidad Administracin de Terceros Apertura En esta opcin se puede hacer la creacin de la base de datos de todos los terceros: Clientes, Proveedores, Otros, asignando la marcacin respectiva. La creacin de los Clientes y Proveedores tambin se puede hacer directamente en el mdulo de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar y en este caso la marcacin la trae automticamente el sistema. Para crear un tercero se deben diligenciar los siguientes datos:

Nit. (13 posiciones numricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe incluir el dgit o de verificacin. El sistema mostrar el mensaje CREACIN, digite ENTER Maneja Sucursales. Seleccione el campo si este NIT maneja facturacin por la Sucursal (Mismo NIT, con diferentes direcciones), en caso contrario no asigne el campo, si se asign el campo a continuacin preguntar el nmero de Sucursal a crear desde 001 hasta 999.

 Nombre. (Campo 50 posiciones alfanumricas). Este nombre debe corresponder al nombre con el que el NIT se ha registrado en la cmara de comercio, para efectos de informacin Tributaria. Datos de Informacin Exgena: Esta ventana tiene como finalidad registrar datos de los terceros para generar el archivo para presentacin de medios magnticos y est compuesta por los siguientes datos :

Razn Social: Es un check box que debe marcarse cuando el nombre del tercero que se haya incluido, corresponda a una RAZON SOCIAL, de lo contrario, el programa asumir que el nombre del tercero es de una persona natural y podrn digitarse los datos de apellidos y nombres. Si se marca dicho campo, el programa permite continuar con el campo Numero de Identificacin del Extranjero. Si no se selecciona, contina con el campo Nombre 1. Nombre 1: Campo de 15 caracteres alfanumricos. Este campo se activa nicamente cuando NO se haya chequeado el campo Razn Social y es obligatorio. Aqu debe digitarse el primer nombre del tercero que se est creando y/o modificando. Nombre 2: Campo de 15 caracteres alfanumricos. NO es obligatorio. Aqu debe digitarse el segundo nombre del tercero que se est creando y/o repasando.

Apellido 1: Campo de 15 caracteres alfanumricos. Es obligatorio. Aqu debe digitarse el primer apellido del tercero que se est creando y/o repasando. Apellido 2: Campo de 15 caracteres alfanumricos. NO debe ser obligatorio. Aqu debe digitarse el segundo apellido del tercero que se est creando y/o repasando. Al dar Escape se devuelve al campo Apellido 1. Al dar Enter luego de capturar los datos, contina con el campo Nmero de Identificacin del Extranjero. El campo Nmero de Identificacin del Extranjero, el sistema permite incluir el Nit genrico asignado para los terceros del exterior, para realizar el reporte de la informacin. Es un campo de 9 caracteres. Luego de digitar los Datos de Informacin Exgena, se registran los datos que vienen a continuacin. Contacto. (Campo de 50 posiciones alfanumricas). Este le permite establecer una persona especfica con quien comunicarse o a quin enviar correspondencia. Tipo de empresa. El tipo de empresa tiene como objetivo marcar los terceros que son exentos de IVA Ejemplo: San Andrs y Providencia. Este parmetro se Crea por la ruta : Administracin Parmetros Parmetros Generales Tipos de Empresa Direccin. (Campo de 100 posiciones alfanumricas), asigne la direccin del tercero en los dos campos existentes. Pas - Ciudad. Asigne el cdigo de Pas y Ciudad previamente creado, al que pertenece el NIT, con el icono F2. los puede consultar o con tecla de funcin

Activo: Se debe marcar esta opcin siempre y cuando se desee ver al tercero que se esta creado en cada una de las bsquedas. Telfonos Fax A.A. Digite hasta cuatro (4) nmeros telefnicos del NIT, el Nmero del Fax y el Apartado Areo del Tercero. Sexo. Asigne la letra que corresponda, (E/M/F) Empresa, Masculino o Femenino, pueden ser personas Naturales o Jurdicas. Cumpleaos. Digite la fecha de nacimiento o de Constitucin si es una persona jurdica, ao de cuatro dgitos, mes de dos dgitos y da de dos dgitos, seguidos sin separaciones. Este campo tambin puede ser utilizado para incluir la fecha de creacin del Tercero. E-mail. Ingrese la direccin electrnica del tercero.

 Tipo. Seleccione el correspondiente, NIT, Cdula, Nmero unic IDE Personal, Cedula de extranjera, Tarjeta de Identidad, Registro Civil, Pasaporte, Tarjeta de extranjera, Tipo de dcto extranjero. Digito Verif. Si en el campo anterior seleccion NIT debe asignar el dgito de verificacin para este tercero, si asign Cdula no lo exige. Clasificacin. Seleccione el correspondiente CLIENTE, PROVEEDOR, OTROS. Si selecciona OTRO no solicita ms datos y el tercero ya ha quedado grabado en la base de datos. Beneficio DIAN Retiva Compras: Al marcar esta opcin el sistema realizara el clculo correspondiente a la retencin de IVA del 50% para aquellos terceros que sean del Rgimen Simplificado para Proveedor y al Rgimen Gran Contribuyente para Clientes. Mltiples Retenciones: En esta ventana para efecto del registro en los documentos (facturas de venta y registro de compra) se debe indicar la siguiente informacin con respecto al tercero que se est parametrizando, esta opcin solo se habilita si en el registro de control se marco la opcin de mltiples retenciones:

Tipo de Persona: Se indica si el terc ero es persona natural o jurdica. En caso de seleccionar que es persona Natural, el sistema habilita los cuadros de chequeo Es Declarante y Agente Retenedor:

Cuando es una persona jurdica, el sistema habilita los cuadros de chequeo Agente Retenedor y Auto retenedor.

Datos de comercializacin. Si es un CLIENTE se deben asignar los siguientes campos:

 Cupo de Crdito. Digite el Cupo de crdito para cada cliente, este parmetro permite, con clave de usuario, no vender por encima del cupo establecido. Lista de Precio. Digite el cdigo de la Lista de Precios de venta que se quiera establecer para cada cliente, segn el creado en el Catlogo de Inventarios, este valor lo traer en el momento de facturar. Se pueden seleccionar entre 1 y 12 listas de precios, si asigna la lista 13 el sistema traer todas las listas de precios. Forma de Pago. Asigne el cdigo de la forma de pago para el cliente o proveedor, la cual debe estar previamente creada y se puede consultar con el icono correspondiente o con las teclas de funcin F2 - Alfabtico y F3 Numrico. Esta forma de pago va ligada con la cuenta que est Detallada por Cobrar. Calificacin. Digite el cdigo de la calificacin previamente creado. Consulte las existentes con el icono correspondiente o con las teclas de funcin F2 Alfabtico y F3 - Numrico, de acuerdo a las referencias o comportamiento comercial de ste. Clasificacin. Escoja la Clasificacin de acuerdo al tipo de contribuyente al que pertenece el NIT: Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Rgimen Comn, Rgimen Simplificado, Rgimen Simplificado para personas no residentes en el pas, No residentes en el pas y No Responsables de IVA. Actividad. Digite el cdigo de actividad ICA a la que pertenece el NIT (previamente creados en Registro de Control), consulte las existentes con el icono correspondiente o con la tecla de funcin F2 - Alfabtico. Esta marcacin tendr efecto el clculo retencin de ICA. Vendedor. Digite el cdigo del vendedor (previamente creado). Consulte los existentes con el icono correspondiente o con la tecla de funcin F2 Alfabtico. Cobrador. Digite el cdigo de cobrador (previamente creado). Consulte los existentes con el icono correspondiente o con la tecla de funcin F2 Alfabtico. Descto. en Ventas. Digite el porcentaje de descuento fijo que quiera aplicar al cliente, de lo contrario se debe dejar el campo en blanco con ENTER. Perodo de pago. (Tres 3 posiciones numricas). Digite el perodo o tiempo en (das), en el cual el cliente normalmente realiza sus Pagos.

 Observaciones. Digite alguna Observacin adicional que quiera hacer acerca del NIT, 50 posiciones alfanumricas, es opcional. Das Pesimistas Das Optimista. Al digitar el rango de das en estas casillas se podr generar el informe de Flujo de Caja o manejo de programacin de pagos del modulo de tesorera. Esta opcin se habilita marcando previamente el registro de control el manejo de estas fechas Reporta a Cliente a Data crdito: Esta opcin solo se habilitara si en el registro de control se marca la opcin de Maneja Opciones EDI. En el momento de estar ubicado el cursor sobre el campo NOMBRE, se activa el siguiente icono:

Y presenta la siguiente ventana, en la cual se registran los datos del cliente necesarios para generar el reporte a las Centrales de Riesgo (Data crdito):

En la primera parte de la ventana el sistema solicita datos generales como el departamento, ciudad, direccin de correspondencia:

Los datos de la siguiente parte de la pantalla son:

3.1 Adjetivo:

00 - No hay adjetivo 10 - Deudor No Localizado 11 - Cuenta en Cobrador 16 - Fallecido 60 - Lnea Desconectada para cartera de telefona 1 - Cdulas de Ciudadana y NUIP 2 - NITS Empresariales 3 - NITS de Extranjera 4 - Cedulas de Extranjera 1 - Comercial 2 - Consumo 3 - Hipotecario 4 Otro 1 Admisible 2 Otra 1 - Voluntario 2 - Proceso Ejecutivo 3 - Mandamiento de Pago 4 - Reestructuracin 5 - Bien donado en dacin 0 Vigente

3.2 Tipo de Identificacin

3.3 Tipo de Obligacin

3.4 Tipo de Garanta

3.5 Forma de Pago

3.6 Periodicidad

1 - Mensual 2 - Bimestral 3 - Trimestral 4 - Semestral 5 - Anual 6 - Al vencimiento 9 - Otro tipo de pago

Estas opciones son las que estn definidas por Data crdito. Si escogi la opcin PROVEEDOR, Debe asignar los siguientes campos: FORMA DE PAGO CALIFICACIN CLASIFICACION - ACTIVIDAD DESCUENTO EN VENTAS PERIODO DE PAGO INFORMACION BANCARIA (Que aplica para el modulo de Tesorera)

8. INVENTARIO Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, as como aquellos que se hallen en proceso de produccin o que se utilizarn o consumirn en la produccin de otros que van a ser vendidos. 8.1 CLASIFICACION DE INVENTARIOS Para realizar la clasificacin y organizacin de los inventarios, es importante tener en cuenta ciertas variables que se recomiendan manejar para que los informes generen la informacin que se quiere analizar, para una posterior toma de decisiones. Para esto se ha definido la apertura de Lneas y Grupos o apertura de Tablas de Inventario. 8.1.1 Apertura de lneas y grupos Con el fin de clasificar los inventarios, consultar y relacionar las cuentas que determinan el movimiento se ha diseado esta opcin, la cual permite crear hasta (999) lneas de productos con la opcin de seleccionar por lnea hasta (9999) grupos y por cada grupo definir (999999) cdigos diferentes productos, permitiendo clasificar los inventarios de lo ms general a lo ms especfico. De acuerdo a lo anterior, la explicacin de cada nivel es: LINEA: Es la clasificacin ms general de los inventarios; y es la que va a reunir y organizar todo bajo un criterio. GRUPO: Es la segunda clasificacin de los inventarios y divide, bajo otro criterio las lneas. CODIGO: En este nivel se establece la codificacin del producto especfico. Es importante determinar si la clasificacin que se est dando corresponde a, productos (materias primas, productos en proceso o terminados), de consumo o Servicios; ya que dependiendo de su marcacin, los resultados sern los que da la valorizacin a la contabilidad. LINEA CALIZAS VAJILLAS ELECTROPLATA SERVICIOS BIENES DE CONSUMO GRUPO MINERALES LINEA TOSCANA CUBIERTOS MANT. DE UTENSILIOS COCINA. CAFETERIA CODIGO DE PRODUCTO Caliza Mineral Arenisca Vajilla Toscana 6 Puestos Tenedor Regina Mant. Y Rep. de Utensilios para Cocina Filtro para greca

Las Lneas y Grupos de productos se crearan por el mdulo: Ruta Nuevo Men: Inventarios Parmetros Apertura Lneas y Grupos

Ruta Tipo Explorador: Inventarios Catlogos Apertura Lneas Y Grupos.

La apertura de lneas y grupos tambin se denomina tablas de inventario y es importante que antes de empezar a crearlas, se entienda se pueden clasificar de acuerdo al tipo, por Producto, Consumo o Servicio. Al marcar una tabla como Producto, permite controlar cantidades de inventario y valorizarlo, se utiliza para tablas de Materia Prima, Producto en proceso, Producto Terminado y/o Productos no Manufacturados por la empresa. Al marcar la opcin Consumo, el sistema permite controlar el stock de inventario de los productos de consumo interno, como es la papelera pero no permite su venta. Y al marcar la opcin Servicio, el sistema NO controla cantidades de inventario, debido a la naturaleza intangible de los servicios. 8.1.2 Clasificacin Por Lneas De Producto Si la empresa es productiva y comercializadora, se pueden hacer diferentes clasificaciones dependiendo del inventario que se est manejando. Ejemplo: Del cdigo de la lnea numero 1 al cdigo de lnea numero 99, se clasificar la materia prima y del cdigo de lnea numero 100 al cdigo de lnea 199 el producto terminado. Del cdigo de lnea nmero 200 al cdigo 299 se clasificarn las mercancas no fabricadas por la empresa. Del cdigo de lnea 300 a 399, los servicios y por ultimo del cdigo de lnea 400 en adelante los bienes de consumo que sean necesarios.

IMPORTANTE En todas las tablas es necesario digitar cuentas de inventarios, costos, ventas, devoluciones, ajustes por inflacin y la cuenta de correccin monetaria. En el caso especfico de aquellas empresas que no realicen ajustes por inflacin, deben digitar de igual manera las cuentas de ajustes, y no correr el proceso de Ajustes por Inflacin, para que no sean afectadas contablemente, este tema ser ampliado en la Cartilla No. 8. 8.1.3 Lneas De Materia Prima La siguiente grfica muestra un ejemplo de una tabla de materias primas con su clasificacin y respectivas cuentas contables:

8.1.4. Lneas De Producto Terminado Al igual que en la pantalla anterior, una tabla de producto terminado se clasifica como Producto en el Tipo de lnea y debe llevar las cuentas correspondientes, de acuerdo al PUC.

8.1.5. Lneas De Mercancas No Fabricadas Por La Empresa La siguiente grfica muestra un ejemplo de una Tabla de Mercancas no Fabricadas por la empresa, con su respectiva marcacin de producto y las cuentas contables de acuerdo al PUC.

8.1.6. Clasificacin Por Lneas De Servicios Al clasificar una lnea de servicio se debe tener en cuenta que NO controlar saldos de inventarios, a pesar del siguiente mensaje que se genera al catalogar una lnea como Servicios, se deben diligenciar los campos de cuentas contables correspondientes.

En este caso se deben parametrizar Cuenta de inventario, Cuenta de Ajustes y Cuenta de Contrapartida

8.1.7. Clasificacin Por Lneas De Bienes De Consumo Este tipo de lneas, es utilizado para incluir los bienes que hacen parte del consumo de la compaa, como: Papelera, Elementos de aseo, etc.

IMPORTANTE : Siempre que se tengan productos gravados y exentos asociados a una misma lnea, debern crearse lneas diferentes para PRODUCTOS GRAVADOS y lneas diferentes para PRODUCTOS EXENTOS, para que contablemente el movimiento quede cargado a las cuentas respectivas. 8.1.8. Diferencia En Cuentas En la siguiente tabla se encuentra un ejemplo de las cuentas utilizadas para cada caso, en los diferentes campos que pide el sistema: CUENTA INVENTARIO COSTO DE INVENTARIO INGRESOS DEVOLUCIONES AJUSTES POR INFLACIN PRODUCTO 143505 613505 413505 417505 143599 CONSUMO 171020 519530 420505 420505 171099 SERVICIO 141805 615590 415590 417505 141899

CONTRAPARTIDA

470510

470525

470510

En la tabla de producto se manejan las que comnmente nos indica el PUC. En la tabla de consumos la cuenta de Costo, corresponde al gasto, por ser un consumo interno de la empresa. En la tabla de servicios, se debe crear una cuenta de inventarios que no tenga relacin con las reales, debe ser una provisional y una cuenta de ingresos que relacione los dineros recibidos por servicios. La ltima pregunta que genera el sistema en la creacin de las Tablas de Inventarios hace referencia a la actividad econmica de la empresa (1 Primaria y 2 Secundaria). Este campo se debe diligenciar para que el sistema pueda identificar que actividad de ICA debe utilizar en el momento de una venta de los productos que dependen de ella. RECUERDE: Para incluir las actividades se debe repasar el Registro de Control hasta el final, por la opcin de: Men Nuevo: Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Control Men Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Control.

Las cuentas utilizadas en las tablas de inventario sern marcadas automticamente por el sistema en el campo Inventario en la apertura de cuentas contables.

RECUERDE: La apertura de cuentas contables se hace por el mdulo de Ruta Tipo Explorador: Contabilidad Administracin de cuentas contables Apertura. Ruta: Nuevo Menu: Contabilidad Parmetros Apertura Cuentas Contables

8.2 CATALOGO DE PRODUCTOS 8.2.1. Propiedades Generales. En el catlogo de productos se definen los productos que fsicamente la compaa comercializa o las materias primas que hacen parte de la produccin. Para crear un producto existe la opcin: Menu Nuevo: Inventarios Parametros Apertura de Productos

Menu Tipo Explorador: Inventarios Catalogos - Apertura de productos

El catlogo de productos tiene las siguientes caractersticas: Cdigo del producto: Es un consecutivo que se adiciona a las lneas y grupos de inventario. Es el cdigo de identificacin del producto, que consta de 13 dgitos correspondientes a 3 caracteres de la lnea, 4 del grupo y 6 del cdigo de producto. Descripcin del producto: Es el nombre del respectivo producto con el cual se va a identificar dentro del inventario. Este campo es alfanumrico. Referencia de fbrica: Es una de las formas de identificacin que tienen las compaas para diferenciar sus productos de los dems. Esta referencia al

igual que la descripcin es alfanumrica lo letras.

que permite incluir nmeros y

Producto / Servicio / Consumo: Este campo es alimentado directamente por el sistema, desde la Apertura de Lneas y Grupos.

IVA incluido: Al seleccionar esta opcin, se indica al sistema que los precios de ventas incluyen el valor del IVA, por lo tanto, al incluir las listas de precios se digitar el valor del producto con el IVA. En la siguiente tabla se muestra una comparacin de un producto que tiene IVA incluido y otro producto que tiene IVA normal. PRODUCTO IVA INCLUIDO IVA NORMAL PRECIO DE VENTA $100,000 $100,000 VALOR REAL DEL PRODUCTO $84,000 $100,000 IVA (16%) $16,000 $16,000 VALOR TOTAL $100,000 $116,000

Lista de Precios: El sistema permite crear o asignar hasta 12 listas de precios en cada producto. Sin embargo, al facturar, el sistema de acuerdo a los permisos de las claves, permite cambiar el precio de venta. Se recomienda que si se van a usar listas de precios, estas deben ser aplicadas en todos los productos.

 IVA: En esta opcin se incluir el porcentaje del IVA que tiene el producto de acuerdo a la tarifa decretada por el estado. Si el producto es exento o excluido esta opcin se dejara en ceros. Mximos / Mnimos por bodega: Esta opcin se marcar, siempre y cuando la compaa controle stock de inventario, existencia mnima y mxima, en cada una de las bodegas.

Al seleccionar el campo se van a controlar mximos y mnimos por cada bodega que maneje la compaa, se debe incluir por cada bodega la cantidad mnima y la cantidad mxima a controlar. Esta opcin se debe hacer bodega por bodega, y caso de utilizar ubicaciones, se debe registrar por cada una de ellas:

En caso de no manejar un stock de inventario por cada bodega, se debe dejar el campo en blanco y en la siguiente opcin se digitarn las cantidades mnimas y mximas que se van a controlar de manera general. Stock mnimo Stock mximo: Esta opcin se habilitar siempre y cuando en la pregunta MAX/MIN por bodega no est marcada, con el fin de incluir en forma general la cantidad mnima y mxima que debe existir de el producto que se est creando. Esta opcin se recomienda para empresas que comercializan con productos perecederos.

Tiempo de reposicin: Corresponde a los das en que se demora reponer el producto de acuerdo a las compras, es un campo de tipo informativo. Costo promedio: El sistema actualizar automticamente el costo promedio de cada uno de los productos, de acuerdo al movimiento del producto (compras y entradas de almacn).

IMPORTANTE: El sistema de valuacin de costos que maneja SIIGO es el promedio ponderado y a travs de la siguiente formula:

Saldo inicial costo producto ($) + Compras de producto del mes ($) ____________________________________________________ _ Saldo inicial cantidades (Q) + Entradas de producto cantidades (Q)

Costo promedio

Ajustable: Se le debe marcar esta opcin a todos los productos que se ajustan por inflacin. Ultimo valor de compra: Este valor ser actualizado automticamente, de acuerdo al movimiento que tenga el producto en cuanto a sus compras, de igual manera puede ser digitado. Costo predeterminado: Esta opcin se habilitar nicamente cuando dentro del registro de control se marque como mtodo de valorizacin del inventario l COSTEO PREDETERMINADO, de lo contrario esta pregunta NO se habilitar indicando que se tiene definido COSTEO EN LINEA O COSTEO EN BATCH. RECUERDE: El sistema de costeo se define dentro de la opcin de Menu Nuevo: Administracin Parametros Parametros Generales Registro de Control. Menu Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Control. Unidad: (2) posiciones alfanumricas que permiten codificar una unidad de medida especfica para el producto en la cual se podra seleccionar de la lista predeterminada que trae el sistema. Ej.: UN = Unidad, KG = Kilogramo, M2 = Metro cuadrado.

 Peso: En este campo se digita el peso del producto que se est parametrizando, en caso que tal, que sea necesario indicar la sumatoria de los pesos de productos iguales registrados en una factura de venta. Marca: Esta opcin permite incluir las marcas que tienen los diferentes productos con el fin de identificarlos por cada una de ellas, permite realizar bsqueda del producto por esta opcin. Cdigo de barras: Esta opcin permite incluir el cdigo de barras del producto para tener otra opcin de identificacin o bsqueda. Equivalencia: Permite incluir el cdigo de otro producto (13 dgitos), que puede llegar a reemplazarlo en caso de no haber existencias. Maneja factor de conversin: Permite incluir hasta cinco (5) diferent es formas de medida del producto.

Al marcar esta opcin, el sistema muestra la siguiente ventana, con tres columnas:

 La primera columna corresponde a la unidad de medida donde se deben incluir las siglas de las unidades de medida que se van a utilizar. La segunda es el operando, que pueden ser M (Multiplicar) o D (Dividir). La tercera es el factor por el cual se va a multiplicar o Dividir la unidad del producto para convertirlo a las unidades reales. Este factor de conversin se utiliza para que los saldos de inventario se representen en forma real y se pueda tener un control exacto en el inventario. Ubicacin: El sistema permite incluir hasta tres ubicaciones por cada producto, las cuales estn definidas para poder llevar o identificar dentro de cada bodega, el rea especfica o la ubicacin donde estn almacenadas las diferentes referencias de inventario. Proveedores: Cada vez que se registre una compra, el sistema actualizar internamente los ltimos cuatro (4) proveedores a quien se compr el producto.

 Activo: Esta opcin permitir activar o inactivar aquellos productos que se dejan de comercializar o que no se vuelven a utilizar.

RECUERDE: SIIGO no permite borrar productos que tengan movimiento, por lo tanto, para no volverlos a utilizar se debern INACTIVAR por esta opcin.

Tarifa: Digite 1 si el producto maneja tarifa de IVA Excluida, digite 2 si el producto es exento, digite 3 si el producto es gravado. Discrimina IVA en la impresin: Esta opcin se utiliza cuando el precio de venta tiene IVA incluido y en la impresin de la factura de venta, formato SIIGO, se quiere discriminar el valor real del producto y aparte el valor del IVA. PRODUCTO IVA INCLUIDO PRECIO DE VENTA $116,000 VALOR REAL DEL PRODUCTO $100,000 IVA (16%) $16,000 VALOR TOTAL $116,000

8.3 ASIGNACION DE LISTAS DE PRECIOS Esta opcin es muy til ya que permite colocar una descripcin a cada una de las listas de precios, facilitando su asignacin en la creacin de cada producto. Para crear las descripciones se debe ingresar a descripciones para listas de precios ubicada: la opcin Creacin de

Men Nuevo: Inventarios Procesos Administracin de Precios Listas de Precio

Men tipo Explorador: Inventarios Catlogos - Creacin de descripciones para listas de precios.

Al ingresar a esta opcin el sistema permite incluir una descripcin a cada lista de precios, la cual veremos a continuacin.

Al ingresar nuevamente a la apertura de un producto, el sistema mostrar los cambios realizados.

8.4 ADMINISTRACION DE PRECIOS Con sta funcin se podrn realizar automticamente cambios a los actuales precios de venta del Catlogo de Productos ya sea aumentndolos o disminuyndolos de acuerdo a un porcentaje o a un valor determinado. Esta funcin del programa es muy til, ya que evita ingresar constantemente a todos y cada uno de los productos para modificar los precios de venta. La ruta para ingresar a esta opcin es: Men Nuevo: Inventarios Procesos - Administracin de Precios

Men Tipo Explorador: Inventarios Administracin de precios:

INCREMENTO PORCENTUAL

Por esta opcin se podr ingresar a incrementar el valor de venta, de acuerdo al porcentaje digitado de cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando como base o punto de referencia: el ltimo valor de compra, el costo unitario del producto o los precios de venta.

Los incrementos de precios se podrn redondear de acuerdo a lo requerido. (Al Peso, Diez, cien y Mil. Adicionalmente, se puede aumentar la tarifa del IVA a todos los productos, en caso de requerirse.

PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTA DE CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES ltima Compra: Al seleccionar esta opcin el sistema se remitir al valor de la ltima compra del catlogo de productos y aumentar en el porcentaje indicado el precio de venta que se escoja. Ejemplo: Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja quedar valiendo $1.100.

Costo Unitario: Al seleccionar esta opcin el sistema se remitir al valor del costo unitario del catlogo de productos y aumentar en el porcentaje indicado el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja quedar valiendo $1.100. Precios de Venta: Al seleccionar esta opcin el sistema se remitir al valor del precio de ventas del catlogo de productos y aumentar en el porcentaje indicado el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja quedar valiendo $22.000. INCREMENTO POR VALOR

Por esta opcin se podr ingresar a incrementar, de acuerdo al valor digitado, cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando como base o punto de referencia: el ltimo valor de compra, el costo unitario del producto o los precios de venta.

Adicionalmente, se puede aumentar la tarifa del IVA a todos los productos, en caso de requerirse.

PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES ltima Compra: Al seleccionar esta opcin el sistema se remitir al valor de la ltima compra del catlogo de productos y aumentar en el valor indicado el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Ultima compra $1000 valor $300 el precio de venta de la lista que se escoja quedar valiendo $1.300. Costo Unitario: Al seleccionar esta opcin el sistema se remitir al valor del costo unitario del catlogo de productos y aumentar en el valor indicado el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Costo Unitario $1000 valor $250 el precio de venta de la lista que se escoja quedar valiendo $1.250. Precios de Venta: Al seleccionar esta opcin el sistema se remitir al valor del precio de ventas del catlogo de productos y aumentar en el valor indicado el precio de venta que se escoja. Ejemplo: Precio de Ventas $20.000 valor $2.000 el precio de venta de la lista que se escoja quedar valiendo $22.000. DECREMENTO PORCENTUAL

Por esta opcin se podr ingresar a disminuir, de acuerdo al porcentaje digitado, cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando como base o punto de referencia: el ltimo valor de compra, el costo unitario del producto o los precios de venta.

Adicionalmente, se puede disminuir la tarifa del IVA a todos los productos, en caso de requerirse. PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES ltima Compra: Al seleccionar esta opcin el sistema se remitir al valor de la ltima compra del catlogo de productos y disminuir en el porcentaje indicado el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja quedar valiendo $900. Costo Unitario: Al seleccionar esta opcin el sistema se remitir al valor del costo unitario del catlogo de productos y disminuir en el porcentaje indicado el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja quedar valiendo $900. Precios de Venta: Al seleccionar esta opcin el sistema se remitir al valor del precio de ventas del catlogo de productos y disminuir en el porcentaje indicado el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja quedar valiendo $18.000. DECREMENTO POR VALOR

Por esta opcin se podr ingresar a disminuir, de acuerdo al valor digitado, cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando como base o punto de referencia: el ltimo valor de compra, el costo unitario del producto o los precios de venta.

Adicionalmente, se puede disminuir la tarifa del IVA a todos los productos, en caso de que ello llegare a ocurrir. PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES ltima Compra: Al seleccionar esta opcin el sistema se remitir al valor de la ltima compra del catlogo de productos y disminuir en el valor indicado el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Ultima compra $1000 valor $300 el precio de venta de la lista que se escoja quedar valiendo $700. Costo Unitario: Al seleccionar esta opcin el sistema se remitir al valor del costo unitario del catlogo de productos y disminuir en el valor indicado el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Costo Unitario $1000 valor $250 el precio de venta de la lista que se escoja quedar valiendo $750. Precios de Venta: Al seleccionar esta opcin el sistema se remitir al valor del precio de ventas del catlogo de productos y disminuir en el valor indicado el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Precio de Ventas $20.000 valor $2.000 el precio de venta de la lista que se escoja quedar valiendo $18.000. RENTABILIDAD

Men Nuevo: Inventarios Procesos - Administracin de Precios Rentabilidad

Men Tipo Explorador: Inventarios Administracin de precios Rentabilidad

Con ste informe se podr consultar por cada una de las listas de precios el margen de utilidad con relacin a los costos que tengan cada uno de los productos. La utilidad de ste informe radica en saber en cualquier momento, que tan rentables estn siendo para la empresa los productos y a su vez reasignar de forma consistente los precios de venta. Cuando se ingresa a sta opcin, se podr acceder a cualquier lista de precios que se desee consultar y generar la rentabilidad por cada lista de precios. Podemos observar un ejemplo de la informacin que trae este informe: LISTA RENTABILIDAD POR PRECIOS DESCRIPCION PRECIO COSTO RENTABILIDAD LAMINA DE CEDRO 108,000 80,000 28,000 COPIA LISTA DE PRECIOS

PORC. 25.93%

Men Nuevo: Inventarios Procesos - Administracin de Precios Copia listas de precios

Men Tipo Explorador: Inventarios Administracin de precios Copia lista de precios

Por medio de esta opcin podemos copiar el precio de un producto a otros productos, con el fin de no tener que incluir el precio manualmente a cada uno de ellos. El cambiar copiar la lista de pecios a otros productos afectara directamente el precio de venta en la apertura de producto. Es importante que la utilizacin de esta funcin se debe hacer cuando los precios de algunos productos son iguales. Al ingresar a la opcin Copia lista de precios se deben diligenciar los siguientes datos: Se encontrara con la siguiente pantalla