6.

Documentos Comerciales y de Crdito Los documentos que se usan en el comercio, son escritos especficos con los que se sustentan ciertas actividades de tipo mercantil. El Cdigo de Comercio de Guatemala en su Artculo 381, determina que toda actividad contable debe ser fehacientemente comprobada con documentos que cumplan los requisitos legales. Esta ley tambin determina que todo documento contable debe conservarse como mnimo cinco aos. Los documentos de uso en el comercio, cumplen varias funciones: una que obliga a pagar; la otra da el derecho a cobrar, o bien demostrar algo que se ha cobrado o pagado. En alguna clase de documentos de crdito, a veces participa una tercera persona representada por un notario que da fe y legalidad al documento. Los documentos de uso en el comercio se clasifican en documentos comerciales, registros internos de una empresa y documentos de crdito. Documentos comerciales Estos son comprobantes de acciones comerciales de una empresa. Con regularidad se usan, la factura, el recibo, el vale, la factura cambiaria, etc. La factura Es el documento caracterstico en el que constan todos los detalles de una operacin de compraventa, o prestacin de un servicio. En el caso de la compraventa, sirve para demostrar la legtima propiedad del artculo comprado. En el segundo sirve de garanta para reclamar desperfectos en el servicio prestado. Cualquier comerciante cuyo capital excede de dos mil quetzales, est obligado a emitir factura por la venta de mercadera. La factura es un documento que puede ser transferible a otra persona, aun cuando la compraventa hubiera sido al crdito siempre que se notifique y el deudor acepte la transferencia de la deuda. El formulario puede hacerse en el estilo que el comerciante quiera, pero debe registrar la informacin siguiente: 1. Nombre de la empresa que la extiende, (propietario o razn social). 2. Nombre del cliente o comprador. 3. Nmero de identificacin tributaria NIT del vendedor y anotacin para la del comprador. 4. Detalle de la mercadera, ste contempla: cantidad, descripcin, valor unitario y total. 5. Sello de cancelado o marca de la caja registradora. 6. Nmero de factura. 7. Direccin de la empresa que la extiende.

Factura cambiaria Este documento ampara la compraventa de mercadera al crdito, que estipula el tiempo de vigencia del crdito y pierde su valor en el momento de liquidar el crdito. Al cancelar una factura cambiaria, se sustituye por una factura formal de compraventa ya cancelada. En el Artculo 591 del Cdigo de Comercio de Guatemala dice: La factura cambiaria es el ttulo de crdito que en la compraventa de mercaderas el vendedor podr librar y entregar o remitir al comprador y que incorpora un derecho de crdito sobre la totalidad o la parte de la compraventa. El recibo Este documento comercial es extendido por el que recibe dinero, como reconocimiento al que se lo dio. Entre otros datos el recibo contiene: Nmero de recibo, segn orden de extensin. Cantidad de dinero en nmeros. Nombre de la persona que proporciona el dinero, (a favor de quien se extiende). Cantidad de dinero en letras. Especificacin de su extensin o razn de pago. Lugar y fecha. Nombre de la persona que recibe el dinero. Firma y nombre del que extiende el recibo. Este documento comprende tambin un codo en el cual se deben llenar los mismos datos. Esta parte le queda como copia al que recibe el servicio. El vale Este documento se extiende a una persona que ha proporcionado bienes o valores como constancia de que deben ser devueltos. En una empresa el vale sirve como constancia de operaciones internas, entre ellas, prstamos de herramientas maquinarias o caja chica. Las operaciones de uso de vales no constituyen operaciones contables, son sustituidos al devolver la mercadera, el dinero o al entregar facturas o recibos autorizados de instituciones pblicas o privadas. En el vale, por muy simple que ste sea se debe consignar los datos siguientes: Nombre de la empresa a quien se le tendr que pagar, devolver o comprobar. Valor en letras y nmeros en caso de dinero o especificar la mercadera, herramienta, etc. Razn y tiempo a pagar o ser devuelto. Lugar y la fecha de la extensin. Nombre y fecha de quien se compromete en el valor.

Documentos de Crdito Estos documentos tienen su origen en la relacin de solvencia, confianza y credibilidad entre personas o empresas. Los documentos de crdito, son instrumentos negociables que se utilizan como sustitutos del dinero y que obligan o se obliga la propia persona a pagar determinado valor en determinado tiempo. El uso de estos documentos existen palabras tcnicas que identifican a la persona involucrada, segn su participacin en el crdito: librado, librador, tomador y algunas acciones de traspaso como el endoso. Librador, persona que extiende y firma el documento y el que se compromete a cubrir o hacer que se cubra el valor comprendido en el documento. Tenedor, persona a favor de quien se adjudica el documento de crdito. Tomador, persona que recibe el documento del tenedor. Este tambin es llamado beneficiario. Librado, persona o institucin que efectuar el pago. Endoso El endoso es la operacin de un derecho por el cual el dueo de un documento de crdito transfiere la propiedad a otra persona, sobre el valor del documento. En un endoso intervienen el cedente o endosante y el cesionario o endosado. El primero transmite, la propiedad y el segundo la recibe. En varios documentos este acto consiste en firmar anteponiendo el nombre en la parte posterior por el cedente, indicando el nombre a quien transfiere. Los documentos de crdito de mayor circulacin son el cheque, el pagar, la letra de cambio y el giro bancario. El cheque Este documento de crdito es extendido por personas o instituciones dueos de cuentas corrientes en cualquier banco. El cheque puede extenderse al portador, o a nombre determinado. Con el documento el banco efecta el pago si la cuenta tiene fondos monetarios suficientes para cubrirlo. El cheque permite al librador, retirar fondos de lo que tiene disponible. Cuando el cheque es emitido a la orden, tiene libertad de endoso. El banco que extiende talonarios de cheques, remite mensualmente un estado de cuenta adjuntando los cheques pagados para que le depositante pueda realizar su conciliacin tal como lo determina el artculo 494 del Cdigo de Comercio de Guatemala.

Todo cheque contiene: Nombre y firma del librador. Cantidad expresada con nmeros y letras. Fecha de su expedicin. Existen otras clases de cheques, entre ellas: Cheque certificado Este cheque es corriente, en el, el banco certifica la existencia de fondos para su pago, reservando el dinero necesario para dicho cheque. La denominacin actualizada de este cheque es: cheque de caja o cheque de gerencia. El cheque de caja es personal e intransferible. Se compra en el banco, sin tener cuenta en l. Voucher No es documento de crdito, es documento comercial interno de la empresa y de uso opcional. Tarjeta de Crdito La tarjeta de crdito es elaborada con alta tcnica, bien en plstico, metal otro material. La extienden diversas casas, que otorgan crdito por varios meses al usuario, cobrando por el servicio, intereses y amortizaciones mensuales al capital en crdito. Cualquier persona que demuestre solvencia econmica puede obtener una tarjeta de crdito. Segn su capacidad econmica, sta puede ser para uso interno y/o externo, es decir con carcter nacional, centroamericano o internacional. Cada casa que la respalda establece criterios contractuales con el usuario. Uno de los requisitos comunes es el aval de un fiador. Con la tarjeta de crdito, el usuario puede obtener dinero en efectivo, o cancelar al contado un determinado producto segn su capacidad. Tambin algunas tarjetas permiten liquidar en dlares las compras hechas en el exterior. Las presentaciones ms comunes poseen informacin en ambos lados, tales como el nombre de la casa que las respalda, su sello de garanta, tipo de valor nacional o internacional, el nmero clave del usuario, nombre y firma autorizada, cierto compromiso por su uso. La tarjeta de crdito, es ttulo de crdito y no es un documento. El documento propiamente de crdito, es el pagar que el dueo de la misma firma cada vez que efecta una compra al crdito. Este voucher esta formado por tres folios. Una copia de sirve al tarjetahabiente para controlar su estado. Pagar Pagar es un documento privado, con el que una persona se obliga a pagar a otra, cierta cantidad de dinero en fecha determinada en el documento. El pagar es un documento transferible y pagadero a diez das de lo acordado si no tuviera fecha, si la tiene debe pagarse en la fecha de su conocimiento. Si un pagar no se hace en un documento impreso, puede elaborarse en papel corriente, pero en ambas formas debe contener los datos siguientes: Nombre especfico o pagar.

Fecha de expedicin. Cantidad o valor sobre su expedicin. Fecha del pago. Persona a la orden de quien se har el pago. Lugar donde debe hacerse el pago. Valor que representa. Firma de quien lo expide. Firma de quien contrae la obligacin. A este documento, segn el Artculo 386 del Cdigo de Comercio, se le llama Ttulo de Crdito. Letra de cambio Con este documento, una persona manda a otra que pague a una tercera, una cantidad en la fecha que se determina. En la actualidad se usa en negociaciones al crdito. El Artculo 447 del Cdigo de Comercio indica que una letra de cambio puede librarse a la orden o a cargo de un tercero o del mismo librador En una letra de cambio, intervienen: Persona que extiende la letra, librador. Persona a favor de quien se ha de hacer el pago, tenedor. Persona que recibe la letra del tenedor, tomador. Persona a cargo de quien se gira y ha de ejecutar el pago, librado. Una letra de cambio comprende los datos legales siguientes: Nmero de orden Valor en nmeros. Lugar y fecha de expedicin. Fecha de vencimiento. Trmino de clasificacin, nica, primera, segunda. Nombre del beneficiario o tercera letra. Cantidad en letras. Firma y razn social del librador. Firma y razn social del librado. Impuesto de timbres. Giro bancario Documento de crdito entre corresponsables bancarios extranjeros, por medio del cual un banco ordena a otro el pago en moneda extranjera a favor de una persona o empresa, despus de que una tercera persona, en el exterior, depositar la cantidad suscrita en el documento. Se considera un crdito, pues para el banco ejecutor es su nica constancia para el reembolso de su dinero por parte del banco emisor. Requisitos legales Tanto los documentos comerciales como los d crdito guardan una serie d requisitos que se encuentran registrados en el Cdigo de Comercio, sin embargo existe una sola diferencia ente ambos.

Los comerciales, debern estar autorizados y registrados en la Direccin General de Rentas Internas, salvo algunas excepciones como los recibos y los vales, los casos ms especficos son la factura comercial y la cambiaria. Los de crdito, en cambio, debern presentar un aval jurdico legal, esto quiere decir que la mayora de ellos sern respaldados (autenticados) por notarios o por algunas instituciones bancarias o financieras quienes de hecho poseen personera jurdica. Separadamente a estas diferencias sealadas anteriormente, los documentos debern contener datos como: Nombre de la empresa o persona beneficiada. Nombre de la empresa o persona que s compromete a pagar. Nmero del documento. Nmero del registro tributario (NIT) de ambas partes. Monto de la deuda. Razn y detalle de la deuda o mercadera. Direccin de ambas partes. Firmas responsables. Fecha de emisin y de vencimiento. Condiciones de pago.