Manual de Procedimientos

[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel COLEGIO MENOR INDOAMRICA PROYECTO EDUCATIVO REA DE PROCESOS DESCRIPTOR N.1 1.
DATOS INFORMATIVOS DEL PROYECTO 1.1 TTULO DEL PROYECTO: Elaboracin de un Manual de Procedimientos Administrativos eficaz y transparente para el CMI COLEGIO MENOR INDOAMRICA 1.2 GRUPO META: Seccin General Bsica y Bachillerato 1.3 UNIDAD ACADMICA: Gestin de Procesos Descriptor N. 1 1.4 RESPONSABLES: Ing. Griselda Nez Srta. Alexandra Altamirano 1.5 COORDINADOR: 2. ANTECEDENTES El Colegio Menor Indoamrica, es una institucin de carcter Particular, que oferta Bachilleratos Tcnicos en Contabilidad y Aplicaciones Informticas y Bachillerato en Ciencias en Qumico Bilogo, Fsico Matemtico y Ciencias Sociales, as como tambin la Educacin Bsica de Primero a Tercer ao y de Octavo a Decimo ao, con el proyecto de cubrir los diez aos de Educacin Bsica. La institucin se crea mediante acuerdo ministerial N.3528 del seis de agosto de 1996, a la presente fecha cuenta con ms de cuatrocientos estudiantes. Por ofertar carreras tcnicas en los actuales momentos est sujeto a la evaluacin por parte del Ministerio de Educacin, por tal razn su administracin exige de mayor compromiso de toda la comunidad educativa. Concordante con el antecedente es necesario contar con un manual de procedimientos que guen la ejecucin del trabajo administrativo de esta institucin educativa. Para la elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos se debe tomar en cuenta el Reglamento Interno, Cdigo de Convivencia, los Procedimientos Administrativos, el Ideario y el Componente de Fortalecimiento Institucional.
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Ing. Griselda Nez
[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel 2. JUSTIFICACIN Constituye para la institucin de suma importancia la elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos, acorde con las exigencias actuales, que proporcione informacin clara y eficiente a cerca de las formas de gestin que garantice el mejor cumplimento de las tareas legales administrativas. Una vez elaborado el respectivo documento es necesario que todas las instancias de la institucin, conozcan este Manual de Procedimientos Administrativo, el mismo que nos servir de gua para el trmite pertinente. 3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL Agilitar los procesos administrativos, con criterios transparentes e implicados con la Comunidad Educativa del Colegio Menor Indoamrica 3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS Brindar un servicio oportuno, a todos los miembros del colegio Forjar criterios positivos a favor de la institucin
4. POBLACIN BENEFICIARIA Autoridades Docentes Personal Administrativo Personal de Servicio Padres de Familia Estudiantes Comunidad Educativa
[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel
5. SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN El presente seguimiento, control y evaluacin ser permanente durante el ao lectivo 20122013, por parte de las autoridades, docentes, Tutores, padres de familia, estudiantes y los integrantes del Descriptor N. 1. 6. ANEXOS Se anexa el Manual de Procedimientos revisado 7. RESULTADOS ESPERADOS Multiplicar el conocimiento y la aceptacin de la comunidad educativa y la gestin de los recursos y procedimientos administrativos del colegio
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EFICAZ Y TRANSPARENTE
ALCANCE
El presente Manual de Procedimientos Administrativos rige para todo el personal del Colegio Menor Indoamrica, as como a los distintos departamentos con sus respectivos procedimientos implicados en los dos procesos principales: Administracin y Gestin de la Informacin.
Contenido
MANUAL DE PROCEDIMENTOS .......................................................................................... 7 CONSIDERANDO: .................................................................................................................... 7 ACUERDA ................................................................................................................................. 7 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ......................................................................................... 9 A. PROCESO PRINCIPAL: ADMINISTRACIN .................................................................. 10
A1. ADMINISTRACIN DE RECURSOS ECONMICOS ...................................................... 10 A1.1 SERVICIO DE FOTOCOPIAS E IMPRESIONES ............................................................. 10 A1.2 LIBRERA ........................................................................................................................... 11 A1.3 SUMINISTROS INTERNOS............................................................................................... 12 A1.4 PRSTAMO DE EQUIPOS ................................................................................................ 13 A1.5 USO DE LAS INSTALACIONES POR TERCEROS ........................................................ 14 A2. ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS ............................................................ 15 A.2.1 ELECCIN DE VOCALES PRINCIPALES Y SUPLENTES DE CONSEJO DIRECTIVO ....................................................................................................................................................... 15 A.2.2 ELECCIN DEL COMIT CENTRAL DE PADRES DE FAMILIA .............................. 16 A.2.3 RECLUTAMIENTO, SELECCIN E INSERCIN DEL PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO....................................................................................... 17 A.2.4 CAPACITACIN INTERNA Y EXTERNA ..................................................................... 19 A.2.5 HORARIOS DEL PERSONAL DOCENTE ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO ..... 20 A3. ADMINISTRACIN ACADMICA .................................................................................... 22 A.3.1 INSCRIPCIN DE ALUMNOS ......................................................................................... 22 A.3.2 MATRICULACIN DE ALUMNOS ................................................................................ 24 A.3.3 ORGANIZACIN DE LOS ESTUDIANTES POR CURSO ............................................ 25 A.3.4 CONTROL DE ASISTENCIA ENTRADA, RECESOS Y SALIDA DE LOS ESTUDIANTES ............................................................................................................................ 27 A.3.5 CONTROL DE ASISTENCIA DE ESTUDIANTES EN EL AULA ................................. 29 A.3.6 PLANIFICACIN ACADEMICA ..................................................................................... 30 A.3.7 REFUERZO PARA RECUPERACIN DE ASIGNATURAS .......................................... 32 A.3.8 EXMENES ATRASADOS .............................................................................................. 34 A.3.9 ORIENTACIN INDIVIDUAL Y GRUPAL DE ESTUDIANTES .................................. 35 5

A.3.10 BECAS O DESCUENTOS ............................................................................................... 36 A.3.11 ORIENTACIN VOCACIONAL Y PROFESIONAL .................................................... 37 A.3.12 SEGUIMIENTO A EGRESADOS ............................................................................... 39 A.3.13 SERVICIO PSICOLGICO ............................................................................................. 40 A3.14 TRABAJO SOCIAL........................................................................................................... 41 A3.15 TUTORAS ........................................................................................................................ 43 A3.16 REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS .............................................................. 45 B. PROCESO PRINCIPAL: GESTIN DE LA INFORMACIN .......................................... 51
B1. ATENCIN E INFORMACIN AL PBLICO ................................................................... 51 B.1.1 MEDICIN DE ATENCIN AL CLIENTE...................................................................... 51 B2. GESTIN DE LAS RELACIONES Y COMUNICACIONES INSTITUCIONALES ......... 52 B.2.1 CONFORMACIN DE ESCUELA PARA PADRES........................................................ 52 B.2.2 ASISTENCIA DE PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO A TALLERES DE CAPACITACIN .............................................................................................. 53 B.2.3 ARCHIVO DOCUMENTAL DE RELACIONES Y COMUNICACIONES CON INSTITUCIONES, ORGANISMOS Y PERSONAS ................................................................... 55
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
El Colegio Menor Indoamrica de la cuidad de Ambato, provincia de Tungurahua. El Rectorado de la institucin en uso de sus atribuciones conferidas. CONSIDERANDO: Que es necesario contar con procedimientos documentados que guen la ejecucin del trabajo administrativo, dentro de los criterios de eficiencia, eficacia y transparencia. Que es necesario determinar y desarrollar procedimientos agiles y confiables que permitan la optimizacin del funcionamiento de la institucin y la calidad der servicio acadmico prestado por ella. Que es necesario implantar y aplicar el manual de procedimientos de la institucin mediante un sistema que garantice su permanente actualizacin. Que de conformidad con el Cdigo de Convivencia, es responsabilidad del Consejo Directivo la adopcin del Manual de Procedimientos de la institucin. Que para el ejercicio del control interno de la institucin educativa, se requiere del Manual de Procedimientos debidamente fortalecido Que el Reglamento General de Educacin y dems disposiciones emitidas por los Organismos Gubernamentales, contempla como componente del sistema del control interno el Manual de
Procedimientos. ACUERDA Art. 1 Adopcin del Manual de Procedimientos.- Adptense en todas sus partes el Manual de Procedimientos del Colegio Menor Indoamrica de la cuidad de Ambato. Art. 2 Responsables y campo de aplicacin.- Los procedimientos adoptados deber, ser aplicados en los distintos departamentos y por todos y cada uno de quienes conforman el CMI
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel Art. 3 Actualizacin.- Toda modificacin o actualizacin que deba realizarse en los procedimientos adoptados, mediante el presente acuerdo, con el fin de mejorarlo para obtener la eficiencia, eficacia y la transparencia que se pretende, procurar la oficializacin correspondiente y ser socializada segn la distribucin del Manual que indica en el Art. 4 del presente acuerdo. Dichas actualizaciones y modificaciones sern coordinadas con el Rectorado, para tal fin el Consejo directivo expedir el acuerdo respectivo de la adopcin de las mejoras introducidas. Art. 4 El Manual de Procedimientos adoptado reposar en Rectorado, Vicerrectorado, Inspeccin General, DOBE, Sala de profesores, Colectura, Secretaria mismas, que realizarn el manejo administrativo y difusin del manual a travs de copias controladas. Art. 5 El presente Manual de Procedimientos rige a partir de su fecha de expedicin. Publquese, Comunquese y Cmplase Dado en la cuidad de Ambato, a los 22 das del mes de mayo del 2012
Ing. Griselda Nez RECTORA
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel A. PROCESO PRINCIPAL: ADMINISTRACIN A1. ADMINISTRACIN DE RECURSOS ECONMICOS A1.1 SERVICIO DE FOTOCOPIAS E IMPRESIONES Objetivo: Brindar un adecuado servicio de fotocopias e impresiones a la comunidad educativa. ACTIVIDADES RESPONSABLES administrativa-
Recibir la solicitud de Copia e impresiones, por parte del cliente Asistente
interno(estudiantes horario establecido); y en caso de cliente externo Bibliotecaria(o) hacer constar el registro de copias e impresiones. Proceder a fotocopiar o imprimir Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o) Registrar en el formato Registro de Copias e impresiones (cliente Asistente externo y archivar la solicitud de copia e impresiones cliente interno) Entregar la fotocopia o impresin y hace el cobro respectivo administrativa-
Bibliotecaria(o) Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o) Realizar el cuadre diariamente con la: solicitud del cliente, informe de Asistente administrativa-
auditora emitida por la copiadora, nmero de hojas entregadas para Bibliotecaria(o) impresiones y Registro de Copias e impresiones; con las respectivas firmas de responsabilidad Entregar diariamente el dinero recaudado a Contabilidad para su Asistente depsito inmediato, con las respectivas firmas de responsabilidad. administrativa-
Bibliotecaria(o) administrativa-
Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con el Asistente
indicador respectivo (tres das luego de culminar el mes) para que luego Bibliotecaria(o) sea remitido a Rectorado INDICADOR Nmero de fotocopias e impresiones para la institucin Nmero de fotocopias e impresiones para alumnos y docentes
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A1.2 LIBRERA Objetivo: Generar recursos econmicos a travs de las ventas de los materiales de la librera y cubrir las necesidades bsicas de los alumnos. ACTIVIDADES Recibir la solicitud verbal por parte del cliente interno o externo Proceder a realizar la venta Registrar en el formato Registro diario de ventas realizadas Entregar el producto y hacer el cobro respectivo RESPONSABLES Recaudador(a) Recaudador(a) Recaudador(a) Recaudador(a)
Entregar diariamente el dinero recaudado a Contabilidad para su Recaudador(a) depsito inmediato, con las respectivas firmas de responsabilidad. Realizar el cuadre mensual con el inventario inicial realizadas, con las respectivas firmas de responsabilidad Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con el Recaudador(a) indicador respectivo (tres das luego de culminar el mes) para que luego sea remitido a Rectorado. INDICADOR Inventario inicial/ nmero de ventas mensuales realizadas y las ventas Recaudador(a)
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A1.3 SUMINISTROS INTERNOS Objetivo: Utilizar eficientemente los suministros internos ACTIVIDADES RESPONSABLES administrativa-
Entregar a cada departamento el pedido de suministros el primer da del Asistente mes
Receptar los pedidos de suministros con los requerimientos necesarios Asistente de cada departamento
Verificar conjuntamente con Rectorado las necesidades presentadas y la Asistente variacin en el mes anterior Revisar si hay disponibilidad de existencias de lo solicitado
Bibliotecaria(o) Solicitar a bodega los materiales requeridos para su respectiva Asistente distribucin administrativa-
Entregar los materiales a los departamentos con su respectiva firma de Asistente recibido
Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con las Asistente
variaciones pertinentes y por departamento con el indicador respectivo Bibliotecaria(o) (tres das luego de culminar el mes) para que luego sea remitido a Rectorado INDICADOR Inventario Final/nmero de pedidos mensuales realizados
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A1.4 PRSTAMO DE EQUIPOS Objetivo: Suministrar una adecuada utilizacin del equipo de acuerdo a su vida til ACTIVIDADES RESPONSABLES administrativa-
Recibir una solicitud de prstamo de equipo por parte del peticionario Asistente (personal docente, administrativo, de servicio y estudiantes) Verificar la disponibilidad y el uso del equipo
Bibliotecaria(o) Analizar y dar respuesta a la solicitud Asistente administrativa-
Bibliotecaria(o) Solicitar si amerita por escrito la disponibilidad del equipo al Asistente responsable de su custodia. Registrar en el formato de vida til del equipo administrativa-
Bibliotecaria(o) Entregar los equipos probados al peticionario con las respectivas firmas Asistente de responsabilidad administrativa-
Recibir y verificar los equipos en las condiciones entregadas con las Asistente respectivas firmas de responsabilidad
Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con el Asistente
indicador respectivo (tres das luego de culminar el mes) para que luego Bibliotecaria(o) sea remitido a Rectorado INDICADOR Vida til del equipo/utilizacin mensual del equipo
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A1.5 USO DE LAS INSTALACIONES POR TERCEROS Objetivo: Poner al servicio de la comunidad educativa las instalaciones del CMI ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir la solicitud de uso de instalaciones por terceros por escrito de la Secretaria General persona y\o la entidad peticionaria Entregar a Rectorado la solicitud recibida para su respectiva aprobacin Secretaria General Rectorado Analizar, aprobar y dar respuesta a la solicitud de uso de instalaciones Rectorado por terceros Entregar los equipos e instalaciones necesarias al peticionario Secretaria General Asistente Administrativa
Bibliotecaria Recibir los equipos e instalaciones en las condiciones entregadas Asistente Administrativa
Bibliotecaria Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con el Secretaria General indicador respectivo (tres das luego de culminar el mes) para que luego Asistente sea remitido a Rectorado INDICADOR Nmero de personas que hacen uso de las instalaciones Actividades para las que se usan las instalaciones Administrativa
Bibliotecaria
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A2. ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS A.2.1 ELECCIN DE VOCALES PRINCIPALES Y SUPLENTES DE CONSEJO DIRECTIVO Objetivos: Contar con una administracin adecuada eficiente para el logro de la visin y misin institucional. ACTIVIDADES RESPONSABLES
Realizar la convocatoria para la junta General de Profesores a la Secretaria General finalizacin del ao lectivo. Proceder a firmar dicha convocatoria aprobando la misma Firmar la convocatoria emitida Proceder a elegir vocales principales y suplentes Rectorado Profesores La junta General de
Profesoras Realizar la posesin por parte de Consejo Directivo Enviar a la Direccin de Educacin la nmina para su ratificacin Entrar en funciones 30 das despus de su eleccin PUNTO DE CONTROL Actas numeradas de Consejo Directivo Rectorado Secretaria General Consejo Directivo
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A.2.2 ELECCIN DEL COMIT CENTRAL DE PADRES DE FAMILIA Objetivo: Vincular al Padre de familia en las actividades institucionales. ACTIVIDADES Solicitar a Secretaria General realizar la convocatoria RESPONSABLES Rectorado
Realizar las convocatorias respectivas a los presidentes de padres de Secretaria General familia de cada curso Asistir los padres de familia a la sesin convocada por parte de Presidentes de padres de Rectorado familia de cada curso
Iniciar la sesin y tomar la palabra el Presidente del Comit de Padre de Rectorado Familia anterior Dirigir la sesin y proceder a la eleccin de Presidente, Vicepresidente, Presidente del Comit de tres vocales principales y tres suplentes Posesionar de la nueva directiva padres de familia anterior Rectorado
Tomar la palabra con el compromiso de dirigir de mejor manera el cargo Presidente del Comit de actual PUNTO DE CONTROL Plan de trabajo Cronograma de actividades padres de familia actual
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A.2.3 RECLUTAMIENTO, SELECCIN E INSERCIN DEL PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO Objetivos: Contar con un personal idneo para cada puesto de trabajo ACTIVIDAD RECLUTAMIENTO Solicitar en forma verbal por parte de la persona responsable de Recursos Humanos a Rectorado la contratacin de nuevo personal en caso de: Renuncia voluntaria (La persona decide voluntariamente abandonar el puesto de trabajo) Cargo Nuevo (Cuando existe la necesidad de crear un nuevo puesto de trabajo) Despido (Cuando se pide la renuncia de un empleado) Solicitar al personal requerido de acuerdo al perfil por cargo a travs de publicaciones en la prensa, u otro mecanismo determinado por la Institucin. Receptar los documentos de los aspirantes a ocupar el cargo requerido para verificar las referencias de trabajo mediante llamadas telefnicas. SELECCIN Con los documentos receptados, se realiza una preseleccin de los aspirantes considerados aptos para ocupar el puesto en base a la carpeta del aspirante versus el perfil por cargo. Comunicar va telefnica a los aspirantes preseleccionados para la entrevista personal con la persona responsable de Recursos Humanos y para rendir las pruebas que se consideren necesarias. En el caso del personal docente realizar una clase demostrativa. NOTA: Las Pruebas Psicolgicas se efectan en el departamento del DOBE del CMI. Responsable de Recursos Humanos Responsable de Recursos Humanos Responsable de Recursos Humanos Rectorado Responsable de Recursos Humanos
RESPONSABLES
Rectorado Responsable de Recursos Humanos
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel Presentar los resultados de las pruebas a Rectorado, para que conjuntamente realicen la seleccin. Entrevistar a la nueva persona seleccionada para analizar y disponer la contratacin del nuevo personal. Comunicar va telefnica a la o las personas seleccionadas para que inicien sus labores en la Institucin. Realizar el Contrato de Trabajo del nuevo empleado/a INSERCIN Proporcionar la ficha personal al nuevo empleado para el llenado correspondiente Recopilar toda la documentacin en la carpeta del nuevo empleado Entregar las funciones respectivas al nuevo personal con el fin de inducirlo dentro de la Institucin. PUNTO DE CONTROL Ficha de Personal Perfil por Cargo Documentacin del Personal (carpeta) Rectorado Responsable de Recursos Humanos Rectorado Responsable de Recursos Humanos Responsable de Recursos Humanos Responsable de Recursos Humanos Nuevo Empleado Responsable de Recursos Humanos Responsable de Recursos Humanos
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A.2.4 CAPACITACIN INTERNA Y EXTERNA Objetivo: Capacitar al personal permanentemente de manera interna y externa ACTIVIDAD RESPONSABLE Aplicar una encuesta para detectar necesidades de capacitacin dirigida Responsable de Recursos al personal operativo, administrativo y directivo de la institucin. Humanos Tabular las encuestas aplicadas al personal informe a Vicerrectorado para su revisin. y emitir su respectivo Responsable de Recursos Humanos Vicerrectorado
Elaborar y coordinar un Plan Anual de Capacitacin Interna y Externa tomando en cuenta las necesidades detectadas, haciendo uso del personal que cuenta la Institucin y convenios establecidos Cuando no se pueda cumplir el plan de capacitacin se deber realizar un documento que abalice el alcance al Cronograma de Planificacin Anual Solicitar la aprobacin a Rectorado del Plan Anual de Capacitacin
Responsable de Recursos Humanos Vicerrectorado
Requerir la planificacin de la capacitacin y/o curso a/los facilitadores o capacitadores
Responsable de Recursos Humanos Vicerrectorado Responsable de Recursos Humanos Vicerrectorado Facilitador Responsable de Recursos Humanos Vicerrectorado
Ejecutar el Plan Anual de Capacitacin de acuerdo al cronograma y convocar al personal de acuerdo a lo establecido
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel Registrar la asistencia del personal a la capacitacin convocada Responsable de Recursos Humanos Personal Capacitado Responsable de Recursos Humanos
Evaluar la efectividad del objetivo planteado en base a la metodologa, material utilizado, dominio del tema, cumple expectativas, lugar y hora y comentarios, sugerencias de la capacitacin Evaluar la capacitacin en base a los conocimientos, destrezas, habilidades adquiridas en la capacitacin, resultado reflejado en el trabajo y cumple el objetivo de la capacitacin los resultados obtenidos. PUNTO DE CONTROL Plan Anual de capacitacin
A.2.5 HORARIOS DEL PERSONAL DOCENTE ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO Objetivo: Organizar eficientemente las actividades del personal durante la jornada de trabajo ACTIVIDADES RESPONSABLES
Elaborar el Cronograma de Actividades Anuales para el ao lectivo Vicerrectorado vigente Inspeccin General Secretaria General Elaborar el Distributivo para el personal Docente del colegio Vicerrectorado conjuntamente con una comisin de docentes. Inspeccin General
Entregar a Rectorado el Distributivo del Personal docente y el Vicerrectorado Cronograma de Actividades Anuales para su respectivo anlisis y Inspeccin General aprobacin por Consejo Directivo Convocar a Consejo Directivo para la aprobacin del Distributivo del Rectorado Personal docente y Cronograma de Actividades Anuales Secretaria General
Analizar y aprobar el Distributivo del Personal docente y Cronograma Consejo Directivo de Actividades Anuales Entregar el Cronograma de Actividades Anuales a Vicerrectorado e Rectorado Inspeccin General para el debido control y cumplimiento del mismo Secretaria General
Presentar al Dpto. de Evaluacin informes mensuales (tres das luego de Vicerrectorado
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel culminar el mes), del control y cumplimiento del Cronograma de Inspeccin General
Actividades Anuales para que luego sea remitido a Rectorado Entregar el Distributivo del Personal docente a Inspeccin General para Rectorado la elaboracin de horarios. Secretaria General
Elaborar los horarios individuales del personal docente con la aceptacin Inspeccin General del mismo, de nivel, seguimiento DOBE, tutora, biblioteca, atencin a padres, reunin de rea, control (puerta entrada/salida, recesos y bar) y clases extras Elaborar los horarios individuales del personal administrativo y de Recursos Humanos servicio con la aceptacin del mismo Controlar diariamente el cumplimiento de los horarios establecidos del Inspeccin General personal Elaborar el Parte Diario de los estudiantes y personal docente, Inspeccin General administrativo y de servicio y reportar las novedades o el incumplimiento de los horarios establecidos Entregar diariamente una copia al final de la jornada de trabajo el Parte Inspeccin General diario a Recursos Humanos y Vicerrectorado para el seguimiento respectivo. PUNTO DE CONTROL Cronograma de Actividades Anuales Distributivo del Personal docente Horarios Personal Docente Horarios Personal Administrativo y de Servicio Parte diario
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A3. ADMINISTRACIN ACADMICA A.3.1 INSCRIPCIN DE ALUMNOS Objetivo: Mantener un adecuado proceso de admisin de alumnos ACTIVIDADES RESPONSABLES
Proporcionar la informacin necesaria y registrar en la Base de Datos DOBE electrnica de inscripciones aspirante para alumno. Receptar las copias de la documentacin de acuerdo al documento para DOBE la inscripcin de estudiantes. Revisar y verificar los documentos requeridos para la inscripcin DOBE adjuntando la solicitud. Realizar la entrevista correspondiente y el llenado de la ficha personal DOBE del estudiante Representante Estudiante Realizar al estudiante un test psicolgico de problemas de aprendizaje y DOBE conflictos personales: Ingreso para Octavo Ao test de SACKS de nios Ingreso a Noveno, Dcimo, Bachillerato Test de Frases incompletas
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Estudiante
[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel SACKS adolecentes Calificar los test psicolgicos aplicados y emitir un informe DOBE inmediatamente a rectorado con los resultados y conclusiones de cada caso. Tomar las decisiones del ingreso a la institucin del alumno de Rectorado
acuerdo a los resultados del informe. Informar al represente si su representado es aceptado o no, en caso de DOBE ser aceptado emitir la solicitud de cupo a Secretaria General para que inicie con el proceso de matriculacin. Entregar al Dpto. de Evaluacin al inicio del ao lectivo un informe con Secretaria General el indicador respectivo para que luego sea remitido a Rectorado.
INDICADOR Nmero de estudiantes aceptados\Nmero de estudiantes inscritos
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A.3.2 MATRICULACIN DE ALUMNOS Objetivo: Cumplir con la documentacin legal de los estudiantes ACTIVIDADES Presentar la documentacin pertinente para la matriculacin secretaria luego de la inscripcin del estudiante Revisar la documentacin recibida del proceso de inscripcin y de Secretaria General matrculas anteriores. Emitir matricula provisional en caso de documentacin incompleta Secretaria General RESPONSABLES en Representante
Explicar al representante y estudiante en caso de ser beneficiado por una Secretaria General beca o descuento, as como por ingreso de nuevos estudiantes por DOBE revalidaciones. Ingresar los datos al sistema de la institucin una vez receptada toda la Secretaria General documentacin. Imprimir la matricula con las respectivas firmas de responsabilidad y Secretaria General archivar. Guiar al representante y estudiante hacia Inspeccin General Secretaria General
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel Informar al representante y estudiante, sobre las normas de conducta Inspeccin General establecidas por el colegio y firmar el Acta de compromiso con copia al representante y registrar en la ficha de inspeccin. Entregar al representante la lista de tiles aprobadas respectivamente. Vicerrectorado Inspeccin General INDICADOR Nmero de estudiantes matriculados\Nmero de cupos aceptados PUNTO DE CONTROL Nmero total de becas Nmero total de revalidaciones Actas de compromiso de todos los estudiantes Listas de tiles por niveles.
A.3.3 ORGANIZACIN DE LOS ESTUDIANTES POR CURSO Objetivo: Contar con una adecuada organizacin de los estudiantes por curso ACTIVIDADES RESPONSABLES
Elaborar y analizar las listas preliminares por curso para su respectiva DOBE clasificacin de los estudiantes. Secretaria General Vicerrectorado Inspeccin General Elaborar las listas definitivas Secretaria General DOBE Entregar a Rectorado las listas definitivas para su respectiva aprobacin Secretaria General DOBE Presentar a la Direccin de Educacin las listas definitivas Secretaria General
Archivar las listas definitivas con sus respectivas firmas y sellos de Secretaria General aprobacin y distribuir copias de las mismas mediante acta de entrega recepcin a Vicerrectorado, Inspeccin General, DOBE y Recaudacin
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel Elaborar una lista tentativa para la asignacin de profesor gua por curso Vicerrectorado y paralelo DOBE
Entregar a Rectorado las lista tentativa de profesores guas para ser Vicerrectorado presentado ante Consejo Directivo Convocar a Consejo Directivo y presentar la lista tentativa de profesores gua para su respectivo anlisis y aprobacin Asignar un profesor gua para cada curso y paralelo Rectorado Secretaria General Consejo Directivo
Entregar la designacin a los profesores guia responsables y socializar Vicerrectorado sus funciones DOBE
Entregar a Rectorado la estructura de la distribucin de las aulas por Inspeccin General curso y paralelo y socializar a todo el personal. Organizar a los estudiantes en cada aula, y presentar al profesor gua Inspector de Curso responsable Entregar al inicio del ao lectivo al Dpto. de Evaluacin las Listas Secretaria General definitivas de los alumnos, Listas definitivas de profesores gua y la DOBE distribucin de aulas por curso y paralelo, as como cuando amerite Inspeccin General actualizacin para luego ser entregado a Rectorado. PUNTO DE CONTROL Listas definitivas de los alumnos Listas definitivas de profesores gua Distribucin de aulas por curso y paralelo.
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A.3.4 CONTROL DE ASISTENCIA ENTRADA, RECESOS Y SALIDA DE LOS ESTUDIANTES Objetivo: Mantener un control estricto de la asistencia de los estudiantes durante la jornada de labores. ACTIVIDADES Recibir a los estudiantes en la entrada principal al iniciar la jornada RESPONSABLES Inspector General Docentes Realizar seguimiento a los alumnos por faltas, atrasos e indisciplina y Inspector General aplicar los correctivos necesarios de acuerdo a lo establecido por la Inspector de curso institucin, respaldados en actas realizadas por el Dpto. de Inspeccin General Realizar inmediatamente llamadas telefnicas a los representantes de los Inspector General alumnos para dar a conocer la reincidencia por faltas, atrasos e Inspector de curso
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel indisciplina de su representado con su respectivo registro de llamadas telefnicas Llenar una acta de compromiso que refleje el seguimiento del alumno Inspector General por inasistencia, atrasos e indisciplina Inspector de curso Representante Estudiante Remitir y dar seguimiento de los casos especiales con un informe Inspector General Inspector de curso
escrito al Dpto. del DOBE para su tratamiento respectivo.
Dar seguimiento de los casos especiales remitidos por parte de DOBE Inspeccin General. Entregar a Rectorado un reporte mensual(un da luego de culminar el DOBE mes) de los casos especiales reportados por Inspeccin General para el anlisis y solucin respectivo Entregar hemiquimestralmente a Secretaria General el registro Inspector General correspondiente de total de faltas y atrasos para constancia en el boletn de calificaciones. Inspector de curso
Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con el DOBE indicador respectivo (tres das luego de culminar el mes) para remitir a Inspeccin General Rectorado. INDICADOR DOBE Casos concluido/Casos reportados por Inspeccin General Inspeccin General Casos concluido/Casos presentados PUNTO DE CONTROL Actas de Compromiso
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A.3.5 CONTROL DE ASISTENCIA DE ESTUDIANTES EN EL AULA Objetivo: Controlar la asistencia y atrasos diariamente de los estudiantes ACTIVIDADES Organizar el curso en el aula de clase Tomar lista diariamente de manera obligatoria Contestar a la lista cuando escucha su nombre RESPONSABLES Docente Docente Estudiante
Registrar la inasistencia o atraso de los estudiantes que no responden al Inspector de Curso llamado de lista Docente
Solicitar la justificacin escrita en caso de inasistencia del da(s) Inspector de Curso anterior(es) Citar al padre de familia y/o representante si no hay justificacin Acudir a la institucin para justificar la inasistencia del estudiante Presentar la copia del registro del profesor mensualmente (un da Representante Inspector de curso Representante
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel despus de culminado el mes) de la inasistencia y atraso de los alumnos Docente al Inspector General Verificar la informacin recibida de la copia del registro del profesor Inspector General con la informacin del leccionario de curso Inspector Curso
Reportar en el parte Diario respectivo en caso de incumplimiento o de Inspector General inconsistencia de informacin por parte de los docentes Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con el Inspector General indicador respectivo (tres das luego de culminar el mes) Calificar la conducta del estudiante tomando en cuenta los resultados de Inspectores de Curso los informes presentados. INDICADOR Nmero de inasistencia mensual de alumnos\Nmero total de estudiantes Nmero de atrasos mensual de alumnos\Nmero total de estudiantes PUNTO DE CONTROL Justificaciones de Alumnos
A.3.6 PLANIFICACIN ACADEMICA Objetivo: Garantizar los mecanismos necesarios para realizar un adecuado seguimiento y control del proceso acadmico. ACTIVIDADES RESPONSABLES Generar ideas para crear nuevos proyectos educativos en base al acuerdo Rectorado ministerial 1860 Desarrollar conjuntamente los alcances de los proyectos. Consejo Directivo Rectorado Consejo Directivo Socializar a la comunidad educativa los proyectos educativos Rectorado innovadores a crear. Revisar y comunicar los acuerdos ministeriales aprobados por los Rectorado organismos correspondientes. Secretaria General
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel Aprobar finalmente la planificacin y otros documentos acadmicos. Rectorado
Elaborar el cronograma de las actividades de planificaciones acadmicas Vicerrectorado al inicio del ao lectivo y entregar a Rectorado para su respectiva aprobacin Socializar el cronograma de actividades de planificaciones acadmicas Vicerrectorado al Personal Docente. Revisar la planificacin y aprobar en conjunto con los Directores de Vicerrector rea de los diferentes niveles y reas al inicio del ao lectivo. Directores de rea
Entregar a Rectorado cualquier documento curricular de acuerdo a lo Vicerrector requerido. Asegurarse que exista la planificacin por cada uno de los niveles. Directores de rea
Solicitar correcciones de las planificaciones si fueren necesarias antes Directores de rea de ser aprobadas por Vicerrectorado. Entregar a los docentes las planificaciones revisadas y corregidas para Vicerrectorado que los docentes desarrollen su trabajo. Directores de rea
Entregar a Rectora el Avance Acadmico de las planificaciones Vicerrectorado establecidas mensualmente (tres das luego de culminar el mes) Cumplir estrictamente lo dispuesto en este procedimiento. Docentes
Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con el Vicerrectorado indicador respectivo (tres das luego de culminar el mes) INDICADOR Actividades programadas del cronograma de la planificacin acadmica/ Actividades realizadas del cronograma de las planificaciones acadmica. PUNTOS DE CONTROL Cronograma de planificacin acadmica Avance acadmico mensual Planificaciones acadmicas.
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A.3.7 REFUERZO PARA RECUPERACIN DE ASIGNATURAS Objetivo: Identificar los estudiantes con dificultades acadmicas y recuperar en cada asignatura ACTIVIDADES Elaborar un Cronograma Anual de Visitas Pedaggicas RESPONSABLES Vicerrectorado
Presentar a Rectorado el Cronograma Anual de Visitas Pedaggicas para el anlisis y aprobacin respectivo
Vicerrectorado
Ejecutar el Cronograma Anual de Visitas Pedaggicas mediante Vicerrectorado observaciones de clase a los docentes Elaborar acciones correctivas, preventivas o de mejora de acuerdo a los Vicerrectorado
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel resultados obtenidos de la observacin de clases Identificar a los estudiantes con dificultades acadmicas Docentes Vicerrectorado Docentes Tutor(es) de curso Enviar al Padre de Familia el formato escrito de aceptacin del Secretaria General representado para que se quede a recibir recuperacin de clases extras Enviar firmado la aceptacin de recuperacin de horas extras Padre de Familia confirmando las materias y los horarios presentados Recuperar mediante clases extras dentro del colegio obligatoriamente, Docentes despus de la jornada de trabajo y registrar en el formato Recuperacin de clases extras Verificar la asistencia de los estudiantes que se quedan a recuperar en Inspeccin General clases extras, registrado en el formato Recuperacin de clases extras Reportar en el Parte Diario el incumplimiento del horario de clases Inspeccin General extras por parte del docente Verificar los contenidos tratados en recuperacin de clases extras, Vicerrectorado acorde a las dificultades presentadas, registrado en el formato Recuperacin de clases extras Entregar talleres para que el estudiante resuelva en casa Docentes
Desarrollar los talleres y asistir a clases extras de recuperacin que le Estudiante permiten superar dificultades Presentar evaluacin final para sustentar el trabajo desarrollado en casa Estudiante
Registrar en el libro de notas el resultado de actividades de recuperacin Docentes realizadas Comunicar al representante dentro del horario de atencin a padres, la Docentes situacin acadmica del hijo, antes de concluir el periodo Tutor de curso
quinquemestral y establecer compromisos registrado en el formato Atencin a padres Presentar a Vicerrectorado un informe mensual (un da luego de Docentes culminar el mes) de las actividades de recuperacin realizadas
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel Entregar a Rectorado un reporte mensual (dos das luego de culminar el Vicerrectorado mes) de las actividades de recuperacin realizadas por docente con su respectivo anlisis y acciones correctivas, preventivas y de mejora realizadas Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con el Vicerrectorado indicador respectivo (tres das luego de culminar el mes) Decidir la situacin del estudiante de acuerdo a los resultados obtenidos INDICADOR Observaciones de clase mensuales realizadas/ Observaciones de clase mensuales planificadas PUNTO DE CONTROL Cronograma Anual de Visitas Pedaggicas Observaciones de Clase Acciones correctivas, preventivas y de mejora Recuperacin de clases extras Registro de Atencin a Padres de Familia Actas de Junta de Curso Junta de curso
A.3.8 EXMENES ATRASADOS Objetivo: Tramitar la recepcin de exmenes atrasados de conformidad con lo establecido ACTIVIDADES RESPONSABLES
Presentar en Secretara General la solicitud para rendir exmenes Representante atrasados Receptar la solicitud de exmenes atrasados y pasar a Rectorado Estudiante Secretaria General
Aprobar y devolver la solicitud de exmenes atrasados a Secretaria Rectorado
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel General Comunicar al Padre de Familia o estudiante el horario establecido Entregar al Profesor de la Materia Receptar el examen y pasar la nota Recibir la nota conjuntamente con la solicitud PUNTO DE CONTROL Solicitudes de exmenes atrasados Secretaria General Estudiante Docente Secretaria General
A.3.9 ORIENTACIN INDIVIDUAL Y GRUPAL DE ESTUDIANTES Objetivo: Guiar al estudiante en problemas disciplinarios y acadmicos ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir de Inspeccin General y Vicerrectorado casos especiales de los DOBE alumnos Citar al padre de familia y /o estudiante cuando lo amerite el caso el DOBE
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel llamado a los dos responsables Atender y escuchar al padre de familia y/o estudiante con problemas DOBE disciplinarios y acadmicos Padres de familia Estudiantes Analizar las dificultades de los estudiantes con el padre de familia y DOBE dems responsables, cuando lo amerite. Padres de familia Estudiantes Establecer acuerdos mutuos y cerrar el caso, si lo amerita; de acuerdo a DOBE lo establecido en Reglamento de la Ley de Educacin Padres de familia Estudiantes Firmar el acta de compromiso con el estudiante y padre de familia para DOBE los fines legales pertinentes Padres de familia Estudiantes Entregar a Rectorado un reporte mensual (un da luego de culminar el DOBE mes) de los casos especiales reportados por Inspeccin General para el anlisis y solucin respectivo Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con el DOBE indicador respectivo (tres das luego de culminar el mes) INDICADOR Casos solucionados/Casos reportados por Inspeccin General Casos solucionados/Casos reportados por Vicerrectorado
A.3.10 BECAS O DESCUENTOS Objetivo: Ayudar al estudiante en situaciones vulnerables ACTIVIDADES RESPONSABLES
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel Publicar el reglamento de becas o descuentos al final del ao lectivo. Trabajadora Social
Recibe de los padres de familia las solicitudes de becas o descuentos junto con la dems documentacin que se encuentra dentro de los requisitos establecidos en el reglamento de becas o descuentos de acuerdo a cada situacin.
Trabajadora Social
Adquirir en Colectura de la Institucin la solicitud, y los certificados de calificaciones en Secretaria. Reunirse a la Comisin de Becas o Descuentos para su anlisis y aprobacin, posteriormente se emitir una copia del Acta a Contabilidad para el ingreso en el sistema de los descuentos o becas otorgadas por el Colegio Menor Indoamrica.
Colectora Secretaria General Comisin de becas o descuentos Trabajadora Social
Hacer firmar al estudiante y representante una Acta en el que se comprometen a mantener su rendimiento, caso contario perder el beneficio. Convocar a la reunin a los miembros de la Comisin de becas o descuentos para analizar y evaluar cada hemi Quimestre el descuento o beca otorgado, si el estudiante despus de firmar un Acta en el DOBE mantiene o supera su promedio continuar con el beneficio otorgado, caso contrario si baja del promedio acordado se le retirara Cada ao realizar el trmite respectivo mediante la solicitud Comunicar al representante en el caso de que el descuento o beca sea retirado al estudiante PUNTO DE CONTROL Nmero de Becas o Descuentos de los estudiantes.
Trabajadora Social
Trabajadora Social Comisin de becas o descuentos Representante Trabajadora Social
A.3.11 ORIENTACIN VOCACIONAL Y PROFESIONAL Objetivo: Despertar intereses vocacionales, ajustndose a los beneficios de la competencia laboral del sujeto y a las necesidades del mercado de trabajo.
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Actividad Impartir una charla sobre la importancia de la eleccin de la especialidad en el bachillerato con los estudiantes de los dcimos aos y terceros de bachillerato. Aplicar los test vocacionales (Test Mauricio Gex, Test De Intereses Vocacionales, Test De Aptitudes); a los estudiantes de los dcimos aos y realizar el respectivo seguimiento secuencial con los primeros aos de bachillerato anualmente
Responsable Coordinadora del DOBE Asistente del DOBE
Asistente del DOBE
Aplicar los test vocacionales a los estudiantes de los terceros aos de bachillerato anualmente, con el fin de encaminar la carrera a futuro.
Asistente del DOBE
Calificar los test vocacionales aplicados
Coordinadora del DOBE Asistente del DOBE
Registrar en la ficha los resultados de los test aplicados Archivar en la carpeta individual de cada alumno los test aplicados. Realizar la entrevista con el estudiante y representante para informar los resultados de los test aplicados y direccionar sobre la especialidad a elegir en los dcimos aos de Educacin Bsica y a los primeros de Bachillerato En caso que el estudiante o padre de familia no est de acuerdo con los resultados obtenidos de la aplicacin de los test, deber firmar una Acta de compromiso para el cambio de especialidad. Emitir un Informe de especialidades a Rectorado y a Secretaria Acadmica comunicando la especialidad escogida por el estudiante.
Coordinadora del DOBE Asistente del DOBE Asistente del DOBE Coordinadora del DOBE Asistente del DOBE Coordinadora del DOBE Asistente del DOBE Coordinadora del DOBE Asistente del DOBE
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel A.3.12 SEGUIMIENTO A EGRESADOS
Objetivo: Establecer los lineamientos para dar seguimiento a egresados. ACTIVIDAD Aplicar el llenado de los dos primeros campos de la ficha de seguimiento a ex estudiantes, una vez que los estudiantes de tercero bachillerato estn por terminar el ao lectivo, en la ltima semana de labores SEGUIMIENTO A LOS SEIS MESES, AL PRIMER AO, AL AO SEIS MESES, Y A LOS DOS AOS Realizar llamadas telefnicas, para el seguimiento de los egresados con cada una de las fichas existentes, hasta los dos ltimos aos de egresamiento: La primera llamada realizar a los seis meses luego de egresar los estudiantes La segunda llamada luego de terminado el siguiente ao lectivo La tercera llamada realizar al ao seis meses luego del egresamiento Y la ltima llamada realizar al finalizar el segundo ao lectivo luego de su egresa miento Cada llamada registrar en la ficha de seguimiento, en los respectivos campos para cada una de las fechas establecidas. RESPONSABLE Trabajadora Social Asistente DOBE
Trabajadora Social Asistente DOBE
Crear una base de datos de toda la informacin obtenida
Trabajadora Social
Presentar un informe de resultados del seguimiento a egresados, Trabajadora Social verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para los egresados. Realizar un cuadro de seguimiento a egresados en base a la Solicitado Trabajadora Social por la Direccin de Educacin
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel A.3.13 SERVICIO PSICOLGICO Objetivo: Intervenir mediante asesora psicolgica al estudiante, para buscar el logro de objetivos acadmicos en el proceso de enseanza-aprendizaje. ACTIVIDAD RESPONSABLE
Estudiante Representante Remitir el caso solicitando el servicio psicolgico a la Psicloga del Tutor DOBE en cualquier momento que consideren necesario. Docentes Receptar la ficha de remitencia con el caso propuesto para brindar el Psicloga del DOBE servicio psicolgico y archivar la misma en la carpeta del estudiante. Realizar una entrevista con el estudiante afectado y tratar el caso las veces que sea necesario buscando solucin. Realizar una entrevista con el representante del alumno, cuando la psicloga crea necesario y convocar a los responsables para realizar la entrevista Aplicar si es necesario, los test psicolgicos al estudiante de acuerdo al diagnstico inicial (entrevista) y determinar las causas de sus problemas psicolgicos. Comunicar al tutor del curso en el caso que la psicloga estipule que el estudiante tiene problemas para guiar al mismo solucionar, realizar el seguimiento y control de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de tutoras Realizar el seguimiento psicolgico si el estudiante tiene problemas graves, y hacer constar en las fichas respectivas las actividades y fechas acordadas con el representante en caso que lo amerite. Informar al Tutor e Inspector de curso los horarios y caso a tratar con el estudiante; para su conocimiento y trmites necesarios. Ejecutar el seguimiento planteado realizando el diagnostico en cada sesin y remitir un informe antes del hemiquimestre a Rectorado del avance de los casos reportados. Validar los resultados en los casos que el estudiante presente problemas psicolgicos diagnosticados por un especialista o avalados por la Direccin de Educacin. Comunicar inmediatamente al respectivo tutor, los casos que la psicloga abalice, para que se mantenga un trato especial a los estudiantes y realizar el seguimiento respectivo. Psicloga del DOBE Psicloga del DOBE
Psicloga del DOBE
Psicloga del DOBE
Psicloga del DOBE Psicloga del DOBE Psicloga del DOBE
Psicloga del DOBE
Psicloga del DOBE
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel A3.14 TRABAJO SOCIAL Objetivo: Describir las actividades necesarias, sus criterios y vnculos con los que interacta el procedimiento de Trabajo. Social. ACTIVIDAD Realizar un estudio socio - econmico de los estudiantes, al inicio del ao lectivo. Generar un informe de las necesidades bsicas de los estudiantes del Colegio Menor Indoamrica basndose en el estudio socio econmico realizado y presentado a Rectorado para su revisin y aprobacin. Elaborar proyectos para apalear las necesidades bsicas de los estudiantes del colegio, el mismo que debe ser revisado y aprobado por Rectorado. Planificar y ejecutar actividades generadoras de recursos para ayudas econmicas o satisfaccin de necesidades de los estudiantes. En el caso de necesitar fondos urgentes se deber solicitar por escrito a Rectorado un prstamo para ser cubierto con fondos generados por los eventos planificados DE LA AYUDA NO PLANIFICADA Solicitar ayuda para un estudiante del Colegio Menor Indoamrica a la trabajadora Social de la institucin, Cualquier integrante de la comunidad educativa podr hacerlo Receptar la peticin de ayuda econmica y analizar el caso conjuntamente con el personal del DOBE, para aprobar o rechazar la ayuda necesaria DE LA APROBACIN O RECHAZO. Recomendar por medio de un informe a Rectorado sobre la ayuda que se le va a entregar al estudiante, Rectorado debe revisar y sugerir cambios de acuerdo al caso, en base a esto se aceptara o se rechazara la ayuda. DE LOS RECURSOS POR UTILIZAR Verificar la existencia de fondos especiales, en el caso que se hubiere terminado con anticipacin y los representantes de los estudiantes estn dispuestos ayudar, previo comunicado por escrito y previa autorizacin en el mismo documento, y de la aprobacin por Rectorado, la trabajadora social debe gestionar un apoyo interno dentro de la institucin con ayuda de los Inspectores de curso y/o planificar para un programa extra de ayuda y gestionar su realizacin. DE LA ENTREGA Entregar la ayuda previa con una acta entrega recepcin de los mismos, firmando su constancia la trabajadora social y el representante del estudiante, luego de la aprobacin por Rectorado RESPONSABLE La trabajadora social, mdico y coordinadora del DOBE Trabajadora social, mdico y coordinadora del DOBE Trabajadora social, mdico y coordinadora del DOBE Trabajadora social, Coordinadora del DOBE, auxiliar DOBE
Trabajadora social
Trabajadora social
Trabajadora social
Trabajadora social
Trabajadora social
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PUNTO DE CONTROL Proyectos de necesidades bsicas de los estudiantes Cronograma de Eventos Estudio socio econmico
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A3.15 TUTORAS Objetivo: Establecer los lineamientos para la aplicacin de Tutoras. ACTIVIDAD Capacitar a los profesores guas sobre las obligaciones, responsabilidades y la forma de trabajo para el ao lectivo, y las directrices del Plan de Accin Tutorial de acuerdo a los Lineamientos del plan de accin tutorial. Realizar un anlisis de las debilidades, fortalezas del curso, detectar los estudiantes que posiblemente presenten necesidades educativas especiales, y entregar el diagnstico del aula a cada uno de los profesores guas designados mediante entrevista, y conjuntamente con el profesor gua generar estrategias para el ao lectivo, por cada uno de los cursos, realizando un acta de constancia entre el profesor gua y la coordinadora del DOBE Generar un Plan de accin Tutorial, mediante estrategias, y las transformaran en actividades puntuales para mejorar y apoyar a los estudiantes (Con actividades para reducir el impacto entre compaeros, entre alumno docente, y para mejorar las relaciones familiares o reducir su impacto), y entregar a la coordinadora del DOBE para su revisin y aprobacin. Todo cambio en los planes generados por los tutores debe ser tramitado por los profesores guas para su revisin y aprobacin por la coordinadora del DOBE. Ejecutar el plan de accin tutorial por cada uno de sus cursos, y presentaran a la coordinadora del DOBE un informe en la reunin mensual del avance y cumplimiento del plan y retroalimentaran si las estrategias planificadas estn generando resultados. En el caso que no estn generando resultados los profesores guas replantear otras estrategias y actualizaran el plan de accin tutorial, de acuerdo a las necesidades del curso, luego de las recomendaciones del profesor gua y la confirmacin por parte de la coordinadora del DOBE. DEL SEGUIMIENTO ACADMICO DE LOS PROFESORES GUIAS A SUS TUTORIADOS. Registrar quincenalmente los inconvenientes acadmicos y disciplinarios que sean reportados por los docentes sea en los registros diarios o mediante entrevistas. Tomando en cuenta que los problemas pueden ser solucionados por el mismo docente. RESPONSABLE Coor. DOBE
Coor. DOBE
Profesor Gua. Coord. DOBE
Profesor Gua.
Docentes Profesor Gua.
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Analizar los datos para solicitar las recuperaciones, Si el caso amerita, comunicara a los representantes mediante llamadas telefnicas o citaciones. Mantener un dilogo permanente con la finalidad de recabar informacin pertinente del avance acadmico de los estudiantes una vez por mes y deber evidenciar en el Registro de reunin Tutor Docentes Realizar una reunin mensual con el profesor gua, inspector de curso y la encargada del DOBE para conocer las novedades presentadas en el curso, entregar un informe a la encargada de curso del departamento de orientacin para el anlisis con la Coordinadora del DOBE, toma de decisiones y archivo Informe mensual para el DOBE Realizar un trabajo individualizado con el estudiantes que presenten problemas acadmicos o de disciplina el profesor guia deber quincenalmente, as como las entrevistas que se mantengan con los representantes, evidenciar en el registro Ficha de apoyo individualizado a estudiantes Los docentes que deseen mantener una entrevista con los estudiantes representante. Registrar dicha entrevista en la ficha Registro de entrevista docente estudiante / representante), Presentar un informe mensual al Rectorado del cumplimiento de los profesores guas, para realizar las acciones correctivas pertinentes
Docentes Profesor Gua.
Profesor Gua.
Profesor Gua. Inspectores DOBE
Tutores
Docentes DOBE
PUNTO DE CONTROL
PLAN DE ACCIN TUTORIAL
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A3.16 REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS Objetivo: Organizar y conocer la procedencia y la custodia de los registros y documentos ACTIVIDADES RESPONSABLES
Elaborar un instructivo que defina el registro, ordenacin, clasificacin y Secretaria General archivo de la documentacin administrativa, econmica y acadmica. Presentar a Rectorado el instructivo que defina el registro, ordenacin, Secretaria General clasificacin y archivo de la documentacin administrativa, econmica y acadmica para el anlisis y aprobacin. Realizar un cronograma de revisin de documentacin existente por Secretaria General departamento (trimestral) Presentar a Rectorado el cronograma de revisin de documentacin Secretaria General existente por departamento para su debida aprobacin Socializar el cronograma de revisin de documentacin existente a todos Secretaria General los responsables de cada departamento Ejecutar la revisin de la documentacin existente y elabora el archivo Secretaria General inicial, con su respectiva codificacin y asignacin de lugar. Revisar conjuntamente con el responsable del departamento, cada tres Secretaria General meses el archivo existente y actualizar cuando lo amerite. Departamentos.
Elaborar el registro de archivo de documentos (activo, pasivo y muerto) Secretaria General pertinente con las respectivas firmas de responsabilidad. Archivar el registro original de archivo de documentos (activo, pasivo y Secretaria General muerto) y entregar una copia al responsable del departamento. PUNTO DE CONTROL Registro de Archivo
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A3.17 PROMOCIN DE SALUD Y CALIDAD DE VIDA. Objetivo: Brindar una atencin mdica rpida al estudiante afecto de alteraciones en su estado de salud general. ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir al estudiante: Se inicia con la recepcin de la identificacin del Dispensario Mdico estudiante, que indica su condicin legal acadmica. Estudiantil.
Elaborar una Historia Clnica.: Se procede a receptar datos de Dispensario Mdico identificacin, antecedentes personales y familiares y signos vitales. Estudiantil.
Entrevista Mdica Sintomtica al paciente: Una vez identificado el Dispensario Mdico usuario, se inicia la anamnesis, en la que se descripcin cronolgica de Estudiantil. signos y sntomas del problema de salud actual. Evaluacin Fsica del usuario: Previa una breve explicacin de la Dispensario evaluacin fsica a realizarse, se procede a analizar semiolgica y Estudiantil. semiotcnicamente al usuario, en busca de alteraciones. Registro del problema de salud en hoja de evolucin: Por medio del sistema SOAP, se detallar lo encontrado durante la consulta mdica, tanto en la anamnesis como en el examen fsico. Dispensario Estudiantil. Mdico Mdico Mdico
Anlisis del caso clnico: Se realiza un anlisis clnico, y se pueden Dispensario presentar los siguientes resultados: necesidad de remitir a un Estudiantil. especialista, se le deben realizar exmenes complementarios, se puede prescripcin de medicamentos o se remite con urgencia a centros de mayor complejidad. Emisin de tratamiento Mdico especfico: De ser el caso en el que se Dispensario trate de una enfermedad leve que puede ser manejada se prescribe los Estudiantil. medicamentos a ser administrados, entregando la respectiva receta
Mdico
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel mdica. Formulacin de solicitudes de exmenes mdicos especficos: Si el Dispensario anlisis clnico del problema de salud no es emergente y requiere Estudiantil. estudios complementarios, se formula el pedido de exmenes necesarios. Mdico
Remitir a un especialista: Si el resultado es remitir al paciente, se llena el Dispensario Mdico

formulario de interconsulta informando el diagnstico.
Estudiantil.
Transferencia a Unidades de salud de mayor complejidad: Si el Dispensario Mdico problema de salud requiere de acciones inmediatas y procedimientos Estudiantil. complejos, se activa el plan de contingencia de salud emergente. Seguimiento con controles posteriores: Independiente del resultado del Dispensario Mdico anlisis clnico, el usuario acudir posteriormente a un control para Estudiantil. determinar la resolucin de su problema de salud. Registro de la actividad Mdica realizada, avalada con la firma del Dispensario Mdico paciente: Al terminar la consulta mdica el usuario deber registrar su Estudiantil. firma en el registro de actividades diarias, en donde se constata los procesos realizados durante la misma. Emisin de certificados Mdicos: Se pueden extender dos tipos de Dispensario Mdico certificados: de concurrencia para justificar la salida o interrupcin de Estudiantil. clases, y la de reposo absoluto con permiso para salir de la Institucin. Archivo de Historia Clnica: Se archiva la historia clnica con las nuevas Dispensario Mdico modificaciones que se realizaron. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Captulo Segundo de la Constitucin Poltica del Estado, referente a los derechos del Buen Vivir, seccin primera, Art. 13.Plan Nacional del Buen Vivir, objetivo 2. Estudiantil.
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A3.18 PROCEDIMIENTO DE EDUCACIN CONTINUA EN SALUD Objetivo: Fomentar y difundir medidas preventivas de salud a toda la comunidad estudiantil, para mejorar las condiciones de vida. ACTIVIDADES RESPONSABLES
Socializacin de servicios Mdicos ofertados: Se inicia con la Dispensario Mdico socializacin de los servicios que presta el departamento como beneficio Estudiantil. a los estudiantes. Difusin de Medidas Preventivas de salud Generales: Se procede a Dispensario Mdico exponer las medidas bsicas de higiene que representan un mbito de Estudiantil. gran importancia para mejorar las condiciones de salud estudiantil. Estadsticas mensuales de las consultas Mdicas realizadas: Al finalizar Dispensario Mdico cada mes se realiza un anlisis estadstico del estado de salud de la Estudiantil. comunidad estudiantil, por medio de estos datos seguir a los siguientes pasos identificacin de los problemas y bsqueda de soluciones. Determinacin de las patologas prevalentes: Se procede a la Dispensario identificacin de las patologas ms relevantes que causan un porcentaje Estudiantil. alto de concurrencia mdica. Definir acciones en base a datos epidemiolgicos obtenidos: Una vez Dispensario identificados los problemas de salud se deben plantear las soluciones a Estudiantil. corto y largo plazo, con la finalidad de disminuir los ndices de ciertas afecciones. Planificacin de conferencias por facultades: Dentro de la formacin Dispensario acadmica de los estudiantes se conectan las medidas necesarias para Estudiantil. cumplir con los lineamientos en mejora de la salud. Convenio con Instituciones Afines: De ser el caso en el que se trate de Dispensario Mdico
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Mdico
Mdico
Mdico
[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel una patologa que manejen instituciones relacionadas, se procede a Estudiantil. convenir su participacin activa en los procesos de educacin como: APROFE, CONSEP, CRUZ ROJA. Conferencia de Primeros Auxilios: El rea de desenvolvimiento de los Dispensario estudiantes hace necesario la participacin anticipada y emergente, es Estudiantil. por ello que se difundirn medidas bsicas de primeros auxilios. Campaa de Desparasitacin: Se desarrollarn campaas de prevencin Dispensario Mdico y tratamiento antiparasitario como parte del cuidado general a los Estudiantil. estudiantes. Conferencias sobre educacin sexual y reproductiva: Si el problema de Dispensario Mdico salud requiere de acciones especficas por determinados organismos, Estudiantil. como APROFE para exposiciones inherentes a su finalidad. Evaluacin de resultados obtenidos: Luego de aplicadas las medidas que Dispensario Mdico enfocan la educacin en salud, se requiere evaluar los resultados Estudiantil. obtenidos. Elaboracin de un Diagnstico de Salud Estudiantil: Al termin de la Dispensario Mdico planificacin y ejecucin de las actividades de educacin en salud se Estudiantil. requiere realizar un informe con todos los lineamientos determinando un diagnstico general de la salud estudiantil. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Captulo Segundo de la Constitucin Poltica del Estado, referente a los derechos del Buen Vivir, seccin primera, Art. 13.Plan Nacional del Buen Vivir, objetivo 2. Mdico
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A3.19 PROCEDIMIENTO DE EDUCACIN CONTINUA EN SALUD
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B. PROCESO PRINCIPAL: GESTIN DE LA INFORMACIN B1. ATENCIN E INFORMACIN AL PBLICO B.1.1 MEDICIN DE ATENCIN AL CLIENTE Objetivo: Satisfacer a la comunidad educativa mediante el servicio brindado ACTIVIDADES Dar la bienvenida a travs de un cordial saludo RESPONSABLES Guardia de seguridad
Tomar y registrar los datos del visitante (cliente interno y externo), Guardia de seguridad solicitando una credencial que acredite la veracidad del cliente Entregar una credencial de visitante y guiar hacia el departamento Guardia de seguridad solicitado Dar la bienvenida a travs de un cordial saludo y brindar toda la Departamentos informacin general requerida por el cliente interno y externo Asegurar que el cliente interno o externo (visitante) haya sido atendido Guardia de seguridad en el departamento solicitado, mediante el llenado de una encuesta de Satisfaccin al cliente Devolver la credencial al visitante Recolectar las encuestas del buzn de sugerencias y tabular las mismas Guardia de seguridad Asistente Administrativa
Bibliotecaria Entregar a Rectorado un reporte mensual(un da luego de culminar el Asistente Administrativa
mes) de la tabulacin de las encuestas de satisfaccin al cliente para el Bibliotecaria anlisis y aprobacin respectivo Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con el Asistente indicador respectivo (tres das luego de culminar el mes) INDICADOR Satisfaccin del cliente\Atencin Brindada
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Administrativa
Bibliotecaria
[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel PUNTO DE CONTROL Encuestas de Satisfaccin al Cliente
B2. GESTIN DE INSTITUCIONALES
LAS
RELACIONES
COMUNICACIONES
B.2.1 CONFORMACIN DE ESCUELA PARA PADRES Objetivo: Proporcionar herramientas para el adecuado desenvolvimiento dentro del ncleo familiar ACTIVIDADES Elaborar una circular citando a padres de familia Explicar la funcin e importancia de la escuela para padres Inscribir a los que desean vincularse a la escuela de padres Anotar los datos personales de cada padre que integra la organizacin Elaborar el Cronograma de actividades de Escuela para Padres RESPONSABLES DOBE DOBE DOBE DOBE DOBE Padre de Familia Firmar el acta de compromiso Padres de familia e
integrantes Asistir puntalmente a los talleres y actividades Padres de familia e
integrantes PUNTO DE CONTROL Cronograma de Actividades de Escuela para Padres
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B.2.2 ASISTENCIA DE PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO A TALLERES DE CAPACITACIN Objetivo: Establecer relaciones institucionales fortaleciendo la capacitacin del personal ACTIVIDADES RESPONSABLES
Recibir publicaciones, anuncios, invitaciones, email sobre talleres de Secretaria General capacitacin Registrar en el formato de publicaciones, anuncios, invitaciones, email Secretaria General recibidos sobre talleres de capacitacin y dar seguimiento de los mismos Seleccionar al personal docente, administrativo y de servicio para que asistan a la capacitacin de acuerdo a la temtica Rectorado Vicerrectorado acadmico Recursos Humanos Informar por escrito al personal docente, administrativo y de servicio Rectorado seleccionados Vicerrectorado acadmico Recursos Humanos Asistir al taller de capacitacin Personal administrativo servicio Presentar un informe escrito sobre la capacitacin recibida y entregar al Personal Dpto. de Evaluacin administrativo servicio Socializar la temtica recibida en el seminario a todo el personal Personal docente, administrativo y de servicio cuando lo amerite administrativo docente, y de docente, y de docente, y de
servicio capacitado Recursos Humanos

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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel (Logstica)
Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con el Recursos Humanos indicador respectivo (tres das luego de culminar el mes) Secretaria General
INDICADOR Nmero capacitaciones recibidas mensualmente \ Nmero invitaciones, email sobre talleres de capacitacin mensual de publicaciones, anuncios,
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B.2.3 ARCHIVO DOCUMENTAL DE RELACIONES Y COMUNICACIONES CON INSTITUCIONES, ORGANISMOS Y PERSONAS Objetivo: Apoyar a la gestin administrativa a lo que refiere a las relaciones con otras instituciones ACTIVIDADES Recibir publicaciones, anuncios, invitaciones, emails de RESPONSABLES otras Secretaria General
instituciones, organismos o personas en general Registrar en el formato de publicaciones, anuncios, invitaciones, email Secretaria General recibidos y dar seguimiento de los mismos Entregar a Rectorado para seleccionar al personal docente, Secretaria General
administrativo, de servicio y estudiantes que asistan de acuerdo al Rectorado evento Gestionar y distribuir una copia a los responsables a participar en el Secretaria General mencionado evento Asistir al evento Personal designado
Presentar un informe escrito sobre el evento asistido y entregar a Personal designado Rectorado Analizar y receptar el informe escrito del evento asistido y entregar a Rectorado Secretaria General para el archivo correspondiente y posibles convenios cuando lo amerite Presentar al Dpto. de Evaluacin un informe estadstico mensual con el Secretaria General indicador respectivo (tres das luego de culminar el mes) INDICADOR Nmero de publicaciones, anuncios, invitaciones, emails asistidas mensualmente \ Nmero de
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel publicaciones, anuncios, invitaciones, email recibidas mensualmente
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por: NOMBRE: ING. GRISELDA NEZ CARGO: RECTORADO FECHA:22/05/2012
.......................................... NOMBRE: ING.SONIA BARRENO, GALO ROBAYO CARGO: DPTO. EVALUACIN FECHA:22/05/2012
......................................... NOMBRE: ING. GRISELDA NEZ CARGO: RECTORADO FECHA:22/05/2012
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[COLEGIO MENOR INDOAMRICA] A otro Nivel COLEGIO MENOR INDOAMRICA PROYECTO EDUCATIVO REA DE PROCESOS DESCRIPTOR N.1 1.

Ing. Griselda Nez

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