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MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO

CONTENIDO DESCRIPCIN INTRODUCCIN CAPTULO 1.- GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.8.1 1.8.1.1 1.8.1.2 1.8.2 Definicin Sistema de control Conceptos fundamentales Objetivos del control interno Componentes del control interno Relacin entre objetivos y componentes Objetivos del control interno para el sector pblico Elementos del control interno Ambiente de control Generalidades Debilidades en los factores del ambiente de control interno Evaluacin del riesgo Planeacin de la evaluacin de riesgos Identificacin del riesgo Estimacin del riesgo Determinacin de los objetivos del control Gestin del cambio Actividades de control Asignacin de tareas y responsabilidades Coordinacin entre las reas Documentacin Autorizacin Registro oportuno de las operaciones Acceso restringido a la informacin y los bienes Rotacin de personal Control del sistema de informacin Control de la tecnologa de la informacin Indicadores de desempeo Funcin de los rganos de control interno Informacin y comunicacin Informacin y responsabilidad Contenido y flujo de la informacin Calidad de la informacin Sistema de informacin Flexibilidad del sistema de informacin al cambio Compromiso con el cambio Comunicacin Canales de comunicacin 3 4 5 6 7 7 8 11 14 14 18 22 22 22 22 23 23 23 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 28 29 29 29 30 30 31 31 32 32 PGINA 1

1.8.3

1.8.4

DESCRIPCIN 1.8.5 Supervisin Evaluacin del sistema de control interno Evaluacin de controles directivos Seguimiento del sistema de control Actividades de supervisin Reporte de reas de oportunidad CAPTULO 2.- CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACION FINANCIERA GUBERNAMENTAL 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7 2.3.8 2.3.9 2.3.10 2.3.11 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.6 2.6.1 2.6.2 Sistemas de aplicacin Presupuesto Definicin Presupuesto programtico Control de presupuesto de cada organismo Controles para la programacin de la ejecucin presupuestaria Control de la evaluacin del ejercicio del presupuesto Tesorera Flujo de efectivo en la programacin financiera Conciliaciones bancarias Garanta para responsables del manejo de fondos o valores Control y custodia de fianzas Medidas de seguridad para el manejo de cheques, efectivo y transferencias bancarias. Uso de sellos restrictivos para documentos pagados por tesorera. Transferencia de fondos por medios electrnicos Uso del fondo revolvente Deposito oportuno en las cuentas bancarias Arqueos de fondos y valores Requerimientos de comprobantes de pago Deuda pblica Procedimientos de control para la deuda pblica Contabilidad de la deuda pblica Control del manejo de la deuda pblica Contabilidad gubernamental Aplicacin de los principios de contabilidad gubernamental Estructura del sistema contable Conciliacin de saldos Integracin contable de las operaciones financieras Documentacin respaldo de las operaciones Oportunidad en el registro y presentacin de la informacin financiera Adquisiciones, Servicios generales y materiales y suministros Los objetivos especficos en las adquisiciones Criterios de economa, austeridad y disciplina presupuestal

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DESCRIPCIN 2.6.3 2.6.4 Planeacin, programacin y presupuestacin de las adquisiciones. Flujogramas de operacin de los procesos para la adquisicin de bienes y/o servicios. Compra directa Compra directa con cotizacin de tres proveedores Adquisicin por licitacin restringida Adquisicin por licitacin pblica Almacn e inventarios Toma de inventarios fsicos Baja de bienes de activo fijo Mantenimiento de bienes de activo fijo Acceso, uso y custodia de bienes Control sobre vehculos oficiales Proteccin de bienes de activos fijos Administracin de personal Descripcin y anlisis de puestos Incorporacin de personal Control y evaluacin del desempeo del personal Capacitacin y entrenamiento continuo Movimientos de personal Disciplina Actualizacin de la informacin y expedientes del personal Asistencia y permanencia del personal Compensacin por becas de estudios otorgadas al personal Prohibicin de recibir regalos u otros beneficios distintos a la remuneracin Tecnologas de informacin Organizacin del rea de tecnologas de la informacin Controles de datos fuente, de operacin y salida Mantenimiento de equipos de computacin Seguridad de programas de datos y equipos de cmputo Plan de contingencias Intranet Optimizacin del uso del software Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas Generalidades Del expediente tcnico De las especificaciones tcnicas De los volmenes o generadores de obra De la planeacin, programacin y presupuestacin De la contratacin De los contratos De la ejecucin Aplicacin de controles de calidad en obras y reportes De la entrega recepcin

PGINA 56 58 58 59 60 62 64 64 65 66 67 68 68 69 69 69 70 71 72 72 73 73 74 74 75 76 76 77 78 79 80 81 81 82 82 83 83 83 84 84 85 86 87

2.6.5 2.6.6 2.6.7 2.6.8 2.6.9 2.6.10 2.6.11 2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3 2.7.4 2.7.5 2.7.6 2.7.7 2.7.8 2.7.9 2.7.10 2.8 2.8.1 2.8.2 2.8.3 2.8.4 2.8.5 2.8.6 2.8.7 2.9 2.9.1 2.9.2 2.9.3 2.9.4 2.9.5 2.9.6 2.9.7 2.9.8 2.9.9 2.9.10

DESCRIPCIN 2.9.11 2.9.12 Informacin y verificacin Flujogramas de Procedimientos para realizacin de obras pblicas Administracin Directa Licitacin Pblica Licitacin Simplificada Adjudicacin Directa CAPTULO 3.- OBJETIVOS DE CONTROL 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6 3.3.7 3.3.8 3.3.8.1 3.3.8.2 3.3.8.3 3.3.8.4 3.3.9 3.3.10 Generalidades Procedimientos de control Matrices Contabilidad gubernamental Efectivo Cuentas por cobrar Pasivos Deuda pblica Patrimonio Ingresos Egresos Servicios personales Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y suministros Ayudas, subsidios y transferencias Obras Pblicas Presupuesto Tecnologas de la informacin

PGINA 87 89 90 91 92 93

94 94 94 95 97 104 107 110 115 121 138 138 147 158 164 178 180

CAPTULO 4.- FORMATOS SUGERIDOS 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 Gua contabilizadora Catlogo de cuentas Reporte dictamen Reposicin de fondo revolvente Solicitud de gastos por comprobar Comprobacin de gastos Resumen de la hoja de comprobacin del gasto Oficio de comisin Relacin de personal beneficiado por viticos Recibo Pasivos Deuda Pblica Aviso de personal 185 186 187 188 189 190 191 192 194 195 196 197 198

DESCRIPCIN 4.14 Aviso de cambio en nmina REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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INTRODUCCIN
El rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado de Guanajuato de acuerdo a su visin: Ser reconocidos como la mejor institucin proactiva de profesionales que promueven el buen gobierno, pone a disposicin de todos los interesados, este Manual de Control Interno para el Sector Pblico. El objetivo del documento, es sensibilizar a los funcionarios que manejan recursos pblicos, sobre la importancia del control interno en el ejercicio de sus facultades. Con el propsito de proporcionar una herramienta adicional para el manejo, custodia, control y aplicacin de los recursos pblicos de las entidades. Asimismo para el cumplimiento de los objetivos contenidos en los presupuestos, planes y programas, de conformidad con las leyes y dems disposiciones jurdicas aplicables. Apoya tambin a fortalecer la transparencia, rendicin de cuentas y fiscalizacin de recursos pblicos. La responsabilidad del funcionamiento de una entidad 1 es de todas las personas que realizan sus operaciones. El control interno constituye una serie de acciones que se extienden por todas las actividades de la misma. El control interno es parte de estas actividades y est integrado en stas, permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en cada momento. El control interno constituye una herramienta til para la gestin, pero no un sustituto de sta. Debido a que la mayor parte de los hallazgos encontrados en las auditoras o revisiones se relacionan con deficiencias del control interno, este documento est enfocado a servir como punto de partida en la estructura del control interno para todas las personas que administran recursos pblicos en el estado. La aplicacin del control interno fortalece la funcionalidad de la entidad. ste no interfiere con las disposiciones establecidas por la legislacin, ni limitan las normas dictadas por los sistemas administrativos. Es importante considerar que el control interno por muy bien diseado e implantado que est, solamente puede aportar un grado de seguridad razonable a los directivos acerca de la consecucin de los objetivos de la entidad. Las posibilidades de conseguir tales objetivos se ven afectadas por las limitaciones que son inherentes a todos los sistemas de control interno. Sin embargo, con ste se promueve una sana administracin de los recursos pblicos. El control interno ayuda a que la entidad consiga sus objetivos. Facilita la preparacin y la obtencin de informacin financiera confiable. Asimismo fortalece la confianza de que se cumple con las leyes y normas aplicables.

Entindase entidad por; los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial del Estado, los ayuntamientos, las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal y Municipal y los Organismos Autnomos

En resumen, el control interno es una herramienta efectiva para que una entidad llegue a donde quiere ir, evitando problemas y sorpresas en su camino.

CAPTULO 1 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO

1.1 DEFINICIN El control interno es el proceso ejecutado por todos los niveles jerrquicos y el personal de la entidad. Sirve para asegurar en forma razonable la ejecucin de sus operaciones en forma eficiente y efectiva, la confiabilidad de la informacin financiera y de gestin, la proteccin de los activos, y el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, situacin que se detalla:
Eficiencia

De las operaciones: Contables Financieras Administrativas

Eficacia

Y los dems controles: Financieros Administrativos


Economa

De gestin Disciplinarios Y de otra naturaleza

La estructura de control interno de una entidad, consiste en polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de lograr sus objetivos Equidad especficos.

1.2 SISTEMA DE CONTROL Se denomina sistema de control interno al conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, normas, registros, organizacin, procedimientos y mtodos, incluyendo las actitudes de los directivos y el personal. El sistema de control interno es importante ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las leyes y los principios de contabilidad gubernamental1. Los directivos de la entidad deben crear un ambiente de control as como un conjunto de polticas y procedimientos de control. Los directivos de la entidad deben proporcionar al rgano de gobierno y a la institucin misma, una seguridad razonable respecto del cumplimiento de objetivos estratgicos, efectividad y eficacia de las operaciones, confiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento de leyes y regulaciones, situacin que se ejemplifica a continuacin:

Los Principios de Contabilidad Gubernamental se citan y definen en el Manual de Auditora Gubernamental emitido por el rgano de Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato.

1.3 CONCEPTOS FUNDAMENTALES El control interno es un proceso utilizado para la consecucin de un fin, no un fin en s mismo. Lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de manuales de polticas, sino de personas en cada nivel de la entidad. El control interno solo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total a los directivos. Est concebido para facilitar la consecucin de objetivos. Los objetivos de la entidad deben: Estar de acuerdo con la misin de la entidad. Basarse en informacin precisa. Ser acordes con las regulaciones aplicables. Cubrir las necesidades de la sociedad.

El control interno debe ayudar: A la confiabilidad e integridad de la informacin. Al cumplimiento de polticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones. A la salvaguarda de los bienes. Al uso eficiente y eficaz de los recursos. Al cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y programas.

Tipos de control interno Se disean para cumplir varias funciones: Preventivos Detectivos Correctivos Directivos

Controles preventivos. Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan: Son ms rentables Deben quedar incorporados en los sistemas Evitan costos de correccin o reproceso Controles detectivos. Identifican los eventos en el momento en que se presentan: Son ms costosos que los preventivos Miden la efectividad de los preventivos Algunos errores no pueden ser evitados en la etapa preventiva Incluyen revisiones y comparaciones (registro de desempeo)

Conciliaciones, confirmaciones, conteos fsicos de inventarios, anlisis de variaciones, tcnicas automatizadas Lmites de transacciones, contraseas, edicin de reportes y auditora interna. Controles correctivos. Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un evento no deseado: Acciones y procedimientos de correccin (la recurrencia) Documentacin y reportes que informan a la Gerencia, supervisando los asuntos hasta que son corregidos o solucionados Controles directivos. Los preventivos, detectivos y correctivos se focalizan en evitar eventos no deseados: Los directivos son acciones positivas a favor de que sucedan ciertos acontecimientos que favorecen al control interno. 1.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO Los objetivos del control interno pueden establecerse para la entidad como un conjunto o dirigirse a determinadas actividades dentro de la misma. Aunque muchos objetivos son especficos de una sola entidad, es decir, cada una tiene objetivos particulares, otros son ampliamente comunes. Los objetivos pueden clasificarse en tres categoras Operacionales.- Referente a la utilizacin eficaz y eficiente de los recursos de la entidad. Informacin Financiera.- Referente a la preparacin y publicacin de estados financieros confiables. Cumplimiento.-Referente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y normas que le sean aplicables.

1.5 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO El control interno consta de cinco componentes relacionados entre s, que son inherentes al estilo de gestin de la entidad, estos componentes estn vinculados entre s y sirven como criterios para determinar si el sistema es eficaz. Los componentes son los siguientes:

La divisin del control interno en cinco elementos proporciona una estructura til para evaluar el impacto de los controles internos de una entidad.

1.6 RELACIN ENTRE OBJETIVOS Y COMPONENTES Existe una relacin directa entre los objetivos, que es lo que la entidad se esfuerza por conseguir, y los componentes, que representan lo que se necesita para cumplir dichos objetivos y se puede representar de la siguiente forma:

El control interno es relevante para la totalidad de la entidad o para cualquiera de sus unidades o actividades.

1.7 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO a) Objetivo de Gestin Pblica.- Promover la efectividad, eficiencia y economa de las operaciones y calidad en los servicios. Este objetivo, se refiere a los controles internos que adopta la entidad pblica para asegurar que se ejecuten las operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economa. Tales controles comprenden los procesos de planeacin, organizacin, direccin y control de las operaciones en los programas, as como los sistemas de medicin de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas. La efectividad tiene relacin directa con el logro de los objetivos y metas programadas; la eficiencia se refiere a la relacin existente entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos; en tanto que, la economa, se refiere a los trminos y condiciones bajo los cuales se adquieren recursos fsicos, financieros y humanos, en cantidad y calidad apropiada y al menor costo posible. El control de calidad en el sector pblico debe permitir promover mejoras en las actividades que desarrollan las entidades pblicas y proporcionar mayor satisfaccin en
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el pblico, menos defectos y desperdicios, mayor productividad y menores costos en los servicios. b) Objetivo de lucha anticorrupcin.- Proteger y conservar los recursos contra cualquier prdida, dispendio, uso indebido, acto irregular o ilegal. Este objetivo, est relacionado con las medidas adoptadas por la entidad pblica para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o apropiaciones indebidas, que podran resultar en prdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de dispendio, irregularidad o uso ilegal de recursos. Los controles para la proteccin de activos no estn diseados para evitar las prdidas derivadas de actos de ineficiencia altos funcionarios, como por ejemplo, adquirir equipos innecesarios o insatisfactorios. c) Objetivo de legalidad.gubernamentales. Cumplir las leyes, reglamentos y normas

Este objetivo se refiere a que la entidad pblica, mediante el dictado de polticas y procedimientos especficos, asegura que el uso de los recursos pblicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, y concordante con las normas relacionadas con la gestin gubernamental. d) Objetivo de rendicin de cuentas y acceso a la informacin pblica.- Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad. Este objetivo tiene relacin con las polticas, mtodos y procedimientos dispuestos por la entidad pblica para asegurar que su informacin financiera elaborada es vlida y confiable, al igual que sea revelada razonablemente en los informes. Una informacin es vlida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tiene las condiciones necesarias para ser considerada como tal; en tanto que una informacin confiable es aquella que brinda confianza a quien la utiliza. Los principales controles para establecer y mantener una estructura de control interno que, provea una seguridad razonable de que los objetivos estn siendo alcanzados, se indican a continuacin:

Controles de proteccin de activos

Protegen los activos contra prdida, adquisicin no autorizada, uso o disposicin indebida.

Controles de presupuesto:

Aseguren la ejecucin de transacciones de acuerdo con la legislacin presupuestal. Los controles se orientan a cada restriccin relevante del presupuesto. Aseguren el cumplimiento de las leyes y reglamento as como otras normas especficas que podran tener un efecto directo y material sobre los estados financieros. Los controles a aplicarse deben referirse a cada dispositivo legal significativo. Registran apropiadamente, procesan y resumen las transacciones para permitir la preparacin de estados financieros confiables y mantener la responsabilidad por los activos. La prueba de controles deber orientarse a cada aseveracin significativa en cada ciclo importante o aplicacin contable.

Controles de cumplimiento:

Controles de informacin financiera:

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1.8 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO mbito de aplicacin El control interno para el sector pblico, no interfiere con las disposiciones establecidas por la legislacin, ni limita las normas dictadas por los sistemas administrativos u otras que se encuentren vigentes. Su aplicacin contribuye al fortalecimiento de la estructura de control establecida en las entidades pblicas. Ambiente de control Lo primordial de una entidad es su personal (sus caractersticas individuales, incluyendo integridad personal y profesional as como los valores ticos) y el entorno en el que trabaja. Los empleados son lo que impulsan la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo. El entorno de control, marca la pauta del funcionamiento de una organizacin e influye en la concienciacin de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los dems componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores ticos, la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofa de direccin y el estilo de gestin, la manera en que la direccin asigna la autoridad as como las responsabilidades. El ambiente de control representa la combinacin de factores que afectan las polticas y procedimientos de una entidad fortaleciendo o debilitando sus controles. Evaluacin de riesgos La entidad debe conocer y abordar los riesgos con los que se enfrenta. Ha de fijar objetivos, integrados en las diferentes actividades para que la entidad funcione de forma coordinada. Cada entidad se enfrenta a diversos riesgos externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condicin previa a la evaluacin del riesgo es la identificacin de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre s. La evaluacin de los riesgos consiste en la identificacin y el anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos, y sirve de base para determinar cmo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones externas continuarn cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio. La evaluacin de riesgos permite a la entidad, considerar la amplitud con que los eventos potenciales impactan en la consecucin de objetivos. Los directivos evalan estos acontecimientos desde una doble perspectiva probabilidad e impacto y normalmente usa una combinacin de mtodos cualitativos y cuantitativos. Los impactos positivos y negativos de los eventos potenciales deben examinarse,

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individualmente o por categora, en toda la entidad. Los riesgos se evalan con un doble enfoque: riesgo inherente y riesgo residual. El riesgo inherente, es aqul al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones de los directivos para modificar su probabilidad o impacto. El riesgo residual, es aqul que permanece despus de que los directivos desarrollen sus respuestas a los riesgos. Una evaluacin de riesgos de una entidad en la informacin financiera es la identificacin, anlisis y administracin de riesgos relevantes en la preparacin de estados financieros, que pudieran evitar que stos estn razonablemente presentados de acuerdo a principios de contabilidad gubernamental o normas de informacin financiera. Condiciones que pueden crear un riesgo adicional. El diseo u operacin inadecuada del control interno Las metas y planeacin fuera de la realidad Las actividades no autorizadas El entendimiento insuficiente de nuevos proyectos, iniciativas, etc. Las acciones correctivas pobremente planeadas o implementadas El considerar los riesgos a largo plazo

Actividades de control Las actividades de control tienen lugar a travs de la organizacin de la entidad, a todos los niveles y en todas las funciones. Dichas actividades apoyan a las respuestas al riesgo y de qu modo estas actividades pueden constituir una respuesta en s mismas. Las actividades de control se establecen generalmente para asegurar que las respuestas a los riesgos se lleven a cabo de modo adecuado, con respecto a ciertos objetivos, tambin constituyen una respuesta al riesgo. Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las instrucciones de los directivos. As como tambin ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la entidad. Hay actividades de control en toda la organizacin de una entidad, a todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una gama de actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de productividad operativa, salvaguarda de activos y segregacin de funciones. Deben establecerse y ejecutarse polticas y procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo de forma eficaz las acciones

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consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecucin de los objetivos de la entidad. Informacin y comunicacin Todas las actividades estn envueltas de sistemas de informacin y comunicacin. Esto permite que el personal de la entidad capte e intercambie la informacin requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. La informacin se necesita a todos los niveles de la organizacin de entidad para identificar, evaluar y responder a los riesgos y por otra parte dirigir a sta ltima y conseguir sus objetivos. Hay que identificar, recopilar y comunicar informacin pertinente en forma y plazo que permitan cumplir cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informticos producen informes que contienen informacin operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar las metas de forma adecuada. Dichos sistemas no slo manejan datos generados internamente, sino tambin informacin eficaz en un sentido ms amplio, que fluya en todas las direcciones a travs de todos los mbitos de la organizacin de la entidad, de arriba hacia abajo y a la inversa. El mensaje por parte de los directivos a todo el personal ha de ser claro: las responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que comprender cul es su papel en el sistema de control interno y cmo las actividades individuales estn relacionadas con el trabajo de los dems. Por otra parte, han de tener medios para comunicar la informacin significativa a los niveles superiores. As mismo, tiene que haber una comunicacin eficaz con terceros. Los sistemas de informacin relevantes a los objetivos de los reportes financieros, los cuales incluyen el sistema contable, consisten en los mtodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin econmica. Supervisin o Monitoreo Durante el transcurso normal de las actividades de gestin, tiene lugar un monitoreo permanente a todos los niveles. El alcance y frecuencia de las evaluaciones independientes depender fundamentalmente de la evaluacin de riesgos y la eficacia de los procedimientos de monitoreo permanente apegado a criterios autorizados por los mandos directivos. Todo el proceso ha de ser supervisado, introduciendo las modificaciones pertinentes cuando se estime oportuno. De esta forma el sistema de control interno puede reaccionar gilmente y cambiar de acuerdo con las circunstancias. Los sistemas de control interno requieren supervisin, es decir, un proceso que compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del
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tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisin continuada, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas. La supervisin continua se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones peridicas dependern esencialmente de una evaluacin de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisin continua. Las deficiencias detectadas en el control interno debern ser notificadas a niveles superiores, mientras que los directivos y el rgano de gobierno debern ser informados de los aspectos significativos observados. Las deficiencias se comunican a las personas directamente responsables de los objetivos afectados por dicha deficiencia y que sea una persona que se encuentre en un nivel al menos inmediatamente superior. Una importante responsabilidad de la administracin de la entidad, es la de establecer y mantener los controles internos, as como el vigilarlos, con objeto de identificar si estos estn operando efectivamente y si deben ser modificados cuando existen cambios importantes.

1.8.1 AMBIENTE DE CONTROL 1.8.1.1 Generalidades Actitud de la Direccin Es fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por los directivos, con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. El hecho de que una entidad tenga un ambiente de control satisfactorio depende fundamentalmente de la actitud y las medidas de accin que tome la administracin ms que de cualquier otra cosa. Si el compromiso para ejercer un buen control interno es deficiente, seguramente el ambiente de control ser deficiente. La efectividad del control interno depende en gran medida de la integridad y de los valores ticos del personal que disea, administra y vigila el control interno de la entidad tica profesional e integridad Los objetivos de una entidad y la manera en que se consiguen basados en las distintas prioridades, juicios de valor y estilos de gestin, stas se traducen en normas de comportamiento reflejando la integridad de los directivos y su compromiso con los valores ticos.

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La tica est constituida por valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y determinar un comportamiento apropiado, esos valores deben estar basados en lo que es correcto, lo cual puede ir ms all de lo que es legal. Los directivos o la autoridad superior deben promover la adopcin de polticas que fomenten la integridad y los valores ticos en los empleados que contribuyan a un slido fundamento moral para su conduccin y operacin. La integridad constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales slidos y vive en un marco de valores. Los valores ticos son esenciales para el ambiente de control. El sistema de control interno se sustenta en los valores ticos, que definen la conducta de quienes lo opera. Estos valores ticos pertenecen a una dimensin moral y, por lo tanto, van ms all del mero cumplimiento de las disposiciones, leyes, reglamentos y otras. No hay ningn puesto ms importante para influir sobre la integridad y valores ticos que los directivos, quienes establecen el tono a nivel superior y afectan a la conducta del resto del personal de la organizacin. Un tono adecuado al nivel ms alto contribuye a: Que los miembros de la entidad hagan lo correcto, tanto desde el punto de vista legal como moral. Crear una cultura de apoyo al cumplimiento, comprometida con la administracin de riesgos. Navegar en reas grises donde no existen normas o pautas especficas de cumplimiento. Fomentar una voluntad de buscar ayuda e informar de los problemas antes de que lleguen a un punto sin retorno. Las entidades apoyan una cultura de valores ticos e integridad mediante la comunicacin de documentos tales como una declaracin de valores fundamentales que establezca los principios y prioridades de la entidad y un cdigo de conducta. Este cdigo proporciona una conexin entre la misin, visin, polticas y procedimientos operativos. Sin ser una gua exhaustiva de conducta, ni un documento legal que perfile en gran detalle los protocolos clave de la organizacin de la entidad, un cdigo de conducta es una declaracin proactiva de las posiciones de la entidad frente a las cuestiones ticas y de cumplimiento. Estos cdigos tambin pueden ser tiles como guas de fcil utilizacin acerca de las polticas relativas a la conducta de los empleados y de la propia organizacin. Competencia profesional Los directivos y en general los servidores pblicos, deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento de controles internos apropiados.

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Los directivos y en general los servidores pblicos deben: Contar con un nivel de competencia profesional ajustado a sus responsabilidades. Comprender suficientemente la importancia, objetivos y procedimientos del control interno. Formacin y actualizacin profesional continua. Los directivos deben especificar el nivel de competencia requerido para las distintas tareas y traducirlo en requerimientos de conocimientos y habilidades. Los mtodos de contratacin de personal deben asegurar que el candidato posea el nivel de preparacin y experiencia que se ajuste a los requisitos especificados. Una vez incorporado, el personal debe recibir la orientacin, capacitacin y adiestramiento necesarios en forma prctica y metdica. El sistema de control interno operar ms eficazmente en la medida que exista personal competente que comprenda los principios del mismo. Organigrama Toda entidad debe desarrollar una estructura de organizacin que atienda el cumplimiento de la misin, visin y objetivos, la que deber ser formalizada en un organigrama. La estructura de organizacin, formalizada en un organigrama, constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas. Lo importante es que su diseo se ajuste a sus necesidades, esto es que proporcione el marco organizacional adecuado para llevar a cabo la estrategia para alcanzar los objetivos fijados. Si el tamao de la estructura de la organizacin no es apropiado para las actividades de la entidad o el conocimiento y la experiencia de los directivos y el personal clave no es la adecuada, puede existir un mayor riesgo en el debilitamiento de los controles. Segregacin de funciones o asignacin de autoridad y responsabilidad. El ambiente de control se fortalece en la medida en que los directivos y personal de la entidad, conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los lmites de su autoridad. Existe una nueva tendencia de delegar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera que las decisiones queden en manos de quienes estn ms cerca de la operacin. Un aspecto crtico de esta corriente es el lmite de la delegacin, hay que delegar tanto
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cuanto sea necesario pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos. Toda delegacin conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben, cuando proceda, el trabajo de sus subordinados y que ambos cumplan con la debida rendicin de cuentas de sus responsabilidades y tareas. Se deben aplicar procesos efectivos de supervisin de la accin y los resultados por parte de los directivos. Es importante que la asignacin de autoridad y responsabilidad este acorde con los objetivos y metas organizacionales, y que stas se hagan a un nivel adecuado, sobretodo las autorizaciones para cambios en polticas o prcticas. Polticas de personal La conduccin y tratamiento del personal de la entidad debe ser justa y equitativa, comunicando claramente los niveles esperados en materia de integridad, comportamiento tico y competencia. Los procedimientos de contratacin, induccin, capacitacin y adiestramiento, calificacin, promocin y disciplina, deben corresponderse con los propsitos enunciados en la poltica. El personal es el activo ms valioso que posee cualquier entidad. Por ende, debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Debe procurarse su satisfaccin personal en el trabajo que realiza, proponiendo a que en este se consolide como persona, y se enriquezca humana y tcnicamente. Los directivos asumen su responsabilidad en tal sentido, en diferentes momentos en la: Seleccin: Establecer requisitos adecuados de conocimiento, experiencia e integridad para las incorporaciones. Induccin: Que los nuevos empleados sean metdicamente familiarizado con las costumbres y procedimientos del organismo. Capacitacin: Que sean capacitados convenientemente para el correcto desempeo de sus responsabilidades. Rotacin y promocin: Que funcione una movilidad organizacional que signifique el reconocimiento y promocin de los ms capaces e innovadores. Sancin: Cuando corresponda, se debern aplicar medidas disciplinarias que transmitan rigurosidad que no se tolerarn desvos del camino trazado. La existencia de polticas y procedimientos para contratar, entrenar, promover y compensar a los empleados, as como la existencia de cdigos de conducta u otros lineamientos de comportamiento, fortalecen el ambiente de control. 1.8.1.2 Debilidades en los factores del ambiente de control interno Las condiciones especficas que se indican a continuacin, podran indicar la presencia de debilidades en el ambiente de control. Este apndice ha sido diseado para asistir al
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auditor a considerar cada uno de los factores en el ambiente de control, pero no tiene la intencin de abarcarlos a todos. Por lo tanto, el auditor debe considerar otros factores y condiciones que considere que son ms relevantes; tales factores son: Filosofa de la administracin y estilo de operaciones. Estructura orgnica de la entidad. Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad. Monitoreo y seguimiento. Efectividad de la auditora interna. Polticas de personal. Influencias externas. Mtodos de control sobre cumplimiento de las leyes y reglamentos. Habilidad administrativa para identificar con rapidez los cambios y reaccionar ante las condiciones cambiantes.

Filosofa de la administracin y estilo de operaciones La falta de buena administracin se refleja en los controles internos y en el ambiente de control en donde funcionan los controles especficos. La administracin demuestra una actitud agresiva para la toma de riesgos. Se denota un punto de vista agresivo hacia las polticas contables. Se tienen antecedentes de completar transacciones importantes o inusuales cerca de fin de ao. La administracin es lenta para responder ante situaciones de crisis en las reas operativas y financieras. Tambin emplea informacin imprecisa y poco confiable para tomar decisiones importantes. El personal administrativo o profesional es reubicado con frecuencia a raz de inesperados procesos de reorganizacin. El personal mantiene una tasa alta de rotacin. Estructura orgnica de la entidad La estructura orgnica es inapropiada para el tamao de la entidad y la complejidad de sus operaciones. El tipo general de estructura organizacional incluye: La estructura inhibe la segregacin de funciones para iniciar transacciones, registrarlas, y mantener su custodia sobre los activos. Cambios recientes en la estructura administrativa crean desorden en la organizacin. Las responsabilidades operativas no coinciden con la estructura de divisin de funciones. La delegacin de responsabilidad y autoridad es inapropiada. Una falta de definicin y comprensin de la autoridad delegada y responsabilidad existe en todos los niveles de la entidad. Personal incompetente en contabilidad o no experimentado es responsable del procesamiento de las transacciones.
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El nmero de supervisores es inadecuado o son inaccesibles para el personal. El personal clave financiero tiene excesivas cargas de trabajo. Las polticas y procedimientos son establecidos en niveles inadecuados. El sistema de comunicacin de polticas y procedimientos no es efectivo. Un alto grado de actividad manual es requerido para obtener, procesar y preparar la informacin. Las actividades estn dirigidas y controladas por una sola persona o un grupo pequeo.

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Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad Las polticas de la entidad son inadecuadas en relacin a la asignacin de responsabilidades y delegacin de autoridad, para asuntos tales como: metas organizacionales, objetivos y funciones operativas. Las descripciones de trabajo del empleado no permiten delinear adecuadamente las funciones especficas y responsabilidades. Monitoreo y seguimiento La administracin no est suficientemente involucrada en revisar la ejecucin de la entidad. Los mtodos de control administrativo son inadecuados para investigar situaciones excepcionales o inusuales y tomar accin correctiva oportuna y apropiada. La administracin carece de preocupacin y no hace efectivas las polticas de monitoreo para desarrollar y modificar los sistemas de contabilidad y las tcnicas de control. La administracin de una accin de seguimiento no es oportuna o inadecuada en respuesta a comunicaciones de partes externas, incluyendo quejas, notificacin de errores en transacciones o en el comportamiento inadecuado del trabajador. Efectividad de la auditora interna La auditora interna se ve afectada por los siguientes factores: El personal de auditora interna es responsable de tomar decisiones operativas para controlar los trabajos de contabilidad bajo revisin. El personal administrativo es inexperto para las tareas asignadas. Las actividades de entrenamiento son mnimas, incluyendo poca o ninguna participacin en cursos y seminarios e inadecuado entrenamiento en el trabajo. Los recursos son inadecuados para dirigir auditoras e investigaciones de manera efectiva. Las auditoras no estn enfocadas en las reas de mayor importancia o sensibilidad de la entidad. Las normas con las que se mide el trabajo del auditor son mnimas o no existen. Las revisiones en la ejecucin no existen o son irregulares. El proceso de planificacin de la auditora no existe o es inadecuado, incluyendo poca o ninguna concentracin en asuntos importantes. Los procedimientos de supervisin y revisin no existen o son inapropiados, incluyendo poca participacin en el proceso de planificacin, en el monitoreo sobre el progreso, y al revisar conclusiones e informes. Los papeles de trabajo (programas de auditora, evidencia de trabajo realizado, y apoyo para los resultados de investigacin en la auditora) son incompletos.
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Polticas de personal Las polticas para contratos de personal y retencin de personas capaces son inadecuadas. Las normas y procedimientos para contratos, promocin, transferencia, retiro, y trmino de servicios personales son insuficientes. Los programas de capacitacin no ofrecen adecuadamente a los empleados la oportunidad de mejorar su desempeo o motivarlos en su progreso. Las descripciones escritas de trabajo y manuales de referencia no estn mantenidos adecuadamente. La comunicacin de polticas de personal y procedimientos es inadecuada. Los canales de comunicacin para el reporte de personal son inapropiados. Las polticas en la supervisin de empleados son inapropiadas u obsoletas. Influencias externas Las autoridades de otras instituciones muestran especial inters por la entidad o por alguno de sus programas. Los medios de comunicacin han mostrado un inters especial en la entidad o uno de sus programas. La accin de seguimiento de la administracin en respuesta a comunicaciones de los cuerpos legislativos o reglamentarios no es oportuna o adecuada. Mtodos de control sobre el cumplimiento de leyes y reglamentos. La entidad ignora las leyes aplicables, reglamentos y los problemas potenciales. No existen mecanismos para informar a la administracin sobre la ocurrencia de actos ilegales o irregulares. La entidad descuida su reaccin ante casos identificados de incumplimiento de leyes y reglamentos. Casos repetidos de incumplimiento o debilidades en el control son revelados en los informes de auditora interna o externa. La entidad es renuente a proveer las evidencias necesarias para evaluar si ha ocurrido el incumplimiento de leyes y reglamentos. Las polticas y procedimientos para promover el cumplimiento de leyes y reglamentos son dbiles o no existen. Las polticas sobre conflicto de intereses o cdigos de conducta son dbiles o no existen.

1.8.2 EVALUACIN DEL RIESGO Planeacin de la evaluacin de riesgos

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Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara y organizada, para identificar y evaluar los riesgos que puedan influir en la entidad. Se deben desarrollar planes, mtodos de respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa para la obtencin de los recursos necesarios para definir acciones a riesgos identificados. Identificacin del riesgo Se deben identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en el logro de sus objetivos, debido a factores internos o externos. La identificacin del riesgo es un proceso interactivo, y generalmente integrado a la planeacin de la administracin de los riesgos. Su desarrollo debe comprender la realizacin de un mapeo del riesgo, que incluya la especificacin de los puntos clave de la entidad, la identificacin de los objetivos generales as como particulares, y las amenazas y riesgos que se puedan tener que afrontar. Al determinar estas actividades o procesos claves, ligados a los objetivos de la entidad, debe tenerse en cuenta que puedan existir algunos de stos que no estn formalmente expresados, lo cual no debe ser impedimento para su consideracin. El anlisis se relaciona con la afirmacin del proceso o actividad y con la importancia del objetivo, ms all que ste sea explcito o implcito. Estimacin del riesgo Se debe estimar la frecuencia con que se presentarn los riesgos identificados, as como tambin se debe cuantificar la probable prdida que ellos puedan ocasionar. Una vez identificados los riesgos de programa y actividad, debe procederse a su anlisis.

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Determinacin de los objetivos del control Luego de identificar, estimar y cuantificar los riesgos, los directivos deben determinar los objetivos especficos de control y, con relacin a ellos, establecer los procedimientos de control ms convenientes. Una vez que los directivos han identificado y estimado el nivel de riesgo, deben adoptarse las medidas para enfrentarlo de la manera ms eficaz y econmica posible. Se debern establecer los objetivos especficos de control de la entidad, que estarn adecuadamente articulados con sus propios objetivos globales y sectoriales.

Gestin del cambio Toda entidad debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo, que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas. Una etapa fundamental del proceso de evaluacin del riesgo, es la identificacin de los cambios en las condiciones del medio ambiente en que la entidad desarrolla su accin. Un sistema de control puede dejar de ser efectivo al cambiar las condiciones en las cuales opera. A este proceso de identificar cambios efectivos o potenciales con vistas a adoptar las decisiones oportunas, se lo denomina gestin del cambio. sta requiere un sistema de informacin apto para captar, procesar y transmitir informacin relativa a los hechos, eventos, actividades y condiciones que originan cambios ante los cuales la entidad debe reaccionar.

1.8.3 ACTIVIDADES DE CONTROL Asignacin de tareas y responsabilidades Las tareas y responsabilidades esenciales relativas al tratamiento, autorizacin, registro y revisin de las transacciones y hechos, deben ser asignadas a personas diferentes. El propsito de esto es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad dentro de la estructura organizacional. Al evitar que los aspectos fundamentales de una transaccin u operacin queden concentrados en una misma persona o sector, se reduce notoriamente el riesgo de errores, dispendios o actos ilcitos, y aumenta la probabilidad que de producirse, sean detectados.

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Coordinacin entre las reas Cada rea o departamento de la entidad, interrelacionadamente con las restantes reas. debe operar coordinada e

En la entidad, las decisiones y acciones de cada una de las reas que la integran, requieren coordinacin. Para que el resultado sea efectivo, no es suficiente que las unidades que la componen alcancen sus propios objetivos; sino que deben trabajar aunadamente para que se alcancen, en primer lugar, los de la entidad. La coordinacin mejora la integracin, la consistencia y la responsabilidad, y limita la autonoma. En ocasiones un rea o departamento debe sacrificar en alguna medida su eficacia para contribuir a la de la entidad como un todo. Es esencial, en consecuencia, que directivos y empleados consideren las repercusiones de sus acciones con relacin a toda la entidad. Documentacin La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos, deben estar claramente documentados, y la documentacin debe estar disponible para su verificacin. Toda entidad debe contar con la documentacin referente a su sistema de control interno, y a los aspectos pertinentes de las transacciones y hechos significativos. La informacin sobre el sistema de control interno puede figurar en su formulacin de polticas, y bsicamente en su respectivo manual. Incluir datos sobre objetivos, estructura y procedimientos de control. La documentacin sobre transacciones y hechos significativos, debe ser completa y exacta y posibilitar su seguimiento para la verificacin por parte de los directivos u rganos de control.

Autorizacin Los actos y transacciones relevantes, slo pueden ser autorizados y ejecutados por funcionarios y empleados que acten dentro del mbito de sus competencias. La autorizacin, es la forma idnea de asegurar que slo se llevan adelante actos y transacciones que cuentan con la conformidad de los directivos. Esta conformidad supone su ajuste a la misin, la estrategia, los planes, programas y presupuestos. La autorizacin debe documentarse y comunicarse explcitamente a las personas o sectores autorizados. Estos debern ejecutar las tareas que se les han asignado, de
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acuerdo con las directrices, y dentro del mbito de competencias establecido por la normativa. Registro oportuno de las operaciones Las transacciones y los hechos que afectan a una entidad deben registrarse inmediatamente y ser debidamente clasificados. Las transacciones o hechos deben registrarse en el momento de su ocurrencia, o lo ms inmediato posible, para garantizar su relevancia y utilidad. Esto es vlido para todo el proceso o ciclo de la transaccin o hecho, desde su inicio hasta su conclusin. Asimismo, debern clasificarse adecuadamente para que, una vez procesados, puedan ser presentados en informes y estados financieros confiables e inteligibles, facilitando a los directivos la adopcin de decisiones. Acceso restringido a la informacin y los bienes El acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, debe estar protegido por mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas, quienes estn obligadas a rendir cuenta de su custodia y utilizacin. Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar con adecuadas protecciones, a travs de seguros, almacenaje, sistemas de alarma, pases para acceso, etc. Adems, deben estar debidamente registrados y peridicamente se cotejarn las existencia fsicas con los registros contables para verificar su coincidencia. La frecuencia de la comparacin, depende del nivel de vulnerabilidad del activo. Estos mecanismos de proteccin cuestan tiempo y dinero, por lo que en la determinacin nivel de seguridad pretendido debern ponderarse los riesgos emergentes entre otros del robo, dispendio, mal uso, destruccin, contra los costos del control a incurrir.

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Rotacin de personal Ningn empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas que presenten una mayor probabilidad de comisin de irregularidades. Los empleados a cargo de dichas tareas deben, peridicamente, abocarse a otras funciones. Si bien el sistema de control interno debe operar en un ambiente de tica y moral slidas, es necesario adoptar ciertas protecciones para evitar hechos que puedan conducir a realizar actos reidos con el cdigo de conducta de la entidad. La rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control es un mecanismo de probada eficacia, y muchas veces no utilizado por el equivocado concepto del "hombre imprescindible". Control del sistema de informacin El diseo de una arquitectura de sistemas de informacin y la adquisicin de la tecnologa, son aspectos importantes de la estrategia de una entidad, y las decisiones respecto a la tecnologa pueden resultar crticas para lograr los objetivos. La calidad del proceso de toma de decisiones en una entidad, descansa fuertemente en sus sistemas de informacin. La tecnologa juega un papel crtico al permitir el flujo de informacin en una organizacin, incluyendo la informacin directamente relevante para la administracin de una entidad. La seleccin de tecnologas especficas para apoyar esta administracin es habitualmente reflejo de: Los tipos de eventos que afectan a la organizacin. La arquitectura de tecnologa de la informacin general de la entidad El grado de centralizacin del soporte tecnolgico El sistema de informacin debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de diversos tipos de transacciones. Un sistema de informacin abarca informacin cuantitativa, tal como los informes de desempeo que utilizan indicadores, y cualitativa, tal como la referente a opiniones y comentarios. El sistema de informacin debe ser flexible susceptible de modificaciones rpidas, que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de los directivos en un entorno dinmico de operaciones y presentacin de informes. El sistema ayuda a controlar todas las actividades de la entidad, a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren, y a mantener datos financieros.

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Las actividades de control de los sistemas de aplicacin, estn diseadas para controlar el procesamiento de las transacciones dentro de programas de aplicacin. Control de la tecnologa de la informacin Los recursos de la tecnologa de informacin deben ser controlados con el objetivo de garantizar el cumplimiento de los requisitos del sistema de informacin que la entidad necesita para el logro de su misin. La informacin que necesitan las actividades de la entidad, es provista mediante el uso de recursos de tecnologa de informacin. Estos abarcan datos, sistemas de aplicacin, tecnologa asociada, instalaciones y personal. La administracin de estos recursos debe llevarse a cabo mediante procesos de tecnologa informacin agrupados naturalmente, con el objeto de proporcionar la informacin necesaria que permita a cada directivo cumplir con sus responsabilidades y supervisar el cumplimiento de las polticas. A fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos del sistema de informacin, es preciso de actividades de control apropiadas, as como implementarlas, supervisarlas y evaluarlas. La seguridad del sistema de informacin, es la estructura de control para proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de la tecnologa de informacin. Las actividades de control general de la tecnologa de informacin, se aplican a todo el sistema de informacin incluyendo la totalidad de sus componentes, desde la arquitectura de procesamiento, es decir, grandes computadoras y redes hasta la gestin de procesamiento por el usuario final. Tambin abarcan las medidas y procedimientos manuales que permiten garantizar la operacin continua y correcta del sistema de informacin. Indicadores de desempeo Toda entidad debe contar con mtodos de medicin de desempeo, que permitan la preparacin de indicadores para su supervisin y evaluacin. La informacin obtenida, se utilizar para la correccin de los cursos de accin y el mejoramiento del rendimiento. Los directivos de una entidad, programa, proyecto o actividad, debe conocer cmo marcha hacia los objetivos fijados para mantener el dominio del rumbo, es decir, ejercer el control. Los indicadores no deben ser numerosos, que se tornen confusos, y escasos, que no permitan revelar las cuestiones claves y el perfil de la situacin que se examina.

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Cada entidad debe preparar un sistema de indicadores ajustado a sus caractersticas, es decir, tamao, proceso productivo, bienes y servicios que entrega, nivel de competencia de sus funcionarios y dems elementos diferenciales que lo distingan. El sistema puede estar constituido por una combinacin de indicadores cuantitativos, tales como los montos presupuestarios, y cualitativos, como el nivel de satisfaccin de los usuarios. Los indicadores cualitativos deben ser expresados de una manera que permita su aplicacin objetiva y razonable. Por ejemplo: una medicin indirecta del grado de satisfaccin del usuario puede obtenerse por el nmero de quejas. Funcin de los rganos de control interno. Los rganos de control interno de las entidades pblicas, deben depender de la autoridad superior de las mismas as como sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las operaciones sujetas a su examen. Asimismo, deben brindar sus servicios a toda la entidad pblica. Constituyen un "mecanismo de seguridad" con el que cuenta la autoridad superior de la entidad pblica para estar informada, con razonable certeza sobre la confiabilidad del diseo y funcionamiento del sistema de control interno. Los rganos de control interno, al depender de la autoridad superior de la entidad pblica, pueden practicar los anlisis, inspecciones, verificaciones y pruebas que considere necesarios en los distintos sectores de dicha entidad con independencia de estos, ya que sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las operaciones sujetas a su examen. As el rgano de control interno vigila en representacin de la autoridad superior de la entidad pblica, el adecuado funcionamiento del sistema, informando oportunamente a aquella sobre su situacin.

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1.8.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN Informacin y responsabilidad La informacin debe permitir a los directivos y empleados cumplir sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser identificados, captados, registrados, estructurados en informacin y comunicados en tiempo y forma adecuados. La entidad debe disponer de una corriente fluida y oportuna de informacin, relativa a los acontecimientos internos y externos. Por ejemplo, necesita tomar conocimiento con prontitud de los requerimientos de los usuarios para proporcionar respuestas oportunas, o de los cambios en la legislacin y reglamentaciones que le afectan. De igual manera, debe estar en conocimiento constante de la situacin de sus procesos internos. Los riesgos que afronta la entidad, se reducen en la medida que la adopcin de las decisiones se fundamente en informacin relevante, confiable y oportuna. La informacin es relevante para un usuario en la medida que se refiera a cuestiones comprendidas dentro de su responsabilidad y que el mismo cuente con la capacidad suficiente para apreciar su significacin. La supervisin del desempeo de la entidad y sus partes componentes, opera mediante procesos de informacin y de exigencia de responsabilidades de tipos formales e informales. La cultura, el tamao y la estructura organizacional influyen significativamente en el tipo y la confiabilidad de estos procesos. Contenido y flujo de la informacin La informacin debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de decisin requerido. Se debe referir tanto a situaciones externas como internas, a cuestiones financieras como operacionales. Para el caso de los directivos los informes deben relacionar el desempeo de la entidad, con los objetivos y metas fijados. El flujo informativo debe circular en todos los sentidos: ascendente, descendente, horizontal y transversal. Es fundamental para la conduccin y control de la entidad disponer de la informacin, en tiempo y en el lugar necesario. Por ende, el diseo del flujo informativo y su posterior funcionamiento acorde, deben constituir preocupaciones centrales para los responsables de la entidad. Pero, adems, debe atenderse a que por su contenido constituya un verdadero apoyo a las decisiones. De nada servira hacer llegar al punto indicado y en el momento oportuno, informacin irrelevante. Los contenidos deben referirse a situaciones externas e internas, alcanzar los aspectos financieros y no financieros, estar condensados de acuerdo con el nivel al que se destinen (un Director General necesita informes condensados mientras que un
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Coordinador de Proyectos requiere mayores detalles) y cuando se refiera a desempeos, deben estar comparados con objetivos y metas prefijadas. Calidad de la informacin La informacin disponible en la entidad debe cumplir con los atributos de: contenido apropiado, oportunidad, actualizacin, exactitud y accesibilidad. Esto plantea los aspectos a considerar con vistas a formar juicios sobre la calidad de la informacin que utiliza una entidad, y hace a la imprescindible confiabilidad de la misma. Sistema de informacin El sistema de informacin debe disearse atendiendo a la estrategia y al programa de operaciones de la entidad. Deber servir para: Toma de decisiones a todos los niveles; Evaluar el desempeo de la entidad, de sus programas, proyectos, sectores, procesos, actividades, operaciones, etc. y Rendir cuentas de la gestin. La calificacin de sistema de informacin se aplica, tanto al que cubre la informacin financiera de una entidad como al destinado a registrar otros procesos y operaciones internos. Aqu lo aplicamos en un sentido ms amplio por alcanzar tambin al tratamiento de acontecimientos y hechos externos a la entidad. Nos referimos a la captacin y procesamiento oportuno de situaciones referentes a, por ejemplo: Cambios en la normativa, legal o reglamentaria, que alcance a la entidad. Conocer la opinin de los usuarios sobre el servicio que se le proporciona. Sus reclamos e inquietudes en lo que hace a sus necesidades emergentes. El sistema de informacin, deber ser diseado para apoyar la estrategia, misin, visin, poltica y objetivos de la entidad. Asimismo, sustentar la formulacin y supervisin del programa operativo anual, con informacin sobre los aspectos operacionales especficos y su comparacin con las metas prefijadas. Toda esta informacin, en definitiva, pasar a constituir el antecedente para la rendicin de cuentas de la gestin. La entidad necesita informacin que le permita alcanzar todas las categoras de objetivos: operacionales, financieros y de cumplimiento. Cada dato en particular puede ayudar a lograr una o todas estas categoras de objetivos.

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La informacin se identifica, captura, procesa, transmite y difunde a travs de sistemas de informacin, que pueden ser computarizados, manuales o combinados. Flexibilidad del sistema de informacin al cambio El sistema de informacin debe ser revisado y, de ser necesario, rediseado cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento y productos. Cuando el organismo cambie su estrategia, misin, poltica, objetivos, programa de trabajo, etc. se debe contemplar el impacto en el sistema de informacin y actuar en consecuencia. Si el sistema de informacin se disea orientado en una estrategia y un programa de trabajo, es natural que al cambiar estos, tenga que adaptarse. Por otra parte, es necesario una atencin especial para evitar que la informacin que dej de ser relevante siga fluyendo en detrimento de otra que pas a serlo. Adems, se debe vigilar que el sistema no se sobrecargue artificialmente, situacin que se genera cuando se adiciona la informacin ahora necesaria sin eliminar la que perdi importancia. Compromiso con el cambio El inters y el compromiso los directivos de la entidad con los sistemas de informacin se deben explicitar mediante una asignacin de recursos suficientes para su funcionamiento eficaz. Es fundamental que los directivos de la entidad, tengan cabal comprensin del importante rol que desempean los sistemas de informacin para el correcto desenvolvimiento de sus deberes y responsabilidades, y en tal sentido debe mostrar una actitud comprometida hacia los mismos. Esta actitud debe expresarse en declaraciones y acciones que evidencien la atencin a la importancia que se otorga a los sistemas de informacin.

Comunicacin El proceso de comunicacin de la entidad, debe apoyar la difusin y sustentacin de sus valores ticos, as como los de su misin, visin, polticas, objetivos y resultados de su gestin. Para que el control sea efectivo, los organismos necesitan un proceso de comunicacin abierto, multidireccionado, capaz de transmitir informacin relevante, confiable y oportuna. Si todos los miembros de la entidad conocen los valores ticos que deben respetar, la misin a cumplir, los objetivos que se persiguen, y las polticas que los encuadran, la
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probabilidad de un desempeo eficaz, eficiente, econmico, encuadrado en la legalidad y la tica, se acrecienta notoriamente. Canales de comunicacin Los canales de comunicacin deben presentar un grado de apertura y eficacia adecuado a las necesidades de informacin internas y externas. El sistema se estructura en canales de transmisin de datos e informacin. En gran medida el mantenimiento del sistema radica en vigilar la apertura y buen estado de estos canales, que conectan diferentes emisores y receptores de variada importancia, como por ejemplo: La comunicacin con los receptores de los servicios prestados por la entidad, para que conozcan los valores organizacionales, se detecte tempranamente el cambio en sus gustos y preferencias y se tome nota de su opinin con relacin al organismo. La comunicacin con los empleados, para que estos puedan hacer llegar sus sugerencias sobre mejoras.

1.8.5 SUPERVISIN Evaluacin del sistema de control interno Los directivos y cualquier empleado de la entidad que tenga a su cargo un segmento organizacional, programa, proyecto o actividad, peridicamente debe evaluar la eficacia de su sistema de control interno, y comunicar los resultados a aqul ante quien es su responsable. La calidad en el desempeo de su responsabilidad para cualquier funcionario, al que se la ha confiado la conduccin de un segmento de la organizacin, proyecto, programa o actividad, descansa en gran medida en su Sistema de Control Interno. Un anlisis peridico de la forma en que ese sistema est operando le proporcionar al responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su correccin y fortalecimiento. Evaluacin de controles directivos En la actualidad los directivos han implementado nuevas formas para mejorar los controles en las entidades. Ello es importante tener en cuenta, por cuanto el control interno tiene una vinculacin directa con el curso que debe mantener la entidad hacia el logro de sus objetivos y metas. El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas e indicadores de rendimiento. Si no conocen los resultados que deben lograrse, es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma peridica.

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Seguimiento del sistema de control Las actividades de la entidad deben estar sujetas a un proceso de supervisin que permita conocer oportunamente si la entidad marcha hacia la consecucin de sus objetivos, si sus procesos u operaciones se realizan adecuadamente y si toma las acciones correctivas pertinentes. Dichas actividades se ejercen segn la asignacin de autoridad, responsabilidad y funciones delegadas en la estructura organizativa. Los sistemas de control estn diseados para operar en determinadas circunstancias, claro est que para ello se tomaron en consideracin los riesgos y las limitaciones inherentes al control, sin embargo, las condiciones evolucionan debido tanto a factores externos como internos colocando con ello que los controles pierdan su eficiencia. Actividades de supervisin La supervisin constituye un proceso sistemtico y permanente de revisin de todas las actividades que desarrolla una entidad, sean stas de gestin, de operacin o de control, las mismas que se ejecutan en tiempo real. La supervisin se logra a travs del seguimiento continuo de las actividades rutinarias y evaluaciones puntuales. La supervisin busca asegurar que los controles operen como se requiere y sean modificados apropiadamente de acuerdo a los cambios. Asimismo, debe valorar s, en el cumplimiento de la misin de la entidad, se alcanzan los objetivos generales del control interno. Reporte de reas de oportunidad El proceso de comunicar las debilidades y oportunidades de mejoramiento de los sistemas de control, debe estar dirigido hacia quienes son los propietarios y responsables de operarlos, con el fin que implementen las acciones necesarias. Dependiendo de la importancia de las debilidades identificadas, la magnitud del riesgo existente y la probabilidad de ocurrencia, se determinar el nivel direccional al cual deban comunicarse las deficiencias.

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CAPTULO 2 CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIN FINANCIERA GUBERNAMENTAL

2.1 SISTEMAS DE APLICACIN La administracin financiera como sistema de apoyo de la administracin pblica, es definida como el sistema por medio del cual tiene lugar la planeacin, recaudacin, asignacin, financiamiento, custodia, registro e informacin, dando como resultado la gestin eficiente de los recursos financieros pblicos necesarios para la atencin de las necesidades sociales. Los componentes del sistema de administracin financiera gubernamental son: presupuesto, tesorera, deuda pblica, contabilidad, servicios personales, ingresos, adquisiciones, servicios generales y obra pblica Estos componentes incluyen controles internos y durante el ejercicio presupuestal tienen a su cargo la responsabilidad de proyectar, procesar e informar las operaciones referidas a la administracin de los recursos financieros pblicos. A continuacin se presentan los sistemas principales de aplicacin asociando sus operaciones con las cuentas contables de la informacin financiera:
Saldos de cuentas relacionados Ingresos Egresos Documentos por pagar Bancos e inversiones Gastos y productos financieros Egresos Cuentas por pagar Ingresos Gastos financieros - Bancos Ingresos Cuentas por cobrar Egresos relacionados con sueldos, salarios y nmina Pasivos/provisiones relacionados con nminas Egresos relacionados con adquisiciones generales Cuentas por pagar Gastos pagados por anticipado Activo fijo y servicios

Sistema Presupuesto

Tesorera

Deuda pblica

Ingresos

Servicios personales

Adquisiciones generales

servicios

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Obra pblica

Egresos relacionados con obra Cuentas por pagar Gastos pagados por anticipado Activo fijo

El control interno para la administracin financiera gubernamental se orienta a promover controles claves en las diferentes reas dentro de una ptica que posibilite la integracin de los controles internos y la informacin que procesan.

2.2 PRESUPUESTO 2.2.1 DEFINICIN El presupuesto es un plan de erogaciones monetarias, durante un lapso de tiempo determinado, generalmente un ao, en ste se determinan las actividades para establecer y alcanzar los objetivos de la entidad. Es un proceso de consolidacin de las acciones encaminadas a cuantificar monetariamente los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para cumplir con los programas establecidos en un determinado periodo; comprende las tareas de formulacin, discusin, aprobacin, ejecucin, control y evaluacin del presupuesto El presupuesto es formulado con datos basados en el criterio de las personas responsables de su formulacin. Por lo tanto su exactitud depende del cuidado que se ponga al efectuar las investigaciones necesarias al momento de su elaboracin. Los presupuestos de egresos deben atender los objetivos y prioridades de los planes y programas, atendiendo los principios de racionalidad, austeridad y disciplina del gasto pblico. Asimismo se debe verificar que exista un equilibrio entre los ingresos proyectados y los gastos que se pretenden erogar en ese periodo presupuestal. 2.2.2 PRESUPUESTO PROGRAMTICO A travs del establecimiento de metas por medio de programas o proyectos se encamina el curso de la entidad. El presupuesto programtico tiene una distribucin por rea o departamento tomando en cuenta las metas de cada una de estas unidades. Los montos del presupuesto se distribuyen de acuerdo a la programacin de las metas y en el mes en que se propone realizar las actividades para alcanzarlas. Se recomienda de forma enunciativa ms no limitativa que un presupuesto programtico cuente con la siguiente informacin: Programa Objetivo Meta

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Unidad responsable Unidad de medida Partida de gasto Nombre del proyecto Cronologa de la ejecucin de las actividades y metas. 2.2.3 CONTROL DEL PRESUPUESTO DE CADA ORGANISMO Se deben regular los aspectos claves del control interno, relacionado con el presupuesto. Consideran como marco de referencia, la legislacin en materia presupuestaria y las disposiciones emitidas. 2.2.4 CONTROLES PRESUPUESTARIA PARA LA PROGRAMACIN DE LA EJECUCIN

Las entidades pblicas establecen procedimientos de control interno, para la programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestales aprobadas. 1. La formulacin del presupuesto debe efectuarse en observancia de los principios de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal. 2. La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de los programas, actividades y proyectos que sern ejecutadas en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles. 3. En casos de restricciones en la atencin de recursos financieros, la programacin permite priorizar los gastos respecto a las metas a cumplir durante dicho perodo, manteniendo el debido control respecto de las obligaciones que quedan pendientes de pago. La adecuada utilizacin de la programacin de la ejecucin contribuye a la efectividad y eficiencia de las operaciones que es un objetivo del control interno. 4. La programacin mensual de compromisos, efectuada por las entidades ejecutoras del gasto en base a su asignacin, debe ser priorizada de acuerdo con las metas fijadas por la entidad. Los calendarios de compromisos deben ser formulados con la mayor precisin posible, evitando subsecuentes modificaciones. 5. La administracin deber implementar los procedimientos de control necesarios que permitan asegurar: a) Si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios son razonables. b) Si los gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente identificados para su cobertura. c) Si las asignaciones son correctas y no existe la posibilidad de desviaciones de gastos.
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2.2.5 CONTROL DE LA EVALUACIN DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO. Deben implementarse procedimientos de control interno, que aseguren la validez y confiabilidad de los datos incluidos en los informes de evaluacin presupuestal. 1. La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante, por cuanto determina sus resultados en base al anlisis y medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos. Comprende la determinacin del comportamiento de los ingresos y gastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas programadas, en base al presupuesto aprobado. 2. El propsito de la evaluacin de resultados, es proporcionar informacin a los niveles responsables de la autorizacin, financiamiento y ejecucin del programa, sobre su rendimiento en comparacin con lo planeado. 3. La evaluacin practicada sobre la ejecucin presupuestal debe identificar y precisar las desviaciones en el presupuesto, posibilitando su correccin oportuna mediante este mecanismo de retroalimentacin. 4. Corresponde a la administracin de la entidad pblica implementar los procedimientos de control que permitan conocer, s el proceso utilizado para la recoleccin de datos, al igual que los datos financieros y administrativos obtenidos para esa evaluacin, son razonables y apropiados en las circunstancias. Asimismo, la revisin de la validez y pertinencia de los criterios utilizados para evaluar el cumplimiento de las metas programadas y la idoneidad de los mtodos de medicin empleados, brinda elementos de juicio adicionales sobre la confiabilidad de tales evaluaciones.

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2.3 TESORERA 2.3.1 FLUJO DE EFECTIVO EN LA PROGRAMACIN FINANCIERA Cada entidad pblica debe elaborar el flujo de efectivo con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. 1. La programacin financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de recursos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo hacer compatible los requerimientos programticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin. 2. Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de financiamiento en el corto plazo, as como los posibles excedentes de caja. 3. El flujo de caja de la entidad debe tener una temporalidad similar al ejercicio presupuestal; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de acuerdo con las necesidades. 2.3.2 CONCILIACIONES BANCARIAS Los saldos contables de la cuenta bancos deben ser conciliados con los estados de cuenta bancarios. 1. Se denomina conciliacin bancaria al cotejo de los movimientos de bancos de la entidad, con los saldos de los estados de cuenta bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la administracin de la entidad han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad. 2. Los saldos de las cuentas bancarias, deben ser objeto de conciliacin con los estados de cuenta remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Asimismo, debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios segn tesorera, con los registros contables. 3. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, debe ser efectuado por una persona no vinculada con la recepcin de fondos, giro y custodia de cheques, depsito de fondos y/o, registro de operaciones. Corresponde a la administracin de la entidad designar al funcionario, responsable de la revisin de las conciliaciones bancarias efectuadas. 4. El rgano de control interno de la entidad, debe revisar peridicamente dentro del examen a tesorera o al rea financiera las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su realizacin en forma oportuna y correcta.
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5. En caso de detectarse alguna irregularidad se deben establecer las medidas correctivas y preventivas necesarias. 2.3.3 GARANTA PARA RESPONSABLES DEL MANEJO DE FONDOS O VALORES El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad. 1. La fianza es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente de una entidad, ante situaciones de prdida, incumplimiento, deterioro, mal manejo etc., de los recursos que se desea proteger. 2. La fianza al personal de administracin que maneja los fondos, est orientada a permitir que el personal responsable de la custodia y manejo de fondos y/o valores est respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores. 3. A falta de una garanta econmica de carcter personal, se puede determinar la conveniencia de contratar un seguro a favor de la entidad, que la respalde por los actos ilegales en que podran incurrir los empleados responsables del manejo o custodia de fondos o valores, as como por otros riesgos inherentes a estos activos. 2.3.4 CONTROL Y CUSTODIA DE FIANZAS Los anticipos u otras operaciones financieras por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a su entrega posterior, deben requerir a los proveedores la presentacin de una fianza emitida por una institucin afianzadora o aseguradora, no pudiendo efectuar la Administracin ningn pago sin el previo cumplimiento de este requisito. 1. Existen contratos que celebran las entidades pblicas cuyas condiciones generales estipulan la presentacin de una fianza otorgada por los contratistas, o proveedores para proseguir con su ejecucin. Algunos de stos son los contratos de obras, contratos por adquisicin de bienes, servicios profesionales etc. que prevn el pago de anticipos o adelantos, contra la presentacin de fianzas. Asimismo, existen transacciones por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a su entrega posterior, que convienen un adelanto de recursos que debe ser salvaguardado. 2. Es importante que la administracin de la entidad, se constituya en un elemento de control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes: La fianza debe ser emitida por una institucin afianzadora o aseguradora debidamente reconocida.

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La recepcin del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso debe verificarse si la fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de realizacin automtica. La custodia de las fianzas El control de vencimientos de las fianzas 3. La administracin de la entidad debe informar oportunamente a los directivos sobre los vencimientos de las fianzas, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el caso. 2.3.5 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL MANEJO DE CHEQUES, EFECTIVO Y TRANSFERENCIAS BANCARIAS. Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para la expedicin de cheques, custodia de fondos, valores, fianzas y otros, as como la seguridad fsica de fondos y otros valores bajo custodia. 1. El manejo de fondos a travs de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto de la utilizacin de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con su uso, pueden ser adulterados, extraviados, sustrados, etc. 2. Los mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, incluyen: Expedicin de cheques en orden consecutivo y cronolgico, evitando reservar cheques en blanco para operaciones futuras. Uso de sellos protectores que impidan la adulteracin de los montos consignados. Uso de muebles con cerraduras adecuadas para guardar los cheques en cartera y los talonarios de cheques no utilizados. Solo personal autorizado pueda tener acceso a dichos muebles. Uso de registros de cheques en cartera y cheques cancelados, que faciliten la prctica de arqueos y la revisin de las conciliaciones. Mecanismos de comunicacin rpida para el bloqueo de cuentas bancarias en casos de cheques extraviados. Uso del sello "CANCELADO" en los cheques emitidos que deben cancelarse. Utilizacin de la leyenda PARA ABONO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO, NO NEGOCIABLE, y contener vigencia para cobro entre otros. Es importante que se cuente con la poltica de firma de cheques a travs de firmas mancomunadas. Contar con un expediente actualizado que contenga las firmas autorizadas para emitir cheques. 3. La administracin de la entidad tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques, fianzas y valores negociables; por ello es conveniente que las instalaciones fsicas de las unidades de administracin estn aseguradas con llaves, muebles especiales, cajas fuertes, bvedas, etc. segn la necesidad de cada situacin.
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4. Los directivos en cada entidad deben establecer procedimientos que eviten el retiro de montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias de la entidad. Asimismo, es conveniente efectuar la recaudacin de ingresos, cobranzas, as como los pagos, a travs de instituciones del sistema financiero. 2.3.6 USO DE SELLOS RESTRICTIVOS PARA DOCUMENTOS PAGADOS POR TESORERA Los comprobantes que respaldan gastos deben llevar el sello restrictivo PAGADO con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilizacin. 1. Los comprobantes de pago del sector pblico, se emiten para cada operacin de gasto o salida de fondos y deben estar soportados con su documento fuente. Esta documentacin, para ser sustento debe cumplir los requisitos establecidos por el sistema de contabilidad y la normativa vigente. 2. El sello restrictivo permite inutilizar los comprobantes y documentos pagados, debiendo consignar adems el nmero del cheque girado, nmero de cuenta corriente y entidad bancaria y, la fecha del pago. 3. Una vez agotado el trmite del pago, los documentos de gasto debidamente soportados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma visible su condicin de documento pagado, procedindose luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilizacin del mismo documento para respaldo de cualquier otro gasto, indebidamente, o por error. 2.3.7 TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS ELECTRNICOS Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, debe estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad.

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1. La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades, agiliza la gestin financiera gubernamental evitando el giro de cheques por montos significativos. Sin embargo, si bien facilitan la administracin por la velocidad que imprimen a las transacciones, stos no generan documentacin inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspecto que limita la aplicacin de controles internos convencionales. 2. Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de contraseas (passwords), cuyo acceso debe ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie debe conocer la serie completa de passwords utilizados. 3. Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrnica de fondos deben ser verificadas y validadas por el signatario del password respectivo. 4. Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga reportes automticos, que debern constituir uno de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos. El uso del fax es otro medio que permite contar en lo inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de la operacin, cuyo respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos originales. 2.3.8 USO DEL FONDO REVOLVENTE La entidad que por razones de necesidad y eficiencia hayan establecido el uso del fondo revolvente o fondo fijo, deben implementar procedimientos para su manejo y control. 1. El fondo revolvente para pagos en efectivo es de monto variable y est destinado para atender los gastos urgentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de cheques especficos. El fondo revolvente es un monto renovable utilizado, generalmente, para gastos menores, tambin denominado caja chica o fondo fijo. Se recomienda que el responsable del fondo firme una carta responsiva 2. El uso de fondos revolventes en efectivo slo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerita la emisin de un cheque especfico, se justifica la autorizacin de un pago en efectivo destinado a estas operaciones. 3. Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes y aprobar polticas para su aplicacin, teniendo en cuenta los criterios siguientes: Justificacin y autorizacin correspondiente para su apertura. Indicacin del tipo de gastos a cubrir, el monto mximo de cada pago y los niveles de autorizacin que comprenda como mnimo, al responsable de la

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ejecucin del gasto y al responsable de la administracin financiera o quien haga sus veces para autorizar la entrega de fondos. Designacin para el manejo del fondo a una persona distinta a los responsables de giro de cheques y del registro de bancos. Designacin de la persona encargada de efectuar arqueos sorpresivos, as como verificar que la comprobacin atienda la normativa aplicable. Establecimiento de procedimientos y plazos de rendicin y reposicin del fondo. Elaboracin de reportes peridicos de rendicin de fondos, indicando los montos, funcin, programa, actividad o proyecto, que corresponda presupuestalmente.

4. Corresponde a la administracin de la entidad establecer los procedimientos para el manejo y control del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo. 2.3.9 DEPSITO OPORTUNO EN LAS CUENTAS BANCARIAS Los ingresos que por todo concepto perciban las entidades pblicas deben ser depositados en cuentas bancarias nominativas en forma inmediata e intacta. 1. Los servidores a cargo del manejo de fondos deben depositarlos ntegros e intactos en la cuenta bancaria establecida por la entidad, dentro de las veinticuatro horas siguientes a su recepcin. Tomando en cuenta los das inhbiles. 2. En caso de que los recursos a depositar sean considerables, evaluar la conveniencia de utilizar los servicios de empresas de seguridad en el traslado de valores. 3. Debe evitarse en lo posible recibir ingresos directamente en efectivo en las entidades pblicas, con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su uso. 4. Es recomendable implementar polticas y procedimientos relacionados con la recepcin de ingresos. Por ejemplo: indicar la concentracin mxima de recursos que se puede tener en caja, etc. 2.3.10 ARQUEOS DE FONDOS Y VALORES Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes, sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad. 1. Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia fsica, al igual que su concordancia con los saldos contables. 2. Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realiz en su presencia y que le fueron devueltos los documentos en su totalidad.

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3. Un arqueo conlleva la formulacin de un documento que evidencie la situacin objetiva encontrada durante el conteo, as como las expresiones de conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo. 4. Si durante el arqueo de fondos o valores se detecta cualquier situacin de carcter irregular, sta debe ser comunicada inmediatamente a la administracin de la entidad, para la adopcin de las medidas correctivas que el caso amerite. 2.3.11 REQUERIMIENTOS DE COMPROBANTES DE PAGO La administracin de la entidad antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones contradas con proveedores, debe exigir la presentacin de comprobantes de pago establecidos por ley. 1. El comprobante de pago es el documento que respalda la transferencia de un bien o la prestacin de un servicio. Dicho documento debe atender la legislacin vigente aplicable. 2. La verificacin interna de la documentacin respaldo de pagos, constituye un mecanismo de control que permite verificar el cumplimiento de la forma establecida por Ley para los comprobantes de pago que se entregan a entidades pblicas, como resultado de la transferencia de un bien y/o la prestacin de algn servicio. 3. Es recomendable conservar el comprobante de pago adjunto a la pliza donde se registro contablemente el movimiento.

2.4 DEUDA PBLICA 2.4.1 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA LA DEUDA PBLICA Las polticas generales son el conjunto de principios que se considera necesario tener en cuenta para la buena implementacin de una decisin. Esos principios son ocho: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) La orientacin hacia los propsitos deseados; Las prioridades ante recursos y tiempos escasos; La equidad intergeneracional; La estructura de la deuda sobre criterios de sostenibilidad; Un marco jurdico slido; Las mejores prcticas en la administracin; La transparencia en todas las operaciones; La fiscalizacin de todo el proceso.

Primer principio: La orientacin del crdito hacia los propsitos deseados. Este principio obliga a los tomadores de decisiones a argumentar, de manera responsable, por qu y para qu se requiere del crdito.
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Este principio establece dos tendencias: a) Cuando se tienen mrgenes de accin, de decisin y se puede planear el destino del crdito. b) Cuando la situacin es frgil, de riesgo o de crisis y el nico destino del crdito es salvar temporalmente la situacin. Un gobierno se ve precisado a obtener deuda para financiar las operaciones que no logr cubrir con los ingresos propios tributarios y no tributarios, y que son necesarias de realizar sin demora. Por ello se afirma que la virtud del crdito es traer un bien futuro al presente. El destino de los crditos tiene tres finalidades: 1. Los prstamos de inversin que financian mercancas, trabajos y servicios en ayuda de proyectos de desarrollo econmico y social en una amplia gama de sectores. 2. Los prstamos de desarrollo para la ejecucin de polticas pblicas. 3. Los prstamos para reformas estructurales, financieras y sociales, y para mejorar la administracin de recursos del sector pblico. Segundo principio: Las prioridades ante recursos y tiempos escasos. El segundo principio establece la obligacin de jerarquizar las necesidades pblicas y sociales que requieren del crdito; y conforme a ellas, actuar. Tomando en cuenta el monto y el tiempo que se requiere para lograr que el crdito sea utilizado eficientemente. Muchas veces los organismos internacionales, sobre todo el Banco Mundial, ofrecen a los pases crditos blandos para determinados objetivos que en s mismos son inobjetables, pero que no necesariamente son los que ayudaran a detonar el crculo virtuoso. Quin objetara un crdito para la construccin de vivienda para los sin techo? moralmente nadie. Pero en trminos de finanzas pblicas es posible que no sea lo conveniente. Un programa de empleo podra producir dos efectos: que los sin techo tengan liquidez y que puedan construir sus casas con sus propios recursos. En una argumentacin hacia el absurdo, un pas podra obtener muchos crditos de ayuda social, no resolver el problema de los marginados y aumentar, a niveles insostenibles, su dficit presupuestal. Por ello, este principio sienta la necesidad de que los que toman las decisiones establezcan las prioridades del financiamiento.

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Para la comprensin de este principio es conveniente reflexionar sobre cmo podemos clasificar a la deuda para que nos ayude a jerarquizar las prioridades de destino. La deuda se clasifica en cuanto a su destino en: 1.- Deuda lastre, pasiva y activa. La deuda se clasifica conforme a la generacin de flujos para su pago en: 2.- Deuda auto-liquidable o no auto-liquidable. 1.-La deuda lastre: Es la obligacin en la que incurre un gobierno cuando su gasto no slo no aumenta la capacidad productiva de la comunidad, sino por el contrario, provoca distorsiones en la cuenta pblica y resulta daina a la economa en su conjunto. 2.- La deuda pasiva: Es la que el gobierno contrata para proporcionar ciertos servicios tiles, pero que no produce por s misma ingresos ni aumenta directamente la eficacia y productividad del trabajo o del capital. 3.- La deuda activa: Es la que contrata el estado y que se destina de manera directa o indirecta a incrementar la capacidad productiva de la comunidad. 4.- La deuda autoliquidable: Es aquella que fue invertida en empresas que producen un ingreso monetario, que incluye una utilidad o remanente, que puede ser aplicado al pago del emprstito. 5.- La deuda no-auto-liquidable: Es la que se ejerce en obras y servicios que no proporcionan ingresos monetarios. Desde este punto de vista, es necesario que los efectos de la deuda sean los deseados de acuerdo con las prioridades establecidas. Tercer principio: Equidad intergeneracional Al optar por el endeudamiento para financiar una poltica o una obra pblica, debe tomarse en cuenta que el bienestar presente no afecte el crecimiento econmico y el bienestar social de las generaciones futuras. En trminos de una equidad intergeneracional, el gasto corriente del gobierno debera financiarse va impuestos o va ahorros, mientras que el de inversin podra financiarse con deuda para ser pagada sin dificultad con los frutos de esas inversiones. Si se efectuaron de manera correcta las estimaciones sobre el costo financiero, las condiciones en las que se desenvolver la economa interna y el entorno, no debe haber problema para acudir al endeudamiento en aras de financiar el desarrollo. Cuarto principio: Estructura de la deuda sobre principios de sostenibilidad

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La poltica general de deuda debe asegurar que las necesidades de financiamiento del gobierno y el cumplimiento de sus obligaciones de pago se satisfacen, en el corto, mediano y largo plazo, al ms bajo costo posible en forma compatible con el nivel prudente de riesgo. La evaluacin de la estructura de la deuda consiste en un ejercicio en el que se debern combinar sus distintas variables: monedas, tasas de inters, plazos, instrumentos y entidades gubernamentales contratantes. En general, los indicadores que se han de considerar para evaluar los problemas a los que se puede enfrentar un gobierno, por la manera como tiene estructurada su deuda, son los siguientes: Perfil de vencimientos de la deuda. Diversificacin de los instrumentos de deuda. Relacin entre la deuda de mercado (bonos) y la deuda contratada (crditos bancarios). Verificacin de las prcticas de administracin de deuda, para comprobar que incluyen un sistema de objetivos, como base para medir el desempeo del portafolio de la deuda.

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Quinto principio: Un marco jurdico slido El marco legal debe establecer claramente la competencia para contraer deudas, emitir nuevos instrumentos, invertir los recursos, otorgar garantas y, en general, realizar cualquier tipo de transacciones que se requieran a este respecto. El marco jurdico deber contener: La definicin expresa de los objetivos y destino de la deuda. Las entidades autorizadas para aprobar y contratar prstamos. Los casos y condiciones en las que el gobierno otorga su aval o garanta. El poder responsable de la formulacin de polticas y estrategias en materia de deuda. Las obligaciones respecto a la publicacin de informes sobre el estado de la deuda y, en general, sobre el acceso de la sociedad a la informacin. Las facultades y responsabilidades de la entidad de fiscalizacin. Sexto principio: Las mejores prcticas de administracin Este principio establece que las mejores prcticas deben asegurar el honrar los compromisos adquiridos; proporcionar la informacin de calidad para la toma de decisiones y asegurar el alcance de los objetivos deseados en la contratacin de deuda pblica. Sptimo principio: La transparencia en todas las operaciones Se define a la transparencia como el cumplimiento de las garantas de revelacin con la suficiencia que esperan los ciudadanos de sus gobiernos, al contratar y administrar deuda pblica. No hay pasivos ocultos ni zonas opacas en la contratacin y administracin de la deuda. La transparencia establece tres premisas: Contribuye a crear un entorno econmico predecible. Promueve las mejores prcticas de gobierno. Fomenta la responsabilidad y la democracia. Octavo principio: La fiscalizacin de todo el proceso La contratacin y administracin de la deuda debe estar sujeta a una evaluacin externa e independiente de quien contrata y administra. Las buenas prcticas deben incluir la realizacin de auditoras independientes OFS, despachos externos-, cuyos informes sean entregados al Poder Legislativo y a la sociedad en general. El objetivo de la fiscalizacin ser promover la responsabilidad en la contratacin y administracin de la deuda. Como complemento deben existir mecanismos que

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permitan asegurar que se adopten medidas correctivas ante comprobaciones adversas de los informes de auditora. El control externo e independiente, junto con la transparencia, constituyen una garanta de confianza ciudadana.

2.4.2 CONTABILIDAD DE LA DEUDA PBLICA Debe implementarse un adecuado sistema de contabilidad de la deuda pblica que permita el registro de las operaciones de endeudamiento, asegurando la preparacin de informacin financiera detallada, confiable y oportuna. 1. Un sistema de contabilidad adecuado, constituye un elemento necesario para contar con informacin vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las operaciones de endeudamiento pblico debe tener un diseo apropiado a las caractersticas y necesidades de estas operaciones, as como permitir el registro actualizado de la deuda, asegurando que informacin pueda incluirse en la base de datos financiera del sistema de contabilidad gubernamental. 2. El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica, debe brindar la posibilidad de registrar informacin de prstamos relacionndolos con los proyectos financiados por ellos; actualizar desembolsos en forma automtica; identificar atrasos en el pago del servicio de la deuda; calcular las tablas de amortizacin; y, preparar reportes. La contabilidad del endeudamiento mediante sistemas computarizados, debe producir reportes sobre el estado de la deuda pblica detallando: amortizacin, intereses, comisiones, moras, etc. para ser conciliados con el presupuesto. 3. Los estados financieros de la deuda deben reflejar la deuda, identificando conceptos y categoras como: emisin de bonos, certificados u otros ttulos-valor, contratos de prstamo, deuda privada avalada por el Estado, convenios, renegociacin y otros. 4. Corresponde a la administracin de la entidad, impulsar la implementacin de un sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de sus recursos disponibles, as como la adopcin de polticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte tcnico, mantenimiento y seguridad del sistema.

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2.4.3 CONTROL DEL MANEJO DE LA DEUDA PBLICA La administracin de la entidad debe establecer registros detallados que permitan organizar y clasificar la documentacin correspondiente, as como los procedimientos para asegurar un adecuado control de las operaciones de endeudamiento.

2.5 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL La contabilidad gubernamental tiene como misin producir informacin financiera sistematizada, ntegra, exacta y confiable. Los estados financieros que produce la contabilidad son definitivos, permanentes y verificables, toda vez que se procesan bajo criterios tcnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables, lo que brinda garanta a los usuarios de sus reportes. La toma de decisiones debe estar basada en la informacin financiera preparada por el rea de contabilidad de la entidad pblica. 2.5.1 APLICACIN DE LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL La contabilidad gubernamental debe utilizar principios y normas de contabilidad gubernamental, para el registro de las operaciones y la preparacin de informacin financiera. Los principios de contabilidad gubernamental, normas y procedimientos adoptados constituyen la base contable para la preparacin y presentacin de estados financieros y cualquier otra informacin financiera para la toma de decisiones. Las Normas Informacin Financiera NIFs-, emitidas por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, son aplicables, en tanto no generen conflicto con los principios de contabilidad gubernamental. 2.5.2 ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE Cada entidad debe organizar e implementar un sistema contable, que le permita proporcionar con oportunidad informacin financiera para la toma de decisiones. Los sistemas de contabilidad debern disearse y operarse en forma tal que faciliten la fiscalizacin de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos y avances de la ejecucin de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del gasto pblico estatal o municipal, segn corresponda. 1. El sistema contable de cada entidad se sustenta en los postulados de las NIFs y comprende, entre otros, el plan contable gubernamental, procedimientos contables, libros, registros y archivos de las operaciones. 2. Cada entidad es responsable de establecer y mantener su sistema contable dentro de los parmetros sealados por la normativa aplicable, el cual debe disearse para
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satisfacer las necesidades de informacin financiera de los distintos niveles de la administracin de la entidad, as como para proporcionar, en forma oportuna estados financieros e informacin financiera que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones. 3. Una organizacin adecuada del procesamiento contable, proporciona seguridad razonable sobre la validez de la informacin que produce. La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento del control interno, orientado a que: Las operaciones se efecten de acuerdo con las autorizaciones establecidas en la entidad. Las operaciones se contabilicen oportunamente por el importe correcto en las cuentas apropiadas, y en el perodo correspondiente. Se mantenga el control de los activos para su correspondiente registro y salvaguarda. La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y practicas contables establecidas y declaradas por la entidad Se elaboren los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciales.

2.5.3 CONCILIACIN DE SALDOS Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propsito de asegurar la concordancia de la informacin financiera preparada por el rea contable, con la situacin real. 1. Se define la conciliacin como el procedimiento de cotejo de informacin que se realiza entre dos fuentes distintas, con el objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, en uno u otro lado. 2. Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre los datos de dos fuentes diferentes internas, o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la informacin financiera registrada; permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando son necesarios. 3. Debe ser objeto de conciliacin por parte de los rganos responsables de la contabilidad: Los saldos de cuentas que representen disponibilidad de fondos (caja y bancos) contra los arqueos efectuados y los estados bancarios. Los saldos de cuentas colectivas que representen obligaciones de la entidad (cuentas por cobrar o cuentas por pagar), contra registros analticos respectivos. Los saldos individuales pueden adems re-confirmarse con los acreedores o deudores, segn corresponda.

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Los saldos de cuentas que representen existencia de bienes de consumo (almacenes, existencias, etc.) o bienes patrimoniales (activos fijos en general), contra los inventarios fsicos. 2.5.4 INTEGRACIN CONTABLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS La contabilidad gubernamental debe constituir el elemento integrador de todo proceso que tenga incidencia financiera. Constituye la base de datos de un sistema de informacin financiera. 1. La contabilidad debe constituir una base de datos financiera actualizada y confiable para mltiples usuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin financiera vlida y confiable para la toma de decisiones y responsabilidad, de los funcionarios que administran fondos pblicos. 2. La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque recibe las entradas de las transacciones de presupuesto, tesorera, deuda pblica y otras reas, los clasifica, sistematiza y ordena, para luego producir informacin actualizada y confiable (salidas), para el uso interno por la direccin; as como para otros niveles de usuarios como, auditoria interna o externa, titular de la entidad, otras entidades, organismos oficiales, etc. 3. En cada unidad de contabilidad se debe reflejar la integracin contable de sus operaciones presupuestales, operaciones sobre el movimiento de fondos, bienes y otros. 2.5.5 DOCUMENTACIN RESPALDO DE LAS OPERACIONES Las entidades pblicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos, cuenten con la documentacin que los respalde, para su verificacin posterior. 1. Una entidad pblica debe disponer de evidencia documental de sus operaciones. Esta documentacin debe estar disponible para su verificacin por parte del personal autorizado de los rganos de control internos o externos. 2. La documentacin sobre operaciones y contratos y otros actos importantes debe ser integra y exacta, as como permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o despus de su realizacin por los rganos de control internos o externos. 3. Corresponde al rgano de administracin financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la documentacin sustento, durante el perodo de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes. 4. Algunos criterios para velar que la documentacin soporte est completa son los siguientes:
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La documentacin soporte es completa cuando cuente con todos los elementos necesarios para respaldar las transacciones. Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados y reflejan la naturaleza de las operaciones y corresponde a montos exactos. Los documentos originales que respaldan transacciones deben estar registrados y archivados en forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados. Cumplir con la legislacin y normativa vigente aplicable. 5. La documentacin soporte de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, debe estar a disposicin, para acciones de verificacin o auditoria, as como para informacin de otros usuarios autorizados o en ejercicio de sus derechos. 2.5.6 OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO Y PRESENTACIN DE LA INFORMACIN FINANCIERA Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decisin pertinentes. Las operaciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la informacin contine siendo relevante y til para los directivos de la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro inmediato de la informacin es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin. Este criterio es vlido para todo el ciclo de vida de una operacin y comprende: inicio y autorizacin, los aspectos de la operacin mientras se ejecuta y, anotacin final en los registros contables pertinentes. La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que los directivos de la entidad dispongan de informacin confiable. Una clasificacin apropiada implica organizar y procesar la informacin, a partir de la cual son elaborados los reportes y los estados financieros de la entidad. La informacin financiera que formulan las entidades obligadas a llevar contabilidad gubernamental, debe ser presentada oportunamente en los plazos sealados por la autoridad competente. Su cumplimiento es responsabilidad de los funcionarios comprometidos con la funcin financiera. El incumplimiento en la presentacin de informacin financiera o el retraso en el cumplimiento del plazo de presentacin compromete la responsabilidad del titular de la entidad pblica.

2.6 ADQUISICIONES, SERVICIOS GENERALES Y MATERIALES Y SUMINISTROS. 2.6.1 LOS OBJETIVOS ESPECFICOS EN LAS ADQUISICIONES.

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1. Promover la eficiencia y eficacia en los procesos de adquisiciones llevados a cabo. 2. Promover los mecanismos que permitan transparentar los procesos de adquisiciones. 3. Proporcionar un documento que sirva como referencia para llevar a cabo los procesos de adquisiciones. 4. Llevar a cabo una prctica organizada, sistemtica y con apego a la normativa de los procesos de adquisiciones. Las adquisiciones como actividad de apoyo a la gestin institucional de la entidad, debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que requiere la entidad. Su actividad se orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados por la entidad. La verificacin peridica de bienes, con el objeto de establecer si son utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro o dispendio, constituyen prcticas que salvaguardan apropiadamente los recursos de la entidad y fortalecen los controles internos de esta rea. 2.6.2 CRITERIOS DE ECONOMA, AUSTERIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTAL En toda transaccin de bienes o servicios, as como en las dems actividades de gestin, deber tenerse presente, el criterio de economa. En su sentido ms amplio economa en la gestin de una entidad pblica, significa, administracin recta y prudente de los recursos pblicos. Es decir, orden en el gasto presupuestal, ahorro de trabajo, dinero, buena distribucin de tiempo y otros asuntos. La adquisicin econmica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo, las actividades en una entidad deben efectuarse asegurando los costos operativos mnimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados. Corresponde a la administracin, impartir las polticas necesarias, que permitan al personal encargado de los procesos de adquisicin de bienes y prestacin de servicios adoptar la aplicacin del criterio de economa en sus actividades. 2.6.3 PLANEACIN, ADQUISICIONES. PROGRAMACIN Y PRESUPUESTACIN DE LAS

Las entidades, deben planear, programar y presupuestar las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles as como la contratacin de servicios, de acuerdo con lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del Sector Pblico en el Estado de Guanajuato y su reglamento.

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En la planeacin de las adquisiciones, arrendamientos y contratacin de servicios que realicen se atender a: a) Los objetivos, prioridades, polticas y previsiones establecidos en los proyectos, planes y programas del gobierno estatal y municipal; b) Los objetivos, metas, previsiones y recursos establecidos en el presupuesto anual. Las entidades de acuerdo con lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del Sector Pblico en el Estado de Guanajuato; realizarn la planeacin de sus adquisiciones, arrendamientos y contratacin de servicios formulando sus programas anuales y los que abarquen ms de un ejercicio presupuestal, considerando: a) Los objetivos y metas a corto y mediano plazo; b) La disponibilidad de los bienes en cuanto a cantidad, calidad, avances tcnicos y plazos estimados de suministro as como los servicios que satisfagan sus requerimientos; c) La calendarizacin fsica y financiera de los recursos necesarios, y d) Las dems previsiones que deban considerarse para la adecuada planeacin y operacin de los programas correspondientes. Los departamentos o reas estn obligados a remitir a la tesorera, rea administrativa o al departamento de adquisiciones, segn sea el caso, la informacin correspondiente en los trminos y plazos que se fijen. Para que se puedan prever los recursos correspondientes y elaborar los presupuestos y programas de adquisiciones, arrendamientos y servicios. El presupuesto destinado a adquisiciones, arrendamientos y contratacin de servicios, se sujetar a lo previsto en el Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal correspondiente. Slo en casos excepcionales y debidamente justificados, conforme a la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, se podrn llevar a cabo adquisiciones, arrendamientos y contratacin de servicios que comprometan recursos de ejercicios presupuestarios posteriores.

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2.6.4 FLUJOGRAMAS DE OPERACIN ADQUISICIN DE BIENES Y/O SERVICIOS. Compra Directa


Inicio

DE

LOS

PROCESOS

PARA

LA

El rea solicitante de acuerdo a sus necesidades y basado en la planeacin y programacin del ejercicio, genera y enva al rea administrativa la requisicin debidamente firmada por personal facultado y estampando el sello oficial del rea, debiendo contener la descripcin del bien, su valor aproximado y partida presupuestal a la cual se aplicar el importe de la adquisicin a efecto de que sta verifique si el rea solicitante, en su presupuesto asignado autorizado, tiene saldo disponible para efectuar la compra La persona encargada del departamento de adquisiciones recibe la requisicin enviada por el rea solicitante, verifica si est en su presupuesto asignado autorizado y tiene saldo disponible para efectuar la compra. En caso de que si tenga saldo disponible lo firma de autorizado. En caso de que no tenga saldo disponible se devuelve

El proveedor y/o prestador de servicios procede a surtir los bienes y/o servicios, los entrega al departamento de compras conjuntamente con la factura. Se elabora el pedido y se notifica al rea solicitante para que se d por enterada de que fue ejecutada su compra Se elige el proveedor Se analiza la requisicin y se cotiza para optar por la mejor opcin en calidad y precio.

El departamento de compras recibe los bienes y/o servicios, la factura y la orden de pedido y coteja que los bienes correspondan a los solicitados y los descritos en la factura. En caso que sean los bienes solicitados, revisa la factura y verifica que contenga los requisitos establecidos por la tesorera, de conformidad con lo que establece el artculo 58 de la LPECRP. En caso afirmativo, firma de recibido la factura, estampa el sello oficial de la dependencia, elabora la orden de pago y todos los documentos los regresa al proveedor y/o prestados de servicios para que tramite el cobre en el rea de tesorera. El rea de adquisiciones integra un expediente de la compra. Cuando proceda se llevar a cabo el alta y registro del bien en el inventario as como el resguardo respectivo. Art. 255 El rea administrativa efecta el pago. Se reciben los documentos, estampando la fecha de recepcin. LHMEG. El proveedor y/o prestador de servicios recibe toda la documentacin y acude al rea administrativa para tramitar el cobro. Se entrega el bien al rea que lo solicit.

Fin

LPECRP LHMEG

Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato.

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Compra directa con cotizacin de tres proveedores


Inicio

El rea solicitante de acuerdo a sus necesidades y basado en la planeacin y programacin del ejercicio, genera y enva al rea administrativa la requisicin debidamente firmada por personal facultado y estampando el sello oficial del rea, debiendo contener la descripcin del bien, su valor aproximado y partida presupuestal a la cual se aplicar el importe de la adquisicin a efecto de que sta verifique si el rea solicitante, en su presupuesto asignado autorizado, tiene saldo disponible para efectuar la compra

La persona encargada del departamento de adquisiciones recibe la requisicin enviada por el rea solicitante, verifica si est en su presupuesto asignado autorizado y tiene saldo disponible para efectuar la compra. En caso de que si tenga saldo disponible lo firma de autorizado. En caso de que no tenga saldo disponible se devuelve

Se elabora el pedido y se notifica al rea solicitante para que se d por enterada de que fue ejecutada su compra

El acta del Comit en la cual quedo asentado el proveedor que se eligi, se turna al departamento de adquisiciones. El Comit elige el proveedor Se analiza la requisicin y se cotiza para optar por la mejor opcin en calidad y precio.

El proveedor y/o prestador de servicios procede a surtir los bienes y/o servicios, los entrega al departamento de compras conjuntamente con la factura.

Se elabora el cuadro comparativo y se turna al Comit de Adquisiciones.

El departamento de compras recibe los bienes y/o servicios, la factura y la orden de pedido y coteja que los bienes correspondan a los solicitados y los descritos en la factura. En caso que sean los bienes solicitados, revisa la factura y verifica que contenga los requisitos establecidos por la tesorera, de conformidad con lo que establece el artculo 58 de la LPECRP. En caso afirmativo, firma de recibido la factura, estampa el sello oficial de la dependencia, elabora la orden de pago y todos los documentos los regresa al proveedor y/o prestados de servicios para que tramite el cobre en el rea administrativa. El rea de adquisiciones integra un expediente de la compra. Cuando proceda se llevar a cabo el alta y registro del bien en el inventario as como el resguardo respectivo. Art. 255 LHMEG. El rea administrativa efecta el pago. Se reciben los documentos, estampando la fecha de recepcin. El proveedor y/o prestador de servicios recibe toda la documentacin y acude al rea administrativa para tramitar el cobro. Se entrega el bien al rea que lo solicit.

Fin

LPECRP LHMEG

Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato.

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Adquisicin por licitacin restringida

Inicio

El rea solicitante de acuerdo a sus necesidades y basado en la planeacin y programacin del ejercicio, genera y enva al rea administrativa la requisicin debidamente firmada por personal facultado y estampando el sello oficial del rea, debiendo contener la descripcin del bien, su valor aproximado y partida presupuestal a la cual se aplicar el importe de la adquisicin a efecto de que sta verifique si el rea solicitante, en su presupuesto asignado autorizado, tiene saldo disponible para efectuar la compra

La persona encargada del departamento de adquisiciones recibe la requisicin enviada por el rea solicitante, verifica si est en su presupuesto asignado autorizado y tiene saldo disponible para efectuar la compra. En caso de que si tenga saldo disponible lo firma de autorizado. En caso de que no tenga saldo disponible se devuelve

Se elaboran las solicitudes de cotizacin, seleccionando cuando menos a tres personas inscritas en el padrn de proveedores, en dichas peticiones se enlista y describe el bien o los diferentes bienes que se van a adquirir, as como las condiciones generales, en su caso, de garantas y de entrega.

Se elaboran las invitaciones, donde se enlistan las diversas condiciones bajo las cuales se va a ejecutar la compra especificando la fecha y lugar donde se recibirn las ofertas, horario y lugar donde se realizar la apertura y fecha de fallo.

Se envan las invitaciones y las solicitudes de cotizacin a los proveedores invitados va fax o entregndosela en forma personal. Si no se cuenta con el mnimo de Se reciben las propuestas en sobre cerrado. proveedores, se cancela el acto.

Si se cuenta como mnimo con tres ofertas en sobres cerrados se realiza la apertura de ofertas con o sin la presencia de los licitantes.

El Comit lleva a cabo el anlisis de las ofertas presentadas, elabora el cuadro comparativo y emite el fallo de adjudicacin en el plazo que establece la convocatoria, comunicando a los licitantes el mismo. Contina

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Se elabora el pedido y se notifica al rea solicitante para que se d por enterada que fue ejecutada su compra.

El proveedor y/o prestador de servicios procede a surtir los bienes y/o servicios, los entrega al departamento de adquisiciones conjuntamente con la factura.

El departamento de compras recibe los bienes y/o servicios, la factura y la orden de pedido y coteja que los bienes correspondan a los solicitados y los descritos en la factura. En caso que sean los bienes solicitados, revisa la factura y verifica que contenga los requisitos establecidos por la tesorera, de conformidad con lo que establece el artculo 58 de la LPECRP. En caso afirmativo, firma de recibido la factura, estampa el sello oficial de la dependencia, elabora la orden de pago y todos los documentos los regresa al proveedor y/o prestados de servicios para que tramite el cobre en el rea administrativa.

Se entrega el bien al rea que lo solicit.

El rea de adquisiciones integra un expediente de la compra. Se lleva a cabo el alta y

El proveedor y/o prestador de servicios recibe toda la documentacin y acude al rea administrativa para tramitar el cobro.

registro del bien en el inventario as como el resguardo respectivo. Art. 255 LHMEG.

Se reciben los documentos, estampando la fecha de recepcin.

El rea administrativa efecta el pago.

Fin

Termina

LPECRP LHMEG

Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato.

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Adquisicin por licitacin pblica.


Inicio

El rea solicitante de acuerdo a sus necesidades y basado en la planeacin y programacin del ejercicio, genera y enva al rea administrativa la requisicin debidamente firmada por personal facultado y estampando el sello oficial del rea, debiendo contener la descripcin del bien, su valor aproximado y partida presupuestal a la cual se aplicar el importe de la adquisicin a efecto de que sta verifique si el rea solicitante, en su presupuesto asignado autorizado, tiene saldo disponible para efectuar la compra

La persona encargada del departamento de adquisiciones recibe la requisicin enviada por el rea solicitante, verifica si est en su presupuesto asignado autorizado y tiene saldo disponible para efectuar la compra. En caso de que si tenga saldo disponible lo firma de autorizado. En caso de que no tenga saldo disponible se devuelve

Se hace una consolidacin de todas las solicitudes de los materiales afines para definir el o los anexos a concursar.

Se elaboran las bases y se asignan las fechas para llevar a cabo la licitacin.

Se convoca al Comit a travs de una orden del da para presentar las bases y anexos para su anlisis y su autorizacin.

Una vez decidido que el tipo de compra es por licitacin pblica, se elabora la convocatoria y se somete a autorizacin del rgano del gobierno.

Una vez aprobadas las bases de la convocatoria, el Comit ser el responsable de la difusin y publicacin de las mismas.

Venta de la bases.

Se hace una recepcin de preguntas por escrito en los trminos de bases, las cuales muestran las dudas que los proveedores tienen al respecto de las bases.

Se hace una junta de aclaracin para dar lectura a las preguntas enviadas por los proveedores y respuestas respectivas, debiendo formar parte integral del acta que se levante para tal efecto. Continua

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Se hace una recepcin y apertura de las propuestas tcnicas y de las propuestas econmicas. El Comit levanta un acta circunstanciada de dicho acto en la que se har constar las ofertas aceptadas y sus importes y las ofertas desechadas y su causa.

Se analizan las propuestas para ver si corresponden con las caractersticas y condiciones solicitadas en las bases.

Se elabora por parte del rea solicitante una tabla comparativa relativa a los aspectos tcnicos y por el rea de adquisiciones una tabla comparativa de precios. El Comit formula el fallo de adjudicacin.

Se da a conocer el fallo a cada uno de los licitantes. El departamento de compras recibe los bienes y/o servicios, la factura y la orden de pedido y coteja que los bienes correspondan a los solicitados y los descritos en la factura. En caso que sean los bienes solicitados, revisa la factura y verifica que contenga los requisitos establecidos por la tesorera, de conformidad con lo que establece el artculo 58 de la LPECRP. En caso afirmativo, firma de recibido la factura, estampa el sello oficial de la dependencia, elabora la orden de pago y todos los documentos los regresa al proveedor y/o prestados de servicios para que tramite el cobre en el rea administrativa. Se podr prorrogar la entrega de los bienes por causa justificada siempre y cuando nos e exceda de una tercera parte del tiempo inicialmente convenido. Se elabora el contrato.

En caso de moratoria en la Se entrega el bien al rea que lo solicit. El rea de adquisiciones integra un expediente de la compra. entrega de los bienes, el rea de pagos realizar el clculo de la sancin procedente.

El proveedor y/o prestador de servicios recibe toda la documentacin y acude al rea administrativa para tramitar el cobro. Se lleva a cabo el alta y Se reciben los documentos, estampando la fecha de recepcin. registro del bien en el inventario as como el resguardo respectivo. Art. 255 LHMEG. El rea administrativa efecta el pago.

Fin Termina
LPECRP LHMEG Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato.

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2.6.5 ALMACN E INVENTARIOS Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar fsicamente a travs del almacn, antes de ser utilizados, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita o en el caso de que por las caractersticas de lo adquirido no sea fsicamente posible su ingreso es recomendable que un representante del rea administrativa o almacn para hacer su resguardo correspondiente, asignar el nmero de identificacin y actualizar inventarios . Ello permitir un control efectivo de los bienes adquiridos. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben estar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio fsico necesario, que permita el arreglo y disposicin conveniente de los bienes, as como el control e identificacin de los mismos. Las personas a cargo del almacn tienen la responsabilidad de acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas), as como los que salen. La administracin establecer un sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados. Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimiento de stos, por unidades de iguales caractersticas. Slo las personas que laboran en el almacn deben tener acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes segn requerimiento. 2.6.6 TOMA DE INVENTARIOS FSICOS Cada entidad debe practicar por lo menos anualmente inventarios fsicos de los activos fijos o segn las necesidades de la entidad, con el objeto de verificar su existencia fsica y estado de conservacin. La toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar fsicamente los bienes con que cuenta cada entidad, a una fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real. La toma de inventarios permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del caso. Este procedimiento debe cumplirse por lo menos, una vez al ao o dependiendo de las necesidades de la entidad. Para efectuar una adecuada toma fsica de inventarios, es necesario que la administracin de la entidad, emita previamente por escrito, procedimientos claros y sencillos, de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal que participa en este proceso.
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El personal que interviene en la toma de inventarios fsicos, debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo para efectos de identificacin. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliacin con la informacin contable, deben investigarse, y luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorizacin del funcionario responsable. La administracin de la entidad debe aprobar los procedimientos que permitan a los responsables del manejo de los bienes, emitir reportes respecto al estado de uso y conservacin de stos, lo que fortalecer el control interno y mejorar la eficiencia en su utilizacin. Esta debe mostrar en todo momento una actitud responsable y positiva, respecto al control de los bienes con que cuenta la entidad, mediante la prctica de inventarios parciales. Cuando la entidad contrate los servicios de una firma privada para llevar a cabo la toma de inventarios fsicos, el producto final presentado as como la base de datos debe tener la conformidad del rea contable, en forma previa a la cancelacin de dicho servicio. Esto tambin es aplicable para la realizacin de los inventarios fsicos de almacn, se aplicarn los mismos criterios antes establecidos, no debiendo intervenir en dicho acto el personal encargado de la custodia de los bienes. 2.6.7 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja oportunamente. La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar todos aquellos bienes, que han perdido la posibilidad de ser utilizados en la entidad, por haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como las siguientes: Obsolescencia: Inoperancia de los bienes, producidos por los cambios y avances tecnolgicos. Dao: Desgaste o afectacin de los bienes. Deterioro: Debido al uso continuo de los mismos. Prdida: Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles, y/o circunstancias fortuitas. Destruccin: Afectacin de los bienes de los bienes por causas ajenas al manejo institucional, (inclemencias del tiempo, actos de violencia, etc.) Excedentes: Bienes operativos que no se utilizan y se presume que permanecern en la misma situacin por tiempo indeterminado. Mantenimiento y/o reparacin onerosa: Cuando el costo de mantenimiento y/o reparacin de un bien es significativo, en relacin a su valor.

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Reembolso y /o reposicin: Opera para los bienes asegurados cuando los documentos contractuales correspondientes as lo determinan. Cualquier otra causa justificable deber sustentarse. Las causas antes sealadas, y otras que priven a la entidad del uso de los bienes, requieren una respuesta oportuna de la administracin, la misma que, previa calificacin y justificacin documentada e investigacin de ser el caso, debe proceder a dar de baja a tales bienes, conforme a las disposiciones por la administracin de la entidad y su rgano de control interno emitidas de conformidad con las normas legales vigentes. Corresponde a la entidad establecer los procedimientos administrativos para el tratamiento de la baja de bienes por las razones mencionadas anteriormente, de conformidad con las normas legales vigentes. Igualmente, tales procedimientos deben regular las acciones que deben adoptar las entidades para los casos de transferencia, subasta, incineracin y/o destruccin o donacin de su patrimonio mobiliario. 2.6.8 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO La administracin de la entidad debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su perodo de vida til. El mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de acciones que adopta la administracin de la entidad en forma preventiva, para garantizar el funcionamiento normal, y/o prolongar la vida til de los mismos. Debe disearse y ejecutarse programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar la gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, as como se cumplan sus objetivos. La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, debe estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable que solicita el servicio. La administracin, antes de proceder a la contratacin de empresas que presten servicios de mantenimiento, debe evaluar su experiencia en esta rama, cumplimiento oportuno, calidad del servicio, as como verificar que se encuentre formalizada su situacin jurdica. 2.6.9 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE BIENES Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservacin, y custodia, de ser el caso.
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Acceso: Es la facultad que tienen las personas autorizadas para poder utilizar los bienes de una entidad y/o ingresar a sus instalaciones. Uso: Es la accin de utilizacin permanente de un bien, asignado a una persona. Custodia: Es la responsabilidad que asume una persona por el cuidado fsico de un bien. Los servidores que laboran en una entidad deben ser los nicos autorizados para utilizar los bienes asignados, quienes estn en la obligacin de utilizarlos correctamente, y velar por su conservacin. Es necesario establecer por escrito, la responsabilidad de custodia de los bienes de activo fijo, a las personas que exclusivamente los utilizan, a fin de que sean protegidos del uso indebido, o acceso de personas ajenas a la entidad. Es recomendable que en este mismo escrito se establezcan las acciones a seguir en estas circunstancias. En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad de la administracin de la entidad, definir los aspectos relativos a su custodia y verificacin, de manera que stos sean utilizados correctamente, y para los fines de la entidad. Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los bienes, deben ser reportados a la administracin de la entidad, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, a efecto de que adopten las acciones correctivas del caso.

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2.6.10 CONTROL SOBRE VEHCULOS OFICIALES Es necesario que la administracin de la entidad cuente con un expediente de cada vehculo que contenga copia de la factura, pliza de seguro, copia de la tarjeta de circulacin, copia de las licencias de conductor vigentes. Debe procurarse que los vehculos de propiedad de la entidad, sean utilizados exclusivamente en actividades oficiales. Los vehculos constituyen un activo fijo de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una entidad. Su cuidado y conservacin debe ser una preocupacin constante de la administracin, siendo necesario que se establezcan los controles que garanticen el buen uso de tales unidades. Pueden establecerse lineamientos para el uso y control de los vehculos oficiales. La utilizacin de los vehculos por necesidades del servicio, en das no laborables, requiere la autorizacin expresa del nivel superior. Esto tiene el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde. Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos tienen la obligacin del cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas tales unidades, en los ambientes dispuestos por las propias entidades. 2.6.11 PROTECCIN DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir las causas que pueden ocasionar daos o prdidas de bienes pblicos. Los bienes de activo fijo, por su naturaleza, pueden ser afectados en cualquier circunstancia, exponiendo a la entidad a situaciones que puedan comprometer su estabilidad administrativo financiera, siendo necesario que la administracin muestre preocupacin por la custodia fsica y seguridad material de stos bienes, especialmente, si su valor es significativo. La administracin debe considerar el valor de los activos fijos a los efectos de contratar las plizas de seguro necesarias para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir. Estas se deben verificar peridicamente, a fin de que las coberturas mantengan vigencia.

2.7 ADMINISTRACIN DE PERSONAL La administracin de personal comprende una actividad de apoyo de la gestin que le permite optimizar su participacin en los fines institucionales; logrndose de
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este modo efectividad, eficiencia y productividad en el comportamiento funcional, mediante la aplicacin de una adecuada racionalizacin administrativa. Los controles internos sobre la administracin de personal son necesarios para incrementar los niveles de eficiencia. 2.7.1 DESCRIPCIN, ANLISIS DE PUESTOS Y NOMBRAMIENTOS Deben formularse y revisarse peridicamente los documentos que incluyan la descripcin y especificaciones de los cargos, a fin de que respondan a las necesidades de la entidad. Se denomina cargo o puesto al conjunto de tareas orientadas al logro de un objetivo. Exige la contratacin de una persona, que con un mnimo de calificaciones puede ejercer de manera competente, las funciones y responsabilidades que se le asigne. La clasificacin de puestos, es el proceso de ordenamiento de los puestos que requiere la entidad, basado en el anlisis tcnico de sus deberes y responsabilidades y en los requisitos mnimos exigidos para su desempeo. La entidad debe contar con un documento denominado manual de organizacin, entre otros similares, y funciones que contenga la descripcin de las tareas y el anlisis de los requisitos de todos y cada uno de los puestos que soportan su estructura organizativa. Este documento debe ser actualizado peridicamente, constituyndose en un instrumento valioso para los procesos de reclutamiento, seleccin y evaluacin de personal. 2.7.2 INCORPORACIN DE PERSONAL El ingreso de personal en la entidad debe efectuarse previo proceso de convocatoria, evaluacin y seleccin para garantizar su idoneidad y competencia. La incorporacin de personal es un proceso tcnico que comprende, la convocatoria, evaluacin y seleccin de los postulantes ms idneos para ocupar puestos en las entidades. La seleccin permite identificar a quienes por su conocimiento y experiencia, ofrecen mayores posibilidades para la gestin institucional. La administracin debe asegurarse, que cada persona que ingresa a la entidad, rena los requisitos de idoneidad, experiencia, y honestidad. Estos requisitos debern ser acreditados documentalmente por quien presta el servicio. Corresponde a la administracin de personal de la entidad participar en los procesos relacionados con la incorporacin de personal. Corresponde a la administracin de personal determinar si los contratos a suscribir con firmas privadas se adecuan a las necesidades, que dieron lugar a su suscripcin.
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Cuando los directivos contraten a otras empresas que proporcionan personal para realizar funciones administrativas o tcnicas en la entidad, debe verificar sus antecedentes y experiencia, a fin de garantizar los resultados en la prestacin de sus servicios. Al respecto es importante mencionar que el proceso de reclutamiento y seleccin de personal, es muy importante ya que uno de sus objetivos es reunir individuos competentes y de reconocida calidad moral, lo que redundar en un propicio ambiente interno en la entidad. 2.7.3 CONTROL Y EVALUACIN DEL DESEMPEO DEL PERSONAL El control y la evaluacin del rendimiento laboral debe ser una prctica permanente al interior de la entidad, a fin de determinar las necesidades de capacitacin que requiere para su desarrollo. La evaluacin del personal, es un proceso tcnico que consiste en determinar, si el personal viene rindiendo de acuerdo con las exigencias del puesto que ocupa en la entidad. Esta accin es importante y debe ser efectuada por el jefe que directamente supervisa la labor del personal a su cargo, quien debe apreciar objetivamente su desempeo, a efecto de no distorsionar la informacin que frecuentemente se consigna en los formatos de evaluacin. Los resultados de la evaluacin de personal se utilizan tambin para otras acciones de personal, como son: la capacitacin, promocin y ascensos. La evaluacin debe reflejar el rendimiento y comportamiento del personal, a efecto de adoptar las acciones ms convenientes que posibiliten su desarrollo. Las evaluaciones que se efectan para cumplir otros fines, no son recomendables, por cuanto afectan el clima de confianza en el trabajo y la moral interna del personal. La administracin de la entidad debe aprobar polticas y procedimientos de evaluacin de personal y ser de su conocimiento, con el propsito de que estn al tanto de la forma como se evala su rendimiento. Asimismo, estn en la obligacin de comunicar al personal a su cargo, el resultado de su evaluacin peridica, y tomar acciones para mejorar su nivel de rendimiento. Corresponde a la administracin de personal de cada entidad participar en este proceso. Es importante que en este proceso participe el jefe inmediato. La evaluacin del rendimiento del personal debe ser permanente, sin embargo, no debe utilizarse como un mecanismo para beneficiar a aquellos que no renen los requisitos para el cargo, ni tengan un desempeo funcional apropiado.

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Solo el personal autorizado de la administracin de personal y los directivos, tendrn acceso a los legajos de personal, los cuales debern ser apropiadamente protegidos. 2.7.4 CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO CONTINUO Los directivos de cada entidad, cualquiera que sea su nivel en la entidad, tienen la responsabilidad de adiestrar permanentemente al personal a su cargo, as como estimular su capacitacin continua. La capacitacin es un proceso continuo de enseanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas del personal, que les permitan un mejor desempeo en sus labores habituales. Puede ser interna y externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la entidad. En ambos casos, se debe tener en cuenta que la capacitacin es un esfuerzo que realiza la entidad para mejorar el desempeo del personal, por lo tanto, el tipo de capacitacin, debe estar en relacin directa con el puesto que desempea. Los conocimientos adquiridos, deben estar orientados hacia la superacin de las fallas o carencias observadas durante el proceso de evaluacin. El personal designado por la entidad, para recibir capacitacin externa, estn en la obligacin de difundir los conocimientos adquiridos al interior de la entidad, a efecto de mejorar el rendimiento grupal. Los jefes de personal deben concentrar sus esfuerzos en el desarrollo de su personal y desarrollar las habilidades que posea. Asimismo, deben preocuparse por motivar a su personal a efecto de que se mantengan actualizados, cuando menos en los aspectos relacionados con sus actividades.

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2.7.5 MOVIMIENTOS DE PERSONAL Las acciones que implican desplazamiento del personal (rotacin, traslado, reubicacin y otras) deben responder a necesidades institucionales, debidamente justificadas. Evitando sustituir la experiencia por una vana ilusin de novedad sin contar con los conocimientos necesarios para su cargo dado que constituye una prctica sana de control interno. El desplazamiento del personal, incluye un conjunto de acciones que estn orientadas a ampliar sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestin institucional de la entidad. La rotacin de personal, es la accin regular dentro de perodos preestablecidos, que conlleva al desplazamiento de personal a nuevos cargos, con el propsito de ampliar sus conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable. La rotacin, cuando es muy frecuente, puede afectar la operatividad interna de la entidad, sino se adoptan adecuadas medidas para su racionalizacin. Las permutas, traslados, reubicaciones y otras acciones de personal, deben responder a necesidades institucionales de la entidad, y estar debidamente justificadas. El desplazamiento no debe ser utilizado injustificadamente como mecanismo para reubicar al personal sin un criterio tcnico y en reas, en las cuales sus conocimientos y experiencias no van a ser aprovechadas por la entidad. 2.7.6 DISCIPLINA Los directivos de la entidad deben adoptar acciones para establecer y mantener la disciplina interna, as como elevar la moral de su personal. Se denomina orden, a la adecuada disposicin y ubicacin de los recursos y personal, al interior de la entidad, orientada a evitar prdida de tiempo y materiales. La moral, es el conjunto de valores o principios que se asume como modelos ideales de comportamiento. La disciplina, es la actitud individual o de grupo que asegura una pronta y estricta obediencia a las reglas o disposiciones. Implica, un "control organizado de si mismo". El personal de la entidad, debe desarrollar sus actividades con plena observancia de los preceptos antes anotados, los cuales deben formar parte de la poltica impartida por los directivos.

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Los directivos, cualquiera sea el nivel que ocupen en la entidad, no slo deben vigilar y motivar el cumplimiento de tales principios en el trabajo que ejecuta su personal, sino que estn en la obligacin de dar muestras de la observancia del orden, moral y disciplina, en el desempeo de su funcin. Los mensajes positivos o negativos que envan los directivos de la entidad influyen en los que adopta el personal y por tanto en el reflejo de la propia entidad ante la sociedad. Por tal consecuencia, los mensajes enviados por los directivos deben estar en concordancia con los valores y objetivos de la entidad. 2.7.7 ACTUALIZACIN DE LA INFORMACIN Y EXPEDIENTES DEL PERSONAL Debe disearse e implementar registros que contengan la informacin actualizada de todo el personal de la entidad. La existencia de registros, donde se consignen la informacin de todo el personal, nombrados o contratados, permite a la administracin de la entidad, contar con informacin veraz y oportuna para la toma de decisiones. Cada registro o legajo personal debe contener el historial de cada personal, siendo responsabilidad de la administracin de personal, administrar los mismos, debiendo definir la estructura que debe tener, para consignar la informacin bsica del trabajador. Todo el personal hasta los directivos de la entidad, tienen la responsabilidad de entregar oportunamente a la oficina de personal, la informacin que se requiere, para mantener actualizados los legajos personales. La administracin de personal, debe verificar, si la informacin presentada por el personal en copia simple, rene los requisitos de veracidad y legalidad pertinentes. 2.7.8 ASISTENCIA Y PERMANENCIA DEL PERSONAL Debe establecerse en la entidad procedimientos apropiados que permitan controlar la asistencia del personal, as como el cumplimiento de las horas efectivas de labor. Tomando en cuenta que dependiendo de la entidad existirn ocasiones en las que el personal se encuentre comisionado fuera del centro de trabajo. El control de asistencia y puntualidad, est constituido por todos aquellos mecanismos establecidos, que permiten vigilar, que los servidores cumplan con su responsabilidad de asistir a su centro laboral, conforme al horario establecido en sus respectivos reglamentos.

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Los directivos, no slo deben establecer y supervisar el funcionamiento de estos controles, sino tambin, motivar permanentemente con el ejemplo al personal a su cargo, a efecto de que la puntualidad se convierta en un hbito. El control de permanencia est a cargo de los jefes de personal, quienes deben cuidar no slo la presencia fsica de su personal a su cargo, durante la jornada laboral, sino tambin que cumplan efectivamente con las funciones del puesto asignado, generando valor agregado para la entidad. El establecimiento de mecanismos de control estar en funcin de las necesidades de la entidad, teniendo presente que el costo de la implementacin de los mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan. Los controles de asistencia y permanencia deben incluir a todo el personal que labora en la entidad, salvo excepciones por necesidades del servicio debidamente acreditadas, debiendo existir en ste caso, la autorizacin correspondiente. 2.7.9 COMPENSACIN POR BECAS DE ESTUDIOS OTORGADAS AL PERSONAL Los conocimientos adquiridos por el personal que participa en los programas de estudio deben tener un efecto multiplicador al interior de la entidad. Los directivos deben solidarizarse a que los nuevos conocimientos adquiridos por el personal durante las becas de estudios sean utilizados adecuadamente en beneficio de la gestin institucional de la entidad. 2.7.10 PROHIBICIN DE RECIBIR REGALOS U OTROS BENEFICIOS DISTINTOS A LA REMUNERACIN El personal que labora en la entidad pblica debe cumplir sus funciones con honestidad, diligencia, y rectitud, no debiendo recibir regalos o beneficio alguno por el desempeo de sus funciones. El personal cualquiera que sea el nivel que tengan en la entidad pblica, estn en la obligacin moral de actuar con honestidad, para mantener y ampliar la confianza del pblico en ellos. Por lo tanto, el servicio que se presta, en ningn momento debe estar subordinado a la utilidad o ventaja personal. Durante su labor diaria el personal tiene que actuar con diligencia, vale decir, cumplir con el servicio oportuno y con el debido cuidado, observando las normas ticas que regulan el accionar de la entidad pblica. Todo el personal debe mostrar rectitud en sus actos y decisiones, los cuales deben estar en armona con los verdaderos principios y la razn.

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Los directivos de la entidad debe establecer por escrito polticas que prohban al personal, recibir, aparte de sus remuneraciones de ley, otros beneficios personales de terceros por el desempeo de sus funciones, y/o recibir asignaciones por cargos no desempeados; sancionando ejemplarmente a los responsables, que incurran en desviaciones a tales polticas. 2.8 TECNOLOGAS DE INFORMACIN Las Tecnologas de Informacin, comprenden todas las tecnologas basadas en computadora y comunicaciones por esta va, usadas para adquirir, almacenar, procesar y transmitir informacin a todas las personas tanto internas como externas de la entidad, permitiendo mejorar su manejo e integracin de las necesidades de procesamiento de informacin en todas las reas funcionales. El ambiente en el que se conforma este procesamiento de informacin requiere controles internos, que por lo general estn referidos a los accesos, contraseas, desarrollo y mantenimiento del sistema; los mismos que contribuyen a brindar seguridad y confiabilidad al procesamiento de la informacin. Conforme se incrementa la complejidad de uso de aplicaciones necesidades tecnolgicas, aumenta el riesgo y se plantea la necesidad de implementar nuevos controles internos. En esta seccin se describen los controles que son necesarios para la implementacin de sta rea y el plan de sistemas de informacin de entidad, segn su actividad y durante un perodo determinado, as como los controles de datos fuente, de operacin y de salida que preservan el flujo de informacin adems su integridad. Asimismo, tales normas desarrollan los controles internos requeridos para el mantenimiento de equipos de cmputo y medidas de seguridad para el software (programas de computacin) y hardware (equipamiento informtico), as como los aspectos de implementacin del plan de contingencias entidad. 2.8.1 ORGANIZACIN DEL REA DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN La administracin de la entidad debe establecer polticas para la organizacin del rea de Informtica que permita cumplir sus actividades con eficiencia, contribuyendo al desarrollo de las operaciones de la entidad. La entidad debe establecer las lneas que orienten el proceso de organizacin del rea de informtica, aspecto que implica la definicin de actividades a cumplir, las funciones y responsabilidades del personal, al igual que las interrelaciones de todos los elementos comprendidos en este sector con las reas operativas de la entidad. Todos estos elementos deben formar parte del manual de organizacin y funciones correspondiente. La estructura bsica del rea de informtica debe estar constituida por reas que son importantes para su funcionamiento, de acuerdo a las necesidades de la entidad.
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Dichas reas generalmente son: produccin, desarrollo y soporte tcnico. El rea de produccin, es responsable de la administracin de informtica desde su operatividad hasta su seguridad fsica, protegiendo la informacin tanto de ingreso como de salida del centro de cmputo. El rea de desarrollo, permite la formulacin de los programas que servirn para la concepcin del sistema de informacin. Los programas se generan de acuerdo a las aplicaciones (contable, logstico, financiero, etc.) que se requieren desarrollar en la entidad. El rea de soporte tcnico, es responsable de solucionar los problemas tanto de hardware, software y telecomunicaciones. Corresponde a los directivos de la entidad aprobar las polticas que permitan organizar apropiadamente al rea de informtica y asignar los recursos humanos calificados y equipos de computacin necesarios que apoyen los procesos de gestin institucional, a costos razonables. 2.8.2 CONTROLES DE DATOS FUENTE, DE OPERACIN Y SALIDA Deben disearse controles con el propsito de salvaguardar los datos fuente de origen, operaciones de proceso y salida de informacin, con la finalidad de preservar la integridad de la informacin procesada por la entidad. Para implementar los controles sobre datos fuente, es necesario que la entidad designe a los usuarios encargados de salvaguardar los datos. Para ello, deben establecerse polticas que definan las claves de acceso para los tres niveles: Primer nivel: nicamente tiene opcin de consulta de datos. Segundo nivel: Captura, modifica y consulta datos. Tercer nivel: Captura, modifica, consulta y adems puede realizar bajas de los datos. Los controles de operacin de los equipos de cmputo estn dados por procedimientos estandarizados y formales que se efectan de la siguiente forma: Describen en forma clara y detallada los procedimientos. Actualizan peridicamente los procedimientos. Asignan los trabajos con niveles efectivos de utilizacin de equipos. Los controles de salida de datos deben proteger la integridad de la informacin, es necesario tener en cuenta aspectos tales como: copias de la informacin en otros locales; la identificacin de las personas que entregan el documento de salida y; la definicin de las personas que reciben la informacin.

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Corresponde a los directivos de la entidad en coordinacin con el rea de tecnologas de informacin, establecer los controles de datos fuente, los controles de operacin y los controles de seguridad, con el objeto de asegurar la integridad y adecuado uso de la informacin que produce la entidad. 2.8.3 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTACIN El rea de informtica debe establecer polticas respecto al mantenimiento de los equipos de computacin que permitan optimizar su rendimiento. El mantenimiento de equipos tiene por finalidad optimizar el funcionamiento de los dispositivos informticos y proteger la informacin que est en ellos. Existen dos clases de mantenimiento que deben considerarse: el correctivo y el preventivo. El mantenimiento correctivo: Es el de emergencia que requiere de solucin inmediata por una circunstancia no prevista. Para ello, debe disponerse de un directorio de proveedores especializados que puedan resolver dicho desperfecto en el menor tiempo posible. El mantenimiento preventivo: Es programado con la finalidad de minimizar los efectos de las tareas de mantenimiento correctivo. Esta actividad debe programarse en perodos cortos, debiendo llevarse una estadstica de los problemas para ajustar lo mejor posible el mantenimiento preventivo. Para implementar las tareas de mantenimiento deben observarse tres factores: Debe existir una periodicidad (semanal, quincenal o mensual) de limpieza de equipos que requieren mantenimiento preventivo. El acceso inmediato al mantenimiento correctivo. La proteccin de los dispositivos de almacenamiento. 2.8.4 SEGURIDAD DE PROGRAMAS DE DATOS Y EQUIPOS DE CMPUTO Deben establecerse mecanismos de seguridad en los programas y datos del sistema para proteger la informacin procesada por la entidad, garantizando su integridad y exactitud, as como respecto de los equipos de computacin. El Sistema de Informacin debe estar protegido desde el desarrollo de los sistemas (software), hasta la instalacin de los equipos (hardware); clasificndose la seguridad en estos casos en lgica y fsica, respectivamente. Se denomina seguridad lgica a los mecanismos relacionados con la proteccin del sistema, su implementacin y operatividad. Los requisitos de control ms importante son:

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Establecer restricciones de acceso a los archivos y programas para los programadores, analistas u operadores. Establecer las claves de acceso (password) por usuario para no violar la confidencialidad de la informacin. Elaborar copias de respaldo de los datos procesados en forma diaria, semanal o mensual (backups), y descentralizada para evitar prdida de la informacin. Desarrollar un sistema de seguridad como software de control de todas las actividades. Mantener programas antivirus actualizados para evitar el deterioro de la informacin, segn la vulnerabilidad del sistema. La seguridad fsica de equipos, tiene como propsito evitar las interrupciones prolongadas del servicio de procesamiento de datos, debido a desperfectos en los equipos, accidentes, incendios y toda serie de circunstancias que haga peligrar el funcionamiento del sistema. Esta puede establecerse mediante la asignacin de personal de vigilancia, disposicin de alarmas, extintores y dems dispositivos que eviten cualquier contingencia y, la adquisicin de equipos que protejan al computador principal de la ausencia de energa elctrica. 2.8.5 PLAN DE CONTINGENCIAS El rea de informtica debe elaborar el plan de contingencias de la entidad que establezca los procedimientos a utilizarse para evitar interrupciones en la operacin del sistema de cmputo. El plan de contingencias es un documento de carcter confidencial que describe los procedimientos que debe seguir el rea de informtica para actuar en caso de una emergencia que interrumpa la operatividad del sistema de cmputo. La aplicacin del plan permite operar en un nivel aceptable cuando las facilidades de procesamiento de informacin no estn disponibles. Se debe considerar todos los puntos por separado y en forma integral como sistema. La documentacin estar en todo momento tan actualizada como sea posible, ya que en mucha ocasiones no se incorporan las ltimas modificaciones. Adems, debe evaluarse la posibilidad de suscribir convenio con otra entidad que tenga una configuracin informtica similar a la propia entidad para utilizarla en caso de desastre total. La puesta en funcionamiento del plan debe efectuarse sobre la base de que la emergencia existe y tienen que utilizarse respaldos posiblemente de otras entidades. Los supuestos que se utilicen para la simulacin deben referirse a los hechos que ocurriran en caso de una emergencia real, tomando en cuenta todos sus detalles.

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El plan de contingencias aprobado, se distribuye entre el personal responsable de su operacin, an cuando por precaucin conviene guardar una copia del documento fuera del rea de informtica. Las revisiones del plan deben realizarse cuando se haya efectuado algn cambio en la configuracin de los equipos. Corresponde al rea de informtica elaborar, mantener y actualizar el plan de contingencias, a fin de asegurar el funcionamiento de los sistemas de informacin que requiere la entidad para el desarrollo de sus actividades. 2.8.6 INTRANET La implementacin de las tcnicas de Intranet en la entidad debe efectuarse con el objeto de fortalecer el control interno e incrementar la eficiencia de las comunicaciones internas, previa evaluacin del costo-beneficio que reportara su aplicacin. Intranet es un sitio lgico privado o un conjunto de sitios configurados para uso exclusivo de una entidad. Mientras Internet conecta al usuario con millones de personas en el mundo, el Intranet constituye una versin cerrada que slo conecta al usuario con computadoras previamente seleccionadas. A diferencia de Internet en donde la informacin circula pblicamente, Intranet se encarga de mantener los derechos de propiedad privada y permite establecer niveles de seguridad para informacin especfica que es compartida entre mltiples usuarios dentro de una entidad. Compartir informacin importante entre el personal, no slo brinda la posibilidad de aprender de los errores y xitos de los dems, sino que permite construir rpidamente una base de conocimientos capaz de ayudar al crecimiento de la entidad y adems brinda adecuadas medidas de control entre distintas dependencias. Dentro de las pautas ms importantes para iniciar un Intranet puede referirse: a) Instalacin del protocolo de comunicaciones TCP/IP. b) Escoger un servidor comercial que ofrezca funcionalidades de empaquetado, seguridad y enlaces a la base de datos. c) Organizacin de la informacin mediante reuniones con los servidores de ms alto rango, determinando que informacin estar en Intranet. d) Familiarizarse con el software de manipulacin de la informacin que es utilizada en Internet. e) conectarse a una base de datos, con la finalidad de organizar mejor la documentacin existente en el Servidor Web. Corresponde al rea de informtica promover la implementacin de Intranet, previa evaluacin del costo/beneficio que reportara para su organizacin su
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puesta en funcionamiento. Ello es importante considerar por las ventajas que se derivan de su implementacin, tales como: acceso a las operaciones procesadas en forma automtica, mayor seguridad sobre las informaciones y minimizacin de los costos administrativos del papel asociados con la produccin y distribucin de informacin interna, revisiones internas permanentes, etc. 2.8.7 OPTIMIZACIN DEL USO DE SOFTWARE Debe establecerse polticas sobre el software adquirido por la entidad, a fin de que los derechos de propiedad se registren a su nombre. Para la ejecucin de actividades y operaciones, generalmente, las entidades contratan los servicios de terceros para el desarrollo e implementacin de aplicaciones computarizadas, por cuyo motivo cuando una entidad adquiere software a la medida los derechos de propiedad le corresponden a sta. A fin de cuidar que el software adquirido por la entidad no pueda ser re-utilizado indebidamente por el proveedor original, la administracin de la entidad debe establecer las polticas que permitan registrar los derechos de propiedad a su nombre.

2.9 OBRAS PBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS A continuacin, se proporcionan a las entidades y a los rganos Internos de Control, los procedimientos que contribuyan a eficientar el desarrollo de los procesos a la obra pblica y servicios relacionados con la misma, en sus etapas de planeacin, programacin, adjudicacin, contratacin, ejecucin, pago, entrega-recepcin, con la finalidad de asegurar que las actividades se hayan realizado con sujecin a la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato y dems normativa aplicable. En virtud de que gran parte de las acciones de gobierno, se enfocan a inversiones significativas de recursos financieros, en obras y acciones de diversos sectores, ya sea de forma directa o a travs de contratistas, se hace indispensable contar con instrumentos normativos que auxilien a los controles internos de cada una de las entidades. El examen y revisin de las obras pblicas y servicios relacionados con las mismas, efectuados por las entidades pblicas, conlleva a verificar si stas se ajustaron a los proyectos, programas, presupuestos, especificaciones y costos estipulados con anterioridad de acuerdo a la normativa aplicable. Adems de verificar que dichas obras hayan sido supervisadas para garantizar su calidad, sin dejar de lado el cumplimiento del marco legal que rige la obra pblica y los servicios relacionados con la misma.

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La instrumentacin de controles internos deben llevarse a cabo con la aplicacin de pruebas, la evaluacin de controles, registros y cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias para la presentacin de sus estados financieros y programticos; apego al programa de trabajo especfico elaborado, aplicando las normas y tcnicas generalmente aceptadas que se consideren necesarias y las que resulten idneas a algn proceso en particular, recabando evidencia suficiente, competente, confiable y pertinente para determinar si los indicios de deficiencias y/o irregularidades detectados en las diversas fases de los procesos son significativas. 2.9.1 GENERALIDADES Se denomina obra pblica a la construccin o trabajo que requiere direccin tcnica en la utilizacin de mano obra, materiales y equipos, e incluye todos los elementos o alguno de ellos, que efecten de forma directa o indirecta una entidad, con la finalidad de servir al pblico. Ello implica la construccin, instalacin, conservacin, ampliacin, adaptacin, adecuacin, remodelacin, restauracin, reparacin, mantenimiento o rehabilitacin, por ejemplo de carreteras, puentes, hospitales, as como otras obras de infraestructura. Por esta razn, los controles internos que adopten las entidades deben estar dirigidos, entre otros, a los aspectos contratacin, ejecucin, pagos, entrega-recepcin. Estas normas complementan las disposiciones vigentes relacionadas con las diversas etapas de las obras pblicas y, adems se encuentran orientadas a mejorar el control interno, propendiendo a una eficiente administracin de los recursos destinados a los proyectos de inversin pblica. Ahora bien, es importante que las entidades consideren como parte primordial para un control interno eficiente y eficaz lo siguientes aspectos: 2.9.2 DEL EXPEDIENTE TCNICO El expediente tcnico es el instrumento documental que debe reunir los elementos bsicos necesarios que permiten describir el alcance, contenido y costo de una obra conforme a la normativa que establezcan la autoridades competentes. Dicho documento debe ser elaborado por la entidad y servir de base para contrataciones adems de comprender entre otros elementos: memoria descriptiva, planos, especificaciones tcnicas, volmenes de obra, precios unitarios y presupuesto, estudio de suelos, entre otros. Es importante que el expediente tcnico antes de ser aprobado por la entidad, deba estar visado en todas sus pginas por los profesionales responsables de su elaboracin y por la dependencia normativa en su caso. En el expediente tcnico se define el objeto, costo, plazo y dems condiciones de la obra por ejecutar, por lo que su elaboracin debe contar con el respaldo tcnico necesario, verificando que corresponda a la naturaleza y condiciones especiales de la obra.
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2.9.3 DE LAS ESPECIFICACIONES TCNICAS Las especificaciones tcnicas deben elaborarse por cada concepto o partida, que conforman el presupuesto de la obra, definiendo la naturaleza de los trabajos, procedimiento constructivo y formas de pago. Las especificaciones tcnicas de una obra constituyen las reglas que definen las prestaciones especficas del contrato de obra; esto es, descripcin de los trabajos, mtodo de construccin, calidad de los materiales, sistemas de control de calidad, mtodos de medicin y condiciones de pago, requeridos en la ejecucin de la obra y servicios relacionados con la misma. Por tanto, cada una de los conceptos o partidas que conforman el presupuesto de obra debe contener sus respectivas especificaciones tcnicas. 2.9.4 DE LOS VOLMENES O GENERADORES DE OBRA Los volmenes o generadores de obra constituyen la expresin cuantificada de los trabajos de construccin que se han programado ejecutar en un plazo determinado. stos determinan el costo del presupuesto de referencia, por cuanto representan el volumen de trabajo por cada partida. Los volmenes de obra del expediente tcnico deben estar sustentados por cada partida, con la planilla respectiva y con los grficos y/o croquis explicativos que el caso requiera. Adems, constituyen la expresin cuantificada de los trabajos de construccin que se han programado ejecutar en un plazo determinado. Estos determinan el costo del Presupuesto de referencia, por cuanto representan el volumen de trabajo por cada partida. La preparacin en los presupuestos de referencia de licitaciones y concurso de precios de obras, deben sujetarse a la normativa sobre la materia. Una adecuada sustentacin de los volmenes de obra, reduce los errores y omisiones que pudiera incurrirse en la presentacin de las partidas que conforman el presupuesto de referencia, por cuanto stos son utilizados por el postor para establecer el monto de su oferta, cualquiera que sea el sistema de licitacin que elija la entidad convocante o contratante. 2.9.5 DE LA PLANEACIN, PROGRAMACIN Y PRESUPUESTACIN Es importante que las entidades se ajusten a los planes y programas previstos en los ordenamientos legales, as como a los estudios de preinversin, objetivos, metas y previsiones de recursos establecidos en los presupuestos adems de que se analice entre otras cuestiones referidas al beneficio social, econmico y ecolgico de las necesidades para satisfacer las demandas de la sociedad.

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Adems, las entidades deben elaborar los programas y presupuestos de obra pblica y servicios relacionados con la misma, considerando los recursos econmicos aprobados, las metas y acciones, la forma de ejecucin, sus calendarizacin fsica y financiera, sus costos as como prever investigaciones, asesoras, consultoras, estudios, proyectos entre otros. 2.9.6 DE LA CONTRATACIN. Las entidades pblicas realizan obra pblica y servicios generalmente por contrato o administracin directa siempre previendo asegurar las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y dems circunstancias pertinentes de acuerdo a lo establecido por Ley en la materia. Los procedimientos de contratacin son licitacin pblica, licitacin simplificada y adjudicacin directa. Los entes pblicos podrn convocar, adjudicar y contratar cuando se cuente con la suficiencia y autorizacin financiera y con estricto apego a los programas de inversin. Las entidades en los procedimientos de contratacin deben establecer los mismos requisitos y condiciones para todos los postores, con especial sealamiento a lo referido a tiempo y lugar de entrega, plazos de ejecucin, forma y tiempo de pago, penas convencionales, anticipos y garantas, debiendo proporcionar acceso a la informacin relacionada al respecto. Ahora bien, las entidades en observancia a la Ley solo podrn suscribir contratos sobre las bases de precios unitarios, precios alzados y mixtos (stos ltimos, cuando contengan una parte de los trabajos sobre la base de precios unitarios y otra, a precio alzado), dependiendo de las circunstancias y condiciones de cada caso. Aunado a lo escrito en supralineas las entidades como fortaleza de sus controles internos debern atender lo siguiente: 2.9.7 DE LOS CONTRATOS Los contratos de obra pblica entre otras consideraciones debern contener la autorizacin de la inversin, el procedimiento de adjudicacin, objeto, tipo y monto de contrato, plazos de ejecucin, formas y trminos para garantizar el cumplimiento de obligaciones, porcentaje y forma de amortizar y garantizar, plazos, forma y lugar de pago de las estimaciones. Adems, las entidades debern salvaguardar en sus contratos ajustes de costos, montos para penas convencionales, formas para reintegros de cantidades cobradas en exceso, costos de financiamiento, descripcin pormenorizada de la obra, debiendo acompaarlo con proyectos, planos, especificaciones, programas y presupuestos. Parte importante es considerar causales de rescisin, suspensin y

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terminacin del contrato, estipulaciones sobre determinacin de deducciones y/o retenciones.

el

plazo

de

recepcin,

Por otra parte en los contratos de servicios relacionados con la obra pblica adems de lo sealado anteriormente debern contener los trminos de referencia, los programas de ejecucin de los trabajos relacionados con los servicios, de utilizacin de recursos humanos y de materiales, maquinaria y equipo, en caso de ser necesario; presupuesto por concepto del servicio; la descripcin del origen de los recursos, y modalidad de adjudicacin, los anticipos, garantas, penalidades, causas de rescisin, retenciones, la forma y procedimientos de pago. Para la evaluacin de las propuestas de asesoras y consultoras, atendiendo a las caractersticas propias de cada servicio, se utilizarn mecanismos de puntos y porcentajes. Se debe considerar adems, como instrumentos que vinculan a la entidad y el contratante en derechos, obligaciones, el contrato, sus anexos y la bitcora y debern regular y dar seguimiento a la encomienda de la ejecucin de los trabajos. El contratista es responsable de la ejecucin de los trabajos y servicios y deber sujetarse a todos los reglamentos y ordenamientos de las autoridades en materia de construccin, as como a las disposiciones establecidas al efecto por la contratante y las responsabilidades, daos y perjuicios que resultaren por su inobservancia, sern a cargo del contratista. 2.9.8 DE LA EJECUCIN. Las entidades deben considerar que la ejecucin de los trabajos debe iniciarse y concluirse, en la fecha sealada en el contrato y programa autorizado. Es necesario para el cumplimiento de varias acciones de ejecucin que los entes pblicos que ejecuten obra pblica, designen con anterioridad a la iniciacin de los trabajos la supervisin que tendr la representatividad de la contratante con facultades de supervisin, vigilancia, control y revisin de los trabajos, incluyendo la validacin de las estimaciones de obra ejecutada, conceptos fuera de catlogo y volmenes excedentes presentados por el contratista o consultores y se encargar de llevar la bitcora de obra. En todo proceso de ejecucin de una obra y a razn de tener un eficiente control de la misma, es imprescindible tener al realizar el pago de los trabajos los documentos tales como estimaciones de trabajos ejecutados, facturas o recibos correspondiente en los casos de servicios relacionados con las mismas y deber ser responsabilidad del contratista su formulacin y ser acompaados con la documentacin que acredite la procedencia de su pago.

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Es facultad de las entidades cuando sea el caso, realizar las modificaciones en tiempo, volumen de obra y costo bajo razones fundadas y explcitas y con la aprobacin del programa de inversin los contratos suscritos sobre la materia. Por esta razn procede la validacin de conceptos fuera de catalogo y volmenes excedentes, cuando proceda su justificacin y sea documentado bajo la responsabilidad del titular del rea tcnica encargada de la ejecucin de los trabajos y los precios debern autorizarse antes de su ejecucin en obra. 2.9.9 APLICACIN DE CONTROLES DE CALIDAD EN OBRAS Y REPORTES Las entidades contratantes deben prever que en las obras en ejecucin, se apliquen controles de calidad acordes con la naturaleza del contrato, cuyos resultados sern consignados en un informe especial que debe emitir la supervisin, en cada valorizacin de obra tramitada. Los controles de calidad, son pruebas tcnicas que garantizan la correcta utilizacin de los insumos requeridos para la ejecucin de las partidas materia de control y el cumplimiento de las especificaciones tcnicas establecidas en el contrato; para cuyo efecto, utilizarn formatos prediseados segn la naturaleza de las pruebas tcnicas efectuadas, las mismas que deben mantenerse registradas y archivadas, como parte de los antecedentes de la obra. El cumplimiento de los planos, especificaciones tcnicas y dems normas aplicables a la obra, requieren de un eficiente y oportuno control de calidad. Es imprescindible que la supervisin informe a la entidad contratante, el modo y forma como se viene cumpliendo este rubro, consignando en un informe especial todos los datos de los controles efectuados en la obra, de manera que se asegure la buena calidad de los trabajos contratados. Los detalles, periodicidad, resultados, y otros datos de los controles de calidad que efecte el contratista en aplicacin del contrato, deben merecer un informe peridico por parte del supervisor de la obra, dejndose constancia en la bitcora de obra el tipo de controles de calidad efectuados. La implementacin de esta norma debe ser responsabilidad del supervisor de la obra, debiendo la entidad contratante verificar que en los contratos de supervisin que celebre, se incluya dicha obligacin. 2.9.10 DE LA ENTREGA RECEPCIN Es determinante para un buen control interno en la entidades que se lleve a cabo este proceso y para su cabal cumplimiento, el contratista debe asentar en bitcora, as como comunicar por escrito la terminacin de los trabajos que le fueron encomendados; de igual manera recibidos los trabajos fsicamente, las partes involucradas debern elaborar el finiquito de los trabajos, en el que consten los crditos a favor y en contra que resultasen, asimismo la recepcin de los trabajos
83

se har constar en acta de entrega- recepcin en la cual se cuente con la participacin del rgano de control de la entidad. El documento de entrega recepcin no exime a la contratista, no obstante su recepcin formal, de su obligacin de responder de los defectos y vicios ocultos, as como de cualquier otra responsabilidad en que hubiere incurrido en apeg al contrato suscrito y lo sealado por ley en la materia Es importante puntualizar que las entidades pblicas cuya responsabilidad quede una obra concluida, estn obligados por conducto del rea responsable de su operacin, a mantenerla en niveles apropiados de funcionamiento. 2.9.11 INFORMACIN Y VERIFICACIN Los entes pblicos deben conservar en forma ordenada y sistemtica, toda la informacin y documentacin comprobatoria de los actos y contratos en apego a las disposiciones legales que correspondan para eficientar los controles internos. Es facultad de los rganos de control interno correspondientes en los mbitos de su competencia, verificar la ejecucin de la obra en cualquier momento, as como la calidad de los trabajos a travs de laboratorios, instituciones, entre otros.

84

De las obras por administracin directa Las obras pblicas en la modalidad de administracin directa sern aquellas referidas exclusivamente a la conservacin y mantenimiento, que ejecuten por s mismos los entes pblicos, conforme a su programa de inversin autorizado, utilizando personal administrativo y tcnico, maquinaria y equipo de construccin propio para el desarrollo de los trabajos salvo excepciones justificadas de acuerdo a la norma. Se debe cuidar que esta modalidad, en particular, no exceda el lmite o rango mximo de contratacin autorizado y que el costo final resulte ms alto que el equivalente a su ejecucin por contrato, de igual manera no se permite la intervencin de terceros como contratistas y el apoyo con recursos del ente pblico en apoyo o beneficio del contratista. Previ a una ejecucin de obra por administracin directa, el titular responsable debe emitir un acuerdo y hacerlo de conocimiento al rgano de control interno as como informar mensualmente sobre los avances fsicos, los gastos efectuados y la terminacin de la obra. El acuerdo a que se hace mencin deber contener la descripcin pormenorizada de la obra a ejecutar, los proyectos, los planos, especificaciones, programas de ejecucin, suministros y el presupuesto correspondiente.

85

2.9.12 FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIN DE OBRA PBLICA


Conceptualizacin de los trabajos
Planeacin Programacin Presupuestacin

Inicio

Se realizan Cumple requisitos


No Si

ajustes

Modalidad de ejecucin de obra o servicio

Administracin directa

Por contrato

Licitacin pblica

Licitacin simplificada

Adjudicacin directa

Convocatoria pblica Disposicin de recursos Publicacin de bases e inscripcin

Invitacin a cuando menos tres personas Cumplir con requisitos de Ley Cumplir con requisitos de Ley

Presentacin y apertura de propuestas tcnicas y econmicas

Presentacin y apertura de propuestas tcnicas y econmicas

Cumple con requisitos Evaluacin de las propuestas


Si

Tres o ms ofertas para evaluar


No

Dictamen para fallo

Se declara desierta

Dictamen para adjudicacin

Acuerdo de ejecucin

Acto de fallo

Contratacin

Ejecucin

Reportes e informes

Terminacin y recepcin

Fin

86

Administracin Directa

Inicio

Excede montos mximos y lmites establecidos para adjudicacin directa

Si

Modalidad de ejecucin por contrato: Licitacin simplificada o pblica

No

Cumple con requisitos de Ley

Posean la capacidad tcnica y los elementos necesarios.

Disponibilidad de maquinaria y equipo de construccin.

Personal tcnico, trabajadores y materiales que se requieran.

Acuerdo de realizacin

Comunicar acuerdo al OIC

Excepcionalmente de manera justificada podr utilizarse:

Mano de obra local complementaria, la que se llevar a cabo por obra determinada. Alquiler de equipo de construccin.

Los servicios de fletes y acarreos complementarios que se requieran.

Los servicios de un director responsable de obra, que se encuentre inscrito en un padrn municipal.

Restricciones

Prohibido utilizar personal,

Que el costo final resulte ms alto al equivalente a su ejecucin por contrato .

Prohibida la intervencin de terceros como contratistas.

equipo o maquinaria propiedad del ente pblico en apoyo o beneficio de un contratista

Reportes mensuales y trmino al OIC Fin

87

Licitacin Pblica

Inicio

Licitacin internacional La Licitacin es nacional? No aplica la Ley de Obras Pblicas y Servicios (federal) Si Convocatoria pblica

Publicacin de bases e inscripcin

Realizar visita de obra y junta de aclaraciones

Revisin cuantitativa

Registro de participantes Hay propuestas Presentacin y apertura de propuestas tcnicas y econmicas Si P Acta de apertura er Revisin cualitativa s o n al Dictamen para fallo Si P er Acta de Fallo s o n al Contrato t c ni c Fin o, tr a t Hay propuestas c solventes? ni c o, No a revisar? No

tr Concurso desierto, a nueva convocatoria b aj a d or e s

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Licitacin Simplificada

Inicio

Excede montos mximos y lmites establecidos?


No

Si

Modalidad de Licitacin Pblica

Invitacin a cuando menos tres personas

Proporcionar bases

Revisin cuantitativa

Realizar visita de obra y junta de aclaraciones Hay tres Presentacin y apertura de propuestas tcnicas y econmicas Si P Acta de apertura er Revisin cualitativa s o n Si Dictamen para fallo P er s Acta de Fallo o n al Contrato t c ni c o, Fin tr a al Hay propuestas t solventes? c ni c o, tr Concurso desierto, a nueva convocatoria b aj a d or e s No propuestas a revisar? No

89

Adjudicacin Directa

Inicio

Modalidad de Excede montos mximos y lmites establecidos


Si

Procede supuesto de adjudicacin de Ley

No

Licitacin Simplificada o Pblica

No

Si

Cumple con requisitos 1 de Ley

Peligre social,

se la los la la de del

Resulte necesario como consecuencia de desastres producidos por fenmenos naturales, casos fortuitos o de fuerza mayor.

Se

trate

de que

El contrato slo pueda celebrarse persona trate aplicacin sistemas procedimientos de tecnologa de de o de con se la de y una determinada

Se trate de obra que, realizarse un procedimiento de afectar seguridad Estado o Municipio comprometer informacin ndole confidencial. de licitacin la del del o pblica, pudiera de bajo

Se realizado por pblica

hayan dos

altere el orden economa, servicios pblicos, salubridad, ambiente regin Estado.

trabajos requieran,

procedimientos licitacin o y

fundamentalme nte, de mano de obra campesina o contrate directamente con habitantes beneficiados. los urbana marginada y se

simplificada recibido propuestas

no se hubiesen

seguridad o el alguna zona o

viables o no se hubiese presentado postor alguno.

avanzada, titularidad patentes, derechos autor.

Dictamen firmado por el titular del rea responsable (criterio y 1 justificacin)

Seleccin fundada y motivada

Contrato

Fin

90

CAPTULO 3 OBJETIVOS DE CONTROL 3.1 GENERALIDADES Cada entidad tiene una misin, la cual determina sus objetivos y las estrategias Los objetivos pueden establecerse para la organizacin, como un conjunto o dirigirse a determinadas actividades dentro de la misma. Aunque muchos objetivos son especficos de una sola entidad, es decir cada una tiene objetivos particulares, otros son ampliamente comunes. Determinacin de los objetivos de control Los objetivos se establecen a nivel estratgico, estableciendo con ellos una base para los objetivos operativos, de reporte y de cumplimiento. Cada entidad se enfrenta a una gama de riesgos procedentes de fuentes externas e internas, y una condicin previa para la identificacin efectiva de eventos, la evaluacin de sus riesgos y la respuesta a ellos es fijar los objetivos, que tienen que estar alineados con el riesgo aceptado por la entidad, que orienta a su vez los niveles de tolerancia al riesgo de la entidad.

3.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las instrucciones de la direccin. Ayudan a asegurar que se toman las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la entidad. Hay actividades de control en toda la organizacin, a todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una gama de actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de productividad operativa, salvaguarda de activos y segregacin de funciones. Tambin son las actividades que establece la administracin y que proporcionan una seguridad razonable de que se van a lograr en forma eficaz y eficientemente los objetivos especficos de la entidad.

3.3 MATRICES A continuacin se muestran matrices, en donde por cada rubro de los estados financieros, se mencionan de manera enunciativa ms no limitativa, los objetivos y procedimientos de control mnimos necesarios para fortalecer el control interno en la entidad.

91

3.3.1 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL


Contabilidad Gubernamental Partida Objetivos Captulo clave de control Bases normativas para la contabilizaci n de las operaciones Procedimientos de control Establecer una gua contabilizadora, catlogo de cuentas y/o manual de contabilidad.

Documentacin respaldo 1 3 4 1. Manual de contabilidad

Actualizacin de la gua contabilizadora.

2. Polticas contables

1 Fijar polticas de contabilizacin interna (capitalizacin de activos, depuracin de cuentas contables, determinacin de cuentas incobrables, entre otras) Integracin de informacin financiera y presupuestal Generar los estados financieros y presupuestales requeridos por la normatividad existente Los estados financieros y presupuestales deben ser firmados por los titulares del ente y el responsable directo de la emisin de esta informacin o bien por los servidores pblicos facultados para ello, mediante actas de sesin, oficios, firmas y/o sello Dictaminar o revisar la informacin financiera y presupuestal por un ente externo o interno. 6

3. Catlogo de cuentas

4. Gua contabilizadora

Presentar informacin financiera y presupuestal correcta y confiable

5. Cuenta pblica

12

6. Estados financieros

Establecer un calendario interno para generar la informacin contable y presupuestal correspondiente Cumplir con los plazos en la presentacin de informacin financiera y presupuestal

10

7. Balanza de comprobacin

11

8. Plizas contables y soporte documental

92

Contabilidad Gubernamental Partida Objetivos Captulo clave de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo

No efectuar alteraciones a la informacin financiera y presupuestal ya presentada a las instancias correspondientes Contabilizaci n adecuada de las operaciones Contabilizar operaciones con base acumulativa.

9. Auxiliares contables

10. Calendario

Registro de todas las transacciones

11. Oficios de entrega

Documentar todas las 8 operaciones contables y presupuestales con soporte en original Mantener los saldos contables conforme a la naturaleza de la cuenta (es decir evitar saldos contrarios al de su naturaleza) 8

12. Dictamen e informes de auditoria

13

13. Dictamen de depuracin y/o cancelacin

Normativa aplicable: Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley del Trabajo de los Servidores Pblicos al Servicio del Estado y de los Municipios Principios de Contabilidad Gubernamental Dems legislacin o normativa aplicable

93

3.3.2 EFECTIVO
Caja, fondo fijo o revolvente Partida Objetivos Captulo clave de control Comprobar la existencia del efectivo y que se incluyan todos estos en los estados financieros. Procedimientos de control Asignacin de caja 5 chica o fondo fijo a funcionario a travs del correspondiente oficio de asignacin.

Documentacin respaldo 6 1. Polticas, manuales o disposiciones administrativas.

2. Estados financieros Comprobar que se cuenten con mecanismos de control de los fondos fijos y revolventes. Establecimiento de 1 polticas y procedimientos para el manejo de los fondos fijos y revolventes. 3. Balanza comprobacin de

4. Auxiliar contable

Fijar de manera 4 adecuada del importe de los fondos fijos y revolventes.

5. Relacin fondos fijos.

de

6. Recibos u oficios en los que se seala la asignacin del fondo.

Verificar el Efectuar adecuado sorpresivos. manejo del fondo fijo y salvaguarda de efectivo.

arqueos 6

10 7. Fianzas de los funcionarios que manejan el efectivo

8. Cdula de arqueos efectuados.

9. Evidencia fsica de comprobantes de pago inutilizados con sello de "PAGADO" y que cumplan con los requisitos solicitados

94

Caja, fondo fijo o revolvente Partida Objetivos Captulo clave de control

Procedimientos Documentacin respaldo de control 12 13 Adecuada 10. Evidencia de los segregacin de vales con las firmas funciones. de los funcionarios responsables

11. Pliza contable

12. Organigrama

Comprobar el cumplimiento propsito para el que fue creado y de las polticas y procedimientos establecidos.

Realizar el reembolso 1 del fondo, a la entrega de los documentos que comprueben los pagos efectuados.

11

13. Descripcin de puestos

95

Bancos Captulo Partida clave Objetivos de control Verificar la existencia del efectivo depositado en cuentas bancarias, as como sus operaciones y la correccin de los saldos en su caso. Procedimientos de control Elaboracin de conciliaciones bancarias mensuales por funcionario sin responsabilidad sobre la recepcin, desembolso o custodia de fondos. Documentacin respaldo 6 11 12 13 14 1. Polticas, manuales o disposiciones administrativas

Asegurarse se incluyan las cuentas se reporten en los estados financieros o en la cuenta pblica

2 Al darse el supuesto de la apertura de cuentas bancarias reportar inmediatamente al rea de contabilidad para su inclusin en los estados financieros o cuenta pblica

2. Estados financieros o cuenta pblica

Verificar que se cuenten con mecanismos de control de las cuentas bancarias

1 Establecimiento de polticas y procedimientos para el manejo de las cuentas bancarias, forma de pago, ya sea a travs de cheques o de transferencias electrnicas. Que se incluyan las leyendas PARA ABONO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO NO NEGOCIABLE, etc.

3. Contratos de apertura de cuentas bancarias

Comprobar el adecuado manejo del efectivo depositado en cuentas bancarias

Adecuada segregacin de funciones.

15 16

4. Fianzas de los funcionarios a cargo del efectivo

Aprobacin de firmas mancomunadas para la emisin de cheques.

15 16

5. Oficio de asignacin de la responsabilidad de salvaguarda

96

Bancos Captulo Partida clave Objetivos de control Procedimientos Documentacin respaldo de control 15 16 17 Asignar una persona 6. Relacin de las sin responsabilidad en cuentas bancarias el efectivo y sin con la descripcin acceso a los archivos del objetivo de su o cuentas de apertura. tesorera, para comparar los listados de ingresos con saldos de cuentas a cobrar y depsitos bancarios, con la finalidad de comprobar que estos se han efectuado. Apertura de cuentas de acuerdo al propsito de los recursos recibidos. Salvaguarda de las chequeras. 3 12 13 7. Chequeras bancarias

Establecer medidas de 4 control para el adecuado manejo y resguardo de las chequeras

8. Lista de personal con firmas autorizadas

9. Documento que contenga las contraseas para realizar las transacciones bancarias Responsabilidad de los funcionarios que manejan las cuentas bancarias, de la salvaguarda de las chequeras. 10 10. Lugar apropiado para el resguardo (caja fuerte, gabinete con llave o clave de acceso, etc.) 11. Conciliaciones bancarias Salvaguarda de las contraseas para las transacciones va electrnica Establecer medidas de 9 control para el adecuado resguardo de contraseas 10 12. Auxiliares contables

13. Estado de cuenta bancario 14. Oficios de aclaracin enviados al banco.

97

Bancos Captulo Partida clave Objetivos de control Cumplimiento de disposiciones legales Procedimientos de control 4 Contratacin de fianzas para los funcionarios responsables del manejo de las cuentas bancarias. Documentacin respaldo 15. Organigrama

16. Descripcin de puestos 17. Conciliaciones de ingresos

98

Inversiones Partida Captulo clave

Objetivos de control Verificar la existencia del efectivo depositado en cuentas bancarias de inversin, as como sus operaciones y la correccin de los saldos en su caso.

Procedimientos de control Elaboracin de conciliaciones de las inversiones de manera mensual.

Documentacin respaldo 4 8 9 10 11 1. Polticas, manuales o disposiciones administrativas

2. Estados financieros o cuenta pblica Asegurarse se incluyan las cuentas se reporten en los estados financieros o en la cuenta pblica Al darse el supuesto de la apertura de cuentas bancarias reportar inmediatamente al rea de contabilidad para su inclusin en los estados financieros o cuenta pblica 2 3 3. Contratos de apertura de cuentas bancarias de inversin

4. Relacin de cuentas de inversin.

Verificar que se cuente con mecanismos de control de valores.

Establecimiento de polticas y procedimientos para el manejo de los recursos depositados en inversiones.

5. Acta o acuerdo de integracin del comit

Fijar das y horarios para pagos a proveedores, as como para pago de nminas, entre otros para controlar la disponibilidad de recursos

Seleccionar la institucin y tipo de inversin que proporcione seguridad y mejor tasa de

Establecimiento de un comit de inversiones en donde se seleccione la mejor opcin de inversin

6. Actas del comit de inversiones

99

Inversiones Partida Captulo clave

Objetivos de control inters

Procedimientos de control

Documentacin respaldo

7. Anexos de las actas del comit de inversiones

Autorizaciones del comit para efectuar las inversiones

8. Conciliaciones bancarias de las cuentas de inversiones

9. Oficios de aclaracin enviados al banco.

Evidencia de la investigacin y anlisis de las opciones de inversin

10. Auxiliares contables

11. Estados de cuenta bancarios

Manejo adecuado del efectivo depositado en cuentas bancarias de inversin

Adecuada segregacin de funciones.

12 13

12. Organigrama

13. Descripcin de puestos

Normativa aplicable: Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato Principios de Contabilidad Gubernamental Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos Dems legislacin o normativa aplicable

3.3.3 CUENTAS POR COBRAR


Cuentas por cobrar Captulo Partidas o cuentas Objetivos de control Procedimientos de control Documentacin respaldo

100

Cuentas por cobrar Captulo Partidas o cuentas Objetivos de control Asegurar que todas las cuentas por cobrar estn registradas en contabilidad, comprobando que estas corresponden a transacciones efectivamente realizadas. Procedimientos de control 1 Efectuar conciliaciones peridicas entre los auxiliares contables y las cuentas por cobrar. Documentacin respaldo 2 3 4 1. Plizas contables

Anticipos de sueldos a servidores pblicos, Anticipos de sueldos a servidores pblicos de eleccin popular, Prstamos a terceros ajenos al Entidad, Anticipos de sueldos Gastos a reserva de comprobar

2. Auxiliares contables 3. Conciliaciones de cuentas por cobrar. 4. Manual de polticas y procedimientos. Segregacin adecuada de funciones. 12 13 5. Disposiciones administrativas. 6. Reglamento Interno de Adquisiciones, debidamente autorizado por la instancia correspondiente.

Establecer un seguimiento de cobros y prximos vencimientos de las cuentas por cobrar

3 Vigilancia constante y efectiva sobre los vencimientos y cobranza, principalmente con base en la informacin sobre antigedad de saldos.

7. Reglamento de Obra pblica y Servicios Relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato, Manuales 8. Fianza de proveedores y contratistas.

101

Cuentas por cobrar Captulo Partidas o cuentas Objetivos de control Cumplimiento de las disposiciones legales establecidas. Procedimientos de control Establecimiento de disposiciones administrativas, polticas o lineamientos que regulen lo relativo otorgamiento de anticipos sobre salarios, descuentos a servidores pblicos. Establecimiento de disposiciones administrativas, polticas o lineamientos que regulen lo relativo otorgamiento de gastos a reserva de comprobar. Comprobar el cumplimiento de las Anticipos a disposiciones Proveedores legales establecidas. Anticipos a Contratistas Elaboracin y aprobaciones de un reglamento, manuales y polticas internas relativas al rea de adquisiciones, que normen lo concerniente a entrega de anticipos y su aplicacin. Elaboracin y aprobaciones de un reglamento, manuales y polticas internas relativas al Obra pblica, que normen lo concerniente a entrega de anticipos y su aplicacin. Exigir a los proveedores y contratistas las garantas previstas en la normativa. Documentacin respaldo 5 6 9. Contratos de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios.

10. Contratos por obra pblica.

11. Relaciones analticas que contemplen sus fechas de vencimiento y das trascurridos de vencimiento.

14

12. Descripcin de puestos

13. Organigrama

Cumplir con lo relativo al otorgamiento de anticipos como lo dispone la normativa.

10 11

14 Estimaciones de obra.

Normativa aplicable: Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

102

Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del Sector Pblico en el Estado de Guanajuato. Ley de Obra Pblica y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley del Trabajo de los Servidores Pblicos al Servicio del Estado y de los Municipios Ley Federal del Trabajo Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos Principios de Contabilidad Gubernamental Dems legislacin o normativa aplicable.

103

3.3.4 PASIVOS
Pasivos Captulo Partida clave Objetivos de control Establecer polticas para el registro y control de los pasivos Procedimientos de control Elaborar los criterios normativos y bases para el registro y pago de los mismos incluyendo: Fechas para su contabilizacin al cierre del ejercicio presupuestal. Fechas de vigencia para su cancelacin o pago y en su caso la reasignacin, o devolucin de dicho recursos ante las instancias correspondientes. Documentacin comprobatoria requerida donde se acredite la obligacin de pago por servicios efectivamente devengados y efectuados: contratos, convenios, facturas Contabilizacin adecuada de las operaciones Elaborar una relacin de pasivos por rea responsable de darle seguimiento. 2 2. Reporte de pasivos. Documentacin respaldo 1 1. Polticas especficas para su registro y control.

Asegurar que los Contar con el soporte pasivos documental del pasivo. incluidos en el estado de situacin financiera, son reales.

3. Soporte documental (Convenios, contratos, documentacin comprobatoria, etc.)

4. Expediente del pasivo. Verificar que se incluyan todos los pasivos y que stos sean por los importes que se adeuden a la fecha del estado de situacin financiera. Expedientes de los pasivos no pagados, (recursos comprometidos no ejercidos). 4 6 5. Estados financieros o cuenta pblica.

104

Pasivos Captulo Partida clave Objetivos de control Comprobar el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Procedimientos de control Establecimiento del calendario de obligaciones fiscales. Documentacin respaldo 4 8 6. Auxiliar contable.

Registro de todas las 6 transacciones Verificar la suficiencia presupuestal de las partidas relacionadas. 7

7. Pliza contable

8. Expedientes de comprobantes de pagos fiscales. 7 11 9. Plan de pensiones y jubilaciones

Mantener los saldos 6 contables conforme a la naturaleza de la cuenta (es decir evitar saldos contrarios al de su naturaleza). Documentar y tramitar adecuadamente los pasivos. Proceder al registro de pasivos solo si cuenta con los documentos que acrediten la obligacin de pago. 3

10. Clculos elaborados por la compaa contratada para este servicio o clculos efectuados por la entidad para efectuar el registro de las correspondientes reservas.

11. Dictamen de depuracin y/o cancelacin Los pasivos incluidos en el estado de situacin financiera contemplan contingencias. Adecuada segregacin de funciones. Establecimiento de un plan de pensiones y jubilaciones. 9 10 12. Organigrama.

Asignacin de las actividades elaboracin, autorizacin, pago y registro a diferentes funcionarios.

12 13

13. Descripcin de puestos.

105

Normativa aplicable: Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato Principios de Contabilidad Gubernamental Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos Dems legislacin o normativa aplicable

106

3.3.5 DEUDA PBLICA


Deuda Pblica Partida Captulo 9000 Objetivos de control La contratacin de la deuda pblica se apruebe por el congreso estatal y por el ayuntamiento. Procedimientos de control Archivar la documentacin que ampare la autorizacin de la deuda pblica por parte del Ejecutivo y del Ayuntamiento. 1 Documentacin respaldo 1. Acta del rgano de gobierno donde se aprueba la deuda. (Congreso del Estado)

Los recursos de la deuda pblica se destinen a gasto de inversin pblica productiva.

2 Realizar un anlisis al Decreto por medio del cual se autoriz la deuda pblica con el objeto de verificar el objetivo de control.

2. Decreto de autorizacin de la deuda pblica del Congreso del Estado.

3. Contrato de la deuda pblica El emprstito sea pagadero en territorio y moneda nacional. Realizar un anlisis de la 3 documentacin por medio de la cuenta con que se contrata la deuda pblica, el anlisis debe validar con el objetivo del control. 2 Conciliar los fines de la deuda pblica con en el programa de inversin anual y en el plan estatal o municipal de desarrollo. 8 4. Documentacin que acredite el cumplimiento del contrato.

El fin establecido en el decreto de autorizacin de la deuda se encuentra contemplado en el programa de inversin y en el plan estatal o municipal de desarrollo

5. Programa de inversin anual

La estructura de la deuda pblica sea idnea de acuerdo a la proyeccin financiera de los ejercicios en los cuales se cubrir la misma.

Analizar el costo financiero de la deuda pblica, con el, la situacin financiera futura del ente.

6. Plan estatal de desarrollo

107

Deuda Pblica Partida Captulo Objetivos de control El ente cumpla con lo establecido en las clusulas de contrato de la deuda pblica. Procedimientos de control Analizar las clusulas del contrato y dar cumplimiento a las mismas. 4 8 Documentacin respaldo 7. Plan municipal de desarrollo

La deuda pblica se encuentre inscrita en el Registro Estatal de Deuda Pblica.

Archivar la documentacin que acredite el registro correspondiente.

8. Cdula de Anlisis

Monitoreo de la deuda pblica indirecta, con el objeto de verificar que las entidades amorticen su deuda y liquiden los intereses y dems pagos a que haya lugar

10 25 Solicitar los estados de cuenta de la deuda indirecta para realizar un registro del comportamiento de la misma.

9. Copia del registro estatal de deuda pblica.

10. Registro de la deuda pblica indirecta

Los recursos de la deuda pblica se apliquen al fin establecido en el decreto de autorizacin de la misma.

2 Conciliar el total de gasto ejercido con deuda pblica con el total de gasto de inversin pblica productiva origen de la deuda pblica.

13 24

11. Tabla de amortizacin de pagos

12. Calendarizacin del gasto

Los pagos establecidos en el programa financiero anual corresponden al calendario de los gastos establecidos en

Conciliar los meses en que se realizan el pago de la deuda pblica con la calendarizacin del gasto establecido en el Presupuesto de Egresos aprobado.

12 21 23

13. Relacin de las obras ejecutadas con los recursos de deuda pblica.

108

Deuda Pblica Partida Captulo Objetivos de control el presupuesto de egresos. Procedimientos de control Documentacin respaldo

La deuda pblica sea registrada en el sistema contable.

Realizar el registro contable de las operaciones realizadas con los recursos de la deuda pblica.

14 15 22

14. Estados Financieros

15. Balanza de comprobacin

Los estados financieros reflejen correctamente la deuda pblica del ente, de acuerdo con las polticas contables que se estn utilizando.

Conciliar el saldo de los 15 16 17 estados financieros con los estados de cuenta de la deuda pblica. En caso de diferencias llevar acciones para corregirlas.

16. Estados de cuenta bancarios

Los intereses por deuda pblica se calculen correctamente y se realice el registro contable correspondiente

Calcular los intereses de 14 15 19 20 acuerdo a lo establecido en el contrato. En caso de tomar como referencia ndices burstiles (CETES, TIIE, etc.) validar en fuente de informacin oficial el dato para realizar el clculo. Realizar el realizar el registro contable

17. Conciliacin de estados financieros y estados de cuenta.

22

18. Oficio de recibido ante el congreso del estado de la cuenta pblica, dicho oficio debe de incluir la documentacin proporcionada.

109

Deuda Pblica Partida Captulo Objetivos de control Procedimientos de control Documentacin respaldo 19. Hoja de clculo de los intereses. Remitir mensual y/o trimestralmente al congreso del estado de situacin de la deuda pblica y su costo financiero del ente. 18 Monitorear el envi en tiempo y forma del estado de situacin de la deuda pblica y su costo financiero del ente. 20. Copia de los ndices burstiles a la fecha de pago.

21. Presupuesto de Egresos aprobado

22. Auxiliar contable

23. Conciliacin de los pagos de la deuda pblica con el Presupuesto de Egresos aprobado Para llevar a cabo el pago del emprstito exista partida presupuestal autorizada. Conciliar los pagos de la deuda pblica con el Presupuesto de Egresos aprobado. En caso de diferencias llevar acciones para corregirlas. 21 22 23 24. Conciliacin del total de gasto ejercido con deuda pblica con el total de gasto de inversin pblica productiva origen de la deuda pblica. 25. Estados de Cuenta Informar a la ciudadana la situacin de la deuda pblica del ente u organismo. Publicar semestralmente la situacin de la deuda pblica del ente en el peridico de mayor circulacin en la localidad informando el saldo y el recurso devengado. 26 26. Testigo periodstico.

Normativa aplicable: Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato

110

Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley de Deuda Pblica para el Estado y los Municipios de Guanajuato Principios de Contabilidad Gubernamental Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos Dems legislacin o normativa aplicable

111

3.3.6 PATRIMONIO Nota: la totalidad de la documentacin respaldo corresponde a cada objetivo de control.
Control patrimonial Captulo 5000 Partida clave 5101 Objetivos de control Administracin del inventario de mobiliario. Procedimientos de control Cumplimiento del proceso de compra conforme a la ley de la materia. Asignacin de N de inventario y plaqueo del bien. Resguardo del bien. Aseguramiento del bien. Documentacin respaldo Solicitud de compra

1.

2.

3. 4.

5102

Administrar el inventario del Equipo de administracin.

1.

2.

3. 4.

Cumplimiento del proceso de compra conforme a la ley de la materia. Asignacin de N de inventario y plaqueo del bien. Resguardo del bien. Aseguramiento del bien.

Dictamen tcnico que justifique el requerimiento de marcas especficas

Invitacin a proveedores 5201 Administracin del inventario de Maquinaria y Equipo Agropecuario


1. Cumplimiento del proceso de compra conforme ley de la materia. Asignacin de N de inventario y plaqueo del bien. Resguardo del bien. Aseguramiento del bien.

2.

3.

4.

112

Control patrimonial Captulo Partida clave 5202 Objetivos de control Administracin del Inventario de Maquinaria y Equipo Industrial Procedimientos de control Cumplimiento del proceso de compra conforme a la ley de la materia. Asignacin de N de inventario y plaqueo del bien. Resguardo del bien. Aseguramiento del bien. Documentacin respaldo Convocatoria

1.

2.

3. 4.

5203

Administracin del inventario de Maquinaria y Equipo de Construccin

1.

2.

3. 4.

Cumplimiento del proceso de compra conforme a la ley de la materia. Asignacin de N de inventario y plaqueo del bien. Resguardo del bien. Aseguramiento del bien.

Publicacin

5204

Administracin del 1. inventario de Equipos y aparatos de comunicaciones y telecomunicaciones 2.

3. 4.

Cumplimiento del proceso de compra conforme a la ley de la materia. Asignacin de N de inventario y plaqueo del bien. Resguardo del bien. Aseguramiento del bien.

Bases y especificaciones

5205

Administracin del inventario de Maquinaria y equipo elctrico

1.

2.

3. 4.

Cumplimiento del proceso de compra conforme a la ley de la materia. Asignacin de N de inventario y plaqueo del bien. Resguardo del bien. Aseguramiento del bien.

Acta de la junta de aclaraciones

113

Control patrimonial Captulo Partida clave Objetivos de control Procedimientos de control Documentacin respaldo

5206

Administracin del 1. inventario de Bienes informticos

2.

3. 4.

Cumplimiento del proceso de compra conforme a la ley de la materia. Asignacin de N de inventario y plaqueo del bien. Resguardo del bien. Aseguramiento del bien.

Lista o registro de proveedores participantes

5301

Administracin del Inventario de Vehculos y equipo terrestre

1.

2.

3. 4.

Cumplimiento del proceso de compra conforme a la ley de la materia. Asignacin de N de inventario y plaqueo del bien. Resguardo del bien. Aseguramiento del bien.

Propuesta tcnica

5305

Administracin del Inventario de Vehculos y equipo auxiliar de transporte

1.

2.

3. 4.

Cumplimiento del proceso de compra conforme a la ley de la materia. Asignacin de N de inventario y plaqueo del bien. Resguardo del bien. Aseguramiento del bien.

Propuesta econmica

5502

Administracin del inventario de Refacciones y accesorios mayores

1.

2.

Cumplimiento del proceso de compra conforme a la ley de la materia. Kardex de entradas y

Justificacin y/o explicacin de incumplimientos por parte de proveedores.

114

Control patrimonial Captulo Partida clave Objetivos de control Procedimientos de control salidas de refacciones al almacn Documentacin respaldo

5701

Administracin del Inventario de Edificios y locales

1.

2. 3.

4.

Cumplimiento del proceso de compra conforme a la ley de la materia. N de escrituras del inmueble. Datos de inscripcin en el registro pblico de la propiedad. Aseguramiento del bien.

Apertura de ofertas tcnicas

5702

Administracin del Inventario de bienes inmuebles

1.

2.

3.

Cumplimiento del proceso de enajenacin conforme a la ley de la materia. Num. De escrituras del inmueble. Datos de inscripcin en el registro pblico de la propiedad. Cumplimiento del proceso de alta conforme a la ley de la materia. Asignacin de N de inventario del arma. Evidencia que se cumple con los requisitos sealados por la SEDENA Resguardo del arma Cumplimiento del proceso de compra conforme a la ley de la materia. Asignacin de N de inventario y plaqueo del bien.

Dictamen tcnico

5801

Administracin del inventario de Maquinaria y equipo de defensa pblica

1.

Apertura de ofertas econmicas

2.

3.

5802

Administracin del Inventario de Equipo de seguridad pblica

1.

Dictamen econmico

2.

115

Control patrimonial Captulo Partida clave Objetivos de control Procedimientos de control 3. Resguardo del bien. 4. Aseguramiento del bien. Documentacin respaldo

Cuadro o tablas comparativas Acta de fallo Contrato o pedido Fianza de garanta de cumplimiento del pedido Factura de anticipos Fianza de garanta de los anticipos EVIDENCIA DE RECEPCIN DE LOS BIENES (EG: Recibos o sello de recibido en las facturas) Clculo y aplicacin de penalizaciones

Normativa aplicable: Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del Sector Pblico en el Estado de Guanajuato. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley de Deuda Pblica para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Principios de Contabilidad Gubernamental Dems legislacin o normativa aplicable.

116

3.3.7 INGRESOS
Ingresos
Captul o Partida clave

Objetivos de control El Pronstico de Ingresos se elabora cumpliendo la normativa establecida para la elaboracin del mismo.

Procedimientos de control Verificar que el pronstico incluya los recursos que por ley le corresponden. 1

Documentacin respaldo 1.- Pronostico de Ingresos autorizado

Ingreso s

En el caso de financiamiento. Validar que se considera el financiamiento neto sea incluido en el pronstico. Aprobacin del pronstico de ingresos. Validar que el pronstico de Ingresos se encuentre aprobado por las instancias correspondientes.

2.- Pronostico de Ingresos modificado autorizado.

16

3.- Oficio de recibido

2 En el caso de modificaciones al pronostico de Ingresos. Verificar que las mismas hayan sido aprobadas por las instancias correspondientes. El pronstico de ingresos es enviado con las iniciativas de ley de ingresos al Congreso del Estado. Los ingresos reportados en la cuenta pblica son los efectivamente recibidos por el ente fiscalizado. Remitir el pronstico de ingreso anexo a la iniciativa de ley de ingreso. 1

16

4.- Control de Ingresos de la Unidades Responsables

5.- Auxiliares Contables

Conciliacin entre el control de las unidades responsables de la recepcin de los ingresos y los registros contables.

6.- Conciliacin

117

Ingresos
Captul o Partida clave

Objetivos de control Los ingresos son recibidos conforme a las bases especificadas en la normativa vigente.

Procedimientos de control Los recibos de ingreso son valuados por el sistema de tarifas, valores y descuentos basados en las leyes de ingresos o de hacienda aprobadas por el Congreso del Estado. 7 8

Documentacin respaldo 9 7.- Recibos Oficiales

Todos los ingresos del ente fiscalizado amparados con recibos oficiales.

Llevar a cabo la conciliacin del total de importe amparado con recibos oficiales contra el total de ingresos registrados en contabilidad.

8.Programacin del Sistema de Ingresos

7 Verificar que los recibos oficiales de ingresos contengan el nombre, concepto de cobro, nmero de folio, fecha y sello de pagado y/o impresin de la mquina registradora

9.- Ley de Ingresos

Todos los recibos oficiales emitidos son registrados

Realizar una base de datos de la totalidad de los recibos oficiales, estableciendo el nmero de referencia del registro contable. Establecer procedimientos para el otorgamiento de condonacin y descuentos de las contribuciones.

10

10.- Base de datos de los recibos oficiales

Los descuentos se calculan y se registran correctamente.

11 12

11.- Oficios de otorgamiento de condonaciones y descuentos de contribuciones.

118

Ingresos
Captul o Partida clave

Objetivos de control Los cambios en el padrn de contribuyentes sean autorizados.

Procedimientos de control 13 14 Los cambios registrados al padrn de contribuyentes son comparados contra la documentacin fuente autorizada o confirmados con los contribuyentes para asegurarse de que fueron capturados correctamente.

Documentacin respaldo 15 12.Procedimientos para el otorgamiento de condonaciones y descuentos de las contribuciones.

La dependencia encargada de las finanzas aprueba los cambios importantes al padrn de contribuyentes.

13 16

13.- Padrn de contribuyentes.

Los recibos oficiales, cortes de caja, fichas de depsito y dems documentacin comprobatoria coincide con lo registrado en la pliza de ingresos

Autorizacin del registro de la pliza contable previo anlisis de la documentacin soporte.

14

16

17

14.Documentacin soporte.

Cotejar el importe total de los ingresos segn auxiliares contables contra los presentados en la Cuenta Pblica.

5 Conciliar los auxiliares contables de los ingresos contra los Estados Financieros.

18

15.- Confirmacin con contribuyentes

Clasificacin contable correcta de los ingresos

Realizar la clasificacin de los ingresos en la contabilidad de acuerdo a lo que establece la normativa.

19 20

16.- Autorizacin.

119

Ingresos
Captul o Partida clave

Objetivos de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo

FONDO DE APORTACIONES PARA LA EDUCACION BASICA Y NORMAL (FAEB) 17.- Plizas de Ingresos

La informacin financiera del ente fiscalizado, incluya las operaciones realizadas con los recursos del Fondo.

Realizar el registro contable de las operaciones del Fondo.

14

18.- Estados Financieros

Los entes ejecutores hayan aperturado una cuenta bancaria especfica para la recepcin, manejo y administracin de los recursos del Fondo.

Conciliar los auxiliares de las cuentas contables del Fondo con el estado de cuenta de la cuenta bancaria abierta para los recursos del Fondo. Conciliar el depsito de la federacin realizado a la entidad federativa contra el calendario de ministraciones.

21

19.- Balanza de Comprobacin

La Tesorera de la Federacin (TESOFE) transfiri oportunamente los Apoyos a la entidad federativa, de conformidad con el calendario de distribucin de recursos que da a conocer la SHCP.

21

22

20.- Gua Contabilizadora

Cotejar los registros contables y presupuestarios, con el objeto de identificar las partidas y movimientos, asegurando que

Conciliar los saldos de 5 los auxiliares contables contra los reportes presupuestarios de los recursos del Fondo.

23

21.- Estado de Cuenta Bancario

120

FONDO DE APORTACIONES PARA LA EDUCACION BASICA Y NORMAL (FAEB) correspondan a operaciones realizadas con recursos del FAEB.

Se identifiquen los intereses generados, producto de la inversin de las disponibilidades lquidas.

Conciliar el registro contable de los intereses con el estado de cuenta bancario.

21

24

22.- Calendario de Ministraciones

El monto del pronstico original y modificado contenido en la Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal corresponda con lo reportado en la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal.

Conciliar el saldo de la 6 Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Federal.

26

27

23.- Reportes Presupuestarios

121

FONDO DE APORTACIONES PARA LOS SERVICIOS DE SALUD (FASSA) La entidad federativa recibi las aportaciones federales, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo por medio del cual la Federacin da a conocer a los estados la distribucin y calendarizacin para la ministracin de los recursos del FASSA. Conciliar el depsito de la federacin realizado a la entidad federativa contra el calendario de ministraciones. 6 21 22 25.- Calculo de los intereses generados por desfase

La informacin financiera del ente fiscalizado, incluya las operaciones realizadas con los recursos del Fondo.

Realizar el registro contable de las operaciones del Fondo.

14

26. Cuenta Pblica Federal

Los entes ejecutores hayan aperturado una cuenta bancaria especfica para la recepcin, manejo y administracin de los recursos del Fondo.

Conciliar los auxiliares de las cuentas contables del Fondo con el estado de cuenta de la cuenta bancaria abierta para los recursos del Fondo.

21

27.- Cuenta Pblica Estatal

Se identifiquen los intereses generados, producto de la inversin de las disponibilidades lquidas.

Conciliar el registro contable de los intereses con el estado de cuenta bancario.

21

24

28.- Cuenta Pblica Municipal

Conciliar los registros contables y presupuestarios, con el objeto de identificar las partidas y movimientos, asegurando que correspondan a operaciones realizadas con recursos del FASSA. El monto del pronstico original y modificado contenido en la Cuenta de la

Conciliar los saldos de 5 los auxiliares contables contra los reportes presupuestarios de los recursos del Fondo.

23

Conciliar el saldo de la 6 Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Federal.

26

27

122

FONDO DE APORTACIONES PARA LOS SERVICIOS DE SALUD (FASSA) Hacienda Pblica Estatal corresponda con lo reportado en la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal. FONDO PARA LA INFRAESTRUCTURA SOCIAL MUNICIPAL (FISM) La informacin financiera del ente fiscalizado, incluya las operaciones realizadas con los recursos del Fondo. Los entes ejecutores hayan aperturado una cuenta bancaria especfica para la recepcin, manejo y administracin de los recursos del Fondo. Se identifiquen los intereses generados, producto de la inversin de las disponibilidades lquidas. Conciliar los registros contables y presupuestarios, con el objeto de identificar las partidas y movimientos, asegurando que correspondan a operaciones realizadas con recursos del FISM. Realizar el registro contable de las operaciones del Fondo. 5 14

Conciliar los auxiliares de las cuentas contables del Fondo con el estado de cuenta de la cuenta bancaria abierta para los recursos del Fondo. Conciliar el registro contable de los intereses con el estado de cuenta bancario.

21

21

24

Conciliar los saldos de 5 los auxiliares contables contra los reportes presupuestarios de los recursos del Fondo.

23

123

FONDO PARA LA INFRAESTRUCTURA SOCIAL MUNICIPAL (FISM) El Estado haya enterado al Municipio de manera mensual los recursos del FISM en los primeros diez meses del ao, observando el calendario de ministraciones publicado en el Peridico Oficial del Gobierno del Estado y que el monto transferido coincida con el importe indicado en dicha publicacin. 6 Conciliar el depsito del Estado realizado al Municipio contra el calendario de ministraciones. 21 22

El cierre de ejercicio presupuestal elaborado por el ente ejecutor, coincide con lo reportado en la cuenta pblica estatal.

Conciliar el saldo de la 6 Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Municipal.

27

28

El monto del pronstico original y modificado contenido en la Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal corresponda con lo reportado en la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal.

Conciliar el saldo de la 6 Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Federal.

26

27

124

FONDO PARA LA INFRAESTRUCTURA SOCIAL ESTATAL (FISE) La informacin financiera del ente fiscalizado, incluya las operaciones realizadas con los recursos del fondo. Los entes ejecutores hayan aperturado una cuenta bancaria especfica para la recepcin, manejo y administracin de los recursos del fondo. Se identifiquen los intereses generados, producto de la inversin de las disponibilidades lquidas. Conciliar los registros contables y presupuestarios, con el objeto de identificar las partidas y movimientos, asegurando que correspondan a operaciones realizadas con recursos del FISE. El monto del pronstico original y modificado contenido en la Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal corresponda con lo reportado en la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal. 5 Realizar el registro contable de las operaciones del fondo. 14

Conciliar los auxiliares 5 de las cuentas contables del Fondo con el estado de cuenta de la cuenta bancaria abierta para los recursos del fondo. 6 Conciliar el registro contable de los intereses con el estado de cuenta bancario.

21

21

24

Conciliar los saldos de 5 los auxiliares contables contra los reportes presupuestarios de los recursos del Fondo.

23

Conciliar el saldo de la 6 Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Federal.

26

27

125

FONDO DE APORTACIONES PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS MUNICIPIOS Y DE LAS DEMARCACIONES TERRITORIALES DEL DISTRITO FEDERAL (FORTAMUN-DF) La Tesorera de la Federacin (TESOFE) transfiri oportunamente los Apoyos a la entidad federativa, de conformidad con el calendario de distribucin de recursos. La informacin financiera del ente fiscalizado, incluya las operaciones realizadas con los recursos del Fondo. Los entes ejecutores hayan aperturado una cuenta bancaria especfica para la recepcin, manejo y administracin de los recursos del Fondo. Se identifiquen los intereses generados, producto de la inversin de las disponibilidades lquidas. Conciliar los registros contables y presupuestarios, con el objeto de identificar las partidas y movimientos, asegurando que correspondan a operaciones realizadas con recursos del FORTAMUN. El cierre de ejercicio presupuestal elaborado por el ente ejecutor, coincide con lo reportado en la cuenta pblica estatal. El monto del pronstico original y modificado contenido en la Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal corresponda con lo reportado en la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal. Conciliar el depsito de la federacin realizado a la entidad federativa contra el calendario de ministraciones. 6 21 22

Realizar el registro contable de las operaciones del Fondo.

14

Conciliar los auxiliares de las cuentas contables del Fondo con el estado de cuenta de la cuenta bancaria abierta para los recursos del Fondo. Conciliar el registro contable de los intereses con el estado de cuenta bancario.

21

21

24

Conciliar los saldos de 5 los auxiliares contables contra los reportes presupuestarios de los recursos del Fondo.

23

Conciliar el saldo de la 6 Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Municipal.

27

28

Conciliar el saldo de la 6 Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Federal.

26

27

126

FONDO DE APORTACIONES MULTIPLES (FAM) La Tesorera de la Federacin (TESOFE) transfiri oportunamente los Apoyos a la entidad federativa, de conformidad con el calendario de distribucin de recursos. Conciliar el depsito de la federacin realizado a la entidad federativa contra el calendario de ministraciones. 6 21 22

La Secretara de Finanzas del Gobierno del Estado, haya transferido en su totalidad a los entes ejecutores, los recursos del FAM recibidos de la TESOFE, as como los intereses generados por desfase, en su caso.

6 Conciliar el depsito del Estado realizado al Municipio contra el calendario de ministraciones.

21

22

25

La informacin financiera del ente fiscalizado, incluya las operaciones realizadas con los recursos del Fondo. Los entes ejecutores hayan aperturado una cuenta bancaria especfica para la recepcin, manejo y administracin de los recursos del Fondo.

Realizar el registro contable de las operaciones del Fondo.

14

Conciliar los auxiliares de las cuentas contables del Fondo con el estado de cuenta de la cuenta bancaria abierta para los recursos del Fondo. Conciliar el registro contable de los intereses con el estado de cuenta bancario.

21

Se identifiquen los intereses generados, producto de la inversin de las disponibilidades lquidas.

21

24

127

FONDO DE APORTACIONES MULTIPLES (FAM) Conciliar los registros contables y presupuestarios, con el objeto de identificar las partidas y movimientos, asegurando que correspondan a operaciones realizadas con recursos del FAM. El monto del pronstico original y modificado contenido en la Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal corresponda con lo reportado en la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal. Conciliar los saldos de 5 los auxiliares contables contra los reportes presupuestarios de los recursos del Fondo. 6 23

Conciliar el saldo de la 6 Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Federal.

26

27

128

FONDO DE APORTACIONES PARA LA EDUCACION TECNOLOGICA Y DE ADULTOS (FAETA) Los recursos del Fondo asignados durante el ejercicio en revisin, hayan sido transferidos en tiempo y forma por la Tesorera de la Federacin (TESOFE), al Gobierno del Estado. Conciliar el depsito de la federacin realizado a la entidad federativa contra el calendario de ministraciones. 6 21 22

La informacin financiera del ente fiscalizado, incluya las operaciones realizadas con los recursos del Fondo. Los entes ejecutores hayan aperturado una cuenta bancaria especfica para la recepcin, manejo y administracin de los recursos del Fondo. Se identifiquen los intereses generados, producto de la inversin de las disponibilidades lquidas.

Realizar el registro contable de las operaciones del Fondo.

14

Conciliar los auxiliares de las cuentas contables del Fondo con el estado de cuenta de la cuenta bancaria abierta para los recursos del Fondo. Conciliar el registro contable de los intereses con el estado de cuenta bancario.

21

21

24

Conciliar los registros contables y presupuestarios, con el objeto de identificar las partidas y movimientos, asegurando que correspondan a operaciones realizadas con recursos del FAETA. El monto del pronstico original y modificado contenido en la Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal corresponda con lo reportado en la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal.

Conciliar los saldos de 5 los auxiliares contables contra los reportes presupuestarios de los recursos del Fondo.

23

Conciliar el saldo de la 6 Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Federal.

26

27

129

FONDO DE APORTACIONES PARA LA SEGURIDAD PUBLICA DE LOS ESTADOS Y DEL DISTRITO FEDERAL (FASP) La Entidad Federativa recibi las aportaciones Federales del FASP conforme a lo establecido en el Acuerdo por el que se da a conocer a los Gobiernos de las Entidades Federativas, la distribucin y calendarizacin para la ministracin. Conciliar el depsito de la federacin realizado a la entidad federativa contra el calendario de ministraciones. 6 21 22

El monto del pronstico original y modificado contenido en la Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal corresponda con lo reportado en la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal.

Conciliar el saldo de la 6 Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Federal.

26

27

PROGRAMA DE APOYOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS ENTIDADES FEDERATIVAS (PAFEF) Los recursos del Programa asignados durante el ejercicio en revisin, hayan sido transferidos en tiempo y forma por la Tesorera de la Federacin (TESOFE), al Gobierno del Estado. La informacin financiera del ente fiscalizado, incluya las operaciones realizadas con los recursos del Programa. Los entes ejecutores hayan aperturado una cuenta bancaria especfica para la recepcin, manejo y administracin de los recursos del Conciliar el depsito 6 de la federacin realizado a la entidad federativa contra el calendario de ministraciones. 21 22

Realizar el registro contable de las operaciones del Fondo.

14

Conciliar los auxiliares de las cuentas contables del Fondo con el estado de cuenta de la cuenta bancaria abierta para los

21

130

PROGRAMA DE APOYOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS ENTIDADES FEDERATIVAS (PAFEF) Programa. Se identifiquen los intereses generados, producto de la inversin de las disponibilidades lquidas. Conciliar los registros contables y presupuestarios, con el objeto de identificar las partidas y movimientos, asegurando que correspondan a operaciones realizadas con recursos del PAFEF. recursos del Fondo. Conciliar el registro contable de los intereses con el estado de cuenta bancario. Conciliar los saldos de los auxiliares contables contra los reportes presupuestarios de los recursos del Fondo. 6 21 24

23

El monto del pronstico original y modificado contenido en la Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal corresponda con lo reportado en la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal.

Conciliar el saldo de la Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Federal.

26

27

FIDEICOMISO PARA LA INFRAESTRUCTURA EN LOS ESTADOS (FIES) La informacin financiera del ente fiscalizado, incluya las operaciones realizadas con los recursos del Fondo. Realizar el registro contable de las operaciones del Fondo. 5 14

Los recursos del Fondo asignados durante el ejercicio en revisin, hayan sido transferidos en tiempo y forma por la Tesorera de la Federacin (TESOFE), al Gobierno del Estado.

Conciliar el depsito de la federacin realizado a la entidad federativa contra el calendario de ministraciones.

21

22

Los entes ejecutores hayan aperturado una cuenta bancaria exclusiva para la

Conciliar los auxiliares de las cuentas contables del Fondo con el estado de

21

131

FIDEICOMISO PARA LA INFRAESTRUCTURA EN LOS ESTADOS (FIES) recepcin, manejo y administracin de los recursos del Fideicomiso. cuenta de la cuenta bancaria abierta para los recursos del Fondo.

El cierre de ejercicio presupuestal elaborado por el ente ejecutor, coincide con lo reportado en la cuenta pblica estatal. Conciliar los registros contables y presupuestarios, con el objeto de identificar las partidas y movimientos, asegurando que correspondan a operaciones realizadas con recursos del PAFEF. Se identifiquen los intereses generados, producto de la inversin de las disponibilidades lquidas. El monto del pronstico original y modificado contenido en la Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal corresponda con lo reportado en la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal.

Conciliar el saldo de la 6 Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Municipal.

27

28

Conciliar los saldos de 5 los auxiliares contables contra los reportes presupuestarios de los recursos del Fondo.

23

Conciliar el registro contable de los intereses con el estado de cuenta bancario.

21

24

Conciliar el saldo de la 6 Cuenta Pblica Estatal y Cuenta Pblica Federal.

26

27

Normativa aplicable: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Presupuesto de Egresos de la Federacin Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato Ley de Coordinacin Fiscal Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal correspondiente Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato Leyes orgnicas Cdigo Fiscal para el Estado de Guanajuato Acuerdo por el que se da a conocer a los gobiernos del Distrito Federal y de las Entidades Federativas, la

132

Normativa aplicable: distribucin y calendarizacin para la ministracin de los recursos correspondientes al Ramo General 33 para el ejercicio fiscal correspondiente y Presupuesto de Egresos de la Federacin para el ejercicio fiscal correspondiente Lineamientos para la aplicacin y ejercicio de los recursos del FIES para el ejercicio fiscal correspondiente Principios de Contabilidad Gubernamental Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos Dems legislacin o normativa aplicable

133

3.3.8 EGRESOS 3.3.8.1 Servicios personales (captulo 1000)


Nmina
Captulo Partida clave

1000

1103

Objetivos de control Administraci n del archivo de la plantilla del personal.

Procedimientos de control El rea de Recursos Humanos, as como las dependencias y entidades revisan peridicamente el archivo de personal y notifican las diferencias encontradas.

Documentacin respaldo 3 9 1. Presupuesto de Egresos Autorizado, Modificado y Ejercido

2. Informes financieros Los movimientos que se realizan al archivo de la plantilla de personal son autorizados y ejecutados por el personal facultado para ese fin. 12 3. Plantilla de Personal

4. Tabulador de sueldos 32 Las tarifas de retencin de la nmina son consistentes con los requerimientos legales. 5. Contrato colectivo de trabajo o Acuerdo Sindical

6. Condiciones generales de trabajo Control del tiempo trabajado El tiempo trabajado se procesa oportunamente y es conciliado con otros reportes. 10 22 23 34 39 7. Manual de funciones

8. Nminas Los movimientos que se realizan al control de tiempo son autorizados y ejecutados por el personal facultado para ese fin. 23 39 9. Nombramientos

10. Recibos de nmina

134

Nmina
Captulo Partida clave

Objetivos Procedimientos de control de control Procesamiento Los clculos de la nmina importantes de la nmina se realizan mediante procesos automatizados.

Documentacin respaldo 40 41 11. Reportes de nmina

12. Reporte de incidencias

La direccin revisa y aprueba los informes de la nmina de sueldos (incluyendo la informacin de remuneraciones y retenciones)

42

13. Archivo de dispersin bancaria

14. Base de datos de pago con cheque

1 Los pagos corresponden a los conceptos autorizados en el presupuesto de nmina

11

15. Estados de cuenta bancarios

16. Relacin de cuentas bancarias de los empleados

Desembolsos de la nmina

11 19 20 21 Las transacciones de la nmina se revisan y/o se concilian para asegurar su registro completo y consistente en la partida de gasto y perodo contable apropiado.

17. Tarifas de viticos autorizadas

Los empleados firman 43 44 por el efectivo recibido

18. Base de datos de cheques emitidos 19. Mayor General

20. Reportes Auxiliares

135

Nmina
Captulo Partida clave

Objetivos de control

Procedimientos de control 7 El acceso a la elaboracin de cheques o la realizacin de transferencias electrnicas de fondos es exclusivo del personal autorizado.

Documentacin respaldo 21. Plizas contables

22. Polticas para el control de asistencia La nmina se distribuye a los empleados apropiados. 3 11 13 14 15 16 23. Base de datos de control de tiempo

24. Renuncia Pago de viticos Las erogaciones realizadas por concepto de viticos, no podrn formar parte de la remuneracin integrada mensual de los servidores pblicos. 10 14 17 42 25. Acta Administrativa

26. Liquidacin Vacaciones Las vacaciones no se sustituyen con una remuneracin. Excepto las no disfrutadas, en caso de terminacin de la relacin laboral. 20 21 42 27. Expediente del trabajador

28. Acuerdo del rgano de gobierno La prima vacacional se otorga de acuerdo a lo establecido en la normativa. 20 42 3 21 4 5 6 29. Solicitud de creacin de plazas

Liquidacin de A los trabajadores se la relacin les otorgan las laboral prestaciones que les corresponden.

5 6

30. Autorizacin de creacin de plaza o contratacin de personal 21 24 25 26 27 31. Autorizacin especial del Congreso del Estado para ejercer dos cargos pblicos

136

Nmina
Captulo Partida clave

Objetivos de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo 32. Tablas y tarifa de ISR vigente

Contar con expedientes de personal

27 Los titulares de las dependencias debern integrar los expedientes de los trabajadores.

33. Polticas de acceso a los sistemas

34. Formato de descuento Control presupuestal Las erogaciones debern sujetarse al texto y suficiencia de la partida. 1 20 21 35. Clculos de las operaciones automatizadas 36. Programas prioritarios El presupuesto de egresos incluye las plazas y su remuneracin. 1 4 45 37. Programa de inversin

38. Reglas para aplicar remanentes 3 Apegarse estrictamente a los niveles establecidos en los Tabuladores Generales de Sueldos. 4 8 39. Documento que justifique la inasistencia o falta de registro 40. Flujo de transacciones automatizadas Las contrataciones de trabajadores eventuales se realizan slo que se encuentren previstas en el presupuesto o por fuerza mayor. 3 4 8 41. Clculos de las operaciones automatizadas

42. Informes de nmina Abstenerse de realizar 1 cualquier traspaso de recursos de otros captulos presupuestales al de servicios personales o viceversa. 28 46 43. Listados o recibos de nmina firmados

44. Cheques firmados de recibido Efectuar remuneraciones solamente cuando sean autorizadas y se encuentren previstas 1 28 45. Plazas autorizadas

137

Nmina
Captulo Partida clave

Objetivos de control

Procedimientos de control en sus respectivos presupuestos

Documentacin respaldo

46. Afectaciones presupuestales

Tabulador General de Sueldos

4 Los sujetos de la Ley formulan sus Tabuladores Generales de Sueldos.

47. Contratos o documento por el que se formaliz la contratacin 48. Recibos Fiscales o comprobacin del gasto

Administraci n de Plazas

Se podrn crear plazas cuando exista autorizacin previa y escrita.

14 20

49. Comprobantes de abonos a cuenta de cheques, etc. 50. Declaracin de impuestos retenidos

La creacin de plazas 1 estar sujeta a que las nuevas contrataciones no puedan cubrirse mediante el traspaso de plazas existentes, movimientos compensados o a travs de la ocupacin de vacantes disponibles.

11 12 30 51. Constancia de Retencin de impuestos

52. Informes o reportes de trabajo Las conversiones de plazas, retabulaciones de puestos y creacin de categoras, podrn llevarse a cabo siempre y cuando se realicen mediante movimientos compensados y exista la autorizacin correspondiente. 1 2 7 11 12 30 53. Documento de revisin y autorizacin

54. Solicitud de pago de horas extras

138

Nmina
Captulo Partida clave

Objetivos de control

Procedimientos de control No podrn reunirse en un mismo individuo dos o ms cargos o empleos pblicos por los que perciba sueldo, sino con permiso especial del Congreso, exceptundose los docentes

Documentacin respaldo 3 11 31 55. Justificacin y autorizacin de horas extras

56. Control de asistencia Las economas que se 1 presenten en los presupuestos de egresos por concepto de servicios personales se aplican cumpliendo la normativa 2 36 37 38 57. Resultados de evaluacin al desempeo

58. Metodologa aplicada en la evaluacin de desempeo

Contratacin de Servicios

1201

Slo se contratar 1 personal por honorarios cuando la actividad no pueda ser realizada por otra persona adscrita a la dependencia o entidad.

30 47

59. Lineamientos para estmulos y su publicacin en el Peridico Oficial

60. Documento de difusin de los resultados de la evaluacin

Desembolso de Honorarios

Las erogaciones por 1 honorarios se debern pagar exclusivamente con recursos del captulo 1000 (Servicios Personales). Adems debern ser de carcter temporal, especificar la actividad por la que se contrata y vigencia

21 47 48 49 50

139

Nmina
Captulo Partida clave

Objetivos de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo

En los contratos se 52 53 establecen reportes o acciones que deben ser informados.

El personal que se 20 21 42 50 contrate por honorarios no estar sujeto a los descuentos y percepciones previstos en la Ley de Seguridad Social del Estado de Guanajuato.

Honorarios Asimilados

1327

El monto mensual de 4 11 47 los honorarios asimilados a salarios a cubrir a las personas fsicas que se contraten, no deber rebasar la remuneracin ordinaria mensual que corresponda a la de la plaza presupuestaria o el puesto con que guarde mayor semejanza. Calculo del Tiempotiempo 54 55 56 El Extraordinario extraordinario se calcula de manera correcta de acuerdo al tiempo adicional laborado y cumpliendo con la normativa aplicable. Desembolso 56 El tiempo de Tiempo extraordinario se paga extraordinario de manera correcta cumpliendo con la normativa.

140

Nmina
Captulo Partida clave

15021512

Objetivos de control Clculo de estmulos por desempeo extraordinario, productividad y eficiencia.

Procedimientos de control La entrega de estmulos por desempeo extraordinario, productividad y eficiencia ser anual se otorgar a los servidores pblicos que alcancen el puntaje, previamente establecido, una vez que se les haya practicado las evaluaciones correspondientes. Los ayuntamientos y los organismos autnomos establecern sus sistemas de evaluacin respectivos.

Documentacin respaldo 3 8 57 58 59 60

57 58 59 60

141

Normativa aplicable: Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal correspondiente. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley del Trabajo de los Servidores Pblicos al Servicio del Estado y de los Municipios Ley Federal del Trabajo Ley del Impuesto Sobre la Renta Principios de Contabilidad Gubernamental Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos Dems legislacin o normativa aplicable.

142

3.3.8.2 Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y suministros: (captulo 2000, 3000 y 5000)
Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y suministros Objetivos Procedimientos Captulo Partida de control de control Evitar que 2000 2201 Establecer criterios de existan racionalidad, erogaciones austeridad y disciplina por concepto presupuestal para su de ejercicio. alimentacin de personas que no se sujeten a los criterios establecidos para el ejercicio de esta partida.

Documentacin respaldo 1 2 1. Comprobante

2. Oficio de comisin. 2000 2601 Proporcionar informacin confiable para identificar rendimientos no razonables a fin de subsanar las fallas. 3 Establecer el uso de bitcoras que registren al menos informacin relativa a la fecha, hora, usuario, kilometraje al momento de la carga, litros cargados. 61 3. Facturacin peridica de combustible.

Contratacin del servicio de suministro de combustible mediante la utilizacin de tarjeta cuyo uso registra en base de datos la informacin detallada del consumo. Establecer topes de carga diarios y mensuales por rea de adscripcin del vehculo. Registrar por separado el consumo de lubricantes y aditivos.

4. Ticket de carga.

28

5. Ticket del pago de recibo telefnico.

6. Base de datos del tarificador.

143

Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y suministros Objetivos Procedimientos Captulo Partida de control de control Evitar que 3000 3103 Establecer criterios de existan racionalidad, erogaciones austeridad y disciplina por concepto presupuestal para su de servicio ejercicio. telefnico que no se sujeten a los criterios establecidos para el ejercicio de esta partida. Programar un tarificador que registre el detalle de las llamadas

Documentacin respaldo 5 7. Bitcora de llamadas realizadas en los equipos bajo resguardo de las secretarias.

62 63

8. Requisicin del servicio.

9. Bases del concurso.

3000

3301

Asegurar la contratacin del servicio de asesora que ofrece la mejor calidad y el mejor precio.

Establecer los lineamientos especficos a que ha de sujetarse esta partida.

10. Publicacin de la licitacin pblica o evidencia de la entrega de las invitaciones en caso de licitacin restringida. 11. Fianzas otorgadas.

Preparar un formato estndar para la elaboracin de dictmenes y tablas comparativas.

Disear un mtodo de 10 11 12 13 14 15 12. Actas (de apertura 16 de sobres, de fallo). valuacin de las caractersticas cualitativas a efecto de hacer comparables las propuestas. 13. Garantas. 14. Contrato formal requisitado. 15. Tabla comparativa. 16. Dictamen. 17. Contrato del Servicio .

144

Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y suministros Objetivos Procedimientos Captulo Partida de control de control

Documentacin respaldo 18. Fianzas de garanta.

3000

3302

Asegurar la contratacin del servicio de capacitacin que ofrece la mejor calidad y el mejor precio.

Establecer un programa de capacitacin anual de acuerdo con las lneas estratgicas de la administracin con el levantamiento de diagnsticos organizacionales si los hubiere.

19. Copia de las publicaciones.

Establecer los lineamientos especficos a que ha de sujetarse esta partida. Preparar un formato estndar para la elaboracin de dictmenes y tablas comparativas.

20. Bitcora de spots transmitidos.

11 12 13 14 15 16 21. Boletos, casetas pagadas.

22. Cdula de justificacin. 23. Comprobante con requisitos fiscales. 3000 3601 3602 Asegurar las mejores condiciones de contratacin por gastos de difusin y de impresin de publicaciones oficiales del ente. Establecimiento de lineamientos para el ejercicio de la partida. 17 18 19 20 24. Reglamento Interior de Adquisiciones, autorizado y publicado.

25. Disposiciones administrativas relativas a bienes muebles e inmuebles. 26. Manuales de operacin.

145

Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y suministros Objetivos Procedimientos Captulo Partida de control de control

Documentacin respaldo 27. Polticas o reglamento interno de operacin, aprobadas por el rgano de mxima autoridad. 28. Criterios generales de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal.

3000

3701 3702 3705 3706

Evitar que Establecimiento de existan lineamientos para el erogaciones ejercicio de la partida. por concepto de viticos y pasajes de personas que no se sujeten a los criterios establecidos para el ejercicio de estas partidas.

21

29. Programa para la elaboracin del programa anual de adquisiciones.

30. Acta o minuta de la aprobacin y creacin del Comit de adquisiciones, en el que se contemple el nombramiento de los funcionarios que lo integren. 31. Actas o minutas de sesin del Comit de adquisiciones.

3000

3801 3802 3803 3807 3810

Evitar que Establecimiento de existan lineamientos para el erogaciones ejercicio de la partida. por estos conceptos que no se sujeten a los criterios establecidos para el ejercicio de estas partidas.

22 23

32. Documento que contenga el Programa anual de adquisiciones programtico, aprobado por el rgano de mxima autoridad.

146

Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y suministros Objetivos Procedimientos Captulo Partida de control de control

Documentacin respaldo 33. Documento que contenga el Padrn de Proveedores autorizado. 34. Expedientes que contengan requisicin, rdenes de compra, autorizaciones, concursos, licitaciones, pedidos, cuadros de cotizaciones, documentacin comprobatoria, soportes tcnicos e informes de recepcin. 35. Organigrama del rea de adquisiciones que contenga los funcionarios asignados a cada puesto.

5000

5206 5301

Asegurar la adquisicin del bien que ofrece la mejor calidad y el mejor precio para el ente.

Establecer los lineamientos especficos a que ha de sujetarse esta partida.

36. Expedientes ordenados de acuerdo a la modalidad ejecutada.

Preparar un formato estndar para la elaboracin de dictmenes y tablas comparativas.

37. Acta de aprobacin del Comit de Adquisiciones para efectuar la licitacin.

Disear un mtodo de 10 11 12 13 14 15 38. Testigo de la 16 publicacin de la valuacin de las caractersticas licitacin en medio cualitativas a efecto de escrito o electrnico hacer comparables las segn sea el caso. propuestas. 39. Bases de la convocatoria aprobada por el Comit de Adquisiciones.

40. Evidencia de la compra de bases y registro de los participantes.

147

Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y suministros Objetivos Procedimientos Captulo Partida de control de control

Documentacin respaldo 41. Acta de sesin del desahogo de la Junta de aclaraciones.

2000 3000 5000

Comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales establecidas.

Elaboracin y aprobaciones de un reglamento, manuales y polticas internas relativas al rea de adquisiciones.

24 25 26 27 28 29 42. Acta del desahogo de la Presentacin y apertura de ofertas.

43. Tablas comparativas de las ofertas de los participantes. 44. Acta de sesin para el desahogo del Fallo de la licitacin. 45. Expedientes que contengan contratos o convenios.

46. Gua contabilizadora, Clasificador por objeto del gasto. Integracin del Comit 30 31 de adquisiciones. 47. Vale de entrada al almacn con firmas de los funcionarios que los reciben, facturas selladas de recibido con fecha y firma.

Aprobacin de un programa anual de adquisiciones.

32

48. Informe mensual, trimestral, semestral anual de movimientos de bienes muebles e inmuebles.

49. Polticas de capitalizacin de activos. 50. Inventario fsico de bienes muebles.

148

Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y suministros Objetivos Procedimientos Captulo Partida de control de control Integracin de un Padrn de Proveedores.

Documentacin respaldo 33 51. Programa o mecanismo de asignacin de nmero de inventarios e impresin de etiquetas o marbetes o los bienes muebles.

Comprobar que las adquisiciones representan transacciones efectivamente realizadas y correspondan a los fines del sujeto de fiscalizacin.

Integracin de expedientes de las licitaciones y adquisiciones efectuadas.

34

52. Expedientes de los activos que contengan la factura original, documentos que comprueben el pago de los impuestos a que estn sujetos, bitcora de mantenimiento.

Asignacin de las actividades elaboracin, autorizacin y archivo a diferentes funcionarios.

35 36 37 38 39 40 53. Expediente del 41 42 43 44 bien inmuebles con escritura pblica y nmero de cuenta catastral.

45 Elaboracin, presentacin y autorizacin de un informe peridico del avance del programa anual de adquisiciones

54. Programa o mecanismo de impresin de resguardos en la asignacin y custodia de bienes muebles.

55. Plizas de seguro para bienes muebles e inmuebles.

Comprobar que las adquisiciones se encuentren correctamente registradas y presentadas.

Establecimiento de un Clasificador de las operaciones por el objetivo del gasto.

46

56. Disposiciones Administrativas.

149

Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y suministros Objetivos Procedimientos Captulo Partida de control de control

Documentacin respaldo 57. Programa anual de adquisiciones calendarizado.

5000

5101 5102

Comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales establecidas.

Establecimiento de criterios de evaluacin relativos a las necesidades.

28

58. Organigrama que contenga los funcionarios asignados a cada puesto.

5000

5201 5202 5204

Elaboracin del programa anual de adquisiciones.

33

59. Solicitudes de materiales o servicios firmados por el responsable del rea solicitante.

5000

5301 5401 5402

Comprobar que las adquisiciones representan transacciones efectivamente realizadas y correspondan a los fines del sujeto de fiscalizacin.

Integracin de expedientes de las licitaciones y adquisiciones efectuadas.

34

60. Formatos de solicitud al almacn y Vales de entrada y salidas de almacn, que contemple la firma de los funcionarios responsables.

5000

5501 5502

Establecimiento de un procedimiento de recepcin y entrada al almacn de los bienes muebles.

47

61. Asignacin de vales de gasolina, convenios con proveedores sistematizados de combustibles, bitcoras de consumo de combustibles.

5000

5601 5602

58 Segregacin adecuada de las funciones de adquisicin, custodia y registro.

62. Revisiones peridicas, reportes del tarificador.

63. Expedientes de contratos

150

Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y suministros Objetivos Procedimientos Captulo Partida de control de control Comprobar su Elaboracin, 5000 5701 adecuada 5702 presentacin y presentacin y autorizacin de un 5703 revelacin en 5801 informe peridico de los estados 5802 los bienes muebles e financieros. inmuebles adquiridos, dados de baja, recibidos o entregados por donacin por el ente fiscalizado. Comprobar su Elaboracin, 5000 5900 adecuada presentacin y presentacin y autorizacin de un revelacin en informe peridico de los estados los bienes muebles e financieros. inmuebles adquiridos, dados de baja, recibidos o entregados por donacin por el ente fiscalizado. Comprobar Levantamiento fsico que existan y del inventario de estn en uso. activos fijos. Control de bienes muebles por medio de marbetes o etiquetas. Comprobar la propiedad de los bienes muebles e inmuebles. Comprobar la correcta salvaguarda y custodia de los bienes propiedad del ente de fiscalizacin.

Documentacin respaldo 48

48 49

50

51

52 53 Integracin de carpetas o expedientes de bienes muebles e inmuebles.

Asignacin de bienes muebles al personal correspondiente por medio de resguardos.

54

Contrato de coberturas de seguridad para bienes muebles e inmuebles. 2000 3000 Comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales establecidas. Establecimiento de Criterios generales de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal.

55

28

25 56 57 Establecimiento de Disposiciones administrativas que contemplen medidas a

151

Bienes muebles e inmuebles, servicios generales y materiales y suministros Objetivos Procedimientos Captulo Partida de control de control cerca de la autorizacin, compra, uso y control de materiales y servicios.

Documentacin respaldo

Comprobar que los gastos representen transacciones efectivamente realizadas y que correspondan a los fines de la entidad

Segregacin adecuada de las funciones de elaboracin, autorizacin, pago y registro.

58

Autorizacin de la requisicin de materiales o servicios por el funcionario responsable. Sistema de entradas y salidas del almacn, por medio de vales autorizados por los funcionarios responsables. Comprobar Establecimiento de que los gastos una Gua estn contabilizadora.
adecuadamente

59

60

46

contabilizados y presentados.

Normativa aplicable: Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal correspondiente. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del Sector Pblico en el Estado de Guanajuato. Principios de Contabilidad Gubernamental Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos Dems legislacin o normativa aplicable.

152

3.3.8.3 Ayudas, subsidios y transferencias


Ayudas subsidios y trasferencias
Captulo Partida

Objetivos de control Emitir normativa que regule el otorgamiento, operacin de los programas y describa el propsito de cada una de las partidas que integren el captulo "Ayudas, subsidios y transferencias ".

Procedimientos de control Presentacin y aprobacin en presupuesto de egresos de las partidas que integren el captulo 4000 "Ayudas, subsidios y transferencias". 1

Documentacin respaldo 1. Presupuesto de egresos autorizado.

4105 4108

Establecimiento de reglas de operacin para los programas asistenciales, manuales, polticas, procedimientos, lineamientos, etc. Asignacin a Direcciones o funcionarios, integracin de comits, en la operacin de programa de asistencia, autorizacin en la entrega de ayudas, becas, etc. Diseo de mecanismos efectivos de difusin de los programas, de los apoyos y ayudas, becas.

2. Reglas de operacin del programa en particular, manuales de polticas y procedimientos, etc.

3. Actas de sesin del rgano de mxima autoridad.

10 11

4. Disposiciones administrativas

6 Integracin de un expediente que documente la personalidad jurdica y la relacin de la entidad, con las personas fsicas o morales que participen como intermediarios entre este y los beneficiarios.

5. Convenios suscritos con los entes y organismos que reciben subsidios, y las actas del ayuntamiento que contemple la autorizacin para la entrega.

153

Ayudas subsidios y trasferencias


Captulo Partida

Objetivos de control

Procedimientos de control 5 Suscribir convenios, acuerdos con los organismos y entes para municipales (DIF, Casas cultura) a los que se les entregan subsidios autorizados por el ayuntamiento.

Documentacin respaldo 6. Expediente de los intermediarios acreditados por el sujeto de fiscalizacin para la entrega de los recursos.

Contar con mecanismos de control para la aplicacin de los recursos que integran el Captulo de "Ayudas, subsidios y transferencias ".

Diseo de polticas y procedimientos, disposiciones administrativas, para la entrega de recursos destinados a "Ayudas, subsidios y transferencias".

7. Oficio de asignacin de actividades.

Implementacin de controles y documentacin del cumplimiento de los requisitos por parte de los beneficiarios. Segregacin adecuada de las funciones de operacin, autorizacin, pago y registro. Apertura de cuentas bancarias especiales para el manejo de los recursos destinados a los programas de ayuda.

11

8. Organigrama

9. Perfil del puesto

12 13

10. Evidencia de la difusin, publicaciones, testigos, por medios electrnicos escritos.

Elaboracin de conciliaciones de las cuentas bancarias existentes con motivo de los programas de ayuda. Disposiciones administrativas para la cancelacin los cheques entregados no cobrados con antigedad considerable y del uso de estos recursos.

14

11. Lista, expedientes de beneficiarios.

15 16

12. Relacin de las cuentas bancarias.

154

Ayudas subsidios y trasferencias


Captulo Partida

Objetivos de control Entregar los apoyos y ayudas de los programas asistenciales de acuerdo a la normativa existente.

Procedimientos de control Establecer una supervisin continua a los programas de asistencia, sobre quienes los operan y de los intermediarios que participen, por funcionarios que tengan independencia y que no intervengan el proceso de autorizacin, pago y registro. Elaboracin, presentacin y autorizacin de un informe peridico del avance en el ejercicio de los recursos, poblacin favorecida, beneficios otorgados. 2 3 7

Documentacin respaldo 13. Contratos de apertura de las cuentas bancarias

17

14. Conciliaciones bancarias

Generacin de nuevas fuentes de empleo y la atraccin de inversiones.

Verificar el Dictamen que emita la Comisin para la Atraccin de Inversiones.

18

15. Relacin de cheques no entregados, no cobrados

Verificar que el apoyo o incentivo, se dado a empresas de nueva creacin o que no estn dentro del Estado an y vayan a establecerse dentro del estado.

19

16. Cheques no cobrados

20 Verificar que las empresas a las que se les otorgo el apoyo cumplan con la inversin comprometida en el convenio celebrado.

17. Informes de avances de los programas ejecutados.

155

Ayudas subsidios y trasferencias


Captulo Partida

Objetivos de control

Procedimientos de control 21 Verificar que las empresas a las que se les otorgo el apoyo o incentivo cumplan con la generacin del nmero de empleos permanentes acordados en el convenio. 18 Verificar el Dictamen que emita la Comisin para la Atraccin de Inversiones.

Documentacin respaldo 18. Dictamen.

La instalacin y ejecucin de proyectos econmicos y/o con alto valor agregado y/o con alto contenido tecnolgico y/o sustitucin de importaciones.

19. Copias del Alta del establecimiento ante la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico (SHCP).

Verificar que el apoyo 22 o incentivo, se otorgue a aquellas empresas que ofrezcan una inversin considerable en infraestructura en el Estado, 20 Verificar que las empresas a las que se les otorgo el apoyo cumplan con la inversin comprometida en el convenio celebrado. 21 Verificar que las empresas a las que se les otorgo el apoyo o incentivo cumplan con la generacin del nmero de empleos permanentes acordados en el convenio. El fortalecimiento de cadenas productivas o la diversificacin de la industria local. Verificar el Dictamen que emita la Comisin para la Atraccin de Inversiones. 18

20. Copias de los comprobantes de la inversin realizada por la empresa a la que se le concedi el incentivo o el apoyo.

21. Copia de las hojas de liquidacin del IMSS, y la hoja resumen de altas y bajas de los periodos necesarios.

22. Copia de los estudios realizados.

23. Contrato del capacitador.

156

Ayudas subsidios y trasferencias


Captulo Partida

Objetivos de control

Procedimientos de control Verificar que el recurso se empleado para la realizacin de estudios de sectores productivos. 22

Documentacin respaldo 24. Evidencia de la capacitacin (diplomas, reconocimientos, listas de asistencias, programa e invitacin, etc.) al personal al cual se le dio la capacitacin

Verificar que se exista beneficio para las empresas del sector productivo al cual fue enfocado el proyecto.

22

Verificar que las empresas realmente se beneficien con el estudio, es decir que sepan de las condiciones y mejoras a realizar para eficientar su sector. La promocin y/o realizacin de proyectos estratgicos de infraestructura . Verificar el Dictamen que emita la Comisin para la atraccin de Inversiones.

22

18

Verificar que se hayan realizado todos aquellos estudios necesarios para la instalacin de nueva infraestructura. 4205 La capacitacin, especializaci n y desarrollo de capital humano. Verificar el Dictamen que emita la Comisin para la atraccin de Inversiones.

22

18

Verificar que el apoyo o incentivo, en caso de ser otorgado a una empresa que haya sido aplicado para su finalidad.

23 24

157

Ayudas subsidios y trasferencias


Captulo Partida

Objetivos de control

Procedimientos de control Verificar que el apoyo o incentivo, en caso de ser aplicado para capacitar personal por parte de la Secretaria, se haya realizado dicha capacitacin. 23 24

Documentacin respaldo

Normativa aplicable: Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal correspondiente. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato Principios de Contabilidad Gubernamental Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos Dems legislacin o normativa aplicable.

158

3.3.8.4 Obras pblicas


Obra pblica
Captulo

Objetivos de control Planeacin, programacin y presupuesto

Procedimientos de control Planeacin 1 2 3 4

Documentacin respaldo 5 3 6 7 1. Acta de integracin del COPLADEM o su equivalente.

6000

10 11 12 13 14

2. Plan municipal de desarrollo. 3.-Plan de gobierno municipal y programas derivados del plan de gobierno municipal.

Verificar que la obra cuente con el Expediente Tcnico debidamente validado por la Dependencia Normativa

Expediente Tcnico Validado.

15 16 17 18 19 20 21 22 4. Programas derivados del plan de gobierno municipal.

23 24

5. Programa operativo anual.

6. Estudios de preinversin de factibilidad tcnica, econmica y ambiental

7. Estudios de rentabilidad Social, econmico y ecolgico

6000

Programacin

12 25

8. Convenios 9. Convenios de colaboracin con dependencias estatales

Programacin y presupuesto

12 25

10. Escrituracin.

159

Obra pblica
Captulo

Objetivos de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo 11. Expropiacin de predios, permisos de construccin, afectaciones o derechos de va.

Verificar que dentro de proceso de adjudicacin y contratacin se cumpla con los requisitos para una correcta ejecucin de la obra pblica. Pblica 6000 Los contratistas interesados en participar en procedimiento de las obras estn inscritos en el Padrn de contratistas Estatal o Municipal.

26 27 Requisitos para convocar y adjudicar una obra

12. Presupuesto de egresos estatal o presupuesto anual municipal

Padrn de contratistas Estatal o Municipal.

28 29 30 31 32 33 34

Padrn de contratistas

13. Programacin de la etapa de ejecucin anual Licitacin pblica 35 36 14. Proyectos de arquitectura e ingeniera, presupuesto total y por ejercicio. 15. Solicitud de Validacin 37 Licitacin simplificada y Adjudicacin Directa 16. Validacin Normativa (Dictamen de Factibilidad)

17. Viabilizacin Municipal 18. Cdula de registro de obra

160

Obra pblica
Captulo

Objetivos de control

Procedimientos de control Propuesta Tcnica

Documentacin respaldo 36 38 39 40 41 42 43 44 19. Normas y especificaciones 45 46 47 48 49 50 51 52 20. Informacin Tcnica segn la obra

6000

21. Acta de aceptacin de la comunidad

22. Estudios preliminares 23. Memoria de clculo 24. Proyecto arquitectnico, de ingeniera (y de impacto ambiental si se requieren).

25. Las fechas previstas de inicio y trmino, considerando todas sus etapas

26. Estudios y proyectos, normas y especificaciones de diseo y construccin vigentes

27. Plantilla de personal tcnico capacitado. 6000 Contratacin y Adjudicacin Propuesta Econmica 53 54 55 56 57 58 59 60 28.- Expediente de los solicitantes de registro en el Padrn de proveedores. Deber contener los documentos que seala en artculo 26 de la Ley. 61 62 63 64 65 66 67 68 29. Registros de contratistas y consultores

161

Obra pblica
Captulo

Objetivos de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo 30. Personal directivo, administrativo y tcnico, estados financieros, contratos realizados, cursos de capacitacin.

31. Medios magnticos. 32. Expediente Licitacin Pblica y Licitacin simplificada: 67 68 69 71 33. Solicitud, modificaciones en caso de haber en escritura pblica, declaracin anual ante SAT, facturas de maquinaria adquirida durante el ltimo ao, documentos donde acrediten experiencia, sistemas de calida y manifiesto de no estar en los supuestos de Artculo 14 de la Ley de obra pblica.

6000

34. Oficios contratistas suspendidos o registros cancelados 35. Convocatoria, peridico donde se haya hecho la publicacin. 36. Bases y requisitos de concurso

72 Licitacin simplificada y adjudicacin directa:

37. Invitacin por medio de oficio.

38. Constancia escrita de conocer el sitio de los trabajos

162

Obra pblica
Captulo

Objetivos de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo 39. Minuta de Junta de aclaraciones ( si se realizo ) 40. Datos bsicos de materiales, maquinaria y de la mano de obra

6000

41. Relacin de maquinaria y equipo de construccin ( ubicacin, propiedad o disposicin de la misma ) 42. Subcontratos 43. Relacin de contratos vigentes Adjudicacin directa: 70 72 44. Modelo de contrato 45. Acreditacin de personalidad jurdica 46. Contratos y actas de entrega-recepcin de obras ejecutadas 47. Escrito de haber efectuado obras similares 48. Estados contables hablaos por contador pblico 49. Registros vigentes SIEM, IMSS, SAT y Padrn de contratistas. 50. Oficio en el cual manifieste que no esta en los supuestos que impidan intervenir en los procesos de licitacin

163

Obra pblica
Captulo

Objetivos de control Comprobar que la forma de garantizar las obras pblicas y los servicios de obra pblica relacionados con la misma sean los correctos.

Procedimientos de control Garantas 73

Documentacin respaldo 51. Informacin y documentacin complementaria

52. Tarjetas de precios unitarios. 53. Cheque cruzado por el 5 % de la propuesta

54. Catlogo de conceptos 55. Anlisis de precios unitarios Verificar el otorgamiento de Anticipos Anticipos 74 75 76 56. Relacin de Costos directos; bsicos de materiales, mano de obra y costos horarios.

57. Relacin de Materiales 58. Personal Tcnico Administrativo y de servicios (direccin, supervisin y administracin)

59. Relacin de Maquinaria y Equipo de Construccin

60. Anlisis y clculo de los costos indirectos.

164

Obra pblica
Captulo

Objetivos de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo 61. Anlisis y clculo del factor de Financiamiento.

Comprobar que los contratos de obra pblica y servicios relacionados con la misma se hayan efectuado de acorde con la Ley y su reglamento.

Contratacin

75 76

62. Cargo por utilidad.

63. Anlisis y clculo del factor del salario real 64. Especificaciones y documentos establecidos en las bases de licitacin.

6000

65. Programas calendarizados de montos mensuales

66. Ejecucin de los trabajos

67. Acta de fallo

68. Oficios adjudicacin

de

no

Supervisin de obra

77

69. Dictamen tcnico para emitir fallo

70. Dictamen tcnico para adjudicacin directa

71. Oficio de notificacin y contrato

72. Montos mximos y lmites que emite el Congreso del Estado anualmente, donde se

165

Obra pblica
Captulo

Objetivos de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo indican la modalidad de adjudicacin en recursos Estatales

6000

Verificar las caractersticas de los contratos sobre la Base de precio alzado y los Contratos Mixtos

Precio Alzado

78 79

73. Fianzas

74. Pliza cheque

75. Contrato

Verificar el procedimiento de ejecucin de obras por Administracin Directa

Obras por Administracin Directa

58 59 80 81 82 82 83 84

85 86

76. Oficio, presupuesto y tarjeta de ajuste del financiamiento

77. Oficio designacin

de

78. Programas de ejecucin de obra.

166

Obra pblica
Captulo

Objetivos de control Ejecucin: Que se tenga la confiabilidad de que la obra ejecutada tenga la calidad requerida, se apegue al proyecto, se ajuste al contrato y se realice en tiempo y costo. Que se realice la obra conforme a las especificaciones y normas de construccin, asimismo que se cumplan las disposiciones legales en la materia, del lugar donde se ubican las obras. Verificar el correcto uso y llenado de la bitcora de obra, para el adecuado control y ejecucin de la obra pblica

Procedimientos de control

Documentacin respaldo

6000

75 77 78 87 88 Comprobar que la ejecucin de la obra se haya apegado a las especificaciones, en cuanto a cantidad, precio, calidad y plazos.

6000

Bitcora de obra

87

79. Cambio de paridad (emitido por el Banco de Mxico).

80. Contratos personal. 82. Acta terminacin.

de

de

83. Resultados de las pruebas de control de calidad Supervisin externa 74 75 84 89 90 91 92 81. Acuerdo de ejecucin de obra.

93

84. Estimaciones 85. Reporte fotogrfico

167

Obra pblica
Captulo

Objetivos de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo 86. Lista de raya

Pruebas de control de calidad

75 78 84 87 94 95

87. Bitcora de Obra 88. Auxiliar Contable. 89. Cartula de estimacin y nmeros generadores. 90. Facturas

Verificar que las modificaciones contractuales, contengan la documentacin suficiente y competente.

96 97 98 99

91. Conceptos estimados (hojas de estimacin).

92. Fotografas. 6000 93. Planos y especificaciones particulares. 94. Reportes de laboratorio: terraceras, concretos, materiales mecnica de suelos

Comprobar que el procedimiento de ajuste de costos, se haya pactado en los contratos y que se hayan sujetado al mismo.

52 75 78 84

100

101

102

103

95. Expediente tcnico unitario. 96. Solicitud fundada y motivada 98. Recalendarizacin 99. Convenio modificacin. de

100. Estudio y Calculo del ajuste de costos (indicando procedimiento),

101. Autorizacin y estimacin de ajustes 102. Listado de materiales y/o de mano de obra que sufrieron incrementos o decrementos en sus

168

Obra pblica
Captulo

Objetivos de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo precios o salarios. 103. Anlisis de los ajustes de costos. 104. Oficio girado por la contratista.

Comprobar que el acto de entrega recepcin se realice en tiempo y forma.

87

104

105

106

107

108

109

105. Acta de entrega recepcin de los trabajos.

11 0

106. Evidencia de invitacin al rgano de Control. 107. Finiquito, planos y especificaciones. 108. Manuales instructivos. e

109. Evidencia del registro al padrn inmobiliario. 110. Garantas otorgada por el contratista por los defectos que resultaren en la misma de los vicios ocultos y de cualquier otra responsabilidad en que hubiere incurrido en los trminos sealados en el contrato.

Normativa aplicable: Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal correspondiente. Ley de Obra Pblica y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato Reglamento de la Ley de Obra Pblica y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato Ley de Acceso a la Informacin Pblica para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley Orgnica Municipal para el Estado de Guanajuato Principios de Contabilidad Gubernamental Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos Dems legislacin o normativa aplicable.

169

3.3.9 PRESUPUESTO
Presupuesto
Captulo Partida

Objetivos de control

Procedimientos de control Planeacin, programacin y presupuestacin de los recursos financieros en apego al plan de gobierno. 1

Documentacin respaldo 1. Plan de gobierno estatal o municipal y los programas derivados.

Presupuesto Realizar los procesos de planeacin, programacin y presupuestacin de los recursos financieros asignados para los programas en los que participa.

2 Planeacin, Programacin y Presupuestacin de los recursos financieros en observancia a las disposiciones legales y normativas aplicables en la materia.

2. Anteproyecto de presupuesto de egresos que seale: I. - Exposicin de motivos, II.- Las partidas generales que ejercern las dependencias y la Entidades de la administracin pblica estatal y municipal. III.- Descripcin clara de los programas en donde se sealen objetivos, metas y la unidad responsable de su ejecucin. IV.- Indicacin de las plazas presupuestales que incluye y la remuneracin integrada mensual y anual que les corresponda. 3. Pronstico de ingresos y proyecto de egresos presentado al Congreso del Estado o a los ayuntamientos municipales.

Presupuesto

Formular el proyecto 2 de egresos contenga, I. Exposicin de motivos, II.- Las partidas generales que ejercern las dependencias y la Entidades de la administracin pblica estatal y municipal. III.Descripcin clara de los programas en donde se sealen

170

Presupuesto
Captulo Partida

Objetivos de control

Procedimientos de control objetivos, metas y la unidad responsable de su ejecucin. IV.Indicacin de las plazas presupuestales que incluye y la remuneracin integrada mensual y anual que les corresponda.

Documentacin respaldo

Cumplimiento de Elaboracin y 3 disposiciones presentacin el legales. pronostico de ingresos y el presupuesto de egresos en las fechas y plazos sealados. Presupuesto Publicar el presupuesto de egresos y remitir copia certificada al Congreso del Estado, dentro de los 15 das siguientes a su aprobacin. Observar las disposiciones relativas a las adecuaciones y traspasos presupuestales. 4 5

4. Peridico oficial del estado

5. Presupuesto programtico de egresos publicado.

6. Organigrama.

Elaborar y aprobar los Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal

12

7. Descripcin de funciones.

Adecuada segregacin de funciones.

6 Asignar un rea o funcionario responsable de la planeacin, programacin, presupuesto, control y vigilancia en el ejercicio del gasto.

10 8. Estado analtico de ingresos y egresos.

171

Presupuesto
Captulo Partida

Objetivos de control

Procedimientos de control 11

Documentacin respaldo 9. Estado presupuestal programtico.

Comprobar la aplicacin eficiente, eficaz, equitativa y transparente de los programas de conformidad con lo establecido en sus lineamientos generales y reglas de operacin.

Efectuar el reintegro de los recursos no ejercidos al 31 de diciembre. Cuando los recursos se encuentren comprometidos o devengados debern estar respaldados con la comprobacin correspondiente (contratos, facturas, etc.).

13 14 15 16 10. Catlogo de cuentas.

17 18 19

11. Clasificador por objeto del gasto.

Establecer mecanismos de operacin que garanticen que los recursos se canalicen a las poblaciones beneficiarias sealadas en los programas de manera equitativa o todos los grupos sociales y gneros.

18

12. Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el ejercicio que corresponda.

13. Oficio de reintegro a la Secretara de Finanzas y Administracin.

Coordinar acciones 5 entre entidades y dependencias, a fin de evitar duplicidad en el ejercicio de los recursos y reducir gastos administrativos.

18

14. Recibo oficial del reintegro.

172

Presupuesto
Captulo Partida

Objetivos de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo 15. Contratos de servicios o adquisicin de bienes. 16. Contratos de obra.

Formular reglas de operacin de los programas de inversin.

18

17. Facturas por pagar.

18. Reglas de operacin de los programas. 19. Plan de gobierno Estatal o municipal.

Normativa aplicable: Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal correspondiente. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato Manuales de organizacin, funciones, polticas y procedimientos Principios de Contabilidad Gubernamental Dems legislacin o normativa aplicable.

173

3.3.10 TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN:


Tecnologas de la informacin
Captul o Partida

N/a

N/a

Objetivos de control Salvaguarda de los sistemas de informacin.

Procedimientos de control Restringir el acceso a los sistemas de informacin a travs de accesos supervisados por niveles de responsabilidad.

Documentacin respaldo 1 2 3 1. Informes configuracin seguridad implementados los sistemas. de de en

2. Plantillas o formatos de validacin de permisos y privilegios de accesos a los recursos informticos al personal autorizado. 3. Oficios de autorizacin sobre los recursos informticos firmados por el funcionario responsable. Implementar mecanismos de autentificacin para el acceso a los sistemas de informacin. 4 5 4. Reglamento, polticas o lineamientos de los servicios de tecnologas de informacin.

Establecimiento de una 6 adecuada segregacin de funciones a travs de perfiles.

5. Informes de parmetros de sistemas, matriz pruebas controles.

los los de de

6. Listado de usuarios de los sistemas de informacin con sus perfiles y privilegios.

174

Tecnologas de la informacin
Captul o Partida

Objetivos de control Recuperar oportunamente en caso de desastre, los procesos esenciales de la dependencia basados en los sistemas de informacin.

Procedimientos de control Diseo y aprobacin de un 7 plan corporativo general de continuidad de la operacin del sujeto de fiscalizacin con base en una evaluacin del impacto econmico.

Documentacin respaldo 8 9 10 11 7. Plan contingencia documentado. de

8. Documentos de apoyo que seale la estrategia de recuperacin Garantizar el acceso solo al personal autorizado a los recursos informticos. Implementar restricciones 12 13 14 15 fsicas a los recursos de informacin. 9. Respaldos de la informacin.

10. Bitcoras de los respaldos de informacin. Establecimiento de una 13 estructura de seguridad de la informacin. 11. Papel de trabajo donde se deje evidencia de la aplicacin del procedimiento.

Implantar mecanismos de 16 17 seguridad contra accidentes, riesgos ambientales y daos relacionados.

12. Polticas, procedimientos, normas o guas con respecto a la seguridad fsica de los equipos asignados. 13. Matriz Pruebas controles. de de

Comprobar que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales o especficas de la administracin.

Efectuar un estudio de 18 viabilidad y seleccin del equipo previo a su adquisicin; as como del acondicionamiento fsico y las medidas de seguridad en el rea donde se localiza y a la capacitacin del personal y adquisicin o desarrollo de sistemas.

14. Bitcoras del control de acceso. 15. Listado de individuos que tienen acceso a las reas restringidas.

175

Tecnologas de la informacin
Captul o Partida

Objetivos de control

Procedimientos de control

Documentacin respaldo

Establecimiento de 19 20 polticas, procedimientos, lineamientos o normas respecto de la aprobacin para la realizacin de proyectos de desarrollo y software; que contemplen el acondicionamiento fsico, medidas de seguridad y capacitacin del personal.

16. Matriz de pruebas de controles, mediante entrevista al personal de sistemas 17. Polticas procedimientos monitoreo regulacin condiciones ambientales. 18. Estudio viabilidad y de y de

de

19. Polticas, procedimientos, lineamientos o normas respecto de la aprobacin para la realizacin de proyectos de desarrollo y software.

Establecer un plan 21 estratgico de sistemas de informacin identificando su alcance y beneficios.

20. Planes a corto y largo plazo del rea de sistemas.

21. Documentacin que respalden la aprobacin de proyectos firmados por la instancia correspondiente.

176

Tecnologas de la informacin
Captul o Partida

Objetivos de control

Procedimientos de control Diseo de pruebas a los 22 nuevos sistemas de aplicacin y a sus modificaciones.

Documentacin respaldo 22. Bitcoras de pruebas realizadas, en las implementaciones de nuevos programas o las modificaciones del mismo.

23. Listado paquetes aplicacin.

de de

24. Manuales operativos de usuario.

25. Contratos software.

de

Integrar expediente de los 23 24 25 26 27 26. Licenciamiento paquetes de aplicacin que de software. contenga los manuales del usuario, tanto tcnicos y de 27. Garantas del operacin. Mantenindolos proveedor. actualizados y a disposicin de personal adecuado.

Obtener del proveedor 28 29 30 31 toda la informacin relativa a la operatividad y tcnica para el mantenimiento de los programas ejecutables, incluyendo documentacin actual para la base de datos y de los recursos de informacin.

28. Diccionario de datos. 29. Layout de las tablas. 30. Calendarizacin de los distintos mantenimientos del rea de sistemas 31. Contratos de servicio. 32. Matriz de Pruebas de controles, mediante entrevista al personal de sistemas

Establecer lineamientos a 32 cerca de las modificaciones a los sistemas de aplicacin.

177

Tecnologas de la informacin
Captul o Partida

Objetivos de control

Procedimientos de control Disponer en forma 33 documentada el proceso de solicitudes para los cambios a los sistemas de aplicacin.

Documentacin respaldo 33. Copias de las Formas de solicitud de requerimientos de los usuarios

178

CAPTULO 4 FORMATOS SUGERIDOS

A continuacin se presentan formatos, los cuales contienen los elementos mnimos que deben contener para su adecuada utilizacin. Asimismo los formatos recomendados no son los nicos que se utilizan en una entidad. Se encuentran de forma enunciativa ms no limitativa.

4.1 GUA CONTABILIZADORA

Nm.

Nombre de la operacin

Documento fuente

Cuenta de mayor

Nombre de la cuenta

Saldo

Tipo de cuenta

Asiento contable Cargo Abono

179

CATLOGO DE CUENTAS:

Cuenta Grupo Subgrupo Cuenta

Subcuenta Tipo de recurso Clasificacin Subsubcuenta

Tipo de cuenta

Concepto

180

4.3 REPORTE DICTAMEN

Dictamen para cancelar o depurar saldos Nmero Importe del saldo: Fecha del saldo: Motivacin para cancelar o depurar el saldo: Cuenta Clasificacin Naturaleza

Dictamen:

Importe autorizado:

Nombre y firma de quien elabor el dictamen Observaciones:

Nombre y firma de quien autoriz el dictamen

181

4.4 REPOSICIN DE FONDO REVOLVENTE

Documento Nmero Fecha

Proveedor

Partida Cdigo Nombre

Justificacin

Parcial

Total

Total

0.00

Recursos Financieros

Director Gral. Admn.

182

4.5 SOLICITUD DE GASTOS POR COMPROBAR

Director General de Administracin Presente:

Solicit a usted, la autorizacin para que se expida cheque a favor de: Por la cantidad de: Nombre del evento o comisin asignada:

Personal Comisionado:

Lugar: Duracin:
Cualquier personal que preste un servicio al rgano de Fiscalizacin Superior, independientemente de la relacin jridica que le vincule a ste y se le entreguen recursos para la realizacin de gastos pendientes de comprobar, invariablemente deber entregar los documentos comprobatorios de dicho gasto a la Direccin General de Administracin, en un plazo mximo de 3 das hbiles a partir de que termine la comisin o evento. Si no presento la documentacin comprobatoria o en su caso el reintegro de los recursos dentro del plazo mencionado, autorizo para que, a travs de la Unidad de Desarrollo Institucional, me sea descontado el recurso va nmina para la cual proporciono los siguientes datos:

Nmero de empleado:

Nombre y firma del responsable de la comprobacin:

Nombre y firma del Director General del rea que comisiona

Fecha

Anverso

183

4.6 COMPROBACIN DE GASTOS

Documento Nm Fecha

Proveedor

Partida Cdigo Nombre

Justificacin

Parcial

Total

Total de pagos comprobados Importe a comprobar Reintegro en efectivo

0.00

Recursos Financieros

Director Gral. Admn.

184

4.7 RESUMEN DE LA HOJA DE COMPROBACIN DE GASTOS

Direccin General de Administracin Hoja de comprobacin de gastos

Responsable de la comprobacin

Autorizacin del Director General

Nombre y firma

Nombre y firma

Concepto:

Importe a comprobar Suma de gastos Reintegro en efectivo

185

4.8 OFICIO DE COMISIN

Direccin General de Administracin

NUM.

/2008

Oficio de comisin a la ciudad de Guanajuato, Gto., del 2008

Nombre ( s ):

Se servir ( n ) usted ( es ) trasladarse a:

Durante los das: Con objeto de:

Observaciones:

Medio de transporte:

__________________________________________ Director General que comisiona

Vo. Bo. Director General de Administracin

Auditor Encargado

Original: Comisionado ( s ) Primer copia: Direccin General Administracin Segunda copia: Direccin General que comisiona
Anverso

186

Constancia de permanencia Hora salida Lugar Firma de certificacin del ente fiscalizado Hora llegada

Viticos autorizados Nombre ( s ): Das Cuota diaria Importe a pagar


0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Total
Los que suscriben hacen constar la permanencia de las personas antes descritas, en la Cd. de los das indicados, en cumplimiento a

0.00

la comisin que le fue conferida a partir del da ________________________ hasta el da _______________________ del 2008.

__________________________________________

__________________________________________

Jefe Departamento y/o Auditor Encargado


Nota: No deber llevar tachaduras o enmendaduras, no deber ser firmada en blanco

Coordinador

Reverso

187

4.9 RELACIN DE PERSONAL BENEFICIADO POR VITICOS

DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN


Relacin del personal que viatico del CH al de .

Nombre

Direccin General

Dias

Nmero de folio

Cantidad a cobrar

Total

TOTAL

0.00

188

4.10 RECIBO

Direccin General de Administracin


Recibo de egresos

Recib la cantidad de

(Importe con letra)

Concepto:

Guanajuato, Gto.,

RECIB

189

4.11 PASIVOS

Formato de relacin de pasivos rea: Fecha:

Concepto del gasto Documento fuente

Monto

Fuente de financiamiento

Cuenta de gasto

Proyecto

Partida

Nm. de documento

Suma

Firma del responsable de rea

190

4.12 DEUDA PBLICA

Ente acreditado

Nmero consecutivo

Fecha de inscripcin SFA

Nmero de inscripcin SHCP

Nmero de crdito

Nuevo nmero de crdito

Fecha de contratacin o reestructuracin

Clase de ttulo

Acreedor

Destino del crdito

Monto original en pesos

Monto original en udis

Tipo de inters

Conformacin de inters

Plazo en aos

Perodo de gracia

Aval

Garanta

Nmero

Fecha de constitucin

Fideicomitente

Fideicomisario

Congreso del estado

Fecha

Nmero de peridico oficial

Fecha

Acta de ayuntamiento

Fecha

Acta de consejo

Fecha

Observaciones

Periodo

Monto pagado en el periodo

Intereses pagados segn ente acreditado

Saldo en pesos SFA

Saldo en pesos ESF

Saldo segn ESDP

Nmero de pagos amortizados

Diferencia ESF vs ESDP

Diferencia SFA vs ESDP

Estatus

191

4.13 AVISO DE PERSONAL AVISO DE PERSONAL

Unidad o departamento de Desarrollo Institucional Presente

FECHA: LA DIRECCIN:

OFICIO No.

DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN

SOLICITAMOS EL SIGUIENTE MOVIMIENTO:

NOMBRE: APELLIDO PATERNO PUESTO ACTUAL: CLAVE DE EMPLEADO: DEPARTAMENTO AL QUE PERTENECE: A PARTIR DEL : OBSERVACIONES: SOLICITADO POR: SOLICITADO POR: APELLIDO MATERNO NOMBRE (S)

TITULAR

ADMINISTRACIN

Con copia: Interesado. Expediente.

Nota: Este formato se utiliza para altas, bajas, promociones o cambios de adscripcin; avisos de descuentos por retardos, faltas, licencias sin goce, incapacidades o cuidados maternales.

192

4.14 AVISO DE CAMBIO EN NMINA Nombre de la Institucin


FECHA Nombre de la Institucin EMPLEADO CLAVE EMPLEADO DEPARTAMENTO

DIRECCIN DE CLASE DE CAMBIO


AUMENTOS ADMINISTRACIN VACANTE INGRESO LICENCIA INCAPACIDAD AUMENTO DE SUELDO DISMINUCIONES PERMISO SIN GOCE DE SUELDO BAJA OTROS PROMOCIONES

DESPROMOCIONES

CONDICIONES
ANTERIORES CONCEPTO SUELDO NOMINAL MENSUAL PUESTO DEPTO. FECHA EN QUE ENTRA EN VIGOR INSTRUCCIONES ADICIONALES
_______________________________________________ DE CONFORMIDAD CON EL AVISO DE PERSONAL________________ GIRADO POR EL _________________-________, PUESTO ________________________ DE _________________________ NOMBRE DE LA ENTIDAD..

NUEVAS -

AUTORIZADO POR:

AVALADO POR:

FECHA AUTO.:

AVISO NO.
/2008

Nota: Este formato se enva para dar aviso de algn cambio de nmina.

193

Agradecimientos por sus aportaciones. Asociacin Nacional de Organismos de Fiscalizacin Superior y Control Gubernamental A.C. ASOFIS especialmente a la vicepresidencia de normas y procedimientos de fiscalizacin de cuenta pblica. Secretara de la Gestin Pblica del Estado de Guanajuato. Contralora Interna del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato.

ATENTAMENTE EL AUDITOR GENERAL DEL RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL PODER LEGISLATIVO DE GUANAJUATO, A LOS 27 DAS DEL MES DE MARZO DE 2009

C.P. MAURICIO ROMO FLORES

194

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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195

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196