Kickoff meeting o incio do sucesso ou do fracasso

Imagine o cenrio: voc foi eleito o gerente de um importante projeto dito como estratgico para o plano de desenvolvimento plurianual de sua empresa. Voc ento se prepara, elabora o project charter, a WBS, o cronograma e todos os demais documentos que entende como teis para as fases de incio e planejamento. Por fim, agenda o evento de lanamento do projeto, ou, o kickoff meeting com os principais envolvidos os stakeholders no projeto. Tudo parece ir muito bem at que, ao expor suas necessidades durante o evento, voc se depara com uma descomunal resistncia dos gerentes funcionais da empresa em ceder seus preciosos recursos ao seu projeto. Somente neste momento, voc toma conscincia de que a opo de economizar o tempo do patrocinador do projeto no incluindo o no kickoff meeting foi um grande erro. E o seu projeto que parecia ser sua grande chance de redeno na empresa, comeou a tomar contornos de calvrio antes mesmo de iniciar. Nen Prancha, pseudnimo do jornalista Joo Saldanha, foi o autor do aforismo que dizia pnalti to importante que devia ser batido pelo presidente!. Esta lgica de importncia pode ser bem aplicada ao evento de lanamento ou abertura do projeto, ou ainda, o kickoff meeting onde a participao do patrocinador do projeto o sponsor, essencial para o sucesso no somente do evento mas de todo o projeto. O kickoff meeting que, para melhor entendimento dos iniciados em gerenciamento de projetos, no o primeiro evento do projeto, devendo ter seu momento estrategicamente disposto entre o fim da etapa de planejamento e o incio da execuo, uma reunio de suma importncia para o sucesso (ou fracasso) do projeto. Seu trabalho comea na preparao desta reunio. Com foco na agenda do patrocinador do projeto, devese convocar (e cobrar a confirmao de presena) dos demais interessados relevantes. Normalmente, alm do patrocinador, estes principais interessados devem ser os gerentes funcionais que tero suas equipes compartilhadas com o projeto, o cliente que receber o PRoduto do projeto e todos aqueles que possam influenciar positiva ou negativamente o projeto. Em seguida, voc deve atentar aos requisitos de infraestrutura o tamanho da sala deve ser proporcional ao nmero de convidados, garantir as facilidades que ir necessitar (projetor, tela etc.), cadeiras, coffe break e tudo mais que puder tornar o ambiente adequado e agradvel. Agendas confirmadas e requisitos reservados, hora de rever seus documentos de planejamento. Lembrese que o kickoff meeting ser o momento de demonstrar que o projeto est bem planejado e seus riscos mapeados. Mas, cuidado! No se esquea de que esta reunio ter a presena do patrocinador do projeto, normalmente um executivo da empresa que no ter muito tempo (nem pacincia) para ver os seus minuciosos detalhamentos trabalhados com tanto carinho. Alm do mais, seu principal objetivo o de fazer com que os interessados se interessem ou, ao menos, respeitem o projeto. Assim, sua apresentao deve ser concisa e objetiva garantindo que voc tem uma viso clara de onde e como quer chegar ao resultado do projeto. Para o gerente do projeto uma tima oportunidade para garantir que seus steakholders que vezes por disperso geogrfica vezes por falta de ocasio venham a se conheam pessoalmente, demonstrar (ou, ao menos, tentar) que h um ganho comum a todos com o sucesso do projeto, mapear suas predisposies quem est receptivo ou reativo ao projeto e, garantir que haja o entendimento dos respectivos papis e responsabilidades. Mas, fundamentalmente, a grande utilidade do evento procurar capturar o comprometimento de todos para o desenvolvimento e sucesso do projeto. Observe que, sem este comprometimento, o gerente do projeto corre sempre o risco de cair na armadilha organizacional onde os gerentes funcionais dificilmente iro abrir mo de seus recursos, essenciais para garantir suas obrigaes operacionais, para as necessidades do seu e no, deles projeto. Para garantir esta boa vontade e colaborao irrestrita dos demais envolvidos, j entendemos ento que de pouco vale o pedido de apoio e compaixo para com o projeto se este for feito pelo gerente do projeto. a que entra a participao essencial do patrocinador que, vamos combinar assim, deva ser uma pessoa de considervel poder poltico dentro da organizao. Est a ento, o pulodo gato do kickoff meeting; muito embora caiba a voc conduzir a reunio e sua dinmica, essencial que, logo aps as boas vindas dada aos presentes, voc passe a palavra ao patrocinador do projeto para que este use de sua posio na organizao a fim de sugerir fortemente que os envolvidos presentes dem apoio, recursos e condies ao gerente do projeto para obter os resultados esperados do projeto essencial para as metas da empresa e etc. etc. Recado dado, mesmo que o patrocinador resolva sair da reunio, para voc, no ser mais um problema visto que seu objetivo maior garantir que todos entendam e apiem o projeto j foi passado. E, como diz o velho ditado manda quem pode, obedece quem tem juzo....
RAMIRO RODRIGUES FILHO Gerente de programas e projetos com treze anos de atuao em consultorias de projetos e servios de integrao de infra-estrutura e solues de tecnologia junto a empresas nacionais e multinacionais dos diversos segmentos de mercado. Mestre em administrao com nfase em sistemas de informao certificado Project Management Professional pelo PMI, ITIL Fundations, MS Project Orange Belt, Modulo Certified Security Office e auditor-lder BS7799 pela Det Norske Veritas (DNV). Membro da Association for Information Systems, professor de cursos gesto de projetos e empresarial (IBMEC/RJ) e, preparatrios para certificao PMP.