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Software para Análisis de Datos VERSION TUTORIAL OCHO
Software para Análisis de Datos VERSION TUTORIAL OCHO
Software para Análisis de Datos VERSION TUTORIAL OCHO

Software para Análisis de Datos

Software para Análisis de Datos VERSION TUTORIAL OCHO

VERSION

TUTORIAL

OCHO

IDEA Versión Ocho

IDEA Versión Ocho

CaseWare IDEA Inc. es una compañía privada de desarrollo y comercialización de software, con oficinas en Toronto y Ottawa, Canadá, compañías subsidiarias en Holanda y China, y distribuidores en más de 90 países. CaseWare IDEA Inc. es subsidiaria de CaseWare International Inc., líder mundial en software de inteligencia de negocios para auditores, contadores y profesionales en sistemas y finanzas (www.CaseWare-IDEA.com).

IDEA es distribuido bajo licencia exclusiva de:

CaseWare IDEA Inc. 469 King Street West, 2nd Floor Toronto, CANADA M5V 1K4

IDEA es una marca registrada de CaseWare International Inc.

Copyright © Julio 2009 CaseWare IDEA Inc. Todos los derechos reservados. Este manual y sus archivos de datos son propiedad registrada y poseen todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, emitida, transcripta, guardada en un sistema para su posterior recuperación o traducida en ningún idioma bajo ningún concepto sin el permiso de CaseWare IDEA Inc.

CONTENIDO

prologo

Prólogo

9

prefacio

Prefacio

11

IDEA - Información General

sección uno

13

Carpetas de Trabajo de IDEA

13

Proyectos de IDEA Server

14

Relación entre las Carpetas de Trabajo de IDEA y los Proyectos de IDEA Server

14

Iniciar IDEA

14

sección dos

¿Qué hay en la pantalla de IDEA?

15

Pantalla de IDEA sin Bases de Datos abiertas

15

Pantalla de IDEA con una Base de Datos abierta

16

sección tres

Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

17

Ventanas de Base de Datos y Propiedades

17

Propiedad Datos

18

Propiedad Historial

19

Propiedad Estadísticas de Campo

20

Propiedad Total de Control

21

Propiedad Criterio

22

Propiedad Resultados

23

Propiedad Indices

24

Propiedad Comentarios

25

Barra de Herramientas de Operaciones

26

Ventana de IDEAScript

27

Barra de Herramientas de IDEAScript

28

Ventana de Explorador de Archivos

29

Barra de Herramientas del Explorador de Archivos

30

6

IDEA Versión Ocho

Ventanas movibles

30

Tareas en ejecución

30

Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server)

31

Resultado de la búsqueda

31

Conclusiones

31

sección cuatro

Tutorial de Iniciación

33

Introducción

33

Accediendo a IDEA

33

Establecer una Carpeta de Trabajo

34

Conectar a IDEA Server (si posee acceso a IDEA Server)

36

Importar un archivo de Microsoft Access

38

Formato de los Datos

40

Vista de las Estadísticas de campo

42

Selección de una Muestra aleatoria de registros

45

Extraer registros

47

Importar un archivo de texto

50

Acceder al Asistente de Importación

50

Seleccionar el archivo a importar

50

Paso Tipo de Archivo

51

Paso Especificar Longitud de Registro

52

Paso Especificar Delineadores de Campo

53

Paso Detalles de Campo

54

Paso Crear Campos

56

Paso Criterio de Importación

57

Paso Especificar Nombre de Archivo de IDEA

58

Sumarizar los datos

60

Estratificar los datos

62

Ver el gráfico de los resultados

68

Crear una Tabla Pivot

70

Unir Bases de Datos

73

Revisar el Historial

77

Desplegar todos los registros que contengan ""

79

Agregar un campo virtual

82

Realizar una extracción de registro

84

Identificar facturas duplicadas

85

Identificar omisiones en una secuencia de facturas

86

Ejecutar una Extracción por Valor Clave

88

Extraer registros usando @Funciones

90

Diseño de un reporte

92

Asistente de Reportes

98

Paso Encabezado

99

Paso Definir cortes

100

Paso Cortes de Reporte

101

Paso Sumas Totales

102

Paso Encabezado/Pie de Página

103

Vista previa e imprimir un reporte

104

Importar un archivo de reporte impreso o un archivo Adobe PDF

106

Trabajar con campos Hora

119

Búsqueda de Registros

120

Crear un Campo de Acción

123

Contenido

7

Uso del Sistema de Ayuda

125

Eliminar Bases de Datos

126

apéndice a

Mantenimiento del Trabajo

127

Resguardar y restaurar archivos de datos

127

Eliminar Bases de Datos

129

Eliminar Otros Archivos

129

Copiar Archivos de Datos

129

Mover Archivos de Datos

130

Actualizar el Explorador de Archivos

130

apéndice b

@Funciones

131

indice

Indice

135

Prólogo

PROLOGO

El último año el Software para Análisis de Datos IDEA ha celebrado su vigésimo aniversario. Este año hemos alcanzado otro objetivo con el lanzamiento de IDEA Versión Ocho, representando un nuevo paso en nuestra misión constante de alcanzar la cima en cuanto a facilidad de uso, funcionalidad y performance.

Tengo el placer y el orgullo de comunicarles que el mercado ha reconocido nuestros esfuerzos con un crecimiento continuo en cuanto a ventas y renovaciones. Estamos incorporando nuevos clientes día a día y muchos de nuestros clientes están expandiendo el uso de IDEA.

Tenemos grandes expectativas para con IDEA Versión Ocho. Antes de su lanzamiento hemos presentado esta versión en una Conferencia Global de Distribuidores y en una Conferencia de Usuarios de IDEA de América del Norte. Quienes asistieron a estos eventos quedaron muy impresionados con sus bondades y esperamos que ocurra lo mismo con usted. Nuestro equipo de desarrollo ha hecho todo lo posible para asegurarse de que usted cuente con la herramienta líder para análisis de datos.

La clave de nuestro éxito es escuchar a nuestros usuarios. Por ello le pedimos que participe con sus comentarios y sugerencias para futuras versiones aportando su ayuda, de esta forma, a nuestro compromiso de mejora constante.

Bob Cuthbertson Chief Operating Officer CaseWare IDEA Inc.

Prefacio

PREFACIO

IDEA (originalmente la abreviación de Interactive Data Extraction and Analysis) otorga a auditores, contadores y profesionales en sistemas y finanzas, la posibilidad de leer, visualizar, analizar, manipular, obtener muestras y extraer datos de cualquier fuente - mainframe a computador personal - incluyendo reportes impresos. IDEA le permitirá realzar y extender el alcance de su trabajo proporcionándole funciones exclusivas y características no disponibles en otros software.

IDEA combina un incomparable poder de análisis con una gran facilidad de uso en entorno Windows. Es una herramienta versátil de suma utilidad para cualquier tipo de interrogación de archivos y permite a los usuarios, entre otras cosas, lo siguiente:

• Documentar el plan de análisis y el progreso del mismo en una Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server).

• Importar datos desde un amplio rango de tipos de archivo.

• Crear vistas personales de los datos y los reportes.

• Llevar a cabo análisis específicos de los datos como el cálculo de estadísticas diversas, detección de omisiones, detección de duplicados, sumarizaciones y anticuación de fechas.

• Efectuar diversidad de cálculos.

• Obtener muestras usando diversas técnicas de muestreo.

• Unir y comparar diferentes archivos de datos.

• Crear tablas pivot para análisis multi-dimensional.

• Generar automáticamente un historial completo documentando los análisis realizados.

• Registrar, crear y editar macros con IDEAScript (una herramienta que puede ser adaptada a sus necesidades compatible con VBA) y Visual Script (disponible para IDEA Versión Ocho).

• Realizar pruebas de excepción para elementos inusuales o inconsistentes utilizando criterios simples o complejos.

IDEA cuenta con @Funciones para aritmértica, textos, fechas y horas, e incluso @Funciones financieras. Estas @Funciones le permiten ejecutar operaciones con fechas, cálculos financieros y estadísticos, y búsquedas de textos. A su vez, a partir de IDEA Versión Ocho, los usuarios podrán crear sus propias funciones personales.

12

IDEA Versión Ocho

Esquema de este Tutorial

Para obtener instrucciones acerca de cómo instalar y desinstalar IDEA, y para requerimientos de sistema, consulte la Guía de Instalación de IDEA Versión Ocho proporcionada en formato PDF en el CD-ROM de IDEA.

Este Tutorial comienza con instrucciones acerca de cómo iniciar IDEA y luego brinda un panorama general de las funciones y módulos de IDEA. En la Ayuda de IDEA podrá encontrar más información acerca de IDEA y los módulos que lo componen. Adicionalmente, desde el CD-ROM de IDEA podrá acceder al Tutorial de Report Reader para IDEA Versión Ocho en formato PDF.

El Tutorial Inicial de la Sección Cuatro (para ser completado usando los archivos de ejemplo proporcionados) le brinda una introducción acerca de la importación de archivos de datos, la ejecución de pruebas de auditoría, la creación de reportes, la revisión del Historial y el mantenimiento del trabajo. Este Tutorial de Iniciación no cubre la totalidad de las funciones de IDEA pero es recomendable a modo de introducción antes de usar el producto o antes de concurrir a un curso de entrenamiento en IDEA. Contacte a su distribuidor local para obtener información acerca de las fechas para los cursos disponibles en su región o consulte nuestro sitio en la web www.CaseWare-IDEA.com

Los Apéndices contienen información referente al Mantenimiento del Trabajo y una lista de @Funciones para convertir y manipular datos. Las @Funciones le permiten realizar operaciones con fechas y horas, cálculos estadísticos y financieros así como búsquedas de textos.

IDEA - Información General

SECCIÓN UNO

Este Tutorial cubre la funcionalidad de los siguientes productos:

IDEA - Usado para importar o enlazar datos así como para ejecutar pruebas y análisis de auditoría. Datos de diversas fuentes, incluyendo Microsoft Access, dBASE, y archivos SAP/AIS, pueden ser importados directamente en IDEA usando el Asistente de Importación. IDEA se encuentra disponible en sus versiones ASCII y Unicode.

IDEA Server: Una poderosa aplicación para análisis de datos que opera usando servidores de red en combinación con IDEA. Mientras visualiza los datos y lleva a cabo su análisis usando el IDEA cliente instalado en su PC, todos los datos son almacenados y procesados sobre un servidor. Para más información, visite la sección IDEA Server del sitio web de CaseWare IDEA.

Por una cuestión de practicidad a lo largo de este Tutorial nos referiremos a los productos mencionados arriba solamente como IDEA.

Por otra parte, las imágenes usadas en este Tutorial pueden no reflejar lo que usted visualiza en su pantalla dependiendo del tipo de producto de IDEA que este utilizando.

Los módulos cuentan con una extensa Ayuda en línea la cual incluye explicaciones paso por paso de las diferentes tareas. Para poder acceder a la Ayuda en línea deberá contar con Internet Explorer 4.01, aunque es recomendable contar con Explorer 6.0. o posterior.

También puede visitar el sitio web de IDEA (www.CaseWare-IDEA.com) para obtener información adicional como consejos y sugerencias, respuestas a las preguntas más frecuentes (FAQs), e información técnica.

CARPETAS DE TRABAJO DE IDEA

Una Carpeta de Trabajo es simplemente una carpeta que contiene las bases de datos de IDEA que desea analizar. Es recomendable que todos los archivos relacionados con cada auditoría o investigación sean almacenados en carpetas o directorios diferentes para simplificar el mantenimiento del trabajo.

Por defecto, al abrir IDEA por primera vez, la Carpeta de Trabajo será C:\Documents and Settings\<Nombre de Usuario>\Mis Documentos\IDEA\Samples.

Las bases de datos de IDEA incluidas en la Carpeta de Trabajo serán mostradas en el área Archivos IDEA del Explorador de Archivos. IDEA mantendrá la última Carpeta de Trabajo como la carpeta activa hasta que la misma sea modificada.

14

IDEA Versión Ocho

PROYECTOS DE IDEA SERVER

Un Proyecto de IDEA Server es el equivalente a la Carpeta de Trabajo de IDEA. Un proyecto es una especie de contenedor de IDEA para conservar una serie de archivos originales, manteniendo los datos importados desde un cliente, y cualquier archivo generado producto del análisis.

Estos proyectos son a su vez agrupados basándose en el tipo de proyecto como: Compartido, Personal, o Muestra.

Las bases de datos de IDEA incluidas en la Carpeta de Trabajo serán mostradas en el área Archivos IDEA del Explorador de Archivos.

RELACIÓN ENTRE LAS CARPETAS DE TRABAJO DE IDEA Y LOS PROYECTOS DE IDEA SERVER

La siguiente información sólo es aplicable si posee IDEA Server.

• Luego de conectarse exitosamente a IDEA Server via Archivo > IDEA Server > Conectar, el proyecto de IDEA Server al que se conecte será asociado a la Carpeta de Trabajo actual. Desde entonces, cada vez que trabaje en esa Carpeta de Trabajo, IDEA se conectará en forma automática a su proyecto asociado.

• Si modifica la Carpeta de Trabajo, se establecerá una nueva conexión al proyecto de IDEA Server asociado con dicha Carpeta de Trabajo .

• Si posee una Carpeta de Trabajo y su proyecto de IDEA Server asociado abierto, si cambia el proyecto de IDEA Server mediante el diálogo Seleccionar Proyecto el nuevo proyecto pasará a estar asociado con la Carpeta de Trabajo actual.

• Si se desconecta de IDEA Server usando la opción del menú Desconectar, la asociación con la Carpeta de Trabajo actual será eliminada. Las asociaciones no son eliminadas en caso que su PC se apague accidentalmente.

• Puede tener un proyecto de IDEA Server asociado con diferentes Carpetas de Trabajo, no obstante, no podrá tener una Carpeta de Trabajo asociada con diferentes proyectos de IDEA Server.

INICIAR IDEA

Puede acceder a IDEA seleccionando desde el menú Inicio de Windows las opciones Programas > IDEA > IDEA.

Una vez cargado IDEA, deberá ser establecida una Carpeta de Trabajo. Por defecto, al abrir IDEA por primera vez, la Carpeta de Trabajo será C:\Documents and Settings\<Nombre de Usuario>\Mis Documentos\IDEA\Samples. Si posee acceso a IDEA Server, deberá conectarse también al servidor y seleccionar un proyecto. De esta forma estará listo para importar los archivos de datos y ejecutar las correspondientes pruebas de análisis.

Consulte el Tutorial de Iniciación de la Sección Cuatro para obtener más información acerca de estos pasos.

¿Qué hay en la pantalla de IDEA?

PANTALLA DE IDEA SIN BASES DE DATOS ABIERTAS

SECCIÓN DOS

¿Qué hay en la pantalla de IDEA? PANTALLA DE IDEA SIN BASES DE DATOS ABIERTAS SECCIÓN

16

IDEA Versión Ocho

PANTALLA DE IDEA CON UNA BASE DE DATOS ABIERTA

Versión Ocho PANTALLA DE IDEA CON UNA BASE DE DATOS ABIERTA   Descripción 1 Barra de
 

Descripción

1

Barra de Menú: En la parte superior de la aplicación para acceder a las funciones y herramientas de IDEA.

2

Barra de Herramientas de Operaciones: Esta es una barra flotante que puede ser personalizada y que contiene botones de acceso rápido a las funciones más frecuentemente utilizadas.

3

Barra de Herramientas del Explorador de Archivos: Localizada en la parte superior de la Ventana Explorador de Archivos con botones para el manejo de archivos.

 

Ventana de Explorador de Archivos: Esta ventana muestra todas las bases de datos de IDEA

4

pertenecientes a la Carpeta de Trabajo y al Proyecto de IDEA Server (si posee acceso a IDEA Server). Puede ajustar el tamaño de esta ventana para visualizar mayores detalles acerca de las bases de datos como por ejemplo cantidad de registros o fecha de la última modificación.

5

Ventana de Base de Datos: La ventana principal de IDEA. IDEA abrirá cada base de datos en una ventana por separado.

6

Ventanas movibles: Ventanas que son accesibles desde las solapas situadas en la parte inferior de la pantalla.

 

Barra de Estado: Con Ayuda sensible al contexto, la ruta de la Carpeta de Trabajo, la cantidad

7

de registros en la base de datos activa, y el espacio disponible en disco para la Carpeta de Trabajo.

8

Ventana de Propiedades: Desde esta ventana, tendrá acceso a las principales propiedades de las bases de datos activa (Datos, Historial, Estadísticas de Campo, Total de Control, Criterio) así como también acceso a los Resultados. También podrá crear, eliminar y re- generar índices y agregar comentarios.

SECCIÓN TRES

Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

IDEA utiliza las siguientes ventanas principales, las cuales son descriptas en esta sección:

Ventana de Base de Datos

Ventana de Propiedades

Ventana de Explorador de Archivos

Ventana de IDEAScript

• Ventanas movibles

VENTANAS DE BASE DE DATOS Y PROPIEDADES

La ventana de Base de Datos le permite ver los campos contenidos dentro de una base de datos. Si bien pueden abrirse múltiples bases de datos a la vez, cada una de ellas se abre en una Ventana de Base de Datos distinta y se muestra el nombre de la base de datos activa en la barra de título de IDEA.

Cada base de datos posee diferentes propiedades asociadas que pueden ser accedidas desde la ventana Propiedades. Estas propiedades son:

• Datos

• Historial

• Estadísticas de Campo

• Total de Control

• Criterio

• Resultados

• Indices

• Comentarios

Cuando una propiedad se encuentra activa aparecerá una tilde a su lado dentro de la ventana de Propiedades.

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IDEA Versión Ocho

Propiedad Datos

La propiedad Datos se utiliza para visualizar los datos del archivo en forma de tabla con los nombres de campos como encabezados de columnas y los números de registros como números de filas.

columnas y los números de registros como números de filas. La propiedad Datos puede ser accedida

La propiedad Datos puede ser accedida haciendo click en el enlace Datos dentro de la ventana de Propiedades.

Cuando la propiedad Datos se encuentra activa, aparecerá una tilde al lado del enlace Datos dentro de la ventana de Propiedades.

Limitaciones de Base de Datos:

• 2.1 billones de registros (100.000 registros para IDEA Express) dependiendo del sistema operativo.

• 1.8 Exabytes por tamaño de archivo

Todas las columnas (campos) se pueden cambiar de tamaño. Haciendo doble click en los separadores de campo se puede ajustar la longitud de los mismos. Alternativamente la longitud del campo se puede modificar moviendo los separadores de nombre de campo, haciendo click y arrastrándolos hacia la posición deseada. Este ajuste modifica la longitud de la información del campo en la vista y consecuentemente en un reporte a ser impreso.

La cantidad de registros de la base de datos, la ruta de la Carpeta de Trabajo, y el espacio disponible para la Carpeta de Trabajo aparecerán en la barra de estado en la parte inferior de la aplicación.

La información de la propiedad Datos no puede ser editada (a menos que sea contenida en un campo editable) pero puede ser impresa haciendo click en el botón Imprimir de la Barra de Herramientas de Operaciones o seleccionando en el menú Archivo > Imprimir > Imprimir.

La información de la propiedad Datos también puede ser editada en Microsoft Word (no disponible en versiones Unicode de IDEA) o en formato PDF usando los botones Editar en Microsoft Word y Editar en PDF de la Barra de Herramientas de Operaciones o seleccionando en el menú Archivo > Imprimir > Editar en

Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

19

Propiedad Historial

La propiedad Historial es utilizada para ver el historial de todas las operaciones llevadas a cabo sobre el archivo. Cada base de datos posee su propio Historial. Para ver el historial de todas las operaciones ejecutadas sobre todas las bases de datos de la Carpeta de Trabajo y/o Proyecto, observe la información del Diagrama Global del Proyecto seleccionando Archivo > Diagrama Global del Proyecto.

La propiedad Historial puede ser accedida haciendo click en el enlace Historial dentro de la ventana de Propiedades.

Cuando la propiedad Historial se encuentra activa, aparecerá una tilde al lado del enlace Historial dentro de la Ventana de Propiedades.

Al activar la propiedad Historial algunas opciones pasarán a estar no disponibles.

La propiedad Historial de la ventana de Base de Datos aparcece en la siguiente figura. La información del Historial es acumulativa, es decir, se van agregando sucesivamente las distintas pruebas realizadas sobre las base de datos. Haciendo click en las cruces, cada sección se expande mostrando los detalles de las pruebas. Pueden copiarse, inclusive, los códigos de IDEAScript a una Ventana de IDEAScript para volverse a ejecutar las tareas.

Ventana de IDEAScript para volverse a ejecutar las tareas. Es recomendable imprimir o exportar el Historial

Es recomendable imprimir o exportar el Historial de cada base de datos para poder revisar el mismo al final de la auditoría como evidencia de la misma.

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IDEA Versión Ocho

Propiedad Estadísticas de Campo

La propiedad Estadísticas de Campo es utilizada para acceder a las estadísticas de los campos con tipo Numérico, Fecha u Hora pertenecientes a la base de datos activa.

La propiedad Estadísticas de Campo puede ser accedida haciendo click en el enlace Estadísticas de Campo dentro de la ventana de Propiedades.

Cuando la propiedad Estadísticas de Campo se encuentra activa, aparecerá una tilde al lado del enlace Estadísticas de Campo dentro de la ventana de Propiedades.

A continuación se muestra la propiedad Estadísticas de Campo de la ventana de Base de Datos:

de Propiedades . A continuación se muestra la propiedad Estadísticas de Campo de la ventana de

Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

21

Las estadísticas de campo proporcionan información útil sobre los campos numéricos y de fecha existentes en la base de datos. Las estadísticas de campos numéricos, así como las de campos fecha y hora pueden ser vistas al mismo tiempo pudiendo efectuar una simple comparación.

Haciendo click en el botón correspondiente las estadísticas de campo podrán ser impresas, guardadas, recalculadas o exportadas a Microsoft®

Excel y CaseWare Working Papers (si se encuentra instalado) . Las Estadísticas de campo cuentan con un acceso en detalle que permite ver, imprimir o guardar los registros asociados a las mismas.

A su vez pueden ser visualizadas para todos los campos aplicables en la parte superior de la base de

datos cuando la propiedad Datos se encuentre activa seleccionando Ver > Estadísticas de Campo.

Al activar la propiedad Estadísticas de Campo algunas opciones pasarán a estar no disponibles.

Propiedad Total de Control

La propiedad Total de Control es utilizada para visualizar el total de un campo Numérico seleccionado

a los efectos de su conciliación.

La propiedad Total de Control puede ser accedida haciendo click en el enlace Total de Control dentro de la ventana de Propiedades.

Cuando la propiedad Total de Control se encuentra activa, el total del campo Numérico seleccionado en el diálogo Seleccionar Total de Control aparecerá al lado del enlace Total de Control dentro de la ventana de Propiedades. Por defecto, IDEA mostrará el mismo campo de total de control para las bases de datos hijas de la base de datos activa.

para las bases de datos hijas de la base de datos activa. Sólo podrá seleccionar un

Sólo podrá seleccionar un campo Numérico cuyas estadísticas hayan sido generadas, ya sea en la importación o mediante la opción Estadísticas de Campo. Si selecciona un campo cuyas estadísticas no hayan sido generadas, aparecerá un mensaje consultándole si desea generar las estadísticas para el campo. Haga click en para calcular las estadísticas para todos los campos Numéricos, no sólo para el campo de total de control. El valor del campo de total de control será registrado en el Historial.

Una vez activa la propiedad Total de Control para la base de datos, la propiedad Total de Control no podrá ser desactivada. No obstante esto, podrá modificar el campo Numérico utilizado para el total de control haciendo click en el enlace Total de Control dentro de la Ventana Propiedades para volver a invocar al diálogo Seleccionar Total de Control.

Para poder acceder a la propiedad Total de Control, la propiedad Datos deberá estar activa.

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IDEA Versión Ocho

Propiedad Criterio

La propiedad Criterio es utilizada para visualizar registros que satisfagan un criterio determinado.

La propiedad Criterio puede ser accedida haciendo click en el enlace Criterio dentro de la ventana de Propiedades.

Cuando la propiedad Criterio se encuentra activa, el criterio ingresado aparecerá al lado del enlace Criterio dentro de la ventana de Propiedades.

del enlace Criterio dentro de la ventana de Propiedades . Sin embargo la opción Criterios de

Sin embargo la opción Criterios de Presentación no genera una base de datos de salida, simplemente muestra, en la Ventana de Base de Datos sólo aquellos registros que satisfacen el criterio. La barra de Estado muestra la cantidad de registros de la base de datos que satisfacen el criterio especificado como una porción de la cantidad total de registros de la base de datos.

de la cantidad total de registros de la base de datos. Los criterios son ecuaciones creadas

Los criterios son ecuaciones creadas a través del Editor de Ecuaciones. Puede invocar el Editor de Ecuaciones haciendo click en el enlace Criterio de la ventana de Propiedades. También puede guardar ecuaciones y reaplicarlas a través del Editor de Ecuaciones.

Si la propiedad Total de Control se encuentra activa al activar la propiedad Criterio, el total de control tomará en cuenta la nueva cantidad de registros producto del criterio aplicado.

Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

23

Propiedad Resultados

La propiedad Resultados es utilizada para visualizar los Resultados de las funciones aplicadas.

La propiedad Resultados puede ser accedida haciendo click en el enlace Resultados dentro de la ventana de Propiedades.

enlace Resultados dentro de la ventana de Propiedades . Cada Resultado cuenta con una barra de

Cada Resultado cuenta con una barra de herramientas con opciones relevantes para exportar los resultados a un archivo, graficar los resultados, y ver los registros asociados con los datos seleccionados.

Todos los Resultados son automáticamente guardados como parte de la base de datos. Los Resultados no son guardados como archivos independientes de la base de datos. Si lo desea puede eliminar Resultados desde el área Resultados dentro de la ventana de Propiedades. El área Resultados de la ventana de Propiedades sólo mostrará los Resultados de la base de datos que se encuentre actualmente activa.

Nota: Al ejecutar una función, si marca las opciones Crear base de datos y Crear resultado dentro del diálogo correspondiente, la base de datos resultante pasará a ser la base de datos activa. Para ver los Resultados, coloque como activa a la base de datos original y luego seleccione el enlace requerido dentro del área Resultados de la ventana de Propiedades.

Las siguientes funciones pueden generar Resultados:

• Detección de Omisiones (opcional)

• Estratificación (opcional)

• Sumarización (opcional)

• Antigüedad (opcional)

• Generar Números Aleatorios

• Tabla Pivot

• Muestreo de Unidad Monetaria (no disponible en IDEA Server)

• Muestreo de Variables Clásicas (no disponible en IDEA Server)

• Ley de Benford

• Graficar Datos

24

IDEA Versión Ocho

Propiedad Indices

La propiedad Indices es utilizada para ver los datos ordenados a través de índices creados, para eliminar índices o para quitar un índice de la base de datos activa. Puede generar un índice ya sea haciendo doble click sobre el encabezado de campo requerido o seleccionando en el menú Datos > Indices. Una vez creado un índice, IDEA mostrará los registros en la base de datos en base al índice especificado.

Todos los índices generados aparecerán disponibles en el área de Indices de la Ventana de Propiedades.

El índice activo aparecerá marcado con una tilde.

. El índice activo aparecerá marcado con una tilde. IDEA mostrará, a su vez, una flecha

IDEA mostrará, a su vez, una flecha en el encabezado de columna del índice, para poder identificar fácilmente el campo indexado y su dirección (Ascendente o Descendente). La clave primaria será indicada con una flecha roja en tanto que las claves secundarias aparecerán con una flecha azul.

La clave primaria será indicada con una flecha roja en tanto que las claves secundarias aparecerán

Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

25

Propiedad Comentarios

La propiedad Comentarios es utilizada para agregar comentarios a la base de datos activa. También es utilizada por IDEA para mostrar mensajes de advertencia relacionados con la base de datos activa.

de advertencia relacionados con la base de datos activa. Haciendo click en el enlace Agregar comentario

Haciendo click en el enlace Agregar comentario del área Comentarios de la ventana de Propiedades, podrá acceder al diálogo Comentarios Base de Datos. Para cada comentario podrá agregar un enlace a una base de datos de la Carpeta de Trabajo actual o a una base de datos de otra carpeta, así como asignar un estado de prioridad. La barra de herramientas del diálogo Comentarios Base de Datos cuenta con opciones para insertar un nuevo comentario, o copiar, cortar, pegar, actualizar, imprimir y cancelar un comentario. También podrá ordenar las columnas del diálogo Comentarios Base de Datos en sentido ascendente o descendente haciendo click en los encabezados de columna.

del diálogo Comentarios Base de Datos en sentido ascendente o descendente haciendo click en los encabezados

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IDEA Versión Ocho

Barra de Herramientas de Operaciones

La Barra de Herramientas de Operaciones contiene una serie de botones que proporcionan un rápido acceso a las funciones más frecuentemente utilizadas. Se encuentran disponibles herramientas adicionales para cada opción del menú a través de la opción Personalizar Barra de Herramientas (Ver > Personalizar Barra de Herramientas).

En la barra de herramientas de Operaciones se encuentran disponibles los siguientes botones predeterminados:

Importar en IDEAdisponibles los siguientes botones predeterminados: Unir Bases de Datos Editar en PDF Imprimir Volver a

Unir Bases de Datoslos siguientes botones predeterminados: Importar en IDEA Editar en PDF Imprimir Volver a Ejecutar Tarea Separador

Editar en PDFpredeterminados: Importar en IDEA Unir Bases de Datos Imprimir Volver a Ejecutar Tarea Separador de Miles

Importar en IDEA Unir Bases de Datos Editar en PDF Imprimir Volver a Ejecutar Tarea Separador

Imprimir

Volver a Ejecutar TareaImportar en IDEA Unir Bases de Datos Editar en PDF Imprimir Separador de Miles Indices Graficar

Separador de de Datos Editar en PDF Imprimir Volver a Ejecutar Tarea Miles Indices Graficar Datos Detección de

Miles

Indicesen PDF Imprimir Volver a Ejecutar Tarea Separador de Miles Graficar Datos Detección de Omisiones Sumarización

Graficar DatosImprimir Volver a Ejecutar Tarea Separador de Miles Indices Detección de Omisiones Sumarización Análisis de

a Ejecutar Tarea Separador de Miles Indices Graficar Datos Detección de Omisiones Sumarización Análisis de

Detección de

Omisiones

Sumarizaciónde Miles Indices Graficar Datos Detección de Omisiones Análisis de Grabar/detener grabación de una macro

Análisis de Indices Graficar Datos Detección de Omisiones Sumarización Grabar/detener grabación de una macro Tendencias Importar

Grabar/detener grabación de una macroDatos Detección de Omisiones Sumarización Análisis de Tendencias Importar en IDEA Server Agregar Bases de Datos

Tendencias

Importar en IDEA Serverde Grabar/detener grabación de una macro Tendencias Agregar Bases de Datos Editar en Microsoft Word Copiar

Agregar Bases de Datosgrabación de una macro Tendencias Importar en IDEA Server Editar en Microsoft Word Copiar Configuración de

Editar en Microsoft WordTendencias Importar en IDEA Server Agregar Bases de Datos Copiar Configuración de Columna Dividir Campos Caracter

Server Agregar Bases de Datos Editar en Microsoft Word Copiar Configuración de Columna Dividir Campos Caracter

Copiar

Configuración de Agregar Bases de Datos Editar en Microsoft Word Copiar Columna Dividir Campos Caracter Manejo de Campos

Columna

Dividir Campos CaracterEditar en Microsoft Word Copiar Configuración de Columna Manejo de Campos Búsqueda Detectar Clave Duplicada Tabla

Manejo de CamposCopiar Configuración de Columna Dividir Campos Caracter Búsqueda Detectar Clave Duplicada Tabla Pivot S e r

Búsquedade Columna Dividir Campos Caracter Manejo de Campos Detectar Clave Duplicada Tabla Pivot S e r

Detectar Clave Columna Dividir Campos Caracter Manejo de Campos Búsqueda Duplicada Tabla Pivot S e r i e

Duplicada

Tabla PivotCaracter Manejo de Campos Búsqueda Detectar Clave Duplicada S e r i e s d e

S e r i e s d e T i e m p o Series de Tiempo

Conector VisualTabla Pivot S e r i e s d e T i e m p o

Crear un ReporteS e r i e s d e T i e m p o Conector Visual

Vista Previad e T i e m p o Conector Visual Crear un Reporte Pegar Símbolo de

i e m p o Conector Visual Crear un Reporte Vista Previa Pegar Símbolo de Moneda

Pegar

Símbolo de Monedam p o Conector Visual Crear un Reporte Vista Previa Pegar Agrupar registros Definir Campo de

Agrupar registrosCrear un Reporte Vista Previa Pegar Símbolo de Moneda Definir Campo de Acción Extracción Directa

Definir Campo de AcciónVista Previa Pegar Símbolo de Moneda Agrupar registros Extracción Directa Estratificación Correlación Muestreo

Extracción Directade Moneda Agrupar registros Definir Campo de Acción Estratificación Correlación Muestreo Aleatorio de

Estratificaciónde Moneda Agrupar registros Definir Campo de Acción Extracción Directa Correlación Muestreo Aleatorio de Registros

CorrelaciónMoneda Agrupar registros Definir Campo de Acción Extracción Directa Estratificación Muestreo Aleatorio de Registros

Muestreo Aleatorio de RegistrosPegar Símbolo de Moneda Agrupar registros Definir Campo de Acción Extracción Directa Estratificación Correlación

Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

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VENTANA DE IDEASCRIPT

IDEA incluye una herramienta desarrollada para extender su funcionalidad denominada IDEAScript. Los IDEAScript pueden ser grabados, escritos desde cero, o una combinación de ambos. El código IDEAScript se genera o se ingresa en la Ventana de IDEAScript. Esta ventana cuenta con una barra de herramientas con las opciones más comúnmente usadas como así también con funciones de asistencia para la escritura, edición y depuración de IDEAScript.

para la escritura, edición y depuración de IDEAScript . En IDEA Versión Ocho también podrá crear

En IDEA Versión Ocho también podrá crear macros a través de una nueva utilidad llamada Visual Script. Visual Script es utilizado para crear, editar y mantener macros visualmente dentro de IDEA. En esencia, la opción Visual Script es una representación visual de IDEAScript. La ventaja de Visual Script radica en que le permite automatizar tareas que ejecuta regularmente sin tener que ingresar ningún código. De ser necesario, puede convertir un Visual Script en un IDEAScript. Para obtener más información acerca de Visual Script consulte la Ayuda de IDEA.

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IDEA Versión Ocho

Barra de Herramientas de IDEAScript

Los siguientes botones se encuentran disponibles en la barra de herramientas de la ventana de IDEAScript para asistirlo en la creación, edición o depuración de los IDEAScripts.

Nuevala creación, edición o depuración de los IDEAScripts . Abrir Guardar Imprimir Cortar Copiar Pegar Buscar

Abriredición o depuración de los IDEAScripts . Nueva Guardar Imprimir Cortar Copiar Pegar Buscar Buscar Siguiente

Guardaredición o depuración de los IDEAScripts . Nueva Abrir Imprimir Cortar Copiar Pegar Buscar Buscar Siguiente

Imprimiro depuración de los IDEAScripts . Nueva Abrir Guardar Cortar Copiar Pegar Buscar Buscar Siguiente Reemplazar

Cortarde los IDEAScripts . Nueva Abrir Guardar Imprimir Copiar Pegar Buscar Buscar Siguiente Reemplazar Deshacer

Copiarde los IDEAScripts . Nueva Abrir Guardar Imprimir Cortar Pegar Buscar Buscar Siguiente Reemplazar Deshacer Rehacer

PegarIDEAScripts . Nueva Abrir Guardar Imprimir Cortar Copiar Buscar Buscar Siguiente Reemplazar Deshacer Rehacer Alternar

Buscar. Nueva Abrir Guardar Imprimir Cortar Copiar Pegar Buscar Siguiente Reemplazar Deshacer Rehacer Alternar

Buscar Siguiente. Nueva Abrir Guardar Imprimir Cortar Copiar Pegar Buscar Reemplazar Deshacer Rehacer Alternar marcador Siguiente

ReemplazarGuardar Imprimir Cortar Copiar Pegar Buscar Buscar Siguiente Deshacer Rehacer Alternar marcador Siguiente Marcador

DeshacerCortar Copiar Pegar Buscar Buscar Siguiente Reemplazar Rehacer Alternar marcador Siguiente Marcador Marcador Previo

Copiar Pegar Buscar Buscar Siguiente Reemplazar Deshacer Rehacer Alternar marcador Siguiente Marcador Marcador Previo

Rehacer

Alternar marcadorPegar Buscar Buscar Siguiente Reemplazar Deshacer Rehacer Siguiente Marcador Marcador Previo Eliminar todos los

Siguiente MarcadorSiguiente Reemplazar Deshacer Rehacer Alternar marcador Marcador Previo Eliminar todos los marcadores Explorador de

Marcador PrevioDeshacer Rehacer Alternar marcador Siguiente Marcador Eliminar todos los marcadores Explorador de Lenguaje Nuevo

Eliminar todos los marcadoresRehacer Alternar marcador Siguiente Marcador Marcador Previo Explorador de Lenguaje Nuevo diálogo Ejecutar Script

Explorador de LenguajeMarcador Marcador Previo Eliminar todos los marcadores Nuevo diálogo Ejecutar Script Detener Depuración Alternar

Nuevo diálogoPrevio Eliminar todos los marcadores Explorador de Lenguaje Ejecutar Script Detener Depuración Alternar punto de corte

Ejecutar Scripttodos los marcadores Explorador de Lenguaje Nuevo diálogo Detener Depuración Alternar punto de corte Quitar todos

Detener DepuraciónExplorador de Lenguaje Nuevo diálogo Ejecutar Script Alternar punto de corte Quitar todos los puntos de

Alternar punto de corteLenguaje Nuevo diálogo Ejecutar Script Detener Depuración Quitar todos los puntos de corte Siguiente instrucción

Quitar todos los puntos de corteEjecutar Script Detener Depuración Alternar punto de corte Siguiente instrucción Siguiente procedimiento Vista Rápida

Siguiente instrucciónDetener Depuración Alternar punto de corte Quitar todos los puntos de corte Siguiente procedimiento Vista Rápida

Siguiente procedimientoDetener Depuración Alternar punto de corte Quitar todos los puntos de corte Siguiente instrucción Vista Rápida

punto de corte Quitar todos los puntos de corte Siguiente instrucción Siguiente procedimiento Vista Rápida Ayuda

Vista Rápida

AyudaAlternar punto de corte Quitar todos los puntos de corte Siguiente instrucción Siguiente procedimiento Vista Rápida

Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

29

VENTANA DE EXPLORADOR DE ARCHIVOS

La ventana Explorador de Archivos muestra todas las bases de datos abiertas en una Carpeta de Trabajo o proyecto (si posee acceso a IDEA Server) en forma de árbol u ordenadas. Al conectarse a IDEA Server, el Explorador de Archivos divide su pantalla entre Archivos de IDEA y Archivos de IDEA Server.

La ventana Explorador de Archivos puede ser re-dimensionada para visualizar mayores detalles acerca de las bases de datos tales como nombre de la base de datos, cantidad de registros, tamaño, fecha de la última modificación y fecha de creación.

como nombre de la base de datos, cantidad de registros, tamaño, fecha de la última modificación

30

IDEA Versión Ocho

Barra de Herramientas del Explorador de Archivos

La Barra de herramientas del Explorador de Archivos se utiliza para manejar los archivos alojados en la Carpeta de Trabajo o Proyecto (si posee acceso a IDEA Server).

Se encuentran disponibles los siguientes botones predeterminados en la barra de herramientas del Explorador de Archivos.

Manejo de Archivosen la barra de herramientas del Explorador de Archivos . Cambiar vista de árbol Actualizar lista

Cambiar vista de árboldel Explorador de Archivos . Manejo de Archivos Actualizar lista Marcar archivo VENTANAS MOVIBLES Ver

Actualizar listade Archivos . Manejo de Archivos Cambiar vista de árbol Marcar archivo VENTANAS MOVIBLES Ver Archivo

Marcar archivoManejo de Archivos Cambiar vista de árbol Actualizar lista VENTANAS MOVIBLES Ver Archivo Eliminar Explorador de

VENTANAS MOVIBLES

Ver Archivode árbol Actualizar lista Marcar archivo VENTANAS MOVIBLES Eliminar Explorador de archivos vertical Se encuentran

Eliminarlista Marcar archivo VENTANAS MOVIBLES Ver Archivo Explorador de archivos vertical Se encuentran disponibles

Explorador de archivos verticallista Marcar archivo VENTANAS MOVIBLES Ver Archivo Eliminar Se encuentran disponibles las siguientes solapas en la

Se encuentran disponibles las siguientes solapas en la base de la ventana de Base de Datos:

• Tareas en ejecución

Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server)

Resultado de la búsqueda

• Conclusiones

Las ventanas pueden ser fijadas haciendo click en el pin ubicado en su extremo superior derecho.

Tareas en ejecución

La ventana Tareas en ejecución le detalla la información de progreso de una tarea en ejecución.

Esta ventana cuenta con la siguiente información:

Ubicación: La ubicación física donde está siendo ejecutada la tarea (Mi PC o IDEA Server).

Tarea: El nombre de la tarea actualmente en ejecución como por ejemplo Antigüedad.

%: Sigue el progreso de la tarea hasta ser completada.

Cancelar: Al ejecutar una tarea aparecerá el botón Cancelar permitiendo abortar la tarea.

Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

31

Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server)

Cada Carpeta de Trabajo posee su propia Lista de Tareas. En esta sección podrá ingresar, modificar, imprimir y revisar tareas requeridas. Puede ingresar y modificar fechas de vencimiento, así como ingresar notas o la cantidad de horas insumidas en una tarea.

notas o la cantidad de horas insumidas en una tarea. Puede agregar o eliminar campos desde

Puede agregar o eliminar campos desde la Lista de Tareas haciendo click en el botón derecho del mouse sobre cualquier sector de la Lista de Tareas y seleccionando la opción Campos a Desplegar.

Resultado de la búsqueda

Puede llevar a cabo una búsqueda por palabra clave dentro de los registros de una base de datos

seleccionando Datos > Búsqueda

Resultado de la búsqueda, la cual, por defecto, estará ubicada en la base de la ventana de Base de Datos. Dentro de esta ventana, las nuevas búsquedas pisarán las anteriores. Haciendo click en el botón derecho del mouse sobre la ventana Resultado de la búsqueda, podrá volver a realizar la búsqueda (tal como está o ajustarla) o imprimir los resultados. Puede ordenar los resultados haciendo doble click en los encabezados de columna dentro de la ventana Resultado de la búsqueda. Aparecerá una flecha en el encabezado de columna indicando la dirección del orden (Ascendente o Descendente).

IDEA mostrará los resultados de la búsqueda en la ventana

IDEA mostrará los resultados de la búsqueda en la ventana Resultados de la búsqueda incluye los

Resultados de la búsqueda incluye los siguientes campos:

BASE DE DATOS: el nombre de la base de datos donde fue encontrado el registro. Es de destacar que pueden efectuarse búsquedas en múltiples bases de datos.

NUMERO REGISTRO: el número de registro de la base de datos donde fue encontrado el resultado.

NOMBRE_CAMPO: el nombre del campo de la base de datos donde fue encontrado el resultado.

TEXTO: el criterio de búsqueda mostrado como un enlace. Haciendo click en el enlace se abrirá la base de datos donde fue encontrado el texto y se marcarán las apariciones en los registros coincidentes.

IDEA Server permite que múltiples usuarios puedan buscar en la misma base de datos en forma simultánea sin el riesgo de sobrescribir otros resultados de búsquedas.

Conclusiones

La ventana Conclusiones muestra los resultados de las rutinas instaladas para Smart Analyzer para IDEA. La ventana de Conclusiones no es aplicable a las funciones de IDEA.

Tutorial de Iniciación

INTRODUCCIÓN

SECCIÓN CUATRO

Esta sección contiene un Tutorial de Iniciación para comenzar a utilizar IDEA. Este Tutorial cuenta con información para iniciar el software, especificar una Carpeta de Trabajo, conectarse al servidor (si tiene acceso a IDEA Server), importar archivos de diversos formatos, ejecutar una serie de pruebas, crear reportes, efectuar revisiones y mantener el trabajo. Le recomendamos a todos los usuarios, ya sean principiantes, o a quienes actualicen el software desde versiones anteriores, a que completen este Tutorial. El mismo lo asistirá acerca de cómo utilizar las funciones típicas de IDEA en una auditoría o investigación. Se puede obtener mayor información acerca del uso del software visitando la Sección de Soporte en el sitio web de IDEA (www.CaseWare-IDEA.com) o asistiendo a un curso de entrenamiento.

Cada sección contiene un objetivo a alcanzar. Los ejercicios establecidos en este Tutorial deben completarse en forma secuencial, puesto que existen determinadas pruebas que se llevan a cabo sobre la base de resultados obtenidos en ejercicios anteriores.

Este Tutorial no cubre todas las funciones y utilidades de IDEA. Su intención es proporcionar una introducción a los nuevos usuarios y a quienes actualizan el software desde versiones anteriores.

ACCEDIENDO A IDEA

Desde el menú Inicio de Windows seleccione Programas > IDEA > IDEA.

Luego de iniciar IDEA haga click en el botón Maximizar de la Ventana de IDEA si es necesario.

El Explorador de Archivos de IDEA contendrá las bases de datos de muestra disponibles para efectuar pruebas. No obstante, le recomendamos que primero complete el Tutorial que se detalla a continuación. Las bases de datos de muestra podrán ser luego utilizadas para pruebas adicionales.

34

IDEA Versión Ocho

ESTABLECER UNA CARPETA DE TRABAJO

34 IDEA Versión Ocho ESTABLECER UNA CARPETA DE TRABAJO Objetivos: Establecer una Carpeta de Trabajo. Identificar

Objetivos:

Establecer una Carpeta de Trabajo.

Identificar los archivos que deben ser guardados en una Carpeta de Trabajo.

Para facilitar el mantenimiento del trabajo, se recomienda utilizar una carpeta de trabajo distinta para cada auditoria o investigación. Toda la información referente a la auditoria, incluyendo los archivos de datos, ecuaciones, vistas y definiciones de importación pueden ser almacenados en la Carpeta de Trabajo.

Este ejercicio le explicará cómo establecer una Carpeta de Trabajo e ingresar información del proyecto que luego aparecerá en todos los reportes.

1. Seleccione Archivo > Establecer Carpeta de Trabajo.

Alternativamente, en la barra de herramientas del Explorador de Archivos, haga click en el botón Manejo de archivos, y luego seleccione Establecer Carpeta de Trabajo.

Aparecerá el diálogo Establecer Carpeta de Trabajo.

de archivos , y luego seleccione Establecer Carpeta de Trabajo . Aparecerá el diálogo Establecer Carpeta

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

35

2. Busque y haga doble click en la carpeta C:\Documents and Settings\<Nombre de Usuario>\Mis Documentos\IDEA\Tutorial.

Notas:

• Este ejercicio asume que tiene instalado IDEA en la carpeta predeterminada en el dico C. De no ser así, seleccione la carpeta correspondiente.

• Si lo desea puede agregar una sub-carpeta dentro de la Carpeta de Trabajo actual haciendo click en el botón Manejo de archivos de la Barra de herramientas del Explorador de Archivos, y luego seleccionando la opción Crear carpeta.

3. Haga click en Abrir.

Aparecerá el diálogo Propiedades de Proyecto.

En el diálogo Propiedades de Proyecto ingrese lo siguiente:

Nombre Proyecto: Tutorial

Período: Ene 1 2006 - Dic 31 2006

Proyecto : Tutorial • Período : Ene 1 2006 - Dic 31 2006 4. Haga click

4. Haga click en Aceptar.

La carpeta Tutorial se convertirá en la Carpeta de Trabajo, cerrando la carpeta Samples (la Carpeta de Trabajo predeterminada).

El Explorador de Archivos aparecerá ahora vacío.

36

IDEA Versión Ocho

CONECTAR A IDEA SERVER (SI POSEE ACCESO A IDEA SERVER)

Ocho CONECTAR A IDEA SERVER (SI POSEE ACCESO A IDEA SERVER) Objetivos: Conectarse a IDEA Server

Objetivos:

Conectarse a IDEA Server

Crear un Proyecto de Muestra en IDEA Server.

Como IDEA Server es una aplicación cliente - servidor, las bases de datos de IDEA residen en el servidor y las tareas son ejecutadas sobre el mismo. Por consiguiente, deberá conectarse al servidor, para acceder a las bases de datos y analizar los datos. Consulte la sección Relación entre las Carpetas de Trabajo de IDEA y los Proyectos de IDEA Server

Si está conectado al servidor, puede copiar o mover bases de datos entre su unidad local y el servidor. Puede llevar a cabo esto de dos formas: utilizando el botón Ver archivo de la Barra de Herramientas del Explorador de Archivos o arrastrando y soltando los archivos entre las secciones Archivos IDEA y Archivos IDEA Server de la ventana Explorador de Archivos.

1. Seleccione Archivo> IDEA Server > Conectar.

Aparecerá el diálogo Conectar a IDEA Server.

Conectar . Aparecerá el diálogo Conectar a IDEA Server . 2. Ingrese la siguiente información proporcionada

2. Ingrese la siguiente información proporcionada por el Administrador de IDEA Server.

• Servidor

• Nombre de Usuario

• Contraseña (sensible a may/min)

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

37

3. Haga click en Conectar.

Aparecerá el diálogo Seleccionar Proyecto.

Conectar . Aparecerá el diálogo Seleccionar Proyecto . 4. Haga click en Crear muestra . Un

4. Haga click en Crear muestra.

Un Proyecto de Muestra será creado con el nombre Tutorial_su nombre de usuario y será listado en el área Proyectos del diálogo Seleccionar Proyecto.

5. Seleccione en la lista el Proyecto de Muestra recientemente creado y luego haga click en Abrir.

La ventana Explorador de Archivos aparecerá dividida en Archivos IDEA y Archivos IDEA Server. La Carpeta de Trabajo seleccionada y el proyecto serán asociados. Relación entre una Carpeta de Trabajo de IDEA y un Proyecto de IDEA Server

Usando el diálogo Seleccionar Proyecto, puede crear su propio proyecto Personal. Para crear su propio proyecto Personal, haga click en Crear para abrir el diálogo Nuevo Proyecto. En el cuadro Nombre, ingrese Tutorial, y luego haga click en Aceptar. El Proyecto Tutorial aparecerá en el diálogo Seleccionar Proyecto. Seleccione Tutorial, y luego haga click en Abrir. Este proyecto pasará a ser el Proyecto activo en IDEA Server.

Ahora podrá usar la Carpeta de Trabajo seleccionada en el ejercicio anterior o el Proyecto Tutorial de IDEA Server para completar los próximos ejercicios.

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IDEA Versión Ocho

IMPORTAR UN ARCHIVO DE MICROSOFT ACCESS

IDEA Versión Ocho IMPORTAR UN ARCHIVO DE MICROSOFT ACCESS Objetivos: Importar un archivo de Microsoft® Access.

Objetivos:

Importar un archivo de Microsoft® Access.

Generar estadísticas de campo para la base de datos.

Este ejercicio le explica cómo importar un archivo en IDEA. Si cuenta con acceso a IDEA Server, podrá importar también archivos en IDEA Server. No obstante, para este ejercicio, importaremos un archivo en su Carpeta de Trabajo.

1. Seleccione Archivo > Asistente de Importación > Importar en IDEA.

Alternativamente, en la Barra de herramientas de Operaciones, haga click en el botón Importar en IDEA.

Aparecerá el Asistente de Importación.

2. En el Asistente de Importación, marque la opción Microsoft Access.

de Importación , marque la opción Microsoft Access . 3. Haga click en el botón Examinar

3. Haga click en el botón Examinar al lado del cuadro Nombre para seleccionar la base de datos de Microsoft Access que desea importar.

Aparecerá el diálogo Seleccionar Archivo.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

39

4. Busque y seleccione C:\Documents and Settings\<Nombre de Usuario>\Mis Documentos\IDEA\Tutorial\Clientes.MDB.

Puede importar tanto archivos *.mdb como *.accdb (Microsoft Access 2007). Nota: Si posee Windows 2000 SP4, no estará en condiciones de importar archivos Microsoft Access 2007.

5. Haga click en Abrir.

Se cerrará el diálogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecerá dentro del cuadro Nombre en el Asistente de Importación.

6. Haga click en Siguiente.

Aparecerá el diálogo Microsoft Access®.

en Siguiente . Aparecerá el diálogo Microsoft Access® . 7. En el cuadro Seleccionar tablas ,

7. En el cuadro Seleccionar tablas, seleccione Base de Datos1.

Nota: Si importa un archivo Microsoft Access que posea más de una tabla, podrá importar múltiples tablas en forma simultánea seleccionando las opciones apropiadas. Todas las opciones seleccionadas serán aplicadas a todas las tablas importadas.

8. Todos los campos Caracter serán importados con una longitud de 255 caracteres a menos que esto sea modificado. Esta no parece ser la longitud para los campos caracter. Por consiguiente, deje seleccionada la opción Analizar registros para longitud de campo. A su vez, acepte el valor predeterminado de 10.000 registros en el cuadro Analizar solo para determinar la longitud de campo máxima.

9. Acepte el nombre de archivo predeterminado (Clientes), y luego haga click en Aceptar.

Al importar el archivo el nombre de la base de datos pasará a ser nombre de archivo - nombre de tabla. En este caso la base de datos importada en IDEA pasará a llamarse Clientes-Base de Datos1.

40

IDEA Versión Ocho

FORMATO DE LOS DATOS

40 IDEA Versión Ocho FORMATO DE LOS DATOS Objetivos: Cambiar el formato de las columnas de

Objetivos:

Cambiar el formato de las columnas de datos.

Secuenciar (indexar) los registros en la Ventana de Base de Datos.

1. Asegúrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.

2. Ajuste y optimice las longitudes de los campos:

i. Posicione el cursor en el separador de campo de los dos primeros campos. Haga click en el separador de columna y reduzca la longitud del campo NUM_CLI para ajustar los datos.

ii. Posicione el cursor sobre el primer campo y observe la sugerencia mostrando el nombre completo del campo NUM_CLI. Esto ocurrirá cada que vez que IDEA no muestre en la vista el nombre completo de un campo.

iii. Optimice la longitud del campo NUM_CLI para ver el nombre completo y sus datos haciendo doble click en el separador de campo.

3. Secuencie los registros:

IDEA proporciona dos opciones para secuenciar los registros: ordenar e indexar. Mientras que indexar ordena los registros en la base de datos activa, ordenar crear una nueva base de datos

con los registros ordenados en base a la clave de orden ingresada. Se puede hacer una indexación “rápida” haciendo doble click en el encabezado de una columna para secuenciar el campo en orden Ascendente. Haciendo doble click una segunda vez el campo se secuenciará en orden

Descendente.

i. Ordene el campo LIM_CREDITO en sentido Ascendente haciendo doble click sobre su encabezado. Aparecerá una flecha hacia arriba en el encabezado del campo LIM_CREDITO indicando que el campo ha sido indexado en orden Ascendente. También, observe que el índice es mostrado en el área de Indices dentro de la ventana de Propiedades.

el área de Indices dentro de la ventana de Propiedades . ii. Regrese a la secuencia

ii. Regrese a la secuencia original de registros seleccionando la opción Sin índice en el área de Indices de la ventana de Propiedades.

original de registros seleccionando la opción Sin índice en el área de Indices de la ventana

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

41

4. Cambie la configuración de las columnas:

i. En la ventana de Base de Datos, haga click en el botón derecho del mouse sobre el nombre de campo NUM_CLI para acceder a una lista de opciones generalmente utilizadas.

Nota: haciendo click en el botón derecho del mouse sobre un registro de la Base de Datos aparecerá una lista de opciones diferentes.

ii. Seleccione Configuración de Columna

Aparecerá el diálogo Configuración de Columna. Observe que el campo NUM_CLI ya se encuentra seleccionado en el diálogo.

iii. Ingrese las siguientes configuraciones para el campo NUM_CLI:

Fuente: Negrita

Color de texto: Azul

Color de fondo: Gris claro

iv. Dentro del diálogo Configuración de Columna, seleccione el campo LIM_CREDITO e ingrese las siguientes configuraciones:

Configuración de campo: Usar símbolo de moneda, Usar separador de miles

Color de texto: Rojo

Color de fondo: Gris claro

• Color de texto : Rojo • Color de fondo : Gris claro v. Haga click

v. Haga click en Aceptar para salir del diálogo Configuración de Columna.

42

IDEA Versión Ocho

5. Reordene los campos moviendo el campo LIM_CREDITO luego del campo NUM_CLI:

i. Haga click en el campo LIM_CREDITO para seleccionarlo y luego haga click nuevamente sobre el mismo para que aparezca el ícono de arrastre.

ii. Arrastre la columna hacia el campo NUM_CLI. Observe que la línea roja indica la posición de arrastre.

iii. Suelte la columna a la derecha del campo NUM_CLI.

Nota: Una vez modificada una vista, IDEA guarda las configuraciones junto con la base de datos. Estas configuraciones permanecerán activas hasta que sean modificadas o restauradas. Cualquier base de datos hija creada a partir de esta base de datos heredará esta configuración.

6. Restaurar la vista seleccionando Ver > Vistas > Restaurar.

IDEA quitará los cambios efectuados.

VISTA DE LAS ESTADÍSTICAS DE CAMPO

los cambios efectuados. VISTA DE LAS ESTADÍSTICAS DE CAMPO Objetivo: Ver las estadísticas de campo para

Objetivo:

Ver las estadísticas de campo para los campos numéricos de la Base de Datos activa.

Las estadísticas son usadas para reconciliar totales, obtener un panorama general de los valores de la base de datos, y para detectar errores potenciales focalizando las tareas a ejecutar.

1. Asegúrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.

2. Dentro de la ventana Propiedades, haga click en Estadísticas de campo.

3. Haga click en para generar las estadísticas de campo para todos los campos.

generar las estadísticas de campo para todos los campos. Por defecto, la ventana Estadísticas de Campo

Por defecto, la ventana Estadísticas de Campo mostrará las estadísticas para los campos numéricos. En este caso, aparecerán las estadísticas para el campo LIM_CREDITO, el único campo Numérico de la base de datos.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

43

Para visualizar las estadísticas de los campos Fecha y Hora de la base de datos, haga click en las opciones Fecha y Hora en el cuadro Tipo de campo dentro de la ventana Estadísticas de Campo. En la base de datos actual no existen campos Fecha ni campos Hora.

base de datos actual no existen campos Fecha ni campos Hora. Si la base de datos

Si la base de datos contiene más de un campo, ya sea Númerico, Fecha u Hora, las estadísticas aparecerían juntas en la misma pantalla para todos los campos facilitando la comparación de los valores.

44

IDEA Versión Ocho

4. Verifique las estadísticas de campo para el campo LIM_CREDITO.

Observe en particular lo siguiente:

# de Registros: 341

# Elementos Cero: 0

Valor Medio: $62.475,07

Valor Mínimo: $2.000

Valor Máximo: $3.901.000

5. Si su máquina se encuentra conectada a una impresora, imprima las estadísticas de campo haciendo click en el botón Imprimir de la Barra de herramientas de Operaciones.

6. Vea el registro que posee el Valor Máximo haciendo click en el valor correspondiente al campo Valor Máximo.

click en el valor correspondiente al campo Valor Máximo . Aparecerá el diálogo Valor Máximo de

Aparecerá el diálogo Valor Máximo de LIM_CREDITO, mostrando el registro de la base de datos que constituye el valor máximo. Podrá guardar o imprimir el registro. Haga click en Hecho.

guardar o imprimir el registro. Haga click en Hecho . 7. En la ventana Propiedades haga

7. En la ventana Propiedades haga click en Datos para regresar la vista original de la base de datos.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

45

SELECCIÓN DE UNA MUESTRA ALEATORIA DE REGISTROS

45 SELECCIÓN DE UNA MUESTRA ALEATORIA DE REGISTROS Objetivo: Seleccionar una muestra de elementos aleatorios

Objetivo:

Seleccionar una muestra de elementos aleatorios para analizar.

1. Asegúrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.

2. Seleccione Muestreo>Aleatorio

Alternativamente haga click en el botón Muestreo Aleatorio de Registros de la Barra de herramientas de Operaciones.

Aparecerá el diálogo Muestreo Aleatorio de Registros.

3. En el cuadro Cantidad de registros a seleccionar, ingrese 10.

4. Deje la semilla aleatoria proporcionada por IDEA.

IDEA utilizará la semilla de números aleatorios para obtener los mismos. Si es necesario ampliar una muestra, ingrese la misma semilla pero con un tamaño de muestra mayor. Se obtendrá la misma selección original pero con el agregado de los elementos adicionales requeridos.

5. Acepte las opciones predeterminadas para Número registro inicial a seleccionar y Número registro final a seleccionar.

IDEA establecerá por defecto al primer y último registro de la base de datos, en este caso 1 y 341.

6. Deje desmarcada la opción Permitir registros duplicados.

7. En el cuadro Archivo, ingrese Muestra de Clientes.

6. Deje desmarcada la opción Permitir registros duplicados . 7. En el cuadro Archivo , ingrese

46

IDEA Versión Ocho

8. Haga click en Campos.

Aprecerá el diálogo Campos. Observe que, por defecto, IDEA selecciona todos los campos de la base de datos para extraer en la base de datos Muestra de Clientes.

para extraer en la base de datos Muestra de Clientes . 9. Haga click en Aceptar

9. Haga click en Aceptar.

10. En el diálogo Muestreo Aleatorio de Registros haga click en Aceptar.

11. Observe la base de datos resultante. Aparecerá un campo adicional llamado MUES_NUMREG agregado por IDEA al final de la base de datos. Este campo contiene el correspondiente número de registro en la base de datos original (Clientes-Base de Datos1). Observe que esta base de datos aparece como una base de datos hija de la Base de Datos Clientes-Base de Datos1 en la ventana Explorador de Archivos.

12. Expanda el Explorador de Archivos para visualizar toda su información.

de Archivos para visualizar toda su información. 13. Achique el Explorador de Archivos para visualizar

13. Achique el Explorador de Archivos para visualizar sólo los nombres de los archivos.

14. Cierre la base de datos Muestra de Clientes seleccionando en el menú Ventana > Cerrar.

Clientes-Base de Datos1 pasará ahora a ser la base de datos activa.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

47

EXTRAER REGISTROS

Cuatro: Tutorial de Iniciación 47 EXTRAER REGISTROS Objetivo: Extraer clientes con límites de crédito

Objetivo:

Extraer clientes con límites de crédito elevados.

1. Asegúrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.

2. Seleccione Datos > Extracciones > Extracción Directa

Alternativamente, haga click en el botón Extracción Directa de la Barra de Herramientas de Operaciones.

Aparecerá el diálogo Extracción Directa.

3. En la primera fila de la columna Nombre de Archivo, reemplace el nombre de archivo predeterminado por Límites de crédito elevados.

archivo predeterminado por Límites de crédito elevados . 4. Haga click en el botón Editor de

4. Haga click en el botón Editor de Ecuaciones.

Aparecerá el Editor de Ecuaciones.

48

IDEA Versión Ocho

5. Ingrese la expresión LIM_CREDITO >= 30000 de la siguiente manera:

i. Desde la lista de campos, en la parte inferior de la ventana Editor de Ecuaciones, haga doble click sobre LIM_CREDITO. IDEA mostrará su tipo, longitud, cantidad de decimales, parámetro y descripción.

ii. Haga click en el botón Mayor o igual que (>=).

iii. En el área de Ecuación, luego del símbolo Mayor o igual que, ingrese 30000. No agregue ni símbolos de monedas ni separador de miles.

iv. Verifique la sintaxis haciendo click en el botón Validar. Si se ha producido un error de sintaxis corrija la expresión y vuelva a comprobar la sintaxis.

v. Para salir del Editor de Ecuaciones, haga click en el botón Validar y salir.

La ecuación aparecerá en la columna Criterio del diálogo Extracción Directa.

click en el botón Validar y salir . La ecuación aparecerá en la columna Criterio del

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

49

6. Haga click en Aceptar para iniciar la extracción.

La base de datos resultante, Límites de créditos elevados, aparecerá en la ventana de Base de Datos. La misma debería contener 61 registros.

Base de Datos . La misma debería contener 61 registros. 7. Seleccione Archivo > Cerrar Base

7. Seleccione Archivo > Cerrar Base de Datos para cerrar la base de datos Límites de crédito elevados.

Alternativamente haga click en el botón derecho del mouse sobre la solapa Límites de crédito elevados en la parte superior de la ventana de Base de Datos y luego haga click en Cerrar.

8. Cierre la base de datos Clientes-Base de Datos 1.

50

IDEA Versión Ocho

IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO

50 IDEA Versión Ocho IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO Objetivos: Importar el archivo de texto de

Objetivos:

Importar el archivo de texto de longitud fija Ventas alojado en su Carpeta de Trabajo.

Es necesario, previo a la importación, definir su formato en IDEA. El Asistente de Importación lo guiará a través de las diferentes etapas para definir e importar el archivo para su posterior análisis.

Este ejercicio le mostrará cómo:

• Acceder al Asistente de Importación

• Crear una definición para un archivo de texto de longitud fija.

• Guardar la definición.

• Importar datos en IDEA.

• Seleccionar un campo numérico como total de control de la base de datos

Acceder al Asistente de Importación

Seleccione Archivo > Asistente de Importación > Importar en IDEA.

Aparecerá el Asistente de Importación.

Seleccionar el archivo a importar

1. En el diálogo principal del Asistente de Importación, seleccione la opción Texto.

2. Haga click en el botón Examinar ubicado al lado del cuadro Nombre.

Aparecerá el diálogo Seleccionar Archivo.

3. Seleccione el archivo ventas.txt en la carpeta C:\Documents and Settings\<Nombre de Usuario>\Mis Documentos\IDEA\Tutorial.

Si lo desea puede modificar el filtro Tipo de archivos para ver sólo los archivos *.txt en la lista de archivos.

4. Haga click en Abrir.

Se cerrará el diálogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecerá dentro del cuadro Nombre en el Asistente de Importación.

5. Haga click en Siguiente.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

51

Paso Tipo de Archivo

Una vez seleccionado el archivo de datos, el Asistente de Importación analizará los datos del archivo y tratará de determinar su tipo.

los datos del archivo y tratará de determinar su tipo. En este caso IDEA identificará correctamente

En este caso IDEA identificará correctamente el formato Longitud fija.

Haga click en Siguiente.

52

IDEA Versión Ocho

Paso Especificar Longitud de Registro

Durante este paso, IDEA identificará la longitud de cada registro, en este caso 42 bytes (caracteres) incluyendo los delimitadores de registro. IDEA excluirá automáticamente de la importación los delimitadores de registro.

de la importación los delimitadores de registro. 1. Verifique el archivo en la sección vista previa

1. Verifique el archivo en la sección vista previa ubicada en la parte inferior del diálogo. Navegue a lo largo de los registros y verifique que las columnas de datos (campos) se encuentren alineadas.

2. Haga click en Siguiente.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

53

Paso Especificar Delineadores de Campo

En este paso puede identificar la posición de inicio y finalización de cada campo en los registros. El Asistente de Importación insertará líneas para un mejor ajuste en la presentación de los datos dentro de los registros.

en la presentación de los datos dentro de los registros. Puede crear, eliminar, o mover las

Puede crear, eliminar, o mover las líneas de los campos siguiendo las instrucciones detalladas en la parte superior del diálogo.

1. Es de suma utilidad obtener una definición de registro para archivos de este tipo. Modifique las posiciones de los delineadores de campo de acuerdo a la siguiente definición de registro:

Nombre de campo

Tipo

Inicio

Lon

Dec

Máscara

Descripción

NUM_FACT

N

1

7

   

Número de factura

FECHA_OPER

F

8

8

 

AAAAMMDD

Fecha de transacción

TIPO_PAGO

C

16

4

   

Tipo de Pago

VENDEDOR

N

20

3

   

ID Vendedor

NUM_CLI

N

23

5

   

Número de Cliente

COD_PROD

C

28

2

   

Código de Producto

IMPORTE

N

30

11

2

 

Monto

Nota: En la definición anterior, el tipo de campo “C” significa caracter, “N” significa numérico y “F” significa fecha.

2. Haga click en Siguiente.

54

IDEA Versión Ocho

Paso Detalles de Campo

En este paso podrá definir el nombre y los detalles de cada campo, y descartar áreas o determinados campos de la importación. Utilice la información de la definición de registro proporcionada en el paso anterior para completar los detalles de cada campo.

el paso anterior para completar los detalles de cada campo. 1. Seleccione el campo en el

1. Seleccione el campo en el área de datos.

2. En el cuadro Nombre de campo, ingrese un nuevo nombre para el campo.

3. Opcionalmente, en el cuadro Descripción, ingrese una breve descripción para el campo.

4. En el cuadro Tipo, acepte o modifique el tipo de campo. Tenga en cuenta que el primer registro de cada campo será convertido al tipo seleccionado y mostrado en el cuadro Ejemplo convertido. Si los datos mostrados en el cuadro Ejemplo convertido no son correctos, haga click en el botón desplegable Tipo y seleccione el tipo de campo apropiado.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

55

5. Pulse aceptar, corrija o agregue información adicional al tipo de campo:

Cantidad de decimales: Algunos campos Numéricos pueden requerir de decimales.

Máscara: Ingrese una máscara de fecha que describa el formato de fecha del archivo, en este caso, AAAAMMDD.

No importar este campo: Si no desea importar algunos de los campos marque esta opción para excluirlo.

Decimales implícitos: Seleccione esta opción si el campo Numérico que está definiendo contiene decimales implícitos.

que está definiendo contiene decimales implícitos. 6. Una vez definidos todos los campos haga click en

6. Una vez definidos todos los campos haga click en Siguiente.

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IDEA Versión Ocho

Paso Crear Campos

Durante este paso podrá agregar campos Virtuales, Editables, Booleanos, o Multi-estado al archivo a importar.

Editables, Booleanos, o Multi-estado al archivo a importar. En este ejercicio no crearemos ningún campo. Haga

En este ejercicio no crearemos ningún campo. Haga click en Siguiente.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

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Paso Criterio de Importación

En esta etapa del proceso de importación podrá ingresar una ecuación para filtrar los datos a ser importados en IDEA.

ecuación para filtrar los datos a ser importados en IDEA. A los efectos de este ejercicio,

A los efectos de este ejercicio, no se ingresará ninguna ecuación. Todos los registros del achivo ventas.txt serán requeridos para posteriores ejercicios de este Tutorial. Haga click en Siguiente.

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IDEA Versión Ocho

Paso Especificar nombre de archivo de IDEA

Durante el paso final deberá especificar las opciones de importación así como el nombre de la base de datos resultante.

1. Acepte la opción Importar base de datos (preferible a enlazar).

IDEA se ejecuta más rápido cuando importa un archivo en lugar de enlazarlo.

2. Marque la opción Generar estadísticas de campo.

Las estadísticas de campo pueden ser usadas para conciliación de datos.

3. IDEA guardará automáticamente en la carpeta de trabajo la definición de registro utilizada con el nombre Ventas.rdf/rdm Posteriormente, de ser necesario, podrá utilizar esta definición para importar archivos de datos de similares características, o para realizarle alguna modificación.

4. En el cuadro Nombre Base de Datos, ingrese Detalle de ventas.

alguna modificación. 4. En el cuadro Nombre Base de Datos , ingrese Detalle de ventas .

5. Haga click en Finalizar.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

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IDEA importará el archivo en la Carpeta de Trabajo, mostrándolo en la ventana de Base de Datos.

En caso de que exista algún dato erróneo en el archivo, por ejemplo caracteres en un campo Numérico, o una fecha errónea (ej. se define una columna usando la máscara de fecha DD/MM/ AA y la columna contiene fechas como 05/15/02, 02/31/02, 31122002, 07/07/2002), IDEA generará un Archivo de datos erróneos con estos datos. Este archivo será alojado en el Explorador de Archivos justo debajo de la nueva base de datos y tendrá el mismo nombre que la base de datos más la expresión '_DatosErróneos'.

Nota: Si no desea generar un archivo de datos erróneos por separado, modifique la solapa Sistema del diálogo Opciones accediendo a través del menú Ver. Para ello marque la opción "No generar una base de datos erróneos al importar".

generar una base de datos erróneos al importar" . 6. Maximice la Ventana de Base de

6. Maximice la Ventana de Base de Datos.

7. En la ventana Propiedades, haga click en Total de control.

Aparecerá el diálogo Seleccionar Total de Control.

8. Seleccione el campo IMPORTE, y luego haga click en Aceptar.

Aparecerá el total de control 6,406,119.08 al lado del enlace Total de Control en la ventana de Propiedades. Los auditores deberían conciliar este importe contra el total de ventas del período según la fuente externa con las correspondientes pruebas de auditoría.

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IDEA Versión Ocho

SUMARIZAR LOS DATOS

60 IDEA Versión Ocho SUMARIZAR LOS DATOS Objetivo: Totalizar las ventas por cliente para obtener una

Objetivo:

Totalizar las ventas por cliente para obtener una lista de saldos pendientes e identificar la cantidad de cuentas activas y el número de operaciones por cuenta.

1. Asegúrese que la base de datos Detalle de ventas se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.

2. Seleccione Análisis > Sumarización

Aparecerá el diálogo Sumarización.

3. En el diálogo Sumarización seleccione lo siguiente:

Campo para sumarizar: NUM_CLI

Campos numéricos para totalizar: IMPORTE

4. Haga click en Campos.

Aprecerá el diálogo Campos. Observe que no hay campos seleccionados. Esto evita incluir información no deseada en el archivo de sumarización.

5. Haga click en Aceptar para regresar al diálogo Sumarización.

6. Marque la opción Usar Sumarización rápida.

La opción Usar Sumarización rápida puede ser seleccionada para sumarizar más rápido la base de datos. Sin embargo, sólo puede efectuarse una Sumarización rápida si la base de datos no posee más de 4.000 claves únicas. A su vez, la Sumarización rápida le permite seleccionar sólo un campo para sumarizar.

7. Hay dos tipos de salidas para la función Sumarización:

• Base de Datos de Sumarización

• Resultado de Sumarización

Acepte la opción Crear Base de Datos puesto que esta base de datos será unida con la base de datos Clientes-Base de Datos1 en el próximo ejercicio.

Al marcar la opción Crear resultado generará resultados accesibles a través del área de Resultados de la ventana de Propiedades. En este ejercicio no seleccionaremos esta opción.

Como en la mayoría de las funciones de IDEA, puede aplicar un criterio a la función, por ejemplo, sumarizar sólo las operaciones de un período especificado. Como ocurre siempre que aplica un criterio, si aplica un criterio a la base de datos usando el enlace Criterio dentro de la ventana de Propiedades, la ecuación aparecerá en el cuadro Criterio dentro del diálogo de la función. Sin embargo, puede ingresar un nuevo criterio, o modificar uno existente usando el Editor de Ecuaciones.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

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8. En el cuadro Archivo, ingrese Operaciones sumarizadas.

En el cuadro Archivo , ingrese Operaciones sumarizadas . 9. En el área Estadísticas a incluir

9. En el área Estadísticas a incluir, acepte las configuraciones predeterminadas para Cantidad y Sum.

10. Haga click en Aceptar.

11. Observe en la base de datos resultante los siguientes campos:

NUM_CLI - Lista todos los números de clientes únicos

NUM_DE_REGS - Cantidad de registros (operaciones) para cada cliente

IMPORTE_SUM - Total de ventas por cada cliente

Observe también la cantidad de registros en la barra de Estado (303).

IDEA creará en forma automática un enlace a la base de datos madre Detalle de ventas. Este enlace le permitirá ver los registros de la base de datos Detalle de ventas desde el archivo Operaciones sumarizadas haciendo click sobre un valor (en color azul) del campo NUM_DE_REGS. Vea el ejercicio Crear un Campo de Acción para más información.

62

IDEA Versión Ocho

ESTRATIFICAR LOS DATOS

62 IDEA Versión Ocho ESTRATIFICAR LOS DATOS Objetivo: Estratificar los saldos de ventas para obtener un

Objetivo:

Estratificar los saldos de ventas para obtener un perfil de la cantidad y los valores de las cuentas dentro de cada banda.

1. Asegúrese que la base de datos Operaciones sumarizadas se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.

2. Dentro de la ventana Propiedades, haga click en Estadísticas de campo.

Se le consultará si desea crear estadísticas para todos los campos.

si desea crear estadísticas para todos los campos. 3. Haga click en Sí para generar las

3. Haga click en para generar las estadísticas.

Observe las siguientes estadísticas para el campo IMPORTE_SUM:

Valor Mínimo: 0.00

Valor Máximo: 3,656,762.47

4. En la ventana Propiedades haga click en Datos.

5. Haga click en el botón derecho del mouse sobre cualquier registro dentro de la ventana de Base de Datos, y luego seleccione Estadísticas de campo….

Aparecerá el diálogo Seleccionar Estadísticas para Mostrar.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

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6. De la lista de estadísticas disponibles para campos numéricos, seleccione Valor neto, Valor absoluto, Valor mínimo, y Valor máximo.

neto , Valor absoluto , Valor mínimo , y Valor máximo . 7. Haga click en

7. Haga click en Aceptar.

Las estadísticas seleccionadas apercerán sobre una banda de color amarillo en la parte superior de la ventana de Base de Datos.

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IDEA Versión Ocho

8. Ajuste las longitudes de las columnas, incluyendo la columna Número de Registro/Nombre de Estadística, para ver los nombres y los valores de las estadísticas en forma completa. Mueva el curso a través de las filas y observe los mensajes con los nombres de los estadísticas.

y observe los mensajes con los nombres de los estadísticas. 9. Haga click en el botón

9. Haga click en el botón derecho del mouse sobre cualquier registro de la base de datos, y seleccione la opción Estadísticas de campo, luego haga click en Quitar Todo.

10. Haga click en Aceptar para remover la banda amarilla con las estadísticas.

11. Seleccione Análisis > Estratificación

Aparecerá el diálogo Estratificación.

12. En el cuadro Campos para estratificar, seleccione IMPORTE_SUM.

13. En el cuadro Campos a totalizar, seleccione NUM_DE_REGS.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

65

14. Especifique las bandas de estratificación.

i. Modifique el Incremento a 5.000,00

ii. Haga click en el cuadro < Límite Superior de la primera fila. Observe que el cuadro de texto es completado con el valor 5.000,00.

iii. Haga click en la segunda fila del área de hoja de cálculo. Esto colocará automáticamente las cantidades 5.000,00 a 10.000,00

iv. Marque las siguientes tres filas del área de hoja de cálculo hasta llevar el rango a 25.000,00.

v. Modifique el Incremento a 25.000,00

vi. Seleccione las siguientes 7 filas del área de hoja de cálculo, es decir hasta la fila 12.

del área de hoja de cálculo, es decir hasta la fila 12. 15. Asegúrese que la

15. Asegúrese que la opción Crear resultado se encuentre seleccionada.

16. En el cuadro Nombre resultado, ingrese Estratificación Numérica.

66

IDEA Versión Ocho

17. Haga click en Aceptar.

El resultado Estratificación Numérica de la base de datos Operaciones Sumarizadas pasará a estar activo y aparecerá como un enlace en el área de Resultados de la ventana Propiedades.

Observe que existen 219 cuentas en la primera banda (mayor e igual a cero y menor a 5.000,.00).

la primera banda (mayor e igual a cero y menor a 5.000,.00). 18. En la Barra

18. En la Barra de herramientas de Operaciones, haga click en el botón Vista Previa.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

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19. Ajuste el zoom para apreciar mejor el reporte (por ejemplo al 100%).

zoom para apreciar mejor el reporte (por ejemplo al 100%). 20. Si su máquina se encuentra

20. Si su máquina se encuentra conectada a una impresora, imprima el reporte haciendo click en el botón Imprimir de la Barra de herramientas de la Vista Previa.

21. Vuelva a la vista de Resultados cerrando la ventana de Vista Previa.

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IDEA Versión Ocho

VER EL GRÁFICO DE LOS RESULTADOS

68 IDEA Versión Ocho VER EL GRÁFICO DE LOS RESULTADOS Objetivo: Crear un gráfico personalizado representando

Objetivo:

Crear un gráfico personalizado representando los resultados de la función Estratificación.

1. Asegúrese de que la base de datos Operaciones Sumarizadas sea la base de datos activa y que la opción Estratificación Numérica se encuentre seleccionada en el área de Resultados de la ventana de Propiedades.

2. Maximice la Ventana de Base de Datos.

3. Posiciónese con el cursor sobre cada botón de la barra de herramientas de Resultados y vea sus funciones descriptas en los respectivos mensajes.

4. Obtenga un gráfico de los resultados haciendo click sobre el botón Alternar entre ver los resultados en un gráfico o en una grilla.

Aparecerá un gráfico representando los datos del Resultado.

Si no puede ver el gráfico puede ocurrir que la ventana de Base de Datos no se encuentre maximizada.

la ventana de Base de Datos no se encuentre maximizada. 5. En el menú Galería seleccione

5. En el menú Galería seleccione cada tipo de gráfico para ver las opciones disponibles.

Al ir seleccionando distintos tipos de gráficos observe que el ícono Galería de la barra de herramientas de gráfico irá representando el tipo de gráfico seleccionado.

6. Vuelva a seleccionar la opción gráfico de barras.

7. Haga click en el botón Propiedades de la barra de herramientas de gráficos.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

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8. Seleccione la solapa Eje Y.

9. Asegúrese que la opción Mostrar Guías se encuentre seleccionada y haga click en Aceptar.

Guías se encuentre seleccionada y haga click en Aceptar . 10. Ubique el cursor sobre el

10. Ubique el cursor sobre el estrato 6 del gráfico y observe que su color es sólido y los valores de los ejes X e Y (número de estrato e importe total) aparecen en una sugerencia de color amarillo.

11. Haga click sobre la barra del estrato 6 y luego seleccione Ver registros para acceder a las operaciones que conforman el importe.

12. Haga click en Hecho.

13. Regrese a la vista del Resultado Estratificación haciendo click en el botón Alternar entre ver los resultados en un gráfico o en una grilla de la Barra de Herramientas de Resultados.

14. En la ventana de Propiedades, haga click en Datos para regresar a la vista de la base de datos Operaciones sumarizadas.

15. Seleccione Ventana > Cerrar Todo.

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IDEA Versión Ocho

CREAR UNA TABLA PIVOT

70 IDEA Versión Ocho CREAR UNA TABLA PIVOT Objetivo: Obtener un perfil del archivo Detalle de

Objetivo:

Obtener un perfil del archivo Detalle de ventas en formato tabla.

Esta función permite al usuario crear múltiple sumarizaciones en una tabla calculando los totales, el promedio o la cantidad de registros.

1. Abra la base de datos Detalle de Ventas.

2. Seleccione Análisis > Tabla Pivot.

Aparecerá el diálogo Campos Tabla Pivot.

3. En el cuadro Nombre resultado, ingrese Tabla Pivot Detalle de ventas y luego haga click en Aceptar.

4. En Campos Tabla Pivot, marque el campo TIPO_PAGO y llévelo con el mouse al área titulada como Colocar Campos de Fila Aquí. Marque el campo COD_PROD y llévelo con el mouse al área titulada como Colocar Campos de Columna Aquí. Marque el campo IMPORTE y llévelo con el mouse al área titulada como Colocar Elementos de Datos Aquí.

Si los datos son demasiado largos para el campo, IDEA le mostrará los valores del campo con signos pound (#). Simplemente haga click y arrastre los separadores de campo para alargar los mismos y ver todos los valores.

En el diálogo Campos Tabla Pivot haga click en Cerrar.

De esta manera obtiene un perfil de la base de datos Detalle de ventas por Tipo de Pago y Código de Producto con los totales (IMPORTE) correspondientes a cada combinación.

los totales (IMPORTE) correspondientes a cada combinación. Se muestran también los totales de columna y fila.

Se muestran también los totales de columna y fila. Haga click en el botón derecho del mouse sobre uno de los códigos de producto para acceder al menú. Este menú cuenta con opciones para ocultar los totales o para revertir el orden mostrado para los código de productos. Seleccione las diversas opciones y observe sus consecuencias.

revertir el or den mostrado para los código de productos. Seleccione las diversas opciones y observe

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

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5. Modifique la tabla para calcular la cantidad de registros para cada combinación. Haga click en el botón derecho del mouse sobre cualquier registro de la tabla para invocar el diálogo Campo de Tabla Pivot.

de la tabla para invocar el diálogo Campo de Tabla Pivot . 6. Seleccione Cantidad y

6. Seleccione Cantidad y haga click en Aceptar.

7. Observe los registros correspondientes a las cuatro ventas del código de producto 02 que fueron pagadas usando American Express (AMEX) seleccionando el pie total para el código de producto 02 y luego haciendo click en el botón Vista de los registros que conforman un valor seleccionado en el Area de Datos de la Barra de Herramientas de Tabla Pivot.

de los registros que conforman un valor seleccionado en el Area de Datos de la Barra

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IDEA Versión Ocho

8. Haga click en Hecho.

9. La Tabla Pivot de IDEA permite a los usuarios tener múltiples campos en una fila, columna, o área de datos. Abra el diálogo Campos Tabla Pivot haciendo click en el botón Abrir el Diálogo Campos Tabla Pivot de la Barra de Herramientas de Tabla Pivot. Agregue el campo VENDEDOR en el área de columnas ubicándolo a la izquierda del campo COD_PROD. Haga click en Cerrar.

A continuación veremos sólo las ventas para los códigos de producto “02” y “04”, pero tomando

como eje principal al campo Vendedor. Haga click en el desplegable COD_PROD y seleccione sólo las opciones para los códigos de producto 02 y 04.

Observe que puede comprimir o expandir los detalles de cada vendedor haciendo click sobre los

símbolos – o + ubicados al lado de cada número de vendedor. Para comprimir todo, haga click con

el botón derecho del mouse sobre el campo VENDEDOR en el área de columnas y seleccione la

opción Comprimir todo.

10. En la ventana Propiedades haga click en Datos.

11. Seleccione Ventana > Cerrar.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

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UNIR BASES DE DATOS

Cuatro: Tutorial de Iniciaci ón 73 UNIR BASES DE DATOS Objetivo: Con el fin de probar

Objetivo:

Con el fin de probar si los límites de crédito han sido excedidos es necesario unir la Base de Clientes-Base de Datos1, que contiene los límites de crédito, con la de Operaciones sumarizadas que contiene los saldos de venta.

Esta prueba identificará también clientes que no poseen saldos y operaciones para las cuales no existe un registro en la base de datos de Clientes-Base de Datos1.

1. Abra la base de datos Operaciones Sumarizadas.

La clave en común a través de la cual se van a unir las bases de datos, es el campo Número de Cliente. El tipo de datos que contenga este campo clave debe ser el mismo para cada base de datos, pudiendo variar su longitud. Anteriormente ha importado la base de datos Detalle de ventas y ha definido este campo como Numérico. Sin embargo, el campo correspondiente en la base de datos Clientes-Base de Datos1 es de tipo Caracter.

2. Seleccione Datos > Manejo de Campos

Aparecerá el diálogo Manejo de Campos.

3. Para el campo NUM_CLI despliegue la lista en tipos de datos y seleccione Caracter.

Observe que aparecerá un asterisco junto con el nuevo tipo de datos seleccionado. Esto es un indicador de cambio. IDEA conservará el tipo de datos original y, cuando posteriormente, sea revertido el asterisco desaparecerá.

posteriormente, sea revertido el asterisco desaparecerá. 4. Haga click en Aceptar para cerrar el diálogo Manejo

4. Haga click en Aceptar para cerrar el diálogo Manejo de Campos.

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IDEA Versión Ocho

5. Aparecerá un mensaje de advertencia informándole que al efectuar cambios a la base de datos podría afectar los elementos relacionados con el campo modificado como por ejemplo los indices. Haga click en .

como po r ejemplo los indices. Haga click en Sí . Nota : En la base

Nota: En la base de datos Operaciones Sumarizadas, los enlaces del Campos de Acción NUM_DE_REGS ya no estarán activos. Esto es debido a que se ha modificado el Tipo del campo NUM_CLI a Caracter apuntando los enlaces al campo NUM_CLI de la base de datos Detalle de ventas, siendo este un campo Numérico. Debido a que estos dos campos ya no comparten un mismo tipo de datos los enlaces pasarán a estar truncos. En el futuro el campo NUM_CLI de la base de datos Operaciones Sumarizadas podrá ser modificado nuevamente al tipo Numérico para restaurar la Acción de enlace.

6. Seleccione Archivo > Unir Bases de Datos

Aparecerá el diálogo Unir Bases de Datos con la base de datos Operaciones sumarizadas como la base de datos primaria.

7. Haga click en Campos para la base de datos primaria.

Aprecerá el diálogo Campos. Observe que todos los campos se encuentran seleccionados para la base de datos resultante.

8. Haga click en Aceptar para cerrar el diálogo Campos.

9. Haga click en el botón Seleccionar para poder elegir la base de datos secundaria.

Aparecerá el diálogo Seleccionar Base de Datos.

10. Seleccione la base de datos Clientes-Base de Datos1 y haga click en Aceptar.

11. En el cuadro Archivo, ingrese Saldos de clientes.

12. Especifique la clave de coincidencia haciendo click en el botón Coincidencia.

Aparecerá el diálogo Campos Clave de Coincidencia.

13. Haga click en la primera fila de la columna Primario y seleccione NUM_CLI en la lista de campos.

Acepte la opción predeterminada Ascendente que aparece en el cuadro Orden.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

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14. Haga click en la primera fila de la columna Secundario y seleccione NUM_CLI en la lista de campos.

Secundario y seleccione NUM_CLI en la lista de campos. 15. Haga click en Aceptar . 16.

15. Haga click en Aceptar.

16. Marque la opción Todos los registros en ambos archivos.

El diálogo Unir Bases de Datos aparecerá tal como se describe en la siguiente pantalla:

registros en ambos archivos . El diálogo Unir Bases de Datos aparecerá tal como se describe

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IDEA Versión Ocho

17. Haga click en Aceptar para unir las bases de datos seleccionadas.

18. Observe la base de datos resultante Saldos de clientes. La misma debería contener 346 registros.

seleccionadas. 18. Observe la base de datos resultante Saldos de clientes . La misma debería contener

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

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REVISAR EL HISTORIAL

Cuatro: Tutorial de Inicia ción 77 REVISAR EL HISTORIAL Objetivo: Acceder al Historial conservado por IDEA

Objetivo:

Acceder al Historial conservado por IDEA para verificar las acciones efectuadas. IDEA mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datos, comenzando con la importación de la misma.

1. Asegúrese que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.

2. En la ventana Propiedades haga click en Historial.

3. Expanda y examine cada sección del Historial.

4. En la última sección podrá observar los detalles acerca de cómo se unieron las bases de datos.

los detalles acerca de cómo se unieron las bases de datos. Observe lo siguiente: • Cantidad

Observe lo siguiente:

Cantidad de Registros: 346 (ventas coincidentes con clientes)

Regs primarios no coincidentes: 5 (ventas a clientes no incluidos en la base de datos Clientes-Base de Datos1)

Regs secundarios no coincidentes: 43 (clientes sin ventas en el período)

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IDEA Versión Ocho

5. Examine la sección Código de IDEAScript del Historial de la Unión de Bases de Datos.

Esto puede ser útil para volver a ejecutar o automatizar las pruebas realizadas.

para volver a ejecutar o automatizar las pruebas realizadas. 6. Comprima el Historial para la prueba

6. Comprima el Historial para la prueba Unir Bases de Datos.

7. Para imprimir el Historial, haga click en el botón Imprimir de la barra de herramientas de Operaciones.

Aprecerá el diálogo Imprimir.

8. Seleccione la impresora, y luego haga click en Aceptar.

9. Agregue un comentario a la base de datos haciendo click en Agregar comentario dentro de la sección Comentarios de la ventana de Propiedades.

Aparecerá el diálogo Comentarios Base de Datos.

10. Ingrese lo siguiente en la columna Comentario:

• Ventas sin autorización: Existen tres ventas a clientes no autorizados.

Existen tres ventas a clientes no autorizados. 11. Cierre el diálogo Comentarios Base de Datos .

11. Cierre el diálogo Comentarios Base de Datos.

Los comentarios son agregados como un enlace en el área Comentarios dentro de la ventana de Propiedades. Puede hacer click sobre este enlace para editar y modificar el comentario.

12. Regrese a la vista de base de datos haciendo click en Datos dentro de la ventana de Propiedades.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

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DESPLEGAR TODOS LOS REGISTROS QUE CONTENGAN ""

79 DESPLEGAR TODOS LOS REGISTROS QUE CONTENGAN "" de Datos1. Objetivo: Buscar todos los registros no

de Datos1.

Objetivo:

Buscar todos los registros no coincidentes o aquellos sujetos a una condición en particular. En este ejercicio, buscaremos identificar clientes con saldos pendientes y operaciones para las cuales no existen registros dentro de la base de datos Clientes-Base

1. Asegúrese que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.

2. Localice el registro 9. Observe que no existen valores en el campo NUM_CLI1 para este registro (se trata de una venta sin coincidencia en la base de datos Clientes-Base de Datos1).

3. Haga click en el botón derecho del mouse sobre el campo en blanco, y luego seleccione la opción Desplegar todos los registros que contengan “”.

Aparecerá el diálogo Desplegar todos los registros que contengan

todos los registros que contengan “” . Aparecerá el diálogo Desplegar todos los registros que contengan

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IDEA Versión Ocho

4. Haga click en Aceptar.

IDEA aplicará el criterio NUM_CLI1 == “” en la base de datos y lo agregará debajo del enlace Criterio dentro de la ventana de Propiedades.

del enlace Criterio dentro de la ventana de Propiedades . Observe que hay 5 registros que

Observe que hay 5 registros que cumplen con el criterio ingresado. Esta es la cantidad de ventas para las cuales no existe un registro en la base de datos Clientes-Base de Datos1.

5. Haga click en el botón derecho del mouse sobre el enlace Criterio dentro de la ventana de Propiedades y luego seleccione Eliminar.

El criterio será eliminado de la base de datos mostrándose todos los registros.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación

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6. Repita el proceso para identificar todos los clientes sin ventas en el período usando el criterio NUM_CLI =””.

Existen 43 registros. Estos son los clientes sin ventas.

. Existen 43 registros. Estos son los clientes sin ventas. 7. Elimine el criterio volviendo a

7. Elimine el criterio volviendo a ver todos los registros de la base de datos Saldos de clientes.