Curso de Computacin Bsica Capitulo III: Microsoft Excel

Capitulo

III

Microsoft Excel

Walter Garca G.

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Microsoft Excel
Introduccin
Microsoft Excel es una aplicacin potente de hoja electrnica que pede utilizar para la representacin grfica, gestin y anlisis de sus datos, simplificando el trabajo e incrementando la productividad. Excel tiene la particularidad de formar un libro en funcin de un conjunto de hojas individuales de clculo. El hecho de ser una hoja de clculo para Windows 9x, nos da la pauta que es un programa con gran facilidad de uso y con el mtodo de lo que se obtiene, es decir, que todo lo que se ve en pantalla lo podr tener impreso. La hoja de clculo es el documento principal que se usa en Microsoft Excel para almacenar y trabajar con datos. El Excel es un programa de fcil uso para usuarios que no tienen mucho conocimiento de computacin, ya que trae consigo la ayuda que siempre estar presente para ayudarle a solucionar cualquier problema. Esta aplicacin comprende dos partes, cada una de ellas contiene varias temticas las mismas que le permitirn adquirir habilidades y destrezas que le reporten una mayor productividad en su prctica diaria.

Objetivos
Identificar los elementos que conforman el Excel, con el fin de realizar de mejor manera sus tareas utilizando esta herramienta de la informtica. Elaborar grficos estadsticos, los cuales le ayudaran a entender de mejor manera el anlisis de los datos. Realizar operaciones matemticas, estadsticas. Utilizar las funciones para facilitar y simplificar la solucin de problemas. Disear tablas con diferentes formatos. Imprimir hojas de clculo, y familiarizarse con las opciones que tenemos para realizar la impresin de documentos.

Contenidos
1. Inicio de Microsoft Excel 1.1. Comenzar Microsoft Excel 1.2. Componentes de la ventana 1.3. Descripcin de reas 1.4. Datos 1.4.1. Numricos, alfanumricos, frmulas, funciones 1.4.2. Introduccin de Datos 1.4.3. Introduccin de frmulas 1.4.3.1. Operadores de clculo de las funciones 1.4.4. Insercin de datos tipo funcin 1.4.5. Usar funciones para Clculos 1.4.5.1. Argumentos 1.4.5.2. Estructura 1.5. Reorganizacin de Contenidos de Celdas

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1.6. Mover o copiar datos de celdas 1.7. Guardar y Abrir archivos en Excel 1.8. Contrasea de seguridad para sus archivos 1.9. Presentacin de Datos 2. Representacin grfica e Impresin de Datos 2.1. Creacin de grficos 2.2. Modificacin de datos en un grfico 2.3. Visualizacin previa de su hoja 2.4. Configuracin de pgina 2.5. Impresin de una Hoja 2.6. Impresin de Grfico

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Curso de Computacin Bsica Capitulo III: Microsoft Excel Desarrollo De Contenidos 1. Inicio De Microsoft Excel Para ejecutar el programa asegrese de que en la computadora se encuentre instalado el Microsoft Office, ya que dentro de ste viene integrado el Microsoft Excel, utilice el siguiente procedimiento para poner en marcha el programa:
Haga clic en el botn Inicio de la barra de tareas de Windows Seleccione Programas Haga clic en Microsoft Excel

Cargado el programa, se abre la ventana de aplicacin, la cual tiene algunos componentes que visualizamos en la siguiente grfica:
Barra de Ttulo Botones ventana de control de

Barra de Men Barra de Estndar rea de Trabajo Herramientas

Barra de Frmulas
Barra de Desplazamiento

Barra de Estado Hojas de Trabajo

1.1.

Descripcin de reas

En el entorno de Excel tenemos los mismos componentes tpicos de una ventana de Windows que ya conocemos, Barra de men, de herramientas, de desplazamiento, de estado y los botones de control de ventana), pero tenemos tres elementos adicionales en la ventana de aplicacin de Excel: rea de Trabajo. Es donde colocaremos los datos para trabajar en Microsoft Excel, la cual se encuentra dividida en Filas y Columnas, la interseccin de una fila con una columna se conoce como celda la cual puede tener datos numricos, alfabticos y alfanumricos, como se muestra en la siguiente figura:
Celda (simbolizado por B1) Columnas (simbolizado por letras)

Filas (simbolizado por nmeros)

La mayor parte de la pantalla ocupa una hoja de clculo en blanco, esta hoja se compone de 256 columnas y 65.536 filas. Las columnas se las representa con letras del

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alfabeto, desde la A, B, C, ..., Z, AA, AB, AC, ... AZ, hasta IV y las filas numeradas de arriba hacia abajo (1,2,3,....,65.536). Podemos deducir fcilmente el nmero de celdas, multiplicando el nmero de filas por el nmero de columnas, dndonos un gran total de 16777.216 celdas. A una celda se la nombra, ose da su direccin con el nombre de la columna seguido por el nmero de la fila, por ejemplo, la referencia de la celda del extremo superior izquierdo de la hoja de clculo es A1. La celda activa -en la que est trabajando- se indica en la hoja de clculo con un borde grueso y su referencia aparece en el cuadro de nombres, en el extremo izquierdo de la barra de frmulas. Hoja de Trabajo. Es toda el rea de trabajo que est compuesta por un conjunto de celdas. Microsoft Excel las representa como Hoja1, Hoja2,...., Hoja[n]. Cada usuario puede darle un nombre en especial a cada hoja, al conjunto de hojas de las conoce como libro de trabajo, que es el archivo que se almacenar. Barra de Formulas. Esta parte es de vital importancia conocer, pues es el sitio donde podemos visualizar los datos ingresados a una celda.

La barra de estado en el parte inferior de la ventana, incluye un rea de autoclculo, donde Excel muestra la suma de las entradas de las celdas seleccionadas. La hoja de clculo en la pantalla es solo una hoja de archivo abierto, que se llama libro. Por valor predeterminado, cada libro tiene tres hojas. Sin embargo un libro puede tener muchas hojas de diferentes tipos, entre ellas, hojas de clculo, hojas de grficos y hojas de macros. Este formato de libro le permite guardar datos relacionados en hojas separadas, pero en un mismo archivo. En cada hoja de un libro de Excel exhibe una Etiqueta, algo semejante a la pestaa de una carpeta, ubicadas encima de la barra de estado, en la parte inferior de la ventana y son muy prcticas para poder desplazarse de una hoja a otra. Para activar una hoja de clic sobre la etiqueta de la hoja. 1.2.

Datos

Dato. Un dato es un resultado de observar, contar o medir una caracterstica especfica de inters. Generalmente existen dos tipos de datos: cualitativos y cuantitativos. Dato cualitativo o (atributo): es el resultado de un proceso que categoriza o describe un elemento de una poblacin (la profesin, el lugar de nacimiento, el estado civil, etc.). Dato cuantitativo o (numrico): Es el resultado de un proceso que cuantifica, es decir, que cuenta o mide (longitud, peso, ingreso, etc.). En Excel mediante el teclado podemos ingresar informacin a una hoja electrnica, dentro de esta aplicacin existen cuatro tipos de datos bsicos que pueden ingresarse en una celda de Excel.

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Numricos Alfanumricos (texto) Frmulas Funciones

1.2.1. Datos numricos

Pueden representarse en dos formas muy distintas: como numricos enteros y como numricos reales. Son datos comprendidos entre los dgitos 0 y 9 que en conjunto nos proporcionan un valor numrico, sea entero o real. Pueden ser presididos por el signo positivo (+) o negativo (-). Cuando se omite el uso del signo, se asume que el dato es positivo. Un dato numrico es un dato con el cual podemos realizar clculos.

1.2.2. Datos Alfanumricos

Son datos cuyo contenido es letras del abecedario, nmero o caracteres especiales, o bien una combinacin de ellos. Aunque los datos alfanumricos pueden contener nmeros, no pueden ser usados para realizar operaciones aritmticas. Los datos alfanumricos son aquellos con los cuales no podemos realizar clculos, por ejemplo: Universidad Nacional de Chimborazo, Luis30, **Informtica**, Num_1.

1.2.3. Datos Tipo Frmula

Las frmulas y las funciones son la esencia del trabajo en las hojas de clculo de Excel, pues as, es como opera este programa de aplicacin. Ejemplo: Realice en una hoja de clculo la suma de dos nmeros: 22 y 35.

Frmula Datos Resultado

1.2.4. Operadores de clculo de las frmulas

Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: Aritmtico Comparacin Texto y referencia.

1.2.4.1.

Operadores aritmticos.

Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.

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Operador aritmtico + (signo ms) - (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo) Significado Suma Resta Negacin Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponente 3+3 3-1 -1 3*3 3/3 20% 3^2 (el mismo que 3*3) Ejemplo

1.2.4.2.

Operadores de comparacin

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lgico, bien VERDADERO bien FALSO.
Operador de comparacin = (igual) > (mayor que) < (menor que) >= (mayor o igual que) <= (menor o igual que) <> (distinto) Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

1.2.4.3.

Operador de concatenacin de texto

Utilice el signo "&" para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto & ("y" comercial) Significado Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo. Ejemplo "Viento" & "norte" genera "Viento norte"

1.2.4.4.

Operadores de referencia

Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores. Operador referencia :(dos puntos) de

Significado

Ejemplo

Operador de rango que genera B5:B15

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una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas. , (coma) Operador de unin que SUMA(B5:B15,D5:D15) combina varias referencias en una sola.

1.2.5. Introduccin de datos

La mayora de las hojas de clculo consisten en bloques de textos y nmeros en formato de tabla con los que se pueden realizar clculos diversos. Para facilitar la lectura de sus hojas, el texto se ingresa normalmente como rtulos de filas y de columnas, que se describen las entradas asociadas. En Excel es fcil introducir informacin dentro de una hoja y poder cambiar, suprimir o aadir dicha informacin. No tiene que preocuparse si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo ha hecho de forma completa. Siempre podr cambiarlos o terminar de introducirlos ms tarde. Puede introducir texto, nmeros, frmulas, funciones y fechas en cualquier celda de una hoja. Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos y presione ENTRAR o TAB.

Utilice una barra o un guin para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 0509-2002 5-sep-2002. Para introducir una hora segn el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuacin, a o p detrs de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducir la hora como a.m.

1.2.6. Rellenar datos basados en celdas adyacentes

Es posible rellenar varios tipos de series seleccionado celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el men Edicin y, a continuacin, haga clic en Series).

1.2.6.1.

Copiar datos dentro de una fila o columna

Al arrastrar el controlador de relleno de una celda, se puede copiar el contenido de una celda a otras celdas de la misma fila o columna.

1.2.6.2.

Rellenar una serie de nmeros, fechas u otros elementos

Si una seleccin contiene un nmero, una fecha o un perodo de tiempo, se puede extender la serie. Por ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales que se describen a continuacin, dan como resultado las series que se indican. Los elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes.

Seleccin inicial
1, 2, 3

Serie extendida
4, 5, 6

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9:00 Lu. Lunes Ene. Ene., Abr. Ene-99, Abr-99 15-ene, 15-abr 1999, 2000 1-ene, 1-mar texto1, textoA 1er perodo Producto 1 10:00, 11:00, 12:00 ma., mi., ju. martes, mircoles, jueves feb., mar., abr. jul., oct., ene. jul-99, oct-99, ene-00 15-jul, 15-oct 2001, 2002, 2003 1-may, 1-jul, 1-sep,...
texto2, textoA, texto3, textoA,...

2do perodo, 3er perodo,... Producto 2, Producto 3,...

Si la seleccin contiene nmeros, se puede controlar si se va a crear una serie lineal o una serie geomtrica. Controlador de relleno. Es un pequeo cuadro negro situado en la esquina de la seleccin. Cuando se seala se seala con el puntero el controlador de relleno ste cambiar a una cruz negra. Para copiar el contenido en las celdas adyacentes o para rellenar una serie de datos, arrastre el controlador de relleno.

Controlador de relleno

1.2.7. Insertar celdas, filas o columnas

Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacas e introducir datos en las mismas. Si se mueven y se copian celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar que se peguen encima de los datos.

1.2.7.1.

Insertar celdas vacas

Seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacas. Seleccione el mismo nmero de celdas que desea insertar. En el men Insertar, haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.

1.2.7.2.

Insertar columnas

Para insertar una nica columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B. Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo nmero de columnas que desea insertar. En el men Insertar, haga clic en Columnas.

1.2.7.3.

Insertar filas

Para insertar una nica fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posicin en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5.

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Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posicin en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo nmero de filas que desea insertar. En el men Insertar, haga clic en Filas.

1.2.8. Borrar o eliminar celdas, filas o columnas

Cuando se eliminan celdas, Microsoft Excel las quita de la hoja de clculo y desplaza las celdas vecinas para llenar el espacio. Cuando se borran celdas, se quita el contenido de las celdas (frmulas y datos), el formato (incluyendo formatos de nmero, formatos condicionales y bordes) o los comentarios pero se dejan las celdas vacas en la hoja de clculo.

1.2.9. Borrar celdas, filas o columnas

a. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar. b. En el men Edicin, haga clic en Eliminar. c. Las celdas vecinas se desplazarn para llenar el espacio.

1.2.10.

Copiar y pegar datos

Seleccione los datos que desea copiar posicionndose con el ratn en la celda correspondiente al primer dato, haga clic con el botn izquierdo del ratn y sin dejar de pulsar el botn izquierdo del ratn, arrastre hasta abarcar el rango de celdas que se quieren copiar. En este momento suelte el botn del ratn y seleccione la opcin copiar del Men Ediccin, o de clic en el botn copiar que se encuentra en la barra de herramientas estndar. Luego posiciones en la celda en la que desea copiar los datos. Sitese en dicha celda y luego de clic en la opcin pegar del men edicin y se copian los datos en la nueva posicin.

1.2.11.

Guardar y proteger archivos en Excel

Como en cualquier otra aplicacin de ambiente Windows, encontramos las opciones de guardar, ya que son de tipo estndar en varias aplicaciones. Para guardar un libro de trabajo se realiza el siguiente procedimiento: Men Archivo/ opcin guardar como, a continuacin le aparecer el siguiente cuadro de dilogo: En el cuadro de texto donde aparece Libro1, escribimos un nombre de archivo, recuerde que este nombre debe estar relacionado con la informacin que contenga el libro de trabajo, por ejemplo: Actas de calificacin primer trimestre especialidad contabilidad. El Excel le asigna por defecto una extensin al archivo la cual es xls. La opcin guardar tiene una opcin muy interesante en la lista desplegable, Tipo de Archivo, pues podemos almacenar la informacin de una hoja electrnica como pgina web.

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El formato predefinido de archivo es Hoja de clculo de Microsoft Excel, pero usted puede cambiar el formato, para que el archivo sea compatible con versiones anteriores de Excel. Proteger sus archivos Los archivos de los libros de trabajo pueden protegerse con una contrasea, de modo que slo quines la conozcan pueden abrir el libro de trabajo, o ingresar y no poder guardar modificaciones, en tal caso e libro est protegido contra escritura. Para proteger su libro de trabajo realice lo siguiente: men archivo/ guardar como/ herramientas/ opciones generales/ clave de ingreso y clave contra escritura. Confirme las claves y de clic en aceptar o presiones <Enter>.

No olvide, sus claves ya posteriormente no podr ingresar a sus archivos si las olvida.

2. Frmulas y Funciones 2.1. Crear frmulas

La estructura o el orden de los elementos de una frmula determinan el resultado final del clculo. Las frmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis especfica, u orden, que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos), que estn separados por operadores de clculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de clculo. Excel realiza las operaciones de izquierda a derecha, siguiendo el orden de precedencia de los operadores, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo utilizando parntesis para agrupar las operaciones que deben realizarse en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplica el resultado por 3, obtenindose 21. =(5+2)*3

2.2.

Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas

Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Microsoft Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una frmula contiene

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un operador de multiplicacin y otro de divisin) Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Operador : (dos puntos) (un espacio) , (coma) % ^ *y/ +y& = < > <= >= <> Descripcin Operadores de referencia

Negacin (como en -1) Porcentaje Exponente Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin

2.3.

Referencias de celdas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. 2.3.1. Referencias relativas Cuando se crea una frmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la frmula=A5; Microsoft Excel buscar el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6. Este mtodo se denomina referencias relativas. Si se copia una frmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustar automticamente las referencias en la frmula pegada para hacer referencia a diferentes celdas relativas a la posicin de la frmula. En el siguiente ejemplo, la frmula en la celda B6, =A5, que corresponde a una celda por encima y a la izquierda de B6, se ha copiado en la celda B7. Excel ha ajustado la frmula en la celda B7 a =A6, que hace referencia a la celda que est una celda por encima y a la izquierda de la celda B7. 2.3.2. Referencias absolutas Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una frmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la frmula multiplica la celda A5 por la celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la frmula en otra celda, Excel ajustar ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de

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dlar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dlar a la frmula como se indica a continuacin: =A5*$C$1

2.4.

Introducir Frmulas

Se puede realizar clculos con sus datos utilizando frmulas. Las cuales estn formadas por operadores de datos y frecuencia de funciones. Microsoft Excel contiene varios tipos de funciones, incluyendo las funciones automtica, como autosuma ( ), que suma los datos de listas y columnas. 2.4.1. Cmo sumar filas y columnas automticamente? Una de las tareas que con ms frecuencia se realiza en Excel es sumar el contenido de las filas y columnas, y lo puede realizar de dos maneras: Creando una frmula cada vez que necesita sumar una fila o columna. o, Puede utilizar el botn de autosuma. Para sumar automticamente el rango ms cercano; pulse el botn autosuma y luego presione Enter, o puse dos veces el botn autosuma. 2.4.2. Para sumar un rango concreto Seleccione el rango. Ubique el mouse al inicio de los datos Presione el botn izquierdo del mouse Desplace el mouse hasta el ltimo dato, quedar marcado el rango. Presione el botn autosuma de la barra de Herramientas Estndar. Cuado utilice este botn se crear e introducir la frmula Sumar. Cuando pulsa el botn autosuma una vez se crear la frmula y luego tiene la opcin de aceptarla (pulsando enter) o bien modificarla.

2.4.3. Creacin de frmulas sencillas Cuando desee realizar un clculo utilice una frmula. Para indicarle a Microsoft Excel que va a introducir una frmula en una celda, debe comenzar la entrada con un operador aritmtico (+), para realizar las operaciones bsicas como son suma, resta, multiplicacin, divisin, potenciacin. Por ejemplo, si queremos sumar los valores registrados en las celdas A1, B1 procedemos de la siguiente manera: Seleccione la celda donde va a colocar la respuesta Escriba la formula =(a1 + b1) Presione Enter
Ejercicio:

En la celda A1 introduzca el nmero 1300, en la celda B1 introduzca el nmero 570. coloque el cursor en la celda C1 para obtener el resultado de la suma y escriba la frmula indicada anteriormente, luego presione enter y obtendr como respuesta el nmero 1770. Calcular el 8% de la celda A1, seleccione la selda donde va ha colocar la respuesta, escriba la frmula =(a1*8%) y presione enter. Elevar al cubo el valor de la celda B1, seleccione la celda donde va a colocar la respuesta y escriba la frmula =(b1^3), presione enter.

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2.5.

Mover o copiar una frmula

Si se mueve una frmula, las referencias de celda no cambiarn. Si se copia una frmula, las referencias absolutas de celda no cambiarn; las referencias relativas de celda cambiarn. Haga doble clic en la celda que contiene la frmula que desee mover o copiar. Haga clic en el borde de la seleccin. Para mover la celda, arrastre la seleccin a la celda superior izquierda del rea de pegado. Microsoft Excel sustituir todos los datos que haya en el rea de pegado. Para copiar las celdas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

2.6.

Funciones

2.6.1. Definicin
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Microsoft Excel contiene muchas frmulas predefinidas o integradas. Las mismas que pueden utilizarse para realizar operaciones simples o complejas. Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. Estructura. La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia una frmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la funcin. A medida que se cree una frmula que contenga una funcin, la paleta de frmulas facilitar ayuda.

Sintaxis

Nombre de la funcin

Argumentos

Signo igual (=) Ejemplo:

Parntesis encierran los argumentos

En el presente ejemplo podemos notar que la utilizacin de una funcin promedio nos ahorra tiempo en la elaboracin de una frmula.

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Como ya hemos mencionado las funciones nos permiten simplificar el trabajo de elaborar frmulas, para esto en la barra de herramientas estndar tenemos el botn de funciones

fx, el cual inicia un asistente para insertar una funcin. Despus de presionar este botn
aparece el siguiente cuadro de dilogo: Como podemos notar en la parte izquierda del cuadro dilogo, existen varias categoras de funciones. Funciones: Financieras, matemticas y trigonomtricas, fecha y hora, estadsticas, bsqueda y referencias, base de datos, texto, lgicas, informacin, las cuales pueden ser utilizadas por el usuario.

2.6.2. Utilizar funciones 2.6.2.1. PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...) Nmero1;nmero2; ... son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener. Observaciones Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0. Sugerencia Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacas y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de verificacin Valores cero de la ficha Ver (comando Opciones del men Herramientas. Las celdas vacas no se cuentan pero s los valores cero. Ejemplos Si A1:A5 se denomina Puntos y contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2: PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11 PROMEDIO(Puntos) es igual a 11 PROMEDIO(A1:A5; 5) es igual a 10 PROMEDIO(A1:A5) es igual a SUMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5), que es igual a 11
Si C1:C3 se denomina OtrosPuntos y contiene los nmeros 4, 18 y 7:

PROMEDIO(Puntos; OtrosPuntos) es igual a 10,5 Algunas funciones no necesitan argumentos, es decir, no tiene que incluir ninguna referencia de celda ni ninguna otra informacin para que stas funcionen. Por ejemplo, la

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funcin Hoy introduce la fecha actual del sistema en una celda. La funcin Ahora es otra funcin que no requiere ninguna informacin adicional. 2.6.3. Copiar y mover datos Una entrada o un grupo de entradas se puede copiar en cualquier parte dentro de la misma hoja de clculo o en otra aplicacin utilizando los botones copiar, pegar que se encuentran en la barra de herramientas Estndar, o los comandos copiar y pegar que se encuentran en el men Edicin. Si se copia una celda arrastrndola o haciendo clic en Cortar o Copiar y Pegar, Microsoft Excel copiar la celda completa, incluidas las frmulas y los valores del resultado, los comentarios y el formato de las mismas. Si el rea de copia seleccionada incluye celdas ocultas, Microsoft Excel tambin las copiar. Si el rea de pegado contiene filas o columnas ocultas, puede ser necesario mostrarla para ver todas las celdas que se han copiado. Seleccione las celdas que desea mover o copiar.

Seleccionar texto, celdas, rangos, filas y columnas

Para seleccionar Texto de una celda Haga esto Si est activada la modificacin de una celda, seleccione la celda, haga doble clic en ella y, a continuacin, seleccione el texto de la celda. Si est desactivada la modificacin de una celda, seleccione la celda y, a continuacin, seleccione el texto en la barra de frmulas. Haga clic en la celda o presione las teclas de direccin. Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre hasta la ltima celda.

Una sola celda Un rango de celdas

Todas las celdas de una Haga clic en el botn Seleccionar todo. hoja de clculo Celdas no adyacentes o Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a rangos de celdas continuacin, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las dems celdas o rangos. Un rango amplio. de celdas Haga clic en la primera celda del rango, mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la ltima celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la ltima celda. Haga clic en el ttulo de fila. Haga clic en el ttulo de columna.

Toda la fila Toda una columna Filas o

columnas Arrastre por encima de los ttulos de fila o columna, o

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adyacentes seleccione la primera fila o columna y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona la ltima fila o columna. no Seleccione la primera fila o columna y, a continuacin, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las otras filas o columnas.

Filas o columnas adyacentes

Ms o menos celdas que Mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la la seleccin activa ltima celda que desee incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que haga clic se convertir en la nueva seleccin. Haga clic en el borde de la seleccin. Para mover las celdas, arrastre la seleccin a la celda superior izquierda del rea de pegado Microsoft Excel sustituir los datos que haya en el rea de pegado. Para copiar las celdas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra. Para insertar las celdas entre las celdas existentes, mantenga presionada la tecla MAYS o MAYS + CTRL (si se copia) mientras arrastra. Para arrastrar la seleccin a una hoja de clculo diferente, mantenga presionada la tecla ALT y arrastre a la etiqueta de la hoja. 2.6.4. Desplazamiento de datos entre celdas De igual forma que se utiliza el ratn o las rdenes de men para copiar datos, tambin se puede utilizar cualquiera de estos mtodos para desplazarlos. Cuando se utiliza las ordenes de Corta y pegar del men edicin, puede cortar datos de una celda y pegarlos en otra. Seale el bloque con el mouse. D clic en el men edicin Elija la opcin cortar Ubique el puntero en una nueva posicin (celda destino) Ingrese nuevamente al men edicin Elija la opcin pegar. Si utiliza el ratn, seleccione simplemente una celda y arrstrela por su borde hasta una nueva posicin.

2.6.5. Insertar y suprimir Celdas, Filas y Columnas

Se puede copiar celdas para reordenar los datos de su hoja, pero Qu ocurre si necesita ms espacio en una zona concreta?. Puede insertar o suprimir celdas, filas o columnas fcilmente. Para inserta una celda, fila o columna, puede utilizar las ordenes celdas, filas o columnas del men Insertar. Para suprimir una celda, fila o columna, puede utilizar la orden Eliminar del men Edicin. 3. PRESENTACIN DE DATOS Cuando se piensa utilizar una hoja en una presentacin o en informe, es importante conseguir que la informacin sea clara y fcil de comprender. Puede formatear los datos de forma que la informacin sea comprensible y significativa.

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Cmo formatear datos automticamente? Para darle a sus datos un aspecto profesional y consistente puede utilizar la orden Autoformato del men Formato, esta opcin le permite escoger entre diferentes formatos de tabla:

Puede seleccionar uno de los formatos diferentes de la tabla, incluyendo formatos para datos financieros, contables, listas e incluso formatos tridimensionales y con color. Tambin puede utilizar el botn opciones para seleccionar los elementos precisos de los formatos que desea usar, como nmero, borde, fuente, diseo, alineacin, ancho, alto. Tal vez no desee establecer las especificaciones estndar de un formato de tabla o tal vez quiera una seccin de la hoja aplicando formatos diferentes con respecto al resto de su hoja. Puede darle formato fcilmente con los botones de la barra de herramientas de formato.

Modificacin de los formatos de nmero

Se puede dar formato a los nmero de una celda con los botones modelo moneda, modelo porcentual y modelo millares que aparece en la barra de Herramientas formato. Cada uno de estos estilos tiene un nmero de puntos decimales predeterminado, que puede modificar con los cotones aumentar decimales y disminuir decimales.

Ordenar Datos
Existen dos formas de ordenar datos dentro de las hojas de clculo de excel, de forma Ascendente y de forma descendente. En forma Ascendente Llene una columna con nombres y apellidos Seleccione el rango de datos Ubique el mouse al inicio Presione el botn izquierdo del mouse, desplace hasta el ltimo dato Deje de presionar el botn izquierdo del mouse. Haga clic en el botn Orden Ascendente de la barra de herramientas Estndar y sus datos quedarn ordenados. De forma Descendente Seleccione el rango de datos Ubique el mouse al inicio Presione el botn izquierdo del mouse, desplace hasta el ltimo dato Deje de presionar el botn izquierdo del mouse.

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Haga clic en el botn Orden Descendente de la barra de herramientas Estndar, sus datos quedarn ordenados en forma descendente.

Aumentar o disminuir decimales

Seleccione el rango de datos Ubique el mouse al inicio Presione el botn izquierdo del mouse, desplace hasta el ltimo dato Deje de presionar el botn izquierdo del mouse. Haga clic en el botn Aumentar Decimales o Disminuir decimales de la barra de herramientas Estndar. 3.1. Modificacin de tipos de Letras y Tamao No slo puede cambiar el formato de nmeros de sus datos, sino que tambin puede cambiar el estilo de presentacin del texto. Puede modificar tipos y tamaos de letras con los recuadros Nombre de Fuente y Tamao de Fuente que sen encuentran en la barra de herramientas Formato. Tambin puede utilizar la orden Formato de Celdas que se encuentra en el men formato. Se tiene las opciones de negrita, cursiva, subrayado las que se encuentran ubicadas en la barra de herramientas formato. 3.2. Cambiar altura y Ancho de Columna y fila A veces sus datos no encajan dentro del ancho estndar de la columna. Esto ocurre con frecuencia cuando se trabaja con rtulos largos, tamaos de fuentes anchos o con datos formateados como moneda. Se puede cambiar fcilmente el ancho de columna o el alto de la fila sin necesidad de utilizar ninguna orden de men o tecla especial. El ratn es todo lo que necesita. Pulse dos veces sobre el borde derecho que hay entre las cabeceras de columnas, o el borde superior que aparece entre la cabeceras de filas, la columna o fila se ajustar para poder adaptarse al ancho del texto ms largo de la columna o alto de la fuente mayor de la fila. De otra manera tendr que utilizar el men Formato y despus las ordenes de columna, fila o celda, para cambiar el ancho o el ato de las mismas. 3.3. Cambiar alineaciones del contenido de las celdas Cuando abre una hoja y comienza a introducir datos, si es texto se alinea a la izquierda y si es nmeros se alinean a la derecha automticamente. Sin embargo se puede cambiar la alineacin de estos rtulos bien puede centrarlos o todos alinearlo a la derecha en las celdas. Seleccione la celda o rango que desea cambiar Pulse los botones alinear a la izquierda, centrar o alinear a la derecha de la barra de herramientas de formato. Si desea alinear un ttulo a travs de varias columnas, seleccione las celdas que desea centrar el texto y pulse el botn centrar en varias columnas de la barra de herramientas de formato. Tambin se puede centrar, justificar, alinear a la izquierda y alinea a la derecha el texto, activando el men formato y ejecutando la opcin celdas..., en el cuadro de dilogo escoja la pestaa alineacin.

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3.4. Guardar la Informacin Para guardar la informacin se puede proceder de dos maneras: la primera d clic en el men archivo, escoja la opcin Guardar como, en el cuadro de dilogo especifique en donde va ha guardar el archivo en la opcin guardar en:, luego ingrese el nombre del archivo en recuadro nombre de Archivo y por ltimo haga clic en el botn guardar. La segunda es dando clic en el botn guardar de la barra de herramientas estndar. 3.5. Abrir Archivos o recuperar Informacin Para recuperar informacin puede utilizar la opcin abrir del men archivo. Haga clic en el Men Archivo Seleccione Abrir... En el recuadro Buscar en: especifique la unidad o carpeta en la que se encuentre el archivo. D clic sobre el nombre del archivo Por ltimo presione en el botn Abrir. 4. REPRESENTACIN GRFICA Una hoja de clculo presenta diferencias entre nmeros, similitudes entre nmeros y cambios en nmeros a lo largo del tiempo. Pero los datos en s no pueden ilustrar estos conceptos. Cuando se hace una representacin o muestra, un avance o modificacin de un informe, los datos no pueden ilustrar sus ideas o percepciones de forma tan eficaz como lo hace la representacin grfica. Con los grficos puede hacer que sus datos se visualicen de mejor manera. Con Microsoft Excel y el Asistente para Grficos se puede fcilmente convertir los datos en grficos dinmicos y utilizarles en las presentaciones o informes. El asistente para grficos de Excel incluye varios tipos de grficos, dentro de cada uno de estos tipos o categoras de grficos puede escoger cualquiera de ellos. Dependiendo del tipo de grfico que se escoja, podr obtener diferentes visualizaciones de sus datos. Los grficos de barras y columnas comparan series de datos. Los grficos circulares muestran la relacin de las partes con un todo. Los grficos de reas son mejores para mostrar la cantidad de cambios en los valores a lo largo del tiempo. 4.1. Creacin de grficos Puede crear un grfico incrustado o una hoja de grfico. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el grfico. Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin las celdas que los contienen. Haga clic en Asistente para grficos de la barra de herramientas Estndar. Siga sus instrucciones.

Crear un grfico en un solo paso

Para crear una hoja de grfico que emplee el tipo de grfico predeterminado, seleccione los datos que desea trazar y presione F11. Para crear un grfico incrustado que emplee el tipo de grfico predeterminado, seleccione los datos que desea trazar y haga clic en Grfico predeterminado. Si este botn no est disponible, agrguelo a la barra de herramientas.

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Grfico Incrustado. Es un objeto grfico situado en una hoja de clculo y que se guarda con ella cuando se guarda el libro. Los grficos incrustados resultan de gran utilidad cuando se desea ver o imprimir un grfico o un informe de tabla dinmica que tienen datos de origen u otra informacin en una hoja de clculo. Hoja de Grfico. Es una hoja de un libro que contiene nicamente un grfico. Es de utilidad cuando se desea ver el grfico en una hoja separada de los datos de origen.

Crear un grfico utilizando el asistente

Seleccionamos los datos de origen para el grfico. Pulse sobre el Botn Asistente para grficos de la barra de herramientas Estndar. En la pestaa Grficos Estndares, seleccionamos el tipo de grfico que deseamos. Presionamos en siguiente hasta finalizar

4.2.

Cambiar el rango de celdas utilizado para crear un grfico

Haga clic en el grfico que desea cambiar. En el men Grfico, haga clic en Datos de origen y elija la ficha Rango de datos. Asegrese de que se ha seleccionado la referencia completa en la casilla Rango de datos. Seleccione en la hoja de clculo las celdas que contienen los datos que desea agregar al grfico. Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin las celdas que los contienen.

4.3.

Incorporacin de datos En Word, haga doble clic en el grfico de Excel que desee incluir los datos. Los mens y las barras de herramientas cambiarn y mostrarn los mens y botones de Microsoft Excel. Haga clic en la ficha de la hoja que contenga los datos del grfico (por ejemplo, Hoja1). Escriba los nuevos datos en las celdas de la hoja de clculo. Seleccione las celdas que contengan los datos que desee agregar al grfico.

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Para que el rtulo de la columna o fila de los nuevos datos aparezca en el grfico, incluya en la seleccin la celda que contiene el rtulo. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en Copiar. Haga clic en la ficha del grfico (por ejemplo, Grfico1). Para que Microsoft Excel pegue automticamente los datos en el grfico, haga clic en Pegar en la barra de herramientas Estndar. Para especificar cmo desea trazar los datos en el grfico, haga clic en Pegado especial en el men Edicin y, a continuacin, seleccione las opciones que desee. Para asegurarse de que se muestre el grfico en el documento de Word cuando regrese a Word, haga clic en la ficha de la hoja que contiene el grfico (por ejemplo, Grfico1). Para regresar a Word, haga clic en el documento de Word. Dentro de Excel, debe hacer lo siguiente para agregar datos: Escriba los nuevos datos en la tabla de datos de origen D clic sobre el grfico para activarlo Haga clic en el men Grfico Elija la opcin agregar datos Aparece el siguiente cuadro de dilogo:

En el recuadro rango: indique la posicin de los datos que desea incorporar. Por ejemplo A5..b5 Escoja aceptar del cuadro de dilogo agregar datos El cuadro de dilogo se cerrar y el grfico se actualizar. 4.4. Modificacin de los Tipos de Grficos D clic sobre el grfico para que se active. Damos clic derecho sobre el grfico Escogemos la opcin tipo de grfico que aparece al activar el men contextual. Se activa el cuadro de dilogo con los tipos de grficas como se observa en la figura: Seleccionamos el tipo de grfico que deseamos Presionamos el botn Aceptar.

4.5.

Impresin de Hojas y Grficos Se puede imprimir el grfico junto con la hoja de clculo o simplemente el grfico. Siga estos pasos:

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Si desea imprimir nicamente el grfico , d clic en el grfico para seleccionarlo. D clic en el botn imprimir de la barra de herramientas, o bien en archivo, imprimir, seleccione grfico y haga clic en aceptar. Antes de imprimirlo, usted puede ver la disposicin del grfico en el hoja y configurar la pgina si lo desea dando clic en el botn vista preliminar de la barra de herramientas estndar.

Visualizacin previa de la Hoja

Haga clic en el men Archivo Elija configurar pgina, dentro de esta opcin puede modificar, orientacin, mrgenes, encabezado y pie de pgina, tamao de papel, calidad de impresin. Si desea visualizar la hoja antes de imprimir, haga clic en vista preliminar. Si no existe ningn cambio que realizar en la hoja, haga clic en Aceptar. Si considera que la hoja est lista para imprimir retorne al men Archivo Seleccione la opcin Imprimir. Verifique si la impresora que dispone esta en la seleccin correspondiente, de no ser as proceda a seleccionarla, haciendo clic en el recuadro Impresora, le presenta un cuadro con los diferentes tipos de impresoras que se encuentran disponibles. Ubique en el tipo de impresora deseada y d clic en Aceptar.

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