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Microsoft Access 2007

Coleco: Software Obrigatrio Autores: Vidal de Carvalho, Ana Azevedo e Antnio Abreu Direco grfica: Antnio Jos Pedro Reviso final: Centro Atlntico Capa: Antnio Jos Pedro Centro Atlntico, Lda., 2007 Av. Dr. Carlos Bacelar, 968 Escr. 1-A 4764-901 V. N. Famalico Rua da Misericrdia, 76 1200-273 Lisboa Portugal Tel. 808 20 22 21 geral@centroatlantico.pt www.centroatlantico.pt Impresso e acabamento: Inova 1. edio: Maio de 2007 ISBN: 978-989-615-044-0 Depsito legal: /07

Marcas registadas: todos os termos mencionados neste livro conhecidos como sendo marcas registadas de produtos e servios, foram apropriadamente capitalizados. A utilizao de um termo neste livro no deve ser encarada como afectando a validade de alguma marca registada de produto ou servio. Microsoft Access e Microsoft Windows so marcas registadas pela Microsoft Corporation. Este livro uma publicao independente no filiada na Microsoft Corporation. O Editor e os Autores no se responsabilizam por possveis danos morais ou fsicos causados pelas instrues contidas no livro nem por endereos Internet que no correspondam aos Websites pretendidos.

ndice
I. Introduo
1.1 O Microsoft Access 1.2 Caractersticas Gerais 1.3 O Microsoft Access 2007

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VI. Construo de Tabelas Eficientes

6.1 Opes para a criao de uma tabela 6.2 Criao de uma tabela com base num modelo pr-definido 6.3 Criao de uma tabela por Insero de Dados 6.4 Criao de uma tabela na vista de estrutura Escolher tipos de dados Propriedades dos campos Campo chave primria 6.5 Relacionamentos entre tabelas Criao de relacionamentos Integridade Referencial Tipos de relacionamentos Alterao da estrutura de relacionamentos Navegao nos relacionamentos 6.6 Manipulao da Folha de Dados: ordenar, filtrar e procurar Navegao na Folha de Dados Formatao da Folha de Dados Rearranjar Colunas Colunas escondidas Ordenao Filtragem Pesquisa Imprimir a Folha de Dados 6.7 Importao e exportao de dados Importar dados Exportar dados 6.8 Exerccio Guiado

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II . Principais novidades do Microsoft Access 2007

2.1 Comear rapidamente a controlar as informaes 2.2 Partilhar informaes de forma controlada 2.3 Criar e adaptar relatrios para responder s necessidades 2.4 Gerir e auditar informaes confidenciais

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III. A interface do Microsoft Access 2007

3.1 Interface de utilizador orientada a resultados 3.2 O friso Os separadores do friso Seces sensveis ao contexto 3.3 O boto Microsoft Office 3.4 A barra de ferramentas de Acesso Rpido 3.5 O Painel de Navegao 3.6 A Barra de Estado

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IV. Noes Bsicas

4.1 O que uma Base de Dados 4.2 O que uma Base de Dados Relacional Chave Primria Chave Estrangeira Regras de Integridade 4.3 A linguagem SQL

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VII. Manipulao de dados com Consultas V. Criao de uma Base de Dados

5.1 Compreender as Bases de Dados do Access 5.2 Iniciar o Access 2007 5.3 Alternativas para a criao de uma Base de Dados Criar uma Base de Dados utilizando um Modelo Criar uma Base de Dados vazia 5.4 Gravar e Abrir Bases de Dados Fazer Cpias de Segurana Gravar Bases de Dados num formato diferente Abrir uma Base de Dados

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7.1 Tipos de consultas com o Access 7.2 Criao de uma consulta simples com o Assistente 7.3 Criao de uma consulta com a Vista de Estrutura Descrio da janela para a criao de uma consulta Caracterizao da grelha da consulta Insero de campos nas consultas Visualizar a consulta atravs da Folha de Dados Especificar o tipo de ordenao Valores superiores 7.4 Definio de critrios em consultas
ndice

7.5 Criao de consultas com tabelas relacionadas 7.6 Consultas com parmetros 7.7 Criao de campos calculados 7.8 Consultas de Referncia Cruzada Criao de uma Consulta de referncia cruzada com o Assistente Criar uma Consulta de referncia cruzada com a Vista de estrutura 7.9 Exerccio Guiado

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IX. Impresso de Relatrios

9.1 Aplicao de Relatrios 9.2 Modos de Criao de Relatrios 9.3 Relatrio de Criao Rpida 9.4 Relatrios usando o Assistente 9.5 Relatrios em Branco 9.6 Relatrios usando a Vista de Estrutura Seces do relatrio Controlos em Relatrios 9.7 Filtragem, Ordenao e Agrupamento Filtragem de um Relatrio Ordenao de dados Agrupamento dos dados 9.8 Etiquetas com Relatrios 9.9 Impresso de um relatrio 9.10 Exportar Relatrios 9.11 Exerccio Guiado

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VIII. Construir uma interface com Formulrios

8.1 Aplicao de Formulrios 8.2 Opes para a Criao de Formulrios 8.3 Formulrio de Criao Rpida 8.4 Formulrios usando o Assistente Como criar um novo formulrio com o Assistente 8.5 Formulrios em Branco 8.6 Formulrios usando a Vista de Estrutura Criar um formulrio com a Vista de Estrutura 8.7 Seces do formulrio Accionar as seces do Formulrio Alterar o tamanho de uma seco Seleccionar as propriedades de uma seco ou do prprio formulrio 8.8 Controlos num Formulrio Controlos dependentes, independentes e de clculo Inserir campos na rea do formulrio Criar outros controlos Criar controlos que calculem valores Criar controlos tipo etiqueta Alterar as propriedades de um controlo j existente Grupo de Opes Caixa de Listagem e Caixa de Combinao Subformulrios Clculos num formulrio Clculos num Subformulrio Botes de comandos Quebras de pgina 8.9 Sistema de Navegao Construo do Painel de Navegao Designao do Menu Principal como formulrio de arranque da aplicao 8.10 Exerccio Guiado

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X. Macros
10.1 Aces e Argumentos 10.2 Criao de uma Macro 10.3 Execuo e Teste de uma Macro Executar uma Macro a partir do Painel de Navegao Executar uma Macro com recurso a um boto de comando Testar uma Macro passo-a-passo 10.4 Criao de Grupos de Macros 10.5 Exerccio Guiado

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Microsoft Access 2007

Na seco Opes da Aplicao seleccionar o nome do formulrio de arranque na caixa mostrar Formulrio.

DICA
Cada vez que executamos uma tarefa na nossa aplicao devemos retornar ao menu principal de forma a continuar o nosso trabalho. Para facilitar este processo, devemos adicionar em cada formulrio um boto que nos permita retornar ao Menu Principal.

8.10 Exerccio Guiado

Dando continuidade ao desenvolvimento da nossa aplicao, vamos agora criar um conjunto alargado de formulrios que representem tanto as tabelas como as nossas consultas. Assim sendo, vamos comear por criar alguns formulrios simples, que sero feitos, cada qual, a partir de uma nica tabela. Na nossa base de dados Editora, temos um conjunto de tabelas primrias em relao s quais podemos criar formulrios simples, que nos permitiro no s visualizar os dados com uma melhor apresentao, como tambm fazer sempre que necessrio a sua manipulao. Nesta perspectiva vamos criar vrios formulrios com a mesma estrutura e com o mesmo aspecto grfico. Vamos exemplificar este procedimento recorrendo ao assistente de formulrios para a tabela Autores. Criao de formulrios com o assistente Para criar o formulrio simples que apresente a informao dos Autores, teremos de seleccionar, no friso, o separador Criar e, em seguida, premir o boto mais Formulrios que se encontra na seco Formulrios.
VIII. Construir uma interface com Formulrios 10

No menu que aparece no ecr, seleccionamos a opo assistente de Formulrios. Depois de arrancar com o assistente, seleccionamos a consulta Autores Nacionais que contm os dados que sero apresentados no formulrio e, posteriormente, inserimos todos os campos no formulrio clicando em .

No quadro seguinte, do assistente de formulrios, escolher o esquema de apresentao dos dados em colunas. Depois, escolher o estilo de apresentao grfica Escritrio que configura os dados e o fundo do formulrio. Finalmente, introduzir o nome, Autores, a dar ao formulrio. Para as restantes tabelas primrias da nossa base de dados, vamos utilizar exactamente os mesmos procedimentos adoptados na tabela Autores exceptuando a escolha do esquema grfico, que poder ser tipo Tabela, quando o nmero de campos reduzido como o caso das tabelas Revendedores, Nacionalidades e Coleco.

Alterao de formulrios atravs da vista de estrutura Para personalizar os formulrios criados atravs do Assistente, temos ao dispor um conjunto bastante alargado de procedimentos. A ttulo de exemplo, podemos aumentar a rea de detalhe, para alterar a disposio dos campos da tabela.

Podemos tambm seleccionar, mover, redimensionar, alinhar e formatar os controlos que fazem parte do formulrio. Com o intuito de melhorar a aparncia dos formulrios, o Access oferece 25 novos temas profissionais que sero imediatamente aplicados depois
110 Microsoft Access 2007

de seleccionados. Para o efeito, seleccionamos a Vista de estrutura e, em seguida, clicamos numa das opes (ver imagem em baixo) apresentadas na seco Formatao automtiCa do separador dispor do friso.

Depois de disponibilizar espao na rea Cabealho do Formulrio, vamos seleccionar o controlo rtulo (na seco Controlos do separador estrutura do friso) e accion-lo na referida rea com o objectivo de digitar o ttulo que identifique a informao do nosso formulrio. Inserimos tambm o logtipo da Editora com o recurso ao controlo imagem. Na perspectiva de uniformizar o aspecto dos formulrios da nossa base de dados, devemos repetir estes procedimentos para todos os formulrios que criarmos.

Inserir cabealho A insero do cabealho nos formulrios ser feita na rea Cabealho do Formulrio. Como o processo de criao de um formulrio simples apresenta esta rea fechada, a primeira tarefa ser a de utilizar o rato para criar algum espao de forma a inserir um ttulo.

Criao de formulrios a partir de vrias tabelas Os prximos formulrios que iremos criar tm o objectivo de facilitar o acesso e manipulao das tabelas de ligao, ou seja, tabelas que resultam do desdobramento entre tabelas primrias com relaes de muitos-para-muitos. Desta forma, pretendemos criar um formulrio que nos apresente dados relativos s vendas da Editora. As tabelas que pretendemos incluir so as Vendas, Revendedores e Venda/Livro. Depois de accionarmos a opo assistente de Formulrios (na seco Formulrios do separador Criar do friso), comeamos por seleccionar a tabela Vendas e todos os seus campos. Em seguida, na caixa Tabelas/Consultas, seleccionamos individualmente as outras tabelas e os campos que pretendemos incluir no formulrio.

VIII. Construir uma interface com Formulrios 111