PROTOCOLO Y COMUNICACION 1.

LA COMUNICACIN EN EL PROTOCOLO El ceremonial conjunto de formalidades que se observan en un acto pblico o solemne y el protocolo normas y usos que establecen y ordenan dichas formalidades son elementos bsicos en los que se apoya la estructura de todo acto de cierta relevancia social y generan un conjunto de mensajes de un gran contenido visual. Ceremonial y protocolo, trminos que, hasta hace pocos aos, eran empleados con asiduidad slo por un restringido nmero de personas y reservado su uso estrictamente al mbito de los actos oficiales de Estado, de las relaciones diplomticas e intergubernamentales y en el marco de determinadas instituciones o corporaciones, estn hoy en da presentes en todos los estamentos y grupos sociales y son utilizados con relativa frecuencia por el pblico en general. Las causas que han impulsado este cambio han sido en esencia: el incremento de las relaciones interestatales, la creciente importancia y proliferacin de las organizaciones internacionales gubernamentales o no, la mayor presencia social de instituciones pblicas y privadas y la gran influencia que tienen las empresas en el desarrollo socioeconmico actual. Todo ello promocionado por la facilidad para desplazarse a cualquier lugar del planeta en pocas horas y potenciado por la omnipresencia social de los medios de comunicacin y el progreso de las nuevas tecnologas de la comunicacin/informacin que han conseguido que predomine una cultura visual en la sociedad. Por ello, el ceremonial y el protocolo, que siempre han proyectado de forma visual la imagen de instituciones/organizaciones y de las personas que las representan, deben caminar al unsono con ese modelo cultural, de manera que puedan cumplir sus fines ms generales: construir la realidad de las grandes ocasiones, dar apariencia a los principios rectores de la vida colectiva y transmitir al conjunto social lo que significan las instituciones, corporaciones u otros grupos sociales. Fin pedaggico, ste ltimo, que institucionaliza un modelo de comunicacin que genera una doble interaccin, la de los protagonistas y participantes en los actos entre s y todos ellos con el resto de la sociedad, basada en un lenguaje que debe primar lo visual. Se puede hablar de un idioma ceremonial, en el que los distintos elementos que lo integran tienen que contribuir a la eficacia expresiva de cada una de sus formalidades, dando pie a una retrica de transmisin por la imagen. Accin en la que los medios de comunicacin, sobre todo la televisin, tienen un papel fundamental al resaltar lo ms destacado de las ceremonias y hacerlas accesibles y participadas a un gran nmero de ciudadanos. Las empresas no podan quedar ajenas a este fenmeno, ya que su imagen se genera en los pblicos no slo a travs de los mensajes que transmite la publicidad, los smbolos audiovisuales de identidad corporativa y las informaciones sobre sus actividades comerciales, sino tambin con referencia a otros mensajes nacidos de la prctica profesional y de las actitudes y comportamiento de sus directivos y empleados. La implementacin del protocolo en la empresa busca, adems de sus fines generales, un objetivo concreto: ser un instrumento ms de las polticas de comunicacin corporativa. Por ello, la organizacin de los actos corporativos debe encuadrarse como una tcnica ms de proyeccin de su identidad visual, complementaria de todas las dems y al no existir normas precisas, como ocurre con los actos oficiales, hay que recurrir a unos principios generales, que deben aplicarse con flexibilidad y lgica de acuerdo con los criterios sociales del momento y la naturaleza y filosofa propia de cada acto. El protocolo se ha convertido as en instrumento rector tanto de los actos institucionales oficiales como de los acontecimientos en las empresas, convirtindose en uno ms de los medios para potenciar la imagen y la identidad corporativa. El ceremonial se basa en modelos de representacin que escenifican los actos, integrando un discurso irnico que debe ser ordenado y estructurado como si de un verbal se tratase. Al igual que la lengua se sirve de piezas que se articulan y ordenan de acuerdo con las reglas de la sintaxis, los actos se ordenan y estructuran segn las normas de protocolo. LA PLANIFICACIN DE LOS ACTOS Y SU RELACIN CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIN El protocolo, sin embargo, no es slo el instrumento que ordena una mera relacin social, escenificada en actos clasificados segn ciertas categoras aceptadas por el conjunto social. Adems, define su proyeccin externa y condiciona su reflejo en los medios de comunicacin, generando, de esta manera, un proceso de comunicacin de las instituciones/corporaciones con sus pblicos. Los actos, como fuente de mensajes, producen un discurso universal en su conjunto, y una serie de mensajes

parciales en sus diferentes fases. Por lo que al disearlos, para evitar errores de percepcin por parte de los pblicos, se tendrn en cuenta los siguientes criterios: 1. Establecer con claridad quienes son los actores principales del acontecimiento. 2. Definir un foco preferente de atencin visual (presidencia) que jerarquice convenientemente el escenario elegido. 3. Reflejar secuencialmente el comienzo, el momento culminante y la conclusin del acto. 4. Especial atencin a la comunicacin de sus fases ms relevantes. 5. Referencia precisa al contexto social en que se realiza. 6. Respeto absoluto a las normas de precedencias y a la jerarqua de las personas. El respeto al rgimen jerrquico (precedencias) de los cargos y entes pblicos es clave, pues no hay que olvidar que, en el seno de una institucin/corporacin, la jerarqua viene determinada por las funciones y posiciones de los individuos dentro de ella. Los actos pblicos, oficiales o no, e incluso los privados, son el lugar por excelencia de la confirmacin de la jerarqua social y de las modificaciones que en ella se producen. Por tanto, se diferenciar con claridad lo instrumental ordenacin y jerarquizacin de lo expresivo comunicacin, aunque sean complementarios. En este sentido, los responsables del protocolo deben: 1. Facilitar al mximo las posibilidades para que sea cubierto en su totalidad, con claridad y precisin, sin que se rompa en ningn momento la estructura del mismo. 2. Proporcionar a periodistas y tcnicos el asesoramiento preciso sobre su desarrollo secuencial y sus diversas peculiaridades. 3. Procurar que los cdigos, que modelan el "idioma" ceremonial, tengan amplia difusin entre los profesionales de la informacin para que puedan explicarlos a las audiencias. De poco sirve la perfeccin, solemnidad y esttica de un acto si no es difundido y su significado no es percibido y valorado por el conjunto social. El servicio de protocolo, lo mismo que se ocupa de ordenar las diferentes formalidades y situar en tiempo y espacio a personas y cosas en el escenario elegido, tendr en cuenta que los periodistas, cuando realizan su trabajo, son espectadores privilegiados, puesto que, a travs de ellos, la sociedad entera se convierte a su vez en espectadora. PROTOCOLO OFICIAL Y SU USO Qu es el Protocolo ?. Su aplicacin. Oficial y social. (1) El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebracin de los actos oficiales y, en otros muchos casos, la celebracin de actos de carcter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres. Pero el protocolo tiene que complementarse para cubrir todas las necesidades que requieren el conjunto de actividades que tienen lugar cuando en los actos oficiales se realizan otra serie de actividades que se deben regular y organizar. Las actividades pblicas que realizan las autoridades tienen ms componentes que el mero protocolo. Por lo tanto hay que buscar otros conceptos que sirvan de complemento al campo del protocolo. Y por ello surgen trminos como etiqueta o ceremonial, entre otros. Etiqueta es "el ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se debe guardar en las casas reales y en actos pblicos solemnes" o bien "la ceremonia en la manera de tratarse las personas particulares o en actos de la vida privada, a diferencia de los usos de confianza o familiaridad". Y ceremonial es "el conjunto de formalidades para cualquier acto pblico o solemne" y se asienta sobre la slida base del principio jurdico de la igualdad natural de los estados. Este conjunto de trminos, protocolo, etiqueta y ceremonial, nos dan las bases fundamentales para la preparacin, organizacin y ejecucin tanto de actos oficiales como de actos privados. No obstante, cuando hablamos de protocolo se puede dar por sentado que, en muchos casos, nos estamos refiriendo a estos tres trminos cuando hablamos en general del Protocolo (con letras maysculas). El trmino protocolo ha absorbido en s mismo las tres acepciones dadas anteriormente y por la tanto suele ser representativo de las tres definiciones dadas con anterioridad. Aunque no debemos olvidar que cada trmino tiene su propio significado y funcin. El prestigioso profesor y experto en protocolo Seor Vilarrubias define al protocolo con dos palabras: es una ciencia y un arte. Una ciencia que trata temas referentes a la diplomacia, la historia, la herldica, etc. y un arte que trata de conjugar la armona, la esttica, el estilo, etc.

Para otro de los grandes autores y experto en protocolo, Don Jos Antonio de Urbina, el protocolo es el arte y la tcnica de crear las formas necesarias para que la accin del Estado se realice dentro de unos trminos o cauces adecuados, en lo que a las necesidades del Estado requiere en la organizacin y desarrollo de los actos. El protocolo, como trmino concentrador de otros afines, se puede definir como el conjunto de tcnicas (basadas en normas, leyes, usos y costumbres) necesarias para la correcta organizacin y desarrollo de actos, bien sean pblicos o privados, y la buena consecucin final de los mismos. Tal y como se indica a muchos de nuestros consultantes, el protocolo, salvo el aplicado basado en la ley para los actos oficiales, no impone sino que aconseja y da unas pautas bsicas a seguir si se desea la correcta organizacin y desarrollo de un acto. El protocolo oficial o legal (basado en normas y leyes) queda reducido al mbito de la Corona, el Gobierno, las Administraciones del Estado, las Comunidades Autnomas y las Corporaciones Locales. No quita que en el resto de actos organizados por empresas, instituciones, colectivos, etc. sea una base fundamental y punto de referencia esta normativa, pero no es de obligado cumplimiento. En este caso el "protocolo" a seguir, los rdenes de precedencia, las presidencias, etc. son responsabilidad de sus organizadores que pueden "crear" su propia estructura y sus propios desarrollos para actos determinados. No obstante, hay que hacer hincapi en que no se debe abusar de una excesiva reglamentacin en los actos privados, sobre todo si a los mismos no acuden autoridades. Todo acto tiene que llevar una buena organizacin, pero sus esquemas no deben dar rigidez al acto, dejando a criterio de los organizadores hacer disposiciones que pueden ser poco habituales, pero que ellos puedan considerar de inters por determinados parmetros o caractersticas del encuentro. Una aplicacin racional del "protocolo" har ms sencillo y ms "llevadero" un acto privado que no tiene porque ser un complicado enmaraamiento de estrictas normas a seguir durante el mismo, con la consiguiente incomodidad para los invitados. En resumen, los esquemas organizativos de un acto, no deben condicionar de una manera excesiva a los invitados y sus actuaciones (tanto en actos oficiales como en actos privados). lunes, 30 de marzo de 2009 EL PROTOCOLO EN UN ESTADO SOCIALISTA PROYECTO DE MANUAL DEL PROTOCOLO, SOCIALISTA Y COMUNAL PARA GOBERNACIONES, CONCEJOS LEGISLATIVOS, ALCALDIAS Y CONSEJOS MUNICIPALES, CONSEJOS COMUNALES, COMUNAS, ENTRE OTROS En Venezuela el protocolo durante la historia ha procedido de por medio de tradiciones y costumbres, lo cual permite una serie de improvisaciones de en el desarrollos de los eventos gubernamentales, en tal sentido y en vista a los cambios que da a da se generan en el pas y buscando una verdadera identidad protocolaria en una sociedad socialista y comunal, me permito escribir este manual que en cierta forma marca el inicio de un compendio de atributos que corresponden a toda organizacin publica, es de inters para la mayora involucrase en un encuentro de orden con el socialismo aplicando nuestra carta magna y los diferentes ordenes y equivalencias a las que compete cada actividad, sabiendo y estando claro que el pueblo soberano es quien ejerce el verdadero poder a travs de cada una de las organizaciones comunales que en cada sector se desarrolla, es l quien debe presidir cada acto, cada oracin, cada frase, es all donde est la esencia de la verdadera democracia, tanto as que sin su decisin nadie ostentara el poder por tal razn todo lo debemos al pueblo TTULO I DISPOSICIONES GENERALES Captulo I Principios Fundamentales Objeto Artculo 1. El presente manual tiene por objeto, regular, promover, determinar y garantizar la estructura orgnica y funcional del protocolo, ceremonial y precedencia de las Gobernaciones, Consejos Legislativos, Alcaldas y Concejos Municipales en cualquiera de sus manifestaciones y mbitos, as como establecer la distribucin de las competencias y funciones de los diferentes entes u rganos que tengan inherencia sobre la materia, respetando la autonoma funcional de cada uno e impulsando y fortaleciendo los valores de solidaridad, tica, responsabilidad social, justicia, colaboracin e igualdad con el pueblo soberano. Funciones

Artculo 2. Las funciones para planificar, coordinar, organizar, ejecutar, dirigir y supervisar los actos y ceremonias a las que asista el Gobernador del estado y autoridades de los diferentes poderes que hacen vida en el estado, sern establecidos en este manual, adems de dirigir las fiestas nacionales, regionales y conmemoraciones, as como los duelos pblicos y oficiales. Finalidad Artculo 3. Este manual tiene por finalidad establecer un conjunto de medidas para alcanzar los fines siguientes: 1. Definir y establecer los procedimientos relativos a los actos y ceremonias del estado, a las que asista el gobernador del estado y las diferentes autoridades Municipal y Comunal, siempre considerndose al pueblo soberano como actor principal de todo evento 2. Garantizar el ejercicio efectivo de las normas de protocolo y ceremonial, donde la participacin del pueblo soberano y comunal sea involucrado en su totalidad buscando la igualdad socialista y participativa de los ciudadanos 3. Fortalecer las polticas en materia de protocolo y ceremonial, mediante la dotacin de instrumentos eficaces en el mbito institucional, educativo, laboral, comunicacional, participativo con igualdad para los presentes en cada evento 4. Promover la participacin, el respeto, la comunicacin y colaboracin del Poder Pblico Nacional, Estadal, Municipal y Comunal. Cada una de las ramas del Poder Pblico se apoyarn entre s a travs de sus rganos en la realizacin de los fines de integracin y participacin del pueblo soberano. 5. Reconocer la diversidad cultural, bajo el principio de igualdad en el mbito de aplicacin de este manual, donde la participacin del ciudadano sea de carcter esencial en el desarrollo de cada actividad. mbito de aplicacin Artculo 4 . El presente manual rige todos los actos y eventos que se realicen en el estado, as como el procedimiento para la participacin del pueblo soberano. Definiciones generales Artculo 5. A los fines del presente manual, se definen los siguientes trminos: 1. Protocolo socialista y comunal: Es un conjunto de normas, usos, costumbres y tradiciones que regulan la organizacin de las ceremonias y los actos promovidos por las instituciones del estado y sus autoridades, reconociendo en forma justa, flexible y efectiva, el orden y el respeto con el pueblo soberano 2. Ceremonial socialista y comunal: Conjunto de formalidades donde el orden se establece de acuerdo a la jerarqua buscando la igualdad de participacin del pueblo soberano, estableciendo reglas que conjuguen con el protocolo socialista y comunal donde lo esencial es la humildad y no lo elitesco 3. Ceremonia socialista y comunal: Es una accin o acto exterior impuesta por ley, estatuto o costumbre, para dar culto a un smbolo o reverencia a un prcer o autoridad con la que le corresponde la participacin ante el pueblo socialista y comunal 4. Precedencia socialista y comunal: Es el honor o privilegio otorgado a las personas que detentan cargos dentro de la sociedad y el estado. Es el orden o ubicacin de las autoridades, invitados y dems participantes, dentro de una ceremonia o acto de acuerdo a su jerarqua, investidura o participacin sin menoscabar la presencia del pueblo soberano quien es el que ejerce el verdadero poder socialista y comunal 5. Vocativo socialista y comunal: Es la enunciacin de las autoridades presentes en un acto de acuerdo a su jerarqua, rango o status, en orden de precedencia, estado en el mismo en primer lugar por ser quien ejerce el poder verdadero socialista y comunal 6. Maestro de Ceremonia : Es el profesional responsable de llevar de manera formal, expresa y verbal la secuencia protocolar del acto ante los asistentes, especialmente en lo relativo al ceremonial con las altas autoridades del estado. Su trabajo deriva del material de informacin que le proveer el Coordinador del Evento Protocolar. Esta persona debe tener conocimiento claro del acto adems de conocer la importancia del pueblo socialista y comunal presente. 7. Se entienden por actos, a los efectos del protocolo, ceremonial y etiqueta, todas aquellas declaraciones de carcter general o particular, emitidas de acuerdo con las formalidades y requisitos establecidos en este reglamento. Estos pueden ser: 8. Acto socialista y comunal: Es aquel donde el pueblo socialista y comunal establece el orden de la actividad lo cual le atribuye presencia e igualdad ante las autoridades por ser este quien ejerce el poder constitucional. a. Acto oficial y solemne: Es aquel promovido y organizado por una o varias instituciones del estado, con carcter estrictamente formal, ceremonioso y comunicacional con presencia de las autoridades nacionales e invitados. b. Acto Diplomtico: Es aquel acto promovido y organizado en funcin del establecimiento y mantenimiento de

las relaciones internacionales entre los estados. c. Acto Pblico: Es todo aquel promovido y organizado por una o varias instituciones del Estado, abiertos a la participacin pblica o popular, sea libre o restringido con carcter comunicacional, socialista y comunal d. Acto Militar: Es aquel promovido y realizado por las Instituciones de la Fuerza Armada Nacional, el cual reviste un carcter protocolar ceremonioso castrense. e. Acto Acadmico: Es una ceremonia solemne de orden pblico, que se realiza en presencia de las autoridades acadmicas, donde se le otorga a una persona la certificacin profesional por haber cumplido con todos los requisitos establecidos en la ley. f. Acto Deportivo: Es todo aquel promovido y organizado por instituciones del estado con el fin de ejecutar, competir y participar en una o varias disciplinas del deporte. g. Acto Religioso: Es todo aquel promovido y organizado por un grupo social con creencias propias y reconocidas por el Estado de acuerdo a sus normas y costumbres. h. Actos Institucionales: Son aquellos que promueven las instituciones, derivada de su propia actividad corporativa o como consecuencia de conmemoraciones o efemrides de su mbito. Publicado por Adalberto Perez 0 comentarios Enlaces a esta entrada Etiquetas: Academia de Protocolo, MANUAL DE PROTOCOLO SOCIALISTA, PROTOCOLO SOCIALIASTA mircoles, 4 de marzo de 2009 EL PROTOCOLO Y CEREMONIAS TALLER Lao Tse ... No se ofende ms a los Hombres que cuando se vulneran sus Ceremonias y Costumbres, pues siempre es una muestra de desprecio EL HOMBRE ....es aquel que sabe conocer la sabidura de saber comportarse con la dignidad de un Rey y la humildad del sabio. Conocer ambos extremos exige conocimiento, destrezas y sabidura, no solo en palabras sino tambin en la actuacin. MODULO I - DIPLOMACIA TURSTICA EL PODER LEGITIMADOR DEL PROTOCOLO El Protocolo y el Ceremonial han sido las columnas del Poder Poltico en las sociedades, desde el paso de la forma primitiva del Clan familiar, a la Tribu y de ella a la polis, a la civitas llegando a ser la manifestacin ms relevante del Estado, en todas sus manifestaciones polticas Cultura vs. Civilizacin Cultura Civilizacin Es plural Es diversificada Es nica. Busca la humanidad de los hombres. Est por encima de divisiones y distinciones entre los hombres Protocolo, Ceremonial y Etiqueta Diplomtica Turstica Herramientas de Negociacin en las funciones diplomticas tursticas. Diferencias entre el Protocolo, Ceremonial y Relaciones Pblicas: v Protocolo y Ceremonial Vienen determinados por leyes y normas derivadas de la Constitucin Poltica de las Naciones y al Servicio de los Estados y sus Instituciones v Relaciones Pblicas Es una ciencia que surgi el siglo pasado, en los EE.UU., para superar una crisis econmica y la credibilidad del mercado, con el fin de fomentar la relacin de comunicacin entre Produccin, Trabajo y Cliente CONCEPTOS BSICOS v Protocolo El arte de la determinacin y establecimiento de las formas ms idneas para la eficaz ejecucin de toda actividad humana

v Ceremonial Conjunto de formalidades que deben observarse en la celebracin de actos oficiales. Deriva de la conducta ritual del ser humano en sus relaciones de mayor relevancia social . v Etiqueta Es el comportamiento adecuado que viene determinado por el conjunto de normas sociales a utilizar para el mejor desenvolvimiento humano y poltico en el marco del protocolo. LA CIENCIA DEL CEREMONIAL La ciencia que estudia el comportamiento ritual humano, su naturaleza y exteriorizacin, determinando en su caso, las normas de esa conducta y sus modos de realizacin El Ceremonial y el Protocolo en las Relaciones Internacionales Deben reflejar el respeto a la Soberana, al Honor y a la Dignidad Poltica de cada Estado. Lo que obliga a cuidar las formalidades, honores, tratamientos, etc, que rigen el Ceremonial respetando el orden y la jerarqua que establece el Protocolo Diplomtico. Desde el mbito Poltico Protocolo es imagen de Poder y es el conjunto de smbolos y rangos que proyectan el ser y estar de una Comunidad Poltica. El Protocolo y el Ceremonial Son las herramientas de comunicacin por excelencia de los pueblos civilizados y los medios mediante el cual el Estado manifiesta su razn de ser para el mantenimiento de la paz y la seguridad internacional DIFERENCIA ENTRE PROTOCOLO Y CEREMONIAL: Protocolo: Organiza- Es Flexible. Ceremonial: Solemniza- Es Inflexible. LA ACTIVIDAD PROTOCOLARIA PARA LOS FUNCIONARIOS DE PROTOCOLO Debemos estar concientizado que a la hora de planificar y organizar actividades protocolares, debemos estar sensibilizados que somos uno ms como practicante de la comunicacin organizacional VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA GERENCIA DEL PROTOCOLO COMO INSTRUMENTOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA IMAGEN CORPORATIVA Ventajas: v Es un factor de estabilidad social, se dice muchas veces que lo que no puede resolver la violencia, cuando varios se renen, la solucin, la cortesa. No podemos olvidar que el protocolo es una escuela de civismo. v El protocolo une y relaciona favorablemente a las autoridades e instituciones. Tampoco podemos olvidar que el protocolo es un instrumento clave para el anlisis de la Historia. Desventajas: v El protocolo procurar crear identidad y alteridad. Dependiendo de la Estructura cultural de las Organizaciones, su apertura o cierre, debilidad o fortaleza el protocolo impondr un ordenamiento ritual adecuado. No obstante es absolutamente importante evitar el ritualismo o el ceremonialismo: enfocado desde este exceso convertiremos a la institucin en un entorno cerrado, casi sectario, negado en la prctica los efectos benficos buscarlos por la Disciplina que nos ocupa. PARMETROS DEL PROTOCOLO Toda actividad protocolaria, se basa en un conjuntos de normas, establece pautas para la organizacin y desarrollo de cualquier evento especial de tipo formal donde se haga necesario establecer parmetros: v Precedencia v Tratamientos y v Equivalencia. Cada tipo de acto o evento segn la organizacin que la ofrece y coordina, el motivo y las personalidades involucradas, estar enmarcada en las siguientes reas: v Protocolo Diplomtico. v Protocolo Militar. v Protocolo de Estado. v Protocolo Municipal. v Protocolo Social.

v Protocolo Empresarial. v Protocolo Acadmico. v Protocolo Religioso. v Protocolo Deportivo. v Protocolo Cultural. * Protocolo Turstico. Es conveniente aclarar que hay actos o eventos especiales donde la presencia protocolar es ms necesaria que en otros: v Acto de Imposicin de Condecoraciones- Brindis. v Premier de una Pelcula Instalacin de un Seminario. v Instalacin de un evento deportivo- Instalacin de un Cumbre de Jefes de Estados y/o Gobiernos. Toda actividad protocolaria depender: v Trascendencia. v Motivo. v Magnitud de la Ceremonial o Evento. v Nivel de Participantes. v Del tipo de Organizacin. En cada actividad protocolaria, independientemente de su naturaleza, va influir positiva a la imagen de la organizacin y/o pas: En toda actividad protocolaria existe Contingencias: En toda actividad protocolaria, existe la posibilidad de que surjan imprevistos y para ello es conveniente considerar planes alternos de contingencias que se adaptan a las variaciones. Ello implica adoptar medidas correctivas a los efectos fijados para lo cual hay que revisar las estrategias y tcticas adoptadas. El protocolo es un instrumento del Marco actual de la Comunicacin Global: El protocolo en la actividad no slo se limita a cumplir una mera relacin de normas y reglas que determina cierto comportamiento de la vida diaria, sino adems condiciona proyeccin externa y fortalece la imagen pblica ante una sociedad o medio donde se desarrolla PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS DE LA PRCTICA DEL PROTOCOLO Existen tres principios claves en la prctica del Protocolo: a. Ordenar: Los Actos segn su clase, naturaleza y fines ( pblica, privada, oficial, no oficial, formal y informal). b. Jerarquizar: La jerarqua puede ser: .- Temporal que se establece un antes y despus. .- Espacial: Mediante la presencia y situacin de smbolos e instrumentos. .- Personal: Por el lugar que ocupan dentro del espacio establecido. c. Armonizar: Se utiliza para realizar nicamente los acontecimientos a los que vamos a asistir. Reflexiones: En la actualidad vivimos en un mundo muy relacionado con diferentes culturas, lo que produce situaciones nuevas y desconocidas entre ellas. Situaciones nuevas que se resuelven, cuando no tenemos nada escrito. Son stas ocasiones, y para actos concretos, cuando tenemos que definir un protocolo eficaz, o lo que vulgarmente decimos como Salir del paso. Para ello existen unos principios y son los siguientes: v Estudios y anlisis de los fines que queremos conseguir. v Respetar las diferentes culturas, tradiciones y valores de las personas que asisten al evento. v Evitar la improvisacin. v Cada Estado, mantiene un orden de jerarqua que debemos respetar dentro de ellos y unirse con el conjunto de los dems. v La aplicacin de los principios bsicos del protocolo, tiene que adecuarse a la realidad social del momento. MDULO II - PRECEDENCIA EN LOS ACTOS PROTOCOLARES. PRECEDENCIA Es el honor que se hace con relacin al lugar que cada persona debe ocupar con respecto a los dems, cuando concurren a un acto. Supone la ordenacin jerrquica de las distintas personas en razn de su cargo o status empresarial

 Concepto - Precedencia Condicin especifica de una persona que determina su orden, situacin y ubicacin en cualquier actividad humana y pluripersonal. Definicin de Precedencia: La precedencia establece el lugar que personas, instituciones y corporaciones(cuando concurren colegiadamente) deben ocupar respecto a las dems que participan en un acto determinado. CLASIFICACIN DE PRECEDENCIA Precedencia en Estricto: Es la ordenacin de las personas en virtud de su nivel o rango oficial, establecido en norma legal, tradicin y uso. v Con Precedencia Determinada: Las que tienen su sitio establecido en una relacin oficial u oficiosa. Ejemplo: Jefes de Poder. Precedencia en Sentido Amplio: La ordenacin de las personas en virtud de su importancia real en la sociedad Ej: Embajadores, Encargados de Negocios de Misiones Diplomticos. v Con precedencia indeterminada: Las que siendo importante en la sociedad no la tienen. Ej: Cientficos, Artistas Reconocidos SISTEMA DE ORDENACIN DE LAS PERSONAS v Personas Solas: Cuando la ubicacin es una persona con otra sola. v Personas juntas formando conjuntos coherentes: Cuando hay que ubicar conjuntos de personas en bloque y por sectores, en donde estn ordenados entre s segn su propio orden de precedencia. v Personas juntas mezclados: Cuando hay que ubicar personas diferentes sectores en orden de precedencia. Reflexiones: Un ejecutivo, hombre o mujer puede ser muy competente, trabajador e inteligente, pero si tiene una mala imagen y no sabe comportarse socialmente perjudica no solo su imagen sino tambin la de la institucin o empresa que representa. PARA QUE SIRVE LA PRECEDENCIA EN EL PROTOCOLO Y EL CEREMONIAL v Crea orden y disciplina en los actos ceremoniales. v Promueve el respeto a las propias relaciones interinstitucionales de una Organizacin. v Legitima la Autoridad y la reconoce. v Crea en el participante una cultura protocolar. v Origina un tiempo particular y un espacio simbolizado y orientado. v Refleja la relevancia del evento. PRESIDENCIA EN LA PRECEDENCIA La presidencia de una acto o ceremonia cualquiera est ubicada en un presidium, mesa, situada al mismo nivel o a un nivel superior del acto mismo Clases de Presidencia: v Unipersonal: En este tipo, la mesa presidencial ha de ser impar, para que haya un centro: v Bipersonal: En este tipo, la mesa presidencial ha de ser par, pero con el cuidado de que dos personas formen, una unidad, un centro. DIFERENCIA ENTRE PRECEDENCIA Y PRESIDENCIA v Es la ordenacin general de un evento. v No existe un numero de participante. v Debe ser flexible. v Es la ordenacin de un presidium. v Existe un numero especifico ( menor de 9 personas). v Cuando se trata de Cumbre la precedencia se realiza de acuerdo a normas establecida por la organizacin promotora del evento. PRECEDENCIA DIPLOMTICA Convencin de Viena sobre Relaciones Diplomticas. Art. 16: La Precedencia de los Jefes de Misin dentro de cada clase, se establecer siguiendo el orden de la

fecha y hora en que hayan asumido sus funciones, cuando presentaron sus Cartas Credenciales. SISTEMAS DE PRECEDENCIA v Sistema Francs v Sistema Ingls Sistemas de Presidium v Sistema Lineal v Sistema Alterno REGLAS DE ORO DE LA PRECEDENCIA v Aplicar la precedencia con flexibilidad, nunca con rigidez, porque la precedencia es una gua, no debe ser un cors. No es un fin en s misma, sino que est al servicio de la eficacia. v Las personas que posean ms de una precedencia por gozar de varios cargos o rangos a la vez(cada uno, con su propia precedencia) han de ser ordenadas aplicando la precedencia que le corresponda segn el objeto de la actividad. v Por un uso universal, resultado del carcter personalsimo del dueo de casa, el anfitrin es libre de aplicar su precedencia. No obstante debe ser coherente y razonable en su aplicacin. PRECEDENCIA DE ALTAS PERSONALIDADES EN VENEZUELA v Presidente de la Repblica Bolivariana de Venezuela. v Presidente de la Asamblea Nacional. v Presidente del Tribunal Supremo de Justicia. v Presidente del Poder Ciudadano o Consejo Moral Republicano ( Fiscal General, Contralor General, Defensor del Pueblo). v Presidente del Poder Electoral. v Vice- Presidente Ejecutivo de la Republica. v Ministros miembros del Gabinete Ejecutivo. v Procurador General de la Nacin. v Alcalde Mayor Metropolitano. v Alcaldes en general. v Alto Mando Militar. v Presidente de Academias. v Rectores de las Universidades. v Arzobispo de Caracas. v Sociedad Bolivariana. v Prefectos. v Presidentes de Institutos Autnomos. v Empresas del Estado. MDULO III - TRATAMIENTO CONCEPTO TRATAMIENTO Es el trato oficial y social para toda persona de forma: 1.- Verbal ( Presentaciones y Dirigirse hacia ella) 2.- Escrita ( Correspondencia). IMPORTANCIA DEL TRATAMIENTO v Los usos y las tradiciones indican la antigedad de tratamientos( y su variedad) con los que se ha distinguido a personas e instituciones a lo largo de los siglos, sin lmites fronterizos. v Los tratamientos, independientemente de su arraigo histrico y social, tiene carcter honorfico y van unido al rango del beneficiado, o a ttulo personal, pudiendo tener condicin temporal o permanente( es decir, con carcter vitalicio): su uso dispone varios medios de utilizacin verbal o escrita. TRATAMIENTO EN VENEZUELA De acuerdo a la Nueva Constitucin de 1999, el tratamiento es el siguiente: Ciudadano: Para los Venezolanos. Excelencia: Embajadores, Jefes de Estados y/o Gobiernos, Pre-Ministros, Ministros y Vice-Ministros Extranjeros. Honorable Seor: Encargados de Negocios , Ministros Consejeros, Consejeros, I , II y III Secretarios. CLASES DE TRATAMIENTOS v Excelencia: Corresponde a los Dignatarios de un Estado ante otro:

Ejemplo: Jefes de Estado. Jefes de Gobierno. Ministros de Gabinete Embajadores acreditados. v Alteza: Es un tratamiento que corresponde a: 1. Los Reyes: Majestad o Vuestra Majestad ( Verbal) y Su Alteza ( Correspondencia). 2. Heredero de la Corona: Su Alteza Real ( Verbal y Correspondencia) y Abreviatura SS.AA.RR. 3. A las Infantes: Altezas Reales. 4. Casa de su majestad el Rey: Excelentsimo Seor Jefe de la Casa de S.M. el Rey.( Verbal) y Excmo. Sr. jefe de la Casa de S.M. el Rey del Reino de Espaa ( Correspondencia). v Honorables: Es el tratamiento que se le da a los Encargados de Negocio a.i. de Misiones Diplomticas( Ministros Consejeros, Primer Secretario y al resto de los miembros de la misiones diplomticas. Y en los casos de miembros no posean las categoras anteriores, de delegaciones de pases. Al cuerpo diplomtico como conjunto de Representaciones de Estado. v Tratamiento para Reyes: Cuanto al tratamiento a los Reyes se deber evitar la improcedencia de tratarlo de Usted. Es conveniente tratarlos usando infinitivos: Hay que Hacer Debe tomar Es Bueno prevenir MDULO IV - EQUIVALENCIA DEFINICIN DE EQUIVALENCIA Es la determinacin de la jerarqua en los actos protocolares, para poder definir la precedencia LAS FUENTES QUE DETERMINA LA JERARQUA EN VENEZUELA v El Derecho. v La jurisprudencia. v La historia. v El uso y costumbre. DERECHO Norma obligante, es la fuente que va ser producida de acuerdo a nuestro Sistema Jurdico, por la Constitucin de 1999, Leyes Orgnicas, Leyes Especiales, Cdigos, Decretos, Tratados Internacionales, Reglamentos, Resoluciones e Instrucciones emanadas de autoridad competente. EN VENEZUELA, EL PROTOCOLO PROVIENE DE CINCO FUENTES GENERALES DEL DERECHO 1. La Direccin General de Ceremonial y del Acervo Histrico de la Nacin del MIJ, tiene su responsabilidad el Protocolo Civil. 2. La Direccin General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores, se encarga del Protocolo Diplomtico. 3. La Direccin de Relaciones Publicas y Protocolo del Ministerio de la Defensa, tiene la responsabilidad del Protocolo Militar. 4. La Oficina de su Excelencia Reverendsima el Cardenal Arzobispo de Caracas, est a cargo de aplicar las normas del Protocolo Eclesistico. 5. El principio de autonoma corporativa, para las Universidades, Asamblea Legislativas, Alcaldas, incluyendo hasta el Sector Privado. La aplicacin se desarrollo al protocolo interno, bajo la coordinacin de: Departamento, Jefaturas, Unidades, Encargado de Ceremonial y Protocolo. LA JURISPRUDENCIA Cada acto debe tener una jurisprudencia normada por una ley y/o decreto, el organizador de la actividad tiene la facultad de regir los procedimientos y delega en otros organismos la funcin de invitar y atender a los participantes. Ejemplo: Acto de 5 de Julio ( Organizado por la Direccin General del Ceremonial del Acervo Histrico de la Nacin). LA HISTORIA La historia tambin determina el uso protocolar, la antigedad prevalece para el momento de realizar una precedencia en una ceremonial.

Ejemplo: Tenemos tres(3) Gral.(B)., y Vice-Almirante con la misma equivalencia de diferentes fuerzas, corresponder el lugar de honor al del Ejercito por razones de Historia. EL USO Y COSTUMBRE En el caso de que tengamos un acto en el que no hay norma escrita y/o reglamento protocolar, debemos recurrir al uso y costumbre. La Tradicin hace la regla y se trasmite de generacin en generacin. Ejemplo: Reconocimientos a personajes en: Ciencia, Deporte, Arte, Ceremonias Tradicionales Indgenas, etc. CRITERIOS PARA LA EQUIVALENCIA v La Antigedad. v La Derecha. v La Dama. v La Representatividad. v El Cnyuge Hombre. v El Ente Responsable. v La Jurisdiccionalidad. v La Puntualidad. v El Invitado de Honor. v El Dueo de Casa. v Los Entes Corporativos. v Los Imprevistos. MDULO V - ARQUITECTURA DE UN EVENTO TURISTICO, COMO FUENTE PARA EL DESARROLLO DE UNA ACTIVIDAD PROTOCOLAR. EVENTOS NUEVOS EN EL TURISMO Ferias. Vitrinas. Bolsas. Ruedas Negocios. Caravanas. VITRINAS TURSTICAS Definicin: Es un evento especial donde concurren los oferentes de productos tradicionales y novedades, con la finalidad de mostrarlos a todo tipo de demandante, o lanzar nuevos productos al mercado. ANALOGIAS DE LOS ACTOS PROTOCOLARES DE TURISMO 1.- CARACTER MUNDIAL. 2.- CARACTER INTERNACIONAL. 3.- CARACTER NACIONAL. 4.- CARACTER REGIONAL. 5.- CARACTER ESTADAL. 6.- CARACTER MUNICIPAL. LA IMPORTANCIA DE LA ARQUITECTURA DE UN ACTO Cuando nos referimos a Arquitectura, lo hacemos al acto que comprende el conjunto de actividades que, dirigidas, coordinadas y supervisadas se ejecutan desde la decisin de llevarlo a cabo hasta el final de su desarrollo. FACETAS DEL PROTOCOLO EN UN EVENTO TURISTICO Estructura Organizativa del Comit Organizador de un Evento Turstico: Elementos que participan en una actividad protocolar en un evento turstico: La Autoridades de Turismo ( Internacional, Nacional y Regionales). Empresas Tursticas del Sector Privados. Instituciones del Sector Educacin. Profesionales de Turismo. Invitados Especiales.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL COMIT ORGANIZADOR DE UN EVENTO TURSTICO Coord. Medios de Comunicacin Social PRESIDENCIA Directorio Ejecutivo Coord. De Comercializacin y Rueda de Negocios Coord. Transporte Coord. De Protocolo y Relaciones Pblicas. Coord. Gral. Coord. De Hospedaje Coord. Registro y Control Coord. De Imagen Corporativa Coord. De Cultura ESTRUCTURA ORGANIZATIVA INTERNA DE LA COMISIN DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL Coordinacin de Ceremonias Protocolares: v Acto de Inauguracin y Clausura. v Instalacin y Clausura de Eventos v Especiales ( Comit Organizador, Seminario, Encuentros, Jornadas, Ciclo de Conferencia, etc). v Condecoraciones y Premiacin. v Ofrendas Florales. v Firmas de Acuerdos y Declaraciones. v Banderas y Himnos. v Maestro de Ceremonia. Coordinacin de Personalidades: v Coordinador de Enlaces: o Protocolo Presidencial. o Protocolo Diplomtico. o Protocolo Delegaciones Regionales. o Protocolo Delegaciones Internacionales. o Protocolo VIP ( Internacionales y Nacionales). o Protocolo de Patrocinantes. v Coordinador de Atache: o Invitados Internacionales. o Gabinete Ejecutivo Nacional. o Vice-Ministro de Turismo. o Miembro del Cuerpo Diplomtico. o Conferencistas y/o Ponente. Coordinacin de Recepcin: v Coordinacin de Aeropuerto: v Coordinacin del Terminal de Pasajeros. v Coordinacin de Alojamiento: v Saln VIPS ( Sede del Evento). Coordinacin de Insumos y Servicios a VIP y Participantes: v Responsable de la Invitaciones. v Responsables de Regalos. v Responsable de Seguridad. v Uniformes Protocolares. Coordinador de Eventos Sociales y Banquetes: v Responsables de: Desayunos, Almuerzos y Cena. v Responsables de refrigerios. v Encuentros Informales. Coordinacin de Turismo: v Responsable de Programas Tursticos ( Tours Operadores, VIPS y Acompaantes). v Responsable del Equipo de Guas Tursticos.

 Coordinacin del Programa Cultural: v Responsable de Actividades Culturales ( Presentaciones y Show). v Responsable de Exposiciones y Exhibiciones Artesanales. Coordinacin de Guas de Protocolo: v Responsable de Guas Ceremoniales. v Responsable de Guas de Sala. v Responsable de Ruedas de Negocios. v Responsables de Stand. v Responsables de Eventos Sociales y Culturales v reas Adyacentes y Encuentros. EN QUE CONSISTE LA ORGANIZACIN DE LOS EVENTOS ESPECIALES? Definicin. Importancia. Proceso de Gerencia. EN QUE CONSISTE EL PROCESO DE GERENCIA DE LOS EVENTOS ESPECIALES? En toda actividad protocolar se requiere la planificacin, es decir la preparacin de un plan que supone el desarrollo de un evento, tomando en consideracin que se denomina: PROCESO GERENCIAL DE EVENTOS ESPECIALES ( IMPLEMENTACIN DE UN EVENTO ESPECIAL) PLANEACIN Conocer el camino a seguir, establecer objetivos. Escoger y relacionar hechos para prever y formular actividades ORGANIZACIN Estructurar tcnicamente las funciones de los recursos humanos y materiales. CONTROL Medir si los planes del evento se estn cumpliendo. Buscar correctivos si se observan variaciones significativas. DIRECCIN Guiar las acciones de los subordinados segn los planes estipulados del evento. COORDINACIN Buscar equilibrio. Designar un coordinador del evento especial. Presupuesto Eventos Especiales PERFIL DEL PERSONAL QUE DIRIGE LA COMISIN DE PROTOCOLO: Creatividad Iniciativa Responsabilidad Madurez Facilidad de comunicacin Actitud abierta: Curiosidad para indagar el entorno y disposicin para desarrollar nuevas capacidades. EVENTO Registro y Control Recepcin de In y/o Salida Hospedaje Asistencia Protocolar Acto de Apertura y/o Clausura Recepcin del Aeropuerto y/o Terminal Asistencia Protocolar en los Eventos Sociales , Culturales y Tursticos. Asistencia Protocolar en la Rueda de Negocios Garantizar el xito del Evento y consolidar la Imagen Corporativa del BOT Asistencia Protocolar en el Ciclo de Conferencias Evento Turstico MODULO VI: TRATO SOCIAL EN LOS EVENTOS TURSTICO Muchas veces, por no saber comportarse en un acto social se pierde una amistad, un empleo o un ascenso

Usos sociales y Etiqueta: Entendemos por usos sociales los elementos que caracterizan, durante un tiempo y en un lugar determinados, las practicas que mueven y ajustan las relaciones sociales. Dentro del trato social debemos contemplar los siguientes conceptos: Sociabilidad: Base de quienes aspiran a saber vivir en sociedad. Civilidad: Cualidad de quienes respetan las reglas tradicionales y legales que imponen la vida en comn. Educacin: Factor decisivo en la formacin del carcter y en el comportamiento individual. Conducta social: Comprende el arte de la presentacin, del saludo, de la visita y de la despedida; la puntualidad( hecha norma), el don de la conversacin, la etiqueta en el vestir, etc. Los principios generales que capacitan para acomodarse a las ms diversas situaciones se centran en: Comportarse segn la edad y la condicin personal y social. Respetar la condicin y categora de la persona con quien se trata y el lugar en que uno se encuentra. Seguir los usos y reglas que demandan cada momento y situacin. Tratar a los dems como uno mismo desea ser tratado e importancia de la apariencia y el comportamiento externo: La apariencia y el comportamiento externo es lo primero que perciben los dems; deben y pueden cuidarse si se quiere hacer un buen papel en las relaciones sociales. En un mundo, como el actual, en que priva la cultura visual y la comunicacin por la imagen, no se puede vivir a espaldas a lo que prescriben los usos del momento. Los buenos modales: Los buenos modales y el saber estar se rigen por pautas de conducta, que son claves para cohesionar los grupos sociales y fomentar una buena comunicacin entre sus miembros. Reglas prcticas de comportamiento social: Vivir en sociedad exige conocer y utilizar las pautas de comportamiento asumidos por la mayora de sus miembros, para no sentirse aislado. En cada modelo de cultura, tiene su propia regla para convivir en sociedad que se desarrolla de forma ordenada y cordial, facilitando los contactos interpersonales, que deben basarse en la reciprocidad de trato y en el respeto a una jerarqua de valores, reconocimientos socialmente y definidos, adems de por el lugar que se ocupa en un escalafn, en la vida oficial o laboral, por las condicin social, por la edad o por el sexo, los meritos, ttulos, etc. Reglas prcticas de comportamiento social: Las reglas hay que conocerlas y practicarlas, ya que aun sin ser obligatorias, muchas de ellas influirn en la proyeccin externa de la imagen personal, con la repercusin que ello conlleva. Hoy se vive en la era de la imagen y en el mundo en el que todo comunica, por ello hay que extraer el mximo provecho de todos los recursos comunicativos: v El modo de establecer contacto con los dems. v La forma de saludarlos. v La conversacin. v La indumentaria. v Los gestos. v El comportamiento en la mesa. v Al tratar a los dems y una serie de pequeos detalles cuya correcta ejecucin dan una impresin favorable de la persona que lo realiza. Banquetes: Es una comida esplndida a la que concurren muchas personas para celebrar un acontecimiento especial. Tipos de Banquetes: Ccteles: Se identifican con los brindis, consisten principalmente en ofrecer servicios de bebidas y pasapalos a los invitados. Los participantes permanecen de pie, ocasionalmente se colocan bares mviles y mesas donde se disponen los pasapalos. Coffe Break: Es un servicio que se utiliza durante los recesos de los cursos, ciclo de conferencia, seminarios, solo se ofrece jugos, refrescos, caf, panecillos y galletas dulces. Son consumidos por los participantes de pie. Bailes: Son muchos los eventos que culminan con la realizacin de bailes de clausura, para ello se disponen mesas y sillas en las formas y cantidades requeridas, as tarima para las agrupaciones musicales que participan. Se requiere de una brigada de servicio de comedor y personal especializado de bebidas por

botellas. Buffet: Es un servicio especial utilizado en ocasin de recepcin, bailes, matrimonios y otros actos sociales. Consiste en presentar en una o varias mesas juntas y decoradas, las diferentes variedades de carnes, aves, pescados, mariscos, ensaladas y otros majares que han de consumir los participantes. Este tipo de servicio pueden ser utilizado para; desayunos, almuerzos y cenas. Tcnicas para organizar comidas y banquetes: La diferencia esencial entre una comida y banquete est en que este suele haber ms gente y, como consecuencias, todo se sobredimensiona. El proyecto de una comida o banquete depende de su carcter ms o menos formal. No es lo mismo organizar una cena de gala, que un almuerzo de trabajo o una cena de entre amigos o familiares. Tips para organizar una comida y/o banquete: v Reconocer la naturaleza y finalidad de la comida. v Definir el Men. v Elegir el lugar y la hora. v Se elabora la lista de invitados. v Se prepara el formato de las invitaciones (contendr toda la informacin necesaria y la etiqueta). v Se concreta los plazos y formas de hacerlas llegar. v Se inicia su organizacin segn un guin preestablecido. Guin para establecer la organizacin una comida y/o banquete: v Quien preside? v Sistemas para definir las presidencias? v Sistemas para colocar a los invitados? v Reglas a tener en cuenta para situar a los comensales. v Organizacin de la comida. v Preparacin de la Mesa. Cmo hay que comportarse en una mesa: En ocasiones basta con organizar la mesa principal sin pensar donde se han de sentar los invitados. Pero en otras ocasiones esto no es as. A partir de 12 o 15 personas es convenientes organizar las mesas y los sitios. Para ello se han de tener en cuenta varios aspectos: Cuando hay varias mesas, en la mesa presidencial se han de sentar los anfitriones y las personas ms importantes. La categora de los dems mesas depender de su proximidad con la mesa presidencial. Siempre que sea posible se sentaran alternativamente seoras y seores en el orden de la mesa. En las mesas largas, los anfitriones presiden el uno frente al otro(menos en el estilo francs donde la presidencia esta en el centro de la mesa de la parte ancha. Si la mesa est compuesta de cuatro comensales, dos pueden presidir la mesa mientras que los otros dos se pueden sentar a la derecha respectiva. En caso de que fuesen dos comensales, basta con que uno se ponga en frente del otro. Si son tres comensales, se coloca en el centro el de distinto sexo y a la derecha de este/ a las personas de mayor categora. Si fuesen todos del mismo sexo, en el medio ira la persona ms importante. Al ordenar la mesa se tendr en cuenta el orden de precedencia segn el protocolo con las personas que tengan un rango especial. Las seoras casadas o viudas, se colocarn segn el rango de su marido o difunto( si es que ella no poseen uno superior). Con las seoras solteras se tendr en cuenta su cargo, rango, posicin, edad, etc. Algunas recomendaciones a la hora de sentarse en una mesa: Si por algn casual se le cae el tenedor, lo ms correcto es pedir uno limpio y no limpiarlo con la servilleta o el mantel. La primera persona en tomar asiento ser la anfitriona, por lo que los invitados no se han de anticipar a ella. En la mesa no se apoyaran los codos, en tal caso se han de apoyar las muecas y/o los antebrazos. Cuando se est invitado a una buena cena en casa de algn amigo o familiar, es de mala educacin, no servirse nada en el plato, aunque a uno no le guste la comida que se est sirviendo. Es de buena educacin comerse todo. Cuando pasan una bandeja con comida es preferible servirse una cantidad pequea, aunque luego se tenga que repetir(seria de buen gusto por parte del anfitrin/a volver a pasar la bandeja para que los invitados puedan repetir).

Los banquetes como ingreso al turismo: Dado al incremento que ha tenido el turismo, la extensin de contactos internacionales y de mbito nacional, por la facilidad que representa el viajar de un lado del mundo a otro, ha trado como consecuencias el poder celebrar en los Hoteles y en los centros de convenciones un sin nmero de congresos, conferencia y reuniones de negocios; encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales. La indumentaria: La indumentaria, tanto para el hombre como en la mujer, cambia con las pocas y culturas; adems, la forma de vestir depende de la actividad que se realice y de la situacin en que se est. El uso de la indumentaria: Se utiliza vestidos especiales para ocasiones especiales, ya sea para practicar un deporte o para asistir a fiestas sociales, actos solemnes, reuniones polticas, etc; hay ropa de diario, de fiesta, para determinar solemnidades e incluso debe adaptarse a la hora y al lugar. La vestimenta diferencia a las personas segn su funcin: v Civiles: v Militares. v Jueces. v Policas. v Diplomticos. El Declogo del saber vestir: Lo til y prctico en el vestir no est reido con la elegancia. La indumentaria se adaptar a las caractersticas personales y a la edad. Hay que elegir la ropa que favorezca, que disimule los defectos, si los hay, y realce aquello que convenga. La indumentaria correcta genera confianza y proyecta una buena imagen. Hay que vestir de acuerdo con las circunstancias del momento, la actividad que se realiza, la hora, el lugar y las personas que asisten. Todo es cuestin de aprendizaje; no se nace sabiendo. Los complementos( bolso, zapatos, sombreros, pulsera, collar, pendientes, camisas, corbatas, calcetines,..) son tan importante como el vestido y deben con juntarse con este y entre s. La hora determinar los tonos de la ropa, que se debe ir oscureciendo segn avanza el da; por la maana predomina los claros y por la noche los oscuros. Esta regla las mujeres la aplican con flexibilidad. El cuidado en la forma de llevar la ropa es esencial. Se evitara el desalio, cada prenda debe ir correctamente abrochada, cada complemento en su lugar(la corbata derecha, los calcetines subidos y largos, las medias no torcidas, etc). La clave de la elegancia consiste en no llamar la atencin. Hay que huir siempre de las exageraciones. Hay actos que requieren una ropa especial. En estas ocasiones se debe vestir de forma apropiada. Cuando se acepta una invitacin se llevara la indumentaria que se solicita en la misma. Los regalos: Regalar es una costumbre cada vez ms extendida, que suele ser demostracin de: v Cortesa. v Gratitud. v Afecto. v Amistad. Recomendaciones para regalar: Cualquier regalo encierra un mensaje para quien lo recibe e informa mucho sobre la personalidad e inters de quien lo hace. Regalar no debe convertirse en un mero trmite. Hay que ser imaginativo y huir, como en la conversacin, de los tpicos. No importa tanto el valor econmico como el gesto; hay que ponderarlo en funcin de la ocasin, el fin que se pretende y la persona que lo recibe. Hay que conocer con anticipacin los gustos de los dems; esto ayudara a la hora de acertar en la eleccin del obsequio. Algunas personas agradecen en grado sumo que la atencin est relacionada con una aficin especial, sobre todo los coleccionistas. Entre familiares se puede regalar desde lo ms modesto hasta importantes cantidades de dinero. Con otras personas esta ultima formula no se considera correcta, salvo en las bodas, en las que, en algunos lugares, es costumbre. Siempre hay que quitar el precio al objeto que se obsequia.

 Los regalos de empresa, institucionales, etc., suelen hacerse con motivo de determinados actos y, tambin, con cierta periodicidad. Es bueno llevar una relacin para evitar repeticiones. Hay que cuidar los obsequios en los que se graban los logotipos o distintivos de empresas u organizaciones, alguien puede pensar que es solo una mera atencin publicitaria. Informarse de las costumbres de otras culturas y pases es esencial para no cometer errores y regalar objetos no adecuados, ya que, en vez de agradar, pueden ofender. El envoltorio es al regalo lo que la indumentaria a las personas. Hay que cuidar la forma externa La persona que recibe un obsequio debe respetar unas mnimas reglas de cortesa: v Es costumbre abrir el regalo en presencia de la persona que lo ofrece. v Todos los obsequios se agradecern, ya sea en persona, por telfonos o por escrito. v La persona obsequiada no se sentir obligada a corresponder de inmediato con otro presente, podra parecer un desaire; hay que aguardar a la ocasin oportuna. MODULO VII: LA COMUNICACIN Y EL PROTOCOLO .jams se ensea a un pueblo a ser virtuoso, pero siempre es posible ensearle a comportarse correctamente. Lao Tse. La Comunicacin: Es un instrumento esencial en cualquier sociedad y en las diferentes organizaciones que se integran en ella instituciones de los diversos niveles de la Administracin del Estado, Instituciones polticas, Militares, Religiosas, Culturales, Organizaciones Empresariales, Deportivas, Sociedades, etc. Proceso de la Comunicacin y sus elementos. Anlisis desde el punto de vista del protocolo: EL PROCESO DE LA COMUNICACION: EMISOR RECEPTOR MENSAJE CDIGO CANAL Fin de la Comunicacin: v En primer lugar, sobre objetivos bien identificados, se trata de administrar recursos... En este caso, de la comunicacin. v Luego, en trminos protocolarios reforzar la Imagen Institucional de Venezuela, como marca pas. Imagen Institucional: Para lograr definir lo que es Imagen Institucional debe conocer: 1.- Identidad: Que son los rasgos fsicos y culturales. 2.- Imagen: La imagen de una organizacin es un producto que se concreta desde dos ejes: a.- Sus propias acciones ( Accin Directa). b.- Forma de Comunicar con el Entorno(Tele accin). Concepto de Imagen Institucional: Toda organizacin oficial y/o privada con o sin fines de lucro, posee una personalidad propia que la identifica y diferencia de las dems Imagen Corporativa: La Imagen Corporativa viene ser, el resultado de todas las impresiones, conocimientos, conceptos, sentimientos y creencias que tiene los individuos sobre una organizacin La Imagen Personal: ( Yo soy lo que aparento) 1.- El atractivo fsico: Rasgos exteriores como interiores y la Imagen saludable( Alimentacin, Ejercicio, Lenguaje Corporal, Caminar, Sentarse, Lenguaje Facial y Vicios Gesticulares). 2.- El atractivo personal: Clase, Estilo, Carisma y Personalidad Propia). La Comunicacin Personal: 1.Comunicacin Oral: Como iniciar una conversacin. Como entablar una conversacin interesante. 2.-La Voz como hablar por telfonos. 3.- El saludo y las presentaciones

4.Comunicacin escrita El Ceremonial y el Protocolo en el Marco de la Comunicacin: El ceremonial establece la secuencia lgica de las formalidades que acompaa la puesta en escena, socialmente legitimada, de interacciones comunicativas( intercambios de expresiones o mensajes) que activan representaciones mentales en aquellos que participan ( actores y espectadores) en un acto solemne. El protocolo estructura el conjunto de reglas ceremoniales que jurdica y/o culturalmente, que integran el diseo, Programacin y desarrollo de los actos pblicos ( institucionales, corporativos y de organizaciones pblicas o privadas) sujetos a procedimientos formales para su escenificacin El protocolo, instrumento rector de un proceso de comunicacin: La funcin rectora del protocolo, se define como la proyeccin pblica a travs de los medios de comunicacin social. Todo acto protocolar produce un discurso global en su conjunto y una serie de mensajes parciales en cada una de sus diferentes fases. Todo lo cual debe concretarse en su diseo, que tendr en cuenta los siguientes criterios generales: 1. Establecer con claridad quienes son los actores principales del acontecimiento. 2. Definir focos preferentes de atencin visual( presidencias y otros espacios relevantes) que jerarquicen convenientemente el escenario elegido. 3. Reflejar secuencialmente las fases ms importantes: Comienzo, Momento Culminante y Conclusin del Acto. 4. Prestar especial atencin a la comunicacin de sus momentos principales. 5. Hacer referencia precisa al contexto social en que se realiza. 6. Respeto absoluto a las normas de precedencias y a la jerarqua de las personas. La gestin comunicativa de cualquier acto, por parte del los responsables del protocolo, se orientar fundamentalmente en tres ejes: v Facilitar al mximo las posibilidades para que sea cubierto en su totalidad, con claridad y precisin, sin que se rompa en ningn momento la estructura del mismo. v Proporcionar a periodistas y tcnicos que les acompaen el asesoramiento preciso, para que conozcan previamente su desarrollo secuencial y sus diversas peculiaridades. v Procurar que los cdigos, que modelan el idioma ceremonial, tengan amplia difusin entre los profesionales de la informacin para que puedan explicarlos a las audiencias. El equipo de protocolo y los medios de comunicacin: El servicio de protocolo, al mismo tiempo que se ocupa de ordenar secuencialmente las formalidades y situar en tiempo y espacio a personas y cosas en el escenario en que se desarrolle el acto, tendr en cuenta que los periodistas, cuando realiza su trabajo, deben ser considerados espectadores privilegiados, puesto que, a travs de ellos, la sociedad entera se convierte a su vez en espectadora. La labor conjunta y coordinada entre el equipo de protocolo y el de prensa se centrara esencialmente en los siguientes puntos: Colocar y distribuir adecuadamente a los periodistas, diferenciando entre redactores y periodistas grficos. Proporcionar a estos ltimos, en particular a los de las cmaras de televisin, ubicaciones con diversos campos de enfoque para que el acto sea cubierto en su conjunto y en todos sus detalles. Evitar interferencias en el desarrollo del acto, que puedan producirse por el trabajo de los periodistas; el mayor xito es que estos hagan su labor con eficacia y que su presencia no se note. Procurar que el dossier elaborado sobre el acontecimiento, por los responsables de prensa, contenga tambin los aspectos esenciales en su vertiente protocolaria; asi se evitara que se produzca errores sobre la denominacin y tratamientos autoridades y personalidades, dudas sobre precedencias, etc. Situar, junto al asesor de prensa otro de protocolo, que aclare las dudas que, respecto a la ceremonia y sus formalidades, puedan tener los periodistas. Disear las tribunas de prensa o lugares reservados para los periodistas. Revisar el escenario del acto cuidadosamente para evitar que aparezcan objetos inadecuado. La esttica es esencial donde se priva la comunicacin por la imagen.

El equipo de protocolo debe moverse dentro de dos lgicas: 1.- La Lgica de la eficacia en proyecto y ejecucin de las ceremonias: Esta se construye desde el conocimiento y la prctica del protocolo. 2.- La Lgica de que los mensajes visuales emitidos sean percibidos y valorados por los pblicos: Esta se construye mediante la difusin de sus contenidos y explicacin de los cdigos. El arte de conversar: El ser un buen conversador en lo social, es don, una gracia y en los negocios es una herramienta. Caractersticas del buen conversador: Un buen conversador, antes que nada, se interesa genuinamente por la persona con la que esta platicando. El buen conversador nunca empieza con la palabra YO, yo lo hice, hice lo otro, a menos que se le este preguntando algo sobre sus habilidades. Nunca debemos hablar de cunto cuestan las cosas, o de cunto dinero tiene o no tiene fulano, hace sentir incmodos a los dems. Nunca hable mal de nadie cuando esto pueda daarlo. El arte de presentar a la gente: El presentar a la gente es de los actos ms importantes en la vida de los negocios y de la poltica. Los detalles importantes a la hora de presentar son: v Presentar el joven al mayor. v El de menor rango al de mayor rango. v Un compaero de trabajo a otro de otra empresa. v Un ejecutivo de la empresa al cliente. v El hombre a la mujer. Los detalles importantes a la hora de presentar son: Es importante explicar quin es la persona, o decir un poco a que se dedica en el momento de presentarles. Cuando se trata de introducir a un extrao en un grupo es importante mencionar alguna informacin acerca de la persona a que se dedica, cuando tenemos conocindole o algn dato que abra la conversacin con l. Un funcionario de protocolo debe saber: LA REGLA NUMERO UNO DE LAS RELACIONES HUMANA ES: HAZ SENTIR IMPORTANTE A LA OTRA PERSONA CONCLUSIN: Tu puedes hacer las cosas ms importantes del mundo pero si los dems no se enteran es como sino hubieras hecho nada. Director del IVIC, Egidio Romano El Universal, 20.06.01, pgina 4-4 MODULO VIII: EL USO DE SIMBOLOS OFICIALES Y PRIVADOS EN EL PROTOCOLO TURISTICO Herldica es el Arte del Blasn, entendido este, segn el diccionario de la lengua espaola como: EL ARTE DE EXPLICAR Y DESCRIBIR LOS ESCUDOS DE ARMAS DE CADA LINAJE, CIUDAD O PERSONA . SEGN PROF. FRANCISCO MARIN LA HERALDICA SE CLASIFICA EN DOS GRUPOS: HERALDICA OFICIAL: MINISTERIOS ESTADOS NACIONAL MUNICIPIOS INSTITUCIONES HERALDICA PRIVADA: COLECTIVA FAMILIAR PERSONAL GRUPOS

ORGANIZACIONES ASOCIACIONES La Vexilologa ES LA CIENCIA QUE ESTUDIA LO RELATIVO A LA HISTORIA, EL SIMBOLO Y EL EMPLEO DE LAS BANDERAS . Banderas: SON SIMBOLOS QUE REPRESENTA A: PAIS, INSTITUCIONES Y ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS , COMO PARTE DE SU IDENTIDAD. Es importante resaltar que el Uso de las Banderas y/o Estandartes en la mayora de los eventos especiales y protocolares organizados, a nivel regional, nacional, internacional y mundial, son elementos obligatorio, su condicin de uso estn establecidas por leyes, reglamentos, normas y estatutos establecidos por las organizaciones pblicas y privadas, en algunos de los casos la utilizacin de las banderas se realiza por el elemento tradicional, que se ha sido transmitido de generacin en generacin, pero en estos casos la tradicin marca la pauta de la norma establecida CLASIFICACION DE BANDERAS: BANDERAS MESAS Textura: Satinada y Nylon Tamao: 25 x 18 cms. BANDERAS INTERIORES Textura: Satinadas Tamao: 2 x 1 mts. BANDERAS EXTERIORES Textura: Nylon Tamao: 3 x 2 mts. Clasificacin de Astas de Banderas Asta de Madera ( Con pico de Metal Dorado con Base), deber ser utilizada cuando el acto es presidido por el SBRBV, Cumbres Presidenciales y Ministeriales Protocolo Militar. Mide: 2,72 mts. Asta de Madera( Con pico de madera con Base), deber ser utilizada en cualquier acto protocolar. Asta de Madera ( tiene una medida de 40 cms). Deber ser utilizada para los encuentros privados de Jefes de Estados y/o Gobierno. Encuentro Bilaterales y Multilaterales. EL Himno: Es un smbolo patrio, cada pas, nacin , Estado, Municipio, Organismo, Empresa y Organizacin tiene su propio himno. En Venezuela existe el Himno Nacional del cual es utilizado para rendir honores: v Bandera Nacional. v SPRBV. v Actos Pblicos ( Conmemora y Celebran). v En los casos que prevean otras leyes de la RBV. v Un Himno extranjero debe tocarse en segundo lugar. En toda actividad protocolar interna y externa es especficamente en los ambientes o espacios fsicos donde se realice actos protocolares debern estar presente los smbolos patrios y/o smbolos corporativos. Para el momento de la ejecucin de los Himnos, los funcionarios de Protocolo deben: 1.- Ponerse de pie y tener los brazos sueltos. 2.- Descubrirse la cabeza si se tiene sombrero o gorra. 3.- No moverse del sitio donde se encuentra. 4.- Cantarlo. 5.- No aplaudir la interpretacin de ningn himno. MDULO: IX EQUIPO DE PROTOCOLO y CEREMONIAL. EL SERVICIO DE PROTOCOLO: Debe ser dirigido por profesionales cuyo perfil incluya: v Una amplia formacin cultural. v Conocimiento profundo de la prctica del protocolo. v Dominio del sistema que se estructuran los diferentes niveles de jerarqua social.

v Creatividad. v Aptitudes psicolgicas para las relaciones sociales. Dentro de stas, grandes dosis de sentido comn para resolver con facilidad y lgica los problemas coyunturales que puedan presentarse durante el proyecto y desarrollo de los actos. Reglas de Protocolo: v Respetar la jerarqua del cargo. v Conocer el orden de precedencia ( Lista de Protocolo). v Sitio de Mayor jerarqua lo constituye el centro de cualquier presidium si es impar el nmero de personas, si es par, se define en el centro. v Lado de privilegio la derecha del cargo mayor jerarqua. v Orden de intervenciones, de menor jerarqua a mayor jerarqua. v Bandera Nacional lado derecho del presidium ( viendo haca el pblico). v Podium lado derecho( vista al pblico). v Bandera de otro cuerpo, al podium del lado izquierdo de la Bandera Nacional. v Cargos de igual denominacin y posicin tiene la misma jerarqua y se ordenan alfabticamente ( Estados). v Orden del presidium es alternativo. Instructivo del Personal de Protocolo: 1.- Sea estrictamente puntual: La hora sealada es la hora de llegada. El personal de protocolo deber estar al menos una hora antes. 2.- Eviten al realizar asuntos personales durante las horas de trabajo tales como: llamadas telefnicas, visitas, ausencias, compras, etc. 3.- Eviten aparentar estar ociosos( leyendo peridico, conversado en grupos, etc). 4.- Est TERMINANTEMENTE PROHIBIDO fumar, mascar chicles, comer, beber o acicalarse en pblico o en presencia de algn invitado. 5.- Si por alguna circunstancia debe ausentarse de su lugar de trabajo, notifique al coordinador del evento. 6.- La presencia personal es de primordial importancia: .- Uniforme Impecables. .- Zapatos limpios. .- Medias de respuestas( Damas). .- Maquillaje discreto, .- Manos y uas limpias y arregladas. .- Cabellos limpios y peinado. .- El perfume debe ser suave y moderado. .- El maquillaje debe verse sobrio y fresco. .- Eviten estar con las manos en los bolsillos del pantaln o chaqueta. .- Eviten: Estar recostados a Columnas y/o paredes. Sentados sobre las mesas, con las manos agarradas a las espaldas. .- Los uniformes de las guas no puede ser modificado BAJO NINGUNA CIRCUNTANCIA. 7.- Mantenga limpia y ordenada el rea de trabajo. 8.- El trato con los participantes y/o invitados especiales debe ser respetuoso y cordial. Bajo ningn concepto se podr tutear a un invitado, se deber tratar siempre de Usted, Seor, Seora, segn sea el caso, la simpata no est divorciada del respeto. 9.- Sean precavidos, tengan a mano bolgrafos y/o libretas para mensajes. 10.- Posean iniciativa y creatividad propia en acciones y decisiones, ayudndose mutuamente. No digan jams NO SE, NO PUEDO, no digan NO, si por alguna circunstancias no estn en capacidad de ayudar a un invitado en un momento determinado solictenle que por favor espere un momento mientras usted averiguan o solucionan el problema. 11.- Tenga seguridad y exactitud en la informacin que suministren, por lo tanto, deben disponer del programa de actividades (anexo) con los cambios agregados que puedan tener. 12.- Se turnar para los almuerzos a fin de que siempre haya alguien en las reas de trabajos. 13.- Llevar el distintivo en un lugar claro y visible. 14.- No aceptar propinas, regalos o invitaciones de ninguna ndole, por parte de los invitados durante el evento.

Caractersticas y premisas de un Equipo de Protocolo: v Confianza Mutua. v Respaldo Mutuo. v Comunicacin Genuina. v Aceptacin de los conflictos como normales y de la necesidad de trabajar para resolverlos. v Respeto mutuo por las diferencias individuales. Qu es un Seor? v A un verdadero , SEOR la gente lo respeta o lo estima, no por su posicin social, edad o jerarqua. v Es aquel que prefiere la lucha honesta, no compra la falsa victoria. v Un seor es aquel que acta por conviccin y no por adulacin. v Es el que sabe manejar su libertad para pensar, hablar, leer, escribir, sin caer en excesos o exhibicionismo. v Un SEOR es aquel que acepta sus errores sin perder la calma. v Es el que sabe ofrecer una disculpa cuando es necesario y perdona fcilmente. v Un SEOR es aquel que no se burla de los errores de los dems. v Es el que se comporta con propiedad en toda ocasin y es fiel a sus compromisos. Que es tener Clase? Es la misteriosa cualidad que posee una persona que la hace especial, que no es fcil identificar, ya que no es un solo atributo, sino conjugacin de varios elementos o cualidades . Elementos de Tener Clase: v No tiene nada que ver con la condicin econmica, el apellido, ni la posicin social. v Tiene que ver con la integridad, la inteligencia, la discrecin, la prudencia y la educacin. Resumiendo es: v Lo que una persona es. v La forma de decirlo. v Su aspecto o imagen. v Su comportamiento. Caracterstica de tener clase: Una persona con clase... 1. Posee seguridad, mas no arrogancia; orgullo, pero no altivez; simpata, mas no simpleza; es aquella que posee un profundo y discreto sentido de NOBLEZA. 2. Le surge su interior una consideracin por los derechos y talentos de los dems 3. Es ser honesto con uno mismo, bajo todas las circunstancias y con toda la gente. 4. Es tener consideracin por los dems y buenos modales. 5. Es la forma de lidiar un problema con aplomo y dignidad, sin importar su gravedad. Perfil del Asistente de Protocolo: v Discrecin. v Puntualidad. v Prudencia. v Habilidad en el lenguaje. v Tener sentido de la oportunidad. MDULO X: LA SEGURIDAD EN LOS EVENTOS: La Seguridad: Son todas aquellas medidas de orden preventivos y correctivos que se tiene previstas dentro de un plan especifico para la ejecucin de un evento especial, que abarca desde las: 1.- Proteccin de personalidades y participantes.

2.- Seguridad material de las instalaciones donde se desarrolla la actividad. 3.- Medidas de Control para el buen desarrollo de las actividades protocolares. 4.- Programas Operativos de Seguridad Integral ( Cuerpos de Seguridad de Estado y Agencias de Seguridad Privada). Cada actividad protocolar requiere de dispositivo de seguridad. DIBUJO 1 Protocolo y Seguridad: Constituye un binomio inseparable durante la organizacin y ejecucin de los actos pblicos Las razones: Son diversas, pero pueden agruparse en tres fundamentales: 1.-Las caractersticas de las autoridades y personalidades que concurren en ellos obligan a adoptar una serie de medidas de seguridad, que garanticen que, durante su desarrollo, no produzca riesgos considerables para su integridad fsica. 2.- El inters que algunas personas o determinadas grupos tengan por aprovechar la proyeccin, que en la actualidad, tiene los actos pblicos, para hacer reivindicaciones de tipo diversos, mostrar su descontento o dar a conocer sus ideas, las razones de su existencia y sus proyectos. Del tal manera que traten de utilizarlos como ventanas para alcanzar a un pblico masivo, debido a su difusin en los medios de comunicacin social. 3.- A las dos anteriores, que puede concretarse en medidas de proyeccin para evitar acciones contra las personas y actividades antisociales, hay que aadir las que se incluyen en el concepto de seguridad funcional o estructural del acontecimiento, que obliga a sus organizadores a prevenir las diferentes contingencias que puedan producirse en su realizacin y que se agrupan: .- Funcionales. .- Urgencias. .- Accidentes diversos. En qu consiste el Plan de Seguridad en el Protocolo? En toda actividad protocolaria debe existe un plan de seguridad que consiste en la coordinacin de todas las acciones de proteccin citadas buscan alcanzar la realizacin del evento, un solo fin Seguridad Integrada. Esta se logra formulando las hiptesis peligrosas, que permitan: detectar controlar los riegos y prevenirlos. Reforzando estas acciones mediante la anticipacin de Tcnicas de Rescate. Tcnicas de Rescate: Consisten en mantener altear, a disposicin de un centro de control, los diversos servicios que colaboran en la ejecucin del acontecimiento Etapas del Plan de Seguridad de un evento turstico: 1.- Pre- Evento: Cuando todo est programado y se inicia el montaje del escenario, son funciones esenciales, el control y supervisin de todas las actividades. Es conveniente que, das antes del acto, se realice un TEST DE SEGURIDAD, mediante una simulacin de posibles incidencias. 2.- Evento: Durante el desarrollo del acontecimiento, todos los servicios sern activados, adoptando para ello un despliegue adecuado que les permita resolver cualquier problema con rapidez. El documento base, que facilite el conocimiento de la misin y las responsabilidades de todo el personal de apoyo, ser el Cronograma. La Evaluacin de los riesgos: Grupos de Acciones ( Seguridad de Personas, evitar actos antisociales y fallos funcionales) Plan de Seguridad Medios Personales Debemos tener claro: La seguridad consiste en no dejar que nada dependa de buena o mala suerte, y para ello, la coordinacin y la

colaboracin de todos los servicios es esencial. El xito en la organizacin de un acontecimiento se consigue atendiendo a tres elementos bsicos: LOGISTICA RESPETO DISPOSITIVO (Seguridad) Normas Reglas y Costumbres Tcnicas y Medidas Durante el desarrollo del Acontecimiento: La integracin: Normas, Logstica y Seguridad Orden Esttica Eficacia El protocolo y la seguridad, como elemento rector de los actos debe buscar: 1. Orden: El personal de protocolo y seguridad deben mantener el orden, la clave de un dispositivo de seguridad integral est en la disuasin y la prevencin, lo que obliga a preparar con anticipacin las ceremonias complejas. 2.La Eficacia: Esta se obtiene entre una colaboracin precisa entre protocolo y seguridad, se deben preparar alternativas flexibles y propones planes imprevistos, entre ellos: 2.1.- Previsin de contingencias funcionales( fallos en medios tcnicas, falsas alarmas, incendios, etc). 2.2.- Instalar servicios de urgencias medicas. 2.3.- Garantizar la evacuacin del edificio, en caso de necesidad. 2.4.- Detectar y evitar la intrusin de personas indeseables. 3. La Esttica: Esta se logra coordinando con los Cuerpos de Seguridad de Estado, donde su presencia se note lo menos posible. Es recomendable definir que espacios y momentos debe contar con la presencia de agentes, a la vista del pblico, a objeto de garantizar el orden y la disciplina. Se sugiere que el personal que realice funcin de escoltas, lleve traje oscuro a objeto que no desentonen y al mismo tiempo es un parmetro de atencin para sujetos ajenas de la actividad. Principios bsicos esenciales a tener en cuenta por los servicios de protocolo y de seguridad en la organizacin de los actos pblicos: 1.- La seguridad total no existe. 2.- Se determinaran las vulnerabilidades. 3.- El diseo adecuado del acontecimiento ( Personalidades y Participantes). 4.- La seguridad se basa fundamentalmente en la proteccin( Acciones Agresivas-Posibles Emergencias). 5.- Todos los servicios apoyan el esquema de Proteccin ( Seguridad de: Personas, Instalaciones, Mantenimiento, Sanidad, etc). 6.- No debe existir disenso entre los responsables ( Protocolo-Seguridad) dentro de la preparacin y desarrollo del evento y/o acto protocolar. Cules son los aspectos que debe contemplar el servicio de protocolo y los servicios de seguridad: Detalles protocolarios. Situacin de autoridades. Caractersticas del equipo de seguridad privada de la organizacin. Controles de acceso. Estacionamiento de vehculos. Situacin de conductores. } Normas de seguridad respecto al diseo de acreditaciones. Lista de periodistas acreditados. Listas del personal de servicio de apoyo contratados para el evento.

En caso de que se produzcan algunos cambios el protocolo y la seguridad debe tener presente los siguientes elementos: Establecer una zona restringida al movimiento de personas. La reserva de una habitacin de seguridad. Realizar la requisa previa de la sala donde se van a celebrar las actividades y las zonas colindantes con ella, etc. Recomendaciones: En muchas ocasiones, la seguridad interna del lugar donde se celebra el acto se encomienda a una compaa privada. En tales casos, habr que informar al Coordinador de Seguridad de todo lo planificado: estructura de la ceremonia, diseos de los accesos, invitaciones, acreditaciones, recepcin a los medios de comunicacin, etc. As podr elaborar su plan de seguridad interna y coordinar con otros servicios oficiales. De acuerdo a la experiencia laboral: Protocolo Seguridad Medios de Comunicacin Social Es un circuito perfecto de ordenacin tcnica para todo acto pblico a realizar en cualquier lugar geogrfico e indiferentes a su tamao y duracin. La Seguridad en los actos tursticos con la presencia de autoridades del Estado: Entindase, aqu, por seguridad, dos niveles bien delimitados que con facilidad o se confunde o se soslaya el primero englobndolo en el segundo nivel: 1.- Seguridad material de las instalaciones y entorno. 2.- Seguridad Prevencin Policial de riesgos. La planificacin de las medidas de seguridad comprende tres sub-niveles: v Normas Sistema de Seguridad v Procedimiento Planes de Seguridad v Medios Dispositivo de Seguridad Las secuencias organizativas para la preparacin de un acto : Planificacin ( Conjuntamente con Protocolo) Organizacin ( Informe Tcnico sobre el Lugar) Direccin ( Anlisis del Informe) Coordinacin ( rdenes de Ejecucin) Control ( Desarrollo del Evento) Reglas de seguridad que debe tener presente un asistente de protocolo: Cuando acompaando a una personalidad: v No llamar la atencin. v No elegir lugares de sper lujo. v No se debe mencionar nuestro nombre, titulo o cargo personal, ni el nombre de nuestro organismo, entidad o empresa a desconocidos. v Es conveniente realizar una avanzada de cada uno de los lugares pautados en el Programa de la Personalidad ( Entrada Principal, Coordinar con el Jefe de Seguridad del Lugar, Salidas de Escape). v Resume Curricular de la Personalidad. v Coordinar con los cuerpos de seguridad la Ruta de Desplazamiento. v Nada de Bolsos colgados. v No se debe mencionar con personas ajenas el Itinerario del VIP. v Estar pendiente de las cosas personales del VIP ( Carteras, Carpetas, Regalos, Pasaportes, Boletos, etc). v Hay que llevar siempre encima suficiente dinero.

v Cambiar constantemente los hbitos y rutinas. v Si es un miembro del Cuerpo Diplomtico, hay que notificar a la Embajada y/o consulado. v Chequear la unidad automotora con experto. v Mantener comunicacin continua con el conductor. Conclusin: v Todo equipo de protocolo debe tener presente que la seguridad es un elemento esencial en el desarrollo exitoso de un evento, debe siempre existir la colaboracin y la buena disposicin funcional, se trata de conseguir los objetivos esenciales del protocolo, sin que se produzca ningn problema que afecte a la seguridad. Recomendaciones Generales: v Estricto registro y control de los participantes en el evento, tanto nacionales, como extranjeros, principalmente de reporteros y periodistas. v Estricto registro de toda arma que porten los funcionarios de seguridad extranjera. v Precisin de los sitios de reuniones y encuentros. v Evaluacin de los trayectos de las Caravanas, zonas de adyacencias a las mismas, capacidad de las calles para la cantidad de vehculos, reconocimiento de vas de escape en caso de emergencia, congestionamiento de trnsito o accidentes. v Determinacin de las zonas de estacionamiento de las caravanas y vehculos presidenciales en todos los sitios de eventos y en el aeropuerto. Evaluar la capacidad y disposicin de estacionamiento de los alrededores de estos sitios. v Evaluacin de las cantidades de personas a encontrarse en cada acto, para compararlo con la capacidad fsica de cada sitio de encuentro, con el fin de disear operativos expeditos en cada actividad. v Determinar las clnicas y hospitales cercanos a los sitios de alojamiento. v Alto adiestramiento del personal de seguridad, para el debido reconocimiento de personalidades y personal del protocolo, que participara en la reunin. Se recomienda en lo posible que este personal este lo mejor posible vinculado con la programacin y actividades a desarrollar durante la Reunin Extraordinaria. v Operativo de alimentacin para el personal que laborara en este sector. MDULO XI: TERMINOLOGA E INSTRUMENTOS UTILIZADOS POR EL PERSONAL DE PROTOCOLO. El Presentador o Maestro de Ceremonia: En todo acto protocolar se requiere a un presentador o maestro de ceremonia, quien hace una hace una introduccin al inicio del evento, luego continua con la presentacin de las personalidades, de acuerdo a un Programa. Presidium: Es el lugar de mayor relevancia en un montaje protocolar, ste presidium puede darse en dos formasa: Mesa. Sin mesa: Vocativos: Es un instrumento que sirve para invocar o llamar una persona, este se lee antes de cada discurso o palabras para saludar a las altas personalidades presentes, es decir, es la lista protocolar de personalidades presentes en un acto, este es preparado por el Jefe de Protocolo, estableciendo la precedencia correspondiente de los integrantes del presidium, y leda por las personalidades de mayor rango. Rostrum: Palabra latina que se dio en Roma a la Tribuna de las Arengas(Discurso enardecedor pronunciado delante de una asamblea). Es lo que comnmente mal llamamos podium o podio, tambin palabra latina que es el pequeo escabel donde se suben los triunfadores de una prueba olmpica o de otras competencias deportivas. Duelo Pblico: Es el que decreta el Ejecutivo Nacional con bandera izada a media asta durante varios das, las 24 horas y que afecta a todos los organismos pblicos y privados, tales como: espectculos, ferias, cines, etc., paralizando todas sus actividades.

Lista de Protocolo: Es el listado de las personas que fueron invitadas y confirmaron su presencia a una actividad protocolar. La misma debe contener el cargo, su nombres y apellidos. Grfico de Personalidades del Presidium: Es el orden de ubicacin de acuerdo a la precedencia en el presidium. PRESIDENTE Y ESPOSA SALA DE ESPERA VICEPRESIDENTE Y ESPOSA ALFOMBRA ROJA ENTRADA SALIDA Grfico de Personalidades del Evento: Es el orden de ubicacin de acuerdo a la precedencia en un Acto Protocolar, referentes a smbolos, presidium, equipos tcnicos, ubicacin de invitados y prensa. Acuerdo y/o Declaracin: Es un documento que realiza entre dos ms gobiernos y/o organizaciones con el objeto de unir esfuerzos, polticos, sociales, culturales, tecnolgicos etc. Esta actividad se realiza con una previa reunin de alto nivel. Una vez finalizada el acuerdo se plasma a travs de una firma con la presencia de los medios de comunicacin. Invitaciones: Es el arte de invitar a: .- Acto protocolar y/o ceremonial. .- Comida y cualquier. .- Eventos Especiales. Habladores: Es un instrumento que se encargada de identificar los personajes que integran un presidium. Tarjetas de Sillas: Es aquella que seala la ubicacin de una personalidad en el presidium y/o invitado al evento protocolar, en el respaldar de las sillas. Tarjeta de Mesa: Es aquella empleada para sealar la ubicacin al invitado, se utiliza impreso en la parte superior central, se coloca en la mesa de frente a los cubiertos de postre. Plano general del evento: Es la distribucin geogrfica del montaje protocolar, que describe la ubicacin de: 1.- Las personalidades que preside el evento. 2.- Los participantes de acuerdo reas de referencias. 3.- La Prensa. 4.- Equipos Tcnicos. 5.- Decoraciones. 6.- Mesas y Sillas. 7.- Podium. 6.- Otros implementos necesarios.