El Proceso de La Auditoria Administrativa

AUDITORIA DE LA GESTIN
PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD
MONOGRAFA PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CATEDRA : AUDITORIA DE LA GESTION
CATEDRATICO
LIC. MIGUEL NINAMANGO GUEVARRA
ALUMNA
LIZANA TAIPE LISSETE JANNETH MALLQUI MEZA KARINA LIZBETH MURILLO CAMACLLANQUI ERIKA
SEMESTRE
DEDICATORIA
El presente trabajo esta dedicado a nuestros personas padres, que que son las en y
nos
apoyan
nuestra formacin profesional espiritual.
PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTRODUCCIN
Una actividad como la auditora administrativa es descrita como una serie de partes separadas, fases que constituyen un proceso total. Se entiende por proceso el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. La auditora comprende varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de
aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta herramienta en forma correcta.
El proceso de Auditoria Administrativa sigue ciertas fases, las cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodologa, la que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin (pblica o privada).
Durante el desarrollo de una auditora administrativa, el auditor debe obtener toda la informacin relevante para despus poder efectuar el anlisis completo de la informacin que se obtuvo.
El objetivo principal de reunir informacin relevante es allegarse de datos correctos y confiables, ya que durante el anlisis, la evaluacin y el informe de auditora, el auditor administrativo se basar precisamente en el examen de esa informacin para poder llegar a su evaluacin. Los errores en la informacin que fue obtenida, darn como resultado conclusiones y recomendaciones errneas.
Por todo ello, la presente Monografa tratara las acciones que han de seguirse en el desarrollo de la auditora administrativa determinando los principios que sirven para orientar y marcar la secuencia de las operaciones. La planeacin de la auditora administrativa comprende la tarea de integrar un nmero de elementos que el "auditor administrativo" debe tener presente aun durante el anlisis preliminar; de otro modo podr ms tarde verse en dificultades, desde los puntos de vista de personal y fecha de terminacin del trabajo.
Las integrantes
PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA NDICE
DEDICATORIA ............................................................................................................. 2 INTRODUCCIN .......................................................................................................... 3 NDICE ......................................................................................................................... 4 CAPITULO I: GENERALIDADES DEL PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1.1. 1.2. 1.3. EL CONCEPTO DE PROCESO .................................................................. 6 NOCIONES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........................................ 6 LA ADMINISTRACIN COMO CONOCIMIENTO DE DIVULGACIN O
CIENTFICO .......................................................................................................... 8 CAPITULO II: EL PROCESO DE AUDITORA ADMINISTRATIVA 2.1. CONCEPTO .............................................................................................. 10 Fase de identificacin ........................................................................ 14
2.1.1.
2.1.1.1. Estudio preliminar .......................................................................... 14 A. B. C. D. 2.1.2. Contenido del estudio preliminar .................................................... 15 Entrevistas...................................................................................... 16 Definicin del rea por investigar .................................................... 16 Determinar detalles por estudiar ..................................................... 18 Fase de planeacin ............................................................................ 19
2.1.2.1. Plan general para efectuar una auditora administrativa ................ 19 2.1.2.2. Documentos legales ...................................................................... 19 2.1.2.3. Elementos administrativos ............................................................. 19 2.1.2.4. Registros contables ....................................................................... 20 2.1.2.5. De graficas: ................................................................................... 20 2.1.2.6. General ......................................................................................... 20 2.1.2.7. La Encuesta .................................................................................. 20 2.1.2.8. El anlisis y evaluacin de la informacin obtenida ....................... 22 2.1.2.9. El informe de Auditoria .................................................................. 22 2.1.2.10. Implantacin de las recomendaciones ......................................... 22 2.1.2.11. Representacin grafica del plan general de auditoria administrativa 22 2.1.2.12. Programas de Auditoria administrativa ........................................ 23 2.1.2.13. Clasificacin de los programas .................................................... 24 2.1.2.14. Procedimientos de auditoria ........................................................ 26 2.1.2.15. Preparacin de un programa de auditora administrativa ............. 28 2.1.2.16. Estudio y evaluacin del sistema de control ................................ 28
2.1.2.17. Las hojas de anlisis ................................................................... 29 2.1.2.18. El cuestionario ............................................................................. 35 2.1.2.19. Medicin de los cuestionarios ...................................................... 37 2.1.2.20. Archivo constante ........................................................................ 38 2.1.3. 2.1.4. Fase de desarrollo ............................................................................. 41 Fase de seguimiento .......................................................................... 43
CONCLUSIONES ....................................................................................................... 45 BIBLIOGRAFA ........................................................................................................... 46 Y un caso practico
CAPITULO I: GENERALIDADES DEL PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1.1.
EL CONCEPTO DE PROCESO Se entiende por proceso el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. La totalidad del enfoque de sistemas permite la creacin de metodologas de anlisis y resolucin de problemas desarrolladas en diversas ciencias, recurriendo al idioma comn de las matemticas y de los modelos. A. Definiciones
Crdoba C: "Es la transformacin de uno o varios insumos en un producto, mediante procedimientos establecidos." J. Rodrguez Valencia: "Es una forma sistemtica de transformar insumos en un producto terminado (bien o servicio)." El concepto de proceso es esencialmente dinmico, ya que se refiere a una transformacin. Su vinculacin con el concepto de sistema es directa, ya que se realiza por medio de un sistema.
En efecto, la modificacin del insumo en producto (bien o servicio) se realiza por medio de procedimientos previamente establecidos y esto implica la interaccin de diferentes elementos interrelacionados con el objetivo comn de transformacin de los insumos en productos, desagregndose en subprocesos o integrarse a procesos ms generales.
El modelo que describe un proceso est formado por un arreglo de procesos unitarios ligados entre s por flujos que resultan de cada transformacin elemental. Este modelo recibe normalmente el nombre de diagrama de flujo. 1.2. NOCIONES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA La auditoria Administrativa se basa en la evaluacin y revisin a la organizacin en su conjunto, procesos, estructura orgnica y las funciones de los miembros. Con el nimo de relacionar los objetivos de la auditora administrativa, lo que esperamos es que el auditor obtenga suficiente informacin evidencial para determinar qu:
Existe un sistema de informacin que proporciona datos pertinentes y confiables para la planeacin, la organizacin, la direccin y el control. Este sistema genera resultados (es decir, objetivos y planes, estructura organizacional, motivacin, supervisin, informes de control) que son confiables y fciles de entender por el usuario.
Lo esencial para llevar a cabo las anteriores tareas es mediante el examen y evaluacin del sistema de administracin de un organismo social. Esta evaluacin es importante para poder apreciar aquellas funciones
administrativas donde existen deficiencias e irregularidades y donde podran implantar mejoras. Al evaluar el sistema de administracin, el auditor administrativo se preocupar por el examen y evaluacin de las funciones administrativas que conforman el sistema de administracin (planeacin, organizacin, direccin, control). Para ello, el auditor debe seguir un proceso de auditora. Al realizar el examen y evaluacin habr que aplicar las cualidades de independencia de criterio, objetividad, competencia y adhesin a las normas generales de administracin. Adems, en l desarrollo de una auditora administrativa se emprende un definido esfuerzo por aplicar mtodos de investigacin apropiados para evitar conclusiones basadas en informacin insuficiente o que muestren inclinaciones. Para evaluar el sistema administrativo, el auditor llevar a cabo estas tareas: 1. Determinar el (los) departamento (s) a auditar. 2. Definir el tipo de auditora administrativa. 3. Examinar el sistema de administracin en prctica para confirmar la exactitud de su definicin y lo completo y efectivo de este sistema. 4. Evaluar y determinar los puntos fuertes y dbiles del sistema administrativo (planeacin, organizacin, direccin, control). 5. Presentar por escrito recomendaciones para mejorar la prctica del sistema de administracin. El autor J. W. Buckley, al discutir sobre la auditora administrativa, hace la sugerencia siguiente: En la raz del concepto de la auditora administrativa, est la creencia de que una evaluacin sistemtica de una organizacin 7
(sus reas funcionales, su sistema de administracin, sus sistemas y procedimientos, la utilizacin de los recursos, factores del entorno) es un ejercicio provechoso e indispensable. Entre las suposiciones implcitas de la auditora se tiene un nfasis sobre la importancia de datos no financieros y fiscales, en la toma de decisiones administrativas; un concepto de la empresa como sistema implica el examen y evaluacin de los subsistemas que lo conforman. Los auditores administrativos se suscriben al
pensamiento de que los departamentos con deficiencias e irregularidades administrativas, son ms crticos para el xito del funcionamiento eficaz y eficiente de una organizacin a mediano y largo plazos.
1.3.
LA ADMINISTRACIN COMO CONOCIMIENTO DE DIVULGACIN O CIENTFICO Este es un tema importante que tiene como propsito determinar el papel que tiene la administracin desde el tipo de conocimiento a partir de las definiciones que de ella proporcionan los investigadores Pick y Lpez 2 y F. Pardinas. En el Cuadro 1.1 se muestra lo que estos autores describen. El anlisis del contenido del cuadro 1.1 nos permitir identificar sus caractersticas principales y as determinar qu estudios o conocimientos sustentan a la administracin en labores de investigacin administrativa.

CUADRO 1.1
Felipe Pardinas Conocimientos 1. Popular. Es toda informacin recibida o trasmitida sin una crtica expresa de las fuentes de donde fue tomada o de las razones que le dan validez. Un ejemplo tpico de conocimientos populares es la mayor parte de la informacin periodstica, radiofnica y televisiva. El destinatario de este tipo de informacin popular es lo que pudiramos llamar el gran pblico, que ni suele exigir ni, en la mayor parte de los casos, se toma la molestia de investigar ms a fondo la validez de la informacin, esto es, si efectivamente la informacin corresponde o no a los hechos ocurridos. 2. De divulgacin. Llamaremos conocimientos de divulgacin a aquellas informaciones recibidas o trasmitidas que estn caracterizadas, particularmente, por tres cualidades: una crtica razonada de las afirmaciones expuestas, una exposicin somera de las fuentes de la informacin trasmitida y que sta tenga el carcter de datos secundarios o sea recogida directamente de las obras de investigadores de primera mano.
Susan Pick y Ana Luisa Lpez Estudios 1. Exploratorio. Este estudio se lleva a cabo cuando el investigador no tiene una idea especfica de lo que quiere investigar, por lo que realiza este tipo de estudio para lograr una primera aproximacin al fenmeno y para ver cmo se relaciona con ciertos eventos que suceden a su al-rededor. Con estos estudios exploratorios no se pueden obtener conclusiones muy definidas ni generales.
2. Descriptivo. Este tipo de estudio se parece al anterior, en el sentido de que no se puede llegar a conclusiones muy especficas del fenmeno: sin embargo, cuando el investigador lo realiza, obtiene un mayor conocimiento del fenmeno en cuestin, pero slo pretende describir las caractersticas ms importantes del mismo en lo que respecta a su aparicin, frecuencia y desarrollo. Es decir, el investigador slo quiere describir el fenmeno tal como se presenta en la realidad. 3. Confirmatorio. Su finalidad consiste en confirmar o rechazar una hiptesis o aproximacin terica y llegar a conclusiones generales con respecto a dicho fenmeno. Con este estudio, el investigador pone a prueba una o varias teoras que pretenden explicar el fenmeno.
3. Cientfico. Se entiende que el conocimiento cientfico, estrictamente dicho, es nicamente aquel ocupado en la obtencin y publicacin de conocimientos desconocidos por el pblico hasta el momento en que aparece un libro o un artculo que lo trate con fines de explicacin y/o prediccin de la conducta de ciertos fenmenos.
CAPITULO II: EL PROCESO DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

2. 2.1. CONCEPTO Se facilita entender una actividad como la auditora administrativa si es descrita como una serie de partes separadas, o fases que constituyen un proceso total. Se entiende por proceso el conjunto de pasos para llevar a cabo una actividad. La auditora comprende varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta herramienta en forma correcta. Para una auditora administrativa se deben seguir ciertas fases, que deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una
metodologa, que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin (pblica o privada). Durante el desarrollo de una auditora administrativa, el auditor debe obtener toda la informacin relevante para despus poder efectuar el anlisis completo de la informacin que se obtuvo. A continuacin se explica en la Figura 2.1 la Sinopsis de los periodos de la Auditoria Administrativa.
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FIGURA 2.1 Sinopsis de los periodos de la auditoria administrativa
Periodo I: Autorizacin del servicio Periodo II: Evaluacin preliminar de la organizacin cliente para abordar la Auditoria
a) Datos generales b) Proceso evolutivo, desde su inicio hasta su estado actual
Periodo III:
Evaluacin preliminar de la organizacin cliente para abordar la auditoria
a) b) c) d) e) f)
Datos generales Diagnostico Determinar el alcance de la auditoria Programacin de las actividades de auditoria Establecer los recursos por emplear para el desarrollo de la auditoria Determinar las tcnicas para obtener informacin en la auditoria:
Observacin Revisin de documentos y Tcnicas archivo de comparacin Cuestionarios Entrevistas
a)
Periodo IV: Desarrollo de auditoria, su anlisis y recomendaciones
Determinar la muestra de estudio por evaluar b) Diseo de las tcnicas de auditoria administrativa c) Recopilacin de la informacin d) Erificacin o anlisis de la informacin e) Jerarquizar los problemas f) Propuestas de solucin
Periodo V. Presentacin de los resultados de la auditora: informe Periodo VI. Desarrollo del modelo administrativo propuesto Periodo VII. Ejecucin del modelo administrativo Periodo VIII. Observacin de los cambios, control y mantenimiento.
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El objetivo principal de reunir informacin relevante es la obtencin de datos correctos y confiables, ya que durante el anlisis, la evaluacin y el informe de auditora, el auditor administrativo se basar precisamente en el examen de esa informacin para poder llegar a su evaluacin. Los errores en la informacin que fue obtenida darn como resultado conclusiones y recomendaciones errneas (Fig. 2.2). FIGURA 2.2. Fases del proceso de auditora administrativa.
Fase de identificacin
- Estudio preliminar - Diagnstico - Planeacin - Programacin - Obtencin de datos - Anlisis de datos - Informe de auditoria - Implantacin de recomendaciones
Fase de planeacin
Fase de desarrollo
Fase de seguimiento desarrollo
Ahora auditaremos el curso de accin que ha de seguirse en el desarrollo de una auditora administrativa, determinando los principios que sirven para orientar y marcar la secuencia de las operaciones. La planeacin de la auditora administrativa comprende la tarea de integrar un nmero de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el anlisis preliminar; de otro modo, ms tarde podr verse en dificultades, desde los puntos de vista de personal y fecha de terminacin del trabajo (Fig. 2.3)
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FIGURA 2.3. Metodologa de la planeacin de un estudio de auditoria administrativa, de acuerdo con Rodrguez Valencia
Fase de Identificacin
Medio ambiente
Fase de Planeacin
Fase de Programacin
Entrevistas previas Definicin del rea a investigar Determinacin de detalles a estudiar

Examen y evaluacin
Documentos legales Medios administrativos Para conocer Registros contables Alcance y limitaciones del estudio Programa Recursos Tiempos Costos
Captacin de necesidades Estudio Identificacin real del problema
Solicitudes
preliminar
Naturaleza y objetivo de estudio
Graficas
Aspectos generales Elementos del proceso administrativo reas funcionales
Planeacin de la auditoria administrativa
Recursos necesarios
Estadsticas Graficas documentos
Informacin requerida
Propuestas de otros estudios complementarios
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2.1.1. Fase de identificacin
2.1.1.1. Estudio preliminar Con el propsito de jerarquizar los aspectos que habrn de requerir una atencin ms profunda por parte del auditor administrativo,
frecuentemente precede a su examen completo un reconocimiento general del organismo social, que culmina con un estudio preliminar. El estudio preliminar est encaminado a lograr una identificacin real del problema, para conocer la naturaleza del estudio completo. Por su propia naturaleza, el estudio preliminar no est enfocado para originar recomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento. Ms bien consiste en la revelacin de aquellas reas de la empresa que ameriten un anlisis detallado para poder ofrecer las recomendaciones ms idneas a las circunstancias de la empresa como un todo. El estudio preliminar se disea para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende o que no recomiende un plan general para desarrollar la solucin especfica del problema. En este caso, afina el estado real del problema y se realiza con la finalidad de: a) Tener una apreciacin general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa. b) c) d) Evaluar la efectividad de la determinacin del rea en cuestin. Descubrir reas en las que haya problemas de administracin. Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar? e) f) g) h) Por qu es necesario estudiar cada uno de los mismos? Por dnde empezar? Hasta dnde debe llegar el estudio preliminar? Estimacin del tiempo y recursos necesarios (humanos, financieros y materiales). i) j) Proponer, en su caso, medidas correctivas. Evaluar las reas o secciones que puedan ser causa de una revisin posterior.
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Al proceder de este modo, el auditor estar en una posicin ventajosa para apreciar el panorama de lo que va a hacer y, al mismo tiempo, determinar el nmero de ayudantes que necesita y el tiempo que durar el estudio preliminar. Es, por tanto, una culminacin rpida de datos en una forma amplia o general con fines de exploracin. A. Contenido del estudio preliminar Es necesario iniciar el trabajo de obtencin de datos con un contacto preliminar que permita una primera idea global. Abarca lo siguiente: a) Informacin documental. Los problemas que van a consultarse y las muestras de documentos obtenidos varan de acuerdo con los objetivos del estudio. Esta informacin documental puede ser, por ejemplo, sobre reglamentos internos, informes, estadsticas, etctera. b) Informacin sobre el campo de trabajo. El aspecto ms importante de la iniciacin en el campo de trabajo es la presentacin del auditor administrativo y sus ayudantes, pues el xito o fracaso de la auditora administrativa depende en gran parte de la comprensin que se logre respecto del propsito de la misma y de la colaboracin que se obtenga de los funcionarios de la empresa en estudio. Debe quedar claro que no se trata de enjuiciar a personal de la empresa, sino de ayudarla a mejorar su eficiencia. La informacin que puede obtenerse sobre el campo de trabajo incluye: organigramas, lista de funciones, datos sobre volmenes de trabajo, examen de las condiciones en que se trabaja, forma y reportes utilizados, etctera. Para completar este contexto global es aconsejable visitar cada uno de los departamentos, conocer los productos de la empresa, sus procesos productivos, sus principales mercados, etctera. estados contables, presupuestos, contratos,
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B. Entrevistas
Es conveniente entrevistar a algunas personas directamente relacionadas con la empresa, las cuales deben ser seleccionadas (probablemente de estas entrevistas surjan algunas ideas o sugerencias acerca de los problemas fundamentales que debemos estudiar durante nuestra auditora). En algunos casos, esta clase de reuniones dan la posibilidad de plantear funciones problemas, o descubrir definiciones estn en operaciones, algunas
departamentos
que
originando
dificultades, para que posteriormente se ponga especial cuidado en la preparacin de cuestionarios. El estudio deber extenderse ms all de una revisin de las polticas de la empresa y de los procedimientos operativos que rigen la funcin que va a auditarse. Deben analizarse los efectos de una nueva tecnologa, as como los diferentes procedimientos operativos de la empresa, sus metas y objetivos, y aun la relacin de las operaciones de la empresa. Solamente despus de una investigacin de esta clase deberan analizarse los procedimientos. C. Definicin del rea por investigar Tenemos que definir cul ser la materia objeto de nuestro estudio. Puede ser, desde luego, toda la empresa, o bien, concretarse a la revisin de una funcin especfica o un departamento o seccin. Lo ideal es que la revisin abarque toda la empresa con objeto de formarnos una idea ms clara de los problemas desde su origen. Existen revisiones que comprenden una o ms reas. En estos casos es conveniente examinar, adems, aquellas funciones que tengan una relacin directa con las dems reas auditadas. Hay varios criterios para determinar el "rea"; existen casos en los que se toma como base para la auditora el proceso administrativo; en otras, la revisin se hace con base en las funciones de la empresa, o en los niveles jerrquicos y, por ltimo, combinaciones de los anteriores. 16
Entre otras preguntas, es conveniente que el auditor se formule las siguientes: Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar? Por qu es necesario estudiar cada uno de los mismos? Cundo habr de efectuarse el estudio para que rinda resultados ptimos? Por dnde empezar? Al proceder de es la forma, el auditor estar en posicin ventajosa para apreciar el panorama de lo que va a hacerse y, al mismo tiempo determinar el nmero de ayudantes que necesita y el tiempo que se llevar. Esta estructura de referencia puede basarse en cuestionarios que incluyan numerosas preguntas abiertas. La habilidad del auditor administrativo para llevarse bien con la gente ser un factor significativo que determinar el xito general de esta fase de trabajo de auditora administrativa. En conclusin, planear la auditora administrativa es conocer previamente qu es lo que vamos a hacer en cuanto a trabajo a desarrollar. El auditor administrativo necesita de: 1. Cuestionarios. 2. Comentarios y sugerencias. 3. Hojas de anlisis y papelera necesaria. El auditor administrativo, dentro de los cuestionarios, comentarios y sugerencias, deber preguntarse constantemente: a) Quin lo hace? b) Qu est haciendo? c) Dnde se hace? d) Cmo se hace? e) Cundo se hace? f) Por qu se hace? El trabajo a desarrollar podr ser total o por reas: 17 ;
a) Procesal. Planeacin, organizacin, direccin, control. b) Funcional. Consejo de administracin, gerencia, asesora, produccin, comercializacin, personal, finanzas, etctera. c) Analtico. Puestos, tiempos, formas, equipos, costos, materiales, etctera. Bsicamente, la auditora administrativa a desarrollarse depender de la calidad operativa de la administracin y, sobre todo, del control existente y otras caractersticas especiales de la empresa. D. Determinar detalles por estudiar La auditora administrativa es un instrumento definido para la continua evaluacin de los mtodos y el desempeo en todas las reas de la empresa. Son varios los detalles fundamentales que deben guiar a quien corresponda tal funcin. El auditor administrativo tiene que decidir cules son los detalles de estudio ms necesario para alcanzar los objetivos y ver cules son los mejores mtodos para lograrlos y cules son los detalles limitados y de control. La auditora administrativa puede abarcar una empresa en su totalidad o un sector de ella, hasta el nivel ms bajo de supervisin. El auditor necesita planear su trabajo, decidir qu es lo que va a hacer primero y cundo. El auditor necesita determinar los detalles fundamentales de estudio, de la funcin "o del proceso administrativo, por ejemplo en finanzas: se cumplen los objetivos a corto y largo plazos?, cada cundo se prevn las necesidades financieras con respecto al proceso administrativo?, es adecuada la estructura orgnica?, se cumplen de manera correcta las polticas?, se aplican
adecuadamente los procedimientos?, es confiable un determinado control? La informacin debe ser actual y digna de confianza, concreta y pertinente. Los datos habrn de ser claros, completos y con 18
suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones que contribuyan a la realizacin del estudio. 2.1.2. Fase de planeacin
2.1.2.1. Plan general para efectuar una auditora administrativa Este aspecto consiste en elaborar una lista de renglones que se van a examinar y los procedimientos a seguir. Desde luego, lo importante es que estos renglones vayan enfocados en los principales objetivos. A continuacin expondr los pasos a seguir en los que se basa un plan, el conocimiento de los cuales constituye el fondo de una actuacin auditorial. Investigacin Tcnicas La observacin La encuesta La entrevista
2.1.2.2. Documentos legales Escritura constitutiva. Actas de asambleas de accionistas y consejo de
administracin Contratos celebrados. Contratos colectivos de trabajo. Leyes que afectan a la empresa. Situacin fiscal. Informes dirigidos a dependencias gubernamentales. Informes dirigidos a Cmaras.
2.1.2.3. Elementos administrativos Manuales de organizacin. Polticas. Anlisis de puestos. Descripcin escrita y grficas de sistemas, procedimientos y mtodos. Catlogos de formas con sus instructivos. 19
Registro de firmas y autorizaciones.
2.1.2.4. Registros contables Manual del sistema de contabilidad general y de costos. Descripcin del sistema. Catlogo de cuentas e instructivo para su aplicacin. Gua de contabilizacin. Formas, registros e informes. Presupuestos. Balance general. Estado de origen y aplicacin de recursos. Estado de resultados. Estado de costo y de produccin. Informe comparativo mensual y anual de ventas. Informe mensual y anual de ventas y costo por producto. Anlisis comparativo mensual y anual de gastos de administracin, de ventas e indirectos.
2.1.2.5. De graficas: Puntos de equilibrio. Ventas. Produccin. Compras
2.1.2.6. General Folletos de antecedentes histricos. Locales para oficinas, almacn, plantas, sucursales. Atencin a clientes, empleados y proveedores. Forma de ejecutar una operacin.
2.1.2.7. La Encuesta El auditor administrativo utiliza este mtodo para obtener informacin por medio de la encuesta por cuestionario, al hacer preguntas dirigidas a directores, jefes departamentales, etc., esto requiere honestidad en la respuesta a las preguntas. 20
Adems, ser necesario validar resultados, comprobando y comparando con diversas preguntas que permitan referencias cruzadas. Tambin es indispensable conocer las opiniones de los ejecutivos colocados en el nivel de direccin general de la empresa. Tendrn que prepararse mltiples papeles de trabajo que detallen los procedimientos y el contenido de cada una de las preguntas. Este trabajo es pormenorizado y laborioso, pero muy importante y necesario para poder realizar la evaluacin (mediante la escala de apreciacin) de cada pregunta. En esta fase del plan de auditora, el auditor administrativo utiliza dos mtodos que son el cuestionario y la entrevista. Cuestionario. Debe utilizarse para todo tipo de empresas, ya que se necesita de datos fundamentales relativos a los diversos factores o categoras de la funcin o rea. Los datos habrn de ser claros, completos y con suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones que con-tribuyan a la realizacin del estudio. Adems, reflejarn el propsito, objetivos, autoridad y funciones especficas, debiendo quedar asentados en forma ordenada. Las reas de estudio son: a) Elementos de la administracin
Planeacin Organizacin. Integracin. Direccin. Control.
b) reas funcionales: Produccin. Ventas. Finanzas 21

Relaciones industriales Compras Crditos y cobranzas Relaciones publicas y humanas Almacn, etctera.
Entrevista. La recopilacin de datos conduce a entrevistas y cambios de impresiones, para obtener informacin ms efectiva, y tambin implica reunir diferentes clases de informacin: documentos, administrativas; investigacin. La importancia, validez y frutos de la entrevista dependen de la habilidad quien la emplea, conduccin detalladamente. 2.1.2.8. El anlisis y evaluacin de la informacin obtenida El anlisis suministra una base de comprensin para llegar a conocer la situacin con mayor claridad. Una vez obtenida la informacin, se analiza para conocer la eficiencia 2.1.2.9. El informe de Auditoria Despus de analizarla informacin tenemos que elaborar un informe, que es un instrumento para la toma de decisiones e indica la situacin administrativa de la empresa y da las recomendaciones y las formas de mejorarla. 2.1.2.10. Implantacin de las recomendaciones La implantacin de las recomendaciones hechas por el auditor debe ponerse en vigor para solucionar el problema que origino la auditoria administrativa. Aqu se aplicaran las medidas de mejoramiento administrativo. 2.1.2.11. Representacin grafica del plan general de auditoria administrativa adems debe planearse su formas, todo procedimientos, lo relacionado graficas, con objeto ordenes de la
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Para la descripcin grafica del plan general y de los programas especficos de la investigacin se recomienda utilizar graficas de flechas o diagramas de red, como los que son utilizados en las tcnicas de cambio critico (CPM) y tcnicas de programacin, evaluacin y revisin (PERT) y tambin los llamados diagramas de bloque o de barras, como los de Gantt. En la Figura 2.4 se ilustra la grafica en la que se describe perfectamente el plan general de auditoria administrativa utilizando un diagrama o red de flechas. 2.1.2.12. Programas de Auditoria administrativa La elaboracin de un mtodo sistemtico del procedimiento de auditoria administrativa contribuye, hasta cierto punto, una norma uniforme sobre la cual es sumamente til basarse. Los programas son medios que sirven de gua la auditor administrativo y a sus ayudantes, en los que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirn todos los aspectos. Los programas se concretan a sealar solo orientaciones sobre la forma en qu habr que plantearse la revisin y una serie de procedimientos de los cuales se seleccionarn los que se estimen convenientes para la obtencin de datos, con base en las circunstancias; en l se registrara posteriormente lo hecho por auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos. Aun cuando resulta cierto, en algunos aspectos, que los detalles del procedimiento proporcionan al auditor administrativo cierto grado de flexibilidad, los mtodos establecidos, en general, deben ser apoyados por la totalidad del personal de auditoria, a efecto de mantener un control apropiado sobre el programa completo.
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Figura 2.4 Actividades de un estudio de auditoria administrativa

Definicin del objetivo de estudio
2.1.2.13. Clasificacin de los programas El desarrollo de los procedimientos de auditoria, que son establecidos como gua de trabajo, se puede modificar o adaptar 24
de acuerdo con las circunstancias en cada caso particular. Los programas se clasifican en: 1. Programas generales. Se limitan a un anunciado genrico de los procedimientos de auditoria que se deben aplicar, con mencin de los objetivos particulares. 2. Programas analticos. Describen detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de auditoria administrativa. 3. Programa tipo. Enumeran los procedimientos de
auditoria a seguirse en situaciones afines a dos o mas empresas. 4. Programas por reas. Se preparan para el desarrollo de la revisin de cada una de las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, produccin, compras, personal, etc. Cualquiera que sea el programa que se utilice, el auditor administrativo debe estar preparado para adaptarlo en el desarrollo de su trabajo cunado lo considere necesario. Ventajas de los programas 1. Proporcionan un plan a seguir. 2. Sirven como gua prctica para realizar la planeacin de prximas auditoras. 3. Si el programa es usado por reas de responsabilidad, fijar la que le corresponda a cada auditor en la revisin. 4. El auditor estar en aptitud de modificar o adaptar el programa, con el fin de obtener la informacin necesaria. 5. El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y efectividad de los procedimientos de la revisin. 6. El supervisor de la auditora puede planear las tareas que habrn de realizar sus ayudantes utilizando su capacidad y experiencia al mximo. 7. Si el auditor es asignado a otro trabajo, su sucesor puede observar lo realizado rpidamente. 8. Cuando termina la auditora, el programa sirve para verificar que no hubo omisin en su desarrollo. 25
2.1.2.14. Procedimientos de auditoria En el manejo y control de las tareas se requiere una poltica y procedimiento definido que eviten cualquier posible confusin. Los procedimientos de auditora incluyen la utilizacin y aplicacin de: cuestionario general, cuestionarios por reas, hojas de anlisis, revisin de documentacin, determinacin de porcentajes y, especialmente, la entrevista. La eleccin de los procedimientos y la amplitud con que se desarrollen depender de la apreciacin del auditor
administrativo de acuerdo con las tcnicas aplicables (Fig. 2.5).
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Figura 2.5. PROGRAMA GENERAL Empresa: ______________________________________________________ Fecha de iniciacin: __________________________ Unidad Administrativa:
Etapas DESCRIPCIN Respons able Clase Refere ncia SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
INVESTIGACIN PRELIMINAR Obtener informacin documental sobre: escrituras, contratos, reglamentos, informes, estadsticas, registros, estados financieros, etc. Obtener informacin sobre: el campo de trabajo, organigramas, lista de funciones, datos sobre volumen de trabajo, cuadros ocupacionales, examen de las condiciones materiales del trabajo, formas, etc. DOCUMENTOS LEGALES Obtener informacin obre: escrituras constitutivas, actas de asambleas, contrato colectivo de trabajo, situacin fiscal. ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS Objetivos, polticas, anlisis de puestos, manual de organizaciones, lista de funciones, procedimientos, sistemas e instructivos, etc. REGISTROS CONTABLES Discrecin del sistema de contabilidad general y de costos, catalogo de cuentas, gua de contabilizacin, formas, registros, informes, estados financieros, etc. GRAFICAS Punto de equilibrio, de ventas, de produccin, compras, etc.
AHO
CG
JSG
CG
AHO
CG
AHO
CA
AHO
CA
JSG
GR
A: Auditoria
AE: Anlisis y estudio
I: Investigacin
Es: Especial
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2.1.2.15. Preparacin de un programa de auditora administrativa Antes de implantar un programa general de auditora
administrativa es necesario contar con la aprobacin y el pleno respaldo de la direccin. Al preparar un plan para alcanzar las metas fijas es importante determinar las necesidades generales, la relacin entre ellas y precisar si abarcan todos los aspectos indispensables para la finalidad a perseguir. El auditor supervisor tiene que decidir qu factores son lo ms necesarios para lograr los objetivos del estudio, cules son los mejores mtodos para lograrlos, cul es el personal apropiado para hacerse cargo de la funcin y cules son los factores limitativos y de control. Las respuestas a estas interrogantes proporcionan cuando menos un punto de partida para la eleccin del plan a seguir. Para elaborar un programa de auditora en una empresa grande o pequea, el alcance de proyeccin es bsico, ya que la amplitud de cobertura es muy importante. Habr que llevar un registro de tareas supervisado por el auditor respectivo, en el cual, como su nombre lo indica, se inscribir toda tarea que se encomiende a los miembros del equipo de auditora. En el programa se anotarn los datos siguientes: Fecha de iniciacin. Descripcin de la tarea a efectuar. Responsable. Plazo fijado para su ejecucin. Cualquier otra informacin til
2.1.2.16. Estudio y evaluacin del sistema de control El sistema de control de la empresa ha de ser estudiado para poder efectuar una planeacin correcta del trabajo de auditora administrativa. 28
El auditor administrativo debe tener previsto cul va a ser el trabajo que va a desarrollarse, de tal manera que es indispensable que antes de iniciar su labor, el auditor tenga ya realizada la planeacin de investigacin en trminos generales (Fig.2.6).
Figura 2.6. RODVAL y ASOCIADOS Programa por reas Nombre de la empresa: __________________________________ Unidad administrativa: Departamento de compras______________ Responsable: _______________________ Fecha: _____________
Tiempo esperado
Tiempo real
Referencia
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Etapas
Realizado por
INVESTIGACIN PRELIMINAR Obtener informacin documental sobre reglamentos internos, informes, estadsticas, registros, estados contables, presupuestos, etctera. Obtener informacin sobre el campo de trabajo, organigramas, lista de funciones, datos sobre volumen de trabajo, examen de las condiciones de trabajo, materiales, formas, etctera. PLANES y OBJETIVOS: Examinar y discutir con el jefe del departamento el estado actual de planes y objetivos, aplicacin de cuestionarios. ORGANIZACIN Estudiar la estructura de la organizacin del departamento, comparar la estructura actual con la que aparece en el organigrama (si lo hay). Asegurarse de si se le concede o no una especial estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin.
C-A-1
C-A-2
2.1.2.17. Las hojas de anlisis "Son hojas en las que se recopilan datos, comentarios, notas y evaluaciones a la revisin de la empresa." 29
AHO
8h
8h
AHO
40 h
35 h
Fecha
Las hojas de anlisis sirven al auditor para demostrar que ha efectuado una revisin en la empresa y le sirven de base para su evaluacin e informe final. Deben incluir la obtencin de datos recogidos en el desarrollo de la auditora administrativa y guardarse cuidadosamente durante la revisin y posteriormente en el archivo del auditor. 1. Partes componentes de las hojas de anlisis: a) Encabezado. En primer trmino se pone el nombre de la empresa que se va a examinar, una descripcin del contenido, el periodo que cubrir el examen o fecha de cundo va a quedar terminado y el nombre o iniciales del auditor administrativo. b) Contenido. Al planear una auditora se deber poner cuidado a los mtodos que se emplean para las verificaciones e investigaciones con respecto a las hojas de anlisis que se prepararn. No se deber anotar lo que no tenga importancia. A veces es necesario copiar lo que aparece en los instructivos, o bien, anexar una fotocopia. Se debern estudiar tambin las necesidades para cada hoja de anlisis que se va a preparar. Todas las hojas de anlisis obtenidas de la empresa que no sea necesario retener por el auditor debern ser devueltas al finalizar la auditora. El auditor supervisor deber verificar que las hojas de anlisis estn completas en la inspeccin, observacin, confrontacin, comprobacin y rastreo al trmino de la auditora. c) ndice de las hojas de anlisis. Es ms flexible usar en el ndice nmeros en lugar de letras, aun cuando es conveniente numerar los sub-anlisis con un nmero y letra. Los smbolos para el ndice debern ser escritos con lpiz de color en la parte superior. Entre las hojas de anlisis preparadas debern aparecer el programa de auditora, manuales de organizacin, cuadros ocupacionales, instructivos, sugerencias para 30
auditoras futuras y comentarios recogidos durante el desarrollo de la misma, relacionados con los puntos que se cubrirn en el informe o para discusin informal con el cliente. d) Propiedad de las hojas de anlisis. El auditor deber mantener un control de las hojas de anlisis para que compruebe que sus papeles representan trabajo y que ha tenido las bases necesarias para su evaluacin e informe. Las hojas de anlisis son propiedad del auditor. e) Revisin de las hojas de anlisis. Deber ser completa, sistemtica y crtica y ser confiada slo a personas que estn capacitadas para determinar si la auditora ha sido ejecutada adecuadamente. Objeto de revisin. El analista no deber considerar el proceso de revisin de hojas de anlisis como un trabajo que debe ser efectuado superficialmente, sino que deber hacerlo eficientemente pues de este modo se desarrolla uno de los propsitos de la revisin, el cual es no slo encontrar deficiencias, sino determinar si se ha tomado nota de cada hecho presentado para darle el mejor servicio a la empresa. En la revisin de las hojas de anlisis se tiene la oportunidad de determinar que el examen fue hecho de acuerdo con los procedimientos de auditora que se estimaron necesarios en vista de las circunstancias. Proceso de revisin. Las hojas de anlisis debern demostrar que han sido revisadas, ya sea que aparezcan las iniciales del auditor en todas las hojas de anlisis, o use marcas en el proceso de revisin. Los procesos esenciales para la revisin son los siguientes: -
El cuestionario general por reas deber ser examinado cuidadosamente. 31
AUDITORIA DE LA GESTIN -

Las hojas de anlisis agrupadas debern ser verificadas para determinar si la clasificacin es correcta. Cada anlisis deber ser revisado. Deber demostrarse que se han realizado las pruebas necesarias. Las escrituras, contratos, organizaciones,
manuales, cuadros ser estudiados y
ocupacionales, debern cualquier asunto '1; ;>
importante deber ser considerado. El significado de porcentajes, coeficientes y coeficientes rotativos, debern ser comprobados. f) Importancia de las hojas de anlisis. Depende de la informacin contenida en ellas, con respecto al valor de los datos en los respectivos departamentos y el procedimiento de la auditora aplicado a las diferentes clases de anlisis; su valor no depende del grado de la informacin detallada contenida en los datos, sino de la importancia de los mismos. Todos los datos para debern distinguir estar los cuidadosamente de los
analizados,
principales
secundarios y medir el grado de importancia. 2. Instrucciones de las hojas de anlisis. El auditor
administrativo tiene la alternativa de analizar las respuestas en los siguientes puntos: 5 = excelente 4 = buena 3 = regular 2 = deficiente 1 = mala 0 = N.A. (no aplicable) 32
Al efectuar la revisin de las hojas de anlisis se evaluar de acuerdo con las respuestas, calificndolas del 1 al 5 y se observar con mayor claridad el estado que guarda la empresa en el desarrollo de su administracin (Fig. 2.7). Figura 2.7. HOJA DE ANLISIS Unidad administrativa: Fecha de inicio: GERENCIA Fecha de terminacin: 5 1. Breve descripcin del puesto. Nombre Administrador General Director General Gerente General 2. Facultades del Gerente General 3. La Gerencia General sigue los lineamientos (planeacin) trazados. 4. Tiene la gerencia tiempo para planear, constantemente nuevas actividades? 5. Se encuentra la gerencia ubicada dentro de la misma empresa? 6. Realiza la gerencia juntas peridicas: con los jefes de departamentos? Con frecuencia? 7. Evala la gerencia los resultados por; diferentes departamentos? 8. Sigue la gerencia la poltica de puertas abiertas? 9. Dicta la gerencia las polticas de la empresa? 10. Presenta la gerencia resultados e informes al consejo de administracin? 11. Se realizan dichas juntas con frecuencia? 33 4 3 2 1 0 Observaciones
12. Interviene la gerencia en forma conjunta con el departamento de personal en ascensos y aumentos de sueldo? 13. Los acuerdos importantes tomados en la empresa, estn debidamente autorizados por la gerencia? 14. La gerencia evala y selecciona debidamente al personal para puestos importantes? 15. Autoriza la gerencia las campaas publicitarias? 16. Coordina la gerencia todas las actividades de la empresa? 17. Se toman decisiones principales de la empresa basndose en necesidades demostradas? 18. Se administra la empresa con base en criterios de mercados, clientes, productividad? 19. Se da informacin financiera a todos los gerentes que la necesitan para cumplir con sus obligaciones? 20. Se abstiene la gerencia de tomar decisiones que deben adoptarse a niveles inferiores? 21. Delega la gerencia suficiente autoridad? 22. Se establecen controles adecuados para cada grado de delegacin? 23. Se cuenta con un apropiado sistema de informacin objetiva para una adecuada toma de decisiones? 24. Existe asesoramiento de personal especializado en la etapa de elaboracin de planes y programas? 25. Hay una adecuada coordinacin con los jefes de niveles inferiores? 34
26. Estudia y aprueba los presupuestos anuales? 27. Realiza funciones de planeacin de actividades financieras cada mes? 28. Cuenta con personal capacitado para tomar decisiones en ausencia del gerente? 29. Puede la gerencia ser ocupada por personal proveniente de la misma empresa? 30. Cuenta la gerencia con asesora de tipo: administrativo, laboral, fiscal, otros? 31. Promueve y acepta la actividad de innovacin?, en qu grado? 32. Se mantiene pendiente del desarrollo de problemas externos en la empresa? 33. Tiene incentivos econmicos adecuados al puesto? 34. Son suficientes los incentivos econmicos? 35. Tiene relaciones con gerencias de empresas similares?
Posteriormente, el auditor administrativo podr aconsejar, en caso necesario, las medidas correctivas aplicables en la empresa. Por tal motivo, el auditor administrativo tendr que tener el mayor cuidado al hacer la calificacin de las respuestas, agregando las observaciones que sean necesarias segn el caso. 2.1.2.18. El cuestionario "Son documentos que sirven como gua para buscar
contestacin a interrogantes acerca del rea de revisin."
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Al preparar los cuestionarios, el auditor no deber conformarse con una descripcin de los aspectos generales de la empresa, sino que estar obligado a desarrollar una investigacin cuidadosa del procedimiento. Tambin deber considerar todas las posibilidades de error antes de decidir el procedimiento a seguir. El auditor por ningn motivo deber entregar los cuestionarios al cliente para ser terminados, ni deber mostrarlo mientras se entrevista, con el mismo. La informacin debe ser obtenida por medio de una cuidadosa investigacin de datos. Recomendaciones para la estructuracin de un cuestionario Con base en las pruebas a que debe ser sometido el cuestionario para su comprobacin y ponderacin, a
continuacin se sugieren algunas recomendaciones: a) Todo cuestionario debe comprender preguntas cuya
comprensin est al nivel del grupo de entrevistados. b) La sntesis debe ser clara y directa, el uso de frases largas requiere, concentracin del investigado y lo peligroso es que si no ha entendido bien la pregunta, responder cualquier cosa. c) Deben evitarse las preguntas de carcter conductivo, es decir, las que ponen prcticamente la respuesta en la boca del entrevistado as como evitar formular preguntas que faciliten respuestas monoslabas, s-no; por ejemplo: Siempre se renen ustedes cuando se trata de coordinar un nuevo sistema? (mal formulada). Para la implantacin de un nuevo sistema se renen ustedes la mayor parte de su tiempo, ocasional o peridicamente? (bien formulada). d) El uso de palabras subjetivas, por ejemplo: malo, bueno, justo, etc., no conduce nunca a la cuantificacin y cualificacin de lo que se quiere explicar. El cuestionario puede ser general o por reas:
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1. Cuestionario general. Se utiliza para efectuar un anlisis global de la situacin de una empresa. El auditor administrativo deber llenar el mayor
porcentaje del cuestionario en el lugar de trabajo. Es recomendable para el auditor registrar la respuesta de todas las preguntas, aun cuando las respuestas sean de carcter negativo. 2. Cuestionario por reas. Se utiliza para buscar respuesta a varias interrogantes de la situacin de un rea o funcin (compras, relaciones industriales, ventas, etc.) de la empresa. Debe estar elaborado de modo que incluya slo cuestiones especficas concernientes a una funcin y al tipo especfico de estudio que se est realizando. Cada rea tiene sus aspectos individuales, de ah que no es posible elaborar una lista de preguntas que pueda servir para todas las reas; las Fig. 2.8 y la Fig. 2.9 son buen ejemplo de estos cuestionarios. 2.1.2.19. Medicin de los cuestionarios Los cuestionarios se elaboran a fin de que los ejecutivos y los responsables de cada rea de funciones respondan a ellos. La evaluacin de las preguntas, si se utiliza el mtodo de puntos, puede ir por medio de una escala numrica del 1 al 5, o bien, desde mala hasta excelente. Los cuestionarios son de utilidad si el auditor los valora con imparcialidad a travs de un anlisis adecuado en vista de las circunstancias. El anlisis hecho por el auditor mediante cuestionarios proporciona la eficacia de la empresa y, por consiguiente, se pueden dar medidas correctivas a los puntos que se consideren dbiles, tomando tambin en consideracin los resultados obtenidos mediante la aplicacin de las tcnicas administrativas.
37

Figura 2.8.
2.1.2.20. Archivo constante Para el trabajo de auditora administrativa se formular un archivo constante o permanente. Sus ventajas son las siguientes: a) Los auditores pueden conocer rpidamente el desarrollo operacional de la empresa. b) Proporciona referencia inmediata con la importancia de los conceptos, eliminando as revisiones repetidas de
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documentacin extensa y bsquedas en hojas de anlisis pasados. c) Sirve para evitar la preparacin en cada revisin de hojas de anlisis relativas a conceptos que han tenido poco o ningn cambio. La visin global que se obtiene del archivo constante es de utilidad para las auditoras subsecuentes, para conocer los objetivos, polticas, procedimientos y operaciones de la empresa. El auditor administrativo tiene el deber de dar informacin veraz, oportuna y til al archivo constante.
39

Figura 2.9.
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2.1.3. Fase de desarrollo En el desarrollo de la auditora los elementos vitales son la investigacin y el anlisis dentro de un marco conceptual slidamente elaborado. No puede haber ningn procedimiento mecnico de quitar y poner. En la figura 2.10 se muestran elementos de la fase de desarrollo de una auditora administrativa. Una auditora administrativa bien realizada requiere habilidad analtica, ingenio, razonamiento reflexivo y procedimientos sistemticos. Al realizar su trabajo para lograr los objetivos de la auditora, el auditor crea conocimientos a cuatro niveles: 1. Verificar la magnitud de los datos e informes separados. 2. Determinar el grado de cumplimiento de funciones administrativas: planeacin, organizacin, integracin de recursos, direccin, control y coordinacin. 3. Evaluar funciones operacionales, compras, ventas, almacn, crdito y cobranzas, personal, entre otros. 4. Evaluar los sistemas y procedimientos, opuestos, factores de anlisis de oficina, simplificacin del trabajo, anlisis de sistemas costos, entre otros. Los niveles 1 y 2 se basan en hechos, los niveles 3 y 4 se puede decir que pertenecen al mbito de la opinin, pero una opinin basada fundamentalmente en conocimientos y resultados inconfundibles y reales. En el desarrollo de la auditora administrativa el auditor debe obtener toda clase de informacin para poder hacer un anlisis complejo. El propsito principal de reunir informacin es allegarse hechos relevantes y confiables, dado que las conclusiones y acciones subsecuentes del auditor estarn basadas en esa informacin.
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Figura 2.10. Fase de Desarrollo
Las auditoras administrativas no tienen un punto de partida comn. Cada una es nica y doble; por eso la manera de abordar la auditora y los factores a examinar varan con el tipo de auditora administrativa (procesal, funcional, analtica y del medio ambiente). Como ya se indic, la tarea principal del auditor radica en dividirla en sus fases componentes. Con base en l anlisis esquematizado, la interpretacin bajo los antecedentes y experiencias del equipo de auditores, se: Obtienen las conclusiones y recomendaciones en relacin con la eficacia y la eficiencia de la administracin y operacin de la organizacin. Determina la medida en que la empresa goza de "buena salud administrativa". Indica las oportunidades significativas para mejorar el desempeo, organizacional. Informa de manera descriptiva acerca de las fuentes de aparentes reas de dificultad y el curso de accin recomendado. 42
2.1.4. Fase de seguimiento Esta es la ltima fase en la realizacin de una auditora administrativa. Su objetivo principal es completar cualquiera de los aspectos que se indican en las recomendaciones que son sugeridas en el informe de auditora, sobre las bases de los resultados del examen y evaluacin presentados en la fase de desarrollo. La fase de seguimiento es la de mayor importancia, ya que en sta debe llevarse a cabo la implantacin de las recomendaciones. Una vez aceptada la propuesta de implantacin de recomendaciones por el propietario o la gerencia general, sta se pone en prctica. La implantacin de recomendaciones es una fase en que la unidad orgnica de auditora interna o los auditores administrativos externos estn capacitados para iniciar y regular las acciones para aplicar las recomendaciones correspondientes. En ella se trata de ejecutar y lograr un nivel y un tipo de desarrollo previsible para la empresa auditada, comentan J. Mas y C. Ramio. En el informe de auditora administrativa debe presentarse, por lo menos en forma general, lo que implicar la implantacin de las recomendaciones. Habr que indicar lo siguiente: Objetivos de la implantacin de recomendaciones. Plan de accin y programa de implantacin. Integracin de los recursos necesarios. Ejecucin del programa.
En la prctica, el seguimiento y evaluacin de la implantacin de las recomendaciones se puede realizar de tres maneras: 1. Las puede llevar a cabo el personal de la unidad orgnica de auditora interna. 2. Las puede realizar la empresa consultora por medio de sus auditores administrativos. 3. Se pueden efectuar en forma combinada, es decir, personal del departamento de auditora interna coordinndose con auditores administrativos de la empresa de consultora administrativa. 43
La toma de decisiones al respecto la deber tomar el propietario o el gerente general que contrat los servicios profesionales para realizar la auditora administrativa.
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CONCLUSIONES
Como producto final de un informe de auditora administrativa es un plan de accin, donde se detallan las recomendaciones correspondientes. En ste se detallarn las diversas acciones a ejecutar. Entre los innumerables problemas de Administracin, se toman medidas correctivas a nivel de: planear en forma realista y objetiva, realizar con eficiencia las actividades, tomar medidas correctivas oportunamente, optimizar tiempo y recursos y evaluar resultados. En la prctica, habr diversas tareas que quedarn a cargo de la empresa y otras que debern ser derivadas a auditores administrativos externos. Por consiguiente, habr que determinar con claridad cules son unas y otras. Deber determinarse el tiempo para realizar las tareas de anlisis y diseo que abarcar el plan de accin de implantacin de recomendaciones. Al hablar de tiempos se tendr en cuenta la capacidad financiera de la empresa, sistemas diseados, disponibilidad de recursos humanos y materiales y el costo correspondiente. Todo esto podr ser representado en un programa que ilustre el plan de accin. Por ello, los beneficios que implican la realizacin de un Proceso de Auditoria Administrativa como etapas de control que proporciona mediante sus resultados la opcin de tomar decisiones administrativas y mejorar la actuacin de la organizacin.
45
PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA BIBLIOGRAFA
RODRGUEZ VALENCIA, JOAQUN Auditoria Administrativa - novena edicin, editorial Trillas. Mxico, 2010.
46

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MONOGRAFA PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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nuestra formacin profesional espiritual.

PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTRODUCCIN

PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA NDICE

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CONCLUSIONES ....................................................................................................... 45 BIBLIOGRAFA ........................................................................................................... 46 Y un caso practico

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CAPITULO I: GENERALIDADES DEL PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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CAPITULO II: EL PROCESO DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

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FIGURA 2.1 Sinopsis de los periodos de la auditoria administrativa

a) Datos generales b) Proceso evolutivo, desde su inicio hasta su estado actual

Evaluacin preliminar de la organizacin cliente para abordar la auditoria

Observacin Revisin de documentos y Tcnicas archivo de comparacin Cuestionarios Entrevistas

Periodo IV: Desarrollo de auditoria, su anlisis y recomendaciones

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Fase de seguimiento desarrollo

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Entrevistas previas Definicin del rea a investigar Determinacin de detalles a estudiar

Captacin de necesidades Estudio Identificacin real del problema

Naturaleza y objetivo de estudio

Planeacin de la auditoria administrativa

Estadsticas Graficas documentos

Propuestas de otros estudios complementarios

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2.1.1. Fase de identificacin

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2.1.2.2. Documentos legales Escritura constitutiva. Actas de asambleas de accionistas y consejo de

PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Registro de firmas y autorizaciones.

2.1.2.5. De graficas: Puntos de equilibrio. Ventas. Produccin. Compras

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Planeacin Organizacin. Integracin. Direccin. Control.

b) reas funcionales: Produccin. Ventas. Finanzas 21

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Figura 2.4 Actividades de un estudio de auditoria administrativa

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administrativo de acuerdo con las tcnicas aplicables (Fig. 2.5).

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AE: Anlisis y estudio

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DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Etapas

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El cuestionario general por reas deber ser examinado cuidadosamente. 31

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manuales, cuadros ser estudiados y