PROCEDIMIENTO

Control de Documentos
Elabor Revis

Jos Juan Vzquez C. Representante de la Direccin

C.P. Ricardo Ortega Leal Gerente General

Aprob

C.P. Ricardo Ortega Leal Gerente General

Datos de Control
Copia asignada a: Puesto:

PRGC-01
Fecha Emisin: Dic-04 N de copia: Revisin: 00

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VERSIN PGINA

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NDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 7.1. 7.2. 8. 9.

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS OBJETIVO ALCANCE REFERENCIA DEFINICIONES RESPONSABILIDADES METODO DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REGISTROS ANEXOS

3 4 4 4 4 5 6 6 8 10 11

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1. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS No. de Pagina Todas Descripcin del Cambio Se implementa este procedimiento para dar cumplimiento a la nueva estructura de la norma IS0-9001:2000, y reinicia a la numeracin en la versin 00 Revisin No. 01

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2. OBJETIVO

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Establecer la estructura de la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de Quimetal Pemder S.A. de C.V. Contar con sistema de control de los documentos que nos defina la elaboracin, aprobacin, la distribucin y retiro de los documentos que forman parte del alcance del Sistema de Gestin de la Calidad de Quimetal Pemder S.A. de C.V. 3. ALCANCE El Alcance de este procedimiento comprende a toda la documentacin interna y externa que forma parte del Sistema de Calidad de Quimetal Pemder, esta comprende Manual de la Calidad, Procedimientos, Instructivos, Documentos de referencia, Especificaciones del Cliente, Procedimientos y/o Manuales de Prueba del Cliente, Especificaciones de Material, apariencia, Funcionalidad, Normas Regulatorias, Normas Tcnicas, Normas de Calidad y las llegasen a surgir.. 4. REFERENCIA Manual de la Calidad de Quimetal Pemder S.A. de C.V. Seccin 4.2.3 Control de Documentos. 5. DEFINICIONES REGISTROS: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte. DOCUMENTO CONTROLADO: Documento sobre el que se tiene responsabilidad de su adecuacin a cualquier cambio o modificacin. DOCUMENTO NO CONTROLADO: Documento sobre el que no se tiene responsabilidad de informar de su adecuacin sobre cualquier modificacin. DOCUMENTO OBSOLETO: Procedimiento, instruccin de trabajo, registro o informacin que no se adecua a las necesidades para las que fue creado o es sustituido por otro que ha sido modificado. EJEMPLO: Registro; Especificacin; Procedimiento documentado; Plano; Informe; Norma Nota 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, Fotografas o muestra patrn o una combinacin de stos.

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Nota 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan documentacin Nota 3: Algunos requisitos (por ejemplo: el requisito de ser legible estn relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las Especificaciones (por ejemplo: el requisito de ser controlados por revisiones) y los Registros (por ejemplo: el requisito de ser recuperables). FORMATOS: Documento donde se registra los resultados obtenidos o la evidencia que nos demuestre que se est llevando a cabo las actividades desempeadas. 6. RESPONSABILIDADES Encargado de Control de Documentos: Elaborar, modificar, distribuir e implementar ste procedimiento. Vigilar la aplicacin y apego a lo descrito en este procedimiento Gerente General: Revisar y Aprobar este procedimiento Responsables de rea y Gerentes Vigilar el cumplimiento y apegarse a lo descrito en el presente procedimiento.

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7. METODO 7.1. DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio

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1. Determinar la necesidad de elaborar/contar con documentos

10 Esta correcto ?

NO

11.- Realizar observaciones y regresa documento

SI 7

2.- Definir el tipo de documento

12.- Proceder a la captura del documento

3 Es externo ?

SI

4.- Definir al responsable de conseguir o actualizar documento

13.- Emitir documento para firmas

NO

6.- Definir al responsable de elaborar o modificar el documento

5. Realizar compra, obtencin o actualizacin del documento

14 Documento Nuevo ?

NO A

Anexo 3 Solicitud de Cambios (FO-GC-03)

SI 14

Anexo 1 Listado Maestro de Documentos (FO-GC-01)

7.- Elaborar/Modificar documento

Siguiendo lo establecido en los Anexos 4, 5, 6 y 7

15.- Definir lista de distribucin, sacar copias y sellarlas

Anexo 2 Entrega de Documentos (FO-GC-01) Anexo 1 Listado Maestro de Documentos (FO-GC-01)

8.- Entregar documento en borrador junto con anexos

16.- Entregar copias y distribuirlas

9.- Verificar que los documentos estn completos, correctos y de forma clara

10

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B
Anexo 2 Entrega de Documentos (FO-GC-01) Anexo 1 Listado Maestro de Documentos (FO-GC-01)

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19.- Archivar los registros de distribucin de documentos

Anexo 1 Listado Maestro de Documentos (FO-GC-01)

17.- Sacar copias y sellar de acuerdo al listado de distribucin

Anexo 2 Entrega de Documentos (FO-GC-01)

Fin

Anexo 1 Listado Maestro de Documentos (FO-GC-01)

18.- Entregar y recuperar versiones obsoletas

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7.2.
PASO

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
DESCRIPCIN Determina la necesidad de actualizar / contar con documentos diversos para la operacin del Sistema de Gestin de la Calidad. REGISTRO / DCTO. DE REFERENCIA

RESPONSABLE

Comit de Calidad

Nota: Estos pueden incluir Manual de la Calidad, Procedimientos, Instructivos, Documentos de referencia, Especificaciones del Cliente, Procedimientos y/o Manuales de Prueba del Cliente, Especificaciones de Material, apariencia, Funcionalidad, Normas Regulatorias, Normas Tcnicas, Normas de Calidad y los que llegasen a surgir. Define el documento requerido a elaborar / actualizar o conseguir Si el documento es externo, es decir normas, planos, especificaciones, planos de cliente que no se pueden o no se deben generar en Quimetal Pemder S.A. de C.V. entonces se procede a lo descrito en el paso siguiente, de lo contrario se procede a lo descrito en el paso 6

Comit de Calidad

4 5

Comit de Calidad Responsable Comit de Calidad

Define al responsable de conseguir o actualizar el documento Procede a la compra, obtencin y actualizacin del documento referido. En cuanto lo obtenga se procede a lo descrito en el paso 14. Define al responsable de elaborar o actualizar el documento Anexo 3 Solicitud de Cambios (FO-GC-03) Anexo 4 Estructura de Procedimientos Anexo 5 Estructura de Instructivos Anexo 6 Nomenclatura para Diagramas de flujo

Responsable

Elabora documento borrador de nomenclatura y estructura sealada.

acuerdo

la

Responsable

Entrega el documento en borrador junto con los anexos y formatos correspondientes al Encargado del Control de Documentos.

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PASO RESPONSABLE DESCRIPCIN

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Encargado del Control de Documentos / Diseo

Verifica que los documentos estn completos y la informacin sea clara y correcta, adems de que se apeguen a la estructura definida en este procedimiento

REGISTRO / DCTO. DE REFERENCIA Anexo 4 Estructura de Procedimientos Anexo 5 Estructura de Instructivos Anexo 6 Nomenclatura para Diagramas de flujo

Es correcta la estructura y la informacin declarada en los documentos? 10 En caso de NO ser cierto se procede de acuerdo al paso siguiente en caso contrario se procede de acuerdo al paso 12 Encargado del Control de Documentos / Diseo Encargado del Control de Documentos Realiza observaciones y regresa documento para su correccin y/o adecuacin conforme a lo descrito en el paso 7 de este procedimiento Procede a la captura e integracin de la informacin del documento Emite documento para firma y aprobacin de acuerdo a lo siguiente: Encargado del Control de Documentos Elabor: Responsable del rea, proceso cumplimiento un requisito de la Norma Revis: Encargado de Control de Documentos Aprob: Gerente General para Manuales y Procedimientos, Mxima autoridad del rea para instructivos. En caso de ser un documento nuevo, Se define con el responsable del rea o del comit, la distribucin del mismo y se registra en el listado maestro de documentos tal y como se describe en el paso 15. En caso contrario se procede de acuerdo a lo descrito en el paso 17. Anexo 1 Listado Maestro de Documentos (FO-GC-01) Saca el No. de copias a distribuir y procede al sello de las mismas o del

11

12

13

14

Encargado del Control de Documentos

15

Encargado del Control de Documentos

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PASO RESPONSABLE DESCRIPCIN Entrega copias controladas de los documentos y solicita las firmas de recepcin correspondiente en cuanto culmine la distribucin se procede de acuerdo a lo descrito en el paso 19 de este procedimiento. Saca las copias correspondientes y procede al sellado de las mismas. Nota: la distribucin de los documentos se realizara de dos formas: a travs de Papel, como copias controladas y por medio electrnico en formato PDF Entrega la versin actualizada de los documentos de acuerdo a la lista de distribucin y recupera las versiones obsoletas. Solicita la firma correspondiente de recuperacin de documentacin obsoleta. entrega y

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16

Encargado del Control de Documentos

REGISTRO / DCTO. DE REFERENCIA Anexo 1 Listado Maestro de Documentos (F0-GC-01) Anexo 2

Entrega de Documentos (FO-GC-02)

17

Encargado del Control de Documentos

Anexo 1 Listado Maestro de Documentos (FO-GC-01)

18

Encargado del Control de Documentos

19

Encargado del Control de Documentos

Archiva los registros de la distribucin de documentos Con esta actividad termina este procedimiento.

Anexo 1 Listado Maestro de Documentos (FO-GC-01) Anexo 2 Entrega de Documentos (FO-GC-02)

8. REGISTROS
No. Control Nombre Elaborarlo Conservarlo Tiempo de Retencin 1 ao Forma de Compilar Disposicin final

FO-GC-01

Listado Maestro de Documentos Entrega de Documentos Solicitud de Cambios

Encargado de Encargado de Control de Control de Documentos Documentos Encargado de Encargado de Control de Control de Documentos Documentos Encargado de Encargado de Control de Control de Documentos Documentos

Independiente

Destruccin

FO-GC-02

1 ao

Independiente

Destruccin

FO-GC-03

1 ao

Independiente

Destruccin

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9. ANEXOS No.
1 2 3 4 5 6

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Nombre del Documento

Listado Maestro de Documentos Entrega de Documentos Solicitud de Cambios Formato estructura de Procedimientos Formato estructura de Instructivos de Trabajo Nomenclatura para diagramas de flujo

No. De Control
F-GC-01 F-GC-02 F-GC-03 N/A N/A N/A

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS No. De Control Nombre del Documento Revisin Ext/ Int Fecha Emisin Distribucin

FO-GC-01/01

ANEXO 2

ENTREGA DE DOCUMENTOS
Codigo/p uesto No. De Control Recibio Fecha: Firma: Retiro de Obsoletos Fecha: Firma:

Nombre

Revisin

Copia No.

FO-GC-02/01

ANEXO 3 SOLICITUD DE CAMBIOS (FO-GC-03) QUIMETAL PEMDER S.A. DE C.V. SOLICITUD DE CAMBIOS Nombre del Documento Cambios propuestos

Cdigo

SOLICIT

APROB
FO-GC-03/01

ANEXO 4 Estructura Definida para Procedimientos

PROCEDIMIENTO

xxxxxx
Elabor

Revis

Aprob

Datos de Control
Copia asignada a: Puesto:

PRXX-XX
Fecha Emisin: N de copia: Revisin:

PROCEDIMIENTO

N. C. FECHA

xxxxxxx

VERSIN PGINA

de

NDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 7.1. 7.2. 8. 9.

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS OBJETIVO ALCANCE REFERENCIA DEFINICIONES RESPONSABILIDADES METODO DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REGISTROS ANEXOS

3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5

PROCEDIMIENTO

N. C. FECHA

xxxxxxx 1. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS No. de Pagina Descripcin del Cambio

VERSIN PGINA

de

Revisin No.

PROCEDIMIENTO

N. C. FECHA

xxxxxxx

VERSIN PGINA

de

2. OBJETIVO 3. ALCANCE

4. REFERENCIA

5. DEFINICIONES 6. RESPONSABILIDADES

7. METODO 7.1. DIAGRAMA DE FLUJO 7.2. Paso DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Responsable Actividad Documento de Trabajo (No. Control)

8. REGISTROS
No. Control Nombre Responsable de Conservarlo Tiempo de Retencin Forma de Compilar ME Disposicin final

PROCEDIMIENTO

N. C. FECHA

xxxxxxx 9. ANEXOS No. Nombre del Documento

VERSIN PGINA

de

No. De Control

ANEXO 6 Nomenclatura para Diagramas de Flujo

INICIO - FIN DE UN PROCESO

INDICA UNA ACTIVIDAD

INDICA UN CRITERIO O POLITICA QUE CONDUCE A DOS O MS CAMINOS O SOLUCIONES POSIBLES

INDICA LA INTERRELACIN CON OTRO PROCESO

INDICA LA ELABORACIN, GENERACIN O UTILIZACIN DE UN REGISTRO

INDICA LA ENTRADA O CAPTURA DE INFORMACIN EN UNA BASE DE DATOS

INDICA LA CONEXIN ENTRE DIFERENTES ACTIVIDADES EN UNA MISMA PAGINA

INDICA LA CONEXIN ENTRE ACTIVIDADES ENTRE DIFERENTES PAGINAS

ENTRADA A:

SALE A:

NOTAS O ACLARACIONES