Dispositivos de Control Concurrente en Obras Por Ad

INSTITUTO DE INGENIERIA SOCIAL
DISPOSITIVOS DE CONTROL CONCURRENTE EN LA EJECUCIN DE OBRAS PBLICAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA Y CONVENIOS POR ENCARGO
AUTORES: Ing. Miguel Ysaac Cspedes Bravo Ing. Jos Santos Ojeda Meztas
SETIEMBRE 2007
INSTITUTO DE INGENIERIA SOCIAL INGESOC Calle Parque San Martn N 396 Pueblo Libre Telfonos: 373-4084 9290 4556 www. ingesoc.org ong_ingesoc@yahoo.es
CONTENIDO
INTRODUCCIN CAPITULO I: I.1 I.2 I.3 I.4 I.5 CAPITULO II: II.1 II.2 II.3 CAPITULO III PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA PROBLEMA PRINCIPAL PROBLEMA DERIVADO PREGUNTAS DE INVESTIGACIN OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN FUNDAMENTO TERICO Y DEFINICIONES DE CONCEPTOS UTILIZADOS MARCO LEGAL DE LA EJECUCIN DE OBRAS PBLICAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA MARCO LEGAL DEL CONTROL DE OBRAS PBLICAS DEFINICIONES DE CONCEPTOS UTILIZADOS EXPERIENCIAS DE EJECUCIN DE OBRAS PBLICAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA EN ALGUNAS ENTIDADES DEL PER DEFICIENCIAS EN LA EJECUCIN DE PBLICAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA OBRAS 9-16 4-5 6-8
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CAPITULO IV:
2022 2335
CAPITULO V:
DISPOSITIVOS DE CONTROL CONCURRENTE, PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LOS GOBIERNOS REGIONALES Y LOCALES EN EL PROCESO DE DESENTRALIZACIN CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA
CAPITULO VI:
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INTRODUCCIN
En la ejecucin de proyectos de inversin, y ms especficamente en el rubro de ejecucin, rehabilitacin, reconstruccin, mejoramiento y mantenimiento de obras pblicas, se comprometen considerables sumas de dinero del Presupuesto de la Repblica; y buena parte de la ejecucin de estos proyectos, se realizan bajo la modalidad de Administracin Directa, venida a menos al no estar exentas de diversos actos de negligencia y corrupcin, a pesar de la existencia de la Contralora General de la Repblica encargado combatir estos actos, a travs de los rganos de Control Institucional. Estos rganos de Control operan a nivel nacional, realizando diversas Acciones de Control a entidades del Estado y por ende a sus funcionarios y servidores pblicos cuyas gestiones se rigen bajo el concepto de la respondabilidad, que significa la capacidad de justificar los actos o acciones realizadas durante su gestin, de tal forma que no haya duda de que fueron correctos o apropiados. A pesar, de lo sealado precedentemente, la frecuente realidad de los resultados de la ejecucin de las obras por Administracin Directa, no son alentadores, por lo que resulta necesario que la Gestin de estas Obras Pblicas sea realizada en forma ms rigurosa,
oportuna y con sistemas de informacin y de control actualizados que permita detectar las negligencias y fraudes bajo las antiguas y nuevas modalidades con que se vienen operando; situacin que evitar que se tome como excusa que aliente a la Cmara Peruana de la Construccin CAPECO, a reiterar su frrea oposicin a la ejecucin de obras por Administracin Directa. En este sentido, la elaboracin del expediente tcnico, ejecucin, control y liquidacin de un proyecto de obra pblica, que son etapas de la ejecucin de un proyecto, comprendidas en la Fase de Inversin del Ciclo del Proyecto, considerado por el Sistema de Inversin Pblica (SNIP), revisten una significativa importancia dentro del proceso entre la concepcin y elaboracin de un proyecto, hasta su materializacin en el terreno, para convertirlo en un bien que realmente preste o contribuya a mejorar un servicio en provecho de la colectividad y que favorezca al xito de un programa dentro de las metas de la Gestin Institucional. La presente investigacin, desarrolla un anlisis de la situacin de las obras ejecutadas en el mbito del Gobierno Central, Regional y Local, tomando selectivamente como muestra algunos resultados conseguidos en la ejecucin bajo la modalidad de Administracin Directa durante la gestin 2003-2006, cuyos resultados demostrarn la necesidad de mejorar la Accin de Control Concurrente, proponiendo finalmente los mecanismos que permitan efectuar una supervisin directa eficiente, en la elaboracin del expediente tcnico, ejecucin, control y liquidacin de un proyecto que constituyan el programa de obras pblicas en la modalidad de Administracin Directa, utilizando los medios adecuados nos permitirn mejorar la capacidad de gestin y la optimizacin del empleo de los recursos destinados a dicho programa, haciendo ms fcil su monitoreo y evaluacin ex post, a travs lineamientos para un proyecto de directiva, con el nfasis del control en diversos aspectos de la etapa de inversin, segn nos ensea la experiencia. Los mecanismos que se proponen, ser la implementacin de controles en la elaboracin del expediente tcnico, en los procesos para la adquisicin de bienes e insumos y contratacin de servicios, en la ejecucin, supervisin y control de la obra, mediante la evaluacin de la Consistencia Tcnica Econmica y la propuesta de algn sistema virtual de informacin, con el propsito de establecer un mejor orden Tcnico Administrativo, que coadyuvarn en el fortalecimiento institucional mediante un desarrollo eficaz de la Gestin de la Institucin en el desarrollo Local, Regional y Nacional en el marco del Proceso de la Descentralizacin del pas.
CAPITULO I: PLANTEAMIENTO PROBLEMA

I.1 PROBLEMA PRINCIPAL
FORMULACION
DEL
En la actualidad muchas Entidades del Estado, como Unidades Ejecutoras, Gobiernos Regionales o Gobiernos Locales a nivel nacional, siguen ejecutando obras bajo la modalidad de Administracin Directa, mostrando resultados que no solo reflejan deficiencias, omisiones o errores significativos en la elaboracin del expediente tcnico, sino que tambin evidencian irregularidades en su ejecucin, denotndose incumplimientos de la normatividad vigente, que originan responsabilidades de carcter administrativo, civil o penal del personal involucrado. Al respecto, las acciones que realizan los rganos de Control, se encuentran con serias dificultades o limitaciones en la recopilacin de pruebas selectivas de Control Interno durante el proceso de Programacin y Ejecucin de la Auditoria Operativa de Obras Pblicas por Administracin Directa y por ende la Gestin de Obras Pblicas, para presentar las justificaciones o para la implementacin de las recomendaciones que plantea algunas veces el rgano de Control; toda vez que el procedimiento de la elaboracin y ejecucin del proyecto o programa no se cien a un mecanismo analtico de control concurrente de estricto cumplimiento y fcil dominio del
Residente y Administrador de Obra, anlogamente de aplicacin y evaluacin de la instancia que ejecuta, supervisa y administra la ejecucin de obras pblicas coherentes con el gasto; ya que los resultados de la experiencia en las Acciones de Control realizadas, arrojan un mayor nmero de deficiencias que en la mayor parte de los casos originan responsabilidades de carcter civil o penal del personal y/o funcionarios involucrados.
I.2
PROBLEMA DERIVADO
La falta de mecanismos apropiados de Control Interno Concurrente o Simultneo en la Gestin de Obras Pblicas, esta originando que cada da se presenten mayores dificultades para detectar las negligencias, fraudes y/o actos de corrupcin, debido a que en el transcurso del tiempo los funcionarios corruptos perfeccionan su actuar, para tratar de encubrir sus actos ilcitos y apropiacin de los bienes del Estado, ocasionando que los resultados obtenidos a travs de los exmenes de auditoria no revelen en forma real el desempeo de estos malos funcionarios o servidores del Estado, por tanto es necesario desarrollar nuevos planteamientos que permitan combatir este grave problema.
I.3
PREGUNTAS DE INVESTIGACIN Las preguntas que se plantean en torno a la investigacin son: Qu problemas se advierten durante la elaboracin del Expediente Tcnico? Qu problemas son comunes durante la ejecucin de la obra por Administracin Directa? Qu problemas identificados en la Gestin de la Entidad no permiten ejercer un eficiente Control Interno Concurrente o Simultneo? Qu Pruebas Selectivas a realizarse durante el proceso de Control Concurrente en la Ejecucin de Obras Pblicas por Administracin Directa, podran aplicarse como un medio de prevencin para reducir los casos de negligencias, fraudes y actos de corrupcin? El ejercicio de los valores y prcticas ticas en los funcionarios y trabajadores pblicos contribuirn a un desempeo eficiente en el manejo de los fondos destinados a la inversin pblica? La deteccin de negligencias, fraudes y actos de corrupcin permitir que el Estado recupere gran parte del dinero obtenido ilcitamente por los corruptos, durante la ejecucin de las Obras Viales?
La difusin de la deteccin de negligencias, fraudes y actos de corrupcin, a travs de un sistema virtual de informacin, contribuir a evitar riesgos en la contratacin de funcionarios con malos antecedentes? I.4 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS GENERAL El objetivo General es:
Presentar una propuesta para implementacin de los Gobiernos Regionales y
Locales, a fin de mejorar el Control Interno Concurrente o Simultneo en la ejecucin de Obras Pblicas bajo la modalidad de Administracin Directa, a travs de la aplicacin de mecanismos que permitan corregir las desviaciones en la elaboracin del Expediente Tcnico con respecto a las condiciones reales de su ejecucin, para cautelar que los gastos sean coherentes con respecto al avance fsico de obra de acuerdo a las especificaciones tcnicas y detectar un mayor nmero de situaciones de fraude y corrupcin, que contribuya al fortalecimiento institucional de los Gobiernos Regionales y Locales, en el marco del Proceso de la Descentralizacin.
ESPECFICOS Los objetivos especficos son:
1.Analizar, la incidencia de la ejecucin de Obras por Administracin Directa en

relacin a la inversin en obras pblicas, en alguna Unidad Ejecutora adscrita al Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, y los resultados en el cumplimiento de los plazos e inversin final.
2.Proponer Directiva que contemple los Mecanismos de Control Interno a ser

incluidas en el proceso de Control Concurrente en Obras Pblicas por Administracin Directa, para obtener mejores resultados en los niveles de eficacia, eficiencia y economa, para alcanzar las metas y objetivos propuestos.
3.Dar a conocer la normatividad que dispone el Sistema Nacional de Control dado

por la Contralora General de la Repblica respecto a la aplicacin de pruebas de control interno preliminares en una Auditoria Operativa de Obras Pblicas por Administracin Directa.
4.Fortalecer los valores y la tica de los funcionarios y/o servidores pblicos para
mejorar su desempeo y fomentar el buen uso de los recursos del estado. As como formar conciencia en la poblacin respecto al dao que ocasiona el fraude y la corrupcin en el desarrollo y la gobernabilidad del pas. 5. Proponer que la difusin de la deteccin de negligencias, fraudes y actos de corrupcin, a travs de un sistema virtual de informacin, contribuye a evitar riesgos en la contratacin de funcionarios con malos antecedentes.
I.5
JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACION Las razones que motivaron esta investigacin radica en la necesidad de perfeccionar los mecanismos en la aplicacin de las Acciones de Control Concurrente a la ejecucin de Obras Pblicas bajo la modalidad de Administracin Directa, para corregir las desviaciones en la elaboracin del expediente tcnico con respecto a las condiciones reales de su ejecucin, para cautelar que los gastos sean coherentes con respecto al avance fsico de obra de acuerdo a las especificaciones tcnicas y evitar un mayor nmero de situaciones de negligencias, fraude y corrupcin que permitan que los recursos del estado destinados a la Inversin en Obras Pblicas sean realmente destinados a los fines planificados que son dotar a los pueblos del pas un gran aporte a su desarrollo y por ende a contribuir en elevar su nivel de vida.
CAPITULO II:
FUNDAMENTOS TERICOS Y DEFINICIONES DE CONCEPTOS UTILIZADOS
Hacemos referencia, que la Constitucin Poltica del Per del ao 1979 y 1993, en los artculos 146 y 76 respectivamente, ponen nfasis en la ejecucin de obras del Estado por Licitacin Pblica, tercerizando y facilitando el crecimiento econmico del sector privado; no obstante intentaremos explicar el soporte jurdico para la ejecucin de obras por Administracin Directa, presumiendo que el artculo 82 de la Constitucin Poltica del Per, establece que el control de la legalidad de la Ejecucin del Presupuesto del Estado, en las operaciones de la deuda pblica y los actos de las instituciones sujetas a control, se realiza a travs de la Contralora General de la Republica.
II.1 MARCO LEGAL DEL CONTROL DE OBRAS PBLICAS

1.COMENTARIOS SOBRE EL MARCO JURDICO DE LAS OBRAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA La Cmara Peruana de la Construccin CAPECO: Este grupo de lderes del sector de la construccin, representantes de las empresas ms
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representativas del medio, en el afn de proteger sus intereses econmicos, bajo la Presidencia de Ramn Ponce de Len en 1979 CAPECO present una propuesta a la Asamblea Constituyente, incorporando en el texto de la Carta Poltica el principio de la obligatoriedad de la Licitacin Pblica1. Es por ello, bajo esa intencin es que la Constitucin para la Repblica del Per del 12 de Julio de 1979, seala lo siguiente: Artculo 143 La contratacin con fondos pblicos de obras y suministros as como la adquisicin o enajenacin de bienes se efectan obligatoriamente por licitacin pblica. Hay concurso pblico para la contratacin de servicios y proyectos cuya importancia y monto seala la ley de presupuesto. La ley establece el procedimiento, las excepciones y responsabilidades. Se vuelve a repetir en la Constitucin Poltica del Per de 1993, en el Artculo 76 Las obras y la adquisicin de suministros con utilizacin de fondos o recursos pblicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitacin pblica, as como tambin la adquisicin o la enajenacin de bienes. La contratacin de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto seala la Ley de Presupuesto se hace por concurso pblico. La ley establece el procedimiento, las excepciones y las respectivas responsabilidades. No obstante la Constitucin Poltica del Per de 1979 en el Artculo 146 seala que La Contraloria General, como organismo autnomo y central del Sistema Nacional de Control, supervigila la ejecucin de los presupuestos del Sector Publico, de las operaciones de la deuda publica y de la gestin y utilizacin de bienes y recursos pblicos La ley establece la organizacin atribuciones y responsabilidades del Sistema Nacional de Control. En la Constitucin Poltica del Per de 1993, en el Artculo 82: Precepta que la Contralora General de la Repblica, goza de autonoma conforme a su Ley Orgnica, y tiene como atribucin supervisar la legalidad de la ejecucin del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pblica y de los actos de las instituciones sujetas a control. Bajo ese contexto, podemos entender porque la Constitucin no brinda claramente, un marco de legalidad la ejecucin de estas obras, aparentemente por los intereses del que se comento inicialmente, teniendo en cuenta que su ejecucin por administracin directa no representa una competencia desleal, puesto que la decisin de ejecutar obras por cualquier modalidad corresponde a la autonoma que gozan las Instituciones del Estado. Una salida a la legalidad, puede verse en el cambio que se le da al artculo 146, puesto que la CGR, tiene como atribucin supervisar la legalidad de la ejecucin del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pblica y de los actos de las instituciones sujetas a control; lo que a inferido a mi entender que la CGR, publique lo siguiente:
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Historia de CAPECO: www.capeco.org.pe INSTITUTO DE INGENIERIA SOCIAL INGESOC Calle Parque San Martn N 396 Pueblo Libre Telfonos: 373-4084 9290 4556 www. ingesoc.org ong_ingesoc@yahoo.es
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Resolucin de Contralora N 195-88-CG emitida el 18.JUL.88

Resolucin de Contraloria N 072-98-CG emitida el 26.JUN.0998 Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico para el rea de Obras Pblicas De acuerdo al numeral 21 Normas de Control Interno para el rea de Obras Pblicas de las Normas de Control Interno para el Sector Pblico, se indica que ...se orientan a promover la eficiencia en las actividades propias del proceso de contratacin, ejecucin, recepcin y liquidacin de obras, y control de las obras pblicas por administracin directa. En tal sentido, las citadas normas en lo pertinente podrn ser adecuadas a la ejecucin de obras por administracin directa para su aplicacin. La Ley N. 26268, promulgada por el Poder Ejecutivo el 30.DIC.93, Publicada en el Diario Oficial El Peruano el 31.DIC.93, estableca: SECCION II: EJECUCION PRESUPUESTARIA Artculo 9.- Para cambiar la modalidad de ejecucin de estudios y obras por contrata a la de administracin directa, se requiere del informe de las Oficinas de Presupuesto y Planificacin o de las que hagan sus veces previo a la aprobacin de la Resolucin del Titular del Pliego, y cumplir con los siguientes requisitos: a) Que se haya declarado desierta la Licitacin Pblica, Concurso Pblico de Precios o Concurso Pblico de Mritos; b) Que se disponga de la capacidad operativa necesaria y, en su caso, la ejecucin considere uso intensivo de mano de obra; c) Que la oportunidad y eficiencia de su ejecucin as lo exijan; d) Que el costo total resulte menor como mnimo diez por ciento (10%) al monto del presupuesto base, bajo responsabilidad tanto de los funcionarios que autorizan como de los que ejecutan; e) Que el plazo de ejecucin del proyecto no sea mayor de un ao; y, f) Que el valor de los estudios y obras no supere el mnimo de los montos establecidos para Concursos y Licitaciones Pblicas, respectivamente. En el caso de rescisin administrativa de contratos de estudios y de obras, adems de lo dispuesto en el Captulo 5.8 del RULCOP, deben cumplirse los requisitos a que refieren los Incisos b), c), d) y e) del presente Artculo. Por lo que se puede observar, esta Ley del ao 1993, permita la ejecucin de obras por administracin directa, siempre y cuando se cumplieron los requisitos sealados en la misma.
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El Artculo 82 de la Constitucin Poltica del Per: Precepta que la Contralora General de la Repblica, goza de autonoma conforme a su Ley Orgnica, y tiene como atribucin supervisar la legalidad de la ejecucin del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pblica y de los actos de las instituciones sujetas a control. Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica: Tiene como objeto propender al apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar, mediante la aplicacin de principios, sistemas y procedimientos tcnicos, la correcta, eficiente y transparente utilizacin y gestin de los recursos y bienes del Estado, el desarrollo honesto y probo de las funciones y actos de las autoridades, funcionarios y servidores pblicos, as como el cumplimiento de metas y resultados obtenidos por las instituciones sujetas a control, con la finalidad de contribuir y orientar el mejoramiento de sus actividades y servicios en beneficio de la Nacin. El artculo 6 Concepto, establece que el control gubernamental consiste en la supervisin, vigilancia y verificacin de los actos y resultados de la gestin pblica, en atencin al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economa en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, as como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de poltica y planes de accin, evaluando los sistemas de administracin, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a travs de la adopcin de acciones preventivas y correctivas pertinentes; El artculo 7 Control Interno, seala lo siguiente: El Control interno comprende las acciones de cautela previa, simultnea y de verificacin posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestin de sus recursos, bienes y operaciones se efecte correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultneo y posterior. El Control Interno previo y simultneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores pblicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organizacin y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen la polticas y mtodos de autorizacin, registro y evaluacin, seguridad y proteccin. El Control Interno posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, en funcin del cumplimiento de las disposiciones establecidas, as como por el rgano de Control Institucional segn sus planes y programas anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes del Estado, as como la
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gestin y ejecucin llevadas a cabo, en relacin con las metas trazadas y resultados obtenidos. El artculo 8 Control Externo, establece que se entiende por control externo el conjunto de polticas, normas, mtodos y procedimientos tcnicos que compete aplicar a la Contralora General de la Repblica u otro rgano del Sistema por encargo o designacin de sta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestin, la captacin y el uso de los recursos y bienes del Estado, el cual, y en concordancia con sus roles de supervisin y vigilancia, podr ser preventivo o simultneo, cuando se determine taxativamente por la Ley o por normativa expresa, sin que en ningn caso conlleve injerencia en los procesos de direccin y gerencia a cargo de la administracin de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda: El artculo 14 Regulacin del Control, establece que el ejercicio del control gubernamental se efecta bajo la autoridad normativa y funcional de la Contralora General, en su calidad de ente tcnico rector del Sistema Nacional de Control, la que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos tcnicos correspondientes a su proceso. 4.Reglamento de los rganos de Control Institucional: Aprobado por Resolucin de Contralora N 114-2003-CG modificado por Resoluciones de Contralora N 014 y 047-2004-CG, en su artculo 28 establece como funcin de los rganos de Control Institucional (OCI), entre otros, efectuar control preventivo sin carcter vinculante, al ms alto nivel de la entidad con el propsito de optimizar la supervisin y mejora de los procesos, prcticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinin que comprometa el ejercicio del control posterior que le corresponde. Los OCI, ejercen su funcin de control gubernamental con arreglo a lo establecido en la Ley, Reglamento y las disposiciones que emite la Contralora General para normar sus actividades, obligaciones y responsabilidades, en consecuencia, es potestad de los OCI organizarse y ejercer sus funciones con independencia tcnica y libre de influencias. Ninguna entidad o autoridad, servidor o funcionario pblico, ni terceros, pueden oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de control conforme al inciso c) del artculo 9 de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, que prev, como principio de control gubernamental, la Autonoma Funcional.
II.2 MARCO LEGAL DE LA EJECUCIN DE OBRAS PBLICAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA:

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RESOLUCIN DE CONTRALORA N 195-88-CG EMITIDA EL 18.JUL.88 ARTICULO 1.- Aprobar las siguientes normas que regulan la ejecucin de obras pblicas por administracin directa. 1. Las Entidades que programen la ejecucin de obras bajo esta modalidad, deben contar con la asignacin presupuestal correspondiente, el personal tcnico-administrativo y los equipos necesarios. por Administracin Directa, deben precisar la capacidad operativa que dispone la Entidad Ejecutora, a fin de asegurar el cumplimiento de las metas previstas. 3. Es requisito indispensable para la ejecucin de estas obras, contar con el Expediente Tcnico aprobado por el nivel competente, el mismo que comprender bsicamente lo siguiente: memoria descriptiva, especificaciones tcnicas, planos, metrados, presupuesto base con sus anlisis de costos y cronograma de adquisicin de materiales y de ejecucin de obra. En los casos que existan normas especficas referidas a la obra, se recavar el pronunciamiento del sector y/o Entidad que corresponda. 4. La Entidad debe demostrar que el costo total de la obra a ejecutarse por Administracin Directa, resulte igual o menor al presupuesto base deducida la utilidad, situacin que deber reflejarse en la liquidacin de la obra. En la etapa de construccin, la entidad dispondr de un Cuaderno de Obra debidamente foliado y legalizado, en el que se anotar la fecha de inicio y trmino de los trabajos, las modificaciones autorizadas, los avances mensuales, los controles diarios de ingreso y salida de materiales y personal, las horas de trabajo de los equipos, as como los problemas que vienen afectando el cumplimiento de los cronogramas establecidos y las constancias de su supervisin en la obra. La Entidad contar con una Unidad Orgnica responsable de cautelar la supervisin de las obras programadas. La Entidad designar al Ingeniero Residente responsable de la ejecucin de la obra, en aquellos casos cuyo costo total de la misma sea igual o mayor al monto previsto en la Ley anual del presupuesto para la contratacin mediante Concurso Pblico de Precios, o al Ingeniero Inspector, cuando se trate de obras cuyo costo total sea inferior a lo sealado precedentemente. El Ingeniero Residente y/o Inspector presentar mensualmente un Informe detallado al nivel correspondiente, sobre el avance fsico valorizado de la obra, precisando los aspectos limitantes y las recomendaciones para superarlos, debiendo la entidad disponer las medidas respectivas.
2.Los convenios que celebren las Entidades, para encargar la ejecucin de obras
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Durante la ejecucin de las obras se realizarn pruebas de control de calidad de los trabajos, materiales, as como el funcionamiento de las instalaciones conforme a las especificaciones tcnicas correspondientes. Los egresos que se efecten en esta obra, deben ser concordantes con el presupuesto analtico aprobado por la Entidad de acuerdo a la normatividad vigente, anotndose los gastos de jornales, materiales, equipos y otros, en Registros Auxiliares por cada obra que comprenda el Proyecto. Concluida la obra, la Entidad designar una comisin para que formule el acta de recepcin de los trabajos, y se encargue de la liquidacin tcnica y financiera; en un plazo de 30 das de suscrita la referida acta. La misma comisin revisar la memoria descriptiva elaborada por el Ingeniero Residente y/o Inspector de la obra, que servir de base para la tramitacin de la Declaratoria de Fbrica por parte de la Entidad, de ser el caso. Posteriormente a la liquidacin, se proceder a la entrega de la obra a la entidad respectiva o unidad orgnica especializada, la cual se encargar de su operacin y mantenimiento, asegurando el adecuado funcionamiento de las instalaciones.
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II.3 DEFINICIN DE CONCEPTOS UTILIZADOS

1.GESTIN La Gestin es el mecanismo fundamental para la integracin y operacin de todo esfuerzo organizado. Un proceso que se lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos precisos mediante el uso de recursos humanos y de otra naturaleza. 2.GESTION PBLICA Es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines, objetivos y metas, los que estn enmarcados por las polticas gubernamentales establecidas por el Poder Ejecutivo. 3.QUE COMPRENDE LA GESTIN Actividades organizacionales como: Establecimiento de metas. Evaluacin del cumplimiento de metas y desempeo institucional.
Adecuada operacin que garantice la supervivencia de la organizacin.

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4.-
ELEMENTOS ESENCIALES DE GESTIN Establecimiento de objetivos y metas Planeacin y Organizacin. Control Supervisin Informes y Evaluacin
5.-
OBRA PBLICA Se denomina obra pblica a la construccin o trabajo que requiere direccin tcnica en la utilizacin de mano de obra, materiales y equipos, e incluye todos los elementos o alguno de ellos, que efecten en forma directa o indirecta una entidad del Estado, con la finalidad de servir al pblico.2 Obra3: Construccin, reconstruccin, remodelacin, demolicin, renovacin y habilitacin de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren direccin tcnica, expediente tcnico, mano de obra, materiales y/o equipos.
6.-
MODALIDADES POR EL TIPO DE EJECUCIN FSICA EN OBRAS PBLICAS Existen las Obras por Contrata, las cuales provienen del proceso de Licitacin que convoca una entidad, para la ejecucin de una obra por un tercero y las Obras por Administracin Directa, las cuales ejecuta la propia Entidad con la asignacin presupuestal correspondiente, el personal tcnico-administrativo y los equipos necesarios; o va Convenio por Encargo.
7.-
MODALIDADES POR EL TIPO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DE LAS ACTIVIDADES, PROYECTOS Y COMPONENTES:
RESOLUCIN DE CONTRALORA N 072-98-CG EMITIDA EL 26.JUN.0998 NORMAS TCNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO AREA DE OBRAS PBLICAS De acuerdo al numeral 21 Normas de Control Interno para el rea de Obras Pblicas de las Normas de Control Interno para el Sector Pblico, se indica que ...se orientan a promover la eficiencia en las actividades propias del proceso de contratacin, ejecucin, recepcin y liquidacin de obras, y control de las obras pblicas por administracin directa. En tal sentido, las citadas normas en lo pertinente podrn ser adecuadas a la ejecucin de obras por administracin directa para su aplicacin. En el numeral 600 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE OBRAS PBLICAS, se encuentra la definicin de Obra Pblica.
Anexo I Anexo de Definiciones: Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo N 084-2004-PCM.
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La Ley N 27209 Ley de Gestin Presupuestaria del Estado publicada el 03.DIC.99, en su Artculo 53 seala lo siguiente: La Ejecucin Presupuestaria de las Actividades y Proyectos, as como de sus respectivos Componentes, se sujetan a los siguientes tipos: a) Ejecucin Presupuestaria Directa: Se produce cuando el Pliego con su personal e infraestructura es el ejecutor presupuestal y financiero de las Actividades y Proyectos, as como de sus respectivos Componentes. b) Ejecucin Presupuestaria Indirecta: Se produce cuando la ejecucin fsica y/o financiera de las Actividades y Proyectos, as como de sus respectivos Componentes, es realizada por una Entidad distinta al Pliego; sea por efecto de un contrato celebrado con una Entidad Privada a ttulo oneroso, o, con una Entidad Pblica, sea a ttulo oneroso o gratuito. Cuando se trate del tipo de ejecucin presupuestaria, que se celebre entre entidades del Sector Pblico a ttulo gratuito, resulta eficaz la suscripcin de Convenios. 8.DEFINICIONES DE PROYECTOS Y ACTIVIDADES: Segn el Clasificador de Gastos Pblicos para el Ao Fiscal 2006, define lo siguiente: GASTOS DE INVERSIN: Gastos destinados a proyectos que comprenden el estudio (prefactibilidad, factibilidad y definitivos) y ejecucin de obras, incluyendo la contratacin de los servicios necesarios, as como la adquisicin de inmuebles, equipos, vehculos y materiales para la realizacin de los mismos. Asimismo, incluye los gastos que correspondan a proyectos cuyo resultado implicar la mejora en la productividad, a travs del cambio o la variacin sustancial de procesos y tecnologas utilizadas por la Entidad. INVERSIN4.- Comprende la mejoramiento y construccin. ejecucin de obras de rehabilitacin,
GASTOS CORRIENTES: Se clasifican en esta categora todos los gastos destinados al mantenimiento u operacin de los servicios que presta el Estado. Comprende3 las obras de conservacin vial, es la etapa destinada a la preservacin del patrimonio vial y que es esencial para el seguimiento y monitoreo permanente del comportamiento operativo de los caminos.
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Segn el Manual para la Conservacin de Caminos de Bajo Volumen de Trnsito, publicado en la Pgina www.proviasdes.gob.pe, en el Tomo I. Normas Conceptuales y Normas de cantidad, 1.1 El Marco General de la Gestin Vial,
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Por otro lado, la Directiva N 013-2006-EF/76.01 Directiva para la Programacin y Formulacin del Presupuesto de los Pliegos del Gobierno Nacional para el Ao Fiscal 2007, aprobado mediante Resolucin Directoral N 030-2006-EF-76.01, define lo siguiente: ARTCULO 20: LA ACTIVIDAD: Rene acciones presupuestarias que concurren en la operatividad y mantenimiento de los servicios pblicos o administrativos existentes. Representa la produccin de los bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones dentro de los procesos y tecnologas acostumbrados. Es permanente y continua en el tiempo. Responde a objetivos que pueden ser medidos cuantitativamente a travs de sus Componentes y Metas. cualitativa o
Incluye las acciones de operacin y mantenimiento que surgen como resultado de la culminacin de los proyectos de inversin.
EL PROYECTO: Toda intervencin limitada en el tiempo que utiliza total o parcialmente fondos pblicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar, modernizar o recuperar la capacidad productora de bienes o servicios pblicos, implicando la variacin sustancial o el cambio de procesos y/o tecnologa utilizada por la entidad, cuyos beneficios se generen durante la vida til del proyecto y stos sean independientes de los de otros proyectos. Responde a intervenciones que pueden ser medidas financieramente, a travs de sus Componentes y Metas. fsica y
No se puede considerar gastos de carcter permanente dentro de un Proyecto. Luego de su culminacin, puede dar origen a una actividad.
ARTCULO 12.- Criterios para Racionalizar Gastos: V. En Proyectos de Inversin: Previa a la consideracin de nuevos proyectos de inversin, se deben garantizar los gastos de operacin y mantenimiento de los proyectos culminados (los cuales forman parte del gasto corriente). Estas definiciones, permiten diferenciar el concepto, entre los Trabajos de Mantenimiento y Obras; toda vez que la finalidad del primero, sea para que la infraestructura conserve su condicin adecuada de operacin, en
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consecuencia el mantenimiento no incrementa el VALOR ORIGINAL de la infraestructura pblica. 9.DEFINICIONES DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO EN CAMINOS: TRABAJOS DE MANTENIMIENTO RUTINARIO: Es el conjunto de actividades que se ejecutan dentro del Presupuesto Anual para conservar la carretera, el sistema de drenaje, rea lateral, la sealizacin y las obras de arte en general. Estos trabajos tienen el carcter de preventivo y se ejecutan, segn sea el caso en diversa magnitud (limitada e ilimitada), durante todo el ao para conservar la adecuada transitabilidad, y evitar el deterioro prematuro del camino, de acuerdo a una programacin elaborada en funcin a prioridades, estacionalidad y caractersticas del camino. TRABAJOS DE MANTENIMIENTO PERIDICO: Se refiere a los trabajos de Conservacin Peridica conformada por la actividad programable cada cierto periodo de aos, tendiente a recuperar la condicin original de la superficie del camino. Comprende la reposicin a profundidad total, reconformacin a todo el ancho y largo del afirmado mediante el escarificado con cuchilla, perfilado y recompactacin, a los efectos de conseguir la restauracin requerida del afirmado, reducir la rugosidad y el proceso del deterioro y mejorar el drenaje superficial (bombeo). TRABAJOS DE MANTENIMIENTO PUNTUAL5: Es un trabajo de construccin aislado necesario para cubrir una necesidad de conservacin resultante para corregir una omisin funcional o estructural del camino o para eliminar un riesgo previsible o para recuperar la obra existente daada total o parcialmente. Requieren diseo o estudio especfico justificatorio, de la correspondiente asignacin presupuestal y del Expediente Tcnico. TRABAJOS DE MANTENIMIENTO POR EMERGENCIA: Es el conjunto de actividades que se ejecutan para recuperar la inmediata transitabilidad del camino afectado por varios sectores, por un evento extraordinario o de fuerza mayor. Estos trabajos no se enmarcan en la definicin de obra6, por cuanto toda obra que constituya un proyecto, una vez culminada, puede dar origen al
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Segn el Manual para la Conservacin de Caminos de Bajo Volumen de Trnsito, publicado en la Pgina www.proviasdes.gob.pe, en el Tomo I. Normas Conceptuales y Normas de cantidad, Numeral 1.8 Glosario de Trminos. Obra: Construccin, reconstruccin, remodelacin, demolicin, renovacin y habilitacin de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren direccin tcnica, expediente tcnico, mano de obra, materiales y/o equipos Reglamento de la Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo N 084-2004-PCM.
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mantenimiento, la cual es una actividad. En ese contexto, no se explica dar mantenimiento, por ejemplo a un material depositado en un botadero7. 10.- CONTROL: Se entiende por control los siguientes conceptos: Segn Chiavenato: "Una buena definicin de control administrativo dice que se trata de un proceso para garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas" 8 "Controlar: consiste en la verificacin para comprobar si todas las cosas ocurren de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones transmitidas y los principios establecidos. Su objetivo es localizar los puntos dbiles y los errores para rectificarlos y evitar su repeticin."9 Segn Stoner: "...el control es el proceso que usan los administradores para asegurarse de que las actividades reales corresponden a los planes, el control tambin se puede usar para evaluar la eficacia de la planeacin, organizacin y liderazgo" 10 Segn Poch: "La funcin administrativa del control es la medida y la correccin del desempeo de las actividades de las subordinadas para asegurar que los objetivos y planes de la empresa diseados para conseguirlos estn llevndose a cabo"11. El control consiste en una funcin de comprobacin, que cuando se aplica a la esfera administrativa de la empresa supone la presencia de humanos y materiales que acten en ordenar a calibrar el cuando de la eficiencia conseguidos en el desenvolvimiento del sistema jerrquico de los actos de direccin y gestin en relacin con objetivos y de los circuitos de informacin18. Segn Johnson, Kast y Rosenzweig: Desde una perspectiva sistmica se puede definir el control "como aquella funcin del sistema que proporciona en conformidad al plan, o en otras palabras, el sostenimiento de las variaciones de los objetivos dentro de lmites permitidos. El control se mantiene por medio de una red de informacin que sirve como medio de control.12
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12.- Posteriormente a la liquidacin, se proceder a la entrega de la obra a la Entidad respectiva o Unidad Orgnica especializada, la cual se encargara de su operacin y mantenimiento, asegurando el adecuado funcionamiento de las instalaciones. Artculo 1 Resolucin de Contralora N 195-88-CG.
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CHIAVENATO, Idalberto. Teora General de la Administracin. 3ra ed. Santa Fe de Bogot: Mc Graw- Hill, 1982. pag 199
STONER, James. Administracin. 5ta ed. Mxico: Hispanoamericana, 1998. pag 662 POCH, Ramn. Manual de control interno. 1ra ed.1992. Pg 31. JOHNSON, Richard A. Teora, Integracin y Administracin de Sistemas. 1ra ed. Mxico: Limusa, 1966. pag 73
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11.- EL CONTROL GUBERNAMENTAL: Consiste en la supervisin, vigilancia y verificacin de los actos y resultados de la gestin, en atencin al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economa en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, as como del cumplimiento de normas legales y de los lineamientos de poltica y planes de accin, evaluando los sistemas de administracin, gerencia y control con fines de su mejoramiento a travs de la adopcin de acciones preventivas y correctivas pertinentes13. En consecuencia, a fin de fortalecer el rol preventivo del control gubernamental, resulta necesario establecer las disposiciones, lineamientos y criterios destinados a regular el ejercicio del control interno por parte de los rganos de Control Institucional, con el propsito de contribuir a la mejora de la gestin de las entidades sujetas a control. 11.- OCI.- RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL equivalente al trmino rgano de Auditora Interna que refiere la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control, comprendiendo asimismo al rgano de Control Sectorial, Regional y Local, segn lo sealado en el artculo 5 del Reglamento de los rganos de Control Institucional. EL Jefe de OCI es el titular del rgano de Control Institucional 12.- ENTIDAD.- Se denomina a todas las entidades sujetas a control por el Sistema Nacional de Control (Sistema). 13.- TITULAR DE LA ENTIDAD O QUIN HAGA SUS VECES.- Es la mxima autoridad ejecutiva de la entidad. 14.- SERVIDOR O FUNCIONARIO PBLICO.- Est referido a todo aquel que independientemente del rgimen laboral en que se encuentra, mantiene vnculo laboral, contractual o relacin de cualquier naturaleza con alguna de las entidades y que en virtud de ello ejerce funciones en stas. 15.- CONTROL INTERNO 14.- Es un proceso continuo realizado por la direccin, gerencia y, el personal de la entidad; para proporcionar seguridad razonable, respecto a si estn logrndose los objetivos siguientes: a) Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y, la calidad en los servicios que debe brindar cada entidad pblica. b) Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
13 14
Resolucin de Contralora N 528-2005-CG publicado el 13.DIC. 2005 Ejercicio del Control Preventivo por los rganos de Control Institucional. Manual de Auditoria Gubernamental - MAGU Cap. V, tem 150, numeral 05
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c) Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas; y d) Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad. e) Promover una Cultura de Integridad, Transparencia y Rendicin de cuentas en la Funcin Pblica. 16.- PRESUPUESTO DE OBRA POR ADMINISTRACIN DIRECTA.- Documento que forma parte del Expediente Tcnico de Obras por Administracin Directa, en el que se consigna el valor de las obras y que contiene adems metrados de partidas, precios unitarios, anlisis de los mismos y de los gastos generales. A diferencia del Presupuesto de la Obra a licitar, este no contiene utilidades, y el I.G.V se encuentra incluido en los precios unitarios de los materiales e insumos. Asimismo, la experiencia sugiere elaborar este presupuesto, con los costos de operacin del equipo mecnico. Se denomina partida, a cada uno de los rubros o partes en que se divide convencionalmente una obra para fines de medicin, evaluacin y pago. Que elementos constituye el Presupuesto de Obra??? Hablar de los costos por depreciacin de los equipos utilizados en la ejecucin de la obra, presentados por el Residente de obra y revisados por la Sub Gerencia de Estudios. Estos costos sern calculados segn la cantidad de horas-maquina utilizadas en el mes y con los costos horarios de su depreciacin correspondiente 17.- PRESUPUESTO ANALTICO.- Documento que forma parte del Expediente Tcnico para Obras por Administracin Directa, en el que el Presupuesto de Obra, se agrupan segn las Partidas Especificas para la medicin, evaluacin y pago de acuerdo al Clasificador de Gastos de la Ley del Presupuesto del Sector Pblico del Ao Fiscal que corresponda. 18.- CONDUCTA TICA DE LOS FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PBLICOS: Toda entidad debe difundir, promover y dar seguimiento a la observancia de principios ticos que se constituyan en un slido fundamento de la conduccin moral y profesional de su personal. Cdigo de tica.
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CAPITULO III
EXPERIENCIAS DE EJECUCIN DE OBRAS PBLICAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA EN ALGUNAS ENTIDADES DEL PER
Bajo el contexto legal antes expuesto, presumimos que muchas entidades del Estado ejecutan Obras Pblicas bajo la modalidad de Administracin Directa, con razn a que las entidades disponen de la asignacin presupuestal correspondiente, el personal tcnicoadministrativo y los equipos necesarios. Al respecto, se ha tratado de recoger algunas experiencias en el mbito del Gobierno Central, Regional y Local de manera selectiva. GOBIERNO CENTRAL: En el caso del Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Departamental PROVAS DEPARTAMENTAL, entidad constituida mediante Decreto Supremo N 0362002-MTC, publicado el 01.AGO.2002, con autonoma tcnica, administrativa y financiera, el cual tiene a su cargo las actividades de preparacin, gestin, administracin y ejecucin de los proyectos de infraestructura departamental, que hasta JUL.06, estuvo adscrita al Ministerio de Transportes y Comunicaciones; se presentan la incidencia en la ejecucin de Obras por Administracin Directa y los resultados de la experiencia en la ejecucin de dichas obras, ya sea en proyectos de construccin, rehabilitacin, mejoramiento, reconstruccin y mantenimiento de obras de carretera, de la Red Vial Departamental y en algunos casos de la Red Vial Nacional, en el periodo comprendido entre AGO.2002 a JUL.2006. La incidencia en la ejecucin de Obras por Administracin Directa, alcanz aproximadamente el 53%, de las 83 obras de carreteras y aeropuertos que iniciaron o continuaron su ejecucin desde AGO.2002; que representa el 26.20% de la inversin total en dichas obras, que durante el periodo comprendido entre AGO.2002 a JUL.2006 ha sido de S/. 674 882, 910,19 Nuevos Soles. No se ha considerado los Convenios por Encargo, que tiene similar modalidad de ejecucin, que representa el 16.62% de la inversin total durante AGO.2002 a JUL.2006.
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La experiencia en la ejecucin de obras por esta modalidad, muestra los siguientes resultados: 326.91 Km. de Rehabilitacin y Mejoramiento de Carreteras y 1,484.73 m lineales de Puentes, Concluidos en la Red Vial Departamental. 234.52 Km. de Rehabilitacin y Mejoramiento de Carreteras y 873.35 m lineales de Puentes, en ejecucin en la Red Vial Departamental. No obstante, el rgano de Control Institucional, ha revelado indicios de negligencias y corrupcin, en muchas acciones de control a Obras por Administracin Directa, derivados en esencia a la falta del Control Concurrente por iniciativa de la Gestin, con el agravante, que institucionalmente, no haban previsto considerar dentro de la Organigrama de PROVIAS DEPARTAMENTAL, la Unidad Orgnica de Supervisin, encargada del Control Concurrente en Gestin. GOBIERNO REGIONAL: EL CASO DEL GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD: La incidencia en la ejecucin de Obras por Administracin Directa segn la Ejecucin de Proyectos de Inversin 2005, alcanz aproximadamente el 18% de las 68 obras de ampliaciones de centros de salud, mejoramiento del servicio hospitalario de emergencia, equipamiento mdico, instalacin del sistema de agua potable, carretera Pucar Calemar, construccin de la Ciudad Universitaria Huamachuco, etc. que iniciaron o continuaron su ejecucin en el ao 2005; que representa el 16.7% de la inversin total en dicho periodo, que ha sido de S/. 20 021, 508.81 Nuevos Soles. No se ha considerado los Estudios realizados por Administracin Directa. La incidencia en la ejecucin de Obras por Administracin Directa segn la Ejecucin de Proyectos de Inversin 2004, alcanz aproximadamente el 20% de las 56 obras de ampliaciones de centros de salud, mejoramiento del servicio hospitalario, equipamiento mdico, algunas aulas para la universidad nacional, etc. que iniciaron o continuaron su ejecucin en el ao 2004; que representa el 26.48% de la inversin total en dicho periodo, que ha sido de S/. 12 820, 218.00 Nuevos Soles. No se ha considerado los Estudios realizados por Administracin Directa. EL CASO DEL GOBIERNO REGIONAL SAN MARTN: La incidencia en la ejecucin de Obras por Administracin Directa segn Inversin en Obras del 31.ENE.2006 al 31.JUL.2006, alcanz aproximadamente el 62.50% de las 24 obras de mejoramiento del sistema de agua potable, defensas ribereas, equipamiento mdico, de electrificacin, recuperacin de aulas y inmobiliario educativo, mejoramiento de caminos vecinales, construccin de puente, mejoramiento de tramos de la carretera Vecinal Saposoa- El Dorado, etc.; que representa el 58.60% de la inversin total en dicho periodo, que ha sido de S/. 14 489, 266.13 Nuevos Soles. La incidencia en la ejecucin de Obras por Administracin Directa segn Inversin en Obras Ejecutadas y en Ejecucin del periodo 2004 al 2005, alcanz aproximadamente el 55.60% de las 27 obras de mejoramiento del sistema de agua potable y alcantarillado,
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defensas ribereas, recuperacin de aulas y inmobiliario educativo, mejoramiento de caminos vecinales, construccin de puente, etc.; que representa el 62.55% de la inversin total en dicho periodo, que ha sido de S/. 25 175, 892.38 Nuevos Soles. EL CASO DEL GOBIERNO REGIONAL PIURA: La incidencia en la ejecucin de Obras por Administracin Directa segn la Relacin de Proyectos del Programa de Inversin 2006 al mes de SET.2006, alcanz aproximadamente el 15.38% de las 26 obras de construccin de veredas, mejoramiento de caminos vecinales, etc.; que representa el 18.63% de la inversin ejecutada en dicho periodo, que ha sido de S/. 17 664, 051.00 Nuevos Soles. GOBIERNO LOCAL: EL CASO DE LA MUNICIPALIDAD DEPARTAMENTO DE TACNA: DISTRITAL EL ALTO ALIANZA DEL
La experiencia en la Municipalidad Distrital El Alto Alianza, evidencia una incidencia casi del 100% en la ejecucin de Obras por Administracin Directa. Segn el Estado Situacional Fsico Financiero de las Obras en el periodo de ejecucin 2005, ejecut un presupuesto en el orden del 71.08% del PIM, que ascenda al ao 2005 a S/. 3 569, 333.90 Nuevos Soles, ejecutndose aproximadamente el 92.00% de las 25 obras de construccin de parques, escalinatas de cerro, terminales terrestres, redes de alcantarillado, plazas, etc.
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CAPITULO IV
DEFICIENCIAS EN LA EJECUCIN DE OBRAS PBLICAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA
Como se ha mostrado en el captulo anterior, la ejecucin de obras bajo la modalidad de Administracin Directa, es una prctica inevitable en el mbito del Gobierno Central, a travs de instituciones adscritas a sta, asimismo en los Gobiernos Regionales y Locales, sin embargo la experiencia seala muchas veces el incumplimiento de las metas, fsicas y plazos de ejecucin, que provienen de deficiencias en la gerencia tcnico, como en la administracin de la obra y de la gestin de la misma Entidad.
1.
DEFICIENCIAS EN LA CONDUCCIN TCNICA:

Se distinguen las siguientes deficiencias:
a. EN LA ELABORACIN DEL EXPEDIENTE TCNICO:

El desconocimiento de las coordinaciones con diferentes instituciones (I.N.C, Servicio Pblicos de Agua, Desage, Energa Elctrica, Telefona, Cable, Gas, etc.) a fin de conseguir la disponibilidad del terreno, durante la elaboracin del estudio y/o antes de la ejecucin de la obra.
Dificultad en la utilizacin de un costo de operacin del Equipo Mecnico, ms coherente, con el rendimiento real del equipo, el cual se dispondr en la obra. El Ministerio de Transportes y Comunicaciones han transferido Equipos Mecnicos a muchos Gobiernos Regionales, en el proceso de la Descentralizacin, muchos de los cuales sobrepasan los 10 aos de antigedad, efecto que incide en el rendimiento del equipo, aspectos que deberan de tenerse en cuenta al formular los Costos de Operacin. Esta situacin se produce muchas veces porque no se tiene un buen inventario del Equipo Mecnico.
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Uso inadecuado de los Costos de Posesin, los cuales no cumplen su funcin durante el gasto en la ejecucin de la obra, puesto que son utilizados luego para realizar trabajos de repotenciacin o reparaciones en equipos inoperativos. En las estructuras de costos, no clasifican los gastos generales, para el caso de Obras menores, Obras medianas y Obras mayores. Estos gastos deben ser los mnimos necesarios y clasificados segn el grado de envergadura de la obra.
Deficiencia al utilizar las velocidades de transporte de vehculos, durante la elaboracin del Precio Unitario, los cuales muchas veces no son verificados in situ, a fin de obtener rendimientos coherentes. Los profesionales que interviene en la elaboracin del Expediente Tcnico, muchas veces no tienen pleno conocimiento de las condiciones reales del proceso de ejecucin de obra y del estado del equipo mecnico mnimo requerido.
Desconocimiento de los profesionales responsables de su elaboracin, ya que muchas veces no visan las pginas del Expediente Tcnico. Necesidad de Legislacin en ejecucin por Administracin Directa y trabajos de mantenimiento, donde adems se den las definiciones claras de manera concertada con el Ministerio de Economa y Finanzas, la Contadura Pblica y dems Instituciones Pblicas.
. b. EN EL PROCESO DE EJECUCIN DE LA OBRA:

Favoritismo en la seleccin de proveedores Falta de oportunidad en la provisin de Materiales e Insumos de mayor incidencia o aquello cuyo desabastecimiento pudiera generar ritmo lento o afectar el calendario de avance de obra. Contratacin excesiva de personal tcnico-administrativo. Que el personal tcnico operativo que trabaja en obra y que se reporta en las planillas de obra, no es el que realmente figura en el Expediente Tcnico.
Los equipos mecnicos requeridos en el expediente tcnico, con sus

caractersticas de rendimiento de su operatividad, realmente no es el que se dispone en la ejecucin de la obra. Se debe considerar que el precio de alquiler de equipo mecnico ser el precio de mercado en el caso excepcional de no disponer de algn equipo.
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Falta de control al verificar las reparaciones y servicios por el mantenimiento del equipo mecnico y determinar si se originaron por trabajos que realmente el equipo ejecut en la obra. Las compras de suministro para los equipos mecnicos tales como llantas, filtros, grasas, etc. no siempre son destinados a los equipos en la obra, Muchas veces los repuestos se registran como originales, sin embargo estos son usados o compatibles, sin embargo supuestamente se pagan por originales. Deficiente control del combustible requerido para la obra (especficamente para la maquinaria, y otros). Verificar si esta siendo realmente recepcionado por el almacn y utilizado en la obra. Deficiencia en el uso racional de los recursos y en el mantenimiento de los mismos. Los materiales muchas veces no se ajustan a las especificaciones tcnicas de sus caractersticas, estndares de calidad, existiendo la duda si realmente estn siendo utilizados en la obra. En el caso de tercerizacin de algunos servicios, muchas veces no se pueden verificar si realmente estos fueron debidamente realizados, segn contratos y requerimientos del expediente tcnico. No se cumplen con los instructivos para la formalidad del trmite de Presupuestos Adicionales, Ampliaciones de Plazo, Reconocimiento de Mayores Gastos Generales, por cuanto no se imparten los criterios bsicos para definir las modificaciones sustanciales del estudio de aquellas que no son sustanciales y su trmite correspondiente, as como para justificar ampliaciones de plazo, por afectar al calendario de obra, por paralizaciones, por ejecucin de adicionales o por ritmo lento, como para sustentar el reconocimiento de mayores gastos generales. El control de calidad, casi siempre se reporta de forma documentaria, generando suspicacias en la calidad de la obra. La falta de un lenguaje comn con el Administrador, en la proyeccin y control de los gastos acorde al avance de obra, no permite tener el control de los gastos ni conocer el ahorro de obra, generado por la diferencia del costo de un insumo con relacin a su precio unitario del Expediente Tcnico. No se considera la aprobacin de trabajos complementarios vinculados a la obra principal, ampliaciones de plazo, que fueron denegados por incumplimiento de la formalidad en su trmite, cuya razonabilidad debera ser
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evaluada en la etapa de liquidacin de la obra y ser aprobada de ser coherentes sus gastos y su necesidad.
Falta de definicin de la capacidad operativa, el caso de no contar con el total del equipo mnimo y se proceda al alquiler o prstamo, situacin que genera dificultades en el control del combustible. Se requiere determinar cual es el porcentaje de la capacidad operativa permitido, para proceder al alquiler o prstamo de equipos mecnicos. Falta de sinceramiento de los Costos Unitarios de las partidas del Valor Referencial o Presupuesto de Obra, con respecto a los Precios Unitarios de los gastos durante el proceso de ejecucin de la obra, los cuales provienen del resultado de un proceso de seleccin; mediante el uso de un Presupuesto de Obra, a fin de justificar los ahorros que se obtienen en obra, cuando los precios unitarios del valor referencial, resultasen mayores a los Precios Unitarios provenientes del proceso de seleccin. En la prctica, no consideran la aprobacin de los cambios en el Presupuesto Base o Valor Referencial, como consecuencia de la variacin de sus Costos Unitarios debido a proceso de seleccin, mediante la aprobacin de Presupuestos Complementarios por Partidas Nuevas, en lugar del Presupuesto Deductivo de partidas con Costos Unitarios, cuyos precios varan.
2.
DE LA OBRA:
EN EL PROCESO DE SUPERVISIN DE LA EJECUCIN Si bien es cierto para el caso de las Obras por Administracin Directa se considera que dichas obras debern contar con un Inspector de Obra, segn lo establece la Resolucin de Contralora N 195-88-CG del 8 de julio del 88, en quien debe recaer todas las verificaciones antes sealadas entre otras, en la prctica se observa deficiencias en su labor por diversos factores tales como: Su labor bsicamente se centra en aspectos tcnicos.
Desconocimiento del control de gastos, a travs de una evaluacin de la Consistencia Tcnico Econmica de los Gastos, acorde al avance de obra.
Su labor se compenetra con la gestin de los ejecutores y en la mayora de

casos termina coludido con los que originan los fraudes o actos de corrupcin a cambio de participar en los beneficios de dichos actos.
Su labor est subordinada a los Gerentes y estos ejercen influencia sobre
ellos, cuando tambin estn formando parte de los actos de corrupcin o porque no adoptaron las medidas correctivas oportunas y finalmente tratan de
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subsanar estos fraudes, bajo presin a los Inspectores de ser removidos de sus cargos.
No se establecen topes de gastos por inspeccin el cual debe ser del 3%

del Valor Referencial, luego de efectuar la liquidacin de los gastos. 3. DEFICIENCIAS EN EL MANEJO ADMINISTRATIVO Desconocimiento y falta de experiencia en el rubro de la construccin. La falta de un lenguaje comn con el Ingeniero Residente, en la proyeccin y control de los gastos acorde al avance de obra. Demoras en la Liquidacin Financiera de la obra, por no tener el sustento de los gastos clasificados y en orden. No se efecta coordinaciones con el Residente para efectuar controles de: o Reportes de asistencia diaria del personal en Obra y el consolidado mensual. o Realizar un control diario de los almacenes de Obra, verificando y actualizando los documentos de control de almacn. Falta de destreza y experiencia en el manejo y uso de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, para establecer el proceso de seleccin que corresponda, en el caso de conformar un Comit Especial Permanente.
Uso inadecuado de los materiales sobrantes y otros, los cuales con la depreciacin respectiva en liquidacin de obra, deben ser devueltos oficialmente al almacn autorizado por la Entidad, mediante los formatos NEAs (Notas de Entrada al Almacn Central de la Entidad). 4. DEFICIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y TECNICAS PROPIAS DE LA GESTIN EN LA ENTIDAD Desconocimiento y falta de experiencia en el rubro de la construccin. La falta de un lenguaje comn con el Ingeniero Residente, en la proyeccin y control de los gastos acorde al avance de obra. Incongruencia al establecer las funciones y responsabilidades en los Instructivos, directivas o normativas internas para la elaboracin del expediente tcnico, ejecucin, supervisin y control y liquidacin de obras por
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Administracin Directa, con respecto al Manual de Operaciones de la Entidad, situacin que no permite identificar responsabilidades administrativas.
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CAPITULO V
DISPOSITIVOS DE CONTROL CONCURRENTE, PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LOS GOBIERNOS REGIONALES Y LOCALES EN EL PROCESO DE DESENTRALIZACIN
El ejercicio de las auditorias que se realizan a las obras pblicas, que por lo general tiene un carcter integral, que abarca desde los estudios, diseos, financiamiento, contratacin, construccin, adquisicin, recepcin, liquidacin, operacin y mantenimiento; ha permitido detectar deficiencias que se deben corregir o procesos que se deben mejorar a travs de una actuacin ms oportuna de la gestin, por ello nos permitimos elevar una propuesta para mejorar el proceso de control que contribuya en forma ms eficiente a evitar o minimizar las negligencias, fraudes y actos de corrupcin de funcionarios que haciendo uso indebido de su cargo o funcin, actan ilcitamente en desmedro de los fondos pblicos. Al respecto, es importante sealar que gran parte del presupuesto del Estado est destinado a la ejecucin de obras pblicas, para contribuir al desarrollo del pas y adems por las exigencias de la poblacin que tiene la esperanza de mejorar su nivel de vida y desarrollo de su provincia o del lugar donde ejercen sus actividades productivas. Los aspectos que se plantean en esta parte del tema, consisten en proponer dispositivos de Control Concurrente para monitorear la ejecucin de Obras Pblicas por Administracin Directa, ejerciendo un control en la utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros con un manejo eficiente, efectivo, econmico y transparente de dichas obras, como son: Propuesta de Directiva que norma la Elaboracin del Expediente Tcnico, Ejecucin, Supervisin, Control y Liquidacin de Obras por Administracin Directa y Convenios por Encargo y Software para el Control Tcnico Econmico y Liquidacin de los Gastos de la obra culminada o paralizada. 1. PROPUESTA EXPEDIENTE DE DIRECTIVA QUE NORMA LA ELABORACIN DEL TCNICO, EJECUCIN, SUPERVISIN, CONTROL Y
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LIQUIDACIN DE OBRAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA Y CONVENIOS POR ENCARGO Este primer dispositivo de Control Concurrente, es una propuesta de Directiva denominada Normas para la elaboracin del Expediente Tcnico, Ejecucin, Supervisin, Control y Liquidacin de Obras por Administracin Directa, con el propsito de establecer un mejor orden Tcnico - Administrativo, que coadyuvarn en un desarrollo eficaz y eficiente de las obras, as como al correspondiente control Tcnico Financiero. Al respecto, con el propsito de identificar las reas organizacionales de la ENTIDAD, para comprender su sinergia que permite esta propuesta, se ha tomado como ejemplo la Estructura Orgnica del Gobierno Regional de Arequipa. CAPITULO I INTRODUCCIN CAPITULO II DE LOS OBJETIVOS Son objetivos de la Directiva los siguientes: 2.1 Objetivo General: Establecer las condiciones, requisitos, funciones, obligaciones y un rgimen disciplinario en materia relacionada con la ejecucin de Obras Pblicas por Administracin Directa y Convenios por Encargo, en los aspectos siguientes: a) b) c) d) 2.2 Aprobacin de Expedientes Tcnicos; Ejecucin de Obras; Gestin de Control Concurrente, y Recepcin y Liquidacin Tcnica - Financiera de las Obras.
Objetivos Especficos: a) Ejecutar Obras Pblicas por Administracin Directa y Convenios por Encargo, con la eficiencia, eficacia y calidad requerida, optimizando los recursos disponibles, de acuerdo a las exigencias del Expediente Tcnico y reglamentos vigentes, dentro del plazo establecido por el cronograma de ejecucin.
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b)
Efectuar los controles previos al inicio de la ejecucin de la Obra, en el aspecto financiero en lo referente a la disponibilidad del recurso econmico fijado por el Presupuesto de Obra, como en el aspecto tcnico que conlleve a detectar posibles errores, omisiones, deficiencias y transgresiones tcnicas o legales en el Expediente Tcnico de Obra que pudieran afectar al objetivo del proyecto en cuanto a la eficiencia y eficacia u originar mayores costos en el proyecto; con la finalidad de adoptar las medidas correctivas necesarias que prevea una correcta ejecucin, y el cumplimiento de metas. Efectuar el control concurrente tcnico permanente que permita una correcta ejecucin de la obra, detectando posibles vicios ocultos que pudieran originar mayores costos en el proyecto y el control concurrente en coordinacin con la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN en el aspecto financiero, en lo referente a los gastos durante la ejecucin de la obra; velando por el cumplimiento de las normas tcnicas y administrativas vigentes. Demostrar que el costo total de la obra resulta igual o menor al presupuesto base o valor referencial deducida la utilidad, situacin que deber reflejarse en la liquidacin final. CAPITULO III DE LA FINALIDAD
c)
d)
La finalidad de la presente Directiva es establecer los lineamientos que faciliten, para los casos de Obras Pblicas a ejecutarse por Administracin Directa o Convenio por Encargo, una correcta y adecuada aprobacin de los expedientes tcnicos, control y liquidacin tcnica - financiera de la obra en concordancia con los dispositivos legales vigentes y con lo dispuesto por la presente Directiva. CAPITULO IV DE LA BASE LEGAL La presente Directiva se elabora tomando como marco legal lo siguiente: 4.1 4.2 4.3 Ley N 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley Anual del Presupuesto correspondiente. del Sector Pblico para el ao fiscal
Resolucin de Contralora N 195-88-CG, que aprueba las Normas para la Ejecucin de Obras Pblicas por Administracin Directa.
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4.4 4.5
Resolucin que aprueba el Manual de Organizacin y Funciones (MOF). Resolucin Directoral N 007-99-EF/76.01, publicado el 22.FEB.1999, que aprueba el Glosario de Trminos del Sistema de Gestin Presupuestaria del Estado. Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, del 11.OCT.2001 (en forma supletoria en los aspectos que le compete). Decreto Supremo N 083-2004-PCM publicado el 26.NOV.2004, que aprueba Texto nico de Ordenado (TUO) de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias; en lo referente a los Procesos de Seleccin, a la que en adelante se le denominar la Ley, Decreto Supremo N 084-2004-PCM publicado el 26.NOV.2004, que aprueba el TUO del Nuevo Reglamento de la Ley 26850, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias; a la que en adelante se le denominar el Reglamento. Resolucin de Contralora N 036-2001-CG Modifican Directiva sobre Autorizacin previa a la Ejecucin y Pago de Presupuestos Adicionales de Obra Pblica
4.6 4.7
4.8
4.9
4.10 Decreto Supremo N 011-079-VC, sobre Reajuste Automtico de Precios sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. 4.11 Decreto Ley N 25868, Artculo 2 Inciso a) y b) del 24.NOV.1992 sobre los Ensayos de Mecnica de Suelos para Estudios, deben realizarse en laboratorios con acreditacin oficial de INDECOPI. 4.12 Decreto Legislativo N 807, Artculos 25 y 50,: Laboratorios de Ensayo, Laboratorios de Calibracin, Organismos de Inspeccin y Organismos de Certificacin, mediante el cual INDECOPI reconoce la competencia tcnica de las empresas e instituciones facultndolas a ejercer funciones de evaluacin de la calidad con valor oficial. 4.13 Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, del 22.MAY.2002, vigente desde el 24.JUL.2002. 4.14 Resolucin de Contralora N 072-98-CG Aprueban Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico y modificatorias dadas mediante Resolucin de Contralora N 123-2000-CG modificada. 4.15 Cdigo Civil, supletoriamente. 4.16 Decreto Supremo N 003-97-TR, que aprueba el TUO del Decreto Legislativo N 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral. 4.17 Ley N 27117 Ley General de Expropiaciones 4.18 Ley N 27628 que facilita la ejecucin de Obras Viales
36
4.19 Resolucin Directoral N 143-2001-MTC 15.17 del 12.MAR.2001, que aprueba la Segunda Edicin del Manual de Diseo Geomtrico de Carreteras. 4.20 Resolucin Directoral N 146-2000-MTC/15.17 del 27.DIC.2000, que aprueba la Segunda Edicin de las Especificaciones Tcnicas Generales para la Construccin de Carreteras EG 2000. 4.21 Resolucin Ministerial N 218-2000-MTC/15.02 del 03.MAY.2000, que aprueba el Manual de Dispositivos de Control de Trnsito Automotor para Calles y Carreteras. 4.22 Resolucin Directoral N 028-2001-MTC/15.17 del 14.ENE.2001, que aprueba el Manual de Ensayos de Materiales para Carreteras EM 2000. 4.23 Resolucin Ministerial N 589-2003-MTC/02 del 31.SET.2003, que aprueba el Manual de Diseo de Puentes. 4.24 Decreto Supremo N 015-2004-VIVIENDA del 13.SET.2004, que aprueba la ndice Del Reglamento Nacional de Edificaciones, y con Decreto Supremo N 011-2006-VIVIENDA del 05.MAY.2006, que aprueba 66 Normas Tcnicas del Reglamento Nacional de Edificaciones - RNE.
CAPITULO V DE LOS ALCANCES La presente Directiva es de aplicacin por todas las reas organizacionales de LA ENTIDAD que intervengan y/o se relacionen en el proceso de aprobacin, ejecucin, control y liquidacin de Obras por Administracin Directa. CAPITULO VI DE LOS ASPECTOS GENERALES Y DE LA POLTICA INSTITUCIONAL 6.1 El 06.MAR.2002 se promulg la LEY N 27680, Ley de Reforma Constitucional del Captulo XIV del Ttulo IV, sobre Descentralizacin; teniendo como artculo nico, el objeto de la ley que modifica la estructura del Estado, creando los Gobiernos Regionales. Las Obras que por Administracin Directa proyecte y/o ejecute la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA, estarn bajo la responsabilidad del la GERENCIA GENERAL REGIONAL cuyos representantes en cada obra son el Residente y el Administrador de Obra, responsable tcnico y administrativo respectivamente, tambin se considera como responsable del aspecto tcnico de la obra al Supervisor o Inspector de la misma.
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6.2
Es poltica institucional ejecutar obras o actividades por la modalidad de Administracin Directa, cual sea la modalidad de Ejecucin Presupuestaria, slo cuando se cumplan los requisitos y condiciones legales vigentes y se incorpore su aplicacin en casos de Convenios por Encargo. CAPITULO VII DE LAS OBLIGACIONES DE LA GERENCIA GENERAL REGIONAL
3.1 Aprobar el Expediente Tcnico de: Obra, Presupuestos Complementarios, Obras por
Emergencia, Presupuesto de Partidas Deductivas, Ampliaciones y Reducciones de Plazo.
3.2 Disponer que la Entidad cuente con la Asignacin Presupuestaria correspondiente, en

el caso que sta realice obras Administracin Directa, sea por Ejecucin Presupuestaria Directa, por Ejecucin Presupuestaria Indirecta a travs de otra Institucin diferente al Pliego va convenio; y gestionar la asignacin de los fondos en el caso de que la Entidad ejecute una obra, para otra institucin diferente al Pliego va convenio. 3.3 Autorizar la aplicacin de dispositivos para que se disponga de los recursos necesarios y suficientes previo al inicio de la obra por Administracin Directa, sea por Ejecucin Presupuestaria Directa, por Ejecucin Presupuestaria Indirecta a travs de otra Institucin diferente al Pliego va convenio. Disponer la aplicacin de dispositivos de control concurrente, a travs de la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA y de la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN, que permitan cautelar permanentemente que los fondos aprobados sean exclusivamente invertidos en la ejecucin de las obras, y que los montos proyectados mes a mes, sean remesados de manera oportuna. Contratar y designar al Residente, Administrador e Inspector de Obra, por cualquier modalidad de contratacin (Incluir como parte anexa a la resolucin de designacin, una declaracin jurada en la que afirmen haber tomado conocimiento de la base legal y la integridad de las directivas institucionales competentes). Es conveniente la contratacin por Servicios Personales, a fin de identificar el deslinde de responsabilidades tcnicas y administrativas segn corresponda, de manera ms directa. Proponer ante el Titular de la Entidad a los miembros del Comit Especial Permanente y el Comit Especial para la ejecucin de los procesos de seleccin. Nombrar la Comisin de Entrega del Terreno, integrada por el Coordinador de Obra, y el Inspector de Obra.
3.4
3.5
3.6 3.7
38
3.8 Nombrar a la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, una vez concluida la

Obra, integrada por el Coordinador de Obra, Coordinador de Supervisin y los Liquidadores de Obra y en calidad de asesor al Supervisor o Inspector de Obra. CAPITULO IV DE LAS OBLIGACIONES DE LA OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN 4.1 La OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN a travs de la OFICINA DE LOGSTICA Y PATRIMONIO propondr a los Comits Especiales o Especiales Permanentes los modelos de las Bases de los Procesos de Seleccin en lo que se refiere a las adquisiciones de insumos, bienes y servicios. Gestionar ante la GERENCIA GENERAL REGIONAL la aprobacin de dichas bases en el plazo de cinco (05) das hbiles posteriores a su recepcin. Los procesos de seleccin para las adquisiciones de insumos, bienes y servicios, podr conducirse por el Comit Especial o Especial Permanente conformado por personal adiestrado para tal efecto, como puede ser el Residente, Administrador e Inspector de Obra como miembros titulares, en el mbito donde se ejecutar la obra y/o por miembros suplentes de la OFICINA DE LOGSTICA Y PATRIMONIO cuando sea necesario, de acuerdo a lo normado por la Ley Anual del Presupuesto y a los respectivos Procesos de Seleccin que para tal efecto, seala el TUO de la Ley y su Reglamento, debiendo la OFICINA DE LOGSTICA Y PATRIMONIO en todos los casos, custodiar el expediente de contratacin y dems documentacin concerniente al proceso de seleccin, que luego de liquidada la obra, proceder a archivar. En el caso que se efecten adquisiciones de insumos, bienes y servicios por medio de la OFICINA DE LOGSTICA Y PATRIMONIO, de la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN se entregar al Residente de Obra, las copias fedateadas de los documentos fuente (facturas o comprobantes de pago de los insumos, bienes y/o servicios adquiridos y/o contratados para la obra), para su rendicin respectiva con el procedimiento establecido en la presente Directiva. Entregar las remesas a los proyectos hasta el da 15 de cada mes, a fin de permitir que los mismos disponga de una holgura para la etapa de compromiso de fondos, siempre y cuando los proyectos hayan cumplido con remitir su rendicin de remesa del mes anterior. Comunicar al Tesoro Pblico, acerca de las reversiones mensuales de los proyectos. Mantener actualizada la escala remunerativa del personal tcnico, administrativo y obreros de los proyectos. La OFICINA DE RECURSOS HUMANOS de la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN, debe remitir va correo electrnico a la Residencia de Obra la
4.2
4.3
4.4
4.5 4.6 4.6
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planilla de remuneraciones, antes de efectuar los depsitos o pagos respectivos con el fin de realizar una conciliacin con la informacin remitida por dicha Residencia. 4.7 Informar oportunamente la normatividad vigente que corresponda a las actividades que desarrolla cada personal de Residencia de Obra, Supervisin e Inspector de Obra, segn sea el caso. Propiciar a travs de la OFICINA DE RECURSOS HUMANOS y la OFICINA DE LOGSTICA Y PATRIMONIO la ejecucin de programas de capacitacin peridica para el Personal de Tcnico y Administrativo de la Residencia e Inspector de Obra. CAPITULO V DE LAS OBLIGACIONES DE LA GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA 5.1 5.2 Dar conformidad a la elaboracin de Expedientes Tcnicos de Obras y de Obras por Emergencia, para su aprobacin por la GERENCIA GENERAL REGIONAL. Disponer las acciones conducentes a proyectar y ejecutar obras de saneamiento fsico legal, para expropiar o afectar las reas o predios comprometidos, en el marco de la legislacin vigente, dando cumplimiento al Derecho de Va y de Rivera de Ro y realizar las gestiones con las entidades competentes para obtener la libre disponibilidad del terreno antes del acto de entrega del mismo. Cautelar que los responsables de la ejecucin tcnica y administrativa de la Residencia de Obra, remitan informacin de la gestin en cada obra denominado Resumen de Gestin de Obras, que muestren resultados reales de la Consistencia Tcnica Econmica (que es la evaluacin de la razonabilidad del gasto con relacin al avance fsico real), el cumplimiento del plazo de ejecucin y los correctivos para superar el porcentaje de avance mnimo mensual, los controles de calidad, el estado del trmite de Presupuestos Complementarios, Presupuestos Deductivos, Ampliaciones de Plazo, Gastos Generales, Mayores Gastos Generales, situacin en que se encuentran: los procesos de seleccin, el estado real del equipo mecnico, la presentacin de Rendiciones de Cuentas y otros eventos extraordinarios y las justificaciones pertinentes. Evaluar el Resumen de Gestin de Obras, proponer y plantear a la GERENCIA GENERAL REGIONAL, medidas que permitan corregir desviaciones tanto tcnicas como administrativas, en el cumplimiento de la ejecucin de obras. Llevar el control de avance de la ejecucin de obras en todas sus etapas. Efectuar una adecuada distribucin del equipo mecnico en las obras que ejecute la GERENCIA GENERAL REGIONAL, a fin de no afectar a la ejecucin de obras programadas.
4.8
5.3
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40
5.7
Dar conformidad a la evaluacin de las solicitudes de Presupuestos Complementarios por ejecucin de partidas o trabajos Complementarios, Presupuestos Deductivos y Ampliaciones de Plazo, Reconocimiento de Gastos Generales, Mayores Gastos Generales, para su aprobacin por la GERENCIA GENERAL REGIONAL. Proponer a los integrantes de las Comisiones de Entrega del Terreno, Recepcin y Liquidacin de Obra e integrantes de los Comits Especiales y Especiales Permanentes. Dar conformidad a la Liquidacin Tcnica Financiera de las Obras, proponiendo a la GERENCIA GENERAL REGIONAL su aprobacin. CAPITULO VI DE LA RESPONSABILIDAD EN LA APLICACIN DE LA DIRECTIVA
5.8
5.9
Es responsabilidad de la GERENCIA GENERAL REGIONAL, la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA y la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN, velar por el cumplimiento de la presente Directiva por parte del personal de las Residencias de Obra, Administradores, Supervisores o Inspectores de Obra. CAPITULO VII DE LA APROBACIN DEL EXPEDIENTE TECNICO La SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN de la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA es la responsable de elaborar los Expedientes Tcnicos para el caso de las obras a ejecutarse por Administracin Directa, Obras por Emergencia, presupuestos complementarios de la ejecucin de partidas o trabajos complementarios o de deductivos y reducciones de obra. 7.1 Para la aprobacin del Expediente Tcnico se deben cumplir con las siguientes disposiciones: 1. De ser posible establecer la proporcin de la capacidad operativa del equipo propio con respecto al alquilado, para la fijar los costos de operacin en caso de equipos propios y costos de alquiler segn la necesidad justificada, en el anlisis de costos unitarios. Los costos de alquiler, se incluirn en el rubro de Equipo en Costo Directo. Fijar de manera objetiva, mediante una evaluacin de la operatividad del Equipo Mecnico Propio, los rendimientos acorde a la vida til de dicho equipo, los cuales sern considerados en el costo de operacin al elaborar el anlisis de costos unitarios. Los equipos alquilados se
2.
41
pagarn de acuerdo al rendimiento de la oferta. Asimismo verificar in situ las velocidades de transporte de las unidades que conduzcan a fin de obtener rendimientos reales. Los Gastos de Reposicin del Equipo Mecnico que por su desgaste lo amerite, no sern efectuados con cargo a la obra, la Entidad dispondr en su Presupuesto Inicial de Apertura (PIA), con cargo a los Gastos Corrientes, estableciendo un estndar del costo de reposicin de acuerdo a la naturaleza del mecanismo a reparar. 3. Los profesionales de la Entidad que intervienen en la elaboracin del Expediente Tcnico (como Coordinadores de Estudios y Especialistas) deben estar designados por la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, como responsables de la elaboracin o revisin del Estudio que corresponda, acorde a las funciones sealadas en su contrato; adems de estar habilitados; a travs de una Declaracin Jurada, sealaran que tienen pleno conocimiento de las condiciones reales del proceso de ejecucin de obra y del estado del equipo mecnico mnimo requerido. 4. Establecer el tipo de Ejecucin Presupuestaria de la obra a ejecutarse, sea por Ejecucin Presupuestaria Directa Ejecucin Presupuestaria Indirecta, segn lo sealado en el Artculo 53 de la Ley N 27209 Ley de Gestin Presupuestaria del Estado, que establece que para la Ejecucin Presupuestaria de las Actividades y Proyectos, as como de sus respectivos componentes. Con la finalidad de cumplir con el Artculo 1 de la Resolucin de Contralora N 195-88-CG, el cual establece que la Entidad deber demostrar que el costo total de la obra a ejecutarse por la modalidad de Administracin Directa resulte igual o menor que el presupuesto base deducida la utilidad e impuestos de una obra Ejecutada por Contrata (condicin que deber demostrarse en la liquidacin de obra), el Expediente Tcnico deber contener dos (02) Presupuestos: a. b. 6. Presupuesto Inicial de Obra, para la ejecucin de la Obra bajo la modalidad de Administracin Directa. Presupuesto Base, para la Obra como si fuera a licitarse, a efectos de comparacin con la liquidacin de obra.
5.
Durante la elaboracin del Expediente Tcnico, verificar la necesidad de afectar reas o Predios, de propiedad privada o de competencia del Instituto Nacional de Cultura (INC), as como tambin, aquellos proyectos que no sean competencia de la ENTIDAD, y todos aquellos cuya ejecucin programada y no programada, pudieran afectar a la libre disponibilidad del terreno. En tales casos, formular y presentar el informe respectivo, dirigido a GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA, con el propsito de proyectar y ejecutar las obras de saneamiento fsico legal, para expropiar o afectar las reas o predios comprometidos, en el marco de la legislacin vigente, dando
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cumplimiento al Derecho de Va y de Rivera de Ro y realizar las gestiones con las entidades competentes para obtener la libre disponibilidad del terreno antes del acto de entrega del mismo y/o evitar interrupciones y atrasos en la ejecucin de las obras. 7. Segn sea el monto del Costo Directo, establecer categoras para denominar obras de menor, mediana y de mayor envergadura; definiendo parmetros para las correspondientes estructuras de gastos generales desagregados. Estos gastos deben ser los mnimos necesarios, cuyos parmetros deben ser propuestos por la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN y la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN. Presentar oportunamente los Expedientes Tcnicos de Obra a la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA, los cuales para ser aprobados deben cumplir con los siguientes requisitos: a. Estar visados en todas sus pginas (incluidos planos) por los profesionales responsables de su elaboracin, consignando claramente nombres, apellidos y nmero de colegiatura. Incluir los siguientes documentos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Ficha Tcnica Original; Memoria Descriptiva; Especificaciones Tcnicas; Planos de Ejecucin de Obra; Metrados (sustentados con sus respectivas planillas); Presupuesto Inicial de Obra, anlisis de costos unitarios para la ejecucin de obra por Administracin Directa; Cronograma para la adquisicin de materiales concordado con la programacin de obra; Anlisis detallado de los gastos generales; Relacin de insumos, su unidad de medida, cantidad total por insumo, sus precios unitarios, con y sin IGV, el parcial por insumo y el total de todos y cada uno de los insumos;
8.
b.
10. Relacin de equipo mecnico mnimo requerido, especificando caractersticas tcnicas y rendimiento en el estado actual. 11. Programacin de la Obra, concordado con el plazo de ejecucin de obra y comprender: a) El Diagrama de Red, PERT/CPM o similares;
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b) Diagrama de Barras Gantt; c) Calendario Valorizado de Avance de Obra y el desagregado de Mano de Obra, Materiales, Equipos y Gastos Generales por mes, inclusive los insumos de mayor incidencia segn el rubro a que corresponda y d) Calendario de Utilizacin de equipos mecnicos. 12. Estudio de suelos, estudio geolgico, estudio de canteras, de impacto ambiental u otros complementarios; 13. 14. El Presupuesto Analtico programado para cada mes y para el ao fiscal respectivo; Presupuesto Base con anlisis de costos unitarios y frmula polinmica.
15. Cuadro comparativo entre el Presupuesto Inicial de Obra y el Presupuesto Base.
La Resolucin aprobatoria del Expediente Tcnico deber precisar los datos, montos, plazos, condiciones y dems aspectos mencionados en los puntos precedentes.
7.2
En el caso de Expedientes Tcnicos de Ejecucin de Obras por Emergencia, producto de la ocurrencia de un evento catastrfico, como sismos, huaycos, inundaciones, y otros (eventos que sern demostrados en dicho Expediente Tcnico), que implique restituir el bien destruido; la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN elaborar un Expediente Tcnico de Emergencia y efectuar la gestin para la aprobacin de dicho expediente, el cual deber contener como mnimo, los siguientes aspectos: a. Informe Tcnico, donde se demuestre el evento catastrfico y describa completamente los trabajos a efectuarse en la ejecucin de la obra o conjunto de partidas, que no correspondan a trabajos de mantenimiento. En la etapa de evaluacin para la ejecucin de la obra de emergencia, deber participar en la inspeccin tcnica, el Ingeniero Proyectista, el Ingeniero Residente, y el Ingeniero Especialista en Mecnica de Suelos y/o Geologa y una Brigada Topogrfica. Asimismo, el Informe Tcnico debe contener lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Memoria descriptiva; Especificaciones tcnicas; Informe de Estudios Bsicos; (Suelos, Geotcnica, Estudio de Canteras) Planos o croquis; Metrados;
b.
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6. 7.
Presupuesto, y Cronograma de Obra.
1 Una vez iniciada la obra, se tendr un plazo mximo de treinta (30) das
naturales para elaborar y gestionar la aprobacin del Expediente Tcnico Definitivo correspondiente. Es responsabilidad del Residente Supervisor o Inspector de Obra, presentar el informe tcnico, conteniendo la informacin completa de los trabajos a efectuarse. Dicha informacin deber ser alcanzada a la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, para su revisin, verificacin y pronunciamiento a travs del Coordinador de Obras, en un plazo mximo de quince (15) das calendario de iniciada la obra. La SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, presentar la documentacin a la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, en un plazo mximo de cinco (05) das calendario. c. La SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN mediante la designacin de un Coordinador de Estudios, efectuar el seguimiento y la gestin para que los ingenieros especialistas (Mecnica de Suelos, Gelogo, Hidrlogo, Ambientalista, etc.) elaboren el Informe de Estudios Bsicos, en un plazo mximo de diez (10) das naturales de iniciado los estudios. Recibida la informacin, la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN y el Coordinador de Estudios, sern los responsables de la elaboracin y gestin de aprobacin del Expediente Tcnico Definitivo.
7.3
En cuanto al Rgimen Laboral aplicable a los trabajadores manuales, eventuales y contratados exclusivamente para la obra, as como, para el personal Tcnico Administrativo, ser regulado segn el TUO del Decreto Legislativo N 728. Para la aprobacin de un Presupuesto Complementario, cuya causal son originados por deficiencias u omisiones en el Expediente Tcnico, que generen variaciones de costos o que tengan incidencia en el cumplimiento de las metas fsicas establecidas en el proyecto, generando daos y perjuicios econmicos a la propia Entidad; derivados de su falta de previsin, generan mayores costos como: gastos administrativos a la Entidad, gastos generales por ampliaciones de plazo por la demora en la aprobacin del Expediente Tcnico del Presupuesto Complementario, y eventualmente gastos derivados por daos que hayan afectado a la integridad fsica; la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN intervendr, solicitando a la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN su opinin y aclaracin sobre dichas modificaciones por deficiencias u omisiones, para que la GERENCIA GENERAL REGIONAL, pueda adoptar las medidas pertinentes y dilucidar de ser el caso, las responsabilidades emergentes de la elaboracin del proyecto proyectista y/o
7.4
45
responsable de la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN y/o Residente. 7.5 Es responsabilidad de la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, pronunciarse en el plazo de cinco (05) das calendario, sobre las consultas presentadas por el Supervisor o Inspector de Obra, de aspectos no contemplados en la elaboracin del proyecto, referido bsicamente al diseo, con el sustento de la necesidad que implique lograr la eficacia como objetivo del proyecto; evitando que la demora en la absolucin de consultas no afecte el plazo de ejecucin de obra. CAPITULO VIII DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA EJECUCIN DE OBRAS
8.1
DEL INICIO DE EJECUCIN DE LA OBRA Para el inicio de la ejecucin de la obra, necesariamente se deber contar con: 1. Contar con el Expediente Tcnico aprobado por el nivel competente mediante Resolucin de Gerencia General Regional, compatibilizado con la meta a ejecutarse; La asignacin presupuestal correspondiente y la disponibilidad de la Remesa Inicial; El personal tcnico administrativo disponible para su asignacin a la obra sin afectar el normal funcionamiento de la entidad durante la ejecucin de la misma; El equipo y maquinarias mnimos requeridos segn lo sealado en el Expediente Tcnico, en funcin al Calendario de Utilizacin del Equipo Mecnico en adecuadas condiciones, asimismo el compromiso previo de alquiler del equipo permitido en el Expediente Tcnico; para su afectacin a la obra. Verificar previamente los rendimientos reales del equipo mecnico, que la Entidad dispuso para la obra, a fin de incluirse en el Presupuesto de Obra. La Entrega de Terreno con libre disponibilidad del mismo sustentada con la monumentacin de los hitos, trazos y niveles para el replanteo correspondiente, Certificados CIRA, expropiaciones, reasentamiento y otros referidos a obras programadas que no sean competencia de la Entidad. Contar con la documentacin que acredite la propiedad del terreno, donde se ejecutar la obra, esta informacin deber solicitarse a la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA. La Comisin de Entrega de Terreno, estarn integrados necesariamente por el Residente de Obra en
2. 3.
4.
5.
46
representacin de la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, quienes entregan el terreno y el Supervisor o Inspector de Obra en representacin de la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, quien recibe el terreno, y en calidad de asesor el Coordinador del Estudio. 6. Los materiales a ser adquiridos deben estar incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Entidad, designados los Comits Especiales correspondientes y adquirido como mnimo los combustibles para los equipos y maquinarias. La asignacin del Residente y Administrador de Obra mediante una Resolucin Directoral, as como la Resolucin de Gerencia General Regional para el manejo de cuenta.
7.
8.2
DE LA EJECUCION DE LA OBRA 1. La ejecucin de la obra se efectuar en concordancia con los metrados, especificaciones tcnicas y planos del Expediente Tcnico aprobado, debiendo contarse como mnimo con la disponibilidad de combustible necesario para el funcionamiento de equipos y maquinarias. Elaborar el Presupuesto Actualizado de Obra, que resulta del clculo del Presupuesto Base o Valor Referencial del Expediente Tcnico aprobado, pero con los Costos Unitarios elaborados con los precios de los insumos y materiales, del resultado del proceso de seleccin y con el rendimiento Real del Equipo Mecnico, incluido el Alquilado. Este presupuesto se ir aprobando progresivamente, aplicando un criterio que considere materiales e insumos de mayor incidencia de acuerdo al cronograma de adquisicin de materiales e insumos. Las valorizaciones de la Obra sern mensuales y se consignarn los montos parciales y acumulados del Presupuesto de Obra. Las planillas de metrados sern elaboradas por el Residente y aprobadas por el Inspector o Supervisor de Obra, quin proceder a realizar la valorizacin respectiva. En las valorizaciones de los mayores metrados, partidas nuevas y deductivos de las obras ejecutadas por el Sistema de Precios Unitarios, se debe tener en cuenta que dichas valorizaciones, deben formularse en planillas de valorizacin independientes de las planillas de la valorizacin de avance del presupuesto principal. Sin embargo, ambas valorizaciones deben tramitarse simultneamente. A efecto de determinar el porcentaje (%) de avance fsico de obra, se considera las valorizaciones acumuladas del Presupuesto de Obra incluido las valorizaciones acumuladas de los presupuestos complementarios y de los presupuestos deductivos, con respecto al Presupuesto Actualizado de Obra
2.
2.
3.
4.
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incluido los presupuestos complementarios y deductivos aprobados. A efecto de determinar el porcentaje (%) de avance financiero de obra, se considera los montos acumulados remesados a la obra, con respecto al Presupuesto de Obra incluido los presupuestos complementarios y deductivos aprobados. 5. De las Obras o Trabajos Complementarios y Deductivos a. Obra o Trabajo Complementario es aquel que no habiendo estado previsto en el Expediente Tcnico original, es necesario ejecutar para lograr los objetivos y metas del proyecto y la Entidad puede decidir autorizar su ejecucin. El Presupuesto Complementario es el mayor monto respecto del monto original, que se estima que van a costar las obras. Todo Presupuesto Complementario, originado por modificaciones sustanciales al proyecto, que requieran necesariamente de la opinin del proyectista o responsables de la elaboracin y/o revisin del proyecto y de la evaluacin de nuevas pruebas, ensayos, diseos, presupuesto incidiendo segn corresponda en los precios unitarios y anlisis de gastos generales; podrn ser tramitados por Mayores Metrados cuando no se modifique el Precio Unitario de las Partidas que intervienen, y/o por Partidas Nuevas cuando se modifique el Precio Unitario; con estructuras de costos independientes. En estos casos el Expediente elaborado por el Residente de Obra, ser derivado con la revisin y opinin de viabilidad previa del Supervisor o Inspector de Obra para su revisin de la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, a fin de solicitar la evaluacin y conformidad de la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN. Su ejecucin depende de la conformidad de ambas Sub Gerencias. El trmite de aprobacin del Expediente Tcnico del Presupuesto Complementario deber efectuarse dentro de los quince (15) das calendarios posteriores a la conformidad de ambas Sub Gerencias o cuando se cuente con la asignacin presupuestal, pudiendo ejecutarse con cargo al presupuesto original de la obra, paralelo a su trmite de aprobacin mediante Resolucin Gerencial General Regional. El plazo para la conformidad de la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN ser como mximo de siete (07) das hbiles, mientras que el plazo para la conformidad de la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN ser como mximo de cuatro (04) das hbiles. Todo Presupuesto Complementario originado por modificaciones no sustanciales al proyecto (trabajos vinculados directamente con partidas existentes), que no requiere necesariamente de la opinin del proyectista o responsables de la elaboracin y/o revisin del proyecto; solamente de la evaluacin del presupuesto incidiendo segn corresponda en los
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precios unitarios y anlisis de gastos generales; podrn ser tramitados por Mayores Metrados cuando no se modifique el Precio Unitario de las Partidas que intervienen, o por Partidas Nuevas cuando se modifique el Precio Unitario; con estructuras de costos independientes. En estos casos el Expediente elaborado por el Residente de Obra, ser derivado con la revisin y opinin de viabilidad previa del Supervisor o Inspector de Obra para su revisin de la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, a fin de solicitar la evaluacin y conformidad de la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN. Su ejecucin depende de la conformidad de ambas Sub Gerencias. El trmite de aprobacin del Expediente Tcnico del Presupuesto Complementario deber efectuarse dentro de los veinte (20) das calendarios posteriores a la conformidad de ambas Sub Gerencias o cuando se cuente con la asignacin presupuestal, pudiendo ejecutarse con cargo al presupuesto original de la obra, paralelo a su trmite de aprobacin mediante Resolucin Gerencial General Regional El plazo para la conformidad de la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN ser como mximo de cinco (05) das hbiles, mientras que el plazo para la conformidad de la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN ser como mximo de tres (03) das hbiles. Todo Presupuesto Complementario por Mayores Metrados que no obedezcan a modificaciones en el proyecto, sino que por error no se consider su metrado, sin embargo su ejecucin se encuentra fijada en los planos y considerada en los diseos; en consecuencia no necesita autorizacin para su ejecucin y su tratamiento ser como valorizacin realmente ejecutada, debindose aprobar el Presupuesto Complementario correspondiente durante el proceso de ejecucin antes de la Liquidacin Final de la Obra. Si durante la elaboracin de la Liquidacin Final, los metrados de los Planos de Post Construccin, generen diferencias de metrados con el metrado del Expediente Tcnico original, estos debern de tramitarse como Presupuesto Complementarios por Mayores Metrados o Deductivos de Cierre. La OFICINA REGIONAL DE ASESORA JURDICA deber emitir su informe legal para la aprobacin de los Presupuestos Complementarios en un plazo mximo de siete (07) das calendario, bajo responsabilidad, para luego remitirlo a la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA. De no cumplirse con los plazos sealados precedentemente, la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA solicitar a las Sub
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Gerencias involucradas, la justificacin de dicha demora, y de encontrarse responsabilidad se proceder con la llamada de atencin por escrita con copia al legajo al funcionario responsable de dicha dilacin; sin perjuicio del deslinde de responsabilidades por los gastos administrativos generados por dicha demora; por lo que es recomendable las coordinaciones entre la Residencia de Obra y los Funcionarios de la Sede Central a fin de no ocasionar gastos onerosos a la Entidad. b. c. Obra o Trabajo Deductivo, es aquel que estando prevista en el Expediente Tcnico original, no se llega a ejecutar. Para la autorizacin de Obras o Trabajos Complementarios, Deductivos o aprobacin de Presupuestos Complementarios o Deductivos, el Residente de Obra cuidando de no afectar a la Ruta Crtica, en un plazo mximo de quince (15) das calendario de haberse generado la necesidad, deber presentar al Supervisor o Inspector de Obra la siguiente informacin: 1. Informe debidamente sustentado, solicitando la tramitacin de la autorizacin y/o aprobacin de la Obra o Presupuesto Complementario o Deductivo, respectivamente. En este documento y en todos los otros se consignar el N y la denominacin del Presupuesto Complementario o Deductivo, especificndose si es con los precios del Presupuesto de Obra o si es con precios nuevos o pactados (fecha referida) y su porcentaje de incidencia respecto al presupuesto de obra; 2. Identificacin de la causal que motiva el adicional deductivo, las cuales pueden ser las siguientes: a) hechos por su naturaleza imprevisible al formularse el Estudio de Ingeniera, y hechos fortuitos o de fuerza mayor producidos con posterioridad a la aprobacin del Estudio de Ingeniera. Hechos imprevisibles al momento de la contratacin, que se presentan durante la ejecucin de la obra, que resultan extraos e inesperados o que pudindose prever no pueden evitarse (irresistibles), y que provienen de la accin de la naturaleza, tales como inundaciones, huaycos, terremotos, entre otros o por accin del hombre como tumultos, actos terroristas que producen estragos, expedicin de normas que establecen obligaciones, prohibiciones entre otros, que inciden en la ejecucin normal de la obra y van a demandar trabajos complementarios o adicionales. b) Actos Administrativos, orientados a subsanar entre otros, omisiones o deficiencias en el Expediente Tcnico de obra. Actos administrativos emitidos, entre otros para subsanar deficiencias en el Expediente Tcnico de obra, esto es subsanar omisiones,
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errores o transgresiones tcnicas/legales, incurridas en la elaboracin de las especificaciones tcnicas, en los planos, estudios de suelo, estudios geolgicos, precios previstos y dems documentacin que guan la ejecucin de la obra, los cuales van a demandar trabajos adicionales con la consiguiente mayor inversin, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos que hayan formulado y/o aprobado el Expediente Tcnico en tales condiciones. 3. Copias de las anotaciones efectuadas por el Residente de Obra y el Supervisor o Inspector de Obra en el Cuaderno de Obra sobre la necesidad de ejecutar la obra o trabajos complementarios o deductivos. 4. Copias de las anotaciones efectuadas por el Supervisor o Inspector de Obra, respecto a la obra o trabajos complementarios o deductivos; 5. Planos, especificaciones tcnicas, memoria descriptiva y panel fotogrfico que sustente el presupuesto complementario o deductivo; 6. Presupuesto de la Obra o Trabajo Complementario con su correspondiente Presupuesto Analtico; en el caso de partidas existentes se considerar los precios unitarios del presupuesto original, y en caso de partidas nuevas se adjuntar el acta de pactacin de precios; 6. Frmulas Polinmicas respectivas; 7. Planillas de metrados; 8. Diagrama de Red (PERT/CPM o similar.) para sustentar la ampliacin de plazo, siempre que la ejecucin de la Obra o Trabajo Complementario afecte efectivamente la Ruta Crtica; 6. Diagrama de Barras Gantt, y 7. Calendario Valorizado Actualizado de Avance de Obra, que incluye la Obra o Trabajos Complementarios y Deductivos y la Ampliacin de Plazo de ser el caso. El informe ser presentado debidamente foliado y visado por el Administrador de Obra, Residente e Inspector o Supervisor. As mismo para el trmite de los mismos, el Supervisor o Inspector de Obra, dispondr de cinco (05) das calendario, para su revisin, conformidad o con las observaciones pertinentes subsanadas d. El presupuesto complementario debe formularse en forma independiente de los Deductivos de Obra.
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e.
El tramite para la aprobacin de Presupuestos Complementarios que no generan ampliacin de plazo, se harn de manera independiente de aquellos que generan ampliacin de plazo; ambos a Costo Directo. Los gastos generales de un presupuesto complementario que no genera ampliacin de plazo, sern los realmente ejecutados y los mnimos necesarios, los cuales sern sustentados previos a ser aprobados mediante el acto administrativo correspondiente, teniendo como lmite los gastos generales variables cuya proporcin es la misma del Presupuesto de Obra principal. Los mayores gastos generales de un presupuesto complementario que genera ampliacin de plazo, sern los realmente ejecutados y los mnimos necesarios, teniendo como lmite los gastos generales variables diario por los das ampliados. Estos gastos se ejecutarn con cargo a la obra, mientras no se cuente con la asignacin presupuestal correspondiente, sin embargo sern presentados para su revisin de la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN y por la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN. Teniendo en consideracin que la proporcin del costo directo de los gastos generales del Expediente Tcnico original, se calculan en mrito a un anlisis; en consecuencia se recomienda deducir aquellos gastos generales que se dejan de ejecutar por efecto de las partidas deductivas. Las Resoluciones aprobatorias o denegatorias, debern anotarse obligatoriamente en el Cuaderno de Obra. La fecha de la anotacin ser considerada como la fecha de NOTIFICACIN OFICIAL al Residente, sin perjuicio de que en algunos casos el plazo de ejecucin de la obra o trabajo complementario, se considere desde la conformidad otorgada por la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN y la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN. Toda Reduccin de Obra debe ser aprobada mediante Resolucin Gerencial General Regional, previa sustentacin con los informes tcnicos y legales que el caso requiera. Los presupuestos no utilizados por la Reduccin de Obras, no deben ser materia de compensacin, para la generacin de mayores costos en otras partidas. A requerimiento de la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, deber pronunciarse en el plazo mximo de ocho (08) das calendario, sobre las consultas presentadas por el Supervisor o Inspector de Obra, debido a modificaciones cuyas causales se originen por errores, deficiencia u omisiones en el Expediente Tcnico de Obra, en el caso en que el proyecto haya sido elaborado en la propia entidad; a efecto del deslinde de responsabilidades a que hubiere lugar, por la instancia competente.
f.
g.
h.
i.
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Dicho plazo podr ser ampliado a diez (10) das calendario, en el caso en que el Proyectista sea externo a la Entidad. 6. Se justificar una ampliacin o reduccin en el plazo de ejecucin de obras, as como el reconocimiento segn corresponda de los gastos generales, por las siguientes causales: a. Por atrasos o paralizaciones de obra ajenas a la Residencia de Obra; como por ejemplo: Limitaciones o demoras en la disponibilidad de los recursos financieros (Asignacin de Recursos por el MEF), desabastecimiento sostenido de materiales y/o insumos derivados de impugnaciones en los procesos de seleccin; debidamente sustentados; Por atrasos o paralizaciones en el cumplimiento de las funciones del Residente de Obra, por faltas generadas en la Sede Central de la Entidad o por el Comit Especial Permanente, segn se presente el caso, como por ejemplo: demoras en la absolucin de consultas solicitadas por el Supervisor o Inspector de Obra, demoras en solicitar la disponibilidad de los recursos financieros, demoras en la aprobacin de Presupuestos Complementarios y Deductivos de Obras, desabastecimiento sostenido de materiales y/o insumos derivados de omisiones y defectos formales en los procesos de seleccin; que afecten al plazo de ejecucin de obra; Por ejecucin de obras y/o trabajos complementarios siempre que se modifique la ruta crtica y afecte el plazo de ejecucin de Obra; Por CASOS FORTUITOS O DE FUERZA MAYOR Cualquier otra variacin y/o modificacin del contenido del Expediente Tcnico original de la obra o condiciones preestablecidas en el Expediente Tcnico, u otras causas no imputables al Residente o Administrador de Obra, siempre que afecten realmente el plazo de la obra y originen realmente la reduccin del plazo o postergacin de la culminacin.
b.
c. d. e.
7.
El Residente de Obra, en los casos sealados precedentemente, deber reducir al mnimo necesario el personal de obra, tcnico administrativo, para evitar mayores gastos generales. En los casos identificados como atrasos o paralizaciones de obra en el cumplimiento de las funciones del Residente de Obra, por faltas generadas en la Sede Central de la Entidad o por el Comit Especial Permanente; la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA deber solicitar a la GERENCIA GENERAL REGIONAL disponga el deslinde de responsabilidades a que hubiere lugar. Asimismo, en los casos en que se compruebe interrupciones o atrasos generados por el Residente, Administrador Supervisin o Inspector de Obra, la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA deber solicitar a la
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GERENCIA GENERAL REGIONAL disponga el deslinde de responsabilidades a que hubiere lugar, sin que se reconozca ampliacin de plazo alguno. Verificar y de ser el caso rectificar, que en los Contratos de los Funcionarios que constituyan los Comits Especiales y Comits Especiales Permanentes, se precisen los mecanismos para establecer responsabilidad, en el caso de servicios personales y no personales. 8. Para que proceda la ampliacin de plazo por causas ajenas a la Residencia de Obras, El Residente deber anotar en el Cuaderno de Obra las circunstancias que a su criterio ameriten ampliacin de plazo. Dentro de los quince (15) das calendario de concluido el hecho invocado, solicitar, cuantificar y sustentar su peticin de prrroga ante la Supervisin o Inspector de Obra, siempre que la demora haya afectado realmente el calendario general. Dentro de los tres (03) das calendario siguientes y en el termino de la distancia, la Supervisin o Inspector de Obra emitir un informe dando opinin sobre la solicitud de ampliacin de plazo y lo remitir para la opinin de viabilidad de la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, debiendo trasladar en un plazo mximo de tres (03) das hbiles a la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA y sta a la OFICINA REGIONAL DE ASESORA JURDICA en un plazo mximo de tres (03) das hbiles. La aprobacin se efectuar por la GERENCIA GENERAL REGIONAL a travs del resolutivo correspondiente el cual ser elaborado por la OFICINA REGIONAL DE ASESORA JURDICA en el plazo de dos (02) das hbiles debindose notificar al interesado en el plazo de un (01) da hbil en el termino de la distancia. De no emitirse pronunciamiento dentro de los quince (15) das calendario desde la recepcin de la solicitud por el Inspector, la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA solicitar la justificacin de dicha demora, y de acuerdo a la evaluacin pertinente, solicitar a la GERENCIA GENERAL REGIONAL la aprobacin de la Ampliacin de Plazo respectiva y la llamada de atencin por escrita con copia al legajo al funcionario responsable de dicha dilacin. La ampliacin de plazo obligar al Residente a presentar al Supervisor o Inspector de Obra un Calendario de Avance de Obra Actualizado, en un plazo que no exceder de diez (10) das calendario de aprobada dicha ampliacin, debiendo elevar su opinin a la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, mediante el correspondiente informe. En el caso de demoras Injustificadas en la Ejecucin de la Obra, cuando el monto de la valorizacin acumulada al termino del mes sea menor al ochenta por ciento (80%) del monto de la valorizacin acumulada programada a dicha fecha, el Supervisor o Inspector de Obra ordenar al Residente dentro de los
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siete (07) das calendario siguientes, un nuevo calendario valorizado que contemple la aceleracin de los trabajos, de modo que se garantice el cumplimiento de la obra dentro del plazo previsto, anotando tal hecho en el Cuaderno de Obra. El Residente presentar al Supervisor o Inspector de Obra para su revisin y conformidad, en el plazo de cinco (05) das calendario la Reprogramacin del Cronograma Valorizado de Avance de Obra, incluido el diagrama en Barra Gantt y en PERT/CPM, referido al Inicio Real que luego ser remitida en el plazo de dos (02) das calendario en el termino de la distancia, a la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, para su conformidad. El lmite de los Mayores Gastos Generales a reconocer los Gastos Generales Variables, se proceder aplicando la siguiente frmula:
Lmite Mayores Gastos Generales = p x ggd Donde: p ggd : : Nmero de das de las ampliaciones de plazo. Gasto General Variable Diario
Total de Gastos Generales Variables Plazo de Obra
Gasto General Variable Diario
El Residente de Obra debe establecer los tems, rubros o componentes afectados por el mayor plazo de ejecucin (del Expediente Tcnico aprobado) y proceder a determinar los Mayores Gastos Generales Reales por el plazo ampliado previa presentacin de la documentacin sustentatoria del gasto y/o compromiso efectuado y conformidad del Supervisor o Inspector de Obra, bajo responsabilidad. Finalmente el Residente de Obra efectuar el comparativo entre el monto lmite terico y el obtenido segn anlisis real, debiendo demostrarse que este ltimo es menor (se recomienda hasta un tope del 90% del mximo terico permisible) en el supuesto de encontrarse mayor los Gastos Generales Reales, se deber tomar el costo del monto terico obtenido. 8.3 DE LOS PAGOS PARA LA ADQUISICION DE MATERIALES, SERVICIOS Y PERSONAL
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Los Residentes de Obras y personal administrativo se basarn en las directivas vigentes competentes de la Entidad, para efectuar pagos por adquisicin de materiales, servicios de acuerdo al proceso de seleccin respectivo, conforme al marco legal de la presente Directiva. Las transferencias de remesas mensuales se efectuarn a favor de la Obra, y el manejo de la cuenta corriente es responsabilidad de sus titulares. El pago que le corresponde al personal tcnico y administrativo y obrero de los Proyectos lo establece la OFICINA DE RECURSOS HUMANOS, los mismos que no deben superar a los montos considerados en el Expediente Tcnico. 8.4 DE LA SOLICITUD DE REMESAS DE FONDOS Los analticos son alcanzados a la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, sta a travs del Coordinador de Obra los evala y da su conformidad; posteriormente el requerimiento es procesado por la OFICINA REGIONAL DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y ORDENACIN TERRITORIAL en el Sistema Integrado de Gestin Administrativa (SIGA) generndose la autorizacin de compromiso, el cual luego de ser evaluada es remitida a la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA para su evaluacin y autorizacin, seguidamente es enviada a la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN .para su conformidad y trmite correspondiente. 8.5 DEL CONTROL DEL GASTO DE OBRA Segn el analtico del Presupuesto de Obra es responsabilidad del Residente y el Administrador de Obra el control de gastos de la obra en concordancia con el Presupuesto Analtico del Presupuesto de Obra. Cualquier modificacin u omisin en este deber comunicarse de manera inmediata, plantendose las modificaciones que correspondan como mximo hasta antes de la culminacin de la obra. 8.6 DE LA RECEPCION DE LA OBRA 1. El Residente de Obra, estimar treinta (30) das calendario antes culminar la obra, para comunicar al Supervisor o Inspector de Obra la culminacin de la misma, quien verificar dicha estimacin en base a los Planos de Post Construccin y Memoria Descriptiva, y solicitar a la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN en el plazo de (02) das calendario y en el trmino de la distancia, con la finalidad de designar oportunamente la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, cuyos integrantes necesariamente proceden de la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN y SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, integrada por
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un (01) Ingeniero Civil Colegiado y habilitado, quien como Presidente de la comisin, se encargar de la Recepcin Fsica de Obra y de efectuar la Liquidacin Tcnica y un (01) profesional que se encargar de la Recepcin de la Documentacin Financiera de la Obra y de efectuar la Liquidacin Financiera, designados mediante Resolucin General Regional. La designacin de los miembros de la Comisin implica que sus funciones son intransferible, indelegable e irrenunciable. 2. Una vez culminada la obra, el Residente va Cuaderno de Obra comunicar al Supervisor o Inspector de Obra, quien verificar que se ha dado cumplimiento de lo establecido en los planos y especificaciones tcnicas incluido las obras y/o trabajos complementarios en el plazo mximo de cinco (05) das calendario y de inmediato consignar en el Cuaderno de Obra la fecha real del trmino de su ejecucin. El Supervisor o Inspector de Obra tendr dos (02) das calendario para comunicar dicha culminacin a la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, quien dentro de los siguientes dos (02) das calendario comunicar a la Comisin a fin de proceder con la recepcin. En los casos en que, por alguna razn se ejecutaron obras o trabajos complementarios, sin contar con conformidad correspondiente ni fueron aprobados; la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN a travs del Supervisor o Inspector de Obra, solicitar a la Residencia de Obra, el sustento tcnico financiero de la ejecucin de dichos trabajos, a fin de que la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN y la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, evalen si estos mayores costos, han estado orientadas a alcanzar la finalidad del Proyecto, para ser considerados en la recepcin y liquidacin de la obra, sin perjuicio de las responsabilidades que acarree el incumplimiento de la formalidad. El procedimiento de Recepcin de Obra es el siguiente: a. El Residente de Obra deber alcanzar a la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, la documentacin que contiene el Informe Final, Valorizaciones de Obra, Ejecucin Presupuestal, Planos de Post construccin, Memoria Descriptiva, Metrados realmente ejecutados. El Supervisor o Inspector de Obra aprobar los planos de Post Construccin que elaborar el Residente; estos planos debern mostrar en planta, secciones y cortes de todo el Proyecto tal como ha sido construido, as como los detalles constructivos, debiendo ser complementados con un cuadro de metrados de cada una de las partidas ejecutadas, indicando las inversiones por los trabajos realizados. La Memoria Descriptiva deber contener un sumario general de los resultados de ensayos y controles, un relato de las principales incidencias de la obra, sealando plazos ampliados, obras o trabajos complementarios y reconocimiento de gastos
3.
4.
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generales y mayores gastos generales, copias de las Valorizaciones efectuadas y la documentacin fotogrfica necesaria para poder apreciar las caractersticas y/o secuencias importantes del proyecto.
b. La Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, verificar el fiel cumplimiento de lo establecido en los planos de Post Construccin y especificaciones tcnicas firmados por el Residente y Supervisor o Inspector de Obra, e identificar las obras complementarias y comprobar el buen funcionamiento de las instalaciones y de los equipos integrados en la obra.
c. De encontrar observaciones a los trabajos realizados, la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, no recibir la obra, y deber formular la suscripcin de la respectiva Acta de Verificacin, debiendo subsanarse stas en un plazo fijado en la misma Acta en funcin a la magnitud de las observaciones, no pudiendo ser mayor de treinta (30) das calendario. Vencido el plazo indicado, la Comisin emitir el Acta de Recepcin en las condiciones en que se encuentre la obra y proceder a efectuar la Liquidacin Tcnica - Financiera, tomando en consideracin las observaciones y recomendando el deslinde de responsabilidades. d. La conformidad de los trabajos sealados por la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, no enerva el derecho a reclamo posterior de la GERENCIA GENERAL REGIONAL, en caso de vicios ocultos durante siete (07) aos de responsabilidad civil vigentes. e. En caso de requerirse financiamiento para el levantamiento de las observaciones, que incremente el Presupuesto de Obra Vigente; la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA solicitar a la OFICINA REGIONAL DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y ORDENACIN TERRITORIAL la asignacin presupuestal; siempre y cuando el sustento tcnico - financiero del Supervisor o Inspector de Obra se deriven de mayores costos orientadas a alcanzar la finalidad del Proyecto y obtengan la conformidad de la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN y de la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, sin perjuicio de las responsabilidades por los trabajos defectuosos o que no se ajustan al Expediente Tcnico, en tal caso, la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA dispondr el deslinde de responsabilidades. f. Subsanadas las observaciones el Residente de Obra solicitar la Recepcin de los Trabajos va Cuaderno de Obra. La comprobacin que realizar la Comisin se limitar a verificar solamente la subsanacin de las observaciones consignadas en el Acta de Verificacin, no pudiendo formular nuevas observaciones.
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g. De no encontrarse observaciones a los trabajos realizados, queda expedito la suscripcin del Acta de Recepcin. h. Por su parte el integrante de la Comisin que se encargar de los aspectos administrativos de la obra, deber recepcionar la documentacin tcnica financiera, que le proporcionar el Administrador de Obra, en el caso que la administracin de la obra se ha dado de manera independiente de la sede central. h. La suscripcin del Acta de Recepcin, la realizarn la parte que recepciona la obra y la documentacin tcnica financiera, precisando cada integrante lo que recibe. La otra parte que suscribe el Acta, es el Residente y Administrador de Obra, quienes deben precisar que entregan la obra y la documentacin tcnica financiera respectivamente; y en calidad de asesor suscribir el Supervisor o Inspector de Obra. Deber contener como mnimo lo siguiente: Lugar, fecha y hora en que se realice; Nombre y firma de los asistentes y el carcter con que intervienen en el acto; Nombre y firma del Residente de Obra y de de ser necesario del representante del rea que se har cargo de la operacin y mantenimiento de los trabajos; Descripcin de los trabajos que se reciben; Importe de los trabajos, incluyendo las posibles modificaciones que se hubieren requerido; Periodo de ejecucin de los trabajos, incluyendo las prrrogas autorizadas; Relacin de las estimaciones o de gastos aprobados; Descripcin del estado fsico y administrativo en que se recepciona la obra y de la documentacin que se recibe. Declaracin de las partes de que se cuenta con los planos correspondientes de post construccin y los certificados de garanta de calidad y funcionamiento de los bienes instalados, y Fechas de inicio y terminacin real de los trabajos, as como del cierre del Cuaderno de Obra.
5.
En los casos en que la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA disponga el deslinde de responsabilidades por indicios de irregularidades en la ejecucin de la obra y amerite la suspensin de la misma, la Comisin designada para tales efectos, realizar la Recepcin Parcial de los trabajos realizados. La suscripcin del Acta de Recepcin Parcial, la realizarn la parte que recepciona parcialmente los trabajos y la documentacin tcnica financiera, precisando cada integrante lo que recibe. La otra parte que suscribe
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el Acta, es el Residente y Administrador de Obra, quienes deben precisar en que condicin entregan la obra y la documentacin tcnica financiera respectivamente; y en calidad de asesor suscribir el Supervisor o Inspector de Obra. En el caso, de que por algn motivo genere la ausencia del Residente y/o Administrador de Obra y/o Supervisin o Inspector de Obra; la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA facilitar a la Comisin, la participacin del apoyo de un fiscal de prevencin contra el delito. CAPITULO IX DE LA LIQUIDACION DE LA OBRA 9.1 CONCEPTOS: PRESUPUESTO BASE (PB): A efecto de contratar la ejecucin de obras, se define como Presupuesto Base o Valor Referencial, al costo estimado por la Entidad, que establece el Expediente Tcnico de Obra (con excepcin del concurso oferta), mediante estudios o indagaciones sobre los precios que ofrece el mercado. PRESUPUESTO INICIAL DE OBRA (PIO): Es el presupuesto inicial aprobado por la Entidad para la ejecucin de obras, bajo la modalidad de Administracin Directa, sobre la base de los precios de mercado. Su estructura de costos difiere del Presupuesto Base, en los siguientes aspectos:
No considera el costo de Posesin, solamente el costo de operacin, por cuanto el Equipo Mecnico pertenece a la Entidad, a excepcin del equipo mecnico alquilado, que considera el costo de alquiler que resulta de la suma del costo de posesin ms el costo de alquiler. El I.G.V. solo se aplica directamente a los materiales y servicios contratados y forman parte del Costo Directo, a diferencia del Presupuesto Base que se aplica a la suma del Costo Directo e Indirecto y utilidad. En el anlisis de los Gastos Generales, estos difieren del Presupuesto Base, en los Gastos Generales Fijos.
PRESUPUESTO ACTUALIZADO DE OBRA (PAO): Es el costo real de la obra que se ejecuta por Administracin Directa, cuya variacin es progresiva a medida que se obtengan los precios unitarios de la oferta de insumos, materiales y servicios, el rendimiento Real del Equipo Mecnico, incluido el alquilado y la conformidad a los presupuestos para la ejecucin de obras y/o trabajos complementarios, deductivos, gastos generales y mayores gastos generales. COSTO TOTAL DE OBRA (CTO): Es el costo total de la obra ejecutada por Administracin Directa, culminada o suspendida, con metrados realmente
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ejecutados, incluido obras y/o trabajos complementarios, deductivos, gastos generales y mayores gastos generales, en condiciones reales. LIQUIDACIN TCNICA: Es la cuantificacin del estado final de la obra ejecutada, o suspendida, que se elabora verificando los metrados mensuales realmente ejecutados sobre la base de los Planos de Post Construccin, y recalculando las valorizaciones en condiciones reales de precios y rendimientos, incluido obras y/o trabajos complementarios, deductivos, gastos generales y mayores gastos generales, mediante la Valorizacin Mensual de la Depreciacin de Equipos Propios, si es que amerita el caso.a fin de obtener el verdadero costo total de obra. En esta etapa, se deber demostrar que el costo total de obra ejecutada bajo la modalidad de Administracin Directa, result igual o menor que el presupuesto base o valor referencial deducida la utilidad, a fin de justificar la ejecucin de la obra por dicha modalidad, en lugar de licitarla. Para tal efecto, se har la comparacin de los metrados valorizados mensualmente y su acumulado, de la obra ejecutada por Administracin Directa, con respecto a los mismos metrados cuyas valorizaciones mensuales y acumuladas, corresponden a la estructura de costos del Presupuesto Base, incluido reajustes mensuales. Esta comparacin se har a nivel de metrados realmente ejecutados, incluido obras y/o trabajos complementarios, deductivos, gastos generales y mayores gastos generales. En cuanto al cumplimiento del plazo de ejecucin de obra, el mayor o menor plazo en das calendario debe ser utilizado como un factor de evaluacin de la gestin en la ejecucin de la obra. LIQUIDACIN FINANCIERA: Es el balance de los gastos ejecutados en la obra, en la que deben considerarse los documentos fuente de los gastos reales efectuados en la ejecucin de la misma, desagregados segn el correspondiente Presupuesto Analtico aprobado o vigente, debiendo considerarse como mnimo la siguiente informacin: a. b. Los gastos de operacin de los equipos utilizados en la ejecucin de la obra. Las planillas de los trabajadores que laboraron en la Obra, con todas las bonificaciones, teniendo en cuenta que para efecto de pago se tomar lo indicado en el Expediente Tcnico el que deber indicar el rgimen laboral aplicado. Los comprobantes de pago por adquisiciones a terceros de insumos y/o servicios, con los impuestos o contribuciones respectivas, teniendo en cuenta las ltimas disposiciones referidas al Impuesto General a las Ventas. Los materiales adquiridos y no utilizados sern devueltos al Almacn Central de la Entidad, usando los formatos Nota de Envo al almacn central (NEA),
c.
d.
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materiales valorizados y verificados por la Unidad de Logstica cuyos montos deben ser considerados en la Liquidacin Financiera como Deductivo. e. f. Las conformidades de las rendiciones de cuentas que fueron presentadas a la Sede Central. La comparacin de los gastos ejecutados se efectuar en funcin al presupuesto analtico aprobado en el Expediente Tcnico y los compromisos reales por partidas.
EVALUACIN FINAL DE CONSISTENCIA TCNICA-FINANCIERA: Consiste en la comparacin entre los montos de los costos que resultan de los metrados totales (considerando obras y/o trabajos complementarios, deductivos) realmente ejecutados valorizados y gastos generales y/o mayores gastos generales generados, que conforman la Liquidacin Tcnica; con respecto a los gastos que resulten de la Liquidacin Financiera. Dicha evaluacin se desarrollar de manera independiente en los rubros de Mano de Obra, Materiales, Equipos y Gastos Generales y en su conjunto y en los Insumos de mayor incidencia. a. b. c. 9.2 La diferencia de tales montos marcar la competitividad y calidad de la gestin de la Entidad en el manejo tcnico-econmico de la Obra. Tambin se determinar en porcentaje (%): 1 Ratio = 100 x Liquidacin Financiera / Liquidacin Tcnica El atraso o adelanto en la culminacin de la Obra, en das calendarios.
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LIQUIDACIN FINAL La Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra tendr un plazo de treinta (30) das calendario para liquidar las obras, contados a partir del da siguiente de suscrita el Acta de Recepcin conforme distribuido de la siguiente manera: veinticinco (25) das naturales para entrega de la liquidacin final; cinco (05) das naturales para la elaboracin del resolutivo. Dicha Comisin se encargar de efectuar el respectivo seguimiento. El expediente est constituido por los siguientes documentos; a. b. c. d. e. Proyecto de Resolucin Gerencial Regional aprobando la liquidacin; Hoja Tcnica Informativa de Liquidacin Final; Memoria Descriptiva Valorizada o Declaratoria de Fbrica; Resoluciones de autorizacin de Presupuestos de Obras y/o Trabajos complementarios y/o Deductivos; Acta de Recepcin de la Obra, suscrita con los integrantes de la Comisin de Recepcin y Liquidacin asignada;
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f.
g.
h.
Liquidacin Final: 1. Liquidacin Tcnica; 2. Liquidacin Financiera, y 3. Evaluacin Final de Consistencia Tcnica - Financiera. Constancias: 1. De ESSALUD, ONP, AFP y otros, de no tener adeudos por aportes. 2. Del Ministerio de Trabajo y Promocin Social, de no tener reclamaciones de los trabajadores. 3. Apertura y cierre del Libro de Planillas de Remuneraciones al concluir la obra, ante la mxima Autoridad de Trabajo de la Zonal. Expediente Tcnico: 1. Cronograma Valorizado actualizado o vigente; 2. Especificaciones tcnicas; 3. Planos de Post Construccin, firmados por el Residente y el Supervisor y/o Inspector de Obra, y 4. Cuaderno de Obra con el cierre correspondiente.
9.3. DE LA LIQUIDACIN DE LA OBRA 1. Se debe demostrar que el costo total de la obra a ejecutarse por la modalidad de Administracin Directa, resulte igual o menor que el presupuesto base o valor referencial deducida la utilidad. Las labores de la Comisin, con respecto a la Liquidacin Final de la Obra, podrn iniciarse inmediatamente despus de designada, revisando las pre liquidaciones, mensuales, parciales y acumuladas, presentadas en su oportunidad por el Residente y Administrador de Obra. La Liquidacin Final comprende: 4. 5. La Liquidacin Tcnica; La Liquidacin Financiera, y La Evaluacin de Consistencia Tcnica - Financiera.
2.
3.
La Revisin de la Pre Liquidacin presentada por el Residente y Administrador de Obra ser efectuada por la Comisin de Recepcin. Despus de la liquidacin, se proceder a la entrega de la Obra a la Entidad respectiva o Unidad Orgnica especializada, la cual se encargar de su operacin y mantenimiento, asegurando el adecuado funcionamiento de las instalaciones.
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6.
La Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, deber liquidar tambin los servicios de la Inspeccin de la misma obra, segn el modelo que se adjunta en los Anexos. Para la Liquidacin Financiera la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra remitir la documentacin correspondiente de la Pre Liquidacin Tcnica a la OFICINA DE LOGSTICA Y PATRIMONIO, quin dispondr la elaboracin del Informe Financiero, remitindola a la Comisin para que formule la Liquidacin Tcnica - Financiera. Finalmente se elaborar un Proyecto de Resolucin Gerencial Regional, la misma que ser tramitada para su aprobacin. En los casos en que la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA disponga el deslinde de responsabilidades por indicios de irregularidades en la ejecucin de la obra y amerite la suspensin de la misma, la Comisin designada para tales efectos, elaborar y/o revisar la Preliquidacin Tcnica Financiera del Corte Fsico y Financiero correspondiente a la Recepcin Parcial, a fin de evaluar la consistencia de los gastos con respecto al avance fsico de la obra. Los resultados emergentes de dicha evaluacin, sern presentados al COMIT PERMANENTE DE PROCESOS INVESTIGATORIOS.
7.
CAPITULO X DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL ASIGNADO 10.1 INGENIERO RESIDENTE 1. CARACTERSTICAS Y REQUISITOS Ingeniero Civil Colegiado Habilitado por el Colegio de Ingenieros del Per (CIP), con experiencia comprobada mnima de cinco (05) aos en la ejecucin de Obras en la especialidad que se requiere (Saneamiento, Edificaciones, Viales, etc, segn la obra proyectada), profesional, funcionario o servidor de la entidad expresamente designado por sta, para ejercer la ejecucin de obras viales, debiendo ser contratado entre quince (15) y treinta (30) das antes del inicio de obra con la finalidad de efectuar la compatibilidad del Expediente Tcnico y la meta a ejecutarse. Experiencia en procesos de seleccin para la adquisicin de bienes y servicios de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. No debe estar inhabilitado para contratar con el Estado, ni haber sido sentenciado por delito doloso al asumir funciones en el campo de la administracin pblica. Adems tener especial cuidado, que el contrato a suscribirse entre la Entidad y los ingenieros Residentes, debe considerarse la garanta de su permanencia, no pudiendo ser reemplazado en su cargo, por razones de incapacidad
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debidamente justificada, destitucin por falta grave en concordancia con los dispositivos legales vigentes. Adems las funciones acorde a la presente directiva. 2. FUNCIONES Y OBLIGACIONES
1. Realizar una revisin detallada del Expediente Tcnico aprobado dentro de un plazo perentorio de treinta (30) das calendario como mximo emitiendo sus conclusiones y recomendaciones mediante un informe dirigido a la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, previo al inicio de la obra, de acuerdo a las condiciones reales (Disponibilidad de equipos, rendimientos apropiados, costos de los insumos, etc.), recomendando las medidas a adoptarse para una buena ejecucin de los trabajos y de ser el caso establecer a priori el costo adicional y el nuevo plazo de ejecucin, que permitir reformular los calendarios de avance de obra valorizado, calendario de utilizacin de equipos y adquisiciones de materiales respectivamente y definir errores, omisiones, deficiencias en el Expediente Tcnico. 2. Tramitar la inclusin en el Plan Anual de la ENTIDAD de los Procesos de Seleccin de Bienes y Servicios del Proyecto a ser adquiridos durante la ejecucin de la Obra. 3. Participar del Acto de Entrega de Terreno, suscribiendo la respectiva acta, teniendo en cuenta que previamente verificar si existen dificultades para efectuar el replanteo del trazo del proyecto, como afectaciones de inmuebles de terrenos, comunicando de inmediato al Supervisor o al Inspector de Obra. 4. Efectuar una estricta revisin de la Programacin de Obra, concordando con el Cronograma de Adquisicin de Insumos, de manera objetiva, evitando que el periodo que implica realizar los procesos de seleccin para el abastecimiento de materiales y/o servicios, genere atraso en la Obra. Ajustar el Calendario Valorizado de Avance de Obra, de Utilizacin de Equipo Mecnico y el de Adquisicin de Materiales o Insumos, al inicio real de la obra. La SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, dar la conformidad a dichos cronogramas, para el control de la SUB GERENCIA DE SUPERVISN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN. 5. Coordinar con la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA a travs de la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, la disponibilidad de los equipos mecnicos, en estado operativo. En el caso de que se transfieran equipos de un proyecto a otro, se efectuarn previo informe sobre el estado en que fue recibido dicho
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equipo y constar en el Registro de la Unidad, a fin de establecer el historial de dicha maquinaria. 6. Proceder la apertura del Cuaderno de Obra (debidamente legalizado), as como la trascripcin de la Entrega de Terreno, con el sellado y visado de las pginas original y copia por el Residente y el Supervisor o Inspector de Obra. Una vez cumplida las condiciones establecidas en la presente normativa, en coordinacin con el Supervisor o Inspector de Obra, se anotar la fecha de inicio de ejecucin de la obra, para efectos del cmputo del plazo de ejecucin. Mantener un registro de los rendimientos reales de cada equipo mecnico utilizado, de los consumos de combustible y de los precios locales de los insumos, los cuales debern ser reportados a la Sub Gerencia de Obras, para su revisin y remisin a la Sub Gerencia de Estudios para la elaboracin de los Expedientes Tcnicos. Verificar que la Obra bajo su responsabilidad cuente con todos los documentos necesarios, para el desarrollo de todas las actividades destinadas a iniciar la ejecucin de las mismas, tales como: a. b. c. Expediente Tcnico aprobado mediante Resolucin Gerencial Regional; Designacin como responsable de la ejecucin de la obra y del manejo de las cuentas del recurso econmico de la obra, mediante Resolucin Gerencial Regional. Designacin de la participacin de los Comits Especiales o Especiales Permanentes, de los procesos de seleccin para la adquisicin de materiales e insumos, mediante Resolucin Gerencial Regional. Cronograma de Adquisicin de Materiales e Insumos Valorizado, compatibilizado con el Calendario de Procesos de Seleccin; Cronograma de Avance de Obra Valorizado y aprobado; Cuaderno de Obra, legalizado; Verificacin de la ubicacin de hitos y puntos de referencia para el replanteo de la Obra, Haber realizado la compatibilizacin del Expediente Tcnico y la meta a ejecutarse. Informe del estado de operatividad y disponibilidad de equipos y maquinarias. Informe de la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA, justificando la libre disponibilidad del terreno.
7.
8.
d. c. d. e. f. g. h. 9.
Proporcionar oportunamente la informacin requerida por el Supervisor o Inspector de Obra para su aprobacin, las cuales formarn parte del informe mensual respectivo del periodo comprendido del 1 al 30 del
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mes. El Informe original ser presentado a la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN Obras dentro de los cinco (05) das calendario, contados a partir del primer da del mes siguiente al de la valorizacin y una copia al Supervisor o Inspector de Obra y SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN en el mismo plazo. El informe mensual deber contar por lo menos con los siguientes datos: 0 Informe Tcnico Mensual. a. Oficio de presentacin; b. Planos de ubicacin; c. Datos Generales; d. Informe Tcnico de las labores del Residente y Supervisor o Inspector de Obra; e. Memoria resumen de actividades; f. Metrado y porcentaje de avance por partidas de la obra principal; g. Cuadro de mayores metrados y partidas nuevas de presupuestos de obras o trabajos complementarios; h. Control de material en cancha; i. Reporte diario de produccin de material sin proceso (cantera) o procesado (planta chancadora); j. Reporte diario de produccin de planta de asfalto; k. Reporte diario del transporte de material procesado y sin procesar a los diferentes destinos l. Cuadro de Valorizacin; m. Resumen de valorizaciones n. Grfico de valorizaciones acumuladas; . Grfico de avance de Obra por partida; o. Cuadro de deductivo por uso de equipo mecnico de la ENTIDAD; p. Evaluacin de la Consistencia Tcnico Econmica, comparacin de las Valorizaciones del Avance Fsico con respecto al Gasto Analtico Real, en los rubros de mano de obra, materiales, equipos y gastos generales. q. Relacin de equipo mecnico propio y alquilado; r. Cuadro de uso diario de horas, kilmetros y consumo de combustible de equipo propio; s. Cuadro de gastos de operacin de equipo propio; t. Cuadro diario de uso de equipo alquilado; u. Estimacin del programa de actividades para el siguiente mes;
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z. 10.
v. Copia de los Resultados de los Controles de Calidad de las Pruebas y ensayos y cuadro de registros de informacin metereolgica diaria; w. Ilustracin fotogrfica; x. Copias del Cuaderno de Obra, y y. Sustento de metrados; Correspondencias recibidas y emitidas.
Dar curso inmediato y realizar las gestiones con la debida anticipacin para la aprobacin de desembolsos, con la finalidad de proveerse de la asignacin de los recursos, para efectuar las compras, para el pago de servicios, de la remuneracin del personal especializado y no especializado de la Obra. Controlar y dar visto bueno del manejo de Caja Chica, cuyo monto ser el establecido por la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN en concordancia con las normas del Tesoro Pblico Efectuar el control de los materiales en Almacn de Obra, en coordinacin con el Supervisor o Inspector de Obra, tales como: cantidad, calidad y aprovisionamiento oportuno (ingresos, salidas y stock valorizado, etc), acatando la orden del Supervisor o Inspector de Obra para el cambio o retiro de uno de ellos por incumplimiento de especificaciones tcnicas. Anotar en el Cuaderno de Obra, la fecha de inicio y trmino de los obras y/o trabajos, las modificaciones autorizadas mediante Resolucin Gerencial Regional, ingreso y salida de materiales, horas de trabajo de los equipos precisando los equipos propios de los alquilados, cantidad de personal en obra, consumo de combustible por cada unidad o equipo, lubricantes, avances mensuales, entre otros, as como las incidencias ms importantes y los problemas que pudieren afectar el cumplimiento del cronograma establecido, lo cual deber ser constatado en el Cuaderno de Obra, el mismo que ser sellado y visado en todas sus pginas originales y copias por el Residente y el Supervisor o Inspector de Obra. Velar permanentemente por la buena ejecucin de las Obras de acuerdo a las normativas vigentes, segn la prctica de la tica de la Ingeniera, siendo responsable directo de la ejecucin de la obra en los aspectos tcnicos y administrativos. Ejecutar la obra en los plazos previstos y/o establecer polticas e innovar procedimientos destinadas a conseguir mejores metas. Cumplir con la permanencia en obra y mantener a travs del Supervisor y/o Inspector de Obra una comunicacin permanente con el Coordinador
11.
12.
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15. 16.
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de Supervisin, que permita el conocimiento de problemas, tomando decisin oportuna en cada caso. 17. 18. Entregar la Obra, sobre un medio ambiente en condiciones de acuerdo al Estudio de Impacto Ambiental aprobado. Cumplir con las normas de seguridad industrial pertinentes, proporcionando a los trabajadores: cascos, botas, mscaras contra el polvo y otros. Asignar las movilidades necesarias de acuerdo al Expediente Tcnico para que la obra se ejecute con la mayor eficiencia. Mantener y proporcionar a la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, un registro de los rendimientos y costos unitarios de insumos reales de acuerdo a las condiciones de ubicacin de cada obra, a fin de procesar presupuestos de obras similares con costos adecuados.
19. 20.
21. Tramitar la inclusin dentro del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones, los insumos que deben ser adquiridos a travs del proceso de seleccin e iniciar el proceso de seguimiento de estos hasta la adquisicin del bien. 22. Presentar la Rendicin de Cuenta de la remesa anterior, mximo a los treinta (30) das calendario posterior a la autorizacin de giro, bajo responsabilidad. Elaborar juntamente con el Administrador de Obra, la Evaluacin de la Consistencia Tcnica Econmica de los gastos con respecto al Avance fsico, considerando Expediente Tcnico inicial, Obras o Trabajos Complementarios, Deductivos, Ampliaciones de Plazo, Gastos Generales y Mayores Gastos Generales, mensual y el acumulado, en los rubros de mano de obra, materiales, equipos y gastos generales. Presentar al Inspector o Supervisor la Pre - Liquidacin Tcnico Financiera, hasta los diez (10) das calendario despus del trmino de Obra. CONTENIDO DE LA PRE LIQUIDACION a. Aspecto Tcnico: 1. Informe de Pre Liquidacin final de Obra; 2. Planos de Post Construccin; 3. Planillas de metrados realmente ejecutados; 4. Cuadro de valorizaciones mensuales; 5. Certificados de Resultados de Control de Calidad; 6. Descripcin de las actividades ejecutadas;
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7. Cuaderno de Obra (Original y Copia): 8. Resolutivo de aprobacin del Expediente Tcnico, Obras o Trabajos Complementarios, Deductivos, Ampliaciones de Plazo, Gastos Generales y Mayores Gastos Generales y designacin de responsables de la Ejecucin de la Obra, Comit de Entrega de Terreno, Comit Especial o Especial Permanente, Comit de Recepcin y Liquidacin de Obra. 9. Cuadro de utilizacin total de insumos como mano de Obra, materiales y equipo. b. Aspecto Financiero: 1. Resolutivo de designacin del manejo de cuenta corriente y documento de apertura y registro de firmas para el manejo de la cuenta corriente; 2. Cuadro de remesas asignadas al Proyecto: Autorizacin de compromiso; Comprobante de pago; Copia de la ltima conciliacin y extracto bancario; Copia de documentos, T-6 de Reversin al Tesoro Pblico; 3. Rendiciones de cuenta documentada: Memorndum enviando dichas rendiciones; Memorndum que aprueban las rendiciones de cuenta documentada; 4. Estado de Ejecucin Presupuestal a nivel de Asignacin Genrica y Especfica, conciliados con las Partidas Tcnicas: Auxiliar estndar, incluyendo la especfica de gasto; 5. Balance de Comprobacin por remesa y de cierre de obra; 6. Copia de oficios de apertura y cierre de Cuenta Corriente (Banco de la Nacin); 7. Libro Auxiliar de Bancos: Estado de Cuenta Corriente desde el inicio al cierre de obra; Conciliacin Bancaria mensual desde el inicio al cierre de obra; 8. Transferencia de Bienes de Capital (Activos Fijos adquiridos por el proyecto) al cierre de obra; 9. Inventario Fsico de existencias en almacn al cierre de obra, y 10. Declaracin Jurada de pago de remuneraciones, Leyes Sociales y CTS, y no adeudos a Terceros (documento de no adeudar a proveedores con los que se estableci un vnculo Comercial).
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25.
En el caso que el Residente, incumpla injustificadamente las obligaciones estipuladas en esta Directiva, la Direccin Ejecutiva podr dejar sin efecto su designacin y efectuar las acciones legales correspondientes. Todo perjuicio econmico que se origine como consecuencia de un hecho imputable al Residente, tales como negligencia en sus funciones, imprevisin falta criterio tcnico y otras acciones u omisiones que causen dao a la ENTIDAD, sern de responsabilidad del Residente. Para el cobro de los daos y perjuicios, originados por causales imputables al Residente, y el Administrador de Obra, la ENTIDAD se reserva el derecho de iniciar las acciones pertinentes. Las obligaciones contradas por el Residente no podrn ser transferidas, ni parcial ni totalmente. Comunicar en su oportunidad a la SUB GERENCIA DE EQUIPO MECNICO los gastos concernientes a reparacin y reposicin de los equipos y maquinarias asignadas. Considerar que el precio de alquiler de equipo mecnico ser el precio de mercado en el caso excepcional de no disponer de algn equipo.
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28. 29.
30.
10.2 ADMINISTRADOR DE OBRA 1. REQUISITOS Contador Pblico Colegiado, Administrador de Empresas o persona con estudio superior en estas especialidades o afines, con experiencia mnima de cinco (5) aos en manejo de recursos humanos, materiales, financieros y ejecucin de procesos de seleccin para la adquisicin de bienes y servicios de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. 2. 1. FUNCIONES Y OBLIGACIONES Depende orgnica y funcionalmente del Residente, SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN y GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA y normativamente de la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN debiendo cumplir con los lineamientos establecidos por sta; Asistir al Residente, en las actividades de su especialidad para una correcta administracin de los recursos financieros destinados a la ejecucin de la obra, con el que comparte toda la responsabilidad en la gestin de los recursos asignados. En coordinacin con el Residente y la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN, adoptar e implementar acciones que permitan una gestin administrativa, contable y financiera eficiente de la obra, tomando como marco la normatividad vigente.
2.
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3. 4.
En coordinacin con el Residente, efectuar la programacin de caja, dentro de los primeros cinco (05) das calendario de cada mes. Revisar las solicitudes de requerimientos de gastos de la obra, procurando se hagan con la debida anticipacin y en concordancia con el Expediente Tcnico aprobado a travs de los formatos establecidos para estos casos. Coordinar con el Residente para efectuar controles de: a. Reportes de asistencia diaria del personal en obra y el consolidado mensual. b. Realizar el control diario de los almacenes de obra, verificando y actualizando los documentos de control de almacn.
5.
6. 7. 8.
Instruir a los Almaceneros de Obra para que atiendan los requerimientos segn los procedimientos establecidos por la administracin de obra. Establecer semanalmente el balance econmico de los fondos indicando a detalle: compromisos cancelados, pendientes y las cuentas por pagar. Es responsable que se remita hasta el dcimo (10) da del mes los listados de contratacin de personal, control de asistencia, tareo, descuentos y dems documentos necesarios para la elaboracin de la planilla mensual por la OFICINA DE RECURSOS HUMANOS. Efectuar reposicin de caja chica, previa revisin y visto bueno del Residente. Abastecer e implementar en forma oportuna todos los tiles de escritorio y cualquier otro elemento necesarios para el desarrollo de las actividades tcnicas y administrativas, dentro del marco permitido por el presupuesto analtico de gastos generales. Procesar la informacin pertinente y necesaria elaborando el informe mensual econmico, administrativo y contable correspondiente, indicando la relacin de insumos utilizados en el periodo de la valorizacin, el cual se anexar al Informe Mensual del Residente. El Administrador es responsable de la elaboracin de la Rendicin de Cuenta documentada, de acuerdo a las directivas vigentes competentes, debiendo incluir los gastos incurridos desdoblados por Asignacin Genrica y Especfica conciliados con las Partidas Tcnicas. Todos los pagos, sern obligatoriamente realizados por el personal responsable del rea Administrativa. Efectuar las coordinaciones con el Residente y la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN de ser pertinente, en cuanto a la previsin de los
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compromisos que se requieran devengar en el periodo de fin de ao, teniendo en cuenta especficamente, el cierre del ao fiscal. 15. As mismo, deber tener en cuenta el cumplimiento del Decreto Supremo 021-2000-PCM Reglamento de la Ley que establece la Prohibicin de Ejercer la Facultad de Contratacin del Personal en el Sector Pblico en el caso de parentesco. Los proveedores de bienes, servicios y alquileres debern elegirse mediante el Proceso de Seleccin respectivo, segn su monto, y a lo establecido por la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, el TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento vigentes. Debe restarse, de la Liquidacin Financiera, los montos valorizados de los materiales sobrantes y otros con la depreciacin respectiva, devueltos oficialmente al almacn autorizado por la ENTIDAD, mediante los formatos NEAs (Notas de Entrada al Almacn Central de la Entidad). Antes de los 30 das calendario de la fecha prevista para concluir la Obra, coordinar con la OFICINA DE RECURSOS HUMANOS para obtener la Constancia de:
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No tener adeudos por aportaciones a ESSALUD; No tener adeudos ni tener reclamos laborales pendientes de los trabajadores, presentados por stos en el Ministerio de Trabajo y Promocin Social, y
3 Apertura y cierre del Libro de Planillas de Remuneraciones al

19. concluirse la obra de la mxima Autoridad de Trabajo de la zona. Proporcionar la informacin mensual detallada del estado econmico, administrativo y contable, los cuales formarn parte del informe mensual respectivo del periodo del 1 al 30 del mes, el mismo que ser presentado a la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN dentro de los cinco (05) das calendario contados a partir del primer da hbil del mes siguiente al de la valorizacin respectiva y deber contar por lo menos con los siguientes datos: 1. ECONMICO ADMINISTRATIVO Preparado por el Administrador y refrendado por el Residente: A. Cuadro Resumen del Movimiento de Almacn valorizado: a. Saldo Anterior. b. Entradas de Almacn (transferencias sobrantes de inventario, compras al contado y al crdito) conciliados con el Registro de Compras y Nota de Entrada al Almacn (NEA)
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c. Salidas de Almacn, conciliado con las PECOSAS. d. Salida del Mes conciliados con las tarjetas (KARDEX) y tarjetas de control visible de almacn (BINCARD). B. Total de Egresos por rubro (comparados con las genricas programadas): Mano de Obra extrada del APNA; Materiales; Equipos Alquilados; Costos de Operacin de Equipo Mecnico, y Gastos Generales, as como el control de uso de la caja chica. C. Comprobacin de total Egresos frente al valor de Obra (Valorizacin) determinacin de las cuentas por pagar (crditos), adjuntar relacin detallada. 2. CONTABLE A. Documentacin sustentatoria del gasto. 1 La revisin de la documentacin del gasto se efectuar de acuerdo a la presente Directiva. con el 1. 2. 3. 4. 5.
B. Los Estados Econmicos de desembolsos desagregado analtico correspondiente.
C. Plazos de presentacin de las Rendiciones de Cuenta Los formatos, anexos y la documentacin que justifique el gasto debern ser remitidos a la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN dentro de los quince (15) das calendario de recepcin de la Nota de Abono del Banco de la Nacin, a fin de que la presentacin de la Rendicin de Cuenta documentada sea paralelamente a la presentacin del informe tcnico. El incumplimiento en la remisin de la informacin requerida originar la suspensin de las programaciones de Remesas para el mes siguiente; previa comunicacin de los antecedentes a los rganos Superiores y de Control Institucional de la ENTIDAD. La reiteracin del incumplimiento de la presentacin oportuna de las Rendiciones de Cuenta, dar lugar a la remocin del cargo al Residente y/o Administrador de Obra, adems las sanciones establecidas para los funcionarios pblicos, que administran Fondos del Estado.
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Al respecto del contenido en el informe, se incidir en la documentacin contable sustentatoria original con la conciliacin bancaria respectiva, pues esto formar parte de la pre-liquidacin financiera. 3. DE LOS LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS - AUXILIAR Y REGISTROS AUXILIARES QUE DEBEN LLEVAR: 1. Registro Auxiliar Standard de caja rubricado por los responsables (Residente y Administrador de Obra). 2. Libro Bancos, legalizado ante Notario Pblico o Juez de Paz. 3. Registro de compras. 4. Registro auxiliar de vehculos, equipos y maquinarias propias y alquiladas, y muebles y enseres de la ENTIDAD. 5. Registro de procesos de seleccin de menor cuanta. 4. DE LA APERTURA DE LA CUENTA CORRIENTE QUE DEBEN EFECTUAR Tomar como competentes. 5. base de aplicacin las Directivas vigentes
DE LA ELABORACION DE LAS RENDICIONES DE CUENTA 1. Documentos Fuentes; 2. Ordenes de Compra; 3. Gua de Internamiento., y 4. Ordenes de Servicio. Para la adquisicin de Bienes y/o Servicios se sujetar a lo establecido en el TUO de la Ley y su Reglamento y Modificatorias, para los procesos de seleccin, as mismo tomar como base de aplicacin las directivas vigentes competentes.
6.
DOCUMENTOS AUTORIZADOS POR LA SUNAT. 1. Los establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago SUNAT. 2. Sern originales y emitidos, a nombre y RUC de la ENTIDAD Nombre de Proyecto o actividad. Tomar como base de aplicacin las Directivas vigentes competentes.
7.
DOCUMENTOS POR GASTOS DE PERSONALES MENORES DE UN MES.
SERVICIOS
NO
1. Contratos de Servicios No Personales, adjuntando los recibos por honorarios y los formularios SUNAT.
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2. Copia del DNI del trabajador. 3. Conformidad del servicio visado por el Residente y el Administrador de Obra. 8. DOCUMENTOS POR GASTOS DE MAQUINARIA Y EQUIPO. 1. ALQUILADOS a. Autorizacin de la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN b. Contrato de alquiler u Orden de Servicio. c. Partes diario de trabajo por maquinaria (firmado por el operador y visado por el Residente) conciliado con el Registro Auxiliar de vehculos, equipo y maquinaria alquilada. d. Comprobantes de pago autorizados por SUNAT (por alquiler de equipos menores, compresoras, computadoras, entre otros) personas naturales o jurdicas. e. Tratamiento del pago del IGV de acuerdo a lo dispuesto por SUNAT, actualizado a la fecha del Contrato. 2. PROPIOS Parte diario de trabajo por maquinaria, indicando el trabajo realizado, horas de trabajo (rendimiento), consumo de combustible, lubricantes y servicio de mantenimiento (firmado por el Operador, Controlador, Capataz, Asistente de Obra y visado por el Residente), debiendo conciliar con la informacin de almacn y la libreta de control del operador (la libreta de control del operador concluida deber ser archivada en el almacn). 9. DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO 1. Se podr abrir un Fondo para Pagos en Efectivo (FPPE), que ser destinado a gastos de menor cuanta para la adquisicin de bienes y/o servicios y se afectaran a las partidas especificas del gasto: 20-Viticos Asignaciones, 23- Combustible y Lubricantes, 24-Alimentos de Persona, 30-Bienes de Consumo, y 39-Otros Servicios de Terceros. 2. El FPPE ser autorizado por el monto mximo de S/. 5,000.00, el mismo que podr ser renovado (habilitado) hasta por tres veces, previa rendicin de cuentas documentada dentro del mes. El pago en efectivo, por este concepto, se realizar hasta el monto de S/. 500.00.
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3. Para el manejo del FPPE se requiere de la autorizacin expresa del Residente que autorice el manejo del fondo, indicando el responsable de su administracin, monto del fondo, monto mximo para cada adquisicin, plazo y procedimiento para su rendicin. 4. Para el fondo para pagos en efectivo, tomar como base de aplicacin la Directiva vigente emitida por la ENTIDAD. 10. PAGOS DE TRIBUTOS Comprobante de pago correspondiente a la retencin del IGV, 6%, 9%, 12% (Detraccin), IES, 4ta y 5ta. Categora, cuando corresponda se girar el cheque y se realiza el registro contable en el Libro Bancos antes de las firmas. 11. DE LA PRESENTACION DE LA RENDICION MENSUAL DEL GASTO Y DEL PLAZO DE ENTREGA. La ejecucin del gasto se deber cerrar al 30 de cada mes a fin de que la presentacin de la rendicin documentada se efecte paralelamente a la presentacin del informe tcnico, los mismos que se presentarn por duplicado, original para la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN y copia para la Supervisin o Inspector de Obra. a. ASPECTO CONTABLE 1. Rendicin de Gastos (en forma cronolgica) 2. Hoja Resumen. - Desembolsos recibidos - Rendiciones presentadas 3. Avance Financiero de Obra. Se clasificar segn presupuestos e indicaciones del responsable tcnico del proyecto. 4. Conciliacin Bancaria (Resumen) Sern vlidos solamente si se encuentren firmados por el Residente y el Administrador de Obra. 5. Copia de autorizacin de compromisos, comprobante de pago, nota de abono y desagregado analtico de la remesa recibida en el mes a rendir. 6. Comprobante de pago de cheques girados en obra. 1 Archivados en forma numrica y cronolgica con los documentos originales sustentatorios de ley y mensualizados.
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7. Estado de Ejecucin Presupuestal por genrica y especfica conciliados con las Partidas Tcnicas. b. ASPECTO TCNICO. 1. Cuadro estadstico de equipo mecnico MTC con la situacin del equipo mecnico. 2. Cuadro de costos mensuales equipo mecnico. 3. Cuadro de ndice de consumo de combustible 4. Cuadro de mantenimiento de equipo mecnico. Indicando fechas del mantenimiento. 5. Costos de mantenimiento, lubricantes, filtros, combustibles, principalmente. 6. Costos de Reparacin, mano de Obra y repuestos. 7. Control de horas y kilmetros del equipo mecnico (hormetro y odmetro). 8. Control diario del consumo de combustible del equipo mecnico. Consumo por da. 20. El Administrador de Obra no podr transferir total ni parcialmente el cumplimiento de la presente norma siendo el responsable de las obligaciones que asume. Elaborar juntamente con el Residente de Obra, la Evaluacin de la Consistencia Tcnica Econmica de los gastos con respecto al Avance fsico, considerando Expediente Tcnico inicial, Obras o Trabajos Complementarios, Deductivos, Ampliaciones de Plazo, Gastos Generales y Mayores Gastos Generales, mensual y el acumulado, en los rubros de mano de obra, materiales, equipos y gastos generales.
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10.3 ASISTENTE TECNICO DE OBRA 1. REQUISITOS Ingeniero Civil Colegiado y/o Bachiller en Ingeniera Civil, con experiencia en ejecucin de Obras viales, elaboracin de expedientes tcnicos, valorizaciones, informes mensuales y liquidaciones. FUNCIONES Y OBLIGACIONES Asistir al Residente en todas las actividades inherentes a ste. Velar directa y permanentemente por la correcta ejecucin de la obra y dar cumplimiento de los documentos integrantes del expediente tcnico de la obra a su cargo, que involucra planos, especificaciones tcnicas, memoria descriptiva y dems documentos que contiene, como tambin las dems normas tcnicas sealadas en la base legal de la presente directiva.
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Revisar los documentos enunciados en el numeral anterior emitiendo el Informe al nivel que le corresponde, recomendando al Residente, las medidas que deben adoptarse en resguardo de la calidad y buena ejecucin de los trabajos que permitan el cumplimiento de las metas propuestas. Apoyar en la elaboracin del Calendario Valorizado de Avance de Obra de acuerdo al plazo de ejecucin establecido y en concordancia con el Cronograma de Desembolsos. Ajustar el Calendario Valorizado de Avance de Obra, de Utilizacin de Equipo Mecnico y el de Adquisicin de Materiales o Insumos, al inicio real de la obra. Presentar al Residente el Calendario de Adquisicin de Materiales e Insumos valorizado mensualmente y armonizado con el Calendario de Avance de Obra dentro de los cinco (05) das hbiles antes de iniciado el mes al que corresponda dicho calendario. El Asistente Tcnico est obligado a solicitar por lo menos 24 horas de anticipacin el requerimiento de cualquier material adquirido y programado en su uso, para ello es necesario remitir al Administrador de Obra el respectivo formato de PEDIDO y/o REQUERIMIENTO DE MATERIALES, debidamente llenado y visado por el Residente. Supervisar la entrega oportuna de los materiales en cantidad, calidad y plazos establecidos en el Calendario de Adquisicin de Materiales e Insumos aprobado. Podr sugerir al Residente, por escrito, el retiro de los materiales por mala calidad o incumplimiento de especificaciones tcnicas. Conjuntamente con el Ingeniero Residente, elaborar los metrados para formular la valorizacin mensual. Mantener al da los cronogramas, registros y grficos de avance de Obra debidamente visado por el Residente, mostrando en todo momento cuando sea requerido por el Supervisor o Inspector de Obra, Coordinador de Obra, Coordinador de Supervisin, los datos parciales y acumulados de los avances y saldos por ejecutar. El Asistente verificar la asistencia del personal en obra, visando el correspondiente tareo de campo. As mismo visar los partes diarios del equipo mecnico alquilado y propio o transferido. El Asistente, durante la ejecucin de la obra est obligado, bajo responsabilidad y en coordinacin con el Residente y el Supervisor o Inspector de Obra a controlar la realizacin de pruebas de control de calidad de los trabajos, materiales; as como el funcionamiento de las instalaciones, conforme a las especificaciones tcnicas correspondientes. Todo perjuicio econmico causado a la ENTIDAD, en la ejecucin de la obra que se origine como consecuencia de un hecho imputable al Asistente, tales como negligencias en sus funciones, imprevisiones y falta
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de celo, criterio tcnico y otras acciones u omisiones, sern asumidos por el Asistente, durante la ejecucin de la obra. El Asistente, ser responsable del cumplimiento de las obligaciones que asume, y de las dems funciones que le asigne el Residente. Es de su responsabilidad preparar los planos de post-construccin y la documentacin tcnica para la liquidacin de la obra.
10.4 JEFE DE EQUIPO MECANICO 1. REQUISITO Ingeniero Mecnico Colegiado, Habilitado por el Colegio de Ingenieros del Per, con tres (03) aos de experiencia en administracin de equipo mecnico, reparacin y mantenimiento en Obras (Saneamiento, Edificaciones, Viales, etc, segn la obra proyectada). 2. 1. 2. 3. 4. FUNCIONES Y OBLIGACIONES Formular el programa de mantenimiento y reparacin del Equipo Mecnico asignado a la Obra. Mantener en ptimas condiciones de operatividad el Equipo Mecnico asignado a la Obra. Coordinar con el Ingeniero Residente para la distribucin racional del Equipo Mecnico en la ejecucin de la obra. Efectuar la evaluacin tcnica a los equipos propios y alquilados con la finalidad de determinar las condiciones ptimas de operatividad y rendimiento. As mismo, debe mantener el Registro Auxiliar de vehculos, maquinaria del equipo propio y alquilado, as como de sus rendimientos reales, para ser remitidos a la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN. Presentar al Ingeniero Residente y Administrador de Obra en concordancia a los gastos efectuados, los costos de operacin, disgregando entre otros los gastos de mantenimiento, reparacin, consumo de combustible, lubricantes, filtros, jornales; anexando unos cuadros estadsticos, de ndice de consumo de combustible, de mantenimiento y control de horas y kilmetros. Solicitar con la debida anticipacin al Ingeniero Residente los repuestos de alto consumo y de desgaste para programar su adquisicin de manera oportuna, previa verificacin de stock en los almacenes de la SUB GERENCIA DE EQUIPO MECNICO, a travs del Coordinador de Equipo Mecnico de dicha sub gerencia. Revisar con el almacenero la libreta de control de los operadores por la unidad a su cargo, con la finalidad de conciliar el consumo de combustible, lubricantes, repuestos, principalmente. As mismo visar los
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partes diarios del equipo mecnico, y remitir la original diariamente al rea de Almacn para su control. Entregar las libretas de control terminadas al rea de Almacn para su archivo correspondiente. Es responsable de que su rea cuente con Manuales de Partes, de Operacin y Mantenimiento y Manuales de Servicios. Mantener estrecha comunicacin con el Coordinador de Equipo Mecnico de la SUB GERENCIA DE EQUIPO MECNICO. Otras funciones que le asigne el Residente.
10.5 PERSONAL ESPECIALIZADO En cada obra se debe tener una estructura mnima de personal especializado, lo cual est en funcin de la envergadura de la obra, sin embargo de ser posible debe contarse, segn sea el tipo de obra, con el siguiente personal como mnimo. Ing. de Movimiento de Tierras; Ing. de Obras de Arte y Drenaje; Ing. Gelogo; Ing. Especialista en Mecnica de Suelos; Ing. de Medio Ambiente y Seguridad, e Profesional con experiencia mnima de dos (02) aos en Costos y Presupuesto y elaboracin de procesos de seleccin de acuerdo a la Ley y su Reglamento de de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
10.6 ALMACENERO 1. REQUISITOS Personal tcnico especializado en el manejo y control de almacenes de Obra. 2. 1. 2. 3. 4. 5. FUNCIONES Y OBLIGACIONES Asistir al Administrador de Obra y al Residente en la organizacin del Almacn. Coordinadamente con el Residente y el Administrador de Obra adoptar los procedimientos de verificacin y control del almacn en Obra. Participar en los inventarios de almacn que se programen, teniendo responsabilidad en la administracin de stos. Emitir diariamente, al final del da, el Reporte de Ingresos, Egresos y Saldos de materiales de Almacn. Otras directivas de la ENTIDAD sobre Administracin de Almacenes de Obras.
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10.7 SUPERVISOR O INSPECTOR DE OBRA 1. REQUISITOS Profesional, funcionario o servidor de la entidad expresamente designado por sta, para ejercer el control y supervisin de ejecucin de Obras (Saneamiento, Edificaciones, Viales, etc, segn la obra proyectada). Ser un Ingeniero Civil Colegiado y Habilitado por el Colegio de Ingenieros del Per (CIP) con experiencia (en Saneamiento, Edificaciones, Viales, etc, segn la obra proyectada) no menor de cinco (05) aos. 2. 1. FUNCIONES Y OBLIGACIONES Efectuar la revisin del Expediente Tcnico del proyecto, antes del inicio de la Obra a fin de emprender con un conocimiento a priori, las tareas respectivas de Supervisin y Control, y formular oportunamente cambios y/o modificaciones al proyecto mediante Expediente Tcnico de presupuestos de obras o trabajos complementarios y/o deductivos para que la ejecucin sea fluida, sin contratiempos ni demoras que puedan generar mayores costos. Participar en la apertura del Cuaderno de Obra, en el Acto de Entrega del Terreno, contribuyendo con la verificacin de los puntos referenciales del proyecto, estableciendo las observaciones pertinentes, si las hubiera. En el caso que se detecte ciertas dificultades para efectuar el replanteo del trazo del proyecto o si se comprobara la afectacin de inmuebles de propiedad de Terceros, comunicar al Coordinador de Supervisin, para que adopte las medidas que, establece la presente directiva de acuerdo a sus funciones. Efectuar la revisin y trmite de conformidad del Calendario Valorizado de Avance de Obra, ajustado al inicio real de obra, concordante con la Programacin de Obras (Diagramas GANTT, PERT/CPM), en coordinacin con el Residente; haciendo las recomendaciones del caso para la conformidad de la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN. Esta revisin estar orientada a definir un programa racional acorde con la programacin de Obra con el flujo de desembolsos previstos por la ENTIDAD. Revisin y evaluacin del Calendario de Utilizacin de Equipo Mecnico ajustado al inicio real de obra, concordante con la Programacin de Obras, acorde con la disponibilidad de los mismos y verificacin en obra de su estado de operatividad, rendimiento y capacidad con respecto a lo requerido en el Expediente Tcnico de Obra, haciendo las recomendaciones para la conformidad de la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN; asimismo de ser el caso, revisar los mayores costos de reposicin formulados por el Residente, que genere alguna variacin en el rendimiento de los mismos,
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a fin de hacer el requerimiento de mayores gastos a la SUB GERENCIA DE EQUIPO MECNICO. Revisin y evaluacin del cronograma de Adquisicin de Materiales e Insumos solicitados por el Residente, ajustado al inicio real de obra, debiendo ser concordantes con la programacin de Obra. Verificar que en las Bases del proceso de seleccin respectivo y en los contratos suscritos con el Proveedor, se especifique dicho cronograma, supervisando el cumplimiento en su entrega, que evite en todo caso un desabastecimiento sostenido de materiales, caso contrario debe recomendar que los gastos que se generen por la paralizacin de la obra por este hecho sean atribuibles y subsanados por el Proveedor, haciendo las recomendaciones para la conformidad de la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN. Seguimiento a los procesos de seleccin de los mismos a ser adquiridos segn el TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento. Informar a la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN el estado situacional del gasto de los fondos remesados al proyecto, producto del anlisis de consistencia econmica, evaluando las discrepancias que hubieren al comparar la incidencia del gasto desagregado en Mano de Obra, Materiales, Equipos y Gastos Generales de lo valorizado, considerando los Presupuestos de Obras o Trabajos Complementarios, Deductivos, Gastos Generales y Mayores Gastos Generales, aprobados, adoptando las acciones en coordinacin con el Residente y Administrador de Obra que impliquen la subsanacin de dichas observaciones. Informar oportunamente sobre la remesa proyectada a fin de evitar las disminuciones en el ritmo o paralizaciones de la obra generados por la demora en los giros de las remesas, caso contrario formular en coordinacin con el Residente el informe de los mayores gastos generados. Efectuar el siguiente control: a. Control de Instalaciones.- El Supervisor o Inspector de Obra verificar y aprobar las instalaciones de la Obra en lo que se refiere a oficinas, laboratorios, talleres, depsitos, entre otros constatando que stos renan las condiciones de operatividad, higiene, salubridad y seguridad (entre otros aspectos verificar la vulnerabilidad de la zona) de acuerdo a las Normas Vigentes de Seguridad e Higiene. b. Control de Equipo.- Los equipos y otras instalaciones mecnicas tambin sern sometidos a una minuciosa inspeccin, verificando sus condiciones de operatividad y disponibilidad para su correcto mantenimiento.
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En casos de incumplimiento o deficiencia en lo que respecta al equipo se comunicar a la ENTIDAD y se instruir al Residente para que se proceda a la sustitucin y/o mantenimiento y /o repotenciacin de los mismos, debiendo estar stos siempre en buenas condiciones de operatividad y rendimiento, que permita garantizar el cumplimiento de los plazos establecidos en el calendario de avance de obra. c. Control de Personal.- El Supervisor o Inspector de Obra verificar que el Residente cumpla con asignar al personal profesional requerido en este tipo de obra en conformidad a lo establecido en el Expediente Tcnico aprobado, y que el personal subalterno y de mando medio sea el adecuado, con el fin de lograr un eficiente y normal desenvolvimiento en la ejecucin de la obra. El Inspector o Supervisor verificar y exigir que los salarios del personal y las condiciones laborales, sean los establecidos en el Expediente Tcnico conforme a los dispositivos legales vigentes, logrando el otorgamiento de los beneficios sociales y las condiciones de seguridad a que tienen derecho. El Supervisor o Inspector de Obra esta facultado para proponer el cambio de personal tcnico administrativo de comprobar deficiencias en su desempeo. Revisin y aprobacin de los mtodos constructivos propuestos por el Residente y el Programa de Seguridad. El Supervisor o Inspector de Obra revisar y aprobar los mtodos de construccin y plan de trabajo, que proponga el Residente, para que en cada una de las etapas de construccin, sea concordante con las especificaciones tcnicas del proyecto. Replanteo General de la Obra.- El Supervisor o Inspector de Obra verificar y aprobar el replanteo general del trazo de la obra, que deber ser ejecutada por el Residente una vez hecha la entrega del terreno; verificando In situ el estacado y monumentacin de los BMs. Evaluar los resultados de ensayos y elaborar los informes tcnicos de inspeccin para verificar la aceptabilidad de los materiales. Control de la Seguridad de Higiene Industrial.- El Supervisor o Inspector de Obra dentro de las atribuciones que le concede la ley, su Reglamento y las Normas Tcnicas vigentes, exigir al Residente para que se cumpla con todas las medidas de seguridad de su personal durante la construccin de la obra. Estas medidas de seguridad e higiene industrial sern impuestas por el Supervisor o Inspector de Obra con la finalidad de que el personal de obra cuente con implementacin de cascos, guantes, etc.
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Facultad para detener la Obra.- El Supervisor o Inspector de Obra se encuentra facultado para definir y tomar decisiones sobre problemas que se presenten en obra, con respecto a la calidad de los materiales, ejecucin de obra, especificaciones tcnicas y cumplimiento del contrato general. En consecuencia, podr interrumpir la ejecucin de cualquier etapa de la obra, si comprueba que sta no se realiza de acuerdo con el Expediente Tcnico aprobado. La determinacin para detener y/o paralizar la Obra ser comunicada previamente a la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, a fin que se tenga conocimiento pleno de las razones por las cuales el Supervisor o Inspector de Obra hace uso de esta facultad. Absolucin de Consultas.- Las consultas se formulan en el Cuaderno de Obra y son absueltas por el Supervisor o Inspector de Obra, segn corresponda, dentro del plazo mximo de tres (03) das calendario de anotadas stas. De no ser absueltas, el Residente acudir a la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, la cual deber resolverlas, en igual plazo, desde la recepcin de la comunicacin. Control de Ejecucin de Obra: El Supervisor o Inspector de Obra deber verificar en forma diaria y continua que la obra sea ejecutada de acuerdo a los planos y especificaciones tcnicas que integran el proyecto. Esto requerir una permanente inspeccin de la obra. El Supervisor o Inspector de Obra deber anotar sus instrucciones, comunicaciones, observaciones, etc., diariamente en el Cuaderno de Obra. As mismo deber dar su conformidad o disconformidad (segn corresponda) a las anotaciones del Residente. Control de Programacin y Avance de Obra.- Durante todo el transcurso de la ejecucin de los trabajos, el Supervisor o Inspector de Obra desarrollar la actividad de control de la Programacin de Obra, tomando en consideracin la fecha y los plazos de terminacin de cada una de las actividades, especialmente las que correspondan a la RUTA CRITICA. Apoyo al Control Econmico Financiero y Contable de la Obra. El Supervisor o Inspector de Obra solicitar al Administrador a travs del Residente informacin general para el control econmico y financiero de la obra debiendo ser actualizados quincenalmente de acuerdo a las valorizaciones y otros, de tal manera que la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN pueda tomar conocimiento de las inversiones efectuadas hasta un periodo determinado. Para efectivizar este apoyo, El Supervisor o Inspector de Obra har uso de sus recursos Tecnolgicos que permitan proveer informacin en forma oportuna y clara. Debiendo ser presentado a la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN en
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formatos convencionales para estos trabajos. En funcin a esta informacin, ser posible determinar las proyecciones de desembolsos para los siguientes meses, a fin de que la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN pueda prever las afectaciones presupustales que permita girar las remesas econmicas en forma oportuna (valorizaciones) al Residente y poder garantizar su continuidad. La efectividad de este apoyo conllevara a un oportuno proceso de la liquidacin tcnico financiero. 18. Preparacin y presentacin de Informes.- El Supervisor o Inspector de Obra, presentar obligatoriamente los siguientes informes: 0 INFORMES TECNICOS MENSUALES El Inspector o Supervisor mensualmente presentar el Informe Tcnico Mensual que detalle, sustente e ilustre las actividades de control efectuadas en la ejecucin de las partidas genricas, como son: control de calidad, control de mano de obra, control del personal administrativo, control de la utilizacin del equipo mecnico (estado de operatividad y consumo de combustible) control de rendimientos de las partidas bsicas, control del cronograma de avance de Obra, y de utilizacin de materiales e insumos que permita su valorizacin parcial si demuestra su valor agregado del insumo, control de almacn, etc, adems de la elaboracin de la valorizacin mensual del periodo del mes completo (1 al 28, 30 o 31 segn corresponda) y los cuadros de avance. Se indicar especialmente si la Obra se viene ejecutando de acuerdo al programa establecido, y si el caso requiere, deber indicar las acciones las acciones correctivas, para que el Residente los absuelva y ejecute y haga factible el cumplimiento de metas. Dicho informe deber contener el detalle, sustento e ilustracin de las actividades de ejecucin de la Obra (informe, planillas de metrados y cuadros) debiendo el Inspector de Obra revisar, evaluar, y de proceder, visar la informacin mensual que proporcione el Residente y el Administrador de Obra, debiendo contener aspectos referidos al movimiento de almacn (entradas y salidas de bienes), tareos de personal, informacin de gastos generales, cuadros del consumo de combustibles y compra de repuestos originales considerados como mantenimiento en el costo de operacin (el gasto de reparacin y repotenciacin de equipos se efectuar en el Expediente del Presupuesto Adicional correspondiente siempre y cuando no haya sido considerado en el precio unitario), etc. La informacin econmica, financiera y contable que incluir la Liquidacin Mensual la presentar el Administrador. Adems deber contener la evaluacin del impacto ambiental y social de la Obra.
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El Informe Tcnico mensual se presentar el quinto (05) da hbil del mes siguiente de la valorizacin, debidamente foliado y visado por el Administrador de Obra, Residente e Inspector o Supervisor. INFORMES DE CONTROL QUINCENALES El Supervisor o Inspector de Obra presentara la informacin quincenal mediante Fichas Informativas Quincenales e Informacin Alertivo y Logro, a travs del Correo electrnico que la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN indique. La informacin solicitada se har segn formato establecido y su envo ser regularizado fsicamente, en el trmino de la distancia. 19. Para la presentacin de los Presupuestos de Obras o Trabajos Complementarios, el Supervisor o Inspector de Obra deber cumplir las instrucciones y los plazos sealados en la presente directiva, sin perjuicio de la disponibilidad oportuna del pago, ni del periodo del trmite de Preliquidacin de la Obra. En la Etapa de Recepcin de Obra, el Supervisor o Inspector de Obra asesorar a la ENTIDAD, siguiendo las instrucciones que establece la presente directiva. Juntamente con la Liquidacin de Obra, presentar el INFORME FINAL, en donde aparecern los acontecimientos relevantes sucedidos durante el periodo de ejecucin, la informacin tcnica y econmica-financiera que demuestre el cumplimiento de los trabajos realizados por el Inspector o Supervisor. La presentacin del Informe Final se efectuar a la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN dentro de los treinta (30) das calendario de culminada la obra. Presentar la Liquidacin Tcnica Financiera de la Supervisin. Una vez concluida sus labores, el Supervisor o Inspector de Obra entregar a la Sub Gerencia de Obras toda la documentacin concerniente a la Ejecucin de la Obra, para su archivo respectivo.
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10.8 PRESUPUESTOS ANALTICOS PARA GASTOS DEL INSPECTOR DE OBRA Para establecer el control de gastos mensuales del Inspector, deber seguir el criterio establecido por la Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico vigente y el Artculo 248 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo N 084-2004-PCM del 26.NOV.2004. Tratndose de una Obra Pblica, en mrito al Articulo 247 del citado Reglamento, en dichos presupuestos analticos no se incluyen la Remuneracin del Inspector, establecindose como lmite de Gastos que
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genere la Inspeccin, el Porcentaje de Incidencia del 5% del Valor Referencial de la obra. 10.9 COMISION DE RECEPCION DE OBRA 1. Funciones Principales: La Comisin tendr las siguientes funciones: 1. Recepcin de los Trabajos ejecutados por el Residente, previa verificacin del fiel cumplimiento de lo establecido en los planos de post construccin, especificaciones tcnicas y de las pruebas que sean necesarias para comprobar el buen funcionamiento de las instalaciones y equipos. Revisar los documentos fuente de los gastos incurridos y confrontarlos con los registros contables. Formular la Liquidacin Final Tcnica-Financiera de la Obra, de acuerdo a lo establecido en la presente Directiva y a los dispositivos legales especficos vigentes que resulten aplicables. La Comisin NO est facultada para Liquidar en conjunto (o en paquete) las Obras ejecutadas, toda vez que esta es designada para una Obra en particular. Evaluar la Liquidacin Final Tcnica-Financiera, que comprender: La Evaluacin de la Liquidacin Tcnica- Financiera, consistir en la resta al monto de la Liquidacin Tcnica Final menos la Liquidacin Financiera; cuyo resultado deber ser POSITIVO. Ratio (%): = 100 x Liquidacin Financiera / Liquidacin Tcnica. Se determinar la cantidad de los das de atraso o adelanto en la entrega oficial de la obra a. Responsabilidad por los saldos en contra y descargos A partir del resultado de ambas evaluaciones, la Comisin establecer las eventuales responsabilidades de cuenta del Residente y/o Asistente Administrativo o del Supervisor o Inspector de Obra, y/o de cualquier otro funcionario o trabajador de la Entidad, debiendo recomendar en su Informe y en el Proyecto de Resolucin de la aprobacin de la Liquidacin Tcnica-Financiera, la intervencin de la COMISIN PERMANENTE DE PROCESOS INVESTIGATORIOS, a fin de determinar el deslinde de responsabilidades correspondientes, si las hubiere. Los involucrados en los cargos, debern presentar a la Comisin sus descargos en un plazo mximo de siete (07) das calendario de recibida la solicitud de descargos.
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b. Formular la Declaratoria de Fbrica o la Memoria Descriptiva Valorizada segn corresponda, en base a la Recepcin y Liquidacin efectuada por la Comisin. c. Presentar el Informe correspondiente a la autoridad que lo nombr. d. Formular el Proyecto de Resolucin Gerencial Regional de aprobacin de la Liquidacin Final Tcnica-Financiera, para la suscripcin de la GERENCIA GENERAL REGIONAL, previa conformidad de la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA y visto bueno de la SUB GERENCIA DE SUPERVISISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN y OFICINA REGIONAL DE ASESORA JURDICA. e. Incorporar al Acta de Recepcin el original del Cuaderno de Obra, entre otros documentos. 10.10 FUNCIONES DEL COORDINADOR DE OBRA El Coordinador de Obra tendr las siguientes funciones: 1. 2. Formular y coordinar la ejecucin del Plan Operativo de la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN. Efectuar la gestin, para que la aprobacin de las Bases de los Procesos de Seleccin Pblicos y por Adjudicacin Directa Selectiva se realice de manera oportuna a fin de brindar apoyo al proyecto, para la prosecucin eficaz de dichos procesos. Una vez otorgada la Buena Pro, registrar y evaluar el expediente de contratacin de las obras encargadas, a fin de detectar vicios u deficiencias formales antes de la suscripcin del contrato. El Coordinador de Obra se encargar de elaborar el proyecto del contrato cuando se trate de Procesos de Selecciones Pblicas, y correccin del proyecto del contrato cuando se trate de Procesos de Seleccin de Adjudicacin Directa Selectiva. As mismo gestionar la comunicacin al Postor Ganador, para la suscripcin del contrato dentro de los plazos que establece el TUO de la Ley y su Reglamento, cuando se trate de contratos cuyos postores favorecidos se encuentren cercanos a la Sede Central. Adems en los Procesos de Seleccin Pblicos, por Adjudicacin Directa Selectiva y de Menor Cuanta, deber verificar que los Precios Bases, sean concordantes con el Expediente Tcnico y con los precios de mercado. Adems deber mantener actualizada la Base de Datos de los Procesos de Seleccin realizados en la Obra encargada. Revisar el Presupuesto Analtico del primer mes y los proyectados por el Residente de Obra, haciendo uso de la Evaluacin de la Consistencia Tcnica Econmica que presente el Residente de Obra, a fin de cautelar los recursos que sean remesados.
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Cautelar que el Informe de la revisin inicial de los Expedientes Tcnicos de las Obras sean efectuados oportunamente por el Residente; y remitidos al Supervisor o Inspector de Obra, para que se formulen oportunamente los Presupuestos Complementarios y/o Deductivos. Mantener una comunicacin permanente con el Residente en coordinacin con el Supervisor o Inspector de Obra, sobre el avance de la obra y de los problemas que puedan entorpecer dicho avance y gestionar la entrega de remesas de manera oportuna. Mantener permanentemente informada a la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA, a travs de la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, respecto al desarrollo de los proyectos asignados ya sea sobre el avance de obra, de los problemas que puedan entorpecer dicho avance, sobre la operatividad del equipo asignado al proyecto y las recomendaciones que el caso requiera, cautelando el cumplimiento de las metas previstas y especificaciones contenidas en el Expediente Tcnico aprobado por la ENTIDAD. Tramitar la documentacin remitida por el Residente y/o Supervisor o Inspector de Obra, en casos de consultas o entrega de resultados de control de calidad y elevarlo ante la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN y SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, a fin de merituar las verificaciones insitu. Participar en la Recepcin y Liquidacin Final de la Obra, apoyando en la complementacin de la liquidacin faltante, facilitando la culminacin del proceso de liquidacin. Disponer del Inventario fsico de Bienes de Activo Fijo de la Obra, el cual debe ser actualizado. Requerir semanalmente las copias de las anotaciones en el Cuaderno de Obra, a fin de verificar el cumplimiento de las instrucciones que la presente directiva seala al respecto. FUNCIONES DEL COORDINADOR DE SUPERVISIN El Coordinador de Supervisin tendr las siguientes funciones: Solicitar al Coordinador de Obras, los resultados de la evaluacin del expediente de contratacin de las obras encargadas, a fin de solicitar al la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA el deslinde de responsabilidades en el caso de haber generado algn perjuicio a la ejecucin de la obra. Elaborar los Presupuestos Analticos Mensuales de los Gastos del Inspector de Obra, en sujecin a las instrucciones que seala la presente directiva.
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Cautelar que la revisin inicial de los Expedientes Tcnicos de las Obras sean efectuados por el Supervisor o Inspector de Obra; para que se formulen oportunamente los Presupuestos Complementarios y/o Deductivos, siguiendo las formalidades establecidas en la presente directiva; coordinar con el Supervisor o Inspector de Obra, con la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN. y/o con la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN y gestionar el acto administrativo que corresponda; de ser el caso, realizar el seguimiento ante las instancias competentes para el deslinde de responsabilidades por errores, omisiones y transgresiones tcnicos y legales en el Expediente Tcnico. Mantener una comunicacin permanente con el Supervisor o Inspector de Obra, sobre el avance de la Obra y de los problemas que puedan entorpecer dicho avance, a fin de recomendar las acciones correctivas a adoptarse. Mantener permanentemente informada a la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA, a travs de la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, respecto al desarrollo de los proyectos asignados ya sea sobre el avance de obra, de los problemas que puedan entorpecer dicho avance, sobre la operatividad del equipo asignado al proyecto y las recomendaciones que el caso requiera, cautelando el cumplimiento de las metas previstas y especificaciones contenidas en el Expediente Tcnico aprobado por la ENTIDAD. Revisar y asesorar en la solicitud de Ampliacin de Plazo, en el caso de no cumplir con las formalidades establecidas por las normativas vigentes, coordinar con el Supervisor o Inspector de Obra, realizar el seguimiento ante las posibles impugnaciones y gestionar el acto administrativo que corresponda, por efecto de reconocimiento de gastos generales y mayores gastos generales. Revisar los Informes Tcnicos Mensuales, que contengan toda la informacin que seala la presente directiva y evaluar su estado de ejecucin y emitir las observaciones a que hubiere lugar. Proponer a la SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN el Cronograma Inspeccin Peridica de las obras con la finalidad de verificar constante y oportunamente los aspectos tcnicos y econmicos de la obra, para que los trabajos se ejecuten de acuerdo a los planos, especificaciones tcnicas, calidad de los materiales que intervienen en la obra, verificar los costos de produccin de las Partidas en Ejecucin y determinacin de los rendimientos reales. Elaborar el Protocolo de Inspeccin a Obra, y en caso de comprobar incapacidad e incorrecciones que perjudiquen la buena marcha de la
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obra, podr proponer a la SUB GERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN el retiro de dicho personal. Revisar la Rendicin de Cuentas de los gastos del Inspector, el cual debe ser ejecutado de acuerdo al Presupuesto Analtico de Gastos programado. Coordinar con la Comisin de Recepcin la revisin de Liquidacin Final de la Supervisin y colaborar con la gestin del acto administrativo que corresponda para su aprobacin. Atender la documentacin remitida por el Residente y/o Supervisor o Inspector de Obra, en casos de consultas o entrega de resultados de control de calidad y elevarlo ante la SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, a fin de merituar las verificaciones insitu. Participar en la Recepcin y Liquidacin Final de la Obra, apoyando en la complementacin de la liquidacin faltante, facilitando la culminacin del proceso de liquidacin. La SUB GERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN a travs de sus Coordinadores revisar y evaluar los resultados obtenidos en las obras, y elevar un Resumen de Gestin de Obra a la GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA, el cual deber contar con la conformidad del Supervisor o Inspector de Obra, de los trabajos ejecutados en el periodo que se informa o si el caso lo amerita con las observaciones y sugerencias correspondientes. Requerir quincenalmente las Fichas de Resumen de Gestin de Obras para su revisin y traslado de la informacin oportuna de los avances y de la situacin actual de las Obras asignadas de acuerdo al requerimiento de la OFICINA DE PRESUPUESTO Y TRIBUTACIN. Disponer la actualizacin del Inventario fsico de Bienes de Activo Fijo de la Oficina del Inspector de Obra. Requerir semanalmente las copias de las anotaciones en el Cuaderno de Obra, a fin de verificar el cumplimiento de las instrucciones que la presente directiva seala al respecto. Efectuar al Liquidacin Tcnica Financiera de la Supervisin de Obra, en base a la Pre Liquidacin presentada por el Inspector o Supervisor. CONTROL FINANCIERO Y TCNICO DE LA OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACION: La OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN, dispondr de un plazo de cinco (05) das hbiles para efectuar la revisin de la Rendicin Mensual del Gasto y establecer las observaciones correspondientes. As mismo el Administrador de Obra, deber absolver dichas observaciones en el plazo de cinco (05) das hbiles. En el supuesto de no ser absueltas las
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observaciones se proceder de acuerdo a la normatividad vigente competente. 1. Las evaluaciones Financieras deben efectuarse a documentos: Originales; Cumplan los requisitos de la SUNAT; Sin borrones ni enmendaduras; Contengan todos los requisitos contenidos en el Manual de Procedimientos para la Elaboracin de las Rendiciones de Cuenta segn el gasto ejecutado; Extendido a nombre de la ENTIDAD Nombre del Proyecto RUC de la ENTIDAD; Que el concepto identifique Sello Fechador Pagado, y Las Facturas, Boletas de Venta, Declaracin Jurada, etc, en el reverso, llevar el visto bueno del Residente y el Administrador de Obra.
2. Las evaluaciones de Consistencia Tcnica Econmica que realice la ENTIDAD desde la sede central, deben efectuarse mensualmente, considerando lo siguiente: Rendiciones presentadas por el Residente y Administrador de Obra. Rendiciones revisadas y con informe de conformidad del Contador Pblico Colegiado asignado para la revisin. El avance fsico comparado con el gasto e informe del Ingeniero Civil asignado a la revisin.
3. La aprobacin de la Rendicin de Cuenta cuya documentacin se prepara en 01 original y 01 copia, estar sujeto a: Contar con la conformidad del C.P.C., responsable de su revisin financiera. (Este depender directamente de la OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIN); Contar con la conformidad del Ing. Civil, responsable de su revisin tcnica, que depender de la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA, y Hasta por el monto, que se halle con documentos contables, que justifiquen el gasto, y se contabilice en la sede Central de la ENTIDAD.
4. Las observaciones efectuadas sern remitidas a la obra justamente con la documentacin de ser el caso para la correspondiente absolucin. De no ser admitido el documento como vlido deber asumirse la responsabilidad permitir tanto del Residente como del Administrador de Obra. CAPITULO XI
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DE LAS DISPOSICIONES FINALES Los Coordinadores de Supervisin, Coordinadores de Obra, Supervisores o Inspectores de Obra, Residentes de Obra, Administradores de Obra, Jefe de equipo Mecnico, Comisiones de Recepcin y Liquidacin de Obra dependern en el orden jerrquico establecido para la GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA. Los diversos cuadros del proyecto de directiva propuesto, se ajuntan en el anexo.
ESTRUCTURA ORGNICA
94
2.0
FORMULACIN DEL SOFTWARE PARA EL CONTROL TCNICO FINANCIERO Y LIQUIDACIN DE LOS GASTOS DE EJECUCIN DE OBRA:
El procedimiento de evaluacin de la consistencia tcnica econmica de los gastos de una obra, que radica en ejercer un control de los gastos en funcin a los metrados realmente ejecutados, coherente con los plazos programados en el cronograma de avance de obra; reviste importancia significativa, toda vez que la experiencia nos muestra las dificultades que muchas veces tiene el Administrador en alertar al Residente de Obra, sobre la situacin del gasto el cual debe ejecutarse en estricto cumplimiento de la proyeccin de la valorizacin mensual o del costo programado de obra, en los rubros de Mano de Obra, Materiales, Equipo y Herramientas y Gastos Generales. Para efectuar la evaluacin de la consistencia de gastos, se propone como segundo mecanismo, un software en formato de fcil dominio del Residente y Administrador de Obra, que ayude no solo a controlar los recursos de manera analtica, sino a
95
preliquidar mensualmente la ejecucin de los gastos, teniendo en cuentas ciertos aspectos que se indican a continuacin:
Que los metrados que se ejecuten, las valorizaciones mensuales que se informen o las que se proyecten, sean disgregadas en los elementos que considera el anlisis de costos unitarios, en los rubros de mano de Obra, Materiales, Equipo y herramientas, inclusive los Gastos Generales, y distribuirlos segn los elementos del Costo de Obra en Trminos Contables, como por ejemplo en los diversos rubros que se seala: De acuerdo al Expediente Tcnico, se tiene el Anlisis de Costos Unitarios: Ejemplo: Partida Cimientos corrido de barro y piedra Rendimiento m3/DIA Costo Unitario Directo por m3
Cdigo Descripcin Recurso Precio S/. ParcialS/. MANO DE OBRA Trabajador 3 Trabajador 2 Trabajador 4 MATERIALES AGUA Unidad Cuadrilla Cantidad
0147010100 3.18 0147010101 12.56 0147010102 0.75 0239050000
hh hh hh
1.000 6.000 0.2000
0.444 2.666 0.088
7.16 1.71 8.39
m3
3.000 3.000
2.00 16.49
0.60 0.49
EQUIPOS 0337010001 HERRAMIENTAS %MO MANUALES
Segn el Clasificador de Gastos de la Ley del Presupuesto del Sector Pblico del Ao Fiscal 2006, se tienen las siguientes Especficas de Gastos: Mano de Obra 10 Retribuciones y Complementos-Contratos a plazo fijo 10.02 Obreros personal de campo (Capataz, Operario, Oficial y Pen) Materiales 29 26 Materiales de Construccin Materiales Explosivos y Municiones
Equipos y herramientas 10 Retribuciones y Complementos-Contratos a plazo fijo

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10.01 Empleados -personal administrativo (Operador de Equipo Mecnico) 29 Materiales de Construccin (Petrleo, etc.) 39 Otros Servicios de Terceros Gastos generales 10 Retribuciones y Complementos-Contratos a plazo fijo 10.01 Empleados -personal administrativo 11 Obligaciones del Empleador 12 Otros Beneficios 13 Gastos Variables y Ocasionales 20 Viticos y Asignaciones 22 Vestuario 24 Alimento de Personas 30 Bienes de Consumo 32 Pasajes y Gastos de Transporte 36 Tarifas de Servicios Generales 37 Alquiler de Bienes 38 Seguros 39 Otros Servicios de Terceros 44 Impuestos Multas y Contribuciones MONITOREO DE CONCURRENTE: LA APLICACIN DEL DISPOSITIVO DE CONTROL
Se presenta el ejemplo de un proyecto para ser ejecutado por Administracin Directa. De la comparacin entre el Presupuesto Inicial de Obra (Presupuesto de la Obra por Administracin Directa), con respecto al Presupuesto Base (Presupuesto cuya estructura de costos es para Licitacin Pblica), se precisa lo siguiente: La diferencia que se observan entre los Costos Directos, se deben a los costos de alquiler del equipo mecnico, al precio de los materiales donde incluye el I.G.V, como es el caso del Costo Real, entre otros. A efectos de comparacin a nivel de costo total incluido el I.G.V, se deber considerar en ambos presupuestos, los adicionales y/o deductivos, los reajustes mensuales en el primero. Sobre el particular, es pertinente efectuar la siguiente aclaracin, en las obras a ejecutar por Administracin Directa, NO todos los pagos que haga la Entidad estarn afectos al pago del IGV, por ejemplo: las planillas de los trabajadores contratados especficamente para ejecutar la obra, entre otros. 10.1 El Impuesto General a las Ventas (IGV):
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a) En Presupuestos Bases de Obras a Licitar: representa el 19% del Subtotal

(Costo Directo + Gastos Generales + Utilidad). b) En obras por Ejecucin Presupuestaria Directa.: El I.G.V por ejemplo, NO se aplicar sobre: b.1 b.2 El monto de las planillas de los trabajadores que laboran en las obras. El importe del deductivo por la depreciacin de los equipos, bienes y/o herramientas, de propiedad de la Entidad, utilizados en la ejecucin de la obra. Sobre ningn otro servicio que proporcione la Entidad a la obra.
b.3
Solicitar al rea de Personal la emisin de los contratos de trabajo del personal administrativo asignado a la obra. El Administrador de la obra, elaborara las rdenes de suministros necesarios para solicitar: Activos fijos para las oficinas en obra Material para kardex Formatos de Caja, inventarios y activos fijos Hojas sueltas de planilla de jornales para su legalizacin en el Area de Trabajo Inscribir la obra en el Ministerio de Trabajo. Inscribir la obra ante el Instituto Peruano de Seguridad Social. Aperturar la Cuenta Corriente Bancaria en obra y registrar las firmas autorizadas. Informar a la entidad previa verificacin el porcentaje sealado por el IPSS para la contribucin por Accidentes de Trabajo. 1. Proceder al cierre del fondo fijo de Caja Chica, practicndose una ltima liquidacin de caja chica, y si lo hubiera, el importe sobrante se depositar en la cuenta corriente del Banco. 2. Proceder al cierre de las Cuentas Corrientes Bancarias, efectundose una ltima conciliacin bancaria para aclarar conceptos pendientes y registrarlos en la ltima rendicin. Solicitar al Banco con copia al Departamento de Tesorera de la Entidad, el cierre de la Cuenta Corriente y ordenar el traslado si hubiera saldo a la cuenta corriente de la Entidad; asimismo, se devolver los cheques no utilizados cuya numeracin figurar en la solicitud. Una copia del cargo de esta solicitud se remitir a la entidad.
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3. Remitir a la entidad los originales de las boletas de pago de jornales debidamente ordenadas en grupos de cuatro semanas para su revisin. si no estuvieran completas, adjuntar copias de los documentos con los cuales fueron remitidos. 4. Remitir a la entidad los originales de las boletas de pago de reintegros y beneficios sociales de obreros debidamente ordenadas en grupos de 4 semanas para su revisin. Si no estuvieran completas, adjuntar copias de los documentos con los cuales fueron remitidas. 5. Remitir a la entidad los archivos de los formularios que amparan el movimiento de materiales. herramientas y equipos de acuerdo al siguiente detalle : Notas de Recepcin de materiales Notas de Transferencias de materiales Notas de remisin de materiales Notas de entrega de herramientas y equipos Notas de consumo
6. Recabar constancias de no adeudo del Seguro Social del Per y Sistema Nacional de Pensiones. 7. Recabar constancia de no tener reclamos pendientes en la Oficina Regional del Ministerio de Trabajo. 8. Recabar constancia de no tener denuncia en la Comisara del sector. 9. Recabar constancias de no tener juicios pendientes en el Juzgado de la localidad. 10. Recabar constancia de los vehculos de no tener multas pendientes en la Direccin de Transito. 11. Tramitar la obtencin de los Depsitos de Garanta por alquileres, envases y otros. 12. Embalar y remitir a la entidad los formularios sobrantes que puedan utilizarse en otras obras. 13. Coordinar con la entidad para efectuar el traslado o liquidacin del personal obrero. 14. Liquidar al personal obrero con sus beneficios sociales y suministrarles certificados de trabajo.
99
15. Calificar al personal empleado y obrero. 16. Devolver a la entidad, los objetos o artculos varios que le proporcionaron para su uso en obra, tales como : Tarjetas Taylorix o Kardex Kardex completo (fichero de aluminio y madera, plancha de baquelita, ndices metlicos, pestaas objetivas y cartones separadores). Manual de Obras. Manual de Procedimientos. tiles de Oficina (sellos, engrapadores, perforadores y otros) Otros. Control diario, ingreso y salida de materiales (Almacenero) Control diario del personal obrero empleado (Tareador) Control diario de horas de trabajo de los equipos e insumos (Controlador) Problemas que afectan el cumplimiento de los plazos Constancias de la Supervisin
CAPITULO VI
CONCLUSIONES:
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La experiencia en la ejecucin de obras pblicas, a nivel nacional en los mbitos del Gobierno Central, Regional y Local, establece que la ejecucin de Obras por Administracin Directa es una modalidad muy usada, que sin embargo no ha dado buenos resultados debido y creemos que una las causas es el deficiente Control Concurrente.
100
BIBLIOGRAFIA:
Ley N 27785, LEY ORGNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL Y DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA del 13.JUL.2002, publicado en el diario El Peruano el 23.JUL.2002.. LA LEY N 27209 LEY DE GESTIN PRESUPUESTARIA DEL ESTADO publicado el 03.DIC.1999 600.- NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE OBRAS PBLICAS de la RESOLUCIN DE CONTRALORA N 072-98-CG NORMAS TCNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO, emitida el 26.JUN.1998.
101
RESOLUCIN DE CONTRALORA N 528-2005-CG publicado el 13.DIC. 2005 EJERCICIO DEL CONTROL PREVENTIVO POR LOS RGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL. 5. RESOLUCIN DE CONTRALORA N 195-88-CG EMITIDA EL 18.JUL.88
1. Paginas Web: www.pvd.gob.pe www.regionlalibertad.gob.pe Proyectos de Inversin Pblica Estado situacional de Proyectos de Inversin al III Trimestre 2006 www.regionpiura.gob.pe Proyectos de Inversin Estado Situacional de Proyectos www.regionsanmartin.gob.pe Gerencia de Infraestructura Inversin de Obras de Enero a Julio 2006 Relacin de Obras Ejecutadas y en Ejecucin 2005 www.munielaltoalianza.gob.pe Transparencia Presupuestal 2005-Estado Situacional Fsico Financiero de Obras
102

Dispositivos de Control Concurrente en Obras Por Ad

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CAPITULO I: PLANTEAMIENTO PROBLEMA

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Presentar una propuesta para implementacin de los Gobiernos Regionales y

ESPECFICOS Los objetivos especficos son:

1.Analizar, la incidencia de la ejecucin de Obras por Administracin Directa en

2.Proponer Directiva que contemple los Mecanismos de Control Interno a ser

3.Dar a conocer la normatividad que dispone el Sistema Nacional de Control dado

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FUNDAMENTOS TERICOS Y DEFINICIONES DE CONCEPTOS UTILIZADOS

II.1 MARCO LEGAL DEL CONTROL DE OBRAS PBLICAS

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Resolucin de Contralora N 195-88-CG emitida el 18.JUL.88

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II.2 MARCO LEGAL DE LA EJECUCIN DE OBRAS PBLICAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA:

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II.3 DEFINICIN DE CONCEPTOS UTILIZADOS

Adecuada operacin que garantice la supervivencia de la organizacin.

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MODALIDADES POR EL TIPO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DE LAS ACTIVIDADES, PROYECTOS Y COMPONENTES:

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DEFICIENCIAS EN LA EJECUCIN DE OBRAS PBLICAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA

DEFICIENCIAS EN LA CONDUCCIN TCNICA:

a. EN LA ELABORACIN DEL EXPEDIENTE TCNICO:

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. b. EN EL PROCESO DE EJECUCIN DE LA OBRA:

Los equipos mecnicos requeridos en el expediente tcnico, con sus

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Su labor se compenetra con la gestin de los ejecutores y en la mayora de

Su labor est subordinada a los Gerentes y estos ejercen influencia sobre

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No se establecen topes de gastos por inspeccin el cual debe ser del 3%

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3.2 Disponer que la Entidad cuente con la Asignacin Presupuestaria correspondiente, en

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3.8 Nombrar a la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, una vez concluida la

4.5 4.6 4.6

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