Manual de funciones

ANEXO 2 MANUAL DE FUNCIONES DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA I.- LAS ADQUISICIONES 1) Las solicitudes debern incluir ttulo, autor, editorial, ao y carrera 2) Solicitar a la Coordinacin Regional de Bibliotecas mediante el formato establecido, la bibliografa que cubra las necesidades del plan de estudios 3) Las solicitudes debern ser ediciones actuales 4) Cotejar lo que se recibe con lo solicitado, mediante facturas contra lista de solicitud y verificar que coincidan 1. Desarrollar la bibliografa por cuatrimestre y no de manera anual. Lo cual nos evita la sobrecarga de trabajo a fin de ao, la casi nula adecuacin bibliogrfica y la premura para trabajar los anexos 3 ante las revisiones. 2. que las adquisiciones nos lleguen de manera peridica y por carrera, as se podrn manejar de manera ms adecuada y eficiente. II.- EL SERVICIO 1) Apoyar en la bsqueda de informacin 2) Ofrecer opciones de bsqueda a los usuarios 3) Promover las nuevas adquisiciones 4) Apoyar y facilitar al usuario el uso del catlogo de bibliografa por licenciatura. 1. difundir las bibliotecas digitales a los usuarios. 2. Estos puntos obviamente requieren que en las bibliotecas se tenga el suficiente personal para que se puedan lleva a cabo, en mi caso hay bibliotecas donde nicamente se tiene a una persona a cargo para llevar a cabo tanto procesos, atencin y funciones de coordinador. 3. El acceso a catlogo de bibliografa por licenciatura, por lineamiento, solo puede ser conocido por los docentes (o sea: slo puede tener acceso a el anexo 3 la plantilla docente, dado que la bsqueda de la informacin tambin es parte importante de la formacin del alumno) III.- LOS PROCESOS TCNICOS 1) Procesar en un periodo de 15 das, el material de nueva adquisicin, ya sea por compra o donacin, a travs del siguiente proceso completo: a) Foliar (asignar nmero consecutivo) b) Sellar en los tres cantos (dar propiedad al libro) c) Sealizar (ubicacin por licenciatura) (explicar)

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d) Clasificar (asignar nmero de acuerdo al sistema de clasificacin Dewey) e) Capturar en la base de datos (asignar ficha y llenar cada una de las etiquetas en el sistema de acuerdo al manual de procedimientos de captura) f) Etiquetar (pegar etiqueta al libro para una mejor y rpida localizacin) g) Colocar en estantera h) Actualizar catlogo (todas las adquisiciones que pertenezcan al plan de estudios vigente, debern ser incluidas en el catlogo cuando se coloquen en estantera y tenerlas a disposicin del usuario) 1. Elaborar un buen manual de procesos tcnicos. IV.- REVISIONES 1) Hacer revisin del material bibliogrfico antes y despus de prstamo al usuario, (verificar que no est rayado, mutilado, maltratado, doblado, manchado, etc.). 2) Estar al pendiente del patrimonio de la biblioteca. 3) Mantener en buen estado el acervo, es decir, limpiar aquellos libros que lo necesiten y retirar de servicio los que requieran reparacin completa. V.- REGISTROS DE PRSTAMOS 1) Hacer el registro del prstamo interno o externo en el sistema de automatizacin con el que se cuente, en presencia del usuario. 2) Hacer una revisin a diario de registros, y verificar que los libros prestados estn debidamente registrados, y que los devueltos hayan sido dados de baja como prstamo. 3) Colocar el fantasma correspondiente que indica libro prestado, y retirarlo cuando ste haya sido devuelto (indicando clasificacin, folio y a quin se le presta). 1. Esto se podr llevar a cabo hasta que bd.net est terminado. Y depender en gran parte de que el sistema pueda ofrecer los reportes correspondientes. Pero tal problemtica no deja de lado que se tenga que llevar un registro. VI.- REPORTES MENSUALES 1)Enviar los reportes mensuales de prstamo interno y externo, los primeros cinco das de cada mes a la Coordinacin Regional de Bibliotecas, tanto de bibliografa como de equipo audiovisual y multas. 1. Establecer formato VII.- MULTAS 1) Establecer y aplicar las multas correspondientes a los usuarios que as lo ameriten (alumnos, docentes o administrativos).

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2) Llenar el formato correspondiente, y enviar al deudor al departamento de tesorera a cubrir la multa. 3) Despus de verificar que la multa haya sido cubierta, devolver la credencial al usuario. VIII.- INVENTARIOS 1) Realizar el inventario de bibliografa cada fin de cuatrimestre y semestre. 2) Hacer respaldos de informacin de manera peridica en el sistema de automatizacin correspondiente. 1. Atendiendo realizarse. la problemtica del personal, tal punto es muy complicado a

IX.- EQUIPO AUDIOVISUAL 1) Resguardar el equipo audiovisual. 2) Verificar, antes y despus de la entrega, que los aparatos o equipo se encuentren en buen estado. 3) Hacer los registros de prstamo mediante el sistema correspondiente para un mejor control. * Slo aplica prstamo interno. X.- REGLAMENTO DE BIBLIOTECA 1) Dar a conocer el reglamento vigente a todos los usuarios de la biblioteca. 2) Proporcionar induccin de operacin de biblioteca al iniciar cada cuatrimestre o semestre a los nuevos usuarios (docentes y alumnos), y entregar reglamento. 3) Mantener en un lugar visible de la biblioteca, lo ms relevante del reglamento (abstract). XI.- HORARIO LABORAL El que aplique en el campus. 1) En el campus donde existan dos turnos, el responsable del turno matutino, reportar las incidencias que se hayan presentado durante su jornada (libros no entregados, equipo audiovisual pendiente, fallas en el equipo, multas generadas o no aplicadas, etc.) a la persona responsable del siguiente turno. XII.- CREDENCIALES DE BIBLIOTECA 1) El usuario deber contar con credencial de la biblioteca que lo identifique como miembro activo. 2) La credencial ser retenida al solicitar un prstamo externo, y se devolver cuando el material haya sido entregado en forma satisfactoria a la biblioteca.

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3) La credencial es intransferible y slo se harn prstamos a su titular; el usuario es responsable de su uso. 4) La credencial deber estar vigente y en buen estado, sin calcomanas ni enmendaduras. 1. Por cuestin logstica y presupuestal deberamos posponerlo. Haciendo vlida la credencial Institucional. XIII.- JEFE DE BIBLIOTECA En los campus donde exista un jefe de biblioteca como responsable del rea y con personal a su cargo, ser ste quien solvente, apoye y coordine todas las funciones detalladas en el presente manual como: 1) Supervisar a diario el registro de prstamos. 2) Elaborar y concluir con el proceso tcnico de las nuevas adquisiciones. 3) Llevar el control de folios asignados a los libros. 4) Enviar reportes mensuales a la Coordinacin Regional. 5) Realizar el inventario de bibliografa. 6) Solicitar las adquisiciones de bibliografa y equipo audiovisual. 7) Proporcionar induccin de operacin del departamento a nuevos usuarios. 8) Promover y difundir las nuevas adquisiciones. 9) Capacitar al personal a su cargo. 10) Solicitar al departamento de servicios escolares las altas y bajas de alumnos y docentes al inicio de cada cuatrimestre o semestre, segn corresponda, para el control de prstamos a usuarios vigentes. 11) Coordinar con el departamento de servicios escolares las actualizaciones y/o cambios en la bibliografa. 12) Cumplir con los requerimientos de la SEP en cualquiera de los siguientes casos: revisin de bibliografa, apertura de nuevas licenciaturas, visitas de rutina, etc. 13) Promover la lectura a travs de ferias del libro, conferencias, talleres, etc. 14) Mantener buena comunicacin con el personal a su cargo. 15) Cubrir ausencias del personal como vacaciones, incapacidades, permisos, bajas, etc. XIV.- DONACIONES 1) Solicitar (otorgar) a los coordinadores de carrera una lista de bibliografa para donar, y proporcionarla a los alumnos prximos a titularse. 2) El libro a donar deber ser nuevo y ser el campus quien establezca el monto mximo de costo. 1. En mi caso estos puntos causan demasiada controversia. Puesto que nuestros campus no contemplan la donacin de parte del alumnado prximo a ingresar.

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Manual de funciones ledo y aprobado el 9 de enero de 2012 por el Comit de Biblioteca. Anexo - Que se constituya el comit de la red de bibliotecas como tal con sus respectivos cargos y
funciones, de esta manera podremos incluir todos los niveles de autoridad de la Universidad ETAC. - Las bibliotecas retomen las reuniones mensuales en que estbamos trabajando, para delimitar los lineamientos en los que se debe de trabajar para lograr los objetivos. - Las bibliotecas elaboren un manual de funciones y actividades bajo la norma ISO para tener una gua de estandarizacin de cada procedimiento. Con estos principios podramos mejorar las actividades que realizan las bibliotecas, ya que si existen procedimientos para todos los departamentos de la universidad ETAC, falta incluir a la biblioteca en esas normas ISO. -Establecer la coordinacin regional de bibliotecas como un cargo independiente a la coordinacin de un plantel. De la misma manera que cada coordinacin debe de encabezar, de acuerdo a sus necesidades, al personal para que se realicen las funciones detalladas en este manual. -A su vez Comit de Bibliotecas dada su autoridad e injerencia en la toma de decisiones debe de establecer planes de accin que cubran las necesidades de cada Zona y cada campus; de tal manera que se tenga el personal suficiente, capacitado (otorgar las constancias) y sobre todo motivado para desempear de manera eficiente la cabalidad de acciones a realizar (esto es argumentado ante la movilidad de personal que experimentamos en la zona Centro).

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