UNIVERSIDAD PANAMERICANA DE GUATEMALA

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Estudio de la Evaluacin Integral

Herramienta que permite evaluar todas las areas y los procesos de una empresa, con criterio sistemtico y cientfico y enfoque constructivo, se constituye como un instrumento de la vigilancia, promocin y apoyo, para coadyuvar a elevar los niveles de efectividad de las empresas. Para lograrlo se aplican diversos estudios en cada una de las areas y procesos de la empresa. El estudio a implementar se establece de acuerdo a las caractersticas propias de la empresa como rama, magnitud, actividad y dems aspectos de los cuales se tenga conocimiento y el tiempo necesario para su evaluacin.

Los Antecedentes de la Empresa

Tener conocimiento de los antecedentes de la empresa importante, ya que estos permiten conocer la historia y evolucin que ha tenido, dentro de los cuales podemos mencionar: 1.1 Antigedad de la Empresa 1.2 Detalles de su historia, evolucin y actividades 1.3 Informacin general de los accionistas y del consejo administrativo 1.4 Datos relevantes de la administracin 1.5 Estructura del capital legal 1.6 Fortalezas y debilidades 1.7 Funcin social 1.8 Crecimiento histrico 1.9 Experiencia y prestigio en el mercado 1.10 1.11 Efectividad directa Alcance de sus beneficios

De acuerdo a las caractersticas de la empresa se debern realizar los estudios que se consideren necesarios para profundizar en las reas y procesos, entre los cuales se mencionan a continuacin:
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1. Base Legal
Se examinan y analizan los siguientes documentos: Acta constitutiva de la empresa para determinar si su finalidad resulta actual en relacin con el tiempo y momento en el que opera, como tambin su vigencia, reglamentos y contratos. Libros de actas del consejo de administracin y de la asamblea de accionistas, para observar los cambios que se hayan realizado a los estatutos de las escrituras. Dando un marco de referencia para conciliar y determinar la congruencia de objetivos, organizacin, programas y recursos. Lo cual permite analizar la Situacin Corporativa, dentro de este proceso el objetivo es verificar todas aquellas reformas estatutarias, actualizacin de libros de actas, accionistas y consejo de administracin entre otros.

2. Del Entorno
Es un anlisis de los factores del medio que tiene como propsito lo siguiente: Identificar aspectos de importancia potencial externos: sociales, econmicos, polticos, tecnolgicos y legales. Identificar e perfil y fuerzas que compiten en el mercado. Analizar los fenmenos y tendencias del entorno para derivar riesgos, amenazas y oportunidades. Conocer los factores de poltica econmica del pas que influyen en los resultados de la empresa.

3. Del Marco Geogrfico, Econmico y Sociolgico

Marco Geogrfico Se examinan los aspectos del medio en que se desarrolla fsicamente la empresa:
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El clima, si es que es determinante de su localizacin. La distancia a los centros productivos e industriales de aprovisionamiento. La facilidad de obtencin de recursos humanos y materiales. La cercana a los mercados. La facilidad de transporte. La posibilidad de tener acceso a los servicios pblicos y privados como telfono, agua, energa elctrica y combustible.

Del marco econmico Su objetivo es determinar la situacin econmica de la empresa a fin de definir: Las posibilidades econmicas de participacin en el mercado. El lugar que ocupa dentro de la comunidad econmica a la que pertenece.

Del marco sociolgico Se trata de determinar principalmente el tipo de sociedad en que se encuentra enmarcada la empresa, la forma de pensar de los individuos que trabajan en ella, su educacin y el medio en el que se han desarrollado.

4. De los Objetivos, planeacin organizacin, direccin y control

En este estudio es necesaria la participacin de todo el equipo de evaluacin, ya que es la base de la revisin. Objetivos de la empresa La vigencia La compatibilidad con la estructura orgnica, los programas y recursos. La formalizacin y documentacin El conocimiento por parte de todos los empleados. La forma y grado de su cumplimiento. La forma de cuantificarlos.
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De la planeacin Se investiga si la empresa cuenta con un plan estratgico, si funciona como lnea directriz y si lo conocen y observan todos los niveles de la empresa. Los propsitos que persigue a corto, mediano y largo plazo. Las estrategias. Las prioridades y secuencias de las acciones. La asignaci6n de recursos. Los procedimientos.

De la organizaci6n Se analizan la organizacin general de la empresa y la organizacin de cada rea. Las formas de control para medir los avances en los programas. Los planes y programas estratgicos. El grado de cumplimiento de los programas de cinco aos anteriores. La congruencia de la organizacin con los objetivos fijados, la planeacin desarrollada, los programas y los recursos. Las interrelaciones de todas las actividades y los niveles jerrquicos. La estructura orgnica y su planeacin. Las lneas de autoridad y responsabilidad. La existencia, use y actualizacin de manuales de organizacin y procedimientos.

De la direcci6n Se trata de determinar: La definicin, comunicacin y seguimiento de objetivos y polticas. La oportunidad en la toma de decisiones. La coordinaci6n con los directivos de las diferentes reas. La planeacin estratgica. El enfoque de calidad total. Los informes al consejo de administracin. Las relaciones externas.
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Las relaciones internas.

De control La evaluacin integral est interesada en todos los controles de la empresa, tanto en los de calidad, como en los cuantitativos de produccin, comercializacin, horas-hombre, horas maquina. Se considera a los controles como medio para dar eficiencia a la operacin, as como para proteger los bienes de la empresa, por lo que ser necesario evaluar: La suficiencia y efectividad de los sistemas de control. El programa anual de control y evaluacin internos... Los objetivos, medios y formas de control. El cumplimiento de normas y lineamientos. La atencin que da el rea de control interno de las quejas y denuncias. El apoyo que brinda el rgano de control interno a los diferentes programas y a la direccin general. El anlisis de las evaluaciones o auditorias practicadas con anterioridad, considerando profundidad, objetividad y alcance. La evaluacin de las observaciones detectadas por el area de control interno en cuanto a su confiabilidad e importancia, y si fueron reportadas a las reas de vigilancia. La evaluacin de la calidad y procedencia de las medidas correctivas sugeridas por el rea de control interno. El sistema de prevencin de errores e irregularidades. Los informes de auditores externos y juntas directivas y los resultados de otras evaluaciones. En el sector pblico, el proceso de programacin, presupuestario y verificacin del gasto pblico y disposiciones de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal.

5. De sistemas y procedimientos
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Se pretende investigar los sistemas y procedimientos implementados en la empresa y la interrelacin entre ellos, as como: Su funcionalidad, actualidad y aplicabilidad. El grado de conocimiento del personal relacionado con procedimientos. Su grado de documentacin de manuales. Las formas o medios para su evaluacin y actualizacin. La observancia de las polticas y procedimientos preestablecidos. Si estn diseados de tal forma que permitan la consecucin de objetivos. los sistemas y

6. Del Personal
Se enfoca al como se obtiene el recurso humano, quien realiza el trabajo de produccin o bien los servicios, los aspectos a evaluar son los siguientes: Anlisis de los sistemas implantados para el reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin y desarrollo. Administracin y organizacin Sistemas de evaluacin en todos los niveles Tcnicas y medios de motivacin ndices de rotacin Anlisis de la situacin de los directivos, del personal de planta y temporal. Anlisis de sueldos y salarios. Ambiente Laboral Relaciones sindicales Reglamentos y contratos de trabajo Condiciones laborales importantes del contrato colectivo de trabajo. Coherencia entre la cantidad y calidad del personal y los objetivos proyectados. Curricula de los directivos de primer nivel y del personal clave Distribucin y funciones y responsabilidades

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El monto total de la nomina mensual y las presentaciones especiales por are proyectados a tres aos. Estructura y antigedad del personal Frecuencia de requerimiento de horas extras. Informacin sobre la plantilla de personal administrativo y operativo por rea, mencionando caracterstica e ingresos. Necesidades futuras de personal y disponibilidad. Planes de sueldo y salarios, compensaciones, capacitacin y evaluacin. Plantilla del personal de base, de confianza y directivo, comparada con ejercicios anteriores. Rotacin de la mano de obra comparada con ejercicios anteriores. Si hubiese la necesidad de contratar personal, las razones, en que reas, perfil y cantidad. Programas de capacitacin y adiestramiento. Programas de prestaciones y sistemas de compensaciones Utilizacin de anlisis de puestos para determinar el establecimiento de los programas de capacitacin.

7. Del desarrollo organizacional

Se evala el con crecimiento de la empresa por lo que se analizara: Establecimiento y alcance de los objetivos organizacionales. Cambios estructurales. Relaciones entre los grupos y dentro de ellos. Confianza, creencia, interdependencia, y responsabilidad y participaci6n compartida y multigrupal. Existencia y validez de polticas de operaci6n. Existencia y validez de sistemas y procedimientos

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8. De las compras y abastecimiento

Se examinan los procedimientos que se utilizan para la realizacin de las compras: Fuentes de suministro Principales proveedores La diversidad y calidad de los proveedores. Las polticas de compras. Las condiciones de compra: precio, crdito, tiempo de entrega, descuentos, devoluciones y calidad. Alianzas estratgicas con proveedores Anlisis de la calidad de los proveedores.

9. De la Produccin
Se describen las bases que debe poseer una empresa en su departamento de produccin, para esto detallamos las siguientes variables para lograr este proceso: Tamao de la fabrica La planeacin, programaci6n y control de la produccin. Los sistemas de produccin. Las lneas de productos. Los tiempos y movimientos. Las instalaciones. La especializacin y diversificacin de la maquinaria. Los costos de produccin. La integraci6n de los productos. El control de materiales. El control de calidad. Mtodos y normas de procesamiento. La recepcin y almacenamiento de productos. La mezcla de productos.
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La coordinacin del lanzamiento de nuevos productos con las dems reas involucradas. El anlisis de materias primas. La investigacin y el desarrollo Los avances tecnolgicos. La capacidad y habilidad del personal. Los manuales e instructivos de operacin. La ingeniera industrial.

10. De conservacin y mantenimiento

Se investiga que medidas toma la empresa en lo referente a mantenimiento preventivo y correctivo, y se califica lo siguiente: Las polticas y procedimientos de gastos de mantenimiento Las conservacin de los bienes inmuebles, maquinaria y equipo Los programas de mantenimiento preventivo La frecuencia de necesidades de mantenimiento correctivo El inventario de refacciones Las estrategias de mantenimiento correctivo

11. De la Comercializacin
Se determina la posicin de la empresa en el mercado y el grado de competitividad: La planeacin de las ventas. Los presupuestos de ventas. La organizaci6n de ventas Las polticas de ventas. La seleccin y capacitacin del personal de ventas. El perfil del grupo de ventas.
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Las estrategias de ventas. Los estudios de mercado. La imagen y aceptacin en el mercado. El mercado potencial. La calidad y precio de venta de los productos. Los precios y los costos con relacin a los competidores. La investigacin y planeacin de productos. La publicidad y promocin. La distribucin. La competencia. La actividad exportadora.

12. De la informacin
La evaluacin de la informacin debe abarcar: Los sistemas de informacin con que se cuenta y su eficacia. Las necesidades de informacin y la periodicidad necesaria con que debe ser obtenida. La confiabilidad de la misma. Su oportunidad en la toma de decisiones. El sistema de informacin ejecutivo. El sistema de informacin contable y financiero. El nivel de automatizacin de los sistemas. El funcionamiento de la cultura informtica en la empresa.

13. De la comunicacin
Se Limita a la comunicacin que se da entre las personas que trabajan en la empresa, desde el punto de vista formal e informal y la determinacin de la trascendencia de esta en el
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nimo del trabajador. Tambin abarca el conocimiento del personal de los diferentes reglamentos, polticas, manuales, procedimientos, disposiciones especiales.

14. De los recursos financieros

En todas las evaluaciones se necesita la participacin de un experto que analice la situacin financiera de la empresa. Al igual que los dems expertos deber entregar sus informes con base en lo solicitado por el grupo de evaluacin. A continuacin se presentan ejemplos de la informacin que deber presentar el experto en cada revisin: Estructura Financiera Anlisis de los estados financieros. Anlisis de los financiamientos. Anlisis de la rentabilidad actual y la proyectada a corto y mediano plazo. Anlisis de las inversiones Impacto de nuevas inversiones. Bienes de capital. De donde, cmo y cundo van a obtenerse los recursos financieros Indicadores y razones financieras Inversiones en valores e inmuebles Avances 11tecnolgicos

La 11informacin analtica financiera que se presente deber contemplar comparativa y detalladamente los distintos conceptos que integran las ventas, los descuentos y rebajas, los gastos de ventas, de 11administracin, indirectos, as como aquella informacin que a juicio del evaluador sea conveniente desglosar. Adems, deber analizar y comparar los diferentes componentes de los estados financieros con el mtodo ms conveniente de aplicacin objetiva, tomando en cuenta las11caractersticas de cada empresa.

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Tambin se debern analizar los siguientes procesos: Resumen de Observaciones relevantes Observaciones del ejercicio anterior Observaciones del ejercicio actual Observaciones por incumplimientos legales Otras observaciones

15. De la presencia de innovaciones tecnolgicas y su impacto en el mercado

El avance de la tecnologa hoy en da es constante, por lo que se debe de realizar un estudio de cmo podemos hacer ms eficientes nuestros procesos con nueva tecnologa y as mismo la actualizacin de nuestro equipo, se deber realizar anlisis de planes para que al

implementar las innovaciones la empresa no tenga efectos negativos para su desarrollo, tambin se deber de evaluar las ventajas y desventajas de dichas innovaciones tecnolgicas, dentro de los aspectos que debemos evaluar estn la: Informtica Porcentaje de atomizacin. Promedio de antigedad de los equipos. Tiempo de uso promedio por usuario. Anlisis de los programas que utilizan para generar y controlar la informacin.

Tecnologa Conocimiento y uso de nuevas tecnologas. Planes de adquisicin de tecnologa de punta. Presencia de innovaciones tecnolgicas y su impacto en el mercado.

16.Estudios Especiales
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Estos estudios los determina el grupo multidisciplinario, conforme a las caractersticas y necesidades de cada empresa, de los cuales podemos mencionar algunos: Idoneidad y condiciones de los equipos y herramientas. Anlisis del uso de actualizacin del os ltimos desarrollos tecnolgicos en la rama de actividad que se trate Evaluacin del personal Tcnico Satisfaccin del cliente Liderazgo Informacin y anlisis Planeacin Aseguramiento de calidad Efectos en el entorno Modelos de calidad

Tomando como base las caractersticas de la empresa seleccionada, as sern los estudios a realizar. Para lo cual es importante conocer los antecedentes histricos y actuales de la empresa para poder realizar el estudio preliminar. A continuacin detallamos los aspectos a evaluar: Base Legal: Se solicitar documentacin correspondiente, escritura de constitucin, y documentos relacionados a la inscripcin legal de la empresa, as como permisos de instituciones relacionadas al giro de la misma. Dichos documentos sern analizados. Entorno: Mediante entrevistas se analizara y determinara la situacin econmica actual de la empresa, se realizara un FODA basado en la situacin econmica del pas. Marco Geogrfico, econmico y sociolgico: Entrevistando al personal administrativo y operativo para determinar segn su criterio, cmo les afectan los cambios climticos, la situacin econmica del mercado enfocados. al cual ellos estn

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Objetivos, planeacin, organizacin, direccin y control: Se recabara informacin sobre cuales son los objetivos a corto, mediano y largo plazo de la administracin para el crecimiento de la empresa, si cuentan con planeacin de estrategias de mercado, para conseguir dichos objetivos. Se revisara si tienen estructurada empresa con organigrama, y evaluar cmo se encuentran distribuidas las funciones de la administracin y que control se tiene de las actividades dentro de la empresa.

Sistemas y procedimientos: Se evaluara si se cuenta con manuales y procedimientos, y se determinara si dicha informacin es de conocimiento y aplicacin en las reas operativas de la empresa.

Personal: Se analizara el procedimiento mediante el cual se recluta el personal, si cuentan con programas de capacitacin y actualizacin, as como evaluar si se cumplen los requisitos legales para pago de empleados.

Desarrollo Organizacional: Se realizaran entrevistas la administracin para determinar si se tienen proyectados cambios estructurales que conlleven desarrollo a empresa.

Compras y abastecimiento: Se revisara la documentacin que nos permita determinar cules son los procedimientos, que la empresa utiliza para la compra y control de insumos, as como de sus proveedores.

Produccin: Se evaluara la forma en que se programa la produccin y planes de trabajo, as como si existe documentacin que registre los avances y requerimientos de la misma.

Conservacin y Mantenimiento: Mediante observacin y entrevistas se evaluara, si se cuenta con polticas de mantenimiento preventivo y correccional, mejoras de las instalaciones y maquinaria.

Comercializacin: Se evaluaran los mtodos y medios que la empresa utiliza para su promocin en el mercado, ingresos en la empresa. y que medidas implementan para aumentar los

Informacin: Se evaluara si la informacin financiera proporcionada es confiable y exacta, as como con qu frecuencia es revisada y corroborada.

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Comunicacin: Se determinara cual es la lnea o procedimiento de comunicacin de las reas interrelacionadas, as como con la administracin. As como de la difusin, conocimiento y entendimiento de controles internos.

Recursos Financieros: Se requerir la informacin financiera de la empresa, as como los medios mediante los cuales se obtienen los ingresos o financiamientos de la empresa. Analizar los estados financieros del ao en curso, as como del ao anterior.

Presencia de innovacin tecnolgica y su impacto en el mercado: Se evaluara si la empresa hace uso de la tecnologa para optimizar sus funciones. Y determinar el impacto econmico que esta tiene en la empresa.

Estudios especiales: Se realizara un estudio de los antecedentes histricos para determinar el crecimiento de la empresa, durante el tiempo de funcionamiento, as como del prestigio que ha adquirido.

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Bibliografa

Evaluacin Integral para Implementar Modelos de Calidad Jack Fleitman

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