MESA DE TRABAJO FORMACION DE EXPEDIENTES DE VERIFICACION III PARTE

UNIFICACION DE CRITERIOS DIVISION DE FISCALIZACION

Junio-2006

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La Divisin de Fiscalizacin conformo una Mesa de Trabajo, integrada por la Unidad de Apoyo Tcnico, Coordinacin de Transcripciones, Coordinadores y Supervisores, con el objeto de consultar y establecer cuales sern los parmetros que debern seguir los funcionarios de la fuerza fiscalizadora en la conformacin de los expedientes administrativos de Verificacin de Deberes Formales, tomando en consideracin los Programas, Manuales, Criterios y Lineamientos establecidos entre Jefes de Divisin, Gerentes de Fiscalizacin y Jurdico Tributario e Intendencia del SENIAT. LINEAMIENTOS GENERALES PUNTOS PREVIOS: Antes de notificar la Providencia: Se debe pedir el RIF, para verificar el domicilio Fiscal que aparece en ste, con la finalidad de determinar si el mismo coincide o no, con la direccin comercial en la cual est prevista realizar la actuacin fiscal. 2. Se dej constancia de que con el R.I.F. del Sujeto Pasivo, se persigue verificar entre otras, el domicilio del contribuyente. 1. Que es en el domicilio fiscal reflejado en el R.I.F donde originalmente se debe desarrollar el procedimiento de verificacin, contemplando las situaciones de cambio de domicilio sin actualizacin de los datos contenidos en el R.I.F, entre otros. Que se debe entender por establecimiento, el domicilio fiscal del contribuyente, a los efectos de la verificacin del deber formal: de mantener los libros de compra y venta en el establecimiento. Si el domicilio fiscal que aparece en el RIF es diferente al lugar en donde opera la empresa y/o donde se envi al funcionario actuante a desarrollar el procedimiento de verificacin, ello es un indicio de un posible incumplimiento (cambio de domicilio sin notificacin a la Administracin Tributaria), por lo que se deber indagar: a) Si el lugar donde esta el funcionario actuante es una sucursal, establecimiento o es la sede principal; b) Si por el contrario no existen sucursales, si es el nico establecimiento donde se lleva la contabilidad y se realizan las operaciones del sujeto pasivo; c) Si el sujeto pasivo manifiesta que el domicilio que aparece registrado en el RIF corresponde a su residencia o habitacin y que all no se realiza ninguna actividad (administrativa u operativa) del sujeto pasivo; entre otras. Todo esto con el fin de poder determinar si la verificacin se va a realizar en el lugar donde originalmente fue enviado el funcionario actuante o si hay que trasladarse al lugar que aparece reflejado en el RIF, por ser ste el domicilio que voluntariamente eligi el sujeto pasivo al efecto de cualquier actuacin de la Administracin Tributaria, y donde el manifiesta se lleva la contabilidad. Por otra parte, de corroborarse el enunciado descrito en los literales b) c), se dejar constancia de tal situacin en Acta de Verificacin Inmediata y en Acta de Recepcin Cerrada a efectos de poder realizar el procedimiento en el lugar donde originalmente fue enviado el funcionario actuante, y de poder detectar el cumplimiento o no de los deberes formales mencionados en Acta de Verificacin Inmediata; as mismo, se dejar constancia del nuevo domicilio fiscal del sujeto pasivo tanto en Providencia Administrativa (indicando domicilio segn RIF y domicilio actual), como en Acta de Verificacin Inmediata y Acta de Recepcin Cerrada.
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3.

Se debe verificar si el Sujeto Pasivo ha sido notificado por la Administracin Tributaria como Contribuyente Especial.

De ser as, se solicitar copia de dicha notificacin. Sin embargo la Verificacin de Deberes Formales se realizar slo cuando sea Contribuyente Especial de la Regin Capital. 4. Se debe Indagar si el contribuyente ha sido objeto de algn Procedimiento de Verificacin de Deberes Formales con anterioridad.

En caso de que la respuesta sea afirmativa, se debe solicitar copia de la Actuacin anterior (Providencia Administrativa, Acta de Verificacin Inmediata, Acta de Recepcin Cerrada, Acta de Requerimiento y Recepcin Abierta y Resolucin de Imposicin de sancin (en caso de haberla), para anexarlas al expediente. En tal sentido, se aplicar el procedimiento de VDF, a partir de los perodos que no hayan sido verificados y que estn contemplados en la Providencia. Dejar constancia de estos hechos, en el Acta de Recepcin Cerrada. En el Llenado de las Providencias Administrativas, Actas Fiscales, Resoluciones e Informe hay que considerar: 1. La numeracin de las Actas se realizar manteniendo un orden correlativo y creciente por tipo de documento. Ejemplo:
TIPO DE DOCUMENTO Acta de Requerimiento Cerrada No. RCA-DF-VDF-2005-2323-01 Acta de Requerimiento Abierta No. RCA-DF-VDF-2005-2323-02 TIPO DE DOCUMENTO Acta de Recepcin Cerrada No. RCA-DF-VDF-2005-2323-01 Acta de Recepcin Abierta No. RCA-DF-VDF-2005-2323-02

El Acta de Verificacin Inmediata slo lleva las siglas de la Providencia, por corresponder a una nica Acta de este tipo. 2. Todas las Actas que se levanten en el procedimiento debern ser selladas y firmadas en original por el Sujeto Pasivo y por el funcionario Actuante. Nombre (persona natural), y la Denominacin Comercial, ya que no todos los sujetos pasivos tienen denominacin comercial, situacin en la cual se dejara en blanco ese espacio. 4. Las Actas fiscales tienen cada una un objeto y funcin especifica, por ello la constancia que se deje en ella de los requisitos solicitados y verificados deben quedar plasmados de forma concreta pero especifica, en cuanto a lo requerido, recibido o no y si lo entregado despus de verificado cumple o no con las formalidades de ley. Se especificara de no cumplir los documentos recibidos con las formalidades de ley, en que concretamente se incumple, es decir, colocar cuales son los requisitos de los cuales carece el documento recibido y si se desea se puede colocar la norma que se incumple, lo que no es correcto hacer, es colocar nicamente la norma que se esta incumpliendo, debido a que en un artculo por lo general se involucran varios requisitos y no son todos ellos los que necesariamente incumple el sujeto pasivo.

3. Para la identificacin del Sujeto Pasivo hay que distinguir entre su Razn Social (persona jurdica) o

5. Se estableci la obligatoriedad de solicitar SIVIT de las Declaraciones de los periodos y ejercicios

solicitados en la verificacin, as como, que el mismo ser incluido en el expediente antes o despus de las declaraciones consignadas en el expediente; realizndole la respectiva marca de auditoria que permita conocer cuales declaraciones y periodos fueron cotejados con las copias de las planillas presentadas
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DE LA CONFORMACION DEL EXPEDIENTE El criterio sostenido por la Divisin de Fiscalizacin ha sido el de mantener un orden lgico y cronolgico segn los actos administrativos realizados y los documentos que se inserten al expediente; debido a que se observa en la formacin de los expedientes separacin entre las actuaciones fiscales y los documentos aportados en la verificacin, dificultando todo ello un fcil manejo del expediente y una mas clara y rpida comprensin al poder comprobar la oportunidad de recepcin de los documentos. La Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos y el Cdigo Orgnico Tributario establecen que de todo asunto o actuacin de la Administracin se formar un expediente, en el que se incorporara la documentacin que soporte la actuacin de la administracin, manteniendo la unidad del expediente y de la decisin respectiva, aunque deban intervenir en el procedimiento distintas oficinas. Los documentos y expedientes administrativos debern ser uniformes, de modo que cada tipo de ellos obedezca a iguales caractersticas. En dicho expediente se harn constar los hechos u omisiones que se hubieren apreciado, as como los informes sobre cumplimientos o incumplimientos de normas tributarias. ASPECTOS DE APLICACIN DEL PROGRAMA DE VERIFICACION DE DEBERES FORMALES A LA CARPETA DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO: 1. Debe ser llenada con letra clara e ntegramente, es decir, nombre o razn social del sujeto pasivo, RIF y NIT (si lo posee), tipo de Programa, tributos, sanciones, periodos y ejercicios, entre otros; as mismo, se deber llenar el rengln de contenido de la cartula, de acuerdo al mismo orden en que se encuentran los documentos en el expediente administrativo, ya que la misma servir de ndice del contenido del expediente con identificacin del folio. Se acord que una vez identificadas individualmente la Providencia Administrativa y las Actas, los funcionarios podrn agrupar en un mismo tem las declaraciones de cada tributo indicando del folio X hasta el X, y as con cada grupo de documentos de similares caractersticas (libros legales, libros especiales, Registro Mercantil y Actas de asamblea, facturas, etc.). 2. Se acord que el nmero del expediente lo conformara el ao y los cuatro ltimos nmeros que conforman las siglas de la Providencia Administrativa. Ejemplo: 2004-6192

DE LA PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA:

La Providencia Administrativa deber ser notificada a quien corresponda segn lo establecido en los Artculos 161 y 162 del Cdigo Orgnico Tributario o al Representante Legal. La misma deber ser llenada en original, con letra clara y legible por el funcionario actuante en cada uno de los ejemplares. En la Providencia deber colocarse Razn social, en caso de ser persona jurdica; Nombre en caso de ser persona natural. Indicar en la Providencia Administrativa domicilio segn RIF y domicilio actual, de acuerdo a lo establecido en PUNTOS PREVIOS.

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La Providencia Administrativa en original se consignara en el expediente administrativo, una copia para el Sujeto Pasivo y otra copia debern ser consignadas a la Coordinacin de Providencias

DEL ACTA DE REQUERIMIENTO CERRADA:

1. En ella se deber llenar toda la informacin referente al Sujeto Pasivo en cuanto corresponda, as como
los ejercicios y perodos de la documentacin solicitada, la cual deber ser requerida en original y copia.

2. Las copias de la documentacin se anexarn al expediente como medio de prueba de los hechos
narrados por los funcionarios actuantes en las Actas Fiscales. D DEL ACTA DE VERIFICACIN INMEDIATA:

Esta Acta se coloca despus del Acta de Requerimiento Cerrada, ya que de su contenido se evidencia que se fundamenta en ella. Se verifica el cumplimiento o no de tres deberes formales: A. La exhibicin del RIF en un lugar visible del establecimiento del sujeto pasivo. B. La exhibicin o no en un lugar visible del comprobante de ISLR del ltimo ejercicio del sujeto pasivo. C. El mantenimiento o no en el establecimiento de los libros y relaciones especiales de compra y venta de los contribuyentes ordinarios y formales del IVA. En este ltimo punto (contribuyentes formales) por disposicin de la Ley art. 8, los contribuyentes Formales debern cumplir con todos los deberes formales de los contribuyentes ordinarios, pudiendo la Administracin establecer caractersticas especiales o simplificar los mismos, lo que a juicio de la Mesa de Servicios Jurdicos celebrada en Mayo de 2006, significa: que solo los requisitos simplificados en la Providencia N 1677 son los que se van a diferenciar de los deberes formales de los contribuyentes ordinarios, todo lo no contemplado como deber formal en la mencionada providencia deber ser cumplido tal y como lo seala la Ley y su Reglamento para los contribuyentes ordinarios y formales.

1. La utilizacin del regln de observaciones se utilizar slo en casos excepcionales, no como regla, ya que
las preguntas van referidas a un SI o a un NO, y de la manera como se redacten las observaciones, podran hacer caer al funcionario actuante en contradicciones. A. El RIF Exhibido: verificar el domicilio del contribuyente, determinar si es diferente al lugar en el cual opera la empresa. Indagar si el domicilio es sucursal o principal ya que si se aplica medida de clausura en el domicilio fiscal y sta tiene otros establecimientos como Sucursales, se le debe practicar la medida a ambos establecimientos. (Ver Puntos Previos (1)) Responder: SI NO B. Declaracin de ISLR Exhibida: verificar que est exhibida la ltima declaracin del ao inmediatamente anterior al ao en curso. Responder: SI NO En caso de que tenga una Declaracin exhibida y sta no corresponda al ejercicio inmediatamente anterior, Responder: NO ; y se debe plasmar dicha informacin en las Observaciones, indicando el N de Planilla y el ejercicio Fiscal correspondiente. C. Libros o Relaciones de Compras y Ventas en el Establecimiento: Si el Sujeto Pasivo es Contribuyente Ordinario o Formal del IVA:
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 Cuando ambos libros o relaciones: el compra y el de venta se encuentran en el establecimiento: Responder: SI y luego inutilizar espacios de observaciones. Cuando los libros o relaciones de compra y venta (ambos) no se encuentren en el establecimiento: Responder: NO y luego inutilizar los espacios de observaciones. Cuando no se encuentra en el establecimiento uno (1) de los libros o relaciones, bien sea el de compras o el de ventas: Responder: Se deja en blanco el espacio del SI y el del NO; y luego colocar en las Observaciones: Si mantiene en el establecimiento el (libro o relacin) de ___________, No mantiene en el establecimiento el (libro o relacin) de __________ (En los espacios se debe reflejar compras ventas, es decir el libro o relacin que suministr el contribuyente en el momento de la verificacin.) Nota: En este caso el contribuyente no cumple con la condicin de mantener los libros o relaciones en el establecimiento (Art. 71 del Rglto LIVA), por lo que se sancionar de acuerdo al Artculo 102 num. 2 del C.O.T.

Cuando el contribuyente presenta slo algunos meses del libro o relacin de compras y/o ventas: Responder: SI y luego en las observaciones indicar los perodos que no fueron presentados. Nota: En este caso, si de los periodos que no presento se evidencia el atraso superior a un mes, se sanciona por atraso, de acuerdo al Art. 102 num. 2 del COT. Los libros y relaciones especiales de compra y venta, son una unidad (principio de la unidad del libro), por lo que mal puede decirse: a) que el contribuyente no mantiene el libro o relacin en el establecimiento y luego en las observaciones colocar que solo entrego o presento los meses XX y XX, ya que en ese caso el libro o relacin si esta en el establecimiento pero se encuentra atrasado; b) que el contribuyente no lleva libros o relaciones y posteriormente colocar que se recibieron XX meses, pues igualmente se debe es sancionar por atraso 2. Se record el criterio expuesto por la Gerencia Jurdico Tributaria en diciembre de 2004 (el cual fue entregado a todos los coordinadores para ser trasmitido a los funcionarios a su cargo), que una de las condiciones previstas para dar cumplimiento cabal al deber formal de llevar los libros en cumplimiento de las formalidades y condiciones establecidas por las normas correspondientes exigido por el legislador en el numeral 2 del artculo 102 del Cdigo Orgnico Tributario, implica el lugar donde estos deben ser llevados, por lo que se debe asumir que si un fiscal de esta Administracin Tributaria en un procedimiento de verificacin constata que el contribuyente ordinario del Impuesto al Valor Agregado no mantiene los libros de compra y venta en su establecimiento, est en la obligacin de aplicar instantneamente las sanciones previstas en el segundo y tercer aparte del mismo artculo 102, notificando a tales efectos, el respectivo acto administrativo que contenga la determinacin de la sancin pecuniaria en cuanto a su existencia y cuanta en unidades tributarias, adems la procedencia del cierre del respectivo establecimiento En este sentido, si se corrobora al ser requerido de forma inmediata que el sujeto pasivo no presenta los libros o relaciones de compras y/o ventas, se debe dejar constancia en Acta de Verificacin Inmediata: de que no los mantiene en el establecimiento y procede la clausura y la sancin pecuniaria por no cumplir con las formalidades y condiciones establecidas en la norma, artculo 102 numeral 2, al entenderse que es una condicin el mantenerlos permanentemente en el establecimiento.

3. Se acord igualmente, que hasta tanto la Gerencia de Servicios Jurdicos no de respuesta a la consulta
elevada por la Jefatura de Divisin en cuanto a si se debe o no requerir nuevamente los libros o

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relaciones por Acta Abierta, entre otras interrogantes con respecto a ese criterio, los mismos no se van a requerir nuevamente por Acta Abierta.

4. Se acord que si el contribuyente ordinario en el transcurso de la verificacin, despus de llenada el Acta

de Verificacin Inmediata, la Resolucin de Imposicin de Sancin de Clausura, y antes de culminar el llenado del Acta de Recepcin Cerrada, presenta los Libros o relaciones Especiales (an cuando no fueron requeridos nuevamente), se deja constancia de que los mismos fueron trados al establecimiento con posterioridad a la verificacin inmediata, se deber proceder a su revisin y se plasmarn las observaciones en el Acta de Recepcin Cerrada, en cuanto a si cumplen o no con las formalidades, si se encuentran o no atrasados. No obstante, a lo anteriormente sealado, se recuerda que la sancin aplicable al sujeto pasivo es una sola, la de no cumple la condicin de mantenerlos en el establecimiento, por lo que no puede llenarse el Formato II de Sanciones, con todos los incumplimientos (no los mantiene en el establecimiento, no cumple con los requisitos, se encuentran atrasados), esas motivaciones solo quedan plasmadas en Acta de Recepcin Cerrada para ser valorada por la alzada ante cualquier posible recurso que interponga el sujeto pasivo. Caso excepcional que no se hubiese notificado la Resolucin de Clausura, y all si se podr alegar todos los incumplimientos y sancionar

5. Se acord que cuando las copias de los libros o relaciones no identifiquen al sujeto pasivo deben ir
sellados y firmados por el contribuyente. 6. Para los contribuyentes formales y ordinarios que manifiesten no llevar libros o relaciones especiales, no basta con la manifestacin escrita por el funcionario en Acta de Recepcin o de Verificacin, hay que tener alguna prueba que lo confirme, como una carta entregada por el sujeto pasivo donde el acepte esa situacin, de lo contrario deber sancionarse por la no permanencia de tales libros o relaciones en el establecimiento

INFORMACION ADICIONAL DEL CONTRIBUYENTE FORMAL DEL IVA: Se recomienda indagar primero a travs de la declaracin de ISLR del ltimo ejercicio, del tipo de actividad que realiza el sujeto pasivo, entre otros; si realmente se encuentra dentro de los supuestos de contribuyente formal, a efectos de no tener posteriormente que corregir o enmendar el Acta de Verificacin Inmediata, por detectarse cuando se esta revisando la documentacin del sujeto pasivo que el mismo no es contribuyente formal sino ordinario: bien porque no haba perdido la condicin de ordinario cuando se modifico la ley en el 2002 (ni por la base de exencin, ni por la actividad exenta o exonerada que realizan); bien porque voluntariamente procedi a cobrar y declara el IVA despus del plazo establecido en la norma para acogerse a la exoneracin por no tener las 3.000 UT de ingresos brutos para los ejercicios en ella indicado, bien porque no realizan actividades exclusivamente exentas o exoneradas; entre otras. E DEL ACTA DE RECEPCIN CERRADA: En las Actas de Recepcin, se debe dejar constancia de la documentacin que fue recibida y de la que no de forma concreta y especfica y si lo entregado despus de verificado cumple o no con las formalidades de Ley. (Puntos Previos N 4) Se especificar de no cumplir los documentos recibidos con las formalidades de Ley, en qu concretamente se incumple, es decir, colocar cules son los requisitos de los que carece el documento recibido y si se desea, se puede colocar la norma que se incumple. Lo que no es correcto hacer, es colocar nicamente la norma que se est incumpliendo, debido a que un Artculo por lo general involucra varios requisitos y no son todos ellos, los que necesariamente incumple el sujeto pasivo.
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Levantamiento del Acta de Recepcin Cerrada:

1. En el rengln: Entrega o no facturas al comprador, se debe indicar SI No, slo cuando en la

verificacin se presencia una operacin de venta. De lo contrario, se colocar en las observaciones que no se pudo verificar. En tal sentido, si se coloca que no entreg factura o documento equivalente, se solicitar el documento, sealando en la parte posterior que el mismo no fue entregado al comprador, que dicho documento se emite a solicitud del funcionario actuante, y se le solicita al contribuyente que lo firme y selle para ser anexado al expediente como medio de prueba. Nota: Slo se podr sancionar este incumplimiento por la cantidad de operaciones verificadas durante la actuacin en la cual no se entreg la factura o documento equivalente, los documentos deben constar en el expediente.

2. En el rengln: Es contribuyente del IVA, 3. En el regln: RIF

Responder: SI NO

Responder: SI NO y colocar las observaciones de acuerdo a lo establecido en el numeral 1 de Puntos Previos.

4. En el rengln: Registro Mercantil

Responder: SI NO Debe corresponder al Documento Constitutivo y ltimas modificaciones, en cuanto a ejercicio econmico, responsables y/o razn social. Responder: SI NO Verificar ingresos en el ejercicio inmediatamente anterior superiores a 3.000 UT, en caso de ser una empresa nueva, de ya estar constituida para el 2002, cuando se reformo la Ley, hay que verificar es el ingreso obtenido en el 2001, para detectar si mantena o no la condicin de contribuyente ordinario (detallar en observaciones)

5. En el rengln: Califica como contribuyente Ordinario de IVA:

6. En el rengln: Califica como Contribuyente Formal de IVA:

Responder: SI NO En caso de que la respuesta sea afirmativa colocar en las Observaciones si presenta las Declaraciones Informativas por trimestres o por semestres. Trimestrales: de 1501 a 3000 UT Semestrales: de 0 a 1500 UT Responder: SI NO En caso de ser afirmativa la respuesta se indica la razn por la cual califica como no sujeto, por ejemplo: si es una Cooperativa, Bolsa Agrcola, etc. Se deber indicar todos los perodos que seala la Providencia Administrativa, indicando omisiones o presentaciones extemporneas, si no se puede leer claramente fechas y nmeros de las planillas se har la observacin ILEGIBLE. Posteriormente el funcionario actuante deber verificar estas declaraciones en el SIVIT. Las declaraciones no presentadas, aun cuando en el Acta se colocan como omisas, debern requerirse mediante Acta de Requerimiento Abierta

7. En el rengln: Califica como no Sujeto al IVA:

8. En el rengln: Declaraciones de IVA:

9. En el rengln: Declaraciones de ISLR:

Se deber indicar todos los ejercicios que seala la Providencia Administrativa, indicando omisiones o presentaciones extemporneas, si no se puede leer claramente fechas y nmeros de las planillas se har la observacin ILEGIBLE. Posteriormente el funcionario actuante deber verificar estas declaraciones en el SIVIT.

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Las declaraciones no presentadas, aun cuando en el Acta se colocan como omisas, debern requerirse mediante Acta de Requerimiento Abierta

10. En el rengln: Declaraciones de IAE:

Se deber indicar todos los perodos y ejercicios que seala la Providencia Administrativa, indicando omisiones o presentaciones extemporneas, si no se puede leer claramente fechas y nmeros de las planillas se har la observacin ILEGIBLE. Posteriormente el funcionario actuante deber verificar estas declaraciones en el SIVIT. Nota: El contribuyente est en la obligacin de presentar la declaracin de IAE correspondiente al ejercicio 2004. Las declaraciones no presentadas, aun cuando en el Acta se colocan como omisas, debern requerirse mediante Acta de Requerimiento Abierta

11. En el rengln: Declaracin de Ingresos Brutos del Municipio:

Responder: SI NO Si el contribuyente presenta el documento de tramitacin de la patente debe colocarse en observaciones. De no presentarla deber requerirse mediante Acta de Requerimiento Abierta

12. En el rengln: Libros de Contabilidad:

uno de los Libros. (Diario, Mayor e Inventario).

Responder: SI NO

por cada

Si la respuesta es afirmativa, dejar constancia si cumplen o no con las formalidades de Ley, y de no cumplir con los requisitos (verificar Art. 32 al 37 Cdigo de Comercio y 102 numeral 3 C.O.T), dejar constancia de cul es el incumplimiento, por ejemplo: Se encuentra atrasado Si la respuesta es negativa, se deber solicitar los libros nuevamente por Acta de Requerimiento Abierta Si los libros cumplen, solo se anexara al expediente copia del primer folio del libro y del ltimo registro (completo). Si los libros de contabilidad se encuentran atrasados, se solicitaran copia del primer folio y todas las copias del periodo solicitado, y las copias fotostticas que forman parte del expediente, debern estar firmados y sellados por el contribuyente. Si los libros de contabilidad no cumplen con las formalidades, se solicitaran copia del primer folio del ltimo registro (completo), as como, todas las copias del periodo solicitado donde se evidencie el incumplimiento.

13. En el rengln: Facturas de Venta, Comprobantes Fiscales, Ticket o documentos equivalentes:

En las Observaciones, se debe especificar el o los tipos de documentos que utiliza el sujeto pasivo para soportar sus ventas o prestaciones de servicio, es decir, si son facturas manuales o forma libre, si estn elaboradas por una imprenta autorizada o no. Se dejara constancia de los N de Control desde X hasta X (pie de imprenta). As mismo se deben tomar los datos de la ltima factura emitida por el contribuyente al momento de la verificacin (N de factura, fecha, Monto en Bolvares). Se solicitar copia de esta ltima factura y de la siguiente en blanco para anexarla al expediente

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Se deja constancia: si emite comprobantes generados por Mquina Fiscal Se solicitara copia de un comprobante para anexarlo al expediente. Si emite algn otro documento (ticket, papel, etc.) como soporte de operaciones de ventas generado por una maquina registradora no fiscal u otro sistema, que ni se denominan facturas ni cumplen con requisito legal alguno. De igual forma se colocar en las observaciones si el sujeto pasivo no utiliza ningn documento que soporte sus operaciones de ventas (sean legales o no), en fin todo lo que sirva para fundamentar la sancin de un incumplimiento. Nota: La omisin de factura: es la no utilizacin de ningn documento legal o no, como soporte de operaciones de venta La no emisin de factura: es el no llenado del documento que el contribuyente utiliza como soporte de operacin de venta (legal o no) al momento de la transaccin de venta. La no entrega de factura: es no drsela al comprador al momento de la transaccin, as se hubiere emitido.

En el rengln: Cumplen con los requisitos: En este punto, hay que dejar constancia si las facturas, Comprobantes Fiscales, Ticket o documentos equivalentes cumplen o no los requisitos establecidos en la Ley de IVA, en la Resolucin 320, en la Providencia 1677; o en la Ley de ISLR en caso de no estar sujeto a IVA. El cumplimiento o no de los requisitos se debe realizar por cada tipo de documento que emita el contribuyente, y en caso de que alguno o todos no cumplan, se debe indicar por cada uno de ellos en que especficamente no cumplen. Se debe tomar en consideracin, que las facturas del da que se solicitan a travs del Acta de Requerimiento Cerrada, no forman parte de los perodos a verificar segn la Providencia Administrativa, por lo que si las mismas presentan algn incumplimiento, bien sea de impresin, emisin o llenado, no podrn considerarse para clculo de la sancin respectiva. Sin embargo, el detectar alguna irregularidad en las mismas, nos da un indicio de posibles incumplimientos en los perodos anteriores. Por consiguiente al momento de motivar el Acta de recepcin debemos tomar en cuenta lo siguiente:

En el rengln: Facturas:

Si el Sujeto Pasivo es Contribuyente Ordinario del IVA Si el funcionario constata durante la verificacin que la ltima factura de venta emitida al momento de la verificacin (manual o forma libre) carece de algn requisitos o campos que debe ser preimpreso por la imprenta autorizada: Responder: NO y en el detalle sealar especficamente cul es el incumplimiento. As mismo, se solicitara copia de la primera y ltima factura de cada periodo de imposicin verificado a efectos de comprobar el ilcito detectado Si el funcionario constata durante la verificacin que la ltima factura de venta emitida al momento de la verificacin (manual o forma libre) incumple algn requisito de llenado, ello es un indicio para verificar todos los documentos emitidos durante los periodos verificados, para comprobar incumplimientos de llenado en las facturas. En caso de que incumplan: Responder: NO y colocar en el detalle los requisitos de los cuales carece. Se debe solicitar copia de cada una de las facturas que carezca de requisitos de llenado para poder comprobar el ilcito. Se puede colocar en el rengln de detalle: las copias de las facturas de ventas emitidas durante los perodos sujetos a esta verificacin, sern solicitadas a travs de Acta de Requerimiento
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Abierta N 2., en caso de no poder llevrsela en esa primera visita fiscal (bien por dificultad de copiado o por volumen de documentos); no obstante, por recomendacin de la Gerencia de Servicios Jurdicos, de no poder llevarse en la primera visita las copias de las facturas, dejar resguardadas en el local clausurado las facturas verificadas, ello con el objeto de evitar que el contribuyente corrija despus de detectado el incumplimiento y antes de obtener la prueba. Si son facturas forma libre, verificar en sistema (computador) si los requisitos de los cuales carece el documento son: a) porque falta el campo completo en el programa (ejemplo: campo de domicilio, campo de condiciones de la operacin, etc.) o b) porque estando el campo disponible no lo llenan. En el primer caso, usted podr motivar colocando en detalle: que el sistema mediante el cual se elaboran las facturas carece del o los campo (s) XXX, motivo por el cual las facturas emitidas incumplen los requisitos de llenado XXX, caso en el cual podr solicitar copia de la primera y ltima factura de cada periodo verificado; si por el contrario, no carece del campo, se deber motivar detallando el incumplimiento de llenado de que se trate, y se solicitara copia de las facturas que incumplen a efectos de comprobar el ilcito. (se debe considerar la recomendacin realizada por la Gerencia de Servicios Jurdicos anteriormente sealada) Nota: Las copias de facturas solicitadas como prueba de incumplimientos sern hasta el mximo de sancin establecida en el C.O.T, es decir, 150 (de haber esa cantidad de registros)

Si el funcionario constata durante la verificacin que la ltima factura de venta emitida al momento de la verificacin (manual o forma libre) cumple con los requisitos de impresin y llenado, ello es un indicio de cumplimiento, no obstante deber verificarse todos los periodos indicados en Providencia y de cumplir los requisitos: Responder: SI y colocar en el detalle: si cumplen con los requisitos de la Resolucin 320 (si es contribuyente ordinario), de la Providencia 1677 (si es contribuyente formal) o de la Ley de ISLR (en caso de no estar sujeto a IVA). Las copias de las facturas de ventas emitidas durante los perodos sujetos a la verificacin podrn ser requerida a travs de Acta de Requerimiento Abierta N 2, en caso de no poder contar con ellas en esa primera visita, y solo se requerir la primera y ltima de cada perodo verificado

En el rengln: Ticket Los comprobantes fiscales generados por maquinas registradoras o fiscales, se deben emitir cumpliendo con los requisitos previstos en la Resolucin N 320 (en caso de contribuyentes ordinarios) y la Providencia N 1677 (en caso de contribuyente formal). Nota: Los contribuyentes que utilicen como medio de soporte de operaciones Mquinas Fiscales, debern utilizar talonarios de facturas que cumplan con los requisitos de ley, para casos especficos, tales como: ventas a contribuyentes, falla elctrica, falla del sistema, entre otras (Resolucin N 320). Si el funcionario constata durante la verificacin que el contribuyente es ordinario, y el ticket o comprobante de venta es generado por una mquina no fiscal Responder: NO y en el detalle motivar claramente no cumple con los requisitos de facturas ni de comprobante fiscales, al ser generado por una mquina no fiscal Nota: vale destacar que la sancin que se impone en este caso, es por emitir documentos que no cumplen con los requisitos de impresin y emisin de facturas; razn por la cual se debi haber detallado con anterioridad en el rengln N 14, que tipo de sistema utiliza para emitir los ticket. Si el funcionario constata durante la verificacin que el contribuyente es formal, y el ticket o comprobante de venta es generado por una mquina no fiscal, verificar si cumple con los requisitos de la Providencia N 1677, y en caso de no cumplir: Responder: NO y en el detalle motivar claramente cual de los requisitos incumple 11

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Si el funcionario constata durante la verificacin que el contribuyente es formal, y el ticket o comprobante de venta es generado por una mquina no fiscal, verificar si cumple con los requisitos de la Providencia N 1677, y en caso de cumplir: Responder: SI e inutilizar el espacio de detalle Si el funcionario constata durante la verificacin que se trata de contribuyentes de IVA (ordinario o formal), que el comprobante fiscal es generado por una mquina fiscal, y que el mismo no cumple con los requisitos establecidos en la Resolucin 320 o la Providencia 1677, Responder: NO y en el detalle sealar claramente cul es el incumplimiento detectado. Nota: Para conocer cuntos comprobantes fiscales se generaron para la aplicacin de alguna sancin, se verifica en los Reportes Z, que a su vez debern estar detallados en el libro de ventas. De no conservar los reportes Z y no presentar el libro de ventas; o de tener el libro y no registrar las operaciones, se le puede requerir al contribuyente por Acta de Requerimiento Abierta, el Reporte de la Memoria Fiscal mensual de los perodos que abarca la Providencia, y all se evidencia cuantos comprobantes se generaron en cada perodo.

Cuando se determine que el Contribuyente omite facturas de Ventas (Contribuyentes Ordinarios y Contribuyentes Formales). Cuando se trate del incumplimiento de omisin de facturas, porque se verific que no utiliza ningn tipo de documento, que soporte las operaciones del contribuyente, se deber indagar en los libros legales y especiales o en algn otro documento que lleve el sujeto pasivo, como registro de sus operaciones (el cual deber solicitarse en copia, sellarse y firmarse para incluirlo en el expediente como medio de prueba), para as determinar cuntas transacciones se realizaron en cada perodo solicitado y poder aplicar la sancin de 1 UT por cada factura omitida (se asume que cada registro detallado debi estar soportado por facturas), porque si hay manera de verificar cuantos facturas omiti, se cuantificara la sancin de acuerdo a la cantidad verificada. De todo ello se dejara constancia en el Acta de Recepcin (motivacin). Si no se puede verificar el nmero de transacciones efectuadas por el sujeto pasivo se indica tal situacin en el Acta de Recepcin y se aplicara la sancin mxima establecida en el COT para cada perodo, ya que es opinin de la Gerencia Jurdico Tributaria y de esta Gerencia (mesa de trabajo) que si bien no hay como cuantificar la omisin, esta omisin fue calificada por el legislador como la sancin ms grave, por lo que no aplicarla conllevara a que los sujetos pasivos prefieran no emitir facturas, pues no podrn ser sancionados, que emitirlas y que no cumplan con algn requisito y ser sancionado por ello. En estas situaciones la motivacin deber ser bien precisa

Cantidad de Facturas y otros soportes de ventas (ticket, comprobantes fiscales o documentos equivalentes) que debern anexarse al expediente como medio de prueba: Si el/los requisito(s) que incumple el documento es de impresin, se deja constancia en el Acta de Recepcin de todos ellos, y slo se incluir en el expediente copia del primer y ltimo comprobante de cada perodo. La sancin se aplicara segn el nmero de documentos registrados en los libros legales y especiales o comprobados en fsico, lo cual se deber establecer en el Acta, 1 UT por cada documento que incumpla hasta el mximo establecido en la norma por cada periodo. Si no se puede verificar el nmero de documentos en los libros, pero si se pudo corroborar a travs del pie de imprenta, los nmeros de controles asignados, y en el nmero de control del documento, la cantidad de documentos utilizados, as como, cuntos documentos se emitieron por cada perodo, slo se tomara en consideracin dicha cantidad para la aplicacin de la sancin y se dejar constancia de todo ello en el Acta de Recepcin (motivacin).
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Si es imposible determinar el nmero de documentos emitidos que no cumplen con los requisitos de Ley, por no ser elaborados por una imprenta autorizada, o por no registrarlos en los libros legales y/o especiales, o por no tener ninguna numeracin, que permita conocer cuntos documentos se han emitido en cada perodo, pero se comprueba el ilcito, se aplicar la sancin mxima por cada perodo, consignando los documentos en copia en el expediente, luego de haber realizado una motivacin detallada en Acta de Recepcin, que evidencie la situacin presentada. Que si el/los requisito (s) que incumplen son de llenado, se deja constancia de cules son los requisitos que incumple, en cuntos documentos (indicando de ser posible el N del documento) y se anexar copia de cada uno de ellos para cuantificar y aplicar la sancin, ya que no necesariamente todas los documentos carecen de algn requisito de llenado, o el requisito no es el mismo para todos (motivacin) Para los casos de contribuyentes formales se seguirn las mismas observaciones en materia de facturas que para los contribuyentes ordinarios, en cuanto a su comprobacin en el expediente (en lo que aplica), ya que los requisitos y formalidades se regirn por la Providencia 1677. Cuando la contribuyente _________________________, identificada con el Registro nico de Informacin Fiscal (R.I.F.) J-___________________ incurra en distintos ilcitos tributarios durante los perodos sujetos a verificacin, se plantear el concurso de infracciones a que se refiere el artculo 81 del COT, el cual dispone que cuando concurran dos o ms ilcitos tributarios sancionados con penas pecuniarias, se aplicar la sancin ms grave, aumentada con la mitad de las otras sanciones, y en el caso que las sanciones sean iguales, se aplicar cualquiera de ellas aumentada con la mitad de las restantes; cuando concurran dos o ms ilcitos tributarios sancionados con penas pecuniarias, pena restrictiva de libertad, clausura de establecimiento o cualquier otra sancin que por su heterogeneidad no sea acumulable, se aplicar conjuntamente. De acuerdo a lo expuesto anteriormente y a fin de efectuar el clculo de la concurrencia, se determinar como la sancin ms grave, a la sumatoria de sanciones por tipo de licto, la cual se aplicar ntegramente ms la mitad de las otras sanciones aplicadas a los dems ilcitos detectados en el presente procedimiento de Verificacin Fiscal, los cuales se detallan a continuacin: . Nota: Cada Contribuyente debe llevar una numeracin consecutiva y nica de factura por establecimiento. No est permitido utilizar series de facturas en un mismo establecimiento, pues ellas deben ser utilizadas solamente cuando el contribuyente posee sucursales, es decir, cuando ejerce la misma actividad econmica en domicilios distintos; no por oficinas distintas ubicadas en un mismo establecimiento; no por departamentos cuando se trata de tiendas por departamentos; no por actividades que desarrolla en un mismo establecimiento; no por ventas cuando se trate al mayor o detal; en fin, la numeracin debe ser: CORRELATIVA, CONSECUTIVA Y UNICA POR ESTABLECIMIENTO CONFORME AL ARTCULO 2 RESOLUCION 320, PUDIENDO SERIALIZAR SUS FACTURAS CUANDO TIENE SUCURSALES, PERO MANTENIENDO UNA SERIE Y NUMERACION UNICA POR CADA SUCURSAL 15. En el rengln: Libros y/o Relaciones de Compra y Venta: Si el Sujeto Pasivo es Contribuyente Ordinario del IVA: Si al momento del inicio de la verificacin el contribuyente no mantena los libros de compra y/o Venta en el establecimiento pero fueron consignados durante el proceso de verificacin por haberlos trado el contribuyente posteriormente al establecimiento, dejar constancia de este hecho en el rengln de observaciones, es decir que los mismos fueron entregados con posterioridad a la Verificacin Inmediata, si en ella se dijo que no los mantena en el establecimiento.

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En este caso la sancin impuesta sigue siendo la de no permanencia de los libros en el establecimiento. En caso de que el contribuyente tenga los libros compra y venta se debe sealar la fecha de inicio de cada uno de ellos. En aquellos casos en se encuentre en hojas sueltas, la fecha de inicio ser la del perodo que indica la Providencia. Se debe dejar constancia de los perodos que no fueron presentados o llenados en los libros de compra y/o venta, por encontrarse atrasados. (Principio de la Unidad del Libro).

Si el libro de compra y/o ventas no permanece en el establecimiento: en las observaciones, colocar que El contribuyente no cumple con la condicin de mantener el libro de compras y/o ventas en el establecimiento.
Hasta tanto la Gerencia de Servicios Jurdicos no de respuesta a la consulta elevada por la Jefatura de Divisin en cuanto a si se debe o no requerir los libros o relaciones nuevamente, los mismos no sern requeridos nuevamente por Acta de Requerimiento Abierta. El mismo criterio se aplicar cuando se determine que los libros de compra y/o venta se encuentran atrasados.

En regln: Cumplen con los Requisitos: Los requisitos que deben cumplir los Libros de Ventas para Contribuyentes Ordinarios estn establecidos en los Artculos 76, 77 y 78 del Reglamento de la Ley del IVA. Artculo 76 del Reglamento de Ley de IVA: Si realiza operaciones con contribuyentes y consumidores finales: Segn este artculo se debe mantener el orden cronolgico de facturas, detallando una a una cada factura, en orden correlativo consecutivo y nico por establecimiento: Si es un nico establecimiento: Ejemplo Fecha 01 01 02 02 N de Factura 01 02 03 04 Nombre Alicia Morales PIMPI, C.A Pedro Prez Cardim, S.A RIF 10352956 J-30555555-5 11526365 J-30222222-2

Si son varios establecimientos: Ejemplo Fecha 01 01 01 01 02 02 02 N de Factura 01 02 Serie A- 07 Serie A- 08 03 04 Serie A- 09 Nombre Alicia Morales PIMPI, C.A SERCA, CA PERLA, CA Pedro Prez Cardim, S.A PUNTO 1, CA RIF 10352956 J-30555555-5 J-30666666-6 J-30444444-4 11526365 J-30222222-2 J-30888888-8

En este caso, si se detalla una a una las facturas conforme al artculo 76, debe identificarse el nombre del cliente (sea contribuyente o no) y su nmero de RIF (o cdula de identidad en el caso de personas
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naturales consumidores finales). Se debe incluir por cada da, tantas Series de facturas como sucursales tenga el contribuyente. Artculo 77 del Reglamento de Ley de IVA: Si realiza operaciones con consumidores finales: Segn este artculo se debe mantener el orden cronolgico de facturas, el correlativo, consecutivo y nico. Sin embargo, se puede realizar un resumen de facturas, colocando la fecha y el nmero del primer y ltimo comprobante emitido cada da y en ese caso obviara los datos del cliente en relacin al nombre y N de RIF (C.I) Si es un nico establecimiento: Ejemplo Fecha 01 02 N de Factura 01 a la 50 51 a la 80 Nombre RIF

Si son varios establecimientos: Ejemplo Fecha 01 01 02 02 N de Factura 01 a la 50 Serie A- 07 a la 25 51 a la 64 Serie A- 26 a la 50 Nombre RIF

De igual manera reflejar los comprobantes generados por Mquinas Fiscales. Si es un nico establecimiento: Ejemplo Fecha 01 01 01 02 02 Serial MF VXD258222 VXD258222 N de Factura 01 02 15 al 35 03 36 al 80 Nombre Alicia Morales PIMPI, C.A ABC, S.A RIF 10352956 J-30555555-5 J-7777777

Si son varios establecimientos: Ejemplo Fecha 01 01 01 02 02 02 Serial MF VXD258222 VXD258222 N de Factura 01 Serie A- 25 15 al 35 02 Serie A- 26 36 al 80 Nombre Alicia Morales PIMPI, C.A RDEOU,C.A PIMPI, C.A RIF 10352956 J-30555555-5 J-8988889 J-30555555-5

Se debe incluir por cada da, tantas Series de facturas como sucursales tenga el contribuyente, incluyendo las mquinas fiscales que tenga en cada establecimiento. El Artculo 78 del Reglamento de Ley de IVA: Permite una tercera forma de llenar el libro de ventas. Si realiza operaciones con contribuyentes y consumidores finales: Segn este artculo se debe mantener el orden cronolgico de facturas debe detallar una a una cada factura, para aquellas ventas que se realizan a contribuyentes; y se puede realizar un resumen de
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aquellas ventas que se realicen a consumidores finales, siempre y cuando se mantenga el correlativo, consecutivo y nico de factura por establecimiento. Si es un nico establecimiento: Ejemplo Fecha 01 01 01 01 02 02 02 02 N de Factura 01 02 03 a la 10 11 12 13 14 a la 20 21 Nombre Alicia Morales PIMPI, C.A PERLA, CA Pedro Prez Cardim, S.A SERCA, SA RIF V-10352956 J-30555555-5 J-30777777-7 V-1152636-5 J-30222222-2 J-30666666-6

Si son varios establecimientos: Ejemplo Fecha 01 01 01 01 01 02 02 02 02 N de Factura 01 02 a la 10 Serie A- 07 Serie A- 08 Serie A- 09 a la 15 11 a la 20 21 Serie A- 16 a la 18 Serie A- 19 Nombre Alicia Morales SERCA, CA PERLA, CA Cardim, S.A PUNTO 1, CA RIF 10352956 J-30666666-6 J-30444444-4 J-30222222-2 J-30888888-8

Se incluyen tantas Series como sucursales tenga el contribuyente, y si existen mquinas fiscales se incluyen igualmente; todo ello manteniendo el orden cronolgico, y la numeracin consecutiva, correlativa y nica por establecimiento y por cada tipo de documento utilizado (facturas y comprobantes fiscales por cada mquina) Ejemplo: Fecha 01 01 01 01 01 01 02 02 02 02 02 N de Factura 01 02 a la 10 Serie A- 07 Serie A- 08 Serie A- 09 a la 15 VXD258222 11 a la 20 21 Serie A- 16 a la 18 Serie A- 19 VXD258222 Nombre Alicia Morales SERCA, CA PERLA, CA 15 al 35 Cardim, S.A PUNTO 1, CA 36 al 50 J-30222222-2 J-30888888-8 RIF 10352956 J-30666666-6 J-30444444-4

Si el libro de ventas, no cumple con alguno de los requisitos establecidos en los Artculos anteriores: Responder: NO y en las observaciones, colocar en forma clara y detallada el/los incumplimiento(s), as como los perodos en los cuales se determinaron los mismos. Si el libro de ventas cumple con los requisitos establecidos en los Artculos anteriores: Responder: SI e inutilizar el espacio de las observaciones. 16

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 Los requisitos que deben cumplir los Libros de Compras para Contribuyentes Ordinarios estn establecidos en el Artculo 75 del Reglamento de la Ley del IVA. Si el libro de compras, no cumple con alguno de los requisitos establecidos en el Artculo mencionado anteriormente: Responder: NO y en las observaciones, colocar en forma clara y detalla el/los incumplimiento(s), as como los perodos en los cuales se determinaron los mismos. Si el libro de compras cumple con los requisitos establecidos en los Artculos anteriores: Responder: SI e inutilizar el espacio de las observaciones.

Los libros de Compra y Venta de los Contribuyentes Ordinarios, adems de los Requisitos establecidos en los Artculos 75 y 76, 77 y 78 respectivamente del Reglamento de la Ley del IVA, deben cumplir con la condicin de permanecer en el establecimiento, tal como lo establece el Artculo 71 del Reglamento de la Ley del IVA. Si el contribuyente no realiza operaciones, la Mesa de Unificacin de Criterio de Servicios Jurdicos Mayo 2006 estableci: que no es obligatorio colocar ni los das, ni cero, ni la leyenda, de que no hubo operaciones en el periodo o en determinados das del periodo; no obstante si debe estar el Resumen del Libro, as sea en cero, ya que esos datos deben coincidir con los de la declaracin, y el deber de declarar subsiste as no hubiese operaciones. A los efectos de la cronologa del libro o relacin de Compra se debe entender que es la del periodo ya que las facturas de compras se asentaran en libro cuando sean recibidas, es decir, si en un mes se registran facturas de otros meses anteriores, se detallaran por orden estas facturas y luego las del periodo que corresponde (Criterio acordado en la Mesa de Unificacin de Criterio de Servicios Jurdicos Mayo 2006) El resumen de los libros de compra y venta, se debe realizar tal y como lo establece el artculo 72 del Reglamento de la Ley del IVA, una consolidacin entre compras y ventas, con todos los datos all indicados: base imponible, crditos, dbitos, inclusive el impuesto o excedente de Crdito fiscal, entre otros. Se considerar que el mismo cumple con los requisitos, cuando adems de contener toda la informacin que se indica en el Artculo mencionado anteriormente, ste se encuentre al final de cada perodo de imposicin, en uno de los libros (compra o venta) o en ambos libros. En fin, que se demuestre que dicho resumen corresponde con los datos que se reflejan en la declaracin. Nota: El llevar el resumen de los libros en la forma antes descrita, se debe tomar en cuenta para determinar si los mismos cumplen o no con los requisitos. Si el Sujeto Pasivo es Contribuyente Formal del IVA: Si al momento del inicio de la verificacin el contribuyente no mantena las relaciones de compra y/o Venta en el establecimiento pero fueron consignados durante el proceso de verificacin por haberlos trado el contribuyente posteriormente al establecimiento, dejar constancia de este hecho en el rengln de observaciones, es decir que los mismos fueron entregados con posterioridad a la Verificacin Inmediata, si en ella se dijo que no los mantena en el establecimiento. En este caso la sancin impuesta sigue siendo la de no permanencia de las relaciones en el establecimiento.

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En caso de que el contribuyente tenga las relaciones de compra y venta se debe sealar la fecha de inicio de cada uno de ellos. En aquellos casos en se encuentre en hojas sueltas, la fecha de inicio ser la del perodo que indica la Providencia. Se debe dejar constancia de los perodos que no fueron presentados o llenados en las relaciones de compra y/o venta, por encontrarse atrasados. (Principio de la Unidad del Libro). Si la relacin de compra y/o ventas no permanece en el establecimiento: en las observaciones, colocar que El contribuyente no cumple con la condicin de mantener la relacin de compras y/o ventas en el establecimiento. Cuando se asuma que el contribuyente no lleva las relaciones de compra y/o venta, no se volvern a requerir durante la actuacin fiscal, hasta tanto la Gerencia de Servicios Jurdicos no de respuesta a la consulta elevada por la Jefatura de Divisin en cuanto a si se debe o no requerirlas nuevamente, a travs de Acta de Requerimiento Abierta. El mismo criterio se aplicar cuando se determine que las relaciones de compra y/o venta se encuentran atrasados.

En regln: Cumplen con los Requisitos: Los requisitos que deben cumplir las Relaciones de Ventas para los Contribuyentes Formales estn establecidos en el Artculo 5 de la Providencia Administrativa N 1677 Si las relaciones de ventas no cumplen con alguno de los requisitos establecidos en el Artculo mencionado anteriormente: Responder: NO y en las observaciones, colocar en forma clara y detallada /los incumplimiento(s), as como los perodos en los cuales se determinaron los mismos. Si las relaciones de ventas cumplen con los requisitos establecidos en el Artculo mencionado anteriormente: Responder: SI e inutilizar el espacio de las observaciones.

Los requisitos que deben cumplir las Relaciones de Compras para Contribuyentes Formales estn establecidos en el Artculo 6 de la Providencia Administrativa N 1677 Si las relaciones de compras no cumplen con alguno de los requisitos establecidos en el Artculo mencionado anteriormente: Responder: NO y en las observaciones colocar en forma clara y detallada el/los incumplimiento(s), as como los perodos en los cuales se determinaron los mismos. Si las relaciones de compras cumplen con los requisitos establecidos en el Artculo mencionado anteriormente: Responder: SI e inutilizar el espacio de las observaciones.

Si el contribuyente lleva los libros y/o relaciones de compra y venta se debe tomar de ellos, los datos solicitados en el Acta de Recepcin como ltimo registro de cada uno, tomando en cuenta que el ltimo registro se refiere al ltimo mes reflejado en la Providencia Administrativa. En caso de que el/los libro(s) y/o relaciones se encuentren atrasados, se tomar el ltimo mes suministrado por el contribuyente y del mismo se extraern los datos requeridos. Cuando las copias de los libros y/o relaciones de compra y/o venta no identifiquen al Sujeto Pasivo, los mismos debern ser sellados y firmados por el contribuyente.

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IMPORTANTE: Si los libros y/o relaciones de compra y/o venta cumplen con los requisitos o condiciones, no se aplicara la medida de cierre del establecimiento. En este caso, se debe participar inmediatamente al supervisor inmediato o coordinador, de esta situacin; para que se traslade al lugar de la verificacin y revise conjuntamente con el funcionario para evitar cualquier posible error. Si en definitiva se evidencia el cumplimiento de los libros, se anexara solo copia de la primera y ltima hoja de cada periodo solicitado. Las copias del libro o relacin de compra y venta de todos los periodos solicitados se consignaran en el expediente administrativos, con las excepciones que sern valoradas por el funcionario y su supervisor. Cuando el incumplimiento de que se trate sea por encontrarse los libros o relaciones atrasados, se deber consignar como mnimo la primera hoja de cada periodo entregado por el contribuyente, donde se pueda evidenciar el mes y el ao de ese registro. Cuando se trate de incumplimientos de las formalidades de ley, se deber consignar como mnimo, la primera y ltima hoja de los registros de cada periodo, donde se evidencie los incumplimientos verificados, al menos de que el incumplimiento se encuentre en alguna hoja del registro que no sea la primera y la ltima, pues en ese caso se anexara copia de todas las hojas donde se verifique el incumplimiento al cual se hace referencia (incluida la primera y la ltima) 16. En el rengln: Acceso a las(s) Mquinas(s) Fiscal(es): Los renglones referidos a Mquinas Fiscales slo debern ser llenados en el caso de haberse sealado con anterioridad, que el contribuyente utiliza como soporte de sus operaciones, comprobantes fiscales generados por Mquinas Fiscales. De lo contrario, se deben inutilizar todos los espacios y colocar en cada una de las observaciones: No Aplica Si el contribuyente utiliza Mquinas Fiscales: En el regln: Fecha(s) de instalacin de la Mquina(s) Fiscal(es) segn libro de mantenimiento y control: Se debe llenar todos los datos que se indican en el Acta de Recepcin por cada una de las Mquinas Fiscales que posee el Contribuyente. Si el contribuyente no mantiene el / los libro(s) de Control y Mantenimiento en el establecimiento, los datos se debern extraer de la etiqueta de identificacin de cada una de las Mquinas Fiscales y se debe dejar constancia de esto en las observaciones. 1.1. Est adherida a la(s) Mquina (s) Fiscal (es) la etiqueta de identificacin: Responder: SI o NO por cada una de las Mquinas Fiscales. Si se comprueba que la etiqueta fiscal esta adherida a la(s) Mquina(s) Fiscal(es), se deber comparar la informacin referente a Distribuidor, Marca, Modelo y Serial con los datos extrados del libro de Mantenimiento y Control en el punto anterior, para verificar si coinciden o no. Si por el contrario no se ve, debe aclararse si es que no la tiene, si es que est borrosa, rota, manchada, etc. Si este es el caso, se debe dejar constancia claramente en las observaciones de cul es la situacin que se esta verificando, pero sealando de ser posible la informacin de la etiqueta que se puede leer. 1.2. Tiene la Mquina el Sello Fiscal o Plomo de Seguridad: Responder: SI o NO por cada una de las Mquinas Fiscales. Se debe verificar si esta adherido o no a la Mquina Fiscal, e indicar las siglas del troquelado. As mismo se debe dejar constancia si es otro tipo de dispositivo distinto al plomo fiscal, as como constatar si existe o no evidencia de alteracin del mismo, considerando que al troquelarse pudo haberse movido, y por ende leerse con dificultad la letra o nmero. Si se duda de su fidelidad, se puede requerir informacin a la Coordinacin de Mquinas fiscales, pero en todo caso, debe dejarse constancia claramente en las observaciones de la situacin real del dispositivo para que prospere de ser el caso el fundamento de incumplimiento.
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17. En el rengln: Reporte global diario Z: a) Se emite diariamente?: Responder: SI o NO por cada una de las Mquinas Fiscales.

En referencia al hecho de si se extrae o no diariamente el Reporte Z, se debe utilizar la numeracin de dichos documentos, los cuales deben ser nicos, crecientes y correlativos, por Mquina Fiscal. De constatar que un da no fue emitido el Reporte, se debe dejar constancia en el detalle, indicando especficamente el/los das que no fueron emitidos. De no ser presentado un Reporte Z al funcionario, se puede observar en que nmero quedo el da inmediatamente anterior y comparar con el nmero del da siguiente al faltante, para corroborar si fue que no lo extrajo o es que no lo conserva; esta informacin debera estar reflejada en el libro de ventas pues es del Reporte Z que se extrae la informacin que se debe registrar en el libro. En el detalle, colocar que el contribuyente manifiesta que el Reporte Z, se emite o no se emite diariamente. b) El contenido del ltimo reporte se encuentra asentado en el libro de ventas del ltimo perodo solicitado: Responder: SI o NO por cada una de las Mquinas Fiscales. De ser afirmativa la respuesta, se debe inutilizar el espacio del detalle. De ser negativa, se debe dejar constancia en el detalle, de la fecha del ltimo registro efectuado por el contribuyente, por cada Mquina Fiscal. 18. En el rengln: Tiene la(s) Mquina(s) Fiscal(es) el Rollo de Auditoria. a) Indicar si la Mquina contienen el rollo de Auditoria en carrete individual o conjuntamente con el rollo de emisin de ticket y si el rollo auditor cumple con los requisitos exigidos: Se debe responder por cada una de las Mquinas Fiscales si posee el rollo de auditoria, si cumple o no con los requisitos y en las observaciones, indicar si es en carrete individual o conjuntamente con el rollo de emisin. De no cumplir con los requisitos, se debe dejar constancia de cul es el incumplimiento. b) El contribuyente guarda los ltimos dos (2) aos de los rollos de auditora tomando en consideracin la fecha del ltimo comprobante fiscal: Responder: SI o NO por cada una de las Mquinas Fiscales. En este sentido el deber del contribuyente es conservarlos, no mantenerlos en el domicilio fiscal. Si no se pueden verificar en el momento, se debe dejar constancia de ello en el Acta de recepcin y se requerirn posteriormente en el Acta de Requerimiento N2. 19. En el rengln: Tiene el Libro de Control de Reparacin y mantenimiento de la(s) Mquina(s) Fiscal(es): Responder: SI o NO por cada una de las Mquinas Fiscales. En caso de que el contribuyente manifieste que SI los tiene, pero no en el establecimiento, se dejar constancia en el Acta de que El contribuyente manifiesta si tener el/los libro(s) de Control y Mantenimiento, pero los mismos no se encuentran en el establecimiento. Si esto sucede se requerirn nuevamente, en el Acta de Requerimiento N 2. Sin embargo, hay que tener presente, que esto constituye un incumplimiento, ya que segn lo establecido en el Pargrafo Segundo del Artculo 24 de la Resolucin 320, dicho libro debe permanecer en el local del contribuyente usuario. a) Verificar e indicar si cumple con los requisitos exigidos: Responder: SI o NO por cada una de las Mquinas Fiscales.

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En caso de que el/los Libro(s) de Control de Reparacin y Mantenimiento, no cumpla con los requisitos exigidos, se debe dejar constancia clara y detalladamente de cul es el incumplimiento.( Artculo 24 de la Resolucin 320) As mismo, se debe dejar constancia si existe o no reparaciones asentadas en el libro de Control de Reparaciones y Mantenimiento de cada una de la Mquinas Fiscales.

DOCUMENTOS CONSIGNADOS EN ACTA DE RECEPCION CERRADA: Todos los documentos recibidos en el Acta de Recepcin, se incluirn en copia en el expediente siguiendo el orden en que fueron recibidos, es decir, siguiendo el orden en que aparecen en el Acta de Recepcin Cerrada. No consignar al expediente copias de documentos en papel de Fax, debido a que tiende a borrarse con el tiempo la informacin en el contenida

DEL ACTA DE REQUERIMIENTO ABIERTA:

En ella se requerir original y copia de la documentacin faltante, o la que de acuerdo a la verificacin realizada, el funcionario actuante considere relevante para la comprobacin de la situacin fiscal del contribuyente referente al cumplimiento de Deberes Formales sealndose claramente los perodos y ejercicios solicitados, siempre dentro de la competencia conferida en la Providencia Administrativa; otorgndose un plazo de tres (3) das hbiles para la consignacin de los documentos solicitados. G DE LA RESOLUCIN DE IMPOSICIN DE SANCIN PECUNIARIA Y DE CLAUSURA:

Debe llenarse ntegramente con letra clara y LEGIBLE. Deben colocarse las Siglas de la Providencia y la fecha. En la motivacin, se debe detallar claramente el/los incumplimiento(s) detectado(s), tanto en los libros y/o relaciones de compra y venta, as como los perodos en los cuales se detectaron tales incumplimientos. Tanto el/los incumplimiento(s) determinados, as como el/los perodo(s) con los que se motive la Resolucin, debe(n) coincidir exactamente con el/los incumplimiento(s) y perodos sealados en el Acta de Recepcin Cerrada. No debe haber contradicciones, de esto depende el xito de la aplicacin de la sancin pecuniaria. Ninguna Resolucin debe ir con tachaduras ni enmiendas. De existir alguna de las causales de cierre antes mencionadas, se debe informar al contribuyente y proceder al cierre de manera inmediata, no permitiendo el ingreso de ms clientes. Se le dar al contribuyente un tiempo razonable para que efecte su rutina de cierre y desaloje el local. Se deben precintar todas las puertas y dems accesos al local. Tipos de Resolucin de Imposicin de Sancin: Resolucin de sancin los Libros y/o Relaciones de compra y/o venta no cumplen con los requisitos y condiciones: Se levantar en los siguientes casos: Si el Sujeto Pasivo es Contribuyente Ordinario del IVA:

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1. 2.

Cuando los libros de compra y/o venta no se encuentren en el establecimiento al momento en que se inicia la verificacin. Este hecho debe constar en el Acta de Verificacin Inmediata. (No cumple con la condicin de mantenerlos en el establecimiento Art. 71 del Reg. del IVA) Cuando los libros de compra y/o venta no cumplen con los requisitos establecidos en los Artculos 70, 72, 75, 76, 77 y 78 del Reglamento de la Ley del IVA. Sancin: Art. 102 Numeral 2 COT equivalente a 25 UT Si el Sujeto Pasivo es Contribuyente Formal del IVA:

1. 2.

Cuando las Relaciones de venta y/o compra no cumplen con los Requisitos establecidos en los Artculos 5 y 6 respectivamente, de la Providencia Administrativa N 1677. Sancin: Art. 102 Numeral 2 COT equivalente a 25 UT. Cuando las relaciones de compra y/o venta no se encuentren en el establecimiento al momento en que se inicia la verificacin. Este hecho debe constar en el Acta de Verificacin Inmediata. (No cumple con la condicin de mantenerlos en el establecimiento Art. 71 del Reg. del IVA) Resolucin de sancin atraso superior a un (1) mes: Se levantar en los siguientes casos: Si el Sujeto Pasivo es Contribuyente Ordinario o Formal del IVA:

1. Cuando el contribuyente posee ms de un mes de atraso en los libros y/o relaciones de venta y/o compra con relacin al ltimo mes indicado en la Providencia Administrativa. 2. Cuando el contribuyente hace entrega de algunos perodos de los libros o relaciones de venta y/o compra y de otros no, independientemente que stos correspondan a los perodos ms cercanos o no al ltimo mes indicado en la Providencia Administrativa, lo que hay que verificar es que no exista asientos en libros por mas de un mes, as no sean meses continuos. Sancin: Art. 102 Numeral 2 COT equivalente a 25 UT. Resolucin de sancin no lleva el/la (os/s): Se levantar en los siguientes casos: Si el Sujeto Pasivo es Contribuyente Formal del IVA: 1. Cuando se compruebe por algn medio distinto a la simple manifestacin verbal del contribuyente que no los lleva. Sancin: Art. 102 Numeral 1 COT equivalente a 50UT. DEL ACTA CONSTANCIA:

Como su nombre lo indica es un documento que sirve para dejar constancia de cualquier hecho que a juicio del funcionario actuante es relevante en la verificacin, por lo que se podr levantar en cualquier estado del proceso y se insertar en el expediente siguiendo el orden cronolgico y lgico en el que se levant. Generalmente, el Acta Constancia se realiza con ocasin del levantamiento de la medida de Clausura, con la finalidad de dejar evidencia de:

Que una vez vencido el plazo de la sancin que ocasion el cierre del establecimiento, la apertura del mismo se llev a cabo sin ningn contra tiempo. 22

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Que una vez vencido el plazo de la sancin que ocasion el cierre del establecimiento, al momento de la apertura del mismo, el funcionario encontr indicios de que los precintos y carteles colocados fueron alterados o violentados.

El Acta Constancia que se levante a los efectos de levantar la medida de cierre debe contener como mnimo la siguiente informacin: Que vencido el plazo de ____ das contados a partir de las _____ horas del da_______ hasta las _______ horas del da ______, tal como qued establecido en la Resolucin de Imposicin de Sancin N RCA-DFVDF-2006-___ de fecha _______, se procede a levantar la medida de cierre aplicada en el domicilio del Contribuyente __________________, N RIF ___________, ubicado en _____________________________, no encontrndose evidencia de alteracin de los carteles y precintos colocados, por lo que la medida se llev a cabo sin ningn contratiempo. O por el contrario: Que vencido el plazo de ____ das contados a partir de las _____ horas del da_______ hasta las _______ horas del da ______, tal como qued establecido en la Resolucin de Imposicin de Sancin N RCA-DFVDF-2006-___ de fecha _______, se procede a levantar la medida de cierre aplicada en el domicilio del Contribuyente __________________, N RIF ___________, ubicado en _____________________________, encontrndose evidencia de alteracin de los carteles y precintos colocados, por lo que se deja constancia de _______________________________ (indicar el detalle de lo encontrado) al momento de levantar la medida.

DEL ACTA DE RECEPCIN ABIERTA:

En ella se deber dejar constancia en forma clara y detallada de la consignacin o no de lo requerido a travs del Acta de Requerimiento Abierta, siguiendo el mismo orden en que la documentacin fue solicitada. Adicionalmente, se deber motivar con claridad si los documentos recibidos cumplen o no con las formalidades de ley, y de no cumplir, se debe especificar en que no cumplen. En conclusin, dicha Acta se deber llenar utilizando como parmetro la misma informacin solicitada en Acta de Recepcin Cerrada y tomando en consideracin las mismas observaciones realizadas para el levantamiento de la misma. Para ello, de ser necesario, se podr agregar una hoja adicional, la cual deber contener el sello del contribuyente y los datos del mismo; se identificar con el mismo N del Acta de Recepcin Abierta, en la cual se continuar con la motivacin, solicitndole al contribuyente su firma como aval de dicha hoja anexa y se le colocar el N total de pginas que contiene dicha Acta. ( ejemplo: 1/2 y 2/2 ). Se deber solicitar el sello de la Divisin de Fiscalizacin para colocrselo a la hoja adicional, una vez que se este en la sede de la Administracin Todas las copias de los documentos que se consignen a travs del Acta de Recepcin Abierta, se incluirn en el expediente siguiendo el mismo orden en que fueron recibidos. J DEL ACTA DE REQUERIMIENTO PARA DECLARAR Y PAGAR:

Se levantar Acta de Requerimiento para Declarar y Pagar en aquellos casos, en los cuales el contribuyente no consigne las declaraciones solicitadas a travs del Acta de Requerimiento Cerrada, ni a travs del Acta de Requerimiento Abierta; o no aparezcan reflejadas en el SIVIT an cuando no sean consignadas en segundo requerimiento; o cuando las declaraciones entregadas no aparezcan reflejadas en el SIVIT. En ella se deber detallar claramente perodos, ejercicios y tributos correspondientes a las declaraciones que se solicitan. Nota: No se levantar Acta para Declarar y Pagar, por las declaraciones que no entregue el contribuyente, el da en que se practique la verificacin, sin haberlas solicitado previamente a travs del Acta de Requerimiento Abierta, ya que puede ocurrir de que las mismas no fueran consignadas en su oportunidad, no por no haberlas presentado, si no porque el contribuyente no las tena en su poder al momento de realizar la verificacin.
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En los casos en los que por alguna razn no se pueda determinar si el Sujeto Pasivo es Contribuyente Ordinario o Contribuyente Formal del IVA, se requerirn simplemente las declaraciones de IVA correspondiente a los perodos de imposicin que abarca la Providencia. En los casos que se determine que el Sujeto Pasivo, es Contribuyente Formal del IVA, y el mismo no haya presentado las declaraciones Informativas correspondientes, pero no se pueda determinar al momento de la verificacin si debe presentarlas en forma trimestral o semestral, al momento de levantar el Acta para Declarar y Pagar se requerirn las declaraciones informativas del IVA, correspondientes a los perodos que abarca la Providencia. En los casos en los que ya el contribuyente haya presentado algunas declaraciones informativas, y se haya podido comprobar a travs de la verificacin que las mismas han sido presentadas en forma correcta (trimestrales o semestrales), se requerirn slo aquellos perodos que el contribuyente no haya consignado, especificando si las mismas son trimestrales o semestrales. En el caso de que se levante Acta de Declarar y Pagar a un contribuyente, se debe informar de esta situacin inmediatamente al Supervisor inmediato y ste a su vez al coordinador, de manera de contabilizar correctamente, los das establecidos para la entrega de los expedientes. DEL ACTA DE RECEPCION DE DECLARAR Y PAGAR:

En ella se debe dejar constancia de la entrega de las declaraciones solicitadas, indicando el N de la planilla, fecha de presentacin, perodos, ejercicios, y tributos a los que corresponden, as como de la no presentacin de alguna de ellas. Cada Acta de Requerimiento para Declarar y Pagar que se levante, se deber Cerrar con un Acta de Recepcin de Declarar y Pagar, y si se verifica con posterioridad al requerimiento que no corresponda levantarla por no estar omiso el sujeto pasivo, o por no corresponderle de acuerdo a la ley su presentacin, igualmente deber cerrarse dejando constancia de tal situacin. Nota: Cuando se levanta Acta para Declarar y Pagar, una vez vencido el plazo para presentar las declaraciones solicitadas, se deber solicitar el SIVIT, para determinar si las declaraciones consignadas por el contribuyente aparecen reflejadas en ste o para demostrar que el contribuyente no present las declaraciones solicitadas, si es el caso. Todas las copias de las declaraciones que se consignen a travs del Acta de Recepcin de Declarar y Pagar, se incluirn en el expediente siguiendo el mismo orden en que fueron recibidas y despus del SIVIT del que se habl en la nota anterior. DOCUMENTOS RECIBIDOS CON ACTA DE RECEPCION DE DECLARAR Y PAGAR Se consignaran copias de todas las declaraciones recibidas L DEL INFORME FISCAL:

El informe fiscal debe identificar al Sujeto Pasivo, a los funcionarios actuantes, competencias, y los actos administrativos levantados. En el informe fiscal se debe detallar las actuaciones realizadas, los hechos verificados y los incumplimientos detectados, as como las sanciones impuestas. En el se expone toda la informacin que permita a los que tengan que revisar y posteriormente sustanciar un posible recurso, conocer con mayor precisin lo observado y las circunstancias valoradas por el funcionario actuante. Se debe indicar cualquier posible irregularidad cometida por terceras personas (Imprentas o enajenadores de Mquinas Fiscales), que den origen a una investigacin para ellos y que pudiera acarrear la 24

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revocatoria de sus autorizaciones (Facturas sin cumplir formalidades, cambios en mquinas no autorizados, programacin incompleta, etc.). El informe se elaborara cumpliendo los lineamientos y criterios establecidos en materia de sanciones por la Administracin (manuales y consultas). Se indicara los resultados del procedimiento establecido en el artculo 169 del COT

M DE LA RESOLUCION DEL PROCEDIMIENTO DE PRESENTACION DE LAS DECLARACIONES (Art. 169 COT):

RECAUDACIN

DE

OMISOS

EN

LA

En la Jornada Nacional de Unificacin de Criterios celebrada por la Gerencia de Servicios Jurdicos en el ao 2005, con todas las Divisiones de Fiscalizacin, se estableci el deber de emitir la Resolucin contemplada en el artculo 169 del COT, conforme al anlisis que se detalla en las Conclusiones enviadas a esta Divisin y remitida a los Coordinadores para su conocimiento y el de los funcionarios a su cargo

1. El funcionario actuante levantara el Proyecto de la Resolucin a que se hace referencia, conforme

al Modelo que al efecto establece la Divisin de Fiscalizacin, en original y tres copias, para la revisin y firma de la Gerente Regional.
La sancin correspondiente cuando la Administracin Tributaria aplique el procedimiento de recaudacin, ser la prevista en el artculo 103 numeral 1 del Cdigo Orgnico Tributario, por incumplimiento del deber formal de presentar las declaraciones que contengan la determinacin de tributos... La resolucin que contenga la determinacin del anticipo de tributo originado por la aplicacin del procedimiento analizado, deber ser suscrita por el Gerente Regional de Tributos Internos, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 9, 10, 16 y 34 del artculo 93 de la resolucin 32 que fija la organizacin, atribuciones y funciones del Servicio Nacional Integrado de Administracin Tributaria SENIAT.

2. Para la numeracin se colocaran las siglas y nmero de Providencia, y se solicitara a travs de

Memorando a la Coordinacin de Trascripciones, que asigne nmero y fecha conforme al correlativo que esa coordinacin lleva. N AUTO DE CIERRE:

Se indicara el nmero de folios que componen el expediente administrativa. El auto de cierre se considerara para la foliatura. Deber ir sin tachaduras ni enmendaduras. Ser firmado por el funcionario actuante y por el Supervisor

ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA VERIFICACIN DE DEBERES FORMALES DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO: Una vez concluido el Operativo de Verificacin de Deberes Formales, o a ms tardar a primera hora del da siguiente, se deber entregar al Supervisor inmediato o al Coordinador, la Providencia Administrativa notificada, copia del Acta de Verificacin Inmediata, Acta de Recepcin, Resolucin de Imposicin de Sancin, Acta de Requerimiento Abierta, as como copia de la ltima factura emitida por el contribuyente, la cual se relacion en el Acta de Recepcin Cerrada y copia de la ltima declaracin de ISLR suministrada por el contribuyente.

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En los casos que se asigne un determinado Sujeto Pasivo para realizar la Verificacin de Deberes Formales y el mismo no pueda ser localizado, el fiscal actuante deber informar inmediatamente al supervisor inmediato o al coordinador de esta situacin para que le sea asignado otro. As mismo, deber realizar un informe, en relacin al contribuyente que se le asign inicialmente, en el cual expondr las razones por las cuales no notific a dicho contribuyente y todas las gestiones realizadas para su ubicacin. El orden en que se colocarn los documentos al conformar el expediente, ser el mismo en el cual fueron recibidos de acuerdo a las Actas de Recepcin y en el Acta de Recepcin de Declarar y Pagar. Es obligatorio agregar el SIVIT antes o despus de las declaraciones de los perodos y ejercicios solicitados en la verificacin. As mismo, se debern realizar las respectivas marcas de auditoria que permitan conocer cules declaraciones y perodos fueron cotejados en el SIVIT. En el caso de que alguna de ellas no aparezca registrada, se debe sacar copia y suministrarla al supervisor, lo antes posible y se levantar Acta para Declarar y Pagar al contribuyente. Las marcas de auditoria deben efectuarse en colores (Negro, Rojo y Azul) de acuerdo a las normas generales comunes entre todos los auditores. Se deber adicionar una hoja la cual debe contener las marcas de auditorias utilizadas en el expediente, y se colocar antes del SIVIT. Se deben verificar los clculos reflejados en las declaraciones, colocar las marcas y Leyendas que correspondan. Si surgen observaciones de las verificaciones realizadas, stas se deben incluir en el Informe Fiscal a fin de recomendar una fiscalizacin a fondo. Cuando se determine algn incumplimiento en los libros y/o relaciones de compra y venta del Impuesto al Valor Agregado, se deber especificar en las Observaciones del Formato No. II de Sanciones tales incumplimientos. Lo mismo aplica para el incumplimiento detectado en la emisin de facturas, ticket o documentos equivalentes. En cuanto a la estructura del expediente se debe considerar (Manual de Sustanciacin de Expedientes emanado de la Gerencia de Fiscalizacin) 1.

2.

3.

4.

5.
6.

7.

Todas las copias de los documentos verificados y confrontados con los documentos originales, deben estar avaladas por un sello o de forma manual con la leyenda VISTO CONTRA ORIGINAL Todas las copias de los documentos verificados debern incorporarse en el expediente de la forma acordada para cada tipo de ellos en el INFORME DE LA MESA DE TRABAJO. Cada carpeta que contenga el expediente administrativo, debe contener un mximo de doscientos cincuenta (250) folios, al menos que la ltima pieza, tenga como ltimo recaudo, un documento que haga que la misma exceda los 250 folios, entonces excepcionalmente podr exceder este nmero de folios (250). Cada carpeta (pieza) que contenga el expediente administrativo deber aperturarse mediante Auto de Apertura de expediente o de pieza y debe como ltimo documento archivado contener un Auto de Cierre de Pieza o Definitivo. Todos los documentos que componen el expediente administrativo deben quedar dentro del gancho de la carpeta y ser debidamente foliados. La foliacin, debe colocarse en cada una de las hojas y/o folios, en la parte superior derecha, en nmeros y letras; sin tachaduras, ni enmendaduras, con bolgrafo de tinta negra o azul (no utilizar marcador, lpiz de grafito o cualquier otro color de tinta). Podr utilizarse instrumentos mecnicos para la foliatura Cuando una cara de un folio (reverso del documento) est en blanco, debe inutilizarse colocndole en el centro de la hoja la palabra INUTILIZADA y cruzar del extremo superior izquierdo de la hoja al inferior derecho una lnea, marcar con una equis de extremos superiores

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a extremos inferiores la hoja con el fin de inutilizar los espacios en blanco, de forma manual o mecnica. Los reversos inutilizados no se consideran para la foliatura. 8. Cuando un folio tiene anverso y reverso, la foliacin debe expresarlo mediante la frase: N de Folio XX (X) y su reverso. 9. En el caso de enmienda de foliaturas, se har un Auto de Correccin, en el cual se dejara constancia de tal error; el auto se incorporara al expediente antes de Auto de cierre Definitivo. 10. Los Autos de: Apertura de piezas, de Correccin de foliatura, de Reapertura de expediente, de incorporacin de documentos, de Cierre de piezas, debe ser foliados. El Auto de Cierre Definitivo no se considerara para la foliatura.
Los fiscales deben entregar los expedientes de Verificacin de Deberes Formales, a su Supervisor inmediato, debidamente conformado y foliado segn las normas establecidas, con el Informe de Produccin mensual, Formato I y II y Registro de Visita; todo con su respectivo memo de entrega por operativo, en un lapso de Cinco (05) das hbiles, contados a partir del da siguiente de haberse realizado la Recepcin de todos los documentos, con excepcin, de los expedientes en los que se levante Acta de Requerimiento Para Declarar y Pagar; en cuyo caso los mismos debern ser entregados, dentro de los cinco das siguientes, despus de haberse cumplido el plazo de los quince (15) das hbiles otorgados al contribuyente, con El Proyecto de la Resolucin de recaudacin de omisos (Art. 169 COT);. Los supervisores debern entregar a la Coordinacin la Produccin Mensual a ms tardar el da 25 de cada mes calendario. Es de sealar que cuando este da no sea laborable, la produccin deber ser entregada el da hbil inmediato a este da. As mismo, en los casos de Verificacin de Deberes Formales, cuando en un mes sea reportado un caso en proceso, la produccin efectiva del mismo deber ser reportada en el mes siguiente, sin excepcin. Es importante sealar que el objetivo principal de estos lineamientos no es hacer que el funcionario trabaje ms de lo que corresponde, si no dejar constancia que efectivamente, se revisaron las partidas y comprobantes que abarcan la realizacin de una verificacin de Deberes Formales, lo cual nos permitir en cualquier momento, demostrar que la revisin se efectu ajustada a todos los requerimientos legales y segn los procedimientos establecidos, y as no dejamos a la memoria todos los detalles ya siempre podramos pasar algo importante por alto. De igual forma, vale la pena destacar, que estos lineamientos, constituyen directrices generales, que no pretenden limitar sino orientar al Fiscal Actuante en el cumplimiento de sus funciones; as como unificar criterios en cuanto a la realizacin del procedimiento y la conformacin del expediente que se levante al efecto. CONFORMARON LA MESA DE TRABAJO: CARMEN FLORES MARIBEL CASTILLO YUMAIRA OLIVERO ILENE ANTUNEZ NERY BRICEO JOSELYN PEREZ DOUGLAS PEREZ HUSBAND DANILO
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ADRIANA PORRAS LUZ TORRES BELKIS PINEDA GREIZ SANCHEZ MANUEL ALVAREZ LUIS EVIES EMPERATRIZ DORTA CRISTOBAL HERRERA 27

CLAUDINA GARCIA OCARINA MARCANO AMPARO PEREZ RAQUEL BARRETO MARIBEL CORDOVA JOSE BOLIVAR ANDREINA VELASQUEZ AV/WACH

DELKYSS MORA MARLENI ANDARCIA HAIDE PALOMARES OKIMA GARCIA VLADIMIR FLORES LISBETH ALVIAREZ ERNESTO GUEVARA

ANEXOS

MODELOS

HOJA DE MARCAS DE AUDITORIAS MODELOS DE AUTOS CUADROS POR TIPOS DE TRIBUTOS Y DE CONTRIBUYENTES, QUE INDICAN: Ao y/o Periodos, Valor UT, Bases Imponibles, Alcuotas, Fechas topes para cumplimiento de las obligaciones tributarias, Base Legal, entre otras. CUADRO DE DIAS DE CIERRE POR CONTRIBUYENTE Y POR INCUMPLIMIENTOS MOTIVACION DE INICIO DE ACTA CONSTANCIA
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FORMATOS PARA REALIZAR LOS REPORTES

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