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Anforderungen an Dokumentenverwaltungssysteme fr Betrieb und Instandhaltung von Anlagen

In vielen Unternehmen wurde die Einfhrung eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) von den kaufmnnischen/administrativen Abteilungen initiiert. In diesem Bereich fallen oft grosse Mengen von Dokumenten an, sind gro e standardisierte Prozesse wie z.B. die Verarbeitung von Eingangsrechnungen Verarbeitung etabliert und es sind auch gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Aufbewahrungsfristen und Archivierung Genge zu tun. Aber auch die technischen Abteilungen eines Unternehmen sind immer strker mit der zunehmenden Flle an Dokumenten - und in diesem Fall auch von Zeichnungen/Plnen und verstrkten Anforderungen hinsichtlich Nachvollziehbarkeit der Dokumentation von Prozessen (=> Haftungsfragen!) konfrontiert. Man denke nur an die umfangreiche Dokumentation die zum sicheren Betrieb einer Grossanlage erforderlich ist. Gro Unterscheiden sich nun DMS die fr kaufmnnisch/administrative Prozesse eingesetzt werden von Systemen die fr die Belange der technischen Abteilungen bentigt werden? Ja und nein. In der Basisfunktionalitt unterscheiden sie sich nicht, da heute alle bewhrten unterscheiden DMS ber hohe Funktionalitt verfgen und die Standardaufgaben fr die Verwaltung von Dokumenten problemlos erfllen. Die berwiegende Mehrheit der Softwarelsungen ist modular aufgebaut, wobei sich folgende Funktionspakete je nach Anbieter in unterschiedlicher gende Ausprgung - unterscheiden lassen. Dokumentenverwaltung Basisfunktionen Eingabe bzw. bernahme von Dokumenten: Erfassen, Klassifizieren, Scannen, Altbestnde von Dateien bernehmen Aufbau beliebiger Strukturen, Verwendungsnachweis iger Kopplung zu dokumentenerzeugenden Systemen, Office, CAD ERP CAD, Speicherung und Archivierung Recherche und Anzeige Workflow Kollaboration, gemeinsames Arbeiten an verschiedenen Standorten, ollaboration, Auslagern auf mobile Gerte, Eri Erinnerung, Benachrichtigung

Dokumentenmanagement Was sind aber nun die Unterschiede beim Einsatz von DMS in der Technik? Und welche besonderen Anforderungen mssen solche Systeme erfllen. Der auf den ersten Blick auffallende Unterschied ist, dass auch Plne (Zeichnungen) zu verwalten sind. Diese Plne knnen von den verschiedensten CAD-Systemen kommen (Maschinenbau, Bauwesen, Elektrotechnik) oder werden als Altbestand eingescannt, knnen grossformatig sein und stellen daher Anforderungen fr den Ausdruck auf Plotter ein integriertes PlotManagementsystem ist dabei sehr hilfreich. Das Datenvolumen dieser Plne ist im Normalfall sehr gross, was beim Arbeiten von rumlich entfernten Standorten aus zu unerfreulichen Antwortzeiten fhren kann. Welche Funktionen sind daher gefordert? CAD-Schnittstellen: Ein fr technische Abteilungen geeignetes DMS muss daher ber Schnittstellen zu dem gngigen CAD-System verfgen. Die wichtigste Funktion ist dabei, dass die Metadaten im DMS fr einen Plan bidirektional mit den Schriftkopfdaten des Planes gekoppelt sind. Diese Funktion ist auch sehr hilfreich wenn es gilt Altbestnde von Plnen mglichst automatisch in ein DMS zu bernehmen. PreView: In vielen Fllen will ein Anwender nur kurz einmal nachsehen, was in so einem Plan enthalten ist. Oft auch nur um festzustellen ob es der richtige Plan ist, der fr seine aktuelle Aufgabe bentigt wird. Wenn hier jedes Mal xMegabyte der Originaldatei zu bertragen sind, so wird sich die Freude in Grenzen halten. Hier kann mit einer leistungsfhigen Preview Komponente und einer vorhergehenden automatischen Konvertierung in ein kompaktes Preview Format Abhilfe geschaffen werden. Somit ist es auch mglich ohne Lizenz des speziellen CAD-Systems Plne zu betrachten. Workflow mit Berechtigung: Dass Plne meist einem mehr oder weniger komplexen Workflow von der Erstellung, der Prfung bis zur Freigabe unterliegen ist Standard und muss natrlich von einem DMS erfllt werden knnen (inkl. Benachrichtigungsfunktion, Erinnerung, Verteilerfunktion und Vertreterregelung alles hinterlegt mit einem Berechtigungssystem) SAP PM- Kopplung Viele Unternehmen die fr die Produktion ihrer Produkte umfangreiche Anlagen bentigen, setzen fr die Instandhaltung SAP/PM ein - mit einer tiefgehenden Struktur fr die technischen Pltze mit darunter befindlichen Equipments. www.physical-asset-manager.eu Verlag Asset Manager

Dokumentenmanagement Welche Funktionalitt der SAP PM/DMS- Kopplung ist somit gefordert PM/ gefordert: Es soll im DMS die SAP PM- Anlagenstruktur abgebildet werden. An diese PM Struktur werden smtliche relevante Dokumente (Plne, Anleitungen ) gehngt. Die SAP PM-Struktur wird mittels SAP Reportdateien bernommen. Diese Struktur SAPSAP- Reports sollen in bestimmten Intervallen (z.B. einmal wchentlich) automatisch ausgefhrt werden. ber einen Button in SAP PM (SAP-Transaktion IH01 Strukturdarstellung) (SAP Transaktion soll vom technischen Platz/Equipment ausgehend sofort die entsprechende ll Struktur im DMS aufgebrochen werden und smtliche zugehrige Plne/Dokumente angezeigt werden. Eine Preview-Komponente soll die Komponente sofortige Plan-/ Dokumentenansicht, unabhngig davon welch / welches Erzeugersystem dahinter steht ermglichen Die beschriebene Funktion soll ebenso via Button ausgehend von SAP Meldungen und SAP Auftrgen durchgefhrt werden knnen.

Abb. 2: Direkter Zugriff auf Dokumente/Plne aus SAP/PM AutoCAD Kopplung: Es existieren bei intern erstellten AutoCAD-Plnen weitgehend einheitliche ieren AutoCAD Plnen Vorlagen (Schriftkpfe). Diese Schriftkopfdaten sollen weitgehend automatisiert ausgelesen und als Metadaten im DMS verwendet werden.

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Abb. 3: AutoCAD Kopplung der Schriftfelddaten mit den Metadaten fr die Bezeichnung Funktionen fr AutoCAD: Aktualisieren der Schriftkopfdaten = der Austausch von Informationen (Metadaten) zwischen syneris und AutoCAD. Der Informationsfluss ist bidirektional konfigurierbar. Verwalten von Xrefs und Hyperlinks Speichern und Schliessen ber DMS/AutoCAD- Menfunktionen Integrationen: Plan- und Dokumentenverwaltungssysteme fhrt man auch in den technischen Abteilungen nicht auf der grnen Wiese ein. Ein fr die Anwender erkennbarer Nutzen ergibt sich in den meisten Fllen erst dann, wenn die wichtigsten Applikationen wie Office, CAD-Systeme, GIS oder ERP mit dem DMS gekoppelt werden.

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Abb. 4: Kopplung von Applikationen mit syneris bei einer konkreten Kundeninstallation Einfhrung von DMS in einem Unternehmen: Fhrt nun ein Unternehmen in seinen technischen Abteilungen ein DMS ein, so sind es spezielle dokumentenrelevante Geschftsprozesse, die durch ein DMS abzubilden sind und erst durch die Standardisierung und Automatisierung dieser Prozesse ist ein Rationalisierungseffekt und damit ein positiver kommerzieller Effekt gegeben. Im Normalfall ist nicht nur ein einzelner Prozess durch ein DMS zu untersttzen, sondern die Anforderungen sind vielfltig und hngen auch immer davon ab, wie in den Unternehmen Aufgaben organisiert sind Alle diese Anforderungen an ein DMS lassen sich in viele Unterfunktionen aufgliedern, sodass daraus sehr umfangreiche Lastenhefte erstellt werden knnen. Das Problem dabei ist, dass mit diesen Listen zwar erfasst werden kann, welche Funktionen in einem DMS gefordert sind, jedoch nicht, wie diese Funktionen im praktischen Einsatz funktionieren und vor allem ob der Anwendungskomfort und die Anwendungslogik von den Anwendern akzeptiert werden. Es ist daher aus unserer Erfahrung fr ein Unternehmen das die Einfhrung eines Dokumentenverwaltungssystems plant wesentlich zielfhrender zu beschreiben, welche Geschftsprozesse mit einem DMS untersttzt werden sollen und wie der Ablauf zu erfolgen hat und nicht in endlosen Excel-Listen versuchen zu beschreiben, welche Detailfunktionen ein DMS zu erfllen hat. www.physical-asset-manager.eu Verlag Asset Manager

Dokumentenmanagement Wenn auch die Funktionalitt eines DMS fr einen erfolgreichen Einsatz wichtig ist, so tragen noch folgende Faktoren ganz wesentlich zum Erfolg bei: Ein eindeutig definierter Projektumfang Der Projektleiter des Kunden mit Fachkenntnis und interner Durchsetzungsmglichkeit Der Projektleiter des Anbieters mit Erfahrung in hnlich gelagerten Projekten Das firmenspezifische Customizing der Software entsprechend den Kundenanforderungen Die Integration des DMS mit den beim Kunden eingesetzten Softwareprodukten wie z.B. CAD fr Maschinenbau, CAD fr Elektrotechnik, MS-Office, ERP-Systemen, IPSA (wie z.B. SAP/PM) etc.

Zusammengefasst knnte man sagen: Es geht nicht um die beste Software fr DMS sondern um die beste Lsung fr den Kunden die aus Software und den Fachkenntnissen des Kunden und des Softwarelieferanten bestehen.

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