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REPOBIKANI MADAGASIKARA Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS -------------------------COMMISSION NATIONALE DES MARCHES -------------------------

Autorit de Rgulation des Marchs Publics

Rapport de mission de Contrle posteriori des contrats Passs au cours du 1er Quadrimestre de lanne 2010 au niveau de 3 institutions et 21 Ministres

Juillet Aot 2010


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TABLE DES MATIERES


GLOSSAIRE............................................................................................................. 3 a) Dmarches .................................................................................................. 5 b) Evaluation....................................................................................................5 c) Mise en uvre..............................................................................................6 d) Ressources humaines...................................................................................6 II. CONSTATATIONS SUR LES DONNES COLLECTEES................................................7 III. ANALYSE DES RESULTATS ET RECOMMANDATIONS..........................................14 Recommandations :.......................................................................................14 a. La planification............................................................................................15 Recommandations :.......................................................................................16 b. Les documents de mise en concurrence......................................................16 Recommandations :.......................................................................................16 c. Publication et mise en concurrence.............................................................16 Recommandations :.......................................................................................17 d. Evaluation et attribution.............................................................................17 Recommandations :.......................................................................................18 e. Contrats......................................................................................................18 Recommandations :.......................................................................................19 IV. CONCLUSION....................................................................................................19 LISTE DES INSTITUTIONS ET MINISTERES CONTROLES..........................................21 ANNEXE 2............................................................................................................. 21 SYSTEME DE NOTATION.......................................................................................21 ANNEXE 3............................................................................................................. 23 LISTE DES MEMBRES DE LA CNM ET DES CONTROLEURS......................................23 ANNEXE 4............................................................................................................. 24 FICHES DE REVUE DETAILLEE PAR ENTITE............................................................24 MINISTERE DE LA JUSTICE.................................................................................26 2

MINISTERE DE LA SANTE...................................................................................29 MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS....................................................................34 MINISTERE DE LENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE.....................................................................................................39 PRIMATURE....................................................................................................... 42 MINISTERE DE LA COMMUNICATION..................................................................46 MINISTERE DE LA JEUNESSE ET DES LOISIRS.....................................................48 MINISTERE DES FORCES ARMEES......................................................................50 MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET........................................................52 MINISTERE DE LA SECURITE INTERIEURE...........................................................55 MINISTERE DES TELECOMMUNICATIONS DES POSTES ET DES NOUVELLES TECHNOLOGIES..................................................................................................57 PRESIDENCE DE LA HAUTE AUTORITE DE LA TRANSITION..................................59 MINISTERE DU COMMERCE................................................................................61 MINISTERE DE LA CULTURE ET DU PATRIMOINE................................................66 MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERES............................................................68 SECRETARIAT DETAT CHARGE DE LENSEIGNEMENT TECHNIQUE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE.........................................................................71 HAUTE AUTORITE DE LA TRANSITION (SENAT)...................................................75 MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DU TRAVAIL ET DES LOIS SOCIALES....78 MINISTERE DE LAGRICULTURE..........................................................................80 MINISTERE DE LEAU.........................................................................................83 MINISTERE DE LENVIRONNEMENT....................................................................87 MINISTERE DE LECONOMIE ET DE LINDUSTRIE................................................90 MINISTERE DE LENERGIE..................................................................................93 MINISTERE DES SPORTS....................................................................................96

GLOSSAIRE
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AGPM ARMP CAO CAPM CF CNM CRR DAO ENAM GAC MATD MAE MFB MINSUPRES MFA MINENVEF MINSAN MSI MTPM MTPNT

: Avis Gnral de Passation de Marchs : Autorit de Rgulation des Marchs Publics : Commission dAppel dOffres : Calendrier Annuel de Passation de March : Contrle Financier : Commission Nationale des Marchs : Comit de Rglementation et de Recours : Dossier dAppel dOffres : Ecole Nationale de lAdministration Malgache : Gestionnaire dActivits : Ministre de lAmnagement du Territoire et de la Dcentralisation : Ministre des Affaires Etrangres : Ministre des Finances et du Budget : Ministre de lEnseignement Suprieur et de la Recherche Scientifique : Ministre des Forces Armes : Ministre de lEnvironnement, des Eaux et Fort : Ministre de la Sant : Ministre de la Scurit Intrieure : Ministre des Travaux Publics et de la Mtorologie : Ministres des Tlcommunications, des Postes et des Nouvelles Technologies

ORDSEC SIGMP PA PHAT PRMP UGPM

: Ordonnateur Secondaire : Systme Intgr de Gestion des Marchs Publics : Plan dAcquisition : Prsidence de la Haute Autorit de la Transition : Personne Responsable des Marchs Publics : Unit de Gestion de la Passation de Marchs

I.

INTRODUCTION
1. Contexte et objectifs

En vertu des dispositions de lArticle 54, point 2 de la Loi 2004-009 du 26 juillet 2004 portant Code des Marchs Publics ainsi que de lArticle 31 du Dcret 2005-215 du O3 mai 2005 portant Organisation et Fonctionnement de lAutorit de Rgulation des Marchs publics (ARMP), la mission, objet du prsent rapport, s'inscrit dans le cadre du contrle a posteriori des procdures de passation de marchs effectues par les ministres et institutions de lEtat, une des principales attributions de la Commission Nationale des Marchs. Pour ce premier volet, lintervention de la CNM a essentiellement pour objectifs : dvaluer laspect organisationnel des organes de la commande publique ainsi que la pratique des diffrents intervenants la commande publique en matire de passation des marchs, en faisant apparaitre les points forts et en dcelant les points faibles ; de formuler des recommandations en vue damliorer le systme de passation des marchs publics, en conformit avec les grandes lignes de la rforme de lachat public entreprise depuis 2000 et les grands principes dicts par le Code. 2. Mthodologie adopte et droulement de la mission a) Dmarches La mthodologie adopte repose, - d'une part pour l'valuation des aspects organisationnels, sur la constatation sur place de la mise en place et de la fonctionnalisation des divers organes prvus par le Code au niveau des trois (03) Institutions et vingt et un (21) ministres cibls (Cf. Annexe 1 : Liste des institutions et ministres contrls), - et d'autre part, pour l'examen des pratiques, par la revue des chantillons reprsentatifs des documents de passation de marchs. La
reprsentativit a port sur un chantillon de lordre de 20% des contrats en nombre, en montant et en mode de passation pour chaque type de march (travaux, fournitures, services).

b) Evaluation La mthodologie a galement inclus un systme de notation avec trois (03) niveaux dapprciation (Bon, Moyen, Insuffisant) permettant dtablir un classement sommaire des Institutions et Ministres concerns (Cf. Annexe 2 : Systme de notation et Annexe 5 : Classement des entits). Ce systme a t conu pour permettre dvaluer la capacit de lAutorit contractante sur la conduite des procdures de commande publique. Il prend en compte lorganisation gnrale et le fonctionnement des organes de la commande publique dune part, et la conduite de la passation de la commande publique dautre part. Des amliorations peuvent tre apportes
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au fur et mesure de son utilisation et moyen terme, ce systme tendra vers linstauration dun systme de certification des organes de commande publique sur la conduite de la passation des marchs. c) Mise en uvre Aprs les prparatifs effectus au dbut du mois de juin, la mission proprement dite, y compris la descente sur site, est entre dans sa phase oprationnelle du 22 Juin au 30 juillet 2010. d) Ressources humaines La collecte des donnes a t effectue par dix neuf (19) contrleurs, agents ayant reu une formation approprie ce contrle, issus de diffrents dpartements au sein de lARMP tandis que les travaux de compilation, danalyse, et de synthse, assortis des opinions et recommandations reviennent aux membres de la Commission Nationale des Marchs (Cf. Annexe 3 : Liste des membres de la CNM et des contrleurs et Annexe 4 : Fiches de revue dtaille par entit). 3. Droulement de la mission En gnral, la mission sest droule sans problme majeur et chaque intervenant a fait montre de beaucoup de bonne volont et dabngation dans sa tche, nonobstant quelques cueils, lis lutilisation des fiches de revue dtailles et leur exploitation, qui seront ncessairement redresss lors de la prochaine mission. 4. Les limites de la mission Pour cette premire mission de contrle a posteriori initie par lARMP, force est dadmettre que les rsultats comportent certaines limites : Dune part, la priode concerne par la mission porte gnralement sur le premier quadrimestre de lanne 2010, alors que les crdits allous aux diffrents dpartements ne sont, en gnral, oprationnels que vers la deuxime quinzaine du mois de Fvrier; par consquent le nombre de dossiers examins au niveau de chaque entit est assez rduit. En effet, certains ministres nont pu passer que peu de contrats, sinon des acquisitions qui ont t passes uniquement par bon de commande, dautres, par contre, nont rien pass du tout. Ce qui explique lchantillonnage trs limit. Dautre part, le contexte sociopolitique du pays, caractris par les changements frquents des responsables, na pas toujours facilit lapproche psychoaffective de diffrents intervenants dont certains ont manifest une rsistance et rticence certaines lide de se faire contrler et de dballer qui de droit leurs documents de travail. Il importe de signaler aussi les impacts du mcanisme de rgulation de lexcution budgtaire qui aurait fauss les prvisions dachats publics, et donc bouleverse le calendrier dacquisitions.

Nanmoins, les rsultats obtenus ont dj permis davoir une ide sur la tendance gnrale au niveau des entits concernes en matire de gestion de la passation des marchs (Cf. Annexe 5 : Classement des entits). 5. Les outils utiliss Afin de mener bien la mission, lARMP sest rfre aux outils suivants : La Loi N 2004-009 du 26 Juillet 2004 portant Code des Marchs Publics et ses textes dapplication, dont, entre autres : Dcret n 2005-215 du 03 Mai 2005 portant organisation et fonctionnement de lARMP ; Dcret n 2006-343 du 30 Mai 2006 portant instauration du Code dthique des marchs publics ; Dcret n 2006-344 du 30 Mai 2006 portant constitution, composition, attribution et fonctionnement de la Commission dAppel dOffres ; Arrt n 13838-2008/MFB du 18 Juin 2008 portant application du mode de computation des seuils et fixant les seuils de passation des marchs publics et de contrle des Commissions des Marchs ; Arrt n 16869/2008/MFB fixant les modalits de contrle a posteriori exerc par les Commissions des Marchs Les fiches de revue dtaille labores partir du Guide de Contrle a posteriori, outils de travail des contrleurs ; Le systme de notation comportant six critres et des sous-critres permettant dvaluer la capacit de chaque autorit contractante dans le systme de gestion de la commande publique ; La fiche danalyse et de synthse tablie pour chaque autorit contractante, outil dexploitation labor et utilis par les membres de la CNM (Annexe 4 : Fiches de revue dtaille par entit).
II. CONSTATATIONS SUR LES DONNES COLLECTEES

1. Rappel des principales obligations en matire de passation de marchs Afin de mieux apprcier la conduite des procdures de passation des marchs, nous avons rsum dans le tableau qui suit les principales obligations des organes de commande publique avec les rfrences des textes y affrent, en particulier pour les marchs en dessous du seuil de contrle a priori des Commissions des Marchs. PRINCIPALES TACHES Nomination des RESPONSABLES Marchs et Marchs par convention bon de commande PRMP
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REFERENCES DES TEXTES

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Articles 5 et 6 du CMP

membres de lUGPM et de la CAO

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DECRET N 2006-344 du 30 mai 2006 Circulaire n001ARMP/DG/CRR/06 du 03 novembre 2006 Article 15 du CMP ARRET N- 11185 / 2006 / MEFB du 29 juin 2006 Circulaire n002ARMP/DG/CRR/06 du 03 novembre 2006 Article 15 du CMP Circulaire n002ARMP/DG/CRR/06 du 03 novembre 2006 Arrts n12578 / 2007/MFB, n12579/ 2007/MFB et n12580/ 2007/MFB du 30 juillet 2007 Guide de consultation de prix

Elaboration de lAGPM Plan dacquisition

PRMP-UGPM ----------------

---------------ORDSEC

Publication de lAGPM

PRMP-UGPM

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Elaboration des documents de mise en concurrence : DAO/DP/DC Lettre dinvitation Lancement de la consultation : Publication de lAvis Spcifique dAppel dOffres Envoi des lettres dinvitation Evaluation et attribution Ouverture des plis Evaluation des offres Validation Attribution Information des

PRMPUGPM ----------------

---------------ORDSEC

PRMPUGPM ----------------

----------------

ORDSEC

Article 15 du CMP Arrt 11184/ 2006 / MEFB du 29 juin 2006 Guide de consultation de prix

PRMP-CAO SCTE PRMP-CAO PRMP

ORDSE C+ valuat eurs ---------------ORDSEC ORDSEC

Article 18 du CMP DECRET N 2006344 du 30 mai 2006 Guide de la CAO Guide de consultation de prix Article 27 du CMP

PRMP
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candidats non retenus Elaboration signature approbation et notification du contrat

PRMP

ORDSEC

Articles 5 et 28 du CMP Arrt 13838/2008/ MFB du 18 juin 2008

2. Organisation et fonctionnement des organes de commande publique Les contrles effectus auprs des entits ont permis de dgager les constatations suivantes :
a) Au niveau des PRMP :

Quelques PRMP sont nouvellement nommes leur poste la suite de changement et remaniement des membres du Gouvernement. Cette situation entrane dans la plupart des cas une nouvelle rorganisation des membres de lorgane de commande publique, engendrant des difficults sur leur fonctionnement et surtout sur leur performance quant lexcution de la commande publique. Dun autre ct, certaines PRMP cumulent dautres fonctions administratives telles quORDSEC ou DAF, une situation qui entre en contradiction avec le principe de professionnalisation des organes de lachat public, tel quil est dfini dans la Circulaire n001-ARMP/DG/06 du 03 novembre 2006. b) Au niveau des membres de la CAO et lUGPM Dans la majorit des cas, leffectif des membres de la CAO et de lUGPM est insuffisant par rapport celui prvu par le texte en vigueur qui est de 10 15 membres pour la CAO , et de 3 9 membres pour lUGPM . Et dans dautres cas, aucune nomination na t faite dans ce sens jusquau moment du contrle. Ce fait constitue une infraction vis--vis du Code, notamment en ses articles 5 et 6, et a une rpercussion ngative sur le fonctionnement de lorgane de commande publique. De plus aucun des membres des organes de la commande contrls nest en rgle vis--vis de larticle 6 du code prescrivant lengagement par crit de respecter les obligations du Code dthique. c) Sur la documentation

Dune manire gnrale, toutes les entits contrles disposent dune documentation assez complte en matire de marchs publics, tant sous sa forme physique que sous sa forme lectronique. d) Sur la connaissance en marchs publics Une diffrence notable est constate quant au niveau de connaissance de chacun des membres de lorgane de commande publique. En effet, la majorit des PRMP ont suivi des formations assez avances en passation de marchs, ce qui nest pas le cas pour les membres de la CAO, de lUGPM, et les ORDSEC qui nont pu bnficier que dune formation sommaire dispense sur le tas.

e) Sur larchivage Dune manire gnrale, les acheteurs publics ne disposent pas dun local part pour entreposer leurs archives relatives aux marchs publics. Et pour pallier cette situation, elles optent pour la rpartition des dossiers archiver au niveau des directions qui effectuent la commande. Par contre, chaque entit utilise un systme de classement et de suivi informatique des dossiers qui a le mrite de faciliter la recherche. 3. Conduite des passations de marchs a) La planification La premire tape dans la conduite des oprations de passation de marchs est la planification, dont les outils principaux sont lAvis Gnral de Passation des Marchs (AGPM) et le Calendrier Annuel de Passation des Marchs (CAPM) pour les contrats situs au dessus des seuils de passation des marchs et le Plan dAcquisition (PA) pour ceux au dessous des seuils. Les constatations effectues lors de la revue a posteriori ont fait apparaitre les faits suivants : Pour les contrats situs au dessus des seuils de passation des marchs, c'est--dire au niveau des PRMP, la planification est acceptable. Dans la plupart des cas, lAGPM selon le modle type existe et contient toutes les informations prvisionnelles des marchs. Toutefois, certaines anomalies mritent dtre releves. Par exemple, un cart est relev entre les montants estims des contrats figurant dans les AGPM et les montants rels des marchs qui en sont issus, ce qui dmontre une mauvaise estimation des besoins. De mme, cet cart est aussi constat entre la date prvue pour la mise disposition des DAO et celle de sa disponibilit relle. Enfin, il y a aussi des cas o lAGPM est disponible mais nest pas mis jour.
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Pour les contrats situs au dessous des seuils de passation, cest dire au niveau des ORDSEC, la planification est nettement moins organise : en effet, la majorit des consultations par voie daffichage et les consultations de prix restreintes ne sont prvues dans aucun plan dacquisition. Et si quelques fois, le plan dacquisition existe, il nest ni dat ni approuv par la PRMP. La principale consquence de ce manque de planification est le recours abusif aux pratiques de fractionnement.

b) Les documents de mise en concurrence Le second volet de la revue concerne les documents de mise en concurrence, qui comprennent les avis spcifiques de mise en concurrence (Avis dappel doffres, avis de consultation de prix par voie daffichage ou lettre dinvitation,). Pour les contrats au dessus des seuils de passation des marchs : Les documents utiliss pour la mise en concurrence sont dans la plupart de cas conformes aux modles prvus et acceptables dans leur contenu. Toutefois, quelques cas mritent dtre soulevs, dont entre autres : - Le dfaut de prcision sur les formes de la garantie de soumission entrainant la non-conformit des offres - La survaluation de la garantie de soumission (allant jusqu 3% du montant estim du march). - Le dlai excessivement long de la validit des offres (1 an) qui pourrait entrainer des montants levs des offres ; - Lomission de mentionner le dlai de validit de loffre do sa non-conformit.

Pour les contrats au dessous des seuils de passation des marchs Les anomalies sont plus nombreuses et plus graves, surtout dans le cas des consultations de prix auprs dau moins 3 prestataires. En effet, on a pu y rpertorier plusieurs cas dirrgularits dont les plus flagrants sont les suivants : - les lettres dinvitation qui font dfaut - si ces lettres existent, elles ne sont pas conformes aux modles types rglementaires, et surtout ne contiennent pas les informations essentielles pour une concurrence saine (pas de date limite de remise des plis, ni de dlai prvu de livraison ou dexcution des prestations,). - les lettres dinvitation ne mentionnent pas les quantits des articles commander et ne font que demander les prix unitaires. Les montants des bons de commande qui en rsultent ne font ainsi rfrence aucune planification.
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Le nombre minimum de candidats consulter nest pas respect. c) Publication et mise en concurrence

Pour les appels doffres Dune manire gnrale, la publication des avis spcifiques dappel doffres dans les journaux a t respecte et les copies sont archives au niveau des UGPM. Pour les slections par voie daffichage Des cas de non transmission des avis de consultation de prix au Contrle Financier ont t observs, mettant ainsi en doute leffectivit de la mise en concurrence tant donn que cette transmission est la seule preuve objective de lauthenticit de laffichage. Pour les comparaisons des prix Le choix des mmes prestataires pour toutes les consultations effectues au niveau des ORDSEC est frquent, surtout pour les fournitures o chaque type de fourniture devient presque lexclusivit dun fournisseur privilgi. On retient aussi le fait que certains achats sont effectus aprs consultation de 2 candidats voire mme un seul, ce qui nest pas conforme la rglementation qui en exige au minimum 3. d) Evaluation des offres et attribution A ce stade, les quelques entorses suivantes ont t constates: Pour lappel doffres ouvert et laffichage :

Non respect des dates et heure douverture des plis Malgr leur extrme importance, force est de dplorer que la date et lheure douverture des plis ne soient pas souvent respectes. Des dcalages allant de quelques heures 1 jour ont t observs, sans que des reports aient t officiellement annoncs au pralable pour que les candidats puissent sy prparer. Dans certains cas, labsence des candidats la sance douverture des plis trouve ses explications par ces reports non annoncs. Inexistence du registre des procs verbaux Par ailleurs, toutes les entits ne se sont pas encore conformes la tenue dun registre des procs-verbaux douverture des plis numrot, cot et paraph. Irrgularits dans le processus dvaluation Ces irrgularits et imperfections concernent gnralement les cas suivants :
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- confusion entre la conformit des offres et la qualification des candidats, -valuation base uniquement sur les montants mais sans vrification des spcifications techniques, -dclaration doffres anormalement basse sans avoir runi des preuves consistantes, -surtout, la pratique de lvaluation sur la base des prix unitaires. En dautres termes, le retour lusage de la convention de prix, notion pourtant non reconnu par le code des marchs publics. Manque de transparence : Les manquements suivants sont constats par rapport aux conditions lies la transparence du processus: -dfaut de notification du procs verbal douverture des plis aux candidats, -inexistence de la dcision dattribution, -non publication de la dcision dattribution, -absence dinformation officielle des candidats retenus ou non retenus. Ces omissions gnralement dues une ngligence ou une malveillance pourraient tre redresses sans difficult majeure. Pour les achats par bon de commande :

Pour ce type de procdure, on note labsence de documents de comparaison des offres, et sils existent, ils sont signs par une seule personne, ce qui nest pas conforme au principe du double regard dans le processus de vrification.

e) Contrats Pour les marchs et les conventions Globalement, la conduite de llaboration du contrat est satisfaisante. On signale toutefois la lenteur du circuit de signature au niveau de certaines autorits contractantes, car il est des cas o lon observe un dlai qui peut courir jusqu quatre (04) mois entre la date de signature du contrat par le titulaire et la date dapprobation de la PRMP. Pour les achats par comparaison de prix Sur cet aspect, on peut noter notamment labsence de bon de commande. En effet, lachat est effectu directement auprs du titulaire sans aucune formalit, malgr le fait quun paiement li cette pratique a dj t rejet par le Trsor pour absence de contrat Paralllement, certains ORDSEC affirment avoir uniquement pour mission de procder des oprations de rgularisation des dpenses. En effet, les GAC
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effectuent dabord les achats directement auprs dun prestataire, et lORDSEC procde ensuite la rgularisation de la dpense en constituant les 3 factures pro formas ncessaires et le bon de commande y affrent.
III. ANALYSE DES RESULTATS ET RECOMMANDATIONS

1. Sur lorganisation et le fonctionnement des organes de la commande publique Les dfaillances constates au niveau de lorganisation et du fonctionnement de la commande publique rsultent de plusieurs facteurs : Certaines autorits contractantes ignorent le caractre exclusif de la fonction de la PRMP, les conduisant la faire cumuler avec dautres fonctions administratives, Pour certaines entits, le changement frquent de PRMP ainsi que lclatement dun ministre en plusieurs autres ministres perturbe la chane de commande publique et retardent la mise en place de la CAO et de lUGPM, la plupart des prestations tant fait par bon de commande, certaines autorits contractantes ne voient pas la ncessit dinstaurer la CAO et lUGPM, les PRMP ne manifestent pas beaucoup dinitiative pour renforcer la capacit des membres de lUGPM, de la CAO et des ORDSEC en matire de passation de marchs publics, la majorit des entits ne dispose pas suffisamment de bureaux pour pouvoir amnager un local spcifique destin aux archives. Recommandations : Ainsi, pour amliorer lorganisation et le fonctionnement de la commande publique, les recommandations suivantes sont mises pour lensemble des entits contrles: professionnaliser la fonction de PRMP en la dotant des moyens ncessaires pour laccomplissement de sa mission et respecter le caractre exclusif de la fonction, mettre en place la CAO et lUGPM et respecter leffectif recommand par le texte en vigueur qui est de 10 15 membres pour la CAO, et de 3 9 membres pour lUGPM, Sensibiliser chaque membre de lorgane de commande publique sur lobligation de sengager par crit sur le respect du Code dthique Etoffer la documentation en se rfrant au site web de lARMP pour les ventuelles mises jour ou modification des diffrents textes rgissant les Marchs Publics, Organiser des sances de formation interne ou avec lappui des formateurs externes pour le renforcement de capacit de chacun des membres de lorgane de la commande publique. Disposer dun local spcifique et adapt pour les archives.
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LARMP, de par son rle de rgulation, devra accompagner ces entits dans lapplication des diverses recommandations mises ci-dessus en apportant sa contribution et son savoir-faire sur les points suivants : Assistance technique, notamment sur lorganisation et le fonctionnement de la commande publique, Renforcement de capacit des membres de lorgane dachat en prvoyant un programme de formation spcifique et adapt Sensibilisation sur la ncessit de lengagement crit relatif au respect des obligations du Code dthique. 2. Sur la conduite des passations des marchs Concernant la conduite des procdures de passation de marchs, lanalyse des constatations a permis davancer les conclusions suivantes : a. La planification Au niveau de la PRMP, la planification est acceptable, malgr quelques points amliorer. Cet tat des choses est sans doute d au fait que : La plupart des PRMP et UGPM, dans le cadre de leur professionnalisation, ont dj pu bnficier de formations diverses, Lobligation de dresser et de publier les AGPM et CAPM impose par les textes depuis quelques annes, et renforce par la mise en place du SIGMP, commence par tre intriorise par les responsables, Les alas issus de la conjoncture sociopolitique actuelle qui ont entran des bouleversements au niveau des responsables (nouveaux PRMP), de la dtermination des besoins et des priorits, ainsi que les contraintes au niveau de lexcution budgtaire (rgulation des engagements), nont pas permis certaines entits de bien grer la planification des procdures de passation des marchs. Mais cette situation serait aggrave par une mconnaissance probable par les Autorits de dcision, des nouvelles rgles de passation des marchs. Par contre, au niveau des ORDSEC, la planification nest pas toujours systmatique, voire inexistante. Plusieurs facteurs peuvent en tre la cause : La plupart dentre eux nont pas encore pu bnficier de formations spcifiques et soutenues en passation des marchs, Les textes concernant la planification des procdures pour les contrats situs au dessous des seuils de passation nont t insrs dans la Circulaire budgtaire que trs rcemment et beaucoup dORDSEC ne sont pas encore au courant de ces dispositions.
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Recommandations : Poursuivre et instaurer systmatiquement un programme de renforcement de capacit des membres de lorgane dachat A linstar des AGPM et CAPM, rendre obligatoire lutilisation du Plan dAcquisition notamment par son intgration dans le SIGMP Quelle que soit la situation sociopolitique, respecter les obligations lies la gestion de la commande publique b. Les documents de mise en concurrence Au niveau de la PRMP, les rsultats de la revue ont montr que la plupart des intervenants maitrisent assez bien lutilisation des documents de mise en concurrence. Toutefois, la prsence de quelques anomalies dmontre une certaine lacune dans la maitrise des divers documents, les garanties, la validit des offres, Au niveau des ORDSEC, lanalyse des constats peut se rsumer comme suit : Lexistence de nombreuses anomalies rsulte dune insuffisance de connaissance sur les documents-type (lettre dinvitation,) et leur utilisation, La fonction de passation des marchs semble tre considre comme subsidiaire pour les ORDSEC, qui cumulent par ailleurs dautres fonctions, Linsuffisance de la supervision par la PRMP des oprations inities par les ORDSEC aggravant la carence de formation, La msentente frquente constate entre la PRMP et lORDSEC. Recommandations : Un renforcement des capacits devra encore tre initi et continu au niveau de certains PRMP et UGPM, et surtout au niveau de tous les ORDSEC, en vue de la bonne utilisation des divers documents de mise en concurrence. Renforcement de la sensibilisation des responsables de la passation des marchs, surtout au niveau des ORDSEC, sur les risques encourus en cas de mconnaissance des rgles (Code dthique) Renforcement de la supervision par la PRMP des oprations inities par les ORDSEC En cas de situation conflictuelle entre la PRMP et lORDSEC, leurs chefs hirarchiques doivent prendre des mesures idoines. c. Publication et mise en concurrence
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Leffectivit de la publication de lavis de consultation de prix par voie daffichage est fondamentale puisquelle est la base dune concurrence transparente, saine et optimale, et lve les risques de favoritisme. Sa publication dans le dlai rglementaire (minimum 10 jours) dans des emplacements appropris garantit la participation des candidats potentiels, la prparation dune offre comptitive, ainsi que la bonne apprhension par les candidats des conditions de participation. Pour les comparaisons de prix, la mise en concurrence rpte des mmes candidats et le choix trs frquent du mme attributaire pourraient tre interprte de clientlisme ou de favoritisme. En plus, un prestataire se sentant privilgi et exclusif pourrait en profiter pour imposer ses conditions, cette situation affecte ainsi la moralit des prix et la qualit des prestations Recommandations : Procder laffichage de lavis de consultation de prix dans un nombre maximum demplacements : contrle financier, service concern, panneau daffichage du ministre, ARMP, Publier une fois lavis de consultation de prix dans un journal quotidien si les conditions financires le permettent Diversifier les fournisseurs pour avantager la comptitivit des prix et la concurrence saine. Procder un appel pr-qualification dans les journaux pour tablir une base de donnes de prestataires potentiels LARMP devrait sensibiliser le Contrle financier pour refuser dapposer son visa sur une convention dont lavis de consultation de prix ne lui a pas t transmis officiellement pour affichage. d. Evaluation et attribution La date et lheure douverture des plis doivent obligatoirement concider avec la date et lheure limite fixes pour la remise des offres. Tout cart au respect de cette rgle constitue une irrgularit. Les raisons avances pour justifier ces dcalages sont principalement le retard des membres de la CAO. Pourtant, il convient de rappeler que les membres de la CAO sont tenus par le code dthique de faire preuve de disponibilit et de ponctualit. Lors du processus dvaluation des offres, le mlange des critres de conformit et des critres de qualification pourrait fausser lvaluation, ne permettant pas ainsi de slectionner la meilleure offre. Par ailleurs, lors de lvaluation des offres, les autorits contractantes ont lintention de se focaliser uniquement sur les montants, en ngligeant la vrification des spcifications techniques, ce qui peut compltement fausser lvaluation.

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La poursuite de la pratique de la convention de prix (slection sur la base des prix unitaires) est une irrgularit flagrante, car elle manque de transparence et fait perdre lconomie dchelle. Cette recommandation a dj t catgorique lors du contrle a posteriori ralis en janvier 2008. Pour les achats par bon de commande, labsence ou la non-conformit du dossier de comparaison de prix pourrait affecter la transparence du processus, tant donn quil ny pas non plus de processus formel douverture des plis. La difficult rside sur le faite que les exigences sur la rgularit du processus douverture des plis et la comparaison des offres ne sont pas trs explicites dans les textes rglementaires pour ce type de mise en concurrence. Il sagit donc de trouver une amlioration qui a pour but de renforcer la transparence et lintgrit, sans trop alourdir les tapes du processus. Recommandations : Respecter de faon rigoureuse la date et lheure douverture des plis. Il faudrait prvoir la date et lheure qui conviennent tous les membres de la CAO avant de les fixer dans les DAO. Publier pralablement tout ventuel report de la date et lheure douverture des plis afin que les candidats sy prparent Suivre lordre spcifi dans le DAO lors du processus dvaluation : contrle de la conformit des offres, correction des erreurs, valuation et comparaison des offres, vrification de la postqualification des candidats (voir Guide de la CAO dans le site web de lARMP) Emettre une recommandation ferme au Contrle financier de procder un rejet systmatique de tout dossier de convention de prix qui lui est soumis pour visa Pour les achats par bon de commande, tablir une fiche unique qui servira la fois de procs verbal douverture des offres et de comparaison des offres reues. Cette fiche (une page maximum) sera signer par au moins deux personnes. e. Contrats La lenteur du circuit de signature porte prjudice lintgrit du processus dattribution, et fait souffrir lexcution de la dpense et donc met en cause la crdibilit de lautorit contractante. Elle a galement des impacts ngatifs sur la planification cause du retard sur le dbut des prestations, surtout pour les travaux. Enfin, elle pourrait aussi affecter les prix par lexpiration de la date de validit de loffre du candidat attributaire. Labsence des bons de commande pour les achats par comparaison de prix et lopration de rgularisation sont en grande partie dues aux faiblesses constates au niveau de la planification. Plusieurs autorits contractantes lutilisent souvent comme solution de facilit pour faire face des besoins
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classiques mais non planifis. Il faut cependant souligner que ce sont des irrgularits flagrantes, et mnent toute sorte de risques : corruption, entente frauduleuse, gaspillage . Recommandations : Respecter les dlais rglementaires de traitement de dossier au niveau dune structure signataire, et suivre le circuit de signature avec rigueur Respecter les tapes du processus dachat : planification, mise en concurrence, tablissement de contrat Instaurer une collaboration troite entre lARMP, les autres organes de contrle et les comptables publics pour radiquer ces cultures malveillantes qui semblent tre fortement ancres.

IV.

CONCLUSION

Les rsultats du contrle a posteriori effectu auprs de 21 ministres et 03 institutions ont permis lARMP, et en particulier la CNM, davoir une apprciation gnrale sur la pratique de la passation des marchs
19

actuellement, la suite de la rforme engage depuis 2000. En effet, plusieurs actions ont t menes depuis la cration de lARMP, allant de la mise en cohrence des textes rgissant les marchs publics avec la pratique internationale actuellement reconnue, au renforcement de la capacit de tous les intervenants dans le domaine. Les actions entreprises ont port leur fruit, malgr des dfaillances qui ncessitent des remdes efficaces, prennes et adapts. Des amliorations notables sont perues quant au respect des grands principes noncs par le Code des Marchs publics, savoir la transparence de la procdure, lgalit de traitement des candidats et la libert daccs la commande publique. Ces amliorations sont visibles par la gnralisation de la publication de lAGPM et des documents dappel concurrence, la mise en place progressive des organes de commande publique et lutilisation systmatique du logiciel SIGMP pour la gestion de la commande publique. Nanmoins, de plus importants efforts doivent encore tre engags dune part, pour amliorer le processus de planification afin dviter le recours abusif au fractionnement de la commande publique, et dautre part, pour radiquer les pratiques malveillantes qui persistent toujours cause du manque de rigueur dans le contrle et suivi dans toutes les tapes du processus. Ces efforts seront axs principalement, dabord sur la professionnalisation de la structure de la commande publique en la dotant des ressources ncessaires (humaines, matrielles, infrastructures), ensuite sur le renforcement de capacit des intervenants par llaboration dun programme de formation spcifique pour chaque organe cible et enfin, sur le renforcement du contrle tous les niveaux avec la participation de tous les organes concerns (Inspection Gnrale dEtat, Contrle Financier, Autorit de Rgulation des Marchs Publics,.). La russite de la mise en application de ces recommandations ncessite des rflexions et dbats largis quant lopportunit de procder la revue de certains textes et outils, et surtout la mise en place dun systme de veille de la commande publique pour le suivi permanent des pratiques au niveau des Autorits Contractantes.

ANNEXE 1
20

LISTE DES INSTITUTIONS ET MINISTERES CONTROLES


MINISTERE DE LINTERIEUR MINISTERE DE LA JUSTICE MINISTERE DE LA PECHE ET DES RESSOURCES HALIEUTIQUES MINISTERE DE LELEVAGE MINISTERE DE LENVIRONNEMENT ET DES FORETS MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DU TRAVAIL ET DES LOIS SOCIALES MINISTERE DE LAMENAGEMENT DU TERRITOIRE ET DE LA DECENTRALISATION MINISTERE DES FORCES ARMEES MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET MINISTERE DE LA POPULATION MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS ET DE LA METEOROLOGIE MINISTERE DE LAGRICULTURE PRESIDENCE DE LA HAUTE AUTORITE DE LA TRANSITION PRIMATURE MINISTERE DE LENSEIGNEMENT SUPERIEUR MINISTERE DU COMMERCE MINISTERE DE LA CULTURE ET DU PATRIMOINE MINISTERE DE LENERGIE MINISTERE DE LA SECURITE INTERIEURE MINISTERE DE LA COMMUNICATION MINISTERE DE LA JEUNESSE ET DES LOISIRS MINISTERE DE LECONOMIE ET DE LINDUSTRIE MINISTERE DES SPORTS

ANNEXE 2 SYSTEME DE NOTATION


Un systme de notation a t conu pour permettre dvaluer la capacit de lAutorit contractante sur la conduite des procdures de commande publique. Il prend en compte lorganisation gnrale et le fonctionnement des organes de la commande publique dune part, et la conduite de la passation de la commande publique dautre part. Des amliorations peuvent tre apportes au fur et mesure de son utilisation et moyen terme, ce systme tendra vers linstauration dun systme de certification des organes de commande publique sur la conduite de la passation des marchs. 1. LES CRITERES DE NOTATION

21

Pour permettre une apprciation objective, la notation est base sur les critres et sous critres ci aprs : CRITERE 1. Organisation commande archivages des organes publique de et SOUS CRITERE Existence effective des organes de commande publique : PRMP, CAO, UGPM : Niveau de connaissance en Marchs publics Documentation en matire de Marchs publics Conditions darchivage : existence dun local spcifique, facilit de recherche et suivi informatique des archives Existence des documents de planification et conformit au modle type Existence des documents de mise en concurrence et conformit au modle type Respect de la publication des AOO et AGPM dans les journaux et affichage Respect de la procdure douverture des plis Respect de la procdure dvaluation des offres Respect de la procdure dattribution (dcision dattribution information des candidats non retenus) Respect des rsultats de lvaluation et dattribution (attributaire et montant de loffre) Conformit au modle type de contrat

2. Planification 3. Mise en concurrence 4. Publication 5. Evaluation et attribution

6. Contrat

2. NOTE ET PONDERATION Une plus grande importance a t accorde aux phases de mise en concurrence, de publication et de lvaluation car elles constituent lossature de la passation de marchs, eu gard aux trois grands principes qui rgissent les Marchs Publics. Des pondrations moindres ont t donnes aux restes des critres suivant leur importance dans le processus. Le tableau ci aprs rsume la valeur des notes attribuer chaque critre ainsi que leur pondration respective. 22

Pour chaque entit, la notation prend en compte la totalit des chantillons de contrat contrls tant au niveau de la PRMP quau niveau des ORDSEC.

3. INTERPRETATION DES RESULTATS Diverses interprtations peuvent tre formules selon les constatations effectues durant le contrle, mais dune manire gnrale, nous pouvons les regrouper sur trois grandes catgories suivant la note obtenue par lentit contrle : NOTE OBTENUE 75 100 APPRECIATIONS GENERALES

Organe de commande publique bien organise. Conduite des procdures de commande publique satisfaisante. Note Pondrati Note maximale CRITERE on pondre maximale Organisation des organes de 3 3 9 50 74 Organe archivages commande publique etde commande publique moyennement organise. Quelques irrgularits constates dans la conduite des procdures de la 3 5 15 Planification commande publique.
3 24 0 en Organe de commande publique peu ou 8 mal organise. Des Mise49 concurrence irrgularits et infractions constates dans la conduite des procdures de la commande publique. 3 8 24 Publication

Evaluation et attribution Contrat


TOTAL

3 2

8 2

24 4 100

ANNEXE 3 LISTE DES MEMBRES DE LA CNM ET DES CONTROLEURS Les membres de la CNM Mr TOVOHERIHAVANA Philibert (Prsident) Mr RAZAFINDRAKOTONIRINA Fidle Mr RAKOTONDRALAMBO Rado Herilalaina Mr RASAMOELINA Eric Tiana Mr RIJAVOLA Herijaona Andriamihaja Les contrleurs Mr Andriamiharison Radoniaina Mlle Ramangason Joanne Mr Andriatombozafy Mermoz Georges Mr Hajatiana Endor Cadet Mr Rakotoson Mamiharison Benjamin Mme Randrianarijaona Hasiniaina Mr Randriantina Willys Mr Rakotomamonjy Tahiana
23

Mr Rakoto Mitondrasoa Andrianina Mr Jaonasy Anivosoa Mr Derasoandriamahafaly Jean de Bon Mr Andrianarison Hasina Mme Ravelojaona Lalao Seheno Mme Randriamanambelo Solohery Mme Randrianambinintsoa Herimiadana Mme Razafindranaivo Lyva Mr Ialy RADIO Eric Mr Rasamoelina Rija Mme Ralalarisoa Lydia Mireille

ANNEXE 4

FICHES DE REVUE DETAILLEE PAR ENTITE

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25

MINISTERE DE LA JUSTICE Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP et 4 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : 28 Echantillon de 6 contrats : 1 March de gr gr + 1 March par appel doffres + 4 Bon de commande

Constat
1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP : Magistrat ayant reu plusieurs formations en marchs publics UGPM : 5 membres ayant tous reu des formations en marchs publics (ARMP) CAO : la dcision de nomination contient uniquement 5 membres : insuffisant par rapport au texte rglementaire. Ayant reu des formations (ENAM, ARMP) Bonne tenue de la documentation Archivage : class par anne et par contrat, Au niveau des ORDSEC : Membre UGPM : 1 membre (non inclus dans la dcision de nomination de lUGPM ) CAO : 2 membres (non inclus dans la dcision de nomination de la CAO) Sans formation spcifique en march public reue pour lORDSEC, UGPM et CAO Documentati on : pas de documentation Archivage : au niveau des comptables

Notati on

Recommandation

6,75/9

Complter le nombre de la CAO (15 membres)

- Les membres de la CAO doivent tre nomms dans une seule dcision, mme si certains agissent pour le compte de lORDSEC (mme chose pour les membres de lUGPM) - Organisation de clinique interne pour partage de connaissance entre quipe PRMP et quipe ORDSEC

26

Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat

Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

2 Planification Au niveau de la PRMP : Ecart assez important observ entre lestimation des besoins et le montant du march Planification : acceptable Au niveau des ORDSEC : Des contrats effectus ne figurent pas dans le plan dacquisition. Plans dacquisition non dats et non transmis la PRMP Montant prvus dans les plan dacquisition concidant parfaitement avec le montant du bon de commande, ce qui semble tre anormal (apparemment une rgularisation) 3 - Document de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : forme et contenu DAO : acceptable Au niveau ORDSEC : Imperfection s sur les lettres dinvitation : non dates, pas de facture pro forma Informations incompltes : pas de description des prestations, pas de dlai dexcution, 4 Publication (uniquement PRMP) - Avis spcifique publi 3 fois dans les 27 16/24 6,88/15 Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et laffinage des besoins.

Elaborer avec le plus grand soin le plan dacquisition, et avant toute mise en concurrence : soumettre le plan dacquisition la PRMP pour approbation transmettr e le plan dacquisition approuv au contrle financier mettre jour le plan dacquisition chaque fois quil y a un changement (nouvel achat, modification de montant, annulation dachat, report de date dachat,)

Suivre la forme rglementaire de la Lettre dinvitation, en particulier, y mettre toutes les informations concernant lachat

journaux : acceptable - Photocopies des journaux archives

24/24

5 Evaluation des offres et attribution Au niveau de la PRMP : - conduite du processus juge acceptable Au niveau ORDSEC : - dcalage entre lheure limite de remise des offres annonce et lheure douverture des plis - tableau comparatif des offres ne mentionnant pas les offres classes 2 et 3 - inexistence de dcisions dattribution, dcision date aprs visa du CF 6 Contrat Au niveau de la PRMP : - Acceptable mais circuit de signature assez long : risque de dpassement de la priode de validit des offres Au niveau ORDSEC : - acceptable CONSTAT GENERAL : planification et conduite de la passation de marchs acceptables au niveau PRMP/UGPM Beaucoup dimperfections au niveau de la planification et de la conduite des achats au niveau ORDSEC Note total : 74/100 - important effort faire dans la planification surtout au niveau des ORDSEC dans ltablissement et laffinage du plan dacquisition - beaucoup de redressement faire dans la conduite des acquisitions par comparaison de prix - Formation dispenser pour lquipe de lORDSEC, et organisation de clinique interne entre PRMP/ORDSEC 28 - Amliorer le dlai du circuit de signature. Mettre en place une collaboration troite avec le Contrle financier pour lheure douverture des plis doit concider avec lheure limite de remise des offres faire figurer les 3 offres reues dans le tableau comparatif tablir temps la dcision dattribution 18/24

3,5/4

(moyen)

MINISTERE DE LA SANTE Organes concerns et chantillons : Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP et 8 ORDSEC Priode concerne par le contrle : janvier juin 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : 223 (source SIGMP) Echantillon de 25 contrats : 3 conventions + 22 bons de commande

Constat

Notati on

Recommandation

1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP : attach dadministration des universits. Ayant assist 4 sminaires en marchs publics. Nomination trs rcente mais pas de passation avec lancienne PRMP UGPM : 7 membres, la majorit nayant reu aucune formation en marchs publics CAO : 15 membres, la totalit nayant reu aucune formation en marchs publics. Bonne documentation et archivage en gnral mais insuffisance de mobiliers de rangement Au niveau des ORDSEC : 8 ORDSEC 29 8,25/9 La passation de service avec lancienne PRMP doit tre effectue dans les meilleurs dlais

Ncessit de formation en marchs publics pour les membres de lUGPM et de la CAO

au niveau central, la plupart nayant reu aucune formation en marchs publics Chaque ORDSEC dispose dun UGPM et dune CAO, mais on observe toujours les carences en formation Certains ORDSEC ne dispose pas dune documentation complte (document-type surtout) Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat

Ncessit de formation en marchs publics pour les ORDSEC et leurs organes dachat

Etoffer la documentation en utilisant le site de lARMP (www.armp.mg) Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

2 Planification - Aucun plan dacquisition tabli, mais achats bass uniquement sur le plan dengagement - Fractionnement de contrats par suite de mauvaise planification - Montant de contrat plutt dict artificiellement par le seuil au lieu dtre obtenu par les vrais besoins Elaborer avec le plus grand soin le plan dacquisition, et avant toute mise en concurrence : soumet tre le plan dacquisition la PRMP pour approbation transm ettre le plan dacquisition approuv au Contrle financier mettre jour le plan dacquisition chaque fois quil y a un changement (nouvel achat, modification de montant, annulation dachat, report de date dachat,) Lapprciation du montant du contrat doit tre effectue avec sincrit (prise en compte de lhomognit et de lunit fonctionnelle) pour viter tout risque de fractionnement 3 Document de mise en concurrence 30

5/15

Au niveau PRMP : - Irrgularit dans la conduite de procdures : achat effectu sous forme de comparaison de prix alors que le montant dpasse le seuil dappel doffres ouvert - Absence de prcision sur la forme de la garantie de soumission, entranant le rejet de la plupart des offres - absence de prcision sur la dure de validit des offres - acte dengagement incomplet - absence de lEtat des sommes verses aux tiers

8/24

Une acquisition dont le montant estim est suprieur au seuil de passation de march doit tre : - annonc dans lAGPM - conduit suivant le processus dappel doffres ouvert Etablir un DAO contenant toutes les informations permettant aux candidats de prparer convenablement leurs offres

Au niveau ORDSEC : Imperfecti ons sur les lettres dinvitation : lettre non date, pas de date limite de remise des offres, pas de dlai de livraison, date erron (2009) Lettre dinvitation demandant uniquement des prix unitaires (convention de prix) pouvant entraner aprs un panachage 4 Publication Au niveau ORDSEC - inexistence de preuve de transmission des affichages au Contrle financier 5 Evaluation des offres et attribution Convention - Non respect de la date et lheure douverture des plis - PV douverture des plis non remis 31 16/24

Suivre la forme rglementaire de la Lettre dinvitation, en particulier, y mettre toutes les informations concernant lachat (www.armp.mg)

La demande de prix doit imprativement prciser les quantits des fournitures objet de lachat.

- Pour les procdures par affichage, un avis de consultation de prix devrait tre transmis officiellement pour affichage au contrle financier

8/24 La date et lheure douverture des plis doivent concider avec la date et lheure limite de remise des offres

aux candidats - absence dinformation aux candidats (retenu et non retenus) - absence de la publication par affichage de lavis dattribution - non respect des 10 jours dattente aprs lattribution avant la signature du contrat Bon de commande : - irrgularits des factures pro formas compares : sans date, sans signature des candidats - inexistence de tableau de comparaison des offres - irrgularit des tableaux de comparaison des offres : sign par une seule personne, non dat, sans dsignation de lattributaire - comparaison effectue sur les prix unitaires uniquement 6 Contrat Au niveau ORDSEC : - irrgularits des formes des bons de commandes : non dats, absence du dlai dexcution (pour les travaux) - la plupart des bons de commande de fourniture ne prcisent pas lobjet des prestations mais uniquement prestation de fourniture CONSTAT GENERAL : Planificatio n non rigoureuse mais dicte uniquement par les seuils et sapparente des fractionnement - Imperfections dans la conduite de la passation de marchs : conditions des DAO non claires, lettres Note total : 2/4 - Etablir les bons de commande dans les formes rglementaires - Prciser le dlai dexcution/ livraison dans le Bon de commande - Prciser lintitul exact de lachat dans les bons de commandes Les factures pro formas objet de la comparaison de prix doivent tre tablis de faon authentique par les candidats consults (dates, signes, cachets, )

Le tableau de comparaison des offres doit tre tabli et sign par au moins 2 responsables

48/100

- Assurer une bonne planification partir des besoins rels. Etablir lAGPM et le Plan dacquisition en se rfrant aux besoins - Suivre rigoureusement les

32

dinvitation et bons de commandes non rglementaires, - pratique de la convention de prix

Insuffisan t

conditions prescrites dans les documents de mise en concurrence et les formes rglementaires des contrats - Pratique de la convention de prix abandonner car non rglementaire - Formation organiser pour lensemble de lorgane dachat

33

MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS Organes concerns et chantillons : Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP et 6 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : 20 (source SIGMP) Echantillon 4 contrats : 1 convention + 3 bons de commande

Constat
1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP : Ingnieur des travaux publics ayant reu beaucoup de formation en marchs publics UGPM : 9 membres dont 5 ayant reu des formations juges consistantes en marchs publics. Des membres de lUGPM sont supplants dORDSEC et membre de la CAO CAO : 16 personnes nommes travers 4 dcisions, une dcision par type de marchs (travaux, fournitures, services, prestations intellectuelles). 7 membres ont reu des formations en marchs publics (ENAM, ININFRA). Des membres UGPM sont en mme temps membre de la CAO et supplant dORDSEC. Document ation : Acceptable Archivage : class par contrat Au niveau des ORDSEC : 6 ORDSEC au niveau central ayant reu des formations acceptables (ENAM, ININFRA) Les CAO interviennent pour les conventions rattaches aux

Notatio n

Recommandation

3,75/9

Les membres de lUGPM ne doivent pas tre membre de la CAO.

Les responsables de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO) ne doivent en aucun cas faire partie de lorgane dengagement financier (ORDSEC)

UGPM et CAO renommer en prenant soin de vrifier que : (i) aucun membre de lUGPM ne soit membre de la CAO (ii) aucun membre de lUGPM ni de la CAO ne fasse partie de lorgane de engagement financier (ORDSEC)

Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par 34

ORDSEC, mais toujours un mlange des membres UGPM/CAO/ORDSEC Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat 2 Planification Au niveau de la PRMP : Existence de prestation annonce comme appel doffres ouvert dans lAGPM, alors que conduite par voie daffichage Ecart entre la date annonce de disponibilit de dossier dans lAGPM et la date effective de lancement 6,25/15

crit pour le respect du code dthique

Le choix du type de mise en concurrence annonce dans lAGPM doit tre suivi pour respecter lattente lgitime des candidats Apporter plus de prcision et de rigueur dans la planification et le calendrier annonc doit tre respect, sinon procder la mise jour de lAGPM Elaborer avec le plus grand soin le plan dacquisition, et avant toute mise en concurrence : soum ettre le plan dacquisition la PRMP pour approbation trans mettre le plan dacquisition approuv au Contrle financier mettr e jour le plan dacquisition chaque fois quil y a un changement (nouvel achat, modification de montant, annulation dachat, report de date dachat,) Lapprciation du montant du contrat doit tre effectue avec sincrit (prise en compte de lhomognit et de lunit fonctionnelle) pour viter tout risque de fractionnement

Au niveau des ORDSEC : - Aucun plan dacquisition tabli au niveau des ORDSEC - Fractionnement de contrats par suite de mauvaise planification

35

3 - Document de mise en concurrence Au niveau ORDSEC : Imperfecti ons sur les lettres dinvitation : pas de date limite de remise des offres, pas de dlai de livraison Demande de prix ne suivant aucune disposition rglementaire 4 Publication Au niveau ORDSEC - Utilisation de la formule les plis seront ouverts immdiatement aprs lheure limite de remise des offres , ce qui peut prter confusion dans linterprtation du mot immdiat 5 Evaluation des offres et attribution Au niveau ORDSEC : CONVENTION : - dcalage entre lheure limite de remise des offres annonce et lheure douverture des plis - non pertinence du PV douverture des plis (plis reus non ouvert sans explication dans la fiche de dpouillement) - le rapport dvaluation ne suit pas le modle type de lARMP - le rapport dvaluation ne contient aucune vrification des spcifications techniques - dclaration dune offre anormalement basse sur la base dune correspondance tlphonique et des photos, alors que loffre en question est la moins-disante 36 6/24 16/24 12/24

Suivre la forme rglementaire de la Lettre dinvitation, en particulier, y mettre toutes les informations concernant lachat

Au lieu du mot immdiat , annoncer la date et lheure douverture des plis qui doivent concider la date et lheure limite de remise des offres

lheur e douverture des plis doit concider avec lheure limite de remise des offres Si des plis reus ne sont pas ouverts, en donner les raisons dans la fiche de dpouillement (retard, pli non ferm,) le rapport dvaluation devrait suivre le modle type de lARMP, avec une vrification spare de la conformit des offres et de la qualification des candidats le rapport dvaluation doit imprativement comprendre la vrification des spcifications techniques des offres la dclaration dune offre

BON DE COMMANDE - Date douverture des offres assez prolonge, suite linexistence de date limite de remise des offres dans la lettre dinvitation 6 Contrat Au niveau ORDSEC : - certains bons de commande ne contiennent pas de dlai de livraison Note total : 48/100 3,6/4

anormalement basse doit tre prcde dimportante recherche de renseignements (facture et date dachat, sousdtail de prix,), ces renseignements doivent tre joints aux documents dvaluation. la date douverture des plis ne doit pas excessivement loigne de la date de la lettre dinvitation (maximum 5 jours)

- Annoncer le dlai de livraison dans le Bon de commande

- beaucoup de cumul de fonctions dans les structures dachat (UGPM/CAO/ORDSEC) - planification non respecte au dessus du seuil de passation de marchs et inexistante en dessous - conduite des valuations des offres prsentant des faiblesses

- bien sparer les diffrentes fonctions dachat - bien respecter les informations dans lAGPM et tablir le plan dacquisition avant toute opration dachat - conduire lvaluation en respectant les conditions du DAO - Formation organiser pour lensemble de lorgane dachat

Insuffisant

37

38

MINISTERE DE LENSEIGNEMENT RECHERCHE SCIENTIFIQUE

SUPERIEUR

ET

DE

LA

Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP et 4 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : 6 (dont 3 identifis sur FCC) Echantillon de 6 contrats : 1 March par appel doffres + 5 bons de commande :

Constat
1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP : Concepteur. Ayant reu des formations en marchs publics UGPM : 3 membres ayant tous reu des formations en marchs publics (ENAM, interne au MEN) CAO : 10 membres, insuffisant par rapport au texte rglementaire surtout pour un Ministre central. Le SG du Ministre est membre de la CAO. Chacun nayant reu aucune formation Bonne tenue de la documentation Archivage : class par ordre chronologique, manque de moyen de rangement Au niveau des ORDSEC : Membre UGPM : 3 membres CAO : moins de 2 membres (0 parfois) Sans formation spcifique en march public reue pour lORDSEC, UGPM et CAO, et souhait de remise niveau manifest Documentati on : pas de documentation Archivage : pas de classement

Notati on

Recommandation

7,5/9 Complter le nombre de la CAO 15 membres

Le poste de SG nest pas compatible celui dun CAO selon les dispositions du dcret 2006-344 (disponibilit, diligence, temps matriels). Par ailleurs, si le SG est ORDSEC, il faut quil ne soit pas membre de la CAO

Ncessit de formation en marchs publics pour les membres de la CAO Doter lUGPM et lORDSEC de moyens pour bien tenir un Archivage oprationnel (mobiliers de rangement)

- lORDSEC peut faire appel aux membres UGPM et CAO rattachs la PRMP. - Ncessit de formation en marchs 39

publics de lquipe de lORDSEC Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat - Organisation de clinique interne pour partage de connaissance entre quipe PRMP et les quipes ORDSEC Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique 2 Planification Au niveau de la PRMP : acceptable Au niveau des ORDSEC : Planification 11,25/15

Existence de plans dacquisition mais tous non dats Aucune trace de lapprobation de la PRMP sur les plans dacquisition

Elaborer avec le plus grand soin le PA, et avant toute mise en concurrence : soumettre le PA la PRMP pour approbation transmettr e le PA approuv au CF mettre jour le plan dacquisition chaque fois quil y a un changement (nouvel achat, modification de montant, annulation dachat, report de date dachat,)

3 - Document de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : forme et contenu DAO : acceptable Au niveau ORDSEC : Imperfection s sur les lettres dinvitation : non dates, pas de facture pro forma, pas de date limite de remise des offres, pas de dlai de livraison Lettre signe par le GAC mais pas par lORDSEC 4 Publication (uniquement PRMP) 40 16/24

Suivre la forme rglementaire de la Lettre dinvitation, en particulier, y mettre toutes les informations concernant lachat Faire signer la lettre dinvitation par lORDSEC

- Avis spcifique publi 3 fois dans les journaux, - Photocopies des journaux archives, 5 Evaluation des offres et attribution Au niveau de la PRMP : - conduite du processus juge acceptable, sauf valuation des offres TTC pour fournitures Au niveau ORDSEC : - factures pro formas avec des dates trs loignes, - inexistence de tableau comparatif des offres ou tableau comparatif non dat - Comparaison des offres par article et pas sur la totalit de loffre, risque de panachage 6 Contrat Au niveau de la PRMP : - Acceptable Au niveau ORDSEC : - dlai important entre la date de la lettre dinvitation et la date de signature du bon de commande - Bon de commande non dat CONSTAT GENERAL : Conduite des achats acceptable au niveau PRMP/UGPM Planification prsentant des imperfections au niveau ORDSEC Conduite des achats par bon de commande prsentant des faiblesses : convention de prix, bon de commande non dats,

24/24

Effectuer lvaluation des offres sur les montants hors TVA pour les marchs de fournitures

Pratique de la convention de prix abandonner car non rglementaire

13/24

- Amliorer le dlai du circuit de signature

- Etablir les bons de commande suivant la forme rglementaire Note total : RECOMMANDATIONS GENERALES : - Etablir le plan dacquisition avant toute opration dachat - Pratique de la convention de prix abandonner car non rglementaire - Conduire les achats par bon de commande suivant les tapes et les formes rglementaires

75/100

Bon

41

- Formation dispenser pour lquipe de lORDSEC, et organisation de clinique interne entre PRMP/ORDSEC

PRIMATURE Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP et 1 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : 31 Echantillon de 11 contrats : 1 March par appel doffres + 2 conventions + 8 bons de commande

Constat
1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP : Ralisateur. Beaucoup de formations en marchs publics UGPM : 4 membres nomms le 15 juillet 2010, soit 5 jours avant le dbut du contrle a posteriori. LUGPM a pourtant dj opr bien avant sa mise en place rglementaire. Tous les membres ayant reu des formations en marchs publics (ENAM, interne) CAO : 8 membres nomms le 19 juillet 2010, soit le jour mme du dbut du contrle a posteriori. La CAO a pourtant dj opre bien avant sa mise en place rglementaire. Nombre insuffisant par rapport au texte rglementaire surtout pour une institution centrale. Tous les membres ayant reu des formations en marchs publics

Notati on

Recommandation

1,5/9

La nomination des membres UGPM et CAO ne doit pas tre pris la lgre. En cas de changement des membres dans le futur, procder en premier lieu la nomination par acte rglementaire, avant que tout nouveau membre nintervienne dans le processus dachat (UGPM) et ne sige dans les runions (CAO)

Complter le nombre de la CAO 15 membres

42

(ENAM, MFB) Changement frquent de GAC ayant des impacts sur les processus dachat Bonne tenue de la documentation Archivage : acceptable - class par anne Au niveau des ORDSEC : - Un seul ORDSEC occupant exclusivement le rle dORDSEC (sans autre responsabilit) - UGPM : 2 membres sans actes de nomination, ayant bnfici des formations en marchs publics (interne et CCI Ivato) - CAO : 5 membres sans actes de nomination, chacun nayant pas bnfici de formations - documentation sous forme lectronique - Archivage : moyen Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat 2 Planification Au niveau de la PRMP : Bonne planification en gnrale Au niveau des ORDSEC : Plan dacquisition inexistant ou existant mais non dat Aucune trace de la transmission et de lapprobation de la PRMP sur les plans dacquisition Acquisition directe sans procdure de passation de march rglementaire 43 7,5/15

Les membres de lUGPM doivent tre nomms dans une seule dcision, mme si certains agissent pour le compte de lORDSEC (mme chose pour les membres de la CAO) Ncessit de formation pour certains membres

Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

Elaborer avec le plus grand soin le Plan dacquisition, et avant toute mise en concurrence : soumettre le Plan dacquisition la PRMP pour approbation transmettr e le Plan dacquisition approuv au contrle financier mettre jour le plan dacquisition chaque fois quil y a un changement (nouvel achat, modification de montant, annulation dachat, report de date dachat,)

3 - Document de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : Garantie de soumission trop leve (plus de 3%) Validit des offres trs longue (1 an) pouvant entraner des offres leves Au niveau ORDSEC : Imperfection dans les lettres dinvitation : sans spcifications des fournitures, sans dlai de livraison, 14/24 - si la garantie de soumission est applicable, elle doit tre de 1 2 % - la dure de validit des offres ne devrait pas tre suprieure 90 jours pour des fournitures simples Suivre la forme rglementaire de la Lettre dinvitation, en particulier, y mettre toutes les informations concernant lachat Faire signer la lettre dinvitation par lORDSEC

4 Publication - Avis spcifique publi dans les journaux (avec parution dans JMP) - Photocopies des journaux archives - Affichage transmis au Contrle financier 24/24

5 Evaluation des offres et attribution Au niveau de la PRMP : - confusion conformit des offres et qualification des candidats - le rapport dvaluation ne contient aucune vrification des spcifications techniques - inexistence dinformations aux candidats non retenus Au niveau ORDSEC : - comparaison de prix non dat et sign par une seule personne 6 Contrat 44 12/24 Suivre le modle de rapport dvaluation disponible dans le site web de lARMP (Guide de la CAO) Au moment de lattribution du contrat, assurer linformation des candidats non retenus

Le tableau de comparaison des prix doit tre dat et sign par au moins 2 responsables

Au niveau de la PRMP : - Circuit de signature trop long Au niveau ORDSEC : - irrgularit gnralise pour les achats par bon de commande : inexistence de bons de commande archivs, mais archive sarrtant sur la comparaison de prix ; Selon lORDSEC, les achats sont effectus directement par les GAC, et ensuite lORDSEC procde la rgularisation des dossiers CONSTAT GENERAL : - nomination des membres de lorgane dachat pris la lgre - Inexistence de planification pour les achats en dessous du seuil - procdures irrgulires dans toutes les acquisitions par bon de commande (rgularisation) Note total : 1,75/4 - Amliorer le dlai du circuit de signature

Opration de redressement important faire : tout achat doit tre prcd dune inscription dans le plan dacquisition, dune comparaison de prix et dun bon de commande. Collaboration faire avec le Contrle financier pour que ce dernier ne procde au visa des dossiers que sils sont complets et en rgle

- Nomination prendre au srieux (UGPM, CAO) - Etablir le Plan dacquisition avant toute opration dachat - formation consistante pour les acquisitions par bon de commande pour viter les oprations de rgularisation

61/100

Moyen

45

MINISTERE DE LA COMMUNICATION Organe objet du contrle : 1 PRMP et 01 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : Echantillon : 07 Bons de Commande

Rsum des Constats


1 - Organisation et archivages (uniquement PRMP) PRMP en mme temps Ordonnateur Secondaire Membre UGPM : 02 Membre CAO : 05 nombre insuffisant par manque de personnel Formatio n en marchs publics : basique Documen tation : complte, en format lectronique Archivag e : classement par type de contrat et par ordre chronologique sans suivi informatique, facilit de recherche moyenne, archives disperses dans diffrents bureaux 2 Planification Au niveau PRMP Aucun Plan dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des marchs Au niveau ORDSEC Aucun Plan dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des marchs 3 - Document de mise en concurrence Au niveau PRMP nant Au niveau ORDSEC Pratique courante de convention de prix.

Note obten ue

Recommandations

3/9

Sparer la fonction de PRMP avec dautre fonction administrative Etoffer le nombre des membres de lUGPM et de la CAO Organiser des sances de formation interne pour le renforcement de capacit de chacun des membres de lorgane de lachat Disposer dun endroit spcifique pour les archives et assurer un suivi informatique

0/15

Elaborer un Plan dacquisition en se conformant au modle type et le transmettre au Contrle Financier aprs son approbation par la PRMP (Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et laffinage des besoins).

8/24 Se conformer aux textes rglementaires en vigueur (la convention de prix nest plus autorise) 46

Docume nts non conformes au modle type 4 Publication - Publication dans les journaux : aucun march au dessus du seuil de passation 5- Documents dvaluation : Au niveau PRMP Au niveau ORDSEC ouverture des plis : aucune procdure douverture des plis Evaluation des offres : sur la base dun tableau comparatif sign par lORDSEC sans autres valuateurs Attribution : sur la base dun tableau de comparaison aucune dcision dattribution ni information des candidats non retenus 6- Contrat : Choix du titulaire : conforme au rsultat de lvaluation sauf pour un cas (convention de prix : 03 Bons de commandes tablis pour chacun des 03 candidats) Corrlation entre les montants du contrat et ceux figurant dans les documents dvaluation : conforme Autres constatations : certains prix assez exorbitants TOTAL 0/0 (non class)

Se conformer aux modles type des dossiers de mise en concurrence: lettre d'invitation, facture proforma, affichage, dossier de consultation.

Se conformer la procdure recommande dvaluation des offres en incluant dautres valuateurs durant tout le processus. 12/24 Se conformer la procdure dattribution : - Dcision dattribution - Information des candidats non retenus

Elargir la consultation pour renforcer la concurrence 3/4

26/76 Soit 34/100

APPRECIATION GENERALE : 1. Organe de commande publique mal organise avec des dysfonctionnements entre la PRMP et les ORDSEC dans la conduite des procdures, et surtout cumul de fonction de la PRMP avec celle dORDSEC 2. Conduite des procdures de passation des marchs non conforme en gnral avec absence de planification et quelques irrgularits constates notamment dans le processus dvaluation.

47

MINISTERE DE LA JEUNESSE ET DES LOISIRS Organe objet du contrle : 1 PRMP et 01 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : Echantillon : 2 Conventions et 05 Bons de Commande

Rsum des Constats


1 - Organisation et archivages (uniquement PRMP) Membre UGPM : 03 Membre CAO : 05 dont 04 avec lettre dengagement nombre insuffisant par manque de personnel Formatio n en marchs publics : basique Documen tation : complte, en format lectronique Archivag e : classement par type de contrat sans suivi informatique, facilit de recherche moyenne 2 Planification Au niveau PRMP Aucun Plan dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des marchs Au niveau ORDSEC Aucun Plan dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des marchs 3 - Document de mise en

Note obten ue

Recommandations

Etoffer le nombre des membres de la CAO 4.5/9 Organiser des sances de formation interne pour le renforcement de capacit de chacun des membres de lorgane de lachat. Disposer d'un endroit spcifique pour l'archivage et assurer un suivi lectronique

0/15

Elaborer un Plan dacquisition en se conformant au modle type et le transmettre au Contrle Financier aprs son approbation par la PRMP (Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et laffinage des besoins).

48

concurrence Au niveau PRMP conforme au modle type Au niveau ORDSEC non conforme au modle type 4 Publication - Publication dans les journaux : facultative mais affichage transmis au Contrle Financier - Archivage des copies des journaux de publication: copie des avis de consultation de prix bien archive 5- Documents dvaluation : Au niveau PRMP ouverture des plis : membres de la CAO suffisants exemplaire de PV non remis aux candidats Evaluation des offres : conforme globalement la procdure recommande sauf participation de la PRMP dans lvaluation Attribution : sur la base dun PV dadjudication des offres (au lieu de PV de validation) dcision dattribution information des candidats non retenus affichage de lattribution Au niveau ORDSEC ouverture des plis : aucune procdure douverture des plis Evaluation des offres : sur la base dun tableau comparatif sign par lORDSEC sans autres valuateurs Attribution : sur la base dun tableau de comparaison aucune dcision dattribution ni information des candidats non retenus 6- Contrat : Choix du titulaire : conforme au rsultat de lvaluation Corrlation entre les

12/24

Se conformer aux modles type des dossiers de mise en concurrence: lettre d'invitation, facture proforma, affichage, dossier de consultation.

24/24

Se conformer la procdure recommande pour lvaluation des offres (la PRMP ne doit pas participer au processus dvaluation proprement dit, tche confie au SCTE) 14/24 Se conformer au modle type de PV de validation.

Se conformer la procdure recommande dvaluation des offres en incluant dautres valuateurs durant tout le processus. Se conformer la procdure dattribution : - Dcision dattribution - Information des candidats non retenus

Elargir la consultation pour renforcer la concurrence 3/4 49

montants du contrat et ceux figurant dans les documents dvaluation : conforme Autres constatations : certains prix assez exorbitants TOTAL

57.5/10 0

APPRECIATION GENERALE : 1. Organe de commande publique moyennement organise avec des dysfonctionnements entre la PRMP et les ORDSEC dans la conduite des procdures ; 2. Conduite des procdures de passation des marchs acceptable mais absence de planification et quelques irrgularits constates notamment dans le processus dvaluation.

MINISTERE DES FORCES ARMEES Organe objet du contrle : 1 PRMP et 04 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : Echantillon : 1 Convention et 06 Bons de Commande

Rsum des Constats


1 - Organisation et archivages (uniquement PRMP) Membre UGPM : 04 Membre CAO : 31 pour 3 PRMP au niveau central Formatio n en marchs publics : significative pour la PRMP Documen tation : complte, en format papier et lectronique Archivag e : dans le bureau de la PRMP, classement par type de contrat sans suivi

Note obten ue

Recommandations

Organiser des sances de formation interne pour le renforcement de capacit de chacun des membres de lorgane de lachat 6/9 Disposer dun endroit spcifique pour les archives

50

informatique, facilit de recherche moyenne 2 Planification Au niveau PRMP AGPM conforme au modle type et mis jour rgulirement Au niveau ORDSEC existence du Plan dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des marchs conforme au modle de l AGPM et transmis au Contrle Financier certains montants des contrats quivalents au montant estim (Cabinet, DID, SG) nom du fournisseur inscrit dans le Plan dacquisition (DID) 3 - Document de mise en concurrence Au niveau PRMP conforme au modle type Au niveau ORDSEC non conforme au modle type 4 Publication - Publication dans les journaux - Archivage des copies des journaux de publication 5- Documents dvaluation : Au niveau PRMP ouverture des plis : membres de la CAO insuffisants offres et PV non paraphs exemplaire de PV non remis aux candidats Evaluation des offres : conforme la procdure recommande incohrence entre le nombre des candidats dans le PV douverture des plis et dans les documents dvaluation Attribution : sur la base dun PV de validation de la CAO aucune dcision dattribution

5/15

Apporter plus de prcision et de rigueur dans l'laboration des documents de planification. Interpeller les responsables concerns sur le respect strict des procdures de passation des marchs.

13/24

Se conformer aux modles type des dossiers de mise en concurrence: lettre d'invitation, facture proforma, affichage, dossier de consultation.

24/24

Se conformer la procdure recommande pour louverture des plis Apporter plus de rigueur dans la conduite du processus dvaluation 11/24

Se conformer la procdure dattribution : - Dcision dattribution - Information des candidats non retenus - Affichage de la dcision 51

- information des candidats non retenus aucun affichage de lattribution Au niveau ORDSEC ouverture des plis : tablissement dun PV douverture des plis Evaluation des offres : sur la base dun tableau comparatif contresign par 03 valuateurs Attribution : sur la base dun tableau de comparaison dcision dattribution mais pas dinformation des candidats non retenus 6- Contrat : Choix du titulaire : conforme au rsultat de lvaluation Corrlation entre les montants du contrat et ceux figurant dans les documents dvaluation : conforme Autres constatations : TOTAL APPRECIATION GENERALE :

Elargir la consultation pour renforcer la concurrence 4/4

63/100

1. Organe de commande publique moyennement organise avec des dysfonctionnements entre la PRMP et les ORDSEC dans la conduite des procdures ; 2. Conduite des procdures de passation des marchs acceptable mais quelques irrgularits constates notamment dans le processus de planification et dvaluation.

MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET Organe objet du contrle : 1 PRMP et 11 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : Echantillon : 42 dont 3 Marchs, 04 Conventions et 35 Bons de commande

Rsum des Constats


1 - Organisation et archivages

Note obten ue
52

Recommandations

(uniquement PRMP) Membre UGPM : 09 Membre CAO : 12 Formatio n en marchs publics : aucune formation spcifique pour lensemble de lquipe Documen tation : aucune documentation physique accs permanent au site web de lARMP Archivag e : aucun endroit spcifique pour entreposer les documents archiver classement par date et suivi lectronique des fichiers 2 Planification Au niveau PRMP AGPM conforme au modle type Au niveau ORDSEC existence du Plan dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des marchs conforme au modle de l AGPM mais manque de rigueur dans les dtails 3 - Document de mise en concurrence Au niveau PRMP conforme au modle type Au niveau ORDSEC non conforme au modle type pratique courante de demande de prix unitaires aucune lettre dinvitation adresse aux candidats pour le cas de DSP 4 Publication - Publication dans les journaux mais frquence de publication insuffisante (02) - Archivage des copies des journaux de publication 5- Documents dvaluation :

Organiser des sances de formation interne pour le renforcement de capacit de chacun des membres de lorgane de lachat 6/9 Disposer dun endroit spcifique pour les archives

13/15

Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et laffinage des besoins. Elaborer avec le plus grand soin le Plan dAcquisition, et avant toute mise en concurrence : - le soumettre la PRMP pour avis favorable - le transmettre aprs approbation au Contrle Financier

12/24 Se conformer aux textes rglementaires en vigueur (la convention de prix nest plus autorise) Se conformer aux modles type des dossiers de mise en concurrence: lettre d'invitation, facture proforma, affichage, dossier de consultation.

22/24

Respecter le nombre minimum de publication de lAGPM

53

Au niveau PRMP ouverture des plis : conforme la procdure recommande Evaluation des offres : conforme la procdure recommande Attribution : sur la base dun PV de validation dcision dattribution mais pas dinformation des candidats non retenus pas daffichage de lattribution Au niveau ORDSEC ouverture des plis : aucune procdure douverture des plis sauf pour DIN, DSI DPCB et DGB Evaluation des offres : sur la base dun tableau comparatif sign seulement par lORDSEC sauf pour DIN, DSI DOCB et DGB document non sign pour le cas DPE nombre de candidats consults infrieurs 3 pour DSP Attribution : sur la base dun tableau de comparaison aucune dcision dattribution ni information des candidats non retenus 6- Contrat : Choix du titulaire : conforme au rsultat de lvaluation Corrlation entre les montants du contrat et ceux figurant dans les documents dvaluation : conforme Autres constatations : Non respect du dlai de 10 jours avant la notification (cas PRMP) TOTAL

Se conformer la procdure dattribution : - Dcision dattribution - Information des candidats non retenus 14/24

Formaliser la procdure douverture des plis, notamment en incluant dautres valuateurs durant toute ltape de lvaluation. Interpeller les responsables concerns sur le respect strict des procdures de passation des marchs. Se conformer la procdure dattribution : - Dcision dattribution - Information des candidats non retenus

2/4

Elargir la consultation pour renforcer la concurrence Respecter le dlai de 10 jours avant la notification

69/100

APPRECIATION GENERALE : 1. Organe de commande publique moyennement organise avec des dysfonctionnements entre la PRMP et les ORDSEC dans la conduite des procdures ; 2. Conduite des procdures de passation des marchs acceptable dans lensemble mais quelques irrgularits constates notamment dans le processus de mise en concurrence, de planification et dvaluation.

54

MINISTERE DE LA SECURITE INTERIEURE Organe objet du contrle : 1 PRMP Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : Echantillon : 4 Bons de commande passs sous la conduite de la PRMP

Rsum des Constats


1 - Organisation et archivages (uniquement PRMP) PRMP en mme temps DAF du Ministre Membre UGPM : 03 (nomination en cours) Membre CAO : 14 Formatio n en marchs publics : basique pour la PRMP et 01 UGPM Documen tation : complte, en format papier et lectronique Archivag e : archives classes au niveau divers responsables, classement par type de contrat et chronologique avec suivi informatique 2 Planification Au niveau PRMP AGPM conforme au modle type Documen t de planification : Plan dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des marchs conforme au modle de l AGPM - montants estims sensiblement infrieurs 40 000 000 ar pour les travaux (fractionnement abusif) plan dacquisition mis jour avec les montants rels des contrats

Note obten ue

Recommandations

Sparer la fonction de la PRMP avec la fonction de DAF. Etoffer le nombre des membres de lUGPM et formaliser leur nomination 4.5/9 Organiser des sances de formation interne pour le renforcement de capacit de chacun des membres de lorgane de lachat Disposer dun endroit spcifique pour les archives

7.5/15

Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et laffinage des besoins.

55

3 - Document de mise en concurrence Au niveau PRMP aucune lettre dinvitation mais candidats invits valuer et prsenter eux-mmes les devis 4 Publication Publicatio n dans les journaux Archivag e des copies des journaux de publication 5- Documents dvaluation : Au niveau ORDSEC ouverture des plis : aucune mention de la procdure Evaluation des offres : sur la base dun tableau de comparaison sign par 02 valuateurs Attribution : aucune dcision dattribution ni information des candidats non retenus 6- Contrat : Choix du titulaire : conforme au rsultat de lvaluation Corrlation entre les montants du contrat et ceux figurant dans les documents dvaluation : conforme Autres constatations : aucun Bon de Commande mais uniquement OS pour commencer les travaux TOTAL

0/24

Se conformer aux modles type des dossiers de mise en concurrence: lettre d'invitation, facture proforma, affichage, dossier de consultation Adresser des lettres dinvitation aux candidats

24/24

Formaliser la procdure douverture des plis Apporter plus de rigueur dans la conduite du processus dvaluation, en incluant plus dvaluateurs. Se conformer la procdure dattribution : - Dcision dattribution - Information des candidats non retenus Elargir la consultation pour renforcer la concurrence

12/24

0/4

Interpeller les responsables concerns sur le respect strict des procdures de passation des marchs. 48/100

APPRECIATION GENERALE : 1. Organe de commande publique peu organise avec des dysfonctionnements avrs entre la PRMP et les ORDSEC dans la conduite des procdures ; 2. Conduite des procdures de passation des marchs non conforme dans lensemble avec des irrgularits et de cas dinfractions constates notamment dans le processus de mise en concurrence et de llaboration des contrats.

56

MINISTERE DES TELECOMMUNICATIONS DES POSTES ET DES NOUVELLES TECHNOLOGIES Organe objet du contrle : 1 PRMP Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : Echantillon : 9 Bons de commande passs sous la conduite de la PRMP

Rsum des Constats


1 - Organisation et archivages (uniquement PRMP) Membre UGPM : 01(nomination en cours) Membre CAO : 15(nomination en cours) Formatio n en marchs publics : assez basique pour la PRMP, non mentionne pour les autres membres Documen tation : complte, en format papier et lectronique Archivag e : dispers dans diffrents bureaux, classement chronologique des contrats sans suivi informatique 2 Planification Au niveau PRMP AGPM conforme au modle type Documen t de planification : aucun Plan

Note obten ue

Recommandations

3/9

Etoffer le nombre des membres de lUGPM et formaliser dans le plus bref dlai la nomination des membres de lorgane de la commande Organiser des sances de formation pour le renforcement de capacit de chacun des membres de lorgane de lachat Disposer dun endroit spcifique pour les archives et assurer leurs suivis par systme informatique

7.5/15 57

Elaborer un Plan dacquisition en se conformant au modle type et le transmettre au Contrle Financier aprs son approbation par la PRMP (Apporter plus de

dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des marchs 3 - Document de mise en concurrence Au niveau PRMP aucune lettre dinvitation adresse aux candidats 4 Publication Publicatio n dans les journaux Archivag e des copies des journaux de publication 5- Documents dvaluation : ouverture des plis : aucune procdure douverture des plis Evaluation des offres : sur la base dune comparaison matrialise par une note de prsentation signe par un seul valuateur Attribution : aucune dcision dattribution, ni information des candidats non retenus 6- Contrat : Choix du titulaire : conforme au rsultat de lvaluation Corrlation entre les montants du contrat et ceux figurant dans les documents dvaluation : conforme Autres constatations : un contrat de partenariat pass directement avec un prestataire pr identifi (cas EVENT) fractionnement abusif des prestations TOTAL

prcision et de rigueur dans lestimation et laffinage des besoins).

0/24

Se conformer aux modles type des dossiers de mise en concurrence: lettre d'invitation, facture proforma, affichage, dossier de consultation Adresser des lettres dinvitation aux candidats

24/24

Formaliser la procdure douverture des plis Se conformer la procdure recommande pour lvaluation des offres en incluant dautres valuateurs durant tout le processus. Se conformer la procdure dattribution : - Dcision dattribution - Information des candidats non retenus Elargir la consultation pour renforcer la concurrence

8/24

2/4

Interpeller les responsables concerns sur le respect strict des procdures de passation des marchs.

44.5/10 0

APPRECIATION GENERALE : 1. Organe de commande publique peu organise avec des dysfonctionnements avrs entre la PRMP et les ORDSEC dans la conduite des procdures ; 2. Conduite des procdures de passation des marchs non conforme dans lensemble avec des irrgularits et de cas dinfractions constates 58

notamment dans le processus de mise en concurrence ,de lvaluation et de lattribution.

PRESIDENCE DE LA HAUTE AUTORITE DE LA TRANSITION Organe objet du contrle : 1 PRMP et 03 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : Echantillon : 5 dont 01 Convention et 4 Bons de commande

Rsum des Constats


1 - Organisation et archivages (uniquement PRMP) Membre UGPM : 07 Membre CAO : aucune indication des membres de la CAO Formatio n en marchs publics : significative pour la PRMP, aucune mention pour les UGPM Documen tation : complte, en format papier et lectronique Archivag

Note obtenu e

Recommandations

Organiser des sances de formation interne pour le renforcement de capacit de chacun des membres de lorgane de lachat 6/9

59

e : classement chronologique et par type de contrat avec un suivi informatique, facilit de recherche moyenne 2 Planification Au niveau PRMP AGPM non conforme au modle type Au niveau ORDSEC aucun Plan dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des 3 - Document de mise en concurrence Au niveau PRMP non conforme au modle type Au niveau ORDSEC non conforme au modle type aucune lettre dinvitation adresse aux candidats pour le cas des ORDSEC 4 Publication - Publication dans les journaux - Archivage des copies des journaux de publication 5- Documents dvaluation : Au niveau PRMP ouverture des plis : retarde d1 heure en attente des membres de la CAO offres et PV non paraphs exemplaire de PV non remis aux candidats procdures irrgulires Evaluation des offres : conforme la procdure recommande, sauf seul le paraphe de la PRMP sur tout le document Attribution : sur la base dun PV de validation de la CAO aucune dcision dattribution ni information des candidats non retenus affichage de lattribution Au niveau ORDSEC ouverture des plis : aucune procdure douverture des plis

2.5/15

Se conformer au modle type dAGPM Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et laffinage des besoins. Elaborer un Plan dacquisition en se conformant au modle type et le transmettre au Contrle Financier aprs son approbation par la PRMP. Se conformer aux modles type des dossiers de mise en concurrence: lettre d'invitation, facture proforma, affichage, dossier de consultation Adresser des lettres dinvitation aux candidats

4/24

24/24

Se conformer la procdure recommande pour louverture des plis et pour lvaluation des offres

4/24

Se conformer la procdure dattribution : Dcision dattribution Information des candidats non retenus Affichage de la dcision

Formaliser la procdure douverture des plis, notamment en incluant dautres valuateurs durant toute ltape de lvaluation. Interpeller les responsables concerns sur le respect strict des procdures de passation 60

Evaluation des offres : sur la base dun tableau comparatif sign seulement par lORDSEC, contresign par la PRMP pour le cas Direction de la Scurit - aucune procdure pour le cas DAF Attribution : sur la base dun tableau de comparaison aucune dcision dattribution ni information des candidats non retenus aucun document sign pour le cas DAF 6- Contrat : Choix du titulaire : conforme au rsultat de lvaluation Corrlation entre les montants du contrat et ceux figurant dans les documents dvaluation : montant du contrat tabli dpassant le seuil applicable au contrat de convention mode de passation inadquate enfreignant les textes sur le seuil (cas PRMP) Autres constatations : des proformas anti dats (cas Direction de la Scurit), volont dlibre d'attribuer les contrats des candidats pr identifis (les mmes candidats pour 4 consultations effectues : cas DAF) TOTAL

des marchs. Se conformer la procdure dattribution : - Dcision dattribution - Information des candidats non retenus

2/4

Elargir la consultation pour renforcer la concurrence Assurer le respect strict et rigoureux des rglementations, le contrle permanent de toutes les oprations de passation de marchs. Interpeller les responsables concerns sur le respect strict des procdures de passation des marchs. Procder une investigation plus pousse pour tablir la responsabilit de chacun pour le cas d'infraction constate.

42.5/10 0

APPRECIATION GENERALE : 1. Organe de commande publique peu organise avec des dysfonctionnements avrs entre la PRMP et les ORDSEC dans la conduite des procdures ; 2. Conduite des procdures de passation des marchs non conforme dans lensemble avec des irrgularits et de cas dinfractions constates notamment dans le processus de mise en concurrence et dvaluation. MINISTERE DU COMMERCE Organes concerns et chantillons : Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP, 06 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 (Durant cette priode seul des achats de carburants, des cartes tlphoniques ainsi que des paiements des indemnits de dplacement ont t 61

effectus cest pourquoi, la prise en compte des engagements du mois de mai et juin) Echantillon : 7contrats : 7 BC, soit un pourcentage de 100% des dossiers durant le mois de mai et juin.

Rsum des Constats


1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP nomme au mois daot 2009, ayant des formations en marchs publics, mais na pas encore pass une commande publique Nomina tion UGPM et CAO non effectue Au niveau des ORDSEC : Inexist ence de formation pour l es ORDSEC Inexist ence de cellule charge de lvaluation des offres Docum ents et textes sur les marchs publics insuffisants Archive s disperss et mal rangs Verrouil lage des procdures au niveau de lORDSEC Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat

Notation

Recommandations

- Mettre en place dans les meilleurs dlais les membres de lUGPM (03 09) et les CAO (15) - Ncessite un RDC pour lORDSEC -Formation dune quipe pour lORDSEC -Se documenter auprs de lARMP -Centraliser les archives au prs de lORDSEC et doter dune salle darchives avec mobiliers de rangement

4,5 / 9

-Effectuer un compte rendu systmatique la PRMP chaque fin de procdure Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

2 - Planification 62

Au niveau des ORDSEC : Princip e de planification dj compris pour certains ORDSEC, mais pas toujours respect cause de la rgulation des dpenses Pour dautres ORDSEC lachat ne figure pas dans le Plan dacquisition, et u n des six O RDSEC ne la pas tabli. Plan dacquisition non soumis la PRMP Pour certains contrats des carts assez important sont observs entre le montant prvu dans le plan dacquisition et le montant du march. 3 - Document de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : Au niveau ORDSEC : NEANT -Suivre la forme de la Lettre dinvitation en vigueur et y annexer le modle de facture pro forma prvu par le texte rglementaire. - Fixer dans la lettre dinvitation la date limite de remise des offres et le dlai de livraison - Besoin de formation pour pouvoir matriser et diffrencier les diffrentes procdures de passation des marchs entre la Convention et le Bon de Commande -Procurer plus de rectitude sur la priorisation des acquisitions effectuer -Produire un plan dacquisition contenant la liste exhaustive des achats raliser pendant lanne dexercice et mettre jour le plan dacquisition chaque fois quil y a un changement -Le plan dacquisition doit tre soumis la PRMP pour avis favorable avant dtre transmis au CF pour visa -Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et laffinage des besoins.

6/ 15

Lettres dinvitation sans modle de facture pro forma et non conforme au modle type, pas de date limite de remise des offres Dans certaines lettres dinvitation le dlai de livraison et la date limite de remise des offres ne sont pas mentionns Outre la production de lettre dinvitation par tous les ORDSEC chaque commande, un ORDSEC a confondu une lettre dinvitation avec un avis de consultation de prix

12/ 24

63

4 Publication Lcha ntillon ne concerne que des consultations restreintes 5 Evaluation des offres et attribution Ouvert ure des offres quasiment inexistante Tablea u de comparaison de prix sign par lORDSEC seul et certains non dats Compa raison des prix unitaires par article et non de la totalit des offres des candidats Inexist ence dattribution et information des candidats non retenus 6 Contrat Notifica tion de bon de commande le mme jour celle de la remise des plis Pas de dlai de livraison dans le bon de commande PV de rception antrieure celle de la livraison, PV non tabli -Respecter le dlai de recours de dix (10) jours 1/ 4 - Annoncer le dlai de livraison dans le Bon de commande - Etablir un PV de rception aprs la livraison 16/ 24

12/ 24

Procder une ouverture des offres constate par un PV de la cellule dvaluation. Tableau de comparaison faire signer et dater par lORDSEC et les membres de la cellule dvaluation La comparaison doit tre faite entre les montants totaux des offres des candidats Sensibiliser la PRMP et les ORDSEC sur limportance dattribution et dinformation des candidats non retenus

TOTAL

51,5

Moyen

Recommandations gnrales : Mettre en place dans les meilleurs dlais tous les lments constitutifs de lorgane de la commande Publics ; Doter au service concern une salle darchive avec mobilier de rangement et bien organiser larchivage et le classement des fonds de dossiers ; LARMP doit organiser des sances de formations pour tous les intervenants la commande publique et surtout renforcer la capacit des responsables (PRMP, ORDSEC) ; La PRMP doit tenir frquemment une runion avec les ORDSEC pour effectuer des changes de connaissance ; 64

LARMP doit assister priodiquement lentit. Les achats effectuer doivent tre conformes au plan dacquisition La production du PV de rception doit tre postrieure la rception du Bon de livraison

65

MINISTERE DE LA CULTURE ET DU PATRIMOINE Organes concerns et chantillons : Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : Zro (0) Echantillon : Zro (0)

Rsum des Constats


1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP Nouvellement nomme mais lArrt de nomination na pas t fourni Inexist ence de passation entre la nouvelle PRMP, et la sortante Aucune commande publique na t entame par cette PRMP UGPM et CAO en cours de nomination Docum ents et textes sur les Marchs Publics existants en version lectronique Archive inexistant Au niveau des ORDSEC : NEANT Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat

Notation

Recommandations

-Envoyer lARMP larrt de nomination de la nouvelle PRMP - Mettre en place dans les meilleurs dlais les membres de lUGPM (03 09) et les CAO (15)

Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

2 Planification Au niveau de la PRMP: NEANT 66

Au niveau des ORDSEC : NEANT

3 - Document de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : Au niveau ORDSEC : 4 Publication NEANT NEANT NEANT

5 Evaluation des offres et attribution

6 Contrat -

NEANT

NEANT

TOTAL

Recommandations gnrales : Ncessite une investigation approfondie pour valuer la situation

67

MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERES Organes concerns et chantillons : Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP, 2 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 2009 et le 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : 41 Echantillon : 9 contrats : 9 BC, soit un pourcentage de 20%

Rsum des Constats


1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP nouvellement nomme en mars 2010, ayant des formations en march public (ARMP) Aucune commande publique na t entame par cette PRMP Change ment frquent de nomination de la PRMP Nomina tion UGPM et CAO non effectue e de matriels informatiques Au niveau des ORDSEC : Absenc

Notation

Recommandations

Professionn aliser la fonction de la PRMP Mettre en place dans les meilleurs dlais les membres de lUGPM (03 09) et les CAO (15) Equiper de matriels informatiques Effectuer un compte rendu systmatique la PRMP chaque fin de procdure Ncessite un RDC pour lORDSEC

4.5/ 9

Verrouil lage des procdures au niveau de lORDSEC Formati on insuffisante pour l es ORDSEC Inexist ence de cellule charge de lvaluation des offres Inexist ence des documents et textes sur les marchs 68

Formation dune quipe dvaluateur pour lORDSEC Se documenter auprs de lARMP (site : www.armp.mg) Doter dune salle darchive avec mobiliers de rangement Les membres de lorgane dachat

publics ; Inexist ence darchivage et la plus part des archives restent introuvables Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat

(PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

2 - Planification Au niveau des ORDSEC : Princip e de planification des achats non matris, procdure en Marchs Publics non applique Plan dacquisition inexistant Ncessite une formation et une assistance priodique 2.5/ 15 Etablir un plan dacquisition faisant apparaitre tous les contrats passer et le soumettre la PRMP pour avis favorable et le transmettre au CF pour visa Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et laffinage des besoins. mettre jour le plan dacquisition chaque fois quil y a un changement (nouvel achat, modification de montant, annulation dachat, report de date dachat,)

3 - Document de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : Au niveau ORDSEC : NEANT Se conformer toujours au texte rglementaire en vigueur et tablir, chaque commande correspondant au seuil de

Inexist ence de lettres dinvitation

4/ 24 69

Rptiti on manifeste des mmes candidats consults avec le mme attributaire 4 Publication Lcha ntillon ne concerne que des consultations restreintes 5 Evaluation des offres et attribution Ouvert ure des plis quasiment inexistante, inexistence de PV 8/ 24 Tablea u de comparaison de prix sign par lORDSEC seul et certains sont non signs Inexist ence dattribution et information des candidats non retenus Rptiti on frappante du mme attributaire 16/ 24

comparaison de trois prestataires, une Lettre dinvitation suivant le modle en vigueur et y annexer le modle de facture pro forma prvu par le texte. Fixer dans la lettre dinvitation le dlai de livraison Diffrencier et multiplier davantage les candidats consulter

Les offres doivent tre remises sous plis ferms et une sance douverture des plis constate par un PV, doit toujours prcder lvaluation et lattribution Tableau de comparaison faire signer et dater par lORDSEC et les membres de la cellule dvaluation Sensibiliser la PRMP et les ORDSEC sur limportance dattribution et dinformation des candidats non retenus Varier davantage les candidats consulter - Appuyer toujours les fournitures livres par un PV de rception dment sign par les membres de la Commission de rception

6 Contrat Inexist ence de PV de rception Pas de 70

2/ 4

dlai de livraison dans certains bons de commandes

- Annoncer le dlai de livraison dans le Bon de commande

TOTAL
Recommandations gnrales :

37

Insuffisant

Remise lordre gnral Do : -Professionnaliser la mission de la PRMP -Les ORDSEC doivent tablir un compte rendu priodique la PRMP -Mettre en place dans les meilleurs dlais tous les lments constitutifs de lorgane de la commande Publics ; -Doter au service concern une salle darchive avec mobilier de rangement et bien organiser larchivage et le classement des fonds de dossiers ; -Multiplier et diversifier les candidats consulter -La PRMP doit tenir frquemment une runion de travail avec les ORDSEC, lUGPM et la CAO pour effectuer des changes de connaissance ceci dans le but damliorer la passation de la commande publique; -LARMP doit organiser des sances de formations pour tous les intervenants la commande publique et surtout renforcer la capacit des responsables (ORDSEC, UGPM, CAO) ; -LARMP doit assister priodiquement lentit. SECRETARIAT DETAT CHARGE DE LENSEIGNEMENT TECHNIQUE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE Organes concerns et chantillons : Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP, 1 ORDSEC Titulaire et 1 ORDSEC Supplant Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : 38 Echantillon : 8 contrats : 8 BC, soit un pourcentage de 20%

Rsum des Constats


1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP nouvellement nomme, ayant des formations en marchs publics Aucune commande publique na t entame par cette PRMP,

Notation

Recommandations

- Mettre en place dans les meilleurs dlais les membres de lUGPM (03 09) et les CAO (15) -Equiper de matriels informatiques

71

Nomina tion UGPM et CAO non effectue e de matriels informatiques Au niveau des ORDSEC : Formati on insuffisante pour l es ORDSEC Inexist ence de cellule charge de lvaluation des offres Docum ents et textes sur les marchs publics trs limits et incomplets Archive s disperss au niveau des comptables Verrouil lage des procdures au niveau de lORDSEC Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat Absenc

4.5/ 9

- Ncessite un RDC pour lORDSEC -Formation dune quipe pour lORDSEC -Se documenter auprs de lARMP (site : www.armp.mg) -Centraliser les archives au prs de lORDSEC et doter dune salle darchives avec mobiliers de rangement -Effectuer un compte rendu systmatique la PRMP chaque fin de procdure Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

2 - Planification Au niveau des ORDSEC : Princip e de planification des achats non matris Plan dacquisition inexistant -Ncessite une formation et une assistance priodique -Etablir un plan dacquisition faisant apparaitre tous les contrats passer pendant toute lanne et le soumettre la PRMP pour avis favorable et le transmettre au CF pour visa -Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et laffinage des besoins.

Plan dengagement outil de travail de lORDSEC

5/ 15

72

Pour certains contrats, le montant prvu dans le plan dengagement se concide avec celui du march, pour dautre un cart assez important est observ entre le montant prvu dans le plan dengagement et le montant du march. 3 - Document de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : Au niveau ORDSEC : NEANT -Suivre la forme de la Lettre dinvitation rglementaire et y annexer le modle de facture pro forma prvu par le texte rglementaire. Fixer dans la lettre dinvitation la date limite de remise des offres et le dlai de livraison -Diversifier davantage les candidats consulter

Lettres dinvitation sans modle de facture pro forma prvu par le texte rglementaire, pas de date limite de remise des offres, pas de dlai de livraison Rptiti on manifeste des mmes candidats consults avec le mme attributaire 4 Publication Lcha ntillon ne concerne que des consultations restreintes 5 Evaluation des offres et attribution Ouvert ure des plis quasiment inexistante 8/24 Tablea u de comparaison de prix sign par lORDSEC seul et certains non dats Rptiti on frappante du mme attributaire Inexist ence dattribution et information des candidats non

8/ 24

16/ 24

La date douverture doit tre concide celle de la remise des plis ferms et constate par un PV de la cellule dvaluation. Tableau de comparaison faire signer et dater par lORDSEC et les membres de la cellule dvaluation Varier davantage les candidats consulter Sensibiliser la PRMP et les ORDSEC sur limportance dattribution et dinformation des candidats non 73

retenus

retenus

6 Contrat Bon de commande sign et dat par lORDSEC, attributaire non encore notifi. Pas de dlai de livraison dans le bon de commande Acclrer la procdure et notifier temps les fournisseurs attributaires Annoncer le dlai de livraison dans le Bon de commande Insuffisant

3/ 4

TOTAL

44,5

Recommandations gnrales :

Mettre en place dans les meilleurs dlais tous les lments constitutifs de lorgane de la commande Publics ; Doter au service concern une salle darchive avec mobilier de rangement et bien organiser larchivage et le classement des fonds de dossiers ; LARMP doit organiser des sances de formations pour tous les intervenants la commande publique et surtout renforcer la capacit des responsables (PRMP, ORDSEC) ; La PRMP doit tenir frquemment une runion avec les ORDSEC pour effectuer des changes de connaissance ; LARMP doit assister priodiquement lentit.

74

HAUTE AUTORITE DE LA TRANSITION (SENAT) Organes concerns et chantillons : Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP, 6 UGPM, 15 CAO, 1 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode : Echantillon : 02 contrats : 02 BC, soit un pourcentage de 100%

Rsum des Constats


1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP nomme par Arrt n 346/2009 HAT/P/RFP du 21/12/09, mais sous lautorit du Rapporteur gnral charg des Finances et du Personnel. Aucun e commande publique na t entame par cette PRMP Change ment frquent de nomination de la PRMP Nomina tion des 06 membres de lUGPM par dcision Nomin ation des 15 membres de la CAO par dcision Aucune formation en March public pour les membres de lUGPM et de la CAO Au niveau des ORDSEC : Confusi on de responsabilit de la PRMP et de lORDSEC pendant la conduite de procdure Docum ents et textes sur les

Notation

Recommandations

6/ 9

Prenniser la fonction de la PRMP Ncessite un RDC

Sparer la fonction de la PRMP et du Rapporteur Gnral charg des Finances et du Personnel Se documenter auprs de lARMP (site : www.armp.mg) Pour faciliter la recherche, amliorer larchivage Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) 75

marchs publics trs limits et incomplets Archiva ges disperss Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat

devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

2 - Planification Au niveau de la PRMP: Existen ce du plan dacquisition mais fractionnement du crdit 5/ 15 Prestati ons prvues dans le calendrier dacquisition initial mais non inscrites dans le calendrier mis jour 3 - Document de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : Au niveau ORDSEC : NEANT 4/ 24 Suivre la forme de la Lettre dinvitation rglementaire Apporter plus de prcision et de rigueur ltablissement du calendrier dacquisition, viter le fractionnement du crdit et le transmettre au CF pour visa Mettre jour le plan dacquisition chaque fois quil y a un changement (nouvel achat, modification de montant, annulation dachat, report de date dachat,)

Aucune rfrence sur la Lettre dinvitation pas de date limite de remise des offres, pas de dlai de livraison 4 Publication Lcha ntillon ne concerne que des consultations restreintes 16/ 24

76

5 Evaluation des offres et attribution PV de dpouillement existant non paraph 16/24 Attribut ion non matrialis par un acte Dlai de livraison non mentionn par les candidats Inexist ence dinformation des candidats non retenus 6 Contrat bon de commande sign et dat par lORDSEC, attributaire non encore notifi. Pas de dlai de livraison dans le bon de commande Inexist ence de PV de rception

PV de dpouillement doit tre remplie correctement, paraphe et signe par la cellule dvaluation Etablir une dcision dattribution et notifier lattributaire Prciser le dlai de livraison impos par lacheteur Sensibiliser la PRMP et les ORDSEC sur limportance dinformation des candidats non retenus

2/4

TOTAL

49

Acclrer la procdure et notifier temps le fournisseur attributaire Annoncer le dlai de livraison dans le Bon de commande Appuyer toujours les fournitures livres par un PV de rception dment sign par les membres de la Commission de rception Insuffisant

Recommandations gnrales :

La PRMP doit tenir frquemment une runion de travail avec les ORDSEC, lUGPM et la CAO pour effectuer des changes de connaissance ceci dans le but damliorer la passation de la commande publique; LARMP doit organiser des sances de formations pour tous les intervenants la commande publique et surtout renforcer la capacit des responsables (ORDSEC, UGPM, CAO) ; LARMP doit assister priodiquement lentit.

77

MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DU TRAVAIL ET DES LOIS SOCIALES Organes concerns et chantillons : Nb total dorgane dachat : 1 PRMP et ..ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er trimestre 2010 Nb de contrats passs durant la priode : Echantillon : 7 BC dont 4 BC issus de Consultations de prix par voie daffichage BC et 3 BC issus de consultations restreintes

Constat
1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : Nomination PRMP : Arrt 4438/08MFPTLS du 22/02/08, formation sommaire en MP lors de sa formation initiale lENAM UGPM : 3 membres ayant suivi la formation sur la rforme en 2004 CAO : 6 membres 78

Notation

Recommandation s

CAO complter au nombre de 15 membres

Ncessit de RDC pour les ORDSEC et leurs

ayant reu une formation interne. Nombre insuffisant. Documentation : Documents disponibles Archivage : classement des dossiers par anne et par type de contrat. Au niveau de lORDSEC : Sans formation spcifique en MP pour lORDSEC et son quipe Archivage : au niveau de lquipe de lORDSEC Inexistence dengagement des agents de la commande publique respecter le Code dthique 2 Planification Au niveau de la PRMP : La PRMP a labor un AGPM mais les contrats chantillonns, tant situs au dessous du seuil de passation de marchs, ny figurent pas Au niveau des ORDSEC : Pas de calendrier dacquisition

quipes 4,5/9 Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

5/15

Etablir un calendrier dacquisition (CA) dtaill avant toute mise en concurrence : soumettre le CA la PRMP pour avis favorable transmettre le CA approuv au CF

3 - Documents de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : Les contrats chantillonns tant situs au dessous du seuil de passation de marchs, les documents de mise en concurrence sont labors et traits au niveau ORDSEC Au niveau ORDSEC : Non maitrise des textes sur le MP : -Pour une consultation de prix par voie daffichage, aucun Dossier de consultation de prix nest labor. Les offres sont bases sur lACP. Ensuite, quand le contrat est attribu, lORDSEC lance un simple bon de commande, sans aucun lien avec la consultation de prix (montant diffrent de loffre) 79 4/24 Ncessit urgente dune formation en MP pour toute lquipe (PRMP, ORDSEC, CAO, UGPM)

4 Publication (uniquement PRMP) Lchantillon ne concerne que des consultations par voie daffichage et des consultations restreintes : Affichage existant 5-Documents dvaluation et attribution -Les documents dvaluation de sont pas conformes ceux prconiss dans le Guide da la CAO -Lattribution et linformation des candidats non retenus sont effectues de manire acceptable, mais le dlai de recours de 10j nest pas respect dans la totalit des cas 6-Contrats : Les consultations de prix naboutissent pas sur un tablissement de Convention, mais plutt sur des bons de commande, certes aux noms des attributaires, mais dont les montants sont trs diffrents des offres prsentes TOTAL POINTS CLASSEMENT : INSUFFISANT RECOMMANDATIONS GENERALES : -Complter 15 le nombre des membres de la CAO -Renforcer la planification (Surtout le calendrier dacquisition) -Ncessit dune formation des agents tous les niveaux (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC, ) Signaler et sensibiliser le Contrleur Financier sur cette anomalie 1/4 16/24 Se conformer aux modles de documents produits par lARMP Sensibiliser la PRMP et les ORDSEC sur limportance du respect du dlai de recours 16/24

46,5 / 100

MINISTERE DE LAGRICULTURE

Organes concerns et chantillons : Nb total dorgane dachat : 1 PRMP et ..ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er trimestre 2010 Nb de contrats passs durant la priode : Echantillon : 11 contrats dont 5 BC, 5 Consultations de prix par voie daffichage et 1 MAO

Constat
80

Notatio n

Recommandation

1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP : Ayant suivi des formations en MP et expriment UGPM : membres expriments et ayant eu des formations CAO : 15 membres qui nont aucune formation en MP. Par contre, tous les membres de la CAO ont dpos une lettre dengagement, conformment au Code dthique. Documentation : Documents disponibles (Lquipe a lhabitude de consulter les textes dans le site web de lARMP) Archivage : classement des dossiers par ordre chronologique Au niveau de lORDSEC : Sans formation spcifique en MP pour les ORDSEC Archivage : au niveau quipe ORDSEC Ncessit de RDC surtout pour les ORDSEC et leurs quipes

6/9

Les autres responsables de la passation des marchs doivent aussi sengager par crit respecter les dispositions du Code dthique

2 Planification Au niveau de la PRMP : Existence dun AGPM et le march chantillonn y figure Au niveau des ORDSEC : calendrier dacquisition existant mais 2 BC sur et 1 Convention sur 2 ne figurent pas dans ce calendrier 3 - Documents de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : Pour le MAO chantillonn, le dlai de remise des offres est insuffisant (29 jours au lieu de 30 jours), seule une forme de garantie de soumission (le chque de banque) a t prvue au niveau de lAvis dAOO et le DAO, 81 Linscription dune procdure de commande publique dans le calendrier dacquisition doit tre obligatoire et systmatique

12,5/15

le DAO ne comporte pas de CCAG Au niveau ORDSEC : Pour les consultations par voie daffichage, les documents respectent les modles mais ne contiennent pas dans la plupart des cas les modles de garanties de soumission. 16/24

Ncessit dune information des intervenants (PRMP, UGPM, ORDSEC,) sur le dcompte des dlais et sur lutilit et lenjeu des diverses garanties (soumission, bonne excution, restitution davance,)

Au niveau des consultations restreintes, le modle de lettre dinvitation nest pas respect. On voit que ni le dlai de remise des offres ni le dlai dexcution des prestations ne sont prvus 4 Publication (uniquement PRMP) Publication existante aussi bien concernant lAGPM que concernant lAOO, mais le nombre de parution semble insuffisant (1 seulement pour lAOO) 5-Documents dvaluation et attribution -Concernant les Consultations restreinte, le processus dvaluation est correct mais il y a un BC pour lequel le nombre de candidats nest pas respect (1 seul au lieu de 3) -Concernant les consultations par voie daffichage, lvaluation se passe de manire acceptable, mais certains points mritent dtre soulevs : Dans lun des 5 dossiers, lheure douverture des plis nest pas celle de la date limite de remise des offres, dans 1 des 5 dossiers, le PV douverture des plis nest pas sign ni par les membres de la CAO ni par les reprsentants des candidats (Conv PI) 6-Contrats : -Dans les 5 cas, les Bons de commande ne fixent le dlai de livraison. 3/4 -Concernant lattribution des conventions, dans 4 cas sur 5, il y a eu avis dattribution 82 20/24

Se conformer au modle de lettre de consultation restreinte labore par lARMP

12/24

Se conformer aux modles de documents produits par lARMP

Sensibiliser les intervenants sur limportance de la fixation du dlai dexcution, mme pour les BC

affich

Dans les cas de consultation par voie daffichage, lavis dattribution doit toujours au moins tre affich 69,5 / 100

TOTAL POINTS

CLASSEMENT : MOYEN

RECOMMANDATIONS GENERALES -Renforcer la planification au niveau des ORDSEC (Tous les acquisitions mme au dessous des seuils de passations doivent tre inscrites dans le calendrier dacquisition) -La publication des AGPM et AOO ne doit pas tre limite au strict minimum prvu par les textes, mais doit tre le plus large possible.

MINISTERE DE LEAU
Organes concerns et chantillons : Nb total dorgane dachat : 1 PRMP et ..ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nb de contrats passs durant la priode : Echantillon : 2 BC, 10 MAO

Constat
83

Notation

Recommandation

1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP : Arrt de nomination N 19968/2008 du 11/11/08. Na pas suivi aucune formation sur les MP mais a une certaine exprience UGPM : 7 membres qui nont aucune formation en MP et qui nexercent pas leur rle CAO : 15 membres nomms par dcision (N 007/2009 MINEAU du 02/03/09) qui nont aucune formation en MP. Par contre, tous les membres de la CAO ont dpos une lettre dengagement, conformment au Code dthique. Documentation : Documents disponibles (Lquipe a lhabitude de consulter les textes dans le site web de lARMP) Archivage : classement des dossiers par ordre chronologique Au niveau de lORDSEC : Sans formation spcifique en MP pour les ORDSEC Archivage : au niveau quipe ORDSEC Inexistence dengagement des agents de la commande publique respecter le Code dthique

4,5/9

Ncessit de RDC pour lquipe de la PRMP et des ORDSEC

Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

2 Planification Au niveau de la PRMP : Existence dun AGPM labor en 2008 alors que les marchs chantillonns sont lanc en fin 2009 Au niveau des ORDSEC : Les 2 BC slectionns ne figurent dans aucun calendrier dacquisition LAGPM doit tre mis jour chaque anne et linscription dune procdure de commande publique au dessous des seuils de passation de march dans le calendrier dacquisition doit tre obligatoire et

5/15

84

systmatique 3 - Documents de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : Le DAO tel quil a t lanc nest disponible quen version lectronique = Problme darchivage Au niveau ORDSEC : Les lettres dinvitation ne spcifient pas clairement les spcifications techniques et ne prcisent pas les dlais dexcution prvus. 12/24 Ncessit dune information des intervenants (PRMP, UGPM, ORDSEC,) sur le dcompte des dlais et sur lutilit et lenjeu des diverses garanties (soumission, bonne excution, restitution davance,)

Se conformer au modle de lettre de consultation restreinte labore par lARMP 4 Publication (uniquement PRMP) Les photocopies des publications de lAGPM et des AOO ne sont pas disponibles = Problme darchivage. 5-Documents dvaluation et attribution Les PV douverture des plis ne sont pas contresigns par les reprsentants des candidats (Il existe seulement une fiche de prsence) 8/24 Les tapes dvaluation ne sont pas claires et les critres de qualification sont confondus avec ceux de conformit 12/24

Se conformer au guide labor par lARMP concernant les tapes dvaluation (Guide de la CAO Cf. Site ARMP)

6-Contrats : Tous les marchs chantillonns sont soit en attente de lANO du bailleur de fonds ou en cours dapprobation 3/4 Les 2 bons de commandes sont tous rejets 85 Sensibiliser les intervenants sur limportance de la fixation du dlai dexcution, mme pour les BC

au niveau du Contrle Financier (lun pour cause de prix exorbitant et lautre pour cause de prestation devant normalement tre effectue par la JIRAMA)

Dans les cas de consultation par voie daffichage, lavis dattribution doit toujours au moins tre affich 44.5 / 100

TOTAL POINTS

CLASSEMENT : INSUFFISANT

RECOMMANDATIONS GENERALES : -Renforcer la formation des agents, surtout sur le processus dvaluation des offres (diffrences entre critres de conformit et critres de qualification) -Renforcer la planification surtout au niveau des procdures au dessous des seuils de passation

86

MINISTERE DE LENVIRONNEMENT Organes concerns et chantillons : Nb total dorgane dachat : 1 PRMP et 1 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er trimestre 2010 Nb de contrats passs durant la priode : Echantillon : 4 contrats : 4 BC

Constat
1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP form lENAM en 2006 UGPM : 5 membres, dont 3 forms lENAM en 2006 CAO : Non encore mise en place Documentation : Documents disponibles Archivage : classement des dossiers par SOA et par anne Au niveau de lORDSEC : Sans formation spcifique pour lORDSEC Archivage : au niveau des comptables Inexistence dengagement des agents de la commande publique respecter le Code dthique 2 - Planification Au niveau de la PRMP : La PRMP na pas encore labor un AGPM compte tenu des volumes assez faibles des crdits des ORDSEC Au niveau des ORDSEC : Le tableau qui fait figure de calendrier dacquisition (Tableau de rgulation) ne fait pas apparaitre distinctement les contrats passer mais 87

Notation

Recommandation

CAO mettre en place le plus rapidement possible

4,5/9

Ncessit de RDC pour lquipe de lORDSEC Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

Etablir un calendrier dacquisition (CA) dtaill avant toute mise en concurrence : s oumettre le CA la

fait rfrence plutt aux comptes du PCOP Ce tableau de rgulation a t tabli aprs le lancement des lettres dinvitation et la passation des bons de commande Il y a un cart assez consquent entre les montants estims et les montants des bons de commande 3 - Documents de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : Pas de marchs passs au niveau PRMP Au niveau ORDSEC : Imperfections sur les lettres dinvitation : Nest pas sign par lORDSEC mais par un comptable, ne suit pas la forme prconise, pas de dlai de remise des offres, pas de dlai de livraison, Incohrences notables : Lettre dinvitation lance aprs la rception des factures proforma 4 Publication (uniquement PRMP) Lchantillon ne concerne que des consultations restreintes. Incohrences notables : Lettre dinvitation lance aprs la rception des factures proforma 5-Documents dvaluation et Attribution - Les tableaux de comparaison de prix existent dans tous les cas mais il y a des incohrences notables (Pour un dossier, date identique celle de la lettre dinvitation et du bon de commande, dans un autres cas, date du tableau avant la date du tableau de comparaison) - Les factures proforma existent mais dans 2 cas sur 4, elles ont t tablies avant la lettre dinvitation - Lattribution nest pas faite de faon formelle (pas dinformation de lattributaire, ni des candidats non retenus), ce qui limite de faon substantielle le droit au recours

2,5/15

PRMP pour avis favorable tr ansmettre le CA approuv au CF Bien dterminer le volume des besoins

8/24

Suivre la forme rglementaire de la Lettre dinvitation et y porter toutes les informations concernant lachat

8/24

Ncessit dune sensibilisation de lORDSEC et des comptables concernant les risques encourus en cas dirrgularits flagrantes

12/24

Bien que les textes ne prvoient pas expressment une attribution formelle dans le cas des bons de commande, sensibiliser la PRMP et les ORDSEC sur limportance de linformation des candidats non retenus et du respect

88

du dlai de recours 7-Contrats : -Les bons de commande ne font pas apparaitre les dlais de livraison des fournitures Sensibiliser la PRMP et les ORDSEC sur la ncessit de dfinir un dlai de livraison prcis mme dans le cas de bons de commande

2/4

TOTAL

37/100

CLASSEMENT : INSUFFISANT

RECOMMANDATIONS GENERALES : -CAO mettre en place le plus rapidement possible - Ncessit dune sensibilisation de lORDSEC et des comptables concernant les risques encourus en cas dirrgularits flagrantes -Renforcer la planification des procdures de passation de marchs

89

MINISTERE DE LECONOMIE ET DE LINDUSTRIE Organes concerns et chantillons : Nb total dorgane dachat : 1 PRMP et 9 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er trimestre 2010 Nb de contrats passs durant la priode : Echantillon : 10 BC

Constat
1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : -Nomination : Arrt N 3535/09MEI/SG/DAF/SGRH du 05/06/09 et PRMP bien form (formateur mme) et ayant une grande exprience en MP -UGPM : Il existe 2 types dUGPM : Dun cot, une UGPM au niveau de la PRMP avec 2 membres, dont 1 nomm par arrt et 1 nomm par note de service. Les membres de lUGPM ont suivi des formations dispenses par lARMP. De lautre cot, dautres UGPM nommes par un autre Arrt sont institues au niveau de chaque ORDSEC avec au total 18 membres -CAO : Existence dune CAO de 26 membres, y compris les membres de lUGPM, qui est charge de lvaluation des contrats au dessus du seuil de passation de marchs que ceux situs au dessous. -Documentation et archivage : Les documents 90

Notatio n

Recommandations

Sensibiliser les responsables du ministre sur les points suivants : -LUGPM (de 3 9 membres nomms par dcision de la PRMP) et la CAO (15 membres nomms par dcision de la PRMP) doivent tre uniques et au niveau PRMP. -Les fonctions de membre dUGPM et de membre de la CAO sont incompatibles (Cf. Code dthique) 3/9

sur les MP sont disponibles au niveau de la PRMP et de son UGPM -Archivage : par ordre chronologique et la dure de recherche est environ 3 min Au niveau de lORDSEC : -Formation sommaire en MP (ateliers, ARMP, ) -Documentation : Disponible au niveau ORDSEC

-Archivage : Pour les contrats au dessous des seuils de passation de marchs. Dure de recherche : moyenne : 4 min Inexistence dengagement des agents de la commande publique respecter le Code dthique

Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

2 Planification Au niveau de la PRMP : La PRMP a labor un AGPM pour les contrats situs au dessous des seuils de passation des marchs mais les contrats chantillonns sont tous des BC Au niveau des ORDSEC : Aucun calendrier labor pour les contrats dont les montants sont au dessous des seuils de passation Pour les contrats situs au dessous des seuils de passation de marchs, tablir un calendrier dacquisition (CA) dtaill avant toute mise en concurrence : soum ettre le CA la PRMP pour avis favorable trans mettre le CA approuv au CF

5/15

3 - Documents de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : Lchantillon ne comprend pas de marchs passs au niveau PRMP

91

Au niveau ORDSEC : La majorit des consultations restreintes (9 sur 10) ont fait lobjet de lettres dinvitation mais ces lettres ne mentionnent ni le dlai de remise des offres ni la quantit des articles commander = Non respect du modle de lettre dinvitation labor par lARMP. 1 BC na fait lobjet ni dune lettre dinvitation ni dune comparaison des prix. 4 Publication (uniquement PRMP) Lchantillon ne concerne que des consultations restreintes. 5-Documents dvaluation et Attribution - Les tableaux de comparaison de prix existent dans la majorit des cas, mais dans beaucoup de cas, on a encore recours la pratique de la convention de prix (pas de quantit). Par contre, il ny a pas de panachage car les attributaires sont toujours les moins disant pour chaque article. - Lattribution nest pas faite de faon formelle (pas dinformation de lattributaire, ni des candidats non retenus), ce qui limite de faon substantielle le droit au recours

12/24

Suivre la forme rglementaire de la Lettre dinvitation et y porter toutes les informations concernant lachat (quantits, dlai de remise des offres, dlai dexcution prvu,)

12/24

Ncessit dune formation des ORDSEC et des comptables sur le processus dvaluation des offres

8/24

Bien que les textes ne prvoient pas expressment une attribution formelle dans le cas des bons de commande, sensibiliser la PRMP et les ORDSEC sur limportance de linformation des candidats non retenus et du respect du dlai de recours

7-Contrats : -Les bons de commande ne font pas apparaitre les dlais de livraison des fournitures Sensibiliser la PRMP et les ORDSEC sur la ncessit de dfinir un dlai de livraison prcis mme dans le cas de bons de commande

2/4

TOTAL

42/100

CLASSEMENT : INSUFFISANT 92

RECOMMANDATIONS GENERALES : -Ncessit dune rorganisation des organes dachat public en se conformant aux textes -Ncessit dun suivi plus troit des oprations inities par les ORDSEC la part de la PRMP (Notamment partir du calendrier dacquisition) -Ncessit dune formation des quipes des ORDSEC en MP -Sensibiliser les ORDSEC sur lexistence de documents-types surtout pour les consultations de prix restreintes (Bons de commande)

MINISTERE DE LENERGIE Organes concerns et chantillons : Nb total dorgane dachat : 1 PRMP et ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er trimestre 2010 Nb de contrats passs durant la priode :.. Echantillon : 6 contrats dont 2 marchs, 2 conventions et 2 BC

Constat
1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : -PRMP : arrt n 0320/10 du 03.02.2010. Ayant suivi formation de la BM et des sances de coaching de la part de la CNM -UGPM : 6 membres nomms par dcision de la PRMP dont 1 ayant suivi une formation en MP rglementation BM. Les autres membres ont assist des sances de coaching de la part de la CNM -CAO : 7 membres nomms par PRMP et ayant assist des sances de coaching la CNM Nombre insuffisant 93

Notation

Recommandation

Le nombre des membres de la CAO est complter

Renforcer la formation en MP des membres de lUGPM

-Documentations : Disponibles -Archivage : Par type de contrat et par anne. Dure de recherche 6 min maximum Au niveau de lORDSEC : Documentation : Disponibles Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat

3/9

et de la CAO

Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

2 Planification Au niveau de la PRMP : Existence dun AGPM mais non mis jour (anne 2008) et dont un seul des 2 dossiers de marchs chantillonns y figure Au niveau des ORDSEC : Aucun plan dacquisition pour les contrats situs au-dessous des seuils de passation de marchs. 5/15 Etablir un calendrier dacquisition (CA) dtaill avant toute mise en concurrence : oumettre le CA la PRMP pour avis favorable ansmettre le CA approuv au CF 3 - Documents de mise en concurrence -lavis dappel concurrence ouverte existe et sont lancs dans des conditions relativement bonnes (3 parutions et suivant modles types) - De mme pour les affichages : les modles types sont suivis -Par contre, pour les BC, il ny a pas de lettre dinvitation formelle pour les 2 cas 4 Publication (uniquement PRMP) LAGPM existe et publi mais nest pas mis 94 s Effectuer des mises jour de lAGPM surtout quand on passe dune anne une autre

tr

12/24

Pour le BC, se conformer au modle de lettre dinvitation labore par lARMP

jour Les AMI et AOO sont publis dans des conditions correctes 5-Documents dvaluation et Attribution Les documents dvaluation existent et sont en gnral conformes la rglementation Les rapports dvaluation ne sont pas toujours dats (3 cas sur 4 non dats) Le dlai de recours de 10 j nest pas toujours respect (1) 7-Contrats : La plupart des contrats chantillonns sont en cours dexcution mais sont en gnral corrects Par contre, pour un march, le dlai dexcution effective semble irraliste par rapport au dlai dexcution prvu (2) TOTAL

12/24

12/24

Tous le documents dvaluation doivent tre signs et paraphs par les valuateurs. Toujours respecter le dlai de recours de 10 j avant la signature des marchs

2/4

Sensibiliser les responsables des risques quils encourent en cas, soit dune rgularisation, soit dune rception anticipe

46/100

(1) Pour le march de travaux dont lattributaire est EGC RAZAFINDRAMANANA Lai Weng Yen, la date de notification lattributaire de la dcision dattribution est le 23/11/09 et la date de signature du march est le 26/11/09 (2) Pour le march de travaux dont lattributaire est EGC RAZAFINDRAMANANA Lai Weng Yen, la date de notification du march approuv le 27/11/09 et la date de rception provisoire le 09/12/09 alors que le dlai dexcution prvu est de 4 mois)

CLASSEMENT : INSUFFISANT

RECOMMANDATIONS GENERALES : -Complter le nombre des membres de la CAO -Renforcer la capacit des responsables de la passation des marchs surtout en ce qui concerne la planification -Demander aux intervenants de la commande publique (PRMP, UGPM, CAO) de rdiger leur engagement crit de respecter le Code dthique -Sensibiliser les responsables des risques quils encourent en cas, soit dune rgularisation, soit dune rception anticipe 95

MINISTERE DES SPORTS

Organes concerns et chantillons : Nb total dorgane dachat : 1 PRMP et 1 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er trimestre 2010 Nb de contrats passs durant la priode : 0 Echantillon : 0

Constat
1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : -PRMP : Nomm par Arrt N 2894/08-MSCL du 06/02/08, ayant reu une formation denviron 40h en MP (Par ARMP) -UGPM : 3 membres nomms par dcision de la PRMP et ayant reu formation organise par ARMP (40h) -CAO : 4 membres nomms par PRMP et 96

Notation

Recommandation

Le nombre des membres de la CAO est insuffisant (4 au lieu de 15) 4,5/9

ayant reu une formation ARMP (15h) Nombre insuffisant -Documentations : Disponibles -Archivage : Pas darmoire, dure de recherche 5 min Au niveau de lORDSEC : Documentation : Disponibles Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du code dthique

2 - Planification Au niveau de la PRMP : Au niveau des ORDSEC : (NC x 5 = NC)

3 - Documents de mise en concurrenc 4 Publication (uniquement PRMP)

(NC x 8 = NC)

(NC x 8 = NC) 5-Documents dvaluation et Attribution 7-Contrats : TOTAL (NC x 8 = NC) (NC x 2 = NC) NC/100

CLASSEMENT : NON CLASSE

RECOMMANDATIONS GENERALES : -Linexistence dacquisition mme minime pendant le 1er quadrimestre tmoigne dun manque de diligence de la part du Ministre -Complter le nombre des membres de la CAO -Demander aux intervenants de la commande publique de rdiger leur engagement crit de respecter le Code dthique

97

98

ANNEXE 5. CLASSEMENT DES ENTITES NOMBRE DECHANTIL LONS 6 6 11 42 7 11 7 7 2 4 4 25 7 6 8 12 9 5 10 9 4 7 0 0 24 209 51/100 NOTE OBTENUE SUR 100 75 74 69,50 69 63,00 61 57,50 51,50 49 48 48 48 46,50 46 44,50 44,50 44,50 42,50 42 37 37 34 non class non class

DESIGNATION DE LENTITE MINISTERE DE LENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE MINISTERE DE LA JUSTICE MINISTERE DE LAGRICULTURE MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET MINISTERE DES FORCES ARMEES PRIMATURE MINISTERE DE LA JEUNESSE MINISTERE DU COMMERCE HAUTE AUTORITE DE LA TRANSITION/ SENAT MINISTERE DE LA SECURITE INTERIEURE MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS ET METEOROLOGIE MINISTERE DE LA SANTE MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DU TRAVAIL ET DES LOIS SOCIALES MINISTERE DE LENERGIE SECRETARIAT DETAT CHARGE DE LENSEIGNEMENT TECHNIQUE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE MINISTERE DE LEAU MINISTERE DES TELECOMMUNICATIONS, DES POSTES ET DES NOUVELLES TECHNOLOGIES PRESIDENCE DE LA HAUTE AUTORITE DE LA TRANSITION MINISTERE DE LECONOMIE ET DE LINDUSTRIE MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERES MINISTERE DE LENVIRONNEMENT MINISTERE DE LA COMMUNICATION MINISTERE DE LA CULTURE ET DU PATRIMOINE MINISTERE DES SPORTS NOMBRE DENTITES : TOTAL DES ECHANTILLONS : MOYENNE GENERALE :

99